directiva para la administracion del archivo del … · 6.1. del sistema nacional de archivos del...

DIR-INS-019

1º EDICION

INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

2002-11-15

DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACION DEL ARCHIVO DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

ELABORADO POR: OFICINA EJECUTIVA DE RACIONALIZCION Sr. Luis Humberto Villa REVISADO POR: OFICINA GENERAL DE ASESORIA TÉCNICA Dra. María Mercedes Pereyra Quirós OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION, CPC Carlos Chiang Bernal

APROBADO POR: Resolución Jefatural N° 440 - 2002-J-OPD/INS

NUMERO DE EJEMPLAR

NOMBRE DE LA PERSONA A LA QUE SE ASIGNA

FECHA DE ASIGNACION NOMBRE DEL REGISTRADOR

DESCRIPTORES: Archivo, documentos, organización, series documentales

EL PRESENTE DOCUMENTO SE DISTRIBUYE COMO COPIA NO CONTROLADA.

LA OFICINA EJECUTIVA DE RACIONALIZACION DE LA OFICINA GENERAL DE ASESORIA TECNICA PROCESA LASPROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ACTUALIZANDO LAS EDICIONES VIGENTES DEL MISMO

PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL, EXCEPTO CON AUTORIZACIÓN DEL INS

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CONTENIDO I 1. OBJETIVO 1 2. CAMPO DE APLICACION 1 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 1 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 5. RESPONSABILIDADES 1 6. DISPOSICIONES GENERALES 2 6.1. DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DEL ESTADO 2 6.2. DEL ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD 3 6.3. DE LA INFRAESTRUCTURA PARA ARCHIVOS 6 6.4. DEL FUNCIONAMIENTO DEL ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS EN EL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD 6 6.5. PROCESOS ARCHIVISTICOS DEL AREA DE TRABAJO TECNICO 10 7. USO DE TECNOLOGIAS AVANZADAS EN MATERIA DE ARCHIVO 13 ANEXOS ANEXO A: Inventario de las Series Documentales 13 ANEXO B: Tabla General de Retención de Documentos. 14 ANEXO C: Indice Alfabético del Programa de Control de Documentos 15 ANEXO D: Inventario de Transferencia de Documentos. 16 ANEXO E: Inventario de Eliminación de Documentos. 18 ANEXO F: Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivo – PATIA 20 ANEXO G: Informe de Evaluación del PATIA 23 ANEXO H: Cronograma para la Formulación, Aprobación y Evaluación del PATIA 25


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1. OBJETIVO

Establecer las pautas y criterios uniformes, principios de unidad, racionalidad y eficiencia en la administración del archivo del Instituto Nacional de Salud.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Las pautas y criterios contenidas en la presente norma son de aplicación por los funcionarios y servidores encargados de la administración del Archivo Central y Periféricos del Instituto Nacional de Salud.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

a) Patrimonio Documental de la Nación.- esta constituido por los documentos y expedientes

de valor permanente, existentes en todas las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional, sin necesidad de calificación expresa.

b) Documentos.- son los escritos públicos o privados, los impresos, fotocopias, facsímil o fax,

planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas, microformas tanto en la modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes informáticos y otras reproducciones de audio o video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado.

c) Documento Archivístico.- es aquel que contiene una información de cualquier fecha,

forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico.

d) Serie Documental.- es el conjunto de documentos, que produce o recibe una entidad

pública como resultado de sus actividades, que poseen características comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de contabilidad, etc.) o el mismo asunto.

ABREVIATURAS AG : Archivo de Gestión AP : Archivo Periférico CED : Comité de Evaluación de Documentos OAA : Órgano de Administración de Archivos PATIA : Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivo PCD : Programa de Control de Documentos


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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

a) Artículo 21° de la Constitución Política del Perú b) Decreto Ley N° 19414 - Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio

Documental de la Nación

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c) Decreto Supremo N° 022-75-ED - Reglamento del Decreto Ley N° 19414. d) Ley N° 24047 - Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación. e) Ley N° 24193 - (19-06-85), modificatoria de la Ley N° 24047 f) Ley N° 26576 - (12-01-96), modificatoria de la Ley N° 24047 g) Ley N° 25323 - Ley del Sistema Nacional de Archivos. h) Decreto Supremo N° 008-92-JUS - Reglamento de la Ley N° 25323, Ley del Sistema

Nacional de Archivos. i) Decreto Legislativo N° 681, normas que regulan el uso de tecnología avanzada en

materia de archivo de documentos e información. j) Decreto Supremo N° 009-92-JUS - Reglamento del Decreto Legislativo N° 681 k) Ley N° 26612 - modificatoria del Decreto Leg. N° 681 l) Decreto Legislativo N° 827- ampliatoria del Decreto Legislativo N° 681 m) Resolución Jefatural N° 073-85-AGN/J, Normas Generales del Sistema Nacional de

Archivos. n) Resolución Jefatural N° 133-85-AGN/J, que precisa la aplicación de la Resolución

Jefatural N° 073-85-AGN/J 5. RESPONSABILIDADES 5.1. El Director General de Administración dispondrá la evaluación del cumplimiento de las

disposiciones de la presente Directiva.

5.2. El responsable del órgano de Administración de archivo es responsable del cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva.

5.3. La Oficina General de Auditoría Interna, es responsable de efectuar las acciones que

correspondan en el marco de lo dispuesto en las normas de control, a fin de velar por el cumplimiento de la presente Directiva.

6. DISPOSICIONES GENERALES 6.1. DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DEL ESTADO

El Sistema Nacional de Archivos tiene la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional, para alcanzar objetivos en la defensa, conservación, organización, selección, depuración y servicio del Patrimonio Documental de la Nación, aplicando principios, normas, técnicas y métodos de archivos. Todos los documentos que custodian los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, son accesibles al público en general de acuerdo a las normas administrativas vigentes sobre el


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particular, con excepción de aquellos que puedan atentar contra los intereses y seguridad nacional y a la privacidad o intimidad personal. Los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos están obligados a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de política dictados por el Archivo General de Nación que es el Organo Rector del Sistema.

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6.1.1. Fines del Sistema Nacional de Archivos:

a) Proteger y defender el Patrimonio Documental de la Nación. b) Normar, organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los archivos públicos. c) Contribuir a la eficiente gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional. d) Propiciar el desarrollo nacional a través de la defensa, conservación, organización y

servicio del Patrimonio Documental de la Nación, como fuente esencial de información. e) Fomentar la investigación científica y tecnológica a través del servicio de los fondos

documentales. 6.1.2. El Sistema Nacional de Archivos, está integrado por:

a) El Archivo General de la Nación, que es el Organo Rector del Sistema. b) Los Archivos Regionales; y c) Los Archivos Públicos

6.1.2.1. El Archivo General de la Nación (AGN), es el Órgano Rector y Central del Sistema Nacional de

Archivos de carácter multisectorial 6.1.2.2. Los Archivos Públicos (AP), lo constituyen los Archivos pertenecientes a las Entidades del

Estado, cualquiera fuere su naturaleza, régimen legal y dependencia, sean nacionales, regionales o locales.

6.1.3. Administración de Archivos La Administración de Archivos es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr la eficiencia en la organización y funcionamiento de los archivos del Instituto Nacional de Salud.

6.2. DEL ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD En el Instituto Nacional de Salud se establecerá un órgano funcional encargado de la Administración de Archivos con un nivel equivalente al de las unidades orgánicas de los distintos sistemas administrativos, dependiendo técnica y normativamente del Archivo General de la Nación, y conformante del Sistema Nacional de Archivos.


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Página 4 de 25 6.2.1. Funciones y Atribuciones del Organo de Administración de Archivos

Corresponde al Organo de Administración de Archivos, organizar, dirigir, asesorar, controlar, supervisar, orientar y ejecutar las actividades técnicas y administrativas de la función archivística, desarrollando las siguientes funciones y atribuciones:

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a) Dirigir la política archivística de la entidad en concordancia con la política institucional y los lineamientos dictados por el Archivo General de la Nación.

b) Organizar, programar, conducir y ejecutar los procesos archivísticos de organización, descripción, selección, conservación, transferencia y eliminación de documentos.

c) Formular, evaluar y ejecutar el Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivos y el Cronograma Anual de Transferencia y Eliminación de Documentos.

d) Conducir el proceso de accesibilidad de los usuarios, a la información que obra en los respectivos archivos.

e) Promover y mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica como producto de las actividades de la entidad para asegurar y facilitar la localización y recuperación eficaz de la información.

f) Impulsar el desarrollo de los procesos archivísticos. g) Garantizar la integridad física y conservación de los documentos de valor permanente que

constituyen el Patrimonio Documental de la Nación. h) Conducir la elaboración y actualización de los instrumentos descriptivos. i) Expedir constancias y copias certificadas o autenticadas de los documentos que custodia. j) Conducir y promover la investigación archivística. k) Garantizar el control del Patrimonio Documental de la Nación y velar por su defensa y

protección. l) Elaborar y actualizar la Guía de Organización de Documentos. m) Asesorar, apoyar e integrar la Comisión de Evaluación de Documentos. n) En coordinación con la Oficina Ejecutiva de Racionalización o el que haga sus veces,

formulará y actualizará los documentos de gestión archivística institucional, de acuerdo a las directivas y orientaciones técnicas impartidas por el Archivo General de la Nación.

o) Establecer medidas preventivas para el adecuado mantenimiento y conservación de los depósitos de archivos, sistemas de protección, equipos y materiales de archivo.

p) Constatar periódicamente el estado de los locales de los depósitos de archivos, sus equipos y mobiliario.

6.2.2. Estructura Funcional del Órgano de Administración de Archivos

El Instituto Nacional de Salud, no cuenta con órganos desconcentrados, razón por la cual la Administración del Archivo como parte integrante del Sistema Nacional de Archivos esta


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constituido por un (1) Nivel: Nivel Central, que comprende tres (3) instancias de funcionamiento, y son:

6.2.2.1. Órgano de Administración de Archivos:

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Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, del cual depende el Archivo Periférico y el Archivo de Gestión así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos, e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la Nación.

6.2.2.2. Archivo Periférico

Es el encargado del mantenimiento y uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión de las unidades orgánicas, que reciben o producen como resultado de sus actividades y de transferirlos al Órgano de Administración de Archivos o al Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación, previa coordinación con el Órgano de Administración de Archivos. El Archivo Periférico se constituirá cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas que se indican, así lo requieran.

6.2.2.3. Archivo de Gestión (AG)

Le corresponde la organización, conservación y uso de la documentación recibida o producida por una unidad orgánica de la entidad y de transferirla al Archivo Periférico o al Órgano de Administración de Archivos.

6.2.3. De los Procesos a cargo del Organo de Administración de Archivos (OAA)

El Organo de Administración de Archivos, para el logro de los objetivos y metas asignados debe desarrollar los siguientes procesos:

6.2.3.1. Procesos de Trabajo Administrativo: • Organización de documentos • Descripción documental • Selección documental • Programa de Control de Documentos • Conservación de documentos

6.2.3.2. Proceso de Trabajo Técnico:

• Formulación del Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivos • Formular el Cronograma Anual de Transferencia y Eliminación de Documentos • Ejecutar la Transferencia de documentos • Ejecutar la Eliminación de documentos • Elabora y actualizar normas internas


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• Conducir los Servicios Archivísticos 6.3 DE LA INFRAESTRUCTURA PARA ARCHIVOS

El Órgano de Administración de Archivos y los Archivos Periféricos del Instituto Nacional de Salud, contarán con locales apropiados, equipos, mobiliario y materiales necesarios para la protección y conservación de los documentos, de conformidad con las directivas que emita el Archivo General de la Nación, entre las cuales con carácter general se señala:

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a) El local estará ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y de ambientes excesivamente húmedos.

b) De preferencia, locales construidos con material noble, evitándose el revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables.

c) El local debe básicamente constar de dos ambientes: 1) depósitos y 2) áreas de trabajo técnico y administrativo.

d) Las instalaciones eléctricas y las sanitarias deberán conservarse en perfecto estado de funcionamiento.

e) El mobiliario archivístico (estantes, archivadores verticales, mapotecas etc.) deben ser preferentemente de metal.

6.4. DEL FUNCIONAMIENTO DEL ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS EN EL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD.

6.4.1. Función Archivística Es función archivística la gestión de documentos y de expedientes, desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente y se organizarán en áreas especializadas y por la naturaleza de las actividades se agrupan básicamente en dos importantes áreas de trabajo: • Area de Trabajo Administrativo, y • Area de Trabajo Técnico

6.4.1.1. Procesos Archivísticos del Area de Trabajo Administrativo

a) Organización de Documentos Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad, debiendo el Órgano de Administración de Archivos elaborar la Guía de Organización de Documentos, verificar, controlar y ejecutar su aplicación de las siguientes actividades archivísticas:

a1) Clasificación y Ordenamiento en los Archivos de Gestión Los Archivos de Gestión será orgánico – funcional y se organizará teniendo como base los siguientes aspectos: • La estructura orgánica de la entidad • Las funciones y actividades de cada unidad orgánica darán origen a las

series documentales • Las unidades de archivamiento se ordenarán de acuerdo al sistema

alfabético, numérico o una combinación de ambos. PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL, EXCEPTO CON AUTORIZACIÓN DEL INS

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• Los documentos dentro de cada unidad de archivamiento se ordenarán según el sistema mas conveniente.

a2) Clasificación y Ordenamiento de los Archivos Periféricos y del Órgano de Administración de Archivos.

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La clasificación de los documentos se hará sujetándose a las siguientes reglas: • Por el principio de procedencia administrativa • Por el principio de orden original

De acuerdo a estos principios, la clasificación se hará respetando la unidad orgánica de origen de los documentos, manteniendo el orden que se les dio en ella. En los archivos periféricos y en el archivo central, las unidades de archivamiento cajas, legajos), provenientes de las distintas unidades orgánicas deberán ordenarse numéricamente de manera correlativa.

a3) Signatura

Se establecerá una codificación para identificar las unidades orgánicas y las series documentales de la entidad.

b) Descripción Documental

Consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos, cuya información servirá de base para la elaboración y actualización de los auxiliares o instrumentos descriptivos, siguientes:

b1) Inventario de las Series Documentales

Será utilizado para describir las series documentales que conserva una unidad orgánica, sirve para establecer los periodos de retención de los mismos. Anexo A.

b2) Tabla General de Retención de Documentos. Será utilizada para efectuar el registro esquemático de los asuntos principales y los títulos de las series documentales que las integran así como sus correspondientes periodos de retención. Anexo B

b3) Indice Alfabético del Programa de Control de Documentos.

Documento utilizado para registrar en orden alfabético los nombres de las series documentales, el asunto principal y el código respectivo. Su elaboración será realizado en el formulario del Anexo C.

b4) Inventario de Transferencia de Documentos.

Es la información ordenada cronológicamente de acuerdo al ingreso de los documentos de archivo y consta de dos (2) partes: • Información general que describe sumariamente a los documentos a

transferirse. PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL, EXCEPTO CON AUTORIZACIÓN DEL INS

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• Inventario – registro, es la descripción detallada de los datos de la documentación, señalando su ubicación topográfica dentro del archivo.

El inventario será consignado en el formulario del Anexo D.

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b5) Inventario de Eliminación de Documentos. Es la información ordenada de las series documentales de los documentos de archivos y consta de dos (2) partes: • Información general, que corresponde a la descripción sucinta de las series

documentales y sus fechas extremas • Inventario – registro, es la descripción detallada de la serie o series

documentales que conforman cada unidad de archivamiento El inventario será consignado en el formulario del Anexo E

b6) Tarjeta de Registro de Documentos.

Documento en el cual se registra la información de ingreso salida, situación, destino y otros datos necesarios de la documentación que se archiva.

c) Selección Documental

Es el proceso archivístico, que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales, cuya información servirá de base para formular el Programa de Control de Documentos, teniendo en cuenta los siguientes criterios: c1) Identificar, analizar y evaluar las series documentales teniendo en cuenta sus

valores: administrativo, jurídico, económico, científico, histórico, cultural e informativo de cada entidad

c2) En base a la información anterior determinar los períodos de retención c3) Elaborar el Inventario de Series Documentales, describiendo cada serie en hojas

diferentes, a fin de facilitar su actualización c4) Las Series Documentales, pueden ser archivadas, usadas, transferidas o

eliminadas.

d) El Programa de Control de Documentos (PCD) Es un documento de gestión archivística que se elabora en base al Inventario de Series Documentales, en el cual se establece el valor de los documentos, el número de años que deben conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo, hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación. Para su formulación se tendrá en cuenta los valores temporales y permanente de los documentos Los documentos de valor temporal: son aquellos que por su naturaleza y/o contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia luego de cumplir el fin administrativo, legal que los originó.


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Los documentos de valor permanente: son aquellos que están relacionados con los antecedentes y evolución de la Institución en términos de atribuciones y funciones establecidos en las leyes, planes operativos, procedimientos; asuntos administrativos, fiscales, contables, legales, financieros, indispensables para la institución y aquellos que contribuyan de manera importante al estudio y a la investigación en áreas inherentes a la misión institucional.

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El Programa de Control de Documentos (PCD) estará conformado por: d1) El Inventario de las Series Documentales d2) La Tabla General de Retención de Documentos. d3) El Indice Alfabético de las Series Documentales

e) El Comité de Evaluación de Documentos (CED).

Es el encargado de conducir el proceso de formulación del Programa de Control de Documentos (PCD), es designado por la más alta autoridad institucional y debe estar integrado por : Un representante de la Alta Dirección, quien la presidirá. Un representante de la Oficina General de Asesoría Jurídica El Jefe o encargado del Organo de Administración de Archivos El Jefe o encargado de la unidad orgánica cuya documentación será evaluada. Corresponde al Órgano de Administración de Archivos apoyar en la ejecución de las siguientes actividades:

• Determinar el valor permanente o temporal de cada una de las series documentales

• Elaborar la Tabla de Retención de Documentos con indicación de los períodos de retención en cada nivel de archivos

• Elaborar el Índice Alfabético de las series documentales

f) Conservación de Documentos Es el proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas preventivas, básicamente en los siguientes aspectos: f1) El control de los Factores externos.- referido a la limpieza del local, mobiliario

y documentación, ventilación e iluminación de los ambientes de los depósitos. f2) El Manejo de Documentos.- aplicando las siguientes medidas de carácter

básico: • No usar cintas adhesivas • Servir mediante copias de los documentos más consultados • Proteger los documentos en cajas de cartón desacidificado o por

cualquier otro elemento similar PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL, EXCEPTO CON AUTORIZACIÓN DEL INS

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• No usar producto químico alguno directamente sobre los documentos • Restringir el servicio de los documentos en deterioro • Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos,

etc) deberán separarse de la documentación en buen estado

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f3) Medidas de Seguridad.- destinadas a evitar la sustracción de los documentos y el uso de elementos que puedan ocasionar incendios

6.5. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS DEL ÁREA DE TRABAJO TÉCNICO 6.5.1. Formulación del Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivos - PATIA

El Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivos, constituye el Instrumento de Gestión que orienta las actividades archivísticas para el logro de los objetivos y metas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos. Así mismo permite la evaluación periódica de los resultados y el empleo de los recursos.

El Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivos, considerará los siguientes aspectos:

• Introducción • Realidad archivística institucional • Lineamientos de política institucional • Objetivos institucionales • Programación de actividades

El PATIA, será formulado anualmente por el órgano de Administración de Archivos en coordinación con la Oficina Ejecutiva de Planificación y Presupuesto del INS. Para el efecto tendrán en cuenta los formularios y contenidos consignados en el Anexos F, G, H.

6.5.2. Formulación del Cronograma Anual de Transferencia y Eliminación de Documentos

El Órgano de Administración de Archivos, con la finalidad de descongestionar los archivos y cumplir con los plazos de retención, en base al Programa de Control de Documentos (PCD), anualmente deberá formular y presentar antes del 31 de Marzo de cada año a la Jefatura del Instituto Nacional de Salud y al Archivo General de la Nación, los siguientes cronogramas: a) Cronograma anual de transferencia de documentos del archivo de gestión al archivo

periférico o al Órgano de Administración de Archivos y de estos al Archivo General de la Nación.

b) Cronograma anual de documentos a eliminarse, previamente declarado innecesarios en función a los plazos de retención.

c) El Archivo General de la Nación autorizará y efectuará la eliminación de los documentos declarados innecesarios

6.5.3. Transferencia de Documentos


Consiste en el traslado de los documentos de un archivo de gestión a un archivo periférico ( si existen), luego al Órgano de Administración de Archivos, si no existe archivo periférico directamente a éste último, del mismo que posteriormente se efectuará la transferencia al Archivo General de la Nación.

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Para la transferencia de documentos al Archivo General de la Nación se tomará en cuenta los siguientes aspectos: a) Con carácter obligatorio transferir al Archivo General de la Nación los documentos y

expedientes con más de 30 años de antigüedad que sirvan de fuente de información para estudios históricos y del desarrollo cultural, social, económico, jurídico o religioso de la Nación.

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b) Igualmente serán transferidos los archivos o documentos presentados, con trámite originario fenecido, por sociedades, asociaciones, cooperativas o cualquier otra persona jurídica no estatal.

c) Los documentos o expedientes con antigüedad menor de 30 años, que considere innecesarios, pero que no deben ser eliminados podrán ser transferidos.

d) El Órgano de Administración de Archivos solicitará al Archivo General de la Nación la autorización de transferencia de documentos que se encuentran considerados en respectivo cronograma anual, para el efecto remitirá el Inventario de Transferencia de Documentos

6.5.4. Eliminación de Documentos

Consiste en la destrucción o incineración de los documentos de las entidades públicas, cuya conservación ha sido declarada innecesaria, con la autorización del Archivo General de la Nación, cuyo procedimiento es el siguiente: a) El Órgano de Administración de Archivos solicitará al Archivo General de la Nación, la

autorización para la eliminación de los documentos al vencimiento de los períodos de retención establecidos en su respectivo Programa de Control de Documentos (PCD).

b) A la solicitud para la eliminación de documentos se adjuntará los inventarios de documentos declarados innecesarios y así mismo las muestras correspondientes.

c) Expedida la Resolución de eliminación de documentos por el Archivo General de la Nación, se procederá a u destrucción o incineración.

6.5.5. Elaborar y Actualizar Normas Internas En cumplimiento de las disposiciones legales y la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación, corresponde elaborar, actualizar y proponer la autorización de normas internas de carácter procedimental, para regular las actividades de los procesos archivísticos y además efectuar la verificación, evaluación y supervisión de la aplicación de estas normas administrativas, en los siguientes aspectos:

a) Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos. b) Reglas para la clasificación, ordenamiento, descripción y selección de los archivos. c) Racionalizar la producción, transferencia y eliminación de documentos. d) Mecanismos para la protección y conservación de los documentos. e) Lineamientos para valorar y determinar los períodos de retención de documentos.


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f) Métodos para el manejo y cautela de los documentos. g) Pautas para el adecuado mantenimiento de los ambientes de los locales de los archivos. h) Pautas para brindar un eficaz servicio de accesibilidad a la información

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6.5.6. Servicios Archivísticos

Proceso que consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de las unidades orgánicas que conforman el Instituto Nacional de Salud con fines de información.

Todos los documentos que custodian el archivo central y periféricos del Instituto Nacional de Salud, son accesibles al público en general, de acuerdo a las normas administrativas vigentes sobre el particular, con excepción de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la seguridad nacional y a la privacidad o intimidad personal. La accesibilidad consiste en la disponibilidad de los documentos para la consulta, mediante la función de servicio que realiza el archivo.

El Órgano de Administración de Archivos a solicitud de las unidades orgánicas y del público en general prestará servicios archivísticos a través de las modalidades de lectura, consulta, préstamo, expedición de copias certificadas o autenticadas, y otros de los documentos que custodian.

7. USO DE TECNOLOGÍAS AVANZADAS EN MATERIA DE ARCHIVO

De conformidad con las disposiciones legales vigentes el órgano de Administración de los Archivos del Instituto Nacional de Salud, deberá considerar dentro de sus Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivo, la incorporación y uso de tecnologías avanzadas en materia de archivos de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional, y en cuanto a la producida por procedimientos informáticos en computadora, reconociendo de esta manera valor legal a los archivos conservados mediante microformas con procedimientos técnicos de micrograbación o microfilmación, cuya aplicación permitirá considerable ahorro de espacio y costos y con el consiguiente efecto de eficacia y eficiencia en su producción.


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ANEXO A

INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES

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Pág. 1 de... págs.

DATOS GENERALES

RESPONSABLE DE LA ELABORACION DEL INVENTARIO

1. Sector: MINISTERIO DE SALUD 2. Entidad: INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

4. Nombres y Apellidos:

3. Unidad Orgánica:

5. Cargo 6. Teléfono:

IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL 7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie

REGLAS DE CONTROL

12. Período de Retención

TOTAL AÑOS DE

RETENCION

10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUMENTAL (Resumen del contenido de la Serie)

11. Valor de la Serie Documental

A.G. A.P. O.A.A.

13. COMITÉ DE EVALUACION DE DOCUMENTOS Represent.. de Alta Dirección Represent. Oficina Gral. de Asesoría Jurídica Jefe de la Unidad Organica Jefe del Organo de Adm. De Archivo (Resp. De la documentacion evaluada) Lugar y fecha:

14. Lugar y Fecha

1. V°B° DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION – D..A..P Aprobado

(Dejar en Blanco, reservado para uso del AGN)


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INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES

(Instrucciones para el llenado)

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1 al 3 Anotar los nombres del Sector, la entidad y la unidad orgánica cuya documentación se evalúa.

4 al 6 Anotar los nombres, apellidos, el cargo y teléfono del Jefe de la Unidad Orgánica 7. Se precisará el asunto principal que será determinado de acuerdo al sistema

administrativo al que pertenece (por ejemplo. Abastecimiento, Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, etc). Si la serie documental corresponde a un órgano de línea de la Institución, se indicará como asunto principal el nombre de la Unidad Orgánica sin mencionar el nivel jerárquico. (Ejm. Para la el Centro Nacional de Control de Calidad, el asunto principal será Control de Calidad)

8. Anotar el nombre de la serie documental. El título debe ser conciso )por ejm. Planillas, Ordenes de Pago, Facturas, Estudios, Proyectos, etc).

9. El Código de la serie se confeccionará de la siguiente manera: a) El asunto principal identificado conforme al siguiente cuadro:

Asunto Principal - Contabilidad -CONT Título de la Serie Notas de Contab. 01 Código Cont / 01

Los asuntos principales se identificarán por las cuatro letras mas representativas de la unidad orgánica y los dígitos correspondientes al título de la serie documental.

10. Describir el contenido sustancial del conjunto de documentos que conforman la serie,

indicando las normas legales y la finalidad de las actividades que han originado la producción de la unidad documental.

11. Indicar el valor de la serie: con la letra T si es Temporal o con la letra P si es Permanente. 12. Indicar el número de años que la serie documental debe ser retenida en cada uno de los

niveles de archivo: Archivo de Gestión (A.G.), Archivo periférico (A.P), Organo de Administración de Archivos del INS (O.A.A.) y el número total de años de retención.

13. Indicar los nombres y apellidos de los miembros del Comité de Evaluación de Documentos (CED)

14. Indicar lugar y fecha de la revisión del inventario. 15. Dejar en blanco

Las páginas deberán numerarse consecutivamente inciándose con el número “uno” seguido de la preposición “de” y el número total de páginas del Inventario. (Ejm. Pág. 01 de 09 ). Distribución: Original al Organo de Administración de Archivo del INS Primera y segunda copia al Archivo General de la Nación.


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ANEXO B

TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS

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1. Sector: MINISTERIO DE SALUD

2. Nombre de la Entidad: INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

3. ASUNTO PRINCIPAL DE LA SERIE DOCUMENTAL:

7. PERÍODO DE RETENCIÓN

4. CÓDIGO

5. TÍTULO DE LA SERIE DOCUMENTAL

6. VALOR DE LA

SERIE DOCUMENTAL

A.G.

A.P.

OA.A.

TOTAL AÑOS DE

RETENCIÓN


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TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS


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1 y 2 Anotar el nombre del Sector y la Institución 3 Indicar el nombre del asunto principal de la serie documental (ejm. Contabilidad) 4 Anotar el código de la serie documental (Ejm. CONT / 01) 5 Anotar el nombre específico del título de la serie documental (Ejm. Notas de Contabilidad) 6 Anotar el valor de la serie: con la letra T si es Temporal o con la letra P si es Permanente 7 Anotar los períodos de retención de la serie documental en cada uno de los niveles de

archivo; sean de Gestión, Periférico u Organo de Administración de Archivos y el número total de años de retención.

Las Tablas deberán numerarse consecutivamente inciándose con el número “uno” seguido de la preposición “de” y el número total de páginas de la Tabla General (Ejm. Pág. 01 de 09 ). Distribución: Original al Organo de Administración de Archivo del INS Primera y segunda copia al Archivo General de la Nación.


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ANEXO C

INDICE ALFABETICO DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

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1. TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL

2. ASUNTO PRINCIPAL

3. CODIGO


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INDICE ALFABETICO DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS


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1 Anotar el título de las series documentales en orden alfabético. 2. Indicar el asunto principal de la serie documental 3. Anotar el código de la serie documental. Ejm.

Auxiliar standard CONTABILIDAD CONT / 02 Balances CONTABILIDAD CONT / 04 Comprobante de pago TESORERIA TESO/ 03 Catálogo de Bienes ABASTECIMIENTO ABAS/ 05 Cuadro de Asignación de Personal RACIONALIZACION RACI/ 01

Las páginas deberán numerarse consecutivamente inciándose con el número “uno” seguido de la preposición “de” y el número total de páginas de la Tabla General (Ejm. Pág. 01 de 09). Distribución: Original al Organo de Administración de Archivo del INS Primera y segunda copia al Archivo General de la Nación.


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ANEXO D (Parte 1)

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

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Pág 1 de ....... págs.

INFORMACION GENERAL 1. Sector : MINISTERIO DE SALUD

2. Entidad : INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

3. Unidad Orgánica : 4. Datos de la Remisión : 4.1. Código : 4.2. Año : 4.3. Remisión N° :

5. DESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE:

6. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE:

7. LUGAR Y FECHA

Jefe del Archivo Remitente

8. LUGAR Y FECHA

Jefe del Archivo Receptor


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INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS


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INFORMACION GENERAL:

1 al 3 Anotar el nombre del Sector, la Institución y la Unidad Orgánica cuya documentación se va a eliminar.

4. Anotar el código de identificación de la Institución y la unidad orgánica remitente, año del envío y el número secuencial según la primera remisión de documentos efectuada por la unidad orgánica al archivo.

5. Señalas suscintamente kas series documentales y sus fechas extremas. 6. Anotar el número total en metros lineales de los documentos a transferirse (un metro cúbico es

igual a 10 metros lineales aprox.) 7. Fecha, nombre, apellidos y firma del Jefe del Archivo remitente. 8. Fecha, nombre, apellidos y firma del Jefe del Archivo receptor.

INVENTARIO-REGISTRO 9. Número de orden correlativo de las unidades de archivamiento a transferirse. 10. Describir detalladamente el contenido de cada unidad de archivamiento, según la serie o series

que la conforman. 11. Indicar la fecha mas antigua y mas reciente de cada una de las series. 12. Dejar en blanco para uso del archivo receptor. Aquí se indicará el lugar donde se encuentra

archivada la unidad de archivamiento y el número asignado a ella dentro del archivo. 13. Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor comprensión de la documentación de

transferencia. Las páginas deberán numerarse consecutivamente inciándose con el número “uno” seguido de la preposición “de” y el número total de páginas. (Ejm. Pág. 01 de 09 ). Todas las páginas del inventario deberán estar visadas por el jefe del Organo de Administración de Archivos del INS.


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ANEXO D (Parte 2)

INVENTARIO - REGISTRO

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Pág 2 de.......... págs.

9. NUMERO DE ORDEN

10. DESCRIPCION DE DOCUMENTOS

11. FECHAS EXTigleREMAS

12. UBICACIÓN TOPOGRAFICA

13. OBSERVACIONES


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ANEXO E

INVENTARIO DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS

Pág 1 de ....... págs.

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INFORMACION GENERAL 1. Sector : MINISTERIO DE SALUD

2. Entidad : INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

3. Unidad Orgánica : 4. Jefe del Organo de Administracion de Archivos: 5. Dirección :

6. Teléfono :

2. Autorización de eliminación de documentos del Archivo General de la Nación

2.1. Resolución Jefatural 2.2. Sesión de la Comisión Técnica de Archivos (Dejar en blanco, para uso del Archivo General de la Nación)

8. DESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS A ELIMINARSE:

9. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS A ELIMINARSE:

10. LUGAR Y FECHA

Jefe del Organo de Administración de Archivos


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ANEXO E (Parte 2)

INVENTARIO - REGISTRO

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Pág 2 de.......... págs.

11. NUMERO DE ORDEN

12. DESCRIPCION DE LAS SERIES DOCUMENTALES

13. FECHAS EXTREMAS

14. OBSERVACIONES


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INVENTARIO DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS

(Instrucciones para el llenado) INFORMACION GENERAL 1 al 3 Anotar el nombre del Sector, la Institución y la unidad orgánica cuya documentación va a

eliminarse.

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4 Nombre y apellidos del Jefe del Organo de Administración de Archivos. 5-6 Dirección y teléfono del Organo de Administración de Archivos 6 Dejar en blanco para ser usado por el Archivo General de la Nación 7 Señalar suscintamente las series documentales y sus fechas extremas. 8 Anotar el número total en metros lineales de documentos a eliminarse (un metro cúbico es igual

diez metros lineales aprox.) 9 Fecha y firma del Jefe del Organo de Administración de Archivos que remite el Inventario. INVENTARIO-REGISTRO 11. Indicar el número correlativo de las unidades de archivamiento de la documentación a eliminarse

(legajos, paquetes, archivadores, etc) 12. Señalar detalladamente la serie o las series documentales que conforman cada unidad de

archivamiento. 13. Indicar la fecha mas antigua y la mas reciente de cada una de las series a eliminarse. 14. Anotar la información complementaria que sea necesaria para mejor comprensión de la

documentación innecesaria.

Las páginas deberán numerarse consecutivamente inciándose con el número “uno” seguido de la preposición “de” y el número total de páginas. (Ejm. Pág. 01 de 09 ). Todas las páginas del inventario deberán estar visadas por el jefe del Organo de Administración de Archivos del INS.


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ANEXO F

PLAN ANUAL DE TRABAJO INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PATIA DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

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I. INTRODUCCION

1.1. Objetivo 1.2. Finalidad 1.3. Alcances

II. REALIDAD ARCHIVISTICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

2.1. Organización 2.2. Normatividad 2.3. Personal 2.4. Local y equipos 2.5. Fondos Documentales 2.6. Procesos Técnicos Archivísticos

III. LINEAMIENTOS DE POLITICA INSTITUCIONAL IV. OBJETIVOS INSTITUCIONALES V. PROGRAMACION DE ACTIVIDADES (Anexo I)

Instrucciones para la Formulación del PATIA I. Introducción

Se indicarán la finalidad, los objetivos y el alcance de la programación de las actividades del Organo de Administración de Archivo del INS

II. Realidad Archivística Institucional Se indicará la situación actual de los archivos y del órgano de administración�2n de archivo del INS en los siguientes aspectos: 2.1. Organización

Indicar la existencia y funcionamiento del Organo de Administración de archivo, Archivos periféricos (precisar organización, línea de dependencia o ubicación administrativa, líneas de coordinación con otros órganos, etc)

2.2. Normatividad Señalar las normas archivísticas emitidas por el INS (adjuntar ejemplar)

2.3. Personal Precisar el número y el cargo del personal del órgano de administración de archivo del INS

2.4. Local y Equipos Indicar las características del local del OAA, cantidad de ambientes, tipo de construcción, disponibilidad de espacio, etc.


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Indicar las características de equipos, estantería, armarios, ficheros, mesas de trabajo, etc. con que cuenta el Archivo.

2.5. Fondo Documental Señalar las principales series documentales indicando sus correspondientes años de antigüedad.

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Anotar la cantidad total de documentos medidos en metros lineales (si la documentación está archivada en archivadores, armarios o muebles similares, medir el largo del anaquel y luego sumar los resultados parciales para obtener la cantidad de metros lineales. En caso que la documentación se encuentre apilada o en rumas, calcular el volumen de la documentación en metros cúbicos Los archivos que conserven documentos cartográficos, audiovisuales o legibles a máquina indicarán la cantidad total de unidades y su correspondiente año de antigüedad.

2.6. Proceso Técnico Archivístico Referir las actividades respecto a la organización, descripción, selección (transferencia y eliminación), conservación y servicios de documentos que se realiza en el Instituto Nacional de Salud.

III. Lineamientos de Política Institucional Especificar el conjunto de orientaciones y lineamientos de política institucional que normarán el quehacer archivístico para el ejercicio fiscal.

IV. Objetivos Institucionales Señalar los propósitos que se pretendan alcanzar con el PATIA, cuantificando los objetivos en metas concretas.

V. Programación de Actividades (Anexo H) 5.1. Especificar la prioridad que se le asigna a cada actividad 5.2. Indicar las actividades a ejecutarse en el año:

- Organización de Documentos - Descripción documental - Conservación de Documentos - Transferencia de documentos al Archivo General de la Nación - Eliminación de documentos - Supervisión de archivos - Servicios archivísticos - Estructuración del órgano de administración de archivos - Elaboración del Manual de Procedimientos del Organo de Administración�2n de

archivos - Elaboración del MOF del Organo de Administración de Archivo - Formulación del Programa de Control de Documentos - Equipamiento del OAA (Adquisición de equipos y muebles de archivos) - Capacitación archivística - Reuniones de coordinación con los Archivos de Gestión, periféricos. - Otros (especificar)


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5.3. Meta

Señalar los resultados cuantitativos y cualitativos que se pretende alcanzar por semestre y total anual.

5.4. Duración

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Indicar la fecha de inicio y de término de cada actividad programada

5.5. Responsable Indicar el o las unidades orgánicas responsables o el personal encargado de cada actividad.

5.6. Observaciones Anotar cualquier dato o información adicional, si fuere necesario.


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ANEXO G

INFORME DE EVALUACION Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivo – PATIA

Del Instituto Nacional de Salud

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I. INTRODUCCION III. EVALUACION SEMESTRAL DE ACTIVIDADES (Anexo J) IV. SITUACION ORGANIZACIONAL IV. RECOMENDACIONES

Instrucciones para la Elaboración del Informe de Evaluación del PATIA I. Introducción

Se indicarán los objetivos y alcance que se ha tenido en cuenta para el desarrollo de las actividades durante el semestre. Señalar las normas y metodología utilizada para la ordenación.

II. Evaluación semestral de actividades 2.1. Datos Generales

Señalar sector, entidad y órgano de administración de archivos 2.2. Semestre

Señalar si la evaluación corresponde al primer o segundo semestre 2.3. Actividades

a) Actividades programadas Indicar nombre de la actividad programada

b) Actividades No Programadas Indicar las actividades no consideradas en el Plan de Trabajo y Desarrolladas durante el semestre

2.4. Meta anual

Señalar los resultados o logros cuantitativos o cualitativos establecidos en la programación de actividades

2.5. Avance Semestral

Señalar los resultados o logros alcanzados en términos cuantitativos o porcentuales de las metas programadas para el período evaluado

2.6. Problemas detectados Anotar las dificultades que hayan impedido o limitado la ejecución de programación por cada actividad


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2.7. Medidas correctivas Señalar las medidas que se han adoptado para solucionar los problemas detectados en la ejecución de la actividad.

2.8. Observaciones

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Anotar cualquier dato o información adicional III. Situación Organizacional

Analizar brevemente los problemas administrativos y archivísticos mas importantes del Organo de Administración de archivo del INS, detectado durante el semestre.

IV. Recomendaciones Reseñar brevemente los aspectos que se deben tomar en cuenta para solucionar la situación organizacional y si es pertinente, indicar la necesidad de reprogramar algunas actividades.


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ANEXO H

CRONOGRAMA PARA LA FORMULACION, APROBACION Y EVALUACION DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

Año ...........

2002 2003 2004 ACTIVIDADES Oct. Nov- Dic. Ene-Marz Abr-Jun Jul-Set Oct-Dic Ene

Organos Responsables

1. Formulación del Anteproyecto del PATIA

2. Consolidación y remisión del PATIA a la Oficina Ejecutiva de Planificación y Presupuesto

3. Aprobación y remisión del PATIA del Organo de Administración de Archivo al Archivo General de la Nación

4. Remisión del Informe de Evaluación del 1er. Semestre al Archivo General de la Nación

5. Remisión del Informe de Evaluación del 1er. Semestre a la Contraloría General de la República

6. Remisión del Informe de Evaluación del 2do. Semestre al Archivo General de la Nación

8. Remisión del Informe de Evaluación del 2do. Semestre a la Contraloría General de la República


directiva para la administracion del archivo del … · 6.1. del sistema nacional de archivos del...

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