El gran secreto: una agenda de trabajo ordenada. Entrepreneur 26-09/15 Si te sientes orgulloso porque eres el que más horas trabaja en tu empresa, preocúpate. Aunque seas el dueño, es recomendable que dosifiques tu jornada laboral para sacar el máximo provecho a tu capacidad física e intelectual. Un estudio de la cadena Crowne Plaza Hotels & Resorts asegura que el 74% de las personas trabaja más de tres horas extras todos los días. ¿Es necesario? Probablemente, no. ¿Nunca? Tampoco se trata de exagerar. Trabajar horas adicionales puede ser muy necesario para la empresa frente a una emergencia o un gran proyecto. Pero hacerlo todos los días es evidencia de mala organización personal y corporativa. Si quieres mejorar tu desempeño profesional, seguir siendo un emprendedor exitoso y tener una calidad de vida razonable, sigue estos cinco consejos para administrar mejor tu tiempo. 1. Planifica tu jornada. Planificar es el primer gran secreto. Basta con que dediques 20 minutos a esta tarea todas las mañanas o al finalizar tu jornada de trabajo. ¡No es tiempo perdido! Recuerda que la definición de una buena agenda de trabajo te permitirá priorizar con certeza y avanzar en los temas realmente importantes. Si lo haces día con día, finalmente mejorará tu visión global sobre tu negocio y serás capaz de anticipar reuniones difíciles o identificar nuevas tácticas para mejorar tu desempeño. 2. Prioriza. Es común pensar que tienes más cosas por hacer que horas tiene el día. Por eso, un gran truco es aprender a priorizar. Así, te aseguras que las tareas más importantes no quedarán sin resolver. ¿Y las menos importantes? Fácil: delégalas. Responder estas preguntas te ayudará a priorizar eficazmente: - ¿Qué problemas o tareas debo enfrentar hoy a cómo dé lugar? - De ellas, ¿cuáles son las más difíciles? [Comienza por ellas] - ¿Cuáles se pueden reprogramar? - ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona? - ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades? - ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?

3. Un tema cada vez. La concentración siempre es importante, aunque tengas que atender y solucionar muchos temas distintos. El objetivo es sencillo: ahorrar tiempo y minimizar errores. Si una persona de tu equipo llega a solicitar consejo para una cotización mientras estás resolviendo un problema, por ejemplo, explícale con toda tranquilidad que primero debes terminar lo que estás haciendo. Con el tiempo, aprenderán a respetar tu concentración. 4. Aprende a decir que no. Piensa en esto: de todas tus tareas, ¿cuántas son generadas por ti y cuántas son producto de haber dicho sí a un amigo, cliente o miembro de tu equipo? Evita los problemas intrascendentes y aprende a decir que no. Muchas veces los favores ni se agradecen ni se pagan. Para mejorar la administración de tu tiempo es clave que no pierdas el control de tu agenda y que no la sobrecargues. El día no puede extenderse sólo porque tú no sabes negarte a un favor, más aún cuando proviene de un cliente. Siempre pregúntate: ¿Invade mi tiempo personal y mi lista de objetivos? Si la respuesta es sí, tienes un gran argumento para rechazar la petición. 5. Calcula cuánto vale tu tiempo. El tiempo, para ti, es dinero. Pero si no sabes cuánto realmente vale, no podrás valorar los servicios que prestas ni tomar las mejores decisiones para organizar tu agenda. La lección es sencilla: si una hora de tu trabajo vale $100, entonces busca ayuda de alguien que te cobre $40 por ese mismo lapso. ¿El resultado? Tendrás más tiempo para enfocarte en las tareas que realmente te necesitan y que son las actividades que permiten que tu negocio genere dinero.