1  

Ask  par)cipants  to  share  what  they’ve  seen.    Share  story  of  Internet  Librarian  conference  many  years  ago:  person  had  the  en)re  presenta)on  on  slides;  panicked  and  started  saying,  “Well,  you  can  just  read  the  slides  yourself”;  ran  out  of  )me  before  she  was  even  halfway  through  her  presenta)on.  

2  

Most  failures-­‐  outside  of  technology  ones-­‐  fall  into  these  3  areas.    Rebecca  and  Nathan  will  concentrate  on  #1;  Jennifer  and  I  will  discuss  visuals  and  content  today.    This  en)re  PPT,  complete  with  speakers’  notes,  will  be  made  available  to  you  aQer  the  Webinar.      We’ll  be  assuming  you  already  have  a  presenta)on  in  mind-­‐  perhaps  you  have  had  a  proposal  accepted  for  a  conference  like  VLA  and  now  you  need  to  put  the  presenta)on  together.    

3  

Many  people  underes)mate  prep  )me-­‐  and  the  resul)ng  presenta)on  reflects  that.  I  spent  about  15-­‐20    hours  on  this  presenta)on,  not  coun)ng  today’s  actual  Webinar.  Jennifer?  

4  

Consider  the  purpose    Purpose  will  shape  everything  about  the  speech,  from  the  tone  to  the  length  

5  

Leading  a  book  group  discussion  vs.  introducing  an  author  reading  Cri)cal  lens  vs.  flaYering  Go  longer  vs.  get  out  of  the  way  

Professionally,  probably  be  informa)ve  or  persuasive      

6  

Leading  a  book  group  discussion  vs.  introducing  an  author  reading  Cri)cal  lens  vs.  flaYering  Go  longer  vs.  get  out  of  the  way  

Professionally,  probably  be  informa)ve  or  persuasive      

7  

Designed  to  convince  the  audience  to  agree  with  a  par)cular  claim  about  an  issue.  Argue  to  an  administrator  that  we  should  increase  the  collec)on  budget  by  20%  because  of  price  increases  in  serials.  Keynote  speeches  at  conferences  are  oQen  more  on  the  persuasive  side;  they  want  to  change  your  heart  or  mind.  

 

8  

Last  year’s  “Behind  the  Lines  of  the  poli)cal  baYle  for  libraries”  

9  

Persuasive  speech  You  need  to  make  more  emo)onal  appeals  (also  known  as  pathos)  You’ll  need  to  really  think  about  your  language  choices  

Allitera)on  You’ll  want  to  move  people    

10  

We’re  a  very  prac)cal  profession-­‐  more  likely  to  see  informa)ve  Designed  to  give  the  audience  a  deeper  understanding  of  a  topic.  

Case  studies/  Here’s  how  we  did  it  Tend  to  be  seen  more  at  the  local  and  regional  conferences  Research  studies  

These  can  s)ll  be  persuasive-­‐  “why  don’t  you  try  this”-­‐  but  the  emphasis  is  on  sharing  informa)on.    

11  

2  examples  from  last  year’s  VLA  

12  

You’ll  be  more  maYer  of  fact,  but  you  need  to  find  the  story.  Why  is  this  informa)on  interes)ng?  What  problem  did  it  solve?  What  challenge  does  it  bring?  Why  should  your  audience  care?  You’ll  give  more  pro’s  and  con’s  Less  emo)on  is  needed  (humor,  floweriness)  but  you  s)ll  need  to  make  it  interes)ng!    

13  

Consider  your  audience  Lots  of  people  don’t  do  this-­‐  it’s  important!  Tailor  your  speech  to  who  will  be  in  your  audience  

Effects  content  and  language  Essen)al  to  think  about  why  they  are  in  your  audience  and  what  might  be  of  interest  to  them  

 

14  

15  

Even  within  our  field,  different  areas  have  jargon  that  may  not  make  sense  to  other  librarians.    

16  

Also  need  to  consider-­‐  will  it  be  a  friendly  audience?  Are  you  talking  about  something  controversial?    Will  there  be  resistance?    Think  also  about  )me  of  day  and  how  close  or  far  away  you  are  from  meals!  

17  

Do  I  want  to  engage  them  in  some  ac)vity?  If  so…  How  many  people  do  you  expect  to  be  in  the  audience?  How  do  you  think  the  room  will  be  set  up?  

 

18  

In  a  professional  presenta)on,  you  will  have  a  strict  )me  limit.  Prac)ce!!!  Topic:  Social  media  in  the  library  

Lightning  talk  (7  minutes)  Here’s  a  really  fun  new  app!  

Concurrent  presenta)on  (45-­‐50  minutes)  Here’s  how  we  put  together  a  social  media  presence  and  evaluated  how  effec)ve  it  is  

Workshop  (3  hours)  Let’s  brainstorm  ways  to  use  social  media  and  then  do  mul)ple  ac)vi)es  that  will  lead  to  audience  members’  crea)ng  a  social  media  plan  for  their  libraries.  

 

19  

Who  knows?  You  can  spend  3  seconds  on  a  slide,  you  could  spend  3  minutes  on  a  slide.    Un)l  you  prac)ce  you  won’t  know  if  you  have  enough  or  too  many  slides.      

20  

This  is  the  real  ques)on.    And  you  won’t  know  this  un)l  you  prac)ce.  

21  

This  may  take  a  few  minutes  to  discuss;  a  cat  picture  might  fly  by.  

22  

But  rule  of  thumb  for  danger:  For  a  regular  session,  don’t  have  more  slides  than  you  do  minutes!    

23  

Takeaways  What  do  you  want  your  audience  to  ‘take  away’  from  your  presenta)on?  Remember  to  make  it  audience-­‐focused,  not  presenter-­‐focused.    

Par)cipants  will  be  able  to  tailor  their  presenta)ons  differently  depending  on  whether  the  intent  is  persuasive  or  informa)ve.  NOT:  I  will  present  the  difference  between  a  persuasive  and  informa)ve  speech.  

 

24  

We  have  our  purpose,  our  audience  analysis  done–  we  can  start  wri)ng  up  our  presenta)on  script.  Note  that  I  didn’t  say  your  PRESENTATION!      You  need  to  have  your  ‘story’  craQed  before  you  even  think  about  slides.    

25  

Counterintu)ve-­‐  but  don’t  worry  about  the  introduc)on  People  can  caught  up  in  how  to  start  a  presenta)on-­‐  but  really  need  to  get  the  body  done,  then  worry  about  introduc)on  and  conclusion.  AQer  you  know  what  you’re  going  to  say,  work  on  your  intro  and  conclusion  -­‐Avoid  “throat  clearing”-­‐  people  meandering      

26  

Use  Word  or  PPT  to  create  an  outline  Capture  your  main  points-­‐  I  have  them  all  on  one  slide;  in  reality,  I  like  to  put  one  main  point  per  slide  

27  

Make  sure  you  are  telling  a  story  Make  sure  it  is  audience-­‐focused  Make  sure  it  is  in  line  with  your  planned  take-­‐aways.    I  tend  to  have  one  slide  per  suppor)ng  idea-­‐  and  that  might  be  broken  down  further    

28  

A  special  word  about  giving  background  informa)on.    A  common  flaw  is  getng  too  caught  up  in  explaining  the  environment.  If  I’m  presen)ng  on  the  instruc)on  program,  do  I  need  to  share  all  these  stats?  NO.    Figure  out  what’s  important  for  the  audience  to  know  in  order  for  your  story  to  make  sense.  

29  

We’ve  talked  a  bit  about  avoiding  professional  jargon.      Also  need  to  keep  in  mind  that  you  may  have  ins)tu)onal  language  that  you’ve  internalized  but  may  not  be  explicit  to  your  audience.  

Example:  Univ100;  CORE  Watch  out  for  acronyms  

 

30  

Once  the  body  is  done,  think  about  how  to  immediately  engage  your  audience.    This  is  where  your  introduc)on  comes  in.  AYen)on  geYer  

Depends  on  the  context,  your  audience,  and  your  strengths  as  a  speaker  Examples  

Tell  a  story  Ask  a  ques)on  (that’s  what  we  used!)-­‐  closed  or  open  Use  a  video  clip/funny  picture  Use  a  striking  quota)on  or  interes)ng  fact  

 

31  

Conclusion  Bookend  to  the  introduc)on  Otherwise,  trail  off  into  “And  that’s  it…”  Signal  the  end  of  your  talk,  “As  I  wrap  up…”  Ac)vate  the  audience.    What  do  you  most  want  your  audience  to  remember  about  your  topic?  Provide  psychological  closure.  It  can  be  a  statement  that  is  wiYy  or  amusing.      Powerful  example:  circular  conclusion.    Final  step  of  the  conclusion  refers  back  to  the  aYen)on-­‐getng  step  of  the  intro.  Ted  Talk:  box  

32  

No)ce  we  never  said  how  many  bullet  points  you  should  have  on  a  slide,  or  how  much  text  should  be  on  a  slide.    DANGER:    This  is  NOT  your  visual  aid.  Your  audience  should  never  see  this  version!  When  someone  reads  their  PPT  Jennifer  will  now  talk  about  how  to  create  a  visually  compelling  visual  aid    

33  

Here’s  my  script  outline  for  the  conclusion.  I’ve  included  it  in  the  notes  field  of  the  sunset  slide  so  that  you  can  refer  to  the  text  aQerwards,  but  it  would  be  deadly  to  read  this  to  you!    Jennifer  will  now  talk  about  how  to  create  a  visually  compelling  visual  aid    

34  

These  rules  will  apply  no  maYer  what  medium  you  are  using  to  present.  It  will  work  for  PowerPoint  or  Prezi.  The  fundamentals  are  the  same.  

35  

With  text,  less  is  always  more.  Avoid  using  slides  that  are  full  of  text.  If  your  slides  contain  mostly  text,  you  are  distrac)ng  your  audience  from  what  you  have  to  say.  You  are  asking  them  to  listen  to  you  and  read  your  slides  at  the  same  )me.  The  mind  struggles  to  do  both,  and  it  undermines  what  you  are  trying  to  say.  If  your  slides  need  to  include  a  lot  of  text  (sta)s)cs,  data,  etc.),  hide  them  un)l  you  are  ready  to  discuss  them.  Limit  your  use  of  effects  and  transi)ons  when  using  PowerPoint  or  Prezi.  Again,  you  do  not  want  to  distract  from  what  you  are  trying  to  say.    

36  

So  why  is  this  true?  Science!  Well,  it’s  called  the  Picture  Superiority  Effect  and  it  shows  that  humans  are  beYer  able  to  learn  and  recall  informa)on  that  is  presented  as  a  picture  than  when  the  same  informa)on  is  presented  in  words.  In  one  experiment  par)cipants  were  able  to  remember  about  10%  of  the  content  they  had  been  told  72  hours  later.  Those  who  were  presented  with  informa)on  in  picture  format  were  able  to  recall  about  65%  of  the  content.  The  brain  also  processes  visual  content  60,000x  faster  that  textual  content.  Pictures  make  it  easier  for  us  to  understand  it.  hYp://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/34274/7-­‐Lessons-­‐From-­‐the-­‐World-­‐s-­‐Most-­‐Cap)va)ng-­‐Presenters-­‐SlideShare.aspx      

37  

The  text  needs  to  be  in  a  big,  bold  font  that  is  easy  to  read.  Make  sure  the  people  on  the  back  row  will  be  able  to  see  the  text  on  your  slides.  Avoid  the  cutesy  fonts,  they  can  be  difficult  to  read.  It  is  best  to  use  dark  text  on  a  light  background.  You  want  your  text  to  stand  out.  

38  

Use  simple  graphics  that  speak  to  the  informa)on  you  are  trying  to  convey  to  your  audience.  Your  graphic  could  be  a  metaphor  or  something  more  literal.  Either  way  it  needs  to  be  clear  to  your  audience  why  it  is  paired  with  what  you  are  saying.  Take  this  photo  for  example,  it  could  be  used  when  you  are  talking  about  differences  in  something  or  two  things  that  are  completely  different.  I  frequently  use  Flickr  crea)ve  commons  photos  in  presenta)ons.  That  way  I  do  not  have  to  worry  about  copyright  issues.  Crea)ve  commons  allows  you  to  use  images  marked  as  such  as  long  as  they  are  not  for  commercial  use.  You  just  need  to  cite  your  source.  (i.e.  give  the  URL  to  the  image)  

39  

These  images  are  from  an  online  instruc)on  video  I  created  on  PICO.  PICO  is  an  evidence  based  research  method.  I  used  these  images  because  I  felt  that  they  helped  the  my  audience  think  about  the  topic  I  was  discussing.  It  helped  to  draw  a  visual  link  to  what  I  am  discussing.  

40  

Some  images  can  be  too  distrac)ng.  For  example,  I  always  like  to  say  when  I  create  a  presenta)on  that  I  like  to  include  a  cat,  a  dog  and  a  penguin  somewhere  in  my  slides  or  prezi.  Including  pictures  for  the  sake  of  including  them  can  be  distrac)ng.  I  admit  I  can  struggle  with  this  some)mes  because  penguins  are  just  so  cute  and  I  want  to  have  a  penguin  in  my  presenta)on.  However,  if  it  doesn’t  fit  don’t  use  it.  Everyone  loves  Grumpy  Cat.  But  unless  you  are  talking  about  a  grumpy  student  or  patron,  don’t  use  a  picture  of  grumpy  cat  in  your  presenta)on.  You  want  people  to  pay  aYen)on  to  what  you  are  saying.  

41  

Another  op)on  for  presen)ng  is  Prezi.  Prezi  is  a  Flash-­‐based  presenta)on  tool  that  is  housed  completely  online.  Now  if  you  choose  to  use  a  prezi  for  your  presenta)on  you  will  need  to  find  the  right  visual  metaphor  for  your  prezi.  Prezi  offers  lots  of  different  templates  that  you  can  use  to  do  just  that.  Here  is  an  example  of  a  prezi  that  I  use  to  teach  students  about  APA  and  plagiarism.  I  used  this  template,  because  I  am  giving  the  students  the  “key”  to  successfully  using  APA  to  avoid  commitng  plagiarism.  When  you  use  the  correct  “key”  (i.e.  the  library’s  APA  guide)  you  can  be  successful.  

42  

Ac)vity  –  where  do  you  get  images  for  your  presenta)ons?  

43  

You  can  use  arrows  to  draw  aYen)on  to  a  certain  part  of  the  picture.  

44  

Or  you  can  mask  the  rest  of  the  picture  to  draw  aYen)on  to  a  certain  part  of  it.  

45  

Text  does  have  a  place.  This  is  not  it  though.  Avoid  using  large  spreadsheets  or  graphs/charts.  The  text  in  them  is  oQen  too  small  to  read  even  on  a  large  screen.  

46  

Highlight  a  small  part  of  the  item  or  reproduce  it  all  together.  This  is  a  reproduc)on.  Choose  the  items  that  demonstrated  the  most  change.  Don’t  need  to  share  all  data.  Share  what  is  most  informa)ve  or  persuasive.  Pick  and  choose  what  data  you  share.  Some)mes  data  is  beYer  presented  on  handouts.  

47  

When  using  videos  in  a  presenta)on,  make  sure  you  turn  off  auto-­‐play.  Otherwise  the  video  will  begin  playing  when  you  advance  to  the  slide.  Some)mes  there  is  a  delay  in  the  video  playing.  This  may  cause  you  to  advance  again  past  the  slide  to  the  next  one.  It’s  beYer  if  you  have  control  over  the  start  )me  of  the  video.  Also,  if  your  video  requires  an  Internet  connec)on  to  play  you  want  to  confirm  that  you  will  have  a  fast  Internet  connec)on.  And  remember  that  YouTube  videos  always  require  an  Internet  connec)on  to  play.  

48  

Speaking  of  Internet  issues…If  your  presenta)on  is  housed  online,  make  sure  you  have  downloaded  a  copy  to  have  with  you  on  a  flash  drive.  If  you  are  using  Prezi  or  if  you  like  to  keep  your  presenta)on  saved  in  Google  Drive  or  Dropbox,  make  sure  you  have  a  back-­‐up  on  a  flash  drive.  Internet  has  been  known  to  go  down  at  conferences  or  it  can  be  weak  or  sporadically  available.  Always  prepare  for  the  worst!  At  my  very  first  conference  presenta)on  the  Internet  was  not  working  in  the  room  I  was  presen)ng  in.  Thankfully,  I  had  downloaded  my  prezi  to  a  flash  drive,  and  was  s)ll  able  to  present.  If  I  had  not  done  that,  I  would  not  have  been  able  to  present  at  all.  When  it  comes  to  Internet,  hope  for  the  best,  but  expect  the  worse.  

49  

50  

51  

Remind  par)cipants  that  this  PPT,  with  speaker  notes,  will  be  available  on  the  PA  Google  site  as  a  PDF.  

52  

53  

54