definisi kesekretariatan

8/18/2019 Definisi Kesekretariatan

1/7

Definisi KesekretariatanKesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadappekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supayatujuan organisasi dicapai dengan lancar.

Kedudukan dan Peran SekretarisSekretaris organisasi bertindak sebagai retaris,Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuatrencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan sistemkomunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurndan tata kerjaaan organisasi .

Ruang Lingkup, ugas dan !ungsi Sekretaris ".Ruang Lingkup# $enyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan suratmenyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.#$enyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun e%tern.#$enyelenggarakan rapat&rapat.#$enyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu ' kunjungan.

(. ugas "dministratif Kesekretariatan& $emperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.& $engamankan rahasia perusahaan ' organisasi& $engelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaranfungsi manajemen )P*"+.+. !ungsi& $engadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen& Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.& Sebagai alat komunikasi organisasi ' perusahaan& Sebagai pusat dokumentasi

Kedudukan Sekretaris dalam *rganisasi

#Peran Strategis#Peran eknis#Peran Pendukung

Kualifikasi ' Syarat&syarat Sekretaris#Syarat Pengetahuan#Syarat Keterampilan#Syarat Kepribadian

Ruang Lingkup Sekretarisugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan&pekerjaan teknis,

tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan&pekerjaan kantor seperti -a.$enerima tamub.$enerima teleponc.$engambil dikte dan melatinkand.$enyimpan surat


2/7

Sekretarismu sangat menentukan keberhasilan rencana-rencanamu dan

kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat

daripada pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan lainnya” ~ pram220509

~*~

Salah satu elemen dalam kegiatan kemahasiswaan adalah kesekretariatan

atau populer dikenal sebagai tugas seorang sekretaris. (idang yang satu ini sangat identik dengan hal&hal yang berbau administrasi, surat&menyurat dan hal&hal lain yang sering dianalogikan tugas juru ketikyang dengan mulianya mengurusi surat, arsip, membuat proposal, menyelesaikan laporan pertanggung

jawaban dimana keseluruhan kegiatan tersebut adalah salah satu unsur penunjang pelaksanaan suatukegiatan. "kan tetapi, faktanya saat ini antusiasme rekan&rekan mahasiswa mulai menurun untuk terlibat

dalam bidang ini, bahkan kalah nge&trend dibandingkan dengan bidang&bidang kegiatan yang lainnya./(enar000 "pakah karena pergerakannya yang selalu hanya di belakang layar1 Padahal mungkin saja halitu akibat fenomena kurang paham akan fungsi dan asyiknya kesekretariatan. Sebaiknya janganlahmemandang dari satu sisi saja serta mengabaikan fakta besarnya peranan kesekretariatan. So, kenapahal ini mesti dibiarkan terjadi dan bagaimana menyikapinya1 Demikianlah keadaan yang selama iniberlangsung dan semoga kesadaran membawa perubahan yang berarti0 Selanjutnya selamat menikmatikejelasan apa itu12 Dari edisi pertama mengungkap dunia administrasi kesekretariatan organisasikemahasiswaan./

“atuh bangun dunia ini salah satunya ditentukan

dari kemampuan mengatur k!munikasi in"!rmasi ~ pram#$050$”

Se%y Secretary

”&pabila kita mencari se!rang sekretaris setidak-tidaknya dia adalah se!rang b!dyguard, se!rang

penga'al gerbang, se!rang dipl!mat, ataupun se!rang yang berji'a jenderal ()a"ia )archiaelli+”.//S/

(anyak buku&buku hasil pemikiran para pelopor perkembangan manajemen ilmiah memberikan batasanyang berbeda mengenai administrasi dan sering memberikan pemahaman yang rumit untukmembedakan antara definisi administrasi dan manajemen.“Secara klasik, manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber dayasecara e"isien, e"ekti" dan rasi!nal untuk mencapai tujuan !rganisasi yang telah ditetapkansebelumnya ()uninjaya, 2001+”3stilah administrasi berasal dari kata latin /ad 4 ministered/ yang mempunyai pengertian membantu,melayani, atau memenuhi. "dministrasi ) Administration atau Administratie adalah rangkaian kegiatanpenataan yang dilakukan oleh sekelompok orang melalui usaha kerjasama untuk mencapai tujuan


3/7

tertentu.“&dministrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekel!mp!k !rang dalam suatu!rganisasi untuk mencapai tujuan bersama (hite+”Sedangkan Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadappekerjaan perkantoran )surat&menyurat dan tugas&tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjangkelancaran pencapaian tujuan organisasi.*leh karena itu pengertian "dministrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaanrangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas&tugas bantuan lainnya, dalamrangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.La5im pula di3ndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat digantikan dengan kataketatausahaan. ata 6saha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiapusaha kerjasama )Liang 7ie.

”mpat akt!r utama 3rganisasi adalah 4epemimpinan, 4esekretarian,

4euangan dan Sumber aya ~ pram#$050$”3434 /4/6&Dari pembahasan pengertian diatas, maka dapat disarikan beberapa pokok pikiran dalam "dministrasiKesekretariatan antara lain -8. Rangkaian Penataan

+iri yang membedakan kegiatan administrasi umumnya dengan akti9itas lainnya yang dilakukansekelompok orang. Ketatausahaan merupakan proses penyelenggaraan dan penyediaan keteranganadalah wujud rangkaian dari beberapa kegiatan dan tidak mungkin bersifat tunggal. "dapun bentuk&bentuk pola penataan, yaitu

8. $erencanakan )Planning

:. $enyusun ) Arranging

;. $enghimpun )Collecting

. $engendalikan )Controlling

?. $engirim )Transfering

@. $enyimpan )Filing

:. Sekelompok *rang )*rganisasi$erupakan unsur terpenting dalam kehidupan administrasi kesekretariatan khususnya dan organisasipada umumnya. (erupa kumpulan sumber daya manusia dengan jumlah minimal dua orang danmaksimal tidak terbatas.;. 6saha Kerjasama

"dalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk suatu maksudtertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang saja. Didalam usaha kerjasamaini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan program dan arah kebijakan yang jelas.


4/7


5/7

>. Sentral teknologi transfer informasi.

?. Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

Dengan demikian dapat dipahami bahwa segala kegiatan yang diselenggarakan dalam administrasi

kesekretariatan adalah berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan yang berfungsi sebagai unsur penunjang kelancaran untuk mencapai tujuan organisasi.Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam suatu sistem yang telahdisepakati bersama dalam suatu organisasi. Bal ini disebabkan prioritas betapa pentingnya perananadministrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai sumber informasi dan gambaran pertanggungjawabankelak. Bendaknya juga dalam prakteknya kehidupan nyata suatu organisasi, kegiatan penunjang inidilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif, rasional dan produktif.68& :/48Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi kesekretariatanadalah meliputi -

8. $enyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan tugaspekerjaan surat&menyurat yang meliputi perencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan,

pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, dan penyimpanan surat.

:. $enyelenggarakan tata hubungan komunikasi secara internal maupun eksternal organisasi

dengan tetap berada dalam satu kesatuan komando.

;. $enyelenggarakan dan mengatur pertemuan atau rapat&rapat.

. $enyelenggarakan pengaturan akti9itas sekretariat sebagai tempat organisasi.

?. $enyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan menyediakan fasilitas

teknologi transfer informasi, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan&

pekerjaan pokok organisasi.

6/S/

(erikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasikesekretariatan dengan baik adalah antara lain -

8. Celas. $emiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.

:. Sederhana. +iptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.


6/7

;. !leksibel. (ersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya impro9isasi.


7/7

;. fisiensi dan efektifitas pekerjaan.

definisi kesekretariatan

Documents