diseño e implementación de una nueva estructura de la secretaria ejecutiva...

Diseño e implementación de una nueva estructura de la Secretaria Ejecutiva y creación de cuatro direcciones / Estudio de caso 1

Septiembre 2014

Diseño e implementación de una nueva estructura de la Secretaria Ejecutiva y

creación de cuatro direccionesEstudio de caso

Proyecto: “Fortaleciendo la Iniciativa Latinoamericana para Investigación en Políticas Públicas”

Iniciativa Latinoamericana de Investigación para las Políticas Públicas (ILAIPP)www.ilaipp.org

Asociación de Investigación y Estudios Sociales (ASIES)www.asies.org.gt

Estudio de casoDiseño e implementación de una nueva estructura de la Secretaria Ejecutiva y creación de cuatro direcciones

Autoras (ASIES)Guisela Mayén - Directora de Investigación, Monitoreo, Evaluación y aprendizaje Olga Loarca - Directora de Proyectos

Dirección del proyecto (Grupo FARO)Orazio Bellettini – Coordinador GeneralCecilia Lincango Flores – Coordinadora Técnica

Corrección de texto y estilo (Grupo FARO)Cecilia Lincango Flores

EditorGrupo FARO Gregorio Bobadilla N38-88 y Granda CentenoTeléfonos: 2456-369 / 2456-367www.grupofaro.orgQuito - Ecuador

ISBN 978-9942-956-10-1

Septiembre 2014

El presente trabajo y publicación es el resultado de la consultoría para Fortalecimiento Organizacional de los centros ILAIPP, a través del cuál se obtuvo los aprendizajes y lecciones de 10 estudios de caso de los centros integrantes de ILAIPP que se desarrolló en el marco del proyecto “Fortaleciendo la Iniciativa Latinoamericana para investigación en Políticas Públicas”, mediante subvención No. 107740-001 del Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo (IDRC, Canadá), bajo iniciativa Think Tank (TTI).

Las opiniones vertidas en esta obra son de exclusiva responsabilidad del (de la) autor(a) o autores y no reflejan los puntos de vista de las instituciones que conforma la ILAIPP, ni de su Comité Ejecutivo, ni del IDRC o su Consejo de Gobernadores, ni de la TTI.

Diseño e implementación de una nueva estructura de la Secretaria Ejecutiva y

creación de cuatro direccionesEstudio de caso

Proyecto: “Fortaleciendo la Iniciativa Latinoamericana para Investigación en Políticas Públicas”

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN 6 1.1. La Organización 6 1.2. El Caso 62. SITUACIÓN A LA QUE SE ENFRENTA LA ORGANIZACIÓN 7 2.1. Situación o problemática: La transición en la Secretaría Ejecutiva 7 2.2. Justificación: El desafío de la nueva etapa 8 2.3. Retos y oportunidades 93. SOLUCIÓN O DECISIÓN DE REFORMA 10 3.1. Recapitulando 10 3.2. La reforma 10 3.3. Implementación 12 3.4. Roles y responsabilidades 14 3.5. Recursos 144. RESULTADOS 15 4.1. Resultados específicos 15 4.2. Resultados esperados 15 4.3. Resultados inesperados 165. LECCIONES 18 5.1. Factores contribuyentes 18 5.2. Lecciones 186. RECOMENDACIONES GENERALES 19

Asociación de Investigación y Estudios Sociales (ASIES)6

1.1 La OrganizaciónEn 1979 surge la Asociación de Investigación y Estudios Sociales (ASIES) con el propósito de contribuir al fortale-cimiento del Estado de Derecho y para ser un foro de re-flexión, discusión y propuesta sobre temas sociopolíticos, económicos, ambientales y culturales. Objetivos que se mantienen hasta el presente. Para el desarrollo de sus fines y funciones se crearon cuatro órganos, la Asamblea General, la Junta Directiva, la Secretaria Ejecutiva y los Consejos y Comisiones.

La Secretaría Ejecutiva es el órgano técnico y adminis-trativo de la Asociación encargado de la ejecución de las resoluciones y acuerdos de la Asamblea General y de la Junta Directiva (JD). Está a cargo de un Secretario Eje-cutivo que es nombrado, y también puede ser removido, por la máxima autoridad (Asamblea General) a propuesta

de la JD. El nombramiento es indefinido pero debe ser confirmado cada dos años por el mismo órgano que lo nombró.

De acuerdo a sus estatutos, la Secretaría Ejecutiva cuen-ta con personal técnico y administrativo y se organiza en departamentos de investigación que están integrados por un coordinador y un equipo formado por dos a cinco in-vestigadores. Recibe principalmente apoyo de las unida-des de administración, contabilidad y finanzas.

1.2 El CasoEl caso aborda la experiencia del diseño e implementa-ción de una nueva estructura de apoyo a la Secretaría Ejecutiva, que implicó la creación de cuatro direcciones, situación que se derivó de la transición de la nueva Se-cretaría Ejecutiva.

1. INTRODUCCIÓN


2.1 Situación o problemática: La transición en la Secretaría EjecutivaEn 2013 la Secretaria Ejecutiva, Raquel Zelaya, quien tuvo bajo su responsabilidad la conducción de la Asociación desde el año 2000, se retiró de dicho cargo. Asumió la di-rección Luis Linares, quien desde el 2001 se desempeña-ba como Secretario Ejecutivo Adjunto.

Hasta ese momento, ASIES había sido dirigida por la Se-cretaria Ejecutiva, quien era responsable de las activida-des técnicas, administrativas y financieras. Es decir, te-nía bajo su cargo el funcionamiento total de la institución, coordinaba directamente a las áreas de investigación y a las unidades de apoyo, ejercía la representación de la ins-titución al más alto nivel, era encargada de los vínculos con los actores políticos y de dar cuenta mensualmente del

funcionamiento a la Junta Directiva.

El Secretario Ejecutivo Adjunto, era responsable de la planificación, seguimiento de los programas y de la coordinación de proyectos, de la atención a los asun-tos administrativos y de los presupuestos. Además, por su amplia experiencia atendía actividades y proyectos en temas municipales y laborales. Sustituía en sus fun-ciones a la Secretaria en caso de ausencia o impe-dimento. El Adjunto tenía el apoyo de dos asistentes para el seguimiento a las actividades relativas al ciclo de proyectos.

A continuación se presenta la estructura organizativa de la Asociación, previo a la reforma, donde se muestra gráficamente la situación:

ASAMBLEA GENERAL

JUNTA DIRECTIVA Consejos y Comisiones

SECRETARIA EJECUTIVASecretaría Ejecutiva Adjunta

ÁREA DE INVESTIGRACIÓN

Análisis Jurídico

(DAJ) Estado de Derecho,

DDHH e Intercultura-

lidad

Administración y Finanzas

Comunicación Social Centro de

Estudios de Opinión Pública

(CEOP)

Centro de Documentación

(CID)

Centro de Cómputo

Política(DISOP)

Socio Eco-cómica y Ambiental

(DICE)

EducaciónIntegraciónRegional

PRODEFDiálogo

Estratégico

Laboral

UNIDADES DE APOYO

Gráfico 1: Organigrama de ASIES

2. SITUACIÓN A LA QUE SE ENFRENTA LA ORGANIZACIÓN


Cuando asume el nuevo Secretario Ejecutivo, la JD pro-pone la eliminación de la figura del Secretario Ejecutivo Adjunto, y en su lugar la creación de cuatro Direcciones

como apoyo directo al nuevo Secretario. La estructura propuesta, y que sería aprobada por la Asamblea Ge-neral es la siguiente:

ASAMBLEA GENERAL

JUNTA DIRECTIVA Consejos y Comisiones

SECRETARIA EJECUTIVA

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN DIRECCIÓN DE INVESTIGRACIÓN

Análisis Jurídico

(DAJ) Estado de Derecho,

DDHH e Intercultura-

lidad

Contabilidad Centro de Documentación

(CID)

Centro de Cómputo

Política(DISOP)

Socio Eco-cómica y

Ambiental (DICE)

Educación LaboralCentro de Estudios de Opinión Publíca

(CEOP)

DIRECCIÓN DE PROYECTOS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

2.2 Justificación: El desafío de la nueva etapaComo se indicó, en abril de 2013 la Asamblea General nombró como Secretario Ejecutivo a Luis Linares y Raquel Zelaya fue designada Presidente de la Junta Directiva de la Asociación. El cambio requirió un periodo de transición durante el cual se determinó que era inelu-dible la revisión de la estructura de la Secretaría Ejecuti-va, ya que se había suprimido la posición de Secretario Ejecutivo Adjunto, quedando el nuevo Secretario única-mente con el apoyo de las unidades de Comunicación, Administración, Asistencia de la Secretaría y Monitoreo y Evaluación Interna, esta última creada en enero de 2011.

Se decidió entonces llevar a cabo dos procesos priorita-rios: el primero, la revisión y redefinición de las funciones a cargo del Secretario Ejecutivo y el segundo, la creación de cuatro direcciones estratégicas para dar apoyo al nue-vo Secretario. Ambas acciones facilitarían el proceso de transición y además, contribuirían a la consolidación de la institución como un centro de pensamiento.

Como resultado de los procesos se esperaba que el nuevo Secretario estuviera a cargo de funciones más

estratégicas y que las funciones más especializadas y operativas fueran asignadas a las cuatro direcciones propuestas: 1. Comunicación; 2. Investigación, Monito-reo, Evaluación y Aprendizaje (IME&A); 3. Proyectos y 4. Administrativa. Éstas dependerían directamente del Secretario Ejecutivo y servirían como puente de enlace entre el Secretario y los coordinadores de los departa-mentos de investigación.

El verdadero desafío lo constituyó entonces el realizar una transición ordenada que garantizara el continuo fun-cionamiento de la institución. Se quería que los coordi-nadores, investigadores y demás colaboradores sintieran que el cambio de liderazgo no implicaba un cambio sig-nificativo en la forma de trabajo de los departamentos.

También se determinó que para lograr la consolidación de ASIES como un centro de pensamiento era necesa-rio poner énfasis en la calidad de la investigación que produce y en la sostenibilidad financiera institucional, de ahí que la Dirección de IME&A junto a la Dirección de Proyectos son en las que, hasta el momento, descansa la mayor parte del apoyo directo que el Secretario Ejecutivo requiere.

Gráfico 2: Organigrama de 2013


2.3 Retos y oportunidadesEl reto particular fue el manejo del cambio para que la reestructuración de los ejes de dirección ejecutivo y de nivel medio de la asociación fuera exitosa. La Junta Di-rectiva y el Secretario Ejecutivo estaban convencidos de que la reforma era indispensable, faltaba la anuencia de los asociados quienes tendrían la decisión final sobre la aprobación de la estructura propuesta y la buena recep-ción de los colaboradores de ASIES quienes se verían afectados, positivamente, por la reforma propuesta.

Sin embargo, el preámbulo a la celebración del 35 ani-versario de ASIES, la incorporación del nuevo Secreta-rio Ejecutivo y el proceso de fortalecimiento institucional iniciado en 2010 con el apoyo de la Think Tank Initiative (TTI), no dejaban lugar a duda que las reformas que se proponían eran oportunas, y además, que era el momen-to idóneo para desarrollar e implementar el proceso.

Se contaba también con el apoyo adicional de TTI en la modalidad de matching fund y se habían identificado a mentores que tenían una extensa experiencia de trabajo con centros de pensamiento de la región.

En el contexto interno, en algunas reuniones mensuales

de coordinación1, los coordinadores habían manifestado su deseo de tener una directriz más específica para el desarrollo de su labor de investigación y expresaban la necesidad de mejorar el uso de los diferentes canales de comunicación. Por otra parte, se había reconocido como esencial la revisión de la estrategia de recaudación de fondos, actividad que estaría principalmente ligada a la Secretaría Ejecutiva.

De no aprobarse el cambio en el corto plazo, se debilita-ría el eje ejecutivo institucional, ya que el nuevo Secreta-rio Ejecutivo se vería saturado por las actividades oficial-mente a su cargo y aunadas las labores que le competían como Secretario Ejecutivo Adjunto, cargo que no figuraba más en la estructura de la asociación.

1 Las reuniones mensuales de coordinación se implementaron en enero de 2011. En este espacio los coordinadores presentan un breve informe de avance de las actividades programadas, su participación en redes y actividades para la incidencia, se tratan asuntos relativos a la comunicación, administración, proyectos y otros. Participan el Secretario Ejecutivo, los coordinadores de área y los responsables de las unidades de comunicación, monitoreo interno, administración y asistente de la Se-cretaría Ejecutiva.


3.1 RecapitulandoEn abril de 2013 Luis Linares asumió como Secretario Ejecutivo, quien además de poseer la experiencia, co-nocer los procesos institucionales, contar con las califi-caciones académicas requeridas, gozar de credibilidad y conocer a los interlocutores principales, también había sido Secretario Ejecutivo Adjunto por 12 años, situación que garantizaba el conocimiento pleno, de las caracterís-ticas y modo de operar de la institución.

Sin embargo, en este nuevo periodo no se contaba más con la figura del Secretario Ejecutivo Adjunto; en su lugar se había previsto fortalecer las áreas que tenían más re-lación con las funciones ejecutivas del Secretario.

3.2 La reformaLa reforma consistió en revisar y reformular las funcio-nes del cargo de Secretario Ejecutivo y de las cuatro unidades indicadas para transformarlas en direcciones.

Tal como lo manda los Estatutos de ASIES, el Secre-tario Ejecutivo es responsable de dirigir todas las ac-tividades técnicas, administrativas y financieras de la Asociación y es responsable ante la Junta Directiva por el correcto y eficaz funcionamiento de la institución.

En el cuadro que se presenta a continuación, se des-criben las funciones del Secretario Ejecutivo antes de la reforma y las funciones propuestas luego de la revisión de las primeras:

3. SOLUCIÓN O DECISIÓN DE REFORMA

Funciones antes de la reforma Funciones después de la reformaa) Ejecutar las disposiciones y resoluciones de la Asamblea General y de la Junta Directiva; b) Actuar como órgano de comunicación de la Asociación con sus miembros y con el público y

mantener relación con entidades nacionales e internacionales afines a los propósitos de la misma;

c) Establecer los mecanismos de control contable y de fiscalización con el propósito de preser-var el patrimonio y recursos financieros de la Asociación, debiéndose nombrar al efecto un Tesorero, quien tendrá las atribuciones que especifique el Reglamento respectivo;

d) Gestionar y obtener recursos financieros, para el desarrollo de los programas y proyectos de la Asociación;

e) Por disposición de la Junta Directiva, representar social y legalmente a la Asociación conjun-ta o separadamente con el Presidente de la Junta Directiva;

f) Celebrar a nombre de la Asociación, los contratos, convenios y acuerdos de conformidad con los lineamientos aprobadas por la Junta Directiva;

g) Someter cada año a consideración de la Junta Directiva el programa de actividades y los presupuestos de ingresos y egresos de la Asociación;

h) Informar periódicamente a la Junta Directiva de la marcha de la Asociación y presentar anual-mente el informe de labores y los estados financieros y el movimiento del personal al servicio de la Asociación;

i) Someter a consideración de la Junta Directiva los reglamentos que normen las actividades internas de la Asociación;

j) Determinar las funciones de los Consejos y Comisiones que establezca la Junta Directiva dentro del ámbito de su competencia;

k) Contratar y remover al personal al servicio de la Asociación; l) Solicitar sesión extraordinaria de la Junta Directiva cuando lo considere necesario; m) Las demás que le señale la Junta Directiva y los reglamentos.

A partir de la revisión, se agruparon las responsabi-lidades y se propuso delegar algunas de ellas a las nuevas direcciones creadas.

Las principales funciones se agrupan así:

a) Visión y planeamiento estratégicob) Gestión de la calidad de investigación,

comunicación e incidenciac) Gestión de recursos humanosd) Gestión de programas y proyectose) Administracion y financiamientof) Comunicación y articulación con la Junta

Directivag) Representación legal

Tabla 1: Funciones del Secretario Ejecutivo antes y después de la reforma


Definidas estas funciones, algunas de ellas se delegaron a las Direcciones recién establecidas:

La gestión de la calidad de investigación, comunica-ción e incidencia: para apoyar esta responsabilidad se crean la Dirección de Investigación, Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje y la Direccion de Comunicación.

La Dirección de Investigación, Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje (M&E&A)

La Dirección de Investigación, M&E&A, tiene el propó-sito de asegurar la mejora en la calidad de la investigación que se realiza en ASIES, mediante el fortalecimiento de los procesos que aseguren la aplicación de métodos y herra-mientas de investigación idóneos, a fin de producir análisis acordes a los estándares internacionales. Esta Dirección también apoya, monitorea y evalúa la ejecución de investi-gaciones que se desarrollan en la institución; y promueve el intercambio de experiencias y de conocimientos entre los investigadores, con el propósito de optimizar los apren-dizajes y buenas prácticas de cada departamento.

Fue nombrada para el desarrollo de las funciones de esta Dirección, Guisela Mayén, quien ya venía desempeñando tareas de M&E interno desde 2011, pero que además ha sido coordinadora de diversos proyectos de investigación desde antes del año 2000.

La Dirección de Comunicación

Esta dirección, que entrará en funcionamiento a partir de octubre de 2014, será la responsable de promover y for-talecer el proceso de comunicación para posicionar temas de interés nacional en las agendas de los tomadores de decisiones, consolidando de esta manera la posición de ASIES como un referente importante en la nación. El plan se apoya en tres pilares: comunicación interna, para la incidencia e institucional. Se buscará mayor fluidez, am-pliación y mejoramiento de los procedimientos de comuni-cación con todo tipo de actores; mejorar la forma y la divul-gación de los productos de investigación y fortalecimiento.

Estará integrada por un director, un coordinador de cana-les y un coordinador de medios de comunicación. Se bus-cará promover para el puesto de director a personal interno de la Asociación.

La visión y el planteamiento estratégico, la gestión de programas y proyectos y el finan-ciamiento: para apoyar esta responsabilidad se creó la

Dirección de Proyectos.

La Dirección de Proyectos

Tiene la responsabilidad de apoyar al Secretario Ejecutivo en la implementación general del plan anual de activida-des, particularmente lo relativo a proyectos y consultorías para garantizar que se cumplan los requisitos de calidad, oportunidad y eficiencia en la entrega de productos y en el uso de los recursos. Para el efecto, coordina con los res-ponsables directos de proyectos y consultorías, la gestión de su ciclo en materia de planificación, organización, im-plementación, seguimiento y evaluación; también coordina con la Dirección de Investigación M&E&A, los coordina-dores de investigación y de comunicación para dar segui-miento a la ejecución del Plan Anual de Trabajo. Apoya al Secretario Ejecutivo en la implementación de la estrategia de recaudación de fondos.

En el cargo de directora de Proyectos fue nombrada Olga Loarca, quien cuenta con calificaciones académicas y ex-periencia para el desempeño del cargo ya que desde el año 2005 ha asistido a la Secretaria Ejecutiva desarrollan-do funciones de gestión y seguimiento a la ejecución de proyectos.

Gestión de recursos humanos y la adminis-tración: para coordinar esta responsabilidad se crea la Dirección Administrativa.

La Dirección Administrativa

Tienen la función principal de ejercer el control apropia-do sobre el buen uso de los recursos de la Asociación. Se encarga de la logística y ejecución de los eventos, del control del recurso humano contratado, y del proceso de impresión y custodia en bodega de las diferentes publica-ciones que se emiten en la institución. En general, sus principales funciones se enfocan a los ámbitos administra-tivo, recursos humanos, organización de eventos, publica-ciones, compras de bienes y servicios, proveeduría y otros servicios.

Lilliana López es la directora administrativa, cuya experien-cia y calidades académicas son las idóneas para el cargo ya que ha desempeñado funciones administrativas en la institución desde hace más de diez años.

El nuevo organigrama institucional, aprobado por la Asam-blea General en diciembre de 2013 refleja los cambios an-tes descritos. A continuación se presenta un abstracto del eje de dirección de la estructura organizacional aprobada:


Luis Linares Secretario Ejecutivo

Dirección de Comunicación

(Nov. 2014)

Guisela Mayén Directo-ra IME&A

Departamentos de Investigación

Lilliana LópezDirectora Administrativa

CEOP

Olga Loarca Directora de Proyectos

Unidades de apoyo

La nueva estructura se considera elemental para forta-lecer los procesos y funciones a cargo de la Secretaria Ejecutiva y, en consecuencia, para apoyar la toma de decisiones y generar procesos de aprendizaje en esta instancia la cual es clave para la gobernanza y gestión de la Asociación.

3.3 ImplementaciónEl proceso de diseño, aprobación e implementación de la nueva estructura de apoyo a la Secretaría Ejecutiva se resumen en el siguiente cuadro:

FECHA O PERÍODO ACTIVIDADES RESULTADOS INMEDIATOS

La idea

Septiembre – diciembre de 2012

Surge la idea de solicitar fondos matching funds TTI/IDRC para el fortalecimiento de los niveles de gobierno y de dirección de Grupo FARO y ASIESLidera la propuesta en ASIES: Raquel Zelaya, Secretaria Ejecutiva

Propuesta de solicitud de fondos elabo-rada y presentada a TTI (diciembre 2012)

Marzo 2013

La Asamblea General elige como nueva Presidenta de la Junta Directiva a Raquel Zelaya y como nuevo Secretario Ejecutivo a Luis Linares. Acuerdan suprimir la posición de Secretario Ejecutivo Adjunto.

Toman posesión de su cargo las nuevas autoridades elegidas.

Marzo 2013

Con el cambio de Secretaría Ejecutiva, la Junta Directiva planteó la necesidad de contar con un periodo de tran-sición que estuviera acompañado por, en ese entonces, las unidades de apoyo que tenían relación cercana con la Secretarías Ejecutiva y Ejecutiva Adjunta.

Las unidades de administración, monito-reo y evaluación interna y las asistentes de la Secretaría Ejecutiva iniciaron a tra-bajar más de cerca con el nuevo Secreta-rio Ejecutivo, sin embargo no se contaba un plan puesto en blanco y negro para el periodo de transición.

Mayo 2013La propuesta presentada por Grupo FARO y ASIES a TTI/IDRC es aprobada y se inicia el desarrollo del proyecto que finalizaría en mayo de 2014.

Inicio del proceso de fortalecimiento

El diseño

Junio – diciembre 2014

Primera etapa del proyecto matching fund TTI: se elaboró un plan de cambio que a nivel de la Secretaría Ejecutiva de ASIES tenía como resultados la transición asumida y revisadas y redefinidas las funciones y atribuciones de la Secretaría Ejecutiva y de su estructura interna.El plan de cambio fue presentado a la Junta Directiva.

Plan de cambio de ASIES que propone fortalecer los ejes de dirección ejecutiva y de nivel medio

Gráfico 3: Estructura organizacional aprobada

Tabla 2: Implementación de la nueva estructura de apoyo a la Secretaría Ejecutiva


Agosto – noviembre 2014

Se desarrolla el proceso, que básicamente consistió en la revisión de las funciones del Secretario Ejecutivo.

Posteriormente, se elaboró la propuesta de funciones para las Direcciones de IME&A y de Proyectos.

Ambas fueron elaboradas por Raquel Zelaya y Olga Loarca y compartidas con el Secretario Ejecutivo y Junta Directiva. Externamente acompañó el proceso y asesoró Vanesa Weyrauch (quien era parte del equipo contratado para el proyecto matching fund de Grupo FARO y ASIES).

Redefinición de funciones del nuevo Se-cretario Ejecutivo y de las direcciones de IME&A y Proyectos con aprobadas por la Asamblea General.

La aprobación

Agosto – diciembre 2014

El proceso de cambio es asumido por Raquel Zelaya, Secretaria Ejecutiva saliente y Presidente de la Junta Directiva.

Agosto – noviembre 2014

La Junta Directiva asume el compromiso y promueve el proceso hasta su presentación a la Asamblea de asocia-dos, órgano que avala y aprueba, el 6 de diciembre de 2014, las nuevas funciones para el Secretario Ejecutivo, y la nueva estructura organizacional.

Junta Directiva comprometida a promover la reforma.Reforma aprobada por Asamblea General de ASIES.

La implementación

Diciembre 2013Con la aprobación de la nueva estructura por parte de la Asamblea, las direcciones Administrativa, de IME&A y de Proyectos inician el cambio.

Creadas las nuevas direcciones y las fun-ciones a cargo de las mismas.

Enero 2014

Se aprovecha el programa Programa Policy Engagement and Communications (PEC) de TTI para el diseño de un plan de transición y estratégico para la Dirección de Co-municación, la que se pondrá en marcha a partir de no-viembre de 2014.Las acciones relativas al PEC son lideradas por Carmen Ortiz, Vicepresidente de la Junta Directiva de ASIES.

Plan estratégico de comunicación.Definición de perfil y funciones para el nuevo Director de Comunicación.

3.4 Roles y responsabilidades Actores internos

La reforma estuvo liderada por Raquel Zelaya, Presi-dente de la Junta Directiva, quien estuvo a cargo de la coordinación y seguimiento a las actividades del pro-ceso, así como de impulsar los cambios ante la Junta Directiva y la Asamblea de Asociados.

Olga Loarca, quien era asistente de la Secretaría Eje-cutiva, elaboró, junto a Raquel Zelaya, las propuestas de cambio a ser presentadas a la Junta Directiva, inclu-yendo la redefinición de funciones y atribuciones de las

cuatro áreas y del Secretario Ejecutivo, el organigrama y la implementación de los acuerdos. Además dio se-guimiento a las actividades realizadas en el marco del PEC.

Guisela Mayén, quien era la monitora interna, fue res-ponsable de desarrollar las actividades relativas al for-talecimiento del proceso de M&E, incluyendo la dimen-sión de aprendizaje.

Carmen Ortíz, Vicepresidente de la Junta Directiva es-tuvo a cargo de la elaboración del plan de transición e implementación de la Dirección de Comunicación, en el marco del PEC.

FECHA O PERÍODO ACTIVIDADES RESULTADOS INMEDIATOS


Guisela Mayén, Lilliana López y Olga Loarca, fueron nombradas para dirigir las direcciones de Investigación M&E&A, Administrativa y de Proyectos respectivamen-te, mostrando su buena disposición para asumir el cambio, y su compromiso en apoyo al Secretario Eje-cutivo entrante.

Actores externos

Se contó con la asesoría de los expertos internaciona-les Enrique Mendizabal, Tomás de la Rosa y Vanesa Weyrauch, siendo esta última la experta que acompañó y facilitó más de cerca las actividades acordadas en el plan de cambio institucional del proyecto conjunto con Grupo FARO (matching fund) y también fue la facilitado-ra para ASIES del PEC.

3.4 RecursosEl proceso de reforma, que incluyó la reestructura de la organización interna, la redefinición de funciones del Secretario Ejecutivo y de cuatro unidades de apoyo ins-titucional que se convertirían en direcciones, de fortale-cimiento de la dirección de Investigación M&E&A y del plan de transición e implementación de la dirección de Comunicación estuvo apoyado técnica y financieramen-te por la TTI a través de la modalidad matching fund con un monto total de 67,500 dólares canadienses, con un aporte directo de TTI de 50,000 dólares canadienses y 8,700 dólares canadienses como aporte de cada insti-tución beneficiaria. Además, se contó con el apoyo del PEC, el cual no significó desembolso para ASIES.


Los resultados logrados incluyen los siguientes.

4.1 Resultados específicos• Aprobado el nuevo organigrama institucional.• Aprobadas las nuevas funciones a cargo del Secre-

tario Ejecutivo entrante, que se resumen en respon-sabilidades estratégicas en temas como dirección; planificación; gestión de investigación, comunicación, recursos humanos, programas y proyectos; adminis-tración; además de la rendición de informes a la Junta Directiva, comunicación y articulación con está y la representación legal y social de la Asociación.

• Creadas las Direcciones de IME&A, de Comunica-ción, de Proyectos y Administrativa.

• Elaboración del plan estratégico a ser implementado por la Dirección de Comunicación a partir de noviem-bre de 2014.

• Fortalecida el nivel directivo y ejecutivo de la Asocia-ción.

• Finalizado el proceso de transición y de reforma lo-grando mantener un esquema eficiente de conduc-ción.

4.2 Resultados esperadosComo consecuencia de la reforma se esperaba contar con un directorio institucional fortalecido, lograr la tran-sición en la Secretaria Ejecutiva; contar con una gestión ágil en todos los niveles, mejorar los procesos de comu-nicación y fortalecer el monitoreo y aprendizaje.

Al hacer, en este momento, un examen del proceso de la implementación de una nueva estructura de la Secreta-ria Ejecutiva, se registra un balance positivo: se logró el fortalecimiento de las capacidades directivas de la Se-cretaria Ejecutiva por medio de la creación de las cuatro direcciones, que no obstante se encuentran en proceso de fortalecimiento y consolidación, han demostrado que el cambio fue correcto y que su implementación aunque no se ha dado al mismo ritmo (algunas se encuentran en fases más adelantadas que otras) ha sido clave para el logro exitoso de la transición en la Secretaria Ejecutiva.

La gobernanza y gestión de ASIES no se vio afectada por el traspaso del liderazgo, y como consecuencia de los cambios la gestión interna recibió una atención que ha sido beneficiosa para la mejora y agilización de los procesos.

4. RESULTADOS


Muy pronto se verá mejorada la comunicación interna, la institucional y la comunicación para la incidencia, me-diante cambios en la diseminación interna de la informa-ción, nuevas formas de comunicación de los resultados de la investigación y cambios en formatos de publicación y difusión.

El objetivo de fortalecer el monitoreo y aprendizaje, se ha logrado casi en su totalidad, lo cual se refleja en la apro-piación de nuevos procesos y la disposición para incor-porar innovaciones en los procesos por parte del equipo que integra la Dirección de Investigación M&E&A.

4.3 Resultados inesperadosPaso a paso la nueva estructura organizacional ha empe-zado a funcionar. Durante el primer año, se inició un proce-so de fortalecimiento principalmente para las Direcciones, las que primero recibieron apoyo en tal sentido, fueron las dirección de Investigación, M&E&A y Proyectos, mientras que las de Administración y Comunicación, han tenido un proceso más lento.

En el caso de la Administración, la directora diseñó los ma-nuales de identidad institucional, de publicaciones y de eventos. Actualmente estos manuales están en proceso de edición y entrarán en vigencia a partir de octubre de 2014. Su aplicación fortalecerá a la dirección resultando en procesos más eficientes. Por otra parte la directora de Administración también puso en marcha procedimientos que agilizan el acceso a materiales, fotografías institucio-nales y formatos de solicitud para diversas actividades a cargo de dicha dirección.

La Dirección de Comunicación aún no funciona en su tota-lidad, el personal que la integrará ha estado vinculado du-rante el primer semestre de 2014 a actividades de forma-ción (talleres y webinars) y asesoría directa para el diseño de la “estrategia de comunicación” que han sido brindadas por el PEC de la TTI. Se espera que esta Dirección inicie sus labores en noviembre de 2014, lo cual mejorará las capacidades institucionales para lograr una comunicación efectiva de los resultados de investigaciones y propuestas de políticas públicas.

La Dirección de Proyectos, con el apoyo de TTI y la moda-lidad matching fund, recibió una asesoría específica para la revisión de la estrategia de recaudación de fondos, y se encuentra funcionando con mucha precisión para dar cumplimiento a metas trazadas para el presente año.

La Dirección de Investigación M&E&A, debido a que ya ve-nía trabajando como una instancia de monitoreo y evalua-ción interna, es la que registra mayor avance en su imple-mentación, podría decirse que se encuentra en una fase

final de consolidación razón por la cual en la presente des-cripción se aborda de manera más extensa a continuación.

A partir de la creación de esta Dirección, la Secretaria Ejecutiva tomó la decisión de incorporar a la directora al proceso de fortalecimiento institucional que se llevó a cabo por medio del apoyo brindado por el equipo de mentores del Proyecto “Fortalecimiento de capacidades directivas y de liderazgo del ASIES y Grupo FARO”, durante el año 2013. Esta experiencia enriqueció y potencializó las acti-vidades que ya se venían realizando como parte del M&E interno y añadió la dimensión de aprendizaje.

Los cambios logrados en la Dirección de Investigación M&E&A a raíz del acompañamiento del grupo de mentores en cuanto su fortalecimiento se resumen en tres temas de interés central tanto para el proceso de monitoreo en ge-neral como para la mejora de la calidad de la investigación que constituía hasta ese momento el punto de enfoque del M&E; dichos temas son:

a. Contribución a la hoja de revisión de la calidad de la investigación

Se añadió la variable de incidencia y se propuso un proceso para la utilización de la misma. Asimismo, como resultado de la reformulación de las hoja de revisión se incorporó al proceso de seguimiento de la calidad una revisión inicial que finaliza con la aprobación o no del tema y el protocolo propuestos para una investigación; una segunda que consiste en la revisión de los resultados y la tercera un examen final del informe a publicar.

b. Sistematización de experiencias exitosas de incidencia

La sistematización de los casos de incidencia tiene como propósito central difundir los logros institucio-nales y extraer aprendizajes que puedan contribuir con el desarrollo de capacidades internas. El princi-pal desafío enfrentado actualmente por la Dirección de Investigación M&E&A de esta nueva práctica es que añade una tarea a la agenda de trabajo de los investigadores. Sin embargo esta sistematización es valorada positivamente porque implica elaborar documentos que presenten los logros de manera creativa y sintética.

c. Lograr más apropiación por parte de los colaboradores

La directora de Investigación M&E&A ha logrado ma-


yor conciencia entre los investigadores en cuanto a la importancia del uso de herramientas e instrumen-tos de monitoreo, aprendizaje y evaluación. También se ha hecho evidente que la adhesión de los cola-boradores a los procesos de M&/A es fundamental porque son ellos quienes pueden percibir mejor el impacto logrado, la aceptación de las propuestas institucionales o la respuesta de los actores clave. Actualmente se ha logrado mejor comprensión del valor agregado del M&E como una herramienta para mejorar el trabajo institucional a través del aprendi-zaje y la reflexión continua.

Así mismo los mentores recomendaron realizar un diagnóstico que permitiera determinar estado de situación global de las tareas de monitoreo de la Dirección e identificar las necesidades actuales en cuanto a monitoreo de la incidencia. Esta reco-mendación se puso en marcha a partir de junio de 2014 en el marco del apoyo de la TTI, que facilitó el asocio de ASIES con FOSDEH de Honduras y FUNDAUNGO de El Salvador para desarrollar el Proyecto “Apoyo a Monitoreo y Evaluación”. Para el desarrollo de este proyecto ASIES cuenta con la asesoría de Vanesa Weyrauch quien elaboró el

diagnóstico e identificó con la participación de la directora de Investigación diez prioridades de la Dirección. De dichas prioridades se mencionan cinco por considerar que son las que mayores cambios implican para la dirección y para el mo-nitoreo de la incidencia de los resultados de la investigación que realizan los equipos de ASIES: 1) la incorporación de algún grado de M&E de la incidencia e impacto externo de los proyectos y/o áreas de ASIES, 2) la incorporación de líneas de base e indicadores concretos que permitan evaluar la calidad de la investigación y de la incidencia; 3) Mejorar el vínculo del M&E&A con las instancias de planificación de la organización, tanto a nivel insti-tucional como por áreas; 4) Fortalecer las instan-cias de reflexión y uso de la información generada por la unidad de M&E&A y 5) Retomar el proyecto de casos de incidencia (o buscar alternativas) para crear una instancia concreta de aprendizaje insti-tucional. Actualmente, en el marco del apoyo que brinda Vanesa Weyrauch, se cuenta con un plan de monitoreo para el segundo semestre de 2014, en el marco de éste se están desarrollado indicadores que permiten medir la calidad de la investigación y de la incidencia y se está trabajando en la línea de base para los indicadores diseñados.


5.1 Factores contribuyentesInternos

• El factor más importante para el logro de los resul-tados alcanzados fue el involucramiento de la Junta Directiva (JD) en apoyo al proceso de transición de la Secretaría Ejecutiva y su reestructuración. La JD asumió este proceso con compromiso, participando y validando el proceso hasta presentarlo a la asamblea de asociados para su aprobación.

• La apertura y disposición de los equipos de trabajo de las diferentes direcciones establecidas para asumir el cambio rápidamente.

• El compromiso de la anterior Secretaria Ejecutiva, Raquel Zelaya y actual Presidente de JD, para con-tribuir con ideas clave en el cambio y para impulsar el proceso.

Externos

• El apoyo de la TTI para el financiamiento y aprobación de actividades como matching funds, entre otros.

• El acompañamiento, participación activa y mentoría de expertos internacionales que han asesorado las diferentes actividades dirigidas al fortalecimiento ins-titucional.

5.2 Lecciones• Aunque el cambio no fue improvisado, faltó un plan

sistemático a seguir, no obstante se logró con éxito la transición e implementación de la nueva estructura.

• Los procesos debieron haber sido más ágiles, sin em-bargo, al final de la primera fase de TTI el fortaleci-miento institucional global se logró.

• Como una buena práctica se identifica el aprovecha-miento oportuno de los programas y proyectos propi-ciados por TTI.

• La reforma ha brindado a ASIES una oportunidad para fortalecer sus áreas de investigación, proyectos, comunicación y administración lo que redunda en la mejora de los productos que genera y los servicios que ofrece, logrando mayor incidencia en los proce-sos de políticas y con los tomadores de decisión.

5. LECCIONES


• Todo cambio necesita un liderazgo que impulse per-manentemente las acciones necesarias para su im-plementación, que idealmente conozca a la institución internamente. También se necesita la apertura hacia el cambio de las instancias tomadoras de decisión.

• Enfrentar los desafíos con decisión.

• Contar con una planificación sistemática previa al pro-ceso de cambio, que incluya un cronograma realista y que contribuya a agilizar las fases del cambio.

• Contar con equipos motivados y comprometidos para asumir el cambio.

• Los donantes deben de tener una apertura para apo-yar técnica y financieramente los procesos de forta-lecimiento institucional. Modalidades como matching fund permiten que los TTs identifiquen sus propias necesidades y propongan como enfrentarla.

6. RECOMENDACIONES GENERALES5. LECCIONES

Asociación de Investigación y Estudios Sociales (ASIES)20 Asociación de Investigación y Estudios Sociales (ASIES)20

Iniciativa Latinoamericana de Investigación para las Políticas Públicas ILAIPP

La iniciativa Think tank (TTI, por sus siglas en inglés) es un programa iniciado en el 2008, administrado por el Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo (Internacional Development Research Centre, IDRC) de Canadá y auspiciado por IDRC y múltiples donantes, cuyo objetivo es apoyar a centros de investigación de políticas públicas en la mejora de la calidad de su investigación, sus actividades de comunicación e incidencia y sus estruc-

Asia del Sur y Latinoamérica.

EnLatinoamérica, a partir del 2010 TTI apoya doce centros, cuatro de ellos localizados en Centro América y ocho en Sur América. Luego de dos años de participación en la iniciativa, incluyendo encuentros presenciales y virtuales que han permitido el intercambio de experiencias valiosas para el quehacer de los Think Tanks, así como reconoci-miento mutuo, los representantes de los centros participantes acordaron la conformación de una red de trabajo que denominaron la Iniciativa Latinoamericana de Investigación para las Políticas Públicas (ILAIPP).

La ILAIPP tiene el objetivo de generar conocimiento para enriquecer y tener incidencia en el debate sobre las políticas públicas y el desarrollo de América Latina. En este contexto, busca promover nuevas ideas que, sustenta-das en investigaciones, se orienten a promover cambios en la situación económica, política y social de la región latinoamericana y otras regiones del mundo.

Es un esfuerzo de colaboración que se nutre de la diversidad de conocimientos y experiencias de centros de inves-tigación ubicados en países de diferentes características; y representa un espacio de intercambio y discusión sobre las mismas.

La Iniciativa buscará compartir experiencias de América Latina con otras regiones del mundo y contribuir así con una perspectiva latinoamericana de desafíos globales.

Asociación de Investigación y Estudios Sociales (ASIES)

La Asociación de Investigación y Estudios Sociales (ASIES) es un centro de pensamiento, no lucrativo, de carácter privado. Surgió en 1979 y fue fundada en 1982.

regionales, la elaboración de propuestas de políticas públicas en temas estratégicos y la promoción de auditoría social. La asociación se ha constituido en un referente nacional y foro permanente para el diálogo y el debate.

diseño e implementación de una nueva estructura de la secretaria ejecutiva...

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