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Dirección General del Archivo Nacional

Departamento Servicios Archivísticos Externos

Tribunal de Servicio Civil (TSC)

Informe de asesoría Nº 001-2015

Elaborado por:

María Soledad Hernández Carmona Estrellita Cabrera Ramírez

Enero, 2015

Informe de asesoría Nº001-2015 Tribunal de Servicio Civil

Tribunal de Servicio CivilInforme de Asesoría Nº 001-2015

1. Justificación El presente informe de asesoría se elaboró en respuesta a la solicitud presentada por el señor Joyce Ugalde Huezo, Presidente del Tribunal de Servicio Civil, mediante oficio Nº TSC-013-2014 de 05 de diciembre de 2014, donde solicitó una asesoría con el fin de crear un archivo central y conocer el procedimiento de valoración de documentos.

Por esta razón, el 20 de enero de 2015 se efectuó una visita en las instalaciones del Tribunal, ubicadas en Sabana Norte, 100 metros al Norte del Banco Scotianbank. A continuación el detalle:

2. AlcanceEsta asesoría tiene como objetivo evaluar la gestión documental y la creación del Archivo Central en este órgano colegiado. Por tal motivo, se visitó tanto el espacio destinado para el almacenamiento de los documentos del Archivo de Gestión Especializado en Expedientes de gestión de despidos1, así como los archivos de gestión de las oficinas de la Dirección Administrativa (Seguridad y Vigilancia, Confección y Ejecución Presupuestaria, Informática, Recursos Humanos, Proveeduría y Bodega, transportes y Servicios Generales) y la Secretaría Administrativa del Tribunal.

3. Fuentes utilizadas

Entrevista a los funcionarios de la institución, Augusto Ugarte Orias, Actuario; Paola Méndez Avendaño, Directora Administrativa, José Manuel Chacón Gutiérrez, Asesor Legal, Viviana Jiménez Abarca, Encargada del Área de Informática y Carlos Aguiar Azofeifa, Encargado del Archivo de Gestión Especializado en Expedientes de gestiones de despido.

Ley N° 6155 de 28 de noviembre de 1977 Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y su Reglamento No. 24023-

C. Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de

30 de agosto de 2005 Ley General de Control Interno, Nº 8292 de 31 de julio de 2002 Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos

Electrónicos, Decreto Nº 33018 de 20 de marzo de 2006 Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción

de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 226 del 22 de noviembre de 2010

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes 28 de marzo de 2008

Directriz Nº 040 MICIT de 23 de junio 2005

1 Véase anexo 1

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Políticas de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente

Actualización de la Guía de Trámites y Servicios de la Dirección General del Archivo Nacional Servicio Valoración documental. Publicado en la Gaceta N° 179 de 18 de setiembre de 2013

Instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos (2013)

Resolución CNSED-01-2009 Resolución CNSED-01-2011. Publicada en la Gaceta Nº 184, del 26 de

setiembre del 2011 Resolución CNSED-01-2012. Publicada en la Gaceta Digital N° 244, Alcance

206, del 18 de diciembre de 2012 Resolución CNSED-01-2013. Publicada en la Gaceta Digital N° 179 del 18 de

setiembre de 2013 Resolución CNSED-01-2014. Publicada en la Gaceta Digital Nº 5 de 8 de

enero de 2015

4. Metodología

Se consultó al personal de las distintas unidades de la institución. Se realizó una visita a al Tribunal de Servicio Civil. Se consultó la normativa atinente a la institución y a la materia archivística.

5. Marco conceptual

A continuación se ofrecen una serie de conceptos básicos relacionados con el ámbito archivístico en las instituciones públicas de Costa Rica:

Archivo:

Conjunto orgánico de documentos e información que, independiente de sus características forma o soporte material en el que se encuentre, es producida o recibida por una persona jurídica, singular o colectiva, o por un organismo privado en el ejercicio de sus actividades y conservada, especializadamente en una institución de servicios que tiene como finalidad el tratamiento, preservación y uso de dicha información, como instrumento de apoyo a las actividades de los organismos y/o como testimonio de los mismos,2

Archivo Central3:

Archivo que custodia los documentos y expedientes completos, transferidos desde las unidades productoras o desde los archivos de oficinas, cuyo uso administrativo todavía es frecuente. Archivo de Gestión4:

2 Archivo General de la Nación Colombia (1997). Hacia un diccionario de terminología archivística, Bogotá. p. 9. Citado por Mario González Camacho en: Informe de Asesoría 8-2007. Unión Mundial para la Naturaleza. Departamento de Servicios Archivísticos Externos, Dirección General del Archivo Nacional.3

4 Mundet, J. (2011). Diccionario de Archivística. Alianza Editorial, S.A. Pág. 80

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Es el propio de las unidades administrativas de una organización, de ahí que sea también conocido como archivo de oficina, y está compuesto por los documentos y expedientes en fase de tramitación, con plena vigencia administrativa y jurídica, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes de dicha unidad.

Archivo de Gestión Especializado:

Consiste en un archivo que reúne, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona, administra y facilita un tipo o serie documental específico que responde a una función en particular. Por ejemplo:

Expedientes de gestión de despido (Tribunal de Servicio Civil)Expediente de refugiados (Dirección General de Migración y Extranjería, Unidad de Refugiados)Expedientes de pensiones (Dirección Nacional de Pensiones)Hospitales (Expedientes clínicos)Libro sacramentales (Curia Metropolitana)

Documento5:

Cualquier información registrada en cualquier soporte.

Documento de archivo6:

Unidad de información estructurada y contextualizada, registrada en cualquier soporte, producida por un agente productor en el ejercicio de sus funciones y actividades atribuidas, testimonio y prueba de una o varias acciones cuya relación entre ellas determina dicha unidad.

Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos ……..

Valoración documental7:

Acto de juicio formulado a partir del estudio de las series documentales, su origen funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la tipología documental, el valor que han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que los ha producido, el que puedan ofrecer para su propia historia, para la investigación en general y para la difusión cultural; es decir, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación, presente y futuro. En definitiva, se trata de apreciar el valor de los documentos para establecer los criterios que rigen su destino.

Tabla de plazos de conservación de documentos8: 5 Heredia, A. (2011). Lenguaje y vocabularios. Consejería de Cultura. Pág 896 Ibid.7 Mundet, J. (2011). Diccionario de Archivística. Alianza Editorial, S.A. Pág. 3568Costa Rica. Leyes, decretos, etc. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 del 24 de octubre 1990. Ministerio de Cultura y Juventud, Dirección General del Archivo Nacional. (Tercera edición 2002)

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Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

Valoración parcial de documentos9:

Es un instrumento que se utiliza para hace consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal.

6. Identificación de la entidad10

6.1 Reseña histórica:

Antes de la creación del Régimen de Servicio Civil el nombramiento y remoción de los funcionarios públicos era realizado libremente por el Poder Ejecutivo (Presidente y Ministros) y era lo que se conocía como Botín Político, donde la mayoría de los servidores eran removidos para dar paso a los "amigos" del nuevo Gobierno, lo que lógicamente atentaba no solo con la estabilidad de los trabajadores sino con la eficiencia de la Administración, despidiendo a muy buenos servidores y con mucha experiencia que podrían contribuir a mejorar el Estado. Esta situación se mantuvo por varios años y fue el principal motivo que reveló la necesidad de crear el Régimen de Servicio Civil.

Fue así, durante una de las administraciones de don Ricardo Jiménez como un primer intento, que se propuso dar estabilidad a los maestros; sin embargo esta propuesta no prosperó por considerarse inconstitucional, ya que la Constitución establecía que "corresponde al Poder Ejecutivo el libre nombramiento y remoción de los funcionarios públicos". No es sino con la emisión de la Ley 1581, del 30 de mayo de 1953, que a su vez se fundamenta en los artículos 191 y 192 de la Constitución Política, que se logra la creación del Estatuto de Servicio Civil que, tal como lo define en su artículo 1°, vendría a regular conjuntamente con sus reglamentos, las relaciones entre el Poder Ejecutivo y sus servidores, con el propósito de garantizar la eficiencia de la Administración Pública y proteger a dichos servidores. Con estos acontecimientos se da lugar al nacimiento de la Dirección General de Servicio Civil y del Tribunal de Servicio Civil (véanse artículos 7,10,14 y capítulo IX del citado Estatuto).

En la exposición de motivos que acompañó al proyecto de esta Ley y en lo que atañe al Tribunal, entre otras cosas se señaló "...se crea un Tribunal encargado de vigilar la pureza y corrección de los procedimientos, sirviendo como cuerpo resolutivo en las querellas de los servidores que se sientan perjudicados en sus derechos. Este Tribunal, desde luego, no participa en el aspecto administrativo y técnico del sistema y por la importancia y delicadeza de sus funciones, es 9 Ibid. 10Historia, sf. Disponible en: http://www.tsc.go.cr.

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deseable que sus miembros sean personas de reconocida probidad moral y partidarios de las prácticas y fundamentos del Servicio Civil...". El procedimiento indicado en el Proyecto trata de poner a salvo a los servidores contra abusos de poder y decisiones caprichosas y les da a éstos la necesaria oportunidad de defenderse de los cargos e imputaciones que se les pudieran hacer, mediante el aporte de pruebas y el recurso de apelación ante un cuerpo imparcial como es el Tribunal Superior de Trabajo. (Rodríguez Acosta, 1985, pág.2)

Tiempo después, en La Gaceta del 19 de agosto de 1976, se publicó un proyecto de ley para la adición de un nuevo Título III al Estatuto de Servicio Civil, señalando la necesidad de una reorganización urgente del Tribunal de Servicio Civil, con el fin de dotarlo de los instrumentos técnicos necesarios para que pueda cumplir satisfactoriamente su misión. Posteriormente, en el Alcance N°151 a La Gaceta N°200, del 22 de octubre de 1977, fue publicado el Dictamen afirmativo de mayoría para esta adicción y es así como, en el Alcance N°187 a La Gaceta N°242 del 22 de diciembre de 1977, se publicó la Ley N°6155 del 28 de noviembre de ese año que contiene el Título III, denominado "Del Tribunal de Servicio Civil", como adición al Estatuto de Servicio Civil. (Rodríguez Acosta, 1985, pág.4)

Tal y como lo señala Rodríguez Acosta (1985, págs. 4 y 28), en su documento sobre el Tribunal de Servicio Civil; la validez de su existencia ha sido debatida varias veces, sobre todo en lo que se refiere a su constitucionalidad. Ésta ha sido cuestionada primordialmente derivada de la aplicación de los artículos 43 y 44 del Estatuto antes citado, que establecen los procedimientos para el despido de los servidores públicos protegidos por este Régimen, basándose en que los artículos 70 y 153 de la Constitución Política consagran que tal función corresponde solo a los Tribunales de Trabajo, aun cuando se trate de dirimir conflictos entre el Estado y sus servidores. En tales oportunidades el Tribunal de Servicio Civil ha salido airoso de estas pruebas, porque la Corte Suprema de Justicia ha confirmado su validez en todas las ocasiones en que se le ha sometido el asunto, avalando con ello su existencia y competencia.Tribunal de Servicio Civil, Rodríguez Acosta Hilda, Cátedra de Derecho Laboral Lic. Manuel Hernández, Colegium Academicum, UACA, 1985.

Durante más de treinta años se interpretó que el Tribunal actuaba en calidad de órgano jurisdiccional. No es sino hasta 1990 que la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, mediante el voto No.1148-90 de las 17:00 hrs, del 21 de setiembre de 1990, determinó que se trata de un órgano de instancia administrativa, cuyas resoluciones por esto mismo agotan la vía administrativa, abriendo así las vías jurisdiccionales comunes. En este Tribunal se cumplen los principios del debido proceso en relación con los casos que le corresponde resolver. De conformidad con el artículo 185 del citado estatuto, al Tribunal de Servicio Civil se le invistió de independencia funcional y de criterio, de la atribución de dictar su propio Reglamento Interior y hacer los nombramientos con sujeción al trámite de selección de personal previsto en el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, y de la Ley General del Presupuesto

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6.2 Misión:

Administrar justicia en sede administrativa, en relación con los conflictos que surjan entre la Administración y los servidores amparados al Régimen de Servicio Civil, con objetividad, independencia de criterio y con estricto apego a las normas y procedimientos que el ordenamiento jurídico establece.

6.3 Visión:

El Tribunal de Servicio Civil busca consolidarse como una institución que administra eficientemente la justicia en sede administrativa dentro de Régimen de Servicio Civil, totalmente profesionalizada y con procesos operativos completamente sistematizados, para garantizar la prestación del servicio con el más alto nivel de calidad.

6.4 Objetivos:

Fomentar y desarrollar la justicia que se imparte en esta sede administrativa, con estricto apego a los principios de legalidad, objetividad, transparencia e imparcialidad.

Procurar y fortalecer el desarrollo de un procedimiento actualizado, moderno y tecnificado que permita el desenvolvimiento eficaz, ágil y oportuno de su gestión, con franca satisfacción del interés público.

Propiciar la conformación y mantenimiento de un equipo de trabajo altamente calificado en lo profesional, técnico, moral y humano, que le permita a la organización cumplir a cabalidad su misión y alcanzar su visión y objetivos.

Facilitar e incrementar el control interno de su gestión, en garantía y resguardo del uso racional de sus recursos, la custodia y mantenimiento de sus bienes, agilidad u orden en la tramitación de sus acciones.

6.5 Funciones:

La competencia del Tribunal (regulada en los artículos 14, 47 y 190 de la mencionada ley 63 de su Reglamento, y sus reformas), consiste en el conocimiento:

En primera instancia de los casos de despido; En única instancia de las reclamaciones que presenten los quejosos por

disposiciones de la Dirección General; En única instancia de las reclamaciones contra las disposiciones o

resoluciones de los jefes que causen perjuicio;

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Decretar en cualquier estado de la diligencias de gestión de despido, la suspensión provisional del servidor en el ejercicio del cargo (la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia en reiteradas resoluciones ha indicado que la suspensión como media cautelar deberá decretarse con goce de salario);

Autorizar la reducción forzosa de servicios por falta de fondos o para lograr una eficaz y económica reorganización.

7. Diagnóstico:

De la evaluación realizada en materia archivística se determinó que el Tribunal de Servicio Civil se ha especializado en la administración de los expedientes de gestión de despidos y de reclamos de funcionarios de este régimen, por lo que puede considerarse como un Archivo de Gestión Especializado. En este caso, los expedientes se encuentran custodiados en un local que anteriormente fue utilizado como garaje de una casa de habitación, y que tanto, no cuenta con las condiciones medioambientales idóneas para la conservación de la muestra de estos expedientes, declarados con valor científico cultural.

En cuanto a la gestión de los expedientes es importante indicar que se ordenan en forma numérica consecutiva (carpeta) de acuerdo con el ingreso de cada trámite. El contenido principal de estos expedientes corresponde a las pruebas aportadas por las partes y la resolución final dictada por este tribunal.

Ahora bien, durante la visita se determinó que la mayoría de los legajos de prueba que se utilizan como insumo para resolver cada denuncia no son incluidos dentro del expediente, por lo cual se fragmenta la unidad documental. Cabe señalar que el criterio de inclusión de la prueba en el expediente se realiza considerando el tamaño del legajo, por lo cual los de menor volumen se conservan dentro del expediente de trámite y los de mayor volumen se archivan en carpetas aparte denominadas “legajos de prueba”. Estos legajos se ordenan de manera numérica en correspondencia con el número del expediente que les dio origen.

Para garantizar el acceso y facilitación de la documentación, la institución posee una base de datos11 en Microsoft Access que permite recuperar la información según el número de expediente y la vincula con el nombre de la persona.

Asimismo, el TSC no ha conformado un Archivo Central, y por ende no se encuentran normalizados los procedimientos para clasificar, ordenar, describir, facilitar y conservar los documentos como lo establece la normativa vigente. Tampoco se ha nombrado un Encargado de Archivo Central especializado en Archivística, aunque si es importante señalar que el señor Carlos Aguiar Azofeifa ha sido el encargado del Archivo Especializado en Gestión de Expedientes desde hace aproximadamente 5 años.

En cuanto a la valoración documental, se debe indicar que el Tribunal de Servicio Civil cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de 11 Véase anexo 2.

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Documentos, conformado por los señores: Paola Méndez Avendaño, Directora Administrativa, José Manuel Chacón Gutiérrez, Asesor Legal y Carlos Aguiar Azofeifa, Encargado del Archivo de Gestión Especializado.

De acuerdo con los antecedentes del Tribunal de Servicio Civil, custodiados en el archivo de gestión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), este CISED solamente ha presentado un trámite de valoración parcial correspondiente a los expedientes de gestiones de despidos y reclamos. Esta valoración fue conocida por la CNSED en la sesión Nº 08-2012 de 09 de febrero de 2012 y acordó declarar con valor científico cultural una muestra del 5.5% de dichos expedientes.

Cabe señalar, que debido a las funciones específicas que ejerce este órgano colegiado, los principales tipos documentales que produce son los expedientes de gestiones de despido y los expedientes de reclamos. Sin embargo, el Tribunal cuenta con varias unidades administrativas que facilitan el quehacer de la entidad, en las cuales también se producen y reciben documentos.

No obstante, el CISED no ha iniciado el proceso para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos ni valoraciones parciales pertenecientes a dichas áreas administrativas.

8. Propuesta sobre el desarrollo archivístico en el Tribunal de Servicio Civil

Con el propósito de alinear los objetivos institucionales con el marco normativo vigente, es importante considerar que según se señala en los artículos 41, 42 y 43 de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, las instituciones deben:

Contar con un archivo central:

Artículo 41. -

Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General del Archivo Nacional.

Cumplir las funciones y competencias que la ley le confiere: Artículo 42. -

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.

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c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.” (El subrayado no es del original)

Tener un técnico o profesional en Archivística a cargo de la unidad:

Artículo 43. –

Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad.

Tomando en cuenta los artículos 41 y 42 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos las instituciones del Estado Costarricense deben normalizar y regular los siguientes procesos archivísticos: producción, clasificación, ordenación, descripción, valoración, selección, eliminación, conservación y facilitación documental. A continuación se desarrollan una serie de apartados que tienen como objetivo explicar el sustento teórico de cada uno de los procesos, así como recomendar las principales acciones que la institución debe implementar para cumplir con el marco normativo vigente y las buenas prácticas archivísticas.

8.1 Normalización:

El proceso de normalización es uno de los más importantes que debe liderar un Archivo Central puesto que implica la estandarización de políticas, procedimientos y normas bajo las cuales los archivos de gestión deben realizar

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las principales funciones archivísticas: reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos producidos o recibidos

En este sentido, es indispensable que se creen y utilicen manuales, lineamientos o políticas en materia archivística que estén aprobados por las autoridades y que coadyuven a la normalización documental.

Archivo Central: Una vez creada la unidad de Archivo Central y designado el o la encargada de esta área, es indispensable proceder a crear un manual de políticas, directrices y lineamientos para el Archivo Central y las oficinas productoras, cuyo objetivo es organizar y normalizar las funciones archivísticas dentro de la institución. En atención a lo anterior, se recomienda estandarizar la producción de los principales tipos y series documentales que genera la entidad y crear formatos y plantillas modelo (oficios, cartas, memorandos, informes, expedientes)12.

Archivos de gestión: Los archivos de gestión y el Archivo de Gestión Especializado deben proceder a normalizar los distintos procesos archivísticos conforme se establezca en las políticas archivísticas institucionales emitidas por el Encargado del Archivo Central.

Es importante indicar, que es responsabilidad del Encargado del Archivo Central vigilar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para el quehacer archivístico de la institución, en cada una de las áreas administrativas. 8.2 Clasificación:

La clasificación es el proceso archivístico que significa dividir el total de documentos de una entidad, organización u oficina, siguiendo algún criterio, pues estos no se pueden almacenar simplemente en el orden en que se van produciendo.

El uniformar o normalizar los criterios para archivar en los archivos de gestión de la institución, permite identificar qué se produce y qué se recibe en cada departamento, con ello se logra que cualquier funcionario pueda archivar documentos, al seguir un esquema básico, llamado cuadro de clasificación. La uniformidad en estos cuadros permite también acceder a la información de manera oportuna, suficiente y exacta, elementos indispensables para que la toma de decisiones y la administración sean eficientes y eficaces.

Los sistemas de clasificación existentes son13:

-Clasificación orgánica: los documentos se clasifican de acuerdo a la estructura orgánica de la entidad.

12 Para ampliar información con respecto a la elaboración de políticas archivísticas se recomienda visitar el sitio web del Archivo Nacional de Costa Rica, específicamente en el apartado “Rectoría del Sistema, asesorías modelo”. 13 Ministerio de Educación Pública. Sistema Institucional de Archivos. Dirección Archivo Central. Manual de Procedimientos Archivísticos para los Archivos de Gestión. 4ta Edición. Octubre 2007. pág., 7.

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-Clasificación por funciones: los documentos se clasifican según las funciones y actividades de la institución.

-Clasificación por asuntos o materias: se refiere a la clasificación de acuerdo con los contenidos sustantivos de los documentos, es decir, basado en los asuntos o materias de que versan.

Cada uno de estos sistemas de clasificación presentan fortalezas y debilidades, tales como:

-El orgánico es objetivo, exacto, fácil y expedito, pero rompe la unidad de los trámites y de las funciones. Es lento para tomar decisiones, pues la búsqueda de la información se debe realizar en muchas carpetas.

-En el sistema funcional la capacidad de respuesta es rápida, haciendo expedita la toma de decisiones administrativas, además no rompe la unidad de trámite. Sin embargo, se requiere conocer con profundidad las funciones de la organización y el proceso de archivar es más lento.

-La principal desventaja del sistema por asuntos es su alto grado de subjetividad y que se pierde el contexto de producción documental y su relación con otros.

En este sentido, una buena estrategia es aprovechar las fortalezas de cada sistema de clasificación, mediante el sistema llamado ORFUAS (orgánico, funcional, por asunto o materia).

Archivo Central: Se recomienda realizar una fase previa de análisis de los tipos y series documentales producidos por la institución y con base en ello, elaborar un cuadro de clasificación conforme a las necesidades de la institución.

Archivos de gestión: Se determinó que las oficinas productoras clasifican según la procedencia de los documentos, es decir en forma orgánica, aunque no existe un cuadro clasificación o guía de archivo, por lo que se recomienda la implementación de cuadros de clasificación para las oficinas administrativas.

8.3 Ordenación:

En lo relativo a la ordenación Cruz Mundet14, señala que:

(…) la organización de un fondo no termina con la clasificación, sino que se complementa con la disposición de los distintos elementos. Por tanto, la ordenación es “una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números. La ordenación se puede aplicar en documentos, expedientes, series, entre otros. En el caso de los expedientes, los documentos se ordenan siguiendo la lógica de

14 Cruz-Mundet, J.R. (2001). Manual de Archivística. (4ta edición). Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez. p.48

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su tramitación, que casi siempre coincide con su secuencia cronológica.

Existen distintas alternativas para ordenar los documentos, pero lo relevante es aplicar aquella o aquellas que respondan a las necesidades de la institución y que permita una localización ágil y expedita de los documentos. Por ejemplo los métodos de ordenación comúnmente utilizados son los siguientes15:

Cronológico : El criterio ordenador empleado por este método se basa en la fecha de los documentos, siguiendo sus tres componentes de mayor a menor: el año, el mes y el día.

Alfabético : Los documentos se ordenan siguiendo el orden continuo del alfabeto y se aconseja su aplicación en series y subseries documentales pequeñas. La ordenación alfabética puede ser a su vez onomástica (nombres de personas o razones sociales), toponímica (lugares geográficos) y de materias (nombres comunes).

Numérico : en este método se establece la ordenación de los documentos mediante una numeración correlativa (serie natural de los números). Se recomienda su uso en archivos en los que el volumen documental es grande, permitiendo una ordenación exacta de los documentos y una lectura ágil. No obstante, este método requiere la utilización de instrumentos descriptivos para poder localizar el documento.

Alfanumérico : Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación.

Archivo Central: No existe normalización al respecto por lo que se recomienda incluir los lineamientos sobre ordenación en el Manual de políticas archivísticas que debe diseñar el profesional a cargo del Archivo Central con el apoyo de los superiores jerárquicos.

Archivos de gestión: En los archivos de gestión se utiliza principalmente el método de ordenación alfabético para las unidades documentales ubicadas en carpetas. En general, los documentos dentro de las carpetas se ordenan cronológicamente y en forma descendente, es decir, con el documento más reciente a la vista.

En el caso del Archivo Especializado de Gestión de Expedientes se utiliza el método de ordenación numérico y cronológico. Sin embargo, como se indicó en el apartado 8, los legajos de prueba se conservan en un expediente aparte con el mismo número del expediente de gestión de despido o de reclamo que les dio origen. En este sentido, se recomienda normalizar la gestión de estos documentos en el siguiente sentido:

a) Archivar conjuntamente ambos expedientes aunque se encuentren en expedientes distintos, o caso contrario, referenciar correctamente los

15 Retana-Ureña, C. y Bermúdez-Muñoz, M. (2006). Clasificación y ordenación documental en los archivos de oficina. Cuadernillos del Archivo Nacional. Serie ¿Qué es y qué hace un archivo? 16 (1), 18-28.

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documentos de prueba con el expediente que contiene la resolución del tribunal.

b) Procurar que los legajos de prueba de los expedientes se mantengan en un depósito que reúna las condiciones medioambientales necesarias para una custodia responsable y que garantice la accesibilidad de esta importante documentación.

c) Adquirir el equipo y mobiliario (estantería) adecuados para que los expedientes se conserven adecuadamente y estén ubicables y disponibles.

d) Habilitar un área de tratamiento y de consulta de expedientes para los usuarios internos y externos.

8.4 Descripción:

La descripción archivística16 se define como el conjunto de herramientas y tareas encaminadas a informar acerca del contenido de los documentos, desde la pieza simple hasta la agrupación documental mayor, el fondo; con la finalidad de hacer eficazmente accesibles los documentos y ponerlos al servicio de los usuarios.

Constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar. Es una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los documentos en servicio, es decir, ponerlos a disposición de la sociedad. En definitiva, el objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles eficazmente los fondos documentales17.

Archivo Central: Se recomienda identificar el fondo documental de la institución, y posteriormente, valorar la posibilidad de iniciar la descripción de este en una base de datos o sistema permita recuperar y facilitar la documentación de forma eficiente, contemplando para ello campos solicitados en la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G)18 del Consejo Internacional de Archivos.

Archivos de gestión: Todo archivo “de oficina” o de gestión debe elaborar un programa descriptivo, de acuerdo con su fondo documental y el servicio que presta. En este sentido y en razón del debido control, deben ser prioritarios los registros de entrada y salida de documentos, las listas de remisión y las tablas de plazos de conservación de documentos. Asimismo, las unidades administrativas deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de la documentación.

En el Archivo Especializado de Gestión de Expedientes no existen instrumentos descriptivos normalizados, sin embargo; el señor Carlos Aguiar Azofeifa, Encargado de esta unidad señaló que se cuenta con un libro de control de

16 Cruz-Mundet, J.R. (2011). Diccionario de Archivística. Madrid: Alianza Editorial, S.A.17 Cruz-Mundet, J.R. (2001). Manual de Archivística. (4ta edición). Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez.18 Disponible en el sitio web del Consejo Internacional de Archivos: www.ica.org

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http://www.ica.org/


ingreso de los documentos tanto para el área sustantiva como para la administrativa. Este instrumento recopila datos como: número de oficio, mes, año, asunto y oficina a la que se dirige el documento.

Asimismo, la institución diseñó para la localización de los expedientes de despidos y reclamos administrativos una base de datos en Microsoft Access que incluye aspectos como: número de expediente, nombre de la persona, cédula, tipo de reclamo, fecha de recibido, asunto, descripción del asunto, ministerio del que proviene el trámite, dependencia y puesto.

Ahora bien, durante la reunión sostenida con la señora Viviana Jimenez Abarca, Coordinadora de Tecnologías de la Información, la funcionaria manifestó el interés de la institución por migrar la información contenida en Access a un sistema informático más completo y eficiente.

Por tal razón, se advierte que en caso de que la institución opte por implementar una base de datos relacional u otra como Laserfiche, con captura de documentos digitalizados; debe proceder a crear plantillas, a establecer competencias y restricciones sobre la administración y acceso a la base de datos, así como a generar políticas de preservación a largo plazo y recuperabilidad de los documentos mediante la incorporación de los metadados necesarios para garantizar la facilitación y el derecho al acceso a la información y la transparencia administrativa.

8.5 Préstamo documental:

En relación con el préstamo y facilitación de los documentos custodiados por el Archivo Central y el Archivo Especializado del Tribunal del Servicio Civil, deben considerarse los aspectos citados a continuación:

a. La documentación no podrá salir de la Institución, salvo en casos de exposición previamente autorizados por el Encargado del Archivo Central, el jerarca institucional y bajo las normas establecidas para tal efecto; o bien por requerimiento de los Tribunales de Justicia y de la Contraloría General de la República u órganos autorizados por Ley.

b. Los investigadores que utilicen información del Archivo Central estarán obligados a entregar una copia del trabajo realizado, cuando a juicio del Archivista este lo considere como un aporte importante para el interés institucional.

c. El préstamo de documentos se hará a funcionarios y particulares siempre y cuando el documento no se haya declarado de consulta restringida ya sea por motivos de conservación o porque los documentos contengan información sensible o sean secretos de Estado.

d. Para el préstamo de documentos se deberá llenar una boleta19 denominada “préstamo de documentos”, y el funcionario que retire el documento firmará

19 Véase 3

15


como responsable. El responsable del Archivo Central controlará la devolución oportuna de los documentos facilitados.

e. Cualquier ciudadano interesado en consultar documentos deberá hacer solicitud por escrito indicando con toda claridad el objetivo de la investigación, llenará la boleta de préstamo de documentos y además deberá identificarse con su cédula de identidad o carné de estudiante en su defecto.

Finalmente, cabe decir que los archivos de gestión también deben utilizar controles para el préstamo de documentos, entre los cuales se consideran fundamentales la boleta de préstamo y la boleta testigo.

8.6 Transferencias:

Archivo Central: Corresponde al Archivo Central establecer y regular los procedimientos adecuados para que los documentos ingresen debidamente descritos y organizados. Para ello, el o la funcionaria encargada de la unidad deberá:

Realizar una buena capacitación o explicación a los encargados de los Archivos de Gestión sobre el proceso diseñado por él mismo para la transferencia de los documentos (papel y electrónico) al Archivo Central.

Solicitar los Jefes de Departamento, la transferencia de los documentos al depósito del Archivo Central para lo cual establecerá un cronograma anual de transferencias.

Los plazos o fechas en que se recibirán documentos en el Archivo Central, dependerán de lo establecido en la tabla de plazos de conservación de documentos de cada unidad.

Cotejar los documentos que se reciben contra la lista de remisión elaborada por el archivo de gestión.

Controlar el cumplimiento de los procedimientos y políticas archivísticas establecidas para el proceso de transferencia de documentos de los archivos de gestión al Archivo Central.

Archivos de gestión: Para efectos de realizar las transferencias documentales hacia el Archivo Central, se deben contemplar los siguientes aspectos:

a. Las personas encargadas de los archivos de gestión deberán transferir al Archivo Central los documentos en soporte papel o electrónico, debidamente organizados (clasificados y ordenados), numerados y acompañados de una lista de remisión20, según los procedimientos establecidos para cada caso.

b. En el caso de los documentos en soporte papel, deberán colocarse en cajas de cartón adecuadas para su conservación, las cuales serán suministradas por el Archivo Central. 20 Véase anexo 4.

16


c. Dichas cajas deberán llenarse en su totalidad, evitando dejar cajas semivacías, esto con el fin de optimizar los recursos materiales de la institución.

d. No se aceptarán remisiones de documentos que incumplan con lo indicado en los puntos anteriores y/o los procedimientos pertinentes.

8.7 Conservación documental:

En orden a cumplir lo establecido en la normativa vigente sobre conservación documental en los archivos, es relevante priorizar lo establecido en los artículos 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley 7202, del Sistema Nacional de Archivos:

“Artículo 69 – Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

En este sentido, es necesario garantizar el mobiliario y espacio físico suficiente para que los Archivos de Gestión puedan custodiar correctamente todos los documentos producidos y recibidos por sus oficinas.

Artículo 70 – La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artículo 71 – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:

a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.

b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.

c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.

d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.

e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.

f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.

g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.

17


h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.

i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.

j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.

k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.

l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.

m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.

n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.

ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.

o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.

p. Debe velarse porque a los documentos se les de el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.” (El subrayado no es del original)

Se debe enfatizar sobre la importancia de cumplir con las medidas antes mencionadas, debido a que tanto en el depósito como el patio exterior donde se almacenan los legajos de prueba, existen documentos colocados directamente sobre el suelo, y otros a la intemperie expuestos a la incidencia de luz natural y al daño causado por agentes naturales21. Además, al ser los depósitos espacios donde se custodian documentos en soporte papel, es indispensable contemplar medidas urgentes para prevenir posibles focos de deterioro, tales como extintores, alarmas, detectores de humo, deshumidificadores, aire acondicionado, entre otros.

La institución debe contar con los recursos necesarios para garantizar una adecuada conservación de la documentación en custodia, sin importar su clase, vigencia administrativa o soporte.

Archivo Central y Archivo de Gestión Especializado: es necesario que se adquiera la estantería y los complementos suficientes para conservar de 21 Véase anexo 1.

18


manera correcta, tanto los documentos administrativos como los sustantivos (expedientes de gestión de despido y reclamos)

Archivos de gestión: se recomienda el uso de archivadores y no de portafolios tipo ampo, ya que al tener materiales metálicos, en conjunto con la humedad y la temperatura, tienden a corroerse y por ende dañar los documentos que contiene, provocando la pérdida de información relevante para administración institucional y para el patrimonio cultural del país.

Asimismo, es indispensable que a la mayor brevedad, los legajos de prueba colocados en el patio exterior del Tribunal sean reubicados en condiciones seguras para su conservación. Es decir, que se coloquen en carpetas en buen estado y en un depósito que cumpla con las condiciones establecidas en la normativa antes mencionada.

8.8 Valoración documental:

La selección documental es una función importante en la administración actual, pues permite tanto la fijación de plazos de vida para los documentos, como la eliminación de estos cuando han cumplido su vigencia legal y administrativa y además carezcan de valor científico cultural.

Una mala práctica en este campo, ha producido en algunas ocasiones la eliminación prematura y deterioro propio de los documentos (con dolo o sin él), y en otras, acumulaciones masivas de papeles sin ningún valor. Ambos extremos producen problemas administrativos y legales, desperdicio de recursos humanos, de tiempo, de espacio y de dinero.

La Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, de 24 de octubre de 1990, regula lo relacionado con la selección de documentos y establece lo siguiente:

Artículo 31: Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a los que se refiere el artículo 2 ° de la presente ley.

Artículo 33: Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2o de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos. b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.

19


Artículo 35: Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2o de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto

emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional.

Asimismo, el Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 24023-C, indica con respecto al tema lo siguiente:

Artículo 131: Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:

a. La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

b. Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que ha perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural.

En acatamiento a lo dispuesto por la Ley y Reglamento vigentes, el Archivo Nacional propone a las instituciones la confección de tablas de plazos de conservación de documentos, en las cuales se plasme la producción documental total de la entidad, se detecten duplicidades, se establezcan plazos de conservación racionales, y se indique cuáles son los documentos más representativos de la institución, para que estos sean conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental del país.

Para su confección debe existir un coordinador que brinde instrucciones acerca de cómo confeccionarlas, convoque al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -que debe hacer la revisión y autorización de los plazos de vigencia legal y administrativa-, y remita a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos dicho instrumento, para que esta asigne el valor científico-cultural a la documentación.

Se recomienda hacer las tablas de plazos desde la fase de gestión; no esperar a que la acumulación de documentos sea un problema en las oficinas o en los archivos centrales.Asimismo, se recuerda que los Archivos Centrales son custodios de la documentación que transfieren las unidades administrativas, las cuales son las productoras de dichos documentos. Por esta razón, en las tablas de plazos debe incluirse la documentación que custodia tanto el Archivo Central, como aquella que se encuentra en el archivo de gestión de la dependencia que se valora.

20


La tabla de plazos de conservación de documentos es un instrumento de gran valor para orientar las políticas documentales de la institución. Si se elabora responsablemente, puede ayudar a un manejo más eficiente del recurso humano y el espacio físico, asegurando la información necesaria para la administración y para la Historia del país.

En el marco de la reorganización de los archivos, los diferentes procesos archivísticos (clasificación, ordenación, selección, etc.) deben enlazarse en un todo debidamente coordinado, para que las acciones archivísticas iniciadas en las oficinas fluyan ordenada y consecuentemente, hasta llegar a la eliminación o conservación -debidamente planificada-, de los documentos.

Por otra parte, la solicitud de VALORACIÓN PARCIAL es un procedimiento abreviado que facilita a las entidades la evaluación de documentos, generalmente muy voluminosos, que ya han perdido su vigencia administrativa y legal y cuya eliminación es urgente para habilitar espacios.

La diferencia con la tabla de plazos es que no se evalúa la producción total de una oficina, sino sólo algunas series documentales que ya han perdido su valor administrativo y legal.

Las solicitudes de valoración parcial se deben elaborar en el mismo formato de tabla, lo único que cambia es el nombre del instrumento, la cantidad de series evaluadas y que solo deben incluirse las series documentales que hayan perdido su vigencia administrativa y legal.

En cuanto a aspectos de cumplimentación, deben seguirse las mismas instrucciones de forma y fondo que para la elaboración de una tabla de plazos. La autorización para eliminar documentos derivada de una valoración parcial, afecta únicamente las series, oficinas y fechas extremas expresamente indicadas en el documento.

Es importante indicar, que para la elaboración tanto de las tablas de plazos como de las valoraciones parciales, se debe utilizar el formulario que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos ha establecido para este fin, el cual se encuentra en la guía de trámites publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 179 de 18 de setiembre 2013:

21


(Título del formulario: Tabla de plazos de conservación de documentos o valoración parcial de documentos)

Ejemplo: Tabla de Plazos de Conservación de Documentos o Solicitud de Valoración ParcialFondo: _________________________________________________________Subfondo:_______________________________________________________Funciones de la unidad:____________________________________________Confeccionada por: _______________________________________________Fecha de elaboración:______________________________________________

Nº Serie o tipo

documental

¿O/Copia? ¿Cuáles otras oficinas tienen

esta serie? Señale a la par

si es O o C

Contenido

Soporte

Vigencia para docs en

c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

_____________________________________ _______________________________________Nombre y firma del Jefe de la Oficina Productora Nombre y firma del Pte. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

Sello SelloFecha Fecha

Asimismo, esta Comisión emitió un instructivo para la elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales, el cual se detalla a continuación:

1. Número de orden: Es el número consecutivo que se asigna a cada tipo documental, en el orden en que se anoten.

Nº de orden

Serie o tipo documental

123

2. Serie o tipo documental:

En esta columna debe anotarse la lista de todas las series o tipos documentales que produce o recibe la oficina. Las series son conjuntos de documentos homogéneos, repetitivos, porque tienen en común algún elemento. Generalmente el elemento común es el tipo documental y su presentación externa, aunque también una serie puede ser definida por una función o actividad.

22


Tipo documental es "la forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte", y que responde a funciones, actividades e incluso la legislación de una institución o de un país; es decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre, o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos así.

Ejemplos:

Actas Expedientes Acuerdos Informes Balances contables Investigaciones Circulares Leyes Contratos Licitaciones Convenios Manuales Cuadros estadísticos Memorandos Cheques Órdenes de compra Decretos Planes de trabajo Estudios Presupuestos, etc.

A veces estos tipos documentales tienen su "apellido", es decir, una palabra que los especifica más. Ejemplo: Existen varios tipos de expedientes; es bueno especificar el tipo de expediente de que se trata: de personal, judicial, legislativo. Un estudio a secas no dice mucho, pero si se amplía el nombre, se logra una mejor descripción. Ejemplo: Estudios sobre costo de vida; estudios sobre migraciones, estudios sobre enfermedades epidemiológicas. Se recomienda que la correspondencia (cartas enviadas y recibidas), se anote de primera en la lista, ya que todas las oficinas producen este tipo documental. En caso de que la organización del archivo así lo amerite, la correspondencia puede dividirse en los apartes que sean necesarios, para efecto de fijar plazos diferentes a cada grupo, según las necesidades de cada oficina

Ejemplo:

Correspondencia interna Correspondencia externa Correspondencia sustantiva Correspondencia facilitativa

Esta misma recomendación puede aplicarse a otros tipos documentales, cuando se amerite su división, por razones de organización del archivo, de diferente importancia histórica, diferente plazo de conservación, etc.

Ejemplo:

Planos de proyectos hidroeléctricos nacionales, Planos de reparación de edificios. Contratos que afectan las funciones sustantivas de la entidad, Contratos de mantenimiento de limpieza. En el listado de tipos documentales no debe tomarse en cuenta sólo documentación que está en papel, o escrita con letras. También deben

23


incorporarse los mapas, planos, fotografías, etc., estén plasmados en papel o en cualquier otro soporte, como el microfilm o electrónico.

Cuando se elabora una tabla, lo común es anotar la serie documental una sola vez, sin importar si hay un ejemplar o miles de ejemplares.

Nº Serie o tipo documental

¿O/Copia

?

¿Cuáles otras oficinas tienen


si es O o C

Contenido

Soporte


c/soporte

Cantidad en metros

Fechasextremas

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl

1 Correspondencia interna

2 Correspondencia externa

3 Criterios Legales

3. ¿Es original y/o copia?:

En esta columna se debe indicar para cada tipo o serie documental, si la oficina evaluada custodia el original o la del documento. Si tiene el documento original en la columna se anota O. Si tiene ambos se anota: O y C. Si tiene 2 ó 3 copias del mismo se anota CC o CCC. En el caso de la correspondencia se anota O y C. Ejemplo: Si se está analizando la documentación de una Dirección Legal.


¿O/Copia

?



si es O o C

Contenido

Soporte


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextrem

as

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl


O y C


O y C

3 Criterios Legales O

4. ¿Cuáles otras oficinas tienen original y/o copia de este documento?:

En esta columna deben anotarse los nombres de otras oficinas que tienen original o copia de la serie o tipo documental en cuestión. Debe señalarse cuál oficina tiene el original.

Continuando con el ejemplo: Si se está analizando la documentación de una Dirección Legal.


¿O/Copia?



Contenido

Soporte


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextrem

as

Observaciones

Oficin Arch.

24


si es O o C a Ctrl 1 Correspondencia

interna O y C

Unidades administrativas: O y C


O y C

O y C: Dirección General de Servicio Civil, particulares

3 Criterios Legales O C: Actuaría, Dirección General de Servicio CivilExpediente de gestión de despidos y Expedientes de Reclamos

En el caso de la correspondencia, se generaliza anotando la principal oficina o principales oficinas, a las cuales se elevan las decisiones o informaciones de la unidad estudiada. La información de esta columna es fundamental para detectar duplicados y determinar a cuál oficina se le va a asignar la custodia temporal o permanente de determinado tipo documental. Por lo tanto, si en una oficina se indica que otra unidad tiene original o copia de un documento, esta información debe constar en la Tabla de ambas oficinas.

Es importante tener en cuenta que para cumplimentar las columnas que se explican en los puntos 3 y 4 del presente instructivo, la persona que elabora la tabla debe plantearse las siguientes preguntas.

-¿En dónde está el documento original? -¿Existen copias de este documento en otras oficinas? -¿Cuáles unidades son las que tienen copia del documento?

5. Contenido: Se resume el contenido o temática de cada serie / tipo documental, destacando los principales asuntos de cada uno.

En el caso de las series documentales compuestas, como por ejemplo los “expedientes” es indispensable que se haga un resumen de los tipos documentales que lo conforman. Asimismo, en cuanto al tipo documental “correspondencia” se debe indicar un resumen de las temáticas de que trata.Ejemplo: Si se está levantando la tabla de una oficina de Auditoría


¿O/Copia

?

¿Cuáles otras oficinas tienen esta serie? Señale a la

par si es O o C

Contenido Soporte


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextrema

s

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl

25



O y C O y C: Unidades administrativas

Cartas relacionadas con la normativa que afecta el quehacer interno y administrativo del Tribunal de Servicio Civil


O y C O y C: Dirección General de Servicio Civil, particulares

Cartas relacionadas con la normativa que afecta el quehacer del Tribunal de Servicio Civil

3 Criterios Legales

O C: Actuaría, Dirección General de Servicio CivilExpediente de gestión de despidos y Expedientes de Reclamos

Criterios legales vinculantes que provocan cambios en la jurisprudencia de acatamiento obligatorio para en materia de servicio civil

6. Soporte:

En la columna soporte se debe anotar cada uno de los soportes en que está el documento: papel, microfilm, electrónico. A cada soporte se debe asignar el plazo en el renglón correspondiente, que puede ser igual o diferente para cada uno.

Nº Serie o tipo

documental

¿O/Copia

?


esta serie? Señale a la par si es O o

C

Contenido Soporte Vigencia para docs en

c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextrema

s

Observaciones

Oficina Arch. Ctrl


O y C O y C: Unidades administrativas


Papel


O y C O y C: Dirección General de Servicio Civil, particulares


Papel

3 Criterios Legales



Papel

Electrónico

Ejemplo. Los criterios legales en soporte de papel pueden tener una vigencia administrativa legal de 20 años, pero la copia electrónica puede tener distinta vigencias, y distinto valor desde el punto de vista administrativo- legal, según lo determine el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la institución.

26


En el caso de que el documento original esté microfilmado, este dato puede modificar los plazos de vigencia administrativa-legal. Según la Ley de Microfilm, Nº 4278, y el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, los documentos textuales que han sido microfilmados con todas las normas de calidad, y que carecen de valor científico-cultural, pueden eliminarse un año después de haber sido microfilmados. También es posible que en una oficina se encuentre una misma serie documental en dos soportes, y el plazo de conservación de cada uno sea diferente.

Asimismo, se debe tomar en cuenta la Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005, en la cual se establece la equivalencia funcional del documento electrónico, siempre y cuando cumpla con los requisitos y las formalidades que la ley exija.

7. Vigencia Administrativa-Legal. Permanente en la Oficina:

La vigencia administrativa-legal es el período en que un documento tiene actualidad, plena capacidad para que, a través de él, se ordene, testifique, o informe. El valor fundamental de los documentos durante su vigencia es servir para la toma de decisiones, para los trámites corrientes de la oficina, y para la defensa de derechos.

El plazo de vigencia es diferente según cada tipo documental. El tiempo se puede dividir de tal manera que los documentos permanezcan un tiempo en la oficina productora, y otro en el Archivo Central. La columna que corresponde a permanencia en la oficina se fija atendiendo sobre todo a la frecuencia de consulta. El período en que los documentos son consultados más frecuentemente, deben permanecer en la oficina productora, generalmente, por un plazo de 1 a 5 años, dependiendo del tipo/serie documental, de acuerdo con el artículo 40 de la Ley 7202 y el artículo 62 de su Reglamento.

Nº Serie o tipo

documental

¿O/Copia?



si es O o C

Contenido Soporte Vigencia para docs

en c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextrem

as

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

27



O y C

O y C: Unidades administrativas


Papel 2 años


O y C



Papel 2 años

3 Criterios Legales



Papel 5 años

Electrónico

1 año

8. Vigencia administrativa-legal. Permanencia en el archivo central:

En esta columna se anota el tiempo que debe custodiarse la documentación en el Archivo Central. El plazo se fija tomando en cuenta que los documentos guardan un valor potencial, que eventualmente pueden servir para probar derechos, o como antecedentes de proyectos. Durante su permanencia en el Archivo Central, un documento puede terminar de cumplir su vigencia administrativa-legal, o conservarse por precaución. Si un documento pierde todo su valor en la etapa de gestión, no debe pasar al Archivo Central, y se anotará 0 (cero) en esta columna.

Los plazos pueden ser recomendados por la Oficina productora, pero la responsabilidad de su fijación definitiva corresponde al Comité Institucional. El Comité debe discutirlos muy bien. Si los fija demasiado bajos, puede resolver el problema de espacio, pero enfrentarse a problemas legales posteriores. Si los plazos son demasiado altos, se pueden conservar durante años documentos que no tienen ninguna utilidad, y que pueden causar graves problemas de espacio a la institución.

Nº Serie o tipo

documental

¿O/Copia?



si es O o C


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextrem

as

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl


O y C


Cartas relacionadas con la normativa que afecta el

Papel 2 años 3 años

28


quehacer interno y administrativo del Tribunal de Servicio Civil


O y C




3 Criterios Legales




Electrónico

1 año 0 años

9. Cantidad en metros:

Se anota, en metros lineales, la cantidad total correspondiente a cada tipo/serie documental. La medida en metros se hace tomando en cuenta el espacio que los documentos ocupan en una gaveta o una estantería. Es decir, se mide la estantería ocupada.

En el caso de que la tabla de plazos incluya documentos electrónicos (audiovisuales y gráficos) y textuales firmados digitalmente, se debe indicar la cantidad en bytes, megabytes, entre otros (de acuerdo con su tamaño).

Nº Serie o tipo

documental

¿O/Copia?



si es O o C


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextrem

as

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl


O y C



Papel 2 años 3 años 3 ml


O y C




3 Criterios Legales

O C: Actuaría, Dirección General de Servicio Civil

Criterios legales vinculantes que provocan cambios


29


Expediente de gestión de despidos y Expedientes de Reclamos

en la jurisprudencia de acatamiento obligatorio para en materia de servicio civil

Electrónico

1 año 0 años 730 Mb

Este dato es importante para planificar la conservación, tanto a nivel administrativo legal, como científico-cultural.

10. Fechas extremas:

Se anotan -las fechas extremas de cada tipo/serie documental, correspondientes al momento en que se realiza la tabla.

Se debe recordar que en las tablas de plazos debe incluirse la documentación que custodia el Archivo de Gestión y el Archivo Central, según las dependencias administrativas correspondientes. Por lo tanto, deben incluirse la fechas extremas de ambas etapas de archivo (gestión y central).

Para el caso de las Valoraciones Parciales, se debe recordar que sólo se deben anotar las fechas extremas de los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal. Ejemplo:

Nº Serie o tipo

documental

¿O/Copia?

¿Cuáles otras

oficinas tienen esta

serie? Señale a la par si es O

o C


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextrem

as

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl


O y C



Papel 2 años 3 años 3 ml 1953-2015


O y C




3 Criterios Legales

O C: Actuaría, Dirección General de Servicio CivilExpediente de gestión de despidos y

Criterios legales vinculantes que provocan cambios en la jurisprudencia de acatamiento obligatorio para en materia de


Electrónico

1 año 0 años 730 Mb 1994-2015

30


Expedientes de Reclamos

servicio civil

NOTA: En el caso de tratarse de una valoración parcial, la correspondencia del año 2010 en adelante, no podría incluirse en la valoración parcial ya que aún no ha caducado su vigencia administrativa y legal, lo cual es requisito indispensable al presentar una solicitud de valoración parcial, de acuerdo con el artículo 131, inciso b) del Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

11.Observaciones:

Este es un espacio especial que se destina para que la Comisión Nacional defina si el tipo documental tienen valor científico cultural y por ende deberá ser de conservación permanente, o si puede eliminarse una vez que caduque su vigencia administrativa-legal. Asimismo, puede aprovecharse, tanto por las oficinas productoras como por el Comité Institucional y la Comisión Nacional, para datos no contemplados en las columnas anteriores. También aquí se puede anotar si otras oficinas o instituciones tienen información complementaria, aunque el tipo documental no sea duplicado.

La tabla se autoriza, pero puede someterse a revisiones periódicas para incluir nuevos documentos, ratificar o rectificar plazos. Además, su vigencia es de 5 años a partir de su aprobación, de acuerdo con el artículo 132 del Reglamento a la Ley 7202.

Las actualizaciones de tablas de plazos deben realizarse en un plazo máximo de 6 años posterior a su aprobación, de acuerdo con la Resolución CNSED-01-2012. Ejemplo:

Nº Serie o tipo

documental

¿O/Copia?

¿Cuáles otras

oficinas tienen esta

serie? Señale a la par si es

O o C


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextrem

as

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl


O y C


Cartas relacionadas con la normativa que afecta el

Papel 2 años 1 año 3 ml 1953-2015

Esta correspondencia es de carácter rutinario y

31


quehacer interno y administrativo del Tribunal de Servicio Civil

administrativo


O y C




3 Criterios Legales




Electrónico

1 año 0 años 730 Mb 1994-2015

También, es importante indicar que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos ha dictado algunos requisitos de forma para la presentación de tablas de plazos y valoraciones parciales, las cuales el CISED debe tomar en cuenta para llevar a cabo el proceso de valoración documental. A continuación se explican dichos requisitos:

A- Requisitos de forma que se deben cumplir para la presentación de tablas de plazos de conservación de documentos:

1. El formulario de la tabla de plazos debe tener todas las columnas debidamente cumplimentadas, tal como se indica en el instructivo correspondiente.

2. Las tablas de plazos deben remitirse con un oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, suscrito por el presidente o secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos respectivo, el cual debe contener la conformación actualizada del Comité que aprobó el trámite (miembros que lo conforman, cargo y representación que ostentan). Además, debe indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó dichas tablas.

3. Las tablas de plazos deben estar acompañadas del organigrama de la institución, debidamente aprobado por MIDEPLAN o por la autoridad competente.

En este punto, es importante que el oficio de presentación de las tablas se explique la razón por la cual MIDEPLAN no aprueba el organigrama del Tribunal, así como el funcionamiento de cada una de las unidades que conforman el órgano colegiado.

32


4. Las tablas de plazos de conservación de documentos deben presentarse en estricto orden jerárquico, iniciando con las dependencias de mayor rango. Lo anterior, debe hacerse siguiendo la jerarquía establecida en el organigrama del Tribunal.

5. Sólo se aceptarán tablas de oficinas que estén legalmente constituidas (según organigrama aprobado por MIDEPLAN o por la autoridad competente). Lo anterior, de acuerdo con las Resoluciones CNSED-01-2011, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 184 de 26 de setiembre de 2011 y CNSED-001-2012, publicada La Gaceta Digital N°244, alcance 206 de 18 de diciembre de 2012.

6. En el encabezamiento de la fórmula debe indicarse la oficina a que corresponde, según su ubicación en la estructura orgánica. Si es una sección, indicar a qué Departamento o Dirección pertenece. Esta información debe aparecer en todas la páginas de la tabla de plazos. Ejemplo:

Tabla de Plazos de Conservación de Documentos

Fondo: Tribunal de Servicio CivilSubfondo: Actuaría Subfondo: Dirección Administrativa Subfondo: InformáticaFunciones de la unidad: Confeccionada por: Fecha de elaboración:

Nº Serie o tipo

documental

¿O/Copia?


esta serie? Señale a la

par si es O o C

Contenido

Soporte


c/soporte

Cantidad en

metros

Fechasextrema

s

Observaciones

Oficina

Arch. Ctrl

_____________________________________ ______________________________________Nombre y firma del Jefe de la Oficina Productora Nombre y firma del Pte. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

Sello SelloFecha Fecha

7. Indicar el nombre de la persona que elaboró la tabla, y la fecha en que lo hizo.

8. Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de la oficina. Estas deben estar acordes con el decreto de creación de las unidades administrativas, el manual de funciones institucional o cualquier otro documento formal con que cuente la institución.

33


9. Debe contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios que componen la tabla de plazos. En el caso de tablas de plazos de conservación de documentos de unidades homólogas, estos instrumentos deben ser firmados por el superior jerárquico de las unidades homólogas productoras de los documentos o en su defecto el superior jerárquico de la entidad.

10. Debe contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de este órgano, en cada una de las páginas de las tablas de plazos.

11. Numerar las páginas de la tabla.

12. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos revisa las tablas, corrobora las duplicaciones de tipos documentales, asigna definitivamente el valor administrativo-legal, y hace las recomendaciones pertinentes.

13. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en soporte electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED), con las observaciones pertinentes, a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, la cual señala los documentos con valor científico cultural, y devuelve las tablas, debidamente autorizadas al Comité, para que este haga saber a cada parte interesada lo que corresponde.

B- Requisitos de forma que se deben cumplir para la presentación de valoraciones parciales de documentos

1. El formulario de valoración parcial debe tener todas las columnas debidamente cumplimentadas.

2. La valoración parcial debe ser remitida con un oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, suscrito por el presidente o secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos respectivo, el cual debe contener la conformación actualizada del que aprobó el trámite (miembros que lo conforman, cargo y representación que ostentan). Además, debe indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó la valoración parcial.

3. Las valoraciones parciales de documentos deben estar acompañadas del organigrama de la institución, debidamente aprobado por MIDEPLAN o la autoridad competente. Lo anterior, de acuerdo con las Resoluciones CNSED-01-2011, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 184 de 26 de setiembre de 2011 y CNSED-001-2012, publicada La Gaceta Digital N°244, alcance 206 de 18 de diciembre de 2012.

4. En el encabezamiento de la fórmula debe indicarse la oficina a que corresponde, según su ubicación en la estructura orgánica. Ejemplo: si es una sección, indicar a qué Departamento o Dirección pertenece. Esta información debe aparecer en todas las páginas de la valoración parcial.

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5. Indicar el nombre de la persona que elaboró la valoración, y la fecha en que lo hizo.

6. Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de la oficina. Estas deben estar acordes con el decreto de creación de las unidades administrativas, el manual de funciones institucional o cualquier otro documento formal con que cuente la institución.

7. Debe contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios que componen la valoración parcial. En el caso de valoraciones parciales de unidades homólogas, estos instrumentos deben ser firmados por el superior jerárquico de las unidades homólogas productoras de los documentos o en su defecto el superior jerárquico de la entidad.

8. Debe contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de este órgano en cada una de las páginas que componen la valoración parcial.

9. Numerar las páginas de la valoración parcial.

10. El Comité Institucional de Selección y Eliminación Documental revisa la valoración parcial, corrobora las duplicaciones de tipos documentales, asigna definitivamente el valor administrativo-legal, y hace las recomendaciones pertinentes.

11. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en soporte electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED), con las observaciones pertinentes, a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, la cual señala los documentos con valor científico cultural, y devuelve las valoraciones, debidamente autorizadas al Comité, para que este haga saber a cada parte interesada lo que corresponde.

12. En la valoración parcial sólo se incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal.

Asimismo, es indispensable que el CISED analice y tome en consideración las siguientes resoluciones y circulares emitidas por la CNSED, previo a iniciar el proceso de elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos:

a- Resolución CNSED-01-200922, cuyo contenido son las siguientes normas:

Nº 1.2008: relacionada con la vigencia administrativa y legal permanente en la oficina productora o en el Archivo Central.

Nº 2.2008: relacionada con la declaratoria general de valor científico cultural para las liquidaciones presupuestarias anuales custodiadas en la

22 Ver anexo 5.

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Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria. (derogada mediante la resolución CNSED-01-2014 de 08 de enero de 2015)

Nº 3.2008: indica que las eliminaciones posteriores a la caducidad de las tablas de plazos (5 años), se realizan al margen de la Ley, por lo que procede es renovar las tablas de plazos.

b- Resolución CNSED-01-2011, que contiene las siguientes normas23:

Nº 1.2011 “Presentación y trámite de tablas de plazos”: se establece que cada trámite, solamente se puede presentar un máximo de 10 tablas de plazos y en orden jerárquico de los niveles superiores a los inferiores de conformidad con el organigrama institucional.

Nº 2.2011 “Presentación y trámite de valoraciones parciales”: indica que al igual que las tablas de plazos, solamente se pueden presentar 10 valoraciones parciales por cada trámite.

c- Circular Nº 06-2012 “Vigencia de las tablas de plazos de Conservación de Documentos cuando son actualizadas (CNSED)”: señala que si el CISED decide revisar y actualizar las tablas de plazos ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos antes de que venza su vigencia de 5 años, una vez finalizado el trámite, corre nuevamente la vigencia de los 5 años para la tabla actualizada.24

d- Circular Nº 13-2012 “Declaratoria con valor científico cultural y criterios de selección y rescate de afiches”: reitera la declaratoria de valor científico cultural para los afiches y los parámetros que deben cumplir estos documentos25.

e- Resolución CNSED-01-201226, la cual contiene las siguientes normas:´

Nº 1.2012 “Presentación y trámite de actualización de tablas de plazos”: indica que las actualizaciones de las tablas de plazos deben realizarse en un plazo máximo de 6 años posteriores a su aprobación, de lo contrario se iniciará como un trámite nuevo. (Derogada mediante la resolución Nº CNSED-02-2013)

Nº 2.2012 “Cantidad de valoraciones a resolver por la CNSED”: establece que la CNSED, solamente tramitará un máximo de 10 valoraciones entre tablas, actualizaciones de tablas y valoraciones parciales por institución y no se recibirán más solicitudes hasta que se finalice el trámite.

23 Ver anexo 6.24 Ver anexo 7.25 Ver anexo 8.26 Ver anexo 9.

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f- Resolución Nº 01-201327, conteniendo las siguientes normas:

Nº 1.2013 “Presentación de trámites ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”: regula que la presentación de las tablas de plazos o valoraciones parciales de documentos deben presentarse tanto en soporte papel como electrónico y se reciben ya sea en la recepción del Archivo Nacional, por correo postal o por correo electrónico.

Nº 2.2013 “Instructivo y formularios para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales”: señala que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos modificó los instructivos y formularios para la elaboración de tablas de plazos y valoraciones parciales, los cuales pueden ser consultados en la página web del Archivo Nacional.

Nº 3.2013 “Requisitos por cumplir para presentar trámites de valoración documental”: menciona que la presentación de trámites de valoración documental, deben presentarse ante la CNSED por medio de un oficio suscrito por el presidente o secretario del CISED, el cual debe contener los cargos dentro y fuera de cada uno de los miembros del CISED. Así como presentarlas utilizando el formulario oficial aprobado por la CNSED y en tres tantos, dos originales en soporte papel y uno en electrónico.

Nº 4.2013 “Comunicación de avance”: indica el procedimiento que se lleva a cabo en la Comisión cuando ingresa un trámite de valoración y la forma que le será comunicado al interesado su avance.

Nº 5.2013 “Plazo para atender solicitudes de aclaración o subsanación formuladas por la Comisión de Selección y Eliminación de Documentos”: establece que la CNSED solicitará por una única vez y por escrito, las aclaraciones relacionadas con las valoraciones documentales, en caso de que así lo requiera, para lo cual el CISED contará con 10 días hábiles para responder, prorrogables a 10 días más a solicitud formal del CISED.

Nº 6.2013 “Archivo de trámites de valoración documental”: advierte que la Secretaría de la CNSED procederá a archivar el trámite, en caso de que el CISED no remita las aclaraciones solicitadas en el plazo establecido.

Nº 7.2013 “Convocatoria a sesiones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”: establece que el Jefe o encargado del Archivo Central debe asistir a las sesiones de la CNSED cuando sea convocado para analizar las tablas de la institución que representa.

27 Ver anexo 10.

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Nº 8.2013 “Conocimiento de las solicitudes de valoración por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”: reitera las competencias y responsabilidades tanto de la CSNED como de los CISED

Nº 9.2013 “Eliminación de documentos”: refiere a la comunicación de acuerdos relacionados con la autorización para eliminar documentos una vez finalizada la vigencia administrativa y legal, así como la obligación del CISED de elaborar actas de eliminación de documentos.

Nº 10.2013 “Presentación de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales para unidades administrativas de una misma institución con funciones homólogas ante la CNSED”: en esta norma se indica que los CISED tienen la posibilidad de presentar una valoración parcial de documentos o tabla de plazos de conservación de documentos aplicable para todas las unidades administrativas que tengan estructura orgánica y funciones homólogas dentro de una mima institución. Por ejemplo: farmacias, escuelas, direcciones regionales, etc.

g-Resolución CNSED-02-201328, la cual incluye las normas:

Nº 11.2013: Mediante la cual se indica que las Tablas de Plazos aprobadas deben someterse a una revisión, tanto del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de cada institución que conforma el Sistema Nacional de Archivos, así como, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), cada cinco años a fin de determinar si los criterios originales son aún válidos. Si antes de los cinco años una institución revisa y actualiza su tabla de plazos, la conoce el CISED de dicha institución y la eleva ante la CNSED, cumpliendo todo el procedimiento formal establecido, concluido ese trámite, corre nuevamente el plazo de 5 años que establece el artículo 132 del Reglamento a la Ley N° 7202. (Deja sin efecto la norma Nº 1-2012)

h- Circular CNSED 01-201329 “Eliminación de documentos en blanco”: Se aclarar que la eliminación de documentos en blanco no requiere autorización de la CNSED.

i- Resolución CNSED-01-201430, que contiene las siguientes normas:

Nº 01.2014: Comunica la declaratoria de valor científico cultural para series documentales específicas que se producen y reciben en las instituciones que conforman el Estado, específicamente en las siguientes unidades administrativas:

i. Órganos colegiados o superioresii. Áreas de Planificación Institucional

28 Ver anexo 11.29 Ver anexo12. 30 Ver anexo 13.

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iii. Áreas de Auditoría Internaiv. Áreas de Asesorías Legales o Jurídicas Institucionalesv. Áreas de Recursos Humanos

Es importante aclarar, que debido a que esta norma se trata de una declaratoria general de valor científico cultural, es aplicable aún para aquellas instituciones que no cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Sin embargo, esta declaratoria no exime a las instituciones de presentar las tablas de plazos de conservación de documentos, correspondientes a cada una de las unidades administrativas que las conforman. También, se debe indicar, que las series documentales declaradas con valor científico cultural en esta norma, deben ser incluidas en la tabla de plazos de cada oficina productora.

Nº 02.2014: Autoriza la eliminación de algunas series documentales facilitativas que con frecuencia, se producen y reciben en las siguientes unidades administrativas de las instituciones que conforman el Estado:

i. Áreas de Planificación Institucionalii. Áreas de Auditoría Internaiii. Áreas de Asesorías Legales o Jurídicas Institucionalesiv. Áreas de Recursos Humanos

Cabe señalar, que las instituciones pueden eliminar las series documentales señaladas en esta norma sin necesidad de consultar a la CNSED. Por tal motivo, no es necesario que sean incluidas en la tabla de plazos de la oficina productora.

Nº 03.2014: Establece una declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense, correspondiente a las Áreas:

i. Financiero Contablesii. Proveedurías Institucionales

Nº 04.2014: Autoriza la eliminación de algunas series documentales de carácter facilitativo que se producen y reciben en:

i. Áreas Financiero Contablesii. Áreas de Proveedurías Institucionales

j- Circular Nº CNSED-01-201431 “Presentación de tablas de plazos de conservación de documentos de unidades asesoras”: aclara aspectos sobre

31 Ver anexo 14.

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la obligación de presentar las tablas de plazos de conservación de documentos correspondientes a unidades asesoras o staff.

Departamento Servicios Archivísticos Externos

Febrero, 2015

María Soledad Hernández Carmona Estrellita Cabrera Ramírez

ANEXO 1. FOTOGRAFÍAS DEL ARCHIVO ESPECIALIZADO EN GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE DESPIDOS Y RECLAMOS DEL TRIBUNAL DEL

SERVICIO CIVIL.

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Antiguo garaje habilitado por el TSC como depósito del Archivo Especializado en expedientes de despido y reclamos administrativos.

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ANEXO 2. PANTALLAZO DEL REGISTRO DE EXPEDIENTES EN ACCESS

45


ANEXO 3. BOLETA DE PRÉSTAMO

46


ANEXO 4. LISTA DE REMISIÓN

47


ANEXO 5. CNSED 01-2009

48


ANEXO 6. CNSED 01-2011

49


ANEXO 7. CIRCULAR 06-2012

50


ANEXO 8. CIRCULAR 13-2012

51


ANEXO 9. RESOLUCIÓN 01-2012

52



53



54


ANEXO 12. CIRCULAR Nº CNSED 01-2013.

55


ANEXO 13. RESOLUCIÓN Nº CNSED 01-2014.

56


ANEXO 14. CIRCULAR Nº CNSED 01-2014.

57


ANEXO 15. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y VALORACIONES

PARCIALES DE DOCUMENTOS

58


ANEXO 16. LISTA DE TIPOS DOCUMENTALES Y PLAZOS DE CONSERVACIÓN SUGERIDOS

59

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