CONSULTORIA SECRETARIAL APLICADA A UMA EMPRESA DO RAMO DE CONTROLE DE FAUNA DO NORTE DO PARANÁ.

Amanda Bittencourt Morais Gonçalves – (discente UEL / apresentador) Matheus Rocha – (discente UEL)

Lisiane Freitas de Freitas – (docente UEL)

Área Temática: Meio Ambiente

Número de Cadastro do Projeto/Programa (UEL): 01811

1. Introdução

O universo coorporativo, grosso modo, busca a cada vez mais, pautar suas decisões por meio de uma gestão estratégica e competitiva. Devido ao desenvolvimento do perfil e as necessidades das empresas se faz providencial a figura do consultor, profissional com visão global e que auxilia os empresários a detectarem problemas e trabalharem nas melhores soluções, de forma estratégica.

O Secretário Executivo está envolvido neste processo de planejamento estratégico das organizações haja vista que suas competências abarcam vários níveis de gestão. Como o perfil delineado por Neiva e D’Elia, o secretário se configura como agente facilitador e de qualidade, responsável pela busca do sucesso na comunicação e organização dentro no contexto empresarial. Este profissional dá suporte a projetos de maior complexidade, envolvendo, inclusive, a assessoria executiva no âmbito da gestão ambiental.

A Gestão Ambiental atualmente oferece subsídios para promover uma administração sustentável. Para tanto, em sua condução, além do gestor, é indispensável o apoio de um agente qualificado e atualizado para assessorar aos projetos e processos que deste modelo se depreendem.

Nesta esteira, encontramos o secretário executivo, graduado em um curso multidisciplinar, que carrega em sua bagagem profissional, conhecimentos das mais variadas áreas do saber, como administração, finanças, recursos humanos, psicologia, planejamento estratégico, dentre outros, que favorecem esta assessoria. Possui capacidade crítico-reflexiva e visão holística, habilidades fundamentais para a Gestão estratégica e ambiental, bem como para um trabalho de consultoria.

A consultoria está sendo um mercado crescente na atualidade, isto se deve ao fato da grande competitividade entre as organizações, fazendo com que necessitem de um apoio para a resolução de seus problemas. Assim, o secretário executivo pode associar esta área a mais uma possibilidade de carreira.

Com base nesta premissa, este trabalho buscou aplicar um projeto de consultoria secretarial junto a uma empresa de controle ambiental de fauna de uma cidade do norte do Paraná. Cabe ressaltar que a instituição em análise está há nove anos no mercado e atua no controle populacional de espécies sinantrópicas, consideradas popularmente como pragas urbanas, utilizando métodos como a falcoaria, que consiste na arte de criar, treinar e cuidar de falcões e outras aves rapaces para a caça, e equipamentos de captura desenvolvidos pela própria organização. Atualmente presta serviços para empresas cerealistas, Centros de Distribuição e grande complexos industriais que têm problemas de superpopulação de pombos. Mesmo com o crescimento do empreendimento nos últimos cinco anos, a empresa quer expandir-se no mercado e, para isso, necessita rever o seu plano de negócios.

Neste sentido, elencamos como problema de pesquisa o seguinte questionamento: quais as ameaças ao crescimento do negócio considerando os ambientes externos e internos?

Para buscar respostas à problematização, o projeto desenvolveu, primeiramente, uma análise SWOT, com vistas a levantar as forças e ameaças do empreendimento. A partir deste instrumento, passou-se a investigar as vantagens, desvantagens da empresa com relação ao mercado e propor suas respectivas soluções. Analisou-se ainda a estrutura organizacional, capacidade produtiva e potencial, sugerindo melhorias para propiciar um crescimento estruturado. Com estes procedimentos, foi possível elaborar um planejamento estratégico visando a ascensão do negócio, cujo processo será relatado no item resultados deste trabalho.

2. Referencial Teórico

2.1 O Secretário Executivo

A profissão de secretário executivo ganhou mais destaque no universo coorporativo, especialmente após a sua regulamentação em 1985, por meio da Lei 7.377/85. Porém, a origem das atividades secretariais não é tão recente, ao contrário, remonta à idade média. Embora muito do que desempenhamos atualmente, são heranças de nossa própria história. "A história dos povos e das civilizações nos pontua a existência de assessores que atuavam ao lado do poder dominante" (MATA 2009, p. 221), por isso, a atuação junto ao poder decisório, na alta administração das empresas se mantém até o presente.

Ainda que exista uma remontagem do papel do secretário hoje em dia, é inegável que haja um amadurecimento das competências permeáveis à sua performance. Neste sentido, Abrão (2013, p. 226) salienta que,

Há muitas competências para o profissional de secretariado, mas é necessário enfatizar algumas delas, como a questão do relacionamento interpessoal, da resiliência, da ética e da necessidade de conhecer perfis, valores e expectativa das diversas gerações. (ABRÃO, 2013, p. 226).

Assim, o perfil do novo secretário evoca a essência de acompanhar o que a sociedade suplica, em meio às tecnologias, sustentabilidade e atualidades. "É neste ambiente organizacional, repleto de mudanças e inconstâncias que encontramos o novo secretário." (NETTO, 2013, p. 389).

O secretário executivo desenvolve em seu ofício, uma atuação polivalente durante o gerenciamento das relações nas empresas. Representa a linha de frente

de uma unidade da empresa, comunicando, agindo, planejando e organizando, liderando equipes e exercendo o papel de agente facilitador. Fonseca (2013, p.121) complementa "nessa interação realizada a todo instante, cabe também o destaque do poder decisório. E esse processo de decisão, especialmente nas instituições, também tem ligação direta com o perfil do secretariado", expandindo ainda mais a responsabilidade de sua liderança.

Diante deste raciocínio, espera-se que o secretário preveja o gerenciamento de suas necessidades e rotinas, dominando as competências contra o tempo para alcançar os objetivos mutuamente com a empresa. Por isso, pode-se concluir que “o profissional de secretariado está inserido na organização de tal forma que a necessidade de conhecimentos específicos torna-se cada vez maior, devido ao grande leque de atividades e funções que desenvolve em sua posição.” (MOREIRA, 2009, p. 119). Desse modo, é conveniente que o secretário executivo tenha domínio da área em que atua, e também, de forma holística, das ações da empresa como um todo.

Para ter êxito em suas atividades é salutar que o secretário entenda e desempenhe a função de agente facilitador, atuando como elo na comunicação interpessoal a fim de trazer os resultados mais assertivos em se tratando de comunicação para a obtenção dos objetivos e metas propostos. Além de ser um agente de qualidade, pois as organizações estão cada vez mais focadas nos programas de qualidade total e o profissional alinhado com os interesses das corporações, precisa desempenhar seu papel com compromisso buscado a excelência. Com estes perfis alinhados, pode, inclusive, auxiliar a empresa sendo um consultor secretarial.

2.2 A Consultoria Secretarial

A carreira de consultoria secretarial é recente, ainda com poucos estudos sistematizados acerca desta temática. Porém, algo que é novo precisa ser desbravado e desenvolvido para que posteriores aperfeiçoamentos sejam realizados.

Por ter uma visão geral da empresa, o secretário detém habilidade de identificar os problemas e propor soluções com maior facilidade. Ainda que, via de regra, o consultor representa alguém externo à empresa, a literatura preconizada por Crocco e Guttman (2005) já contempla o papel de consultor interno, ou seja, um colaborador que pertença ao quadro da empresa, pode auxiliar a alta gestão a tomar as melhores decisões e orientar a solução de alguns problemas. Nesse sentido, o secretário executivo, por sua formação multidisciplinar aliado ao seu perfil de visão global consegue realizar a análise dos processos e trabalhar com a consultoria secretarial.

Passam pelas mãos deste agente todo o curso de informação, os processos da empresa e participa da tomada de decisão. Assim, consegue refletir sobre os problemas da empresa e propor projetos de consultoria.

O fluxo de trabalho constantemente flui de um departamento para o outro com falhas, sendo que cada um tem seus métodos e medidas, o que acaba gerando entraves como: problemas de comunicação entre setores, custos altos (já que nem todas as tarefas precisam percorrer todas as etapas do procedimento), erros nas atividades anteriores (tornando-se necessário voltar ao departamento que executou a tarefa para modificá-la, o que exige retrabalho) e cada função e departamento tem seus próprios controles e regras.

Sendo assim, é preciso parar de encarar a empresa com uma visão vertical ou departamentalizada e começar a olhá-la com uma visão generalista e, ao mesmo tempo, por processos. Desta forma, permite-se maior inter-relacionamento, por meio dos procedimentos e normatizações estabelecidas pela organização, o que o secretário executivo consegue desenvolver com destreza.

O trabalho do consultor secretarial começa pelo diagnóstico dos problemas da instituição. Desta etapa constam a realização de entrevistas e levantamentos de informações que nortearão as necessidades de mudanças e intervenções. Pode ser feita uma análise SWOT para identificar o cenário e levantar as fraquezas e potencialidades do negócio. Isso auxilia na definição das estratégias para desenvolver e aplicar o serviço de consultoria. O secretário executivo, enquanto consultor, pode estabelecer os participantes envolvidos e suas responsabilidades e detalhar o projeto com suas atividades, sequências, tempos e recursos. Mesmo estando inserido no quadro de trabalhadores da empresa, este projeto de consultoria pode ser cobrado a parte, ou seja, para além da remuneração a que já tem direito pelo desempenho de seu ofício como secretário.

A consultoria é uma área rentável e dinâmica, por isso, começa a despertar interesse dos egressos de secretariado executivo. Galgar novos desafios também faz parte do perfil do secretário e neste contexto, surge a consultoria junto a projetos de gestão ambiental.

3. Procedimentos Metodológicos

Para responder ao problema delimitado pela questão: quais são as ameaças ao crescimento do negócio considerando os ambientes externos e internos? empregou-se um percurso metodológico que se pautou, inicialmente, por um estudo exploratório, em função de ser a temática consultoria secretarial, algo que ainda está em processo de maturação e, por conseguinte, encontram-se ainda poucos estudos sistematizados.

Empregou ainda a abordagem qualitativa, por meio do método de estudo de caso único, com observação direta participante. Para tanto, foi necessário a realização de um diagnóstico, cuja ferramenta primordial centrou-se na matriz SWOT, por meio da qual foi possível realizar a análise do cenário e levantamento das fraquezas e potencialidades do negócio.

4. Resultados e Discussões

Com este diagnóstico identificamos a importância da consultoria para empresas empreendedoras que muitas vezes não têm o conhecimento necessário para estruturar as atividades da empresa de maneira a suportar o crescimento do negócio. Deste modo, conseguem subsistir até o momento em que os pontos pífios impedem o desenvolvimento do negócio, que tende a estacionar o crescimento quando não provocam a falência. Concluímos também que o secretário executivo, seja por suas competências comportamentais, seja por seus conhecimentos adquiridos a partir da formação, se mostra extremamente capaz e bem sucedido quando se coloca no papel do consultor empresarial, tendo visão holística de todos os departamentos e propondo soluções que contribuem com o desenvolvimento da instituição para a qual trabalha ou presta serviços. Como dito por Deepak Chopra (1994 apud NEIVA; D’ELIA, 2009, p. 31) “A missão de todo ser humano está na

postura permanente de colocar a serviço da humanidade os seus talentos e habilidades, em busca permanente de ser útil.”.

Deste modo, este estudo buscou além de contribuir para a ascensão das atividades da empresa objeto, fortalecer o trabalho do profissional de secretariado executivo como consultor. Começamos o diagnóstico com a confecção da matriz SWOT.

Quadro 1 – Análise SWOTPontos Fortes Pontos Fracos

AMBIENTE INTERNO

Forças- Qualidade dos serviços prestados.- Diferencial de mercado, tendo em vista o modo de captura exclusivo.- Alto nível de serviço, proveniente do marketing feito pelos próprios clientes.- Vantagem competitiva perante aos métodos dos concorrentes

Fraquezas- Falta de estrutura física adequada para o manejo dos animais.- Falta preparo para os gestores no sentido de formação teórica em administração de negócios.- A falta de separação entre os recursos financeiros da empresa e gastos familiares.

AMBIENTE EXTERNO

Oportunidades- Transferência dos conhecimentos centralizados para novos colaboradores.- Com o crescimento estruturado é possível alcançar um número alto de faturamento, se aproveitada a situação de vantagem no mercado

Ameaças- Concorrentes terem acesso às técnicas inovadoras utilizadas pela empresa.- Sem a estruturação da empresa a mesma pode vir a ruir por não atender as exigências do mercado.

Fonte: elaborado pelas autoras

Foi possível observar que a gestão da empresa em tela tem característica autocrática, uma vez que o proprietário centraliza as decisões pertinentes à empresa e não aceita bem as sugestões e críticas de maneira a contribuir com a obtenção dos objetivos da empresa.

No que concerne às áreas Administrativa, Recursos Humanos e Financeira: observa-se que os cargos, salários e funções não estão estruturados a priori. Estão centralizadas em uma única pessoa, esposa do proprietário, que administra as finanças, contas a pagar, contas a receber, envia os dados necessários para a empresa terceirizada responsável pela contabilidade. Encaminha os orçamentos e projetos aos clientes e mantém contato diário com os mesmos. Também desempenha as funções básicas de RH, como contratação e demissão. A parte Operacional, Comercial e Marketing também compete a esta mesma pessoa, cabe salientar que para esta empresa, o operacional também envolve a limpeza e alimentação das aves. Pelo acúmulo de atribuições e pela falta de formação na área de gestão Planejamento, controle e gestão financeira e administrativa se apresentam de forma ineficiente.

O proprietário é responsável pela parte de criação e desenvolvimento de sistemas de captura, elaboração de orçamentos e projetos, execução dos trabalhos

em viagens e visitas aos clientes, treinamento e manejo das aves e outros animais utilizados nos trabalhos. Também compete a ele a divulgação e contato comercial, realizando palestras, aulas e entrevistas para instituições de ensino e demais interessados. O marketing é feito pelos clientes já atendidos que disseminam os resultados. Não há investimentos em publicidade, tampouco em propaganda.

O fluxo de informação se dá de maneira informal. Se tratando de uma empresa pouco estruturada, as informações são transmitidas verbalmente entre os sócios. Os contatos com clientes se dão por meio de e-mails e/ou contatos por telefone.

Quanto ao SIG (Sistema de Informações Gerenciais), não foi encontrado nenhum processo definido, além do software de gerenciamento financeiro do Banco do Brasil. Outras informações, tais como controles de peso de animais e de estoque são feitas manualmente, por meio de pranchetas, ou até mesmo em planilhas individuais do Excel. Não existe nenhum histórico do andamento de processos.

Com a investigação acerca do funcionamento e estruturação da empresa caso, observamos os seguintes pontos de atenção:

Falta de mão de obra qualificada e confiável para ampliação da atuação no mercado.

Os recursos humanos são escassos nos ramos de trabalhos pioneiros e específicos. O proprietário já teve uma série de tentativas frustradas para a contratação de técnicos para realizarem os trabalhos de visitas aos clientes, porém, todas sem êxito, ou por não adaptação dos contratados ao trabalho (por falta de habilidades técnicas), ou porque não têm disponibilidade de viajar. A maior angústia dos administradores é com relação a difusão das informações e técnicas da empresa para concorrentes, que pode ocorrer quando o funcionário se desliga da instituição.

Para tanto é necessário estipular uma estratégia empresarial, que, de acordo com Oliveira, “é o ajustamento da empresa a seu ambiente, em geral em constante mutação, quase sempre com a empresa alterando suas próprias características, tendo em vista esse ajustamento.” (OLIVEIRA, 2005, p.24).

Por meio do projeto de consultoria que propusemos, estipulamos uma estratégia, em longo prazo, para a captação de mão de obra, que precisa ser treinada. Cursos de falcoaria estão sendo ministrados a fim de identificar novos talentos e, por meio de estágios, criar um vínculo empregatício inicial. Estes cursos servirão para a captação de técnicos.

Imagem 1: Treinamento aplicado em junho de 2016

Fonte: acervo da autora

Palestras de conscientização ambiental em escolas, universidades e comunidade em geral também estão sendo realizadas, com vistas a divulgar a empresa e também, em longo prazo, despertar interesse e criar uma possível demanda de trabalhadores que poderão compor futuramente o quadro de funcionários da empresa.

Imagem 2 – Palestra de conscientização ambiental em escola

Fonte: acervo da autora (maio de 2016)

Para cargos de confiança como supervisores dos técnicos, apostamos na contratação de familiares próximos que já tiveram algum contato bem sucedido com as atividades desenvolvidas pela empresa. Vale ressaltar que a administração hoje já é familiar.

Falta de identidade e visualização da organização para o ambiente externo.

Apesar de terem a arte visual da marca da empresa, a mesma não chega ao conhecimento dos clientes. A internet é o meio universal para ser encontrado e a instituição em tela não tem nenhuma divulgação por meio virtual. Uma das competências do secretário é ser um agente de mudanças e, para tanto, deve avaliar as vulnerabilidades de sua empresa e propor ações para a correção dos pontos pífios. Conforme a análise de Neiva e D’Elia (2009, p.148),

Além de estar ao lado do centro de mudanças, em todas as empresas, o perfil de assessoramento aos níveis decisórios exige do secretário uma postura de parceria, o que envolve, nesse aspecto das mudanças, ser o primeiro profissional a entendê-las, aceita-las, praticá-las e, principalmente, que seja agente multiplicador.

Desta maneira buscamos ampliar a visibilidade da empresa por meio da elaboração de um site que informe aos clientes potenciais, quais os serviços prestados, para quais espécies a empresa apresenta soluções, focando nas que o mercado carece de solução ou que as soluções apresentadas pelos concorrentes não estão sendo eficazes. Estas espécies foram identificadas a partir de uma pesquisa de mercado.

O site revela o histórico da empresa focado na falcoaria, diferencial competitivo com relação ao mercado de controle de pragas. Dará visibilidade o plantel1 de aves de rapina utilizadas para os trabalhos de controle de fauna, consultoria ambiental de manejo de aves silvestres e educação ambiental.

Além da parte digital, elaboramos também um portfólio impresso, contendo todos os serviços da empresa, informativos, ilustrações dos nossos cursos, das aves, além da consultoria que a instituição também atua.

Ainda no que concerne à identidade visual, elaboramos todo material de papelaria, com as características da empresa, pastas, agendas e papel timbrado. Tudo especialmente pensado para atender as necessidades específicas do negócio. Os sócios faziam as visitas sem ter cartões para deixar aos clientes, assim, foi elaborado também um cartão de visitas, respeitando o projeto que desenvolvemos com nossa consultoria secretarial.

Foram confeccionados banners com as informações de serviços da empresa para serem utilizados nas palestras, cursos e consultorias. Foi identificado também, na fase de diagnóstico, problema de falta de continuidade dos processos, pois não há uma padronização do fluxo dos serviços, bem como a centralização das informações salutares ao negócio na figura do gestor.

Considerações Finais

Com este diagnóstico identificamos a importância da consultoria para empresas empreendedoras que muitas vezes não têm o conhecimento necessário para estruturar as atividades da empresa de maneira a suportar o crescimento do negócio. Deste modo, conseguem subsistir até o momento em que os pontos pífios impedem o desenvolvimento do negócio, que tende a estacionar o crescimento quando não provocam a falência. Concluímos também que o secretário executivo, seja por suas competências comportamentais, seja por seus conhecimentos adquiridos a partir da formação, se mostra extremamente capaz e bem sucedido quando se coloca no papel do consultor empresarial, tendo visão holística de todos os departamentos e propondo soluções que contribuem com o desenvolvimento da instituição em que trabalha ou presta serviços.

Algumas disciplinas do curso de Secretariado Executivo como Gestão Secretarial, Administração das Organizações, Sistemas de Informação Gerencial, Métodos e Sistemas Organizacionais propiciam atividades práticas que favorecem a atuação junto a consultoria secretarial. Além disso, por meio da empresa júnior do curso também é possível desenvolver projetos que aprimoram a práxis secretarial.

O diagnóstico que foi realizado na primeira etapa deste estudo foi de grande valia para pautar os passos a serem seguidos. A SWOT foi elabora e, a partir dela, foram implementadas várias propostas de soluções, a exemplo de toda a parte visual de papelaria e de internet, contribuindo para o fortalecimento da marca. Todos os formulários propostos foram aceitos pela direção da empresa e estão em pleno funcionamento, o que auxiliou na agilidade e efetividade dos processos.

Deste modo, este estudo buscou além de contribuir para a ascensão das atividades da empresa objeto, fortalecer o trabalho do profissional de secretariado executivo como consultor.

REFERÊNCIAS 1 Lote de animais ou aves de boa raça

ABRÃO, Adriana Y. O conflito das gerações e as competências da secretária no século XXI. In: D’ELIA, Bete; AMORIM, Magali; SITA, Maurício. Excelência no Secretariado: a importância nos processos decisórios. São Paulo: Ser Mais, 2013.

BASTOS, Marcelo. Análise SWOT (matriz) conceito e aplicação. Disponível em http://www.portal-administracao.com/2014/01/analise-swot-conceito-e-aplicacao.html>. Acesso em: 03 jul. 2015.

CROCCO, Luciano; GUTTMANN, Erik. Consultoria empresarial. São Paulo: Saraiva, 2005.

FONSECA, Ivelise. "Poder de ascendência do profissional sobre os órgãos decisórios". In: D’ELIA, Bete; AMORIM, Magali; SITA, Maurício. Excelência no Secretariado: a importância nos processos decisórios. São Paulo: Ser Mais, 2013.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Estratégia empresarial e vantagem competitiva: como estabelecer, implementar e avaliar. São Paulo: Atlas, 2005.

MATA, Magali Amorim. O papel do secretário executivo na estrutura organizacional e na condução das relações humanas. In: SCHUMACHER, Alexandra José; PORTELA, Keila Christina Almeida. Gestão Secretarial: o desafio da visão holística. Cuiabá: Adeptus, 2009.

MOREIRA, Deborah Cristina Oliveira da Costa. Gerenciamento da rotina de trabalho. In: SCHUMACHER, Alexandra José; PORTELA, Keila Christina Almeida. Gestão Secretarial: o desafio da visão holística. Cuiabá: Adeptus, 2009.

NEIVA, Edméa G.; D’ELIA, Maria E. Silva. Perfil do profissional secretário no mundo globalizado. In: NEIVA, Edméa Garcia; D’ELIA, Maria E. Silva. As novas competências do profissional de Secretariado: conceito de profissionalismo versus empregabilidade. São Paulo: IOB, 2009.

NETTO, Ana Maria. Tendências de Atuação em RH: A importância da profissão nos processos decisórios como assessorar e atingir resultados corporativos e pessoais com competência e qualidade. In: D’ELIA, Bete; AMORIM, Magali; SITA, Maurício. Excelência no Secretariado: a importância nos processos decisórios. São Paulo: Ser Mais, 2013.

Agradecimentos: Fundação Araucária / SETI – Secretaria da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior