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INFORME Nro. DFOE-OP-IF-11-2010 10 de agosto, 2010

T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: [email protected] S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

DDIIVVIISSIIÓÓNN DDEE FFIISSCCAALLIIZZAACCIIÓÓNN OOPPEERRAATTIIVVAA YY EEVVAALLUUAATTIIVVAA

ÁÁRREEAA DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS DDEE OOBBRRAASS PPÚÚBBLLIICCAASS YY TTRRAANNSSPPOORRTTEE

EESSTTUUDDIIOO SSOOBBRREE LLAA GGEESSTTIIÓÓNN DDEE TTEECCNNOOLLOOGGÍÍAASS DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN EEFFEECCTTUUAADDAA PPOORR EELL CCOONNSSEEJJOO DDEE SSEEGGUURRIIDDAADD VVIIAALL RREESSPPEECCTTOO DDEE LLAA CCAALLIIDDAADD DDEE LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN CCOONNTTEENNIIDDAA EENN LLAASS BBAASSEESS DDEE DDAATTOOSS

IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALLEESS YY DDEE LLAA EEFFIICCAACCIIAA DDEE LLOOSS EEQQUUIIPPOOSS MMÓÓVVIILLEESS PPAARRAA LLAA EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE BBOOLLEETTAASS DDEE IINNFFRRAACCCCIIOONNEESS

22001100


CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................1

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO ......................................................................................................... 1

1.2. OBJETIVO DEL ESTUDIO ...................................................................................................... 1

1.3. NATURALEZA Y ALCANCE DEL ESTUDIO ................................................................................ 1

1.4. ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DEL ESTUDIO ............................... 2

1.5. LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DEL ESTUDIO ................................................ 2

1.6. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO ........................................... 2

1.7. GENERALIDADES ACERCA DEL ESTUDIO............................................................................... 2

1.8. METODOLOGÍA APLICADA.................................................................................................... 5

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO............................. ................................................................... 5

2.1. INCONSISTENCIAS QUE ATENTAN CONTRA LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN EN LA

BASE DE DATOS DE INFRACCIONES .....................................................................................5

2.1.1. INFORMACIÓN INCONSISTENTE EN LOS CAMPOS DE LAS TABLAS ANALIZADAS ...........6

2.1.2. DEFICIENCIAS EN LA UNIFORMIDAD DE LA INFORMACIÓN .......................................13

2.1.3. INOPORTUNIDAD EN LA FECHA DE REGISTRO DE LAS BOLETAS...............................14

2.1.4. EXACTITUD DE LA INFORMACIÓN INGRESADA POR DISPOSITIVOS MÓVILES..............16

2.2. EFICACIA DE LOS EQUIPOS MÓVILES QUE ALIMENTAN LA BASES DE DATOS ...........................17

2.3. INCONSISTENCIAS EN EL REGISTRO DE LA CANTIDAD Y UBICACIÓN DE LOS EQUIPOS

MÓVILES QUE ALIMENTAN LAS BASES DE DATOS DE INFRACCIONES.....................................25

3. CONCLUSIONES....................................................................................................................28

4. DISPOSICIONES ................................................................................................................... 30

4.1. AL MINISTRO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES.......................................................... 30

4.2. A LA JUNTA DIRECTIVA DEL COSEVI ................................................................................ 30

4.3. A LA DIRECCIÓN EJECUTIVA ............................................................................................. 31

INFORME Nro. DFOE-OP-IF-11-2010


RESUMEN EJECUTIVO El estudio que realizó esta Contraloría General tuvo como objetivo fundamental analizar la calidad de la información contenida en las bases de datos del Sistema de Infracciones del COSEVI. Al efecto, se efectuaron pruebas de integridad de los datos con un software de análisis y extracción y adicionalmente se analizó la eficacia de los equipos móviles (Hand Held) que alimentan el sistema de infracciones, durante el periodo comprendido entre el 1 de julio del 2007 y el 30 de junio del 2010. Luego de la evaluación correspondiente se determinó que la base de datos muestra una serie de inconsistencias que debilitan la calidad de la información que administra dicho Consejo. En aspectos tales como; la existencia de campos numéricos negativos o en cero o campos con fechas inválidas, deficiencias en la uniformidad de la información y la inoportunidad en las fechas de registro de las boletas. A manera de ejemplo, de un análisis de la base de datos para el período comprendido entre 1 de enero de 2007 al 5 de marzo de 2010, se identificaron 817.377 registros en donde el campo vinculado con el año de boleta no corresponde necesariamente al año de confección de ésta. Aspectos que podrían incidir negativamente en la gestión del cobro que realiza dicho Consejo por concepto del sistema de infracciones e inconvenientes para el usuario de dicho sistema. Además, se determinó que el COSEVI ha invertido aproximadamente $1.994.050,00, en equipos “Hand held” (dispositivo móvil para elaboración de boletas), sin embargo no se ha logrado que su uso se generalice y que se convierta en una ventaja comparativa en relación con el uso de los formularios físicos de boletas. En este sentido, cabe agregar que, este órgano contralor determinó que el COSEVI en el tanto generalice el uso de los “Hand held”, podría obtener como mínimo una disminución de costos en el manejo de esta temática y específicamente por concepto de digitación de boletas manuales de al menos ¢55,243.333.99 al año. De acuerdo con los datos analizados por esta Contraloría General se constató que al año 2009, la elaboración de boletas en forma manual representaba un porcentaje de un 59% del total de boletas de dicho año, mientras que por medios electrónicos se confeccionó únicamente el 41% de dichas boletas. A su vez, se determinó que en algunas zonas del país los desempeños son bajos en el uso de dichos equipos móviles, encontrándose zonas que registran elaboración de boletas en porcentajes de 1,85% (Región La Fortuna), 8,28% (Corredor 1 Aeropuerto-Cambronero) y de un 32% (Región San Carlos) del total de boletas de la región respectiva, para el año 2009, porcentajes que muestran resultados similares para el año 2010 (marzo). En consecuencia, esta Contraloría General está ordenando acciones a la Dirección Ejecutiva del COSEVI, a fin de garantizar la calidad de la información contenida en la base de datos del sistema de infracciones, y a su vez, al Ministro de Obras Públicas y Transportes y a la Junta Directiva de COSEVI para que de manera coordinada realicen los estudios correspondientes y generen la capacitación pertinente a fin de potenciar la utilización de los equipos móviles de acceso de datos (Hand held).

INFORME Nro. DFOE-OP-IF-11-2010


IINNFFOORRMMEE SSOOBBRREE LLAA GGEESSTTIIÓÓNN DDEE TTEECCNNOOLLOOGGÍÍAASS DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN EEFFEECCTTUUAADDAA PPOORR EELL CCOONNSSEEJJOO DDEE SSEEGGUURRIIDDAADD VVIIAALL RREESSPPEECCTTOO DDEE LLAA CCAALLIIDDAADD DDEE LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN CCOONNTTEENNIIDDAA EENN LLAASS BBAASSEESS DDEE DDAATTOOSS

IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALLEESS YY DDEE LLAA EEFFIICCAACCIIAA DDEE LLOOSS EEQQUUIIPPOOSS MMÓÓVVIILLEESS PPAARRAA LLAA EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE BBOOLLEETTAASS DDEE IINNFFRRAACCCCIIOONNEESS

1. INTRODUCCIÓN 1.1. Origen del estudio El estudio se realizó con fundamento en las competencias conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 183 y 184 de nuestra Constitución Política, 21 de su Ley Orgánica, Nro. 7428, en otras leyes conexas, en atención al plan anual operativo del 2010 del Área de Fiscalización Servicios de Obras Públicas y Transporte de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa. 1.2. Objetivo del estudio De acuerdo con lo establecido en la “Estructura para la conceptualización y formulación de procesos y proyectos de la Contraloría General de la República”, y en cumplimiento de los estudios de fiscalización comprendidos en el Macroproyecto de TI, para el año 2010; el objetivo de este estudio consiste en determinar si la información automatizada del Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) y que se encuentra en las bases de datos institucionales es de la calidad requerida para la toma de decisiones del nivel superior y para garantizar un servicio adecuado a los usuarios internos y externos. 1.3. Naturaleza y alcance del estudio El estudio abarcó el análisis de la calidad de la información contenida en las bases de datos del Sistema de Infracciones, mediante la elaboración de pruebas de integridad con el uso del software de análisis de datos; la indagación de los controles alrededor de los procesos de captura y procesamiento de la información; y el análisis de eficacia de los equipos Hand held 1 en la alimentación de la citada base de datos. El estudio se desarrolló con fundamento en el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público”, además se consideró lo establecido en el “Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI)”. 1 El término handheld del idioma inglés que significa llevar en la mano y que su nombre completo es Handheld Computer

o Handheld Device, describe a un ordenador portátil para diversas aplicaciones, que puede ser llevado a cualquier parte mientras se utiliza.


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Para la ejecución de los procedimientos de auditoría y como criterios de evaluación se utilizaron las Normas Técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, las Normas de Control Interno para el Sector Público, así como otras fuentes de normativa, doctrina y prácticas generalmente aceptadas que resulten aplicables. 1.4. Aspectos positivos que favorecieron la ejecuci ón del estudio Esta Contraloría General resalta la amplia colaboración recibida por los funcionarios del COSEVI, situación que permitió cumplir con los objetivos del estudio. 1.5. Limitaciones que afectaron la ejecución del es tudio Se presentaron inconsistencias en la información suministrada, por lo que el equipo de fiscalización tuvo que recurrir a procedimientos de reiteración y a validar la información a través de diferentes fuentes, lo que generó ampliación en los plazos de entrega de la misma. 1.6. Comunicación preliminar de los resultados del estudio En reunión celebrada en las oficinas del Consejo de Seguridad Vial, el 22 de julio del 2010, se expusieron los resultados del presente informe al Ing. Héctor Monge Montero, Director Ejecutivo del Consejo de Seguridad Vial, a las funcionarias Licda. Rocío Gamboa Gamboa, Directora Asesoría en Tecnologías de Información, Licda. Sara Soto Benavides, Directora de Logística y a la Licda. Petey Solano Cerdas Auditora Interna a.i. Mediante los oficios Nro. DFOE-OP-0359 y DFOE-OP-0360, ambos del 29 de julio del 2010, se remitió el borrador del presente informe y se le concedieron 5 días hábiles a la Administración y al Ministro de Obras Públicas y Transportes respectivamente, para que realizaran las observaciones y objeciones que consideren pertinentes.

Mediante el oficio Nro. DE-2010-1986 del 9 de agosto de 2010, suscrito por el Ingenierio Héctor Monge Montero, Director Ejecutivo del COSEVI, recibido en la Contraloría General el 10 del mismo mes, se remitieron las observaciones al borrador del informe, las cuales se refirieron específicamente a la directriz girada por esa Dirección para que se cumpla con lo establecido en las disposiciones contenidas en el informe. Una vez analizados los comentarios de la Administración se dan por recibidos a satisfacción, toda vez que no modifican lo expuesto en este informe. 1.7. Generalidades acerca del estudio El Consejo de Seguridad Vial, fue creado mediante Ley Nro. 6324, publicada en el Alcance Nº 4 de la Gaceta Nº 97 del 25 de mayo de 1979. Su creación respondió a la necesidad de dar un tratamiento especializado, técnico, interdisciplinario y centralizado


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a un problema de salud pública, que para esa época ya manifestaba índices importantes de mortalidad en las vías. En la actualidad el COSEVI se propone como misión y visión institucionales: MISIÓN: Construcción de una nueva cultura en seguridad vial, por medio de la implementación de acciones que ayuden a mejorar el comportamiento de los usuarios del sistema de tránsito y a la calidad de vida de los costarricenses. VISIÓN: Costa Rica será reconocida en el ámbito nacional e internacional, como un país de avanzada en la implementación de acciones en seguridad vial, que promuevan la reducción de muertes por accidentes de tránsito y un cambio en la cultura vial.2 Además, el Consejo de Seguridad Vial, con base en este enfoque, establece como sus objetivos generales y específicos los siguientes: Objetivo General: “Articular esfuerzos del sector público, privado y la sociedad civil, en la ejecución de acciones de protección y seguridad para los usuarios que se movilizan por el sistema de tránsito nacional, de tal forma que se reduzca el número de personas fallecidas por accidentes de tránsito en un 19%, en un período de cinco años”. Objetivos Específicos: 1- Disminuir los riesgos de los incidentes viales, promoviendo el compromiso de los

distintos sectores de la sociedad. 2- Promover acciones permanentes de seguridad vial, mediante el uso eficiente de los

recursos humanos y materiales disponibles. 3- Desarrollar programas de información, concienciación y sensibilización de

seguridad vial para la población3 La labor sustantiva del COSEVI está enfocada a garantizar la protección del tránsito vehicular y peatonal que se moviliza en la red vial nacional, mediante la implementación de operativos de regulación, vigilancia, y control de la flota vehicular, procesos de acreditación de conductores, y la promoción de comportamientos seguros en el sistema de tránsito mediante campañas educativas en seguridad vial, y otras actividades relacionadas.

2 Fuente: Plan Nacional de Seguridad Vial, período 2007-2011, páginas 7 y 8 3 Fuente: Plan Nacional de Seguridad Vial, período 2007-2011, páginas 7 y 8


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Con esas acciones sustantivas, el Consejo de Seguridad Vial pretende cumplir con sus objetivos institucionales de articular, integrar y unificar las acciones de seguridad vial en el país, así como el desarrollo de estrategias de formulación, control y evaluación, con la finalidad de garantizar la calidad en la prestación de los servicios a la población y la protección efectiva de los usuarios del sistema de tránsito nacional. La estructura orgánica del COSEVI está establecida tal como se ilustra en el siguiente organigrama.

Para llevar a cabo las funciones relativas a la elaboración y registro de las boletas de infracciones, el COSEVI requiere de la información que genera la Dirección General de Tránsito en virtud de su labor en las carreteras nacionales, para lo cual los oficiales de tránsito cuentan con dos alternativas que son las boletas físicas y los dispositivos electrónicos denominados “Hand held”. En la actualidad, la gestión de tecnologías, según lo publicado en el Decreto Nro. 29959-MOPT de la Gaceta Nro. 222, del 19 de noviembre de 2001, se define como Asesoría en Tecnología de la Información (ATI), con una estructura organizativa compuesta de tres áreas: Redes y Bases de Datos; Desarrollo de sistemas; y Soporte técnico.

Para llevar a cabo sus funciones, la ATI mantiene la información relevante en el Sistema de Infracciones que se mantiene en dos bases de datos, denominadas “Sistema de Infracciones (Registro vía manual)” y “Sistema de Infracciones, (Registro vía Hand held)”. La base de datos denominada “Sistema de Infracciones (Registro vía manual)”, se actualiza mediante las aplicaciones relacionadas con el ingreso de datos a través de las boletas de citación, multa fija y accidentes, que cada oficial de tránsito confecciona a

Estructura Orgánica del Consejo de Seguridad Vial( Decreto Ejecutivo # 29959- MOPT )

Auditoría Interna

Asesoría en Técnicas de Información Asesoría Legal

Depto. de Servicio al Usuario

Depto. de Gestión y Desarrollo Humano

Depto. de suministros

Depto. de Servicios Generales

Dirección de Logística Dirección de Proyectos

Depto. de Presupuesto

Depto. de Contabilidad

Depto. de Tesorería

Dirección Financiera

Dirección Ejecutiva

Junta Directiva


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mano en los respectivos talonarios, además de la información que ingresan a través de los dispositivos portátiles que utilizan dichos oficiales. Por su parte, la base de datos denominada “Sistema de Infracciones, (Registro vía dispositivos móviles tipo Hand held), involucra únicamente el ingreso de datos que realiza el oficial de tránsito directamente desde el Hand held. La base de datos que se utilizó en el estudio fue la denominada “Sistema de Infracciones (Registro vía manual)”, administrada antes del 14 de noviembre del 2009 con un motor de base de datos SQL Server 2005 y después de esa fecha con un motor SQL Server 2008.

1.8. Metodología aplicada Para alcanzar los objetivos del estudio se utilizó la metodología establecida en el Manual de Normas Generales de Auditoria para el Sector Público4, y lo establecido en el “Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI)”. La labor de ejecución incluyó la realización de entrevistas, pruebas analíticas, confirmaciones, comprobaciones, inspecciones físicas, análisis documentales, pruebas efectuadas con ayuda de un software de extracción de datos y la comunicación de los resultados. 2. RESULTADOS DEL ESTUDIO Como resultado del estudio se presenta un análisis de la gestión efectuada por el Consejo de Seguridad Vial en relación con la calidad de la información contenida en la base de datos de infracciones cuyo período abarcó los datos almacenados desde el 1 de enero del 2007 al 5 de marzo del 2010, así como un análisis de la eficacia de los instrumentos tecnológicos que apoyan la alimentación de la base de datos de infracciones como son los equipos móviles denominados Hand held, en los cuáles se han efectuado inversiones en aras de lograr mayor eficacia, confiabilidad y oportunidad en la información que tramita dicho Consejo.

2.1. Inconsistencias que atentan contra la calidad de la información en la base de datos de infracciones

El Sistema Integrado de Infracciones alimenta la base de datos de Infracciones, en la cual se almacena la información de las boletas de citación, multa fija y accidentes, que cada oficial de tránsito confecciona manualmente en los respectivos talonarios, así como los datos ingresados mediante los dispositivos portátiles Hand held. Mediante el análisis del diagrama del Sistema de Infracciones y el diccionario de datos, los cuales fueron remitidos a este órgano contralor mediante el oficio Nro. A.T.I. 2009-1696 del 16 de noviembre de 2009, y explicación por parte de las funcionarias del

4 Aprobada mediante Resolución Nro. R-CO-94-2006 del 17 de noviembre del 2006.


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área de Asesoría en Tecnologías de Información, sobre la relevancia de cada una de las tablas que conforman la base de datos de Infracciones, se determinó que la información relevante operada por el Sistema de Infracciones se encuentra en las tablas que contienen la información de Boletas, Estados por Boleta, Artículos por Boleta, Recibos 2, Pagos por Boletas 2, Conductores, Bitácora Conductores, Artículos y Estados Boletas. Con base en las tablas citadas y con la ayuda de un software para análisis y extracción de datos, se procedió a verificar la calidad de los datos para cada una de las tablas importadas, utilizando las estadísticas de campo y otras funciones del software. A partir de lo anterior, esta Contraloría General identificó algunos campos numéricos negativos o en cero y campos con fechas inválidas; así como también, campos duplicados y campos carácter en blanco. Adicionalmente, se hicieron pruebas específicas para cada una de las tablas, según la importancia y el papel que cumplen éstas dentro del proceso del registro de infracciones y se observaron inconsistencias que inciden de forma negativa en la información que se almacena en la base de datos de Infracciones, la cual es utilizada por usuarios internos y externos para la toma de decisiones. A continuación, se comentan las debilidades más importantes observadas:

2.1.1. Información inconsistente en los campos de las tablas analizadas Se analizó la información contenida en las tablas denominadas “Boletas”, “Conductores”, “Artículos x boleta”, “Recibos 2” y “Pagos x boleta 2”, cuya información es registrada en la base de datos mediante el Sistema Integrado de Infracciones. a) En relación con la información contenida en la tabla de “Boletas”, se determinó lo siguiente: La tabla “Boletas” contiene un campo denominado “Añoboleta” que según se indica en el diccionario de datos, corresponde a la serie de la boleta, es decir, al número impreso en el talonario físico el cual hace referencia al año de impresión de la boleta, o bien, en los casos de las boletas generadas mediante Hand held este campo corresponde al año en el que se generó la boleta. Considerando la naturaleza de este campo se realizó una comparación con el campo “Calculoañoboleta” creado para determinar la información del año de la boleta según la fecha de confección de la boleta, identificando 817.377 registros en donde la información de los campos comparados no coincide, lo que significa que no necesariamente el campo “Añoboleta” corresponde al año de confección de la boleta. Seguidamente se realizó una sumarización para conocer la distribución de los registros basados en el campo “Añoboleta”, la cual se muestra a continuación:


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Cuadro Nro. 1

Distribución de registros según el campo “Año bole ta” de la tabla de “Boletas” de la base de datos de Infracciones

AÑO BOLETA NUMERO DE REGISTROS

105 1 106 144 107 127 108 64 109 7 209 1 901 8

1900 2 1990 4 1999 24 2000 44 2001 109 2002 20 2003 90 2004 286 2005 2170 2006 278179 2007 294472 2008 209365 2009 32260

Fuente: Elaboración propia con base en la información de la base de datos de Infracciones.

Como se muestra en el cuadro anterior, existen registros con una serie de boleta que no corresponde a datos del año de impresión de la boleta, como lo son las series “105”, “106”, “107”, “108”, “109”, “209”, “901”, además, de la existencia de boletas con un año de boleta muy antiguo como lo es “1900”, “1990”, “1999”, tomando en consideración que la información suministrada corresponde a boletas que fueron registradas durante el período comprendido desde el 1º de enero 2007 y hasta el 5 de marzo 2010. Estos resultados fueron validados con el Encargado de la Sección de Registro Multas y Accidentes del Departamento de Infracciones, quien indicó que esta situación se debe a una práctica por parte de los oficiales de tránsito, de confeccionar una misma boleta manual para el registro de una colisión y de una multa fija, las cuales corresponden a autoridades distintas por lo que es necesario registrarlas en forma separada en el Sistema de Infracciones, sin embargo, dicho sistema impide el registro de una boleta con un mismo número de serie y de boleta, lo que obliga a los digitadores a utilizar un número de serie distinto al impreso en la boleta para el registro de la multa fija.


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Dicha práctica no está establecida en las políticas internas del COSEVI y por ende no es de conocimiento de los usuarios externos de la información contenida en la base de datos de Infracciones, como lo son los entes que realizan el cobro de las infracciones. En la prueba efectuada por esta Contraloría General en cuanto a la verificación física de una muestra estratificada aleatoria de boletas manuales que presentan las series indicadas arriba, se determinó que efectivamente corresponden a boletas de colisiones y que el número de serie impreso en la boleta difiere del registrado en el sistema. Con los 817.377 registros identificados como resultado de la comparación de los campos “Calculoañoboleta” y “Añoboleta” mencionada en el punto anterior, se procedió a realizar una sumarización de estos según el campo “Calculoañoboleta”, tal como se muestra a continuación:

Cuadro Nro. 2

Distribución de registros según el campo “Calculoa ñoboleta” de la tabla de “Boletas” de la base de datos de Infracciones

CALCULO AÑO BOLETA NUMERO DE REGISTROS

0 6741 1900 1 1960 1 1962 1 1971 10 1972 4 1980 14 1981 8 1982 3 1986 1 1987 3 1990 6 1991 2 1992 1 1999 1 2000 36 2001 22 2002 12 2003 24 2004 86 2005 82 2006 410 2007 277828 2008 292060 2009 206630 2010 33390



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Analizando la distribución de los registros según el campo “Calculo año boleta” y considerando que la información analizada fue registrada en el período ya mencionado, se cuenta con registros con un año de boleta muy antiguo, siendo estos los que van desde el año 1900 y hasta el año 2006; para lo cual fue necesario que esta Contraloría General verificara una muestra estratificada aleatoria de registros con estas condiciones, de la cual se logró determinar que existen boletas físicas cuya fecha de la boleta difiere de la fecha registrada en la base de datos, situación que evidencia la inconsistencia de la información almacenada en la tabla de “Boletas”. Por su parte el análisis de campos en blanco determinó que existen 390 registros con el campo “Identificación” y “Número de placa” vacíos, de los cuales 18 tienen un monto de multa mayor a cero el cual totalizado corresponde a un monto de ¢257.000.00. Se obtuvo una muestra aleatoria de 10 registros para la verificación de las boletas físicas que no indican en el sistema una identificación ni un número de placa, determinándose que el 50% de la muestra sí contaba con la información de la identificación y el número de placa, el resto no indicaban la información por tratarse de vehículos sin placa, vehículos abandonados y conductores ausentes del lugar en donde se confeccionó la boleta de citación. Adicionalmente, se tienen 9 registros los cuales su campo “Inspector” se encuentra en blanco o indica que es cero “0”. Según el análisis de los campos con formato fecha que contiene la tabla, se obtuvieron 6 registros generados mediante Hand held en los cuáles aparecen fechas de boletas inválidas, siendo esta el “20 de julio de 2010”, fecha posterior a la fecha en la que se suministró la información de la base de datos a este Órgano Contralor que fue el 17/03/2010 y por ende posterior a la fecha en la que se realizó la prueba de auditoria, que fue el 24/03/2010. Además, se llevó cabo la verificación de que la fecha de registro de las boletas en el Sistema Integrado de Infracciones fuera mayor (posterior) a la fecha de confección de la boleta, encontrando en este caso, un total de 144 registros que no cumplen con esta condición, es decir, en 144 casos la fecha de registro es anterior a la fecha de confección de la boleta. Estos registros suman según el campo de monto de la multa un total de ¢892.820.00, distribuidos según el medio en que fueron generados en 56 registros (38%) con boletas manuales y 88 registros (62%) mediante Hand held. En una prueba efectuada en cuanto a la verificación física de una muestra aleatoria de boletas manuales que tienen la condición de contar con una fecha de boleta posterior a la fecha de registro de esta en el Sistema de Infracciones, se determinaron diferencias en la fecha de la boleta según la base de datos y según la boleta física, siendo está la causa de que estas boletas presenten estas inconsistencias. Sin embargo, también se identificaron boletas en las que la fecha registrada y la fecha de la boleta física son la misma, por lo que en estos casos la inconsistencia estaría en la fecha de registro de la boleta en el sistema, debido a que no es posible que la boleta sea registrada antes de que sea confeccionada.


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b) En relación con la información contenida en la tabla de “Conductores”, se determinó lo siguiente: Se realizó una verificación para determinar registros de conductores que tuvieran los campos “Tipo identificación” e “Identificación” duplicados y al mismo tiempo que el nombre del conductor fuera distinto, para lo cual se obtuvo un total de 770 registros, los cuales fueron analizados según las diferencias que presentan en el nombre y se logró determinar que 52 registros tienen diferencias significativas, como se muestra en los ejemplos siguientes:

Cuadro Nro. 3

Muestra de registros con un mismo “Tipo de identifi cación” e “Identificación” pero con el nombre del conductor significativamente distinto

TIPOIDENTIFICACION TIPOLICENCIA IDENTIFICACION APELLIDO1 APELLIDO2 NOMBRE

CI B1 109000872 ORTEGA LOPEZ HARRYCI A4 109000872 PACHECO ROJAS MARCO ANTONIOCI B2 111250944 FLORES CASTILLO MINORCI B1 111250944 SOLANO RAMIREZ ROCIOCI 111990503 MORA ORDOÑEZ ERICKCI B1 111990503 CASTILLO SOLIS JOHNNY


El resto de los registros corresponden a un total de 718 registros, que a pesar de no contar con diferencias relevantes en el nombre del conductor, sí representan duplicidad de la información en la base de datos, lo cual perjudica directamente los datos del registro de infracciones por conductor según su tipo de identificación y número de identificación. En relación con los campos en blanco, se determinó la existencia de 15 registros para los cuales el campo “Tipo de identificación” se encuentra vacío, así como también, se determinaron 6.990 registros para los que no se cuenta con la información de los campos “Nombre”, “Apellido1” y “Apellido2”, los cuales no representan información útil dentro de la base de datos al no poder identificar el nombre del conductor. La información de esta tabla es alimentada por los oficiales de tránsito mediante el equipo Hand held, al momento de incluir nuevos infractores que no cuentan con licencia de conducir, así como también, se alimenta de la información contenida en la tabla de “Licencia_conducir” de la base de datos de Licencias. Al respecto, el Encargado de la Sección de Registro Multas y Accidentes del Departamento de Infracciones, señala que la información del nombre del conductor en la tabla de “Licencia_conducir” correspondiente a personas con pasaporte o cédula de residencia se encuentra en blanco. c) En relación con la información contenida en la tabla de “Artículos x boleta”, se determinó lo siguiente:


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En esta tabla se registran los artículos infringidos para cada una de las boletas, según su serie y número de boleta, así como también el monto de la multa que le corresponde según el artículo indicado. Según se indica en el diccionario de datos, los campos de “Fechainicio” y “Fechafinal” corresponden a la fecha de inicio y final del artículo. Considerando estos datos, se realizó un análisis para determinar aquellos registros en los que se tuviera un mismo “Año boleta” (Serie de la boleta), “Código artículo”, “Conducta” y “Fecha inicio”, pero con el “Monto multa” distinto, obteniéndose como resultado un total de 115 registros con esta condición. Según validaciones realizadas al respecto, específicamente en el caso de las boletas 2007-405598 y 2007-184580, las cuales en la base de datos indican un monto multa de ¢100.000.00 y ¢20.000.00 respectivamente, sin embargo, en la verificación de las boletas físicas los montos corresponden a ¢20.000.00 y ¢100.000.00 respectivamente, lo que indica que los montos son diferentes según la boleta física y la información de la base de datos. d) En relación con la información contenida en la tabla de “Recibos2”, se determinó lo siguiente: La información contenida en esta tabla, corresponde al registro de los depósitos con los que se cancela una boleta según el “Códigopago” y “Númerodepósito”, y almacena la información detallada de la entidad, agencia y fecha de depósito en la que se realiza la cancelación de la boleta de citación. Con estos datos, se procedió a realizar un análisis cruzado de información, en donde se verificó que la fecha de la boleta según la tabla de “Boletas” fuera menor a la fecha de depósito, identificando un total de 8 registros en los que la fecha de deposito es menor a la fecha de la boleta, situación que evidencia inconsistencia en la información al contar con depósitos de boletas que aún no han sido confeccionadas por los oficiales de tránsito, estos casos se muestran a continuación:

Cuadro Nro. 4 Registros en la tabla de “Recibos 2” con una Fecha de depósito menor (anterior)

a la Fecha de la Boleta CODIGOPAGO AÑOBOLETA NUMEROBOLETA FECHABOLETA FECHADEPOSITO

7559893 2006 433566 30/07/2007 02/07/2007 7751698 2007 129973 02/01/2008 05/12/2007 8412384 2008 37239 18/07/2009 24/10/2008 8246658 2008 96600756 02/10/2008 28/03/2008 8327335 2008 214500006 30/11/2008 03/07/2008 8241565 2008 214500008 30/11/2008 26/03/2008 8860875 2009 48400046 02/11/2009 25/06/2009 8887073 2009 87901211 29/08/2009 06/08/2009



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Se procedió a la verificación física de las boletas de tres de los registros señalados en el cuadro anterior, siendo estos generados por boletas físicas y el resto de registros por equipos móviles Hand held, resultando que dos de las boletas verificadas tienen fechas de boleta distinta según la base de datos y según la boleta física. Tal es el caso de las boletas 2007-129973 y 2008-37239 cuyas fechas según la boleta física son 02/01/2007 y 18/07/2008, respectivamente. Adicionalmente, se procedió a comparar la fecha en que la boleta se registró en el Sistema Integrado de Infracciones y la fecha de depósito según la tabla de “Recibos2”, encontrando un total de 6.467 registros en los que la fecha de depósito es menor (anterior) a la fecha de registro de la boleta. Según la validación por parte del Encargado de la Sección de Registro Multas y Accidentes del Departamento de Infracciones, esta situación se presenta en los casos en los que un infractor realiza la cancelación de la boleta de citación, antes de que esta sea ingresada al Sistema Integrado de Infracciones. Se realizó una extracción de los registros que tuvieran el campo de “Montomulta” en cero, dando como resultado un total de 870 registros con esta condición, con los cuales se realizó un cruce de información para determinar el “Montomulta” que estos registros tienen en la tabla de “Artículosxboleta”, generando un nuevo resultado de 164 registros para los cuales se tiene un monto de multa distinto según la tabla de “Recibos2” y la tabla de “Artículosxboleta”. Debido a que el monto multa de esta última prueba suma un total de ¢160.460.00, se procedió a realizar una verificación física con base en una muestra aleatoria de 10 registros, de los cuales 2 registros corresponden a boletas realizadas mediante Hand held y para el resto (8 registros) la información de la boleta física es la misma registrada en la base de datos, confirmándose que en las boletas físicas se indica un monto multa (igual al indicado en la tabla de “Artículosxboleta”). Debido a los resultados obtenidos en la prueba anterior, fue necesario realizar un nuevo cruce de información de la totalidad de los registros de la tabla “Recibos2” con los registros de la tabla “ArtículosxBoleta” con el fin de comparar los montos de las multas registradas en cada una de las tablas. Para lo cual fue necesario crear un campo que calculara la diferencia del Monto Multa según la tabla de “Artículosxboleta” y según la tabla de “Recibos2”, lo que permitió extraer un total de 579 registros en los que dichos montos están diferentes y de los cuales se puede indicar que existen 209 registros en los que el monto según la tabla “Recibos2” es mayor que el monto de la tabla “Artículosx Boleta” (la suma de las diferencias es de ¢2.196.970,00) y el resto de registros (370) tienen la característica de que el monto multa es mayor en la tabla de “Artículosxboleta” (la suma de las diferencias es de ¢1.896.685.00). e) En relación con la información contenida en la tabla de “Pagosxboleta 2”, se determinó lo siguiente: Esta tabla almacena la información correspondiente al registro de la cancelación de las boletas de citación, cuenta con los campos de “Códigopago”, “Añoboleta”, “Número boleta”, “Fecharegistro”, “Usuario” y “Mora”, siendo este último campo el monto de mora


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de la boleta cancelada. Como parte del análisis inicial para cada una de las tablas, utilizando las estadísticas de campo, se determinó la existencia de 2.181 registros con el campo de “Mora” en negativo, para los cuales se tiene un total de control según este campo de ¢105.150,00. Considerando que este dato es calculado de forma automatizada basado en los días de atraso en el pago de la boleta de citación, no existen razones que justifiquen que estos montos se encuentren en negativo, lo cual fue confirmado con la Directora Financiera del Consejo de Seguridad Vial.

2.1.2. Deficiencias en la uniformidad de la inform ación Debido a que la base de datos de Infracciones, es alimentada mediante el ingreso de datos a través de las boletas de citación, multa fija y accidentes, que cada oficial de tránsito confecciona a mano en los respectivos talonarios, además de la información que ingresan a través de los dispositivos portátiles que utilizan dichos oficiales, fue necesario la creación de un campo que identificará el medio por el cual fue confeccionada la boleta. Para esto la tabla de “Boletas” cuenta con el campo denominado “Fuente” en donde se indica si la fuente de la boleta corresponde a papel en cuyo caso el código que la representa es “1” o bien si corresponde a dispositivo Hand held representado por el código “2”. La información de la tabla “Boletas” fue analizada tomando en consideración el campo “Fuente” para determinar la distribución de las boletas según el medio con el que se generaron. Así las cosas, se obtuvo que de un total de 1.759.264 registros, para el período analizado, únicamente 8.717 tienen su campo “Fuente” igual a “2”. Según validaciones con el Encargado de la Sección de Registro Multas y Accidentes del Departamento de Infracciones, está es una cifra muy baja para la cantidad de boletas registradas mediante Hand held, sin embargo, para efectos de análisis realizado por este órgano contralor, éstos son los únicos registros en los que en el campo fuente indica que pertenecen a Hand held. Adicionalmente, según validaciones con funcionarias del área de Asesoría de Tecnologías de Información, se indica que como consecuencia de esta situación con el uso del campo “Fuente”, es necesario reconocer los registros de Hand held, mediante dos formas, por su fuente igual a “2” y por el campo “Usuarioregistra” igual a “HAND HELD”, lo cual evidencia que no existe uniformidad en cuanto al uso del campo “Fuente” según la naturaleza para lo que fue creado. A continuación se muestra la distribución de los registros según este campo, en donde se detalla que un 71% de los registros tienen el campo “Fuente” en blanco:


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Cuadro Nro. 5

Distribución de registros de la tabla “Boletas” seg ún el campo “Fuente”

FUENTE NUMERO DE REGISTROS %1,259,411 71.59

0 45,878 2.61 1 445,258 25.31 2 8,717 0.50

TOTAL 1,759,264


2.1.3. Inoportunidad en la fecha de registro de la s boletas La información de la tabla “Boletas” de la base de datos de Infracciones que fue sujeta a análisis por parte de esta Contraloría General, corresponde a boletas registradas durante el período del 1º de enero de 2007 al 5 de marzo de 2010, tal y como se solicitó en el oficio DFOE-OP-0127 del 15 de marzo de 2010. De tal forma que la distribución según el año de registro de la información solicitada es la siguiente:

Cuadro Nro. 6 Distribución de registros de la tabla “Boletas” seg ún el año de registro

CALCULO AÑO REGISTRO NUMERO DE REGISTRO %

2007 511,241 29.062008 608,205 34.572009 541,520 30.782010 98,298 5.59

TOTAL 1,759,264


Este cuadro resume los registros de boletas realizados durante el período que abarca el año 2007 hasta el año 2010 (5 Marzo), reflejando un comportamiento constante en los registros, tal como se ilustra en el siguiente gráfico:


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Gráfico Nro.1 Boletas registradas para el período del 1º de enero de 2007 al 5 de marzo del 2010


Al realizar el análisis de estos registros basado en el campo creado de “Cálculoaño boleta” (Ver Cuadro Nro.2 en el inciso a) del punto 2.1.1), en donde se indica el año de la boleta según la fecha de ésta, se determina que existen boletas que fueron registradas varios días después de haberse confeccionado. Por esta razón fue necesario identificar las boletas en las cuales los días transcurridos entre la fecha de registro y la fecha de la boleta fuera igual a cinco o más días, lo cual corresponde a un incumplimiento de la normativa interna del Consejo de Seguridad Vial y de la Dirección General de Policía de Tránsito en donde se establece que tanto las boletas manuales como físicas deben ser registradas durante los tres días siguientes a la fecha de la boleta, así establecido en el “Manual General de Procedimientos para los Equipos Móviles (Hand held)” y en la circular emitida por la Dirección General de Policía de Tránsito Nro. DG-981-09. Como resultado, se obtuvo un total de 1.036.977 registros con esta condición, lo cual corresponde al 58% de la totalidad de las boletas analizadas, a continuación se muestra la distribución de estas según fueron confeccionadas por medio de boletas manuales o mediante Hand held:


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Gráfico Nro. 2 Distribución de boletas registradas durante el perí odo del 1º de enero de 2007 al 5

de marzo del 2010, según fuente, con cinco o más dí as transcurridos entre la Fecha de la Boleta y la Fecha de Registro


2.1.4. Exactitud de la información ingresada por dispositivos móviles La información de las boletas confeccionadas mediante el equipo móvil Hand held, es descargada a una base de datos intermedia denominada PC_HH_COSEVI, esto se realiza con el objetivo de analizar los datos antes de trasladarlos a la base de datos permanente, previniendo de tal forma que información con inconsistencias como campos en blanco o inválidos sea registrada en la base de datos de Infracciones. La base de datos intermedia cuenta con las tablas “Boleta” y “Persona” en donde se almacena la principal información descargada de los Hand held. Los oficiales de tránsito que cuentan con este dispositivo, y que no tienen conexión a la información de la base de datos de Infracciones, deben confeccionar las boletas digitando manualmente los datos correspondientes a la identificación y nombre del infractor, así como el número


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de placa y descripción del vehículo, situación que representa un riesgo en el error de los datos digitados por el inspector. Al momento de descargar la información de los equipos, el sistema utiliza como clave el número de identificación registrado por el inspector y lo consulta en la tabla de “Persona” asignando de esta manera la infracción basado en el número de identificación, sin embargo, si la identificación digitada es incorrecta pero se encuentra registrada en la tabla de “Persona” se generaría un registro de una infracción a una persona que no corresponde, aunado a esto, el nombre del infractor registrado en los Hand held por los oficiales de tránsito no queda almacenado en la base de datos intermedia, perdiéndose esta información; por lo que las boletas asignadas por error a un conductor, únicamente se pueden identificar si el usuario se presenta a realizar el reclamo respectivo. Mediante el oficio A.T.I. 2010-0798 del 19 de mayo de 2010, se suministró la información correspondiente a las tablas de “Boleta” y “Persona” de la base de datos intermedia denominada “PC_HH_COSEVI”, las cuales fueron analizadas para corroborar los campos y la información que se almacena en estas tablas. Sin embargo, al no contar con la información de los nombres digitados por los oficiales de tránsito en los equipos Hand held, se imposibilita realizar una prueba en la que se pueda comparar el nombre de la persona a la que se le asignó una boleta y el nombre digitado por el inspector, circunstancia que representa un riesgo no solo por la información que se le va a suministrar al eventual infractor, sino porque de presentarse podría atentar contra la integridad de los datos del sistema de infracciones 2.2. Eficacia de los equipos móviles que alimentan la bases de datos El estudio efectuado permitió determinar que a pesar de la gran inversión en que a incurrido el COSEVI en cuanto a la incorporación de la tecnología para modernizar la captura de la información y reducir los costos por concepto de la elaboración de boletas físicas para el registro de multas fijas y colisiones, la tendencia en el uso de los equipos móviles denominados Hand held, no se refleja como una ventaja comparativa en relación con la elaboración de boletas por los medios físicos. En efecto, el análisis de la información en poder de esta Contraloría General constató que a pesar de que en los últimos tres años, las inversiones en los equipos móviles denominados Hand held, asciende aproximadamente a la suma de ¢ 1.116.668.000, la elaboración de las boletas físicas es aún mayor que las boletas que se elaboran a través de ese medio de comunicación tecnológico. Mediante el oficio Nro. A.T.I. 2010-0236 del 5 de marzo de 2010, se nos suministró información relacionada con las adquisiciones de los citados equipos móviles, en el cual se observa que a partir del año 2006 se han efectuado cuatro procedimientos de contratación que suman aproximadamente $ 1.994.050,00, distribuidos tal como se observa en el cuadro Nro. 8 siguiente.


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Cuadro Nro. 7

Detalle de inversiones en equipos móviles

ContrataciónCantidad

Hand HeldCantidad

ImpresorasCosto

Fecha de Adquisición

Lic. Pública 03-2005 200 200 $438.000,00 Diciembre, 2006Lic. Pública 2007LN-000007-00100 539 539 $1.169.630,00 Mayo, 2008Licitación 2008CD-000198-00100 96 96 $208.320,00 Enero, 2009Licitación Abreviada 2009LA-000003-00100 52 52 $178.100,00 Setiembre, 2009TOTALES 887 887

Fuente: Asesoría en Tecnologías de Información

Estos equipos fueron distribuidos a la Policía de Tránsito con el propósito de eficientizar los procesos de captura y procesamiento de la información, y fortalecer la calidad de la información a través de la reducción de errores, manipulaciones y los costos por el uso de papel, entre otros beneficios. Con el propósito de obtener una percepción acerca de la eficacia de estos equipos móviles por parte de los policías de tránsito y su impacto en la base de datos de infracciones, se procedió a estudiar la tendencia en la elaboración de boletas físicas y la elaboración de boletas por medio de los citados dispositivos, este Órgano Contralor obtuvo la siguiente información, para un período de tres años.

Cuadro Nro. 8 Consejo de Seguridad Vial

Boletas de Hand held versus boletas manuales Años 2007-2009

Descripción

Boletas de citación elaboradas en forma manualBoletas por hand heldTOTAL 1 481,390 1 577,576 2 572,385

2009 337,464

234,921 58,851

2007 479,210

2,180

2008 518,725

1 Información remitida por el Departamento de Infracciones, mediante oficio SRMA-2009-0857, del 17 de noviembre de 2009

2 Información remitida por el Departamento de Infracciones, mediante oficio SRMA-2010-0165, del 24 de febrero de 2010

Fuente: Departamento de Infracciones-COSEVI

Con el propósito de mejorar la comprensión se procedió a elaborar el siguiente gráfico el cual muestra la tendencia mostrada durante los últimos tres años.


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Gráfico Nro. 3 Boletas elaboradas manualmente y con Hand held

Años 2007-2009

Fuente: Departamento de Infracciones-COSEVI

De acuerdo con los datos suministrados por el COSEVI se puede observar que las boletas por medio de Hand held se utilizan a partir del año 2007. Del año 2008 en adelante se presenta un incremento en el uso pero las boletas elaboradas por medios manuales siguen siendo un número mayor. Para el 2009 la brecha entre ambos medios se acorta, pero aún no se iguala la cantidad de boletas elaboradas por medio de Hand held al número de boletas elaboradas en forma manual, que siempre sigue siendo el más importante. De acuerdo con la información remitida en el citado cuadro, durante el año 2009 se emitieron en total 337.464 boletas físicas y 234.921 boletas por medio de Hand held. En vista de lo anterior, por medios físicos se efectuó un 59% de las boletas, mientras que por medios electrónicos se confeccionó un 41% de las boletas. Debido a los resultados obtenidos, esta Contraloría General recopiló evidencia para determinar el comportamiento de la producción de boletas por ambos medios en las diferentes zonas del país, obteniéndose los siguientes datos sobre las zonas en las cuales es menor el uso de Hand held:


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Detalle de las zonas con menor uso de boletas por medio de Hand held durante el año 2009

ZonaBoletas mediante

Hand Held Porcentaje según el total de boletas mediante Hand Held

Corredor 1, Grecia, San Ramón 1509 0.70%La Fortuna, Naranjo y San Carlos 2853 1.20%Corredor 2, corredor 4, Garabito 14154 6.20%

Fuente: Elaborado por el equipo de fiscalización con datos suministrados por el Departamento de Infracciones-COSEVI

Complementariamente se determinó que las delegaciones de Liberia, Nicoya, Cañas y Santa Cruz no cuentan con ese equipo móvil, circunstancia que debe ser analizada por las autoridades de Tránsito para determinar las razones por las cuales no se han asignado esos activos en esas zonas. Otras localidades como por ejemplo La Fortuna, el denominado Corredor 1 (de aeropuerto a Cambronero) y San Carlos, que sí cuentan con equipos Hand held asignados no producen una cantidad de boletas significativas. Según los registros suministrados a esta Contraloría General por el Subdirector de Tránsito en la Administración anterior, al 13 de abril del 2010 la asignación de los equipos son 7 para La Fortuna, 11 para Corredor 1 y 10 para San Carlos, (en visita efectuada a esta última zona por parte de funcionarios de esta Contraloría General se comprobó que ya eran 14 oficiales de tránsito los que tenían asignados Hand held). Con base en esa información esta Contraloría General procedió a efectuar un análisis de los rendimientos para cada una de las zonas citadas en cuanto a la producción de boletas durante el año 2009, el cual mostró el siguiente resultado:

Cuadro Nro.10 Consejo de Seguridad Vial

Detalle de boletas manuales y por medio de Hand hel d en las zonas de menor producción año 2009

DelegaciónBoletas

ManualesBoletas por Hand Held

Total de boletas

Porcentaje producción boletas por Hand held

La Fortuna 4,946 93 5,039 1.85%Corredor 1 16,713 1,509 18,222 8.28%San Carlos 5,816 2,760 8,576 32.20%

Fuente: Elaborado por el equipo de fiscalización con datos suministrados por el Departamento de Infracciones-COSEVI


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Llama la atención de esta Contraloría General que durante un año, en el primer caso, de 5039 boletas solo se hayan confeccionado 93 por los medios electrónicos, de 8576 solo 2760 en el segundo caso y en el tercer caso de poco más de 18000 boletas en un año, únicamente 1509 se hayan elaborado mediante el uso de los equipos móviles. Es importante mencionar que en el caso de la Delegación de la Fortuna, de los siete dispositivos móviles registrados, cinco fueron asignados en los meses de noviembre y diciembre del 2008 y dos en los meses de julio y setiembre del 2009. En el caso del sector denominado Corredor 1, que cuenta con once equipos asignados, se determinó que tres equipos fueron entregados en setiembre, noviembre y diciembre del 2008, y los restantes en junio del 2009, por su parte la Delegación de San Carlos tiene asignados 10 Hand held, que fueron entregados siete en el 2008, durante los meses de junio, julio, setiembre, noviembre y diciembre y dos dispositivos en enero y mayo del 2009. Además de lo anterior, se constató que durante el período citado, solamente en dos de los casos revisados, que corresponden a la Delegación de San Carlos dichos equipos aparecen presentados para reparación ante la Dirección de Asesoría en Tecnologías de Información (ATI). Sin embargo, dichas reparaciones duraron en el primer caso 11 días y en el segundo 3 días, por lo tanto de acuerdo con lo especificado en los controles de activos de ATI, se desprende que el bajo rendimiento de los equipos no está asociado a períodos prolongados de inutilización por efectos de mantenimiento, sino a razones de otra índole, por consiguiente se procedió a solicitar el criterio de los funcionarios de la policía de tránsito de las zonas comentadas, cuyos comentarios se incorporan seguidamente. De acuerdo con los resultados de la investigación realizada por el equipo de fiscalización de esta Contraloría General, y con fundamento en los criterios expresados por los usuarios de esos equipos, las razones que puedan estar afectando la eficacia en la utilización de los equipos móviles en las zonas identificadas, son entre otras las siguientes: - Que en algunos casos los equipos Hand held se vuelven lentos, tanto el equipo en si,

como de la impresora, sobre todo cuando se deben registrar varias boletas al mismo tiempo por el incumplimiento de varios artículos para un mismo conductor, por lo que en algunos casos deciden utilizar las boletas físicas.

- Que se presentan problemas frecuentes en la descarga de la información. - Algunos Hand held no cuentan con el chip para accesar la información de la base de

datos de infracciones. - Algunas reparaciones de equipos tardan mucho tiempo. - En un caso se determinó que la impresora se encuentra en reparación desde hace

un año, por lo que en ese tiempo no se ha podido utilizar el equipo ya que la impresora no fue sustituida.


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- Se presentan problemas con la identificación de la información en las pantallas, sobre todo por el clima que usualmente enfrentan esas zonas.

- Problemas con la comprensión del idioma ya que los Hand held muestran

información en el sistema operativo en idioma inglés, por lo que de acuerdo con los usuarios no en todos los casos los funcionarios cuentan con esa competencia, lo que hace difícil su adecuada utilización, aunque según se pudo comprobar una vez que tiene acceso al sistema de infracciones se subsana el problema por cuanto las tablas de la base de datos requeridas si están en español.

La investigación determinó también que existen circunstancias que han provocado limitaciones en el uso de los equipos, como por ejemplo en un 100% de los casos consultados se argumentó que la capacitación para el uso de los equipos fue insuficiente ya que abarcó un reducido número de horas en un tiempo aproximado entre tres y cuatro días, además, que el servicio de soporte técnico no es suficiente ya que prácticamente en todos los casos se realiza vía telefónica y si no, los oficiales deben trasladarse a San José a las oficinas del COSEVI. Es importante destacar también que el actual Director General de Tránsito, manifestó sobre este particular que los equipos hand held inicialmente no fueron adquiridos para uso de los oficiales de tránsito sino para fines estadísticos, situación que se percibe por la falta de chips en muchos de los instrumentos en la actualidad, además de otros componentes como por ejemplo el lector óptico. Sobre este último punto funcionarios de este órgano contralor que se encontraban presentes el 24 de junio del 2010 en la Delegación de la Fortuna de San Carlos, fueron testigos presenciales de algunos inconvenientes que tuvieron que afrontar los oficiales de tránsito al momento de recibir equipos Hand held, a los cuales aparentemente se les había instalado el chip, ya que no se encontraba presente ningún técnico que los orientara en la utilización de esos dispositivos. Además de esos equipos, también se les remitió por separado algunas tarjetas de memoria, cuyos funcionarios no tenían claro el modo de utilización, ni de instalación. Ante esta incertidumbre algunos funcionarios inclusive procedieron a abrir los equipos en busca de la lógica necesaria que les permitiera poner a funcionar los dispositivos, mientras que otros no procedieron igual, sino decidieron por otra alternativa ya sea esperar asesoría telefónica o trasladarse al COSEVI, en San José, mientras eso no sucediera los dispositivos móviles no se podrían utilizar. Además, en presencia de los funcionarios de la Contraloría General se realizaron algunas pruebas de acceso a la información, las cuáles no tuvieron éxito por cuanto la computadora mostraba advertencia de errores en idioma inglés. En relación con los análisis desarrollados por este Órgano Contralor a modo de comparación, se llevó a cabo un análisis para el mismo período revisado, comprobándose que existen algunas zonas en las cuáles la asignación de equipos es igual o similar a los casos que se comentaron anteriormente, sin embargo, el rendimiento de los mismos refleja otra realidad, por cuanto los porcentajes de producción de boletas superan los porcentajes supra indicados, con una similar cantidad de equipos móviles.


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Tal es el caso del denominado Corredor 8 en el cual de 9020 boletas de citación, corresponden 7975 boletas por medio de Hand held, para una producción de un 88.4%, y con una asignación de 9 Hand held; otro de los casos es el denominado Corredor 9 en el cual se elaboraron 5220 boletas de citación, de las cuales 4117 corresponden a boletas por medio de Hand held, para una producción de un 78.9%, con apoyo de 9 Hand held; y en otro caso como la zona denominada aeropuerto en el cual se tienen asignados 12 han held, de 13085 boletas, se hicieron por medio de Hand held 10926, lo cual arroja un desempeño de 83,5%. Para ampliar los análisis desarrollados, se procedió a recopilar información acerca de la totalidad de los oficiales que cuentan con equipos móviles, en todo el país. En respuesta a consulta formulada por esta Contraloría General el Subdirector de Tránsito de ese entonces, mediante oficio Nro. 127-10 del 13 de abril del 2010, se determinó que un total de 412 inspectores no tienen Hand held y 498 si cuentan con dicho dispositivo, lo que da un resultado porcentual de un 45% y un 54% respectivamente. Como se puede observar, los porcentajes mencionados no guardan relación con los porcentajes comentados en los párrafos anteriores, relacionados con la producción de boletas de citación, en vista de que las boletas confeccionadas en medios físicos siguen siendo el mayor porcentaje, a pesar de que al 13 de abril del año en curso un 54% de los oficiales de tránsito cuentan con Hand held registrado, según la información suministrada por la Dirección de Tránsito. Adicionalmente, esta Contraloría General elaboró un informe detallado por año, para cada uno de los inspectores, basado en la información que contiene la base de datos de infracciones con los registros de boletas, correspondientes al período comprendido entre el año 2007 y el 5 de marzo del 2010, determinando la diferencia porcentual de la cantidad de boletas diseñadas de manera física y por medio de Hand held entre la totalidad de las boletas, identificándose 448 inspectores con una diferencia igual o mayor a un 50% de la totalidad de las boletas, lo que significa una relación de dos boletas físicas por una de Hand held; sin embargo, se determinaron 50 casos con una relación porcentual de un 100%, por lo que es conveniente que la Dirección de Tránsito elabore un análisis para determinar las justificaciones del caso. También se encontraron 40 inspectores que tienen asignado un dispositivo, pero no cuentan con registros en Hand held, pero en conjunto tienen 42.404 registros manuales. Es importante destacar que mediante circular Nº 20090496, del 27 de enero de 2009, la Ministra de Obras Públicas y Transportes de ese entonces, ordenó la utilización de los equipos móviles Hand held, no obstante, de acuerdo con los resultados obtenidos en este estudio, su utilización no se ha consolidado en algunas zonas. Conviene agregar también que el Manual General de Procedimientos para los equipos móviles (Hand held) P-(DGPT-CSV)-01 Versión 2, establece literalmente (página 15) lo siguiente:


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“6.1.2 Una vez que el Policía de Tránsito reciba su dispositivo móvil, según el punto anterior, será para el uso inmediato en sus labores cotidianas. Únicamente podrá utilizar los formularios de boletas y partes oficiales de papel, cuando por razones técnicas el equipo móvil no se lo permita; para lo cual deberá reportar, en el formulario correspondiente, al funcionario asignado en el presente manual, sobre las razones que imposibilitan su uso. Una vez que el equipo móvil sea devuelto y esté funcionando, de la forma requerida, deberá dejar el uso de las boletas y partes oficiales de papel y proseguirá con el levantamiento de los datos con el equipo móvil.”

Sobre este mismo particular, es importante indicar que la Auditoria Interna del Consejo de Seguridad Vial, tanto en el año 2008 como en el 2009, había informado sobre aspectos relacionados con las compras de esos equipos, así como de la subutilización de los equipos Hand held, y entre otras cosas había recomendado a la Junta Directiva del COSEVI, solicitar a la Ministra de Obras Públicas y Transportes de ese entonces, girar instrucciones para que los oficiales de tránsito utilizaran los Hand held en forma inmediata, y en una segunda oportunidad para que la Dirección Ejecutiva coordinara con la Dirección de Tránsito para que se acatara en todos sus extremos la circular del Despacho Ministerial Nº20090496, del 27 de enero de 2009, que ordenaba a los oficiales de tránsito la utilización de los equipos móviles. Como consecuencia de los aspectos comentados en este informe, se destaca el hecho de que el COSEVI continúa asumiendo los costos que implican las labores de digitación de las boletas físicas destacando un equipo de funcionarios específicamente para esas labores, lo cual si bien es cierto, esta Contraloría General es de la posición de que no se puede pretender eliminar por completo el uso de las boletas físicas, por tanto se convierten en una alternativa de continuidad de las operaciones ante eventuales dificultades con los dispositivos tecnológicos, si se deben realizar los esfuerzos para reducir paulatinamente su utilización. A manera de ejemplo, tomando como base el mes de abril del 2010 y con base en la información que se mantiene en el Departamento de Infracciones del COSEVI, respecto de los promedios de digitación y la cantidad de boletas, así como la información de las planillas que se mantiene en la Unidad de Sostenimiento del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano del COSEVI, se efectuó un cálculo considerando el promedio de tiempos de digitación de las multas fijas y las colisiones y los salarios de los digitadores, determinándose que el costo mínimo de digitación de una boleta es de ¢117.80, por lo tanto si se considera que el promedio de boletas físicas elaboradas en los últimos cinco años es de aproximadamente 468,984.6, el costo mínimo para el estado por la digitación de esas boletas en un año podría alcanzar la suma de ¢55,243.333.99. Es importante destacar que por razones de ilustración únicamente se está considerando la variable salario, pero a estos datos se le debe agregar otros costos como el de elaboración de los formularios, el porcentaje del salario del personal administrativo y de apoyo, la proporción de las inversiones en equipo, custodia de boletas, el control de los formularios de citación, el tiempo del inspector por la elaboración de cada boleta,


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entre otros. Asimismo, no se deben dejar de lado costos adicionales cuyo impacto no siempre se logra cuantificar, como los riesgos por errores de digitación y demás asociados a esas labores, el efecto que puede resultar en cuanto a la oportunidad de la información para efectos estadísticos, entre otros.

2.3. Inconsistencias en el registro de la cantidad y ubicación de los equipos móviles que alimentan las bases de datos de infracciones

- Información de la Unidad de Administración de Bienes, ATI y la

Dirección de Tránsito En el transcurso de la fiscalización se determinaron inconsistencias en la información suministrada a esta Contraloría General, relacionada con los equipos móviles que utiliza la Dirección General de Tránsito para alimentar la base de datos de infracciones. Al respecto, se constató que la información elaborada por la Unidad de Administración de Bienes del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera, que es la encargada de llevar los registros de activos no se encontraba actualizada. También se comprobó que no existe uniformidad en los registros que llevan la Asesoría en Tecnologías de Información, la Unidad de Administración de Bienes y la Dirección General de Tránsito, ya que se solicitó información a las tres unidades administrativas, pero en los tres casos la información difiere. La información remitida se observa en el siguiente cuadro.

Cuadro Nro.11 Consejo de Seguridad Vial

Detalle de la cantidad de Hand held, suministrada p or diferentes fuentes al 13 de abril del 2010

Hand Held Impresoras Hand Held Impresoras Hand Held Impr esoras

755 1068

887 (200) en desuso

según información ATI

887 498 461

Cantidad de equipos según Unidad de Administración de Bienes

Cantidad de equipos según Asesoría en Tecnologías de Información

Cantidad de equipos según Dirección General de Policía Tránsito

Fuente: Elaboración propia con información remitida por las unidades indicadas. Tal como se puede analizar, las tres fuentes de información difieren en la información que mantienen en sus registros y que fue remitida a esta Contraloría General, inclusive como se puede apreciar al 13 de abril del 2010, las diferencias eran importantes entre las diferentes fuentes.


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Sobre este particular, es importante mencionar que el “Reglamento de activos fijos para el Consejo de Seguridad Vial”, en su artículo 7 inciso 1. y 7. establece literalmente que “Para un adecuado registro y control de los activos fijos, serán funciones del Subproceso de Contabilidad: 1. Registrar y controlar el movimiento contable y físico de los activos fijos del Consejo. 7. Mantendrá registros y establecerá sistemas de inventarios sobre todos los activos fijos del Consejo de Seguridad Vial”. Además, los artículos 13, 14 y 15 del Reglamento en mención establecen el mecanismo para el retiro de activos del subproceso de materiales por medio del formulario de “Asignación de Activos”, con el fin de mantener actualizada la información que maneja el Departamento Financiero del Consejo de Seguridad Vial para el control de los activos. Así mismo, se indica que “todas las dependencias que utilicen activos fijos adquiridos por el Consejo de Seguridad Vial, tienen la obligación de registrar y actualizar la información de activos a su cargo, sirviendo para su administración y control interno”. Por su parte, la norma 4.3 de las “Normas de Control Interno para el sector público” (N-2-2009-CO-DFOE), indica que la Administración “…debe establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución…”, adicionalmente la subnorma 4.3.1 establece en los incisos siguientes que la Administración debe considerar estos asuntos:

“El control, registro y custodia de la documentación asociada a la adquisición, la inscripción, el uso, el control y el mantenimiento de los activos.” “El control de los activos asignados a dependencias desconcentradas o descentralizadas.”

Además, en estas mismas Normas, específicamente en la norma 4.4 se define la exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información, de la siguiente manera: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas”. Las razones por las cuales el registro no se encuentra actualizado y se presentan tales inconsistencias se debe entre otras cosas, a que no se ha dado un uso adecuado ni oportuno del formulario denominado “Asignación de Activos”, por lo tanto no permite registrar los cambios correspondientes a los usuarios de los equipos e impresoras Hand held, ya que cuando se han asignado equipos no siempre se ha realizado el trámite de la boleta de asignación y esta no es remitida oportunamente al Departamento Financiero para su debido registro. Asimismo, los canales de comunicación existentes entre la Unidad de Administración de Bienes, el área de Asesoría en Tecnologías de Información y la Dirección General de Policía de Tránsito, no han sido lo suficientemente eficaces, según lo evidencian las inconsistencias en la información que manejan las tres áreas.


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Esta Contraloría General encontró inconvenientes para obtener datos exactos del número de oficiales en las delegaciones de tránsito que cuentan con un equipo han held, así como de aquellos oficiales que no cuentan con este tipo de equipos, situación que generó repetidas acciones para recopilar la información, por tanto no se encontraba a disposición cuando esta Contraloría General la requirió. Como parte de las consecuencias determinadas por la desactualización del registro de custodia de activos, en la revisión efectuada se constató que el sistema de administración de bienes al 16 de marzo del año en curso, reportaba 634 equipos asignados a cuatro funcionarios de Asesoría en Tecnologías de Información, cuando en la realidad dichos equipos se encontraban en el campo, asignados a los oficiales de tránsito, según información de ATI. De lo anterior, se obtuvo un detalle como muestra de la verificación efectuada en la cual se pueden observar algunas de las diferencias existentes.


Detalle con la muestra aleatoria de algunas diferen cias existentes entre los registros de ATI y la Unidad de Administración de Bienes

al 16 de marzo del 2010

Placa Activo Nombre del equipo Registro de

Administración de Bienes

Registro de Asesoría en

Tecnologías de Información

389245 Hand held Javier Matamoros García, ATI

No se localizó el número de placa

393374 Impresora Hand held

Sandra León Alfaro, ATI

César Morera Duarte, B17

392678 Hand held Sandra León Alfaro Máximo Ballestero Sibaja, B1

392797 Hand held Sandra León Alfaro Nelson Medina Martínez, B1

389237 Hand held Javier Matamoros García

No se localizó número de placa

389272 Hand held Javier Matamoros García

No se localizó número de placa

393172 Hand held Sandra León Alfaro William Chacón Aguilar, BRIG

392945 Impresora Hand held Sandra León Alfaro Rodolfo Pacheco

Rojas, B1

393335 Impresora Hand held Sandra León Alfaro William Carranza

Pérez, B8 Fuente: Elaborado por el equipo de fiscalización con datos suministrados por el Unidades indicadas del COSEVI


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De acuerdo con lo expuesto, existen muchos activos que tienen diferente condición en los registros de Asesoría en Tecnologías de Información y el registro del Departamento Financiero. Ante esta situación uno de los funcionarios de la ATI manifestó que muchos casos pueden obedecer a que no se ha efectuado el trámite de la “boleta de asignación” y en el caso de las placas que no aparecen, se debe a que son de los 200 activos que serán objeto de permuta, por cuanto por razones técnicas se encuentran en desuso. La situación comentada es inconveniente para la Administración, toda vez que deteriora los sistemas de control interno de la institución por cuanto se pierde el control de activos tan valiosos como los equipos móviles y evidentemente produce inconsistencias no solo en lo que respecta a la confiabilidad de la información contable, sino que distorsiona el proceso de planificación y toma de decisiones institucionales. - Información de la Dirección General de Tránsito Como parte de las inconsistencias detectadas también se constató de la información suministrada por la Dirección de Tránsito al 13 de abril del 2010, que existían 35 registros en los cuáles la citada Dirección desconocía si contaban con impresoras para Hand held, para 338 equipos móviles no se conocía si contaban con GPRS, además se identificaron 144 códigos de inspector, los cuales según la información de la citada Dirección, no contaban con equipo móvil asignado, sin embargo, de acuerdo con la información de la base de datos de infracciones en la tabla “boletas”, aparecen los mismos códigos de oficiales elaborando boletas por medio de Hand held, por una cantidad de 33461 registros en total, lo cual llama la atención ya que si tomamos como válida la información de la Dirección de Tránsito, dichos oficiales no deberían elaborar boletas a través de Hand held, y por consiguiente si la información que se obtuvo de la tabla de “boletas” es válida, la cual debió originarse por algún documento comprobatorio en determinado momento, no se justifica que la Dirección de Tránsito no cuente con los datos respectivos. Se destaca el hecho de que entre los documentos recopilados por esta Contraloría General se localizó una nota suscrita por una de las delegaciones de tránsito en la cual exponen que no cuentan con información sobre los oficiales a los que se les ha entregado chip GPRS. 3. CONCLUSIONES De conformidad con lo expuesto en este informe, esta Contraloría General determinó que la información que se mantiene en la base de datos del sistema de Infracciones en el Consejo de Seguridad Vial, muestra una serie de inconsistencias que debilitan la calidad de la información que administra dicho Consejo. Las inconsistencias determinadas están vinculadas con la ausencia de información en los campos que forman parte de algunas de las tablas de datos, deficiencias que afectan la uniformidad y la exactitud de la información y oportunidad en la fecha de registro de las boletas.


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Por otra parte, el estudio abarcó el análisis de la eficacia de los equipos han held, mediante los cuáles se alimenta la base de datos de Infracciones, ya que se determinó que a pesar de que el COSEVI ha invertido aproximadamente $1.994.050,00, en tecnología móvil, para eficientizar los procesos de captura y administración de las boletas que se originan por multas fijas y de colisiones, tales inversiones no han logrado que se consolide su utilización y con ello se generalice su uso en beneficio de la calidad de la información que almacena el sistema de infracciones. El estudio comprobó, que a pesar de que desde el año 2007 se reporta el uso de los dispositivos Hand held y con el tiempo se ha venido incrementando su uso, a la fecha su utilización no se ha logrado consolidar. De acuerdo con los datos analizados por esta Contraloría General se observa un mayor incremento en su utilización a partir del año 2008, sin embargo, todavía en el año 2009, la elaboración de las boletas físicas representa un porcentaje de un 59% de las boletas, mientras que por medios electrónicos se confeccionó un 41% de las boletas, razón por la cual se evidencia que aún los medios electrónicos no alcanzan un nivel aceptable de uso. Lo anterior implica que el Cosevi continúe asumiendo una serie de costos por concepto de digitación de boletas manuales, que podrían rondar como mínimo los ¢55,243.333.99 anuales, ya que según los datos obtenidos por esta Contraloría General la digitación de una boleta tiene un costo mínimo para el Estado de ¢117.80. Así las cosas, de acuerdo con información de la propia Dirección General de Tránsito se determinó que un total de 412 inspectores no tienen Hand held y 498 si cuentan con dicho dispositivo, lo que da un resultado porcentual de un 45% y un 54% respectivamente, porcentaje que no es concordante con la producción de boletas durante ese período por ambos medios. Los análisis desarrollados por esta Contraloría General identificaron algunas zonas con desempeños sumamente bajos en el uso de los equipos móviles. Mientras que otras zonas con condiciones similares en equipos móviles se reportan porcentajes de boletas por medio de Hand held en rangos superiores. Además de lo anterior, con base en la información de la base de datos se constató que en el período comprendido entre el año 2007 y el 5 de marzo del 2010, se identificaron 448 inspectores con diferencias iguales a un 50% entre la elaboración de boletas físicas y por medio de Hand held, 50 casos con una relación del 100% y 40 inspectores que tienen asignados equipos móviles pero no registran boletas por medio de Hand held, en ese período. Por otra parte, en relación con la custodia y asignación de equipos Hand held se comprobó que no existe uniformidad en la información que administran Asesoría en Tecnologías de Información, la Unidad de Administración de Bienes, de la Dirección Financiera del COSEVI y la Dirección General de Tránsito del MOPT, por lo cual deben mejorarse los canales de comunicación, los controles internos y los procedimientos existentes, para equiparar la información que tienen esas unidades. Por ejemplo, existen muchos activos que tienen diferente condición en los registros de Asesoría en Tecnologías de Información y el registro del Departamento Financiero. Lo anterior ocasiona una desactualización del sistema de custodia de archivos, lo cual es inconveniente para la administración de los recursos invertidos en estos dispositivos.


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4. DISPOSICIONES De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, No. 7428, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad. Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. 4.1. Al Ministro de Obras Públicas y Transportes a) Ordenar en un plazo de cinco días hábiles a partir del recibo de este documento, a la Dirección General de Tránsito, la elaboración de un diagnóstico que identifique las limitaciones que presentan los equipos móviles, así como de las necesidades de capacitación, para los oficiales de tránsito que lo requieran en el uso de los citados equipos. Una vez elaborado dicho diagnóstico deberá remitirse a la Junta Directiva del COSEVI para que en coordinación con ese Despacho adopten las medidas correctivas procedentes. El diagnóstico deberá estar elaborado a más tardar el 30 de setiembre del 2010 y comunicar a esta Contraloría General en un plazo de cinco días hábiles a partir de esa fecha, sobre la remisión del diagnóstico respectivo al COSEVI. Ver el punto 2.2 de este informe b) Comunicar a esta Contraloría General, en un plazo de quince días (15) hábiles contados a partir del recibo del presente documento, la decisión adoptada para el cumplimiento de la citada disposición. Asimismo, se le solicita designar el funcionario del Ministerio, que servirá de enlace con esta Contraloría, para efectos de coordinar todo lo relativo al cumplimiento de la disposición. 4.2. A la Junta Directiva del COSEVI a) Dictar los acuerdos por medio de los cuales se ordene a la Dirección Ejecutiva la puesta en marcha de un estudio para valorar los resultados del diagnóstico sobre el uso de los Hand held, elaborado por la Dirección General de Tránsito y que con base en los resultados de esa valoración requerida en la disposición 4.1 anterior, se diseñe un Plan para atender y subsanar las dificultades que puedan existir en el uso de los equipos móviles, atendiendo criterios de eficiencia y oportunidad. Para tomar los acuerdos requeridos se le concede un plazo de 15 días hábiles a partir de la fecha de recibo del diagnóstico remitido por el Despacho Ministerial y para llevar a cabo el Plan de atención se le concede un plazo de 15 días hábiles a partir del acuerdo de Junta Directiva. Remitir a esta Contraloría General en forma inmediata copia de los acuerdos


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dictados en cumplimiento de esta disposición y copia del oficio de remisión por parte de la Dirección Ejecutiva del Plan de atención. Ver el punto 2.2 de este informe b) Dictar el acuerdo respectivo, con el propósito de que se le ordene a la Dirección Ejecutiva, que en caso de que lo requiera la Dirección de Tránsito, elabore un Plan de capacitación con la colaboración de la Asesoría en Tecnologías de Información, para atender las necesidades tanto en el uso de los equipos móviles como de otros aspectos que surjan del diagnóstico remitido. Para tomar el acuerdo respectivo ese Consejo cuenta con un plazo de 15 días hábiles a partir de la fecha de recibo del diagnóstico por parte del Ministro de Obras Públicas y Transportes y para llevar a cabo el Plan de capacitación se le concede un plazo de 15 días hábiles a partir del acuerdo de Junta Directiva. Remitir a esta Contraloría General en forma inmediata copia de los acuerdos dictados en cumplimiento de esta disposición y copia del oficio de remisión por parte de la Dirección Ejecutiva del Plan de capacitación aprobado. Ver el punto 2.2 de este informe c) Comunicar a esta Contraloría General, en un plazo de quince días (15) hábiles contados a partir del recibo de este documento, la decisión adoptada para el cumplimiento de las citadas disposiciones. Asimismo, se le solicita designar el funcionario del Consejo, que servirá de enlace con esta Contraloría, para efectos de coordinar todo lo relativo al cumplimiento de las disposiciones, lo cual debe ser comunicado, junto con dicho acuerdo. Las disposiciones consignadas en este aparte del informe deberán ser cumplidas en el plazo indicado en cada caso, contando a partir del recibo del presente documento. 4.3. A la Dirección Ejecutiva a) Ordenar en un plazo de cinco días hábiles a partir del recibo de este documento la elaboración de un estudio pormenorizado de los procesos que se aplican en esa entidad para el registro de la información que alimenta la base de datos del Sistema de Infracciones, con el propósito de garantizar la confiabilidad y razonabilidad de los datos que ahí se almacenan. Dicho estudio habrá de considerar, la optimización del registro y control de los datos incluidos en ese Sistema, así como las actividades de depuración de los datos inconsistentes; entre ellos, los registros incompletos, duplicados, innecesarios o inconsistentes. Asimismo, identificar aquellos factores asociados a esos procesos manuales y automatizados de registro de documentos, que estén provocando que los datos que se encuentran incorporados en la base de datos respectiva, no reúnan un nivel razonable de confiabilidad e integridad. El documento contentivo de los resultados que arroje el citado estudio, así como un plan de acciones a ejecutar con miras a satisfacer esta disposición, deberá remitirse a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de noviembre de 2010. Sobre el particular, obsérvese lo expuesto en el punto 2.1 de este informe. b) Ordenar en un plazo de cinco días hábiles a partir del recibo de este documento, la elaboración de un estudio con la finalidad de actualizar el registro de activos en lo que respecta a los equipos móviles que se encuentran a disposición de los oficiales de Tránsito y los que estén asignados a otras actividades. Para tal efecto, tomar


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en cuenta que para la realización del estudio solicitado deben participar no solo la Unidad de Administración de Bienes de la Dirección Financiera sino la Asesoría en Tecnologías de Información en el COSEVI, además, se deberá coordinar con la Dirección General de Tránsito del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, la colaboración necesaria para cumplir el objetivo. Para cumplir con esta disposición, dicho estudio deberá estar concluido a más tardar el 29 de octubre del 2010. Remitir a este órgano contralor, en los cinco días siguientes a ésta última fecha copia del documento de remisión a esa Dirección Ejecutiva del estudio concluido. Ver el punto 2.3 de este informe. La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los (plazos y términos, esto según corresponda) antes fijados, al Área de Seguimiento de las Disposiciones de la Contraloría General de la República. Se recuerda que las disposiciones señaladas en el aparte 4.1., 4.2. y 4.3. del informe de cita, son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro de los plazos (y/o términos) conferidos para ello. En caso de que se incumpla con esas disposiciones en forma injustificada dentro del tiempo dado para ello, se le reiterará por una única vez y se fijará plazo para su cumplimiento, pero de mantenerse la desobediencia, una vez agotado ese plazo, dicha conducta se reputará como falta grave y podrá dar lugar a la imposición de las sanciones previstas en el artículo 69 de la citada Ley No. 7428, con garantía del debido proceso. Lo anterior, sin perjuicio de incurrir en otras causales de responsabilidad. De conformidad con lo establecido por los artículos 343, 346 y 347 de la Ley General de la Administración Pública, contra el presente informe caben los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, que deberán ser interpuestos dentro del tercer día a partir de la fecha de la sesión de dicho órgano colegiado inmediata posterior al recibo de esta comunicación, correspondiéndole a esta Área de Fiscalización la resolución de la revocatoria y al Despacho Contralor, la apelación. De presentarse conjuntamente los recursos de revocatoria y apelación, esta Área de Fiscalización en caso de rechazo del recurso de revocatoria, remitirá el recurso de apelación al Despacho Contralor para su resolución. Asimismo, una vez firme el presente informe, cabe el recurso extraordinario de revisión ante el (la) Contralor (a) General de la República, de acuerdo con las condiciones y plazos que señalan los artículos 353 y 354 de la indicada Ley General de la Administración Pública.

divisiÓn de fiscalizaciÓn operativa y evaluativa Área … · luego de la evaluación...

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