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Die digitale Rechnungsverarbeitung | Torsten Brummer | 02.11.2017 1
Die digitale Rechnungsverarbeitungmit
enaio® von OPTIMAL SYSTEMS
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Agenda
1. Über Oldenburg
2. Der Oldenburger Weg
3. Die eRechnung (XRechnung)
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1. Über Oldenburg (Oldb)
166.478 Einwohner
1,093 Mrd. € Bilanzsumme510 Mio. € Erträgeseit 2012 Überschüsseseit 2014 keine Liqui-Kredite
4 Dezernate17 Ämter58 Fachdiensteüber 40 Standorte
Quelle: google.de
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2. Der Oldenburger Weg
Am Anfang war…
die DOPPIK
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Mit der Umstellung auf die Doppik zum01.01.2010 wurde
- eine neue HKR-Software beschafft,
- das Rechnungswesen zentralisiert und
- die Digitalisierung des Rechnungswesensauf Grundlage des DMS vorangetrieben
Das Rechnungswesen diente somit (auch)der Schaffung der Infrastruktur für die eAktein allen Ämtern.
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Zur Einführung des Rechnungsworkflowwurde eine Projektgruppe gebildet aus
- FD Personal und Organisation
- FD IUK
- FD Stadtkasse (Projektleitung)
- Rechnungsprüfungsamt
- Datenschutzbeauftragter
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Ablauf der Einführung:
1. Einsatz REWF in zwei Pilotämtern
2. Anpassung der Software
3. Ausrollen amtsweise mit vorgelagertenSchulungen (Problem Bauämter).
4. Parallele Entwicklung des RAWF
5. Stadtweiter Roll-out des RAWF
Fazit: es gab keine Widerstände, da alleMitarbeiter „mitgenommen“ wurden
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Workflow mit enaio®
Im Schritt „Anordnen“ sind keine Änderungen mehrmöglich!
Die Buchhaltung prüft abschließend und ergänzt(mindestens) die Angaben
- Sachkonto und
- Vertragskonto
Mit der Weiterleitung aus der Buchhaltung wird dieAnordnung an SAP übergeben (Status „angeordnet).
Nach der Freigabe (in SAP) erfolgt die Auszahlung.
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Workflow mit enaio®
Selbst erstellte „Rechnungen“ (z. B. Zuschussbescheide anDritte oder Entgeltabrechnungen für Hallennutzungen) könnenvom Sachbearbeiter direkt aus Word…
oder mit einem PDF in enaio® gestartet werden
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Zahlen, Daten, Fakten
Anordnungen pro Jahr: ca. 107.000
- davon aus dem Workflow: ca. 50%
- der Rest aus Bauämtern sowie spezielleAnordnungen (ÄnderungsAO, AbrechnungKassenbücher usw.)
Bearbeitungszeiten (Mittelw.): 19,5 Tage (vorher 28)
Bearbeitung max. 8 Tage: 35% (vorher 17%)
Bearbeitung max. 8 Tage im Workflow: 85%
Durchschn. Bearbeitungsdauer Workflow: 6 Tage
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3. Die eRechnung (XRechnung)
Ist die per E-Mail übersandte Rechnung imPDF-Format, wie wir sie heute kennen,wirklich eine eRechnung?
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Die EU-Richtlinie 2014/55/EU sagt etwas anderes:
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Dies wird für Deutschland normiert durch:
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Rechnungsworkflow bei E-Rechnung
Eingang E-Rechnung
AutomatischeWeiterleitungan Fachdienst
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Noch Fragen?
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