EXCEL Cursul IIIObiective Cum s creezi legturi ntre foi de calcul i regitri de calcul Cum s creezi subtotaluri Cum s divizezi i s nghei foile de calcul Cum s validezi informaia Cum s protejezi regitri de lucru Cum s lucrezi cu funciile Excel Cum s creezi i s modifici diagrame Cum s creezi propriile bare de unelte Cum s verifici ortografia DescriereAcesta este un curs mai amplu n care vei nva o mulime de noi cunotine care urmeaz s fie i aprofundate. Vei nva, spre exemplu, cum s creezi legturi ntre foile de calcul i s utilizezi aceste legturi, vei nva s apelezi i s utilizezi formulele importante din Excel cum ar fi SUM, AND, OR, LOOKUP, IF precum i funciile financiare FV i PMT, vei nva s creezi diagrame proprii, s le modifici i s le tipreti, vei nva s-i creezi propriile bare de unelte i s lucrezi cu bara Drawing, vei nva s-i creezi stiluri, s le aplici i s le modifici.

Cerine finaleLa sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele: S lucrezi cu funciile de baz din Excel; S creezi diagrame; S-i creezi propriile bare de instrumente; S tii s verifici ortografia foii de calcul; S creezi i s aplici stiluri.

Lecia 1Obiective S creezi legturi ntre foi de calcul i ntre foi de calcul i fiiere S creezi subtotaluri S divizezi i s nghei foi de calcul S validezi informaiile S protejezi regitri de calcul i foi de calcul S lucrezi cu funciile cele mai uzuale din Excel

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCULModurile de vizualizare a foii de calcul pot fi controlate de ctre utilizator. Controlul asupra modurilor de vizualizare nseamn posibilitatea de a stabili ce anume s fie vizibil pe foaia de calcul la un moment dat i ce foaie de calcul s fie vizibil la un moment dat. Poi imobiliza pe ecran o linie de titluri de coloan pentru simplitatea introducerii datelor sau poi ascunde o coloan sau o linie de informatii confideniale. Poi comuta ntre ferestrele regitrilor de calcul prin plasarea lor alturat sau una n spatele celeilalte

COMUTAREA NTRE REGITRII DE CALCUL DESCHIIPentru a comuta ntre ferestrele regitrilor de calcul activi utilizeaz una din metodele: Deschide meniul Windows i alege numele registrului din list; Execut click pe butonul aferent din bara de taskuri;

Apas combinaiile de taste CTRL+F6 sau CTRL+TAB ca s treci la urmtorul registru; Apas combinaiile de taste CTRL+SHIFT+F6 sau CTRL+SHIFT+TAB ca s revii la registrul anterior; Poi vizualiza, de asemenea, mai muli regitri de calcul simultan, fiecare n propria fereastr. Acest lucru l poi realiza dac execui secvena Windows\Arrange... i apoi, din caseta de dialog care se deschide, poi alege: Tiled va aranja i redimensiona ferestrele regitrilor de calcul deschii astfel nct acestea s fie aranjate alturat att pe orizontal ct i pe vertical.

2

Horizontal permite aranjarea ferestrelor alturat, pe orizontal.

3

Vertical permite aranjarea alturat, pe vertical, a ferestrelor.

Cascade permite aranjarea ferestrelor n cascad.

Windows of activ workbook permite numai afiarea ferestrei registrului activ.

4

Obs. Este bine s utilizezi facilitatea de aranjare a ferestrelor de lucru pentru cel mult trei regitri de calcul deschii la un moment dat, pentru ca fiecare fereastr s ofere spaiu suficient de vizualizare.

IMOBILIZAREA COLOANELOR I A RNDURILORPartea cea mai des imobolizat a unei foi de calcul este linia cu titlurile de coloane din partea de sus a listei. Imobiliznd aceast linie poi vedea ce reprezint datele din celule atunci cnd derulezi lista. Imobilizarea pstreaz titlurile pe ecran indiferent cte nregistrri conine lista. Pentru a imobiliza linii i coloane ntr-o list trebuie s parcurgi paii: Execut click pe celula care se situeaz imediat sub rndul care se dorete imobilizat i la dreapta coloanei care se dorete imobilizat. Execut secvena Windows\Freeze Panes (Imobilizare panouri). Aceast secven are ca rezultat imobilizarea rndurilor de deasupra celulei selectate i a coloanelor din dreapta aceleiai celule.

Coloane imobilizate Rnd imobilizat

Celula selectat

Dac doreti s renuni la imobilizare ntr-o foaie de calcul trebuie s execui secvena Windows\Unfreeze Panes (Anulare imobilizarea panouri).

5

MPRIREA ECRANULUImprirea ecranului Excel i permite s vezi simultan dou sau patru pri distincte ale aceleai foi de calcul. Aceast caracteristic este util la compararea datelor dintr-o foaie de calcul sau atunci cnd trebuie s mui sau s copiezi informaii n interiorul aceleiai foi de calcul. Prin mprirea ecranului pot apare dou sau patru zone de vizualizare. Pentru fiecare dintre aceste zone de vizualizare poi derula seciunea pe care o afieaz. Pentru a mpri o foaie de calcul n patru zone de vizualizare trebuie s parcurgi paii: Selecteaz celula deasupra i n stnga creia se va plasa marcajul de mprire a ecranului Execut secvena Windows\Split. Foaia de calcul are, acum, dou sau patru bare de derulare care i permit s parcurgi n sus, n jos sau spre dreapta fiecare seciune de ecran Obs. n cazul n care ecranul este mprit n patru, cele patru panouri vor fi derulate n pereche. Cnd foaia de calcul se deruleaz sus-jos cele dou panouri superioare se vor derula simultan. Cnd foaia de calcul se deruleaz stnga-dreapta cele dou panouri din stnga se deruleaz simultan.

Deplasarea barelor de mprire i permite s mreti sau s micorezi oricare dintre seciuni. Ca s mui o bar de derulare este suficient s te deplasezi deasupra ei cu cursoul mouse-ului i s atepi pn ce acesta se transform ntr-o sgeat cu dou capete pentru mprirea n dou seciunea i ntr-o cruce cu patru sgei n capete pentru mprirea ecranului n patru seciuni.

6

Pentru a anula mprirea ecranului poi alege una din metodele: Execut secvena Windows\Remove Split. Execut dublu click pe o bar de mprire ca s o elimini. Trage una din barele de mprire n afara foii de calcul.

CREAREA AUTOMAT A SUBTOTALURILORDe multe ori, atunci cnd creezi o list, este necesar s efectuezi subtotaluri pentru diferitele categorii de date coninute.Subtotalurile pot fi calculate folsind funciile SUM, COUNT, MIN, MAX i altele. Pentru a aduga subtotaluri unei liste trebuie s parcurgi paii: 1. Sorteaz lista (i, eventual, filtreaz-o) i apoi selecteaz nregistrrile. Cheia de sortare pe care o utilizezi trebuie s fie aceeai cu cea pe care intenionezi s o foloseti n cmpul At each change in (La fiecare modificare n) din caseta de dialog Subtotal. Not: Dac lista este nconjurat de linii i coloane goale, atunci Excel va selecta automat datele pentru subtotal n cazul n care celula activ este oriunde n interiorul listei 2. Execut secvena Data\Subtotals. 3. n caseta de dialog Subtotal trebuie s stabileti criteriul pentru crearea subtotalurilor, funcia folosit i ali parametri de care doreti s se in cont.

n cmpul At each change in trebuie s selectezi din list titlul care determin criteriul dup care vrei s efectuezi subtotalurile. n cmpul Use function trebuie s selectezi din list funcia cu care vrei ca aplicaia Excel s calculeze subtotalurile.

7

AVERAGE media valorilor COUNT numr valorile numerice COUNTA numr toate valorile MAX - ntoarce valoarea maxim MIN - ntoarce valoarea minim PRODUCT nmulete valorile i ntoarce produsul STDEV estimeaz abaterea standard pe baza unui eantion STDEVP calculeaz abaterea standard pe baza ntregii populaii date SUM adun valorile VAR calculeaz dispersia pe baza unui eantion VARP - calculeaz dispersia pe baza ntregii populaii n cmpul Add subtotal to trebuie s selectezi coloana sau coloanele pentru care vrei s se afieze subtotalurile. Coloana se selecteaz executnd click n csua din faa titlului de coloan. Opiunea Replace current subtotals (nlocuirea subtotalurilor existente) o foloseti atunci cnd doreti s nlocuieti subtotalurile existente folosind o nou funcie. Opiunea Page break between groups (Sfrit de pagin ntre grupuri) permite saltul la o pagin nou pentru fiecare subtotal, mpreun cu nregistrrile aferente. Opiunea Summary below data (nsumare sub date) i permite s plasezi subtotalurile deasupra domeniului, dac nu este selectat, sau sub domeniu dac este selectat.

8

Obs. Poi crea mai multe subtotaluri aflate n raport de subordonare ntre ele folosind funcii diferite i aplicnd de mai multe ori funcia Subtotals dar deselectnd de fiecare dat opiunea Replace current subtotals. Pentru a renuna la subtotalurile create apas butonul Remove All.

FUNCII DE BAZ N PROGRAMUL EXCELFunciile sunt formule ncorporate care efectueaz anumite calcule matematice complexe. Utilizatorul introduce numele funciei i argumentele cerute de funcie iar programul Excel efectueaz calculele. Programul Excel pune la dispoziie o gam larg de funcii care au denumiri specifice, cum ar fi SUM, AVERAGE sau LOOKUP dar numele funciilor trebuie scrise corect, altfel programul Excel nu le recunoate. Pentru a uura munca utilizatorului Excel pune la dispoziie o caset de dialog care ajut la scrierea corect a numelor funciilor i la completarea argumentelor necesare efecturii acestora.

CASETA DE DIALOG PASTE FUNCTIONCea mai uoar cale de a utiliza o funcie ntr-o formul este de a apela caseta Paste Function (Lipere funcie). Pentru a accesa aceast caset poi s apei butonul Paste Function din bara standard sau execut secvena Insert\Function. Se deschide caseta de dialog Paste Function care are urmtoarea componen:

9

Descriere funcie Buton de ajutor

Function category (Categoria funciei) permite mprirea funciilor Excel n categorii pe care le gseti descrise n tabelul care urmeaz: Categorie Most Recently Used All Financial Date&Time Math&Trig Descriere Lista funciilor pe care le-ai utilizat cel mai recent Lista tuturor funciilor recunoscute de programul Excel Lista funciilor financiare Lista funciilor care permit calculul valorilor de dat i or Lista cu toate funciile matematice i trigonometrice recunoscute de Excel Lista funciilor statistice care permit calculul mediilor aritmetice, calculul derivaiei standard, etc. Lista funciilor care caut valori Lista funciilor care caut sau calculeaz valori ntr-o list sau baz de date Lista funciilor care pot fi folosite cu text sau etichete Lista funciilor logice (IF, AND, OR, etc.) Lista funciilor care returneaz informaii despre valori i despre foaia de lucru Lista funciilor personalizate pe care tu le-ai creat

Statistical Lookup&Reference Database Text Logical Information User Defined

Function name (Numele funciei) conine listele cu funciile aferente fiecrei categorii. n partea de jos a casetei regseti o scurt descriere a funciei selectate.

Butonul i permite s apelezi la ajutor pentru a primi mai multe informaii despre funcia selectat.

10

n momentul n care ai selectat o funcie din cmpul Function name se deschide o caset care se numete Formula Pallette (Paleta de formule) care permite introducerea argumentelor pentru funcia selectat.argumente butonul Collapse Dialog

butonul de ajutor

descrierea argumentului

Pentru a completa paleta de formule pentru o funcie trebuie s execui paii: 1. Execut click n caseta primului argument. 2. Dac argumentul cere referine de celul, execut click sau selecteaz celulele care conin argumentele din foaia de calcul. n caz contrar introdu valorile argumentului de la tastatur. 3. Dup ce ai adugat toate argumentele necesare execut click pe OK. Not: Paleta de formule caseta de dialog n care introduci argumentele funciei poate fi deplasat oriunde pe foaia de lucru astfel nct s nu te mpedice s vizualizezi cmpurile care conin argumentele. Obs. Pentru a reduce paleta de formule n aa fel nct s nu acopere celulele pe care vrei s le selectezi din foaia de calcul execut click pe butonul Collaps Dialog . Pentru a reafia paleta de formule i a continua construcia funciei execut click pe butonul Expand Dialog (aflat n captul din dreapta al casetei de argumente redus). Pentru a scrie o formul ntr-o celul trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click n celula n care doreti s fie afiat rezultatul formulei. 2. n bara de instrumente, execut click pe butonul Paste Function . Va aprea caseta Paste Function. 3. Execut click pe categoria de funcii, din cmpul Function category, din care face parte funcia dorit i, apoi, execut dublu click pe funcie n cmpul din dreapta, Function name. Dac nu tii n ce categorie se afl funcia dorit execut click pe categoria All (Toate) i, din lista cu funciile ordonate alfabetic, alege funcia dorit. Se va deschide paleta de formule (Formula Pallette) care te ajut s completezi funcia. 4. Execut click n caseta primului argument. 5. Dac argumentul cere referine de celul, execut click sau trage peste celulele care conin argumentele din foaia de calcul.

11

6. Dup ce ai adugat toate argumentele necesare execut click pe OK. Funcia este construit. Obs. Dac introduci semnul egal ntr-o celul caseta Name din stnga barei de formule primete numele Function i devine o list derulant cu cele mai recent utilizate funcii. Dac execui click pe o funcie din aceast list va aprea paleta de formule pentru respectiva funcie. Dac funcia pe care o doreti nu este cuprins in aceast list execut click pe opiunea More Functions... pentru a deschide caseta Paste Function.

FUNCII UTILEn acest capitol vor fi prezentate cteva dintre cele mai utilizate funcii Excel, i anume: MIN, MAX, AVERAGE, SUBTOTAL, COUNT, COUNTA, AND, OR, NOT, NOW, TODAY, DATE, SUM. Funcia MIN Funcia MIN(number1; number2;...) ntoarce valoarea cea mai mic, sau minimul, dintr-un domeniu de numere. Dac toate valorile se situeaz pe o coloan, cea mai simpl metod de aflare a minimului este de a sorta coloana. Dac este vorba de un domeniu, atunci funcia MIN este mai util. Pentru a afla valoarea minim de pe un domeniu trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click n celula n care vrei s plasezi formula. 2. Activeaz caseta Paste Function. 3. Execut click pe categoria Statistical. 4. Din cmpul Function name alege funcia MIN. 5. Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi argumentele sau domeniul al cror minim vrei s-l gseti.

12

6. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare care apare n acest cmp i selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele. 7. Apas butonul OK. Funcia MAX Funcia MAX (number1; number2;) este opusul funciei MIN i lucreaz n acelai fel: descoper cea mai mare valoare dintrun domeniu selectat. Pentru a afla valoarea maxim a unui domeniu trebuie s parcurgi paii: 1. 2. 3. 4. Execut click n celula n care doreti s introduci funcia. Execut click pe butonul Paste Function de pe bara standard. Execut click pe categoria Statistical. Din cmpul Function name alege funcia Max.

13

5. Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi argumentele sau domeniul al cror maxim vrei s-l gseti.

6. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare apare n acest cmp i selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele. 7. Apas butonul OK. Funcia AVERAGE Funcia AVERAGE number1; number2;...) este o functie comun i uor de utilizat. Rezultatul acestei funcii este media aritmetic a argumentelor din domeniul selectat. Este bine de tiut c rezultatul returnat de aceast funcie este mult mai corect dect dac ai aduna argumentele respective i le-ai mpri la numrul lor deoarece dac, la un moment dat, o celul nu are valoare numeric, prin aceast metod se interpreteaz valoarea 0 pentru aceast celul. Funcia AVERAGE adun celulele din domeniul selectat i mparte valoarea la numrul de celule fr a lua n calcul celulele goale.

14

Celul fr coninut

Valoare corect calculat cu AVERAGE

Valoare incorect calculat cu formula din bara de formule

Pentru a scrie o formul care s conin funcia AVERAGE trebuie s parcurgi paii: 1. 2. 3. 4. Execut click n celula n care doreti s introduci funcia. Execut click pe butonul Paste Function de pe bara standard. Execut click pe categoria Statistical. Din cmpul Function name alege funcia Average.

Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi argumentele sau domeniul a cror medie vrei s o gseti. 5. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare apare n acest cmp i selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele. 6. Apas butonul OK. Funcia SUBTOTAL Funcia SUBTOTAL(function_num;ref1;...) este util, n special, pentru calcularea valorilor dintr-o list filtrat deoarece folosete numai celulele vizibile dintr-un domeniu. Dac foloseti funcia SUM sau AVERAGE, n calcul este utilizat ntregul tabel n loc de nregistrrile afiate cu un filtru. Funcia SUBTOTAL poate efectua mai multe operaii diferite, n funcie de argumentele introduse. Argumentul function_num este un numr care determin operaia specific ce va fi efectuat pentru funcia SUBTOTAL. n tabelul urmtor sunt specificate argumentele function_num posibile pentru funcia SUBTOTAL precum i operaiile lor corespunztoare.

15

Argument 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Operaie executat AVERAGE media valorilor COUNT numr valorile numerice COUNTA numr toate valorile MAX - ntoarce valoarea maxim MIN - ntoarce valoarea minim PRODUCT nmulete valorile i ntoarce produsul STDEV estimeaz abaterea standard pe baza unui eantion STDEVP calculeaz abaterea standard pe baza ntregii populaii date SUM adun valorile VAR calculeaz dispersia pe baza unui eantion VARP - calculeaz dispersia pe baza ntregii populaii

Pentru a utiliza funcia SUBTOTAL trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click ntr-o celul de sub lista n care vrei s afiezi rezultatul formulei i apoi execut click pe butonul Paste Function. 2. n categoria All sau Math&Trig execut dublu click pe funcia SUBTOTAL. Va aprea caseta de dialog SUBTOTAL.

3. n cmpul Function_num introdu numrul funciei pe care doreti s o utilizezi, conform tabelului anterior. 4. n cmpul Ref1 introdu domeniul de calculat. 5. Execut click pe OK.

16

Domeniul selectat Argumentul funciei AVERAGE

Media vnzrilor pe anul 2001 calculat cu ajutorul funciei SUBTOTAL

Funciile COUNT, COUNTA, COUNTBLANK Aceste funcii returneaz numrul de valori dintr-un domeniu care ndeplinesc toate criteriile ncorporate n funcie. Funcia COUNT (range) returneaz numrul de valori numerice dintr-un domeniu i ignor toate celelalte tipuri de valori i celulele goale. Funcia COUNTA (range) returneaz toate valorile nenule dintr-un domeniu (dac ai de numrat valori tip text poi folosi aceast funcie). Funcia COUNTBLANK (range) returneaz numrul tuturor celulelor goale dintr-un domeniu. Aceste funcii sunt cel mai des utilizate n combinaie cu alte funcii. Valoarea returnat de funcia imbricat1 devine argumentul celeilalte funcii. Ca s utilizezi aceste funcii n interiorul altora, introdu funcia n locul argumentului a crui valoare o furnizeaz. Procedura pentru introducerea unei astfel de funcii este cea standard prezentat n capitolul Caseta de dialog PASTE FUNCTION.

1

Combinarea mai multor funcii se numete imbricare.

17

Funciile AND, OR, NOT

Funciile AND, OR, NOT sunt funcii logice i se utilizeaz mpreun cu alte funcii, incluse n alte formule. Fiecare dintre ele returneaz valorile True sau False iar formula care include funcia logic folosete aceast valoare pentru a-i continua calculul. Aceste funcii pot fi gsite n categoria Logical a casetei Paste Function. Funcia AND (logical1;logical2;...) verific dac toate argumentele sale au valoare True; n caz afirmativ funcia returneaz valoarea True. Este suficient ca una din condiii s nu fie ndeplinit i atunci funcia returneaz valoare False.

Funcia OR (logical1;logical2;...) verific dac oricare dintre argumentele sale are valoare True; n caz afirmativ funcia returneaz valoarea True. Dac nici una din condiii nu este ndeplinit atunci funcia returneaz valoarea False.

18

Funcia NOT (logical) inverseaz rezultatul verificrii ndeplinirii unei condiii. Dac condiia nu este ndeplinit funcia ntoarce valoarea True; n caz contrar funcia returneaz valoarea False.

Funciile logice sunt puin folosite solitar. n cele mai multe cazuri fac parte dintr-o formul mai complex. Funciile NOW i TODAY Funcia NOW returneaz data i ora curent iar funcia TODAY returneaz numai data curent. Aceste funcii nu au argumente. Pentru a le utiliza selecteaz-le din caseta Paste Function din categoria Date&Time dup ce ai selectat, n prealabil celula n care doreti s regseti aceast informaie.

Funcia SUM Funcia

19

SUM (number1,number2,...) Adun toate valorile dintr-o zon de celule sau/i valori neadiacente. Aceast funcie poate avea pn la 30 de argumente a cror valoare doreti s o totalizezi.

Dac argumentele funciei conin numere, valori logice, reprezentri tip text ale unor numere, toate introduse direct n cmpul argument, atunci toate aceste argumente sunt adunate. Exemplu: SUM(3, 2) are ca rezultat valoarea 5. SUM(3, 2, TRUE) are ca rezultat valoarea 6 deoarece valoarea tip text este convertit n numr i valoarea logic TRUE este translatat n valoarea numeric 1. Dac argumentul funciei este un domeniu de celule, numai numerele din acest domeniu sunt adunate. Celulele goale, valorile logice sau tip text sau valorile de eroare sunt ignorate. Exemplu: Dac celula A1 conine 3 iar celula B1 conine TRUE atunci SUM(A1 ,B1, 2) are ca rezultat valoarea 2 deoarece referinele la valori nenumerice nu sunt transformate (se transform numai datele scrise direct n formul nu i coninutul referinelor din formul). Funcia DATE Funcia DATE (year,month,day) returneaz numrul serial ce reprezint o anumit dat calendaristic. Programul Excel stocheaz datele calendaristice ca i numere seriale. Acest program lucreaz cu dou sisteme de date, i anume: Sistemul de dat 1900 care ncepe calcularea datelor cu 1 ianuarie 1900 (primete valoarea serial 1) i termin cu 31 decembrie 9999 (primete valoarea serial 2958465). Sistemul de dat 1904 care ncepe calcularea datelor cu 2 ianuarie 1904 (primete valoarea serial 1) i i termin cu 31 decembrie 9999 (primete valoarea serial 2957003). Exemplu: pentru sistemul de dat 1900, data 1 ianuarie 1998 va fi stocat ca i numrul serial 35796 deoarece este a 35.795-a zi dup 1 ianuarie 1900.

20

-

pentru sistemul de dat 1904, aceeai dat va fi stocat ca i numrul serial 34334.

Argumentul YEAR poate avea patru cifre. Excel interpreteaz argumentul YEAR n funcie de sistemul de dat utilizat. Implicit, Excel folosete sistemul 1900. Pentru sistemul 1900: Dac anul este ntre 0 i 1899, Excel adaug valoarea la 1900. Pentru DATE(1547, 1, 1) Excel ntoarce data 1 ianuarie 3447 (1900+1547) sau numrul serial 565.032. Dac anul este mai mic dect 0 sau 10.000 Excel returneaz valoarea de eroare #NUM. Argumentul MONTH este un numr care reprezint luna din an. Dac argumentul MONTH este mai mare dect 12, diferena de numr de luni este tre pentru anul urmtor. Pentru DATE(1998, 14, 2) numrul serial returnat va fi aferent datei de 2 februarie 1999. Argumentul DAY este un numr reprezentnd numrul de zi din lun. Dac argumentul DAY este mai mare dect numrul de zile specific lunii respective, diferena este tre pe luna urmtoare. Pentru DATE(1998, 1, 35) este returnat numrul serial reprezentnd data de 4 februarie 1998.

PROTEJAREA DATELORPentru a preveni accidentele nedorite ntr-un registru de calcul este bine s l protejezi. Pot fi protejate att celulele singure ct i domeniile, formulele din foaia de calcul i chiar ntreg registrul de calcul. ATENIE: Cu toate c poi proteja celulele dintr-o foaie de calcul, dac exist informaii vitale ascunse sau protejate, utilizatorii avansai n Excel pot sparge protecia i expune datele ascunse. Singura modalitate de a-i proteja informaiile vitale este protejarea ntregului registru de calcul astfel nct s fie necesar o parol pentru a-l deschide.

PROTEJAREA CELULELOR SELECTATE DINTR-O FOAIE DE CALCULCel mai obinuit motiv pentru protejarea celulelor este prevenirea tergerii sau alterrii accidentale a unor informaii cum ar fi formulele, care asigur calcule vitale pentru foaia sau registrul de calcul. Pentru protejarea celulelor unei foi de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz ntreaga foaie de calcul. 2. Execut secvena Format\Cells. 3. Din caseta Format Cells execut click pe fia Protection i deselecteaz opiunea Locked. aceast opiune nu are efect dect dac este protejat ntreaga foaie de calcul. Deselectarea acestei opiuni i permite s blochezi acele celule sau domenii care te intereseaz. 4. Dac este necesar, ascunde coninutul celulei sau domeniului validnd i opiunea Hidden.

21

5. Execut OK. 6. Selecteaz domeniul pe care vrei s-l protejezi. 7. Execut secvena Format\Cells. 8. Selecteaz opiunea Locked de pe fia Protection pentru domeniul selectat. 9. Execut secvena Tools\Protection\Protect Sheet. Va aprea caseta Protect Sheet care i va permite s introduci o parol pentru protejarea foii de calcul. Pentru a ascunde formule ntr-o foaie de calcul trebuie s parcurgi paii anteriori dar n caseta Format Cells alege opiunea Hidden n loc de Locked.

PROTEJAREA CU PAROL A UNUI REGISTRU DE CALCULProtecia cu parol a unui registru de calcul este singura cale sigur de protejare a informaiei. Un registru de calcul cruia i s-a aplicat o parol va putea fi deschis numai de ctre un utilizator care cunoate parola. Pentru a proteja un registru de calcul cu o parol trebuie s parcurgi paii: 1. Cu registrul de calcul activ execut secvena File\Save As. 2. n caseta de dialog Save As execut click pe butonul Tools pentru a deschide meniul derulant de unde alegi General Options (Opiuni generale). 3. n caseta Save Options introdu parola n cmpul Password to open (Parol pentru deschidere). Nici un utilizator care nu cunoate parola nu poate deschide fiierul.

4. Dac doreti s creezi o parol diferit pentru editarea registrului de calcul, introdu parola respectiv n cmpul Password to modify. Cu aceast opiune utilizatorul va putea doar s deschid fiierul nu s-l i modifice. 5. Pe lng opiunile de parolare mai poi selecta i urmtoarele:

22

Always create backup (Se creaz totdeauna o copie de rezerv) permite crearea unei copii de siguran ori de cte ori registrul de calcul este salvat. Read-only recommended (Acces recomandat doar pentru citire). La deschiderea registrului de calcul utilizatorul este ntrebat dac dorete deschiderea doar pentru citire. Dac se alege Yes modificrile efectuate n registrul de calcul trebuie salvate sub un alt nume. 6. Dup ce ai configurat parametrii execut click pe OK. 7. n caseta de dialog Confirm Password reintrodu parola pentru verificarea corectitudinii ei. 8. Execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog Confirm Password i a reveni la caseta Save As.

9. Dac este necesar, precizeaz numele registrului i calea, dup care execut click pe Save. 10. Execut click pe Yes pentru a nlocui vechea versiune a registrului cu cea nou, protejat cu parol. Not: Protejarea unui registru de calcul se mai poate realiza i executnd secvena Tools\Protection\Protect Workbook..., far a fi, ns posibil, parolarea la modificare a registrului de calcul, ci numai parolarea pentru deschidere.

VALIDAREA DATELORPentru a preveni introducerea eronat a datelor, Excel pune la dispoziie facilitatea de validare a datelor. Validarea i permite s aplici parametri asupra domeniilor sau celulelor, pstrnd informaiile ntre anumite limite. Pentru a aplica parametrii de validare unei liste, celule sau domeniu trebuie s parcurgi paii: 1. 2. Selecteaz zona n care vrei s aplici validarea. Execut secvena Data\Validation. Excel afieaz caseta Data Validation.

23

3. Din caseta de dialog care se deschide selecteaz fia Settings. n seciunea Validation criteria specific parametrii pentru acceptarea datelor introduse de utilizator. Din cmpul Allow alege tipul de dat. Pentru numere alege Whole number sau Decimal. Pentru a specifica date calendaristice sau ore alege Date sau Time. Din cmpul Data stabileti limitele superioare i/sau inferioare pentru date, depinznd de operatorul ales. Poi introduce valori, referine de celule sau formule. Semnificatia operatorilor este urmtoarea: Operator between not between equal not equal greater than less than Semnificaie Argumentul s fie ntre anumite valori Argumentul s nu fie ntre anumite valori Argumentul s aib o anumit valoare specificat Argumentul s nu aib o anumit valoare specificat Argumentul s fie mai mare dect o anumit valoare Argumentul s fie mai mic dect o anumit valoare

greater than or equal Argumentul s fie mai mare sau egal cu o anumit valoare to less than or equal to Argumentul s fie mai mic sau egal cu anumit valoare

Opiunea Ignore blank i permite s lucrezi cu celulele goale sau s faci referin la o celul care, iniial, este goal. Dac aceast opiune nu este

24

activ atunci celulele goale sunt interpretate ca i cnd ar conine valoarea zero. 4. Pentru a furniza un mesaj ctre utilizator ca s introduc date corecte selecteaz fia Input Message.

Ceea ce vei specifica n cmpul Title va aprea n bara de titlu a mesajului de avertizare.

Ceea ce vei specifica n cmpul Input message va aprea n caseta de mesaj. 5. Pentru a afia un mesaj cnd sunt introduse date eronate execut click pe fia Error Alert.

25

Trebuie s fii atent ca opiunea Show error alert after invalid data is entered s fie bifat. Din cmpul Style alege un stil de avertizare: Stop sau Information . ,

Warning

n cmpul Title trebuie s introduci denumirea care vrei s apar n bara de titlu a casetei de avertizare. n cmpul Error message trebuie s introduci mesajul care vrei s fie afiat n caseta de avertizare. Textul introdus n aceast caset poate s aib maxim 255 de caractere. 6. Execut click pe OK.

26

RESTRICIONAREA INTRODUCERII DATELOR NTR-O CELUL, LA CONINUTUL UNEI LISTEPentru a restriciona datele dintr-o celul relativ la coninutul unei liste trebuie s parcurgi paii: 1. n aceeai foaie de calcul creaz lista de intrri pe o singur coloan sau pe un singur rnd. N u i n c l u de c e l ul e f r c o n i n u t n l i s t . 2. Selecteaz celulele crora vrei s le aplici restricii. 3. Execut secvena Data\Validation i execut click pe fia Settings. 4. Din cmpul Allow alege opiunea List. 5. n caseta Source introdu referina la domeniul care conine restriciile.

6. Pentru a afia un mesaj de eroare trebuie s te poziionezi pe fia Input Message sau pe fia Error Alert i s execui paii respectivi prezentai n capitolul Validarea datelor.

27

LIMITAREA NUMRULUI DE CARACTERE DINTR-O CELULPentru a limita numrul de caractere introduse ntr-o celul trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz celulele crora vrei s le aplici restricii. 2. Execut secvena Data\Validation i selecteaz fia Settings. 3. n cmpul Allow alege Text Length. 4. Din cmpul Data alege operatorul dorit i apoi specific limita maxim sau minim, sau ambele depinznd de operatorul ales. Pentru limite poi introduce valori, referine sau formule.

ANULAREA RESTRICIILORPentru a anula restriciile impuse datelor i mesajele de eroare trebuie s parcurgi paii: 1. 2. Selecteaz celulele a cror restricii vrei s le anulezi. Execut secvena Data\Validation i selecteaz fia Settings.

Execut click pe butonul Clear All.

LEGAREA DATELORPn n acest moment al cursului s-a fcut referire la date ce existau n mai multe locaii dar care nu erau legate ntre ele prin nici o conexiune2. Copierea unei ntregi foi de calcul sau a unei seciuni a acesteia nu realizeaz i conexiuni ntre materialul surs i cel destinaie. Dac trebuie s copiezi materialul surs la o alt locaie i s pstrezi legturi ntre surs i destinaie, atunci trebuie s creezi legturi ntre acestea.

STABILIREA LEGTURILOR NTRE FOI SAU REGITRI DE LUCRUSecvena Edit\Paste plaseaz coninutul copiat n zona de memorie Clipboard i, ulterior, ntre locaia surs i cea destinaie nu mai exist nici o legtur. Dac se execut secventa Edit\Paste Special se poate crea o legtur ntre regitrii surs i destinaie. Pentru a copia i a lega date ntre foile sau regitrii de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. Atunci cnd copiezi ntre regitri trebuie s ai grij ca ambii regitri s fie deschii i salvai. 2. Selecteaz i copiaz coninutul surs din foaia de calcul surs. Acesta va deveni obiectul legat. 3. Treci n foaia de calcul destinaie, selecteaz celula din care vrei s nceap inserarea datelor legate i execut secvena Edit\Paste Special. 4. n caseta de dialog care se deschide selecteaz opiunile corespunztoare coninutului i formatrii pe care vrei s le incluzi n materialul de lipit. 5. Execut click pe butonul Paste Link (Lipire cu legtur). Dup ce ai efectuat o legtur, testeaz-o comutnd n celulele surs i modificnd coninutul lor. Verific apoi, destinaia i observ dac modificarea este reflectat. Cnd2

O conexiune permite ca modificrile efectuate pe surs s fie reflectate i la destinaie.

28

vizualizezi destinaia, n bara de formule poi observa legtura descriind locaia surs. Numele registrului de calcul apare n paranteze drepte, urmat de numele foii de calcul, iar toate aceste denumiri sunt nchise intre apostrofuri i urmate de semnul exclamrii (!) i de numele domeniului sau de referina de celul.

Numele registrului de calcul surs este vnzari 2001. Numele foii de calcul este ianuarie. Celula surs este G20.

Actualizarea legturilor la un registru de calcul Atunci cnd deschizi un registru de calcul care conine legturi la ali regitri, i se va cere s actualizezi legturile adic s actualizezi destinaia astfel nct s reflecte orice modificare efectuat n surs

Pentru a actualiza o legtur ntre doi regitri de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. n registrul destinaie execut secvena Edit\Links pentru a deschide caseta de dialog Links. Obs. Legturile pot fi editate doar din registrul destinaie. 2. n caseta de dialog Links execut click pe legtura pe care vrei s o actualizezi din lista Source file.

29

3. 4.

Execut click pe butonul Update Now. Execut click pe OK.

Redirecionarea legturilor Dac redenumeti un registru de calcul surs la care sunt legai ali regitri, legtura se ntrerupe. Pentru a repara legtura ntrerupt i a o redireciona trebuie s te situezi n registrul destinatie. Execut secvena Edit\Links Execut click pe butonul Change Source... (Modificare surs) i alege fiierul corespunztor din caseta Change Links. Prin definiie, se pstreaz adresele celulelor care au fost copiate. Dup ce ai selectat noul fiier surs execut click pe OK. ntreruperea legturilor Majoritatea legturilor ntrerupte apar n mod accidental utilizatorul schimb numele sursei, fie pe cel al destinaiei sau mut unul sau ambii regitri de calcul ntr-un folder nou. Pentru a ntrerupe intenionat o legtur selecteaz celulele destinaie i apas tasta Delete. Apoi poi introduce date noi n celulele respective sau le poi lsa goale. Referirea valorilor din alte foi i regitri de calcul Poi scrie formule care s calculeze valori din alte foi sau ali regitri de calcul. Aceasta este o cale obinuit de prelucrare i sintetizare a datelor din mai multe surse diferite. Atunci cnd scrii formula ce se refer la alte foi i ali regitri de calcul, creezi, de fapt, legturi la aceste foi i regitri. Referirea altor foi de calcul Dac ai un registru de calcul ce conine cte o foaie de calcul separat pentru fiecare departament poi combina datele din foaia de calcul a fiecrui departament ntr-o foaie de sintez din acelai registru pentru a compila i analiza datele pentru ntreaga companie. Formulele din foaia de sintez vor trebui s refere datele din foile de departamente (acestea sunt denumite referine externe). Poi crea referine externe comutnd n cealalt foaie, executnd click i trgnd indicatorul peste celulele dorite, la fel ca n cazul referinelor din aceeai foaie. Pentru a referi datele dintr-o foaie de calcul ntr-o formul trebuie s parcurgi paii: 1. ncepe s construieti formula (tastnd semnul =).

30

2. Cnd ai ajuns la momentul introducerii referinei dintr-o alt foaie trebuie s execui click pe eticheta acelei foi. 3. Localizeaz celula la care faci referirea i execut click pe ea. Dac trebuie s referi un domeniu trage indicatorul peste el pentru a-l selecta. n bara de formule vor aprea numele foii i referina de celul. Sugestie: Dac faci referire la o foaie de calcul pe care nu o poi vizualiza n bara cu etichete de foi de calcul este mai uor s lucrezi cu dou ferestre alturate pe ecran. Pentru a deschide o nou fereastr execut secvena Window\New Window. Pentru a aranja ferestrele alturat exeecvena Window\Arrange i alege optiunea Tiled din caseta de dialog care se deschide. 4. 5. Continu construirea formulei prin introducerea celorlali de operatori. Cnd formula este complet apas Enter.

Sintaxa pentru o referin extern la o foaie de calcul este nume_foaie!referina_celul. Obs. Dac schimbi numele foii referite dup ce ai scris formula nu este nici o problem, deoarece ele se gsesc n acelai registru i formulele se actualizeaz automat. Referirea altor regitri de calcul Dac trebuie s faci referire la date dintr-un alt registru de calcul poi scrie formule care s includ referine externe la acei regitri de calcul. Pentru a crea referine externe la un alt registru de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. Deschide att registrele de calcul surs ct i cele destinaie i ncepe s construieti formula. 2. Execut click ntr-unul din registrele surs i apoi click n celula pe care vrei s o incluzi n formul. Referina la celul este adugat la formul, ns, pentru c este localizat ntr-un alt registru, ea va cuprinde i numele registrului referit i al foii de calcul. Numele registrului de calcul este cuprins ntre paranteze drepte i este urmat de numele foii de calcul; numele foii de calcul este separat de referina de celul prin semnul exclamrii astfel: [nume_registru]nume_foaie!referin_celul. 3. Continu construirea formulei introducnd operatorii i executnd click n ceilali regitri pentru a introduce referinele de celul. 4. Apas tasta Enter. Actualizarea valorilor din regitrii de calcul referii Registrul de calcul care conine formula este denumit registru dependent, iar cel care conine datele referite se numete registru surs. Dac valorile din registrul surs se modific formula care le folosete i poate actualiza automat datele. Dac registrul surs este deschis cnd deschizi registrul dependent, formula este automat actualizat fr ntrebri. Dac registrul surs este nchis cnd deschizi registrul dependent vei fi ntrebat dac doreti s actualizezi toate informaiile legate.

31

Dac execui click pe Yes (Da) formula este actualizat cu valorile curente din registrul surs, chiar dac au fost modificate. Dac execui click pe No (Nu) formula nu va fi actualizat i i pstreaz valorile anterioare. Dac registrul surs a fost ters, mutat sau i-ai schimbat numele, poi executa click pe No pentru a pstra valorile curente i a rescrie referinele sau click pe Yes dup care foloseti caseta File Not Found pentru a cuta noua localizare a registrului surs; pentru a rezolva permanent legtura trebuie s refaci formulele. Pentru a edita legturile dintr-un registru de calcul execut click pe Edit\Links. n caseta de dialog Change Links localizeaz i execut click pe numele registrului surs mutat sau redenumit, dup care execut click pe OK.

HIPERLEGTURIO modalitate foarte important de legare a datelor este folosirea hiperlegturilor. O hiperlegtur este o selecie de text sau un element grafic care este asociat cu un alt fiiere sau cu o pagin Web din Internet sau din Intranet-ul companiei. Crearea hiperlegturilor Pentru a crea o hiperlegtur trebuie s parcurgi urmtorii pai: 1. n registrul de calcul deschis selecteaz datele dintr-o celul sau un element grafic pentru a le utiliza la crearea unei hiperlegturi. 2. Execut secvena Insert\Hyperlink sau execut click pe butonul Hyperlink din bara standard. 3. n caseta de dialog Insert Hyperlink (Inserare hiperlegtur) introdu un nume de folder i un nume de registru de calcul ctre care se va crea hiperlegtura.

32

4. Dac nu cunoti calea exact apas butonul File situat n partea dreapt a casetei de dialog. 5. Dup ce ai introdus sau selectat registrul de calcul pentru hiperlegtur insereaz OK. Dac doreti s verifici hiperlegtura creat deplaseaz-te cu cursorul mouse-ului deasupra acesteia. Cursorul ia forma unei mini i fiierul la care se face hiperlegtura apare ntr-o indicaie de ecran. Execut click pe hiperlegtur pentru a vedea dac se deschide registrul corespunztor. Obs. n registrul destinaie (cel la care conduce hiperlegtura) este bine s creezi o hiperlegtur care s conduc la registrul anterior (registrul care conine prima hiperligtur). Pentru aceasta se execut paii prezentai anterior. Folosirea hiperlegturilor pentru acces la domenii de celule Hiperlegturile pot fi folosite i n interiorul unui registru de calcul deschis, nu numai ntre regitri. Hiperlegturile dintr-o foaie de calcul indic alte celulele din cadrul aceluiai registru. Pentru a crea o hiperlegtur ctre un domeniu de celule trebuie s parcurgi paii: 1. n registrul de calcul deschis execut click n celula sau pe elementul grafic care va servi ca hiperlegtur. 2. Execut secvena Insert\Hyperlink i selecteaz butonul Place in This Document (Plasare n acest document).

33

3. Selecteaz numele foii de calcul i introdu adresa celulei n cmpul Type the cell reference. Poate fi o celul unic sau un domeniu.

4. Alege butonul ScreenTip(Sfat ecran) i introdu textul care vrei s apar n indicaia de ecran cnd vei indica hiperlegtura.

Actualizarea hiperlegturilor n timp hiperlegturile pot deveni invalide din diferite momente. Pentru a actualiza o hiperlegtur trebuie s execui paii: 1. Execut click dreapta pe hiperlegtura pe care doreti s o editezi. 2. Din meniul rapid execut secvena Hyperlink\Edit Hyperlink (Editare hiperlegtur). 3. Se deschide caseta Edit Hyperlink Execut click pe butonul Link to pentru a alege tipul de legtur.

34

tergerea hiperlegturilor Dac o hiperlegtur nu mai este folositoare o poi terge. tergerea unei hiperlegturi nu elimin textul sau elementul grafic ce servete n mod curent ca hiperlegtur ci doar elimin rolul de indicator ctre alt registru de calcul sau domeniu de celule. Pentru a terge o hiperelegtur trebuie s parcurgi paii: 1. 2. Execut click dreapta pe textul sau elementul grafic al hiperlegturii. Din meniul rapid execut secevna Hyperlink\Remove Hyperlink.

REZUMATUL LECIEI 1Aceast lecie i-a adus, ca i cunotine noi, elemente foarte importante ale aplicaiei Excel i anume: Cum s creezi legturi i hiperlegturi ntre foi de calcul i ntre foi de calcul i ali regitri de calcul Cum s lucrezi cu cteva dintre cele mai importante funcii ale acestei aplicaii Cum s aplici automat subtotaluri Cum s validezi informaia dintr-o celul sau domeniu de celule Cum s protejezi informaia dintr-un registru de calcul

NTREBRI RECAPITULATIVEntrebri grilBifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri corecte. Comutarea ntre diferii regitri de calcul deschii se face apsnd:

SHIFT+R. CTRL+F6. pe butoanele aferente din bara multitasking. altul. blocarea accesului ntr-o celul. restricionarea introducerii datelor n funcie de anumite valori impuse. atenionare utilizatorului la o introducere eronat de date altul

Validarea datelor permite :

35

Hiperlegturile permit:

crearea de legturi ntre diferite date accesarea de la distan a unei foi de calcul sau a unui registru de calcul denumirea foilor de calcul altul

Completai1. Cum poi s imobilizezi o zon dintr-o foaie de calcul:

2. Cum poi s protejezi o foaie de calcul i un registru de calcul:

3. Care este procedura de apelare i completare a unei funcii Excel:

Exerciii1. Deschide registrul Salarii2000.xls. 2. Imobilizeaz capul de tabel pe pe fiecare foaie de calcul. 3. Pentru luna februarie afl care a fost cel mai mic i cel mai mare salariu net n lei i n dolari. 4. Pentru luna martie s se calculeze cu ajutorul funciilor Excel numrul de angajai. 5. S se anuleze subtotalurile pe luna ianuarie. 6. S se calculeze pe fiecare lun suma i media aritmetic a salariului brut i a salariului net n lei i n dolari.

36

7. S se protejeze cu parol toate celulele de pe fiecare foaie de calcul exceptnd coloanele Salariu brut i Deducere. 8. S se protejeze datele de pe coloana Salariu brut pe fiecare lun tiind c nu exist angajat cu salariu mai mare dect 10.000.000 i mai mic dect 2.000.000. Titlul casetei de mesaj s fie Avertizare iar mesajul de eroare s fie: Salariu incorect. 9. n faa foii Ianuarie s se insereze o foaie de calcul cu numele Centralizator.

37

10. n foaia de calcul Centralizator din celula B4 s se creeze o serie care s cuprind toate lunile anului. 11. S se redimensioneze nlimea rndurilor acestei foi de calcul la 18,00 iar limea coloanelor C i D la 15,00. 12. n celula C3 s se insereze titlul Salariu net [lei] iar n celula D3 Salariu net [$]. 13. n celula C4 s apar valoarea sumei totale a salariului net n lei din foaia de calcul Ianuarie iar n celula D4 s apar valoarea sumei totale a salariului net n [$]. 14. Pe aceste valori s se creeze hiperlegturi spre foile de calcul care le conin. 15. S se aplice cele dou puncte anterioare pentru toate lunile. 16. S se linieze acest tabel.

17. Pentru fiecare lun creaz subtotaluri pentru fiecare direcie pe Impozit, Salariu net[lei] i Salariu net[$]. S se refac linierea tabelului.

38

18. S se creeze trei regitri de calcul Comercial.xls, Economic.xls i IT.xls. 19. n fiecare din aceste fiiere s se insereze din celula B4 o serie care s cuprind lunile anului. n celula C4 s apar titlul Salariu net[lei] i Salariu net[$]. 20. Pentru fiecare din cei trei regitri de calcul nou creai s se creeze hiperlegturi n registrul Salarii 2002.xls pe foaia aferent lunii i pe coloana aferent titlui de coloan din registrul care va conine hiperlegtura.

39

Lecia 2Obiective Cum s utilizezi corect referinele de celul Cum s utilizezi funciile de cutare Cum s foloseti funcia logic IF Cum s foloseti funcii compusePe parcursul acestei lecii vei nva despre referinele de celul, cum s le utilizezi corect n formule i vei nva, de asemenea, cteva funcii foarte importante i foarte utile cum ar fi funcia de cutare LOOKUP i funcia logic IF, vei nva cum s corectezi erorile care pot aprea atunci cnd creezi o formul i cum s afiezi i s tipreti formulele.

REFERINE DE CELULO referin identific o celul sau un domeniu de celule pe o foaie de calcul i i spune programului Excel de unde s citeasc valorile utilizate n formule. Cu ajutorul referinelor poi utiliza date coninute n prti diferite ale foii de lucru, ntr-o singur formul sau poi utiliza aceeai dat dintr-o celul n mai multe formule. Poi face referiri, de asemenea, la celule din alte foi de calcul sau din ali regitri de lucru. Referinele de celulele din ali regitri de lucru se numesc r e f er i n e ex t er n e ( External References) . Poi referi, de asemenea, datele din alte aplicaii. Aceste tipuri de referine se numesc r ef er i n e l a d i st a n (Remote References). Exist dou stiluri de referine, i anume: Stilul de referine A1 - este stilul implicit de referine pe care le utilizeaz programul Excel. Acest stil refer coloanele cu litere (de la A la IV, pentru un numr total de 255 de coloane) i refer rndurile cu numere (de la 1 la 65536). Aceste litere i numere se numesc etichete. Combinaiile lor dau adrese de celule sau de domenii. n continuare sunt cteva exemple de referine stil A1: Se utilizeaz A1 A1:A10 A1:F1 5:5 5:7 A:A A:C Se refer la Celula aflat la intersecia coloanei A cu rndul 1. Rangul de celule aflat pe coloana A ntre rndurile 1 i 10. Rangul de celule aflat pe rndul 1 ntre coloanele A i F. Toate celulele de pe rndul 5. Toate celulele aflate pe rndurile ntre 5 i 7 inclusiv. Toate celulele aflate pe coloana A. Toate celulele aflate n coloanele A pn la C inclusiv.

40

Se utilizeaz A1:F15

Se refer la Toate celulele aflate ntre coloanele A i F i rndurile 1 i 15. Stilul de referine R1C1 este utilizat atunci cnd ambele etichete, de coloan i de rnd, sunt numerice. Acest stil de referine este folosit, n special, pentru evidenierea poziiei rndurilor i coloanelor n interiorul macrocomenzilor. Excel indic locaia unei celule cu un R urmat de un numr de rnd i cu un C urmat de un numr de coloan.

Exist, de asemenea, mai multe tipuri de referine: Referine absolute i relative evideniate prin folosirea sau nefolosirea semnului $. Titluri i nume permit referirea domeniilor n formule folosind numele de domenii i titlurile de coloan (se va discuta ntr-un curs ulterior). Referine 3-D permit analizarea datelor din aceeai celul sau domeniu de celule de pe mai multe foi de lucru ale aceluiai registru de lucru. O referin 3-D include referine de celul sau domeniu de celule precedate de un domeniu de nume de foi de lucru (exemplu: =SUM(Sheet2:Sheet5!A7:A15)).

REFERINE RELATIVE, ABSOLUTE I MIXTEDepinznd de ceea ce vrei s realizezi poi utiliza referine relative, care se refer la poziia relativ a celulelor n cadrul formulei, sau referine absolute, care sunt referine la celule ce se afl intr-o locaie specific ce nu se modific ca poziie n cadrul formulei. Dac semnul $ precede litera sau/i numrul, de exemplu $A$1, referinele de coloan sau/i rnd sunt absolute. Referinele relative se ajusteaz automat cnd se copiaz formula pe cnd referinele absolute nu se modific.

Referine relative. Atunci cnd creezi o formul referinele la celule sau domenii sunt, implicit,

bazate pe poziiile lor relative fa de celula care conine formula. Cnd copiezi o formul care conine referine relative Excel ajusteaz automat referinele atunci cnd se lipete formula astfel nct s se refere la celule diferite, relativ la poziia lor n formul. De exemplu, dac o referin relativ dintr-o formul se refer la celula din stnga ei, fiecare copie a formulei se va referi la celula din stnga acesteia, indiferent de locul n care o copiezi. n acest exemplu se observ c, prin copierea formulei din prima celul celelalte formule i-au modificat referinele astfel nct rezultatul formulei s fie corect.

41

Prin definiie, programul Excel nu trateaz celulele pe care le incluzi ntr-o formul ca o locaie stabilit, ci ca o locaie relativ. Acest tip de referire te ajut s evii crearea repetat a aceleiai formule. Poi copia formula i referinele la celul se vor ajusta n mod automat. Cteodat este necesar ns s te referi la o aceeai celul din foaia de calcul, n fiecare copie a formulei. n acest caz trebuie s foloseti referine absolute.

Referine absolute. Dac nu doreti ca programul Excel s ajusteze automat referinele atunci cnd

copiezi o formul ntr-o alt celul, atunci trebuie s foloseti referine absolute. De exemplu, dac ai achiziionat cteva produse, cu preul n dolari, i vrei s transformi valoarea n lei la cursul zilei, referina la celula care conine valoarea dolarului la cursul zilei trebuie s fie o referin absolut.

Foprmul eronat. Nefolosind referine absolute, citete valoarea dolarului de la alt locaie.

Formul corect. Valoarea este citit tot timpul din celula A3.

Referine mixte. Este posibil ca, uneori, ntr-o formul s fie nevoie de r e f e r i n e m i x t e .

Referinele mixte conin adrese de celule absolute i relative (exemplu: A$1, $A1). De exemplu, cnd creezi o formul n care vrei s nmuleti valorile de pe o anumit coloan cu valorile aflate pe un anumit rnd vei utiliza referine mixt cu o coloan fix i un rnd relativ pentru denmulit i o coloan relativ i un rnd absolut pentru nmulitor.

42

n imaginea care urmeaz poi urmri modificarea formulelor ca urmare a copierii lor n alte locaii.

Pentru a schimba tipul de referin trebuie s parcurgi paii: Execut click pe celula care conine formula ale crei referine doreti s le modifici. n bara de formule, execut click pe referina de celul pe care doreti s o modifici. Apas tasta F4 succesiv pn cnd referina devine de tipul dorit. Apsarea repetat a taste F4 parcurge toate tipurile posibile de referine. Apas tasta Enter pentru a valida modificarea.

REFERINE 3 DPentru a utiliza referine 3 D trebuie ca registrul de calcul s conin mai mult de o foaie de calcul. Pentru a crea o formul care conine referine 3 D trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click pe celula n care vrei s creezi formula. 2. Insereaz numele funciei. 3. Execut click pe eticheta primei foi de calcul la care se face referirea, ine tasta SHIFT apsat i execut click pe eticheta ultimei foi de calcul care se dorete a fi referit. 4. Selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie referite n formul. 5. Completeaz formula. 6. Execut Enter pentru finalizare. Obs. 1: Presupunnd c lucrezi cu o formul de tipul =SUM(Sheet2:Sheet6!A2:A5) dac copiezi sau inserezi foi de calcul ntre foile Sheet2 i Sheet 6 (capetele seleciei) Excel include n calcul toate valorile din celula A2 la A6 din noile foi adugate. Obs. 2: Dac tergi o foaie de calcul din cele selectate Excel retrage din calcul valorile aferente. Obs. 3: Dac mui foi de calcul dintre Sheet2 i Sheet 6 la o alt locaie n afara domeniului de foi de calcul referite Excel retrage din calcul valorile aferente.

43

Obs. 4: Dac mui o foaie de calcul care reprezint un capt al domeniului de foi (Sheet2 sau Sheet6) la o alt locaie n acelai registru de calcul, Excel ajusteaz calculul la un nou domeniu de foi de calcul care s aib aceleai capete. Obs. 5: Dac tergi o foaie de calcul care reprezint un capt al domeniului de foi, Excel ajusteaz calculul schimbnd captul de domeniu ters cu foaia de calcul urmtoare, dac este vorba de Sheet2 sau anterioar, dac este vorba de Sheet6.

FUNCII DE CUTAREFunciile de cutare sunt funcii care au ca aciune cutarea unei valori ntr-un domeniu de celule i returnarea unei valori corespondente dintr-un alt domeniu de celule. Domeniile de celule n care se efectueaz cutarea i din care se returneaz rezultatul pot fi de dou forme: vector i matrice. Pentru forma vector aciunea funciei de cutare este urmtoarea: caut argumentul (lookup_value) ntr-un domeniu specificat (format pe un singur rnd sau o singur coloan) i returneaz informaia de pe aceeai poziie dintr-un alt domeniu specificat de aceeai dimensiune. Pentru forma matricial aciunea ei este urmtoarea: caut un argument (lookup_value) n primul rnd sau coloan a unei matrici i returneaz o valoare cu aceeai poziie de pe ultimul rnd sau ultima coloan a matricei sau dintr-un rnd sau coloan specificate. Termeni de baz Civa dintre termenii de baz utilizai n construirea funciilor de cutare sunt urmtorii: vector (vector)- este un domeniu situat pe un singur rnd sau o singur coloan. matricea (array) - este un domeniu de celule, care conine mai multe rnduri i coloane, i care poate conine text, numere, valori logice pe care vrei s le compari cu valoarea argumentului lookup_value. Atunci cnd lucrezi cu domenii matriciale, Excel insereaz automat formula ntre acolade { }. Atunci cnd creezi formula:

introdu valorile aferente matricei direct ntre acolade { }. separ valorile din coloane diferite cu virgul (,). separ valorile din rnduri diferite cu semnul punct i virgul (;). numere, text, valori logice ca TRUE sau FALSE, valori de eroare ca #N/A numerele pot fi ntregi, zecimale sau n format tiinific de valori n aceeai matrice de exemplu

Un domeniu matricial de constante poate conine:

poi utiliza diferite tipuri {1,3,4;TRUE,FALSE,TRUE} 44

textul trebuie s fie ntre ghilimele duble de exemplu Departamentul formule semnul dolar ($) sau procent (%) referine de celule

Un domeniu matricial de constante nu poate conine:

coloane sau rnduri de lungimi diferite lookup_value este valoare care urmeaz a fi cutat ntr-un domeniu vector sau matrice lookup_vector este domeniul vector n care este cutat valoarea lookup_value result_vector este domeniul vector din care se returneaz valoarea echivalent valorii lookup_value table_array este un tabel cu informaii unde este cutat valoarea lookup_value row_index_num este numrul rndului din table_array de pe care se returneaz valoarea echivalent valorii lookup_value col_index_num este numrul coloanei din table_array de pe care se returneaz valoarea echivalent valorii lookup_value range_lookup este o valoare logic care specific dac vrei s gseti o valoare aproximativ sau exact a valorii lookup_value

FUNCIA L O O KUPPentru a utiliza o funcie de cutare trebuie s apelezi caseta Paste Function. Din lista cu categoriile de funcii alegi Lookup&Reference iar din cmpul Function Name alegi funcia LOOKUP. n momentul n care alegi functia LOOKUP din caseta Paste Function se deschide o caset care te ntreab ce tip de sintax alegi. Funcia LOOKUP are dou forme de sintax i anume forma vectorial i forma matricial.

Sintaxa 1: Se utilizeaz atunci cnd domeniul care conine valoarea pe care o caui este de form vectorial.. Forma vectorial a funciei este urmtoarea: LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)

lookup_value este valoare pe care funcia LOOKUP o caut n vectorul lookup_vector lookup_vector este domeniul format dintr-un singur rnd sau coloan i care conine valoarea cutat

45

result_vector este un domeniu format dintr-un singur rnd sau coloan i care trebuie s aib aceeai dimensiune cu vectorul lookup_vector. A cesta este vectorul care furnizeaz rezultatul cutrii. Not: Valorile aferente vectorului lookup_value trebuie s fie sortate ascendent, altfel funcia nu returneaz valorile corect iar domeniul lookup_value i domeniul result_vector trebuie s aib dimensiuni identice. Nu face diferena ntre litere mari i litere mici. Pentru a utiliza funcia LOOKUP, forma vectorial, trebuie s parcurgi paii: 1. Deschide caseta Paste Function. 2. Din categoria Lookup&Reference alege funcia LOOKUP. 3. Din caseta care se deschide alege lookup_value,lookup_vector,result_vector. 4. n caseta Formula Pallette completeaz argumentele funciei:

opiunea

n cmpul lookup_value completeaz valoarea care urmeaz a fi cutat sau referina celulei care o conine. Valoarea trebuie scris identic cu forma ei din domeniul n care se face cutarea. n cmpul lookup_vector selecteaz domeniul n care se efectueaz cutarea. n cmpul result_vector selecteaz domeniul din care se returneaz valoarea dorit.

Obs. 1 : Dac funcia LOOKUP nu gsete valoarea din cmpul lookup_value atunci marcheaz valoarea cea mai mare care este mai mic sau egal cu valoarea din cmpul lookup_value. Obs. 2: Dac valoarea din lookup_value este mai mic dect cea mai mic valoare din cmpul lookup_value funcia LOOKUP returneaz un mesaj de eroare (#N/A).

46

Exemplu:

1. LOOKUP(0,57;A2:A6;B2:B6) = izo-butan 2. LOOKUP(0,58;A2:A6;B2:B6) = izo-butan 3. LOOKUP(0,66;A2:A6;B2:B6) = pentan 4. LOOKUP(0,25;A2:A6;B2:B6) = #N/A deoarece valoarea 0,25 este mai mic dect orice valoare din domeniul lookup_vector A2:A6. Sintaxa 2. Aceast form a funciei LOOKUP face cutarea automat n primul rnd sau n prima coloan n funcie de mrimea domeniului matricial. Forma matricial a funciei este urmtoarea: LOOKUP(lookup_value,array)

lookup_value este valoare pe care funcia LOOKUP o caut n matrice array este un domeniu matricial de celule care conine text, numere, valori logice pe care vrei s le compari cu valoarea argumentului lookup_value (vezi capitolul Termeni de baz). Cutarea cu ajutorul formei matriciale se efectueaz n felul urmtor: Dac domeniul de cutare are mai multe coloane dect rnduri, funcia LOOKUP caut valoarea lookup_value n primul rnd al domeniului Dac domeniul de cutare are mai multe rnduri dect coloane, funcia LOOKUP caut valoarea lookup_value n prima coloan a domeniului

Obs. 1 Dac funcia LOOKUP nu gsete valoarea lookup_value, folosete cea mai mare valoare care este mai mic sau egal cu valoarea lookup_value. Obs. 2 Dac este mai mic dect cea mai mic valoare din primul rnd sau prima coloan (depinde de dimensiunea matricii) a domeniului de cutare, funcia LOOKUP returneaz valoarea de eroare #N/A.

47

Exemplu: 1. LOOKUP(C,{a, b, c d;1,2,3,4})=3 2. LOOKUP(BUMP,{a,1; b,2; c,3})=2

FUNCIA HLOOKUPFuncia HLOOKUP caut o valoare n primul rnd al unui tabel sau al unei matrici de valori i returneaz o valoare de pe aceiai coloan, dintr-un rnd specificat. Este bine s foloseti funcia HLOOKUP cnd valoarea pe care o caui se situeaz n primul rnd al unui tabel i valoarea care trebuie returnat se afl cteva rnduri mai jos. Funia HLOOKUP are urmtoarea sintax: HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

lookup_value este valoare care urmeaz a fi gsit n primul rnd al tabelului. Poate fi o valoare, o referin sau un ir tip text. table_array este tabelul cu informaii n care se caut valoarea lookup_value. valoarea din primul rnd poate fi text, numr sau valoare logic nu se face diferena ntre litere mari i litere mici

row_index_num este numrul rndului din tabel (table_array) de unde va fi returnat valoarea echivalent. range_lookup este o valoare logic care specific dac funcia HLOOKUP s caute o valoare exact sau aproximativ a valorii lookup_value dac range_lookup = TRUE se admite o aproximare a valorii lookup_value. Dac nu este gsit o valoare exact este returnat valoarea cea mai mare care este mai mic dect lookup_value. dac range_lookup = FALSE valoarea gsit n tabel trebuie s fie identic cu cea a argumentului lookup_value. Dac nu este gsit o valoarea identic atunci se returneaz mesajul de eroare #N/A.

48

Obs. 1: Dac range_lookup = TRUE valorile din primul rnd al tabelului trebuie s fie sortate n ordine ascendent; altfel funcia HLOOKUP nu va returna rezultatul corect. Dac range_lookup = FALSE tabelul nu trebuie sortat. Obs. 2: Poi pune n ordine ascendent valorile, de la stnga la dreapta, selectnd valorile, executnd secvena Data\Sort\Options i fcnd click pe opiunea Sort left to right. Apoi alege rndul din lista cmpului Sort by i opiunea Ascending. Obs. 3: row_index_num = 1 returneaz valoarea din primul rnd a tabelului. row_index_num = 2 returneaz valoarea din rndul doi al tabelului. row_index_num < 1 funcia returneaz valoarea de eroare #VALUE. row_index_num este mai mare dect numrul de rnduri din tabel funcia returneaz valoarea de eroare #REF. Exemplu:

1. HLOOKUP(carti,E1:H5,2,TRUE) = 50 2. HLOOKUP(penare, E1:H5,3,FALSE) = 8 3. HLOOKUP(penar, E1:H5,3,FALSE) = #N/A 4. HLOOKUP(stilouri,E1:H5,4) = 38

49

5. HLOOKUP(3,{1,2,3 ; a, b, c; d e f},2,TRUE) = c

FUNCIA VLOOKUPAceast funcie caut o valoare n coloana cea mai din stnga a unui tabel i returneaz valoarea din acelai rnd, dintr-o coloan pe care o specifici. Utilizeaz aceast funcie atunci cnd compari valori aflate pe coloan, spre deosebire de funcia HLOOKUP pe care o foloseti atunci cnd compari valori aflate pe rnd. Funcia are urmtoarea sintax: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

lookup_value este valoarea dup care se face cutarea n prima coloan din stnga a tabelului. Aceast valoare poate fi text, numr sau ir de caractere. table_array este tabelul n care se caut informaia. Pentru specificarea acestuia folosete referine de celule sau nume de domenii. col_index_num este numrul de coloan din tabel de unde se va returna valoarea echivalent valorii lookup_value. range_lookup este o valoare logic care specific funciei VLOOKUP dac s gseasc o valoare identic cu cea pe care o caut sau o valoare aproximativ. range_lookup = TRUE valoarea gsit poate s fie aproximativ cu valoarea lookup_value. range_lookup = FALSE valoarea gsit trebuie s fie identic cu valoarea cutat Obs. 1: col_index_num = 1 funcia returneaz valoarea din prima coloan din stnga a tabelului tabelului col_index_num = 2 funcia returneaz valoarea din coloana a doua din stnga a col_index_num=5.000.000;E5*25%;E5*15%) dac salariul brut este mai mare sau egal cu 5.000.000 atunci impozitul este 25% din salariu, altfel impozitul este 15% din salariu.

52

2. IF(E5>10.000.000,eroare, IF(E5>=5.000.000;E5*25%;E5*15%)) deoarece nu exist salariu mai mare de 10.000.000 n ntreprindere, atunci dac condiia este ndeplinit trebuie returnat un mesaj de eroare, altfel se verific condiiile de la punctul anterior. 3. IF(E5>=5.000.000;E5*25%;IF(AND(E5=2.500.000),E5*15%,300.000)) dac salariul este mai mare de 5.000.000 atunci impozitul este 25% din salariu. Dac nu, se verific dac salariul este ntre 2.500.000 i 4.999.999. Dac da, impozitul este de 15%, dac nu este ndeplinit nici aceast condiie impozitul este o sum fix i anume 300.000 (pentru un salariu mai mic strict de 2.500.000). 4.

IF(B15>=30, B15- C15,D15/2) IF(AND(B1625);B16*C16/100;"-")

IF(OR(B15>=45;C154=500;D15/C15;"eroare");AVERAGE(B15:E15))

REMEDIEREA ERORILOR N CREAREA FORMULELORProgramul Excel corecteaz, n general, erorile comune care apar atunci cnd creezi o formul. Atunci cnd introduci incorect o formul apare o caset care te atenioneaz c ai greit i i propune o modificare. Aceast facilitate se numete Formula AutoCorrect. Dac eti de acord cu propunerea este suficient s apei pe butonul Yes i corectura se face automat. Dac nu eti de acord cu propunerea programului atunci apei butonul No i corectura o realizezi manual. Dac optezi s corectezi singur formula atunci trebuie s verifici:

1. Dac parantezele sunt pereche. Atunci cnd creezi o formul Excel afieaz parantezele n culori, dup cum sunt introduse. 2. Dac ai folosit semnul (:) pentru a separa referina de nceput de domeniu de cea de sfrit de domeniu (vezi subcapitolul Operatori n formule).

53

3. Dac ai introdus toate argumentele cerute de funcie sau dac ai introdus mai multe argumente dect era necesar. 4. Dac nu ai creat mai mult de apte nivele de imbricare a funciilor n interiorul unei formule (vezi capitolul Crearea funciilor imbricate. 5. Dac faci referire la alte nume de foi de calcul sau ali regitri de calcul care conin spaii i alte caractere speciale. n cazul n care exist astfel de caractere este necesar ca acestea s fie marcate de semne de apostrof (). 6. Dac, n cazul n care ai folosit referine externe, ai inclus numele i calea ctre registrul de calcul la care se face referirea (=AVERAGE('[2 III salarii 2002.xls]Februarie'!$H$5:$H$11). 7. Dac ai formatat numerele atunci cnd ai creat formula. n formule, numerele nu se formateaz (nu se folosesc separatorii de mii). Cele mai uzuale mesaje care pot aprea le gseti menionate n continuare.

EROAREA

#####

Aceast eroare apare atunci cnd celulele conin numere, date sau ore care depesc limea coloanei sau cnd celulele conin date i/sau ore care produc numere negative. Cauze posibile Sugestii de remediere Redimensioneaz coloana Numrul depete limea coloanei Schimb formatul numrului (spre exemplu decrementeaz numrul de zecimale)

S-a extras o dat sau or ulterioare Dac formula este corect, schimb modul de afiare al dintr-o dat sau or anterioare rezultatului formatnd celula cu un format care nu este de tip dat sau or

EROAREA #VALUE!Aceast eroare apare atunci cnd este folosit un tip greit de argument sau de operand sau facilitatea Formula AutoCorrect nu poate corecta formula. Cauze posibile Ai introdus text atunci cnd n formul trebuia introdus numr sau valoare logic. Excel nu poate translata textul n formatul corect de dat. Ai editat matrice. incorect un Sugestii de remediere Asigur-te c formula sau funcia folosete operanzii sau argumentele cerute i c celulele referite n formul conin date valide (dac celula A1 conine un numr iar celule A2 conine un text, prin nsumarea celor doi operanzi se va returna valoare de eroare #VALUE!).

domeniu Selecteaz domeniul matricial de celule, apas tasta F2 pentru a edita formula i apas combinaia CTRL+SHIFT+ENTER.

54

Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai introdus un domeniu matricial ca Asigur-te c domeniul matricial nu este o referin, o i referin de celul, formul sau formul sau o funcie. Vezi capitolul Termeni de baz funcie. Ai introdus un domeniu de celulele Schimb domeniul cu o singur valoare. ntr-o formul care necesita o valoare, nu un domeniu. Ai rulat o macrocomand care Asigur-te c funcia nu folosete un argument incorect. introduce o funcie ce ntoarce ca rezultat #VALUE!.

EROAREA #DIV!Aceast eroare apare atunci cnd formula conine o mprie la zero. Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit referine de celul care Schimb referina de celul sau introdu o alt valoare dect conine valoarea zero sau nu are zero n celula folosit ca divizor. Pentru a preveni coninut, ca divizor. mprirea la zero folosete funcia IF (IF(B1=0, ,A1/B1)). Ai introdus o formul care folosete Schimb divizorul cu alt numr dect zero. explicit mprirea la zero (=5/0). Ai rulat o macrocomand care Asigur-te c divizorul din formul nu este zero sau spaiu folosete o funcie sau o formul care liber. returneaz #DIV/0!.

EROAREA

#NAME

Aceast eroare apare atunci cnd programul Excel nu recunoate text ntr-o celul. Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit un nume de domeniu sau Asigur-te c numele exist. Execut secvena de celul care nu exist sau care a Insert/Name/Define. Dac numele nu este n list, fost ters. adaug-l. Nume incorect scris. Verific ortografia sau insereaz numele corect executnd secvena Insert/Name/Paste; n caseta Paste Name execut click pe numele dorit i apas pe butonul OK. Execut secvena Tools/Options/Calculation. Selecteaz opiunea Accept labels in formula.

Ai folosit un titlu ntr-o formul.

55

Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai folosit incorect numele unei Corecteaz ortografia numelui funciei. funcii. Ai introdus text ntr-o formul fr nchide textul ntre ghilimele. a-l nchide ntre ghilimele ( ). Excel ncearc s interpreteze intrarea ca un nume chiar dac tu l-ai introdus ca text. Ai omis semnul (:) cnd ai fcut Asigur-te c toate referirile la domenii de celule conin (:). referire la un domeniu.

EROAREA #N/AAceast eroare apare atunci cnd o valoare nu este disponibil ntr-o funcie sau formul. Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit o form inadecvat a Asigur-te c argumentul are tipul corect de valoare. Spre argumentului lookup_value al exemplu, este o valoare sau o referin la o celul i nu o funciilor HLOOKUP, LOOKUP, referin de domeniu. VLOOKUP. Ai folosit funciile HLOOKUP, Pentru a gsi o valoare exact a argumentului poi s setezi LOOKUP, VLOOKUP fr s sortezi range_lookup = FALSE. Dac doreti o valoare apropiat tabelul iniial. trebuie s sortezi tabelul i apoi s creezi formula din nou. Ai omis unul sau mai multe argumente Introdu toate argumentele. atunci cnd ai creat funcia. Ai rulat o macrocomand care Asigur-te c argumentele funciei sunt corecte i la locul introduce o funcie ce are ca rezultat care trebuie. #N/A.

EROAREA #REF!Aceast eroare apare atunci cnd o referin de celul nu este valid. Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai ters sau ai mutat celulele la care se Schimb formula sau restaureaz celulele executnd Undo face referire n alte formule Ai rulat o macrocomand care Verific dac un argument al funciei se refer la o celul introduce o funcie care returnez sau un domeniu invalid. #REF!

56

Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai folosit o referin la distan la o Pornete aplicaia. aplicaie care nu ruleaz.

EROAREA #NUMAceast eroare apare atunci cnd apare o problem cu un numr ntr-o formul sau funcie. Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit un argument neacceptat Asigur-te c argumentul folosit are tipul corect. ntr-o funcie care cere argument numeric. Ai folosit o funcie care itereaz, de Folosete o alt valoare de start pentru funcie. exemplu IRR sau RATE, i funcia nu poate s gseasc un rezultat. Ai introdus o formul care returneaz Schimb formula astfel nct rezultatul s fie ntre ..... i un numr care este prea mare sau prea ntre ....... . mic pentru a fi reprezentat de Excel.

EROAREA #NULL!Aceast eroare apare atunci cnd specifici intersecia a dou arii care, de fapt, nu se intersecteaz. Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit un domeniu incorect sau o Ca s te referi la dou arii care nu se intersecteaz folosete referin incorect de celul. separatorul (,). De exemplu, ntr-o formul SUM(A1:A10,C1:C10) dac nu este pus operatorul (,) funcia ncearc s adune numai celulele pe care le au n comun cele dou domenii, acestea neexistnd rezultatuleste eroarea #NULL!

REFERINE CIRCULAREReferine circulare este un mesaj de eroare care este returnat atunci cnd ntr-o formul se face referire, direct sau indirect, la celula care conine formula. Aplicaia Excel nu poate s rezolve referinele circulare prin calcule normale. Cnd ai o referin circular ntr-o formul apare un mesaj care te avertizeaz.

57

Pentru a corecta formula trebuie s o modifici n aa fel nct s nu mai apar n coninutul formulei adresa celulei care o conine. Pentru mai multe detalii urmrete cursul n care se va discuta despre bara Auditing.

AFIAREA I TIPRIREA FORMULELORAplicaia Excel afieaz, n mod implicit rezultatele formulelor. Este posibil, atunci cnd este necesar, s se afieze i formulele n cadrul foii de calcul, nu numai in bara de formule. Pentru a afia i tipri formule trebuie s execui paii: 1. Execut secvena Tools/Options. 2. Execut click pe fia View. 3. n seciunea Window options execut click n caseta Formulas pentru a o selecta. 4. Execut click pe OK.

5. Deruleaz, dac este cazul, bara orizontal pn ajungi la celulele care conin formulele afiate.

58

6. Execut secvena File/Page Setup i execut click pe fia Sheet. Specific s fie tiprite etichetele de coloan i de rnd

7. Execut click pe butonul Print Preview pentru a previzualiza apariia etichetelor de coloan i de rnd.

8.

Execut click pe OK.

OPIUNEA AUTOFORMATOpiunea AutoFormat este o colecie de formate implicite de tabele, colecie care cuprinde mrimi de font-uri, fundaluri, alinieri, pe care le poi aplica rapid unui domeniu de celule sau ntregii pagini. Opiunea AutoFormat i propune 16 formate diferite, implicite. Te ajut foarte mult atunci cnd vrei s formatezi un tabel ntr-un mod deosebit dar nu ai timp s realizezi acest lucru.

59

Pentru a aplica un format implicit trebuie s parcurgi paii: 1. Poziioneaz cursorul undeva n interiorul tabelului cruia vrei s-l aplici un AutoFormat. Excel va determina automat mrimea tabelului. Poi face selecia i manual. 2. Execut secvena Format/AutoFormat. Va aprea o caset de dialog care va prezenta cele 16 formate implicite. Alege formatul dorit.

3. Execut click pe butonul Options Caseta de dialog se va extinde astfel nct s poi vedea ase casete de verificare (check box). Astfel poi controla tipul formatului pe care vrei s-l aplici bifnd sau nebifnd casetele respective.

Obs.1 Dac ai dimensionat coloanele i liniile nainte de a aplica AutoFormat, deselecteaz opiunea Width/Height (Lime/nlime) deoarece caracteristica AutoFormat dimensioneaz liniile i coloanele corespunztoare cu cea mai nalt, respectiv cea mai lat intrare. Obs. 2 Atunci cnd vrei s modici formatul ales selectezi sau deselectezi casetele din faa celor ase opiuni. Spre exemplu, dac vrei s anulezi bordura formatului implicit este suficient s debifezi caseta Border.

60

REZUMATUL LECIEI 2n aceast lecie ai acumulat cunotine despre: Cum s creezi corect o formul utiliznd referinele de celul. Cum s foloseti funciile de cutare. Cum s foloseti funciile logice. Ce tipuri de mesaje de eroare exist. Cum s corectezi o formul. Cum s aplici un format implicit unui tabel.

ExerciiiExerciiul 1 1. S se creeze un registru de calcul numit Produse rafinarie.xls. 2. S se denumeasc o foaie de calcul cu numele Date de intrare. 3. S se denumeasc o foaie de calcul cu numele Introducere date.

61

4. n foaia de calcul Date de intrare s se creeze urmtorul tabel, din celula A1:

5. Celulele n care se vor introduce date sunt cele marcate cu vernil. Coninutul celorlalte celule va rezulta n urma calculelor. n coloana COD PRODUS_IF s se verifice dac valoarea din coloana COD PRODUS este situat ntre 1 i 13 (sunt 13 produse). Dac nu s se returneze mesajul Cod incorect. Sa se corecteze valoare de intrare a codului.

1