SUB-TEMA 10: DISENO MATRIZ Y DOCUMENTOS DE GESTIÓN DEL DESPACHO JUDICIAL CIVIL Y DE FAMILIA

En tanto la labor de los fiscales también está orientada a las áreas civil y familiar, resulta importante.conocer cómo funcionan los despachos judiciales de dichas especialidades, en función al Diseño Matriz y los documentos de gestión de los mismos.

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SUB-TEMA 10: DISENO MATRIZ Y DOCUMENTOS DE GESTIÓN DEL DESPACHO JUDICIAL CIVIL Y DE FAMILIA

Lectura con preguntas guía:

Lectura: 1. Gerencia de Estudios y Vatidación de la Gerencia

Central de la Reforma del Poder Judicial. "Diseño Personalizado de los Módulos Corporativos de apoyo a los Juzgados Civiles del Distrito Judicial del Cono Norte". Versión mimeográfica. Lima, noviembre de 1998.

1) ¿Cuáles son las principales características de un juzgado corporativo civil?

2) ¿Qué diferencias existen entre un juzgado corporativo penal y uno civil?

3) ¿Cómo visualiza la participación del fiscal en un juzgado corporativo?

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Gerencia de Estudios y Validación de la Gerencia Central de la Reforma del Poder Judicial. "Diseño Personalizado de los Módulos Corporativos de apoyo a los Juzgados Civi!es de1 Distrito Judicial del Cono Norte". Versión mimeografica. Lima, noviembre de 1998.

DISENO PERSONALIZADO DE LOS MQDULOS CORPORATIVOS DE APOYO A LOS JUZGADOS CIVILES

DEL DISTRITO JUDICIAL DEL CONO NORTE

La imagen objetivo de la Modernización del Despacho Judicial en los Juzgados Especializados en lo Civil de la Corte Superior de Justicia del Cono Norte de Lima, es la de implantar una organización de apoyo jurisdiccional y administrativa descentralizada, tecnificada y organizada que facilite las condiciones para el ejercicio de las funciones del Magistrado, en su labor de administrar justicia, poniendo especial énfasis en el servicio de atención al público, alcanzando la eliminación de demoras y el cumplimiento de los plazos procesales; así como permitir el acceso oportuno y permanente de la información de los procesos.

2. DEFINIC~ÓM DE MODERNIZACIÓN DEL DESPACHO JUDICIAL

Dentro del marco de la Reforma se están aplicando las técnicas de la administración moderna, como la Optimización del Proceso por la cual se brindan al Magistrado los elementos necesarios para que su labor de administrar justicia sea totalmente eficiente, transparente y ágil.

Aplicado este concepto al Nuevo Despacho Judicial, tenemos que la Optimización del Proceso se refiere a efectuar un análisis situacional a la organización administrativa que se viene utilizando, sobre la cual se van a identificar problemas que podrán ser materia

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de análisis y de rediseño, presentando alternativas para mejorarla y hacerla más eficiente y productiva.

Dentro de los elementos de Optimización del Proceso consideramos los siguientes:

A. CÓDIGO ÚNICO DE EXPEDIENTE

Encontrándose dentro de las actividades de corporativización la unificación de archivos, es decir ubicar los expedientes de más de un Juzgado en un solo ambiente físico y con la finalidad de realizar una rápida ubicación de estos expedientes, se ha establecido la implantación del Código Único del Expediente en la modernización del Despacho Judicial.

Este código formado por caracteres alfa-numéricos permitirá ubicar al expediente en cualquier instancia y órgano jurisdiccional que se encuentre ya que lo acompañará desde el inicio del proceso hasta el final del mismo.

Los procesos que se inicien deberán adoptar el Código Único de Expediente descrito y los expedientes que se encuentren en trámite serán numerados nuevamente al momento de ser ingresados al sistema informática, de tal manera que todos los expedientes cuenten con una numeración uniforme a la implantación del Nuevo Despacho Judicial

B. MODELOS DE DOCUMENTOS

Son plantillas o formatos de resoluciones, oficios o actas, en las que se han establecido campos que pueden ser reemplazados de acuerdo al tipo de proceso y caso que se trate.

La aplicación generalizada de modelos de documentos (resoluciones, oficios y actas) en todos los ámbitos especializados de los Juzgados permite uniformizar los documentos que se generan en el proceso, ahorrando tiempo y costos en su emisión.

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Con la finalidad de agilizar la utilización masiva de estos documentos se ha propuesto que sean los mismos Magistrados los que los elaboren, distribuyan y exijan su utilización.

Para ello podrán utilizar el procesador de textos, el que les permitirá identificar en forma rápida el modelo de resolución, oficio o acta que se requiera; permitiendo el reemplazo de variables en forma mecanizada.

C. SISTEMAS INFORMATICOS ESPECIALIZADOS

C.1. Sistema de Mesa de Partes, de Registro y de Distribución de Expedientes

El Sistema de Mesa de Partes, de Registro de Expedientes Judiciales es el programa diseñado para el ingreso de datos (nombres de las partes, especialidad, instancia, materia o delito, etc.; según corresponda.); otorgando, además transparencia en la distribución de los documentos ingresados, ya que ésta se dará en forma aleatoria.

Este sistema se utilizará en nuestro diseño, sólo en el Centro de Distribución General, que es la única área donde existirá red de informática, en ella se ingresaran las demandas, se creará el Código Único del Expediente y esto permitirá la distribución aieatoria y equitativa de las demandas entre el núrriero de Juzgados en cada especialidad.

C.2. Sistema Peruano de Información Jurídica - Spij

Es un sistema desarrollado por el Ministerio de Justicia que contiene el texto de diversas normas, entre ellas la Constitución Política del Perú, el Código Civil y Procesal Civil, Ley Procesal del Trabajo, Código Penal, Código de Procedimientos Penales, Código Procesal Penal, etc.; y un conjunto de normas legales a partir de julio de 1989.

Este sistema será distribuido y periódicamente actualizado, siendo responsabilidad de cada Presidente de Corte Superior su distribución para los Juzgados Especializados.

D. RECURSOS HUMANOS

Entendemos como recursos humanos a las capacidad& que tiene cada persona para desarrollar actividades orientadas a cumplir determinadas funciones con el fin de lograr los resultados que la organización requiera.

El concepto de Organización del Nuevo Despacho Judicial tiene como meta el mejor funcionamiento de la organización de apoyo al Juez en cualquiera de sus especialidades y ha sido esquematizado mediante una estructura que considera equipos especializados, los mismos que deben ser calificados e idóneos.

Las funciones, responsabilidades, prohibiciones e incompatibilidades del personal que conforma los equipos especializados de apoyo a los Juzgados Civiles se encuentran descritos en el Manual de Organización y Funciones correspondiente, de acuerdo a la normatividad vigente.

D.1. FORMACIÓN Y REQUERIMIENTO DEL POTENCIAL HUMANO

La Organización del Nuevo Despacho Judicial trae consigo la formación del potencial humano que haga posible su funcionamiento normal y sostenido.

El requerimiento del personal para los diferentes cargos en lo jurisdiccional, tendrá en cuenta los estudios de cada postulante acordes con los requeridos en el Manual de Organización y Funciones del Módulo Corporativo; y que con la experiencia adquirida y10 estudios conexos a su profesión, hayan logrado las

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mejores calificaciones a fin de asegurar idoneidad en el desempeño de las funciones que desarrollen.

Las experiencias vividas en otras corporativizaciones hace necesario que el personal jurisdiccional que inicie la implantación del C.D.G y el Módulo en cada especialidad sea un grupo de profesionales que se complementen entre el personal existente (con experiencia en Despacho Judicial) y un personal nuevo que se contrate de acuerdo a los requerimientos y cálculos necesarios.

La provisión del personal de apoyo administrativo se hará mediante concurso abierto para Administrador del Módulo Corporativo, administrativos y mensajero, la del personal jurisdiccional a través de concurso cerrado.

Los Magistrados y el personal que laborará en el Nuevo Despacho Judicial contarán con capacitación previa a la implantación, ella tiene como objetivo principal, involucrar a todo el personal con los conceptos, lineamientos y objetivos que plantea la corporativización. Posteriormente a la implantación, la capacitación deberá mantenerse periódicamente.

F. SERVICIOS COMUNES

El módulo contará con setvicios comunes, tales como el Centro de Distribución General y el Centro de Distribución del Pdódulo.

3. OBJETIVOS

Son objetivos del Nuevo Despacho Judicial:

Rediseñar procesos para una administración de justicia ágil y eficaz. Evitar la sobrecarga procesal. Lograr mayor transparencia en los procesos judiciales.

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Fomentar una lógica de competitividad: eficiencia y eficacia. Implantar mecanismos de autocontrol del costo y la calidad de la administración de justicia.

4. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIQN ACTUAL DE LOS JUZGADOS ESPEClALlZADOS EN LO CIVIL DEL CONO NORTE

En la actualidad se encuentran impartiendo justicia en el Distrito Judicial del Cono Norte, 6 (seis) Juzgados Especializados en lo Civil, la estructura organizacional de cada Juzgado Civil está conformada por un Juez y 3 ó 4 secretarios. A su vez cada secretario puede contar con 1 ó 2 técnicos judiciales, y con 1 secigrista. La división de actividades del Juzgado se compone de cuatro áreas básicas:

Mesa de Partes. Preparación del Despacho y diligencias en el local del Juzgado. Diligencias fuera del local del Juzgado. Notificaciones.

Estas actividades, de acuerdo a la organización que presenta este Distrito Judicial deben desarrollarse según lo dispuesto por la Ley Orgánica del Poder Judicial, sin embargo en la realidad se encontró que el personal desarrollaba sus funciones de la siguiente manera:

4.1 JUEZ

Cabe mencionar, que las labores que realizan los Magistrados cotidianamente en la mayoría de casos superan a las funciones que se establecen en la Ley Orgánica del Poder Judicial, lo que distrae su labor Jurisdiccional.

4.2 SECRETARIO DE JUZGADO

En el caso de las funciones que realizan estos trabajadores se encuentran:

Dar cuenta de los escritos que ingresan a mesa de partes. Proyectos de resoluciones de las demandas Proyectos de resoluciones de los escritos Diligencias fuera del juzgado. Redactar actas de las audiencias Atención al público Legalización de firmas Redactan poderes Suscribir copias certificadas. Proyectos de Sentencia. Preparar los cuadernos de apelación. Elaboración de Exhortos

4.3 AUXILIARES DE JUSTICIA - TÉCNICO JUDICIAL

Estas personas realizan las siguientes labores:

Preparan notificaciones Redactan resoluciones. Compaginan el expediente, es decir, que ubican el escrito que entra a mesa de partes en el expediente que obra en manos del secretario. Se encontraban a cargo de la mesa de partes y realizaban todas las funciones inherentes a dicho cargo como recibir escritos, proporcionar información, registrar el toma razón, repartir los escritos a cada secretario.

4.4 AUXILIARES DE JUSTICIA - AUXILIAR

Las funciones del auxiliar son las siguientes:

Coser expedientes.

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Pegar los cargos de notificaciones. Sacar fotocopias. Notificar dentro del radio urbano, en las zonas en donde no exista el servicio de notificación prestado por una empresa dedicada a ello.

4.5 OTRAS INFORMACrONES A CONSIDERAR EN LA EVALUACI~N

Los Juzgados Especializados en lo Civil llevan una serie de libros los cuales les permiten efectuar un Registro y un seguimiento de los documentos que mantienen a su cargo y del trámite propio del expediente, estos libros se encontraban a cargo de la Mesa de Partes. Estos son algunos de los libros que por lo general, llevan los Juzgados Civiles:

Libro de Ingreso General. Libro de Ingreso Alfabético. Libro de Cargo de los expedientes que suben en apelación. Libro de Cargo de Juzgados de Paz Letrados de los expedientes que son evaluados como segunda instancia. Existen otros libros que son llevados directamente por el Asistente del Juez o Secretario del mismo y que se encuentran referidos a los siguientes temas: Libro de Juramentos. Libro de Sanciones y Amonestaciones. Libro Copiador de Sentencias.

4.6 ASPECTOS A FORTALECER

Luego de la evaluación de los hechos que son comunes dentro de los Juzgados Especializados en lo Civil de esta Corte Superior, podemos determinar como principales problemas que deben ser cubiertos por la elaboración de un sistema efectivo de justicia para los Juzgados Especializados en lo Civil, los siguientes:

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Existe una confusión dentro de la realización de actividades jurisdiccionales con las actividades administrativas a nivel del personal. Las actividades funcionales que realiza el personal no se encuentran delimitadas, ocasionando una serie de confusiones para determinar la responsabilidad del personal a cargo.

* Existe un problema en el reparto de las notificaciones, éstas por lo general tienen un retraso de 10 a 15 días, lo que ocasiona una serie de perjuicios, por ejemplo en la realización de diligencias, ya que se frustran, por lo que tiene que señalarse nueva fecha. Dicho retraso retarda la prosecución del proceso. Adicionalmente, no existe el personal calificado para realizar las funciones inherentes a los cargos de auxiliares de justicia, así como hay una carencia de personal en algunos despachos, que ocasiona que otras personas realicen varias labores perjudicando de esta manera el propio desarrollo del despacho judicial.

5. ORGANIZACIÓN DEL NUEVO DESPACHO JUDICIAL

El diagnóstico situacional elaborado para la Corte Superior de Justicia del Cono Norte de Lima, en la especialidad civil ha establecido entre otros datos, una carga procesal acumulada de 6,044 procesos en trámite y si tenemos en cuenta el estándar máximo de procesos manejables para la especialidad civil determinado por la Resolución Administrativa 108-96 CME-PJ, se podría concluir que el Distrito Judicial del Cono Norte necesita de 7 Juzgados Especializados en lo Civil para atender la carga actual, a razón de 858 expedientes cada uno, por debajo del estándar determinado por la Resolución Administrativa antes señalada.

Sin embargo si tenemos en cuenta que la Corporativización trae consigo una primera etapa de adecuación y conocimiento de la funcionabilidad del modelo, que cobre todo es expresada por

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una baja producción, principalmente por la presencia de personal nuevo (poca experiencia en el Despacho Judicial) y a fin de otorgarles alguna comodidad a los Jueces protagonistas de esta reforma en este Distrito Judicial, consideramos conveniente implantar el Módulo Corporativo de Apoyo a los Juzgados Civiles en la Corte Superior de Justicia del Cono Norte de Lima con 8 Juzgados Especializados en lo Civil, de modo tal que cada uno inicie la implantación con una carga procesal de 671 expedientes.

Por tanto resulta necesario para implantar el Módulo Corporativo Civil, la creación de 2 (dos) Juzgados Especializados en lo Civil en la Corte Superior de Justicia del Cono Norte de Lima, para lo cual la Comisión Ejecutiva del Poder Judicial en ejercicio de sus atribuciones debe emitir la Resolución Administrativa correspondiente.

Por lo expuesto, en el Distrito Judicial del Cono Norte se implantará un Módulo Corporativo de Apoyo a los Juzgados Especializados en lo Civil, conformado por 8 (ocho) Juzgados Especializados en lo Civil.

5.1. Características de la nueva organización

Separación entre lo jurisdiccional y lo administrativo. El nuevo modelo organizacional propone la división de tareas de apoyo a la labor del Juez, en equipos especializados de apoyo jurisdiccional y de apoyo administrativo. Asignación aleatoria de expedientes Apoyo directo a cada Juez en el Despacho (Asistentes de Juez). Sistemas jurídicos especializados. Archivos sistematizados y centralizados Tamaño de la organización en función de carga procesal y tareas de apoyo. Estadísticas generadas por el sistema (C.D.G.) Implementación de oficinas y equipos adecuados.

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5.2. Composición

La organización del nuevo Despacho Judicial comprende:

Administración Centro de Distribución General Módulos Corporativos de Apoyo a los Juzgados

Su actividad se desarrolla sobre todos los componentes del nuevo Despacho Judicial, corresponde a quien asuma el cargo de Administrador el controlar, supervisar y coordinar con todos los órganos que se encuentran a su cargo, deberá atender, asimismo, todos los requerimientos de estos órganos, deberá coordinar sus actividades, dar solución a los problemas de administración que se presenten en el desempeño de la gestión, etc. Sus funciones se detallarán en el Manual de Organización y Funciones del Nuevo Despacho Judicial. Pertenece al área de Administración lo referente a la administración de redes y soporte técnico y en general a todo lo concerniente con el perfecto desarrollo del Nuevo Despacho Judicial.

5.2.2.Centro de Distribución General.

Es el núcleo de acceso y salida de todo documento referido a un proceso judicial. Se realizan aquí las funciones de atención al público, recepción, registro y asignación de documentos para el inicio y10 seguimiento de un proceso, así como también las funciones de devolución y entrega de anexos, recaudos, etc.

Forman parte de la estnictura del Centro de Distribución General:

Jefatura del CDG Atención al público Devolución de documentos

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a. Jefatura del CDG

El Jefe del Centro de Distribución General es el responsable administrativo de esta área, supervisa que las funciones de éste se realicen en forma adecuada y con celeridad.

Se mantiene en coordinación directa con los Administradores de los Módulos y con el Administrador del nuevo Despacho Judicial.

b, Atención al público

En esta área se brindará atención a los usuarios, ya sea para recepción de algún documento, como para brindar cualquier tipo de información sobre el ingreso de algún proceso. Asimismo, en está área se procederá a designar aleatoriamente a través del sistema informático al Juez que se hará cargo de la causa entrante, así como se asignará el Código Único del Expediente.

Como se señaló líneas arriba, en esta área, también se ingresan y registran todas las demandas o solicitudes, escritos y oficios que se presentan para cualquier proceso que se inicie o se encuentre en trámite.

Para la atención, recepción y asignación en esta área se cuenta con Asistentes Judiciales.

Los Asistentes Judiciales verifican que los documentos estén conforme a ley, debiendo manifestar a quien presenta el documento las observaciones u omisiones que se ponen de manifiesto en el documento que ha entregado, para que sea éste quien decide si absuelve las observaciones antes de confirmar su ingreso en el CDG o si persiste en presentarlo tal como se encuentra, pero con pleno conocimiento de las anomalías que el documento presenta.

Luego de este paso y unavez que se ha producido el ingreso del documento se designa en forma aleatoria, a través del Sistema

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mencionado, al Juez que se encargará del proceso, cuando se trate de un documento que da inicio a un proceso; si se trata de un documento referido a un proceso iniciado se remitirá éste al Centro de Distribución del Módulo que corresponda.

De esta forma, el número de expedientes que reciba cada juzgado será equitativo y la distribución por dificultad de ellos estadísticamente también será similar.

Concluidas las acciones descritas en el párrafo anterior se procede a clasificar los documentos ingresados por Módulo para su posterior remisión a través de los mensajeros.

c. Devolución de documentos

En esta área se entregaran a los usuarios los documentos (anexos, recaudos, etc.) sobre los cuales se haya ordenado su devolución en los Juzgados, de tal manera que se limite el flujo de personas al interior de los Módulos.

El cálculo de ventanillas necesarias para el Centro de Distribución General de la Corte Superior del Cono Norte corre en documento aparte como anexo l .

5.2.3. Módarlo Corporativo de Apoyo a los Juzgados

Es la organización de apoyo a los Juzgados, cuyas funciones están divididas entre un equipo especializado de apoyo administrativo y otro de apoyo jurisdiccional, contándose además con un Administrador del Módulo.

El equipo administrativo que forma parte del Módulo y que se concentra en el Centro de Distribución del Módulo, actúa en forma conjunta brindando apoyo a todos los Juzgados.

El equipo de apoyo jurisdiccional, dependiendo de los componentes brindará apoyo personalizado al Magistrado.

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5.2.3.1. Acdministrador del Módulo

Es el encargado de dirigir, coordinar y controlar íntegramente el Módulo, facilitando el mejor desarrollo de los procesos, así como proveyendo administrativamente de todo lo necesario a los Jueces y personal, para el cabal desarrollo de las funciones que les sean propias. Mantiene ur;a estrecha coordinación con el Administrador del Nuevo Despacho Judicial.

5.2.3.2. Centro de Diatri&ucíón del Módulo

Se recibe aquí toda la documentación proveniente del Centro de Distribución General, de ninguna manera se admitirá que el público presente sus escritos, oficios, etc., directamente en este Centro. El público acudirá al Centro de Distribución del Módulo cuando requiera información sobre su proceso, cuando se trate de entrega de consignaciones, legalizaciones de firma, otorgamiento de poderes o concertaciones para audiencias o actuaciones fuera del juzgado, etc.

La información a la que acceden los usuarios es alcanzada por los Asistentes Judiciales a través del Libro de Seguimiento de Casos, libro que registra todos los datos y actos relativos a los procesos judiciales, desde su inicio hasta su conclusión, este libro es el que reemplaza al llamado Toma Razón con la finalidad de uniformizar y estandarizar la forma de los mismos así como los datos que deben ingresarse.

Este Libro de Seguimiento de Casos es de uso obligatorio, según lo establece la Resolución Administrativa del Titular del Pliego del Poder Judicial No. 225-97-SE-TP-CME-PJ, en todos los órganos jurisdiccionales del país bajo dos modalidades, donde se cuenta con tecnología informática se utilizará un programa automatizado y, donde no exista, como en el presente caso de la Corte Superior del Cono Norte, la actualización de los datos será

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en foma manual hasta que existan las condiciones que hagan posible su automatización.

En el Centro de Distribución del Módulo se concentra todo el equipo administrativo de apoyo, el que asiste en conjunto a todos los Juzgados que conforman el Módulo Corporativo y cuenta con:

Recepción, distribución y devolución de documentos. Recepción y entrega de notificaciones Atención al público Archivo de expedientes y sala de lectura

a. Recepción, Distribución y Devolución de documentos

Esta es un área de funcionamiento interno, que se encarga de recibir las demandas, escritos y demás documentos que ingresan provenientes del Centro de Distribución General, para luego ser distribuidas entre los Magistrados y Especialistas Legales según corresponda.

Asimismo, se encarga de recepcionar, de todos los Juzgados del Módulo, los documentos que deben ser devueltos a los usuarios, con la finalidad de enviarlos al Centro de Distribución General para su entrega efectiva.

Esta área sólo tiene contacto con el personal-del Centro de Distribución General encargado de la distribución de los documentos a los M6dulos y con el personal que labora en los Módulos, de ninguna manera llega a ella el público usilario.

Esta área será atendida por 4 Asistentes Judiciales (bachilleres, egresados o estudiantes de la carrera de Derecho), según cálculo de personal, anexo II.

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b. Recepción y Entrega de Notificaciones

Esta área es también de operatividad interna. Recepciona y clasifica las cédulas de notificación de los Asistentes Judiciales y luego las entrega a la persona encargada de la Central de Notificaciones para que se proceda a su distribución.

Se reciben también aquí los cargos de notificaciones provenientes de la Central y se distribuyen al interior del Módulo a fin de ser añadidos a los expedientes por los Asistentes Judiciales. Otra de las funciones de esta área es la de compilar las notificaciones que han de realizarse por nota. Esta área será atendida por 3 administrativos.

c. Atención al público

En esta área se brindará información a los usuarios sobre el seguimiento de sus casos, sobre el lugar donde se llevará a cabo la actuación de alguna diligencia, coordinaciones para diligencias fuera del Juzgado, legalizaciones de firma, entrega de consignaciones y en general se realizarán todas las acciones necesarias que requieran los usuarios para el normal seguimiento de un proceso.

En esta área también se reciben los pedidos de- lectura de expedientes y se autoriza el ingreso a la Sala de Lectura.

Como arrojan los cálculos efectuados luego de evaluar las actividades que se desarrollan en esta área, con los tiempos estándares establecidos y la carga procesal que manejará el módulo, se cree conveniente que esta área sea atendida por 4 asistentes judiciales.

d. Archivo de Expedientes y Sala de Lectura

En el archivo se custodian los expedientes y se reciben y registran los medios probatorios de los procesos que se siguen en

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el módulo. La responsabilidad de esta área está a cargo de personal administrativo cen conocimiento en archivística, cuya función será conservar en buen estado tanto el archivo de expedientes como el de medios probatorios. Se ha considerado para esta área 3 administrativos.

La Sala de Lectura es el ambiente donde el litigante o abogado de la causa tendrá acceso directo al expediente, a fin de tomar nota de puntos de importancia del proceso registrados en el expediente. La Sala de Lectura será atendida por un asistente judicial.

5.23.3. Equipo de Apoyo en la Funcidn Jurísdíccional

Es el segmento de mayor importancia del esquema de Módulo Corporativo de Apoyo a los Juzgados, ya que en éste se realiza la labor de apoyo jurisdiccional propiamente dicha. Este Equipo se encuentra conformado por:

Asistentes de Juez Especialistas Legales Asistentes Judiciales

a. Asistentes de Juez

El Asistente de Juez trabaja directamente con el Magistrado al interior de su despacho. Este equipo está conformado por profesionales abogados, el número de miembros corresponde a razón de uno por cada Magistrado, estos apoyan directamente al Magistrado en el Despacho, específicamente reaiizan las siguientes labores:

- Reciben el Despacho diario para el Magistrado. - Dan cuenta al Magistrado del Despacho recibido. - Apoyan al Magistrado en la realización de las Audiencias. - Llenan los formatos establecidos para los actos procesales,

y los pasan al Centro de Distribución del Módulo a la

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persona encargada para actualizar diariamente el Libro de Seguimiento de Casos.

El Asistente de Juez es el apoyo personal y directo del Magistrado, es su persona de confianza.

6. Especialistas Legaies

Los Especialistas Legales están encargados de coordinar las labores necesarias para el adecuado seguimiento de los procesos, su labor es apoyar al Magistrado a lo largo de todo el proceso y mantener en forma organizada y bajo su responsabilidad los documentos correspondientes a éstos.

Los Especialistas Legales apoyan en forma directa al Magistrado durante todo el proceso, motivo por el cual se requiere que se les asigne a los Juzgados en forma permanente.

El número de Especialistas Legales que debe asignarse a cada Juzgado de la Especialidad Civil, teniendo en cuenta la carga procesal con la que se iniciará el módulo (756 expedientes) y los estándares determinados para esta especialidad, que puede manejar un especialista legal de forma normal y no sobrecargado, determina para este diseño un número de tres especialistas por Juzgado. El perfil requerido para este puesto es el de un abogado con dos años de experiencia en el ejercicio de la profesión y con conocimientos de informática.

c. Asistentes Judiciales

Los Asistentes Judiciales están encargados de apoyar a los Especialistas Legales. Dentro de sus labores se encuentran las de la elaboración de los decretos, oficios y cédulas de notificación; así como lo referente a la foliación de los documentos que deben anexarse a los expedientes, como la compaginación de los mismos,

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éstos son los encargados de mantener el expediente debidamente ordenado.

Se encargarán, además, de la elaboración de los cuadernillos para los exhortos y en general de cualquier actividad que no tenga un alto grado de complejidad. Sin embargo todas sus actividades serán supervisadas directamente por el Especialista Legal que se encuentre a cargo del expediente.

Los Asistentes Judiciales trabajan en equipo y apoyan indistintamente a todos los Especialista Legales, el encargado de coordinar sus labores y velar porque está se realice en forma equitativa para todos los Especialistas Legales es el Administrador del Módulo.

Los Asistentes Judiciales también apoyan las labores en el C.D.M y en la Sala de Lectura.

El perfil que se requiere para este puesto es el de un bachiller o egresado de la Facultad de Derecho con conocimientos de informática. El número de Asistentes Judiciales contemplado para el presente diseña en la especialidad civil es de 22 (veintidós) agrupados de la siguiente manera: 13 de apoyo a la función jurisdiccional, 1 en la sala de lectura, 4 en el Centro de Distribución del Módulo en atención al público y 4 en el área de recepción, distribución y devolución de documentos.

6. Conformación de la Comisión de Jueces

La Comisión de Jueces estará conformada por un representante de cada módulo corporativo, el cual será elegido por el tiempo que a criterio de los jueces sea el más conveniente, sin lugar a reelección por dos períodos consecutivos, y entre todos los miembros elegidos se nombrará un Presidente con el mismo período de vigencia. Este cargo será rotativo entre los Jueces de las especialidades que se encuentren corporativizadas para cada periodo.

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El Administrador del Nuevo Despacho Judicial actuará como Secretario de la Comisión de Jueces.

6.1. Atribuciones de la Comisión de Jueces

Las atribuciones de la Comisión de Jueces de los Módulos Corporativos serán principalmente las siguientes:

Evaluar el progreso de los módulos corporativos y hacer informes mensuales con recomendaciones para los ajustes necesarios en los procesos, organización y otros elementos del sistema implantado. Motivar la utilización de criterios uniformes dentro del ámbito jurisdiccional para la solución de los procesos judiciales. Sugerir acciones de política global dentro del ámbito jurisdiccional a través de la Presidencia de la Corte Superior, para mejorar el funcionamiento de los módulos corporativos. Mantener relaciones funcionales y de coordinación con todos los elementos implicados en el flujo de los procesos judiciales y servicios vinculados al funcionamiento del módulo corporativo estableciendo los mecanismos de actuación y coordinación a nivel jurisdiccional. Verificar el cumplimiento de los acuerdos adoptados.

* Dirigir las reuniones en forma ordenada de acuerdo con la agenda. Mantener relaciones de coordinación con la Presidencia de la Corte Superior para la implantación de las políticas y lineamientos generales emanados de dicha instancia y que sean de aplicación dentro del módulo corporativo. Mantener una estrecha coordinación con el Administrador del Nuevo Despacho Judicial para la atención de problemas internos de orden general.

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7. Descripción del Proceso en el Nuevo Despacho Judicial

Proceso de Conocimiento

En el marco del nuevo despacho judicial cada uno de los pasos establecidos en el Código Procesal Civil para el Proceso de Conocimiento se realizará de la siguiente forma:

1. La demanda con todos los requisitos y anexos requeridos por la ley de acuerdo a los artículos 424 y 425 del Código Procesal Civil, y con la forma de presentación prevista por los artículos 130 al 133 del mismo cuerpo de leyes, se presenta en el Centro de Distribución General en el área Atención al Público.

2. Ingresada la demanda, conforme a lo establecido por las normas antes citada, se remite ésta al Centro de Distribución del Módulo donde se confirma su ingreso, se registran los datos del expediente en el Libro de Seguimiento de Casos y se procede a su distribución entre los Juzgados del Módulo.

3, Seguidamente la demanda se entregará al Juez quien la revisará conjuntamente con la documentación adjunta y estudiará el caso con el apoyo de su Asistente. En la hora de despacho procederá a llamar a uno de los Especialistas Legales asignado a sü Juzgado, haciéndole entrega de las demandas ingresadas asignadas a él e indicándole el sentido de la resolución, para la preparación del proyecto de la misma.

4. El Especialista elaborará el proyecto de Resolución y lo presentará al Juez en la hora de despacho, luego devolverá la resolución ya firmada; el Especialista Legal descargará ésta en el Libro de Seguimiento de Casos, a través del formato respectivo y procederá a entregarla al Asistente Judicial, con las indicaciones pertinentes para la elaboración de las notificaciones a las partes del proceso.

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5. Luego que se elaboran las notificaciones por los Asistentes Judiciales estas se entregan al encargado de notificaciones a fin que elabore el listado de las notificaciones que serán remitidas vía la empresa de servicio que se encarga de diligenciarlas.

6. Enviadas las notificaciones el expediente será remitido al archivo por el Asistente Judicial respectivo. Permaneciendo aquí hasta cuando se devuelvan los cargos de notificaciones, los cuales deben ser agregados al expediente por el administrativo de Archivo.

Cuando se presente un escrito referente al proceso, se le entregará al Especialista Legal quien solicitará el expediente al archivo y dará cuenta al Magistrado en la hora que le corresponde el despacho, a fin que éste dé las instrucciones necesarias para proveer el escrito. El Especialista de Apoyo deberá tener muy presente los plazos estipulados aplicables en este proceso, establecidos en el artículo 478 del Código Procesal Civil.

8. El trámite de las tachas, reconvención, excepciones etc., debe ser seguido por el Especialista Legal. Si se presentaron excepciones el trámite que se requiera para la audiencia de saneamiento y la actuación de la misma será apoyada por el Asistente del Juez, en conformidad con lo dispuesto por el artículo 449 del Código Procesal Civil; y si se trata de excepciones que ponen fin al proceso todo el trámite consiguiente deberá, igualmente, ser asistido por el Especialista.

9. Si no se deducen excepciones, no se da la audiencia de saneamiento, sino únicamente el auto de saneamiento y si hay defectos que subsanar advertidos en la relación procesal el Especialista Legal deberá tener en cuenta el plazo

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estipulado para esto, debiendo elaborar el proyecto de resolución que declare saneado el proceso.

10. El Especialista Legal deberá igualmente elaborar el proyecto de resolución que fije día y hora para la realización de la audiencia conciliatoria, la que debe realizarse dentro del plazo previsto señalado en el inciso 9Qel artículo 478 del Código Procesal Civil.

11. Con 2 ó 3 días de anticipación (o con la anticipación que se acuerde por los Magistrados) el Especialista Legal solicitará el expediente al Archivo, con la finalidad de revisar si éste se encuentra conforme, si es que se ha cumplido con notificar a las partes, si se encuentran los cargos respectivos, etc.

12. En la audiencia de conciliación participará personalmente el Asistente del Juez quien será el encargado de asistir al Juez y levantar el acta respectiva, conforme a lo establecido en los artículos 469, 470 y 471 del Código Procesal Civil, debiendo tener muy presente lo dispuesto en el artículo 472 del mismo cuerpo de leyes, modificado por la Ley 26635.

13. Si concluye la audiencia con conciliación, el acta debidamente firmada equivale a una sentencia con autoridad de cosa juzgada, asimismo se deberá anotar la misma en el Libro de Conciliaciones que el Juzgado debe llevar, según lo obliga al artículo 326 del Código Procesal Civil.

14. Si no se logra la conciliación en la audiencia, se procederá a enumerar los puntos controvertidos, en especial los que van a ser materia de prueba, ordenándose la actuación de los medios probatorios ofrecidos. En esta misma audiencia se comunicará a las partes el día, hora y lugar de la audiencia de pruebas la que deberá realizarse en un plazo no mayor de 50 días.

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15. Seguidamente el Especialista verificará que el expediente se encuentre en orden, debiendo preocuparse de notificar a las partes pertinentes la audiencia de pruebas.

16. La audiencia de pruebas deberá sujetarse a lo dispuesto por el artículo 202 y siguientes del Código Procesal Civil, modificado por la Ley 26635, deberá ser dirigida personalmente por el Juez quien contará con el apoyo de su Asistente.

17. Si se requiere la actuación procesal fuera del juzgado, el Especialista Legal del caso deberá concurrir para apoyar la labor del Magistrado. El Especialista Legal deberá tener muy en cuenta todo lo que se dispone en el Código Procesal Civil en el Título VI1 de la Sección Tercera.

18. Concluida la audiencia de pruebas, el Juez deberá comunicar a ias partes que el proceso está expedito para sentenciar (art. 21 1 del CPC). La sentencia debe expedirse dentro de los 50 días siguientes a la audiencia, de conformidad con lo señalado en el artículo 478 del CPC. Es función también del Especialista Legal realizar las notificaciones a las partes del contenido de la sentencia.

19. En el caso que se interponga recurso de apelación contra la sentencia emitida, el Especialista Legal se encargará de dar trámite al recurso, debiendo tenerse en cuenta el plazo para interponerlo que es de diez días y está señalado en el artículo 478 inciso 13 del Código Procesal Civil; deberá igualmente tener presente el artículo 373 del mismo cuerpo legal, que dispone que el expediente debe elevarse al superior en un plazo máximo de 20 días contados desde la concesión del recurso.

20. Es preciso aclarar, que en cualquier momento, que el Especialista o el Magistrado quieran estudiar el expediente pueden solicitarlo al Archivo siguiendo el procedimiento establecido para esto.

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