curso outlook

© FORO DE FORMACIÓN Y EDICIONES S.L.U C/ Rufino González, 8. 1ª Planta. Letra A 28037. Madrid Teléfono: 902390590 Fax: 902104613 / 14 www.forodeformacion.org – [email protected] Obra: “Planificar, Organizar y Gestionar Outlook” Primera Edición: Año 2009 Autores: Foro de Formación y Ediciones, S.L.U. Diseño, Cubierta y Maquetación: Foro de Formación y Ediciones, S.L.U. Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra (ya sea gráfico, electrónico, óptico, mecánico, fotocopia…) y el almacenamiento o transmisión de sus contenidos en soportes magnéticos, sonoros, visuales o de cualquier otro tipo sin permiso expreso de Foro de Formación y Ediciones

Planificar, organizar y gestionar tareas con Outlook

Página 1 de 50

CONTENIDOS: Modulo 1:

• Introducción. • El correo electrónico y opciones de Internet

Módulo 2:

• Agenda de contactos • Calendario • Programar reuniones • Crear citas

Módulo 3:

• Tareas. o Crear listas de tareas o Revisar tareas o Organizar tareas

• Notas recordatorias


Página 2 de 50

Introducción.

Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo, forma parte del paquete Microsoft Office, además de funcionar como agenda personal, que nos permite la comunicación con personas a través de mensajes electrónicos.

El correo electrónico tiene las ventajas frente al correo tradicional de ser fácil de utilizar, más barato y mucho más rápido.

Otra de las virtudes del correo electrónico es la posibilidad de mandar no solo texto en el mensaje, sino cualquier otro tipo de información, ya sea imágenes, documentos, archivos de música, aplicaciones, etc. (limitada por el tamaño del buzón de correo contratado con el servidor de correo).

Los correos electrónicos se almacenan en los servidores de correo mientras el usuario no hace uso de ellos. Existen diversos tipos de clientes de correo basados en aplicación como puede ser MS Outlook, Eudora, IncrediMail, (además estos dos últimos son gratuitos), son programas que instalas en tu ordenador y te permiten el acceso a tu correo y descargarlo en tu ordenador, también existen gestores de correo basados en Web (webmail), como puede ser Gmail, Hotmail, etc., que nos permiten gestionar el correo directamente a través de una página Web, desde cualquier lugar y desde cualquier ordenador. Al arrancar el programa nos aparecerá una pantalla más o menos igual a la siguiente, todo depende de cómo esté configurada por cada usuario.

Barra de Titulo

Barra de menú

Barra de herramientas

Barra de estado

Accesos directos

Lista de carpetas

Cuerpo Principal


Página 3 de 50

La barra de título contiene el nombre del programa y el nombre de la ventana actualmente activa dentro del programa. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar

La barra de menús contiene las operaciones de Outlook, agrupadas en menús desplegables. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús, las cosas más habituales se realizan más rápidamente desde los iconos de las barras de herramientas.

Cada opción tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opción pulsando simultáneamente la tecla alt y la letra subrayada, por ejemplo si pulsamos alt+a se abre la opción Archivo.

En Outlook2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales de la aplicación. Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento, se reconocen porque tienen el color atenuado. La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, dependiendo de la pantalla en la que estemos. Accesos directos se encuentran en la parte izquierda de la pantalla, sirven para acceder directamente a comandos y utilidades de la aplicación, acceder al calendario, los contactos, tareas, notas, etc. La lista de carpetas nos muestra las carpetas disponibles dentro de la aplicación, podemos personalizarlas creando nuevas carpetas, eliminándolas, etc.


Página 4 de 50

El cuerpo principal es la parte donde se trabaja con los mensajes, el calendario, las notas, etc. El cuerpo principal tendrá diferente aspecto dependiendo de con que estemos trabajando. Notas


Página 5 de 50

El correo electrónico y opciones de Internet Para poder manejar nuestros correos electrónicos, lo primero que debemos hacer es disponer de una cuenta de correo, la cuenta nos la puede facilitar nuestra empresa, la empresa por la que nos conectamos a Internet, etc. Nos tienes que facilitar cinco datos para poder configurarla en nuestro programa.

• Dirección de correo electrónico. • Nombre de usuario. • Contraseña. • Servidor de correo entrante. • Servidor de correo saliente.

Con estos datos en nuestro poder ya estamos capacitados para poder configurar nuestra cuenta de correo electrónico en Outlook. El primer paso será pinchar en Herramientas/Cuentas de correo electrónico.

Se nos abrirá el asistente con el cual podemos generar una cuenta nueva, modificar la cuenta de correo que tenemos creada, etc., elegimos la opción de agregar una nueva cuenta de correo electrónico.


Página 6 de 50

Pulsamos en siguiente y pasamos a la pantalla para elegir el tipo de servidor con el que manejaremos el correo, esto nos lo especificará quien nos facilita la cuenta, normalmente se utiliza servidor tipo POP3.


Página 7 de 50

Últimamente esta cogiendo mucho auge los servidores tipo IMAP, en esta pantalla también podemos elegir servidores HTTP para poder descargar el correo de cuentas gratuitas tipo Hotmail. Pinchamos en seguir y se nos abre la ventana para introducir los datos de nuestra cuenta.


Página 8 de 50

En la casilla Su nombre: ponemos nuestro nombre o el nombre que queremos que aparezca en los correos electrónicos que enviemos. En la casilla Dirección de correo electrónico pondremos la dirección que nos han facilitado será del tipo [email protected] donde la primera parte es el nombre de la cuenta y lo que hay detrás de la @ es el dominio de la cuenta. En la casilla Nombre de usuario pondremos el dato facilitado como tal por nuestro proveedor de correo electrónico. En la casilla contraseña pondremos la contraseña y habilitaremos la casilla recordar contraseña si queremos que descargue automáticamente el correo el programa o no pondremos nada y cada vez que iniciemos el programa nos pedirá que introduzcamos la contraseña, es una manera de preservar la seguridad si hay varias personal que utilizan el ordenador y no queremos que descarguen nuestro correo. En la casilla servidor de correo entrante (POP3) pondremos el nombre del servidor entrante que nos han facilitado. En la casilla servidor de correo saliente (SMTP) pondremos el nombre del servidor saliente que nos han facilitado. Nuestra pantalla tendría un aspecto más o menos parecido al siguiente.


Página 9 de 50

Ahora estamos en disposición de probar nuestra cuenta de correo para saber si hemos introducido correctamente todos los datos pulsando el botón Probar configuración de la cuenta, el programa se conecta con los servidores y hace un envió y recepción de correo, si hubiera algún problema el programa nos lo detectaría y nos lo comunicaría tal y como se muestra a continuación.


Página 10 de 50

Una vez que tenemos todos los datos correctamente introducidos, pulsamos siguiente y ya tenemos nuestra cuenta creada, el asistente llega a su fin y nos felicita por haber creado la cuenta.


Página 11 de 50

En cualquier momento podemos agregar otra cuenta de correo electrónico, podemos tener tantas cuentas, como necesitemos o deseemos. Para agregar una cuenta nueva realizamos el mismo proceso. De la misma manera podemos modificar la cuenta creada o eliminarla en cualquier momento, en ese caso en vez de elegir en la primera pantalla agregar…, elegimos ver o cambiar...., se nos abrirá una ventana con todas las cuenta de correo electrónico que tenemos generadas, seleccionamos la cuenta que vamos a modificar o eliminar y pinchamos en el botón que nos interesa, modificar para cambiar los datos de la cuenta o eliminar para borrarla definitivamente, se elimina la cuenta de correo electrónico, no los mensajes descargados anteriormente desde ella.


Página 12 de 50

Cuando tenemos creada una cuenta de correo, está siempre es la predeterminada, si tenemos más de una solo una puedes ser la predeterminada, si no indicamos lo contrario todos los mensajes que enviemos desde nuestro equipo serán enviados por la cuenta predeterminada, en la ventana anterior podemos ver que cuenta es la predeterminada y cambiarlo si fuera necesario, simplemente seleccionamos la cuenta que queremos sea la nueva predeterminada y pulsando sobre el botón Establecer como predeterminado. Notas


Página 13 de 50

Agenda de contactos Outlook dispone de una Agenda o libreta de contactos en la cual podemos incluir las personas a las que vamos a enviar asiduamente correos electrónicos, además del nombre y de la dirección de correo electrónico podemos incluir más datos, como dirección, teléfono, etc. Podemos agrupar los contactos en listas de distribución cuando a menudo enviamos un mismo mensaje a las mismas personas, de está manera no tenemos que escribir todas las direcciones de correo, solamente escribir el nombre de la lista de distribución, automáticamente el mensaje es enviado a todas las direcciones que compone el grupo. Aunque Outlook nos permite crear libretas de direcciones nosotros trabajaremos con la que trae por defecto. Para abrir la libreta de direcciones pulsaremos el botón libreta de direcciones que tenemos en la barra de menú estándar . Automáticamente se nos desplegará nuestra libreta, sino tenemos a ningún contacto nos aparecerá una ventana vacía, si por el contrario ya tenemos algún contacto introducido veremos algo parecido a la siguiente imagen.

Para crear un contacto nuevo pinchamos sobre el botón Nueva entrada o bien pinchamos en Archivo / Nueva entrada, automáticamente se nos abre la ventana para introducir un contacto nuevo o crear una lista de distribución nueva.


Página 14 de 50

Seleccionamos Nuevo contacto y pulsamos Aceptar, se nos despliega la ficha para introducir los datos del nuevo contacto.

Es una ficha muy completa, con diferentes pestañas, en la cual pondremos los datos que nos interesen, como mínimo pondremos el nombre y la dirección de correo electrónico y pinchamos en el botón Guardar y cerrar, si no vamos a introducir ningún contacto más o pinchamos en Archivo/Guardar para poder introducir nuevos contactos.


Página 15 de 50

Podemos buscar contactos pinchando en el botón buscar elementos de la barra de menú estándar . Se nos abrirá la siguiente ventana en la cual pondremos el nombre a buscar.

Podemos ver las propiedades de un contacto, tan solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón propiedades o hacer doble clic sobre el, se nos desplegará la ficha con todos los datos que tenemos de ese contacto. Podemos eliminar un contacto, lo seleccionamos y pulsamos el botón eliminar o bien pulsamos la tecla Supr. Para crear una lista de distribución seguimos los mismos pasos que para un contacto, pero en vez de elegir un contacto nuevo elegimos lista de distribución.


Página 16 de 50

Pulsamos en Aceptar y se nos despliega la siguiente ventana en la cual le pondremos nombre a la lista y Agregaremos a los miembros que pertenecen a dicha lista.

Por defecto aparece vacía, pinchamos en Seleccionar integrantes y se nos abre una ventana con todos nuestros contactos, tan solo tenemos que hacer doble clic sobre cada uno de los contactos que vamos a incluir en la lista.


Página 17 de 50

Cuando terminemos de introducir todos los contactos pulsamos aceptar y los contactos se integrarán dentro de la lista.


Página 18 de 50

A la lista del ejemplo le ponemos el nombre tutores la guardamos y en la ventana de contactos me aparecerá como si fuera un contacto más, pero se diferencia del resto de los contactos por su aspecto, aparece en negrita y con una imagen a su izquierda.

Cuando queramos enviar un correo a los tutores solo tenemos que seleccionar tutores y el mensaje se enviará a todos los miembros que compone la lista.


Página 19 de 50

Podemos añadir más contactos a la lista de distribución o eliminarlos, tan solo haremos doble clic sobre la lista y se nos abrirá la siguiente ventana.

Pulsamos Agregar nuevo si queremos añadir más contactos y los agregamos como ya se explicó anteriormente. También podemos eliminar contactos de una lista, seleccionamos el contacto a eliminar y pulsamos el botón quitar o la tecla Supr. Notas


Página 20 de 50

Calendario Outlook dispone de un calendario en el cual podemos registrar elementos como citas, reuniones o eventos. Ver el calendario es tan sencillo como ver el correo, hacemos clic en el botón

Calendario y el calendario y su contenido se mostrarán en la ventana principal de Outlook.

El calendario dispone de su propia barra de herramientas que contiene las acciones más comunes que se utilizan para gestionar las citas del calendario

Con el insertamos citas, reuniones, eventos, etc.

Nos permite imprimir el calendario Eliminamos la cita, reunión, evento seleccionado. Coloreamos el calendario Vemos el calendario de grupo Ir a Hoy

Vista de un día


Página 21 de 50

Vista semana laboral (lunes a viernes)

Vista semanal

Vista mensual Buscar, nos permite hacer búsquedas

En la parte izquierda de la ventana nos aparecen el mes actual y los dos siguientes por si queremos elegir otro día para apuntar alguna cita, evento o visualizar las ya creadas.

Notas


Página 22 de 50

Programar reuniones Las reuniones de Outlook son actividades que programamos en el calendario a las que invitamos a otras personas o para las que reserva recursos. Las personas que participan tienen distintos cargos y funciones. Organizador de la reunión. Cualquiera que organiza una reunión se convierte en el organizador de la reunión. El organizador es la única persona que puede cambiar los detalles de la reunión una vez definida. Asistente. Cualquier persona a la que invitamos a la reunión se considera un asistente, hay dos clases de asistentes: necesarios y opcionales. Una vez agregado un asistente a la lista de asistentes, esa persona será considerada siempre un asistente de la reunión, aunque rechace una reunión.

Ubicación/recurso. El lugar donde se realiza la reunión es la ubicación, denominada a veces recurso. El modo en que especifique una ubicación (o recurso) dependerá del modo en que se preparen las actividades.

Vamos a ver como se realizaría una reunión:

El organizador de la reunión programa la reunión y envía a los participantes un tipo especial de mensaje llamado convocatoria de reunión. Esta convocatoria se envía a las bandejas de entrada de todos los participantes de la reunión.

Cuando la convocatoria llega a la Bandeja de entrada de los asistentes, Outlook la reconoce como un elemento del calendario y la inserta como entrada "provisional" hasta que el asistente tenga la oportunidad de responder.

Los asistentes leen la convocatoria y responden. La respuesta a la reunión, similar a una convocatoria de reunión, se envía de vuelta a la Bandeja de entrada del organizador de la reunión y, como ocurría con las convocatorias, Outlook reconoce cada respuesta como un elemento especial. La entrada de la reunión se actualiza en el calendario del organizador con información sobre los asistentes.

Para crear una reunión seleccionamos pincharemos en el calendario el día y la hora en la que la programaremos, pinchamos en el botón y en el menú elegimos Convocatoria de reunión.


Página 23 de 50

Se nos abrirá una ventana en la cual programaremos la reunión.


Página 24 de 50

Empezamos a rellenar los campos, pinchamos el botón para y se nos abre la ventana para elegir los convocados a la reunión.

Vamos eligiendo los asistentes como Necesarios, Opcional, según nuestras necesidades. Si pinchamos en el botón necesario todos los contactos que elijamos se colocarán en ese renglón, si pulsamos en Opcional todos los contactos se colocarán en el renglón opcional. Cuando terminemos pulsamos el botón aceptar. En el Asunto especificamos el tema de la reunión. En ubicación ponemos el sitio donde se celebrará la reunión. Podemos poner el horario de comienzo y finalización o elegir la opción todo el día.

Asignarle una etiqueta para saber el tema de la reunión mediante colores.


Página 25 de 50

Podemos asignarle un aviso a la reunión.

En la barra de menú de la convocatoria de la reunión podemos insertar un archivo, establecer una periodicidad, asignar importancia, etc.

Cuando tenemos todos los campos rellenos pulsamos el botón enviar y ya tenemos programada nuestra reunión. En nuestro calendario nos aparece automáticamente la reunión creada.


Página 26 de 50

Haciendo doble clic sobre ella podemos visualizar las opciones de la misma y realizar un seguimiento.


Página 27 de 50

Tenemos dos pestañas para realizar estás opciones Programación y Seguimiento, si pulsamos la pestaña Programación nos aparece la siguiente vista.


Página 28 de 50

Podemos agregar nuevos asistentes a la reunión pulsando el botón Agregar otros…, etc. Si pinchamos en la pestaña seguimiento podemos ver todas las comunicaciones entre el organizador y los asistentes, confirmaciones, etc.

Notas


Página 29 de 50

Crear citas

Las citas son actividades programadas en el calendario que no implican invitar a otras personas ni reservar recursos.

Podemos establecer avisos para las citas y podemos ver las citas por día, semana o mes.

Para crear las Citas pinchamos en Archivo/Nuevo /Cita

O bien en el propio calendario donde queremos insertar la cita pinchamos con el botón derecho y en el menú que nos aparece seleccionamos Cita, la ventana que nos aparece es parecida a la ventana de Reuniones.


Página 30 de 50

Ponemos un asunto a la cita, una ubicación si va a ser en un sitio específico, le podemos asignar una etiqueta de color para identificarla mejor, asignar el horario de la cita, poner un aviso, etc. Una vez hemos rellenado los campos que necesitamos pinchamos el botón guardar y cerrar y ya nos quedaría nuestra cita reflejada en el calendario.


Página 31 de 50

Del mismo modo que la reunión se puede hacer una modificación de la cita o un seguimiento de la misma, hacemos doble clic sobre ella y en la ventana que se nos abre la modificamos de la misma manera que se puede modificar una reunión. Notas


Página 32 de 50

Tareas

Una tarea es un recado personal o relacionado con el trabajo al cual deseamos realizar un seguimiento hasta que se realiza.

Una tarea puede tener lugar una sola vez o varias (tarea periódica). Una tarea periódica puede repetirse a intervalos regulares o bien puede repetirse según la fecha en la que se marque la tarea como completada.

Por ejemplo, es posible que deseemos enviar un informe de estado a nuestro jefe el último viernes de cada mes o cortarnos el pelo transcurrido un mes desde nuestro último corte de pelo.

Además de crear nuestras propias tareas, podemos crear tareas para asignar a otras personas. Para esto, enviamos una solicitud de tarea a alguien. La persona que recibe la solicitud de tarea se convierte en el propietario temporal de la tarea, puede rechazarla o aceptarla, o asignarla a otra persona.

Si rechaza la tarea, ésta volverá a nosotros, si la persona acepta la tarea, se convierte en el propietario permanente. Si asigna la tarea a otra persona, ésta última se convierte en propietaria.

El propietario es el único que puede realizar cambios a la tarea, cuando un propietario actualiza una tarea, Microsoft Outlook actualiza todas las copias de la tarea: la copia para la persona que envió originalmente la solicitud de la tarea y copias para los propietarios anteriores de la tarea.

Cuando el propietario finaliza la tarea, Outlook envía automáticamente un informe de estado a la persona que asignó originalmente la tarea, a todos los propietarios anteriores y a cualquier persona que haya solicitado un informe.

Si asignamos una tarea a más de una persona simultáneamente, no podremos conservar una copia actualizada de la tarea en la lista de tareas. Para asignar el mismo proyecto a más de una persona y hacer que Outlook nos proporcione información actualizada acerca del progreso del trabajo, dividiremos el trabajo en tareas independientes y, a continuación, asignamos cada una individualmente. Por ejemplo, para asignar un informe a tres redactores, creamos tres tareas denominadas Escribir informe: Redactor 1, Escribir informe: Redactor 2 y Escribir informe: Redactor 3.

Crear listas de tareas

Para crear las Tareas pinchamos en el botón del grupo de iconos de acceso directo del programa Outlook, o bien pinchamos en Archivo/Nuevo /Tarea. Se nos abrirá la ventana tareas.


Página 33 de 50

En la ventana Tareas, tenemos la barra de herramientas en la parte superior, con la cual podemos realizar las operaciones más importantes.

A la derecha de la ventana tenemos las opciones de visualización de Tareas, podemos elegir la forma de verlas dependiendo la opción seleccionada.


Página 34 de 50

Para insertar una Tarea nueva pinchamos en el botón nuevo y elegimos Tarea

O bien pinchamos con el botón derecho en la ventana principal y en el menú que nos aparece elegimos Nueva Tarea, se nos abrirá la ventana para crear la nueva Tarea.

Le ponemos un nombre a la tarea en la casilla asunto.


Página 35 de 50

Podemos ponerle una fecha de inicio o de vencimiento.

Asignarle un estado.

O asignar una prioridad o indicar el % de realización.

También podemos ponerle un aviso o ver quien es el propietario de la Tarea.

En la pestaña detalles tenemos la opción de poner la fecha de finalización, especificar las horas totales de la tarea, las horas reales de la misma o especificar si fueran necesarios los kilómetros realizados, etc.


Página 36 de 50

Podemos hacer que nuestra tarea se repita, le asignamos una periodicidad, para ello pinchamos en el botón periodicidad , y se la asignamos en la ventana que se nos despliega.

Si por el contrario lo que queremos hacer es asignar una tarea a otra persona pincharemos el botón Asignar tarea , automáticamente nos aparece una línea con la palabra Para,…en la cual incluimos el contacto o la dirección de correo electrónico de la persona que queremos que ejecute la Tarea.


Página 37 de 50

Revisar tareas En cualquier momento podemos ver las tareas que tenemos creadas y modificarlas si fuera necesario.

Para ello pinchamos en el botón Tareas para abrir la vista de Tareas, nos aparecerá el listado con todas las tareas que tenemos creadas.

Hacemos doble clic sobre la tarea que queremos revisar, se nos abrirá su ventana de propiedades, y ya estamos en disposición de revisar la tarea y/o modificar lo que nos interesa, cambiar la fecha de vencimiento, enviar la tarea a otra persona, ponerle un aviso, crearle una periodicidad, eliminarla, etc.


Página 38 de 50

Para eliminar una tarea solo la tenemos que seleccionar en la vista de tareas y pulsar el botón eliminar de la barra de herramientas o pulsar la tecla Supr. Otra forma de revisar una tarea es cuando nos salta un aviso sobre la misma, podemos hacer varias cosas con ella.


Página 39 de 50

Podemos posponer el aviso para que nos vuelva a avisar más tarde, el tiempo lo indicamos en el menú desplegable de la parte inferior de la ventana, elegimos el tiempo y pulsamos el botón posponer.

Si pulsamos el botón descartar, descartamos el aviso y este no vuelve a aparecer, si es un aviso periódico nos aparecerá la próxima vez que este programado. Si pulsamos el botón Abrir elemento, abrimos la ventana de propiedades de la tarea y podemos cambiar su configuración, eliminarlo, etc. Organizar tareas Las tareas las podemos organizar mediante las vistas que dispone la ventana Tareas, en su margen izquierdo.


Página 40 de 50

Por defecto tenemos la Lista sencilla, nos muestra una lista bastante sencilla con las tareas apuntadas indicando el asunto y el vencimiento.

Lista detallada nos muestra la misma lista pero un poco más detallada indicando además del asunto y el vencimiento, el estado en el que se encuentra la tarea, el porcentaje de completado y la categoría.

Tareas activas nos muestra un listado con las tareas que siguen estando activas, es decir que todavía no se han completado.


Página 41 de 50

Próximos siete días nos muestra un listado con las tareas pendientes en los próximos siete días.

Tareas atrasadas nos muestra una lista con las tareas pendientes de hacer y que ya deberían haberse hecho. Por categoría nos muestra una lista de las tareas clasificadas por categoría. Asignación nos muestra una lista de las tareas ordenadas por el propietario de estas. Por persona encargada nos muestra una lista de las tareas agrupadas por la persona encargada de llevar a cabo esas tareas. Escala de tiempo de tareas nos muestra una escala de tiempo del mes con las tareas a realizar cada día del mes.

Podemos modificar la lista de tareas para adaptarla a nuestras necesidades, para ello pinchamos en la barra de herramientas menú en Herramientas/opciones.


Página 42 de 50

En la ventana que se nos despliega elegimos la pestaña preferencias y pulsamos el botón Opciones de Tarea.

En la ventana que se nos abre ya estamos en disposición de modificar la apariencia a nuestras necesidades o gustos.


Página 43 de 50

Podemos modificar el Color de las tareas atrasadas y el Color de las tareas completadas.

También disponemos de tres casillas de verificación donde podemos seleccionar o no las opciones Guardar copias actualizadas de las tareas asignadas, Enviar informes cuando se completen las tareas, y Establecer avisos para tareas con vencimiento. Notas


Página 44 de 50

Notas recordatorias Las notas son el equivalente electrónico de las notas de papel adhesivas o Post-it. Utilizamos las notas para anotar preguntas, ideas, recordatorios y cualquier cosa que escribiríamos normalmente en una nota de papel. Podemos dejar notas abiertas en la pantalla mientras trabajamos, esto es especialmente útil cuando se utilizan notas para almacenar información que es posible que necesitemos más adelante, como instrucciones o texto que deseamos volver a utilizar en otros elementos o documentos.

Al pulsar el acceso directo Notas , abrimos la ventana de notas, sino tenemos ninguna nota creada nos aparecerá en blanco.

La ventana notas tiene su propia barra de herramientas.

Creamos una nota nueva Imprimimos las notas Mover a una carpeta Eliminar


Página 45 de 50

Vemos los iconos de las notas grandes Vemos los iconos de las notas pequeños

Vemos las notas en forma de lista Permite realizar búsquedas

Podemos añadir una nota de tres formas diferentes:

• Haciendo clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas de Notas

• Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el panel de notas y escoger la opción Nueva nota del menú

• Haciendo doble clic sobre el panel de notas Se nos abrirá la nota en la cual podemos escribir directamente o pegar un texto copiado previamente de otro documento, la apariencia de la nota es la de un Post-it.

Cuando hemos terminado de escribir pulsamos la X de la esquina superior derecha para cerrar la nota, en la parte inferior de la nota nos aparece la fecha de creación y la hora. La ventana notas con varias creadas tendría el siguiente aspecto.


Página 46 de 50

En cualquier momento podemos editar una nota y modificar su contenido, para ello, simplemente hacemos doble clic sobre ella, o pulsamos con el botón derecho del ratón sobre ella y hacemos clic en Abrir. Para eliminar una nota tan solo la tenemos que seleccionar y pulsar el botón eliminar de la barra de herramientas o bien pulsar la tecla Supr. Podemos modificar muy poco el aspecto que tienen las notas, para ello tenemos dos maneras de hacerlo:

1. Con la nota sin abrir pulsamos con el botón derecho del ratón sobre ella y en el menú que aparece, podemos cambiar dos cosas.

Pulsamos el botón color y se nos despliegan los colores que podemos elegir para pintar la nota.


Página 47 de 50

Podemos cambiarle la categoría asignada a la nota pinchando Categorías y eligiendo la que nos interesa.

2. Con la nota abierta pinchamos en el icono de la esquina superior izquierda y en el menú que se nos despliega realizar las operaciones descritas en el punto 1, cambiar el color y las categorías.

Las notas de Outlook vienen con una configuración predeterminada, pero esta configuración puede ser modificada a nuestro gusto.

Para acceder a las opciones de configuración de las notas pinchamos en la barra de menú en Herramientas/Opciones.


Página 48 de 50

En la ventana que se nos abre, la pestaña Preferencias pulsamos en el botón Opciones de Notas....

Se nos abre la ventana para modificar las opciones de las notas, en la cual podemos cambiar el color, el tamaño de la nota y cambiar la fuente del texto que incorporemos a las mismas.


Página 49 de 50

Tenemos varias formas de visualizar las notas, en la parte izquierda de la ventana notas podemos cambiar entre ellas haciendo clic sobre la vista que nos interesa.

Por defecto está en la Vista Iconos.


Página 50 de 50

En la vista Lista de notas nos aparece la fecha y hora de creación y la categoría a la que pertenece.

En la vista Últimos 7 días nos aparecen las notas de los últimos 7 días. En la vista Por categoría nos agrupa las notas por las diferentes categorías que les hemos asignado.

Por color nos agrupa las notas que tienen el mismo color, diferenciando unos de otros. Notas

curso outlook

Documents

correo electrnico

ms outlook

servidores de correo

servidor de correo

correo tradicional

outlook pgina

gestores de correo basados

buzn de correo contratado