diseño de un manual de funciones y una guía práctica para
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Administración de Empresas Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS
1-1-2016
Diseño de un manual de funciones y una guía práctica para la Diseño de un manual de funciones y una guía práctica para la
realización del proceso contable en la Fundación Forjadores de realización del proceso contable en la Fundación Forjadores de
Tejido Social ubicada en el barrio Verbenal en la localidad primera Tejido Social ubicada en el barrio Verbenal en la localidad primera
de Usaquén en Bogotá de Usaquén en Bogotá
Yeimi Rocio Bravo Piñeros Universidad de La Salle, Bogotá
Johan Alexis Calderon Escobar Universidad de La Salle, Bogotá
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Citación recomendada Citación recomendada Bravo Piñeros, Y. R., & Calderon Escobar, J. A. (2016). Diseño de un manual de funciones y una guía práctica para la realización del proceso contable en la Fundación Forjadores de Tejido Social ubicada en el barrio Verbenal en la localidad primera de Usaquén en Bogotá. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/919
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DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y UNA GUIA PRACTICA PARA LA
REALIZACION DEL PROCESO CONTABLE EN LA FUNDACION “FORJADORES
DE TEJIDO SOCIAL”UBICADA EN EL BARRIO VERBENAL EN LA LOCALIDAD
PRIMERA DE USAQUEN EN BOGOTA
YEIMI ROCIO BRAVO PIÑEROS
JOHAN ALEXIS CALDERON ESCOBAR
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y CONTADURIA PÚBLICA
BOGOTA D.C
JUNIO DE 2016
DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y UNA GUÍA PRÁCTICA PARA LA
REALIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE EN LA FUNDACIÓN “FORJADORES
DE TEJIDO SOCIAL”UBICADA EN EL BARRIO VERBENAL EN LA LOCALIDAD
PRIMERA DE USAQUEN EN BOGOTÁ
YEIMI ROCIO BRAVO PIÑEROS
JOHAN ALEXIS CALDERON ESCOBAR
Docente
MARIO ENRIQUE BEJARANO
Contador publico
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y CONTADURIA PÚBLICA
BOGOTÁ D.C
JUNIO DE 2016
Nota de aceptación
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Firma del presidente del jurado
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Firma del jurado
_____________________________
Firma del jurado
Bogotá DC, Marzo 2016
1 Tabla de contenido Introducción ................................................................................................................................... 1
2 Tema ...................................................................................................................................... 4
2.1 Título............................................................................................................................... 4
2.2 Línea de investigación ................................................................................................. 4
2.3 Sub línea de investigación .......................................................................................... 4
2.4 Relación del tema con la administración de empresas y la contaduría pública 4
3 Justificación ........................................................................................................................... 5
4 Problema ............................................................................................................................... 6
4.1 Planteamiento ............................................................................................................... 6
4.2 Formulación................................................................................................................... 7
5 Objetivos ................................................................................................................................ 7
5.1 Objetivo General........................................................................................................... 7
5.2 Objetivos Específicos .................................................................................................. 8
6 Marco teórico ........................................................................................................................ 8
7 Marco de referencia ........................................................................................................... 15
7.1 Marco geográfico ........................................................................................................ 15
7.1.1 Macro localización................................................................................................ 15
7.1.2 Micro localización “ubicación de la Fundación Forjadores de Tejido Social”. 16
7.1.3 Historia de la localidad de Usaquén. ................................................................ 16
7.1.4 Características físicas ......................................................................................... 18
7.1.5 Condiciones Socioeconómicas. ......................................................................... 23
7.1.6 Condiciones Político-institucionales. ................................................................. 27
8 Matriz .................................................................................................................................... 37
Tabla 1 ......................................................................................................................................... 37
Matriz DOFA ............................................................................................................................... 37
9 PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. .................................... 47
Tabla 2 ......................................................................................................................................... 48
10 .Resultados y análisis ............................................................................................................ 54
10.1 Aspectos externos e internos ....................................................................................... 54
10.2 Clases de personas jurídicas sin ánimo de lucro ........................................................... 56
11 Conclusiones ......................................................................................................................... 61
12 Recomendaciones ................................................................................................................. 62
13 Referencias ............................................................................................................................ 63
1
Introducción
La Universidad de la Salle y la Fundación “Forjadores de tejido social” ubicada en
la ciudad de Bogotá, establecieron un convenio para realizar un Plan de
mejoramiento tanto de la parte Contable como Administrativa de la misma,
mediante una investigación de campo, realizada por estudiantes de la Facultad de
ciencias Administrativas y Contables del programa de Proyección Social.
La Organización “Forjadores de Tejido Social” con NIT.900048877-4 está inscrita
desde el día 12 de Septiembre del 2005 en el libro primero de las entidades sin
ánimo de lucro bajo el Número 00090192, con domicilio en la Ciudad de Bogotá
D.C., está ubicada en la carrera 5 b # 190 a – 06, UPZ Verbenal Barrio el Codito,
perteneciente a la localidad de Usaquén. Nace en el año 2001, con la misión de
contribuir en el desarrollo de un futuro mejor para los niños y jóvenes de la
Localidad, están enfocados en el reforzamiento del área cognitiva,
socioemocional, espiritual y física. A partir de principios cristianos basados en la
biblia acompañan y guían a los niños y jóvenes entre los 4 y 17 años de edad en
su proceso de crecimiento mediante actividades (olimpiadas artísticas, olimpiadas
deportivas, ferias artísticas, salidas pedagógicas, retiros espirituales, clases de
expresión corporal, salas de sistemas, ludoteca, chequeos médicos y
odontológicos, cena navideña, celebración de 15 años, caminatas ecológicas,
talleres de emprendimiento empresarial, inscripción e inicio de carreras técnicas,
inscripción a clases de inglés, conducción y enfermería ) que estimulan su espíritu
2
e intelecto, estos niños deben estar afiliados a la fundación, generalmente no
cuentan con recursos ni herramientas necesarias para su formación integral. En la
actualidad la entidad cuenta con 170 inscritos entre niños y jóvenes. Cabe
entonces resaltar que “forjadores de tejido social” tiene por objeto el mejoramiento
de la calidad de vida de la comunidad vulnerable, buscando el desarrollo integral
de la misma, mediante el diseño, formulación y ejecución de planes y programas
de educación informal, participación ciudadana, culturales, socio emocionales,
espirituales y en el desarrollo de habilidades para la vida. Aprovechando los
recursos de su entorno y atendiendo las necesidades y realidades propias de la
sociedad.
El propósito de esta investigación fue generar información sobre las oportunidades
y amenazas de la localidad de Usaquén y las debilidades y fortalezas del proceso
administrativo y contable de la Entidad “Forjadores de Tejido“ que actualmente es
realizado por personal interno de la organización y no cuenta con la experiencia y
los conocimientos necesarios, así las cosas se sugiere la implementación de un
manual de funciones para la organización donde se especifique y delimiten las
labores de cada uno de los miembros que integran este centro, se considera
conveniente, porque ayuda a elegir a los candidatos que cumplan con el perfil
adecuado, contando así con personal idóneo que no divague en toma de
decisiones, decisiones que a veces pueden generar sobrecostos o hasta la misma
disolución de una sociedad, para garantizar la permanencia de la organización es
fundamental reducir al mínimo los costos administrativos y cumplir con los deberes
3
de la organización derivados de las normas legales y tributarias. La investigación
se desarrolla en esta entidad porque el grupo de investigación valora la
importancia de la correcta formación de los niños y jóvenes como camino para la
construcción de una sociedad en paz y armonía; lo cual motiva a participar con
nuestro tiempo, esfuerzo y conocimiento, y aportar a la fundación bases sólidas
administrativas y contables que le permitan permanecer en el futuro.
En este trabajo se desarrolla el tema expuesto, presentando una línea de
investigación, justificación y planteamiento del problema, que describen la
situación que actualmente se presenta en la localidad de Usaquén en niños que
están entre los 4 y los 17 años de edad y que no cuentan con los recursos
necesarios para recibir una formación integral; en el marco de referencia se
presenta: marco geográfico marco conceptual y marco teórico, en torno al tema
tanto de la parte contable como administrativa de la organización, planteando
solución con la creación de un manual de funciones para cada cargo y una guía
práctica para llevar el proceso contable dentro de la misma, continua con el
desarrollo del diseño metodológico definido para responder al planteamiento del
problema, para finalizar así, con una propuesta cuyo objetivo es el de garantizar
la reducción de costos de la Entidad al contar con el personal idóneo y que pueda
de esta forma perdurar en el tiempo.
4
2 Tema
Plan de mejoramiento empresarial
2.1 Título
DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y UNA GUÍA PRÁCTICA PARA
LA REALIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE EN LA FUNDACIÓN
“FORJADORES DE TEJIDO SOCIAL”
2.2 Línea de investigación
Gestión, administración y organizaciones
2.3 Sub línea de investigación
2.4 Relación del tema con la administración de empresas y la contaduría
pública
Este proyecto se relaciona con la administración y la contaduría pública ya que
permite desarrollar y ejecutar una propuesta para ayudar a reorganizar la parte
administrativa de la fundación a través de la realización de una guía práctica de
contabilidad para llevar a cabo el proceso contable dentro de la misma y la
elaboración de un manual de funciones que ayude a especificar las labores y
responsabilidades que tiene cada empleado.
5
3 Justificación
El convenio de la Universidad de la Salle con la Fundación “Forjadores de tejido
social”, busca ofrecer un beneficio a la entidad, garantizando una mejora en la
parte administrativa a través de la elaboración y la implementación de un manual
de funciones que delimite las funciones de los empleados y así optimizar el
rendimiento de cada uno, creando un mejor ambiente laboral, de otro lado
pretende también, elaborar una cartilla contable que facilite el buen manejo de sus
recursos.
La información es un recurso imprescindible para tomar decisiones y garantizar la
adecuada administración de una organización. Al terminar el proyecto la fundación
dispondrá de un adecuado proceso contable que proveerá a la dirección de
informes contables para planear el financiamiento de las actividades que realiza y
obtener financiamiento por parte de entidades financieras, controlar los costos y
los gastos con el fin de aumentar la eficiencia en el uso de los recursos y tomar
mejores decisiones diariamente. La mejor administración de la fundación ayuda a
su permanencia en el tiempo apoyando y beneficiando a niños y jóvenes de la
Localidad de Usaquén.
6
A nivel profesional podrá desarrollar habilidades como estrategas y así mismo
como observadores en aras de mejorar el buen funcionamiento de entidades
(públicas o privadas).
4 Problema
4.1 Planteamiento
El origen de la propuesta se fundamenta porque La Fundación Forjadores de
Tejido Social no cuenta con información contable que le permita tomar
decisiones efectivas, lo cual afecta los resultados económicos poniendo en
riesgo su sostenibilidad futura. Esta situación se evidencia en la inexistencia de
estados financieros detallados, dado que las tareas contables se realizan con
el fin de dar respuesta solamente a los requerimientos tributarios periódicos de
la organización, además de esto tampoco cuenta con un manual de funciones
que direccione y delimite todas y cada una de las tareas de sus empleados y
colaboradores.
La relación que tiene el proyecto con los investigadores es el interés de crear
una guía práctica de contabilidad y un manual de funciones que le permitan a
la entidad organizar su parte contable y administrativa; en la parte contable
7
poder llevar estados financieros que le permitan hacer una buena planeación
de gastos, y así mismo poder generar un rendimiento y un ahorro; y en la parte
administrativa delimitar funciones, optimizando el tiempo de los funcionarios y
que se vea reflejado en una entidad que crece día a día.
4.2 Formulación
¿Diseñar una guía práctica de Contabilidad y un manual de funciones para la
Fundación “Forjadores de Tejido Social” ubicada en el barrio Verbenal de la
Localidad de Usaquén, en la ciudad de Bogotá, permitirá optimizar recursos,
tanto humanos como financieros?
5 Objetivos
5.1 Objetivo General
Elaborar una guía práctica de contabilidad y un manual de funciones para la
Fundación “Forjadores de tejido social” ubicada en el Barrio Verbenal de la
localidad de Usaquén en la ciudad de Bogotá para optimizar recursos tanto
humanos como financieros de la organización.
8
5.2 Objetivos Específicos
Realizar un tipo de diagnóstico que permita observar el estado actual en el
que se encuentra frente a su proceso financiero.
Realizar sugerencias administrativas y contables acordes con las
necesidades de la Fundación, de acuerdo al diagnóstico.
Comentar con los directivos de la Fundación la propuesta de solución a los
aspectos administrativos y contables encontrados.
6 Marco teórico
El presente trabajo tiene como línea de acción el diseño de una guía para el
mejoramiento de los procesos contables y los procesos administrativos de la
Fundación. En ese sentido, es preciso aclarar los diferentes conceptos tanto de
teorías administrativas como las distintas normas que regulan el proceder contable
en instituciones de esta naturaleza.
Por una parte, hay que recordar las diferentes teorías de la administración que
fueron influyentes en este trabajo de campo. Una de ellas es la Teoría científica,
9
plasmada por Taylor; en la que es fundamental reemplazar, dentro de la
organización, los caprichos de los directivos por procesos sistemáticos, analíticos
y científicos que conllevan a una alta calidad de gobierno corporativo. El eje de la
implementación de esta serie de procesos está guiada por cuatro principios que
regulan la actividad administrativa en una organización; esto según Taylor, se
trata de la planificación, preparación, del control y ejecución.
En la primera es indispensable sustituir la improvisación de las acciones
administrativas por acciones metodológicas que implican una actuación empírico-
práctica dentro de cada organización. En la segunda, es necesario la formación
concreta y particular del trabajador en la tarea que le compete o a la que se le
confiere para que éste sea más productivo y más eficaz. La tercera, consiste en el
ejercicio de control sobre la labor que cada trabajador ejecuta; dicha actividad
debe ser eficiente y desarrollada de acuerdo con la planificación inicial, es de esta
manera que se construye una sinergia entre el directivo y el trabajador a la hora de
ser competentes dentro de la organización. Por último, la ejecución es la
asignación de las actividades que el trabajador debe desarrollar con suma
responsabilidad y las que el cuerpo directivo ha diseñado y planificado con
antelación.
10
Estos principios taylorianos1 son los que constituyen una objetiva administración
de una organización cuyo logro es la de la sostener todos los procesos bajo la
lupa de funciones y responsabilidades asignadas en el marco de una relación
practico-empírica.
Otra teoría que influye en el amplio espectro de este escrito es la teoría del
proceso administrativo. Este postulado funciona bajo la lupa de catorce pilares
esenciales en el buen desarrollo de los procesos administrativos por parte de sus
directivas, su pionero Fayol, indica que bajo esta sana práctica la administración
puede considerarse como un cuerpo coherente y uniforme cuyos buenos
resultados pueden ser trasmitidos sin dificultad alguna.
Estos postulados apenas mencionados son:
a. División del trabajo, cuyo objetivo es la especialización de las tareas y de
las personas, para así aumentar la eficiencia.
b. Autoridad y responsabilidad; esto implica que la responsabilidad y la
autoridad forman una sinergia cuya consecuencia natural es el equilibrio.
c. Disciplina: depende de la obediencia, aplicación, energía, comportamiento y
respeto de los acuerdos establecidos.
d. Unidad de mando; es el principio de la autoridad única.
e. Unidad de dirección: este principio constituye una cabeza y un plan para
cada grupo de actividades que tengan un mismo objetivo.
f. Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales.
1 Cfr. Taylor, F. W. (1979) Principios de la administración científica: Paris: Francia. Unesco.
11
g. Remuneración del personal; la mejor inversión de una organización está
basada en la satisfacción de su talento humano.
h. Centralización; se refiere a unificación de criterios en la alta jerarquía de la
organización.
i. Jerarquía o cadena escalar: es la línea de autoridad que va del escalón más
alto al más bajo.
j. Curso Liderazgo; personas competentes en el ámbito jerárquico facilitando
el trabajo en Equipo y Solución de Problemas.
k. Documento de Apoyo.
l. Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Es el orden
material y humano.
m. Equidad: dar equilibrio a todos los elementos de la organización.
n. Estabilidad y duración (en un cargo) del personal; la rotación tiene un
impacto negativo sobre la eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo
permanezca en su cargo una persona, mejor.
o. Iniciativa; cogujada con el liderazgo, admite una excelente visualización de
la organización.
p. Espíritu de equipo; la armonía y unión entre las personas constituyen
grandes fuerzas para la expansión organizacional.
Otra de las grandes teorías que tiene grandes efectos dentro de este trabajo de
campo; es el enfoque neoclásico de la administración. Este pretende redimir la
teoría clásica pero matizada por conceptos más pertinentes y propios de las
teorías comportamentales; esto quiere decir, que la preocupación de este nuevo
enfoque es el análisis centrado en las conductas de los trabajadores.
12
De acuerdo con Chiavenato (2014) los autores reconocidos que pertenecen a esta
corriente teórica han coincidido en una serie de características que determinan,
singularmente, este pensar neoclásico, estas son:
a. Énfasis en la práctica de la administración, desarrollando precipicios útiles y
aplicables en la práctica administrativa.
b. Reafirmación relativa de los postulado clásicos; con ello se pretende colocar
en el sitio pertinente el comportamiento humano como insumo fundamental
en toda organización, es así como queda en evidencia que el
comportamiento humano está influenciado por aspectos de todos los
órdenes, incluso el económico.
c. Énfasis en los principios generales que propone Fayol; algunos expertos de
la administración como Koontz (1990) y Haiman (1982) adviertenen que la
discusión primaria sobre la técnica de la administración estaba basada en
los principios generales como planificación, organización, dirección y
control.
Sin embargo, no existe un consenso a la hora de hablar de esta teoría pues el
enfoque neoclásico no es rígido como la teoría comportamental; pues estos
principios han de ser tomados de una manera flexible y ser aplicados en
situaciones de extrema necesidad. Por tanto, las aportaciones hechas toman
tanto de las teorías clásicas como de las teorías comportamentales.
Las contribuciones que señalan los autores de esta teoría tuvo grandes
repercusiones en tres aspectos, a decir; uno fue en los tipos de organización, la
departamentalización y la administración por objetivos. Por un lado algunos
autores como Newman, Haiman y Money enfatizan su investigación en encontrar
el tipo de organización adecuada para su actividad, de aquí se desprende
13
conceptos como “organización lineal, funcional, línea-staff y/o comités”; por otro
lado, tanto Hampton y Chandler se han ocupado de la especialización dentro de
las organizaciones, profundizando el tema de la departamentalización, así cada
uno de ellos entre más específico sea mayor será su eficacia y eficiencia dentro de
cada organización. La funcionalidad de cada departamento estará definido por su
asignación ya sea por productos o por clientes o por procesos.
Como se mencionó al inicio de este fragmento, son importantes las teorías de la
administración, que se acabaron de mencionar y explicar en su concepto más
general, así como la influencia que ellas tuvieron en el desarrollo de este trabajo
de campo. De la misma manera es preciso subrayar la utilidad y la función de
aquellas reglas y normas contables que se tuvieron en cuenta a la hora de echar a
andar este proyecto.
Por una parte hay una serie de decretos que señalan el marco conceptual de la
contabilidad tal como lo establece el Decreto 2649/93: “Conceptos básicos y de
reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los
asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.” Adicionalmente, se
encuentra el Decreto 2650/93 cuyo horizonte es el de señalar el funcionamiento
del PUC para comerciantes: “Decreto que modifica el Plan Único de Cuentas
busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por
los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable
y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.”
14
Para que una organización tenga claridad sobre su proceder contable no basta
sólo con hacer un ajuste en las cuentas sino ceñirse a su naturaleza jurídica,
tanto por la cual fue creada, por ello es estimado manifestar los señalamientos del
Decreto Reglamentario 427 de 1996: “Plantea que las personas jurídicas sin
ánimo de lucro (según artículos 40 a 45 y 143 a 148 del decreto 2150 de 1995) se
inscribirán en las respectivas Cámaras de Comercio en los mismos términos y
condiciones para el registro mercantil de los actos de las sociedades comerciales
y establece qué personas jurídicas sin ánimo de lucro se deben registrar ante
estas Cámaras. Emitido por la el Ministerio de Hacienda.” Éste último queda como
reglamentación en virtud de la reforma en la Administración pública plasmanada
en el Decreto 2150 de 1995 que propuso reformas en algunas regulaciones,
procedimientos y trámites en esta materia.
Así mismo hay que resaltar el aporte del Estatuto Tributario cuya influencia es de
gran importancia en el presente trabajo, se puede enfatizar en la lectura del
Decreto 4400 de 2004 que enfatiza: “Aclara qué organizaciones son
contribuyentes del Impuesto sobre la Renta y Complementarios sujetos al régimen
tributario especial”. De la misma manera que el Decreto 1529 de 1990: “Resume
los procedimientos a seguir para el reconocimiento y la cancelación de
personerías jurídicas de las asociaciones o corporaciones y fundaciones o
instituciones de utilidad común, que tengan su domicilio principal en el
departamento, y que por competencia legal les correspondan a los gobernadores”.
15
Otras disposiciones no menos importantes se encuentran en el Código de
Comercio, cuyos artículos ponen de manifiesto el papel relevante del Revisor
fiscal y su informe dentro de una organización. Artículo 208 del CCo; “Contenido de
los informes del Revisor Fiscal. Balances Generales.” y el Artículo 209 del
CCo:“Contenido del Informe del Revisor Fiscal presentado a la Asamblea o Junta
de Socios”.
Queda así suscrito todo el contexto en el que se enmarca este proyecto de campo
en el que se pone en evidencia la experiencia de un trabajo mancomunado cuyos
frutos han de percibirse a lo largo de este texto.
7 Marco de referencia
7.1 Marco geográfico
7.1.1 Macro localización.
La fundación “Forjadores de tejido Social” se encuentra ubicada en el Barrio
Verbenal en la ciudad de Bogotá, Colombia.
16
7.1.2 Micro localización “ubicación de la Fundación Forjadores de Tejido
Social”.
Se encuentra ubicada en la Localidad primera de Usaquén en la carrera 5 b # 190
a – 06, UPZ Verbenal: barrio El Codito.
7.1.3 Historia de la localidad de Usaquén.
Antes de la llegada de los españoles, el territorio estaba habitado por los
asentamientos muiscas de Usaquén y Tibabitá, poblados que tenían una
17
organización social fundamentada en las relaciones matrilineales. Usaquén
proviene del vocablo chibcha Usaquén (Cfr. ALCADIA MAYOR DE BOGOTA. Reseña
histórica {2013}. Recuperado de http://ww.bogota.gov.co/localidades/usaquen ), que
quiere decir: donde se hizo lodo o cenegal. El territorio que ocupa actualmente
la localidad era un humedal como aún lo atestigua el sistema de canales de la
localidad. Se dice, también, que su nombre proviene de Usacá, hija de
Tisquesusa, y a quien fray Domingo de las Casas casó con el capitán español
Juan María Cortés, quien recibió como dote esas tierras. Usaquén también es
conocida por sus habitantes como tierra del sol. En 1539, los españoles dieron
comienzo a la construcción de la población de Usaquén, conocida en ese
entonces como Santa Bárbara de Usaquén y luego fue asiento de haciendas
famosas de la sabana como Santa Ana, Santa Bárbara y El Cedro, hoy
convertidas en importantes urbanizaciones y centros comerciales.
Usaquén fue el mayor proveedor de arena y piedra de la ciudad. Con estos
materiales se sentaron las bases del Capitolio Nacional y del antiguo Palacio
de la Justicia (Cfr. Instituto Distrital de Cultura y Turismo. Bogotá: panorama
turístico de 12 localidades (2004) Recuperado de http://www.shd.gov.co ).
También fue el núcleo de una importante actividad artesanal en la talla de
madera así como en los tejidos; en el taller Huatay, de Raquel Vivas, se
tejieron los acabados que sirvieron para cubrir el interior de la nave espacial
Apolo 11.
18
El 17 de diciembre de 1954, con la creación del Distrito Especial de Bogotá, se
anexaron a Bogotá seis municipios circunvecinos, entre ellos Usaquén. La
localidad de Usaquén fue creada mediante el Acuerdo 26 de 19722, que creó
las Alcaldías Menores del Distrito Especial de Bogotá, correspondiéndole como
nomenclatura el número 1.
7.1.4 Características físicas
7.1.4.1 Ubicación y límites geográficos.
La localidad de Usaquén se ubica en el extremo nororiental de Bogotá y limita,
al occidente, con la Autopista Norte, que la separa de la localidad de Suba; al
sur, con la calle 100, que la separa de la localidad de Chapinero; al norte, con
los municipios de Chía y Sopo, y al oriente, con el municipio de La calera.
Usaquén tiene una extensión total de 6.531,32 hectáreas (ha), de las cuales
3.521,66 ha se clasifican en suelo urbano, 289,74 ha en suelo de expansión y
2.719,92 ha se clasifican como áreas protegidas en suelo rural, lo que equivale
al 41,6% del total de la superficie de la localidad (Cfr. SECRETARIA DISTRITAL DE
PLANEACION: Conociendo la localidad de Usaquén (2009) Recuperado de
http://ww.sdp.gov.co) Usaquén es la quinta localidad con mayor extensión del
Distrito.
2 Cfr. Concejo de Bogotá (1972) Acuerdo 26
19
La UPZ Verbenal se localiza en el norte de la localidad de Usaquén. Tiene una
extensión de 344,9 hectáreas, de las cuales 12,9 corresponden a suelo
protegido y 67,6 a áreas sin desarrollar. Esta UPZ limita, por el norte, con la
calle 193; por el oriente, con el perímetro urbano; por el sur, con la diagonal
187, canal de Torca, calle 183 (futura Avenida San Antonio), y por el occidente,
con la Autopista Norte o Avenida Paseo de los Libertadores.
7.1.4.2 Equipamientos y Servicios Públicos
7.1.4.2.1 Alcantarillado.
Tiene un sistema combinado, drenando las aguas lluvias superficialmente o
manejando los caudales con pozos profundos o pozos sépticos. El
alcantarillado de la zona corresponde a las cuencas de Torca y El Salitre y
para 2002 la EAAB reportó para la localidad una cobertura del servicio de
98,7%, porcentaje superior a la cobertura promedio del Distrito que es de
90,1% (Cfr. SECRETARIA DE HABITAT DE BOGOTA. (2011) Diagnostico localidad de
Usaquén sector Habitad, Bogotá: Colombia.)
7.1.4.2.2 Energía eléctrica.
La empresa Codensa S.A. ESP, encargada de la prestación del servicio de
energía eléctrica en la localidad, reporta una cobertura del 100%, aunque se
presentan algunas deficiencias en la prestación y cobertura del servicio en los
20
desarrollos subnormales, especialmente en el alumbrado público (Cfr.
Secretaria de Hábitat de Bogotá (2011) Diagnostico localidad de Usaquén sector
Habitad. Recuperado de http://www.habitatbogota.gov.co ).
7.1.4.2.3 Aseo:
La UESP (2011) sostiene que la cobertura del servicio es del 100% en el área
urbana del Distrito, de la que forma parte la localidad. Sin embargo, existen
algunos sectores en los que el servicio no se presta puerta a puerta, porque la
infraestructura vial tiene problemas como: viviendas unifamiliares y
multifamiliares con vías internas peatonales; vías angostas; vías sin
pavimentar; vías peatonales estrechas; postes ubicados sobre las vías; vías en
mal estado que dificultan el acceso de los vehículos recolectores en épocas de
lluvia; escaleras y calles cerradas y vías adoquinadas que no soportan el peso
de los compactadores y no permiten tampoco la entrada de los vehículos
prestadores del servicio.
7.1.4.2.4 Telecomunicaciones.
En Usaquén hay un total de 185.431 líneas telefónicas instaladas por la
Empresa de Teléfonos de Bogotá–ETB, lo que equivale al 9,1% del total de
líneas instaladas en el Distrito. Usaquén muestra un indicador de 42,2 líneas
por cada 100 habitantes (Cfr. Superintendencia de servicios públicos
domiciliarios (2011) Eficiencia en la presentación de servicio de aseo
21
domiciliario recuperado de: http://www.superservicios.gov.co ) Que la ubica en
el séptimo lugar dentro de las localidades con mayor indicador del Distrito.
7.1.4.2.5 Estado de la malla vial.
La localidad presenta vías de alto, mediano y bajo tráfico. Las de mayor tráfico
son también vías principales de la ciudad, usadas tanto por transporte de tipo
privado como público. Las vías importantes de la localidad que comunican a la
ciudad en los sentidos norte-sur, son; carrera 7.ª, Avenida Caracas, Avenida 19
y Avenida 9ª. Las vías que comunican la localidad de oriente a occidente y a su
vez con la localidad de Suba, son: calle 116, calle 127, calle 134, calle 153 y
calle 170 (Cfr. Alcaldía Mayor de Bogotá (2011) Formulación del plan maestro
de movilidad para Bogotá D.C. Recuperado de:
htpp://www.movilidadbogota.gov.co)
7.1.4.2.6 Transporte.
Actualmente, la localidad cuenta con el sistema TransMilenio sobre la Avenida
Caracas y la Autopista Norte, que constituyen el límite occidental de la
localidad. Las estaciones que prestan servicio dentro de sus límites son Pepe
Sierra, calle 127, Prado, Alcalá, calle 142, calle 146, Mazurén, Cardioinfantil,
Toberín y el Portal del Norte, del cual salen las rutas alimentadoras El Codito y
22
San Cristóbal, que benefician a la localidad. Esta troncal se desempeña como
uno de los principales ejes de comunicación entre el norte y el sur de la ciudad.
7.1.4.2.7 Educación.
De acuerdo con la información del directorio de establecimientos de la
Secretaría de Educación Distrital–SED, Usaquén cuenta con 11 colegios
oficiales (con 25 Sedes), 7 en convenio, 1 en concesión y 236 colegios no
oficiales, concentrando el 7,3% de las instituciones educativas del Distrito
(Secretaria de Educación (2011) Bogotá: Caracterización del sector educativo.
Recuperación: http://www.sedbogota.edu.co ) La UPZ Verbenal concentra el
mayor número de establecimientos educativos oficiales, con cuatro.
7.1.4.2.8 Bienestar.
Hay cinco jardines infantiles oficiales y siete casas vecinales. Los jardines
infantiles oficiales distritales y las casas vecinales atienden un total de 1.855
menores, con edades entre los 0 y 5 años, clasificados entre los estratos 1 y 2.
La UPZ Verbenal concentra el mayor número de este tipo de equipamientos,
con tres jardines infantiles y cuatro casas vecinales.
23
7.1.4.2.9 Atención a la comunidad.
Usaquén cuenta con un Centro Operativo Local, un Centro Satélite y un Centro
de Desarrollo Comunitario, todos ubicados en la UPZ La Uribe.
7.1.4.2.10 Salud.
La localidad de Usaquén cuenta con nueve instituciones públicas prestadoras
de servicios de salud (IPS) de primer nivel de atención, adscritas a la
Secretaría de Salud, de las cuales seis son Unidades Primarias de Atención
en salud (Upas), una Unidad Básica de Atención en salud (UBA), y un Centro
de Atención Médica Inmediata (Cami). Los centros asistenciales adscritos a la
Red Pública Distrital de Salud más importantes de la localidad son el hospital
de Usaquén de primer nivel y el Hospital Simón Bolívar de tercer nivel. En esta
localidad también se localizan 2.019 instituciones privadas prestadoras de
servicios de salud que corresponden a laboratorios, consultorios médicos y
odontológicos y centros de salud. Esta cifra es significativamente alta dentro
del Distrito siendo la cuarta más alta de la ciudad. Dentro de las instituciones
privadas de mayor importancia se encuentran la Fundación Cardioinfantil, la
clínica Santa Fe, la clínica Reina Sofía y la clínica El Bosque, entre otras. En
la UPZ de Verbenal se dispone de 2 UPAS, 1 CAMI Y 16 IPS privadas.
7.1.5 Condiciones Socioeconómicas.
24
7.1.5.1 Estadísticas Demográficas.
De acuerdo con las proyecciones de población realizadas a partir del Censo
General de 2005, la población de Bogotá para 2011 es de 7.467.804 personas
y la de Usaquén es de 474.773, lo que representa el 6,4% de los habitantes del
Distrito Capital. Se estima que la distribución por género es de 219.717
hombres y 255.056 mujeres. Se proyecta un aumento de la población del 4,1%
de 2011 a 2015, tasa de crecimiento inferior a la de la ciudad (5,5%), lo que
resulta en 494.066 habitantes en 2015 en la localidad.
Para 2015 se proyecta una disminución de la población infantil y joven, que
pasará a representar el 17,9% (de 0 a 15 años) y 31,8% (de 15 a 34) los cuales
constituyen el grupo de edad objetivo de la fundación, mientras que la
población de adultos y adultos mayores tiende a aumentar, especialmente, las
personas de la tercera edad, al pasar al 15,1% y al 35,3% las personas en
edad productiva (adultos entre 35 y 59 años).
La localidad de Usaquén es menos densa que el promedio de la ciudad, pues
tiene para 2011 en promedio 136,89 habitantes por hectárea de suelo urbano,
valor inferior al del Distrito Capital, que es de 180,19 habitantes por hectárea.
Sin embargo, existen diferencias muy marcadas al interior de la localidad: la
UPZ Verbenal lugar donde está ubicada la fundación reporta densidades
25
superiores a las del Distrito (287,96 hab/Ha) lo cual implica una menor
disponibilidad de equipamientos públicos por habitante
7.1.5.2 Calidad de Vida.
Usaquén es la localidad con el tercer mayor índice de condiciones de vida
(94.37) y es mayor que el promedio de Bogotá (90.09). En la localidad todos
los componentes del índice de calidad de vida son mayores que para Bogotá.
Dentro de las 20 localidades de Bogotá, Usaquén ocupa el puesto número 10
de hogares pobres por Necesidades Básicas Insatisfechas (NBI) (2.889
hogares, 2,9% del total de los hogares). En esta localidad hay 111 hogares en
la miseria por Necesidades Básicas Insatisfechas, y dentro de las 20
localidades de Bogotá ocupa el lugar 12. La tasa de asistencia escolar de
Usaquén es de (93,9%), que es inferior al promedio de Bogotá (94,9%). Es
prioritario aumentar la cobertura escolar.
7.1.5.3 Estructura Empresarial.
En Usaquén la mayoría de las empresas se localizan hacia el sur de la
localidad, cerca de sus avenidas principales. Se destacaron por su
concentración empresarial los barrios tradicionales de Santa Bárbara, Cedritos
y las Orquídeas. El 53% de las empresas de Usaquén se encuentran
localizadas en las UPZ Santa Bárbara y los Cedros. Además es la tercera
localidad con el mayor número de empresas (25.046), teniendo así el 9,8% de
las empresas de la ciudad.
26
En la estructura empresarial predominan las microempresas, siendo similar a la
de Bogotá, se encuentran 26.046 empresas, de las cuales 7.034 se dedican al
comercio y reparación de vehículos automotores y 6101 a actividades
inmobiliarias, empresariales y de alquiler. El 50% de las empresas con
actividades de servicios se concentran en 5 localidades, Chapinero, Suba,
Usaquén, Engativá y Kennedy.
La localidad de Usaquén: Concentra el 10% de las empresas de servicios en la
ciudad, teniendo como principales actividades identificadas: comercio al por
menor, comercio al por mayor, otras actividades inmobiliarias y empresariales,
y hoteles y restaurantes. De hecho, según algunas estadísticas el 47% de las
empresas industriales de Bogotá se concentra en cinco localidades: Kennedy,
Engativá, Puente Aranda, Suba y Barrios Unidos.
Mientras que el 6% de las empresas industriales, teniendo como actividades
principales: fabricación de productos alimenticios y bebidas, fabricación de
prendas de vestir, actividades de edición e impresión, fabricación de productos
elaborados de metal y fabricación de muebles. (El 62% de las empresas
dedicadas a la construcción en Bogotá se concentra en cinco localidades:
Suba, Usaquén, Chapinero, Engativá y Kennedy.), el 15% de las empresas del
sector de la construcción en la ciudad, teniendo como principales actividades la
construcción de obras de ingeniería civil, construcción de edificaciones
completas y acondicionamiento de edificaciones y obras civiles.
27
7.1.5.4 Comercio Exterior.
Del total de empresas ubicadas en Usaquén, el 12% (2.913) realizan
operaciones de comercio exterior. El 0.2 son exportadoras, el 10% importan y
el 0,6 realizan las dos actividades.
7.1.6 Condiciones Político-institucionales.
7.1.6.1 Organización y estructura.
La localidad de Usaquén, al igual que las otras localidades del Distrito Capital,
está sometida a la autoridad del alcalde mayor, según consta en la
Constitución Nacional artículos 199 y 323 y en la Ley 1.ª de 1992. El alcalde
local es designado por el alcalde mayor, que lo elige entre tres candidatos
escogidos por la JAL.
La Alcaldía Local se compone de dos grupos, que son: Grupo de Gestión
Jurídica y Grupo de Gestión Administrativa y Financiera. El recurso humano de
la administración de la localidad, entre ellos los funcionarios de las oficinas de
asuntos jurídicos, obras, planeación, presupuesto y almacén, es aportado por
la Secretaría de Gobierno del Distrito como apoyo a los temas administrativos
de la localidad.
7.1.6.1.1 Junta Administradora Local–JAL.
La Junta Administradora Local–JAL, es una corporación pública conformada
por los ediles elegidos popularmente por un periodo de cuatro años, que deben
28
promover el desarrollo de sus territorios y el mejoramiento socioeconómico y
cultural de sus habitantes, así como su participación efectiva en la gestión de
asuntos locales en conjunción con la Contraloría de Bogotá.
Algunas de sus funciones son: aprobar el Plan del Desarrollo Local; vigilar y
controlar la prestación de los servicios distritales; presentar proyectos de
inversión ante las autoridades nacionales y distritales; aprobar el presupuesto
anual del Fondo de Desarrollo Local–FDL; promover la participación y veeduría
ciudadana y comunitaria en el manejo y control de los asuntos públicos;
presentar al Concejo Distrital los proyectos relacionados con la localidad que
no sean de la iniciativa del alcalde mayor; participar en la elaboración del plan
general de Desarrollo Económico Social y de Obras Públicas y ejercer la
veeduría sobre todos los bienes que la administración distrital destine a la
localidad.
Los actos de la JAL se denominan acuerdos locales y su publicación se hace
en el órgano de divulgación oficial del Distrito. En la actualidad la JAL de
Usaquén está integrada por 11 ediles, que sesionan en plenaria cuatro meses
al año y durante todo el año en cinco comisiones.
7.1.6.1.2 Sistema Local de Planeación.
El Sistema Local de Planeación está conformado por el alcalde local, la Junta
Administradora Local, el Consejo de Planeación Local Ampliado, las mesas de
29
trabajo o Junta de Delegados y las Comisiones de Trabajo. Su objetivo
fundamental es garantizar la participación de la ciudadanía en el proceso de
planeación de las localidades, buscando una mayor eficiencia en la ejecución
del gasto público, contribuyendo a su control social y fortaleciendo a los
gobiernos locales dentro de un ambiente democrático.
El Consejo está integrado por un representante de las organizaciones que
funcionan en la localidad, como son, entre otras: la Asociación de Juntas de
Acción Comunal, las Asociaciones de Padres de Familia, las organizaciones
juveniles, los rectores de establecimientos educativos, las organizaciones de
comerciantes, las organizaciones de industriales, los gerentes de
establecimientos de salud pública local, las organizaciones no
gubernamentales y las organizaciones ambientales. Sus principales funciones
son: hacer un diagnóstico de las necesidades de la localidad y darles prioridad;
proponer alternativas de solución a las necesidades de la localidad; organizar,
promover y coordinar una amplia discusión sobre el proyecto del Plan de
Desarrollo Local por medio de foros informativos, seminarios, talleres,
audiencias públicas, encuentros ciudadanos y otros mecanismos, que
garanticen eficazmente la participación ciudadana.
En la localidad de Usaquén y en aplicación del Acuerdo 13 de 2000, se
conformó el CPL integrado por 10 miembros que representan a los rectores de
establecimientos educativos, las organizaciones comerciales, el sector rural,
las organizaciones ambientales, las organizaciones de industriales, a las
30
Organizaciones No Gubernamentales (ONG), a las organizaciones juveniles,
un representante de la JAL, un representante de los gerentes de
establecimientos de salud pública y un representante de la asociación de
padres de familia.
7.1.6.2 Mecanismos de Participación Ciudadana.
La participación ciudadana es la “acción colectiva de las personas para influir e
incidir en el proceso público de una sociedad: planteamiento de problemas,
gestación de fórmulas de solución, ejecución de actividades y control del
proceso, buscando que los intereses colectivos queden allí defendidos y
valorados. Es un concepto que relaciona la democracia directa con el derecho
del pueblo a ser representado por alguien que lleve su voz y voto frente a las
instituciones públicas, adquiriendo así más poder de decisión sobre las
políticas del Estado y ayudando de esa manera a que el gobierno sea más
acertado en su labor. Los mecanismos de participación ciudadana les dan a las
personas la posibilidad de ejercer el derecho individual o colectivo de control
social sobre la inversión y la gestión pública, al interactuar con la
administración a través de programas y proyectos propuestos, para que con
una óptima utilización de los recursos disponibles éstos cumplan con los
objetivos sociales esperados.
31
7.1.6.2.1 Encuentros Ciudadanos.
Las Audiencias Públicas que, definidas en el Estatuto Orgánico de Bogotá
como el espacio para la participación ciudadana en planeación local, fueron
promulgadas y llevadas a cabo por la administración Mockus-Bromberg;
más adelante, con la administración Peñalosa, se conocieron como los
Encuentros Ciudadanos que, siendo útiles durante el proceso de
planeación, crearon un espacio para la presentación de informes de gestión
de las diferentes entidades distritales.
Los Encuentros Ciudadanos son un instrumento de participación ciudadana
que funciona en Bogotá y está basado en las posibilidades que ofrece la
Constitución de 1991, donde el impulso a la democracia participativa y a la
descentralización de las funciones públicas es fundamental, buscan generar
una alta participación comunitaria en las localidades, pues no se requiere
tener ninguna representación o condición especial para organizar o
participar en ellos; a estos encuentros pueden concurrir, previa inscripción.
Gracias a la expedición del Acuerdo 13 de 2000, por medio del cual se
reglamenta la participación ciudadana en la elaboración, aprobación,
ejecución y seguimiento de los Planes de Desarrollo Local, los encuentros
ciudadanos se dimensionan como “la oportunidad para que la comunidad,
en diálogo con las autoridades y la instancia de planeación local, defina los
planes y programas de interés público en su respectivo sector para ser
32
tenidos en cuenta en la elaboración del Plan de Desarrollo Local y, por
primera vez en este tipo de experiencias de planeación participativa, se
enuncia que los resultados concertados de los Encuentros no pueden ser
cambiados por el alcalde y la Junta Administradora Local.
Organización social y comunitaria: Dentro de las formas de organización
más destacadas en el medio local se encuentran las Juntas de Acción
Comunal–JAC y los Consejos Comunales, que tienen como objetivo
fundamental fomentar la participación ciudadana para la realización de
obras que sean del interés general y mejoren las condiciones de vida de la
comunidad.
Las JAC son organizaciones sociales creadas en 1958 y promovidas en la
actualidad por el Departamento Administrativo de Acción Comunal del
Distrito– DAACD. Son organizaciones sin ánimo de lucro, compuestas por
vecinos de un barrio que se unen para ayudar en el desarrollo de su
comunidad y para ser los principales veedores de la gestión pública.
Facilitan la labor de convocar a la comunidad cuando se desarrollan tareas
que involucran a los residentes de un barrio, un sector o una UPZ. Entre
otras tareas, las JAC contribuyen a la construcción de parques, acueductos
y alcantarillados locales, a la pavimentación de vías e incluso llegan a
ejecutar las obras. Se identifican como “la primera modalidad básica de
organización popular de relevancia.
33
Según el DAACD, Usaquén cuenta con un total de 80 JAC y 5 Consejos
Comunales, que corresponden al 5,0% del total de las JAC del Distrito y al
3,4% de los Consejos Comunales. La localidad cuenta también con un total
de 8 salones comunales (termina- dos e inconclusos). Organizaciones
sociales y comunitarias: En 2003 el Departamento Administrativo de acción
Comunal Distrital (DAACD) realizó un estudio tendiente a conocer el
comportamiento de las organizaciones voluntarias, este trabajo abordó las
organizaciones de la sociedad civil desde dos puntos de vista: la densidad y
la articulación. La densidad mide el grado de pertenencia a una
organización voluntaria secular, no religiosa; mientras que la articulación
mide el grado de interacción entre las organizaciones que se ocupan del
bien público.
Densidad: la localidad con mayor nivel de pertenencia es la de Chapinero
(75,3%) seguida por Usaquén (59,7), mientras que las de menor nivel son
San Cristóbal (24,5%) y Rafael Uribe (22,9%). El promedio de todas las
localidades, se encuentra en 42,2% (DAPD (2004) Recorriendo Usaquén.
Recuperado de: http://www.impuestos.shd.gov.co ).
Articulación: la localidad de Usaquén presenta niveles de articulación
horizontal que se encuentran sobre el promedio de la ciudad, mientras que
para la articulación vertical la localidad se encuentra debajo del promedio
de las localidades del Distrito y sólo supera a las localidades de Chapinero,
Kennedy, Los Mártires y La Candelaria.
34
7.1.6.2.2 Distritos y Círculos de Paz.
Los Círculos de Paz son territorios conformados por la agrupación de diez
barrios y/o veredas, en tanto que los Distritos de Paz son territorios
conformados por diez Círculos de Paz. Estos últimos incluyen a todos los
habitantes del Distrito, vengan éstos de barrios legales o no, y de las
veredas, otorgándoles el derecho a participar en las elecciones de jueces
de paz, como candidatos o como electores, ejerciendo así el control
democrático sobre el proceso. Cada Círculo de Paz tendrá un juez de paz,
encargado de resolver en equidad los conflictos individuales y/o
comunitarios, cuya figura tiene un carácter democrático, pues le da a las
comunidades la facultad de administrar justicia aplicando a sus
controversias y conflictos cotidianos las reglas de la equidad, en un
escenario ampliamente democrático. Cada Distrito de Paz tiene uno o dos
jueces de reconsideración, que son la segunda instancia a la que se debe
acudir cuando no se llega a un acuerdo en la primera instancia.
La localidad de Usaquén, individualmente, conforma un Distrito de Paz con
sus respectivos diez Círculos de Paz.
35
7.1.6.3 Simbólico Culturales.
7.1.6.3.1 Cultura.
Los equipamientos colectivos de cultura corresponden a los espacios,
edificaciones y dotaciones destinados a las actividades culturales, custodia,
transmisión y conservación del conocimiento, fomento y difusión de la cultura y
fortalecimiento y desarrollo de las relaciones y las creencias y los fundamentos
de la vida en sociedad. Agrupa, entre otros, los teatros, auditorios, centros
cívicos, bibliotecas, archivos, centros culturales y museos.
Los equipamientos de cultura se clasifican en tres subsectores: espacios de
expresión, de memoria y avance cultural y de encuentro para la cohesión
social. Los espacios de expresión se refieren a las dotaciones para la
presentación de espectáculos artísticos y de las expresiones culturales. Los
equipamientos dedicados a la memoria colectiva y el avance cultural son
aquellos donde se depositan en forma permanente los objetos representativos
de la memoria colectiva y el avance cultural, científico, tecnológico y artístico.
El encuentro y la cohesión social se pueden llevar a cabo en los equipamientos
destinados a apoyar la organización social y la expresión colectiva a escala
barrial, de la comunidad en general o de grupos específicos.
La localidad de Usaquén posee una biblioteca ubicada en la UPZ La Uribe, un
museo ubicado en la UPZ Los Cedros, y una sala de conciertos y una casa de
la cultura ubicadas en la UPZ Santa Bárbara. También cuenta con dos teatros,
36
dos salas de cine y dos salas de exposición, además, posee 26 salones
comunales; la UPZ de Verbenal cuenta con 8.
Recreación y deportes, zonas verdes y parques: Son las áreas,
edificaciones y dotaciones destinadas a la práctica del ejercicio físico, al
deporte de alto rendimiento, a la exhibición y a la competencia de actividades
deportivas en los medios aficionados y profesionales, así como a la exhibición
de espectáculos con propósito recreativo.
La localidad de Usaquén cuenta con cinco instalaciones deportivas que
corresponden todas a clubes privados. En lo referente a las zonas verdes y
parques, según la base de datos del Instituto Distrital de Recreación y Deporte,
la localidad de Usaquén cuenta con 276 zonas verdes y parques que suman
4.817.133,76 m2, lo que equivale a 10,95 m² por habitante, este indicador es el
segundo más alto con respecto al promedio de las demás localidades y duplica
el actual promedio de la ciudad (4,82 m2/hab.).
Los parques y zonas verdes de la ciudad se clasifican en siete tipos: de
bolsillo, vecinales, zonales, urbanos, metropolitanos, ecológicos y regionales.
Los parques vecinales representan el 38,7% del total del área de la ciudad y
aportan 1,9 m2 de parques y zonas verdes por habitante; los parques
metropolitanos representan el 17,0% del total de zonas y áreas verdes de la
ciudad y aportan 0,8 m2/hab.
37
Bienes de interés cultural: En la localidad de Usaquén se localizan 54 bienes
de interés cultural, 35 de los cuales se localizan en la UPZ Usaquén, en razón
a que allí se localiza el núcleo fundacional de Usaquén que es un sector con
valores históricos, urbanísticos y arquitectónicos.
8 Matriz
Tabla 1
Matriz DOFA
FORTALEZAS:
1. La fundación está ubicada
estratégicamente para atender a la
población objetivo.
2. La larga trayectoria de la Forjadores
de tejido social en la zona ha permitido
que antiguos beneficiarios del programa
participen como formadores en los
programas impartidos.
3. El personal de la organización tiene
buena actitud y está altamente
comprometido con el cumplimiento de
los objetivos.
OPORTUNIDADES:
1. El sector de mayor importancia
económica en la localidad son los
Servicios financieros, inmobiliarios y
empresariales, seguido por el sector
Minero y el sector Comercio, según
cifras de la Encuesta de Calidad de
Vida, en 2003 la tasa de ocupación en
Usaquén fue de 57,6%, cifra superior al
promedio distrital (55,1%), mientras que
la tasa de desempleo ascendió a 7,4%,
con lo cual Usaquén se ubica como la
localidad con la segunda menor tasa de
38
4. El servicio que presta la fundación en
este sector.
desempleo. La zona ofrece la
oportunidad de encontrar cerca fuentes
de recursos para el desarrollo de las
actividades de la fundación.
2. En cuanto a condiciones de pobreza
de los habitantes locales Usaquén se
encuentra en el puesto 8 en cuanto a
concentración de población en pobreza
entre las localidades del Distrito, con un
12,7% de su población en estratos 1 y
2. Según la encuesta del Sisben, del
total de personas encuestadas en la
localidad entre enero de 1998 y enero
de 2003, existían un total de 5.182
habitantes clasificados en el nivel I del
Sisben, que corresponden a un 1,2%
del total de habitantes, lo que ubica a
Usaquén como la novena localidad del
Distrito con mayor registro de personas
en este nivel del Sisben, al considerar el
Indicador de Necesidades Básica
Insatisfechas (NBI) se observa que la
localidad presenta un 3,9% de sus
39
habitantes, es decir 17.324 habitantes,
en situación de pobreza y presenta 111
familias en situación de miseria, esto
demuestra que existe población
vulnerable que demanda la intervención
de la Administración Distrital para
mejorar sus condiciones de vida y
acercarla a los niveles predominantes
en la localidad. Aun cuando el
porcentaje de la población en situación
de pobreza es pequeño, sigue
existiendo habitantes con necesidades
insatisfechas a quienes la fundación
puede atender.
3. Existen marcadas diferencias en
cuanto a dotación de equipamientos en
las UPZ (unidades de planeamiento
zonal) de la localidad, pues mientras
UPZ como Santa Bárbara y Usaquén
poseen más de 700 equipamientos y el
número de equipamientos por cada
1.000 habitantes supera los 15, UPZ
como La Uribe tienen menos de un
40
equipamiento por cada 1.000
habitantes, cifra significativamente
inferior al promedio distrital (2,4
equipamientos por cada 1.000
habitantes). Dadas estas grandes
diferencias, aún existen zonas
marginales donde hay jóvenes en la
localidad que necesitan del servicio
prestado por la fundación.
4. La desnutrición crónica de la
población infantil local se mantuvo en
niveles superiores al promedio distrital.
Usaquén fue la décima localidad con
mayor incidencia de este tipo de
desnutrición en el Distrito muy cerca del
promedio de la ciudad. Un importante
aporte del proyecto de la fundación es
mejorar la alimentación de los niños y
jóvenes que participan, aportando a la
mejora de este indicador.
5. Los delitos de alto impacto que se
presentan en la localidad, según las
cifras de casos registrados continúan
41
siendo altos, pese a que en general la
localidad ha mostrado una tendencia
decreciente.
6. Según proyecciones del DANE
basadas en el Censo de 2005, esta
localidad tenía 469.635 habitantes en el
2011, de los cuales el 36,13% tiene
menos de 25 años, esto implica que la
localidad tiene una población
mayoritariamente joven y por tanto
representa una oportunidad para
proyectos enfocados en la formación y
preparación para la vida de menores de
edad.
DEBILIDADES:
1. El entorno familiar de los niños
atendidos está constituido por adultos
de escasa cultura y niveles mínimos de
educación, dificultando cumplir los
objetivos de nutrición y formación de la
fundación.
2. El personal encargado de la
administración desarrolla su actividad
AMENAZAS:
1. En cuanto a la cobertura educativa es
de resaltar que esta localidad presenta
una cobertura del 236,2% de la
población objetivo (menores en edad
escolar pertenecientes a los estratos 1 y
2 y una cobertura de 73,8% sumando
los menores en edad escolar
pertenecientes al estrato 3.
42
de forma empírica porque no tienen
formación en la materia.
3. La contabilidad es realizada por
persona con formación insuficiente
causando errores en el diligenciamiento
de la información tributaria que implican
sobrecostos para la fundación.
4. La contabilidad realizada por la
fundación tiene por objetivo cumplir los
requisitos legales y tributarios, dejando
de lado la importancia de la contabilidad
como herramienta de gestión y para la
toma de decisiones., tampoco se cuenta
con software contable.
5. La fundación no realiza el control de
inventarios de los recursos usados para
preparar los alimentos a los niños, por
lo cual no se conocen los consumos, ni
los costos de brindar este servicio a los
niños, dificultando la planeación de
compras.
6. La fundación no realiza el inventario
de sus activos, con lo cual se dificulta
2. La localidad de Usaquén cuenta con
una extensión total de 6.531,3 ha, con
un área rural de 2.719,9 ha, todas
protegidas, además cuenta con 290 ha
de suelo de expansión lo cual
representa una importante amenaza
porque no hay espacio para construir
nuevas viviendas, la alta demanda de
vivienda conduce a una valorización
acelerada de los inmuebles y los
cánones de arrendamiento, provocando
la migración de las familias de bajos
recursos a otras zonas.
3. Una característica muy importante de
la localidad es su considerable número
de equipamientos (2.485), lo que la
ubica en el segundo lugar en este
aspecto frente a las demás localidades,
y en el cuarto lugar en cuanto al
indicador de equipamiento por cada
1.000 habitantes, que para Usaquén es
de 5,66 habitantes por equipamiento.
Esto significa que hay una alta
43
buscar financiamiento, y se da un uso
ineficiente a los recursos.
7. Forjadores de tejido social perdió el
patrocinio de la entidad internacional
que les prestaba apoyo económico.
8. La organización sufre problemas de
liquidez porque no cuentan con
informes contables de flujo de caja y
usos y fuentes, generando costos de
financiación innecesarios.
9. La infraestructura física es pequeña
para el tamaño de la población objetivo
de menores de edad que se atienden.
10. Las obligaciones financieras y
tributarias de la fundación no se pagan
a tiempo, afectando la relación con
proveedores y bancos.
11. Las personas que prestan los
servicios de formación solo tienen una
formación básica no específica en
docencia.
disponibilidad de espacios educativos,
culturales y deportivos en la zona, que
se pueden considerar competencia al
servicio prestado por la fundación.
4. Usaquén es una localidad
heterogénea donde se encuentra
población perteneciente a todos los
estratos, 24,9% pertenece al estrato 4 y
31,9% pertenece a los estratos 5 y 6, lo
que revela, en términos generales que
la localidad tiene aceptables
condiciones de vida para una buena
parte de su población. A futuro es
posible que la fundación necesite
trasladarse a zonas con poblaciones
más vulnerables.
5. Usaquén está integrada por 9 UPZ:
Paseo de los Libertadores clasificada
como de Desarrollo (son sectores poco
desarrollados, con grandes predios
desocupados); Verbenal y San Cristóbal
Norte como Residencial con
urbanización incompleta (son sectores
44
periféricos no consolidados, en estratos
1 y 2, de uso residencial predominante
con deficiencias en su infraestructura,
accesibilidad, equipamientos y espacio
público); La Uribe y Country Club como
predominantemente dotacional (son
grandes áreas destinadas a la
producción de equipamientos urbanos y
metropolitanos que, por su magnitud
dentro de la estructura urbana, se
deben manejar bajo condiciones
especiales), Usaquén y Santa Bárbara
como con centralidad urbana (son
sectores consolidados que cuentan con
centros urbanos y donde el uso
residencial dominante ha sido
desplazado por usos que fomentan la
actividad económica); Toberín como
comercial (son sectores del Centro
metropolitano donde el uso está
destinado a las actividades económicas
terciarias), y Los Cedros como
Residencial cualificado (son sectores
45
consolidados de estratos medios y altos
con uso básicamente residencial, que
cuentan con infraestructura de espacio
público, equipamientos colectivos y
condiciones de hábitat y ambiente
adecuadas). La mayoría de localidad
está constituida por zonas urbanas
desarrolladas, de alto crecimiento y bien
equipadas donde las necesidades
básicas son satisfechas y se generan
puestos de trabajo bien pagados, esto
puede causar que las entidades que
apoyan a las fundaciones decidan
enviar sus fondos a zonas de mayor
vulnerabilidad.
Análisis DOFA Fue necesario analizar la Fundación Forjadores de tejido social con el
instrumento diagnóstico DOFA, determinando así la situación actual interna y
externa de la organización, sus falencias y fortalezas, para que en un futuro sea
46
esta una ayuda para lograr tomar las mejores decisiones en cualquier clase de
situación interna y externa.
La Localidad de Usaquén posee un cierto tipo de población vulnerable, desde el
punto de vista, socio-económico; pues un alto porcentaje de sus residentes
poseen son invisibilizados por aquellos que sí tiene los recursos financieros
adecuados. A pesar de ser una Localidad heterogénea requiere de asistencia
social de gran envergadura y de alta calidad.
Por otra parte, en cuanto a la Fundación es necesario una intervención importante
y significativa, dado que hay varios elementos que impiden el adecuado, eficaz y
eficiente proceso administrativo y contable de la organización; se encuentran
dentro de ella personas no idóneas para la contabilidad, enfrenta problemas de
liquidez, requiere una (s) entidad (s) que le facilite (n) patrocinio importante para el
desarrollo de su objeto social, adicionalmente hay que revisar los planes de
expansión de infraestructura, control de calidad y de recursos.
Todo ello es indispensable ponerlo en observación y proponer estratégicamente
soluciones que alternen con otros servicios agregados a los que ofrece la
Fundación. Existe la necesidad, por tanto, de elaborar un mapa de funciones,
capacitación de las personas que laboran allí, organizar los estados contables de
acuerdo con las normatividades vigentes y demás contribuciones que, en principio
solidifiquen el trabajo que se realiza dentro de la Fundación, y en segundo lugar,
47
amplíen los horizontes de la institución con el único fin de llegar a más población
vulnerable.
9 PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
Mediante una entrevista con el Fundador y la Directora de la Fundación se
identificó la necesidad de reducir los costos laborales de las actividades
necesarias para mantener al día la fundación en sus responsabilidades legales y
tributarias. Nuestra propuesta para las directivas de la fundación consiste en
definir los procesos administrativos, reestructurar el proceso contable y diseñar e
implementar el cargo de auxiliar contable. (Ver anexo No. 1)
Para lograr el objetivo de este proyecto fue necesario implementar varias
reuniones con las directivas de la Fundación, conocer sus instalaciones, sus
recursos humanos, sus clientes finales, sus estados financieros, sus procesos
administrativos.
Esto implica un trabajo no sólo de conocimiento de la Fundación y su desarrollo
interno, también su contexto y su marco referencial, por ello fue necesario el
conocer la Localidad de Usaquén e investigarla. A partir de esto y con la
recolección de muchos más datos nacería un plan de trabajo (tabla 2) con el que
se construirían las bases para el inicio de esta investigación.
A continuación se puede verificar las diferentes actividades desarrolladas dentro
de un marco cronológico con cada uno de los aspectos que se han mencionado.
48
Tabla 2
Cronograma de trabajo
CRONOGRAMA DE TRABAJO-PROYECCIÓN SOCIAL
ACTIVIDAD S1 S2 S1 S3 S2 S4 S3 S4 S1 S3 S2 S4 S1 S2 S3 S4
REUNIONES PLANEACIÓN DEL PROYECTO X
CONOCIMIENTO X
VISITAS FUNDACIÓN, PRESENTACIÓN Y RECONOCIMIENTO
X
CONOCIEMIENTO DE LA FUNDACIÓN AREAS FISICAS PERDONAL
X
REUNIÓN CON PASTOR X REUNIÓN CON ADMINISTRADORA X REUNIÓN CON CONTADOR X X RECONOCIMIENTO DE LA LOCALIDAD X X DEFINICIÓN NECESIDADES DE LA FUNDACIÓN X DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS X INICIO DEL PROYECTO PARA ENTREGA DEL PRIMER INFORME
X
SOLICITUD DE DOCUMENTOS DE LA FUNDACIÓN INVESTIGACIÓN LOCALIDAD USAQUEN X X X OBSERVACÓN DE LOS PERIFERIOS INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL X SEGUNDA ENTREGA DE INFORME X CONOCIEMIENTO DEL MANEJO CONTABLE ACTUAL X ANALISIS DE SOPORTES CONTABLES DEFINICIÓN DE LAS NUEVA POLITICAS CONTABLES X X X EXPLICACIÓN CONTABLE A ENCARGADOS DE LA FUNDACIÓN
X
EXPLICACIÓN TRIBUTARIA A ENCARGADOS DE LA FUNDACIÓN
X X
EXPLICACIÓN PAG INTERNET DE ENTES DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN
X X
INVENTARIOS FISICOS DE ACTIVOS X CREACIÓN FORMATOS EN EXCEL PARA MANEJO DE INVENTARIO
X X
CREACIÓN SOFTWARE CONTABLE X X X TERCERA ENTREGA DE INFORME RETROALIMENTACIÓN DE LAS NUEVAS POLITICAS CONTABLES
X X X X
REVISIÓN DE OBJETIVOS MANTENIMIENTO DEL PROYECTO X X EXPOSICIÓN DEL PROYECTO X
Mar-15 Abr-15 May15 Jun-15 Sep-15 Oct-15 Nov-15 Dic-15
49
9. Metodología Este trabajo tiene como finalidad proporcionar a la Fundación forjadores de tejido
social una herramienta practica para el manejo contable y administrativo de la
misma, con esto fijaremos procesos claros que ayudaran a la organización. Y así
poder concluir si este cambio dará la información clave para que la organización
pueda tomar correctivos y los cambios que se requieran para cumplir sus
objetivos.
El proceso metodológico empleado en la Fundación fue investigativo en campo,
partiendo de conocimientos simples de personas que tiene contacto directo con la
entidad como también de aquellas que tiene contacto indirecto con esta misma.
Adicionalmente, se profundiza esta investigación con información proporcionada
por diferentes entidades de la Alcaldía de la Localidad cuyo fin es el de obtener los
más variados y precisos datos que permitan realizar, en principio un diagnóstico
certero; en segundo lugar, una organización del plan de trabajo y en tercer lugar
una buena implementación de alternativas que contribuyan a la solución de las
dificultades y la disminución de las amenazas de la organización.
9.1 Aspectos metodológicos Se dará profundidad a la investigación y la aplicación de la misma con el
desarrollo del manual de funciones con el cual se espera que cumpla el objetivo
general el cual es realizar una guía práctica que mejore tanto el proceso contable
50
como el resultado de la información con el objetivo de dar mayor relevancia y
resaltara la importancia de los documentos.
9.1.1 Definición de la población La población son todos los beneficiarios de la FUNDACION FORJADORES DE
TEJIDO SOCIAL (aproximadamente 100 niños) y sus creadores, el Pastor Julio
Herrera y su esposa.
Adicionalmente aquellos que tienen contacto directo con la organización pero que
no laboran allí como por ejemplo padres de familia, visitantes, visitadores
educativos. Como también aquellos que permanecen en la Fundación diariamente
como los docentes, personal de servicios generales y por su puesto los niños.
9.2 Fuentes y técnicas de recolección de información 9.2.1 Fuentes secundarias Para el desarrollo de la investigación tuvimos en cuenta que la organización es
una entidad sin ánimo de lucro que tiene como misión de contribuir en el
desarrollo de un futuro mejor para los niños y jóvenes de la localidad y están
enfocados en el reforzamiento del área cognitiva, socioemocional, espiritual y
física por lo tanto utilizamos como fuentes secundarias la normatividad contable y
fiscal de Colombia que le aplica, entre ellas se encuentra : concepto 2394 de
diciembre de 2014 del CTCP, concepto 34 de septiembre de 2014 del CTCP.
51
Decreto Reglamentario 427 de 1996: “Plantea que las personas jurídicas sin
ánimo de lucro (según artículos 40 al 45 y 143 al 148 del decreto 2150 de 1995) se
inscribirán en las respectivas Cámaras de Comercio en los mismos términos y
condiciones para el registro mercantil de los actos de las sociedades comerciales
y establece qué personas jurídicas sin ánimo de lucro se deben registrar ante
estas Cámaras. Emitido por la el Ministerio de Hacienda.”
Decreto 1422 de 1996: Exceptúa del registro en las Cámaras de Comercio a las
instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar,
modificando el Decreto 427.
Decreto 059 de 1991: Regula, entre otros aspectos, la inspección, vigilancia y
control de las instituciones de utilidad común domiciliadas en Bogotá,
determinando las actividades que pueden desarrollar en cumplimiento de esta
función.
Decreto 777 de 1992: Reglamenta la celebración de contratos con entidades
privadas sin ánimo de lucro para impulsar programas y actividades de interés
público (según lo referido en el Artículo 355 de la Constitución Política).
Decreto 4400 de 2004: Aclara qué organizaciones son contribuyentes del
Impuesto sobre la Renta y Complementarios sujetos al régimen tributario especial.
Decreto 1529 de 1990: Resume los procedimientos a seguir para el
reconocimiento y la cancelación de personerías jurídicas de las asociaciones o
corporaciones y fundaciones o instituciones de utilidad común, que tengan su
52
domicilio principal en el departamento, y que por competencia legal les
correspondan a los gobernadores.
Dentro de esta fuente de información también tenemos los archivos de la
fundación forjadores de tejido social como lo son: cámara de comercio, registro
único tributario- RUT, escritura de la constitución, personería jurídica y soportes
contables que establece el Decreto 2649 en su artículo 123
9.1.2 Fuentes primarias Ésta información es suministrada por las directivas y coordinadores de la
fundación, ya que son ellos los que conocen de primera mano la historia,
funcionamiento y cambios que está a tenido durante los últimos años. Para esto se
utilizarán las siguientes Técnicas:
Se realizará una observación del funcionamiento de la fundación desde su
creación, pasando por los procesos esenciales de sus actividades y los medios
utilizados para el desarrollo de su objeto social. Así mismo se realizará la revisión
respectiva de todos los documentos pertinentes a su creación, ingresos y gastos.
Ésta observación tendrá un carácter cuantitativo por cuanto nos permitirá conocer
los montos de costos, gastos e ingresos obtenidos y de tipo cualitativo ya que
puntualizaremos en qué tipo y mediante qué operaciones logran obtener los
recursos.
53
Debido a la multiplicidad de actividades y a la verificación de la información
recolectada mediante observación; se realizarán consultas y entrevistas
especialmente a las directivas de la Fundación, para confrontar los documentos,
aportar datos, descripciones y opiniones de los responsables de su manejo.
9.2. PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN Durante la investigación se incurrirá en los siguientes gastos: Tabla No. 3 Presupuesto de gastos
CONCEPTO GASTO UNIDADES VALOR
UNITARIO COSTO TOTAL
PAPELERIA
FOTOCOPIAS 52 50.00 2,600.00 APOYO BIBLIOGRAFICO 2550 50.00 127,500.00
OTROS 45,000.00
TRANSPORTE TAXIS 15 12,000.00 180,000.00
BUSES 120 1,800.00 216,000.00
ALIMENTACION ALMUERZOS 96 7,000.00 672,000.00
REFRIGERIOS 22 1,500.00 33,000.00 APOYO A LA FUNDACION. REFRIGERIOS 92 1,700.00 156,400.00
TOTAL 1,435,900.00
GASTOS PERSONALES Se planeó 2 visitas a la semana una de ellas el fin de semana durante un día
completo durante 6 meses, eso nos da 48 días que trabajaremos con la fundación
54
de los cuales cada día almorzaremos por eso nos da este rubro $672.000 y
somos 2 personas. Adicionalmente los pasajes utilizados en su mayoría de veces
Transmilenio y posteriormente alimentador; dependiendo de la hora de salida
cogimos taxis para salir del sector es por esto que tenemos este rubro por $
180.000. También se incluye un valor por refrigerios a razón de $ 1500, el valor
total por refrigerios será de $33.000 y quisimos ser parte de las donaciones de la
fundación con 92 refrigerios por valor de $ 156.400 El valor total por gastos será
de 1.435.900.
10 .Resultados y análisis
10.1 Aspectos externos e internos En la actualidad la lista de Organizaciones sociales es bastante amplia, ya que
son muchos los que quieren contribuir y adquirir el compromiso con otros seres
humanos. Un ejemplo de ellos lo podemos evidenciar en artistas y futbolistas que
han contribuido en el crecimiento físico, profesional y pensamiento de muchos.
La globalización a traído consigo el permitir intercambio de ayudas por medio de
personas que se reúnen en entorno a ideales comunes y adelantar actividades
que realizan en la sociedad de un lugar a otro llevando ideologías y recursos. A los
cuales llamamos voluntarios.
55
El voluntariado es un elemento clave en la participación e implicación de la
ciudadanía para mejorar la sociedad. Aporta valores, ideas, reflexiones, recursos,
y, en definitiva, es un generador de capital social. Se dice que el voluntariado está
en crisis debido al ritmo vital de la sociedad, la emergencia de nuevos valores, etc.
Sin embargo, hay miles de personas que dedican su tiempo a trabajar por la
transformación social a través de la participación en organizaciones del tercer
sector. Por otro lado, los cambios sociales también han conllevado nuevas
experiencias en el ámbito del voluntariado, y se han creado nuevos perfiles y
nuevas formas de colaboración en las entidades.
El voluntariado está en el origen y en la esencia de las entidades sin ánimo de
lucro. En la mayoría de los casos, su aparición se vincula a un compromiso con
una misión de carácter social, medioambiental, cultural, deportivo, etc. Constituye
una acción que responde a una implicación respecto del entorno y la sociedad en
general. La profesionalización del tercer sector no significa que el espacio para el
voluntariado haya disminuido. Existen multitud de entidades formadas totalmente
por personas voluntarias, y otras que combinan voluntariado con personal
remunerado (Manual de gestión voluntario 2010)
Las entidades sin ánimo de lucro -ESAL son personas jurídicas, capaces de
ejercer derechos y contraer obligaciones, de ser representadas judicial y
extrajudicialmente, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios
estatutos, las cuales nacen por voluntad de sus asociados o por la libertad de
56
disposición de los bienes de los particulares para la realización de fines altruistas,
gremiales o de beneficios comunitarios (Alcaldía mayor de Bogotá (2013) Manual
de Entidades sin ánimo de lucro).
La iniciativa hace parte de las acciones de los políticos que por medio de leyes
exigen mejoramiento continuo y regulación de las mismas.
En el caso colombiano tenemos nuestras propias regulaciones tanto laborales,
tributarias, contables y de tipo formal y no formal que nos dan las pautas para
llevar construir una excelente organización. Es por su actividad que se clasifican
en: culturales, ambientales, científicas, tecnológicas, investigativas, agropecuarias,
gremiales, juveniles, de profesionales, democráticas, participativas, sociales, de
bienestar social, cívicas, entre otras.
10.2 Clases de personas jurídicas sin ánimo de lucro
Fundaciones.
Corporación o Asociación.
Entidades de naturaleza Cooperativa.
Iglesias y confesiones religiosas.
Fondos de Empleados.
Sindicatos.
Partidos y movimientos políticos.
Cámaras de comercio.
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Propiedades Horizontales.
Cajas de compensación Familiar.
Juntas de Acción Comunal.
Asociaciones de Pensionados.
En el caso de las organizaciones sociales domiciliadas en Bogotá el organismo de
control y vigilancia es la Alcaldía Mayor. En caso de las entidades domiciliadas
fuera de la capital, dicho control lo realizan las Gobernaciones (artículos 1º y 2º,
Ley 22 de 1987). El control de la Alcaldía Mayor de Bogotá y de las gobernaciones
es un control de fondo, es decir, tienen la facultad de revisar detenidamente los
Estatutos Sociales y del Acta de Constitución y ordenar las modificaciones que se
consideren convenientes.
En Bogotá de acuerdo con la organización jurídica de las empresas en 2010 el
23,9% eran entidades sin ánimo de lucro (DANE (2010) Encuesta anual de
servicios Recuperado de http://www.dane.gov.co ) en la localidad de Usaquén
donde está ubicada “Forjadores de Tejido Social” encontramos dos fundaciones
destacadas dentro de las cuales esta:
Fundación amiguitos roya: La Fundación Amiguitos Royal ofrece asistencia a
niños, niñas, mujeres gestantes y familias de escasos recursos para mejorar sus
58
condiciones nutricionales, incrementar su calidad de vida y lograr un adecuado
desarrollo físico, mental, social y afectivo.
A través de tres centros de nutrición y desarrollo ubicados en los barrios de estrato
1 y 2 del nororiente de Bogotá, la Fundación presta a madres y niños de los
sectores marginados de la capital sus servicios de evaluación nutricional y de
neurodesarrollo, nutrición acorde a las necesidades, estimulación adecuada y
apoyo en salud para madres y niños hasta los nueve años.
Fundación CRI Creando Ilusiones La Fundación CRI Creando Ilusiones está
orientada en brindarle protección integral a niños, en situación de peligro, tal como
abandono, maltrato, abuso sexual.
59
En el caso de la Fundación de Tejido Social la cual se centra en la educación
informal de los niños y jóvenes.
En el año 2002 la tasa de la cobertura promedio para la educación básica primaria
en América Latina se aproximó al 86%, por encima de la tasa mundial que fue
sobre el 82%. En el caso de la educación secundaria la tasa de cobertura
promedio fue de 80%. “la meta planteada por la UNESCO”3 y la CEPAL apunta
que en este año 2015 se logre una cobertura general de educación del 95%.
3 Cfr. Informe final del encuentro regional sobre educación para todos en América latina (2012) celebrado
en Santiago de Chile.
60
Dentro de la propuesta del presidente Juan Manuel Santos en Colombia busca la
articulación, coherencia y contextualización del sistema educativo en los diferentes
niveles de formación y en las regiones, que permita la movilidad y formación
integral de la niñez y la juventud colombiana, en un entorno democrático, pacífico
y globalizado.4
Se pondrán condiciones políticas, normativas, administrativas y pedagógicas para
que los estudiantes de educación media accedan a programas bajo el enfoque de
formación por competencias laborales generales y específicas, que permita la
articulación con la educación superior, el SENA, la educación para el trabajo y el
desarrollo humano y el sector productivo.
Adoptar, consolidar y poner en marcha una política de estado que articule el
sistema educativo incluyente, coherente y con flexibilidad pedagógica en sus
diferentes niveles de educación inicial, básica, media, superior y de formación
para el trabajo y el desarrollo humano, y entre los distintos contextos y entornos de
aprendizaje, alrededor del desarrollo de las capacidades de aprender a aprender,
aprender a ser, aprender hacer, para lograr una formación integral ciudadana,
democrática y de convivencia pacífica.
4 Articulación entre las propuestas del gobierno del presidente Juan Manuel Santos y los lineamientos del
plan nacional decenal de educación 2006-2016
61
11 Conclusiones El proyecto se realizó en la Fundación forjadores de tejido social, con el propósito
de conocer de manera precisa y adecuada las oportunidades y amenazas que se
detectaron en el proceso administrativo y contable, las cuales fueron muy
deficientes en estos dos aspectos, esto nos dejó ver la necesidad de implementar
un manual de funciones para poder perfilar, de manera afortunada, a los
funcionarios que pueden hacer parte de la institución y contribuir a escoger los
candidatos que cumplan con las especificaciones del manual, siendo éste uno de
los puntos más importantes y esenciales que requiere la organización para su
crecimiento y evolución. Ya que en su cotidianidad funciona para prestar un
servicio comunitario y de calidad, percatándonos así en dos aspectos que podrían
contribuir a un mejoramiento, tanto en el personal de apoyo, como en lo
administrativo y contable. Por lo cual se elaboró el manual de funciones y una guía
contable.
Existen tres grandes conclusiones de la investigación realiza; por una parte se
constituyó todo un diagnóstico frente a todos los elementos que influyen en el
desarrollo de la Institución, hallando sus falencias y sus fortalezas.
Segundo, a partir de este elemento valorativo, se construye un manual de
funciones para los diferentes perfiles de funcionarios y una serie de advertencias
con respecto a la práctica contable.
62
Tercero, se realizó un control de los ingresos y egresos que presenta la fundación,
definido por una guía metodológica contable muy positiva para garantizar la
reducción de los costos de la entidad educativa.
12 Recomendaciones Se realizaron las siguientes recomendaciones atendiendo a los siguientes pasos:
diagnostico, evaluación y confrontación con los procesos contables y
administrativos, que hasta ese momento la Fundación emplea.
Se recomienda dar uso al material que se construyó para el manejo tanto
administrativo como contable de una forma periódica.
Se sugiere la capacitación para la secretaria o auxiliar administrativa en
contabilidad para que pueda dar continuidad y control a los registros contables
permanentemente.
Es preciso iniciar, cuanto antes, la convergencia a las normas internacionales de
información financiera (NIIF), así como la renovación de los sistemas de
información para lograr el éxito en la implementación.
Por último; se sugiere a la parte directiva el mejoramiento de la estructura
organizacional y metodológica de la Fundación.
63
13 Referencias Alcaldía mayor de Bogotá. Reseña histórica (2013) Recuperado de
http://ww.bogota.gov.co/localidades/usaquen Alcaldía Mayor de Bogotá (2011) Formulación del plan maestro de movilidad para
Bogotá D.C. Recuperado de: htpp://www.movilidadbogota.gov.co Alcaldía mayor de Bogotá (2013) Manual de Entidades sin ánimo de lucro
Chiavaneto, E (2014) Introducción a la teoría general a la administración: México. Ed MacGraw Hill.
DAPD (2004) Recorriendo Usaquén. Recuperado de:
http://www.impuestos.shd.gov.co DANE (2010) Encuesta anual de servicios
Instituto Distrital de Cultura y Turismo. Bogotá: panorama turístico de 12 localidades (2004) http://www.shd.gov.co
Secretaria distrital de planeación Conociendo la localidad de Usaquén (2009)
Recuperado de http://ww.sdp.gov.co Secretaria de Hábitat de Bogotá (2011) Diagnostico localidad de Usaquén sector
Habitad. Recuperado de http://www.habitatbogota.gov.co Superintendencia de servicios públicos domiciliarios (2011) Eficiencia en la
presentación de servicio de aseo domiciliario recuperado de: http://www.superservicios.gov.co
Secretaria de Educación (2011) Bogotá: Caracterización del sector educativo.
Recuperación: http://www.sedbogota.edu.co Taylor, F. W. (1979) Principios de la administración científica: Paris: Francia. Unesco.
64
ANEXOS
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66
11.1.1. MODELO DE GESTION A) Definición del Voluntariado o Personal
Remunerado: tener la necesidad de nuevos colaboradores para los proyectos que están próximos a desarrollarse.
B) PERFILES: Para la fundación y sus proyectos en desarrollo es necesario manejar los siguientes perfiles que se relacionaran desde el más representativo:
Jefe Inmediato: Gerente del proyecto a desarrollar. Resumen del cargo: La persona voluntaria puede desempeñar diferentes papeles según se definan por parte de la entidad, y también según sus propios intereses. El voluntariado puede tener un rol específico o genérico, puede participar en una única actividad o en varias, en un proyecto o en una posición más estratégica. Objetivos del cargo: el rol del voluntariado en la organización. Las organizaciones se definen como entidades de voluntariado o como entidades con voluntariado. Según sea el caso, el papel de los voluntarios y voluntarias en la entidad varía, de forma que, para gestionar este colectivo, sus actividades deberían adaptarse gestionar voluntariado significa trabajar con unos procedimientos establecidos que permitan seguir unas pautas y criterios comunes, útiles en todas las fases del voluntariado en la entidad: la incorporación, el desarrollo, el reconocimiento, etc. El ciclo de gestión del voluntariado aporta una visión global acerca de la gestión de las personas voluntarias. Evidentemente, realizar acciones de mejora en todas las fases del ciclo de forma simultánea no es tarea fácil. Sin embargo, resulta muy útil pensar en clave de ciclo al reflexionar sobre los elementos mejorables en cada una de las etapas. De hecho, es un paso imprescindible para impulsar acciones en el conjunto de la experiencia de los voluntarios y voluntarias en la entidad.
11.1. DISEÑO DE MANUAL DE FUNCIONES Dentro del desarrollo del diseño del manual de funciones tuvimos en cuenta el manual de voluntariado de las fundaciones en España para adaptarlo a las necesidades de la Fundación. Y se siguieron los parámetros establecidos por las normas laborales vigentes en Colombia. Y que sirva para brindar a los administradores, una perspectiva integral respecto a los distintos cargos que se pueden desempeñar en la fundación, así como las funciones, y responsabilidad de cada uno de estos. En la actualidad la entidad no realiza ningún tipo de filtro para recibir a un voluntario o no sea nacional o extranjero. Sin embargo La organizaciones deben plantearse cuál es la mejor forma de gestionarlo para conseguir la mayor eficacia y eficiencia posibles. En otras palabras: aprovechar los recursos de la organización para que las personas voluntarias se sientan atendidas por la entidad y, al tiempo, que ésta pueda obtener el mejor resultado de dicha colaboración. La fundación sin percibirlo maneja un modelo mixto en el que el voluntariado convive con el personal remunerado.
1. INTRODUCCION FUNDACION FORJADORES DE TEJIDO SOCIAL La fundación promueve el voluntariado como integración y compromiso en su misión educativa para con los niños. VISION: Brindar a los niños y niñas una orientación basada en principios cristianos que favorezcan su proceso de desarrollo, para formar un ser cristiano, autónomo, solidario, responsable y a su vez competente en la sociedad. MISION: Formar niños y niñas para que sean competentes en su entorno, conozcan a Dios aprendan buenos principios y con la perspectiva de un liderazgo, propicien cambios y construyan un mejor ambiente social.
2. DEFINICION DE VOLUNTARIADO: La persona voluntaria escoge la entidad en la que colaborará según sus intereses y valores, que a su vez deben corresponderse con la misión y los valores de la organización, de forma que su actuación cumpla unos objetivos comunes.
Cfr. Manual de organización y funciones. Recuperado de http://www.peru.gob.pe/docs/PLANES/13032/PLAN_13032_Manual_de_Organizaci%C3%B3n_y_Funciones_(MOF)_-_Loreto_2012.pdf
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La iniciativa de las personas que están al frente de la organización y de la persona responsable del área de voluntariado es una de las claves del éxito del voluntariado en las entidades. La dirección es la primera en valorar y transmitir la importancia de este colectivo en la entidad, lo que contribuye de forma fundamental a que los voluntarios y voluntarias se sientan parte de ella y sean conscientes del valor que aportan a la organización. Gran parte de las acciones que se proponen en este manual pueden llevarse a cabo sea cual sea el tamaño de la organización. Algunas pueden resultar más adecuadas para entidades de pequeña dimensión, o a la inversa. Corresponderá a cada entidad adaptar algunas de las ideas presentadas a su realidad organizativa y sus necesidades. Para ello, lo fundamental es comprender la finalidad de las distintas propuestas. En la gestión del voluntariado, es importante innovar y ser imaginativos. Horario: el horario va directamente ligado con el proyecto desarrollar, por lo tanto no manejaría un horario fijo. Perfil: La definición de perfiles implica establecer cuáles son las competencias, conocimientos y experiencias que se esperan de las personas que se incorporan, tanto en el aspecto técnico como motivacional, para asegurarse así de su adecuación a la misión y los objetivos de la entidad. Tal como se ha señalado anteriormente, el papel que desempeña el voluntariado en las organizaciones varía entre unas y otras. Al definir los perfiles se deben tener en cuenta las aportaciones que se esperan de este. en: http://www.feaps.org/biblioteca/libros/documentos/voluntariado.pdf
En ocasiones el voluntariado participa en labores vinculadas a la gestión y el funcionamiento habitual de la entidad. En otras, se centra principalmente en la colaboración en proyectos. En ambos casos debe quedar claro qué aspectos comparten estos perfiles y qué diferencias existen entre ellos. Cada perfil debería describir la información básica sobre cada puesto. Se espera que incluya: las responsabilidades, funciones y tareas que tienen las personas que colaboran en la organización, las capacidades y habilidades necesarias, el proyecto o área organizativa en el que se enmarcan y la persona responsable del mismo. Al realizar la definición, las organizaciones determinan qué competencias tendrán las personas colaboradoras, tanto en el aspecto técnico como en el motivacional Se crearán tantas fichas de perfil como perfiles de voluntariado existan en la entidad. Con relación a los proyectos a desarrollar. Se plantea las siguientes preguntas para definir específicamente como es el perfil que se busca del voluntariado. Tabla No.01 Como definir los perfiles del voluntariado
TEMAS PARA VALORAR
El voluntario realizará tareas relacionadas con el funcionamiento de la entidad
El voluntario realizará básicamente tareas relacionadas con la actividad de la entidad
El voluntario participará en actividades puntuales
Otros:
FEAPS (2005) Orientaciones para la gestión del servicio del voluntaria Recuperado de http://www.feaps.org/biblioteca/libros/documentos/voluntariado.pdf
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Tabla No.02 tareas a realizar del voluntariado TAREA COMPETENCIA
NECESARIA CONOCIMIENTO
NECESARIO EXPERIENCIA NECESARIA
1 creativo Conocimiento administrativo
Planificación
2 Compromiso Manejo de personal
Controlar
3 formación Buena actitud Dirección
4 Solidario Disciplina Relaciones interpersonales
5 Comunicación
Fuerte vocación
En otras fundaciones
6 paciencia Sistema básico
Normas de seguridad
El número de perfiles debe ser limitado. Se trata de definir unos perfiles básicos que representen globalmente las posibilidades de voluntariado existentes. Posteriormente pueden ser completados con la especificidad de cada puesto concreto. Por otra parte, deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a nuevas realidades y situaciones, sin que requieran variaciones muy significativas. Sin embargo queremos tener un perfil básico el cual será así: Perfiles del personal que voluntariamente trabaja en la Fundación por una donación mensual que se la parte administrativa quiere brindar.
Tabla No. 03 Perfil Director (fundador) En conjunto con los socios es la máxima autoridad
CARGO Director. SALARIO Recibirá una donación de
$400.000.
RESUMEN DEL CARGO
Actúa como representante legal de la fundación, Realizara el seguimiento diario de los procesos, adquirir los insumos del banco de alimentos, utilizar eficazmente los recursos, conseguir nuevos donantes, mantener el buen clima organizacional, dirigir y tomarlas decisiones para cumplir los objetivos propuestos.
OBJETIVOS DEL CARGO
Es el responsable del buen resultado de los procesos y procedimientos que tiene la fundación , velando por los intereses, respondiendo por todos los documentos emanados de la fundación , aprobando dichos contratos de la mano con la junta directiva. Colocando en conocimientos en la asamblea los diferentes proyectos y programas que tiene la fundación para su aprobación
FUNCIONES 1. Representante legal de la fundación 2. Generar informes de la gestión elaborada a la comunidad. 3. Establecer buenas relaciones entre el personal de la fundación y los patrocinadores. 4. Ejercer seguimiento y evaluación en cuanto al cumplimiento de los docentes voluntarios y personal administrativo. 5. Realizar actividades de beneficio social, donde los docentes voluntarios estudien casos especiales de los niños. 6. Hacer cumplir los reglamentos y los acuerdos
Lineamientos para el diseño de un perfil de administrador de empresas de la Universidad nacional. Recuperado en http://www.bdigital.unal.edu.co/4562/1/7706540.2011.pdf
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http://operadoresdelasierra.com/files/MANUAL_DE_FUNCIONES_OPSS.pdf http://www.factoringasociacion.com/estatutos_detalle.php?id=1201
Tabla No. 03 Perfil Director (fundador).En conjunto con los socios es la máxima autoridad
FUNCIONES éticos pedagógicos. 7. Cumplir gestiones, para la captación de recursos en cuanto a las instalaciones de la fundación. 8. Establecer horarios de atención a la comunidad. 9. Trabajar por el bienestar social tanto de la fundación como de la comunidad. 10. Servir como orientador en las diferentes actividades que se desarrollan en la organización.
HORARIO Lunes a Viernes 9:00 am a 5:00pm.
PERFIL Hombre o mujer, con conocimientos administrativos experiencia mínima 12 meses, capacidad para dirigir, manejo de dinero y/o valores, conocimientos de sistemas básicos y manejo de personal.
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Fuerte vocación de servicio, planificación y disciplina en sus actividades, capacidad de liderazgo, buena actitud.
RESPONSABILIDAD Un administrado es una persona con visión, que es capaz de aplicar y desarrollar todos los conocimientos acerca de la planeación, organización, dirección y control empresarial, donde sus objetivos están en la misma dirección de las metas y propósitos de la fundación. Teniendo una gran capacidad de coordinación en las diferentes actividades que involucran el manejo de personal.
Tabla No. 04 Perfil Junta Directiva
CARGO Junta directiva.
SALARIO Recibirá una donación de $ 400.000.
RESUMEN DEL CARGO
Organismo de dirección que atenderá la proyección y el desarrollo de la fundación.
OBJETIVO DEL CARGO
Elaborar plan anual de trabajo de la institución, fijar estructuras administrativas, buscando así la efectividad y eficiencia de las operaciones y objetivos básicos de la entidad.
FUNCIONES 1.Convocar actos sociales reuniones de la fundación 2. Aprueba los estatutos y contratos que se relacionen con la fundación. 3. Velar por el cumplimiento de los reglamentos de la institución. 4. Encargado para designar nombramientos de los funcionarios de la organización. 5. Hacer cumplir los proyectos que se establecieron en el año. Para los niños que hacen parte de la entidad. 6. Las decisiones se tomaran por mayoría de votos de los asistentes. 7. Vigilar los procesos del auxiliar contable director y demás para ofrecer transparencia y garantías en todo el cumplimiento del marco legal. 8. Presentar propuestas estatutarias. 9. Aprobar o rechazar la vinculación de patrocinadores, u otras entidades. 10. Estudiar proyectos de presupuesto aprobarlos y velar por su ejecución.
Estatutos de la organización y funcionamiento de la asociación. Recuperado de http://www.factoringasociacion.com/estatutos_detalle.php?id=1201
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Tabla No. 04 Perfil Junta Directiva
FUNCIONES 11. Examinar informes presentados por el director y auxiliar contable y pronunciarse sobre ellos.
HORARIO Lunes a Viernes 9:00 am a 5:00pm.
PERFIL Hombre o mujer, técnico, profesional en carreras administrativas, contable o en derecho, con experiencia en cargos directivos con 6 meses de experiencia.
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Haber ocupado cargos en organismo de dirección, tener educación superior, disponer de tiempo para desarrollar las funciones.
RESPONSABILIDAD Asistir puntual mente a las reuniones convocadas, aceptar renuncias voluntarias y decretar remociones, aprobar sus propios reglamentos, gestión comercial, coordinación y supervisión general.
Tabla No.05 Perfil básico: secretario general
CARGO Secretario general.
SALARIO Recibirá una donación de $ 400.000.
RESUMEN DEL CARGO
Es uno de los responsables de que el proyecto que se esté desarrollando, cumpla con los objetivos propuestos, asistir a las reuniones de la junta directiva elaborando las actas y colocándolas a disposición de los integrantes. Comunicando así las próximas reuniones ordinarias y extraordinarias de la junta directiva, representara al administrador cuando la ocasión lo amerite, el secretario general podrá ser destituido en cualquier momento por la junta directiva por las dos terceras partes de sus miembros.
OBJETIVOS DEL CARGO
Desarrollar diariamente las actividades, cumplir con el presupuestó, mantener un buen ambiente de control, contar sus experiencias, junto con el tesorero realizar inventarios de los bienes de la fundación. Será responsable de toda la documentación la cual estará bajo su custodia, Actualizara los documentos requeridos para los comités, velara por las disposiciones legales.
FUNCIONES 1. Elaboración de actas. 2. Asistir a reuniones con el administrador o director de la fundación. 3, Comunicar las diferentes reuniones que se establezcan ya sea ordinarias y extraordinarias de la junta directiva. 4. Publicar y hacer notificaciones según sea el caso como actividades, resoluciones y boletines
Lineamientos para el diseño de un perfil del administrador de empresas. De la universidad nacional sede Manizales. Recuperado de http://www.bdigital.unal.edu.co/4562/1/7706540.2011.pdf
71
Tabla No.05 Perfil básico: secretario general
FUNCIONES Informativos de la entidad. 5. Elaborar una agenda para llevar todo lo referente a la logística del desarrollo de las reuniones. 6. Proporcionar educación, formación y orientación a la junta directiva. 7. Asegurarse que todo lo relacionado con la junta directiva opere de manera efectiva y normal. 8. Dar fe de la autenticidad de los registros de la institución. 9. Hacer cumplir el cronograma.
HORARIO Lunes a Viernes 9:00 am a 5:00pm.
PERFIL Hombre o mujer, con experiencia en otros voluntariados mínimo de 6 meses, manejo de personal, manejo de conflictos, capacidad para realizar trabajo en equipo, compromiso con la organización, abogado o profesionales con formación en responsabilidades directivas.
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Fuerte vocación de servicio, planificación y disciplina en sus actividades, capacidad de liderazgo, buena actitud, colocar a servicio de la fundación todos los conocimientos, estudio, experiencia para el desarrollo de los proyectos establecidos por la fundación.
RESPONSABILIDAD Mantener calidad en las actividades desarrolladas, será el jefe de personal y responsable de todos los servicios de la fundación, respondiendo ante la junta directiva por todo el funcionamiento correcto, de los procesos de la organización.
Tabla No. 06 Perfil de auxiliar administrativo y contable
CARGO Auxiliar administrativo y contable.
SALARIO Recibirá una donación de $ 400.000.
RESUMEN DEL CARGO
El auxiliar realizara actividades administrativas control y registrar transacciones contables, siendo el responsable que esta información de la fundación sea confiable.
OBJETIVOS DEL CARGO
Realizar una evaluación detallada del cargo de auxiliar contable, actualizando los registros de las cuentas y disposiciones financieras, recopilando informes financieros y contables tales como, gastos, cuentas por pagar, cuentas por pagar, ganancias y pérdidas.
FUNCIONES 1. Recibir comunicación, radicarla y hacer su respectiva entrega. 2. Actualizar los documentos legales de la organización, entregándolo a quien lo requiera. 3. Elaboración de nómina, realizando los pagos y depósitos en bancos. 4. Revisar facturas que estén debidamente registradas y archivadas. 5. Clasificar los documentos contables. 6. Llevar los registros de ingresos y egresos en planillas adecuadas. 7. Colaborar con la gerencia para la presentación de informes. 8. Pagos y rembolsos de caja menor. 9. Resumir, clasificar y guardar información
Cfr. Perfil de cargo Auxiliar Administrativo y Contable. Recuperado de
http://www.ucc.edu.co/bogota/sede/Documents/Perfil%20Aux%20Adtiva%20y%20contable.pdf
72
Tabla No. 06 Perfil de auxiliar administrativo y contable
FUNCIONES numérica para llevar los registros financieros 10. Revisar cifras y documentos para un correcto asiento contable. 11. Evaluación del comportamiento presupuestal.
HORARIO Lunes a viernes 8:00 am a 11:00 am y de 2:00 pm a 5:00pm.
PERFIL Titulo tecnólogo en contaduría pública, profesional universitario o profesión a fin.
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Conocimientos de computación y programas relacionados al sistema contable, con experiencia y Conocimientos en la contabilidad de instituciones, esfuerzo físico esporádico, un grado de control y concentración para cualquier caso o dificultad en la empresa.
RESPONSABILIDAD Expedir soportes de cancelación de sueldos al personal voluntariado, hacer un reporte de todos los gastos que se pueden generar para los programas de aprendizajes que se desarrollan en la entidad, velar por el mantenimiento, seguridad de los equipos, materiales y muebles a su cargo.
Tabla No. 07 Perfil de voluntario en programas de enseñanza
CARGO Voluntario en programas de enseñanza.
SALARIO Recibirá una donación de $400.000.
RESUMEN DEL CARGO
Los docentes voluntarios según el nivel en que se ubique ayudan a mejorar el vocabulario, así como conocimientos de otros idiomas hablados de los estudiantes. También puede estar involucrado en la enseñanza de otras materias como habilidades: informática, matemáticas, español y geografía, siempre estando en función de la necesidad de la organización de bienestar social, velando así por la implementación de las propuestas pedagógicas de la fundación que puedan contribuir a una mejor calidad educativa.
OBJETIVOS DEL CARGO
Los voluntarios deben tener mente abierta, flexible y preparada para enfrentar los desafíos. En algunos proyectos, los voluntarios se encuentran enseñando en un aula al aire libre y la necesidad de la creatividad.
FUNCIONES 1. Liderar el proceso de plan de estudio y orientar su ejecución. 2. Ser partícipes en evaluaciones de la institución. 3.Informar situaciones académicas en los alumnos 4. Ser una guía en dificultades que presenten los niños de la institución tanto en lo personal como lo académico.
Programa de voluntariado fundación ademo. Recuperado de http://www.isidroparra.edu.co/site/normatividad/funciones-administrativas/funciones-del-auxiliar-de servicios-generales.html Actividades coordinador de mantenimiento . Recuperado de http://www.envigado.gov.co/Secretarias/SecretariaAdministrativa/Comisin%20Servicio%20civil/nivelAsistencial/FUNCIONES%20DE%20AUXILIAR%20DE%20SERVICIOS%20GENERALES.pdf
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Tabla No. 07 Perfil de voluntario en programas de enseñanza
FUNCIONES 5. Cumplir con lo definido en el plan y logros de estudios. 6. Controlar y hacer seguimiento en los procesos permanentes de los niños y sus actividades. 7. Hacer un acompañamiento didáctico en el desarrollo de tareas y ejercicios para el buen rendimiento académico. 8. Crear conciencia en los niños de servir a la sociedad por medio de alguna profesión. 9. Determinar dificultades en los procesos de aprendizaje. 10. Solicitar espontáneamente reuniones con los padres de familia o acudientes para mantenerlos informados acerca del comportamiento de los niños. Tanto en lo personal como en lo académico.
HORARIO Lunes a viernes 8:00 am a 11:00 am y de 2:00 pm a 5:00pm.
PERFIL Hombre o mujer, con dominio en alguna materia, escritura y liderazgo, pasión y compromiso para trabajar con niños y con su aprendizaje, creatividad, dinamismo, planear y supervisar frecuentemente las actividades diarias.
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Fuerte vocación de servicio, planificación y disciplina en sus actividades, capacidad de liderazgo, buena actitud,
RESPONSABILIDAD Mantener calidad en las actividades desarrolladas.
Tabla No. 08 Perfil de coordinador mantenimiento
CARGO Mantenimiento
SALARIO Recibirá una donación de $ 400.000
RESUMEN DEL CARGO
Custodiar el buen uso y conservación de los equipos de cómputo y muebles de uso frecuente.
OBJETIVOS DEL CARGO
Revisar, supervisar y mantener el espacio adecuado en las instalaciones educativas, para que todas las actividades se lleven a cabo y sin ningún tipo de retrasó, atendiendo las necesidades de la planta física de la institución.
FUNCIONES 1.Hacer reparaciones y construcciones sencillas 2. Distribución al personal de aseo para su mantenimiento físico diario. 3. Actualizar inventario de equipos de uso frecuentes. 4. Coordinar los espacios o aulas que soliciten los tutores para las actividades diarias. 5. Transporte de los materiales y equipos utilizados. 6. Seguimiento del personal contratado para obras e instalaciones. 7. Supervisión en los tratamientos de plagas. 8. Revisión e inspección del sistema contra incendios. 9. Ser un apoyo en la organización de las diferentes tareas. Paródicamente hacer revisiones al sistema de almacenamiento, como lo es el suministro de agua, y tratamiento de aguas residuales. Para las mejores condiciones de higiene.
Funciones de voluntariado. Recuperado de http://www.ademo.org/fundacion/documentos/ProgramadeVoluntariadoPDF.pFdf Funciones de mantenimiento. Recuperado de http://es.scribd.com/doc/45844575/Actividades-de-Coordinador-de-Mantenimiento
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Tabla No. 08 Perfil de coordinador mantenimiento
HORARIO Lunes a viernes 8:00 am a 11:00 am y de 2:00 pm a 5:00pm.
PERFIL Secundaria, carrera técnica, conocimientos en electricidad, soldadura pinturas jardinería. Preparación básica en computación.
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Habilidad y destreza en mantenimiento , capacitados para manejar tecnologías mecánicas, eléctricas, e instrumentales
RESPONSABILIDAD Procurar un buen ambiente de trabajo, siendo su jornada laboral, sujeta a las necesidades de su cargo, también deben ser capaces de elaborar reparaciones simples y remplazo de piezas eléctricas y electrónicas de los diferentes sistemas de cómputo.
Tabla No. 9 Perfil de servicios generales
CARGO Servicios generales
SALARIO Recibirá una donación de $ 400.000
RESUMEN DEL CARGO
Brindar comodidad a los funcionarios en el área de trabajo, prestando su servicio con forme a las normas y procedimientos vigentes
OBJETIVOS DEL CARGO
Mantener orden y limpieza de la fundación., velando así por la conservación y buen uso de los espacios institucionales.
FUNCIONES 1. Antes del ingreso de los niños y funcionarios asear las aulas y oficinas. 2. Mantener en perfectas condiciones de aseo los baños y lavamanos. 3. Informar sobre cualquier deterioro o anormalidad que se presente y solicitar su respectiva solución. 4. Tener en cuenta la atención de reuniones que se lleven a cabo en las oficinas. 5.Suministrar el servicio de cafetería a los funcionarios 6. Controlar, prevenir situaciones de emergencia. 7. Responder por elementos utilizados en la ejecución de tareas. 8. Dar buen trato a todo el personal de la institución e igualmente exigirlo. 9.Entrar y salir a la horas acordadas 10.Decidir reparaciones y los arreglos de bienes muebles 11. Implementar nuevos procedimientos que sean útiles para mejorar la prestación de los servicios en la entidad. 12. Clasificación de basuras desechos orgánicos, papeles y materiales sólidos. 13. Ser un apoyo logístico en la institución.
Funciones de servicios generales. Recuperado de http://www.isidroparra.edu.co/site/normatividad/funciones-administrativas/funciones-del-auxiliar-de-servicios-generales.html Funciones servicios generales . Recuperado de http://www.envigado.gov.co/Secretarias/SecretariaAdministrativa/Comisin%20Servicio%20civil/nivelAsistencial/FUNCIONES%20DE%20AUXILIAR%20DE%20SERVICIOS%20GENERALES.pdf
75
Tabla No. 9 Perfil de servicios generales
FUNCIONES 14. Registrar, controlar sobre los servicios públicos básicos como son agua, electricidad, telefonía y gas. 15. Colaborar con la prestación de servicio de mensajería cuando este así sea requerido.
HORARIO Lunes a viernes 8:00 am a 11:00 am y de 2:00 pm a 5:00pm.
PERFIL Mujer, hombre, bachiller en cualquier modalidad, con o sin experiencia, Comunicación, compromiso y responsabilidad, buenas relaciones interpersonales y desempeño de la actividad.
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Manejo racional de elementos puestos a su disposición, estar en constante actividad desplazándose en posición de pie, tanto de fuerza como de resistencia muscular. Adaptación al cambio.
RESPONSABILIDAD Mantener conservado los espacios institucionales, trabajar en equipo, cumplir con los horarios y tareas asignadas, propiciando así el mejor ambiente de trabajo, servicio al cliente y dejar la imagen de la institución en alto, velando por la adecuada limpieza, seguridad y patrimonio de la organización.
Tabla No. 10 Perfil de Servicio de alimentación
CARGO Servicio de alimentación Voluntario.
SALARIO Recibirá una donación de $400.000.
RESUMEN DEL CARGO
Preparar las medias nueves, almuerzo y onces de las personas que hacen parte de la Fundación, logrando una alimentación sana, rica y balanceada. Así como la distribución de los alimentos, recibir, verificar y almacenar adecuadamente los insumos de acuerdo a las normas establecidas.
OBJETIVOS DEL CARGO
Garantizar el adecuado funcionamiento del servicio de alimentos en todos los procesos del mismo: recepción de la materia prima, almacenamiento, preparación, cocción, distribución, limpieza y desinfección.
FUNCIONES 1.Revisar periódicamente todos los documentos técnicos que rigen el servicio de alimentación y nutrición 2. Informar y capacitar a todo el personal que se incorpore en la actividad de alimentación y nutrición. 3. Controlar que el personal esté debidamente uniformado ya que representa la imagen de la institución. 4. Hacer seguimiento nutricional. 5. Realizar capacitaciones a padres de familia sobre la importancia de una buena alimentación. 6. Llevar control sobre los alimentos que ingresan y su respectiva fecha de vencimiento. 7. Verificar que los alimentos e insumos no se despilfarren.
Funciones del auxiliar de servicios generales. Recuperado de http://www.servicios.usb.ve/node/25
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Tabla No.10 Perfil de Servicio de alimentación
FUNCIONES 8. Mantener el servicio de alimentación en condiciones de higiene. 9. realizar solicitudes de materias primas y elaborar los trámites para su correspondiente pedido. 10 verificar existencias físicas.
HORARIO Lunes a Viernes 9:00 am a 5:00pm.
PERFIL Hombre o mujer, con experiencia de otros voluntariados.
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Fuerte vocación de servicio, mínimo 12 meses de experiencia en cocinas y afines.
RESPONSABILIDAD Adecuada alimentación, realizar los controles nutricionales implementarlos y monitorear a los niños de la organización para su óptimo desarrollo físico y mental nutricionales, es el responsable de controlar la producción dentro de la cocina, manteniendo limpias las áreas de almacenamiento de los alimentos, limpiar, lavar, vajillas, ollas, paredes y pisos.
Tabla No. 11 Perfil de vigilancia
CARGO Vigilancia.
SALARIO Recibirá una donación de $ 400.000.
RESUMEN DEL CARGO
Ejercer vigilancia en zonas o áreas que le sean asignadas, reportando actividades y novedades en minutas, teniendo un alto grado de satisfacción al usuario.
OBJETIVOS DEL CARGO
Cuidado y custodia de la planta física y las personas que frecuentan y permanecen dentro de la institución, llevando un total control de la cantidad de estudiantes niños, familiares y público que ingresan en la entidad.
FUNCIONES 1. Brindar protección en el establecimiento. 2. Registrar en libro de novedades cualquier movimiento dentro de las instalaciones. 3. Controlar la identidad en el acceso del inmueble. 4. Evitar actos delictivos. 5. Inmediatamente colocar a disposición de los responsables de fuerza pública a los delincuentes. 6. Bajo ninguna circunstancia abandonar el puesto de trabajo. 7. Tener puntos específicos de control. 8. Tendrá bajo su custodia entrada y salida del instituto. 9. Ayudar al bienestar ciudadano. 10.Efectuar recorridos continuos por instalaciones de la organización 11.Responder favorablemente en situaciones de peligro
HORARIO Lunes a viernes 7:45 am a 2:00 pm y de 2:00 pm a 7:00pm.
Funciones alimentación. Recuperado de http://www.servicios.usb.ve/node/25 Funciones vigilantes. Recuperado de https://sites.google.com/site/adolfoleongomezpasca/home/manual-de-funciones/funciones-vigilantes
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Tabla No. 11 Perfil de vigilancia
PERFIL Terminación de educación básica primaria, tres meses de experiencia laboral en dicha actividad.
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
Compromiso, reserva y prudencia en manejo de información, conocimientos en normas de seguridad, atención al cliente en los momentos de dar información oral o escrita teniendo una actitud amable en el servicio y trabajo en equipo.
RESPONSABILIDAD Mantener el orden dentro de
las instalaciones, cuidar las instalaciones en el lugar de trabajo, se presentara quince minutos antes de tomar el turno, tener su uniforme en impecables condiciones, no deberá relacionarse con los funcionarios de la organización.
Funciones de Vigilante. Recuperado de http://vigilans-antis.blogspot.com.co/2009/03/funciones-del-vigilante-de-seguridad.html http://www.venalcasa.gob.ve/portal/descarga_manual/manuales/MANUAL%20DE%20NORMAS%20Y%20PROCEDIMIENTOS%20PARA%20EL%20PERSONAL%20DE%20VIGILANCIA%20DE%20SEGURIDAD%20DE%20VENALCASA.pdf
78
ANEXO 2
FACHADA FUNDACIÓN FORJADORES
DE TEJIDO SOCIAL
SALA SISTEMAS
CLASE DE SISTEMAS
OFICINA SECRETARIA GENERAL
COCINA FUNDACIÓN
COCINA FUNDACIÓN
79
ANEXO 3
TROFEOS CAMPEONATOS FUTBOL
CARPETAS ARCHIVOS DE
ESTUDIANTES
AULAS DE CLASE
AULAS DE CLASE
SALIDAS PEDAGOGICAS
FACHADA FUNDACION ACTUAL
80
ANEXO 4
ORGANIGRAMA PROPUESTO
DIRECTOR
JUNTA DIRECTIVA SECRETARIO GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y CONTABLE
MANTENIMIENTO
SERVICIOS GENERALES
SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN
VIGILANCIA
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GUIA PRÁCTICA PARA LA REALIZACION DEL PROCESO CONTABLE
FUNDACIÓN FORJADORES DE TEJIDO SOCIAL
AÑO 2015
Esta guía está desarrollada con el propósito de ayudar y facilitar la comprensión y
adaptación de la contabilidad dirigido a los usuarios de la Fundación, para que
esta sea practicada correctamente, en la cual se explican y desarrollan los
principales conceptos.
La base para la preparación de este guía son las normas establecidas en
Colombia como lo es el decreto 2649 de 1993 y el Estatuto Tributario, entre otras.
82
1. DISEÑO DE GUIA PRÁCTICA PARA LA REALIZACION DEL PROCESO CONTABLE
Para los administradores es importante mantener la calidad del servicio que se les
brinda a los beneficiarios de la fundación, y esto es razón para querer mantener
los procesos al mismo nivel con, alta calidad. En el sistema de gestión de calidad
es importante que existan procesos de soportes que contribuyan a brindar un
servicio oportuno, eficiente y útil, entre los cuales se encuentra el proceso contable
uno de los mas importantes ya que es el apoyo en cuanto a la toma de decisiones.
1.2 Diseño de Guía Contable Esta guía es basada en las normas colombianas y por supuesto en las normas
internacionales de contabilidad que hoy en día con la ley 1314 tenemos el deber y
el derecho de conocerlas.
En la fundación ya existe la conciencia de las falencias existentes en el manejo
contable y los procedimientos de control de las actividades desarrolladas es
importante considerar necesario orientar y dar a conocer (con base en la
normatividad vigente) los procesos y procedimientos que permitan el adecuado
reconocimiento, registro, causación, clasificación y emisión de la información
contable y financiera. Pretendemos que esta sea una herramienta útil y de
consulta.
83
1.2.1. Normatividad de entidades sin ánimo de lucro Todas las personas jurídicas están obligadas a llevar contabilidad. Ley 190 de
1995, Artículo 45: “De conformidad con la reglamentación que al efecto expide el
Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y las personas naturales que
cumplan los requisitos señalados en el reglamento, deberán llevar contabilidad, de
acuerdo con los principios generalmente aceptados. Habrá obligación de
consolidar los estados financieros por parte de los entes bajo control”.
“Las entidades sin ánimo de lucro, deberán llevar libros de contabilidad, en la
forma que indique el Gobierno Nacional”.41. “Ámbito de aplicación: El presente
decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén
obligadas a llevar contabilidad”42.
“Decreto Nacional 2500 de 1986, Art. 2: A partir del 1 de enero de 1987 las
Entidades Sin Ánimo de Lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad…”.
“Estatuto Tributario. Art. 364: Las entidades sin ánimo de lucro, deberán llevar
libros de contabilidad, en la forma que indique el Gobierno Nacional…”.
“Decreto Nacional 4400 de 2004 art. 15: Todos los contribuyentes del Régimen
Tributario Especial están obligados a llevar libros de contabilidad.
“Decreto Nacional 2649 de 1993, Art.1 25: Los Estados Financieros deben ser
elaborados con Fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los
comprobantes”.
84
1.3 Que es una entidad sin ánimo de lucro
Las entidades sin ánimo de lucro son personas jurídicas, capaces de ejercer
derechos y contraer obligaciones, de ser representadas judicial y
extrajudicialmente, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios
estatutos, las cuales nacen por voluntad de sus asociados o por libertad de
disposición de los bienes de los particulares, para la realización de fines altruistas
o de beneficio comunitario no contemplando dentro de su objeto principal el
desarrollo de actividades mercantiles Por su actividad se clasifican en: salud,
deporte, educación formal, cultural, investigación científica o tecnológica,
ecológica, protección ambiental o a programas de desarrollo social, entre otras,
donde dichas actividades son de interés general y sus excedentes son invertidos
totalmente en la actividades contempladas en su objeto social.
Por lo anterior la fundación Forjadores de tejido social es una entidad sin ánimo
de lucro por lo tanto se acoge a la normatividad contable de las misma.
Las entidades sin ánimo de lucro adquieren su personalidad jurídica a partir del
registro del acto de constitución en la Cámara de Comercio, con jurisdicción en el
domicilio principal de la respectiva entidad.
85
1.3.1. Obligación de informar
Todas las organizaciones sociales sin ánimo de lucro están obligadas a radicar
antes del 30 de abril de cada año5, y con corte al 31 de diciembre del año
inmediatamente anterior, los siguientes informes:
Balance inicial6
Estados financieros básicos (balance general, estado de resultados, de
cambios en la situación financiera, flujo de efectivo y estado de cambios en
el patrimonio).
Notas a los estados Financieros7
Estados financieros certificados por representante legal y contador público.8
Dictamen de Revisor fiscal9 ( si lo tiene)
2. LA CONTABILIDAD ESAL
La contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones
razonablemente impuestas por las características y prácticas de actividad que la
organización tenga, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación
geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico”.
5 Véase en la carrera 8 N 10-65 Alcaldía Mayor de Bogotá
6 Cfr. Artículo 25 Decreto 2649/93
7 Cfr. Artículo 114 Decreto 2649/93
8 Cfr. Artículo 37 Ley 222 del 95.
9 Cfr. Artículo 208 y 209 del Código de Comercio.
86
La información registrada en los libros de contabilidad será la fuente para la
elaboración de los estados contables. En ningún caso los valores que aparecen
registrados en los libros serán diferentes a los revelados en los estados contables.
Estos libros serán inicialmente llevados electrónicamente en Excel por una
persona la cual tendrá los lineamientos necesarios y es deber de esta replicar lo
aprendido.
Actualmente la Fundación no maneja libros contables todo es manejado de forma
empírica, a pesar de esto encontramos soportes contables que ha llevado un
contador que viene 2 veces al año.
2.1. Características de la información contable
Para poder satisfacer adecuadamente los objetivos, la información contable debe
ser comprensible y útil y en algunos casos comparables, por esto debe tener las
siguientes cualidades10:
10
Cfr. Artículo 4 Decreto 2649 de 1993.
87
Fuente: internet 2.2. Principios Contables Los principios representan las presunciones básicas sobre las que descansan las
normas. Necesariamente derivan de los factores económicos y políticos del país,
de las formas de pensar y de las costumbres de todos los segmentos de la
comunidad que involucra al mundo de los negocios.
1.- Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación
constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos
contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se
hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben
prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego
en una entidad. Este principio en el fondo es el postulado básico o principio
fundamental al que está subordinado el resto.
88
2.- Entidad Contable: Los estados financieros se refieren a entidades
económicas específicas, que son distintas al dueño o dueños de la misma.
3.- Empresa en Marcha: Se presume que no existe un límite de tiempo en la
continuidad operacional de la entidad económica y por consiguiente, los cifras
presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de realización. En los
casos en que existan evidencias fundadas que prueben lo contrario, deberá
dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situación financiera.
4.- Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y
obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.
5.- Moneda: La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir
todos sus componentes heterogéneos a un común denominador.
6.- Período de Tiempo: Los estados financieros resumen la información relativa a
períodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de
operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros.
7.- Devengado: La determinación de los resultados de operación y la posición
financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del
período aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de
esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los
respectivos ingresos que generan.
89
8.- Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean
realizados, o sea cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde
el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan
ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe
establecerse con carácter general que el concepto “realizado” participa del
concepto de devengado.
9.- Costo Histórico: El registro de las operaciones se basa en costos históricos
(producción, adquisición o canje); salvo que para concordar con otros principios se
justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de realización). Las
correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen
alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la expresión numeraria de los
respectivos costos.
10.- Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser
contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.
11.- Criterio Prudencial: La medición de recursos y obligaciones en la
contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de
distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y
entre diversas actividades. La preparación de estados financieros, por lo tanto,
requiere que un criterio sano sea aplicado en la selección de la base a emplear
para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más alternativas
90
debe elegirse la más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la
presunción que los estados financieros podrían ser preparados en base a una
serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser
suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento
que se aplicó.
12.- Significación o Importancia Relativa: Al ponderar la correcta aplicación de
los principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido práctico.
Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y
normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el
efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su
conjunto. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo
que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que
corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta
factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el
resultado de las operaciones del ejercicio contable.
13.- Uniformidad: Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser
uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas
para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.
14.- Contenido de Fondo Sobre la Forma: La contabilidad pone énfasis en el
contenido económico de los eventos aun cuando la legislación puede requerir un
tratamiento diferente.
91
15.- Dualidad Económica: La estructura de la contabilidad descansa en esta
premisa (partida doble) y está constituida por: a) recursos disponibles para el logro
de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales
también son demostrativas de los diversos pasivos contraídos.
16.- Relación Fundamental de los Estados Financieros: Los resultados del
proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de
situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos
necesariamente complementarios entre sí.
17.- Objetivos Generales de la Información Financiera: La información
financiera está destinada básicamente para servir las necesidades comunes de
todos los usuarios. También se presume que los usuarios están familiarizados con
las prácticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información
presentada.
18.- Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información y
discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos delante a
que se refiere.
92
2.3. Proceso contable
Es el registro sistemático de los hechos económicos de las organizaciones por
medio de procedimientos manuales, mecánicos o electrónicos, con el fin de
suministrar información sobre el negocio el cual cumple el siguiente ciclo.
También se define como el conjunto de actividades que van desde el instante en
que se genera el hecho económico, hasta el momento en que obtiene, analiza,
93
interpreta y comunica la información contable. Al constituirse la entidad, se inicia el
proceso contable con los aportes de los asociados
Con el inventario general inicial, se elabora el balance general inicial y el
comprobante de diario de contabilidad denominado comprobante de apertura, que
sirve para abrir los libros principales y auxiliares.
Iniciado el proceso contable se comienza a anotar los movimientos de las
transacciones, diariamente realizadas, respaldados por un soporte que permite su
registro en el comprobante diario y traslado a los libros. Por último se hace el
cierre de mes, trimestre o año para cancelar las cuentas de resultado mediante un
asiento de ajuste registrado en un comprobante diario para el traslado a los libros
principales y auxiliares.
Cuenta Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las
operaciones que diariamente realiza una entidad sin ánimo de lucro. Las cuentas
representan las propiedades, derechos y deudas, los bienes, derechos y
obligaciones de la entidad sin ánimo de lucro en una fecha determinada. Así
mismo, los costos, los gastos, los excedentes y/o déficit, los ingresos, costos y
94
gastos en un período determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se
clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancia y pérdidas, y de orden.
Cuentas reales. Representan valores tangibles como las propiedades y las
deudas, forman parte del balance de una entidad sin ánimo de lucro. Las cuentas
reales a su vez pueden ser de activo, pasivo, o patrimonio.
Cuentas nominales o de resultado. Llamadas también de resultado porque al final
de un ejercicio contable permiten conocer los excedentes o beneficios costo y
gastos. Son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable.
Comprenden las cuentas del estado de ganancias y pérdidas: de ingresos, gastos
y costos de operación.
Cuentas de orden. Agrupan los valores que reflejan hechos o circunstancias que
pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, así como las
cuentas que sirven para efectos de control interno o información general, además
las que se utilizan para conciliar las diferencias entre registros contables de la
empresa y las declaraciones tributarias.
Cuentas de orden deudoras. Cuentas representativas de hechos o
circunstancias de las cuales pueden generarse derechos, que afecten la estructura
financiera de la entidad. Incluye cuentas de control para las operaciones
realizadas con terceros que por su naturaleza no inciden en la situación financiera
de la entidad, las utilizadas para control interno de activos, de futuros hechos
económicos y con propósito de revelación, así como las necesarias para conciliar
95
las diferencias entre los registros contables de los activos y la información
tributaria.
Cuentas de orden acreedoras. Cuentas representativas de los compromisos o
contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto pueden
llegar a afectar la estructura financiera de la entidad. Se incluyen aquellas cuentas
de registro utilizadas para efectos de control de pasivos y patrimonio, de futuros
hechos económicos y con propósitos de revelación, así como, aquellas cuentas
que permiten conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos,
patrimonio y la información tributaria. Ejemplo: Bienes y valores recibidos en
garantía. 11
2.4. Etapas del proceso contable.
Identificación. Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos o
transacciones que afectan la estructura financiera.
Clasificación. Actividad en la que de acuerdo con las características de la
operación, se precisa la ubicación de la misma en el plan de cuentas.
Registro y Ajustes. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de
contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos.
Elaboración y presentación de estados contables. Es el resultado del proceso
contable, expresado en los estados contables, los cuales deben contener el detalle
11
Cfr. ESAI. Manual.
96
básico y adicional para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de
los hechos registrados.
Análisis, interpretación y comunicación de la información. Corresponde a la
lectura que se hace de los estados contables, con el objeto de concluir sobre la
situación, resultado y tendencia de la entidad.
2.4.1 Documentos internos.
Son aquellos escritos elaborados por la entidad. Por ejemplo: recibo de caja,
comprobantes de egreso, notas débito, notas crédito, recibos de caja menor,
reembolsos de caja menor, notas de contabilidad y comprobantes de diario de
contabilidad.
2.4.2 Documentos externos.
Son aquellos documentos contentivos de transacciones que no son elaborados
por la entidad, recibidos en desarrollo de su objeto social. Por ejemplo: factura de
compra, recibos de consignación bancaria, recibos de caja.
2.5 Plan Único de Cuentas-PUC
El Plan Único de Cuentas “PUC”, que utilizaría la Fundación fundamentalmente es
la descrita en el decreto 2650 de 1993 el cual busca la uniformidad en el registro
97
de las operaciones económicas realizadas por las entidades sin ánimo de lucro,
con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por
consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad12.
Este contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos y
subcuentas de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, costos de
ventas y cuentas de orden.
2.6 Soportes Contables
Estos deben ser ordenados cronológicamente y pegados a los comprobantes de
contabilidad, estos son documentos suficientes y valederos en una operación
económica.
Entre estos soportes encontramos:
Recibos de caja.
Recibos de consignación bancaria.
Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros.
Factura de venta.
Factura de compra.
Comprobantes de pago o egreso.
Comprobante de ingreso o caja.
Notas débito.
12
Cfr. Decreto 2650 de 1993.
98
Notas crédito.
Recibos de caja menor y reembolso de caja menor.
Nota de contabilidad.
Comprobante diario de contabilidad.
Relaciones, escritos.
Contratos.
Escrituras.
Matrícula inmobiliaria.
Títulos valores.
Extractos bancarios.
Conciliaciones bancarias, entre otros.
A continuación una seria de ejemplos que suceden en la fundación Forjadores de
tejido social:
2.6.1. Recibo de caja.
Es un documento de contabilidad en el cual se reflejan los ingresos en efectivo
recaudados por la fundación. Se debe entregar el original al cliente y las copias se
archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
de diario de contabilidad.
99
Asiento contable
El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja- 1105, y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto de pago recibido.
Ejemplo: el 12° de septiembre de 2005, , se crea una entidad sin ánimo de lucro
denominada “Fundación Forjadores de Tejido Social”, el socio fundador donó la
suma de $ 10.000.000. Se asocian 100 personas y cada una se compromete a
aportar $ 1.000Mensuales para cubrir los gastos de funcionamiento.
Tabla No. 7. Recibo de Caja
Registro contable Tabla No. 8 Ilustración registró contable recibo de caja
2.6.2. Recibo de Consignación Bancaria:
100
Es un comprobante que los bancos elaboran y suministran a sus cuentas
habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y,
una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora,
sirve de soporte para la contabilidad de la entidad que consigna.
Ejemplo: la entidad sin ánimo de lucro “Fundación Forjadores de Tejido Social”
consignó la suma de $ 10.000.000., lo recibido por concepto de donación del
Fundador, en una cuenta corriente abierta a nombre de la Fundación.
Registro Contable Tabla No. 9
Factura de venta13.
Es un documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las
mercancías vendidas, indicando naturaleza, cantidad, precio, importe total, gastos
y condiciones de pago.
13
Cfr. Artículo 617 Estatuto Tributario.
101
Requisitos de la factura: La expedición de la factura a que se refiere el Artículo
615 del Estatuto Tributario consiste en entregar el original de la misma, con los
siguientes requisitos:
Estar denominada expresamente como factura de venta.
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
Fecha de su expedición.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
Valor total de la operación.
El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el
contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas
registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden
cumplidos los requisitos de impresión previa.
El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas
y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
102
Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para
el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante de diario de contabilidad.
Ejemplo: La fundación realiza una compra de muebles y enseres el 30 de octubre
de 2013 con el fin de dotar los salones de clase por valor de 3.600.000
Tabla No. 10 Modelo de Factura de venta
Tabla No. 11 Registro contable
103
2.7 . Comprobante de egreso: Soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de
dinero por medio de un cheque, transferencia bancaria o efectivo.
Generalmente en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante de diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control, en el comprobante de pago firmado por la persona que retira
el cheque y queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega al
beneficiario.
Al contabilizar este documento se acredita la cuenta de Bancos y se debita la
cuenta que corresponda según el concepto del pago.
104
Elaborado:_________ Revisado____ Contabilizado_____ Firmado________ 2.7.1. Proceso de Constitución Caja Menor.
Para iniciar la utilización de una caja menor se recomienda verificar si esta si
necesita, que gastos se cubrirían y por qué valor debe ser, posteriormente se
realiza la apertura por medio de acta; esta caja menor debe reflejarse en la cuenta
del disponible en el balance. Cuando se gasta el dinero de caja menor, debe
reintegrarse el valor de los pagos realizados según recibos para completar el
fondo fijo. Al contabilizar se debitan las respectivas cuentas de gastos y se
acredita bancos.
105
2.7.2. Proceso de reembolso caja menor
Cuando el dinero de la caja menor es utilizado en más de un 70% este debe ser
reembolsado, es decir debe solicitar el dinero gastado soportando cada uno de los
gastos con las facturas correspondientes.
Contabilización reembolso caja menor
2.7.3. Comprobantes de contabilidad. Son los documentos realizados previamente cuando se hace registro de cualquier
transacción, con fundamentos en los soportes, debiendo contener el número,
fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas
afectadas para luego ser registradas en orden cronológico en los libros auxiliares y
oficiales garantizando la veracidad e integridad de la información.
106
3. OTRAS CUENTAS CONTABLES ESAL 3.1. Contabilización de la nomina
Para la contabilización de la nómina es necesario verificar el pago de salarios,
seguridades sociales y parafiscales; así como las novedades del mes por cada
trabajador.
Dentro de los conceptos de nómina encontramos: Salarios (primas, bonificaciones,
horas extras, auxilios, comisiones) y pagos no salariados. Las deducciones (por
salud, pensión, parafiscales, retenciones en la fuente, prestamos entre otros.)
107
3.1.1. Aportes parafiscales:
La fundación debe liquidar los pagados sobre el valor bruto mensual de la nómina
así:
3.1.2. Pasivos que el empleador tiene a favor del trabajador
Al empleador se le constituye este pasivo por cada uno de los trabajadores desde
el primer día que inicia sus labores, esto son pasivos a largo plazo ya que se paga
al trabajador cada año o cuando este se retirara de la Fundación.
Dentro de estos pasivos encontramos:
Cesantías: es el 8,33% del total devengado y se determina al finalizar el periodo
y se le tiene que consignar al empleador antes del 15 de febrero de cada año.
Intereses sobre las cesantías: 1% mensual se calculan en el momento del retiro
del trabajador.
Prima de Servicios: este es el 8.33% del salario y se deben cancelar en junio y
diciembre de cada año.
108
Vacaciones: todo trabajador tiene derecho a descansar una vez al año y es el 4,
16% del total devengado.
Contabilización
4. Diferidos Los diferidos se manejan en la cuenta contable 17 (Cargos diferidos) , hace parte
de los activos por lo tanto es de naturaleza débito y representan bienes o servicios
recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en el futuro.
En esta cuenta se registra los costos y gastos en que incurre la Fundación pre
operativo es decir en las etapas de organización, construcción, montaje y puesta
en marcha; las mejoras en propiedades tomadas en arrendamiento, la publicidad,
los útiles y papelería e impuestos.
Esta cuenta de diferidos se amortiza según qué tipo de gasto sea en el caso de los
pre operativos en es un periodo no inferior a 5 años.
109
5. Propiedad planta y equipo
Este rubro hace referencia a los activos fijos de la cuenta contable 15 los cuales
las fundación utiliza para poder cumplir con su objeto social, estos deben ser
controlados con conteos físicos y una base de datos donde especifique que tipo
de activo es, fecha de compra, o fecha de en el cual se empieza a utilizar y valor
de la compra.
Lo anterior con el fin de calcular la depreciación; La depreciación, como ya se
mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación
del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en
que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o
un activo. Durante cuánto tiempo, un activo se mantiene en condiciones de ser
utilizado y de generar ingresos.
La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero
por simplicidad y estandarización, la legislación colombiana, ha establecido la vida
útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera.
110
6. Anticipos y avances Representa el valor de los adelantos efectuados en dinero o en especie por la
Fundación a personas naturales o jurídicas, con el fin de recibir beneficioso
contraprestación futura de acuerdo con las condiciones pactadas, incluye
conceptos
Tales como anticipo a proveedores, a contratistas, a trabajadores.
El registro contable de dichos anticipos se realiza teniendo en cuenta la cuenta
1330 (anticipos y avances) el asiento sería un debe a la cuenta 13 y un haber a la
cuenta del banco.
Posteriormente se debe controlar la llegada de la factura que legalizara el anticipo
ya contabilizado, facturase define qué tipo de gasto se debe contabilizar.
7. DONACIONES
Donación es la transmisión gratuita de algo que pertenece a uno, a favor de
alguien que lo acepta. Por tanto, es el traspaso de activos sin contraprestación.
Cuando la transmisión se efectúa por herencia recibe el nombre de legado. Según
su naturaleza, las donaciones pueden ser dinerarias o no dinerarias14.
14
http://www.expansion.com/diccionario-economico/donacion.html
111
7.1 Contabilización de la donación por parte del beneficiario
El cuadro anterior se refiera a una donación cuando este afecta el patrimonio de la
Fundación.
Por otra parte cuando la donación no afecta el patrimonio y es en dinero o bienes
como patrocinio estas se contabilizan como ingreso no operacionales en la cuenta
429509 (Subvenciones)
8. Estados financieros
La Fundación debe realizar los cinco estados financieros de propósito general
como lo es:
Balance General.
Estado de Resultados.
Estado de flujo de efectivo.
Estado de Cambios en el Patrimonio.
Estado de cambios en la Situación Financiera.
112
Cada uno de estos estados financieros debe estar firmados por el contador y el
representante legal.
Adicional a los Estados Financieros se debe presentar:
El informe de Gestión del representante legal y el presupuesto del año que termina
y el que empieza.
8.1. Balance General
Balance se divide entre activos, pasivos y patrimonio, el cual nos muestra la
situación financiera de la Fundación y le sirve a la administración para la toma
de decisiones:
113
8.2. Estado de Resultados En este estado financiero podemos ver los ingresos, costos y gastos del periodo informado.
114
8.3. Estado de Flujo de efectivo El flujo de efectivo está conformado por el disponible que se refleja en caja y
bancos como fue utilizado y recibido en actividades de inversión, financiación y
operación.
115
8.4. Estado de cambios en la situación Financiera Este informe financiero permite observar la circulación de los fondos de la
empresa en cuanto se incluyen cambios originados en unas partidas que han
producido cambios en otras; muestra la causa o el efecto de las variaciones de las
partidas del balance, de dónde provinieron los fondos y hacia dónde se fueron.
116
8.5. Estado de cambios en el patrimonio. En este estado se refleja los aportes de los socios y la asignación de excedentes,
Muestra el patrimonio más detallado.
117
8.6. Notas a los Estados Financieros Las notas a los estados financieros obedecen a la explicación de los valores y
movimientos de los estados financieros. Para mayor entendimiento de los usuarios
de la información.
9. Libros de contabilidad
La fundación está obligada a llevar libros de contabilidad debidamente registrados
de conformidad con las normas legales vigentes.
118
9.1. Manejo de los libros de contabilidad
Por libros de contabilidad se entienden los auxiliares o documentos donde se
registran las transacciones y situaciones diarias con valor monetario sucedidas en
los entes económicos y que serán el soporte y fundamento de los estados
financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas son la
fuente para su elaboración. Los estados financieros se preparan al cierre de un
período para conocimiento de usuarios indeterminados, con el ánimo de satisfacer
el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para
generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por ser concisos,
claros, neutros y de fácil consulta.
Los libros debe ser de hojas removibles o formarse por series continuas de
tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse
archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del
Gobierno. Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en
forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así
como su conservación.
El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la
reglamentación que expida el Gobierno Nacional15 Atendiendo las normas legales,
(Decreto 1878 de 2008), la naturaleza del ente económico y la de sus
operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
15
Cfr. Código de comercio en su artículo 56.
119
• Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta
sus movimientos débito y crédito y sus saldos.
• Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos.
• Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de
dirección, administración y control del ente económico.
• Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros
de resumen en forma global.
• Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con
indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se
hagan de unas y otras.
• Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.
• Cumplir las exigencias de otras normas legales.”.
10. Libros de contabilidad Dentro de los soportes más importantes que debemos construir y utilizar son los
libros consecuencia sujetos al registro de la autoridad correspondiente, los que se
explican a continuación:
Libro Diario: Es un libro en el cual se utilice diariamente y se plasman todas las
operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no
superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la
información contenida en los comprobantes de contabilidad que ya poseen lo
soportes correspondientes.
120
Libro Mayor y Balances: Es un libro donde se registra de forma resumida los
valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Tomando
como saldos iniciales los saldos del período anterior, se muestran los valores del
movimiento débito y crédito del período respectivo para luego registrar los nuevos
saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente.
Libro de Inventarios y Balances: Se emplean para registrar por lo menos una
vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la
compañía o el balance general en forma detallada.
Libros Auxiliares: Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben
servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes
normas hacen alusión a éstos libros, el Decreto 2650 de 1993 hace referencia a la
forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas,
además su número es ilimitado de acuerdo con las necesidades de cada ente
económico.
121
11. CONSIDERACIONES TRIBUTARIAS
La fundación tiene la obligación fiscal de presentar la declaración de renta y
complementarios, aunque esta se presente sin realizar algún pago, ya que por su
condición de fundación la ley las exime del pago.
Este tratamiento especial que tiene las entidades sin ánimo de lucro, ha hecho que
se consideren que respecto a las sanciones tributarias estas entidades también
tengan un tratamiento especial, pero lamentablemente no es así.
Las sanciones tributarias se derivan del incumplimiento de las obligaciones por
parte del contribuyente. Si bien las entidades sin ánimo de lucro tienen unos
beneficios respecto a la obligación sustancial, debe cumplir con todas las
obligaciones formales sin discriminación ni distinción alguna respecto a otros
contribuyentes, de modo que si incumplen algunas de las obligaciones,
inexorablemente tendrán que asumir y pagarlas sanciones correspondientes a la
omisión o incumplimiento de la obligación en cada caso particular.
12. NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA- NIIF
Se le debe a la ley 1314 del 2009, la adopción a las normas internacionales de
información financieras por parte de todas las empresas y en la cual deben ser
parte tanto la gerencia como cada uno de los miembros de las empresas,
122
Para realizar la convergencia a la nueva norma es necesario definir como empresa
a que grupo pertenezco las cuales se identifican de la siguiente manera:
GRUPO 1 compuesto por Emisores de Valores y Otras Entidades de Interés
Público deberían aplicar las denominadas Normas Internacionales de Información
Financiera – NIIF Plenas por IASB y Normas Internacionales de Auditoria y
Aseguramiento – NIAS emitidas por IFAC.
GRUPO 2 Por su parte estaría compuesto por Empresas Grandes y medianas, no
incluidas en el grupo 1, y las pequeñas que deberían aplicar la NIIF para Pymes
emitida por IASB y las NIAS emitidas por IFAC.
GRUPO 3 Estaría integrado por las Microempresas las cuales deberían tener un
marco normativo propio, más simple pero tendiente a migrar a los estándares
internacionales en caso de que su crecimiento así lo indique.
En este orden de ideas la Fundación hace parte del grupo 3 por lo tanto deben
aplicar las normas para el desarrollo de la información.
123