CUM ASIGUR MANAGEMENTUL PROIECTULUI?Fiind vorba despre reguli noi, cerințe de conformitate diferite, beneficiarul unei

finanțări din instrumente structurale trebuie să își asigure un management al

proiectului foarte bine gândit astfel încât să poată ajunge la rezultatele dorite în

parametrii descriși în cererea de finanțare.

Același lucru este valabil și pentru mediul de business și inițiativele private. Fie

că se adresează unui finanțator public sau privat (de tipul băncilor) un beneficiar

privat trebuie să dezvolte un proiect și să se asigure că îl implementează cu

succes, în condițiile și perioada de timp stabilită de finanțator.

Din aceste considerente, încă din faza de inițiere a ideii de proiect, beneficiarul

finanțării trebuie să gândească și să planifice câteva etape esențiale pentru

managementul proiectului.

O parte dintre acestea vizează, în mod obligatoriu, elementele abordate în

conținutul acestui articol.

 [button link=”http://www.traininguri.ro/curs-acreditat-cnfpa-manager-de-proiect-

weekend/” type=”big” color=”green” newwindow=”yes”] Curs MANAGER DE

PROIECT ACREDITAT, Bucuresti[/button]

1. a.      STABILIREA ECHIPEI DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

Încă din faza de scriere a cererii de finanţare veţi fi puşi în situaţia de a defini

echipa de implementare a proiectului. Chiar dacă în această etapă nu este

obligatorie nominalizarea unor persoane cu responsabilităţi în echipa de proiect,

trebuie definite rolurile de care aveţi nevoie şi atribuţiile detaliate pentru fiecare

rol.

Stabilirea rolurilor

În general se recomandă ca o echipă de implementare a proiectului să includă

persoane care să îndeplinească următoarele roluri:

1.      managerul de proiect: este recomandat ca manangerul de proiect să fie

ales dintre persoanele care au contribuit la scrierea ideii de proiect, cunoaşte

obiectivele şi rezultatele propuse şi are abilităţi manageriale de implementare a

acestora; în cazul în care managerul de proiect este adus din afară sau nu

cunoaşte proiectul care urmează să fie implementat, apare riscul unor întârzieri

în implementare generate în primul rând de lipsa coeziunii echipei şi

necunoaşterea ideii de proiect care trebuie implementată;

2.     responsabilul financiar: în această situaţie se recomandă includerea în

echipa de proiect a unei persoane din departamentul financiar, deoarece, pe de

o parte, angajaţii din aceste departamente deţin abilităţile necesare pentru

îndeplinirea acestui rol, iar pe de altă parte, deţin şi atribuţiile necesare în acest

domeniu. În cazul în care nu este posibilă includerea în echipa de proiect a unei

persoane din departamentul financiar, selectaţi din departamentul

dumneavoastră o persoană cu specializare în acest domeniu, dar este indicat

stabilirea unui contact cât mai timpuriu al acestei persoane cu departamentul

specializat din departamentul financiar pentru familiarizarea cu procedurile

interne de lucru.

3.     responsabil tehnic: acest rol urmăreşte atragerea de persoane cu abilităţi şi cunoştinţe în

domeniul achiziţiilor publice, organizare, logisitică, etc. Se recomandă ca pentru această poziţie să

atrageţi o persoană cu specializare juridică sau tehnică.

Cele trei roluri prezentate mai sus sunt esenţiale pentru implementarea

proiectului. Pe lângă acestea mai pot fi incluse roluri distincte în domeniul

comunicării, relaţiilor publice, promovării, juridic. Alegerea acestor roluri se face

de către dumneavoastră în funcţie de natura activităţilor pe care le implementaţi

în proiect, cât şi de complexitatea acestora.

De asemenea, este important de reţinut că, pentru un singur rol – de exemplu cel

financiar- puteţi nominaliza una sau mai multe persoane, cu condiţia să detaliaţi

şi să distingeţi între atribuţiile fiecăreia. Alegerea numărului de persoane rămâne

la latitudinea dumneavoastră dar justificarea trebuie să se bazeze pe

complexitatea activităţilor din proiect şi volumul de muncă presupus pentru

fiecare post din echipa de proiect.

Stabilirea fişelor de post

După primirea finanţării pentru ideea noastră de proiect, una din primele activităţi

demarate constă în definirea fişelor de post pentru rolurile desmenate în echipa

de proiect, conform cererii de finanţare.

Astfel, în calitate de manager de proiect, va trebui să parcurgeţi următorii

paşi:

Realizaţi o analiză detaliată a posturilor;

Stabiliţi tipurile de competenţe necesare pentru fiecare post;

Detaliaţi atribuţiile fiecărui post în funcţie de aceste analize;

Includeţi aceste date în fişa de post specifică rolului din echipa de proiect;

În cazul în care persoanele incluse în echipa de proiect sunt deja angajate

în instituţia dumneavoastră includeţi aceste atribuţii într-o anexă la fişa lor

de post – anexă cu valabilitate limitată;

Realizaţi o separare clară a atribuţiilor specifice postului din cadrul instituţiei

şi al postului ocupat în echipa de proiect şi cuantificaţi, în procente, volumul

de muncă zilnic pentru fiecare tip de atribuţie.

 

1. b.     STABILIREA PROCEDURILOR DE MANAGEMENT DE PROIECT ŞI

PROCESUL DE IMPLEMENTARE

În această etapă trebuie să utilizaţi cât mai mult analizele pe care le-aţi realizat

în momentul elaborării cererii de finanţare, de tipul: arborele problemei, analiza

obiectivelor, alegerea strategiei de implementare, planificarea activităţilor etc.

Astfel, pornind de la obiectivele pe care le aveţi incluse şi aprobate în cererea de

finanţare şi a planului de activităţi care decurge din acestea, va trebui să realizaţi

o serie de analize şi de planificări, astfel încât să vă asiguraţi că distribuirea

resurselor şi metodele de implementare pe care le alegeţi sunt cele mai adecvate

pentru atingerea indicatorilor.

Imediat după semnarea contractului de finanţare, în calitatea de manager de

proiect, va trebui să organizaţi o şedinţă cu echipa de proiect şi să stabiliţi

împreună următoarele elemente:

 

Care sunt activităţile proiectului?

Defalcaţi fiecare activitate în subactivităţi şi vedeţi cât timp presupune

îndeplinirea acestora;

Stabiliţi numărul de persoane necesar pentru îndeplinirea fiecărei

subactivităţi şi abilităţile necesare acestor persoane;

Stabiliţi interdependenţa dintre subactivităţi şi cea dintre activităţi, astfel

încât să puteţi identifica din timp unde pot apărea elementele critice ale

proiectului;

Stabiliţi ce activităţi pot fi demarate independent;

Stabiliţi alte tipuri de resurse necesare pentru implementarea fiecărei

activităţi şi subactivităţi:

În funcţie de rezultatul acestor analize veţi stabili strategia exactă prin care veţi

implementa proiectul: alegeţi metodele de implementare, resursele umane,

planificaţi în timp fiecare activitate şi subactivitate.

De ce este importantă această analiză?

Vă permite să vă estimaţi corect şi să alocaţi eficient resursele umane,

materiale, tehnice, de timp;

Vă permite să stabiliţi atribuţiile în cadrul echipei de implementare a

proiectului;

Permite stabilirea clară a responsabilităţilor în echipă şi evitarea

suprapunerilor;

Vă permite să identificaţi acele activităţi esenţiale pentru implementarea

proiectului, astfel încât să alocaţi din timp resursele potrivite pentru

implementarea acelor activităţi;

Vă permite să estimaţi „drumul cel mai lung” şi „drumul cel mai scurt” pentru

implementarea proiectului, printr-o analiză şi planificare riguroasă a

activităţilor în timp.

Care sunt riscurile care pot apărea şi cum le gestionez?

În baza analizei realizate mai sus sunt determinate principalele riscuri care

pot influenţa derularea proiectului;

Se realizează o listă cu aceste riscuri, cu identificarea activităţii în care pot

apărea, precum şi cu estimarea în timp a apariţiei acelui potenţial risc;

Odată cu determinarea acestora, împreună cu echipa de proiect, veţi stabili

măsurile de evitare a riscurilor;

Veţi elabora un sistem de monitorizare al acestora şi veţi desemna

persoanele cu responsabilităţi în acest domeniu;

Principala responsabilitate de monitorizare şi gestionare a riscurilor revine

managerului de proiect.

 

Elaborarea planului de management al proiectului

Următorul pas în implementarea proiectului va fi reprezentat de elaborarea unei

proceduri specifice acestei etape în care vor fi stabilite în mod clar următoarele

aspecte:

Operaţionalizarea activităţilor din proiect şi modalităţile de implementare;

Stabilirea programului de întâlniri/şedinţe/dezbateri ale echipei de proiect;

Stabilirea sistemului de raportare şi monitorizare periodică a implementării

proiectului: în această etapă este important să se stabilească periodicitatea

raportării, formatul raportării, persoanele responsabile, domeniile supuse

monitorizării (ex. financiar, achiziţii publice, comunicare, etc);

Stabilirea responsabilităţilor în cadrul echipei de proiect;

Stabilirea indicatorilor pentru sistemul de monitorizare şi control exercitat

de manager în timpul implementării proiectului.

 

Fiecare dintre aceste etape presupune realizarea de analize și aplicarea de

metode de analiză variate pentru a putea ajunge la un tablou de bord cât mai clar

și cât mai relevant pentru proiectul dumneavoastră.

Ce este important de înțeles este faptul că fiecare pas realizat de dumneavoastră

trebuie să se raporteze la nevoia/problema căreia vă adresați, la obiectivele pe

care doriți să le atingeți, la timpul și resursele pe care le aveți la dispoziție.