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Diseño de un Manual de Normas
y Procedimientos para el departamento
de Cuentas por Cobrar de la empresa
Procesadora Naturalyst S.A., ubicada
en Naguanagua Edo Carabobo
I
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADÚRIA PÚBLICA CARRERA CONTADÚRIA PÚBLICA
Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Cuentas
por Cobrar de la Empresa Procesadora Naturalyst SA ubicada en Naguanagua edo.
Carabobo
Autor: Ceila D, Escorihuela R. C.I. 17.777.936
San Diego, Octubre 2014
II
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADÚRIA PÚBLICA
CARRERA CONTADÚRIA PÚBLICA
Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el departamento de cuentas
por cobrar de la empresa Procesadora Naturalyst SA ubicada en naguanagua edo.
Carabobo
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN _________________________________________ Asdrúbal Casas, C.I: 13.899.165.Tutor Académico _________________________________________ Marcos Herrera, C.I: 8.835.258 Tutor Empresarial
Autor: Ceila D, Escorihuela R. C.I. 17.777.936
San Diego, Octubre 2014 III
INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN
1,2
CAPÍTULO I LA EMPRESA
1.1. Descripción de la Empresa 3 1.1.2 Objetivos de la Empresa
1.1 Política 4 4
1.2 Ubicación 4 1.4 Valores 1.5 Misión 1.6 Visión 1.7 Organigrama General de la Empresa 1.8Organigrama Actual del departamento 1.9 Productos 2 Actividades realizadas por el pasante
4 5 5
5 6 6 6.7
CAPÍTULO II EL PROBLEMA
2.1. Planteamiento del Problema 2.2. Formulación del Problema
8.9 10
2.3. Objetivos de la Investigación 10 2.4. Justificación y Alcance 11.12
CAPÍTULO III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1. Antecedentes 13.14 3.2. Bases Teóricas 16.17. 3.3. Definición de Términos Básicos
18
CAPÍTULO IV FASES METODOLÓGICAS
4.2.1 Fase I. Diagnostico de la situación actual del departamento de crédito y cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst SA.
19
4.2.2 Fase II Determinación de las debilidades y fortalezas del departamento de crédito y cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst SA
IV
20
CAPÍTULO V ANALISIS Y PRESENTACION DE LOS RESULTADOS
Diagnostico de la situación actual del departamento de
crédito y cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst SA
22
Conclusiones 60 Recomendaciones 62
REFERENCIAS 63
V
INDICE DE CUADROS
INDICE DE FIGURAS
FIGURA 1 Organigrama de la empresa 5 2 Organigrama del Departamento de Cobranzas 6 3 Flujograma del proceso de crédito 52 4 Flujograma del proceso de devolución 53 5 Flujograma del proceso de descuento 54 6 Flojograma del proceso para la cobranza 55 7 Flujograma del proceso de venta a crédito 56
VI
INTRODUCCION
El presente informe de pasantías tiene como propósito describir los detalles,
procedimientos básicos y recursos disponibles que debe llevar a cabo el estudiante en su
proceso de pasantías realizadas en la empresa Procesadora Naturalyst SA ubicada en
naguanagua Edo Carabobo con el propósito de proponer un Manual de Normas y
Procedimientos para el mejoramiento de los procesos en el área de cuentas por cobrar.
En este sentido, hay que destacar la importancia de los manuales como herramienta
de trabajo que se elaboran para mantener actualizadas los distintos procesos que realiza la
empresa con el objeto de aumentar la eficiencia de las acciones que se realizan en el
departamento y de esta manera lograr los objetivos del mismo, al igual que los manuales
son también instrumentos que sirven de control interno, ya que en ellos quedan establecidos
los procedimientos que siguen en la empresa, a través de ellos se pueden comparar y
controlar todas las actividades.
Durante el proceso de ejecución de pasantías se pretende alcanzar una serie de
propósitos vinculados al proceso de aprendizaje y formación profesional entre los que se
pueden mencionar la elaboración de un análisis documental producto de una revisión
teórica y práctica respecto a cómo se lleva a cabo el proceso de cuentas por cobrar en la
mencionada empresa, identificación de los puntos clave del proceso y puestas en prácticas
de las estrategias más útiles para el diseño del manual propuesto.
Para cumplir a cabalidad con las formalidades establecidas por la Universidad Jose
Antonio Páez se elabora el informe con la siguiente estructura:
Capítulo I: En esta parte del informe se establece lo referente a la descripción de la
empresa, ubicación, objetivos y estructuras organizativas así como las actividades
desarrolladas durante el periodo de pasantías.
Capítulo II: En este se presentan lo relativo al planteamiento del problema seleccionado
para el periodo de pasantías, objetivos generales y específicos, la justificación, el alcance y
las limitaciones. Lo importante es dar a conocer el proceso de aprendizaje previsto en el
periodo de pasantías para luego establecer una metodología de trabajo.
Capítulo III: Contiene lo referente al marco referencial donde se establecen los
fundamentos teóricos que sustentan el periodo de pasantías supervisadas, divididas en tres
partes: Antecedentes, bases teóricas además de la definición de términos básicos necesarios
para la comprensión de la información contenida en el trabajo.
Capítulo IV: En este capítulo se muestran las fases metodológicas con las técnicas e
instrumentos seleccionados para la ejecución de las pasantías y la elaboración del informe
final.
Capitulo V: En el cual se muestran los resultados de la investigación, el cumplimiento de
los objetivos específicos y el manual de Normas y Procedimientos para el departamento de
cuentas por cobrar de la empresa Procesadora Naturalyst SA y por ultima las conclusiones
y recomendaciones.
CAPITULO I
LA EMPRESA
1.1.Descripción de la empresa
La empresa Procesadora Naturalyst S.A., (procesadora de frutas) es una sociedad
mercantil que fue fundada por el Ingeniero Ramón Felipe Rodríguez y su esposa María
Teresa de Rodríguez Adragna, el 22 de Enero de 1995, en Venezuela, estado Carabobo.
Esta importante empresa comenzó colocando en marcha una moderna planta procesadora
de frutas para lanzar al mercado jugos concentrados, pulpas de frutas, mermeladas entre
otros tipos derivados de fruta, que hoy en día se comercializan a nivel nacional e
internacional.
A través de los años y con las mejoras continuas, Procesadora Naturalyst S.A., ahora
es reconocida por la calidad de sus productos y el servicio que ha brindado, tanto a sus
clientes internos como externos, lo cual le ha permitido exportar sus productos a diversas
regiones del mundo. En Venezuela, posee dos (2) plantas receptoras de frutas, las cuales
están ubicadas en los centros frutícolas del país, esto con la finalidad de mantener un
suministro continuo a sus clientes nacionales e internacionales.
Actualmente, Procesadora Naturalyst S.A., está diversificando su producción para
mantener satisfechos a todos sus clientes, incluyendo productos como frutas confitadas,
bocadillos, helados, gelatinas, dulces en almíbar, pastas y salsas de tomate, productos a
base de coco y alimentos congelados que son elaborados por un personal preparado,
especializado y con innovadores procesos productivos. Procesadora Naturalyst S.A.,
mantiene un continuo contacto con sus productores y proveedores en aras de fomentar un
intenso programa de entrenamiento y mejoramiento profesional en la técnica de producción
en el campo
1.1.2 Objetivos de la empresa
• Fabricar a nuestros clientes productos de alta calidad para los diferentes
consumidores, alcanzando las estrategias y objetivos de la empresa.
• Obtener una participación del mercado, importante en el área de las empresas
que fabrican productos de esta rama.
• Mantener un crecimiento sostenido y enfocado en las actividades de mayor
relevancia para nuestros clientes así como para nosotros mismos.
1.1 Política integrada de calidad y ambiente
En Procesadora Naturalyst buscamos día a día, garantizar la satisfacción de nuestros
clientes y consumidores con productos y servicios de excelente calidad a través del
compromiso de nuestra gente, el mejoramiento continuo de los procesos, la inocuidad, la
innovación y la conservación del medio ambiente.
1.2 Ubicación
Av. valmore rodríguez, c/c ferretería la luz parcelas 34-35 Bárbula, naguanagua edo.
Carabobo.
1.4 Valores
• Calidad en cada producto.
• Ética en cada actuación.
• Compromiso por su trabajo, el capital humano, la comunidad y el medio ambiente.
• Pasión por las cosas que hacen.
• Acatar la voluntad de nuestros clientes.
• Trabajo en equipo todos por un objetivo común
1.5 Misión
Esta organización tiene como misión fabricar alimentos de excelente calidad,
satisfaciendo las necesidades de sus clientes y consumidores, superando sus expectativas y
garantizando un desarrollo económico sustentable para la empresa
1.6 Visión
Es estar presente en la mente de sus clientes y
de compra de productos alimenticios
1.7 Organigrama actual de la empresa
1.8 Organigrama actual del departamento
1.9 1.10 Productos.
• Líneas de Pastas de tomates• Vegetales
• Congelados • Concentrados
Analista 1
Es estar presente en la mente de sus clientes y consumidores como la mejor opción
de compra de productos alimenticios
1.7 Organigrama actual de la empresa
1.8 Organigrama actual del departamento
Líneas de Pastas de tomates
Gerencia de Administración
Coordinación de crédito y Cobranza
Analista 1 Analista 2
consumidores como la mejor opción
• Gelatinas
• Mermeladas
2. Actividades realizadas por el pasante
- Realizar la Cobranza tres veces por semana.
- Registro de cobros en sistema.
- Solicitud y registro de retenciones.
- calculo de comisiones a vendedores.
- Análisis de estados de cuenta.
- Realizar corte semanal a los clientes gubernamentales.
- Análisis y aprobación de créditos.
- Armar expedientes de clientes.
- Elaborar notas de crédito y debito.
- Elaborar notas internas para ajustes.
CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del problema
La sociedad venezolana ha entendido que la mayoría de las empresas deben ser la
preocupación fundamental para lograr la transformación económica y social del país, para
tal efecto las organizaciones han venido impulsando una reforma administrativa contentiva
en un conjunto de programas que representan, un verdadero cambio radical que responderá
a las mas modernas tendencias económicas con miras de adaptarlas a la sociedad del
conocimiento y de la información y al mundo globalizado en que se vive.
En consecuencia, los manuales constituyen la base fundamental en la revisión de la
información organizativa, financiera y económica de toda organización, ya que permiten
establecer un conjunto de actividades; Además de planificar las tareas que habrán de
realizar las personas que las ejecutan utilizando al máximo su capacidad. En este sentido, se
puede decir que los manuales son libros de referencias organizados para promover un
entendimiento de políticas y procedimientos administrativos y contables, su propósito es el
de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de las funciones exactas de
cada fase del negocio de la empresa.
Según Terry G (2010), define manual como un registro escrito de información e
instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los
esfuerzos de un empleado de una empresa. En este orden de ideas, un manual de normas y
procedimientos se elabora para llevar un mejor control de las funciones administrativas que
se deben realizar dentro del departamento de crédito y cobranza.
Cabe mencionar que cuando los controles sobre las ventas a crédito son deficientes,
son casi inevitables las grandes pérdidas por créditos. Para evitar esa dificultad son
necesarios los controles adecuados y confiables sobre las ventas a crédito se ve fortalecido
por una división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos
sean responsables de dichas cuentas por cobrar.
Según, Gómez Rondón(2008); Define que las cuentas por cobrar es la que recoge
los créditos a favor de la empresa y no están representadas por lo que hemos denominado
títulos negociables, el saldo debe ser deudor o cero y forma parte del activo corriente.
De acuerdo a su origen las cuentas por cobrar se clasifican en: Provenientes de venta
de bienes y servicios y las no provenientes de estas.la importancia de las cuentas por cobrar
nos permite llevar un mejor control y registro de todas las ventas que se realizan a crédito,
ya sea corto o largo plazo en un periodo determinado.
Su objetivo principal es optimizar los ingresos que percibe dicha empresa, cabe
destacar que es de vital importancia el crédito en cuanto a que este es un medio por el cual
las organizaciones mantienen sus ventas a corto y a largo plazo, para su mejor rendimiento
bajo estas condiciones dichas ventas son respaldadas por facturas para mayor seguridad de
las mismas.
Actualmente son utilizadas diferentes formas para registrar las cuentas por cobrar;
Estas son aplicadas a nivel mundial con el mismo tipo de nomenclatura; la inadecuada
organización en el departamento de crédito y cobranza se debe a la falta de una manual de
normas y procedimientos.
Dentro de esta perspectiva, el proceso de cobranza es una consecuencia directa de
las ventas a crédito, de allí que el conocimiento de la relación que entre ellas existe, reviste
de gran importancia para la administración de las organizaciones y es conveniente que se
mantenga el control para que el total de la cobranza al final del ejercicio económico guarde
una proporcionalidad razonable con respecto al volumen de las ventas netas. Debe
señalarse, que para toda empresa el control de las cuentas por cobrar es de gran importancia
e interés ya que ellas representan gran parte del efectivo a recuperar.
En el caso de la empresa PROCESADORA NATURALYST SA dedicada a la
fabricación de alimentos, en la cual se puede evidenciar ciertas debilidades en la gestión
administrativa, debido a la carencia de un manual de normas y procedimientos que
permitan la sintetización de dichas labores. Lo antes mencionado, trae como consecuencia
insinceridad en las políticas de crédito y cobranzas, atraso en los cobros de las facturas
pendientes, insolvencias de la empresa con las obligaciones contraídas con sus proveedores.
Ante la problemática planteada se hace necesario revisar y analizar cuál es el mejor
procedimiento a utilizar para el cobro de las facturas a crédito; es decir, hacer un
seguimiento de los clientes de la empresa objeto de estudio, estipular el periodo en que
deben ser cobradas esas facturas y cuáles van hacer los planes de financiamiento, surgiendo
de allí la necesidad de la elaboración de un manual de normas y procedimientos que mejore
los procesos de cuentas por cobrar de la empresa Procesadora Naturalyst sa, el cual
permitirá a la organización el progreso de la situación financiera.
2.2. Formulación del problema
¿Qué aspectos debe contener un manual de normas y procedimientos del departamento de
crédito y cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst SA.?
2.3 Objetivos
2.3.1 Objetivo general
Elaborar un manual de normas y procedimientos del departamento de crédito y cobranza de
la empresa Procesadora Naturalyst SA.
2.3.2 Objetivos Específicos
- Diagnosticar la situación actual del departamento de crédito y cobranza de la empresa
Procesadora Naturalyst SA.
- Determinar las debilidades y fortalezas del departamento de crédito y cobranza de la
empresa Procesadora Naturalyst SA.
- Diseñar un manual de normas y procedimientos para el departamento de crédito y
cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst SA.
2.4 Justificación y alcance Este estudio surge por la necesidad de ampliar y conocer sobre la necesidad e
importancia de un manual de normas y procedimientos de cuentas por cobrar en virtud de
llenar un vacio cognitivo, descubriendo de esta manera que tan eficaz es esta herramienta
para las organizaciones. En este sentido, los resultados obtenidos en esta investigación
sirven de base para la creación de nuevos conocimientos. Es así como con esta
investigación se busca plantear una posible solución en la cual se beneficie a la
organización debido a la falta de un manual de normas y procedimientos ya que en este se
especifica las reglas que deben seguirse en el departamento de crédito y cobranza y que a su
vez puede obtenerse un mejor control de dichas cuentas.
Es por ello, que en la realización de esta investigación se justifica la necesidad de
elaborar un manual para el mejoramiento de los procesos de cuentas por cobrar para el
departamento, y de esta manera brindar estabilidad y rentabilidad a la empresa obteniendo a
su vez factores ventajosos; Razón por la cual las empresas deben adoptar métodos,
procedimientos y normas de control las cuales representan las pautas que le permitirán a las
organizaciones proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la información
financiera, promover la eficacia operativa y provocar las adherencias a las políticas
establecidas por la gerencia de la misma y que ser aplicadas permitirán un mayor y mejor
control de las operaciones.
El estudio aportara a la administración la importancia que posee el departamento de
crédito y cobranza de una organización, también se podrán conocer los métodos que se
utilizan en el área, para llevar el control de los documentos y por ende la decisión que se
tomo después de consultar la información y tener una idea de los resultados y situación
desfavorables que puedan presentar por no poseer un control adecuado en la organización.
La propuesta traerá como beneficio, un adecuado proceso en las gestiones de
cuentas por cobrar en forma efectiva y detectara alguna falla en el otorgamiento de créditos
a los clientes que tengan cuentas en estado de atraso de su pago, como también ayudara a la
toma de decisiones para recuperar las cuentas por cobrar y así evitar que se conviertan el
incobrables, para que se pueda obtener mayor liquidez y rentabilidad así como también
ofrecer mayor beneficio a sus clientes.
Por medio de esta investigación, se proporciona una herramienta administrativa
confiable e innovadora la cual podrá ser aplicada a la organización así mismo debemos
tomar en cuenta ciertas pautas para lograr el buen funcionamiento de este. Por otra parte
con la elaboración de este manual se pretende solventar las necesidades existentes dentro
del departamento de crédito y cobranza para obtener de esta manera un mejor control
interno de las actividades que se ejecutan en esta área.
Así mismo, esta investigación está basada en la creación de normas y
procedimientos que deben seguirse en el departamento objeto de estudio, para mayor
eficacia y eficiencia al momento de ejercer sus respectivas labores y a su vez regirse por los
principios de contabilidad generalmente aceptados. Por consiguiente el tipo de acción a
utilizar es la implementación de un manual de normas y procedimientos en el departamento
de crédito y cobranza. De esta manera, se podrá dar comienzo a la realización de la
investigación para elaborar el manual de la empresa Procesadora Naturalyst sa solventando
la problemática que allí se está presentando.
CAPITULO III
MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL
3.1 Antecedentes de la investigación
Después de una exhaustiva búsqueda de trabajos de manual de normas y
procedimientos de cuentas por cobrar y demás información suministrada de libros; Por
consiguiente se espera seguir indagando en torno a antecedentes directos o indirectos
relacionados con dicha investigación. Gómez, (2010) señala que las cuentas por cobrar son
acreencias a favor de la empresa, liquidable dentro del ejercicio normal de la misma, y
proveniente de actividades especificas, suelen estar amparadas por facturas, recibos y
documentos similares.
Seguidamente, Terán (2009) en su investigación titulada Propuesta de un manual de
normas y procedimientos para el mejoramiento del proceso de cobranzas en la empresa
servicios soicivers ca el objetivo general es proponer un manual de normas y
procedimientos para el mejoramiento del control de cuentas por cobrar dentro de la
empresa, para dicha investigación se utilizo como instrumento un cuestionario el cual fue
aplicado a una muestra conformada por 15 personas, De esta manera el investigador pudo
notar que para la elaboración y desarrollo de dicha propuesta, la cual buscara la solución
del problema planteado en la empresa, como lo es el descontrol existente en el proceso de
cobranza.
La presente investigación, sirvió de ayuda con el caso planteado ya que dentro de
los métodos más importantes que debe existir dentro de una organización y que deben
mantenerse vigilados, son las operaciones a crédito los que se conoce también como
cuentas por cobrar.
Merino (2010) en su trabajo titulado propuesta para la implementación para normas
y procedimientos para la cancelación de las cuentas por cobrar en el área de administración,
para la empresa DIRADCA, en el cual se indico que es necesario alcanzar mejoras
potenciales de costos, calidad, servicio y rapidez en el flujo de trabajo considerándolo como
instrumento de cambio para lograr alcanzar el cobro de las facturas pendientes, la
investigación fue de tipo descriptivo con diseño de campo bajo la modalidad de proyecto
factible usando con instrumento de recolección de datos la observación directa y la
encuesta estructurada tipo entrevista.
De igual modo se entiende, que lo antes expuesto se busca implantar normas y
procedimientos para una mejor eficacia y efectividad del proceso de cuentas por cobrar, ya
que es de vital importancia aplicar normas para así realizar un mejor trabajo dentro de
dicho departamento.
Según Moreno (2009) en su tesis titulada diagnostico en la función de cuentas por
cobrar en la empresa publicidad OCRE, en este estudio el investigador determino la falta de
un sistema que le permitirá a la empresa ejecutar de forma eficiente las tareas vinculadas
con las cuentas por cobrar, le produjo un déficit económico que obligo a la empresa a
solicitar créditos en entidades financieras para solucionar problemas de liquidez económica
con el objetivo de das solución a esa problemática para ello se realizo un estudio a fin de
rectificar las irregularidades existentes.
Por esta razón, de acuerdo al diagnostico realizado el mal funcionamiento del
departamento de cuentas por cobrar conlleva a la falta de ingresos en dicha empresa, por tal
motivo los directivos de la organización se ven en la necesidad de solicitar créditos
bancarios, para así salvaguardar los activos de la empresa.
En este mismo orden de ideas, López (2008) presento una investigación titulada
diseños de un manual de normas y procedimientos administrativos en el área de cuentas por
cobrar para la empresa inversiones Imparca ca, el tipo de investigación es de campo de
carácter descriptivo. El estudio realizado se encamino hacia la elaboración de un manual de
normas y procedimientos administrativos basándose en la utilización de técnicas de
recolección de datos.
Su objetivo se basa en la evaluación del área de cuentas por cobrar, observándose su
entorno para determinar las posibles faltas que se presentaban en el proceso. En síntesis
este trabajo propone el diseño de un manual de normas y procedimientos administrativos,
en la cual se establecen las normas a ejecutar y obtener los beneficios que la empresa
requiere.
Según Morales Jesús (2006) en su trabajo de grado titulado Manual de Normas y
Procedimientos para el área de Cuentas por cobrar de la empresa Carvica CA con el fin de
optar el titulo de Licenciada en Contaduría pública de la Universidad Jose Antonio Páez
tuvo como finalidad la implantación de un manual para plasmar de manera clara, sencilla y
correcta a través de esta herramienta la descripción de los lineamientos fieles que se deben
seguir en el desarrollo de las actividades de cobranza y lograr que los empleados ahorren
tiempo evitando la duplicidad de esfuerzos en la realización de sus actividades, para ello se
realizo un diagnostico inicial del problema a través de la observación directa y entrevistas
con lo que se determino que al no existir un procedimiento sobre el tema se presentaban
constantes errores que generaban confusión y perdida del tiempo al personal del área y a su
inconformidad por parte de los clientes.
3.2 Bases teóricas
Dentro del proceso de elaboración de la presente investigación, es necesario
sustentar desde una perspectiva teórica, todo lo referido al tema especifico de estudio. En
tal sentido las bases teóricas plantean la racionalidad y estructura lógica de tal manera de
analizar la realidad del estudio; así como también obtener datos relevantes o conceptos que
sustenten la solución o sentido del problema en estudio.
3.2.1 Manual
Es un instrumento que se utiliza como material de consulta en donde vamos a
conseguir toda la información necesaria y requerida para que obtengamos bases sobre los
sistemas y procedimientos utilizados en la organización.
Este describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los
procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una
de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.
3.2.2 Importancia y Utilidad de los Manuales
Estos ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las
actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los
procesos. Los manuales son de gran importancia ya que especifican las diversas funciones
que se deben cumplir en una empresa dentro de estas podemos mencionar: Hacer efectivos
los procedimientos, cooperar con el conocimiento de las normas y políticas entre otras.
3.2.3 Objetivos de los manuales
Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Empresa para la
consecución de los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se
requieren implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades
de los puestos creados para la consecución de dicho objetivo.
De este mismo modo representa Un sistema de información para la dirección y para
los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y
diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así
como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
3.2.4 Manual de normas y procedimientos
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el
cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organización.
3.2.5 Cuentas por Cobrar
Redondo (2000) menciona que las cuentas por cobrar “Son derechos legítimamente
adquiridos por la empresa que llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho recibirá
a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes o servicios.
De igual forma, las cuentas por cobrar controlan las deudas que terceras personas
han adquirido con la empresa, provenientes de las ventas de mercancía a crédito.
Según Kieso y Weygant (2000), define las cuentas por cobrar como los créditos que
se otorgan a los clientes y otros deudores por dinero, mercancías o servicios.
3.2.6 Importancia de las Cuentas por Cobrar
Según Brito (2002) menciona que en este se registran los documentos, es decir, las
transacciones de ventas, pagos y facilita la dinámica de las operaciones comerciales.
3.2.7 Fuente y Naturaleza de las Cuentas por Cobrar
Según whitting Ray y Kart Ton (2002) define la fuente y naturaleza de las cuentas
por cobrar como aquellas que incluyen no solamente el reclamo de derechos frente a los
clientes, que surgen de la venta de bienes o servicios, sino que también una diversidad de
derechos como prestamos a altos ejecutivos y empleados, prestamos a subsidiarias,
derechos por reembolso de impuestos y avances a proveedores.
3.2.8 Provisión de Cuentas Incobrables
Según Gómez (2001) puntualiza que las cuentas por cobrar tienen la doble finalidad
de evaluar las cuentas por cobrar y cargar a los gastos del periodo las cuentas que resulten
incobrables originadas por ventas efectuadas a dicho periodo y son consecuencia de la
concesión del crédito.
Es importante mencionar que la provisión para cuentas incobrables o provisión para
cuentas de cobro dudoso representan las partes de las cuentas por cobrar que la empresa
estima que no serian cobradas.
3.2.9 Presentación de las Cuentas por Cobrar en los Estados Financieros
Según Catacora (2001) determina que las estimaciones para cuentas incobrables,
descuentos, bonificaciones etc. deben ser mostradas en el balance general como
deducciones a las cuentas por cobrar. En el caso en que estas presenten el saldo neto debe
mencionarse en nota en el estado financiero en el importe de la estimación efectuada.
3.2.10 Control Interno
El autor Brito (2002) define el control interno como el conjunto de actividades
puesta en práctica en una empresa para que sustentadas en métodos sistemáticos se logre
alcanzar los siguientes objetivos.
- Proteger y salvaguardar los activos y evitar su mala utilización.
- Evitar que sean contraídos pasivos independientes.
- Aumentar la eficiencia y productividad en las operaciones.
- Alcanzar exactitud y confiabilidad en la información financiera.
- Lograr que se cumpla las políticas establecidas por la empresa.
En tal sentido, el control interno se basa precisamente en asegurar el buen
uso de los recursos económicos de la empresa, además garantizar que las
operaciones sean llevadas a cabo de manera eficiente de acuerdo a los objetivos de
la organización.
3.3 Glosario de Términos
Acreedor: Parte de una operación de crédito que vende un servicio o mercancía y
obtiene una partida por cobrar.
Derechos: Facultad humana de poder tener o exigir lo que la ley permite o establece
Cobro: Es la acción inmediata por la cual se pretende obtener satisfacción de una
obligación cualquiera que fuese esta.
Control: Dirección o dominio de una organización o sistema
Cuenta: Es el medio o instrumento contable a través del cual son registradas las
operaciones de acuerdo con su naturaleza, y donde se refleja el movimiento de todo lo que
recibió y todo lo que entrego esa cuenta.
Crédito: Derecho que se tiene al recibir de otro alguna cosa por lo común dinero,
abono entre otros.
Mora: Se considera en mora el saldo total de un crédito con solo la falta de pago de
un periodo de interés o de una de las cuotas abono o cualquier otra forma de pago
convenida.
Procedimientos: Método o trámite necesario para ejecutar una cosa.
Vencimiento: Se define como el momento en que se ha de cumplir una obligación o
fecha en que se debe cancelar una deuda.
CAPITULO IV
FASES METODOLÓGICAS
Para el cumplimiento de los objetivos propuestos, es importante mencionar que el
presente informe está estructurado en tres (03) fases metodológicas; las cuales se describen
a continuación:
4.2.1. Fase I. Diagnostico de la situación actual del departamento de crédito y
cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst SA.
Para cumplir con el objetivo propuesto en esta fase de la investigación; es necesario
seleccionar a la población que va a ser objeto de estudio; así; Arias (2006) indica que la
población desde el punto de vista metodológico “Es un conjunto finito o infinito de
elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de
la investigación. Ésta queda delimitada por el problema y por los objetivos de estudio”
(p.81). Para el presente informe de pasantías; la población está constituida por todo el
personal que labora para el departamento de crédito y cobranza de la empresa, es decir,
siete (07) personas.
Por su parte, debe indicarse que la muestra de acuerdo a Arias (2006) “Es un
subconjunto representativo y finito que se extrae de la población accesible” (p.83), para su
selección es necesario determinar el tipo de muestreo; el cual para este informe de pasantías
es probabilístico y censal; debido a que cada elemento de la población tiene la misma
probabilidad de ser seleccionado y además bajo el criterio de que la población es pequeña
y cada uno del personal de los departamentos en estudio tienen relación directa con la
problemática; se seleccionara la muestra a toda la población.
Al respecto, Ramírez (2007) indica que el muestreo probabilística “Se caracterizan
porque se puede determinar de antemano la probabilidad de selección de cada uno de los
elementos que integran la población.” (p.106), de igual manera, Espinoza (2006) indica
que el muestreo censal es cuando “todos y cada uno de los integrantes de la población
integran a la muestra” (p.36). Por lo tanto, la muestra estará conformada por las siete (07)
personas que laboran en los departamentos de administración y almacén y por la
información relativa al manejo de inventarios del software administrativo-contable de la
empresa.
Ahora bien, es importante seleccionar la metodología bajo la cual se recopiló la
información; a través de las técnicas e instrumentos de recolección de datos, por
consiguiente Palella y Martins (2006) indican que las técnicas de recolección de datos
“Son las distintas formas o maneras de obtener información” (p.103) y también indican
que los instrumentos de recopilación de la información “Es cualquier recurso del cual
pueda valerse el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos
información” (p.113)
En este sentido, para recolectar la información se tomaron como técnicas de
recolección de la información a la encuesta, bajo la modalidad de cuestionario; a la
observación directa, bajo la modalidad de lista de cotejo y a la revisión documental
apoyada en los registros que posee el sistema administrativo contable; a continuación se
definirán cada uno de ellos.
Tal como se mencionó anteriormente, se usara una encuesta que tiene como objetivo
determinar la forma de cómo los empleados manejan las actividades del departamento de
crédito y cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst S.A., de esta manera; Sabino
(2002) indica que la encuesta “Se trata de requerir información a un grupo socialmente
significativo de personas acerca de los problemas en estudio para luego, mediante análisis
de tipo cuantitativo, sacara las conclusiones que se correspondan con los datos recogidos.”
(p.43). En este caso se usaran preguntas cerradas dicotómicas, con opciones de respuesta si
o no.
Por su parte a través de la observación directa; la cual de acuerdo a Arias (2006)
“Es una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática,
cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en
función de unos objetivos de investigación preestablecidos” (p.69); se verificó el
funcionamiento del departamento de crédito y cobranza de la empresa Procesadora
Naturalyst S.A. A su vez Román (2005) expresa que:
La revisión documental consiste en la recopilación de documentos relacionados con el fenómeno estudiado. Se utiliza todo tipo de soporte y de género disponible: novelas, ensayos, investigaciones, biografías, diarios, fotografías, grabaciones, objetos, producción artística y cultural, fichas
estadísticas, etc. Su gran utilidad se presenta en el estudio de hechos históricos, aunque es válida para cualquier fenómeno. (p.4)
4.2.2 Fase II. Determinación de las debilidades y fortalezas del departamento de
crédito y cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst, S.A.
Para cumplir con esta fase de la investigación, se utilizó toda la información
recopilada a través de las distintas técnicas e instrumentos de recolección de datos y se
plasmaran en una matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA);
el cual es un instrumento donde se analizan los factores internos y por tanto controlables
del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.
4.2.3 Fase III. Diseño de un manual de normas y procedimientos para el
departamento de crédito y cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst, S.A.
De igual forma para cumplir con esta fase de la investigación, se tomó la
información que se deriva de la matriz FODA; a tales efectos se realizaron cuatro (04) tipos
de estrategias: el primer grupo está destinado a maximizar las oportunidades y fortalezas
encontradas, el segundo para maximizar las fortalezas y minimizar las amenazas. Por su
parte el tercer grupo, se realizó a fin de minimizar las debilidades y maximizar las
fortalezas y por último, el cuarto grupo tiene como objetivo minimizar a las debilidades y a
las amenazas encontradas, plasmadas en un manual de normas y procedimientos.
CAPITULO V
ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS
En este capítulo se presentan los resultados y se analizan los mismos, para poder
desarrollar una propuesta al problema planteado
Fase I. Diagnostico de la situación actual del departamento de crédito y
cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst S.A.
El desarrollo de esta fase requirió la aplicación de una encuesta bajo la modalidad de
un cuestionario, constituido por doce (12) de respuestas cerradas y dicotómicas (SI-NO)
dirigido al personal involucrado en el proceso almacén inventario de la empresa
Procesadora Naturalyst S.A.
Posteriormente se presenta el resultado de la observación directa realizada con la
finalidad de diagnosticar los aspectos más resaltantes existentes en el manejo de los
procesos de cuentas por cobrar
Resultados de la Encuesta
A continuación se presenta el resultado de la aplicación del cuestionario a los
trabajadores de Procesadora Naturalyst S.A., que están directamente relacionados con el
proceso de cuentas por cobrar:
Ítem Nº1 ¿Actualmente existen procedimientos en las cuentas por cobrar?
Cuadro Nº 1 Frecuencia de personas que indican que actualmente existen
procedimientos en las cuentas por cobrar
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 00 0% NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 1 Frecuencia de personas que indican que actualmente existen
procedimientos en las cuentas por cobrar
Autor: Escorihuela (2014) Análisis:
El 100% de las personas encuestadas señalaron que actualmente no existen
procedimientos en las cuentas por cobrar. Este resultado señala que en Procesadora
Naturalyst S.A., no existe una metodología definida para elaborar cada una de las
actividades inherentes a las cuentas por cobrar, lo que trae como consecuencia que no
existan responsabilidades asignadas a cada persona que labora en administración y por
consiguiente es susceptible que exista duplicación de funciones y de información
Ítem Nº2 ¿De las operaciones de cuentas por cobrar tiene un orden estándar al
momento de realizar el registro y control de las mismas?
Cuadro Nº 2 Personas que expresan que las operaciones de cuentas por cobrar tiene
un orden estándar al momento de realizar el registro y control de las mismas
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 01 14% NO 06 86%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 2 Personas que expresan que las operaciones de cuentas por cobrar tiene un orden estándar al momento de realizar el registro y control de las mismas
Autor: Escorihuela (2014) Análisis:
De las personas encuestadas el 14% señaló que las operaciones de cuentas por cobrar
tiene un orden estándar al momento de realizar el registro y control de las mismas, mientras
que el 86% restante consideró lo contrario. En este sentido se puede decir que solo una
pequeña proporción de las personas que laboran para administración, registra las
operaciones inherentes a cuentas por cobrar dentro de una metodología ordenada.
Ítem Nº3 ¿El departamento de cuentas por cobrar tiene dificultad para identificar los pagos que efectúan los clientes al momento de conciliación de las cuentas?
Cuadro Nº 3 Frecuencia de personas que indican que el departamento de cuentas por cobrar tiene dificultad para identificar los pagos que efectúan los clientes al momento de conciliación de las cuentas
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 07 100% NO 00 0%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 3 Frecuencia de personas que indican que el departamento de cuentas por cobrar tiene dificultad para identificar los pagos que efectúan los clientes al momento de conciliación de las cuentas
Autor: Escorihuela (2014) Análisis:
De las personas encuestadas, el 100% señaló que el departamento de cuentas por
cobrar tiene dificultad para identificar los pagos que efectúan los clientes al momento de la
conciliación de cuentas. De este resultado se puede inferir que la empresa carece de
controles y procedimientos que les impida identificar los pagos realizados por los clientes,
en consecuencia se ha podido observar que muchos clientes, aparecen como morosos
cuando ya han cancelado a tiempo o siempre existe incertidumbre si pasarle o no a un
cliente una notificación, por no saber si ha cancelado o no.
Ítem Nº4 ¿Se cumple que toda cancelación por parte del cliente tiene soportes? Cuadro Nº 4 Frecuencia de personas que señalan que toda la cancelación de clientes
posee soportes. ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE
SI 00 0% NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 4 Frecuencia de personas que señalan que toda la cancelación por parte de clientes posee soportes.
Autor: Escorihuela (2014) Análisis:
De las personas encuestadas el 100% indicó que no toda la cancelación por parte de
los clientes posee soportes. Este resultado manifiesta un descontrol en el manejo de las
cuentas por cobrar, lo que se traduce en que cualquier proceso de auditoría pueda ser
perjudicial para la empresa ya que no hay forma de comprobar si la cantidad de dinero que
ha cancelado el cliente es la correcta.
Ítem Nº5 ¿Considera que el departamento de cuentas por cobrar tiene una adecuada política de límite de crédito?
Cuadro Nº 5 Personas que señalan que el departamento de cuentas por cobrar tiene
una adecuada política de crédito ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE
SI 02 29% NO 05 71%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 5 Personas que señalan que el departamento de cuentas por cobrar tiene una adecuada política de crédito
Autor: Escorihuela (2014) Análisis:
De las personas encuestadas el 29% señaló que el departamento de cuentas por cobrar
tiene una adecuada política de crédito mientras que el 71% restante señaló lo contrario.
Este resultado mostró que la mayoría del personal, no está de acuerdo con las normas que
posee la empresa para el otorgamiento de créditos, lo que ha inferido en que muchos
trabajadores del área administrativa otorguen créditos bajo políticas diferentes a la que ha
establecido la empresa.
Ítem Nº6 ¿Se realizan cronogramas de cobros de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que generan la misma?
Cuadro Nº 6 Frecuencia de personas que señalan que se realizan cronogramas de
cobros de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que se generan en la misma
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 02 29% NO 05 71%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 6 Frecuencia de personas que señalan que se realizan cronogramas de cobros de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que se generan en la misma
Autor: Escorihuela (2014) Análisis:
De las personas encuestadas el 29% señaló que se realizan cronogramas de cobros de
acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que generan la misma,
mientras que el 71% restante señaló lo contrario. Este resultado indica que no todo el
personal de administración tiene conocimientos del cronograma de cobros existente en la
empresa; por lo que se puede inferir que no existe en la empresa un control de las
cobranzas.
Ítem Nº7 ¿Suministran estado de cuentas detallados de la cuentas por cobrar al departamento de contabilidad?
Cuadro Nº 7 Personas que indican que se entrega al departamento de contabilidad un
estado de cuenta detallado de las cuentas por cobrar. ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE
SI 01 29% NO 06 71%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 7 Personas que indican que se entrega al departamento de contabilidad un estado de cuenta detallado de las cuentas por cobrar.
Autor: Escorihuela (2014) Análisis:
De las personas encuestadas el 14% indicó que se entregan al departamento de
contabilidad un estado de cuenta detallado de las cuentas por cobrar, mientras que el 86%
restante señaló lo contrario. Este resultado señala que no todas las personas consideran que
el estado de cuentas que entrega cuentas por cobrar sea detallado; lo que influye
directamente en que contabilidad tenga dificultades para registrar los movimientos
inherentes a las deudas y pagos de obligaciones que tienen los clientes de la empresa.
Ítem Nº8 ¿Considera usted que están definidas las funciones entre los departamentos que conforman administración de la empresa Procesadora Naturalyst S.A.?
Cuadro Nº 8 Personas que indican que están definidas las funciones entre los
departamentos que conforman administración de la empresa Procesadora Naturalyst S.A. ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE
SI 00 0% NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 8 Personas que indican que están definidas las funciones entre los departamentos que conforman administración de la empresa Procesadora Naturalyst S.A.
Autor: Escorihuela (2014) Análisis:
De las personas encuestadas el 100% señaló que no están definidas las funciones
entre los departamentos que conforman la parte administrativa de la empresa Procesadora
Naturalyst S.A.; en este sentido este resultado expresa que el personal de esta área no
conoce exactamente cuáles son sus actividades dentro de administración; lo que se
evidencia en la duplicación de funciones, retrabajo en la realización de tareas, entre otros
aspectos.
Ítem Nº9 ¿Existen formularios que faciliten el flujo de información en el departamento de administración?
Cuadro Nº 9 Personas que señalan que existen formularios que faciliten el flujo de
información en el departamento de administración ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE
SI 00 0% NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 9 Personas que señalan que existen formularios que faciliten el flujo de información en el departamento de administración
Autor: Escorihuela (2014) Análisis:
De las personas encuestadas, el 100% señalan que no existen formularios que
faciliten el flujo de información en el departamento de administración, esto ha traído como
consecuencia que no exista control de la documentación y muchos de los datos necesarios
para el registro de información no se encuentre con facilidad, lo que afecta el control del
manejo inherentes a las actividades de cuentas por cobrar
Ítem Nº10 ¿Le gustaría que existiese un orden estándar para así tener un mejor manejo de las cuentas por cobrar?
Cuadro Nº 10 Personas a las cuales les gustaría que existiese un orden estándar para
así tener un mejor manejo de las cuentas por cobrar. ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE
SI 07 100% NO 00 0%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 10 Personas a las cuales les gustaría que existiese un orden estándar para así tener un mejor manejo de las cuentas por cobrar.
Autor: Escorihuela (2014) Análisis:
De las personas encuestadas, el 100% manifestaron que les gustaría que existiese un
orden estándar para así tener un mejor manejo de las cuentas por cobrar. A través de este
resultado se puede evidenciar que el personal que labora para el departamento de
administración reconoce las deficiencias que existen en cuentas por cobrar y que ameritan
de normas que regulen las actividades inherentes a este departamento.
Ítem Nº11 ¿Está usted de acuerdo con el diseño de un manual de normas y
procedimientos en el área de cuentas por cobrar de la empresa Procesadora Naturalyst S.A.?
Cuadro Nº 11 Personas que están de acuerdo con el diseño de un manual de normas
y procedimientos en el área de cuentas por cobrar de la empresa Procesadora Naturalyst S.A.
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 07 100% NO 00 0%
TOTAL 07 100%
Gráfico N° 11 Personas que están de acuerdo con el diseño de un manual de normas y procedimientos en el área de cuentas por cobrar de la empresa Procesadora Naturalyst S.A.
Autor: Escorihuela (2014)
Análisis:
De las personas encuestadas, el 100% manifestaron están de acuerdo con el diseño de
un manual de normas y procedimientos en el área de cuentas por cobrar de la empresa
Procesadora Naturalyst S.A.; este resultado ratifica que el personal de cuentas por cobrar
reconoce las deficiencias que están presentes en este departamento y requieren que sean
regularizadas
Conclusiones de la Encuesta:
A través de la encuesta realizada se pudo diagnosticar que no existe un procedimiento
para controlar las cuentas por cobrar, lo que ha traído como consecuencia que la mayoría
de los trabajadores no tenga un orden estándar al momento de realizar el registro y control
de las mismas.
Así mismo se pudo diagnosticar que hay descontrol de la documentación en el
departamento de cuentas por cobrar, ya que su personal tiene dificultad para identificar los
pagos que efectúan los clientes al momento de la conciliación de las cuentas, se registran
los pagos sin que estos estén debidamente soportados y no todos sus trabajadores realizan o
conocen de la programación de pagos de los documentos inherentes a cuentas por cobrar.
Dentro de este contexto, se evidenció que el personal de cuentas por cobrar consciente de
las deficiencias existentes en este departamento requieren que sus actividades se
estandaricen a través de un manual de normas y procedimientos.
Resultado de la observación directa
De igual forma para el diagnóstico del problema, se realizó la observación directa a
través de una lista de cotejo; a fin de exponer los factores más visibles que ocurren en el
departamento. Este resultado se muestra en el cuadro Nº 12.
Cuadro Nº 12 Lista de Cotejo
DESCRIPCIÓN E B R M
Organización de la información X Eficiencia en las cobranzas X Organización contable del departamento X Control de la documentación X Asignación de responsabilidades X
Autor: Escorihuela (2014)
Fase II. Determinación de las debilidades y fortalezas del departamento de
crédito y cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst, S.A.
Con la finalidad de cumplir con el objetivo general planteado en la investigación; se
requiere que sean analizados los datos obtenidos a través de la encuesta y clasificados en
factores externos e internos que en la actualidad están afectando a las actividades de
cuentas por cobrar en Procesadora Naturalyst, S.A. Al respecto, a continuación se
desglosan estos datos en debilidades y fortalezas (factores internos) y oportunidades y
fortalezas (factores externos) dentro de una matriz FODA (Ver cuadro Nº 13) y de ella se
derivaron los lineamientos que van a estar contemplados en el manual de normas y
procedimientos propuesto en este trabajo de pasantías.
Cuadro Nº 13 Matriz FODA Fortalezas (F)
F1: Disposición de los empleados a estandarizar los procedimientos de las cuentas por cobrar F2: Disposición de los empleados para aceptar un manual de normas y procedimientos.
Debilidades (D) D1: Carencia de procedimientos D2: Debilidades en el registro y control de las cuentas por cobrar D3: Dificultad para identificar los pagos a los clientes D4: Carencia de soportes en los pagos recibidos por los clientes D5:Desacuerdos en las políticas de límite de crédito D6: Falta de comunicación D7: Deficiencia en la elaboración de cronogramas D8: Faltas en la definición de funciones D9: Carencias de formularios
Oportunidades (O) O1: Manual de normas y procedimientos
Estrategias FO • Realizar un manual de normas
y procedimientos para el área de cuentas por cobrar, con el apoyo del personal que labora en ese departamento
Estrategias DO • Elaborar procedimientos que
permitan controlar la documentación, registrar los pagos a los clientes, definir las funciones del personal del departamento
Amenazas (A) A1: Influencia de las operaciones del departamento de contabilidad
Estrategias FA • Elaborar procedimientos que
regularicen la información que se les envía al departamento de cuentas por cobrar
Estrategias DA
• Elaborar procedimientos para controlar la documentación que se envía a contabilidad.
Autor: Escorihuela (2014)
Fase III. Diseño de un manual de normas y procedimientos para el
departamento de crédito y cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst, S.A.
La presente propuesta, basada en los resultados obtenidos en las dos fases de
investigación previas, tiene como objetivo elaborar un manual de normas y procedimientos
en el área de cuentas por cobrar de la empresa Procesadora Naturalyst, S.A., que sirva de
apoyo en la ejecución de cada una de las actividades inherentes a dicho departamento, de
manera coherente y secuencial para con ello logra la actualización en tiempo real de los
registros de cobranzas en base a una información confiable y fidedigna.
De esta manera la presente propuesta tiene como objetivo mejorar la gestión del
departamento de cuentas por cobrar; a través de la creación de un manual de normas y
procedimientos; que permita la entrega de información oportuna, de calidad y consistente;
permitiendo la generación de cobros en forma asertiva. Este manual, contendrá relaciones
específicas, minimizando el riesgo de duplicación de documentos y retrabajo en el
departamento.
Justificación de la Propuesta:
El manual de procedimientos propuesto constituye una fuente de consulta para el
usuario que requiera información relacionada con los procesos y actividades de las cuentas
por cobrar de la empresa Procesadora Naturalyst, S.A. En definitiva, se considera que esta
propuesta es una herramienta que facilita el desarrollo de las operaciones y comunicación
entre los departamentos del área administrativa de esta empresa, específicamente con el
departamento de contabilidad
Objetivo de la Propuesta:
Realizar un manual de normas y procedimientos en el área de cuentas por cobrar de la
empresa Procesadora Naturalyst, S.A., ubicada en Valencia Estado Carabobo.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: INTRODUCCION PAG 1
La elaboración de este presente Manual de Normas y Procedimientos para el departamento de
Cuentas por Cobrar, tiene como objetivo mejorar de forma eficiente las actividades que se realizan
en dicho departamento, estableciendo las normativas que deben seguirse en un área específica de
una organización; De la misma manera brindar a la gerencia y a sus empleados las facilidades de
obtener información sobre el proceso de cobranza de la empresa Procesadora Naturalyst SA.
El presente Manual va a ser distribuido a diversas áreas de dicha empresa, con el fin de que las
unidades que tengan relación con el departamento de cuentas por cobrar realicen los procedimientos
correctamente.
Por consiguiente, los lineamientos que este posee so sobre las funciones y responsabilidades de cada
uno de los integrantes que participan en dicho proceso.
REALIZADO POR: CEILA ESCORIHUELA
REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
MANUAL DE NORMAS Y
CODIGO
PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CUENTAS
POR COBRAR
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO PAG 2
REALIZADO POR: CEILA ESCORIHUELA
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FECHA: FECHA: FECHA:
Gerencia de Administración
Coordinación de crédito y Cobranza
Analista 1 Analista 2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: OBJETIVO DEL MANUAL PAG 3
Establecer los lineamientos metodológicos para el manejo de las cuentas por cobrar de la Empresa
Procesadora Naturalyst SA. Este constituye un instrumento idóneo para suministrar información de
los procedimientos involucrados en el registro y control de dicho departamento.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: OBJETIVOS ESPECIFICOS PAG 4
- Hacia los proveedores Mantener una cartera de proveedores que suministren insumos de acuerdo a nuestros requerimientos.
- Hacia los clientes Mantener e incrementar la confianza de nuestros clientes, basándose en lograr la excelencia en la planificación.
- Hacia el personal Mantener en constante formación, adiestramiento, motivación y dotación de tecnología con el objeto de mejorar la productividad.
- Hacia el proceso productivo Disponer de un sistema de gestión de la calidad, que nos garantice el cumplimiento de las expectativas y requerimientos de los clientes, así como el mejoramiento continuo de la productividad a través de inversión en nueva tecnología.
- Hacia los accionistas Incrementar la rentabilidad y el retorno de la inversión con el establecimiento de indicadores de gestión.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: INSTRUCTIVO DE USO PAG 5
Es de vital importancia darle el uso que amerita el manual y seguir a cabalidad las instrucciones que
se detallan a continuación:
- Utilizarlo adecuadamente, si mutilarlo.
- Al extraer información del manual, debe tenerse previa autorización del departamento
encargado de este.
Cabe mencionar que al momento de requerir información del presente manual debe respetarse la
normativa que allí se estipula.
Este manual de normas y procedimientos no puede salir de la empresa PROCESADORA
NATURALYST SA y su información no puede ser utilizada por personas no pertenecientes a dicha
empresa.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: DISTRIBUCION PAG 6
En el presente Manual de Normas y Procedimientos para el departamento de Cuentas Por Cobrar,
va a ser fotocopiado y entregado a diferentes áreas de la empresas las cuales se nombran a
continuación:
- El original se le entregara a la Gerencia General de la empresa Procesadora Naturalyst SA.
- Las copias va a ser distribuidas de la siguiente forma:
1. Departamento de cuentas por cobrar.
2. Departamento de Administración.
3. Departamento de Ventas.
Es importante mencionar que cada integrante de los departamentos mencionados anteriormente,
cumplan con las normas planteadas en el manual con el objeto de mejorar el proceso de cobranza de
la empresa.
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DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: NORMAS DEL DEPARTAMENTO PAG 7
- La sección de cuentas por cobrar es responsable de la cobranza de las facturas o cualquier
documento que sea por cobrar.
- La gerencia de administración es responsable de mantener actualizado los saldos mediante el
sistema automatizado.
- Los depósitos y transacciones deben ser actualizados diariamente, guardando en el sistema e
impreso para su archivaje.
- Revisar las facturas pendientes por cobrar para que de este modo se proceda a la elaboración
del estado de cuenta y ser enviados a la empresa deudora para su proceso de pago.
- Mantener un archivo automatizado de clientes de forma alfabética y órdenes, de acuerdo al
efecto o cuentas por cobrar de facturas correspondientes a años anteriores, es decir
primeramente las facturas con fechas más antiguas y luego las más nuevas con fechas
resientes.
- Igualmente archivar los expedientes físicos con su soporte de copia( Registro mercantil, Rif
actualizado, referencias comerciales, estados financieros, recibo de algún servicio público,
declaración de IVA)
- Los reportes debe estar ordenados de acuerdo a su condición de pago.
- Todos los documentos debe estar claramente identificados por números, referencias y
nombres.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
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CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: NORMAS DEL DEPARTAMENTO PAG 8
- Los recaudos legales y crediticios son archivados por el analista financiero.
- El jefe de sección de crédito inspecciona, verifica documentos crediticios financieros
legales, ingresa y modifica información financiera y legal del cliente.
- En cuanto a reportes de pedidos pendientes por aprobar se debe considerar lo siguiente:
1. Depósitos de clientes
2. Compromisos de pago al cliente.
3. Historia de su comportamiento crediticio.
Cuando el cliente tenga saldos con más de treinta(30) días vencidos el analista financiero de crédito
llamara al cliente para obtener compromiso de pago, en caso de que el cliente se niegue a cancelar
la deuda el analista financiero informara al jefe de sección de crédito y el pedido no será aprobado
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: POLITICAS DE CREDITO PAG 9
1- El cliente al solicitar el crédito a la empresa deberá consignar los siguientes recaudos
(Registro mercantil, Rif actualizado, referencias comerciales, estados financieros,
declaración de IVA/ISLR).
2- El departamento de ventas, está en la responsabilidad de aperturar códigos para clientes
nuevos y cuentas por cobrar se encarga de autorizarlo.
3- La empresa otorga un descuento por pronto pago del 3% a los clientes que cancelan su
factura antes de la fecha de su vencimiento.
4- Los límites de crédito son establecidos dependiendo al monto de ventas de contado que
hayan realizado.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: PROCEDIMIENTO DE CREDITO PAG 10
Cliente: Ejecuta la compra a crédito de la mercancía.
Proveedor:
- Elabora la factura original con dos copias.
- Archiva la primera copia.
- Entrega la segunda copia al cliente.
Cliente: Recibe mercancía en la fecha estipulada y copia de la factura.
Contabilidad: verifica la factura y registra la venta a crédito.
Cliente: Realiza el pago de la factura por la venta a crédito.
Coordinador de cuentas por cobrar
- Verifica si el pago es en cheque o efectivo.
- Si la venta es en efectivo inmediatamente es depositado a la cuenta de la empresa.
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FECHA:
FECHA: FECHA:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: PROCEDIMIENTO DE CREDITO PAG 11
- Si la venta es en cheque, este será revisado y depositado a la cuenta de la empresa.
- Es entregada la factura original con el sello de cancelado.
- Elabora un recibo de cobro por la venta realizada.
- Se le entregara al cliente la factura original.
Cliente: Recibe la factura original.
Proveedor: Cierra la venta con el asiento contable y es archivado la copia del recibo de
cobro como soporte de la empresa.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION PAG 12
Cliente: Informa de la devolución de la mercancía comprada.
Venta: Estudia el caso de la devolución de la mercancía.
Administración: Si acepta la devolución se realiza la nota de crédito, luego se enviado a
contabilidad y al cliente.
Contabilidad: Verifica la nota de crédito y se procede su registro.
Cliente: Recibe la nota de crédito original.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: PROCEDIMIENTO DE DESCUENTO PAG 13
Cliente: Solicita el descuento a venta.
Venta: Realiza el estudio, para registrar el descuento:
1- Si el cliente realiza compras consecutivamente el descuento será del 7%
2- Si el cliente está realizando la compra por primera vez el descuento se hará en base a lo que
este comprando, entre un 3% y 6%.
Administración: Se confirma si es aprobado o rechazado el descuento.
Contabilidad: Efectúa el asiento contable por el descuento.
Cliente: Recibe la nota de crédito.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: FLUJOGRAMA DE PROCESO DE CREDITO PAG 14
Cliente Venta Archivo Administración Contabilidad
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REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
Efectúa la compra
Elabora la factura
Recibe copia de la factura
Facturas
Archiva la primera copia
Recibe la factura
Verifica la factura de
venta
Verifica si es cheque o efectivo
Registra la factura por
sistema
Cancela la factura
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: FLUJOGRAMA DE PROCESO DE DEVOLUCION
PAG 15
cliente Venta Administración Contabilidad
REALIZADO POR: CEILA ESCORIHUELA
REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
Devolución de la mercancía
Estudia el caso de la
devolución
Acepta la devolución
Verifica la nota de crédito
Recibe copia de la nota de crédito
Elabora la nota de crédito
Se procede a ejecutar el registro
Recibe la original de la
nota de crédito
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE DESCUENTO
PAG 16
Cliente Venta Administración Contabilidad
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REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
Solicita el descuento en
venta
Realiza el descuento
Aprueba el descuento
Recibe copia de la nota de crédito
Emite la nota de crédito
Realiza asiento contable por el
descuento
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA LA COBRANZA
PAG 17
Cliente Administración Contabilidad
REALIZADO POR: CEILA ESCORIHUELA
REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
Realiza recibo de cobro Revisa recibo de cobro
Registra la cobranza en el sistema
Recibe copia de los documentos
Factura original
Recibo de cobro
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE VENTAS A CREDITO
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Cliente Venta Archivo Contabilidad Administración
REALIZADO POR: CEILA ESCORIHUELA
REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
Realiza la compra
Elabora la factura
Archiva la primera copia
Verifica la factura
Se procede a iniciar la cobranza
Recibe copia de la
factura
Recibe copia de los documentos
Factura Registra la
venta a crédito
Verifica recibo de
cobro
Se emite cobranza
en sistema
Recibo de cobro
Factura original
Recibo de cobro
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: GLOSARIO DE TERMINOS PAG 19
Archivaje: Colocar y guardar los papeles o documentos en un archivo.
Descuento Sobre Ventas: Bonificaciones por pronto pago concedida a los clientes.
Devoluciones sobre Ventas: Importe de las mercancías que los clientes regresan físicamente a la
empresa por no estar de acuerdo por el precio, entre otras cosas.
Formato: Consiste en la descripción estructural de una secuencia de datos, donde especifica la
disposición de cada elemento.
Formulario: Son identificados con un código que refleja su identidad única y permanece según lo
establezca la empresa.
Manual: Instrumento que se utiliza como material de consulta en donde vamos a conseguir
información sobre la organización.
Ventas: Total de mercancía vendida a los clientes, bien sea de contado o a crédito registrada a
precio de venta.
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REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: SOPORTE Y REGISTRO DE LA INFORMACION
PAG 20
En cuanto a la realización de este manual de Normas y Procedimientos fue utilizada información
suministrada por la empresa procesadora Naturalyst SA a través de la Licencia en Contaduría
Pública encargada del departamento de cuentas por cobrar, la cual nos asesoro en los pasos a seguir
para la elaboración de dicho manual.
Cabe mencionar que se utilizo como fuente de información, textos de contabilidad, diversos
manuales de normas y procedimientos relacionados a las cuentas por cobrar y las respectivas
asesorías del tutor asignado.
REALIZADO POR: CEILA ESCORIHUELA
REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CODIGO
CAPITULO VI
SECCION
ASUNTO: RECOMENDACIONES PAG 21
Es importante destacar que este Manual de Normas y Procedimientos fue elaborado para la
empresa Procesadora Naturalyst SA el cual amerita que el personal de la empresa antes
mencionada, teniendo en cuenta lo significativo que este representa para la misma, es por ello que
se recomienda tener un buen uso y funcionamiento de las normas y procedimientos allí establecidos
ya que con la implementación de este manual se da inicio a las mejoras de las actividades que se
realizan en un área específica, logrando de esta manera un mejor control adecuado y organizado de
las cuentas por cobrar.
REALIZADO POR: CEILA ESCORIHUELA
REVISADO POR: APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
CONCLUSION
El proceso de ejecución de pasantías facilita a los futuros profesionales al campo de
trabajo con el propósito de fortalecer los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridas
en el pensum de estudio respectivo mediante un proceso de entrenamiento y/o
adiestramiento en instituciones u organismos públicos o privados que contribuyan a
preparar al futuro profesional en este caso de la mención de Contaduría Pública.
Cabe mencionar que las pasantías permiten al estudiantes complementar y fortalecer
los conocimientos adquiridos teóricos - prácticos adquiridos a lo largo de su formación
profesional, llevando a cabo estas con la asesoría y supervisión del tutor académico el cual
es un docente adscrito a la universidad Jose Antonio Páez además de un tutor empresarial
asignado por la empresa con quien se desarrollan las actividades.
Este informe es parte de los requisitos exigidos por la universidad y a su vez con la
finalidad de contribuir con el desarrollo de la empresa donde se realizan las pasantías y en
este caso se hacen en una dedicada a la manufactura de alimentos lo que ayuda en la
preparación profesional del alumno.
El objetivo de esta investigación es diseñar un manual de normas y procedimientos
que facilite las operaciones del departamento y a su vez es un aporte para la organización
ya que serviría de guía y apoyo para minimizar las fallas en el mismo.
El proceso de pasantías llevado a cabo en el área de cuentas por cobrar de la
empresa Procesadora Naturalyst SA permitió la aplicación y obtención de conocimientos
teóricos - prácticos en el área antes mencionada. Además se fomentan las relaciones
humanas entre el personal de la empresa, con los clientes, proveedores y vendedores.
Cabe resaltar que se cumplen con los objetivos planteados gracias al apoyo tanto del
tutor académico como empresarial ya que colaboran en la formación del estudiante.
Es importante mencionar que la inexistencia de un Manual de Normas y
Procedimientos en el departamento de cuentas por cobrar trae graves consecuencias, como
el que no se cumplan los procesos de manera correcta por no tener el procedimiento
plasmado y sobre todo claro, es decir, que los integrantes del departamento deben estar
consientes de las normas y procedimientos ya definidos en el área.
El manejo e implementación de un Manual de normas y procedimientos es
necesario para toda empresa ya que facilita la orientación del personal y proporciona un
mayor rendimiento de las actividades que allí se realizan.
Para la elaboración del manual propuesto, es necesaria una comunicación abierta
con los empleados del área, y todo aquel que forme parte o intervenga en las labores que
realizan los integrantes del departamento.
RECOMENDACIONES
De acuerdo a los objetivos planteados y logrados por la presente investigación y en
base a las conclusiones de la evaluación realizada se recomienda lo siguiente:
Elaborar e implementar un formato de análisis de vencimiento de cuentas por
cobrar, a fin de tener un control de cuánto son las deudas reales que cada cliente tiene con
la empresa. Delimitar las funciones y responsabilidades de cada empleado de la empresa
para mejorar la eficiencia de las actividades que cada uno de ellos llevan a cabo dentro de
la organización.
Mantener un registro adecuado y oportuno de cada una de las operaciones realizadas
y más si se trata de las cobranzas, recordando que el retorno de las cuentas por cobrar, es de
gran importancia, ya que influye directamente en el desarrollo del aparato productivo y
financiero de la organización, y en la capacidad de poder mantenerse competitivos en el
mercado, con buena solvencia y liquidez.
Deben enviarse periódicamente los estados de cuenta a los clientes, con objeto de
cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean
reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la
que maneja las cuentas por cobrar.
Crear y aplicar de manera constante políticas para el otorgamiento de créditos de
futuros clientes y continuar con el seguimiento de los pagos para disminuir el nivel de
morosidad que presenta la empresa y evitar futuras perdidas por concepto de cuentas
incobrables. Crear criterios para elaborar la provisión monetaria de cuentas dudosas, a fin
de que la empresa cuente con un respaldo en caso de que un cliente se atrase con las
deudas.
Es importante solicitar la documentación necesaria a futuros clientes para conocer
su situación financiera y referencias comerciales antes de otorgar un crédito.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2006) Manual para la elaboración de
trabajos de grados, maestrías y tesis doctorales. Editorial FEDUPEL: Caracas
Arias, F. (2006). El Proyecto de Investigación. Venezuela. Editorial Episteme C. A.
Ávila, H (2004) Introducción a la Metodología de la Investigación. [Documento en línea]
Disponible en: http://www.eumed.net/libros/2006c/203/2i.htm. Consulta: Agosto,
2013
Palella y Martins. (2006) Metodología de la Investigación Cuantitativa Ed. Fedupel.
Caracas Venezuela
Romero, E (2007) Conceptos y Elementos de la Investigación. [Documento en línea]
Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos54/la-investigacion/la-
investigacion2.shtml. Consulta: Agosto, 2013
Brito Jose A (2002) Contabilidad Básica e Intermedia Edición Centro de
Contadores Valencias Edo Carabobo.
Catacora Fernando (1998) Contabilidad la base para las decisiones gerenciales
Editorial Mc Graw Hill Caracas Venezuela.
Terán Lisbeth (2009) Propuesta de un Manual de Normas y Procedimientos
para el mejoramiento del Proceso de Cobranza en la Empresa
Soicivers CA Valencia Edo Carabobo.
Merino (2010) Propuesta de un Manual de Norma s y Procedimientos para la
Cancelación de las cuentas por cobrar para la empresa Diradca
Valencia Edo Carabobo
Moreno (2009) Diagnostico en la función de Cuentas Por Cobrar en la
Empresa Ocre.
