CRM Nasıl Kullanılır?

TeamGram ile Satış ve

Müşteri İlişkileri Yönetimi Rehberi

http://www.teamgram.com/

İçerik

Satış Kavramları

Müşteri Veritabanınız

Ürünleriniz

Satış Fırsatlarınız

Not Yazma

Teklif Oluşturma

Müşteri Siparişlerinin Yönetimi

Mobil Satış Ekipleri

Öncelikle temel satış kavramlarına ve TeamGram’da bu kavramların nasıl kullanıldığına bakalım.

Bunlar değerli iş ilişkileri kurduğunuz insan veya kuruluşlardır. Şirketler ve Kişiler:

TeamGram ile müşteri veritabanı oluşturup takibini nasıl yapacağınızı öğreneceksiniz.

Satış süreci satış tamamlanmadan çok önce başlar. Başarılı bir satışla Satış Fırsatları:

sonuçlanacak fırsatları nasıl tanımlayacağınızı ve yöneteceğinizi öğreneceksiniz.

Telefon görüşmesi, e-posta veya bir toplantı, müşterinizle olan tüm iletişimi kayıt altında Notlar:

tutmalısınız. TeamGram’ın bunu nasıl kolaylaştırdığını ve ihtiyacınız olduğunda gerekli bilgilere

ulaşmanıza yardımcı olduğunu göreceksiniz.

Satışı tamamlamaya yaklaştığınızda müşteriniz sizden teklifinizi iletmenizi isteyebilir. Teklifler:

Doğru araçlar olmadığında bu önemli adım zaman alıcı ve hataya açık olabilir. TeamGram’ın

etkileyici satış tekliflerini hızlıca hazırlamanıza, gerektiğinde revize etmenize ve takibini

yapabilmenize nasıl yardımcı olacağını öğreneceksiniz.

Sipariş almak ve siparişi başarıyla tamamlamak arasında önemli bir fark vardır. Siparişler:

TeamGram’ın siparişi almanızdan teslim edene kadar olan süreci takip etmenize nasıl yardımcı

olacağını göreceksiniz.

TeamGram, müşterilerinizi sınıflandırmak yerine, onlarla güçlü ilişkiler kurmak için odaklanmanıza ve

bu ilişkilerden maksimum sayıda satış çıkarmanıza yardımcı olur.

İlişki kurduğunuz iki temel kayıt türü vardır:

Şirketler:

TeamGram’da, iş yaptığınız ama tek bir birey olmayan kayıtlar, kuruluşlar şirket olarak adlandırılır.

Kurumlar, okullar, devlet kuruluşları, bankalar gibi örnekler şirketlerdir. Kurumsal satış yaptığınız (B2B)

bir işiniz varsa, müşterileriniz genellikle şirketler olur.

Kişiler:

Kişiler birlikte iş yaptığınız gerçek insanlardır. Kendi başlarına müşteriniz olabileceği gibi, müşteriniz

olan bir şirkette çalışıyor da olabilirler. Her halukarda, bu kişiler toplantı yaptığınız, telefonla

konuştuğunuz insanlardır. Kime satış yaptığınızı aklınızın bir köşesinde tutmak önemlidir. Bir bireye mi

yoksa bu bireyin çalıştığı şirkete mi satış yapıyorsunuz?

Çok sayıda müşteriniz (şirketler) ve bunların her birinde çok sayıda kontağınız (kişiler) olabilir.

Ekibinizdeki farklı kişiler, aynı müşteride farklı kişilerle temas halinde olabilir.

Müşteri Veritabanınız

Bir Kişiyi ile Bir Şirketi İlişkilendirmek:

TeamGram’da, kayıtlı bir şirkete yeni bir kişi ekleyebilir ya da yeni bir kişi kaydı oluştururken listeden

kayıtlı bir şirketi seçebilirsiniz. Böylece her yeni kişi için tekrar şirket ismi yazmaya çalışmayacak, bir

şirketin tüm çalışanlarını bir arada görebileceksiniz.

Şirketler ve Kişileri Etiketlemek:

Sayısız sınıflandırma alanı sunmak yerine TeamGram, kişi ve şirketlerinize etiketler eklemenize olanak

verir. Artık en baştan seneler sonra tüm verilerinizi nasıl sınıflayacağınızı düşünmenize gerek kalmadı.

İhtiyacınız oldukça etiketler eklemeniz yeterli.

Başlangıç olarak VIPmüşteri, danışman, satıcı, potansiyelmüşteri, vb gibi etiketler ekleyin. Sektörlerini

mi eklemek istersiniz? Restoran, otel gibi etiketler ekleyin. Satış bölgelerine göre sınıflandırmak mı

istiyorsunuz? Akdeniz, Ege, Avrupa gibi etiketler kullanın.

Daha sonra Etiketler bölümüne giderek Ege bölgesindeki restoranları listelemenin ne kadar kolay

olduğunu görün.

TeamGram’da ürünler sekmesi sattığınız tüm ürün ve servisleri listeler. Bunun ne önemi var?

Özellik, boyut, birim, fiyat gibi bilgilere kolayca ulaşabilir,

Ürünlerinizi teklif veya sipariş oluştururken kolayca seçebilir, böylece daha az hata yapar ve

işlerinizi hızlandırabilir,

Belirli bir zaman aralığında bir üründen kaç tane satıldığını, kimlere satıldığını hızlıca

öğrenebilirsiniz.

Ürünleriniz

Bir satış fırsatı basitçe şöyle anlatılabilir: Birine birşey satma ihtimali. Bir fırsatı tanımlamak için önce

bazı açıklamalar yapmalısınız:

Müşteriniz kim?

Ne satın alacak? (Kalem kalem ürün listesi belli olmayabilir, ama en azından “Yeni ofisleri için

yeni bilgisayarlar” gibi genel bir açıklama olmalı)

Tahmini satış tutarı nedir?

Satışın gerçekleşme olasılığı nedir?

Bu satışın ne zaman tamamlanacağını düşünüyorsunuz?

Bu fırsatla satış ekibinizden kim ilgilenecek?

TeamGram’da aynı müşteri ile ilgili birden çok satış fırsatı takip edebileceğinizi unutmayın. Bu

satışlardan bazılarını başarıyla tamamlayabilir bazılarını da rakiplerinize kaptırabilirsiniz. Müşteriler

yerine satış fırsatları üzerinden düşünmek tüm fırsatları daha iyi yönetmenizi ve daha çok satış

yapmanızı sağlar.

Fırsatları, satışları takip etmek için kullanın. Bir fırsat hakkındaki her şeye adının altındaki sekmelerden

kolayca ulaşılabilir.

Fırsatları listelemek için sol menüdeki fırsatlar sekmesine tıklayabilirsiniz. En üstteki alan, seçim

kriterlerini değiştirmenizi, yeni kriterler tanımlamanızı ve gelecekte kullanmak için kaydetmenizi sağlar.

Satış Fırsatlarınız

Ekip arkadaşlarınızın müşteri ile iletişimleri hakkında notlar yazdığından ve birbirleriyle paylaştığından

emin olun:

Bir müşterinizle görüşmenizin içeriğini yazdığınızda, ilerlemek için kimin ne yapması gerektiğini

hızlıca belirleyebilirsiniz.

Not paylaşmak tüm ekibi bilgilendirir ve gerektiğinde yardım edebilmelerini sağlar.

E-postalar kişiye özeldir. E-postayı gönderen ve alan kişiler dışında kimse içlerinde ne kadar

önemli bilgiler olduğunu bilemez.

Gerekli bilgiler farklı farklı kişilerin e-posta kutularında, defterlerinde dağınık bir şekilde

duruyorsa, bir müşterinizle olan ilişkinizin büyük bir resmini görmekte zorlanırsınız.

Notlar paylaşmak, ekip arkadaşlarınızın neyin çalışıp çalışmadığını öğrenmesini ve satış

ekibinizin güçlenmesini sağlar.

Notlar paylaşmak, satış temsilcilerinin yöneticilerine ne üzerinde çalıştıklarını göstermeleri ve

takdir edilmeleri için harika bir yoldur. Bazı durumlarda satış temilciniz satış fırsatını ustalıkla

yönetmesine rağmen, satış tamamlanmayabilir. Satış süreci boyunca bilgi paylaşılması,

yöneticilerin kaybedilen bir satışın ardında yatan nedenleri görmesine yardımcı olur ve gösterilen

çabayı farketmesini sağlar.

Bağlantı kurun

Her not kutusunun en altında bağlantılar bölümünü göreceksiniz. Notun içinde bahsettiğiniz şirketlerin,

kişilerin, fırsatların vb. adını buraya girin.

Bir müşteri ile bir fırsat hakkında toplantı yaptıysanız, bu şirket ile, görüştüğünüz kişi ile ve tartıştığınız

fırsat ile bağlantı kurun. Böylece not, bu kayıtların altına eklenir.

Bir notu şirkete veya kişiye bağlamak isterseniz, adının birkaç harfini girin. Sonra drop-down listesinden

seçin veya bu isimle yeni kayıt oluşturun.

Not Yazma

Kişinin sayfasına gittiğinizde bu notu, bu kişi ile ilgili her not ile beraber aşağıdaki listede göreceksiniz.

Dosya ekleyin

Notlarınıza dosya ve fotoğraf ekleyebilirsiniz. Dosya ve fotoğraflar sekmesine basın ve dosyalarınızı

seçin veya dosyaları sürükleyip bu alana bırakın.

Bir e-postayı nota çevirmenin kolay bir yolu

Notes-by-mail, TeamGram’ın e-postalardan anında not yaratan havalı bir özelliği. Herhangi bir e-

postadan not yaratmak için tek yapmanız gereken e-postayı notes-by-email adresinize iletmek.

Notunuza yapılacak işler ekleyin

Bir nota bir iş eklemek için mouse’unuzu notun üzerine götürün. Sağ alt köşede beliren Yeni İş linkine

tıklayın ve yeni bir iş oluşturun.

Notlarla bağlantılı işler altında listelenir. Ancak her bir işe tıkladığınızda bir popup ile iş hakkında daha

detaylı bilgi alabilirsiniz.

Müşteriniz sizden satın alma yapmadan önce teklifinizi sunmanızı isteyebilir. Teklif, fiyatlarınızı, teslimat

şartlarınızı, ve ödeme bilgilerini içeren bir belgedir. Amacınız müşterinizin teklifinizi kabul etmesi olsa da,

bunu başarmak her zaman kolay değildir.

Teklif satış sürecinde çok önemli bir belgedir. Birçok zaman bir kontratın öncüsü olur ya da yerine geçer.

Teklifler, kabul edilmediği durumlarda bile ileride yapılacak pazarlıkların temelini oluşturur: Teklifin

hangi kısımlarının iki taraf için de kabul edilebilir olduğunu, sipariş almaya yani bir sonraki aşamaya

geçmeden hangi kısımların değişmesi gerektiğini belirlemenizi sağlar.

Teklif yazabilir, bu teklifleri PDF dosyası olarak indirebilir veya müşterilerinize email olarak

gönderebilirsiniz.

Teklif hazırlamak zaman alan bir iştir ve pazarlığınız süresince üzerinde değişiklikler yapmanız

gerekebilir. Teklif belgeleri, fiyatlar, indirimler, vergiler gibi matematiksel hesaplamalar içerir ve

değişiklik yaparken hata yapmadığınızdan emin olmanız gerekir.

Teklif Oluşturma

Tipik bir teklif aşağıdaki içeriklere sahiptir:

Yeni bir Teklif Oluşturma:

Teklifler sekmesine gidip Yeni Teklif butonuna basarak teklif oluşturabilmenize rağmen,

fırsatlardan teklif oluşturmak daha iyi bir başlangıç yöntemidir. Fırsatlar bölümüne gidin, bir fırsat seçip

altındaki Teklifler sekmesine basın ve Yeni Teklif butonuna tıklayın. Bu otomatik olarak teklifinizi

fırsatınız ve bu fırsatın müşterisi ile ilişkilendirecek.

Bir teklif şablonu seçin. Şablon oluşturmayı öğrenmek için özelleştirme rehberine gidin.

Müşteri detaylarını ve satır bilgilerini girin. Bu konuyu öğrenmek için sıradaki konu olan rehberin

siparişler bölümüne göz atın.

Kaydedin. Teklifiniz bir taslak olarak kaydedilecek.

Teklif Aşamaları:

Teklifinizin bulunduğu aşama, adının altında bir güncelleştirme bağlantısı ile görüntülenmektedir.

Bir teklif hazırlamaya başladığınızda taslak aşamasına gelir. Kaydedip üzerine düşünebilir, Taslak:

dilediğiniz değişiklikleri yapabilirsiniz.

Teklifinizin gönderilmeye hazır olduğunu düşündüğünüzde, aşamasını final olarak Final:

değiştirebilirsiniz. Final aşamasına gelen teklif üzerinde değişiklik yapılamaz.

Müşteriniz değişiklik isterse teklifinizin aşamasını revizyon istendi olarak Revizyon istendi:

değiştirebilirsiniz. Revize et butonundan teklifinizin aynı içerikle bir kopyasını (revizyonunu) taslak

aşamasında oluşturabilirsiniz. Orijinal teklifi değiştirmeden, bu yeni taslak üzerinde gerekli değişiklikleri

hızlıca yapabilirsiniz.

Müşteriniz sizden satın almamaya karar verdiğinde teklifinizi Reddedildi, Terk edildi, Geri çekildi:

reddedildi olarak işaretleyin. Bu satışı daha fazla takip etmemeye karar verirseniz teklifinizi terk edildi

olarak işaretleyin. Herhangi bir nedenle fikrinizi değiştirir ve bu satışı yapmaktan vazgeçerseniz

teklifinizi geri çekildi olarak işaretleyin.

Müşteriniz teklifinizi kabul ettiyse, tebrikler. Teklifinizi bu şekilde işaretleyin.Kabul edildi:

Tekliflerin Takibi:

Sadece çok iyi bir teklif göndermeniz yeterli olmayabilir, rakipleriniz de iyi teklifler göndermiş olabilir.

Müşterinizin bazı endişeleri olabilir, gönderdiğiniz teklifi takip edip, bu endişelere doğru zamanda cevap

vermek sizin sorumluluğunuzdadır. Aksiyon almak için ne kadar beklerseniz, müşterinizin başka

seçeneklere bakması için o kadar fazla zamanı olur.

Peki müşteriyi aramak için en iyi zaman nedir? Çok erken ararsanız, “teklifinizi henüz okuyamadım”

cevabını alabilirsiniz. Çok geç ararsanız, zaten her şey için çok geç olacaktır.

İşte size kolaylık sağlayacak bir araç:

Teklif sayfasındaki e-posta ile gönder butonunu kullanırsanız müşteriniz e-postayı açtığında TeamGram

size bildirim yollar.

Bu bildirimi aldığınızda, teklifinizin alındığını ve açıldığını öğrenmiş olursunuz. Müşterinize teklifi

değerlendirmesi için biraz süre tanıdıktan sonra telefonla takip aramasını yapabilirsiniz.

Siparişe Dönüştürmek:

Kabul edilen tekliflerde, aynı bilgileri içeren bir sipariş oluşturacak Siparişe dönüştür butonu bulunur. Bu

butona bastığınızda, sipariş oluşturma sayfası kabul edilen teklifteki bilgilerle dolu bir şekilde karşınıza

gelir ve dilediğiniz değişiklikleri yapıp kaydedebilirsiniz.

Birçok satış ekibi CRM’in daha çok satış yapabilmek için bir araç olduğunu düşünür. Ancak, müşteri ile

ilişkiniz sipariş alındığında bitmez. Aslında müşteri tarafından bakıldığında, müşterinizle olan ilişkiniz

sipariş ile başlar.

Hatasız bir şekilde siparişi işlemek, zamanında teslim etmek ve iş tamamlanana kadar müşteri ile

iletişimde kalmak, müşteri memnuniyeti ve aynı müşteriye ileride yeniden satış yapabilmek açısından

çok önemlidir.

TeamGram’ın sipariş süreçlerine nasıl yardım ettiğini görelim.

Yeni sipariş oluşturmak:

Yeni bir sipariş oluşturmak için, sol menüden siparişler sekmesine gelin ve yeni sipariş butonuna basın.

Listeden seçmek veya yeni bir kayıt oluşturmak için müşterinizin (şirket veya kişi) adını yazın.

Dilerseniz siparişin açıklamasını ekleyin. Bu noktaya bir teklifi siparişe dönüştürerek geldiyseniz form

otomatik olarak dolu gelecektir.

Sipariş takibi alanları:

Durum alanı siparişin açık (üzerinde çalışılıyor), tamamlanmış veya iptal olduğunu gösterir.

Aşama alanı sistem yöneticiniz tarafından özelleştirilebilir. Açık bir sipariş hazırlanırken hangi aşamada

olduğunu gösterir.

Siparişleri listelemek:

Siparişlerinizi sol menüdeki siparişler sekmesine basarak kolayca listeleyebilirsiniz. Hazır listeleri

kullanmak için yukarıdaki liste seçme aracını kullanın, veya kendi kriterlerinizde bir liste oluşturun ve

daha sonra hızlıca seçebilmek için kaydedin.

Müşteri Siparişlerinin Yönetimi

Siparişlerinizi takvim üzerinde de görebilirsiniz. Açık durumdaki siparişler planlanmış tamamlanma

gününe göre, tamamlanmış siparişler ise tamamlandı olarak işaretlendiği güne göre takvimde görünür.

Sahada sipariş alan, müşteriyle toplantıya girmeden notlarını kontrol eden satış ekibinin bir üyesiyseniz;

ya da ofiste değilken ekibinizin neler üzerinde çalıştığını görmek istiyorsanız, TeamGram’ın sunduğu

her şeye her yerden ulaşabilirsiniz.

TeamGram’ın iOS ve Android uygulamaları ile masaüstü bilgisayarınızda yapabildiğiniz her şeyi ve

daha fazlasını yapabilirsiniz:

Bildirimler alın

TeamGram yeni siparişler, sizi ilgilendiren notlar ve görevler gibi önemli gelişmeler hakkında

telefonunuza bildirimler yollar. Bildirim mesajını kaydırarak ya da dokunarak açtığınızda TeamGram’da

ilgili konunun sayfasına gelirsiniz.

Mobil sipariş oluşturun

TeamGram’ın mobil uygulamalarında siparişler tarayıcınızda çalıştığı gibi çalışır. Bu mobil satış ekipleri

için oldukça esnek ama düşük maliyetli bir satış otomasyonu aracıdır.

Eklenmiş dosyaları görün

TeamGram’ın mobil uygulamaları ile notlara eklenmiş neredeyse tüm formattaki dosyaları açabilir:

Word, Excel, Powerpoint, PDF, fotoğraflar…

Notlara konum bilgisi ekleyin

Notunuzu kaydetmeden önce kolayca konum ikonuna basın. Veya “Notlara konum ekle” seçeneğini

işaretleyerek mobil uygulamadan yazılan tüm notlara konum bilgisi eklenmesini sağlayabilirsiniz. Bu,

sahadaki ekiplerin konumlarını haberdar edebilmeleri için çok iyi bir araçtır.

Müşteri konum bilgilerine ulaşın

Bir şirket veya kişinin adres bilgisine tıklayarak harita üzerinde görebilir, yol tarifi alabilir, ve yolculuk

süresi tahminleri alabilirsiniz.

http://www.teamgram.com/

Mobil Satış Ekipleri