1

UNIVERZA V LJUBLJANI EKONOMSKA FAKULTETA

DIPLOMSKO DELO

INFORMATIZACIJA POSLOVANJA V PODJETJU KERAMETAL BREŽICE D.O.O.

Ljubljana, avgust 2003 ALEŠ OCVIRK

2

IZJAVA Študent Aleš Ocvirk izjavljam, da sem avtor tega diplomskega dela, ki sem ga napisal pod mentorstvom doc. dr. Mojce Indihar Štemberger in dovolim objavo diplomskega dela na fakultetnih spletnih straneh. V Ljubljani, dne________________ Podpis:________________________

1

KAZALO 1. UVOD ..................................................................................................................... 1 2. INFORMATIZACIJA IN PRENOVA POSLOVANJA PODJETJA ......................................... 2

2.1 Načrtovanje, gradnja ter cilji informacijskega sistema ....................................... 3 2.2 Odločitve v podjetju in informacijski sistem.......................................................... 4 2.3 Prenova in nosilci prenove ................................................................................ 5

2.3.1 Pristop k izvedbi projekta informatizacije poslovanja ................................... 5 3. PREDSTAVITEV PODJETJA....................................................................................... 7

3.1 Dejavnost podjetja............................................................................................ 7 3.2 Zaposlenost ...................................................................................................... 7 3.3 Razvoj podjetja ................................................................................................. 8

4. PRENOVA INFORMACIJSKEGA SISTEMA PODJETJA ................................................... 8 4.1 Opremljenost in informatizacija podjetja ........................................................... 8

4.1.1 Strežnik in njegova konfiguracija ...............................................................12 4.1.2 Uporaba orodij za pisarniško delo ..............................................................13

4.2 Izdelava predstavitvenih strani podjetja na svetovnem spletu ..........................15 4.3 Notranja in zunanja korespondenca preko elektronske pošte............................18

4.3.1 Osebni nivo ...............................................................................................18 4.3.2 Nivo poslovalnice oz. oddelka ....................................................................19 4.3.3 Nivo podjetja .............................................................................................20

4.4 Povezave dislociranih enot ...............................................................................20 4.5 Spremembe organizacijske strukture v podjetju kot posledica prenove informacijskega sistema ..................................................................................23 4.6 Spremembe prostorov v podjetju .....................................................................25 4.7 Zakaj internetna telefonija?..............................................................................26

4.7.1 VOIP (voice over IP) ..................................................................................27 4.7.2 Način delovanja VOIP ................................................................................27

4.8 Prenova prodajnih dejavnosti ...........................................................................27 4.8.1 Zajemanje podatkov pri prodaji .................................................................28 4.8.2 Prenova informacijskih kanalov pri prodaji .................................................29

4.9 Prenova nabavnih dejavnosti............................................................................29 4.9.1 Organizacija nabave ..................................................................................30 4.9.2 Proces nabave ...........................................................................................31 4.9.3 Prenova nabave.........................................................................................32

5. PROGRAMSKI PAKET MAPOS ..................................................................................33 5.1 Veleprodaja .....................................................................................................35 5.2 Maloprodaja.....................................................................................................36 5.3 Dokumenti in izpisi...........................................................................................36 5.4 Primerjava med MAPOSom in starim programskim paketom .............................37 5.5 Potniška služba ................................................................................................37

5.5.1 Primer uporabe Add quicky pro..................................................................38 5.5.2 Prednosti za podjetje .................................................................................38

6. PROGRAMSKI PAKET VISOFT – grafično oblikovanje in risanje v prodajnih salonih .....39 7. SKLEP....................................................................................................................40 LITERATURA..............................................................................................................42 VIRI ..........................................................................................................................43 PRILOGE

1

1. UVOD

Zaradi vedno hitrejših tržnih sprememb, ki se jim mora podjetje prilagajati, se uporaba informacijske tehnologije v podjetjih povečuje. Vedno večji pomen se pripisuje uporabi interneta v poslovanju, ki pa je v zadnjem desetletju postal več kot le prestižno brskanje po spletnih straneh z namenom pridobivanja osnovnih podatkov o drugih, predvsem konkurenčnih podjetjih. Vse več slovenskih podjetij se odloča za postavitev domače strani, elektronsko izmenjavo med kupci in dobavitelji, povezovanje lastnih dislociranih sektorjev, IP telefonijo, uporabo dlančnikov in druge načine uporabe informacijske tehnologije v poslovanju. Večina podjetij se zavestno odloča za spremembe in posodobitve informacijske tehnologije, druga podjetja so prisiljena s strani dobaviteljev ali kupcev. Pri tem se postavijo vprašanja, kakšno tehnologijo pri ponovni informatizaciji podjetja uporabiti, ali je smiselno opremiti podjetje z najsodobnejšo tehnologijo, koliko virov (denarnih, človeških) lahko podjetje nameni za prenovo, kakšna je dosedanja opremljenost podjetja, kakšna znanja posedujejo zaposleni in kako hitro želimo izvesti prenovo. Preden odgovorimo na zastavljena vprašanja moramo imeti jasno postavljen cilj prenove poslovanja, saj se vse več podjetij v Sloveniji odloča za prenovo informacijskega sistema v podjetju brez potrebne vizije o končnih rezultatih po zaključku prenove. Podjetja vložijo ogromno denarja v prenovo, ki pa ne prinese želenih rezultatov. Pri večjih podjetjih znašajo stroški tudi nekaj milijonov evrov. V Sloveniji je bilo narejenih kar nekaj raziskav na področju razvitosti v slovenskih podjetjih (npr. raziskava na Ekonomski fakulteti v Ljubljani o stanju poslovne informatike v Sloveniji), vendar se večina takšnih raziskav osredotoča na velika in/ali proizvodna prodjetja. Na področju informatizacije srednje velikih in manjših podjetij pa je bilo opravljenih malo raziskav. Namen diplomske naloge je poleg prikaza uporabe informatike v moderni organizaciji predvsem predstavitev težav, s katerimi se srečujejo podjetja in informatiki pri prenovi informacijskega sistema, podrobnejša predstavitev starega ter prenovljenega informacijskega sistema na konkretnem primeru podjetja Kerametal Brežice d.o.o. V drugem poglavju bom predstavil pomen informacij pri poslovanju podjetja in obravnaval prednosti, ki jih prenova informacijskega sistema prinaša podjetju. V naslednjem poglavju bom predstavil podjetje Kerametal Brežice d.o.o. V

2

četrtem poglavju bom predstavil informatizacijo podjetja in njen potek. Nato bom podrobno obravnaval programski paket MAPOS, ki je bistveno spremenil način poslovanja, pospešil pretok informacij, izboljšal zanesljivost informacij o stanju zalog v podjetju in izboljšal odnose s kupci. V zadnjem poglavju bom predstavil programski paket VISOFT, ki ga v podjetju uporabljajo za grafično izrisovanje prostorov.

2. INFORMATIZACIJA IN PRENOVA POSLOVANJA PODJETJA

Temeljno vprašanje je, zakaj se podjetja razlikujejo po uspešnosti in kaj mora podjetje narediti, da bo uspešno. Za podjetje so odločilni procesi, ki jih delimo na poslovne procese, ti pa se delijo na delovne procese. Ob slabi kakovosti delovnih procesov je tudi kakovost izdelkov ali storitev slaba. Pogosta težava je prevelika kompleksnost ali razdrobljenost procesov, zato mora podjetje le–te neprestano izboljševati. Pri prenovi se procesi običajno ponovno pregledajo, izmerijo in racionalizirajo. Ključni kazalniki uspešnosti prenove so stroški, časi izvajanja in kakovost izdelkov ali storitev. Konkurenca sili podjetje, da neprestano prilagaja procese potrebam trga in na občasne (če je potrebna večja sprememba ali prilagoditev) večje spremembe poslovnih procesov, posebej če se izkaže, da podjetje zelo zaostaja za konkurenco. V vsakdanjem življenju pravimo, da dobimo informacijo, kadar izvemo nekaj, kar nam je bilo prej neznano. Informacija ima drugačen pomen kot podatek. Podatek je neko dejstvo, ki opisuje nek dogodek, je neobdelana informacija in služi za formiranje informacij. Informacija predstavlja obdelane podatke, je namenska in ima za uporabnika nov pomen. Informacije so podatki, postavljeni v kontekst, ki uporabniku pri kreiranju odločitev pomenijo novo znanje. Informacijo in njeno kakovost določajo tri osnovne dimenzije informacije. Te dimenzije so (Gradišar, Resinovič, 1993, str. 39): • informacijska vsebina (Je karakteristika, ki loči informacijo od podatka.

Izraža se z uporabno vrednostjo informacije. Vrednost, ki jo informacija vsebuje, imenujemo čista uporabna vrednost. Posamezni uporabniki lahko izkoristijo le del uporabne vrednosti informacije. Tako izkoriščeno vsebino informacije imenujemo dejanska uporabna vrednost.).

3

• informacijska vrednost (Je časovna funkcija uporabne vrednosti informacije. Uporabna vrednost se namreč s časom manjša. Vrednost se razdeli na tri časovne intervale. Na časovno obdobje pred nastopom dogodka, na obdobje dogajanja in na obdobje po dogodku. Glede na omenjene intervale govorimo o prediktivni, operativni in deskriptivni vrednosti informacije).

• informacijska količina (Količina informacije, ki jo dobimo, je tem večja, čim več novega nam pove.).

Informacije so tudi neke vrste blago, saj za njihovo pridobitev potrebujemo čas in običajno finančna sredstva. Zaradi tega imajo tudi tržno vrednost, ki pa je odvisna od zgoraj naštetih faktorjev. Glede na vire delimo informacije na interne (notranje) in eksterne (zunanje). Notranje informacije običajno ne služijo za neposredno odločanje, temveč so podlaga za interno kontrolo. Zunanji viri nam nudijo zunanje informacije, ki so običajno že obdelane in objavljene, pri čemer se postavlja vprašanje zanesljivosti vira, ki je lahko dvomljiv. Upoštevati je potrebno, za kakšen namen so bile informacije pridobljene, na kakšen način in kako so bile obdelane.

2.1 Načrtovanje, gradnja ter cilji informacijskega sistema

Informacijski sistem moramo načrtovati na osnovi strateškega načrtovanja informacijskih potreb organizacije, ki se kažejo v vlogah, ciljih in strategiji organizacije. Veliko informacijskih sistemov, ki so grajeni na načelu „bottom-up” v praksi ne deluje najbolje, saj so usmerjeni le v parcialno učinkovitost, ne težijo pa dovolj k dvigu skupne učinkovitosti celotne organizacije. Novejše smernice v razvoju informacijskih sistemov narekujejo drugačen organizacijski in ekonomski pogled na to problematiko. Ključni cilj informacijskega sistema je zagotoviti učinkovitost celotne organizacije in ne le zadovoljitev delnih ciljev. Pri merjenju učinkovitosti moramo upoštevati, da morajo biti cilji na nižjih nivojih prvenstveno v podporo in v skladu s cilji na višjih nivojih. Uspeh načrtovanja in implementacije informacijskega sistema v organizaciji je tesno povezan z delovanjem samega poslovnega sistema oz. organizacije kot celote ter od sposobnosti organizacije, da odgovori na naslednjih šest najpomembnejših vprašanj (Kovačič, Vintar, 1994, str. 22): • vloga in izhodišča delovanja organizacije v okolju (vrsta in obseg

poslovanja, ki naj ga podpira informacijska tehnologija),

4

• problemi poslovanja in ključni dejavniki uspeha poslovanja organizacije (potreba po sprotnem prilagajanju hitro se spreminjajočim tehnološkim in tržnim razmeram),

• izbrana poslovna strategija organizacije, s katero podjetje skuša pridobiti prednost pred konkurenco (nizki stroški, specializacija, diferenciacija),

• vpliv informatike na poslovno uspešnost, zagotavljanje izvajanja strategije in doseganje ključnih dejavnikov uspeha (ekonomsko ovrednotenje informatike),

• vpliv informatike na potrebo po spremembi poslovne strategije ali načrta poslovanja (uporaba informatike pri iskanju poslovnih priložnosti),

• organiziranost poslovanja in učinkovito doseganje zastavljenih ciljev, poslovne strategije in načrtov ter organiziranost informatike za doseganje ciljev.

Poznamo več pristopov za strateško načrtovanje informatike (Kovačič, Vintar, 1994, str. 48): a) Tradicionalen pristop. Pravimo mu tudi parcialen pristop. Informatike ne

zajema celovito, temveč se zadovolji s posameznimi programskimi rešitvami ali posameznimi aplikacijami.

b) Celovit pristop z vrha navzdol (top - down). Je naprednejši pristop, saj poskuša informatiko obravnavati celovito, težava je le v nepreglednosti in kompleksnosti, ki je posledica kompleksnosti problema.

c) Postopen razvoj informatike s sprotnim preverjanjem rezultatov. Je pristop, ki poskuša odpraviti pomanjkljivosti predhodnih metod: na eni strani prevelike razdrobljenosti in na drugi prevelike kompleksnosti. Gre za večfazni pristop z vrha navzdol. Zasnovan je na sprotnem preverjanju vseh faz in na istočasnem dograjevanju dobljenih rezultatov (Kovačič, Vintar, 1993, str. 165). Prednost tega pristopa je v tesni povezanosti med razvijalcem in uporabnikom informacijskega sistema. Posamezno fazo opredelimo le do stopnje natančnosti, ki je potrebna za dobro razumevanje, s tem se izognemo preveliki kompleksnosti.

2.2 Odločitve v podjetju in informacijski sistem

Odločanje je sestavni del upravljalnega procesa oz. treh njegovih funkcij: načrtovanja, pripravljanja, izvajanja in nadziranja pravilnosti delovanja ter odpravljanja nepravilnosti pri njem (Melavc, Turk, 1991, str. 13).

5

Pomen informacijskih sistemov narašča, saj so managerji dnevno zasuti z ogromno količino podatkov in informacij (internih in eksternih), ki jih morajo preučiti in na tej podlagi sprejemati odločitve. Pri tem jim v vedno večji meri pomagajo informacijski sistemi, ki jim na podlagi metodologij ali analogij del podatkov ali informacij obdelajo in pomagajo pri odločanju. Odločitve sprejemajo na treh nivojih (Merritt, 2003, str. 85): • operativnem nivoju, • taktičnem nivoju, • strateškem nivoju. Odločitve, ki jih sprejemamo na vseh nivojih, so običajno podprte z informacijami, ki jih daje informacijski sistem v podjetju. Odločitve, ki bi jih sprejemali brez takšne podpore, bi bile rizične, rezultati pa pogostokrat negativni. Seveda je cilj zaposlenih sprejemati zanesljive odločitve, saj le s tem zagotovimo stabilno rast in znižamo riziko izgub.

2.3 Prenova in nosilci prenove

Pri procesu preoblikovanja podjetja ima informacijska tehnologija ključno vlogo, saj si brez nje prenove ne moremo predstavljati. V prenovo je vključeno večje število ljudi, običajno strokovnjakov z različnih področij, tudi najvišji management. V procesu prenove informacijska tehnologija ni dovolj, v podjetju se mora spremeniti tudi način razmišljanja in dela. Združevanje informacijskih tehnologij omogoča večjo prilagodljivost kupcem in dobaviteljem, boljšo odzivnost podjetja in manj izgub podatkov in informacij. Ker je odvisnost podjetij od informatike velika, je informatika tudi eno od ciljnih področij v strateškem poslovnem načrtu za zagotavljanje konkurenčnih prednosti podjetja. Strateški informacijski sistemi so sistemi za zagotavljanje konkurenčnih prednosti in za izoblikovanje tekmovalne strategije podjetja. Spremembe informacijskih sistemov se povezujejo tudi s spremembami poslovnih procesov in novo organiziranostjo podjetja ter tudi z običajnim nižanjem organizacijske strukture v podjetju.

2.3.1 Pristop k izvedbi projekta informatizacije poslovanja

Projekt prenove uporabniških programskih rešitev mora potekati v okviru projekta prenove poslovnih procesov.

6

Projektne faze so: • načrtovanje projekta, • snovanje prenove, • priprava prehoda, • izvedba. V fazi načrtovanja projekta opravimo splošne aktivnosti s postavitvijo projekta in projektnega tima, opredelimo področje (procese in postopke), cilje in pričakovane rezultate prenove, pridobimo podporo vodstva podjetja in zagotovimo potrebne vire. Projekt ocenimo s strateškega, tehničnega, ekonomskega in kadrovskega stališča. Snovanje prenove se začne z načrtovanjem postopkov in pristopov k prenovi. Člane projektnega tima pripravimo na spremembe tako, da zagotovimo njihovo podporo in aktivno sodelovanje. Projektni tim in ostale izvajalce seznanimo z metodološkimi izhodišči, metodami in tehnikami dela na projektu. Izdelamo poslovni model, ki na nivoju aktivnosti opredeljuje trenutno izvajanje poslovnega procesa. Podrobneje, v smislu ciljev in možnosti prenove obravnavanega poslovnega procesa, izdelamo tehnološka, ekonomska in kadrovska izhodišča ter pripravimo predlog prenove in načrt prehoda v naslednje faze. V fazi priprave prehoda se posvetimo vprašanju, kako izvesti želene spremembe, zasnovane v predhodni fazi. Največkrat je ta faza pogojena z možnostmi uporabe sodobne informacijske tehnologije in viri sredstev, ki jih lahko podjetje nameni zanjo. V projektni tim vključimo nove člane ter izvedemo izobraževanje bodočih razvijalcev v podjetju. Priporočljivo je izdelati pilotsko predstavitev bodoče rešitve, ki se izvede v omejenem obsegu. Na tej podlagi se izdela predlog in načrt izvedbe in uvedbe nove rešitve. Izvedba pomeni razvoj in uvedbo v predhodnih fazah opredeljenih izhodišč. Izdelamo podroben načrt izvedbe in uvedbe novih organizacijskih in tehnoloških rešitev. Ob tem izdelamo tudi načrt preizkušanja (testiranja) zlasti novih avtomatiziranih postopkov in načrt izobraževanja uporabnikov. Instaliramo orodja ter izdelamo in uvedemo uporabniške programske rešitve. Na koncu ocenimo izvršeno prenovo glede na opredeljene cilje v fazi načrtovanja prenove.

7

3. PREDSTAVITEV PODJETJA

Podjetje Kerametal d.o.o. je bilo ustanovljeno z namenom opravljanja trgovske dejavnosti, za kar je tudi registrirano. Ustanovljeno je bilo v Zagrebu leta 1968, poslovalnica v Brežicah pa je začela delovati v letu 1969.

Po odcepitvi Slovenije od Jugoslavije je Kerametal Brežice postal samostojno podjetje v 100 % družbeni lasti Kerametala Zagreb. S prehodom lastnine matičnega podjetja Kerametal Zagreb v privatno last so lastniki podjetja Kerametal Zagreb omogočili odkup podjetja Kerametal Brežice. Odkup so izvršili delavci, zaposleni v podjetju, 3,69 % delež pa je obdržal lastnik Kerametal Zagreb. To pomeni, da je 96,31 % deleža podjetja v lasti zaposlenih v podjetju Kerametal Brežice, torej v lasti slovenskih državljanov, lastnik 3,69 % deleža pa je matično podjetje Kerametal Zagreb, tako da ima podjetje status mednarodnega podjetja (VIR: Interna dokumentacija Kerametala Brežice d.o.o.).

3.1 Dejavnost podjetja

Dejavnost podjetja Kerametal Brežice je trgovina, ki obsega naslednja področja: • sanitarna oprema, • sanitarna keramika, • keramika (ploščice), • vodovodni material, • gradbeni material, • zunanja trgovina, • kmetijski program (v času izdelave diplomske naloge v opuščanju), • živila (v času izdelave diplomske naloge v opuščanju).

3.2 Zaposlenost

Število zaposlenih v podjetju po letih je razvidno iz Tabele 1, kjer prikazujem gibanje zaposlenih po letih.

8

Tabela 1: Število zaposlenih v podjetju od leta 1968 do 2002

Leto Število zaposlenih

Leto Število zaposlenih

1968 3 1997 701974 5 1998 761981 10 1999 711985 15 2000 721994 32 2001 601995 42 2002 461996 70

Vir: Poslovno poročilo podjetja Kerametal Brežice d.o.o.

Iz tabele je jasno razvidna tendenca naraščanja števila zaposlenih do l. 1998, po tem letu pa je število začelo upadati. V letu 2002 se je podjetje odločilo za opustitev kmetijskega in živilskega programa, zato se je število zaposlenih občutno zmanjšalo.

3.3 Razvoj podjetja

Od leta 1994, ko je bil izvršen odkup podjetja Kerametal Brežice od ustanovitelja Kerametala Zagreb, je bil cilj lastnikov, postaviti podjetje na čvrste temelje ter ga organizirati v smislu močnega in konkurenčnega podjetja, ki bo sposobno konkurirati predvsem prodajalcem keramike na slovenskem trgu. Podjetje si je ustvarilo dobro ime, ki ga ne želi izgubiti, zato se je odločilo za prenovo informacijskega sistema. V letu 2003 želijo prenoviti rešitev za materialno poslovanje v podjetju. V naslednjih letih želijo prenoviti še računovodsko aplikacijo za podporo potniški službi in spletne strani.

4. PRENOVA INFORMACIJSKEGA SISTEMA PODJETJA

4.1 Opremljenost in informatizacija podjetja

Leta 1994 so zaposleni odkupili delež in podjetje preoblikovali v d.o.o. Podjetje je imelo relativno zastarelo strojno opremo, vendar je imelo programsko opremo, ki so jo izdelovali zaposleni v Kerametalu Zagreb in je bila prilagojena organizacijski strukturi. Pojavile so se težave, saj so bila vnosna okna in izpisi v srbohrvaščini. Težave s prevodi se počasi odpravljajo, vendar del prevodov

9

zaradi sistemskih nastavitev ni bil mogoč in je ostal nepreveden do maja 2003, ko je strežnik zaradi okvare na matični plošči dokončno odpovedal. Strežniška strojna oprema Honeywell Bull ni zmogla več servisirati novih terminalskih mest, zato so se vodilni v podjetju odločili za nakup drugih strežnikov. Podjetje SROG d.o.o. je leta 1994 dobavilo rabljen strežnik HONEYWELL BULL DPS6400 (Slika 1) s štirimi diskovnimi pogoni skupne kapacitete okoli 700 MB, možnostjo priklopa do 200 naprav, dvema procesorjema in tračno enoto, ki je namenjena kreiranju kopij. Obvezalo se je, da bo strojno opremo servisiralo. Slika 1: Strežnik HONEYWELL BULL DPS6400

Vir: Lastna izdelava. Obstajalo je več razlogov za nakup tega strežnika. Pomembna prednost je bila predvsem v tem, da na njem teče popolnoma enak operacijski sistem in podpora za programski jezik COBOL. Tudi programer je ostal pri podjetju in podaljšal pogodbo. Zaposleni niso opazili večjih razlik pri uporabi programske in strojne opreme. Zaradi vseh združljivosti je oprema za povezovanje terminalov s strežnikom večinoma ostala nespremenjena. Podjetje je v nekaj delovnih dnevih posodobilo strojno opremo. V začetku leta 1999 se je vodstvo podjetja odločilo, da bo zaradi prehoda (sredi leta 1999) na nov sistem obračunavanja davkov (DDV) potreben prehod na opremo s strežnikom in osebnimi računalniki, vendar samo za finančno službo. SROG je dobavil strežnik, osebne računalnike in potrebno mrežno opremo za postavitev finančne službe na dislocirani lokaciji. Na natečaju so izbrali podjetje SAOP, ki je med ponudniki programske opreme delovalo najbolj zanesljivo. Podjetje je imelo dobro grajeno programsko opremo, ki je temeljila na okolju MS DOS, vendar je vodja informatike zahteval, da programska rešitev deluje v

10

okolju Windows. Vodilni iz SAOP so zagotovili, da bo programska oprema, ki bo normalno delovala, pripravljena in preizkušena najkasneje do sredine maja 1999. Ob uvedbi novih davčnih stopenj se je izkazalo, da aplikacije niso delovale pravilno in podjetje SAOP je ostalo gluho za prošnje, ki jih je imel Kerametal. Kmalu so uvideli, da sodelovanje s tem podjetjem ne bo možno in pričeli z vzporednim razvojem lastnih aplikacij za potrebe finančne službe v okolju Windows. V letu 2000 so se prvič pojavile težave z dobavo nadomestnih delov, ki jih je SROG ob okvarah le stežka dobavil. Tudi zneski servisiranja so se enormno povečevali in znašali na letni ravni 2,124 mio SIT. K tem stroškom je potrebno prišteti še stroške najetih povezav pri Telekomu, ki je v tem letu bistveno povečal cene. Stroški vzdrževanja so se nekajkrat povečali glede na stroške prejšnjih let. Pojavljalo se je vedno več težav s servisiranjem strojne opreme, ki jih je dobavitelj mastno zaračunaval, čeprav je nadomestne dele SROG odkupoval od podjetij, ki so opuščali podobne strežnike, po izredno nizkih cenah. Stroški najetih povezav so se še nekajkrat povečali in vedno bolj očitno se je bližal konec življenjske dobe strežnika. Proti koncu leta je podjetje uvedlo Centreks (možnost zastonjskih klicev znotraj podjetja (pogovorov in podatkovnih povezav) in Geocentreks (povezava med dislociranimi Centreks lokacijami). V začetku leta 2002 se je vodstvo odločilo, da bodo v tem letu izvedli prehod na opremo osebnih računalnikov tudi na delu programske opreme za materialno poslovanje, hkrati pa so želeli popolnoma prenoviti in informatizirati vsa področja. Povezovanje dislociranih enot in franšiznih podjetij naj bi potekala preko Geocentreks povezav, ki so bile v danem trenutku najcenejše. Vodja informatike je z nekaj sodelavci pričel z načrtovanjem projekta. Začeli so postopek izbire podjetij, ki naj bi sodelovala pri tehnični izvedbi. Povpraševanje za strojno opremo je bilo zastavljeno približno takole: • 1x strežnik z ups, windows server, • 1x požarni zid, • 25x osebni računalnik z dostopom do programske opreme in podatkovnih

baz na strežniku, • 3x povezava dislociranih lokacij v Sloveniji, • 3x izgradnja izgradnja omrežja in priključnih mest.

11

Hkrati je bilo izdano tudi povpraševanje po programskih rešitvah, kjer je bil predpogoj sodelovanje s podjetjem, ki bo dobavilo strojno opremo: • programska oprema za materialno poslovanje podjetja, • podpora dislociranim lokacijam, • hitro delovanje, • podpora sodobnim oblikam podatkovnih baz (SQL SERVER, ORACLE

SERVER), • možnost prenosa podatkov s starega strežnika v novo bazo, • možost nivojskega dostopa, • možnost terminalskega dostopa, • možnost prenosa podatkov na spletne strani, • podpora za dlančnike. Ponudba strojne opreme je bila sila različna: od 5 mio SIT do 35 mio SIT za različne izvedbe. Cenejše variante so vsebovale neznano ali nepreizkušeno strojno opremo, ki so jo ponujala manjša podjetja, dražje variante pa so ponujala podjetja z dobrim imenom, ki so običajno ponujala tudi bolj znane blagovne znamke (COMPAQ, IBM, DELL). Zataknilo se je pri izbiri programskih rešitev, saj je bila ponudba pestra, a le malo je bilo podjetij, ki so imela že razvito podporo za želene komponente, saj je imela večina podjetij programsko opremo v okolju MS DOS, ki sedaj teče v okolju Windows, ali pa je uporabljala Accessovo bazo podatkov. V ožji izbor so prišla tri podjetja: Navision, Imagine in Hermes Softlab. Kaj kmalu je postalo jasno, da podjetje, ki se je nahajalo v resnih finančnih težavah, ne bo sposobno financirati zneskov, ki so znašali več kot 50 mio SIT, zato se je odločilo za sodelovanje s podjetjem Imagine d.o.o., ki ponuja programsko opremo MAPOS. Izdelek je na trgu še dokaj nov, saj je bila koda pred kratkim ponovno napisana. Zato so bili pripravljeni ponuditi nižjo ceno in sodelovanje pri razvoju izdelka. Izdelek zadovoljuje vse potrebe, kljub temu so se v oddelku informatike dobro zavedali, da prehod ne bo enostaven. Imagine je ponudil tudi programsko rešitev za vodenje financ, ki bi bila povezana z rešitvijo za materialno poslovanje (MAPOS), vendar je v tem trenutku še nemogoče predvideti vse težave pri zagonu MAPOSa v končni različici, zato so se odločili, da bo odločitev sprejeta po končnem uvajanju MAPOSa. Po končni prezentaciji so vodilni v podjetjih podpisali pogodbo o sodelovanju, hkrati pa je bil izbran ponudnik strojne opreme COMLAN d.o.o., ki je dobavil strežnik in računalnike, ki bodo služili kot odjemalci.

12

4.1.1 Strežnik in njegova konfiguracija

Zaradi potreb terminalskega dostopa, količine podatkov, ki jih je potrebno v relativno kratkem času obdelati in orodij za podporo odločanju, je podjetje kupilo strežnik Compaq ML70, ki ima komponente (Slika 2): • 2x 20 GB disk v navezi raid 1, • 1x 1 GB RAM, • 1x ups 2000 mah, • 1x streamer 2 GB/kaseta. • 1x CD pogon • 1x disketni pogon • 1x terminal Slika 2: Compaq ML70

Vir: [URL: http://www.plummerslade.com/images/CompaqProLiantServer.jpg] Podrobnejši opis na http:://www.compaq.com/ml70.html Programska oprema nameščena na strežnik: • Windows 2000 Server, • SBS (Small Business Server) 2000, • OpenOffice 1.01 SLO. Podjetje Comlan je v predvidenem roku dobavilo strežniško opremo. Končna cena strojne in programske opreme je znašala 3,115 mio SIT. Stekli so dogovori o dobavi osebnih računalnikov, vendar so bili ti dobavljeni s strani PCX d.o.o.. Investicija je znašala 2,5 mio SIT za 15 osebnih računalnikov. V decembru 2002 je bil prvič testno postavljen strežnik. Test se je odlično obnesel, vendar je obstajala bojazen, da bo ob polni obremenitvi strežnik deloval prepočasi, saj je v bazi 37.000 artiklov razdeljenih v 600 klasifikacij. Žal

13

je zaradi finančnih težav podjetja, spremembe lastniške strukture v podjetju in večjih kadrovskih sprememb v najvišjem managementu projekt zastal do februarja 2003. Ko si je podjetje finančno opomoglo, je ponovno pričelo s financiranjem projekta izgradnje novega informacijskega sistema, saj je bilo jasno, da se je življenjska doba starega strežnika z delujočim le še enim izmed štirih trdih diskov iztekla. Tudi tračna enota je bila v okvari, zato je obstajala bojazen, da ob prenehanju delovanja strežnika podatkov ne bo mogoče obnoviti. Zato so se le–ti dnevno prenašali na osebni računalnik. Povezava je bila počasna (9600 bps), prenosi so trajali več ur. Vodja oddelka informatike se je večkrat sestal z managerjem, kjer je poudarjal, da bo strežnik prenehal delovati ob prvem zvišanju temperature, ker je prihajalo do izgube stikov ob širjenju materialov. Do neljubega dogodka je prišlo 14. maja 2003, ko je strežnik dokončno odpovedal.

4.1.2 Uporaba orodij za pisarniško delo

Vzporedno z namestitvijo novega strežnika so potekale tudi priprave za izgradnjo omrežja, ki bo povezovalo dislocirane lokacije. V podjetju so se odločili, da bodo programsko opremo v čim krajšem času licencirali. Microsoftova programska oprema je licencirana preko OSL pogodbe, ki omogoča manjšim podjetjem najem letnih licenc. S tem podjetje pridobi pravico instalacije Microsoftovega paketa. Obstaja več opcij najema Microsoftovih programskih paketov: • Windows Server, • Microsoft Windows home edition, • Microsoft Windows professional, • Microsoft Office, • Micorsoft Office Applications, • Microsoft Visio enterprise tools, • drugi programski paketi (različna orodja in dodatki). Microsoft ponuja različne opcije najema programske opreme. Zato je treba zelo podrobno preučiti smiselnost najema programske opreme, saj enostavni izračuni pokažejo, da je programsko opremo rentabilneje kupiti in ne najeti, če bo ta dlje kot tri leta v uporabi. Kot primer si oglejmo primerjavo med najemom in nakupom licence za Microsoft Windows Professional (dovoljuje instalacijo katerekoli verzije

14

Windows: 95, 98, 2000 in XP ali novejše, če izide v tekočem letu). Letni najem znaša 13.268,00 SIT, nakup licence pa v istem trenutku 37.897,00 SIT. Nakup licence se povrne približno po treh letih. Trend menjave operacijskega sistema na delovnih postajah je vedno hitrejši in malo verjetno je, da bo po treh ali štirih letih Windows XP še vedno enako funkcionalen operacijski program, kot je v tem trenutku, saj razvoj strojne opreme, operacijskih sistemov in programske opreme zelo hitro napreduje in se spreminja. Popolnoma drugačna slika se pokaže pri Officu, ki ga uporabniki uporabljajo izključno za pošiljanje dopisov in za izdelavo enostavnih preglednic ter grafikonov. V januarju 2003 je izšla prva slovenska različica OpenOffica 1.01 SLO. V danem trenutku je bila to edina brezplačna alternativa Microsoft Officu. Kljub temu da je bil OpenOffice novost na slovenskem tržišču in so ga zaposleni slabo poznali, so se v podjetju odločili, da ga podrobneje preizkušajo le nekaj testnih dni na enem računalniku, nato pa ga namestijo na vse računalnike. Programski paket OpenOffice 1.01 SLO se je odlično obnesel in podjetju v naslednjih letih prihranil nekaj mio SIT. Slika 3: Primerjava med OpenOffice 1.01 SLO in Microsoft Office 2000 OpenOffice (Writer) Microsoft Office (Word)

Vir: OpenOffice (Writer), Microsoft Office (Word) Razlike med programskima paketoma so malenkostne, saj je prepoznavno, da je OpenOfficu kot temelj služil programski paket Microsoft Office. Uporabnik, ki je uporabljal Microsoftov programski paket, si lahko v nekaj urah ogleda in prilagodi OpenOffice, ki mu nato služi za pisanje dopisov, povpraševanj in izdelavo enostavnih tabel ter grafikonov. Paketu OpenOffice manjkata dve poglavitni komponenti: Outlook in Access. V našem obravnavanem podjetju Outlook zamenja Exchange poštni strežnik, ki preko spletne strani omogoča

15

dostop uporabnikov do pošte, Access-a pa uporabniki ne potrebujejo. Najpomembnejša ugotovljena napaka OpenOffica je težava pri namestitvi na lokalnem računalniku. Težava se pojavi, če želi uporabnik, ki še ni uporabljal lokalnega računalnika, uporabljati dokumente. Microsoft Office ob prijavi vsakemu novemu uporabniku doda Officeve komponente in potrebne gonilnike, OpenOffice pa tega žal ne zmore, zato mora vsak nov uporabnik sam pognati namestitev. OpenOffice zmore odpirati dokumente, ki so bili narejeni v Microsoftovih programih, podporo pa ima tudi za druge podobne programske pakete. Izredno uporabna se izkaže nastavitev shranjevanja dokumentov v formatu Microsoft Office 97/2000/XP. Tako lahko uporabniki, ki nimajo nameščenega OpenOffica brez težav odpirajo dokumente. Z izbiro OpenOffica pridobimo tudi pri zaščiti pred virusi, saj je znatno manj občutljiv kot vsi Microsoftovi izdelki. Le-ti so namreč daleč najbolj razširjeni in uporabljani, zaradi česar je odkritih veliko napak in pomanjkljivosti, ki jih „hackerji” in virusi izkoristijo za oškodovanje uporabnikov.

4.2 Izdelava predstavitvenih strani podjetja na svetovnem spletu

Tradicionalne trgovine so zgrajene iz cementa in opeke; spletne trgovine pa iz digitalnega omrežja in programske opreme. Čeprav so grajene iz različnih konstrukcijskih materialov, obe potrebujeta lokacijo, povezavo z okoljem, stranke in vzdrževanje. ISP v našem primeru SIOL nudi povezavo z okoljem in lokacijo na svojem strežniku. Vzdrževanje internetnih strani pa opravlja vzdrževalec znotraj podjetja. Poznamo več tipov predstavitvenih strani podjetja (Greg Holden, 2003, str. 76): • Osnovna predstavitev podjetja: sestavljena je iz glavne predstavitvene

strani podjetja, kjer so navedeni osnovni podatki o podjetju: opis, dejavnost, zgodovina, lokacija, telefonske številke, email naslov itn. Običajno takšna spletna stran obsega glavno stran in nekaj podstrani. Primer si lahko ogledamo na Sliki 4.

16

Slika 4: Osnovna predstavitev podjetja

Vir: [URL: http://net.supereva.it/akulli/fanmetal.html?p], 16. junij 2003. • Predstavitev podjetja in izdelkov: sestavljena je iz osnovne predstavitve

podjetja in prestavitve izdelkov, fotografij, dimenzij in osnovnega cenika. Obseg je omejen na nekaj deset strani in podstrani. Primer si lahko ogledamo na Sliki 5.

Slika 5: Predstavitev podjetja in izdelkov

Vir: [URL: http://www.cleangrad.si/slo.html], 16. junij 2003.

17

• Predstavitev podjetja in zbiranje naročil: vsebuje vse elemente zgornjih predstavitev z dodatkom internetne trgovine, ki omogoča uporabniku naročanje izdelkov preko interneta. Primer si lahko ogledamo na Sliki 6.

Slika 6: Predstavitev podjetja in zbiranje naročil

Vir: [URL: http://www.forprinter.com/], 16. junij 2003.

• Predstavitev podjetja s personalizacijo uporabnika: uporabnik ima možnost kreiranja lastnega uporabniškega imena in gesla, s katerim se prijavi na spletno stran, tam pa si nastavi izgled strani po lastnih željah, tudi ceniki in izdelki v katalogu so prilagojeni uporabniku. Primer si lahko ogledamo na Sliki 7.

Slika 7: Predstavitev podjetja s presonalizacijo uporabnika

Vir: [URL: http://www.kartuse.com], 16. junij 2003.

18

Izbira tipa predstavitvenih strani je odvisna od pomembnosti, ki jo podjetje pripisuje internetnemu poslovanju. Z višjo stopnjo predstavitvenih strani podjetja močno narastejo tudi stroški izdelave strani. Še večji so stroški vzdrževanja spletnih strani, ker podjetja dostikrat stroške podcenijo. Mnogo spletnih trgovin je nerentabilnih, delno tudi zaradi stroškov vzdrževanja. V podjetju Kerametal Brežice d.o.o. v bližnji prihodnosti načrtujejo izdelavo predstavitvenih strani podjetja s predstavitvijo izdelkov in osnovnih cenikov. Preko spletne strani želijo stranke obveščati o akcijah, novostih in spremembah v prodajnem asortimanu artiklov. Na dolgi rok pa želijo v podjetju vzpostaviti sistem naročanja blaga za stranke preko spletne strani s personalizacijo uporabnika. Tako bodo imele stranke vpogled v svoj saldo, limit, popuste, lokacijo naročenega blaga, datum dostave in trenutno stanje zalog v skladišču.

4.3 Notranja in zunanja korespondenca preko elektronske pošte

Notranja korespondenca med sektorji kot tudi med enotami je od pričetka delovanja podjetja potekala pisno preko poštnih pošiljk. V juniju 2003 so se odločili za poskusno informiranje vodstvenega osebja preko elektronske pošte. V ta namen je bil postavljen poštni strežnik, ki v tri minutnih intervalih prejema in pošilja poštna sporočila. S tem je bila dosežena večja zanesljivost prispetja pošiljk in ažurnost, saj se je zmanjšal rok obveščanja iz nekaj dni na nekaj minut, v izrednih primerih nekaj ur. Elektronska pošta je razdeljena na tri nivoje: • osebni nivo, • nivo poslovalnice, • nivo podjetja.

4.3.1 Osebni nivo

Vsak zaposleni ima lasten elektronski naslov (npr. ales.ocvirk@kmetal.si). Na ta naslov je možno pošiljati samo notranjo elektronsko pošto, zaradi česar je sistem bolje zaščiten pred vdori in virusi. Vsako zunanje elektronsko sporočilo poštni strežnik prestreže in preveri, ali vsebuje kakšne nevarne dele (viruse). Če je sporočilo sumljivo, ga poštni strežnik zadrži, prestavi v karanteno in uporabnika obvesti s kratkim sporočilom. Vzdrževalec ima pravico preveriti vsako zadržano sporočilo in ga izbrisati ali posredovati uporabniku.

19

Pred vzpostavitvijo je obstajala bojazen, da uporabniki ne bodo znali uporabljati elektronske pošte, zato je vsa korespondenca potekala tudi v tiskani obliki še nekaj tednov po uvedbi elektronskega strežnika. Izkazalo se je, da so mlajši uporabniki zelo hitro vzljubili takšen enostaven in zanesljiv prenos informacij, starejši in nevešči uporabniki osebnih računalnikov, pa imajo težave pri sestavljanju in pošiljanju takšnih sporočil. Ščasoma bodo težave selekcionirane in odpravljene. 4.3.2 Nivo poslovalnice oz. oddelka

Zaradi morebitnih težav s profili uporabnikov (profili v Windows XP) so se v podjetju odločili, da bo zunanja korespondenca potekala na nivoju poslovalnice oz. oddelka. Zaposleni so razdeljeni v sklope: • vodstvo: direktor, pomočnik direktorja, vodja informatike, vodja

veleprodaje, vodje maloprodaj • maloprodaja: razdeljena na več podskupin: P34 - Brežice, P42 – Celje in

P39 - Ključarovci • veleprodaja: zaposleni v oddelkih nabave, skladišča, veleprodaje in potniška

služba • računovodstvo: zaposleni v računovodstvu in financah • ostali: zaposleni, ki jih ni bilo mogoče razporediti v ostale sklope Tako je možno elektronsko pošto odpošiljati posameznim oddelkom kakor tudi posameznikom. Vsako elektronsko sporočilo, ki prispe na elektronski naslov kerametal.brezice@siol.net in v naslovu vsebuje ključno besedo (npr. P34) se prenese v poštni predal brežiške maloprodaje, do katerega imajo dostop vsi zaposleni znotraj te organizacijske enote. Takšno sporočilo se hrani v poštnem predalu, dokler ga uporabniki ne izbrišejo ali pa preselijo v kakšno drugo mapo. Če sporočilo ni bilo prebrano več kot 7 dni, strežnik obvesti vzdrževalca, ki nato sporočilo preveri in obvesti odgovorne. V začetku vzpostavljanja korespondence z dobavitelji in kupci preko elektronske pošte so se pojavile težave, saj notranji prejemniki niso dobivali direktnih sporočil, temveč so bila shranjena v skupni predal, ker v naslovu niso vsebovala naslovnika. Težava je bila odpravljena s pomočjo dopisa, ki je bil poslan rednim kupcem in dobaviteljem, s popravkom, ki vsebuje naslov in podpis notranjega pošiljatelja in ne splošnega naslova podjetja ter podpis pošiljatelja. Majhen del

20

elektronske pošte, ki kljub temu še vedno prihaja na stare elektronske naslove, vzdrževalec enkrat ali dvakrat dnevno preusmeri naslovnikom.

4.3.3 Nivo podjetja

Sporočila na nivoju podjetja služijo predvsem za pošiljanje reklamnih elektronskih sporočil in cenikov rednim strankam ter franšizam. Reklamna sporočila vsebujejo predvsem objave novih popustov, akcij in obvestila, ki jih posredujejo proizvajalci o prenehanju proizvodnje serij ali določenih artiklov. V zadnjem času je elektronska pošta postala tudi orodje preko katerega se posredujejo opravičila proizvajalcev v primeru reklamacij in zamud v proizvodnji. Elektronska sporočila so pospešila prenos informacij dobavitelja k strankam, kar občutno povečuje zadovoljstvo strank.

4.4 Povezave dislociranih enot

V devetdesetih letih je imelo podjetje najete vode za potrebe online povezav med dislokacijami pri Telekomu, ko so cene enormno poskočile, so prešli na ISDN tehnologijo povezav preko Geocentreks povezave. Težava se je pojavila, ko so pri Telekomu pričeli z zaračunavanjem pretoka podatkov preko Geocentreks povezav. Seveda je povezovanje še vedno možno, a izračunan strošek neposredne online povezave med dislokacijami znaša približno 30.000 SIT za vsako lokacijo. Ker ima podjetje 3 dislocirane enote in franšizno prodajalno, bi znašal strošek povezovanja vsaj 120.000 SIT mesečno. V podjetju so naredili primerjavo in ugotovili, da je dolgoročno dislokacije bolje povezati z ADSL povezavami s statičnimi IP-ji. Investicija se hitro povrne, saj so stroški mesečnega najema bistveno nižji od najema povezav. Takšno povezovanje ima vrsto prednosti: • postavitev lastne strani, preko katere je mogoče: predstaviti podjetje, predstaviti prodajne programe, obveščati kupce o novostih v ponudbi, obveščati kupce o akcijski ponudbi, nakup končnih potrošnikov preko spletne strani;

• spletna pošta, kjer poteka: korespondenca s kupci in dobavitelji, korespondenca znotraj podjetja, pošiljanje ponudb, sprejemanje ponudb;

21

• pošiljanje faksiranih sporočil, • uporaba IP telefonije, • uporaba dobaviteljevih strani za boljšo informiranost o njihovi ponudbi,

predvsem pa o proizvodih, ki bodo kmalu izven proizvodnje, • uporaba spletnih imenikov, • pošiljanje nujnih sporočil potniški službi v primerih nedosegljivosti. Slika 8: Dislocirane enote Vir: Lastna izdelava. V prvotnem načrtu podjetja je bila predvidena povezava preko Centreks usmerjevalnikov, a Telekom je pričel z obračunavanjem prometa preko Geocentreksa, kljub dveletnim obljubam, da bo Geocentreks ostal brezplačen. Sledilo je mrzlično iskanje novih rešitev in iskanje cenovno najugodnejše postavitve omrežja, ki bi omogočala povezavo več dislociranih poslovalnic s centralnim strežnikom. Lokacije in povezave dislociranih enot so prikazane na sliki 8. Ker je bilo na trgu veliko možnih variant, je bila odločitev zopet izredno težavna. Izbrana je bila strojna oprema proizvajalca Linksys. Ta ima najboljše razmerje med ceno in tehnično dovršenostjo. Seveda na trgu obstajajo boljše naprave, ki nudijo veliko več, vendar ima podjetje omejene finančne vire, ki jih lahko porabi za te namene. Obstaja več standardov enkripcije: • NAT (Network Address Translation)

Centralna lokacija

BREŽICE

Dislocirana enota KLJUČAROVCI

Dislocirana enota CELJE

Franšizna enota LJUBLJANA

Ostali uporabniki (potniška služba)

22

• SPI (Statful Packet Inspection) • VPN (Virtual Private Network) NAT – preprečuje računalnikom, ki niso v lastnem lokalnem omrežju, da bi videli naš IP, s tem pa se onemogočijo vdori v lokalno omrežje. SPI Firewall – požarni zid, ki pregleda vsak informacijski paketek, ki prihaja v lokalni sistem iz interneta in se prepriča, ali želi „hacker” napasti lokalno omrežje. VPN Security – Podatki, ki zapustijo lokalno omrežje in potujejo preko interneta, niso zaščiteni, zato smo običajno zelo ranjivi, saj lahko „hackerji” preberejo naše podatke in se z njimi okoristijo ali pa jim omogočijo vdor v naše sisteme, razen če imamo vzpostavljen tunel (Tunnel), preko katerega komunicirata dve omrežji med sabo ali omrežje ter dislociran računalnik. Pri tem uporabljamo industrijski standard IPSec, ki daje zelo robustno opcijo avtentikacije, ki je zelo hitra in zanesljiva. Online ADSL povezava je potrebna zaradi boljše transparentnosti poslovanja, pregleda nad dnevnimi transakcijami, stanjem zalog, saldom kupcev in dobaviteljev. V obravnavanem podjetju so izbrali najbolj izpopolnjeno obliko (VPN), ki najbolj poveča varnost sistema pred zunanjimi vdori.

23

Slika 9: VPN omrežje

Vir: Lastna izdelava.

4.5 Spremembe organizacijske strukture v podjetju kot posledica prenove informacijskega sistema

Zaradi spremenjenega informacijskega sistema je prišlo v podjetju tudi do sprememb organizacijske strukture, kakor tudi do večjih kadrovskih sprememb. Kot je iz slike 10 (stara organizacijska struktura) razvidno, ima veliko hierarhičnih nivojev, zato je tudi pretok informacij počasnejši. Izguba informacij je visoka, zato je podjetje izgubljalo veliko strank, ki so zaradi zamujanja z dobavo prenehale poslovati s podjetjem in se preselile h konkurenčnim podjetjem. To je za podjetje predstavljalo velike težave, saj je ohranjanje tržnega deleža strateškega pomena.

Centralna lokacija

BREŽICE s strežnikom

INTERNETVPN ROUTER

Dislocirana enota

HUB, ki omogoča priključitev do 8

računalnikov v omrežje

Dislocirana enota CELJE

Franšizna enota

HUB, ki omogoča priključitev do 32

računalnikov v omrežje

LOKALNO OMREŽJE

DIAL UP

Ostali uporabniki (potniška služba)

Namenjen predvsem rezervni povezavi

VPN ROUTER

VPN ROUTER

VPN ROUTER

24

Slika 10: Stara organizacijska struktura

Vir: Interna dokumentacija Kerametal Brežice d.o.o. S prenovljeno organizacijsko strukturo se je pospešil pretok informacij preko informacijskih kanalov ter pretok informacij iz prodajnih v nabavni oddelek in nazaj. Tako se je povečalo zadovoljstvo strank, ki sedaj kupujejo večje količine in naročajo pogosteje. V podjetju so ugotovili, da se je pretočnost informacij zaradi sprememb v organizacijski in kadrovski strukturi povečala za približno 50 odstotkov. Slika 11: Nova organizacijska struktura

Vir: Interna dokumentacija Kerametal Brežice d.o.o.

Direktor

Pomočnik direktorja

Maloprodaja Veleprodaja

Brežice P34 Celje P42 Ključarovci P39 Franšiza Ljubljana Brežice Celje Inžiniring

Uvozna keramika

Kopalniška oprema

Vodovodni material

Gradbeni material

Domača keramika

Direktor

Pomočnik direktorja

Maloprodaja Veleprodaja

Brežice P34 Celje P42 Ključarovci P39 Franšiza Ljubljana

Celje Inžiniring Uvozna keramika

Kopalniška oprema

Vodovodni material

Gradbeni material in domača keramika

25

4.6 Spremembe prostorov v podjetju

Na podlagi analize vzrokov izgub ali napačnih informacij o naročilih kupcev je bilo ugotovljeno, da se večina informacij izgubi ali napačno prenese ravno zaradi deljenosti nabavnih služb po oddelkih, ki so bili razdeljeni po pisarnah. Iz Slike 12 je razvidno, da so bili oddelki razdrobljeni in med sabo nepovezani. Referenti so stranke, ki so telefonsko naročale blago, prevezovali iz pisarne v pisarno, kjer so naročali blago. Slika 12: Stara razporeditev prostorov Vir: Lastna izdelava. S spremembo prostorov (rušitvijo vmesnih zidov) in združitvijo nabavnih in veleprodajnih oddelkov v enotna oddelka nabave in veleprodaje za celotno podjetje, sta se pretok in točnost informacij bistveno izboljšala, s tem pa se je povečala hitrost dobave blaga in zadovoljstvo strank. Zmanjšanje števila odpovedi naročil je privedlo do zmanjšanja količin blaga v skladišču, ki je bilo posebej naročeno za stranke. Takšno blago običajno ostane v skladišču dlje časa. Na sliki 13 lahko vidimo novo razporeditev oddelkov v podjetju, kjer lahko na veleprodajnem oddelku komercialisti komunicirajo tudi verbalno brez

Kopalniška oprema invodovodni mat.

Uvozna keramika

Gradbeni material in domača keramika

Oddelek informatike

26

Računovodstvo

uporabe telefona. Takšen način komunikacije je hitrejši, predvsem pa zanesljivejši, saj se osebi med sabo vidita in si lahko tudi gestikulirata. Slika 13: Nova razporeditev prostorov Vir: Lastna izdelava.

4.7 Zakaj internetna telefonija?

Informacija je v podjetju najpomebnejši dejavnik pri sprejemanju poslovnih odločitev. Informacije podjetje prejme od poslovnih partnerjev po celem svetu. Večino dogovorov s partnerji v tujini podjetje opravi preko telefona, ki podjetju predstavlja velik strošek. Pogovori in naročila običajno trajajo tudi nekaj minut. Z uporabo VOIP stroške telefoniranja v tujino pri enaki kvaliteti zvoka občutno zmanjšamo.

Oddelek veleprodaje

Oddelek informatike

Oddelek nabave

27

4.7.1 VOIP (voice over IP)

VOIP je storitev, ki omogoča cenejše klice preko internetnega omrežja v tujino. Tudi v Sloveniji so ponudniki, ki storitev ponujajo brez kupovanja dodatne opreme in plačevanja naročnine. Stroški pogovorov se obračunavajo sekundno. Podroben pregled stroškov je dosegljiv preko internetnih strani. Prihranki znašajo od 25 do 50% mesečnih stroškov. Za sklenitev naročniškega razmerja moramo ponudniku posredovati le podatke o podjetju in telefonske številke, katerim želimo omogočiti VOIP klice v tujino.

4.7.2 Način delovanja VOIP

Uporabnik dostopa preko javnega telefonskega omrežja do strežnikov, ki sprejmejo klic in ga preko internetne povezave pošljejo v državo, v katero je namenjen. Tu se zopet preko javnega omrežja vzpostavi zveza do klicane telefonske številke. Pri uporabi uporabnik ne opazi nobenih razlik med navadnim načinom telefoniranja in internetno telefonijo. Razlika je le v tem, kje se nahaja prehod (gateway), ki govor spremeni v IP. Lahko se nahaja pri uporabniku (v primeru najete linije) ali pri ponudniku VOIP. Prenos pogovora je digitalen in omogoča visoko kvaliteto. Klici so možni v preko 230 držav sveta, kar predstavlja praktično ves svet. Cenik in seznam držav je na voljo v prilogi 1.

4.8 Prenova prodajnih dejavnosti

Uspešnosti prodaje si v današnjih pogojih poslovanja ne moremo zamisliti brez številnih, pravočasnih, primernih in točnih informacij. Z zastarelimi informacijskimi sistemi smo le stežka pridobili informacije. Pri prenovi oz. gradnji novih informacijskih sistemov moramo upoštevati, da bo sodoben informacijski sistem nudil ažurne in kvalitetne informacije le ob primerni organizaciji ter pravilnem odnosu vseh sodelujočih. V trgovskih podjetjih sloni prodajna funkcija (v ožjem smislu: zbiranje, izvajanje naročil in skladiščenje blaga) na nabavni funkciji. Za uspešno in konkurenčno poslovanje moramo pridobiti in izluščiti številne informacije, generirane v prodajni funkciji in izven nje. Doseči moramo tudi večjo povezanost prodajne funkcije z ostalimi poslovnimi funkcijami v podjetju.

28

Za večjo ekonomsko učinkovitost in večjo fleksibilnost prodajnega procesa je nujna uporaba sodobnega informacijskega sistema, ki omogoča doseganje konkurenčnih prednosti: • krajši cikli, • poenotenje delovnih postopkov, • pospešitev celotnega procesa, • višjo stopnjo koordinacije, • boljši nadzor nad zalogami, • boljši nadzor nad kupci, • boljši odnosi s kupci, • boljši odnosi z dobavitelji. Podatke in informacije, ki so pomembni za prodajo, je potrebno načrtno zbirati, analizirati in dostavljati odločevalcem. Vsaka organizacija ima lasten način zbiranja podatkov in informacij. Uporabljamo lahko ročen vnos, ali pa avtomatizirane načine vnosa podatkov s pomočjo čitalnikov. Z večjo avtomatiziranostjo želimo zmanjšati število napak pri vnosu, povečati ažurnost in izboljšati sistematizacijo procesa. S sistematizacijo dosežemo boljše rezultate pri evidentiranju zalog, naročil, odpremi kupcem, fakturiranju in evidenci terjatev do kupcev. Tako si zagotovimo konkurenčnejši položaj na trgu.

4.8.1 Zajemanje podatkov pri prodaji

Pri evidentiranju podatkov o celotni prodaji poznamo vsaj dva načina: • eidentiranje prodaje na podlagi zaračunanega blaga – na podlagi izdanih

računov, • eidentiranje prodaje na podlagi izdanega blaga – na podlagi odpremnic, iz

katerih se naknadno kreirajo računi kupcem. V prodajni funkciji nenehno prihaja do stika s kupci, zato se tam generirajo številni vhodni in izhodni podatki ter informacije, ki nimajo pomena samo za prodajno funkcijo, temveč za celotno podjetje. Zato mora prodajna funkcija dokončno kreirati ponudbo in jo prilagajati trenutnim razmeram na trgu. Podjetje vključuje v prodajno službo razne dejavnosti: raziskave trga, usposabljanje prodajalcev in planiranje prodaje. Prodaja je eden izmed ključnih dejavnikov uspešnosti podjetja, saj se uspešnost ostalih poslovnih funkcij odraža preko merjenja uspešnosti prodaje. Viri informacij za prodajno službo:

29

• prodajne evidence, • prodajne analize, • prodajna poročila, • tržne raziskave.

4.8.2 Prenova informacijskih kanalov pri prodaji

Stara programska oprema ni omogočala avtomatiziranega prenosa naročil od prodajnega osebja v nabavne enote, zato so v podjetju ročno izpisovali naročilne liste v prodajalnah in jih kot faksna sporočila pošiljali v Brežice v nabavne enote. Izjema je bila prodajalna v Brežicah, ki je dostavljala naročila referentu v kopiranem izvodu. Pri tem se je dogajalo, da so se naročila izgubila, založila ali niso prišla do pravega naslovnika, zato se je posebna pozornost posvetila informacijskim kanalom, ki prenašajo informacije med prodajnimi saloni in prenovljeno centralno nabavno službo. Podobne težave so se pojavljale pri naročilih zastopnikov na terenu. V prehodnem obdobju so se naročila tipkala in faksno pošiljala v centralno enoto, kjer se je izdal nalog za preverjanje dejanskega stanja zalog v lastnem centralnem skladišču in po potrebi naročilo dobavitelju. Centralna nabavna enota je nato faksno poslala odgovor prodajnem salonu o roku dobave in količini. Po vzpostavitvi stabilnega sistema bodo naročila avtomatsko prenesena v Mapos, kjer jih bo nabavni referent združeval v redna naročila dobaviteljem. V prvi fazi prenove avtomatizacija prenosa ni bila omogočena, ker bi zaradi težav s podvajanjem in dodajanjem novih šifer nastalo preveč nekonsistentnosti znotraj zalog. Dodatne težave povzročajo nivoji pravic pri zaposlenih (opisano v poglavju težave po postavitvi sistema).

4.9 Prenova nabavnih dejavnosti

Uspešnost podjetja je v mnogo primerih odvisna tudi od uspešnosti nabavne službe. Cikel med nabavo materialov ali izdelkov in njihovo prodajo se skrajšuje, tako se zmanjšujejo tudi stroški zalog. Z zmanjšanjem zalog se povečuje konkurenčna sposobnost podjetja. Vendar morajo podjetja, ki uvažajo surovine ali izdelke iz tujine, upoštevati nekaj dni daljše dobavne roke kot podjetja, ki jih kupujejo v Sloveniji. Najpomembnejša naloga nabave je priskrbeti material, izdelek ali storitev ob pravem času, v zahtevani količini, primerne kakovosti in po primerni ceni. Seveda ima nabava še druge naloge: količinski in kakovostni prevzem materiala ali blaga, skladiščenje, evidenco nabavnih poslov, planiranje nabave, raziskave

30

nabavnih trgov in sklepanje pogodb. Nabava ne more delovati povsem samostojno. Odvisna je od finančne službe, ki realizira plačila in daje informacije o prejetih plačilih, in od prodajne službe, ki daje naročila in informacije o željah strank. Naloge nabave lahko razčlenimo na štiri področja (Weele, 1998, str. 58): • administrativno: administrativna opravila nabave, • logistično: čas in način dobave, • komercialno: plačilni in dobavni pogoji, • tehnično: tehnična specifikacija blaga ali storitev.

4.9.1 Organizacija nabave

Poznamo tri vrste organizacije, vsaka ima prednosti in slabosti (Potočnik, 1998, str. 12-18): • centralizirana: Za to obliko je značilno, da je centralizirano vodena. Zaradi

večjih količin je pogajalska pozicija koncerna nasproti dobaviteljem boljša. Posledica so doseženi boljši komercialni pogoji pri dobaviteljih. Višja je standardizacija, lažje je zagotavljati višjo kakovost materialov in storitev. Pomanjkljivost te organizacije je togost, počasnost odzivanja na spremembe na trgu in slaba prilagojenost specifičnim potrebam podjetij v sklopu koncerna;

• decentralizirana: Prednost te organizacije je večja fleksibilnost. Podjetja v sklopu koncerna imajo manjšo pogajalsko moč. Pogosto se dogaja, da zaradi avtonomnosti podjetij v sklopu koncerna pride do neracionalne nabave;

• kombinirana: Zaradi vseh naštetih prednosti in pomanjkljivosti centralizirane in decentralizirane organizacije menim, da je kombinirana organizacija najprimernejša. S to organizacijo želimo izkoristiti prednosti tako centralizirane kot tudi decentralizirane organizacije. Postavlja pa se vprašanje, kje je meja. Z decentalizirano organizacijo želimo zadostiti specifičnim potrebam posameznega podjetja ali enote, s centralizacijo pa izkoristimo prednosti, ki jih ponuja velikost nabav pri dobavitelju.

Zaradi pomembnosti vpliva na nabavne cene in stroške, ki jih imamo z neracionalno nabavo, moramo pred odločitvijo o tipu organizacije nabave dobro analizirati prednosti, ki jih pridobimo z vsakim tipom. V podjetju Kerametal Brežice d.o.o. so imeli do leta 2003 za večino artiklov nabavo vodeno decentralizirano, izjema je bil le oddelek uvozne keramike, ki je nabavljal centralizirano.

31

Pri analizi je bilo ugotovljeno, da imajo poslovalnice različne nabavne cene, ki so bile odvisne od količin in sposobnosti vodje poslovalnice pri pogajanjih. Razlike med nabavnimi cenami so bile razvidne šele, ko se je uvedel nov program za materialno poslovanje (MAPOS), ki vodi zaloge po nabavnih cenah in ne več po prodajnih cenah. Tako je bilo kaj hitro očitno, da so razlike tudi do 15 % kar pomeni tudi do cca 500.000 SIT letno. Znesek ni zanemarljiv, zato so se v podjetju lotili zadeve sistematično in pričeli s primerjanjem rabatov, ki jih podjetje dosega pri dobaviteljih. V drugi fazi se bodo izdelki iz asortimanov, ki so pomembnejši in imajo večjo težo pri poslovanju podjetja naročevali cenrtalizirano, ostali izdelki, ki nimajo večje teže in tisti, pri katerih ni opaznih razlik med dobavami, pa se bodo naročevali decentralizirano. Tako se odnos med kupcem in dobaviteljem bistveno spreminja, podjetje in dobavitelj postajata vse bolj odvisna. Med njima se vzpostavlja partnerski odnos. Težave za podjetje nastopijo, če se dobavitelj znajde v finančnih težava ali v težavah z nabavo materialov, saj s krajšanjem cikla podjetje v kratkem času ostane brez rezervnih zalog.

4.9.2 Proces nabave

Proces nabave lahko razdelimo na: • Specifikacijo povpraševanja: v specifikaciji naročila opredelimo tehnične

značilnosti materialov, blaga ali storitev, logistične zahteve in komercialno zahtevane pogoje.

• Iskanje ponudb: Ponudbe lahko prejmemo od starih partnerjev, s katerimi že imamo sklenjene pogodbe in običajno boljše plačilne pogodbe. Pri sodelovanju z novimi partnerji moramo preučiti boniteto partnerjev in njihove pogoje.

• Analizo in izbor dobavitelja: Ponudbe morajo biti med seboj primerljive in popolne, da lahko izvedemo primerjavo. Analiziramo prejete ponudbe in izberemo najprimernejšega dobavitelja.

• Naročanje in dostavo materiala, blaga ali opravljanje storitve: Blago naročamo pisno, običajno z naročilnicami.

• Prevzem blaga in kontrolo naročila: Prevzem blaga ali materiala izvaja skladišče, ki preveri naročene in prejete količine.

• Obračun nabave: Postopek obračuna nabave lahko razdelimo na dve fazi: pripravljalna dela in obračun faktur. V pripravljalna dela štejemo zbiranje potrebne dokumentacije za obračun računa, primerjavo razlik dokumentov ter ugotavljanje razlik med njimi. Pri novih partnerjih je običajno obračun težji, saj je dokumentacija nepopolna, pa tudi komunikacijski kanali še niso

32

utečeni. Obračun faktur vsebuje preračun vseh njenih sestavin in izračun nabavne ter prodajne cene. Po izračunu nabavna služba izda nalog za plačilo v finančno službo.

Proces nabave je zahtevnejši pri večjih projektih, pri delu z novimi partnerji in projektih, ki so časovno vezani. Pri časovno vezanih projektih mora nabavni oddelek pripraviti tudi pogodbo z dobaviteljem, v kateri si zagotovi kritje stroškov, ki so povezani z neizdobavljenim blagom s strani dobavitelja.

4.9.3 Prenova nabave

Prenovo nabave lahko izvedemo ločeno, lahko pa prenovimo samo posamezne delovne procese. Pred začetkom prenove moramo odgovoriti na nekaj ključnih dilem (Robert Liljenwall, 2001, str. 150) : • Položaj nabave v organizacijski strukturi podjetja: položaj nabave je

odvisen od pomena, ki ga vodstvo podjetja pripisuje nabavi. • Organizacijska struktura nabave: Stara organizacija običajno ne ustreza

prenovljenemu nabavnemu poslovanju, zato jo moramo prenoviti, saj neustreznost vodi k zmanjšani učinkovitosti. Za uspešno prenovo nabave je predpogoj nova organizacija.

• Organizacija nabave glede na način vodenja: S prenovo nabave pričakujemo povečanje učinkovitosti nabavnega poslovanja. Kot smo že spoznali, imajo centralizirano, decentralizirano in kombinirano nabavno poslovanje prednosti in slabosti. Prizadevati si moramo, da izkoristimo čim več prednosti in utrpimo čim manj slabosti.

• Sodelovanje z ostalimi službami znotraj podjetja: S prenovo želimo doseči intenzivno povezovanje nabave z ostalimi službami v podjetju, s tem pa izboljšanje informacijskih kanalov in prenosa informacij preko njih.

• Kako potekajo raziskave trga: Podjetje mora trajno in sistematično izvajati raziskave nabavnih trgov. Raziskave vsebujejo informacije o materialih, storitvah in poslovnih partnerjih. Ustrezna analiza in vrednotenje informacij zagotavlja pravilnost nabavnih odločitev v čim večjem obsegu. Pridobivanje informacij prinaša stroške, zato moramo dobro preučiti mejo med stroškom pridobivanja informacije in njeno vrednostjo.

• Nabavna politika podjetja: Temeljno vprašanje je, ali ima podjetje jasno določeno poslovno politiko in znotraj nje natančno opredeljeno nabavno politiko. V večini primerov strateško poslovno politiko podjetja ponovno natančno opredelimo v času prenove podjetja.

• Strateške usmeritve nabave: določimo strateške usmeritve nabave v okviru strateške poslovne politike podjetja.

33

• Kako poteka analiza in kontrola nabavnega poslovanja: Pri kontroli, analizi in reviziji ugotovimo kako nabavno poslovanje izpolnjuje zastavljene cilje, zato moramo imeti mehanizme, ki privedejo do kakovostnih in točnih informacij, ki nam pomagajo pri prihodnjih odločitvah.

• Kako potekajo postopki nabavnega procesa: Analizi procesov pri nabavi sledi prenova vseh procesov, če se odločimo za prenovo celotnega nabavnega poslovanja. V primeru, ko prenavljamo informatizacijo celotnega podjetja, običajno preučimo in prenovimo vse procese. S tem jih izboljšamo in zagotovimo boljše delovanje celotne nabave, hkrati pa tudi celotnega podjetja.

S spremembo nabave je podjetje pridobilo na natančnosti informacij in hitrosti pretoka le-teh. V podjetju so sicer zadovoljni s prenovo nabave, vendar menijo, da bo potrebno uvesti tudi centralizirano nabavo za lastne maloprodaje za artikle, ki imajo manjši pomen pri poslovanju in jih maloprodaje individualno nabavljajo. S tem bi pri dobaviteljih pridobili večje popuste na naročeno količino, stroški povezani s takšno nabavo pa se ne bi bistveno povečali. 5. PROGRAMSKI PAKET MAPOS

Podjetje je uvedlo programski paket Mapos proizvajalca Imagine d.o.o. To je programski paket, ki vsebuje module za vodenje veleprodaje in maloprodaje, spremljanje prejetih in izdanih naročil, ponudb, predračunov, računov, prejemov, izdaj, prenosnic, storno dokumentov, dobropisov, plačil, avansnih računov, kosovnice, cenike za posamezne partnerje in skupine partnerjev, preračune valut, spremljanje prometa zastopnikov, obračun prometa zastopnikov po obračunani in plačani realizaciji, izpise knjige računov in dobropisov, obračun davkov in druge manj pomembne module (uporabniški priročnik Mapos 5.4). Za vstop v program ima vsak uporabnik dodeljeno svoje geslo in nivo uporabe, ki mu določa, katere opcije programskega paketa lahko uporablja. Vsakemu uporabniku se določi nastavitve, ki mu olajšajo delo s programom. Osnovne nastavitve so: nivo uporabnika, število kopij izpisa dokumentov, glavno skladišče, klavzule dokumentov, kraj dokumentov, dovoljena blagajna (maloprodajni uporabniki), privzeta blagajna, tri privzeta in dovoljeno skladišče za izdajo. Določimo mu geslo, ki ga lahko sam spreminja.

34

Osnovno vodilo orodja je, da se vsak podatek vnese samo enkrat. Proces gibanja blaga se prične s prejetim naročilom kupca – poslovnega partnerja. Iz prejetih naročil nato kreiramo naročilo dobavitelju. Poznamo dva načina: • navedemo posamezna prejeta naročila kot vezne dokumente, • uporabimo opcijo za prenos vseh prejetih naročil. Pri prejemu blaga od dobavitelja imamo opcijo, ki nam omogoči izpis liste neprejetega blaga v prejšnjih dobavah. Že pred prejetjem vseh carinskih dokumentov lahko napravimo prejem, ki ga kreiramo s prenosom veznih naročil. Blago lahko začnemo prodajati oziroma izdajati. Carinske dokumente lahko na prejem vnesemo naknadno. Spremenijo se tudi vsi vezni dokumenti, ki so vezani na ta prejem. Omogoča tudi vodenje zalog po dejanskih nabavnih cenah z metodo FIFO. S spremenjenim načinom vodenja (prej vodenje zalog po prodajnih cenah) in izdaje zalog (prej HIFO) so postale vrednosti in stroški zalog bolj transparentni, tudi ustvarjena razlika v ceni se hitreje ugotovi. Programski paket Mapos omogoča vnos velike količine podatkov o izdelku, tudi fotografije. Težava se pojavi pri iskanju izdelka v bazi izdelkov, kjer je iskanje izredno počasno in zahtevno za nevešče uporabnike, ko pa izdelek najdemo lahko pridobimo ogromno količino informacij o njem. Na sliki 14 lahko vidimo primer informativnega okna izdelka. Slika 14: Vnosno/informativno okno izdelka

Vir: Lastna izdelava.

35

5.1 Veleprodaja

V podjetju so se odločili za programski paket MAPOS predvsem zaradi mnogih možnosti enkratnega vnosa podatkov in njihove obdelave, predvsem v veleprodajnem modulu. Ta omogoča pregled, vnos, korekturo in izpis dokumentov, prejetih povpraševanj in naročil. Prenosi med dokumenti so enostavni in dosegljivi le z nekaj kliki ali pritiski na tipkovnico. Za zapiranje prejetih in izdanih naročil imamo dve možnosti: • zapiranje po številki veznega dokumenta, • možnost zapiranja ne glede na številko dokumenta (od najstarejšega do

najnovejšega). Ostale opcije, ki jih ponuja veleprodajni modul: • pregled, vnos, korektura, izpis dokumentov prejemov, izdaj, prenosnic in

storno dokumentov, • pregled, vnos, korektura, izpis dokumentov ponudb, predračunov, računov,

dobropisov, avansnih računov, • sprotni prikaz trenutne zaloge, rezervacij, naročene in neizdobavljene

količine, • kontrola partnerjev pri vnosih dokumentov (odprte, zapadle postavke,

limiti), • blokada partnerjev, • vodenje poslovnih partnerjev po skupinah partnerjev, • določanje posebnih cenikov za skupine partnerjev in posamezne partnerje, • izračunavanje cen po različnih kriterijih (faktorjih, rabatih, kosovna prodaja,

določene cene), • določanje cen javnih razpisov po partnerjih, • kalkulacija cen po različnih metodah, • možnost vodenja dokumentov, realizacije, ustvarjene razlike v ceni po

zastopnikih, • spremljanje prejetih naročil (odprtih, zaprtih), • spremljanje izdanih naročil (odprtih, zaprtih), • pregled fakturirane realizacije po artiklih, partnerjih, zastopnikih in

klasifikacijah, • pregled odprtih, zaprtih, zapadlih postavk, • pregled ustvarjene razlike v ceni, • vodenje do 9999 skladišč, • spremljanje kartic artiklov (prejemov, izdaj),

36

• spremljanje zaloge po artiklih, skladiščih in klasifikacijah, • vodenje zalog po nabavnih cenah s FIFO metodo, • možnost vnosa postavk s čitalcem črtne kode, • izpis cenikov po različnih kriterijih, • vodenje artiklov po šifri, EAN kodi, kodi dobavitelja, kataloški številki,

nazivu, …, • možnost določanja kosovnic artiklov, • vodenje artiklov po tujih nazivih, • izpis dokumentov v tujih jezikih (hrvaškem, italijanskem, nemškem), • izpis ponudb, predračunov in računov v tujih valutah, • hitri pregled dokumentov, prometa artiklov in partnerjev, • izvoz dokumentov v Microsoft Word format RTF in HTML.

5.2 Maloprodaja

Ta modul omogoča vodenje do 99 blagajn na različnih lokacijah. Vsaki blagajni določimo skladišče, način izpisa, tiskalnik, lokacijo in uporabnike, ki jo lahko uporabljajo. Maloprodajni modul omogoča tudi izpis dnevnih rekapitulacij, rekapitulacij za obdobja, preglede realizacije, prejemov, izdaj, … Uporaba maloprodajnega modula je zelo enostavna, uporabljati je mogoče tipkovnico in miško. Glavna pridobitev je večopravilnost, pri čemer ni potreben izhod iz programa. Težave se pojavljajo pri iskanju artiklov, saj iskalnik omogoča le iskanje po začetnem nizu in ne po vseh nizih. V novem modulu se pričakuje drevesni pogled (treeview), ki bo iskanje izboljšal.

5.3 Dokumenti in izpisi

Programski paket MAPOS vsebuje ogromno število različnih dokumentov in izpisov, ki so potrebni pri poslovanju. Naj naštejem le najpomembnejše: • Dokumenti: prejeto povpraševanje, prejeto in izdano naročilo, ponudba,

predračun, račun, prejem, izdaja, prenosnica, dobropis, storno prejema, storno izdaje, maloprodajni račun in avansni račun.

• Izpisi: ceniki, katalogi artiklov, liste šifrantov, liste dokumentov, liste kartic, prejemov, izdaj, prejetih naročil, izdanih naročil, neprejetega blaga, obračuni realizacije, obračuni zastopnikov, pregledi za računovodstvo.

37

5.4 Primerjava med MAPOSom in starim programskim paketom

V podjetju so primerjali razlike med starim programskim paketom in programskim paketom MAPOS. Ugotovili so, da ima MAPOS predvsem prednost pri večopravilnosti, določanju limita strankam in pregledu prometa po strankah. Tabela 2: Primerjava med MAPOSom in starim programskim paketom MAPOS Star program Metoda vodenja zalog Po dejanskih nabavnih cenah

(FIFO) Po prodajnih cenah (HIFO)

Večopravilnost (multitasking) DA NE Možnost blokade in določanje limita strankam

DA NE

Pregled prometa po strankah DA NE Rezervacije Določanje datuma 15 dni Prenos dokumentov v Office format

DA, tudi v HTML format NE

Možnost povezave z naprednimi tehnologijami (dlančniki, internet, …)

DA, zagotovljena tudi podpora in razvoj

NE

Stroški licenciranja Na letnem nivoju približno 500.000,00 SIT (vključuje stroške razvoja in odprave napak)

NI, vendar potrebno zaposliti usposobljeno osebo, ki vzdržuje programsko opremo

Sprotni prikaz zaloge Za vsako skladišče Samo za lastno skladišče

Pregled ustvarjene razlike v ceni DA (višji nivoji) Samo administrator Možnost povezovanja dokumentov

DA Omejeno

EAN KODA DA NE

Vir: Interna dokumentacija Kerametal Brežice d.o.o.

5.5 Potniška služba

Potniška služba redno obiskuje stranke na terenu. Pri svojem delu uporablja tiskan izvod zaloge v podjetju, ki pa običajno ni odraz dejanskega stanja v skladišču, saj se stanja zalog spreminjajo. Količine v skladišču zato običajno preverjajo telefonsko, kar dodatno obremenjuje zaposlene v veleprodaji in skladišču. V podjetju želijo pospešiti proces preverjanja stanja zalog v skladišču, zato so se odločili, da preizkusijo novo razvit modul „Add quicky pro”, ki omogoča opravljanje prodajnih aktivnosti na terenu prek prenosnega računalnika, dlančnika ali interneta. Aplikacija je razvita na .NET platformi.

38

Rešitev se lahko uporablja kot online aplikacija, ali pa se podatki enkratno prenesejo in jih je možno uporabljati. V podjetju želijo v potniško službo uvesti dlančnike, ker so primernejši za uporabo, napajanje je dosti zmogljivejše kot napajanje prenosnikov (cca. 15 ur neprekinjenega napajanja). Z uporabo nove tehnologije bi imela potniška služba novejše podatke o stanju zalog, o zadnjih naročilih in obiskih pri strankah. Rešitev omogoča tudi izdelavo načrta obiskov strank, ki lahko poteka avtomatizirano, lahko pa sami določimo datum obiskov. Preko Add quicky pro je mogoče tudi preverjanje cen na terenu, rezervacija količin, preračun vrednosti naročenega blaga, analiziranje opravljenih aktivnosti (kdaj je bil predviden obisk stranke in kdaj je bila stranka dejansko obiskana). Rešitev je razdeljena na: • aplikacijo za Pocket PC dlančnik, ki omogoča popravljanje podatkov

(stranke, naročila, preverjanje cen), • spletno aplikacijo, ki omogoča popoln nadzor nad strankami, aktivnostmi

trgovskega potnika, dinamiko obiskovanja, zgodovino aktivnosti in poročili, • windows aplikacijo, ki je namenjena predvsem administraciji.

5.5.1 Primer uporabe Add quicky pro

Zjutraj se trgovski potnik preko interneta poveže in prenese vse potrebne podatke na svoj Pocket PC dlančnik. Ob obisku stranke ima na razpolago vse potrebne podatke, ki jih lahko po potrebi preko mobilnega telefona osveži. Tako lahko sprejema naročila, ažurira podatke o stranki, se dogovori o rabatih in rokih dobave, nato pa sinhronizira podatke s strežnikom. Ob spremembi zalog med zadnjo osvežitvijo in trenutkom pošiljanja naročila strežnik obvesti potnika, da dobava blaga ni mogoča, zato lahko potnik popravi ali prekliče naročilo.

5.5.2 Prednosti za podjetje

Podjetje pridobi na hitrosti prenosa informacij, zanesljivosti informacij in zmanjšanju obremenitve veleprodajnega osebja ter skladiščnikov. Informacije o zalogi in stranki so potniku na voljo na terenu, zmanjša se strošek tiskanja spiska zalog in poenostavi dinamika obiskovanja strank. Trgovski potnik tako lahko izda dokument že v nekaj minutah od prihoda k stranki, poveča se tudi zanesljivost dogovora med potnikom in stranko, s tem pa njeno zadovoljstvo.

39

6. PROGRAMSKI PAKET VISOFT – grafično oblikovanje in risanje v prodajnih salonih

V prodajnih salonih postajajo stranke vedno bolj zahtevne, zato so se v podjetju odločili za nakup programskega paketa Visoft nemškega proizvajalca, ki ob enostavni uporabi nudi zmogljivo orodje za risanje kopalniških in kuhinjskih prostorov. Tudi izris slik je mogoč zelo hitro. Zelo pomemben je čas, ki je potreben za izdelavo projekta, saj zaposleni v tem času ne more streči drugih strank, ob predolgem čakanju na izris pa upade tudi pripravljenost strank za nakup. Ugotovljeno je, da se približno 60% vseh strank, katerim izrišejo kopalniške prostore, odloči za nakup. Le majhno število jih preide h konkurenci, vendar natančnih podatkov o tem ni možno pridobiti. Tabela 3: Primerjva med različno programsko opremo, namenjeno tehničnemu izrisovanju prostorov Primerjava/Program Autocad Floortile Visoft Enostavnost uporabe 1 5 7 Hitrost izrisa projekta 2 6 8 Priprava predlog za projekte 0 8 6 Zmogljivosti 10 7 8 Lastno dodajanje elementov 5 5 7 Baza artiklov, ki jih podjetje potrebuje

0 0 6

Kvaliteta končnega izdelka 10 7 9 Cena paketa 3 8 7 Povprečna ocena 3,785 5,75 7,25 Lestvica ocen: 0 (najnižja ocena) - 10 (najvišja ocena) Vir: Interna dokumentacija podjetja Kerametal Brežice d.o.o. Primerjava med različnimi programskimi paketi je pokazala, da ima programski paket Visoft prednost predvsem zaradi enostavnosti uporabe, že izdelanih baz artiklov, ki jih podjetje potrebuje in hitrosti izrisa projekta, ko ima uporabnik že nastavljene table za izris prostorov. Autocad je superiorno orodje glede zmogljivosti in kvalitete končnega izdelka, vendar sta pri prodaji pomembni hitrost in enostavnost izdelave izdelka. Floortile je robustno orodje, ki se v praksi žal izkaže za neprimernega, saj ne pozna dodajanja izdelkov ter različnih načinov polaganja keramike, temveč samo različne materiale, ki jih razporedi po prostoru. Visoft se je izkazal za zelo primernega, saj edini vsebuje delno

40

bazo artiklov, ki jih podjetje prodaja, ima opcijo dodajanja artiklov, možen je izpis s cenami in količinami uporabljenih artiklov, omogoča hitro izdelavo projektov iz predlog in nenazadnje tudi kupci Kerametala Brežice že uporabljajo Visoft in ga priporočajo. Kljub enostavnosti uporabe je bilo potrebno enotedensko izobraževanje kadrov, ki so pridobili osnovna znanja za uporabo programskega paketa Visoft.

7. SKLEP

Povečevanje konkurenčnih prednosti na trgu je življenjskega pomena za vsako sodobno podjetje, ki želi uspešno poslovati na dolgi rok. Uspešnost si zagotovi tudi z uvajanjem visokih tehnologij in spremljanjem razvoja in ponudbe na trgu. Pri uvajanju novih informacijskih sistemov gre za informatizacijo področij, ki še niso ustrezno podprta. Vse pogosteje govorimo o prenovi informacijskih sistemov in prenovi poslovnih procesov, ki se morajo vedno hitreje prilagajati potrebam in spremembam trgov. Z gradnjo novega informacijskega sistema vplivamo tudi na poslovni proces v podjetju, saj imamo ob gradnji informacijskega sistema priložnost, da temeljito preučimo proces in ga izboljšamo. S sprejemanjem odločitev o korenitih spremembah in uvajanju novih in manj preizkušenih ali cenejših rešitev se moramo zavedati, da te prinašajo tudi nemalo pasti. Podjetja zbirajo vedno več podatkov na vseh področjih poslovanja, s tem postajajo informacijski sistemi vse bolj kompleksni. Tudi nabavni in prodajni sistem nista več le zbirka telefonskih številk poslovnih partnerjev in njihovih naslovov. Sodobni informacijski sistemi so postali že tako kompleksni, da si njihovo zgradbo težko predstavljamo. Ponudniki nas dnevno zasipavajo z novitetami, ki se pojavljajo na trgu strojne in programske opreme, zato obstaja tudi riziko kompatibilnosti, še večje pa je vprašanje potreb po novih strojnih komponentah in programskih rešitvah. V podjetju Kerametal Brežice d.o.o. so ugotovili, da imajo večja podjetja, ki nudijo strojno in programsko opremo dražjih proizvajalcev, strokovno usposobljene ekipe, ki so sposobne izvesti rešitev na ključ. Manjša podjetja ponujajo rešitve, ki so do dvajsetkrat cenejše, a imajo njihove ekipe pomanjkljivo znanje in usposobljenost. Ob sposobnosti informacijskega oddelka in posluhu poslovodstva je tako mogoče postopek informatizacije podjetja izpeljati z mnogo manjšimi stroški, kot bi jih imeli z nakupom celotne strojne in programske opreme na ključ večjih slovenskih podjetij.

41

V podjetju Kerametal Brežice d.o.o. so z informatizacijo poslovanja, spremembami organizacijske strukture, spremembami v nabavi, nabavni službi in prodaji bistveno povečali hitrost pretoka informacij v podjetju. Povečala se je točnost informacij, s tem pa so odpravili veliko napačnih dobav kupcem in bistveno povečali njihovo zadovoljstvo, hkrati pa so bistveno znižali stroške, ki so bili povezani z zalogami nekorantnega blaga v skladiščih.

42

LITERATURA

1. Bossidy Larry: The Discipline of Getting Things Done. London: Crown Pub, 2002. 346 str.

2. Damij Talib, Grad Janez, Jaklič Jure: Izbrane teme iz informacijske tehnologije. Ljubljana: Ekonomska fakulteta, 1995. 316 str.

3. Damij Talib, Indihar Štemberger Mojca: Uvod v poslovno informatiko in računalništvo. Ljubljana: Ekonomska fakulteta, 1997. 91 str.

4. Damij Talib: Informacijski sistemi. Ljubljana: Ekonomska fakulteta, 1993. 32 str.

5. Grad Janez, Jaklič Jurij: Baze podatkov. Ljubljana: Ekonomska fakulteta,1996. 254 str.

6. Gilpin Robert: Global Political Economy: Understanding the International Economic Order. Princeton: Princeton Univ Pr, 2001. 456. str.

7. Gitomer Jeffrey: Customer Satisfaction Is Worthless, Customer Loyalty Is Priceless : How to Make Customers Love You, Keep Them Coming Back and Tell Everyone They Know. Bard Press, 1998. 205 str.

8. Hammer Michael, Champy James: Preurejanje podjetja. Manifest revolucije v poslovanju. Ljubljana: Gospodarski vestnik, 1995. 223 str.

9. Holden Greg: Starting an Online Business For Dummies. Washington: For Dummies, 2003. 176 str.

10. Kovačič Andrej, Vintar Mirko: Načrtovanje in gradnja informacijskih sistemov. Ljubljana: DZS, 1994. 22-49 str.

11. Kovačič Andrej: Informatizacija poslovanja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta, 1998. 214 str.

12. Langer M. Arthur: Analysis and Engineering for Ecommerce Systems. Washington: John Wiley & Sons, 2001. 703 str.

13. Liljenwall Robert: Marketing's Powerful Weapon. Washington: Point-of-Purchase Advertising International, 2001. 650 str.

14. Lipičnik Bogdan: Organizacija podjetja. 3. natis. Ljubljana: Ekonomska fakulteta, 1994. 155 str.

15. May Paul: From Corporate Strategy to Technology. Cambridge: Cambridge University Press. 2000, 386 str.

16. Merritt Jennifer: BusinessWeek Guide to The Best Business Schools. 8. natis. Dallas: McGraw-Hill/Contemporary Books, 2003. 185 str.

17. Plant Robert T.: Formulation of Strategy. Dallas: Prentice Hall PTR, 2000. 150-180 str.

18. Resinovič Gortan, Osnove informatike. Ljubljana: Ekonomska fakulteta, 1988. 167 str.

43

19. Rozman Rudi, Kovač Jure, Koletnik Franc: Management. Ljubljana: Gospodarski vestnik, 1993. 312 str.

20. Tenner R. Arthur: Implementation Guide for Managers (Engineering Process Improvement Series). Dallas: Prentice Hall PTR, 1996. 300 str.

21. Turk Ivan, Melavc Dane: Podatki in informacije v poslovnem sistemu. Kranj: Moderna organizacija 1979. 191 str.

22. Weele A. J. Van: Nabavni management. Analiza, planiranje in praksa. Ljubljana: Gospodarski vestnik, 1998. 406 str.

VIRI

1. Bitpipe: ADSL White Papers. [URL: http://www.bitpipe.com/data/rlist?t=987097377_72870056&sort_by=status&src], 17.02.2003.

2. Bitpipe: VPN White Papers. [URL: http://www.bitpipe.com/data/rlist?t=sys_40_14&sort_by=status&src], 17.02.2003.

3. Chee Wong: Building a Simple Ecommerce Web Site. [URL: http://www.webdevelopersjournal.com/articles/online_store_builder.html], 13.03.2003.

4. Ergo PERFTECH: Ergo SBS. [URL: http://ergo.perftech.si/], 10.05.2003. 5. Extra: Informatizacija poslovanja v podjetju.

[URL: http://extra.prodaja.com/extrauvod/xu0002.htm], 10.05.2003. 6. Howstuffworks: How DSL connections work.

[URL: http://computer.howstuffworks.com/dsl.htm], 15.05.2003. 7. Howstuffworks: How IP Telephony works.

[URL: http://computer.howstuffworks.com/ip-telephony.htm], 15.05.2003. 8. Hrvatski informatički zbor (HIZ): Aktualni problemi hrvatske informatike.

[URL: http://www.open.hr/buducnost/aktualniproblemi/], 15.02.2003. 9. IBM: Internet Sales Predictor.

[URL: http://www.alphaworks.ibm.com/tech/predictor/], 13.02.2003. 10. Informatizacija v podjetju.

[URL. http://extra.prodaja.com/extrauvod/xu0002.htm], 10.05.2003. 11. Linksys: Educate Me. [URL: http://www.linksys.com/edu/page2.asp],

5.02.2003.

44

12. Linksys: Wireless Access Point Router with 4-Port Switch - Version 2. [URL: http://www.linksys.com/Products/product.asp?grid=35&prid=415], 15.02.2003.

13. Navision: Navision Attain. [URL: http://www.adacta.si/aktualno_navision.asp], 16.03.2003.

14. Neda: OpenOffice. [URL: http://www.neda.net.ir/programs/openoffice/openoffice.jpg], 15.05.2003.

15. Paragraph: Office. [URL: http://www.paragraph.com/ penoffice.html], 15.05.2003.

16. Stylusinc: How XML is Changing the Future of Business. [URL: http://www.stylusinc.net/technology/XML/xml_business.shtml], 14.04.2003.

17. Trevor Poapst: Driving Traffic to Your Site. [URL: http://www.albertaawards.com/conf_speaker2002/confspkr_EFC.htm], 12. februar 2003.

18. ToDO network: Informatization and International Competitiveness. How to improve network. [URL:http://www.ecdc.net.cn/newindex/chinese/page/sitemap/focus/2002_luntan/english/4_3.htm], 20. maj 2003.

19. Web Developer: Virtual Private Network Map. [URL: http://www.webdeveloper.com/wdmap.html], 16 marec 2003.

20. Web Developers Journal: New and Cool Web Tools. [URL: http://www.webdevelopersjournal.com/software/webtools.html], 15 februar 2003.

45

PRILOGE

46

47

PRILOGA 1 Cenik mednarodnih telefonskih pogovorov preko VOIP Skupina Cena brez DDV Cena z DDV Popust (%)

1 25,00 31,00 25,00 2 33,00 40,00 25,00 3 61,00 73,50 35,00 4 80,00 96,00 40,00 5 113,00 136,00 50,00 6 170,00 205,00 25,00 Sosed 1 23,00 28,00 33,00 Sosed 2 30,00 36,00 33,00 Sosed 1 - Avstrija, Hrvaška, Italija Sosed 2 - BiH Vse cene so v SIT. Cena velja za eno minuto mednarodnega telefonskega pogovora. Sistem obracunavanja je sekundni (Obračuna se prvih trideset sekund po vzpostavitvi zveze, ostale sekunde se obracunajo posamezno). Znižana tarifa velja med 19.00 in 7.00 uro. Cena klica v znižani tarifi je še 10 % nižja. Cenik velja od 1.8.2002, do preklica.

48

49

Slovar tujih izrazov

Internet Protocol (IP) – internetni protokol Decision Support Sistem (DSS) – sistem za podporo odločanju Microsoft DOS (MS DOS) – prvi Microsoftov operacijski sistem Unlimited Power Supply (UPS) – naprava za neprekinjeno napajanje Bauds per second (bps) – hitros prenosa podatkov v bavdih na sekundo Open Sistem Licensing (OSL) – Microsoftov sistem licenciranja izdelkov World wide web (WWW) – svetovni splet Internet Service provider (ISP) – internetni ponudnik Asimetric Digital Subscriber line (ADSL) – oblika povezave Virtual Private Network (VPN) – virtualno privatno omrežje Voice over IP (VOIP) – prenos govora preko IP