das magazin der optimal systems unternehmensgruppe

Das Magazin der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe

ecmecminsideinside ecm | inside Nr. 09/2012 · kostenfreie Ausgabe

360°-Sicht auf InformationenDas Zusammenspiel von ECM & GIS

Wissen als Rohstoff Die Zukunft des Informationsmanagements

e-Rechnung: Sicher und einfach Rechnungen elektronisch versenden

Start – Ziel – SiegIT-Projekte erfolgreich managen

Herausgegeben von:OPTIMAL SYSTEMS GmbH Berlin

Die 7. ECM-Expertenkonferenz: Mehr als 400 Teilnehmer, über 30 Vorträge, 2 Tage für Information und Austausch

wie werden wir in Zukunft mit Informationen um-gehen? Es ist müßig, nur festzustellen, dass ihre bloße Menge täglich zunimmt und wir damit ir-gendwann nicht mehr zurechtkommen werden. Weglaufen zählt nicht. Das müssen wir aber auch nicht, ganz im Gegenteil, denn es gibt sie längst, die Lösung für das scheinbare Dilemma, das viel-fach vorhergesagte Chaos, das angeblich Unver-meidbare. Ich freue mich, Ihnen in diesem Magazin das Informationsmanagement der Zukunft vorstel-len zu dürfen.

Für manche hört es sich vielleicht wie der Aus-zug aus einem Märchen an. Es ist aber die Realität, das kann ich Ihnen versprechen. Die Handlungs-felder sind erkannt und werden fl eißig beackert: Schaffung von Informationsnetzen, dynamische Sichten, fl exible Prozesse, globale Zusammen-arbeit, mobiles Arbeiten und und und. Wie wir von OPTIMAL SYSTEMS das machen und wie unsere Planungen für die nächste Zeit aussehen, erfahren Sie im Leitartikel „Die Zukunft des Informations-managements“.

Haben Sie schon einmal ein Panoramabild ge-sehen? Ich fi nde es immer wieder beeindruckend, eine solche Rundum-Sicht auf meinem Bildschirm zu haben, besonders wenn ich noch nie an dem Ort war, der fotografi ert wurde. Noch besser als das ist aber eine 360-Grad-Sicht auf Informatio-nen. Die Zauberformel dafür lautet „ECM + GIS“. GIS steht für Geoinformationssysteme, die ortsbe-zogene Daten zu bestimmten Vorgängen liefern. In Kombination mit einem ECM-System entsteht eine vollkommen neue Sicht auf diese Daten: ob Im-mobilienstandorte, der Verlauf von Versorgungs-leitungen oder Routen von Lieferwagen – all diese Informationen lassen sich einfach mit Projekt-daten, Kunden- oder Lieferantenbeziehungen ver-knüpfen, sodass geografi sche Zusammenhänge nicht nur sichtbar, sondern vor allem steuerbar werden. Mehr darüber lesen Sie im Artikel „Die 360-Grad-Sicht auf Informationen“.

Interessant ist für Sie sicher auch der Blick auf er-folgreiches IT-Projektmanagement. Egal wie um-fangreich oder anspruchsvoll ein Projekt auch ist, wie hoch die Anforderungen sind – am Schluss soll immer eine fertige Lösung entstanden sein, die Anwendern einen Nutzen gegenüber der Arbeit ohne diese neue IT-Lösung bringen soll. Wie aber werden solche IT-Projekte erfolgreich gestaltet? Worauf sollte man achten, um von Anfang an alles richtig zu machen? Die Antworten stehen im Bei-trag von Marcus Drechsel, seit vielen Jahren Senior Consultant bei OPTIMAL SYSTEMS und Teamleiter.

Nun habe ich Ihnen hoffentlich genug Lust auf die neue Ausgabe unseres Magazins gemacht und wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Ihr Sven KaiserGeschäftsbereichsleiter Marketing & Markenstrategie bei OPTIMAL [email protected]

Liebe Leserin, lieber Leser,

Editorial

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Seite 3Editorial

Seite 4Inhalt

Informationsmanagement in der Zukunft

Wir befi nden uns im Übergang zu einer Wissensgesellschaft. Die aktuellen Trends in unserem Um-feld, in Wirtschaft und Arbeits-welt ergeben neue Perspektiven für das Informationsmanagement.

IT-Projekte erfolgreich managen

Bereits in den ersten Phasen eines Projekts werden die ent-scheidenden Weichen für den Erfolg gestellt. Worauf sollte man dabei achten? Welche Stell-schrauben gibt es und wie wer-den IT-Projekte erfolgreich?

Neues zum Thema Rechnungsversand

Papier-Rechnung war gestern. Die Umstellung auf eine rein elektronische Abrechnung trägt dazu bei, die Prozesse rund um die Rechnungslegung signi fi kant zu vereinfachen.

Inhalt

Seite 10

ECM & GIS: 360°-Sicht auf Informationen

Eine Kunden- oder Projektakte enthält vielfältige Informationen, und immer dann, wenn in einem Entscheidungsprozess die Frage „Wo?“ auftaucht, kann ein Geo-informationssystem (GIS) sehr hilfreich sein.

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ECM für regulierte Prozesse

Forschende und produzierende Unternehmen der Pharmabranche und des Bereiches „Life Sciences“ unterliegen strengen gesetzlichen Aufl agen und Standards, die hohe Anforderungen an Dokumentation und Prozesssicherheit stellen. Das SOP-Management mit OS|ECM wurde speziell für diese regulierte Branche entwickelt.

Seite 26Impressum

Seite 27ECM-Projekte in der kommunalen Verwaltung

Seite 22 Digitale Akten mit SAP-Anbindung

Seite 29Sitzungsmanagement

Seite 30

Erfahrungsberichte & Projektsteckbriefe

Maschinenakte, Sitzungsmanage-ment, E-Mail-Management … Jede Firma ist anders. Genauso unter schiedlich sind auch die Anforderungen, die an eine Un-ternehmenssoftware gestellt werden. Anwender berichten über ihre Erfahrungen.

Business Apps: keine Modeerscheinung

Vorbei sind die Zeiten, in denen man, um richtig arbeiten zu kön-nen, zwangsläufi g in die Firma fah-ren musste. Zumindest wenn man über geeignete mobile Lösungen verfügt. So ist die Verfügbarkeit von mobilen Lösungen mittler-weile zu einem Kriterium für die Auswahl einer Software geworden.

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Vielfältige Kompetenz

Wie viele Gesellschaften gehören zur Unternehmensgruppe, welche Schwerpunkte haben sie? Wir stel-len Ihnen zwei der Tochtergesell-schaften der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe vor.

Inhalt


Informationsmanagement in der ZukunftOPTIMAL SYSTEMS hat bereits frühzeitig eine ganzheitliche Sicht auf ECM-Technologien gefördert und dies durch OS|ECM unterstützt. Die aktuellen Trends in Gesellschaft, Wirtschaft und Arbeitswelt ergeben neue Perspektiven für die zukünftige Aufstellung des Unternehmens und seiner Produkte.


Wir befi nden uns im Übergang zur Wissensgesellschaft. Prof. Meinhart Miegel, Vorsitzender Denkwerk Zukunft, schlug bereits 2001 vor, den Wandel zur Wissensgesell-schaft als den „dritten gewaltigen Paradigmenwechsel in der Geschichte der Menschheit“ zu betrachten. Nach der Entwicklung von Agrar- zu Industriegesellschaften ist nun der Übergang von Industrie- zu Wissensgesellschaften zu beobachten (Miegel, 2001). Heute belegen das auch viele Beobachtungen aus der täglichen Arbeitswelt. So steigt etwa ständig die Anzahl so genannter Knowledge-Worker, also von Menschen, die an ihrem Arbeitsplatz vorwiegend In-formationen und Wissen erzeugen oder weiter verarbeiten.

■ Wissen ist der Rohstoff der ZukunftWesentlichen Einfl uss auf die Dynamik der Informations-verwaltung und Wissenserzeugung hatte zweifellos das Internet. In Unternehmen und Organisationen beförderte die Digitalisierung von Informationen den Wandel zur Wissensgesellschaft. Durch das Internet wachsen Orga-nisationen und Gesellschaften schneller und näher zu-sammen, als dies noch vor einigen Jahren für möglich ge-halten wurde. Insbesondere die Wirtschaftswelt konnte durch die Globalisierung und das damit verbundene Zu-sammenwachsen von Produktentwicklern, Produzenten und Kunden ein erhebliches Wachstum verzeichnen. Da-raus abgeleitet bieten sich riesige Chancen für die Ge-sellschaft, etwa zur Steigerung der Produktivität, zur Verbesserung sozialer Verhältnisse oder zur weiteren Beförderung von Forschung und Entwicklung. Wir bei OPTIMAL SYSTEMS sind fest davon überzeugt, dass diese Entwicklung gerade erst begonnen hat und sagen: Wis-sen ist der Rohstoff der Zukunft in einer globalen Welt.

■ Veränderungen in der ZusammenarbeitEs ist nicht nur so, dass sich das Tätigkeitsprofi l an den einzelnen Arbeitsplätzen deutlich gewandelt hat. Auch der Arbeitsalltag und die Unternehmenskultur haben sich gravierend geändert. Es wird anders zusammengear-beitet. So werden Ergebnisse der Wissensarbeiter oft in

Information Management

Records Management

Archiv

Wissen(Informationen mit

strukturiertem Netzwerk)

Informationen( strukturierte Daten)

Daten(Rohmaterial)

Wissenspyramide: Wissen entsteht nicht alleine aus Daten.

interdisziplinären Arbeitsgruppen oder Teams erzeugt – Teams, die nicht zwangsläufi g an einem Ort arbeiten, son-dern über Standorte und Heimarbeitsplätze verteilt sind – aber zusammenarbeiten. Immer häufi ger sind diese Teams auch darauf angewiesen, andere Spezialisten einzubezie-hen. Befi nden sich diese Spezialisten nicht vor Ort, so sol-len sie trotzdem virtuell an Entscheidungen und Prozes-sen teilnehmen können. Dazu gehört dann auch, dass sie Zugriff auf Informationen des aktuellen Projektes erhal-ten, wo auch immer sie sich auf dieser Welt aufhalten.

■ Information OverloadDem Reichtum an Informationen und Wissen stehen an-dere Aspekte gegenüber. Aus den sich ständig vervielfäl-tigenden Informationen ergibt sich mittlerweile für viele Menschen und Organisationen eine Überfrachtung. Dieser ‚Information-Overload‘ verkehrt den Nutzen der Informa-tion quasi in das Gegenteil. Blaschke schrieb 2003 dazu: „The information explosion has become a disinformation explosion.“ (Blaschke, 2003).Es braucht immer bessere Organisation oder bessere Filter für Informationen, um dem entgegenzuwirken. Zum anderen veralten Informa-tionen zunehmend schneller. Der Bedarf an immer mehr, immer aktuelleren und immer besser zusammengefassten Informationen und neuen Zusammenhängen ist ungebro-chen. Für die Abwicklung von Vorgängen in Industrie und Verwaltung ist die Aktualität der Daten besonders wichtig. Man spricht beim Wissen und bei Informationen allgemein schon von einer ‚leicht verderblichen Ware‘.

■ Wissen als WareDas Wissen ist für viele Organisationen nicht nur ein ide-eller Rohstoff, sondern ein sorgfältig zu bewirtschaften-des Gut. Patente, Konstruktions- oder Forschungsauf-zeichnungen, personenbezogene Informationen genauso wie Strategiepapiere und Projektpläne sind geschäfts-kritisch. Unternehmen und Organisationen sind gesetz-lich dazu verpfl ichtet, Informationen in digitaler Form zu

Wussten Sie, dass …

… Wissensarbeiter bis zu 38% ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen beschäftigt (Mcdermott, 2005) sind?

… Wissen sich alle fünf bis zwölf Jahre verdoppelt?

Informationsmanagement | Fokus


verwalten und vorzuhalten. Daraus ergeben sich Anfor-derungen, sensible Daten zu schützen und dabei den be-rechtigten Benutzern einen angemessenen Zugriff zu ge-währen. Gleichzeitig werden Mechanismen benötigt, um die Gültigkeits- und Aufbewahrungsdauer von Informa-tionen zu verwalten.

Aus diesen Entwicklungen ergeben sich viele Möglich-keiten, um damit in der Gesellschaft und in Organisationen umzugehen. Eine sehr wirksame Antwort ist ein robustes und wirksames Informations- und Wissensmanagement.

Die Erfassung, die Verarbeitung und Verwaltung so-wie die Speicherung und Aussonderung von Informatio-nen beschäftigen die ECM-Branche schon seit vielen Jah-ren. In der Praxis handelt es sich neben einer Vielzahl von Experten- und Inselsystemen um Systeme, die ty-pischerweise das Dokument in das Zentrum der Überle-gung stellten. Viele der Enterprise Content Management Systeme am Markt sind im Kern digitale Archive und Do-kumentenmanagement-Systeme. Das ist heute noch gut so. Ein herkömmliches Dokumentenmanagement aber ist nicht hinreichend, um d ie oben angesprochenen Bedürf-nisse umfänglich zu erfüllen.

In Zukunft werden nicht mehr starre Strukturen von Do-kumenten in Akten oder Ordnerstrukturen gefragt sein,

Trend Bedürfnis

Wandel zur Wissens gesellschaft

Immer mehr Wissensarbeiter konsumieren und produzieren Informationen und Wissen.

Änderungen im Arbeitsalltag

Kollaboratives Arbeiten mit Speziali-sierung, Standardisierung und Arbeits-teilung. Dezentrales mobiles Arbeiten

Globalisierung Vernetzung von Wissensarbeitern über Standorte und Ländergrenzen hinweg

Wettbewerb Datensicherheit, Aktualität und Verfügbarkeit von Wissen

Information Overload Strukturierung, Konsolidierung und Filterung von Informationen

Verderbliche Ware „Wissen“

Bewirtschaftung des Information Lifecycle

Stärkung der Persönlichkeitsrechte

Datenschutz, Informationen wieder ‚offl ine‘ nehmen

Gesellschaftliche Trends und Herausforderungen für das Informationsmanagement

Lernen Sie mehr über die Zukunft des Infor-mationsmanagement auf der CeBIT 2013! optimal-systems.de/cebit

sondern jederzeit für Nutzer und Teams änderbare Sich-ten auf die Informationen. Daten werden nicht mehr al-lein für sich stehen, sondern in einem Kontext von umge-benden Informationen zu tatsächlichem Wissen. Dieses Wissen muss dynamisch sein und sich jederzeit aus be-stehenden Informationen und Strukturen extrahieren und konsolidieren lassen. Zu diesem Zwecke werden Verfah-ren zum Einsatz kommen, die aktuell in verschiedenen Einzeltechnologien abgehandelt werden, aber zu einem ganzheitlichen Informationsmanagement gehören. Dazu zählen etwa Business Intelligence, Enterprise Search, Re-cords Management, Data Retention und Klassifi kations-technologien.

■ Industrialisierung der Prozesse Die Organisation von Informationen in Strukturen und ihre Einbettung in den jeweiligen Kontext führt zu einem Netzwerk von Informationen. Dieses ist aber nicht sta-tisch, sondern ändert sich in jeder Sekunde durch jede neue oder geänderte Information. Im Grunde kann man dieses dynamische Netzwerk als das Unternehmenswis-sen ansehen. Ziel des Informationsmanagements muss es sein, dieses Wissen zu wahren und zu vermehren. Das soll Organisationen in die Lage versetzen, ständig neues und vor allem nützliches Wissen zu produzieren.

Auch bei der Wissensproduktion wird durch die Stan-dardisierung von Abläufen und die Aufteilung einzel-ner Arbeitsschritte auf Spezialisten sowohl Zeit gespart, als auch eine hohe Qualität der Entscheidungen sicher-gestellt. Wir erleben die Industrialisierung digitaler Pro-zesse. An einigen Stellen in den Prozessen sind fl exible und dynamische Anteile erforderlich, um Entscheidungen zu treffen, Spezialisten zu konsultieren oder Menschen zu informieren. Vor und nach solchen Ad-hoc-Anteilen wer-den hoch standardisierte und abgesicherte Prozesse ge-braucht, um für die notwendige Datenqualität und auch Datensicherheit zu sorgen.

Ein erfolgreiches Informationsmanagement beschränkt sich aber nicht darauf, die Informationen zu strukturieren und in ihrem Lebenszyklus zu verwalten. Um aus Informa-tionen Entscheidungen und Wissen zu machen, sind meh-rere Elemente notwendig.

■ Collaboration: teilen und vermehren

Grundlage vieler Erkenntnisse ist das Teilen von Informa-tionen und ein Diskurs über Inhalte zwischen Beteiligten. Erfahrungen aus online sozialen Netzwerken lehren, dass durch die systemseitigen Unterstützungen ein viel inten-siverer Austausch stattfi ndet. Das in sozialen Netzwerken gelernte Verhaltensmuster wird durch die ‚digital natives‘


in der Arbeitswelt etabliert. Im Übertrag auf die Arbeits-welt ist hier die Rede von global aufgespannten (digita-len) Projekträumen, von themenorientierten Dashboards zur Präsentation von Informationen sowie von Alert-Me-chanismen bei Veränderungen innerhalb eines Informa-tionsclusters. Das Informationsmanagement kann hier durch einen leichten Zugang zu aufgearbeiteten und in gleichartigen Sichten aggregierten Informationen unter-stützen. Desgleichen sind Mechanismen attraktiv, Inte-ressierte über Änderungen und neue Informationen ak-tiv zu informieren. Dazu werden neue Technologien oder eine intelligente Orchestrierung bestehender Technolo-gien benötigt.

Das klassische Enterprise Content Management wird sich also aus unserer Sicht in Zukunft mehr und mehr zu einem Informationsmanagement wandeln oder besser gesagt erweitern. Erweitern deshalb, weil alle Anforde-rungen zur Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Informationen, wie sie laut AIIM für ECM defi niert sind (AIIM – Association for Information and Image Manage-ment, 2012), auch weiterhin Bestand haben werden. Wir bei OPTIMAL SYSTEMS leiten als Hersteller solcher Sys-teme Handlungsfelder daraus ab, die wiederum die Leit-planken der zukünftigen Produktentwicklungen von OPTIMAL SYSTEMS defi nieren.

Mehr als Visionen sind diese Leitplanken für OPTIMAL SYSTEMS konkrete Richtungsweiser für die Ent-wicklungen in den nächsten Jahren. Mittelfristig, d. h.. bis zum Jahr 2015, werden die oben angesprochenen Hand-lungsfelder, die in den drei Hauptthemen Wissen, Colla-boration und Prozesse zusammengefasst werden können, die Entwicklungen prägen. Diese werden immer durch die Megatrends Mobiles Arbeiten, Globalisierung, Cloud Computing und Usability begleitet. OPTIMAL SYSTEMS wird viele Themen in der aktuellen Plattform OS|ECM, aber auch in anderen Produkten und Entwicklungen ad-ressieren. Des Weiteren wird OPTIMAL SYSTEMS bestän-dig auf die aktuellen Marktgegebenheiten, wie etwa neue Betriebssystem-, Datenbank- und Offi ce-Versionen re-agieren und eine zeitnahe Unterstützung anbieten.

Kurzfristig, im Herbst 2012, ist die Veröffentlichung von OS|ECM Version 7.10 geplant. Darin wird es einen mo-bilen Client für das neue Microsoft Betriebssystem Win-dows 8 und die mobile Oberfl äche „Metro“ geben. Er-weiterungen an mobilen Szenarien sind ebenso geplant wie architektonische Optimierungen der Services und ein Ausbau der Dashlet-Technologien. OS|ECM Version 7.10 und weitere Produkte und Technologien aus dem Hause OPTIMAL SYSTEMS werden auf der Cebit 2013 vorgestellt.

Literaturverzeichnis: AIIM – Association for Information and Image Management. (2012) www.aiim.org. Abgerufen am 5. Juli 2012 von http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management · Blaschke, S. (2003). Die Informationsex-plosion und ihre Bewältigung: Gedanken zur Suche nach einem besseren System der Fachkommunikation. Information – Wissenschaft und Praxis 54. · Mcdermott, M. (2005). Knowledge Workers: You can gauge their effectiveness.Leadership Ex-cellence. Vol. 22. · Miegel, P. M. (2001). Meinhard Miegel, „Von der Arbeitskraft zum Wissen. Merkmale einer gesellschaftlichen Revolution“. Merkur, 55.

Robert ReibisGeschäftsbereichsleiter Produktentwick-lung bei der OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Handlungsfeld Anforderung

Netze von Informationen

Einordnung von Informationen in ver-schiedene Kontexte und Strukturen

Dynamische Sichten auf Informationen

Dynamische und hoch fl exible Abfrage-mechanismen für Informationen und Zusammenstellung in themenbezoge-nen Oberfl ächen und Reports

Flexible Prozesse zur Wissensproduktion

BPM mit Erweiterungen im Prozess-management mit dynamischen Mehr-fachinstanzen und Ad-hoc-Blöcken

Verteilung und Globa-le Zusammen arbeit

Teamperspektiven auf Datenbestän-de, Alert-Mechanismen für Verände-rungen, Adressieren internationa-ler und multilingualer Organisationen, Web- und Portaltechnologien

Datensicherheit und Datenschutz

Flexible und sichere Berechtigungs systeme, architektonische Systemsicherheit

Mobiles Arbeiten Delivery von Informationen und aggre-gierten Sichten an mobile Anwender, Ein-beziehung in Entscheidungsprozesse, Adaptionen an mobile Endgeräte

Handlungsfelder und Leitplanken für zukünftige

Produktentwicklungen

2011 2015

OS|ECM6.20

OS|ECM7.0

OS|ECM7.10

OS|ECM7.x

OS|ECMx.y

20132012 2014

Künftige Entwicklung: Roadmap 2015

OS|ECMandere

GUM (Global, Usable, Mobile)

Cloud

Windows 8, Offi ce 2012

Wissen, Prozesse, Collaboration

Informationsmanagement | Fokus


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