MMW-Fortschr. Med. Nr. 4 / 2013 (155. Jg.)12

Virtuelle Buchungsbelege

Digital ins steuerliche Abseits?Ob Rechnung, Lieferschein oder Überweisung – auch in Arztpraxen wird heute vieles elektronisch erledigt. Doch genau dabei könnten Ärzte ungewollt in eine Steuerfalle tappen.

_ Papierbelege sind nicht mehr en vogue. Das hat durchaus Vorteile. So sind etwa Rechnungen und Bestellscheine über den elektronischen Versand schnel-ler beim Empfänger und lassen sich auch einfacher ablegen. Gerade die elektro-nische Archivierung kann aber bei der Steuer zu Problemen führen, warnt der-zeit der Bundesverband der Bilanzbuch-halter und Controller e.V. (BVBC).

Der Grund: Für die digitalen Belege gelten steuerrechtlich die gleichen Vor-schriften wie für Papierbelege. D. h., bei Geschäfts- bzw. Praxisdaten sollte eine (lesbare!) Datenarchivierung über zehn Jahre gewährleistet werden. Werden digi-tale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, würden die Finanzbehörden die betreffende Ein-nahmen-Überschussrechnung oder den betreffenden Jahresabschluss schnell ver-werfen und „eine unvorteilhafte Steuer-schätzung“ vornehmen, so der BVBC. „Unter Umständen drohen sogar straf-rechtliche Konsequenzen, etwa im Falle von mutmaßlichen Scheinverträgen“, be-richtet der Verband.

Nicht alles in einen Speichertopf!Praxen sollten rechtzeitig vorbeugen. Wichtig ist, dass die digitalen Buchungs-belege in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Helfen können hier PDF-Formate. Diese haben zudem den Vorteil, dass sich auch ältere Dateiversi-onen noch nach Jahren öffnen lassen. Bei den Datenträgern sollte ebenfalls auf längerfristige Lösungen geachtet wer-den. So können externe Festplatten, CDs/DVDs oder bei größeren Daten-

UNTERNEHMEN ARZTPRAXIS

mengen auch Netzwerkspeicher, soge-nannte NAS (Network Attached Sto-rage) genützt werden.

Das Ablegen von steuerrelevanten Belegen in Clouds sieht der BVBC kri-tisch. „Einige Provider werden im um-kämpften Markt nicht bestehen“, so der Verband. Und dann muss die Praxis se-hen, wie sie an ihre Daten kommt.

Datensicherung: Einmal ist keinmalOhnehin gilt die Regel: Daten immer mehrfach, mindestens doppelt sichern. Zudem sollte stichprobenartig die Les-barkeit der Daten geprüft werden. Gibt es gravierende technische Neuerungen, müssen die Datenspeicher umgerüstet werden.

Aber noch etwas ist wichtig: Um Be-triebsprüfern nicht zu viele Informati-onen preiszugeben, sollten Praxen zwi-schen aufbewahrungspflichtigen und nicht relevanten Dokumenten unter-scheiden, sagt der BVBC – und nicht beides in einen Speichertopf werfen. REBEKKA HÖHL ■

Welcher Zettel fehlt denn jetzt schon wieder?

© K

laus

Ros

e

€ (D) sind gebundene Ladenpreise in Deutschland und enthalten 7% MwSt; € (A) sind gebundene Ladenpreise in Österreich und enthalten 10% MwSt. sFr sind unverbindliche Preisempfehlungen. Preisänderungen und Irrtümer vorbehalten.

130043

Available on the Apple iBookstoreDAS interaktive eBook zur Allgemein- und Viszeralchirurgie !

• Ein multimediales eBook für maximalen Lernspaß

• Chirurgie kompakt inklusive zahlreicher OP-Videos, MRT- und CT-Bildsequenzen, interaktiven Graphiken und MC-Fragen

• Nur einen Klick entfernt von zusätzlichen Informationen aus dem Netz

• Möglichkeit, eigene Notizen einzugeben

2013. Etwa 200 S. eBook7 € (D) 29,95ISBN 978-3-642-35355-0

springer.com