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Déclaration de confidentialité et de protection des données

SpeakUp

Version 1.2, Français, datée du 31 Octobre 2017

Déclaration de confidentialité et de protection des données SpeakUp

Version 1.2, datée du 31 ocotbre 2017

Copyright © Capgemini 2017. All Rights Reserved 1

Table des matières

1. Informations générales .................................................................................................... 2

2. Utilisation de la Procédure SpeakUp ................................................................................... 3

3. Quelles données et informations personnelles sont collectées et traitées ? .............................. 4

4. Comment les données et les informations personnelles seront-elles traitées une fois l’alerte

donnée et qui peut y avoir accès ? ........................................................................................... 4

5. Droits des personnes faisant l’objet d’un signalement et des Lanceurs d’alerte ........................ 5

6. Réglementations spécifiques aux pays ............................................................................... 5

Belgique .................................................................................................................................................................. 6

République tchèque ............................................................................................................................................. 6

Danemark .............................................................................................................................................................. 7

Finlande .................................................................................................................................................................. 7

France ..................................................................................................................................................................... 7

Hongrie ................................................................................................................................................................... 8

Italie ........................................................................................................................................................................ 8

Luxembourg........................................................................................................................................................... 8

Maroc ...................................................................................................................................................................... 8

Pays-Bas ................................................................................................................................................................. 8

Portugal .................................................................................................................................................................. 8

Roumanie ............................................................................................................................................................... 9

Russie ..................................................................................................................................................................... 9

Slovaquie................................................................................................................................................................ 9

Espagne ................................................................................................................................................................ 10

Suède .................................................................................................................................................................... 10




Les lois sur la protection des données personnelles de certains pays exigent qu’une personne, qui communique des données personnelles, lors de l’utilisation de la procédure

de conseil aux salariés et d'alerte professionnelle (ci-après désigné « la Procédure SpeakUp »), soit informée des pratiques de collecte et stockage des informations qu’elle

transmet ; et qu’elle accepte les conditions générales d’utilisation de la Procédure SpeakUp.

Nous vous prions de donner votre consentement au traitement de vos données

personnelles. Si vous vous opposez au traitement de vos données personnelles tel que décrit dans le présent document, nous ne pouvons pas accepter les informations

transmises via ce système. Le cas échéant, vous pouvez utiliser l’un des autres moyens de signalement internes pour nous faire part d’une faute ou d’une fraude présumée, auprès de

votre supérieur hiérarchique ou d’un représentant des directions ressources humaines, éthique ou juridique.

1. Informations générales

La Procédure SpeakUp est un système de signalement par téléphone et Web confidentiel géré par Convercent, un prestataire indépendant, et mis à la disposition des salariés, fournisseurs, clients et partenaires des sociétés du groupe Capgemini (« Lanceur

d’alerte »).

La Procédure SpeakUp vise à permettre aux Lanceurs d’alerte de demander des conseils et des informations ou faire part de leurs soupçons concernant des pratiques comptables, d’audit, de corruption, de droit de la concurrence, le non-respect des lois sur la protection

des données et la vie privée, les atteintes graves envers les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l'environnement et d’autres

infractions ou comportements contraires à nos 7 valeurs ou à notre Charte Ethique, qui sont susceptibles de compromettre les intérêts vitaux de Capgemini et ceux de ses filiales.

Dans certains pays, la Procédure SpeakUp ne peut être utilisée que pour signaler des suspicions de violation d’un nombre plus restreint de sujets. Pour connaître la liste des

sujets qui peuvent faire l’objet d’un signalement dans votre pays, veuillez vous reporter à la section 6 du présent document. Si vos soupçons portent sur un sujet qui ne peut pas être traité par Capgemini par le biais de la procédure de conseil et d’alerte professionnelle

SpeakUp, nous vous invitons à prendre contact avec votre supérieur direct ou un représentant des directions ressources humaines, éthique ou juridique pour signaler les

faits.

La Procédure SpeakUp ainsi que la base de données sécurisée, dans laquelle sont stockées

les données personnelles que vous pouvez porter à notre connaissance, sont gérées par Convercent. Toutes les données sont traitées sur un serveur sécurisé distinct situé en

Irlande.




Vous avez la possibilité de contacter Capgemini pour faire part de vos questions concernant la présente déclaration et/ou la Procédure SpeakUp par courriel à l’adresse

[email protected].

2. Utilisation de la Procédure SpeakUp

L’utilisation de la Procédure SpeakUp est entièrement facultative. À titre de rappel, la procédure habituelle pour signaler une violation potentielle consiste à en faire directement

part à votre supérieur direct ou à un représentant des directions ressources humaines, éthique ou juridique. D’autres moyens peuvent être mis à disposition des salariés dans certains pays, comme les instances représentatives du personnel, des procédures RH de

règlements des griefs ou des services d’assistance spécifique prévus à cet effet.

Si vous estimez ne pas pouvoir suivre la procédure habituelle pour signaler un cas possible de violation, vous pouvez utiliser la Procédure SpeakUp afin de faire part de vos préoccupations.

Sachez que les informations que vous communiquez qui vous concernent, ou qui concernent vos collègues, ou un aspect des activités de Capgemini, peuvent aboutir à des

décisions susceptibles d’affecter d’autres personnes. Nous vous demandons par conséquent de ne fournir que des informations, qui à votre connaissance et à la date à laquelle vous

nous les communiquez, sont exactes et qui reposent sur des faits. Vous n’encourrez aucune mesure disciplinaire ni de rétorsion de la part de Capgemini pour le fait de signaler de bonne foi un manquement aux règles ou aux lois, même si l’accusation s’avérait par la

suite infondée. Agir de bonne foi revient au fait d’agir sans intention malveillante ou malhonnête. Sachez toutefois qu’aucune transmission volontaire de fausses informations

ne sera tolérée.

Les informations que vous communiquez seront traitées de manière confidentielle sauf

dans les cas où cela n’est pas possible en raison d’exigences légales ou pour mener une enquête en bonne et due forme, auquel cas des mesures de protection spécifiques seront

prises lors du traitement des informations.

Lorsque la loi le permet, vous pouvez conserver votre anonymat. Nous vous encourageons

toutefois à vous identifier afin de répondre au mieux aux questions supplémentaires que nous pourrions vous poser.

mailto:[email protected]




3. Quelles données et informations personnelles sont collectées et

traitées ?

La Procédure SpeakUp collecte les données et les informations personnelles suivantes que vous pourriez communiquer : (i) votre nom, vos coordonnées et si vous êtes employé(e) par Capgemini ; (ii) le nom et d’autres données personnelles des personnes que vous citez

dans votre alerte si vous fournissez ces informations (ex. : description des fonctions et coordonnées) ; et (iii) une description du manquement présumé ainsi qu’une description

des faits à l’origine de ce manquement.

4. Comment les données et les

informations personnelles seront-elles traitées une fois l’alerte donnée et qui peut y avoir accès ?

Les données et les informations personnelles que vous communiquez seront stockées dans

une base de données sécurisée qui est située sur des serveurs hébergés et gérés par Convercent en Irlande. Convercent a conclu un contrat avec Capgemini pour sécuriser, conformément à la loi applicable, les informations que vous communiquez. Convercent

s’engage à mettre en œuvre des mesures propres à garantir la confidentialité et la sécurité des données transmises, et notamment concernant les avis, les choix, les transferts

ultérieurs, la sécurité, l’intégrité des données, l’accès et la mise en œuvre.

Dans le cadre du traitement et de l’examen des faits signalés et conformément aux lois locales, les données et les informations personnelles que vous communiquez peuvent être

consultées, traitées et utilisées par le personnel habilité de Capgemini, dont la direction générale, les directions éthique, ressources humaines, finance, audit interne, juridique, des

conseils externes (par exemple des avocats) et dans des circonstances exceptionnelles, le personnel technique de Convercent. Ces personnes peuvent être basées dans un pays de l’UE ou ailleurs. En cas de transfert de données personnelles en dehors du territoire de l’UE,

les sociétés du Groupe Capgemini ont conclu des contrats de transfert de données intragroupe établis à partir de « Règles Internes d’Entreprise » (« Binding Corporate

Rules ») de Capgemini. Convercent a conclu un contrat de transfert de données basé sur les modèles de clauses contractuelles standard de l’UE. Convercent est par ailleurs certifiée et applique les principes de protection de la confidentialité pour le transfert des données

personnelles spécifiquement pour le transfert aux États-Unis - « Privacy Shield Principles » - (consultez la Politique de confidentialité de Convercent pour en savoir plus).

https://www.convercent.com/policies/privacy-policy




Les données et les informations personnelles que vous fournissez peuvent être également

communiquées à la police et/ou d’autres autorités de tutelle en charge de faire appliquer la loi.

Les données personnelles que vous fournissez seront conservées le temps nécessaire au traitement de votre alerte ; et le cas échéant, le temps nécessaire pour engager des

sanctions ou pour toute autre durée rendue nécessaire par des raisons légales. Dans les autres cas, les données personnelles seront supprimées dans les deux mois suivant la

clôture du rapport ou immédiatement si l’alerte n’entre pas dans les sujets couverts par la Procédure SpeakUp.

5. Droits des personnes faisant l’objet d’un signalement et des

Lanceurs d’alerte

Capgemini informera rapidement toute personne, qui fait l’objet d’un signalement au

moyen de la Procédure SpeakUp, sauf lorsque cela doit être retardé afin de garantir la préservation d’informations importantes. La personne faisant l’objet de l’alerte a le droit

d’accéder aux informations concernant l’alerte (à l’exception des données qui peuvent permettre d’identifier le Lanceur d’alerte) et de demander, conformément à la loi applicable, la correction des données personnelles le concernant qui seraient inexactes ou

incomplètes. La personne faisant l’objet d’un signalement sera informée de la procédure à suivre pour faire valoir ces droits.

Le Lanceur d’alerte a également le droit d’accéder aux informations le concernant et de demander, conformément à la loi applicable, les corrections nécessaires. Pour exercer ces

droits, il suffit d’envoyer un courriel à l’adresse [email protected].

6. Réglementations spécifiques aux pays

Il n’y a aucune restriction particulière pour les pays suivants (à la date du 2 avril 2017) : Argentine, Australie, Autriche, Brésil, Canada, Chine, Colombie, Allemagne, Guatemala,

Hong Kong, Inde, Irlande, Japon, Malaisie, Mexique, Nouvelle-Zélande, Norvège, Philippines, Pologne, Arabie saoudite, Singapour, Suisse, Taïwan, Émirats arabes unis, Royaume-Uni, États-Unis, Vietnam.

mailto:[email protected]




Dans l’ensemble de l’Union européenne et les régions voisines, seuls les sujets suivants

peuvent faire l’objet d’une alerte : comptabilité, audit, corruption, concurrence, discrimination et harcèlement, environnement, santé, hygiène et sécurité. Certains pays

imposent par ailleurs des restrictions qui exigent que seuls des employés occupant des postes de direction ou de management puissent faire l’objet de signalements.

Les soupçons ou doutes qui concernent des sujets non autorisés par la loi dans le cadre de

la Procédure SpeakUp doivent être directement adressés à votre supérieur direct ou à un représentant des directions ressources humaines, éthique ou juridique selon le sujet à

l’origine du manquement présumé.

Enfin, dans certains pays, la loi interdit d’effectuer des signalements anonymes sauf dans des circonstances très particulières.

Belgique

- La Procédure SpeakUp ne peut être utilisée que par des employés de Capgemini que pour des faits internes concernant la corruption, la finance, la comptabilité et l’audit.

- Tout soupçon ou doute concernant d’autres faits qui pourraient concerner Capgemini

doit être directement porté à la connaissance de votre supérieur direct ou d’un représentant des directions ressources humaines, éthique ou juridique.

- Sauf circonstances exceptionnelles, la loi interdit d’effectuer des signalements anonymes.

République tchèque

Les alertes ne doivent concerner que de

- possibles irrégularités concernant • des cas de concurrence déloyale ;

• des pratiques de corruption au sein de Capgemini ; • des conflits d’intérêts ;

• des délits d’initiés ; • la commission d’une infraction pénale ;

- des cas graves concernant

• la comptabilité, l’audit ou des questions bancaires ; • la défense des intérêts vitaux de l’entreprise ;

- en cas de menace grave pour la santé ou la sécurité d’un collaborateur ; ou - les cas de harcèlement ou de discrimination.

La procédure de conseil et d’alerte professionnelle SpeakUp n’est pas destinée à faire part des réclamations ou des doléances salariales, les questions d’ordre général concernant la

situation professionnelle d’un membre de l’équipe ou la vie privée d’autres membres.




Danemark

- Les employés ne peuvent signaler que des infractions ou fautes graves, à savoir les infractions qui impliquent une faute grave présumée ou avérée pouvant

compromettre les intérêts vitaux de la société ou la santé ou la vie d’une personne, comme la criminalité financière (corruption, fraude et délits similaires) ainsi que des irrégularités dans les domaines de la comptabilité et de l’audit, des contrôles

internes ou des rapports financiers, la concurrence déloyale et des délits d’initiés, mais aussi des cas de pollution de l’environnement, des violations graves des règles

sur la sécurité sur le lieu de travail et de graves délits commis à l’encontre d’un employé, comme des violences ou un harcèlement sexuel.

- Les soupçons ou les doutes concernant d’autres faits pouvant concerner Capgemini, considérés comme des fautes moins graves, comme des cas de harcèlement moral, d’incompétence, d’absentéisme et de violation des règles en matière de tabagisme et

de consommation d’alcool et du règlement intérieur de l’entreprise concernant l’utilisation des messageries électroniques/Internet, etc. doivent être directement

adressés à votre supérieur direct ou à un représentant des directions ressources humaines, éthique ou juridique.

Finlande

- Les alertes ne doivent concerner que des délits ou des fautes qui ont exclusivement trait à la comptabilité, aux contrôles comptables internes ou à l’audit, les délits financiers ou bancaires ou la corruption.

- Tout soupçon ou doute concernant d’autres faits qui pourraient concerner Capgemini doit être directement porté à la connaissance de votre supérieur direct ou d’un

représentant des directions ressources humaines, éthique ou juridique.

France

- Les alertes peuvent concerner : o un crime ou un délit ; o une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement

ratifié ou approuvé par la France ; o une violation grave et manifeste d’un acte unilatéral d’une organisation

internationale pris sur le fondement d’un engagement international régulièrement ratifié ;

o une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement, ou

o une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général dont l’émetteur de l’alerte a eu personnellement connaissance.

- En outre, les alertes peuvent concerner une conduite ou une situation contraires la Charte Ethique, concernant des faits de corruption et au trafic d’influence.

- L’alerte ne peut toutefois pas porter sur des éléments couverts par le secret de la

défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.




Hongrie

Les alertes doivent être directement adressées à votre supérieur hiérarchique ou à la direction ressources humaines de Capgemini Hungary Ltd.

Italie

Les alertes peuvent concerner des violations de la Charte éthique de la société et/ou du modèle d'organisation et de gestion conformément au Décret Législatif 231/01.

Luxembourg

- La loi interdit d’effectuer des signalements anonymes.

Maroc

- Les alertes ne doivent concerner que le droit de la concurrence, les conflits d’intérêts, les délits d’initiés, les vols, les fraudes, les détournements de biens, les

irrégularités comptables, les irrégularités matière d’audit ou bancaires, les rapports financiers, la corruption, le harcèlement sexuel et la discrimination.

- Tout soupçon ou doute concernant d’autres faits qui pourraient concerner Capgemini doit être directement porté à la connaissance de votre supérieur direct ou d’un représentant des directions ressources humaines, éthique ou juridique.

Pays-Bas

- Les alertes doivent porter sur des cas de violation des lois, les risques pour la santé publique, la sécurité des personnes ou l’environnement ou une menace de nature à

entraver la bonne marche de l’entreprise à la suite d’actes répréhensibles ou d’omissions.

- Les alertes ne doivent concerner que des manquements commis au sein de l’entreprise pour laquelle vous travaillez ou avec laquelle vous êtes en contact dans

le cadre de votre travail. - Les signalements anonymes ne sont autorisés que dans des cas exceptionnels.

Portugal

- Les alertes ne doivent concerner que des cas de corruption ou des malversations financières et comptables ou des irrégularités en matière d’audit.



- La loi interdit d’effectuer des signalements anonymes ; vos informations personnelles seront toutefois traitées dans un souci de confidentialité.

- Seuls les employés occupant des postes de direction ou de management peuvent

faire l’objet d’alertes.




Roumanie


- possibles irrégularités concernant • des cas de concurrence déloyale ; • des pratiques de corruption au sein de Capgemini ;

• des conflits d’intérêts ; • des délits d’initiés ;

• la commission d’une infraction pénale ; - des cas graves concernant

• la comptabilité, l’audit ou des questions bancaires ; • la défense des intérêts vitaux ;

- en cas de menace grave pour la santé ou la sécurité d’un collaborateur ; ou

- les cas de harcèlement ou de discrimination.

La Procédure SpeakUp n’est pas destinée à faire part des réclamations ou des doléances salariales, les questions d’ordre général concernant la situation professionnelle d’un membre de l’équipe ou la vie privée d’autres membres.

Russie

- Il est interdit de divulguer le nom des personnes qui sont des ressortissants de la Fédération de Russie. Cela comprend également toute référence indirecte à des personnes qui possèdent la nationalité russe sans utiliser explicitement leur nom

(par ex. « le directeur général de notre service XYZ »)

Slovaquie


- possibles irrégularités concernant • des cas de concurrence déloyale ;

• des pratiques de corruption au sein de Capgemini ; • des conflits d’intérêts ; • des délits d’initiés ;

• la commission d’un délit ; - des cas graves concernant

• la comptabilité, l’audit ou des questions bancaires ; • la défense des intérêts vitaux de l’entreprise ;

- en cas de menace grave pour la santé ou la sécurité d’un collaborateur ; ou

- les cas de harcèlement ou de discrimination.

La Procédure SpeakUp n’est pas destinée à faire part des réclamations ou des doléances salariales, les questions d’ordre général concernant la situation professionnelle d’un membre de l’équipe ou la vie privée d’autres membres.




Espagne

- Les alertes ne doivent concerner que des cas graves de violation des lois ou de la Charte Ethique et des règles de Capgemini, portant sur des questions telles que la

corruption, la finance, la comptabilité et l’audit. - Tout soupçon ou doute concernant d’autres faits qui pourraient concerner Capgemini

doit être directement porté à la connaissance de votre supérieur direct ou d’un

représentant des directions ressources humaines, éthique ou juridique. - La loi interdit d’effectuer des signalements anonymes ; vos informations personnelles

seront toutefois traitées dans un souci de confidentialité.

Suède

- Les alertes ne doivent concerner que de graves irrégularités concernant la

comptabilité, la finance, les contrôles comptables internes, l’audit, la corruption et les délits bancaires et financiers ainsi que d’autres fautes/infractions graves de

nature à menacer les intérêts vitaux de la société ou la santé ou la vie d’une personne.



- Par ailleurs, seuls les employés occupant des postes de direction ou de management peuvent faire l’objet d’alertes.

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