perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id persiapan dan .../persia... · persyaratan dalam...
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA
PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam memperoleh Sebutan Vokasi
Ahli Madya (A.M.d.) Dalam Bidang Manajemen Pemasaran
Oleh:
Yanuar Herdianto
F3208092
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN PEMASARAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO
Kehidupan manusia merupakan serangkaian ujian dan misteri yang diberikan oleh
Allah SWT, hanya orang yang berimanlah yang mampu menghadapi ujian itu
dengan rasa sabar dan bersyukur (Penulis)
Kegagalan adalah suatu kesuksesan yang tertunda, janganlah merasa putus asa,
dan lakukan yang terbaik bagi dirimu (Penulis)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Karya ini kupersembahkan kepada:
1. Orang tua tercinta
2. Keluarga yang selalu memberi support
kepada penulis
3. Almameter tercinta tempatku menuntun
ilmu selama ini
4. Semua Staff Bagian umum yang selalu
membantu penulis apabila mengalami
kesulitan selama magang
5. Semua teman-teman angkatan 2008 yang
kenal kepada diriku
6. Teman-teman manajemen pemasaran
angkatan 2008
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini.
Tugas akhir ini disusun dengan maksud untuk memenuhi salah satu
persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya di Program Diploma III
Manajemen Pemasaran Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Maka pada kesempatan kali ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada
pihak-pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis:
1. Drs. Wisnu Untoro, M.S Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan izin untuk dapat
menyusun tugas akhir ini.
2. Deni Dwi Hartomo SE, M.Sc Selaku Pembimbing Tugas Akhir yang
telah membantu, menuntun serta memberikan masukan dan pengarahan
kepada penulis dalam pembuatan tugas akhir ini.
3. Dra. Titik Budi Rahayu, M.Si Selaku kepala bagian umum yang telah
memberikan kesempatan untuk magang di Sekretariat DPRD Kota
Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tugas akhir ini masih banyak
kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik sangat diharapkan untuk
meningkatkan kualitas suatu karya sejenis yang akan datang.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Surakarta, Januari 2011
Penulis
Yanuar Herdianto
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL......................................................................................... i
ABSTRAKSI .................................................................................................... ii
PERSETUJUAN ............................................................................................... iii
PENGESAHAN ............................................................................................... iv
MOTTO ............................................................................................................ v
PERSEMBAHAN ............................................................................................. vi
KATA PENGANTAR ...................................................................................... vii
DAFTAR ISI ..................................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ............................................................................................ x
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1
B. Perumusan Masalah ................................................................... 3
C. Tujuan Penulisan ......................................................................... 3
D. Metode Pengamatan ................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Persiapan ................................................................ 10
B. Pengertian Pelaksanaan ............................................................ 14
C. Pengadaan Barang .................................................................... 19
D. Persiapan Pengadaan Barang .................................................... 26
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. DPRD Kota Surakarta ................................................................ 33
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
B. Sekretariat DPRD Kota Surakarta .............................................. 37
BAB IV PEMBAHASAN
A. Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah ..................... 53
B. Pembentukan Panitia Pengadaan .............................................. 54
C. Penetapan Sistem Pengadaan ..................................................... 56
D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan ............................. 57
E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri ..................................... 62
F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang / Jasa ...................... 63
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ................................................................................. 65
B. Saran ........................................................................................... 66
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
DAFTAR TABEL
Table 1.2.Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan .................................... 59
Table 1.2.Jadwal Pengadaan Mesin / Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota
Surakarta. ......................................................................................... 61
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
Yanuar Herdianto
F3208092
Penelitian ini berjudul pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan di sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta bertujuan mendiskripsikan: kinerja dan , tugas dan kewajiban Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan di Sekretariat Dewan Kota Surakarta.Penelitian dilakukan selama sau bulan di Sekretariat Dewan Kota Surakarta.
Metode penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah Metode Deskriptif, Sumber data dalam penelitian ini adalah informan yaitu bagian pengadaan dan rumah tangga serta kepala sub bagian umum, dokumen berupa surat-surat resmi, dan peristiwa yaitu rapat-rapat pansus. Sejalan dengan sumber data maka teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah, observasi, wawancara, dokumentasi dan daftar pustaka.
Berdasarkan analisis terhadap data kualitatif yang ada dapat disimpulkan kinerja bagian kerumahtanggaan dan perlengkapan disekretariat dewan kota Surakarta cukup bagus, dalam beberapa hal tugas dilaksanakan dengan melibatkan pihak ketiga yaitu yang berkaitan dengan kontrak pengadaan, tugas sub bagian rumah tangga dan perlengkapan adalah melakukan penyiapan bahan pelaksana dan pelayanan administrasi dibidang Rumah Tangga dan Perlengkapan yang meliputi , pelaksanaan dan pelayanan teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan dan perawatan gedung, kesehatan dan olahraga, keamanan lingkungan gedung dan kantor, analisis kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, dan peralatan dinas.
Kata kunci : Proses barang dan jasa, perlengkapan serta pengadaan barang dan jasa, penyelenggaraan pelaksanaan urusan kerumahtanggaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Indonesia adalah negara Republik. Republik berasal dari
bahasa latin yaitu Res publica yang berarti organisasi kenegaraan
yang mengurus kepentingan bersama. Republik adalah negara dengan
bentuk pemerintahan yang dipimpin oleh seorang Presiden sebagai
kepala negara sekaligus sebagai kepala pemerintahan. Pada UUD
1945 BAB III Pasal 4 ayat I Berbunyi “Presiden Republik Indonesia
memegang kekuasaan Pemerintahan menurut Undang-undang Dasar.
Hubungan antara pemerintah dan daerah berdasarkan undang-undang
No. 32 tahun 2004 pasal 10 menegaskan bahwa pemerintah daerah
menyelenggarakan urusan pemerintah yang menjadi kewenangan
daerah.
Dalam suatu perusahaan pengadaan barang dan jasa sangat
mempengaruhi proses jalannya suatu perusahaan dan keberhasilan
suatu perusahaan. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal harus
melalui pengadaan bahan baku terlebih dahulu. Keputusan prsiden
nomor 8 tahun 2006 tentang perubahan keempat atas pengadaan
barang / jasa pemerintah, yang diberlakukan sejak ditetapkan
merupakan upaya untuk membangun kembali landasan implementasi
kebijakan pengadaan barang / jasa pemerintah sebagai rencana untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
meningkatkan efisiensi, semangat berkompetensi serta pemberdayaan
masyarakat profesional.
DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang perannya
sebagai lembaga legislatif, penampung dan penyalur aspirasi rakyat,
serta merupakan mitra (partnership) bagi pemerintah kota Surakarta.
Sesuai dengan keputusan presiden nomor 8 2006 tentang pedoman
pelaksanaan pengadaan barang / jasa pemerintah. Di sekreatariat
DPRD kota Surakarta di dalam proses pengadaan barang / jasa
pemerintah perlu adanya persiapan pengadaan terlebih dahulu.
Pengadaan barang / jasa pemerintah yang dibiayai dengan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara / Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah (APBN/APBD) harus dapat dilaksanakan dengan efisien
dengan prinsip persaingan sehat, transparan dan perlakuan yang adil
bagi semua pihak. Sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan
dalam semua aspek terutama aspek keuangan maupun aspek manfaat
bagi kelancaran tugas pemerintah. Dalam pelayanan masyarakat,
untuk pengadaan barang / jasa sebelumnya harus diperlukan
persiapan pengadaan barang / jasa dengan sebaik-baiknya oleh
pegawai yang bertugas dan bertanggung jawab atas pelaksanaan
pengadaan barang / jasa. Untuk itu setiap instansi pemerintah wajib
melaksanakan persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah sesuai
dengan keputusan presiden dengan baik dan benar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di
atas, maka penulis mengambil judul : “PERSIAPAN DAN
PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI
SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA”.
B. Perumusan Masalah
DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang memiliki peran
menampung serta menyalurkan aspirasi rakyat. Dalam proses
kerjanya di dalam persiapan pengadaan barang / jasa melalui
beberapa proses dan tahap untuk mendapatkan hasil baik sesuai
dengan peraturan yang sudah berlaku sesuai dengan keppres nomor 8
tahun 2006.
Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis
mengambil permasalahan yang akan dibahas dalam pengamatan ini
adalah:
Bagaimana proses persiapan dan pelaksanaan pengadaan
barang / jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan ini adalah:
Untuk mengetahui proses pelaksanaan persiapan pengadaan
barang / jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
D. Manfaat Penulisan
Adapun manfaat yang dapat di ambil dari penulisan adalah
sebagai bahan acuan bagi sekertariat DPRD kota Surakarta dalam
mengevaluasi atau memperoleh informasi atau data yg digunakan
sebagai bahan pertimbangan untuk dapat mengambil keputusan yang
tepat.
E. Metode Pengamatan
Menentukan metode pengamatan merupakan langkah yang
penting dalam suatu proses pengamatan, karena dengan metode
pengamatan dapat diketahui bagaimana cara menguji kebenaran
suatu ilmu atau teori.Metode pengamatan ini meliputi lokasi
pengamatan, bentuk pengamatan, teknik pengumpulan data, teknik
analisis, penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut:
1. Lokasi Pengamatan
a. Tempat pengamatan
Penulis mengambil pengamatan pada instansi pemerintah, yaitu
di Sekretariat DPRD kota Surakarta.
b. Waktu pengamatan
Waktu pengamatan merupakan waktu yang diperlukan untuk
melakukan pengamatan. Pengamatan ini dilaksanakan dalam
waktu 2 (Dua) bulan, Terhitung dari awal bulan Februari 2011
sampai akhir Maret 2011.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
2. Bentuk Pengamatan
Pemilihan bentuk pengamatan yang tepat akan
memudahkan penulis untuk memecahkan masalah yang dihadapi.
Bentuk pengamatan secara umum yang dapat digunakan adalah
pengamatan kualitatif. Penulis menggunakan bentuk pengamatan
yang berupa deskriptif kualitatif. Dengan bahan pertimbangannya
adalah bahwa bentuk pengamatan kualitatif ini lebih peka dan lebih
dapat menyesuaikan diri pada kenyataan ganda serta dapat
menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara peneliti
dengan responden. Selain itu pengamatan kualitatif menghasilkan
data deskriptif yang berupa kata-kata atau lisan dari orang dan
perilaku yang diamati.
Metode kualitatif menurut Kirk dan Miller yang dikutip oleh
Lexy J. Moleong (2001: 3) merupakan suatu tradisi tertentu dalam
ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung
pada pengamatan manusia dalam kawasaannya sendiri dan
berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasannya dan
dalam peristilahannya. Jenis pengamatan ini memaparkan pola-
pola nilai yang dihadapi, yang menghasilkan data deskriptif berupa
kata-kata tertulis atau lisan yang terkait dengan perilaku responden
/ informan yang diamati.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
3. Sumber Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:
a. Wawancara langsung
Yaitu data yang diperoleh langsung dari narasumber (informan)
di Sekretariat DPRD kota Surakarta yang kemudian diolah oleh
penulis. Dalam pengamatan ini yang menjadi narasumber
(informan) adalah bagian Rumah Tangga Sekreariat DPRD kota
Surakarta.
b. Data melalui buku-buku
Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang
berhubungan dengan pengadaan secretariat DPRD kota
Surakarta dan buku-buku lainnya yang berhubungan dengan
secretariat DPRD secara umum.
4. Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan cara-cara yang
ditempuh untuk memperoleh data yang diperlukan dalam suatu
pengamatan. Pengumpulan data dimaksudkan untuk memperoleh
informasi atau keterangan yang benar dan dapat dipercaya. Teknik
pengumpulan data yang digunakan sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
a. Observasi
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan
pengamatan secara langsung pada lokasi dan lingkungan
secretariat DPRD kota Surakarta.
b. Wawancara
Yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara
langsung kepada pimpinan dan pegawai di Sekwan DPRD kota
Surakarta.
c. Studi Pustaka
Teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data
dan membaca buku-buku yang ada kaitannya dengan
pengadaan dan prosedurnya.
d. Dokumentasi
Teknik dokumentasi merupakan titik pengumpulan data yang
dilakukan dengan cara mengklasifikasikan bahan-bahan tertulis
yang berhubungan dengan masalah pengamatan. Dokumentasi
dalam pengamatan ini digunakan untuk memperoleh data yang
tidak didapatkan dari observasi dan wawancara.
5. Analisa Data
Analisa data dalam pengamatan biasanya dilakukan
bersamaan dengan proses pengumpulan data di lapangan. Analisis
data dalam pengamatan ini adalah model interaktif. Dalam analisis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
interaktif, terdapat empat komponen yaitu pengumpulan data,
Reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan / verifikasi.
Setelah semua data terkumpul, tahap selanjutnya adalah
analisa data. Analisa data adalah mengelompokkan, membuat
semacam urutan, memanipulasi serta menyingkatkan data
sehingga mudah untuk dibaca.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan
teknik analisis data kualitatif. Analisis dalam pengamatan kualitatif
menurut HB Sutopo (2002: 94), terdiri dari tiga komponen utama
yaitu Reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan denvan
vervikasinya.
a. Reduksi data
Merupakan proses seleksi, pemfokuskan, penyederhanaan, dan
abstraksi data dari pengumpulan data yang dilakukan dengan
membuat ringkasan dari catatan yang diperoleh di lapangan.
Preoses Reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang
pelaksanaan penelitian sampai berakhirnya penyusunan
Laporan Tugas Akhir ini.
b. Sajian data
Sajian data mengacu pada rumusan masalah, dengan melihat
suatu penyajian data, penulis data mengerti apa yang terjadi
dan memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisa
data atau tindak lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
c. Penarikan simpulan
Proses penarikan simpulan pada awalnya simpulan tersebut
kurang jelas kemudian semakin jelas karena landasan yang
kuat. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses
pengumpulan data berakhir.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Persiapan
Masa persiapan adalah masa penting yang akan menentukan
kesuksesan. Itu sebabnya segala sesuatu butuh masa persiapan.
Pemerintah Indonesia tak akan asal saja mengutus prajuritnya untuk
pergi ke medan perang, sebelum mempersiapkan mereka lebih dulu di
sebuah latihan kemiliteran, seperti ABRI misalnya. Tanpa persiapan
yang matang, bisa dipastikan bahwa mereka hanya akan kalah dan
dipermalukan di medan peperangan. Seorang petinju profesional
memerlukan persiapan berbulan-bulan lamanya untuk sebuah
pertandingan. Ia setiap hari harus baku hantam dengan sparing
partner agar kelak bisa menghadapi musuh yang sebenarnya.
Persiapan adalah suatu kegiatan yang akan dipersiapkan
sebelum melakukan sebuah kegiatan. Tanpa persiapan, kegiatan tidak
akan terlaksanakan dengan baik ataupun susah untuk dilaksanakan.
Sebaliknya jika kita pesiapan, maka kegiatan itu akan terlaksanakan
dengan baik. Hasil dari persiapan adalah sebuah kegiatan yang
memuaskan.
William Ury (1993) menyarankan untuk melakukan 5 langkah
penting persiapan dalam menghasilkan peta perjalanan untuk tidak
pada hasil keputusan yang memuaskan semua pihak, yaitu:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
1. Pelajari minat dan kepentingan diri sendiri dan pihak yang
terlibat dalam negosiasi
Mengapat kita bernegosiasi? Karena seringkali ada
kepentingan yang berbentukan dengan kepentingan pihak lain.
Pada prakteknya, kita seringkali berpegang pada posisi dan
melupakan minat/motivasi yang melatar belakangi posisi dan
melupakan minat / motivasi yang melatar belakangi posisi itu.
a. Posisi adalah hal konkrit, hal nyata yang ingin diperoleh,
misalnya: hak penggunaan tanah gratis untuk membangun plot
Demonstrasi.
b. Minat adalah motivasi-motivasi yang tidak terlihat kasat mata
yang mendorong timbulnya posisi, misalnya kekuatiran, hasrat
dan cita-cita.
2. Ciptakan pilihan-pilihan kemungkinan hasil keputusan yang
kreatif
Sebuah pilihan adalah sebuah kemungkinan keputusan atau
bagian dari sebuah keputusan. Mengenali motivasi diri sendiri dan
pihak lain, akan membantu untuk secara kreatif mencari berbagai
pilihan dalam keputusan yang diterima dengan penuh komitmen
oleh pihak lian dan diri sendiri. Terbuka pada berbagai pilihan dapat
membantu untuk menemukan solusi yang memuaskan bagi semua
pihak yang terlibat. Negosiator yang ulung, akan memperbesar kue
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
keputusan, dan bukan hanya sekedar membagi-bagi potongan
kuenya.
3. Mengenali dan menggunakan kriteria / standar-standar yang
umum berlaku.
Setelah kue keputusan diperbesar tantangan berikutnya
adalah bagaimana membaginya dengan efektif sehingga
memenuhi kebutuhan dari semua pihak yang terlibat? Anda
berharap anggota kelompok tani bersedia memberikan waktu dan
tenaga untuk bekerja secara sukarela dan hanya menyediakan
konsumsi, kelompok tani berharap mereka dibayar untuk
melakukan pekerjaan tertentu. Lalu bagaimana jalan Keluarnya?
Dalam keadaan seperti ini, biasanya orang akan berkeras pada
posisnya atau malah menyalahkan pihak lain (misalnya lembaga
lain yang telah memulai sistem pembayaran). Namun hal ini hanya
akan mengakibatkan konflik ego tanpa keputusan yang dapat
diterima baik oleh setiap pihak. Dalam hal ini, seorang negosiator
yang strategis, akan mengubah proses seleksi ini ke dalam
pencarian solusi bersama yang adil dan memenuhi kebutuhan
setiap pihak. Negosiator ini akan mencari standar-standar
independen yang adil dan negosiator ini akan mencari standar-
standa umum ini bisa berupa kesetaraan dalam perlakuan, nilai
pasar, peraturan atau cara-cara lain yang pernah ditempuh dalam
menghadapi masalah serupa. Dalam kasus ini negosiator bisa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
mencari kebiasaan yang berlaku dalam kerja di pesat adat untuk
mendapatkan ide solusi jasa/ penghargaan terhadap pekerjaan
yang dilakukan untuk memberi manfaat pada kelompok itu sendiri.
4. Kenali dan kembangkan alternatif yang mungkin terjadi, jika
keputusan tidak dihasilkan melalui negosiasi.
Tujuan dari negosiasi bukan semata-mata untuk
mendapatkan solusi, namun untuk menghasilkan solusi terbaik,
dibandingkan jike negosiasi tidak dilakukan. Dalam hal ini,
kebiasaan yang seringkali kita lakukan adalah baru mengevaluasi
berbagai alternatif yang tersedia setelah gagal menghasilkan
keputusan dalam negosiasi, dan ini adalah kebiasaan yang
memberikan hasil yang tidak efektif. Untuk menentukan apakah
negosiasi harus dilakukan dan mendapatkan keyakinan kuat maka
kita harus mengembangkan kebiasaan baru, yaitu : mengenali dan
mengembangkan berbagai alternatif keputusan jika kesepakatan
tidak tercapai sebelum terlibat dalam negosiasi atau dikenal dengan
istilah BATNA (best alternative to a negotiated agreement).
5. Kembangkan proposal yang kuat, pilihan keputusan yang
dapat diterima baik dan menghasilkan komitmen oleh pihak
yang terlibat
Mengambil beberapa waktu untuk mempelajari minat dan
motivasi diri sendiri dan pihak lain serta berbagai pilihan solusi yang
tersedia membuka pintu untuk mendapatkan solusi kreatif.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
Didapatkannya standar-standar umum dan alternatif-alternatif jika
kesepakatan tidak berhasil didapatkan membantu dalam memilih
opsi-opsi yang tepat untuk dikembangkan menjadi proposal yang
kuat. Yang membedakan dari sebuah pilihan solusi dan proposal
adalah tercapainya komitmen dari pihak-pihak yang terlibat dalam
negosiasi. Idealnya, proposal yang kuat dibangun berdasarkan
pilihan yang memenuhi minat dan motivasi dari kedua belah pihak,
pilihan itu tentunya harus lebih baik daripada jika negosiasi tidak
dilakukan dan jika memungkinkan, pilihan solusi ini telah
didasarkan pada standar-standar umum yang adil.
B. Pengertian Pelaksanaan
Pelaksanaan menurut Kamus besar Bahasa Indonesia (Cekatan
II – 1989: hal 488): Proses, cara, perbuatan melaksanakan
(rancangan, keputusan dan sebagainya).
Pelaksanaan Menurut Miftah Toha dalam Ensiklopei
Administrasi (Westra, 1989: 210) didefinisikan sebagai berikut:
Usaha-usaha yang dilaksanakan untuk melaksanakan semua
rencana dan kebijakan yang telah dirumuskan dan ditetapkan dengan
melengkapi segala macam kebutuhan alat yang diperlukan, siapa
yang melaksanakan, dimana tempat pelaksanaannya, kapan mulai
waktu dan berakhirnya serta bagaimana cara yang harus
dilaksanakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan
merupakan suatu usaha yang dilakukan untuk melaksanakan semua
rencana dan kebijakan yang telah dirumuskan dan yang telah
ditetapkan.
1. Tinjauan Tentang Pemerintah Daerah
Negara Indonesia merupakan negara Republik dengan
pemerintah yang dipimpin oleh seorang presiden sebagai Kepala
Negara, dan sekaligus sebagai kepala pemerintah, dan sebagai
negara kepulauan Indonesia sering kali dikaitkan dengan masalah
penyebaran penduduk yang tidak merata, sehingga menimbulkan
gerakan sosial yang menghambat penyusunan struktur politik
vertikal maupun horizontal, dengan adanya penyebaran penduduk
yang kurang merata dan pembangunan infrastruktur yang kurang
memadai.
Dengan demikian pembangunan infrakstruktur di daerah-
daerah harus ditambah agar mendukung unsur pendapatan yang
merata dan mencakup segi kesempatan kerja dan pemerataan
penduduk yang lebih merata.
Dengan adanya hal-hal tersebut telah dapat digambarkan
bahwa bertanya tugas aparatur pemerintah di daerah agar
pembangunan nasional dapat berjalan dengan baik dan serasi,
karena itulah peranan aparatur daripada pemerintah di darah-
daerah sangat penting sekali. Oleh karena itu penting dibangun
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
suatu aparatur pemerintah di daerah yang dapat menjelaskan baik
dan serasi, karena itulah peranan aparatur daripada pemerintah di
daerah-daerah sangat penting sekali. Oleh karena itu penting
dibangun suatu aparatur pemerintahdi daerah yang dapat
menjalankan tugas dengan baik dan bertanggung jawab seperti
yang telah disebut di atas:
Untuk lebih mengetahui mengerti tentang pemerintah
daerah, maka perlu diketahui beberapa hal:
a. Pengertian pemerintah daerah
Menurut undang-undang nomor 32 tahun 2004 pasal 1
ayat (2) yang dimaksud Pemerintah Daerah adalah
penyelenggaraan urusan pemerintah oleh pemerintah daerah
dan DPRD menurut asas otonomi dan tugas pembantuan
dengan prinsip ekonomi yang luas-luasnya dalam sistem dan
prinsip negara kesatuan republik Indonesia tahun 1945.
pemerintah daerah adalah gurbernur, Bupati, Walikota, dan
perangkat desa sebagai unsur penyelenggaraan pemerintah
daerah dewan perwakilan rakyat daerah adalah lembaga
perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggaraan
pemerintahan daerah.
b. Pengertian secretariat dewan perwakilan rakyat daerah
DPRD merupakan suatu lembaga yang terdiri dari
pimpian, komisi-komisi dan panitia-panitia disamping itu DPRD
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
juga membentuk fraksi-fraksi yang bukan merupakan alat
perlengkapan DPRD. Dalam melaksanakan tugasnya DPRD
dibantu oleh Sekretariat DPRD yang dipimpin oleh sekretaris
DPRD diangkat dan diberhentikan oleh kepala daerah dari
pegawai negeri sipil yang memenuhi syarat atas persetujuan
pimpinan DPRD dalam melaksanakan tugasnya secara Teknis
operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
pimpinan DPRD dan secara administrative bertanggung jawab
kepada kepala daerah melalui sekretaris daerah.
Sekretaris daerah dapat menyediakan tenaga ahli
dengan tugas membantu anggota DPRD dalam menjalankan
fungsinya dan wajib membantu anggota DPRD dalam
menjalankan fungsinya dan wajib pertimbangan pimpinan
DRPD.
Sekretaris DPRD : tempat penyelenggarakan tugas dan
kewajiban membantu DPRD, sedangkan kedudukannya,
susunan organisasi dan tata kerja sekertariat diatur sendiri.
Dalam pasal 14 Peraturan Pemerintah nomor 8 tahun
2003 tentang pedoman organisasi perangkat daerah
menyebutkan, secretariat dewan perwakilan rakyat daerah
Kabupaten / kota merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD
Kabupaten / kota dalam pelaksanaan tugas, secretariat DPRD
Kabupaten / kota menyelenggarakan fungsi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
1) Fasilitas rapat anggota DPRD Kabupaten / kota
2) Pelaksanaan urusan kerumah tanggaan DPRD Kabupaten /
kota
3) Pengelolaan tata usaha DPRD Kabupaten / kota
Susunan organisasi sekretairat DPRD Kabupaten / kota terdiri
dari sebanyak-sebanyak 4 (empat) bagian dan masing-masing
bagian terdiri dari 2 (dua) sub bagian.
c. Pengertian urusan
Secara umum dalam kamus umum bahasa Indonesia memiliki
arti yaitu suatu hal (pekerjaan, dsb) yang diurus.
d. Pengertian kerumah tanggaan
Secara umum dalam kamus bahasa Indonesia kerumah
tanggaan memiliki arti yaitu hal rumah tangga.
e. Pengertian perlengkapan
Secara umum dalam kamus besar bahasa Indonesia (cetakan
kelima: 1989) perlengkapan memiliki arti yaitu : proses, cara,
perbuatan melengkapi proses, cara, perbuatan melengkapan.
Jadi penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian pelaksanaan
urusan kerumah tanggaan dan perlengkapan di Setwan DPRD
adalah : suatu proses melaksanakan urusan kerumah tanggaan
dan perlengkapan di kantor dan berfungsi membantu DPRD dalam
menjalankan kewajibannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
C. Pengadaan Barang / Jasa
Pengadaan barang-barang material (bahan baku) merupakan
standarisasi mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan
pekerjaan, juga dalam rangka penghematan pengeluaran dana pada
suatu perusahaan khususnya untuk pembelian bahan baku, oleh
karena itu hendaknya setiap kegiatan pengadaan dilakukan secara
sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang ingin dicapai.
Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh
organisasi, penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya
alat dukung tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar.
Instansi pemerintah (DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan
barang / jasa sangat diperhatikan karena proses pendanaannya
menggunakan anggaran Pendapatan Belanja Negara. Sesuai
Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 tahun 2000,
dikemukakan bahwa pengadaan adalah usaha atau kegiatan
pengadaan barang / jasa yang diperlukan oleh instansi pemerintah
yang meliputi : jasa pemborongan, jasa konsultasi dan jasa lainnya
untuk memenuhi kebutuhan barang.
Menurut Muhammad Ichcram Mukmin, SH (1992: 68) dalam
bukunya Pengadaan barang jasa, mendefinisikan pengadaan adalah
sebagai berikut: pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh
organisasi, penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya
alat dukung tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar.
Instansi pemerintah (DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan
barang / jasa sangat diperhatikan karena proses pendanannya
menggunakan Anggaran Pendapatan Belanja Negara.
Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 72) juga
mengemukakan cara dalam pengadaan barang antara lain dengan
cara:
1. Pembelian
2. Penyewaan
3. Peminjaman
4. Pemberian / Hibah
5. Penukaran / Barter
6. Pembuatan
7. Sewa-beli
8. Leasing
Masalah-masalah pokok perencanaan pengadaan menurut
Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 78) masih dalam buku yang
sama yaitu:
1. Apa yang dibutuhkan (WHAT)
2. Berapa yang dibutuhkan, berapa harga yang dibutuhkan (HOW
MANY, HOW MUCH)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
3. Kapan dibutuhkan (WHEN)
4. Dimana dibutuhkan (WHERE)
5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO)
6. Bagaimana cara pengadaan (WHY)
Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan bahan
baku) ini dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan
dari para petugas pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa
yang dikatakan orang, bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila
bahan-bahan dan perlengkapan yang dibeli pada harga yang berada
dibawah harga yang telah ditentukan. Di dalam hal mungkin
sebaliknya, karena faktor-faktor lain disamping harga, seperti kualitas,
tanggal penyerahan yang dijanjikan, dan nama supplier barang-barang
tersebut. Jadi kuranglah tepat apabila kita menginginkan pembelian
dengan harga yang murah saja, karena bahan atau barang yang dibeli
kurang memenuhi syarat hingga dapat merugikan perusahaan itu
sendiri.
Berdasarkan pengertian tersebut di atas, maka dapat dirangkum
pengertian pengadaan barang / jasa yaitu aktivitas untuk memenuhi
kebutuhan barang / jasa dengan berdasarkan peraturan yang beraku,
jumlah dan kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan
termasuk di dalamnya usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu
yang telah ada dalam batas-batas efisien dan efektif.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
Pada hal ini yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan
material instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi
pembelian, Penyewaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang
mengakibatkan pembebanan pada APBD / APBN dan pemberian dari
lembaga lainnya. Dengan demikian pengertian “pengadaan” itu lebih
luas dari pada “pembelian” meskipun dalam kenyataan bahwa
sebagian besar dari pengadaan perlengkapan material itu dilakukan
dengan jalan membeli. Adapun fungsi pengadaan ini adalah mengatur
dan menyelenggarakan terpenuhinya perlengkapa yang dibutuhkan
baik menyangkut jeis, jumlah kualitas, tempat, maupun waktu yang
dikehendakinya dengan efektif dan efisien.
Pada hal lain yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan
material instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi
pembelian, Penyewaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang
mengakibatkan pembebanan pada APBD / APBN dan pemberian dari
lembaga lainnya. Dengan demikian pengertian “pengadaan” itu lebih
luas dari pada “pembelian” meskipun dalam kenyataannya bahwa
sebagian besar dari pengadaan perlengkapan material itu dilakukan
dengan jalan membeli. Adapun fungsi pengadaan itu adalah mengatur
dan menyelenggarakan terpenuhinya perlengkapan yang dibutuhkan
baik menyangkut jenis, jumlah kualitas, tempat, maupun waktu yang
dikehendakinya dengan efektif dan efisien. Aktivitas untuk memenuhi
kebutuhan barang meliputi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
1. Penentuan atau penelitian barang yang diperlukan
Pimpinan yang bertugas dalam pengadaan barang-barang
berkewajiban mengadakan penelitian terhadap barang yang
dibutuhkan baik mengenai jenis, jumlah, biaya maupun mutunya.
Kegiatan yang dilakukan penelitian atau penentuan barang untuk
mengumpulkan data dan informasi dalam penyusunan rencana
kerja pengadaan. Data informasi yang dikumpulkan antara lain:
a. Mencari keterangan-keterangan yang terbaru mengenai
keadaan barang.
b. Mempertimbangkan kegunaan akan barang akan diadakan.
c. Menyeleksi instansi yang mengikuti kegiatan pengadaan.
2. Perencanaan kebutuhan
Apabila penelitian mengenai barang yang telah diselesaikan,
maka dibuat daftar rencana kebutuhan barang untuk melakukan
pengadaan barang-barang. Perencana kebutuhan harus disusun
dengan mempertimbangkan syarat-syarat bahwa crencana harus
mudah dilaksanakan, harus dibuat oleh tali, harus mempunyai
perincian yang teliti, luwes atau fleksibel. Dengan adanya
perencanaan yang tangguh maka tujuan organisasi akan dapat
dicapai dengan tepat dan yang menjadi tujuan organisasi akan
terwujud.
Dalam mengadakan material secara terinci dan terarah,
maka unsur perencanaan memegang peranan penting. Oleh
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
karena itu perencanaan mengandung kemungkinan-kemungkinan
pilihan yang dapat dirumuskan dengan jelas pada pilihan yang
konkrit.
Beberapa segi yang harus diperhatikan dalam perencanaan
kebutuhan materiil, yaitu:
1. Barang apa yang dibutuhkan
2. Berapa jumlah yang dibutuhkan
3. Bilamana atau kapan dibutuhkan
4. Siapa yang membutuhkan dan siapa yang mengurus
5. Dimana dibutuhkan
6. Mengapa barang tersebut dibutuhkan
Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari
perencanaan adalah suatu kegiatan dilaksanakan dengan sadar
untuk terlaksananya suatu tujuan yang sistematis dan rasional,
sehingga mendapat perhitungan-perhitungan yang diperlukan
sesuai usaha dan tujuan. Akan tetapi tidak lepas juga dari
anggaran dana yang tersedia. Adapun tujuan pengadaan barang /
jasa dalam instansi pemerintah yaitu untuk memperoleh barang /
jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah, sesuai
dengan kualitas dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan
dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien dengan
kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu
dan tempat tertentu secara efektif dan efisien.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Di dalam instansi pemerintah, pengadaan barang dan jasa
harus sesuai dengan keputusan yang berlaku yaitu no 8 tahun
2006 yaitu tentang pengadaan barang / jasa pemerintah.
Sistem pengadaan :
Dengan menggunakan penyedia barang / jasa
Dengan cara swakelola
Untuk menentukan system pengadaan yang menggunakan
penyedia barang/jasa, meliputi:
1. Metode pemilihan barang / jasa
2. Metode penyampaian dokumen penawaran
3. Metode evaluasi penawaran
4. Jenis kontrak
Dan perlu juga mempertimbangkan:
1. Jenis, sifat dan nilai barang / jasa
2. Kondisi lokasi
3. Kepentingan masyarakat
4. Jumlah penyedia barang / jasa yang ada.
Dalam menentukan system pengadaan ini, berkaitan dengan
menyusun rencana pengadaan dan menentukan paket pengadaan,
pengguna barang / jasa bersama panitia / pejabat pengadaan
wajib memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan
perluasan kesempatan bagi usaha kecil, koperasi kecil dan
masyarakat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
D. Persiapan Pengadaan Barang / Jasa
Dalam proses pengadaan barang / jasa pemerintah diperlukan
pesiapan terlebih dahulu. Persiapan pengadaan barang / jasa
dilakukan untuk mendapatkan proses pengadaan yang lebih matang
dan dapat berjalan lancar. Pegawai instansi harus memahami dan
menguasai dalam persiapan pengadaan barang / jasa persiapan
barang / jasa di instansi pemerintah dilakukan untuk meningkatkan
kompetensi yang mempengaruhi sikap dan perilaku aparatur
pengadaan barang / jasa dengan efektif / efisien, adil tidak
diskriminatif dan terbuka yang mencerminkan aparatur penyelenggara
yang bersih dan berwibawa.
Penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa yang tidak sehat
berdampak pada kerugian yang akan ditanggung oleh masyarakat,
termasuk rendahnya kualitas pelayanan yang diterima dari pemerintah.
Untuk itu adanya persiapan pengadaan barang / jasa sangat
berpengaruh dalam hal ini. Menurut Adrian Sutedi, S.H. M.H (2008: 46)
dalam buknya “Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa dan
berbagai permasalahannya menjelaskan beberapa langkah yang
dilakukan dalam rangka menyehatkan praktik pengadaan barang dan
jasa, baik oleh pihak pemerintah maupun masyarakat sipil.
Pertama, memperkuat dasar hukum pengadaan barang dan
jasa, status hukum pengadaan barang dan jasa dalam bentuk
keputusan presiden nomor 80 tahun 2002 tentang pedoman
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, yang kemudian
disempurnakan lewat peraturan presiden nomor 8 tahun 2006 tentang
perubahan keempat keputusan presiden nomor 80 tahun 2003.
Kedua, peningkatan kapasitas (capacity building bagi para
kontraktor local. Peran ini dapat diemban oleh pemerintah dan asosiasi
perusahaan pengadaan barang / jasa lewat berbagai program
pelatihan dan sosialisasi mengenai kompetensi Teknis dan
manajemen. Selama ini asosiasi hanya berfungsi sebagai tempat bagi
para pengusaha barang dan jasa untuk berbagai bagi proyek,
kepedulain asosiasi dalam meningkatkan kapasitas anggota
merupakan keperpihakan yang nyata dalam rangka mempertahankan
eksistensi perusahaan barang dan jasa dalam jangka waktu yang
panjang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
Gambar 2.1
KERANGKA PEMIKIRAN
PENGADAAN APBN berdasarkan UU 17/2003 dan UU 1/2004
APBN
Penjelasan diberikan perubahan dari skema organisasi pada suatu satuan
kerja sebelumnya, yaitu :
1. Pejabat Pembuat Komitmen yaitu Pejabat yang diangkat oleh
pengguna Anggaran/Kuasa pengguna anggaran sebagai pemilik
pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan
barang dan jasa.
PRESIDEN
PENGGUNA ANGGARAN(Mentri/Kepala LPND)
KUASA PENGGUNA ANGGARAN ( Satuan Kerja)
Pejabat pembuat komitmen
Bendahara Pembantu
Layanan Pengadaan
Bendahara Pengadaan
Pejabat Verifikator
Pejabat Penandatanganan SPM
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
2. Kuasa pengguna anggaran adalah Pejabat yang ditunjuk oleh
pengguna anggaran untuk menggunakan anggaran
Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja.
3. Penyedia barang atau jasa adalah badan usaha atau orang
perseorangan yang kegiatanya menyediakan barang atau jasa.
4. Panitia pengadaan adalah Tim yang diangkat oleh pengguna anggaran
atau kuasa pengguna anggaran untuk melaksanakan pemilihan
penyedia barang atau jasa.
5. Unit pelayanan pengadaan adalah satu unit yang terdiri pegawai
pegawai yang telah memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang atau
jasa pemerintah dibentuk pengguna kuasa/pengguna anggaran
bertugas secara khusus untuk melaksanakan pemerintah penyedia
barang/jasa dilingkungan Departemen/Lembaga.
6. Pejabat pengadaan adalah 1 (satu) orang yang diangkat oleh
pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran untuk melaksanakan
pengadaan barang atau jasa dengan nilai sampai dengan nilai sampai
dengan 50 juta rupiah
Ketiga, proses perencanaan pengadaan dilakukan secara
profesional, dan sesuai dengan recana strategis dari dokumen
perencanaan pembangunan yang ditetapkan. Proses perencanaan
kadang-kadang telah menjadi permulaan dari tidak sehatnya proses
pengadaan barang dan jasa. Yang terjadi selama ini perencanaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
dilakukan secara esekutif, setelah tiba di legislatif dimulailah deal-deal
terbatas, terutama pada panitia anggaran dan seluruh rencana biasa
berubah.
Keempat, masyarakat menggiatkan diri pada aksi peniup pluit
(whistle blower) atau watchod. Karena masyarakatlah yang akan
menjadi user dari hasil pekerjaan yang dilaksanakan, maka secara
moral masyarakat dituntut kepeduliannya untuk melakukan
pengawasan. Pemerintah dituntut memiliki akses yang luas kepada
masyarakat dalam memperoleh informasi mengenai proyek. Bahkan
sebelum proyek dilaksanakan sebaiknya pemerintah memberi
sosialisasi kepada masyarakat mengenai proyek yang akan
dilaksanakan. Sehingga masyarakat sendiri menjadi safeguarding bagi
keberhasilan proyek pengadaan barng dan jasa.
Pendekatan lainnya adalah adanya lembaga-lembaga
pemantau yang diinisiasi masyarakat sipil. Lembaga pemantau
pengadaan barang dan jasa yang telah berdiri pada level nasional
(Indonesia Procurement Wacth) sebaiknya diikuti inisiasinya pada level
provinsi maupun Kabupaten. Lembaga ini haruslah terdiri dari pribadi-
pribadi yang memiliki kompetensi, integritas dan track record yang
memadahi, karena jika tidak lembaga ini akan terbeli pihak-pihak
tertentu yang mempunyai kepentingan pada proses pengadaan barang
dan jasa, baik itu dari pemerintah, DPRD, maupun pihak pengusaha.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
Tujuan persiapan pengadaan barang / jasa adalah :
a. Diperolehnya barang / jasa dengan kualitas yang diharapkan /
ditetapkan
b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri.
Tipa batasan (triple constrant) dalam persiapan pengadaan barang /
jasa:
a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak
diperkenankan dilampaui jumlah pengeluarannya.
b. Jadual kegiatan / proyek dalam kaitan dengan kurun waktu
(lamanya) dan tanggal lahir yang telah ditentukan.
c. Mutu produk atau hasil kegiatan / proyek yang harus memenuhi
spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat
dipertanggungjawabkan.
Butir-butir pokok dalam rangka persiapan pengadaan:
Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang / jasa yaitu:
a. Efisien, ini berarti pengadaan barang / jasa harus diusahakan
dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk
mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-
singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
b. Efektif, berarti pengadaan barang / jasa harus sesuai dengan
kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan
manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang / jasa harus
terbuka bagi penyedia barang / jasa yang memenuhi
persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat
diantara penyedia barang / jasa yang setara dan memenhi
syarat / cerita tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur
yang jelas.
d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai
pengadaan barang / jasa, termasuk syarat Teknis administrasi
pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon
penyedia barang / jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia
barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada
umumnya.
e. Adi/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama
bagi semua calon penyedia barang / jasa dan tidak mengarah
untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara
dan atau alasan apapun.
f. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan
maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum
pemerintah dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-
prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang /
jasa.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
a. DPRD Kota Surakarta
Reformasi yang bergulir mendorong terjadinya perubahan
paradigma penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan menuju
lebih baik, dengan membuka babak baru dalam kehidupan berbangsa
dan bernegara, khususnya dalam penyelenggaraan pemerintahan di
daerah.
DPRD kota Surakarta berdiri semenjak berdirinya pemerintah
kota Surakarta yakni disebutkan bahwa undang-undang nomor 16
tahun 1950 tentang pembentukan daerah-daerah kota besar dalam
lingkungan propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan
Daerah Istimewa Yogyakarta, maka dibentuklah Dewan Perwakilan
Rakyat Surakarta (DPRD) Kota Surakarta. DPRD Kota Surakarta
merupakan unsur penyelenggaraan pemerintah daerah.
Sebagaimana diketahui bahwa secara umum terdapat tiga
fungsi dari lembaga legislatif, yaitu:
b. Fungsi pengangguran
c. Fungsi perundangan
d. Fungsi pengawasan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
Dengan demikian kinerja lembaga ini haus dikembalikan
pengukuran dan penilaiannya kepada pelaksanaan tugas-tugas
pokok yang bersifat umum tersebut.
b. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta
Kinerja sebuah lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai
dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara
keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang
diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan penyeimbang
(chek dan balance) atas penyelenggaraan pemerintah dan
pembangunan daerah oleh badan esekutif daerah (pemerintah
kota). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintahj
dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang
sederhana dalam dimensi luas.
Sebagaimana diamanatkan dalam undang-undang dasar
negara Republik Indonesia tahun 1945, wilayah negara Kesatuan
Republik Idonesia dibagi atas daerah provinsi dan daerah provinsi
dibagi lagi atas daerah Kabupaten dan kota, yang masing-masing
sebagai daerah otonomi. Sebagai daerah otonomi, daerah provinsi
dan Kabupaten / kota memiliki pemerintah daerah yang
melaksanakan fungsi-fungsi pemerintah daerah, yakni pemerintah
daerah dan dewan perwakilan daerah (DPRD). Kepala daerah
adalah kepala pemerintah daerah baik di daerah provinsi maupun
Kabupaten / kota yang merupakan eksekutif di daerah, sedangkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
DPRD baik di daerah provinsi maupun daerah Kabupaten / kota
merupakan lembaga legislatif daerah. Dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan daerah diterapkan prinsip
demokrasi. Dalam undang-undang nomor 32 tahun 2004 tentang
pemerintah daerah, diatur mengenai pemilihan kepala daerah dan
wakil kepala daerah yang dipilih secara langsung oleh rakyat yang
diajukan oleh partai atau gabungan partai politik yang kemudian
ada perubahan yaitu undang-undang nomor 12 tahun 2008 tentang
perubahan atas undang-undang nomor 32 tahun 2004 tentang
pemerintah daerah.
Visi dan misi DPRD kota Surakarta tertuang dalam Rencana
Kerja DPRD pada tiap Masa Bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai
berikut:
a. Visi DPRD Kota Surakarta
1. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat,
mengutamakan dan memperjuangkan kepentingan
masyarakat Kota Surakarta.
2. Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab
permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat.
3. Profesional, adalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi
sesuai dengan keahlian dan kewenangan yang dimiliki.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
4. Bertanggung jawab, adalah berani dan konsekuen
melaksanakan fungsi yang diemban sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
5. Berwawasan budaya, adalah mendasar pada cipta, rasa,
rasa, etika dan estetika.
b. Misi DPRD Kota Surakarta
1. Memperjuangkan keadilan dan kesejahteraan masyarakat
kota Surakarta dalam penyelenggaraan pemerintah dan
pembangunan.
2. Meningkatkan kepekaan dan kepedulain dalam
menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi di
masyarakat kota Surakarta.
3. Meningkatkan profesionalisme DPRD kota Surakarta sesuai
dengan tugas dan fungsi.
4. Membangun komunikasi dan kemitraan DPRD dengan
pemerintah kota Surakarta, masyarakat, akademis, pers dan
lembaga lainnya.
5. Meningkatkan daya pikir, nilai rasa, perilaku yang
bermartabat dan hasil karya yang berguna untuk
kesejahteraan Kota Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
c. Sekretariat DPRD Kota Surakarta
Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota
Surakarta berlokasi di Jl. Adi Cucipto No. 143 A Jajar, kecamatan
Laweyan, kota Surakarta. Sekretariat DPRD Kota Surakarta
merupakan pembangunan kedua setelah balaikota Surakarta
mengalami kebakaran.
Secretariat Dewan Perwakilan Darah Kota Surakarta adalah
unsur staf yang membantu pimpinan Dewan Perwakilan Daerah kota
Surakarta dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Untuk
membantu kelancaran tugas-tugas tersebut sekreariat DPRD dibantu
oleh staf DPRD dari pegawai Negeri Sipil.
d. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD
Perubahan yang sangat mendasar dengan telah berlakunya
Undang-undang nomor 12 tahun 2008 adalah terjadinya perubahan
kedudukan Badan Legislatif sebagai mitra kerja yang sejajar
dengan Badan Eksekutif. Dengan demikian telah terjadi perubahan
yang signifikan dengan peran dan fungsi DPRD dengan adanya
perubahan tersebut proses kegiatan kesekrataritan Dewean
mengharuskan adanya mekanisme yang sangat intens agar
senantiasa tercipta kesatuan gerak dan langkah dalam mata rantai
kerja yang harmonis. Dengan demikian kegiatan pelayanan yang
menjadi tugas pokok dari sekreariat dewan dapat dilaksanakan
dengan optimal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
Sekretariat DPRD kota Surakarta mempunyai kedudukan,
tugas pokok dan fungsi yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor
6 tahun 2008 pasal 5. dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa,
secretariat DPRD merupakan unsur peraturan tersebut dijelaskan
bahwa, secretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap
DPRD yang dipimpin oleh seorang sekretaris DPRD yang
berkedudukan secara teknik operasional berada dibawah dan
bertanggung jawa kepada pimpinan DPRD dan secara
administrative bertanggung jawab kepada Walikota melalui
Sekretaris Daerah.
Tugas-tugas Pokok dari Sekretariat DPRD adalah:
1. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan
2. Menyelenggarakan administrasi keuangan.
3. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.
4. Dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang
diperlukan DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan
daerah.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana hal tersebut di
atas, Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi:
1. Penyelenggaraan administrasi kesekreariatan DPRD.
2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD.
3. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
4. Penyediaan dan pengoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh
DPRD.
Dalam upaya meningkatkan kinerja DPRD sebagai unsur
perwakilan rakyat daerah dalam menjalankan fungsi
penganggaran, fungsi perundangan, fungsi pengawasan dan fungsi
keterwakilannya. Sekretariat DPRD dituntut untuk mampu berperan
sebagai fasilisator dan mediator. Untuk itu secretariat DPRD harus
mampu berperan sebagai fasilisator dan mediator. Untuk itu
secretariat DPRS harus mampu dan harus profesional dalam
menjalankan tugas dan fungsinya serta mampu memberikan
dukungan yang optimal kepada DPRD agar dalam menjalankan
tugas dan wewenangnya dapat melaksanakannya secara efektif
dan efisien. Sehingga secretariat DPRD Kota Surakarta
mempunyai visi dan misi dalam pengembang tugasnya, yaitu:
c. Visi : Terwujudnya pelayanan prima bagi DPRD dalam
melaksanakan tugas dan wewenangnya.
d. Misi : 1) Meningkatkan profesionalisme pejabat dan staf
secretariat DPRD.
2) Meningkatkan prasarana dan sarana kerja
3) Meningkatkan pelayanan kepada anggota DPRD dalam
melaksanakan tugas dan wewenangnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
g. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD
Sekretariat DPRD terdiri dari 4 sub bagian, dan tiap-tiap sub
bagian dipimpin oleh seorang kepala sub bagian. Struktur
organisasi DPRD Surakarta berdasarkan peraturan Walikota
Surakarta nomor 19-A tahun 2009 tentang Pedoman Uraian
Jabatan Struktural pada Sekretariat DRPD adalah sebagai berikut:
a. Sekretaris DPRD
b. Bagian legislasi, membawakan
1. Subbagian rapat dan risalah.
2. Sub bagian penyusunan peraturan
3. Sub bagian evaluasi dan pelaporan
c. Bagian keuangan, membawahi:
1. Subbagian anggaran
2. Subbagian perbendaharaan.
3. Subbagian akuntansi
d. Bagian humas dan protokol, membawahkan:
1. Subagian humas dan dokumentasi.
2. Subbagian protokol
e. Bagian umum, membawahi:
1. Subbagian tata usaha
2. Subagian rumah tangga dan perlengkapan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
f. Kelompok jabatan fungsional
Uraian tugas-tugas jabatan struktural di Sekretariat
DPRD kota Surakarta:
a. Sekretaris DPRD
Mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi
kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung
pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan
serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh
DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
Dengan beberapa uraian sebagai berikut:
1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja
Sekretariat DPRD.
2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan
tugas kepada bawahan.
3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan,
keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk Teknis
program kegiatan badan sesuai dengan bidang tugas.
4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern
pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai
peraturan perundangan yang berlaku.
5. Menerapkan standar pelayanan prima.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
6. Melaksanakan pengelolaan kesekretariatan, meliputi :
perencanaan, evaluasi, pelaporan, keuangan, umum dan
kepegawaian.
7. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis,
rencana kerja, LAKIP, LKPJ dan EKPPD secretariat
DPRD.
8. Menyusun kebijaksanaan Teknis di bidang legislasi,
keuangan, humas dan protokol dan umum.
9. Menyusun rencana, penelaah dan pengkoordinasi
perumusan kebijakan pimpinan DPRD.
10. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian
teknis urusan kesekretariatan DPRD.
b. Bagian legislasi
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang Rapat
dan risalah, penyusunan peraturan dan evaluasi dan
pelaporan peraturan.
e. Subbagian Rapat dan Risalah
Mempunyai tugas penyiapan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi di bidang Rapat dan Risalah,
meliputi: pelaksanaan persiapan rapat-rapat dan
penyusunan risalah guna mendukung pelaksanaan tugas
dan fungsi DPRD.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
f. Subbaggian penyusunan Peraturan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep
pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang
penyusunan perundang-undangan, meliputi : menyiapkan
bahan peraturan perundang-undangan, menyusun
rancangan keputusan pimpinan DPRS dan keputusan
DPRD serta rancangan peraturan daerah Inisiatif DPRD
dan pengelolaan sistem jaringan dokumenasi dan
informasi hukum.
g. Subbagian evaluasi dan pelaporan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan
konsep rencana kerja dan penyusunan evaluasi dan
pelaporan peraturan, meliputi: menyiapkan bahan-bahan
raperda yang akan dilakukan pembahasan dan
pelaksanaan pengkajian terhadap produk hukum dan
pelaporan perda-perda yang sudah ditetapkan.
c. Bagian keuangan
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang
perencanaan dan anggaran, akuntansi, dan perbendaharaan
untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
h. Subbagian Anggaran
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang
perencanaan dan anggaran, meliputi: penyusunan
program kerja, penyusunan anggaran dan penyusunan
LAKIP.
i. Subbagian perbendaharaan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang
Humas dan Dokumentasi, meliputi: pelaksanaan kegiatan
operasional sekretarit dewan serta verifikasi atas
pertanggungjawaban keuangan.
j. Subbagian akuntansi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pelaksanaan dan pelaksanaan administrasi dibidang
akuntansi, meliputi: pengendalian keuangan dan
pembukuan keuangan.
k. Subbagian akuntansi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pelaksanaan dan pelaksanaan administrasi di bidang
akuntansi, meliputi: pengendalian keuangan dan
pembukuan keuangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
d. Bagian humas dan protokol
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang humas,
dokumentasi dan protokol, penyerapan aspirasi masyarakat
dan perjalanan dinas.
l. Subbagian humas dan dokumentasi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang humas
dan dokumentasi, meliputi: pelaksanaan kegiatan
kehumasan, hubungan antara lembaga, penyerapan
aspirasi masyarakat, dokumentasi dan perjalanan dinas.
m. Subbagian protokol
Mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan
dan pelayanan administrasi dibidang protokol meliputi:
menyiapkan pelayanan kegiatan keprotoolan dan
penerimaan tamu dan penyiapan sambutan-sambutan.
e. Bagian umum
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata
usaha, kepegawaian, rumah tangga, dan perlengkapan di
lingkungan secretariat DPRD.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
n. Subbagian tata usaha
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata
usaha, meliputi: organisasi dan tatalaksana,
ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.
o. Sub bagian rumah tangga dan perlengkapan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang rumah
tanga dan perlengkapan, meliputi: pelaksanaan dan
pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan,
perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga,
dan keamaman lingkungan gedung dan kantor dan
analisis kebutuhan dan pengadaan, inventarisasi,
perlengkapan, pemeliharaan dinas.
f. Formal jabatan fungsional
h. Analisis pekerjaan bagian umum (sub bagian tata usaha).
a. Bagian umum
Sebagaimana dimaksud di atas bahwa tugas dari bagian
umum adalah melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian,
rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan secretariat
DPRD. Bagian umum dipimpin oleh seorang kepala bagian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
b. Sub bagian tata usaha
Seperti yang telah diuraikan di atas bahwa sub bagian
tata usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan surat
menyurat, kearsipan, penggandaan, kepegawaian dan
perjalanan dinas. Sub bagian tata usaha dipimpin oleh seorang
kepala sub bagian tata usaha. Adapun uraian tugasnya adalah
sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
BAB IV
PEMBAHASAN
Kinerja sebuah lembaga termasuk lembaga legislatif, dapat diukur
dan dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya.
Sementara keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang
diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan menyeimbang (chek
dan balances) atas penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan
daerah oleh badan esekutif daerah (pemerintah daerah). Tujuan yang
dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan menuju
terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi yang luas.
Secara umum terdapat faktor-faktor yang ikut berpengaruh atas
kinerja lembaga ini, yaitu yang bersifat internal dan eksternal. Faktor-
internal antara lain : regulasi DPRD yang mengatur mekanisme tata kerja,
kualitas anggota DPRD, anggaran dan fasilitas, informasi yang dimiliki /
diakses DPRD, dukungan secretariat DPRD, tradisi dan sejarah.
Kemudian untuk faktor eksternal antara lain : sistem politik yang berlaku,
rekruitmen anggota DPRD, dukungan masyarakat (konstituen), dukungan
media massa.
Didalam sekretariat DPRD Surakarta pada bagian umum
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, rumah tangga dan
perlengkapan di lingkungan di Sekretariat DPRD.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud,
bagian umum mempunyai tugas:
a. Penyiapan bahan pelaksanaan dan administrasi di bidang tata usaha
dan kepegawaian.
b. Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang
rumah tangga dan perlengkapan.
c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekrearis DPRD sesuai
tugas dan fungsinya.
Bagian umum membawahi:
a. Subbagian tata usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata usaha meliputi:
organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan
kepegawaian.
b. Subbagian rumah tangga dan perlengkapan mempunyai tugas
melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi
dibidang rumah tangga dan perlengkapan, meliputi: pelaksanaan dan
pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan
gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga dan keamanan
lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan pengadaan,
inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan kendaraan dinas.
Dalam pengamatan ini, penulis akan membahas mengenai
persiapan pengadaan barang / jasa yang dilakukan di Sekretariat DPRD
kota Surakarta. Pengadaan barang dan jasa dimulai dari adanya transaksi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
pembelian / penjualan barang di pasar secara langsung (tunai), kemudian
berkembang ke arah pembayaran berjangka waktu pembayaran, dengan
membuat dokumen pertanggungjawabkan (pembeli dan penjual), dan
pada akhirnya melalui pengadaan yang melalui proses pelelangan.
Dalam prosesnya, pengadaan barang dan jasa melibatkan
beberapa pihak terkait sehingga perlu ada etika, norma dan prinsip
pengadaan barang dan jasa untuk dapat mengatur atau yang dijadikan
dasar penetapan kebijakan pengadaan barang dan jasa. Proses
persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah dilakukan sesuai dengan
kepres no. 8 tahun 2003 yang telah disempurnakan melalui keputusan
presiden no.8 tahun 2006.
Menurut keputusan Presiden Republik Indonesia No. 8 tahun 2006,
dalam persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah, meliputi:
a. Perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah.
b. Pembentukan panitia pengadaan / penunjukkan pejabat pengadaan.
c. Penetapan sistem pengadaan barang / jasa.
d. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan
e. Penyusunan HPS
f. Penyusunan dokumen pengadaan barang / jasa
Tujuan dan tiga batasan dalam persiapan pengadaan barang / jasa
pemerintah:
1. Tujuan persiapan pengadaan barang /jasa :
a. Diperolehnya barang/jasa dengan kualitas yang diharapkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri.
2. Tiga batasan dalam pengadaan barang / jasa:
a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak
diperkenalkan dilampaui jumlah pengeluarannya.
b. Jadual kegiatan / proyek dalam kaitan dengan kurun waktu
(lamanya) dan tanggal akhir yang telah ditentukan.
c. Mutu produk atau hasil kegiatan / proyek yang harus memenuhi
spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat
dipertanggungjawabkan.
Pengadaan barang / jasa pada dasarnya melibatkan pihak
pengguna barang / jasa dan pihak penyedia barang /jasa dengan
keinginan atau kemauan yang berbeda. Pihak pengguna barang / jasa
menghendaki memperoleh barang / jasa dengan harga semurah-
murahnya, sedang pihak penyedia barang / jasa ingin mendapatkan
keuntungan setinggi-tingginya. Dua keinginan / kepentingan ini akan
sulit dipertemukan kalau tidak ada saling pengertian dan kemauan
untuk mencapai kesepakatan. Untuk itu perlu adanya etika dan norma
yang arus disepakati dan dipatuhi bersama.
Dalam Kepres No.8 tahun 2006 menyebutkan metode pemilihan
penyedia barang / jasa pemerintah:
1. Pelelangan umum
2. Pemilihan langsung
3. Penunjukkan langsung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
Dalam pengamatan ini, penulis hanya memfokuskan proses
persiapan pengadaan barang / jasa yang hanya dilakukan di
secretariat DPRD kota Surakarta yaitu untuk proses pengadaan
dengan sistem pengadaan penunjukkan langsung dan pelelangan.
Proses pengadaan barang / jasa di Sekretariat DPRD kota
Surakarta dilakukan setiap satu tahun sekali. Selama ini dalam proses
persiapan pengadaan tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Hal
ini dikemukakan oleh bapak Drs. Okto Susanto, MM, (23 Maret 2010)
beliau mengatakan:
“Selama ini dalam persiapan pengadaan barang / jasa tidak
terlalu banyak mengalami hambatan. Panitia hanya mengalami
hambatan pada saat pengumuman pengadaan tetapi hanya ada 1,2
pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 1,2
pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 3 peserta.
Untuk itu, panitia harus kembali pengadaan pengumuman ulang.
Tetapi jika peserta masih tetap dibawah 3, pengadaan akan tetap
dilaksanakan.
Selama ini proses pengadaan yang dilakukan di secretariat
DPRD kota Surakarta hanya melakukan 2 pengadaan yaitu melalui
menunjukkan langsung dan pelelangan. Dalam persiapan pengadaan
barang / jasa yang penulis amati di secretariat DPRD kota Surakarta,
penulis mengambil salah satu contoh pengadaan yaitu contoh
pengadaan barang yang pertama menggunakan metode penunjukkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
langsung adalah mesin /kartu absensi dimana total harga Rp
9.375.000,00 dengan menunjukkan CV. Victory Prima Nusa sebagai
rekanan yang dipilih atau ditunjuk. Dan yang kedua menggunakan
metode pelelangan adalah Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan
Pimpinan Dinas dan Anggota DPRD Kota Surakarta dimana total
harga Rp 298.000.000,00.
A. Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
Perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah sangat
diperlukan sebelum proses pengadaan. Di secretariat DPRD kota
Surakarta, perencanaan pengadaan barang / jasa tidak
dilaksanakan dengan swakelola, melainkan dilaksanakan oleh
penyedia barang / jasa. Perencanaan yang dilaksanakan penyedia
barang / jasa tersebut meliputi:
1. Pemaketan pekerjaan
Dalam penentunan paket pengadaan, pengguna barang /
jasa bersama dengan panitia, wajib memaksimalkan
penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan
bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Dalam proses
persiapan ini pengguna barang / jasa diwajibkan untuk
menetapkan sebanyak-banyaknya paket pengadaan untuk
usaha kecil termasuk koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip
efisiensi, kesatuan sistem barang / jasa, kualitas dan
kemampuan teknis usaha kecil termasuk koperasi kecil dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
mengumumkan secara luas paket-paket pekerjaan dan rencana
pelaksanaan pengadaan sebelum proses pemilihan penyedia
barang / jasa dimulai.
2. Jadwal pelaksanaan pekerjaan
Penyedia baran / jasa dalam perencanaan pengadaan
barang / jasa pemerintah wajib membuat jadwal pelaksanaan
pekerjaan, yang meliputi pemilihan penyedia barang / jasa,
waktu mulai dan berakhirnya, pelaksanaan pekerjaan dan waktu
serah terima hasil akhir pekerjaan.
3. Biaya pengadaan
Biaya untuk proses pengadaan barang / jasa sangat diperlukan
untuk memulai suatu adanya suatu pengadaan. Untuk itu
penggunaan barang/ jasa wajib menyediakan biaya yang
diperlukan untuk proses pengadaan.
4. Pelaksanaan pengadaan
Untuk melaksanakan pengadaan, penggunaan barang / jasa
wajib membentuk panitia atau menunjuk pejabat pengadaan.
B. Pembentukan Panitia Pengadaan
Sebelum proses pengadaan barang / jasa, pembentukan
anggota panitia sangat penting untuk memperlancar jalannya
proses pengadaan. Panitia pengadaan dibentuk sesuai dengan
sistem pengadaan yang akan dilakukan. Anggota panitia harus
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
berjumlah gasal / ganjil sesuai dengan nilai pengadaan barang /
jasa tersebut. Anggota panitia pengadaan yang telah dibentuk
harus memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan /
kegiatan yang bersangkutan dan hukum-hukum perjanjian/ kontrak.
Anggota panitia/pejabat pengadaan harus pegawai negeri
dan dapat diangkat dari unit kerja / instansi / departemen / lembaga
lain. Masa kerja panitia / pejabat pengadaan yaitu dimulai
persiapan sampai dengan dokumen kontrak siap ditandatangani
(secara formal) bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh unit
pemeriksaan internal / eksternal (informal).
Persiapan pengadaan melalui penunjukkan langsung yaitu
untuk pengadaan mesin /kartu absensi di tahun 2008 hanya
dilakukan oleh pejabat pengadaan yaitu bapak Gunawan Yulianto
dan Bapak Edhi Warsito sebagai PPTK. Sebelum proses
pengadaan berlangsung, panitia mengadakan rapat koordinasi
untuk persiapan pengadaan yang dilakukan di ruang rapat
Sekretariat DPRD kota Surakarta. Sedangkan untuk pengadaan
melalui lelang yaitu pengadaan jasa asuransi kesehatan dilakukan
oleh 5 panitia yaitu Bapak Sumartono sebagai ketua, bapak
gunawan sebagai sekretaris, bapak Sudarmasto, Ibu Indah Warniati
dan Bapak Gatot sebagai anggota.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
C. Penetapan Sistem Pengadaan
Proses penetapan sistem pengadaan di secretariat DPRD
kota Surakarta hanya menggunakan sistem penetapan metode
penyampaian dokumen penawaran dengan metode satu sampul.
Penyampaian dokumen penawaran dengan menggunakan
metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan
barang / jasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya
jelas atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditetapkan
pemerintah atau pengadaan barang / jasa yang spesifikasi Teknis
atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen
pengadaan. Surat penawaran harga dibuat oleh penyedia barang /
jasa dan perusahaan penawar hanya mengisi saja.
Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode
satu sampul yaitu:
1. Keseluruhan dokumen penawaran beserta lampiran-lampiran
dijilid rapi dalam 3 (tiga) rangkap.
2. Dimasukkan ke dalam sampul tertutup (tidak tembus baca),
berwarna coklat, berukuran minimal 25 cm x 40 cm
3. Bagian belakang sampul dilem dan dilakban di lima tempat,
sehingga apabila ditarik garis diagonal akan membentuk huruf
“X”/
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
4. Bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan
ketik atau spidol hitam “PENAWARAN HARGA PEKERJAAN
PENGADAAN MESIN / KARTU ABSENSI”.
D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan
Penyusunan jadwal pengadaan dibuat oleh panitia
pengadaan. Jadwal menyangkut uraian kegiatan, hari, tanggal,
tempat. Jadwal pengadaan penting untuk dasar dan acuan panitia
dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu jadwal pengadaan juga
sebagai alat bagi pengguna dalam memonitor dan mengevaluasi
dalam pelaksanaan pengadaan. Penyusunan jadwal pelaksanaan
harus memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan
proses pengadaan.
Jadwal pelaksanaan pengadaan disusun sesuai dengan
sistem pengadaan barang /jasa yang dilakukan di secretariat DPRD
kota Surakarta, yaitu:
1. Pelelangan umum
Ketentuan alokasi waktu dalam penyusunan jadwal ini adalah
sebagai berikut:
a. Penayangan pengumuman prakualifikasi sekurang-
kurangnya dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja. Dalam
hal pengumuman dilakukan di papan pengumuman resmi
untuk penerapan umum dan internet. Penayangan
pengumuman prakualifikasi yang dilaksanakan melalui
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
media cetak, radio atau televisi minimal dilakukan satu kali,
di awali masa pengumuman.
b. Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal
pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir
pemasukan prakualifikasi.
c. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-
kurangnya 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya
penayangan pengumuman prakualifikasi.
d. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas
akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang-
kurangnya 7 (tujuh) hari kerja.
e. Pengambilan dokumen penawaran dilakukan satu hari
setelah dikeluarkannya undangan lelang sampai dengan
satu hari sebelum pemasukan dokumen penawaran.
f. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh)
hari kerja sejak tanggal pengumuman.
g. Pemasukan dokumenpenawaran dimulai satu hari setelah
penjelasan (aanwijizing. Batas akhir pemasukan dokumen
penawaran sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja setelah
penjelasan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
Pengalokasian waktu diluar proses di atas, diserahkan
sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.
Di secretariat DPRD kota Surakarta untuk contoh
pengadaan barang / jasa melalui lelang, adalah pengadaan jasa
asuransi kesehatan. Sebelum mengadakan pengadaan, panitia
harus mempersiapkan jadwal pengadaan terlebih dahulu.
Table 1.2. Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan
No Uraian Kegiatan Tanggal Hari Tempat
1 Pengumunan (Koran dan
papan pengumuman
resmi)
25/05/09 Senin Harian wawasan
dan papan
pengumpuman
resmi pemerintah
kota surakarta.
2 Pendaftaran dan
pengambilan dokumen
lelang
26 Mei 8
Juni 09
Selasa-
senin
Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
3 Penjelasan pekerjaan
(Aanwijzing)
04/06/09 Kamis Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
4 Pemasukan dan
pembukaan penawaran
09/06/09 Selasa Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
5 Evaluasi penawarna dan
penilaian kualifikasi
9-11/09 Selasa-
Kamis
Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
6 Usulan calon pemenang 12/06/09 Jum’at Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
7 Surat keputusan
penetapan calon
pemenang
15/06/09 Senin Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
8 Pengumuman pemenang 16/06/09 Selasa Sekretariat DPRD
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
Kota Surakarta
9 Masa sanggah 17-
23/06/09
Selasa-
Rabu
Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
10 Surat keputusan
penunjukkan penyedia
jasa asuransi
24/06/09 Rabu Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
11 Penandatanganan kontrak 29/06/09 Senin Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
12 Surat perintah
melaksanakan kerja
(SPMK)
30/06/09 Selasa Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta
Setelah melalui berbagai tahapan yang tercantum pada
jadwal jasa asuransi kesehatan bagi pimpinan dan anggota
DPRD Kota Surakarta, dan berdasarkan Surat dari Kepala
Sekretariat DPRD telah menetapkan pemenang lelang rekanan
tersebut di atas:
a. SEBAGAI PEMENANG I
Nama Perusahaan : PT. ASURANSI UMUM BUMIDA 1067
Alamat : Jl. Letjen Suprapto No. 15 Sumber, Solo
b. SEBAGAI PEMENANG II
Nama Perusahaan : PT. AJ. BUMI ASIH JAYA
Alamat : Jl. Gajah Mada 132 D, Solo
c. SEBAGAI PEMENANG III
Nama Perusahaan : PT. ASURANSI SYARIAH
Alamat : Jl. Slamet Riyadi No. 610 A. Solo
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
2. Penunjukkan langsung
Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan
dengan penunjukkan langsung yang melalui prakualifikasi harus
mengalokasikan waktu untuk proses: undangan kepada peserta
terpilih dilampiri dokumen prakualifikasi dan dokumen
pengadaan pemasukan dokumen prakualifikasi, dan penilaian
kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran, evaluasi
penawaran negosiasi baik Teknis maupun harga penetapan /
penunjukkan penyedia barang / jasa, penandantangan kontrak.
Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung
diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.
Di secretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan
barang / jasa yang dilakukan melalui penunjukkan langsung
salah satu contohnya adalah penadaan mesin / kartu absensi
secretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal pengadaan yang telah
dibuat adalah sebagai berikut:
Table 1.3. Jadwal Pengadaan Mesin / Kartu Absensi Sekretariat
DPRD Kota Surakarta.
No Uraian Kegiatan Hari Tanggal
1 Rapat persiapan Jum’at 04 Juli 2008
2 Undangan dan pengambilan
dokumen
Senin 07 Juli 2008
3 Pemasukan dan evaluasi Rabu 09 Juli 2008
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
dokumen prakualifikasi.
4 Penjelasan pekerjaan / aanwijzing Kamis 10 Juli 2008
5 Pemasukan dan pembukaan
penawaran
Jum’at 11 Juli 2008
6 Evaluasi penawaran dan
negosiasi
Senin 14 Juli 2008
7 Usulan penetapan rekanan Rabu 16 Juli 2008
8 Penetapan rekanan Kamis 17 Juli 2008
9 Surat Keputusan Penunjukkan
Rekanan
Jum’at 18 Juli 2008
10 Kontrak verja Senin 21 Juli 2008
11 Surat Perintah Verja Rabu 23 Juli 2008
Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota
Surakarta
E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri
Dalam proses persiapan pengadaan barang / jasa, HPS
sangat diperlukan untuk persiapan proses pengadaan barang /jasa.
HPS perlu dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan, dan
pelaksanaan. HPS berperan dalam penentuan pemenang, setiap
peserta lelang memperoleh akses untuk mengetahui HPS.
Dari hasil wawancara dengan Ibu Liestiawati (10 Maret
2010) adalah sebagia berikut: dalam setiap pengadaan barang,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
apabila harga yang ditawarkan tidak sesuai, maka harga akan
ditawar lebih rendah dengan penyusunan HPS berdasarkan
standar harga barang tersebut.
Manfaat dari Harga Perhitungan Sendiri (HPS) antara lain:
a. Untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan
pihak penyedia (evaluasi harga) tetapi tidak dapat dijaikan dasar
untuk mengugurkan penawaran.
b. Sebagai dasar bagi penetapan nilai jaminan penawaran (1 – 3%
dari HPS).
c. Sebagai acuan bila ada indikasi KKN
d. Sebah bahan perhitungan penyesuaian harga
e. Sebagai acuan dalam negosiasi harga pada proses
penunjukkan / pemilihan langsung / pengadaan jasa konsultasi.
F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang / Jasa
Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disiapkan
panitia / pejabat pengadaan sebagai pedoman dalam preoses
pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon penyedia
barang / jasa serta evaluasi penawaran oleh panitia / pejabat
pengadaan. Dokumen tersebut menjadi dasar untuk melaksanakan
proses pengadaan. Seluruh dokumen pengadaan barang dan jasa
disiapkan oleh panitia pengadaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
Di sekretariat DPRD Kota Surakarta, untuk dokumen
pelelangan umum penyusunan dokumen lelang disusun oleh
panitia pengadaan dan disampaikan kepada calon penyedia yang
ditunjuk. Isi dokumen lelang pada terdiri dari : surat undangan,
instruksi umum, instruksi khusus, syarat-syarat umum kontrak,
syarat-syarat khusus kontrak, daftar kuantitas dan harga,
rekapitulasi daftar kuantitas dan harga, spesifikasi dan gambar
rencana, format penawaran, jaminan uang muka dan pelaksanaan,
naskah draft kontrak.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari proses pengamatan tentang Persiapan Pengadaan Barang
/ jasa yang dilakukan oleh penulis di Sekretariat DPRD Kota Surakarta,
maka penulis menyimpulkan.
1. Pada dasarnya sekretariat DPRD kota Surakarta sebagai instansi
pemerintah, oleh karena itu proses persiapan pengadaan diatur
oleh pemerintah melalui keputusan presiden dan pihak secretariat
DPRD telah melaksanakan proyek tersebut sesuai prosedur yang
berlaku.
2. Proses persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan sesuai
kepress no. 80 tahun 2003 yang disempurnakan melalui Keppress
no. 8 tahun 2006 yaitu perencanaan pengadaan barang / jasa
pemerintah, pembentukan panitia pengadaan / penunjukkan
pejabat pengadaan, penetapan sistem pengadaan yang
dilaksanakan penyedia penyedia barang / jasa, penyusunan jadwal
pelaksanaan pengadaan, penyusunan harga perhitungan sendiri
(HPS), penyusunan dokumen pengadaan barang / jasa.
3. Persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan sesuai pengadaan
yang dilakukan di sekwan DPRD kota Surakarta yaitu penunjukkan
langsung dan pelelangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
4. Proses persiapan pengadaan barang / jasa di secretariat DPRD
kota Surakarta dilakukan sebelum pengadaan barang / jasa yang
dilakukan dengan melibatkan panita pengadaan barang / jasa.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka penuliskan
memberikan saran sebagai berikut:
1. Sebaiknya Sekretariatan DPRD Kota Surakarta dalam pengadaan
barang /jasa, haruslah dilakukan persiapan dengan lebih matang,
agar proses pengadaan berjalan lebih lancar.
2. Sekretariatan DPRD Kota Surakarta harus lebih selektif dalam
memilih panitia pengadaan.
3. Perlu adanya koordinasi yang lebih matang agar tidak terjadi
kesalahan dalam proses serta pengadaan dalam pelayanan
terhadap DPRD Kota Surakarta.
4. Karena agar tidak terjadi kesalahan antara bagian satu dengan
bagian yang lainya, sebab dengan proses dan pengadaan yang
baik akan dapat menghasilkan keputusan yang akan di jadikan
sebagai pengambilan keputusan bagi DPRD Kota Surakarta.