cristiani passolongo

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE MARINGÁUNIVERSIDADE ESTADUAL DE LONDRINA

CRISTIANI PASSOLONGO

AVALIAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES FINANCEIRAS:ESTUDO DE CASOS MÚLTIPLOS

Maringá2004



Dissertação apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Administração da UniversidadeEstadual de Maringá e Universidade Estadualde Londrina, na área de Gestão de Negócios,como requisito final para obtenção do título deMestre em Administração.

Orientador: Prof. Antônio Artur de Souza, Ph.D.

Maringá2004



Dissertação aprovada como requisito paraobtenção do grau de Mestre no Programade Pós-Graduação em Administração,Universidade Estadual de Maringá eUniversidade Estadual de Londrina, pelaseguinte banca examinadora

Aprovada em 01 de novembro de 2004.

Prof. Antônio Artur de Souza, Ph.D.Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG)

Profª. Dra. Márcia Regina Gabardo CâmaraUniversidade Estadual de Londrina (UEL)

Prof. Márcio Augusto Gonçalves, Ph.D.Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG).

À minha mãe (in memoriam) e ao meu pai, que, apesar de não perceberem aimportância de tal esforço, sempre me apoiaram e me incentivaram para que euchegasse ao final de mais uma etapa da minha vida.

AGRADECIMENTOS

Em primeiro lugar, a Deus, que me proporcionou a vida e a oportunidade de alcançarmais este objetivo, conduzindo-me e amparando-me nos momentos mais difíceis.

À minha mãe, que hoje já não está mais entre nós, por seu amor, dedicação eatenção durante toda a sua vida; e ao meu pai, que sempre me apoiou e meincentivou, apesar de não perceber o porquê de tanto esforço. Muito obrigada.

À minha família, principalmente às minhas irmãs, Claudete e Cleunice, que tanto queme ajudaram e incentivaram a alcançar este objetivo.

Ao Márcio, que me ajudou a enfrentar a perda da minha mãe e todos os momentosdelicados pelos quais passei durante o mestrado. Muito obrigada pelo apoio eatenção.

Aos meus amigos, pela tolerância e apoio; por ouvirem meus desabafos quandotudo estava difícil.

Ao professor Antônio Artur de Souza, exemplo de educador, de profissional e deamigo, pelos momentos de atenção dedicados à condução desta pesquisa e ao meuaprendizado como estudante, profissional e também como pessoa.

Aos professores da Universidade Estadual de Maringá e da Universidade Estadualde Londrina, pelos ensinamentos, incentivos, críticas e contribuições para que aconclusão do mestrado fosse possível.

Às empresas M. A. Falleiros, Noma e Indel, que permitiram que a realização destapesquisa fosse possível.

E a todos que, direta ou indiretamente, contribuíram para que este objetivo fossealcançado.

“O futuro não nos traz nada, não nos dá nada; nós é que, para construí-lo, devemosdar-lhe tudo, dar-lhe a nossa própria vida, outra seiva a não ser os tesourosherdados do passado e digeridos, assimilados, recriados por nós”.

Simone Weil

RESUMO

Os Sistemas de Informações Financeiras (SIFs) podem auxiliar os administradores atomarem decisões mais acertadas. No entanto, nem sempre um Sistema deInformações Financeiras (SIF) fornece as informações necessárias para a tomadade decisão, e isto pode estar relacionado com alguma deficiência/limitação dosistema. As deficiências/limitações do sistema precisam ser descobertas, o que épossível mediante a avaliação do sistema. Esta pesquisa pautou-se na seguintepergunta de pesquisa: Os SIFs fornecem informações financeiras adequadas esuficientes para administradores tomarem decisões? O objetivo geral desta pesquisaconsistiu em avaliar se as informações financeiras geradas pelos SIFs atendem àsnecessidades de informações dos administradores. Para atingir tal objetivo, foramrealizados três estudos de casos, nos quais se utilizaram diversas metodologias delevantamento de dados, como entrevistas, pesquisa documental, observação equestionários. Os dados foram analisados por meio da análise de conteúdo,triangulação e modelagem, além da análise quantitativa dos dados. Chegou-se aconclusão de que os SIFs analisados não atendem às necessidades de informaçõesdos administradores para a tomada de decisão. Os usuários utilizam sistemasalternativos/complementares, como o Excel, para gerarem relatórios maisespecíficos e gráficos. Outra deficiência relaciona-se com a pouca flexibilidade dosSIFs, fator que dificulta a adoção de mudanças em conformidade com asnecessidades dos administradores.

Palavras-chave: Sistemas de Informações; Sistemas de Informações Financeiras;avaliação; necessidade de informações.

ABSTRACT

The Financial Information Systems (FIS) may help the managers making betterdecisions. However, a FIS may not supplies useful informations to decision-makingand this may be related with some deficiency/limitation of the system. Thedeficiencies/limitations of the system need to be discovered and this is possible byevaluating the system. Thus, this research was lined on the following researchquestion: Do the FIS supply suitable and sufficient financial information to themanagers making decisions? The main objective of this research was to evaluate ifthe financial information produced by the FIS meet the information needs of themanagers. This objective was reached through three cases studies, using differentmethodologies for data gathering, like interviews, documents’ research, observationand questionnaire. The data were analyzed by using content analysis, triangulationand data modeling, besides that quantitative analyze of the data was usedcomplementarily. The conclusion was that the FIS analyzed do not meet theinformation needs of the managers for the decision making. The users usealternative/complementary systems, like Excel, to get more specific reports andgraphs. Another deficiency is the low flexibility of the FIS, that make difficult changingthe systems in a way that meets the information needs of the managers.

Key-words: Information Systems; Financial Information Systems; evaluation;information needs.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Componentes dos Sistemas de Informações __________________ 28

Figura 2 – Categorias de SIFs ______________________________________ 42

Figura 3 – Visão geral de um SIF ____________________________________ 44

Figura 4 – Quatro possíveis orientações para avaliação de SI _____________ 65

Figura 5 – Módulos do SI implantados na M. A. Falleiros _________________ 90

Figura 6 – Opções do módulo financeiro do SI implantado na M. A. Falleiros __ 91

Figura 7 – Opções de relatórios do módulo financeiro – contas a receber ____ 92

Figura 8 – Tela inicial do sistema SAP ________________________________ 94

Figura 9 – Módulo contábil/financeiro do sistema SAP ___________________ 95

Figura 10 – Módulo de Controladoria do sistema SAP ____________________ 96

Figura 11 – Alguns relatórios que podem ser emitidos pelo sistema SAP _____ 97

Figura 12 – Exemplo de relatório emitido pelo SAP (1) ___________________ 98



Figura 15 – Módulo financeiro – Sistema de Informações Protheus _________ 103

Figura 16 – Atualizações do item contas a receber – módulo financeiro ______ 104

Figura 17 – Atualizações do item contas a pagar – módulo financeiro _______ 105

Figura 18 – Consultas – módulo financeiro ____________________________ 106

Figura 19 – Opções de relatórios – módulo financeiro ____________________ 107

Figura 20 – Exemplo de relatório – módulo financeiro ___________________ 108

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 - Perguntas de pesquisa __________________________________ 20

Quadro 2 – Organização da dissertação ______________________________ 21

Quadro 3 – Tipos de decisões ______________________________________ 48

Quadro 4 – Atributos da informação de qualidade _______________________ 55

Quadro 5 – Custos/benefícios da implantação de um SI __________________ 60

Quadro 6 – Métodos para avaliação da satisfação do usuário da informação __ 62

Quadro 7 – Método de Torkzadeh e Doll para avaliar o impacto da TI notrabalho do usuário final____________________________________________ 63

Quadro 8 – Relação dos entrevistados________________________________ 73

Quadro 9 – Protocolo para a realização dos estudos de casos_____________ 83

Quadro 10 – Perguntas que orientaram as entrevistas e objetivosespecíficos______________________________________________________ 84

Quadro 11 – Questionário__________________________________________ 86

Quadro 12 – Problemas/deficiências encontradas _______________________ 138

LISTA DE GRÁFICOS E TABELAS

Gráfico 1 – Avaliação do item exatidão/confiabilidade das informaçõesfornecidas pelo sistema (M. A. Falleiros) ______________________________ 111

Gráfico 2 – Avaliação do item concisão/prolixidade das informações fornecidaspelo sistema (M. A. Falleiros) _______________________________________ 112

Gráfico 3 – Avaliação do item interface entre o usuário e o sistema (M. A.Falleiros) _______________________________________________________ 113

Gráfico 4 – Avaliação do item utilidade das informações fornecidas pelosistema (M. A. Falleiros) ___________________________________________ 114

Gráfico 5 – Avaliação do item relevância/importância das informaçõesfornecidas pelo sistema (M. A. Falleiros) ______________________________ 114

Gráfico 6 – Avaliação do item necessidade de redigitação das informaçõesfornecidas pelo sistema (M. A. Falleiros) ______________________________ 115

Gráfico 7 – Avaliação do item flexibilidade do sistema (M. A. Falleiros) ______ 116

Gráfico 8 – Avaliação do item facilidade de acesso às informações fornecidaspelo sistema (M. A. Falleiros) _______________________________________ 117

Gráfico 9 – Avaliação do item disponibilidade de informações fornecidas pelosistema (M. A. Falleiros) ___________________________________________ 118

Gráfico 10 – Análise das categorias (M. A. Falleiros) _____________________ 119

Gráfico 11 – Avaliação do item exatidão/confiabilidade das informaçõesfornecidas pelo sistema (Noma) _____________________________________ 120

Gráfico 12 – Avaliação do item relevância/importância das informaçõesfornecidas pelo sistema (Noma) _____________________________________ 122

Gráfico 13 – Avaliação do item flexibilidade do sistema (Noma) ____________ 123

Gráfico 14 – Avaliação do item facilidade de acesso às informações fornecidaspelo sistema (Noma) ______________________________________________ 124

Gráfico 15 – Avaliação do item disponibilidade de informações fornecidas pelosistema (Noma) __________________________________________________ 125

Gráfico 16 – Avaliação do item necessidade de redigitação das informaçõesfornecidas pelo sistema (Noma) _____________________________________ 125

Gráfico 17 – Análise das categorias (Noma) ___________________________ 126

Gráfico 18 – Avaliação do item exatidão/confiabilidade das informaçõesfornecidas pelo sistema (Indel) _____________________________________ 127

Gráfico 19 – Avaliação do item concisão/prolixidade das informaçõesfornecidas pelo sistema (Indel) _____________________________________ 128

Gráfico 20 – Avaliação do item utilidade das informações fornecidas pelosistema (Indel) __________________________________________________ 129

Gráfico 21 – Avaliação do item relevância/importância das informaçõesfornecidas pelo sistema (Indel) ______________________________________ 129

Gráfico 22 – Avaliação do item facilidade de acesso às informações fornecidaspelo sistema (Indel) _______________________________________________ 130

Gráfico 23 – Avaliação do item flexibilidade do sistema (Indel) _____________ 131

Gráfico 24 – Análise das categorias (Indel) ____________________________ 132

Tabela 1 – Freqüência das categorias ________________________________ 135

Tabela 2 – Síntese dos dados quantitativos ____________________________ 137

SUMÁRIO

RESUMO _________________________________________________________ 06

ABSTRACT _______________________________________________________ 07

LISTA DE FIGURAS ________________________________________________ 08

LISTA DE QUADROS _______________________________________________ 09

LISTA DE GRÁFICOS E TABELAS ____________________________________ 10

1 INTRODUÇÃO ___________________________________________________ 16

1.1 TEMA E PROBLEMA DA PESQUISA ______________________________ 16

1.2 JUSTIFICATIVA E RELEVÂNCIA _________________________________ 17

1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA _____________________________________ 18

1.3.1 Objetivo geral _____________________________________________ 19

1.3.2 Objetivos específicos_______________________________________ 19

1.4 ORGANIZAÇÃO DA DISSERTAÇÃO ______________________________ 21

2 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES FINANCEIRAS (SIFs)___________________ 22

2.1 INTRODUÇÃO ________________________________________________ 22

2.2 O ENFOQUE SISTÊMICO _______________________________________ 22

2.3 FUNCIONAMENTO DOS SISTEMAS ______________________________ 24

2.4 DADOS, INFORMAÇÕES E CONHECIMENTO ______________________ 25

2.5 CONCEITO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES _____________________ 27

2.6 CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES _______________ 29

2.7 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES FINANCEIRAS______________________ 41

2.8 INFORMAÇÕES FINANCEIRAS PARA A TOMADA DE DECISÃO _______ 45

2.8.1 Administração de caixa _____________________________________ 49

2.8.2 Administração de investimentos _____________________________ 49

2.8.3 Orçamento de capital _______________________________________ 50

2.8.4 Planejamento financeiro ____________________________________ 51

2.9 CONCLUSÃO _________________________________________________ 51

3 AVALIAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES _______________________ 53

3.1 INTRODUÇÃO ________________________________________________ 53

3.2 DEFINIÇÃO DE AVALIAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES _______ 53

3.3 MODELOS DE AVALIAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES ________ 54

3.4 CONCLUSÃO _________________________________________________ 66

4 METODOLOGIA__________________________________________________ 68

4.1 INTRODUÇÃO ________________________________________________ 68

4.2 DELINEAMENTO E PERSPECTIVA DA PESQUISA __________________ 68

4.3 UNIDADE DE ANÁLISE _________________________________________ 70

4.4 DEFINIÇÃO DO NÚMERO DE CASOS _____________________________ 71

4.5 SELEÇÃO DAS EMPRESAS ESTUDADAS _________________________ 72

4.6 COLETA DE DADOS ___________________________________________ 74

4.7 ANÁLISE DOS DADOS _________________________________________ 77

4.8 PROTOCOLO PARA A REALIZAÇÃO DOS ESTUDOS DE CASOS ______ 82

4.9 CONCLUSÃO _________________________________________________ 87

5 ESTUDOS DE CASOS_____________________________________________ 88

5.1 INTRODUÇÃO ________________________________________________ 88

5.2 CASO M. A. FALLEIROS ________________________________________ 88

5.2.1 Características ____________________________________________ 88

5.2.2 Sistema de Informações utilizado_____________________________ 89

5.3 CASO NOMA DO BRASIL S.A. ___________________________________ 92

5.3.1 Características ____________________________________________ 92

5.3.2 Sistema de Informações utilizado_____________________________ 93

5.4 CASO INDEL ________________________________________________ 100

5.4.1 Características ___________________________________________ 100

5.4.2 Sistema de Informações utilizado____________________________ 101

5.5 CONCLUSÃO ________________________________________________ 108

6 AVALIAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES FINANCEIRAS ESTUDADOS________________________________________________________________ 109

6.1 INTRODUÇÃO _______________________________________________ 109

6.2 O CASO M. A. FALLEIROS _____________________________________ 110

6.2.1 Aspectos positivos do sistema ______________________________ 110

6.2.2 Aspectos negativos do sistema _____________________________ 114

6.3 O CASO NOMA ______________________________________________ 119



6.4 O CASO INDEL ______________________________________________ 126



6.5 SÍNTESE E DISCUSSÃO DA ANÁLISE DOS DADOS ________________ 132

6.6 SUGESTÕES E RECOMENDAÇÕES _____________________________ 138

6.7 CONCLUSÃO ________________________________________________ 141

7 CONCLUSÃO___________________________________________________ 142

7.1 INTRODUÇÃO _______________________________________________ 142

7.2 QUANTO À METODOLOGIA ____________________________________ 142

7.3 QUANTO À REVISÃO DA LITERATURA___________________________ 143

7.4 QUANTO AOS ESTUDOS DE CASOS ____________________________ 144

7.5 QUANTO AOS OBJETIVOS PROPOSTOS_________________________ 145

7.5.1 Objetivo 1: Descrever os processos de gestão com relação aos fluxosde informações financeiras. _____________________________________ 145

7.5.2 Objetivo 2: Identificar as informações financeiras necessárias para osadministradores. ______________________________________________ 146

7.5.3 Objetivo 3: Identificar as informações financeiras atualmentedisponibilizadas pelos SIFs._____________________________________ 147

7.5.4 Objetivo 4: Analisar se as informações financeiras disponibilizadaspelos SIFs correspondem às informações financeiras necessárias para osadministradores. ______________________________________________ 148

7.5.5 Objetivo 5: Identificar possíveis deficiências e limitações quanto àoperação, utilização e avaliação dos SIFs. _________________________ 149

7.5.6 Objetivo 6: Propor estratégias para que os administradores possamter a sua disposição as informações necessárias. __________________ 150

7.6 CONTRIBUIÇÕES DA PESQUISA _______________________________ 150

7.7 PERSPECTIVAS PARA PESQUISAS FUTURAS ____________________ 153

7.8 CONSIDERAÇÕES FINAIS _____________________________________ 154

8 REFERÊNCIAS _________________________________________________ 157

ANEXO A ________________________________________________________161

ANEXO B ________________________________________________________163

16

1 INTRODUÇÃO

1.1 TEMA E PROBLEMA DA PESQUISA

A evolução tecnológica tem possibilitado diversas mudanças no dia-a-dia das

empresas. Destaca-se, nesse sentido, o grande benefício proporcionado pela

Tecnologia da Informação (TI). Segundo Serafeimidis e Smithson (1999, p. 94),

muitas empresas estão investindo em Tecnologia da Informação como uma maneira

não apenas de reduzir custos e aumentar lucros, mas de melhorar o fornecimento de

serviços e produtos ao consumidor, aumentando a flexibilidade e facilitando a

inovação.

Uma das conseqüências mais significativas dessa evolução está na crescente

implementação dos Sistemas de Informações (SIs), instrumentos capazes de auxiliar

os administradores na tomada de decisão e no gerenciamento da empresa como um

todo. De acordo com Zwass (1992, p. 6), “um Sistema de Informações é um portfólio

organizado de sistemas formais para obter, processar e distribuir informações para

suporte às operações comerciais e para o gerenciamento de uma empresa”.

As empresas que utilizam SIs podem, por meio do gerenciamento correto da

informação, obter vantagens competitivas e estratégicas em tempo real para que a

tomada de decisão ocorra da maneira mais eficiente. Como salienta O’Donnell

(2003, p. 117), os SIs são fundamentais para as empresas, pois processam os

dados referentes aos seus negócios e permitem que as empresas utilizem estes

dados/informações para acompanhar o desempenho dos seus objetivos.

17

Os Sistemas de Informações Financeiras (SIFs) são um componente dos SIs.

Contribuem para a geração de relatórios com informações financeiras relevantes,

para a utilização mais eficiente de recursos e para a manutenção da saúde

financeira da empresa. Permitem aos administradores tomar decisões financeiras

mais convenientes, possibilitando o crescimento e a prosperidade da empresa.

No entanto, é necessário verificar se o Sistema de Informações (SI) disponibiliza

todas essas informações para a tomada de decisão na empresa. Caso isso não

ocorra, pode haver alguma deficiência/limitação no sistema. De acordo com Kumar

(apud Abu-Musa, 2002, p. 141), a avaliação de um SI tem como principais

finalidades: verificar se o sistema está de acordo com o que foi solicitado;

proporcionar feedback para o desenvolvimento de usuários; justificar a aquisição,

continuidade ou término de um projeto de SI e identificar mudanças necessárias.

Assim, na fase de avaliação do sistema, é possível identificar problemas ou

oportunidades em potencial e verificar se o SI está atingido ou não os objetivos e as

metas da empresa.

Neste contexto, o problema desta pesquisa está relacionado à seguinte questão: Os

Sistemas de Informações Financeiras fornecem informações financeiras adequadas

e suficientes para os administradores tomarem decisões?

1.2 JUSTIFICAT IVA E RELEVÂNCIA

Um grande número de empresas implementa SIs para auxiliar na tomada de decisão

e no gerenciamento de informações. Geralmente, essa implementação acarreta um

18

alto custo para a organização e um certo desgaste para seus membros, devido a

dificuldades na adaptação ao novo sistema.

Os SIs implantados podem não atingir os objetivos iniciais, como, por exemplo,

auxiliar os administradores a tomarem decisões mais precisas e rápidas. Isso

geralmente ocorre porque, na maioria das vezes, esses sistemas não são avaliados

correta e freqüentemente. O resultado é uma inadequada utilização do sistema

implantado.

Com a avaliação dos SIs, é possível verificar os eventuais problemas apresentados

e as potencialidades ainda inexploradas do sistema. A avaliação dos SIs permite,

portanto, utilizar de forma mais efetiva e eficaz os recursos disponibilizados pelo

sistema. De acordo com Stair (1998, p. 312), a avaliação de SI tem como finalidade

“determinar se os objetivos alcançados pelo sistema atual estão satisfazendo ou não

as metas da organização”.

Neste contexto é que esta pesquisa se justifica, pois é de fundamental importância

avaliar os SIFs e verificar se eles atendem às necessidades de informações

financeiras dos administradores para a tomada de decisão.

1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA

Os objetivos apresentados a seguir têm como finalidade orientar o processo de

pesquisa. Para facilitar esse processo, elaboraram-se algumas perguntas de

pesquisa, conforme consta no Quadro 1.

19

1.3.1 Objetivo geral

Avaliar se as informações financeiras geradas pelos SIFs atendem às necessidades

de informações dos administradores para a tomada de decisão.

1.3.2 Objetivos específicos

Descrever os processos de gestão com relação aos fluxos de informações

financeiras;

Identificar as informações financeiras necessárias aos administradores;

Identificar as informações financeiras atualmente disponibilizadas pelos SIFs;

Analisar se as informações financeiras disponibilizadas pelos SIFs correspondem

às informações financeiras necessárias aos administradores;

Identificar possíveis deficiências e limitações quanto à operação, utilização e

avaliação dos SIFs; e

Propor estratégias para que os administradores possam ter a sua disposição as

informações necessárias.

Para cada objetivo específico foram elaboradas as perguntas de pesquisa

apresentadas no Quadro 1.

20

Quadro 1: Perguntas de pesquisa

OBJETIVOS ESPECÍFICOS PERGUNTAS DE PESQUISA

Descrever os processos de gestão comrelação aos fluxos de informaçõesfinanceiras.

Quais são os processos envolvidos natomada de decisão?

Quais são as informações financeirasnecessárias?

Qual é a origem da informaçãofinanceira?

Identificar as informações financeirasnecessárias para os administradorestomarem decisões.

Quais são as informações financeirasque os administradores necessitampara a tomada de decisão?

Identificar as informações financeirasatualmente disponibilizadas pelos SIFs.

Quais informações financeiras sãodisponibilizadas pelo SIF utilizadopela organização?

Analisar se as informações financeirasdisponibilizadas pelos SIFscorrespondem às informações financeirasnecessárias aos administradores.

As informações financeirasdisponibilizadas pelo sistemacorrespondem às necessidades deinformações dos administradores?

Os procedimentos de coleta de dadose de distribuição das informaçõesfinanceiras são adequados?

Identificar possíveis deficiências elimitações quanto à operação, àutilização e à avaliação dos SIFs.

Quais são as principais dificuldadespresentes na utilização do sistema?

Quais são as principais dificuldadesencontradas na avaliação do sistema?

Propor estratégias para que osadministradores possam ter a suadisposição as informações necessárias.

Quais são os aspectos positivos enegativos do sistema?

Como as informações financeirasnecessárias podem serdisponibilizadas de maneira maiseficiente?

21

1.4 ORGANIZAÇÃO DA DISSERTAÇÃO

O Quadro 2 apresenta a organização da dissertação, por capítulo e respectivos título

e conteúdo.

Quadro 2: Organização da dissertação

CAPÍTULO TÍTULO CONTEÚDO1 Introdução Tema e problema da pesquisa; justificativa

e relevância; objetivos da pesquisa eorganização da dissertação.

2 Sistemas deInformações Financeiras

Enfoque sistêmico; funcionamento dossistemas; dados, informações econhecimento; conceito de Sistemas deInformações; classificação dos Sistemas deInformações; Sistemas de InformaçõesFinanceiras; informações financeiras para atomada de decisão.

3 Avaliação de Sistemasde Informações

Definição de avaliação de Sistemas deInformações; modelos de avaliação deSistemas de Informações.

4 Metodologia Delineamento e perspectiva da pesquisa;unidade de análise; definição do número decasos; seleção das empresas estudadas;instrumentos de coleta de dados; técnicasde análise de dados utilizadas; protocolopara a realização dos estudos de casos.

5 Estudos de Casos Caracterização das empresas estudadas edos Sistemas de Informações utilizados.

6 Avaliação dos Sistemasde Informações

Financeiras estudados

Avaliação dos pontos fortes e deficiênciasdos Sistemas de Informações estudados.

7 Conclusão Conclusões da pesquisa quanto àmetodologia, à revisão da literatura, aosestudos de casos e aos objetivos propostos;contribuições da pesquisa; perspectivaspara pesquisas futuras.

22

2 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES FINANCEIRAS (SIFs)

2.1 INTRODUÇÃO

Este capítulo apresenta os aspectos mais relevantes dos SIFs. Inicialmente,

apresentam-se as características da abordagem sistêmica e explica-se como

funciona um sistema. Depois de analisar os sistemas e suas características,

enfatizam-se os SIs, destacando, entre outros aspectos, a classificação.

Finalizando o capítulo, apresentam-se os Sistemas de Informações Financeiras e as

características das informações financeiras relevantes para a tomada de decisão.

Com essa estrutura, o capítulo, que é parte integrante do referencial teórico desta

pesquisa, esclarece a importância dos SIFs para as empresas.

2.2 O ENFOQUE SISTÊMICO

De acordo com Oliveira (2000, p. 149), “um sistema é uma rede de componentes

interdependentes que trabalham em conjunto para tentar realizar o objetivo do

sistema”. Isto significa que as partes que compõem um sistema não são isoladas,

mas ligadas entre si de forma a complementarem-se.

Considerando sua relação com o ambiente, um sistema pode ser aberto ou

fechado. Um sistema fechado, segundo Daft (1999, p. 8), não depende do seu

ambiente, sendo por isso autônomo e isolado do ambiente externo. Na realidade, um

sistema totalmente fechado é difícil de ser encontrado, pois geralmente há uma

interação com o ambiente externo.

23

Um sistema aberto, ao contrário, interage com o ambiente para sobreviver,

consumindo e exportando recursos. As empresas, geralmente, são sistemas abertos

e interagem com o ambiente, tanto influenciando-o como sendo influenciadas por

ele. Neste contexto, Daft (1999, p. 8) define sistema como um “conjunto de

elementos interativos que recebe entradas do ambiente, transforma-as e emite

saídas para o ambiente externo”.

Para Stair (1998, p. 6), “um sistema é um conjunto de elementos ou componentes

que interagem para se atingir objetivos”. Pode-se medir a performance de um

sistema analisando sua eficiência e sua eficácia. A eficiência caracteriza-se como “a

medida do que é produzido dividido pelo que é consumido” e a eficácia “é a medida

da proporção em que o sistema atinge seus objetivos” (Stair, 1998, p. 9).

De acordo com O’Brien (2002, p. 17), “um sistema é um grupo de componentes

inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo

insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação”. Os

sistemas, neste contexto, possuem três componentes básicos: entradas,

processamento e saída.

Os SIs, como sistemas abertos, dependem do ambiente e da interação com este

para sobreviver e podem ter sua performance analisada segundo critérios de

eficiência e eficácia. Possuem os três componentes básicos de um sistema,

recebendo dados como entrada, processando-os e fornecendo informações como

saída. Dessa forma, é importante analisar o funcionamento dos sistemas para,

posteriormente, estudar os SIs, mais especificamente os SIFs.

24

2.3 FUNCIONAMENTO DOS SISTEMAS

De acordo com Oliveira (1993, p. 23), um sistema apresenta em seu funcionamento

os seguintes componentes:

Objetivos: são a própria razão de existência do sistema, ou seja, a finalidade para

a qual o sistema foi criado.

Entradas: caracterizam-se como tudo o que o sistema necessita para realizar

suas operações, sendo obtidas no meio ambiente com o qual o sistema interage.

Segundo Oliveira (2000, p. 150), são exemplos de entradas para o sistema: a

mão-de-obra ou pessoal, a matéria-prima ou materiais, as informações ou leis,

normas e padrões estabelecidos, tecnologias e máquinas.

Processo de transformação: esse processo possibilita a transformação da

entrada em um produto, serviço ou resultado, caracterizado como a saída do

sistema.

Saídas: são os resultados do processo de transformação. Para Oliveira (1993, p.

24), devem ser coerentes com os objetivos do sistema e devem ser quantificáveis

de acordo com os critérios e os parâmetros previamente estabelecidos.

Controle e avaliação do sistema: permitem verificar se as saídas estão de acordo

com os objetivos estabelecidos.

Retroalimentação ou realimentação: considerada como a reintrodução, no

sistema, de uma saída sob a forma de informação. De acordo com Oliveira

(1993, p. 24), “essa realimentação é um instrumento de regulação retroativa ou

de controle, em que as informações realimentadas são resultados das

25

divergências verificadas entre as respostas de um sistema e os parâmetros

previamente estabelecidos”.

2.4 DADOS, INFORMAÇÕES E CONHECIMENTO

Antes de apresentar os conceitos de SI presentes na literatura, é fundamental

discutir os conceitos de dados, informações e conhecimento, procurando mostrar as

diferenças entre cada um.

Para Laudon e Laudon (1999, p. 10), os dados podem ser considerados como fatos

brutos, ao passo que as informações são os dados aos quais seres humanos deram

forma para torná-los significativos e úteis. Já o conhecimento pode ser visto como

um conjunto de ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos

para criar, colecionar, armazenar e compartilhar a informação. É importante destacar

que os dados não têm significado inerente e registram apenas aquilo que aconteceu;

não fornecem julgamento nem interpretação para auxiliar na tomada de decisão.

Além disso, dados em excesso podem dificultar a identificação e a extração de

significado de dados que realmente têm importância. Segundo Davenport e Prusak

(1998, p. 3), os dados são importantes para as empresas, geralmente, porque são

matéria-prima essencial para a criação da informação.

A informação é o dado organizado para alguma finalidade, e a tecnologia ajuda a

agregar valor aos dados. Mas, assim como para o conhecimento, a tecnologia

utilizada para obtenção da informação depende dos seres humanos, pois a

tecnologia por si só não possibilita a completa transformação dos dados em

informação, e desta em conhecimento. Da mesma forma que a informação deriva

26

dos dados, o conhecimento deriva da informação. Para que esse processo ocorra,

os seres humanos precisam fazer, virtualmente, todo o trabalho. Para Davenport e

Prusak (1998, p. 6), o conhecimento é uma mistura de vários elementos; é intuitivo

e, portanto, difícil de colocar em palavras ou de ser plenamente entendido em

termos lógicos. O conhecimento existe dentro das pessoas; faz parte da

complexidade e da imprevisibilidade humana.

De acordo com Stair (1998, p. 4), “dados são os fatos em sua forma primária, como,

por exemplo: o nome de um empregado, o número de horas trabalhadas em uma

semana, o número de peças no estoque ou de pedidos de venda”. A informação

caracteriza-se como “um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem

valor adicional além do valor do fato em si”. E o conhecimento “é o corpo ou as

regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar, organizar e manipular os

dados, para torná-los úteis para uma tarefa específica”.

Os SIs são alimentados com dados, que, depois de processados, fornecem a

informação necessária para a tomada de decisão ou para alguma outra atividade do

dia-a-dia da organização. Quando os usuários dos SIs utilizam as informações

disponibilizadas para a tomada de decisão ou quando agregam valor a essas

informações, de alguma maneira, estas tornam-se um conhecimento útil para a

organização e para seus membros.

27

2.5 CONCEITO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

Segundo Stair (1998, p. 11), “um Sistema de Informações é um tipo especializado de

sistema”, podendo ser definido como “uma série de elementos ou componentes

inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo),

disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de

feedback”.

A entrada, para os SIs, caracteriza-se como a atividade de captar e reunir os dados

primários. O processamento envolve a conversão dos dados em saídas úteis, sendo

que a saída caracteriza-se como a produção de informações úteis, geralmente na

forma de documentos, relatórios e dados de transações. O feedback é caracterizado

como uma saída utilizada para realizar ajustes ou modificações nas atividades de

entrada ou processamento.

Para Laudon e Laudon (1999, p. 4), um Sistema de Informações é um

(...) conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntospara coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informaçãocom a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, acoordenação, a análise e o processo decisório em empresas eorganizações.

Esses sistemas são compostos de pessoas, organizações e tecnologia, sendo um

erro descrevê-los apenas em termos de computadores.

As pessoas introduzem os dados no sistema e utilizam as informações vindas do

sistema para a tomada de decisão. A tecnologia inclui o hardware – equipamento

físico usado para entrada, processamento e saída em um Sistema de Informações −;

o software – instruções pré-programadas que coordenam o trabalho dos

28

componentes do hardware −; a tecnologia de armazenamento – organiza e

armazena os dados utilizados por uma empresa −; e a tecnologia de comunicações

– usada para conectar partes diferentes do hardware e para transferir dados de um

ponto a outro, via redes. As organizações moldam os Sistemas de Informações de

acordo com suas necessidades.

A Figura 1 mostra os componentes dos SIs, incluindo as pessoas, a organização, a

tecnologia e o ambiente externo.

Pessoas OrganizaçõesSistemas deInformação

Tecnologia

Ambiente Externo

Figura 1: Componentes dos Sistemas de InformaçõesFonte: Laudon; Laudon (1999, p.5)

De acordo com O’Brien (2002, p. 20), um SI depende de vários recursos para

funcionar. Ou seja,

(...) depende dos recursos humanos (os usuários finais e osespecialistas em SI), de hardware (máquinas e mídia), software(programas e procedimento), dados (banco de dados e bases deconhecimento) e redes (mídia de comunicação e apoio de rede) paraexecutar atividades de entrada, processamento, produção,armazenamento e controle que convertem recursos de dados emprodutos de informação.

29

Pode-se perceber pelas duas abordagens que os SIs não podem ser analisados

apenas em termos de tecnologia, sendo necessário considerar também, e

principalmente, os recursos humanos envolvidos e a organização como um todo.

2.6 CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

Dependendo da abordagem utilizada, um SI pode ter classificações diversas. De

acordo com Stair (1998, p. 14), os Sistemas de Informações podem ser classificados

em: Sistemas de Processamento de Transações; Sistemas de Informações

Gerenciais; Sistemas de Apoio à Decisão e Inteligência Artificial; e Sistemas

Especialistas.

Segundo O´Brien (2002, p. 28), os SIs podem ser classificados tendo por base o tipo

de atividade organizacional que apóiam: operações; ou tomada de decisão

gerencial. Os Sistemas de Apoio às Operações dividem-se em: Sistemas de

Processamento de Transações (processamento de transações); Sistemas de

Controle de Processos (controle de processos industriais); e Sistemas Colaborativos

(colaboração entre equipes e grupos de trabalho). Os Sistemas de Apoio Gerencial

dividem-se em: Sistemas de Informação Gerencial (relatórios padronizados para os

gerentes); Sistemas de Apoio à Decisão (apoio interativo à decisão); e Sistemas de

Informação Executiva (informações elaboradas especialmente para os executivos).

O´Brien (2002, p. 30) considera mais algumas categorias de SI que podem apoiar as

operações, a administração ou as aplicações estratégicas. Esses sistemas dividem-

se em: Sistemas Especializados (fornecem informações especializadas em

determinada área funcional); Sistemas de Administração do Conhecimento (apóiam

30

a criação, organização e disseminação do conhecimento na organização); Sistemas

de Informação Estratégica (fornecem produtos e serviços estratégicos para a

vantagem competitiva); e Sistemas de Informação para as Operações (apóiam as

aplicações operacionais e gerenciais das funções organizacionais básicas de uma

organização).

Para Zwass (1992), os SIs podem ser classificados em: Sistemas de Processamento

de Transações; Sistemas de Relatórios Gerenciais; Sistemas de Suporte à Decisão;

Sistemas de Informações Executivas; e Sistemas de Informações de Escritório. Esta

classificação é brevemente detalhada a seguir.

1. Sistemas de Processamento de Transações (SPT). De acordo com Stair

(1998, p. 38), um SPT “é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos,

bancos de dados e dispositivos usados para registrar transações de negócios

completadas, como folhas de pagamento”. Estes sistemas armazenam os dados

inseridos para posterior utilização pelos demais SIs, como o SRG. Têm por

finalidade tratar e processar as trocas diárias de negócios ou as transações.

Representam a aplicação da Tecnologia da Informação em transações rotineiras,

repetitivas e, geralmente, comuns de negócios.

Os principais objetivos dos SPT são, segundo Stair (1998, p. 187):

Processar dados gerados por e sobre transações; ou seja, capturar, processar e

armazenar transações e produzir uma variedade de documentos relacionados às

atividades comerciais rotineiras, tais como: venda de produtos e serviços a

clientes.

31

Manter um alto grau de precisão, permitindo que os dados entrem e sejam

processados sem erros.

Assegurar a integridade dos dados e da informação; ou seja, certificar-se de que

todos os dados e informações armazenados nos bancos de dados

computadorizados sejam exatos, atuais e apropriados.

Produzir documentos e relatórios em tempo. Com a introdução de tecnologias

apropriadas, é possível reduzir substancialmente o tempo de resposta do SPT.

Aumentar a eficiência do trabalho, procurando justificar o custo do investimento

em um SPT pela economia de trabalho que ele possibilita, inclusive de

retrabalho.

Ajudar no fornecimento aos clientes de mais serviços em quantidade e qualidade,

facilitando a sua rotina e resolvendo seus problemas mais rapidamente.

2. Sistemas de Relatórios Gerenciais (SRG). Podem ser chamados de Sistemas

de Informações Gerenciais (SIG). Têm como principal objetivo, segundo Zwass

(1992), fornecer à gerência relatórios impressos com a finalidade de auxiliar no

controle operacional e gerencial da organização. Para Stair (1998, p. 208), esses

relatórios podem ser obtidos por meio da filtragem e análise de dados altamente

detalhados em bancos de dados de processamento de transações e da

apresentação aos administradores dos resultados para a tomada de decisão.

De acordo com Stair (1998, p. 208), as fontes de informações para um SIG podem

ser tanto internas quanto externas. A fonte de dados interna mais importante para o

SIG é o SPT, ao passo que as fontes externas podem incluir clientes, fornecedores,

32

concorrentes e acionistas cujos dados ainda não foram coletados pelo SPT da

empresa.

Segundo Laudon e Laudon (1999, p. 351), os SIG têm como função disponibilizar

aos gerentes relatórios sobre o desempenho da empresa, tanto passado quanto

presente. Eles ajudam os gerentes a “monitorar o desempenho atual da empresa e a

prever o desempenho futuro, possibilitando assim que os gerentes intervenham

quando as coisas não estiverem indo bem”.

De acordo com Stair (1998, p. 208), a principal finalidade de um SIG é “ajudar a

organização a atingir suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das

operações regulares da empresa, de modo que possam controlar, organizar e

planejar mais eficaz e eficientemente”. Estes sistemas ajudam na solução de

problemas estruturados e nas decisões programadas.

Como mostra Zwass (1992), os SRG têm capacidade analítica limitada e contam

com resumos e extrações do banco de dados de acordo com um critério

estabelecido. Não fornecem diretamente a decisão, mas, sim, informações

fundamentais para facilitar o processo de tomada de decisão na organização.

De acordo com Stair (1998, p. 212), para a maioria das empresas um SIG é “uma

coleção integrada de Sistemas de Informações funcionais, cada um dando suporte a

áreas funcionais específicas”. Por exemplo, um SIG financeiro gera relatórios

financeiros para a empresa, ao passo que um SIG de marketing gera relatórios de

marketing, e assim cada área funcional da empresa tem um Sistema de Informações

que gera informações adequadas para aquela área. Neste sentido, de acordo com

cada área funcional da organização, os Sistemas de Informações Gerenciais podem

ser assim classificados:

33

Sistemas de Informações Gerenciais Financeiro. Fornecem informações

financeiras a todos os administradores financeiros em uma organização. Têm

como principais finalidades: analisar as atividades financeiras históricas e atuais;

projetar as necessidades financeiras futuras; e monitorar e controlar o uso de

recursos através do tempo.

Sistemas de Informações Gerenciais de Marketing. Fornecem apoio à atividade

administrativa nas áreas de desenvolvimento de produtos, de distribuição, de

decisões de preço e de promoção e de previsão de vendas.

Sistemas de Informações Gerenciais de Recursos Humanos. Trabalham com as

atividades relacionadas aos trabalhadores, funcionários, gerentes e outros

indivíduos empregados pela organização. Entre as atividades executadas por

este SIG, podemos citar a análise e o planejamento da força de trabalho, a

contratação, o treinamento e a designação de cargos e tarefas.

Sistemas de Informações Gerenciais Industriais. Apóiam a área de produção da

organização, facilitando o controle de estoque, controlando o processo de

produção e testando a qualidade dos produtos e serviços produzidos.

Como mostra O´Brien (2002, p. 250), os SIG fornecem quatro tipos principais de

relatórios gerenciais:

Relatórios periódicos programados. São produzidos de maneira programada e

periódica, seja diária, semanal ou mensal. Citam-se como exemplos os relatórios

de vendas diários ou semanais e os demonstrativos financeiros mensais.

Relatórios de exceção. De acordo com Stair (1998, p. 210), “são relatórios

produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer alguma

34

atitude da administração”. Exemplos: relatório sobre os clientes que excederam o

limite de crédito, mas não sobre todos os clientes.

Informes e respostas por solicitação. Fornecem informações a pedido do usuário,

que não precisa esperar até que o relatório programado esteja disponível.

Relatórios em pilha. As informações são empilhadas na estação de trabalho em

rede do gerente.

3. Sistema de Suporte a Decisão (SSD). De acordo com Zwass (1992), os SSD

são desenvolvidos para suportar diretamente o processo de decisão e estão

aptos a solucionar problemas tanto estruturados como não estruturados, que

podem ser facilmente programados.

Para Stair (1998, p. 38), um SSD é “um grupo organizado de pessoas,

procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para dar apoio à tomada de

decisão referente a problemas específicos”. Geralmente, estes SIs são utilizados

quando o problema a ser solucionado é complexo ou quando a informação

necessária para a tomada de decisão é de difícil obtenção.

Entre as principais características dos SSD citadas por Stair (1998, p. 233) estão:

possibilitam a manipulação de grandes volumes de dados; permitem a obtenção e o

processamento de dados de fontes diferentes, sendo capazes de acessar dados

externos à organização e de integrá-los aos dados internos; proporcionam

flexibilidade de relatórios e de apresentação; possuem orientação tanto textual

quanto gráfica, produzindo textos, tabelas, gráficos e desenhos; executam análises e

comparações complexas e sofisticadas utilizando pacotes de software avançados;

possuem condições de dar suporte às abordagens de otimização e satisfação,

35

possibilitando, no caso de problemas menores, encontrar a solução ótima; e

executam análises por meio de simulações e metas, sendo possível com isso

realizar modificações hipotéticas nos dados e observar o impacto destas

modificações nos resultados.

Os SSD, segundo O´Brien (2002, p. 253), fornecem informações e técnicas de apoio

à decisão para a análise de problemas ou de oportunidades específicas; permitem

consultas e respostas interativas; e disponibilizam informações flexíveis e

adaptáveis. Além disso, utilizam uma metodologia de processamento de informações

baseada na modelagem analítica de dados dos negócios.

4. Sistemas de Informações Executivas (SIE). De acordo com O´Brien (2002, p.

257), esses sistemas têm como finalidade “fornecer aos altos executivos acesso

fácil e imediato a informações sobre os fatores críticos ao sucesso de uma

empresa, ou seja, os fatores-chave decisivos para a consecução dos objetivos

estratégicos de uma organização”.

Os SIE foram desenvolvidos para atender às necessidades de informação da alta

administração que não estavam sendo atendidas pelas outras categorias de SI.

Como mostra Zwass (1992), os SIE fornecem suporte direto para os executivos, e

estes

(...) precisam de uma grande diversidade de informações externaspara comparar a performance de sua companhia com aqueles comque competem e para investigar as tendências gerais das economiasde muitos países onde a companhia pode estar fazendo negócio.

De acordo com Stair (1998, p. 245), um SIE é um Sistema de Suporte à Decisão

especializado que “inclui todo o hardware, software, dados, procedimentos e

36

pessoas utilizadas para auxiliar os executivos de nível sênior da organização”. Esse

sistema tem relação com a tomada de decisões executivas sobre processos

comerciais de valor agregado.

Segundo Zwass (1992), as principais características dos SIE são:

fornecem acesso imediato e fácil à informação, refletindo os fatores-chave de

sucesso da companhia e de suas unidades;

interfaces interessantes, como gráficos coloridos e vídeos, permitem aos

usuários do SIE compreender as tendências de relance;

provêm acesso a uma variedade de bancos de dados, internos e externos, por

meio de uma interface uniforme − ou seja, mesmo consultando diversos bancos

de dados o sistema deve ser transparente para os usuários;

permitem fácil adaptação às preferências do usuário particular ou do grupo de

usuários; e

oferecem a capacidade de alterações nos dados.

Além das características apontadas por Zwass (1992), é importante ressaltar

aquelas enfatizadas por Stair (1998, p. 246):

executam sofisticadas análises de dados, realizando testes de simulação e de

alcance de metas relacionadas a decisões executivas; e

oferecem suporte a todos os aspectos da tomada de decisões, reconhecendo

aqueles que exigem fontes externas de informações, aqueles que podem ter alto

37

grau de incerteza e risco e aqueles que exigem entradas de múltiplas fontes de

dados.

Os SIE são, portanto, uma ferramenta essencial para que os executivos possam

exercer melhor suas funções de controle e gerenciamento da organização.

5. Sistemas de Informações de Escritório (SIES). De acordo com Zwass (1992),

os SIES auxiliam o trabalho de conhecimento geral no contexto de um escritório

comercial. Neste sentido, como a tecnologia de escritórios tradicionais e as

tecnologias de comunicação convergiram, os SIES se desenvolveram

velozmente, tornando-se o “escritório do futuro”.

Zwass (1992) cita como exemplos de atividades suportadas pelos SIES: o

processamento de documentos; a escala de tempo individual e a coordenação do

fluxo de trabalho; o gerenciamento de projetos; as conferências via computador; e a

troca de mensagens em vários formatos, como documentos, imagens, mensagens

de voz e jogos de dados.

Além dos sistemas apresentados acima, outros sistemas merecem destaque, como

a Inteligência Artificial, os Sistemas Especialistas e os Sistemas Integrados de

Gestão. Segundo O´Brien (2002, p. 259), a Inteligência Artificial (IA) tem como

principal objetivo “desenvolver computadores que consigam pensar, bem como ver,

ouvir, andar, falar e sentir”. Procura desenvolver funções computacionais

normalmente associadas à inteligência humana, como raciocinar, aprender e

solucionar problemas.

De acordo com Stair (1998, p. 256), os Sistemas de Inteligência Artificial “incluem as

pessoas, procedimentos, hardware, software, dados e conhecimento necessários

38

para desenvolver sistemas computacionais e máquinas que demonstram

características de inteligência”.

Como salienta O´Brien (2002, p. 268), os Sistemas Especialistas são uma aplicação

da IA nas empresas, sendo que um Sistema Especialista “é um Sistema de

Informação baseado no conhecimento que utiliza seu conhecimento sobre uma área

de aplicação específica e complexa para atuar como consultor especializado para os

usuários finais”. O Sistema Especialista “faz perguntas ao usuário, consulta sua base

de conhecimento em busca de fatos, regras ou outro conhecimento, explica seu

processo de raciocínio quando é perguntado e dá conselho especialista ao usuário

na área que está sendo explorada”.

Os principais benefícios dos Sistemas Especialistas, segundo O´Brien (2002, p.

273), são: capturam o know-how de um especialista ou grupo de especialistas em

um Sistema de Informações computadorizado; ajudam a preservar e reproduzir o

conhecimento dos especialistas; e podem ajudar a organização a aumentar

significativamente a eficiência de seus processos empresariais ou gerar novos

produtos e serviços baseados no conhecimento. No entanto, os Sistemas

Especialistas apresentam também algumas limitações, tais como: foco limitado;

incapacidade de aprender; problemas de manutenção; e alto custo de

desenvolvimento.

De acordo com Zwass (1992), os Sistemas Especialistas são utilizados para

selecionar a maneira mais conveniente e econômica de enviar uma encomenda;

definir a decisão de crédito de um consumidor; diagnosticar defeitos de

equipamentos; planejar um portfólio de investimentos; e configurar um complicado

pedido de equipamento. Neste sentido, os Sistemas Especialistas “são programas

39

baseados em conhecimento que imitam um processo lógico para sugerir a solução

de um problema dentro de seus domínios de aplicação”.

Segundo Mendes (1997), “os Sistemas Especialistas são sistemas baseados em

conhecimento, construídos, principalmente, com regras que reproduzem o

conhecimento de um perito e utilizados para solucionar determinados problemas em

domínios específicos”. Entre as vantagens da utilização de um Sistema Especialista,

podemos citar: permite estender as facilidades da tomada de decisão para muitas

pessoas; provê um vasto conhecimento aos seus usuários, o que permite seu

desenvolvimento; e reduz o grau de dependência da empresa em relação a um

único especialista.

Os Sistemas Integrados de Gestão são conhecidos pela sigla ERP (Enterprise

Resource Planning). De acordo com Souza e Zwicker (2003, p. 64),

(...) os sistemas ERP são sistemas de informações integrados,adquiridos na forma de pacotes comerciais de software, com afinalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresaindustrial (suprimentos, manufatura, manutenção, administraçãofinanceira, contabilidade, recursos humanos, etc.).

Entre as características de um sistema ERP, podem-se citar: são pacotes comerciais

de software; incorporam modelos de processos de negócios; são sistemas

integrados e utilizam um banco de dados corporativo; apresentam grande

abrangência funcional; e requerem ajustes para que possam ser utilizados em uma

determinada empresa.

De acordo com Saccol (2003, p. 325), o ERP

(...) é um sistema que se propõe dar suporte a todos os processos eáreas funcionais de uma empresa, valendo-se de uma base dedados única, na qual todas as transações estejam interligadas. É

40

composto por módulos integrados que atendem a cada áreafuncional ou processo, como Finanças, Produção, Custos, Vendas,RH etc. O objetivo maior de um sistema ERP é a integração dosdados organizacionais e sua disponibilização em tempo real. Comisso, ele promete interligar setores, unidades e filiais em diferenteslocais, possibilitando a adoção de um único padrão de metadados eindicadores para a organização.

Para Davenport (2002, p. 20), os sistemas ERP “oferecem a primeira grande

oportunidade para a concretização de uma verdadeira interconectividade, um estado

no qual cada um sabe o que todos estão fazendo em matéria de negócios no mundo

inteiro ao mesmo tempo”. Entre os benefícios proporcionados pela implementação

de um sistema ERP estão: redução de custos e de prazos em processos

fundamentais de negócios; informações mais rápidas sobre transações; e melhoria

na administração financeira da empresa; além da integração.

De acordo com Souza e Zwicker (2003, p. 66), “os sistemas ERP realmente

integrados são construídos como um único Sistema de Informações que atende

simultaneamente aos diversos departamentos da empresa, em oposição a um

conjunto de sistemas que atendem isoladamente cada um deles”. Geralmente estes

sistemas são divididos em módulos que, de acordo com Souza e Zwicker (2003, p.

66), “representam conjuntos de funções que normalmente atendem a um ou mais

departamentos da empresa”.

No entanto, os sistemas ERP não apresentam apenas benefícios. De acordo com

Zanoteli (2001, p. 79), alguns dos problemas encontrados na implementação de

sistemas ERP são: “custos elevadíssimos, pouco ou nenhum treinamento das

pessoas envolvidas, dimensionamento inadequado das necessidades

informacionais, desconhecimento da cultura das organizações, falhas de

planejamento e falta de flexibilidade”.

41

Segundo Zanoteli (2001, p. 79), no Brasil há ainda outro problema: a adaptação do

sistema à cultura e às leis e normas brasileiras. Estes sistemas tendem a impor seu

próprio modelo de gestão que traz consigo a cultura e as normas e leis do país onde

foram desenvolvidos.

Esta pesquisa teve como foco os Sistemas de Informações Gerenciais (O’Brien,

2002; Stair, 1998) ou Sistemas de Relatórios Gerenciais (Zwass, 1992), mais

especificamente os Sistemas de Informações Financeiras. Neste sentido, é

fundamental detalhar os SIFs, apresentando suas características e sua relevância

para a organização e seus administradores.

2.7 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES FINANCEIRAS

Os Sistemas de Informações Gerenciais, como mostrado anteriormente, estão

presentes em todas as áreas funcionais de uma organização. Nas áreas de

Finanças e Contabilidade, como salienta Stair (1998, p. 17),

(...) os sistemas de informação são usados para prever receitas e aatividade empresarial, determinar as melhores fontes e usos defundos, administrar o dinheiro e outros recursos financeiros, analisarinvestimentos e executar auditorias para assegurar a saúdefinanceira da empresa e precisão de todos os relatórios edocumentos financeiros.

Para O’Brien (2002, p. 188), os SIFs auxiliam os administradores nas decisões

referentes “ao financiamento de uma empresa e à alocação e controle de recursos

financeiros na empresa”. As principais categorias de SIFs incluem os sistemas de

administração de caixa – auxilia na previsão e gerencia a posição de caixa; de

administração de investimentos – gerencia títulos de curto prazo e outros; de

42

orçamentos de capital – avalia risco/retorno de dispêndios de capital; e de

planejamento financeiro – prevê o desempenho financeiro e as necessidades de

financiamento.

A Figura 2 apresenta os principais SIFs.

Figura 2: Categorias de SIFsFonte: adaptado de O’Brien (2002, p. 188)

Segundo Stair (1998, p. 214), os SIFs fornecem informações financeiras relevantes a

todos os administradores financeiros dentro de uma empresa; e seus principais

recursos são: analisa as atividades financeiras históricas e atuais; projeta as

necessidades financeiras futuras; e monitora e controla o uso de recursos através do

tempo.

As entradas para um Sistema de Informações Financeiras (SIF), segundo Stair

(1998, p. 214), podem ser tanto internas quanto externas, e são, basicamente:

Sistemas deInformação em

Finanças

Administraçãode Caixa

Administraçãode

Investimentos

Orçamentosde Capital

PlanejamentoFinanceiro

43

plano estratégico ou políticas corporativas: as informações que geralmente estão

atreladas ao plano estratégico da empresa são o retorno sobre investimentos de

vários projetos, razões débito-equidade desejadas e expectativas das

necessidades de caixa;

sistema de processamento de transações: as informações financeiras

importantes são geralmente tiradas dos sistemas de processamento de

transações, como, por exemplo, folhas de pagamento, controle de estoques,

processamento de pedido, contas a pagar, contas a receber e contabilidade

geral; e

fontes externas: constituem-se principalmente de informações da e sobre a

concorrência, como relatórios anuais e balanços financeiros dos concorrentes,

novos itens e relatórios gerais dos concorrentes.

Um SIF pode apresentar alguns subsistemas que auxiliam o administrador financeiro

a tomar melhores decisões com base nas saídas proporcionadas por estes sistemas.

Esses subsistemas e suas saídas podem ser resumidos da seguinte maneira (Stair,

1998, p.215):

previsão financeira: processo de se fazer previsões sobre o crescimento futuro de

produtos ou de uma organização como um todo e que pode, entre outras coisas,

ajudar os executivos financeiros a evitar problemas de fluxo de caixa por meio da

previsão das necessidades de fluxo de caixa;

sistemas de lucro e perdas e de custo: organizam os dados de faturamento e

custos para a empresa, de modo que os dados de faturamento e despesas de

vários departamentos são coletados pelo sistema de processamento de

44

transações e se tornam uma fonte interna básica de informação financeira para o

SIG;

auditoria: envolve a análise das condições financeiras de uma organização e

determina se os balanços e relatórios financeiros produzidos pelo SIG financeiro

são exatos; e

uso e gerenciamento de verbas: o SIG financeiro auxilia no gerenciamento e uso

de verbas de maneira a auxiliar a administração na aplicação eficaz de verbas

para que a empresa não apresente baixos lucros ou se depare com a falência.

A Figura 3 mostra uma visão geral do SIF, enfatizando suas entradas, subsistemas e

saídas.

Figura 3: Visão Geral de um SIFFonte: Stair (1998, p. 215)

Como salientam Laudon e Laudon (1999, p. 33), a área financeira de uma

organização refere-se ao gerenciamento adequado de ativos financeiros, como

Missão Estratégica

Sistema deProcesamento de

Transações

Fontes Externas

Previsão Financeira

Dados Financeiros dosDepartamentos (lucros/

perdas e custos)

Auditoria

Auditorias internas eexternas

Previsão Financeira

Extratos Financeiros

Uso e Gerenciamento deVerbas

Estatísticas Financeiraspara Controle

Entradas Subsistemas Saídas

45

dinheiro em caixa, papéis negociáveis, ações, debêntures e similares. Os SIFs

apóiam esse gerenciamento e auxiliam a organização a maximizar os retornos dos

ativos financeiros e a administrar seus passivos.

2.8 INFORMAÇÕES FINANCEIRAS PARA A TOMADA DE DECISÃO

A tomada de decisão é fator crucial nas empresas, uma vez que esta influencia

diretamente o desempenho da empresa, seja no curto, no médio ou no longo prazo.

De acordo com Simon (1965, p. 54), as decisões

(...) são descrições de um futuro estado de coisas, podendo essadescrição ser verdadeira ou falsa, num sentido estritamente empírico.Por outro lado, elas possuem também, uma qualidade imperativa,pois selecionam um estado de coisas futuro em detrimento de outro eorientam o comportamento rumo à alternativa escolhida.

A questão é que nem sempre o processo de escolha na tomada de decisão é

simples. De acordo com Shimizu (2001, p. 15), “com exceção dos problemas de

rotina, bem conhecidos e com estrutura de opções bem definida, o processo de

formular alternativas de decisão e escolher a melhor delas é quase sempre caótico e

complexo”.

Uma maneira de simplificar o processo de tomada de decisão é admitir a existência

da racionalidade limitada, proposta por Simon (1965). Ao admitir a racionalidade

limitada admite-se que “somente aqueles fatores que estão estreitamente ligados,

casual e temporalmente, com a decisão, podem ser levados em consideração”.

(SIMON, 1965, p. 97)

Segundo Shimizu (2001, p. 15), o modelo de decisão baseado na racionalidade

limitada

46

(...) trabalha com um modelo simplificado da realidade, considerandoque muitos aspectos da realidade são substancialmente irrelevantesem dado instante. Ele efetua sua escolha de alternativa baseado nopadrão satisfatório da situação real considerando apenas alguns dosfatores mais relevantes e cruciais.

Mesmo considerando esse modelo de decisão baseado na racionalidade limitada, é

preciso levar em consideração que a tomada de decisão implica em escolhas para

resolver determinados problemas e estes podem ser classificados, segundo Shimizu

(2001, p. 16) em três categorias: estruturados, semi-estruturados e não estruturados.

Além disso, a decisão pode ser tomada no nível estratégico (decisão para dois a

cinco anos); tático (decisão para alguns meses até dois anos); e operacional (alguns

dias a alguns meses).

De acordo com Shimizu (2001, p. 29), “um problema é considerado estruturado ou

bem definido se sua definição e fases de operação para chegar aos resultados

desejados estão bem claros e sua execução repetida é sempre possível”. Um

exemplo de problema estruturado é a folha de pagamento.

Os problemas semi-estruturados são considerados por Shimizu (2001, p. 29) como

“problemas com operações bem conhecidas, mas que contêm algum fator ou critério

variável que pode influir no resultado”. Exemplos de problemas semi-estruturados

incluem a previsão de vendas e a previsão de compras.

Para Shimizu (2001, p. 29), “nos problemas não estruturados, tanto os cenários,

como o critério de decisão, não estão fixados ou conhecidos a priori”. Um exemplo

de problema não estruturado é o investimento em P&D.

As decisões podem ser programadas e não programadas. De acordo com Bateman

e Snell (apud Porto, 2000, p. 23), as decisões programadas apresentam “respostas

47

objetivamente corretas e podem ser resolvidas pela utilização de regras, políticas ou

resultados de computações numéricas simples. Diante de uma decisão programada,

existe um procedimento ou uma estrutura clara para se chegar ao resultado correto”.

Stoner e Freeman (1995) definem decisões programadas como sendo decisões

envolvendo assuntos rotineiros e que podem ser tratados através de procedimentos,

políticas ou regras, escritas ou não, tornando o processo decisório mais simples.

São decisões que se explicam mediante um conjunto de procedimentos pré-

estabelecidos e são tomadas em ambiente de certeza ou baixa incerteza, em razão

de quase todos os resultados já serem conhecidos.

As decisões não programadas caracterizam-se, segundo Porto (2000, p. 23), “por

resultarem de situações e/ou problemas inéditos ou não esperados, os quais

geralmente representam decisões únicas e complexas, cujo resultado não se

encontra previamente descrito”. Para Stoner e Freeman (1995) as decisões não

programadas destinam-se a problemas incomuns ou excepcionais que requeiram

soluções específicas. Por sua vez, não tem regras para seguir e nem possuem um

esquema específico para ser utilizado. Podem ser conhecidas ou inéditas. Nas

decisões não-programadas conhecidas, o tomador de decisão já esteve envolvido

com problema igual ou parecido. Embora todas as variáveis não sejam conhecidas,

já existe uma certa experiência em situações semelhantes. Nas decisões não-

programadas inéditas, o tomador de decisão se vê diante de uma situação

completamente nova e não pode contar com nenhuma regra pré-estabelecida para

auxiliá-lo.

O Quadro 3 apresenta os dois tipos de decisões e os respectivos tipos de problemas

e procedimentos.

48

Quadro 3: Tipos de decisões

Decisõesprogramadas/rotineiras

Decisões não programadas/nãorotineiras

Tipo deproblema

Freqüentes, repetitivos,rotineiros, pouca incertezaenvolvendo as relações decausa e efeito.

Singulares, desestruturados, muitaincerteza envolvendo as relaçõesde causa e efeito.

Procedimento Dependência de políticas,regras e procedimentosdefinidos.

Necessidade de criatividade,intuição, tolerância à ambigüidade esoluções criativas para problemas.

Fonte: adaptado de Gibson et al. (apud Porto, 2000, p. 23)

As decisões em finanças podem ser classificadas em decisões de longo prazo e

decisões de curto prazo. As decisões de curto prazo referem-se basicamente à

gestão de caixa da empresa e geralmente são decisões do tipo programadas. As

decisões de longo prazo estão relacionadas com as decisões de investimento e

financiamento e são, essencialmente, decisões não-programadas.

As informações financeiras são de fundamental importância para a tomada de

decisão nas empresas. Sem um gerenciamento financeiro adequado, as empresas

podem perder recursos e ter sua sobrevivência abalada. Como exposto

anteriormente, O’Brien (2002, p. 188) apresenta quatro categorias fundamentais de

SIFs: administração de caixa; administração de investimentos; orçamentos de

capital; e planejamento financeiro. É possível trabalhar as informações financeiras

considerando essas quatro categorias.

49

2.8.1 Administração de caixa

A administração de caixa envolve a gestão das entradas e saídas de caixa de uma

organização. De acordo com Leets (1997, p. 662), uma correta administração de

caixa auxilia no alcance da lucratividade de uma organização, “ao reduzir o período

de cobrança e os custos de transação relacionados ao processo de cobranças e

pagamentos”.

Os administradores financeiros, quando estão envolvidos com a administração de

caixa, procuram acelerar os recebimentos de valores e retardar os pagamentos,

tentando minimizar a necessidade de financiamento. Os SIFs de administração de

caixa, segundo O’Brien (2002, p. 188), auxiliam nessa tarefa e “coletam informações,

em tempo real ou em determinado período, sobre todos os recebimentos e

desembolsos de caixa da empresa”.

As previsões de fluxo de caixa (diária, semanal ou mensal) também são fornecidas

pelos SIFs de administração de caixa e são de fundamental importância para a

organização, pois auxiliam na identificação de futuros déficits ou excessos de caixa.

A administração eficiente desses déficits ou excessos de caixa possibilita a

sobrevivência da organização a longo prazo.

2.8.2 Administração de investimentos

Antes de investir o excesso de caixa de um determinado período em matéria-prima

ou em equipamentos, por exemplo, as empresas podem investir esse montante em

títulos negociáveis de curto ou de longo prazo. De acordo com O’Brien (2002, p.

50

188), os SIFs de administração de investimento podem auxiliar na administração do

portfólio desses títulos para que ofereçam o menor risco e o maior rendimento.

Estes SIFs de administração de investimento geralmente estão on-line, com diversas

fontes na Internet. Segundo O’Brien (2002, p. 188), “ajudam o gerente financeiro a

tomar decisões de compra, venda ou retenção para cada tipo de título, de forma a

desenvolver uma composição ótima de títulos que minimize riscos e maximize

receitas de investimento para a empresa”.

2.8.3 Orçamento de capital

De acordo com Gitman (1997, p. 288), “o processo de orçamento de capital envolve

a geração de propostas de investimento a longo prazo; a avaliação, análise e

seleção delas; e a implementação e acompanhamento das que foram selecionadas”.

O uso dos SIFs pode auxiliar o administrador financeiro a determinar a combinação

ótima de projetos de capitalização para a organização.

O orçamento de capital é fundamental para as empresas, pois estas desembolsam

grandes montantes em investimentos a longo prazo, e estes precisam ser bem

selecionados. Gitman (1997, p. 288) salienta que “orçamento de capital é o processo

que consiste em avaliar e selecionar investimentos a longo prazo que sejam

coerentes com o objetivo da empresa de maximizar a riqueza de seus proprietários”.

Welsh (1996, p. 230) enfatiza que “os projetos de investimento normalmente

envolvem aplicações de recursos substanciais, e seu impacto na empresa estende-

se por períodos relativamente longos”. Por isso, precisam ser bem selecionados,

51

sempre levando em consideração a rentabilidade e o impacto financeiro de

determinadas propostas de dispêndio de capital.

2.8.4 Planejamento financeiro

O planejamento financeiro é importante para as empresas, na medida em que,

segundo Gitman (1997, p. 588), “fornece roteiros para dirigir, coordenar e controlar

suas ações na consecução de seus objetivos”. Os SIFs auxiliam os administradores

financeiros a atingir os objetivos da organização, pois ajudam a avaliar o

desempenho financeiro presente e projetado, e a determinar a necessidade e as

possibilidades de financiamento para a organização.

No curto prazo, um aspecto importante do planejamento financeiro refere-se ao

orçamento de caixa. De acordo com Gitman (1997, p. 590), “o orçamento de caixa

permite à empresa prever suas necessidades de caixa a curto prazo, geralmente no

período de um ano, subdivido em intervalos mensais”. Esse tipo de planejamento é

muito relevante para a organização, pois permite que esta planeje investimentos a

curto prazo se a previsão for de excesso de recursos e se prepare com antecedência

para obter financiamento caso haja previsão de falta de caixa.

2.9 CONCLUSÃO

Este capítulo teve como objetivo promover uma discussão teórica sobre os Sistemas

de Informações Financeiras e sua relevância para o dia-a-dia das empresas. Para

tanto, procurou-se percorrer uma trajetória de evolução, enfatizando, primeiramente,

52

os sistemas de maneira geral para, posteriormente, enfocar os Sistemas de

Informações.

Com relação aos SIs, apresentaram-se algumas possíveis classificações desses SIs,

detalhando melhor a apresentada por Zwass (1992). Depois de classificados os SIs,

enfatizaram-se os Sistemas de Informações Financeiras e as informações

financeiras fundamentais para a tomada de decisão.

53

3 AVALIAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

3.1 INTRODUÇÃO

Este capítulo tem como objetivo esclarecer alguns aspectos importantes da

avaliação de SI. Um SI não deve ser implantado em uma organização e esquecido.

É necessário considerar uma constante avaliação para saber se o SI está cumprindo

com seus objetivos e auxiliando a organização a atingir suas metas.

Inicialmente, apresentam-se algumas definições de avaliação de SI. Posteriormente,

relacionam-se alguns modelos de avaliação de SI, enfatizando suas características e

relevância.

3.2 DEFINIÇÃO DE AVALIAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

De acordo com Stair (1998, p. 312), o objetivo da avaliação de SI “é determinar se

os objetivos alcançados pelo sistema atual estão satisfazendo ou não as metas da

organização”. Por meio dessa avaliação, podem ser identificados possíveis

problemas ou oportunidades ainda não relevados.

Para Laudon e Laudon (1999, p. 244), a implementação de SI passa por fases. O

conjunto dessas fases é denominado ciclo de vida do SI. Esse ciclo de vida é

formado por seis estágios: definição do projeto; estudo do sistema; projeto;

programação; instalação; e pós-implementação. Nesta última fase, avalia-se o

sistema depois de sua instalação para verificar se há necessidade de mudanças

54

para satisfazer as novas necessidades de informações ou para aumentar a eficiência

do processamento.

3.3 MODELOS DE AVALIAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

Quando se avalia um SI, podem-se utilizar diversos modelos para atingir tal objetivo.

Uma das maneiras de realizar essa avaliação consiste em considerar a qualidade

das informações geradas pelo SI. De acordo com Zwass (1992), é fundamental

determinar qual informação é necessária bem como a qualidade dessa informação

quando o SI está sendo avaliado, pois quando se implementa um SI espera-se que

este forneça informações com a qualidade esperada.

Quando se buscam informações de qualidade, espera-se que esta tenha alguns

atributos. Zwass (1992) considera que os atributos fundamentais da informação de

qualidade são: conveniência, exatidão, precisão, ser completa, relevância e forma

apropriada. O Quadro 4 resume esses atributos e estabelece as definições básicas

de cada um.

55

Quadro 4: Atributos da informação de qualidade

Atributo DefiniçãoConveniência Informação disponível quando necessária e não

desatualizada quando estiver disponível.Exatidão Corresponde à realidade que a informação

representa; livre de erros.Precisão Oferece informação com um grau de precisão

apropriado aos dados em questão para a tomada dedecisão.

Ser Completa Incluir tudo o que o usuário precisa saber sobre asituação em questão.

Concisão Não incluir elementos desnecessários ao usuário.Relevância Tem influência direta na situação de tomada de

decisãoForma apropriada O nível de detalhes e o formato são selecionados e

adequados para cada situação.Fonte: adaptado de Zwass (1992).

Zanoteli (2001) realizou um estudo de caso múltiplo em que avaliou os SIs por meio

da percepção de valor dos usuários, enfatizando os atributos das informações

geradas pelo SI e os atributos do sistema. No entanto, o autor não utilizou apenas o

método da percepção de valor dos usuários (avaliando os atributos das informações

e dos sistemas) para avaliar os SIs estudados. Fez uso também de outros métodos,

como a estrutura WCA de Alter (1996), apresentada a seguir. Esse modelo de

avaliação de SI foi também utilizado por Cardoso (2001) na avaliação de um sistema

SAP R/3.

Alter (1996) propõe um método para avaliar os SIs que pode ser utilizado também

para analisar qualquer processo de negócio. Esse método, denominado Análise

Centrada no Trabalho (WCA – Work-Centered Analysis), é baseado no princípio de

que o administrador pode e deve analisar os SIs focalizando o trabalho que está

sendo realizado. O trabalho, neste contexto, é considerado como a aplicação de

56

recursos, como pessoas, equipamentos, tempo e dinheiro para gerar saídas que

possam ser utilizadas por clientes internos e externos. Dessa forma, o trabalho só

ocorre de fato se as saídas decorrentes do SI puderem ser utilizadas por clientes

internos e externos.

Alter (1996) identifica seis elementos necessários à compreensão do papel de um SI

em um processo de negócio:

Clientes: podem ser internos e externos. São considerados como as pessoas que

utilizam as saídas. Para fins de SI, são os usuários das informações

disponibilizadas pelo sistema.

Produtos: são as saídas do sistema. No caso dos SIs, são as informações

fornecidas pelo sistema aos clientes internos ou externos.

Processo de negócio: é um grupo relacionado de passos ou atividades que utiliza

pessoas, informação e outros recursos para criar valor para os clientes internos

ou externos. Consiste em passos relacionados a tempo e espaço, com começo e

fim e com entradas e saídas.

Participantes: são as pessoas que inserem os dados no SI, processam esses

dados e utilizam a informação disponibilizada pelo SI.

Informação: são as informações recebidas, criadas ou modificadas pelo SI.

Podem apresentar-se de diversas formas, como textos, sons, figuras e vídeo.

Tecnologia: representa a tecnologia que o sistema utiliza. É a ferramenta que

executa o trabalho diretamente ou que é utilizada para ajudar as pessoas a

realizarem o trabalho.

57

Salienta o autor que quando se utiliza o modelo WCA para avaliar os SIs é preciso

analisar primeiro o processo de negócios desejado antes de pensar no SI que apóia

esse processo. Quando as empresas falham nessa avaliação, o SI pode ser utilizado

para automatizar um processo que está desorganizado e obter como resultado um

processo desorganizado automatizado e nada mais.

No modelo WCA, considerado por Alter (1996) como uma estrutura (conjunto de

idéias utilizado para organizar um pensamento sobre um tipo particular de coisa ou

situação), o SI inclui a informação, a Tecnologia da Informação, alguma parte dos

esforços dos participantes e alguma parte do processo de negócios. Dessa forma, é

possível analisar os SIs não apenas como sistemas puramente técnicos, mas sim

levando-se em consideração também o porquê de este sistema existir.

Alter (1996) apresenta cinco perspectivas por meio das quais um SI pode ser

analisado, baseando-se na estrutura WCA: arquitetura; desempenho ou

performance; infra-estrutura; contexto; e riscos.

Arquitetura: especifica como o SI atual ou proposto opera mecanicamente,

apresentando seus componentes, a maneira como estes componentes estão

unidos e como estes componentes operam de maneira sistêmica. O aspecto

básico da arquitetura é a decomposição sucessiva, ou seja, dividir os

componentes nas suas unidades mais básicas até que a pessoa que está

realizando a análise entenda suficientemente a arquitetura.

Desempenho ou performance: procura verificar como o sistema opera e se opera

corretamente. Como o desempenho de um sistema depende de um equilíbrio

entre os componentes do sistema, melhorar o desempenho de apenas uma parte

58

do sistema pode não afetar os resultados caso as outras partes mantenham-se

inalteradas.

Infra-estrutura: compreende os recursos dos quais o sistema depende e com os

quais compartilha com outros sistemas. No caso de SI, a infra-estrutura técnica

inclui redes de computador, sistemas de telefone e software necessários para

operar os SIs. A infra-estrutura humana é representada pelo pessoal de apoio

que mantém o SI funcionando. Quando se analisa a infra-estrutura, podem-se

descobrir oportunidades inexploradas para utilizar determinados recursos

disponíveis, como também podem-se descobrir obstáculos capazes de impedir

ou prejudicar determinada mudança que seja necessária.

Contexto: é o ambiente técnico e organizacional no qual o sistema opera,

incluindo acionistas, assuntos competitivos e reguladores externos à empresa,

além de políticas, práticas e a cultura da organização. O contexto pode tanto

incentivar a mudança como criar obstáculos para que ela aconteça.

Riscos: consistem em eventos previsíveis cuja ocorrência poderia resultar em

degradação ou falha do sistema. Os riscos podem estar relacionados a três

aspectos principais: acidentes e mau funcionamento (bugs, falhas humanas e

etc.); crime de computador (hackers, vírus, falsificações, transferências bancárias

sem autorização e etc.); e falhas de projeto.

Cardoso (2001) utilizou a perspectiva de desempenho, ou performance da estrutura

WCA, anteriormente apresentada, para realizar a avaliação de um sistema SAP R/3,

já que esta permite a análise das características e atributos das informações

disponibilizadas pelo sistema. Realizou a avaliação do desempenho ou performance

do sistema levando em consideração os seis elementos compreendidos pela

59

estrutura WCA como necessários para completar tal análise; ou seja: clientes,

produtos, processo de negócios, participantes, informação e tecnologia. Além da

perspectiva do desempenho ou performance do sistema, avaliou o SI também sob a

perspectiva de riscos do sistema, levando em conta também os seis elementos

necessários a tal avaliação.

Um SI pode também ser avaliado levando em consideração a relação

custo/benefício. De acordo com Zwass (1992), a análise custo/benefício procura

estabelecer se os benefícios gerados por um SI superam os custos necessários para

sua implementação. Além disso, utiliza-se esta análise para comparar se as

alternativas que o SI oferece satisfazem as necessidades informacionais dos

usuários.

Segundo Stair (1998, p. 326), “a análise custo/benefício é uma técnica que lista

todos os custos e benefícios” da implantação de um SI. Quando se implementa um

SI, incorre-se em custos (muitas vezes, altíssimos) que podem ou não ser

compensados pelos benefícios proporcionados à organização. O Quadro 5 ilustra

alguns custos e benefícios decorrentes da implantação de um SI na organização.

60

Quadro 5: Custos/benefícios da implantação de um SI

Custos BenefíciosCustos de desenvolvimento Custos reduzidos

Pessoal de desenvolvimento Menor número de pessoas Recursos de computador utilizados Custos de fabricação reduzidos

Custos Fixos Custos de estoque reduzidos Equipamento de computador

comprado Uso mais eficiente do equipamento

Aquisição de software Tempo mais rápido de resposta Pagamentos de licenças de uma só

vez por software ou manutenção Tempo reduzido de baixa produção

ou de desastresCustos Operacionais Faturamento aumentado

Leasing de equipamentos e/oupagamentos de aluguéis

Novos produtos e serviços

Pessoal de computação (incluindosalários, benefícios, etc.)

Novos clientes

Eletricidade e outros serviços públicos Mais negócios com os clientesexistentes

Papel, fitas e discos de computador Preço mais alto em conseqüência demelhores produtos e serviços

Outros suprimentos de computador Benefícios intangíveis Custos de manutenção Melhor imagem pública para a

organização Seguros Moral dos funcionários mais elevado

Melhor atendimento para clientesnovos e antigos

Capacidade para recrutar melhoresfuncionários

Ser um líder do negócio A utilização do sistema é mais fácil

para programadores e usuáriosFonte: adaptado de Stair (1998, p. 327).

Pode-se perceber pela análise do Quadro 5 que a avaliação de SI em relação ao

custo/benefício leva em consideração alguns aspectos intangíveis, o que pode

prejudicar a análise. Esse tipo de análise é bastante utilizado pelo fato de ser de

simples aplicação. Porém, quando se avaliam os benefícios intangíveis, pode-se

incorrer em erros que inviabilizem ou distorçam a análise.

61

Freitas; Ballaz e Moscarola (1994) desenvolveram um modelo para avaliação de SI

baseado em dois pilares: facilidade de uso (ligada ao sistema e à interação usuário-

sistema); e utilidade (ligada ao usuário ou decisor, suas funções, atividades e

processos nos quais está envolvido). Com base nesse modelo e nos atributos da

informação apresentados por Zwass (1992), Cohen e Souza (2001) avaliaram um SI

utilizando 15 atributos (ou variáveis), divididos em três grupos: a) quanto ao sistema

– aspecto funcional, interface, disponibilidade e acesso; b) quanto às informações –

conteúdo, apresentação, quantidade, digitação, oportunidade, exatidão, precisão,

completude, concisão e relevância; e c) quanto à opinião geral sobre o sistema –

avaliação geral do sistema.

Avrichir (2001) fez uma análise de diversos métodos para avaliar a satisfação do

usuário da informação, considerando que avaliar a satisfação desses usuários é uma

maneira de avaliar os SIs. Os métodos analisados são resumidos no Quadro 6.

62

Quadro 6: Métodos para avaliação da satisfação do usuário da informação

CaracterísticaBailey ePearson

Doll eTorkzadeh Davis Goodhue SERVQUAL

Nível de Análise Todos osserviços esistemas;voltado paramainframe

Sistema ouaplicativo decomputação deusuário final

Sistema ouaplicativo deusuário final

Todos ossistemas eserviçosligados ao usogerencial dainformação.

Todos ossistemas eserviçosoferecidos pelafunção serviçosde informação

Base conceitual Satisfação notrabalho

Satisfação notrabalho

Modelo deaceitação detecnologia

Adequaçãotarefa-tecnologia

Qualidadepercebida

Número dequestões

39 no original.13 nosimplificado

12 12 32 44

Número deconstructosválidos

3(descobertosempiricamente)

5(descobertosempiricamente)

2(postulados)

12 (postulados) 5(descobertosempiricamente)

Constructosespecíficos

Pessoal eserviços dePED, Sistemade informaçãoe envolvimentoe conhecimentodo usuário

Conteúdo,acurácia,pontualidade,facilidade deuso e formato

Utilidade efacilidade deusopercebida

Nível certo dedetalhe,acurácia,atualização,facilidade deuso do HW eSW,apresentação,compatibilidadesignificado,confusão,localização,acesso,assistência econfiabilidadedo sistema

Confiabilidade,responsividade,segurança,empatia etangíveis

Fonte: adaptado de Avrichir (2001).

Maçada et al. (2000) utilizaram um método desenvolvido por Torkzadeh e Doll

(1999) para avaliar a satisfação do usuário de um protótipo de SAD (Sistema de

Apoio à Decisão). Este método está baseado em quatro constructos − produtividade

do trabalho, inovação no trabalho, satisfação do usuário e controle gerencial −, que

estão representados por um total de 12 questões e que têm como finalidade avaliar

o impacto da Tecnologia da Informação no trabalho do usuário final. O Quadro 7

resume os constructos utilizados e as respectivas questões.

63

Quadro 7: Método de Torkzadeh e Doll para avaliar o impacto da TI no trabalho dousuário final ConstructosProdutividade no trabalhoP1 Este sistema poupa-me tempo.

P2 Este sistema aumenta minha produtividade.

P3 Este sistema possibilita-me executar mais trabalho do que seria possível sem ele.

Inovação no trabalhoII1 Este sistema ajuda-me a criar novas idéias.

II2 Este sistema permite-me propor novas idéias.

II3 Este sistema coloca-me diante de idéias inovadoras.

Satisfação do usuárioC1 Este sistema melhora o trabalho do usuário.

C2 Este sistema melhora a satisfação do usuário.

C3 Este sistema vai de encontro com as necessidades do usuário.

Controle gerencialM1 Este sistema ajuda no controle gerencial do processo de trabalho.

M2 Este sistema melhora o controle gerencial.

M3 Este sistema ajuda o controle gerencial da performance

ESCALA LIKERT UTILIZADA NA AVALIAÇÃO

1- Nada

2- Um pouco

3 – Moderadamente

4 – Muito

5 – Muitíssimo

Fonte: adaptado de Torkzadeh;Doll (1999).

Gobbo (2001) também utilizou esse método para avaliar a satisfação do usuário de

um SI. Além de avaliar a satisfação do usuário, avaliou a utilidade do sistema,

baseando-se em três itens: eficácia do software do sistema (método dos fatores

64

críticos de sucesso); impacto na estrutura funcional da organização (análise dos

processos); e análise dos indicadores de desempenho.

Souza e Zwicker (2000) avaliaram a implementação de sistemas ERP em duas

empresas utilizando um método baseado no ciclo de vida desses sistemas, que

compreende as seguintes fases: decisão e seleção; implementação; e utilização.

Oliveira e Ramos (2002) utilizaram esse método de ciclo de vida apresentado por

Souza e Zwicker (2000) para avaliar a implementação de um sistema ERP em outra

empresa, enfatizando as mesmas fases.

De acordo com Irani (2002), os projetos de investimento em SI não devem ser

analisados apenas em termos financeiros, mas devem levar em consideração os

benefícios intangíveis decorrentes da implementação do SI. O autor realizou um

estudo de caso em uma empresa no qual avaliou os benefícios estratégicos, táticos

e operacionais da implantação de um MRPII (Manufacturing Resource Planning).

Esses benefícios foram subclassificados em: financeiros, não-financeiros e

intangíveis. O estudo procurou mostrar que a avaliação da Tecnologia da Informação

(TI) e do SI deve levar em consideração os benefícios financeiros, os não-financeiros

e os intangíveis.

Serafeimidis e Smithson (2003) propuseram quatro possíveis orientações para a

avaliação de SI. Essas orientações mostram a importância do contexto na percepção

e no desempenho da avaliação e consideram fundamental levar em consideração a

contingência quando se pretende avaliar um SI, devido à diversidade dos contextos

e das mudanças relacionadas à implementação de SI, à incerteza com relação aos

resultados esperados e às diferentes necessidades através do tempo. A Figura 4

resume as quatro orientações propostas (controle, aprendizado social, coerência,

65

exploração). Esse modelo de avaliação foi aplicado pelos autores em uma empresa

de seguros, por meio de um estudo de caso.

Figura 4: Quatro possíveis orientações para avaliação de SIFonte: adaptado de Serafeimidis; Smithson (2003, p. 256)

Shang e Seddon (2002) apresentaram uma lista de benefícios que devem ser

analisados para avaliar um SI nos anos seguintes a sua implementação. Esses

benefícios estão consolidados em cinco dimensões: operacional (exemplo: redução

de custos); administrativa (exemplo: melhoria na tomada de decisão e no

planejamento); estratégica (exemplo: inovação nos negócios mediante a criação de

produtos e serviços); infra-estrutura da Tecnologia da Informação (exemplo:

flexibilidade); e organizacional (exemplo: melhorias na moral e satisfação dos

funcionários).

Grant; Plante e Leblanc (2002) propuseram uma metodologia para avaliar SI em

biomedicina. Essa metodologia é baseada em uma estrutura de avaliação - TEAM

I m p a c t o d o S i s t e m a d e I n f o r m a ç õ e sn a o r g a n i z a ç ã o

T á t i c o E s t r a t é g i c o

Pe

rce

pç

ão

do

s

ob

jeti

vo

s Co

ns

en

so

Nã

o c

on

se

ns

o

C o n t r o l e A p r e n d i z a d oS o c i a l

C o e r ê n c i a E x p l o r a ç ã o

66

(Total Evaluation and Acceptance Methodology), composta por três dimensões:

conduta; tempo; e estrutura. A primeira dimensão possui quatro categorias: designer;

usuário especialista; usuário final; e stakeholder. A segunda dimensão possui quatro

fases em direção à relativa estabilidade do SI. A terceira dimensão distingue três

níveis: estratégico; tático ou organizacional; e operacional. Esta metodologia pode

ser usada para avaliar qualquer SI baseado em computador, não necessariamente

deve restringir-se à área de biomedicina e tem como principal objetivo avaliar as

necessidades correntes e futuras dos diversos usuários do SI.

Como se pode perceber, diversos são os métodos para avaliar os SIs. É importante

que a escolha do método esteja baseada naquilo que se pretende avaliar e que a

avaliação não esteja centrada apenas no retorno financeiro do investimento em SI,

mas também nos benefícios intangíveis que esse SI pode proporcionar e nas

informações que ele pode disponibilizar. Esta pesquisa buscou avaliar a satisfação

dos usuários do SI, visando verificar os aspectos positivos e negativos dos SIs, e

suas deficiências/limitações; além de verificar, por meio da aplicação de

questionários, a satisfação do usuário em relação tanto ao sistema em si quanto às

informações por ele disponibilizadas.

3.4 CONCLUSÃO

Este capítulo apresentou algumas definições de avaliação de SI e também alguns

modelos e métodos que podem ser utilizados para avaliar os SIs. Independente do

modelo a ser utilizado para avaliar o SI, é fundamental que o sistema seja avaliado

para que a empresa possa saber se o SI implantado está ou não atingido os

objetivos previamente estabelecidos.

67

É importante salientar também que há uma tendência em avaliar os SIs não apenas

em termos financeiros, mas também levando em consideração seus aspectos

intangíveis. Outros aspectos que devem ser levados em consideração na avaliação

dos SIs são a qualidade da informação gerada pelo sistema e a satisfação dos

usuários com relação a essas informações.

68

4 METODOLOGIA

4.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são apresentados alguns aspectos fundamentais para compreender

a metodologia utilizada para a condução da pesquisa. Inicialmente, apresentam-se o

delineamento e a perspectiva da pesquisa e, na seqüência, definem-se a unidade de

análise e o número de casos. A seguir, apresentam-se os critérios utilizados para a

seleção das empresas estudadas. Posteriormente, enfatizam-se os instrumentos de

coleta de dados, que incluem entrevistas, questionários, observação não-

participante e pesquisa documental. Na seqüência, apresentam-se os instrumentos

de análise de dados, incluindo a análise de conteúdo, a triangulação e a

modelagem. Finalizando, apresenta-se o protocolo para a realização dos estudos de

casos.

4.2 DELINEAMENTO E PERSPECTIVA DA PESQUISA

Esta pesquisa caracteriza-se como essencialmente qualitativa. De acordo com

Cassell e Symon (1995, p. 7), a pesquisa qualitativa apresenta as seguintes

características: foco na interpretação, ao invés de na quantificação; ênfase na

subjetividade, ao invés de na objetividade; flexibilidade no processo de condução da

pesquisa e preocupação com o contexto. Essas características, entre outras,

diferenciam a pesquisa qualitativa da quantitativa e permitem verificar a importância

do método qualitativo para a condução desta pesquisa.

69

Quanto ao grau de cristalização da questão de pesquisa, este estudo caracteriza-se

como formal, pois já existem diversos trabalhos publicados relacionados à avaliação

de SI, sendo que vários métodos foram utilizados para realizar tal avaliação. Quanto

ao objetivo do estudo, esta pesquisa caracteriza-se como descritiva e explanatória. É

considerada descritiva pois, num primeiro momento, tem como objetivo descrever

um fenômeno, sem no entanto ter a obrigação de explicá-lo. Descreve-se o processo

de utilização de SI na área financeira das empresas estudadas, com a finalidade de

saber se os SIFs atendem ou não às necessidades de informações dos

administradores. De acordo com Cooper e Schindler (2003, p. 31), “o estudo

explanatório vai além da descrição e tenta explicar as razões para o fenômeno que o

estudo descritivo apenas observou”. Como já existem diversos estudos relacionados

com avaliação de SI, como citado anteriormente, é possível avançar para além da

pesquisa descritiva, desenvolvendo um estudo também explanatório.

Quanto à dimensão de tempo, a presente pesquisa é transversal, ou seja, é um

estudo que representa determinado momento. Como salientam Cooper e Schindler

(2003, p. 129), os estudos transversais diferenciam-se dos longitudinais, pois não

são realizados em períodos longos. Além disso, é uma pesquisa ex post facto, ou

seja, realizada após a implementação do SI, mais especificamente do SIF. De

acordo com Cooper e Schindler (2003, p. 128), em um planejamento ex post facto

não é possível controlar as variáveis, no sentido de poder manipulá-las, e o

pesquisador pode apenas relatar o que aconteceu ou o que está acontecendo no

momento. Nesse tipo de pesquisa é fundamental que as variáveis não sejam

influenciadas, para não gerar viéses.

Considerando o escopo do tópico (amplitude e profundidade do estudo), esta

pesquisa é considerada um estudo de caso. Cooper e Schindler (2003, p. 130)

70

salientam que “os estudos de casos colocam mais ênfase em uma análise contextual

completa de poucos fatos ou condições e suas inter-relações”. De acordo Yin (2001,

p. 32), “um estudo de caso é uma investigação empírica que investiga um fenômeno

contemporâneo dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os

limites entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidos”. Para a

condução do estudo de caso é fundamental a utilização de múltiplas fontes de dados

(como entrevistas, questionários, observação). Diante destas características, pode-

se considerar o estudo de caso como o método mais indicado para a realização

desta pesquisa.

4.3 UNIDADE DE ANÁLISE

De acordo com Yin (2001, p. 44), “a definição da unidade de análise (e, portanto, do

caso) está relacionada à maneira como as questões iniciais da pesquisa foram

definidas”. Dessa forma, ao especificar corretamente as questões de pesquisa,

pôde-se selecionar adequadamente a unidade de análise.

Após a análise das perguntas de pesquisa, pôde-se considerar como unidade de

análise desta pesquisa os Sistemas de Informações Gerenciais (O’Brien, 2002; Stair,

1998) ou Sistemas de Relatórios Gerenciais (Zwass, 1992), mais especificamente os

Sistemas de Informações Financeiras, conforme classificação apresentada no

capítulo 2, seção 2.6. De acordo Pozzebon e Freitas (1998a, p. 162), quando a

pesquisa é sobre Sistemas de Informações “a unidade de análise deve ser o

sistema. Os usuários dos sistemas são apenas os respondentes e correspondem a

uma das estratégias de coleta de dados”.

71

4.4 DEFINIÇÃO DO NÚMERO DE CASOS

Esta pesquisa caracteriza-se como um estudo de casos múltiplos, consistindo no

estudo dos SIFs de três empresas previamente selecionadas. A análise de casos

múltiplos é importante porque permite, além de verificar similaridades ou diferenças

entre os casos estudados, estabelecer que um estudo de caso seja complementar

ao outro, favorecendo uma melhor análise dos dados.

De acordo com Yin (2001, p. 72), a seleção do número de casos num projeto de

casos múltiplos pode ser uma decisão baseada no número de replicações de caso

(literais e teóricas) que seria interessante para o desenvolvimento da pesquisa. No

caso de replicações literais (busca prever resultados semelhantes), a seleção do

número de replicações está ligada ao nível de certeza que se pretende obter com os

resultados obtidos por meio da realização dos casos múltiplos. Com relação ao

número de replicações teóricas (busca-se produzir resultados contrastantes apenas

por razões previsíveis), este está relacionado às condições externas; ou seja,

quando não se acredita que as condições externas possam produzir grande variação

no aspecto que está sendo estudado, faz-se necessário um número menor de

replicações teóricas.

Para esta pesquisa, considerou-se que a realização de três estudos de casos, ou

seja, três replicações, seria suficiente para atingir os objetivos inicialmente

estabelecidos. Outro aspecto a considerar é que esta pesquisa é uma replicação de

pesquisas realizadas anteriormente com os mesmos objetivos, ou objetivos bastante

similares, o que reforça a constatação de que a realização de três estudos de casos

é suficiente.

72

Essa replicação também contribui para o que Yin (2001, p. 54) chama de

“generalização analítica”. Nesse tipo de generalização, “o pesquisador está tentando

generalizar um conjunto particular de resultados a alguma teoria mais abrangente”.

Para que a generalização analítica ocorra, é necessário “testar uma teoria através da

replicação das descobertas em um segundo ou mesmo em um terceiro local, nos

quais a teoria supõe que deveriam ocorrer os mesmos resultados”.

Dessa forma, mediante a condução de três replicações (três estudos de casos) e

considerando os estudos já existentes sobre o tema desta pesquisa (Cardoso, 2001;

Zanoteli, 2001), pôde-se testar as descobertas em outros locais, o que contribuiu

para a generalização analítica.

4.5 SELEÇÃO DAS EMPRESAS ESTUDADAS

Alguns critérios foram observados para que a seleção das empresas estudadas

fosse possível. Em primeiro lugar, procurou-se selecionar empresas que utilizam

algum tipo de SIF de maneira profissional; ou seja, que baseiam suas decisões

financeiras em informações disponibilizadas por SIF. Um segundo critério a

considerar é que não se levou em conta qualquer restrição quanto ao tipo de SIF

utilizado, nem quanto à atividade desenvolvida e ao porte da empresa. Um terceiro

critério refere-se à disponibilidade da empresa em contribuir para a pesquisa,

fornecendo dados necessários para a sua conclusão.

Dessa forma, as empresas que contribuíram para a realização desta pesquisa foram

selecionadas por meio de uma amostragem intencional por julgamento, na qual “o

pesquisador seleciona membros da amostra para atender a alguns critérios”

73

(COOPER e SCHINDLER, 2003, p. 169). Esses critérios foram anteriormente

expostos, sendo que o principal deles refere-se ao fato de a empresa utilizar algum

tipo de SIF.

As empresas foram inicialmente contatadas, verificando-se a possibilidade de

realização da pesquisa. A primeira empresa visitada foi a M.A. Falleiros, que utiliza

um SI da empresa Infomark, desenvolvido para confecções; a segunda foi a Noma,

que utiliza um sistema da empresa SAP (Systemanalyse and

Programmentwicklung.- Sistemas, Aplicações e Produtos para Processamento de

Dados); e a terceira foi a Indel, que utiliza o sistema Protheus da Microsiga.

A pesquisa nas empresas transcorreu de junho de 2003 a fevereiro de 2004. O

Quadro 8 apresenta a relação das pessoas entrevistadas e as respectivas funções

nas empresas estudadas. Para cada pessoa foi atribuído um código, que será

posteriormente utilizado para citações.

Quadro 8: Relação dos entrevistados

Empresa Estudada Função do entrevistado Código atribuído aoentrevistado

Assistente financeiro – análise decrédito e cobrança

MA1

M. A. Falleiros Coordenador de contas a receber MA2Coordenador de contas a pagar MA3Controller MA4Gerente de produção NOMA1

Noma Supervisor de tesouraria NOMA2Controller NOMA3Controller INDEL1

Indel Auxiliar financeiro INDEL2Supervisor da qualidade INDEL3

74

4.6 COLETA DE DADOS

Os dados coletados podem ser primários ou secundários. Os dados primários são

aqueles coletados pelo pesquisador, para cuja coleta podem ser utilizadas diversas

técnicas, como entrevistas, questionários, observação e pesquisa documental. O

dados secundários são aqueles já disponíveis na literatura, como livros, teses,

dissertações e artigos.

Para a realização de estudos de casos, é fundamental que os dados primários sejam

coletados por meio de diversas fontes, e não de apenas uma. De acordo com Yin

(2001, p. 120), “a necessidade de utilizar várias fontes de evidências ultrapassa em

muito a necessidade que se tem em outras estratégias de pesquisa, como em

experimentos, levantamentos ou pesquisas históricas”.

A utilização de diversas fontes de dados primários permite, segundo Yin (2001, p.

121), “o desenvolvimento de linhas convergentes de investigação, um processo de

triangulação”. Dessa forma, uma descoberta ou conclusão em um estudo de caso é

muito mais convincente e acurada se derivada de várias fontes distintas de dados,

obedecendo a um estilo corroborativo de pesquisa.

Para a realização desta pesquisa, os dados primários foram coletados por meio de

entrevista semi-estruturada, questionário, observação não-participante e pesquisa

documental. Optou-se por estas técnicas de coleta de dados pelo fato de elas

estarem mais ligadas ao objetivo geral da pesquisa; ou seja, o de avaliar se as

informações financeiras geradas pelos SIFs atendem às necessidades de

informações dos administradores. Como se buscou avaliar os SIs utilizados pelas

empresas, não foi possível utilizar uma única fonte de dados.

75

A entrevista é uma fonte de dados importante e muito utilizada em estudos de casos.

Sua importância, de acordo com King (1995, p. 14), está ligada à alta flexibilidade do

método, à possibilidade de ser usada em qualquer lugar e à capacidade de gerar

dados em grande profundidade. A entrevista semi-estruturada pode ser definida,

segundo Trivinõs (apud Zanoteli, 2001, p. 29), como

(...) aquela que parte de certos questionamentos básicos, apoiadosem teorias e hipóteses, que interessam à pesquisa e que, emseguida, oferecem amplo campo de interrogativas, fruto das novashipóteses que vão surgindo à medida que se recebem as respostasdo informante.

Assim, a entrevista semi-estruturada permite que entrevistador e entrevistado

interajam e que ambos sejam flexíveis em suas perguntas e respostas,

respectivamente.

O roteiro de entrevista utilizado na realização desta pesquisa foi adaptado de

Zanoteli (2001) e Cardoso (2001). As entrevistas foram conduzidas, basicamente,

com usuários do SI que trabalham na área financeira, já que o objetivo da pesquisa

consistiu em avaliar se as informações financeiras geradas pelo SIF das empresas

estudadas atendem às necessidades de informações dos usuários.

O questionário utilizado foi do tipo fechado e as perguntas foram definidas de forma

a obter respostas classificatórias; ou seja, que permitissem classificar o SI e as

informações geradas pelo sistema em uma escala “muito bom/bom/regular/ruim”.

Este questionário, adaptado de Cardoso (2001), foi aplicado aos usuários do SI,

independente da área a que pertencem, visando contrastar os resultados obtidos

com os resultados das entrevistas conduzidas.

76

Outra técnica de coleta de dados utilizada foi a observação não-participante. De

acordo com Marconi e Lakatos (apud Zanoteli, 2001, p. 28), “na observação não-

participante o pesquisador toma contato com a comunidade, grupo ou realidade

estudada, mas sem integrar-se a ela: permanece de fora”. A utilização desta técnica

permitiu verificar o uso de sistemas alternativos e complementares, para suprir

deficiências do SI utilizado, além de possibilitar o contato com pessoas da área de

informática e de outras áreas.

A pesquisa documental consistiu na análise de documentos da empresa, tais como

organogramas, fluxogramas e relatórios. Foi fundamental, pois permitiu uma melhor

descrição da empresa e dos seus fatos mais importantes, assim como da sua

história.

A coleta de dados primários na realização de estudos de casos conforme ficou

comprovado, não pode estar pautada em uma única técnica, mas sim no uso de

diversas técnicas complementares. Isto permite uma melhor descrição do caso e

também um aprofundamento na pesquisa.

Os dados secundários foram obtidos de fontes secundárias de informação, que,

segundo Cooper e Schindler (2003, p. 223), são interpretações de dados primários e

incluem, entre outras, livros, dissertações, artigos, jornais e manuais. Alguns artigos

foram obtidos mediante buscas no Portal de Periódico da Capes

(www.periodicos.capes.gov.br), em CD-Roms de congressos e na Internet (utilizando

o buscador google). Algumas dissertações também foram obtidas na Internet, nas

páginas dos cursos de mestrado da área de Administração. Como salientam Cooper

e Schindler (2003, p. 223), se os dados forem obtidos por meio de ferramentas de

77

busca na Internet, esses podem ser considerados fontes terciárias, caso exista

alguma interpretação de uma fonte secundária, o que não se aplica a esta pesquisa.

4.7 ANÁLISE DOS DADOS

De acordo com Yin (2001, p. 154), para uma análise de dados de alta qualidade é

fundamental observar alguns aspectos: deixar claro que a análise esteve pautada

em todas as evidências relevantes; a análise deve abranger todas as principais

interpretações concorrentes; a análise deve se dedicar aos aspectos mais

significativos do estudo de caso; e o pesquisador deve utilizar seu conhecimento

prévio de especialista para analisar o estudo de caso.

Dessa forma, a análise dos dados coletados na realização dos estudos de casos

deve ser de qualidade e objetiva, além de confiável. Para tanto, os dados desta

pesquisa foram analisados por meio de diversas técnicas de análise de dados,

incluindo análise de conteúdo, técnica de triangulação e modelagem. Além disso, os

dados quantitativos, coletados por meio de questionários, foram analisados

utilizando-se recursos da estatística descritiva, com o objetivo de efetuar uma

análise confirmatória dos dados, o que foi realizado com o auxílio do software Excel.

Segundo Cooper e Schindler (2003, p. 604), a análise confirmatória de dados refere-

se a “um processo analítico guiado por inferência estatística clássica em seu uso de

significância e confiança”.

A análise de conteúdo, segundo Bardin (1977, p. 42), pode ser definida como

(...) um conjunto de técnicas de análise das comunicações visandoobter, por procedimentos, sistemáticos e objetivos de descrição doconteúdo das mensagens, indicadores (quantitativos ou não) que

78

permitam a inferência de conhecimentos relativos às condições deprodução/recepção (variáveis inferidas) destas mensagens.

Para Bardin (1977, p. 42), fazem parte da análise de conteúdo “todas as iniciativas

que, a partir de um conjunto de técnicas parciais mas complementares, consistam na

explicitação e sistematização do conteúdo das mensagens e da expressão deste

conteúdo”, seja ele passível de quantificação ou não. De acordo com Cooper e

Schindler (2003, p. 346), “a análise de conteúdo mede o conteúdo semântico ou o

aspecto o quê da mensagem”.

De acordo com Weber (apud Westbrook, 1994, p. 245), a análise de conteúdo

caracteriza-se como “um método de pesquisa que utiliza procedimentos para tornar

válidas determinadas inferências a partir do texto”. Para Cullinane e Toy (2000, p.

42), “a análise de conteúdo é um conjunto de instrumentos de pesquisa para o

estudo científico de comunicações escritas, com o objetivo de determinar idéias

chave e temas contidos nessas comunicações”.

Para Cooper e Schindler (2003, p. 347), entre as vantagens da análise de conteúdo

estão: protege contra a percepção seletiva do conteúdo; garante a aplicação

rigorosa de critérios de confiabilidade e validade; e é receptiva à informatização.

Segundo Bardin (1977, p. 95), o processo de análise de conteúdo envolve três

fases: pré-análise; exploração do material; e tratamento dos resultados, inferência e

interpretação. A pré-análise é a fase de organização do material. “Corresponde a um

período de intuições, mas tem por objetivo tornar operacional e sistematizar as

idéias iniciais, de maneira a conduzir a um esquema preciso do desenvolvimento das

operações sucessivas, num plano de análise” (BARDIN, 1977, p. 95). Essa fase

possui, geralmente, três dimensões: escolha dos documentos que serão submetidos

79

à análise; formulação das hipóteses e dos objetivos, e elaboração de indicadores

que fundamentem a interpretação final.

A exploração do material, de acordo com Bardin (1977, p. 100), “consiste

essencialmente de operações de codificação, desconto ou enumeração, em função

de regras previamente formuladas”. A última fase – tratamento dos resultados

obtidos e interpretação – consiste em tratar os dados brutos de maneira a torná-los

significativos e válidos. Depois de obtidos esses resultados, o pesquisador pode,

segundo Bardin (1977, p. 101), “propor inferências e adiantar interpretações a

propósito dos objetivos previstos, ou que digam respeito a outras descobertas

inesperadas”.

A análise de conteúdo pode ser quantitativa ou qualitativa. Segundo Bardin (1977, p.

21), na análise de conteúdo quantitativa o importante é a freqüência com que certas

características do conteúdo aparecem. Na análise de conteúdo qualitativa, o que

deve ser analisado é a presença ou ausência de uma determinada característica do

conteúdo ou de um determinado conjunto de características presentes em um

determinado fragmento do texto.

De acordo com Insch; More e Murphy (1997, p. 2), a análise de conteúdo apresenta

algumas vantagens, geralmente associadas aos métodos qualitativos, como riqueza

de detalhes, preservação de conteúdos importantes da informação e potencial para

fundamentar o desenvolvimento de uma teoria. Nesta pesquisa, desenvolveu-se

uma análise de conteúdo qualitativa, com o objetivo de analisar as entrevistas e as

observações, visando preservar os detalhes presentes nos dados coletados.

Para a análise de conteúdo quantitativa, várias técnicas podem ser utilizadas. Bardin

(1977, p. 153) cita as seguintes: análise categorial, análise de avaliação, análise da

80

enunciação, análise da expressão, análise das relações e análise do discurso. Na

condução da análise de conteúdo quantitativa desta pesquisa, utilizou-se a

categorial, com o objetivo de analisar as entrevistas. As categorias foram definidas

com base nos atributos da informação de qualidade (Zwass, 1992) e no questionário

aplicado aos usuários dos SIs. A seguir, apresentam-se alguns aspectos

relacionados a cada uma destas técnicas:

Análise categorial: tem como objetivo fazer o desmembramento do texto em

unidades, em categorias, mediante reagrupamentos analógicos. Cita-se como

exemplo a análise temática, ou investigação dos temas. De acordo com Singleton

et al. (apud Cullinane e Toy, 2000), a idéia básica da análise de conteúdo desta

técnica consiste em reduzir o conteúdo da comunicação (por exemplo, da

entrevista) em um conjunto de categorias que represente algumas características

de interesse da pesquisa.

Análise de avaliação: tem como finalidade medir as atitudes do locutor quanto

aos objetos de que ele fala. Considera que a linguagem representa e reflete

diretamente aquele que a utiliza.

Análise da enunciação: esta técnica apóia-se em uma concepção da

comunicação como processo, e não como dado, e trabalha desviando-se das

estruturas e dos elementos formais. De acordo com Bardin (1977, p. 170), a

análise da enunciação considera que “o discurso não é um produto acabado,

mas um momento num processo de elaboração, com tudo o que isso comporta

de contradições, de incoerências, de imperfeições”. Isso ocorre com freqüência

nas entrevistas, em que “a produção é ao mesmo tempo espontânea e

constrangida pela situação”.

81

Análise da expressão: os indicadores utilizados nesta técnica não são

indicadores semânticos (conteúdo plano dos significados), mas sim formais

(plano dos significantes e da sua organização). Parte-se da hipótese de que há

correspondência entre o tipo de discurso e as características do locutor e do meio

em que está inserido.

Análise das relações: tem como finalidade analisar não apenas a freqüência com

que os elementos aparecem no texto, mas também as relações que os

elementos do texto mantêm entre si. Cita-se como exemplo a análise das co-

ocorrências, que procura, segundo Bardin (1977, p. 198), “extrair do texto as

relações entre os elementos da mensagem ou, mais exatamente, dedica-se a

assinalar as presenças simultâneas (co-ocorrências ou relações de associação)

de dois ou mais elementos na mesma unidade de contexto”. A análise estrutural

também faz parte da análise de relações, e neste contexto a análise não se

aplica apenas ao vocabulário, léxico ou repertório semântico ou temático da

mensagem, mas também a todas as relações que estruturam os elementos

(signos ou significações).

Análise do discurso: nesta técnica, de acordo com Bardin (1977, p. 217), “um

dado discurso é submetido a um certo número de operações de

desmembramento e de classificação semânticas, sintáticas e lógicas

simultaneamente”. Para Marshall (1995, p. 91), na análise de conteúdo é dada

atenção à estrutura e à organização do discurso, preocupando-se com as

possíveis conseqüências do uso de algumas construções no texto.

Outra técnica que contribuiu para a análise dos dados foi a triangulação, que

permite, segundo Pozzebon e Freitas (1998a, p. 164),

82

(...) dirigir nosso interesse aos processos e produtos centrados nosujeito: averiguando as percepções do sujeito, mediante entrevistas equestionários, e os comportamentos e ações do sujeito, naobservação livre; aos elementos produzidos pelo meio do sujeito:documentos, especificações de sistemas, projetos, etc.; e aosprocessos e produtos originados do contexto sócio-econômico: maisvoltado para estudos sociológicos.

Dessa forma, para que a triangulação dos dados seja possível, é necessário que os

dados sejam coletados de diversas fontes (como entrevistas, observação,

questionário e pesquisa documental) e que esses dados sejam analisados em

conjunto e de maneira integrada.

O uso da modelagem também foi fundamental para a análise dos dados. De acordo

com Pozzebon e Freitas (1998b), “através da modelagem é possível recriar o

contexto onde os dados foram gerados: através dos dados coletados a partir de

percepções do pesquisador, dos respondentes e da transcrição de documentos”.

4.8 PROTOCOLO PARA A REALIZAÇÃO DOS ESTUDOS DE CASOS

Para Yin (2001, p. 89), “o protocolo é uma das táticas para se aumentar a

confiabilidade da pesquisa de estudo de caso e destina-se a orientar o pesquisador

ao conduzir o estudo de caso”. É essencial possuir um protocolo quando se realiza

um projeto de casos múltiplos. Como é este o caso desta pesquisa, elaborou-se um

protocolo com a descrição das etapas da pesquisa, os objetivos relacionados com

cada etapa e as respectivas atividades (Quadro 9).

83

Quadro 9: Protocolo para a realização dos estudos de casos

ETAPA OBJETIVOS ATIVIDADESPlanejamento Elaborar o protocolo Definição das etapas da

pesquisa, incluindo a coletade dados (primários esecundários) e a análise dedados.

Coleta de dados Caracterizar as empresase a evolução dos SIFsutilizados.

Determinar asnecessidades deinformação.

Determinar as informaçõesdisponibilizadas pelosSIFs.

Verificar o uso deSistemas de Informaçõesalternativos ecomplementares

Pesquisa documental emdocumentos da empresa,relatórios, histórico.

Entrevistas com usuários dosSIs que trabalham na áreafinanceira.

Questionários aplicados aosusuários dos SIs,independente da área a quepertencem.

Observação não-participante,para verificar o uso de SIsalternativos oucomplementares e contataroutras áreas da empresa,visando entender o processode tomada de decisão naempresa.

Análise dosdados

Comparar asnecessidades deinformação com asinformaçõesdisponibilizadas.

Determinar deficiências epontos fortes dos SIFs.

Modelagem visandocaracterizar a empresa e osSIFs utilizados.

Análise de conteúdo,incluindo a análise deconteúdo qualitativa e a deconteúdo quantitativa (análisecategorial).

Análise quantitativa dosquestionários aplicados.

Triangulação visandocontrastar os dadoscoletados.

Conclusão Propor estratégias demelhorias.

Possíveis deficiênciasapresentadas esugestões/recomendaçõespara minimizar ou extinguir oproblema.

84

A seguir, apresenta-se o roteiro de entrevistas, relacionando as questões a cada

objetivo específico. Este roteiro contribuiu também para as observações realizadas e

para determinar quais documentos e relatórios buscar na pesquisa documental. O

Quadro 10 mostra a relação entres as perguntas que orientaram as entrevistas e os

objetivos específicos.

Quadro 10: Perguntas que orientaram as entrevistas e objetivos específicos(continua)

Questões que orientaram as entrevistas semi-estruturadas

Objetivos específicos

1. No desempenho da sua função, quais são asprincipais atribuições? Dentre elas, quais envolvemdecisões?

2. Neste processo, quais são as decisões maisimportantes? Por quê?

3. Seria possível fazer um relacionamento entre asatribuições e as decisões?

4. Existe alguma seqüência, etapas ou passos a seremseguidos no processo de tomada de decisão? Vocêalteraria alguma coisa?

5. Para a tomada de decisão, quais são as informaçõesnecessárias?

6. Seria possível fazer uma correlação entre as decisõese estas informações?

7. Entre as informações usadas nas decisões, quais sãode natureza financeira?

8. Você conhece a origem dessas informações? Ondesão geradas e por quem?

Descrever osprocessos de gestãocom relação aosfluxos de informaçõesfinanceiras.

Identificar asinformaçõesfinanceirasnecessárias para osadministradores.

9. Como é composto o Sistema de InformaçõesFinanceiras?

10. É possível identificar as informações financeirasdisponibilizadas pelo sistema?

11. As informações financeiras disponibilizadas pelosistema correspondem às necessidades deinformações dos administradores? Por quê?

12. Como são elaborados ou projetados os relatórios?Existe alguma preocupação com a forma deapresentação?

13. Qual o nível de conhecimento financeiro é necessáriopara sua compreensão? Os usuários têm esseconhecimento? São treinados? Esse treinamento érealizado de forma continuada?

Identificar asinformaçõesfinanceirasatualmentedisponibilizadas peloSIF.

Analisar se asinformaçõesfinanceirasdisponibilizadas pelosSIFs correspondemàs necessidades deinformaçõesfinanceiras dosadministradores.

85

Quadro 10: Perguntas que orientaram as entrevistas e objetivos específicos(conclusão)

Questões que orientaram as entrevistas semi-estruturadas

Objetivos específicos

14. As informações são apresentadas de maneira clara eobjetiva? São de fácil entendimento?

15. As informações são relevantes e confiáveis?16. Os relatórios são disponibilizados em tempo hábil

para a tomada de decisão?17. Com base no seu trabalho e na sua experiência, quais

são as informações que o sistema deveria fornecer eque não está fornecendo?

18. Se você pudesse mudar os relatórios, o que faria?19. Quais são as dificuldades encontradas pelo usuário

quando utiliza o sistema? Por quê?20. Quais são os aspectos positivos do sistema? Por

que?21. Quais são os aspectos negativos do sistema? Por

quê?22. Com base no seu trabalho e na sua experiência,

como podem ser otimizados os fluxos de informaçõesfinanceiras e como podem ser melhor atendidas asnecessidades informacionais?

Identificar possíveisdeficiências elimitações quanto àoperação, utilização eavaliação dos SIFs.

Propor estratégiaspara que osadministradorespossam ter a suadisposição asinformaçõesnecessárias.

Como complemento às entrevistas, foi aplicado um questionário cujo modelo

apresenta-se a seguir, no Quadro 11.

86

Quadro 11: Questionário

1. Qual módulo do Sistema de Informações você mais utiliza?

2. Como você classifica o Sistema de Informações utilizado em relação aosseguintes aspectos:

MuitoBom

Bom Regular Ruim

2.1 Funcionalidade2.2 Interface com o usuário2.3 Disponibilidade de informações2.4 Facilidade de acesso2.5 Flexibilidade2.6 Todo o sistema utilizado, em geral

3. Especificamente quanto às informações disponíveis no sistema, como vocêas classifica em relação a:

MuitoBom

Bom Regular Ruim

3.1 Apresentação (Relatórios)3.2 Completude (ser/estar completa,quantidade)3.3 Necessidade de (Re)Digitação3.4 Exatidão/Confiabilidade3.5 Utilidade3.6 Concisão/Prolixidade (ser objetiva)3.7 Relevância/Importância3.8.Compreensibilidade (Compreensiva)3.9 Consistência3.10 Conteúdo (Qualidade)

4. Caso queira fazer algum comentário adicional sobre a adequabilidade doSistema de Informações utilizado, escreva a seguir.

87

4.9 CONCLUSÃO

Este capítulo teve como objetivo detalhar a metodologia utilizada para a condução

desta pesquisa. Para tanto, definiram-se a unidade de análise, o número de casos e

como as empresas participantes da pesquisa foram selecionadas.

Enfatizaram-se os instrumentos de coleta de dados utilizados, sendo que para a

condução de estudo de casos foi fundamental a utilização de diversas técnicas de

coleta de dados. Além disso, apresentaram-se os métodos de análise de dados

utilizados, enfatizando a análise de conteúdo, a triangulação e a modelagem.

Finalizando o capítulo, apresentou-se o protocolo da pesquisa, com as etapas, os

objetivos e as respectivas atividades.

88

5 ESTUDOS DE CASOS

5.1 INTRODUÇÃO

Este capítulo apresenta características das empresas estudadas, além de aspectos

fundamentais dos SIs utilizados pelas respectivas empresas. Para que isto fosse

possível, realizaram-se entrevistas, pesquisa documental e observação não-

participante. Os dados foram analisados por meio da modelagem, o que permitiu

recriar o contexto em que os dados foram gerados; ou seja, caracterizar as

empresas e os SIs utilizados. Outras fontes de dados foram os sites da Noma

(www.noma.com.br) e da Indel (www.indel.com.br) na Internet.

5.2 O CASO M. A. FALLEIROS

5.2.1 Características

A empresa, de natureza familiar, localiza-se na cidade de Maringá, estado do

Paraná. Atua há 15 anos no ramo de confecções, centrada na produção de jeans,

metade destinada a sua marca própria (Lado Avesso) e metade sob encomenda

(etiquetados de acordo com a marca da empresa solicitante, como a Cowboy

Forever). Possui cinco empresas integradas, que atuam no ramo de facção,

lavanderia e acabamento. Juntas, somam, aproximadamente, 900 funcionários.

Atualmente, está empenhada em profissionalizar sua gestão. Seu controller, que não

pertence à família, tem, entre outras, a função de minimizar a presença da

administração familiar na empresa.

89

5.2.2 Sistema de Informações utilizado

O atual SI utilizado pela M. A. Falleiros é da empresa Infomark, desenvolvido para

confecções. Antes de sua implantação, utilizava um da Produtec, descartado devido

a limitações do seu uso, como a falta de relatórios suficientes para a tomada de

decisão e a impossibilidade de controlar a contabilidade por meio dele.

Ainda antes de utilizar o SI da Produtec, a empresa tentou desenvolver um SI

próprio, contratando um programador. No entanto, esse processo se tornou inviável,

devido à falta de conhecimento por parte do programador de todas as áreas

funcionais da empresa e à dificuldade do pessoal em passar para o programador os

dados necessários.

Com a instalação do SI da Infomark, em 1996, foi possível controlar todas as áreas

da empresa, por exemplo, Produção, Contabilidade, Recursos Humanos e Finanças.

É importante considerar que houve dificuldades na transição do sistema da Produtec

para o da Infomark, relacionadas principalmente ao modo de realizar o trabalho de

acordo com as regras do novo SI.

O SI atualmente utilizado tem sua estrutura baseada em módulos, como Financeiro,

Vendas, Compras, Área Fiscal, Recursos Humanos e Produção, específicos para o

ramo de confecções. O acesso aos módulos é limitado por senha, sendo que cada

usuário só pode acessar aqueles que são condizentes com a sua responsabilidade.

A Infomark promoveu algumas atualizações nos módulos para atender às

necessidades de informação da M. A. Falleiros.

O SI utilizado é alugado, ou seja, prevendo-se pagamento mensal pelo uso.

Trabalha em plataforma DOS e, atualmente, não possui um banco de dados, apesar

90

de já existirem planos para sua implantação em breve. O SI é integrado (recursos de

importação/exportação), embora alguns módulos ainda não estejam instalados.

O SI da Infomark, por trabalhar em plataforma DOS, não possibilita a geração de

gráficos e tabelas, o que geralmente é feito no Excel. Há também uma certa

dificuldade em obter relatórios diversificados.

A Figura 5 mostra a tela com os módulos implantados atualmente pela M. A.

Falleiros. Como se pode perceber os módulos implantados são: Cadastros,

Financeiro, Vendas, Compras, Utilitários, Área fiscal, Recursos Humanos e

Produção.

Figura 5: Módulos do SI implantados na M.A. Falleiros

91

A Figura 6 mostra a tela com as opções do módulo financeiro, foco principal desta

pesquisa. Estas opções incluem: contas a receber, contas a pagar, contas correntes

e livros financeiros.

Figura 6: Opções do módulo financeiro do SI implantado na M.A. Falleiros

A Figura 7 mostra algumas opções de relatórios que podem ser emitidos a partir do

módulo financeiro – contas a receber. Entre os relatórios que podem ser emitidos

pode-se citar: relatório de cobranças, relação de cheques devolvidos, resumo diário

financeiro e posição financeira.

92

Figura 7: Opções de relatórios do módulo financeiro – contas a receber.

5.3 CASO NOMA DO BRASIL S.A.


A Noma do Brasil S. A. localiza-se na cidade de Maringá, estado do Paraná. Conta

atualmente com 566 funcionários. Foi fundada em 1967, com o objetivo de explorar

o ramo de comércio de peças, consertos e reformas de veículos e fabricação de

terceiro-eixo. Em 1977, diversificando sua produção e procurando atingir outros

segmentos do mercado então em grande desenvolvimento, iniciou a fabricação de

semi-reboques. Em 1988, incorporou a Truck Maringá. Atualmente, exporta para

países da América do Sul, como Chile, Paraguai, Bolívia, Uruguai e, principalmente,

93

Argentina. Desenvolveu recentemente o semi-reboque intermodal, ou rodotrilho, que

pode trafegar tanto na rodovia quanto na ferrovia.

Entre os produtos que fabrica, apontam-se: a) para exportação - semi-reboque

graneleiro, semi-reboque carga seca direcional, semi-reboque furgão, semi-reboque

carga-seca, semi-reboque para ácido sulfúrico, semi-reboque basculante graneleiro

35-40m3 e acoplado carga seca; e b) para venda nacional - semi-reboque tanque

autoportante, semi-reboque baú lonado, semi-reboque articulado tanque, semi-

reboque para bebidas, terceiro eixo, semi-reboque para transporte de botijões de

gás, reboque julieta para madeira, semi-reboque graneleiro, semi-reboque

basculante convencional, semi-reboque articulado graneleiro, rodotrilho e tanque 01

eixo.

A Noma fabrica todos os componentes estruturais dos equipamentos produzidos. A

montagem dos conjuntos e subconjuntos é executada em sistemas de linha

contínua, que se dá em estágios e trabalhos definidos, com a utilização de gabaritos.

Antes da entrega final, o produto é inspecionado para verificar se não houve falha no

processo produtivo.


O SI atualmente utilizado pela Noma do Brasil é o da SAP, empresa alemã,

implantado em 2001, que tem como principais características a possibilidade de

integrar toda a empresa e a disponibilidade de informações em tempo real. O

sistema foi adquirido com base na possibilidade de crescimento da empresa. O

94

sistema utilizado anteriormente, denominado “FOX”, foi desenvolvido internamente e

não era totalmente integrado.

O SI foi parametrizado para atender às necessidades da empresa que adquiriu todos

os módulos, estando em funcionamento, porém, apenas o CO – Controladoria e

Finanças; o SD – Vendas e Faturamento; o FI – Financeiro; o MM – Materiais e o PP

-Produção. Os módulos relacionados à área financeira são o CO e o FI. O sistema

foi customizado e implantado de uma só vez; ou seja, não foi implantado módulo por

módulo.

O acesso aos módulos do SAP é limitado por senha, sendo que cada usuário tem

acesso apenas àqueles que lhes são pertinentes. Apesar de o SAP ter muitos

recursos e de envolver todas as áreas da empresa, ainda é freqüente na empresa o

uso de sistemas alternativos, como o Excel, utilizado como alternativa para gerar

relatórios e gráficos não disponibilizados pelo SAP.

A Figura 8 mostra a tela inicial do sistema SAP. Como se pode perceber o acesso é

limitado por senha a cada usuário do SI.

Figura 8: Tela inicial do sistema SAP

95

A Figura 9 apresenta o módulo contábil/financeiro do sistema SAP, que envolve a

Contabilidade Financeira e a Tesouraria. Na Contabilidade Financeira é possível

verificar informações sobre os clientes e os fornecedores, entre outras, e na

tesouraria é possível obter informações sobre o caixa e os empréstimos, entre

outras.

Figura 9: Módulo contábil/financeiro do sistema SAP

A Figura 10 mostra o módulo referente à Controladoria.

96

Figura 10: Módulo de Controladoria do sistema SAP

A Figura 11 mostra alguns relatórios que podem ser emitidos pelo módulo

contábil/financeiro do sistema SAP. Entre os relatórios estão: volume de vendas,

volume de negócios por cliente e histórico de pagamentos de clientes.

97

Figura 11: Alguns relatórios que podem ser emitidos pelo sistema SAP

A Figura 12 apresenta exemplo de um relatório emitido pelo sistema SAP.

98

Figura 12: Exemplo de relatório emitido pelo SAP (1)

As Figuras 13 e 14 mostram exemplos de relatórios emitidos pelo SAP.

99


100


5.4 CASO INDEL


A Indel localiza-se na cidade de Maringá, estado do Paraná. Foi fundada em 1976,

para produzir e comercializar equipamentos eletrônicos bloqueadores de DDD

(Sistema de Discagem Direta de Longa Distância da Embratel). Conta com 280

funcionários. Em 1977, acrescentou à sua linha a produção de equipamentos para

teste de cápsulas telefônicas e, em 1979, a fabricação de fontes de corrente

contínua para alimentação de rádios monocanais de telefonia rural.

101

Diante da boa aceitação de seus produtos, a Indel projetou, desenvolveu e

homologou perante a Telebrás equipamentos de maior capacidade, o que exigiu a

ampliação de sua estrutura industrial, com a conseqüente expansão do quadro de

funcionários e do leque de representantes comerciais. Hoje, sua atuação estende-se

para todo o território nacional e América Latina.

Em 1996, revelando sua preocupação contínua com a qualidade, a empresa obteve

a certificação ISO 9002 para fabricação, assistência técnica, ativação e instalação de

sistemas de energia; em 1999, a ISO 9001.

No início de 2000, a Indel associou-se à empresa australiana “Com10 Pty”, com o

objetivo de nacionalizar a produção de retificadores chaveados de alta freqüência.

Com isto, obteve o Certificado de Processo Produtivo Básico (PPB), o que lhe

assegurou o direito de receber incentivos fiscais e participar das linhas de

financiamento, entre os quais o Finame, destinado à aquisição de máquinas e

equipamentos, e o Proex, voltado a bens de exportação.

A empresa é especializada na fabricação e comercialização de sistemas

retificadores e de quadros de distribuição. Atua também no fornecimento de banco

de baterias, conversores e inversores. Entre os produtos que fabrica estão: sistemas

retificadores, unidades retificadoras, unidade de supervisão de retificadores, FCC

tiristorizadas, quadros de distribuição e produtos para energia solar.


O SI atualmente utilizado pela Indel é o Protheus, da Microsiga. Antes, a empresa

utilizava um SI desenvolvido internamente. A instalação do Protheus teve início em

102

2000. Sua escolha deveu-se ao fato de possuir módulos para a gestão da qualidade,

fundamentais para a empresa, devido às certificações ISO.

Os módulos atualmente instalados incluem: compras/estoques, PCP, sistema de

qualidade, recursos humanos, comercial/faturamento e financeiro/contábil. Apesar

de estes módulos já estarem instalados, a empresa acredita que apenas 50% do seu

potencial é utilizado, devido a dificuldades associadas à sua utilização. Os módulos

foram implantados gradativamente, iniciando com o de recursos humanos e

finalizando com o de sistema de qualidade.

O acesso aos módulos é limitado por senha, sendo que cada usuário só pode ter

acesso aos relatórios e informações relacionados à sua área de atuação. É um

sistema integrado, tendo sido parametrizado para adaptar-se às características da

empresa. Além das áreas de Finanças, Recursos Humanos, Produção, dentre

outros, o SI é bastante utilizado para o gerenciamento da qualidade.

Mesmo com a implantação do Protheus, utilizam-se como sistema alternativo a

planilha Excel, principalmente para gerar relatórios mais específicos e gráficos, e o

SI Cristal para a geração de relatórios mais específicos.

A Figura 15 mostra uma tela do sistema Protheus com os principais itens da parte

financeira do sistema. Estes itens incluem: cadastros, contas a pagar, contas a

receber e movimento bancário.

103

Figura 15: Módulo financeiro – Sistema de Informações Protheus

A Figura 16 mostra as opções de atualizações para o item Contas a Receber do

módulo financeiro.

104

Figura 16 : Atualizações do item contas a receber – módulo financeiro.

A Figura 17 mostra também as atualizações que podem ser realizadas, mas

referentes ao item Contas a Pagar do módulo financeiro.

105

Figura 17: Atualizações do item contas a pagar – módulo financeiro.

A Figura 18 mostra as consultas que podem ser realizadas por meio do módulo

financeiro. Estas consultas incluem: fluxo de caixa, posição do cliente, posição do

fornecedor e consulta de títulos.

106

Figura 18: Consultas – módulo financeiro

A Figura 19 mostra algumas opções de relatórios do módulo financeiro; a Figura 20,

um exemplo de relatório emitido pelo sistema Protheus.

107

Figura 19: Opções de relatórios – módulo financeiro

108

Figura 20: Exemplo de relatório – módulo financeiro

5.5 CONCLUSÃO

Este capítulo apresentou características fundamentais dos estudos de casos

envolvendo empresas com atividades diferentes e que utilizam SIs desenvolvidos

por fornecedores diferentes.

As três empresas pesquisadas têm em comum o fato de utilizarem algum tipo de SIF

de maneira profissional − ou seja, baseiam suas decisões financeiras em

informações disponibilizadas por um SIF −, de estarem localizadas na cidade de

Maringá/ PR e de dispuseram-se a participar da pesquisa e contribuir para o

desenvolvimento dos estudos de casos.

109

6 AVALIAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES FINANCEIRAS

ESTUDADOS

6.1 INTRODUÇÃO

Esta pesquisa teve como foco os Sistemas de Informações Gerenciais (O’Brien,

2002; Stair, 1998) ou Sistemas de Relatórios Gerenciais (Zwass, 1992), mais

especificamente os Sistemas de Informações Financeiras, conforme classificação

apresentada no capítulo 2, seção 2.6.

No capítulo anterior, caracterizaram-se as empresas estudadas e os respectivos SIs.

Neste capítulo, apresenta-se a avaliação dos SIFs utilizados pelas empresas. Serão

analisados tanto os dados qualitativos, coletados por meio de entrevistas,

observação não-participante e pesquisa documental, quanto os dados quantitativos,

coletados por meio dos questionários.

Foram entrevistadas 10 pessoas: 4 funcionários da M.A Falleiros, 3 da Noma e 3 da

Indel. As entrevistas, com duração de, aproximadamente, 30 minutos cada uma,

foram realizadas no segundo semestre de 2003. As respostas foram gravadas e,

depois, transcritas, para que fosse possível realizar uma análise dos dados com

mais segurança. O modelo utilizado para a realização das entrevistas está no anexo

A.

A observação não-participante ocorreu nas três empresas e a pesquisa documental

foi realizada mediante verificação de relatórios, documentos e histórico das

empresas. Alguns dados foram coletados nos sites das empresas, principalmente da

110

Noma (www.noma.com.br) e da Indel (www.indel.com.br). A caracterização das

empresas e dos sistemas utilizados foi apresentada no capítulo 5.

Os questionários utilizados foram do tipo fechado, totalizando 30, assim distribuídos:

M. A. Falleiros – 11; Noma – 11; e Indel – 8. Os questionários, cujo modelo está no

anexo B, foram aplicados a usuários dos sistemas, independente da área de

atuação.

Para a análise dos dados qualitativos, utilizaram-se técnicas de análise de conteúdo

(tanto qualitativa quanto quantitativa), triangulação e modelagem. Para a análise de

conteúdo quantitativa algumas categorias foram definidas tais como: a) relacionadas

à avaliação da informação gerada pelo SI – conveniência, exatidão, precisão, ser

completa, concisão, relevância, forma apropriada, necessidade de redigitação e

utilidade; e b) relacionadas à avaliação do SI – interface com o usuário, flexibilidade,

facilidade de acesso, disponibilidade de informações e integração.

Os dados quantitativos foram analisados utilizando-se recursos da estatística

descritiva, o que foi realizado com o auxílio do software Excel. Estas técnicas foram

descritas no capítulo 4, seção 4.7. Na elaboração dos gráficos, o eixo das ordenadas

corresponde ao número de respondentes.

6.2 O CASO M. A. FALLEIROS

6.2.1 Aspectos positivos do sistema

A questão da confiabilidade da informação foi um aspecto bastante citado pelos

entrevistados. Isso ocorre porque os dados são alimentados corretamente, gerando

111

informações confiáveis. De acordo o entrevistado MA2, a margem de erro no

Departamento Financeiro não chega a 1% do volume de dados gerados. Isso foi

constatado também na análise das categorias, onde a exatidão das informações

apresentou avaliação positiva superior à avaliação negativa. Na análise quantitativa

dos dados também foi possível verificar que as informações são consideradas

confiáveis pelos usuários do SI, conforme mostra o Gráfico 1.

Gráfico 1: Avaliação do item exatidão/confiabilidade das informações fornecidas

pelo sistema (M. A. Falleiros)

Os relatórios são disponibilizados em tempo hábil para a tomada de decisão, embora

para o setor de Controladoria, que precisa dos relatórios financeiros, ocorra uma

margem de 15 dias de atraso, pois a Contabilidade não é alimentada

automaticamente. Ou seja, alimenta-se a Contabilidade por meio de arquivos de

importação/exportação, o que é realizado pelo próprio sistema. A análise das

categorias permitiu verificar esse impasse que existe com relação à conveniência

das informações, uma vez que esta categoria foi avaliada tanto positiva quanto

negativamente.

01234

56

Muito Bom Bom Regular Ruim

Exatidão das informações

112

Tem-se, ainda, que os relatórios são considerados de fácil entendimento pelos

administradores, embora possam parecer complicados para pessoas estranhas ao

Departamento Financeiro, como salienta o entrevistado MA2, acrescentando que é

necessária uma explicação por parte do usuário do sistema para uma melhor

compreensão. Na análise das categorias, a categoria concisão apresentou tanto

uma avaliação positiva quanto uma avaliação negativa, o que enfatiza a questão de

que as informações são consideradas claras e objetivas para os usuários do SI, mas

não para um terceiro. Isso também pôde ser percebido na análise quantitativa dos

dados, conforme apresentado no Gráfico 2.

Gráfico 2: Avaliação do item concisão/prolixidade das informações fornecidas pelo

sistema (M. A. Falleiros)

Outra questão enfatizada prende-se ao fato de que tudo o que se realiza fica

gravado para consulta posterior, o que facilita o dia-a-dia da gestão de informações,

evitando o retrabalho. Por exemplo, quando um determinado cliente é cadastrado,

suas informações ficam arquivadas, e tudo o que é referente a esse cliente é

digitado e gravado para consulta posterior. Dessa forma, o administrador consegue

0

2

4

6

8


Concisão das informações

113

rapidamente saber se o cliente está cumprindo com suas obrigações em dia, se

recebeu corretamente a mercadoria, dentre outras informações.

O entrevistado MA2 considera que a plataforma DOS oferece agilidade, além de

mais facilidade de trabalho do que em um sistema baseado na plataforma Windows.

No entanto, os entrevistados MA3 e MA4 consideram como aspecto negativo a

questão do uso da plataforma DOS, alegando que seria melhor uma versão

Windows, por possibilitar melhor interface com o usuário. Essa avaliação tanto

positiva quanto negativa da plataforma DOS foi também constatada na análise das

categorias, onde a categoria interface com o usuário apresentou avaliação positiva e

negativa. Na análise quantitativa dos dados também foi possível observar este fato,

conforme mostra o Gráfico 3.

Gráfico 3: Avaliação do item interface entre o usuário e o sistema (M. A. Falleiros)

Outro aspecto positivo do sistema diz respeito à integração. Todos os

departamentos estão integrados, exceto o de Contabilidade, no qual a transferência

de dados é feita por meio de arquivos de importação/exportação. Isso facilita o

trabalho, evitando o retrabalho, pois o sistema é alimentado uma só vez e alimenta

012345678


Interface com o usuário

114

todos os departamentos. Na análise das categorias foi possível perceber a

importância da integração, uma vez que esta categoria foi a única que apresentou

apenas avaliação positiva.

O sistema também permite operações on-line com os bancos, o que facilita o

trabalho dos administradores, pois determinada operação realizada na empresa

(como o pagamento de uma duplicata) reflete diretamente na sua conta corrente no

banco. Essa facilidade oferecida pelo SI garante agilidade nas transações

financeiras efetuadas pela empresa.

Outros aspectos positivos do SI referem-se à utilidade das informações e à

relevância destas. A utilidade e importância das informações fornecidas pelos SIs foi

constatada principalmente através da análise quantitativa dos dados, conforme

mostra os Gráficos 4 e 5.

Gráfico 4: Avaliação do item utilidadedas informações fornecidas pelo sistema(M. A. Falleiros)

6.2.2 Aspectos negativos do sistema

Identificou-se como aspecto negativo o fato de o sistema não gerar todos os

relatórios necessários à tomada de decisão e, também, aqueles que permitem

0

2

4

6

8


Utilidade das informações

0123456


Relevância das informações

Gráfico 5: Avaliação do itemrelevância/importância dasinformações fornecidas pelo sistema(M. A. Falleiros)

115

melhor visualização das informações. Os administradores utilizam o software Excel

como uma alternativa para gerar relatórios mais específicos e gráficos. Muitas vezes,

ao transportar os dados para o Excel, torna-se necessário redigitar parte deles, o

que gera retrabalho. Na análise das categorias, as categorias necessidade de

redigitação e forma apropriada foram avaliadas negativamente, o que reforça a

constatação anterior. Isso também pode ser constatado pela análise do Gráfico 6,

elaborado com base nos dados quantitativos coletados.

Gráfico 6: Avaliação do item necessidade de redigitação das informações fornecidas

pelo sistema (M. A. Falleiros)

Os relatórios, muitas vezes, disponibilizam informações de que o administrador não

precisa e deixam de disponibilizar informações necessárias à tomada de decisão.

Eles foram considerados como padronizados e incompletos, além de inflexíveis. As

solicitações de mudanças nos relatórios encaminhadas à empresa fornecedora do SI

geralmente demoram para ser atendidas (às vezes, nem são). Criticou-se, também,

sua forma de apresentação: ruim e pouco clara (principalmente para uma pessoa

estranha à empresa), além de não permitir a geração de gráficos. A flexibilidade do

0

1

2

3

4

5


Necessidade de redigitação

116

sistema foi avaliada negativamente também na análise das categorias e na análise

dos dados quantitativos, conforme mostra o Gráfico 7.

Gráfico 7: Avaliação do item flexibilidade do sistema (M. A. Falleiros)

Outro aspecto ressaltado prende-se ao fato de o sistema ser lento e travar com

freqüência. O entrevistado MA4, controller da empresa, relatou que esta dificuldade

está sendo sanada com a aquisição de equipamentos novos e a realização de

melhorias na rede para que o fluxo de informações seja mais rápido. A questão da

lentidão do sistema também foi constatada na análise das categorias, uma vez que a

categoria facilidade de acesso foi avaliada negativamente. Isso também pode ser

percebido pela análise do Gráfico 8, onde a facilidade de acesso foi avaliada como

ruim por aproximadamente 9% dos respondentes e como regular por

aproximadamente 18%.

0

1

2

3

4

5


Flexibilidade

117

Gráfico 8: Avaliação do item facilidade de acesso às informações fornecidas pelo

sistema (M. A. Falleiros)

Os entrevistados MA1, MA2 e MA3 consideraram que o sistema não gera todas as

informações necessárias à tomada de decisão. Ou seja, para eles as informações

disponibilizadas não correspondem às necessidades informacionais dos

administradores. Os entrevistados MA2 e MA3 denunciaram a questão do fluxo de

caixa, que não é fornecido corretamente pelo sistema. Este aspecto também pôde

ser percebido através da análise das categorias, uma vez que a categoria

disponibilidade de informações apresentou avaliação negativa. Na análise

quantitativa dos dados também foi possível identificar problemas com relação à

disponibilidade de informações, conforme mostra o Gráfico 9.

0

1

2

3

4

5

6


Facilidade de acesso

118

Gráfico 9: Avaliação do item disponibilidade de informações fornecidas pelo sistema

(M. A. Falleiros)

A uso da plataforma DOS também foi mencionado, além da não utilização de um

banco de dados único, sendo que a transferência de dados é realizada por meio de

arquivos de importação/exportação. Reclamou-se que, muitas vezes, o

administrador filtra a informação solicitando algo para o sistema, mas este gera um

relatório que não condiz com o filtro que pediu. Este é outro motivo pelo qual os

administradores utilizam o Excel.

O suporte técnico oferecido pela empresa fornecedora do SI (Infomark) foi

considerado falho, apontando-se que as melhorias implementadas no SI até agora

foram deficitárias.

O Gráfico 10 apresenta a análise das categorias, enfatizando tanto as que

apresentaram avaliação negativa quanto as que apresentaram avaliação positiva.

0

1

2

3

4

5

6


Disponibilidade de informações

119

Gráfico 10: Análise das categorias (M. A. Falleiros)

6.2 O CASO NOMA


O sistema SAP apresenta como principais aspectos positivos, primeiro, o fator

integração – ou seja, toda a empresa está conectada a um único sistema, que

trabalha com um único banco de dados –; e, segundo, o fato de ser possível obter

relatórios on-line – ou seja, os relatórios estão disponíveis a qualquer momento, e

0

2

4

6

8

10

12C

onve

niên

cia

Exat

idão

Prec

isão

Ser C

ompl

eta

Con

cisã

o

Rel

evân

cia

Form

a Ap

ropr

iada

Nec

essi

dade

de

Red

igita

ção

Util

idad

e

Inte

rface

com

oU

suár

io

Flex

ibilid

ade

Faci

lidad

e de

Aces

soD

ispo

nibi

lidad

e de

Info

rmaç

ões

Inte

graç

ão

Análise das Categorias - M.A Falleiros

Avaliação positivaAvaliação negativa

120

dessa forma a tomada de decisão pode ser agilizada. Como salienta o entrevistado

NOMA2, com a implantação do sistema SAP foi possível passar a fechar o balancete

no quinto dia útil do mês. Isso também pôde ser percebido através da análise das

categorias, sendo que integração e conveniência foram duas categorias avaliadas

positivamente.

Outro aspecto prende-se ao grande volume de dados/informações que fornece,

permitindo que o administrador controle toda a empresa a partir da utilização do

sistema. O entrevistado NOMA2 cita o fato de o sistema permitir uma confiabilidade

on-line, desde que seja realizada uma auditoria periódica (por exemplo, não é mais

necessário ir ao pátio para contar quantas carretas estão disponíveis, pois o sistema

fornece essa informação). A exatidão/confiabilidade das informações fornecidas pelo

sistema também teve uma avaliação positiva na análise quantitativa dos dados,

conforme mostra o Gráfico 11.


pelo sistema (Noma)

0

2

4

6

8



121

O sistema permitiu, e até exigiu, que certos padrões fossem criados, aspecto

considerado positivo pelos entrevistados. O sistema SAP exige que o administrador

siga certas etapas, e dessa forma o trabalho fica mais padronizado, reduzindo a

margem de erro e favorecendo a agilidade na gestão das informações. Como

salienta o entrevistado NOMA3, cada administrador precisa iniciar a sua atividade e

terminar, caso contrário o próximo não consegue avançar na realização da atividade.

Isso exigiu que os administradores atentassem para os prazos, para que as

atividades da empresa não fossem interrompidas e a empresa, como um todo,

ficasse lenta ou parada.

Outro aspecto refere-se ao fato de o SAP ter permitido uma redução no volume de

impressões, o que possibilitou uma economia expressiva de papel. Com a utilização

do SAP, tornou-se possível visualizar a maioria dos relatórios na tela e, a partir

dessa visualização, tomar decisões sem a necessidade de imprimir o relatório.

Outro aspecto considerado positivo refere-se à relevância/importância das

informações fornecidas pelo sistema para que os usuários desenvolvam o seu

trabalho. Isso foi constatado na análise das categorias e na análise quantitativa dos

dados, conforme apresentado no Gráfico 12.

122

Gráfico 12: Avaliação do item relevância/importância das informações fornecidas

pelo sistema (Noma)


A necessidade de adaptação do SI (alemão) à cultura e às leis e normas brasileiras

foi considerada um aspecto negativo do sistema. Os entrevistados NOMA2 e

NOMA3 apontam o fato de o sistema não gerar relatórios de fluxo de caixa para

médio e longo prazo, o que dificulta o planejamento. Isso ocorre porque o SI não

visualiza a área financeira da maneira como se trabalha no Brasil. O único fluxo de

caixa que o sistema gera atualmente é o de curto prazo, ou atual.

Outro aspecto: o fato de o sistema ser difícil de mudar, de realizar as customizações

necessárias. Além disso, quando se pretende realizar uma mudança o custo é muito

alto, o que, muitas vezes, torna a alteração inviável. Esses fatores tornam o sistema

um pouco inflexível, acabando por disponibilizar relatórios que não são necessários.

De outro lado, deixam de fornecer relatórios considerados essenciais para a

empresa. A questão da flexibilidade do sistema foi também constatada na análise

das categorias (apresentando avaliação negativa) e na análise quantitativa dos

0

2

4

6

8



123

dados, conforme mostra o Gráfico 13, onde aproximadamente 30% dos

respondentes consideraram a flexibilidade do sistema como regular ou ruim.

Gráfico 13: Avaliação do item flexibilidade do sistema (Noma)

O SAP é um sistema complexo, que exige alto investimento, tanto em equipamentos

quanto no próprio SI, e o retorno sobre o investimento não é imediato. É um sistema

lento e pesado. Para fornecer determinado dado, realiza uma varredura abrangente

nos dados disponíveis até localizar o que está sendo pedido. Isso também foi

constatado na análise das categorias (facilidade de acesso com avaliação negativa)

e na análise do Gráfico 14, onde se pode perceber que aproximadamente 37% dos

respondentes consideraram o item facilidade de acesso como regular.

0

2

4

6

8


Flexibilidade

124


sistema (Noma)

As informações financeiras disponibilizadas pelo sistema SAP não correspondem, na

totalidade, às necessidades informacionais dos administradores. Os relatórios,

muitas vezes, apresentam informações desnecessárias e deixam de apresentar

informações fundamentais para a tomada de decisão. Com relação aos gráficos,

apenas alguns são fornecidos pelo sistema para os usuários da área Financeira, o

que prejudica a visualização e o entendimento dos dados/informações. Os

administradores na área Financeira utilizam o software Excel como alternativa para

gerar relatórios mais específicos e para gerar gráficos.

Através da análise das categorias foi possível observar que algumas categorias tais

como: forma apropriada, necessidade de redigitação e disponibilidade de

informações tiveram avaliação negativa, o que reforça a constatação apresentada

anteriormente. Os Gráficos 15 e 16 também enfatizam esse fato.

0

1

2

3

4

5



125

Gráfico 15: Avaliação do itemdisponibilidade de informaçõesfornecidas pelo sistema (Noma)



Gráfico 16: Avaliação do itemnecessidade de redigitação dasinformações fornecidas pelo sistema(Noma)

0

1

2

3

4

5


Disponibilidade de informações

0

2

4

6

8


Necessidade de redigitação

126

Gráfico 17: Análise das categorias (Noma)

6.4 O CASO INDEL


Um benefício trazido pelo sistema Protheus foi a integração. Toda a empresa está

interligada, e a alimentação em um módulo reflete em todos os outros. Isso, de

acordo com o entrevistado INDEL1, diminuiu muito o retrabalho que existia antes,

0

1

2

3

4

5

6

7

Con

veni

ênci

a

Exat

idão

Prec

isão

Ser C

ompl

eta

Con

cisã

o

Rel

evân

cia

Form

a Ap

ropr

iada

Nec

essi

dade

de

Red

igita

ção

Util

idad

e

Inte

rface

com

oU

suár

io

Flex

ibilid

ade

Faci

lidad

e de

Ace

sso

Dis

poni

bilid

ade

deIn

form

açõe

s

Inte

graç

ão

Análise das Categorias - Noma

Avaliação positiva

Avaliação negativa

127

principalmente na área Financeira, já que hoje todos os demais módulos alimentam

as áreas Financeira e Contábil. Na análise das categorias, a integração também

apresentou avaliação positiva.

Outro aspecto relaciona-se à confiabilidade do sistema. Atualmente, apesar dos

problemas iniciais com a alimentação, o sistema é considerado confiável,

disponibilizando informações precisas para a tomada de decisão. Semanalmente,

realiza-se manutenção no sistema (auditoria) para verificar se há dados/informações

inconsistentes. A categoria exatidão das informações também apresentou avaliação

positiva na análise das categorias e essa avaliação positiva também foi constatada

na análise quantitativa dos dados, conforme mostra o Gráfico 18.


pelo sistema (Indel)

Os relatórios são considerados fáceis de entender, com informações claras e

detalhadas. Além disso, o sistema fornece um número considerável de relatórios

padrão, que auxiliam na tomada de decisão. Há, também, a possibilidade de alterar

os relatórios existentes ou de criar relatórios variados. Isso explica a avaliação

positiva da categoria concisão na análise categorial. Além disso, é possível perceber

0

1

2

3

4

5



128

que as informações são consideradas concisas e objetivas pela maioria dos

respondentes através da análise do Gráfico 19.

Gráfico 19: Avaliação do item concisão/prolixidade das informações fornecidas pelo

sistema (Indel)

As informações que o sistema disponibiliza são consideradas objetivas e a maioria

das informações que o departamento financeiro utiliza estão no sistema. O volume

de dados que processa é alto, e por isso é possível obter um número considerável

de informações, bastando saber buscá-las.

Outros aspectos positivos do sistema referem-se à utilidade das informações e à

relevância destas, conforme pode ser constatado pela análise dos Gráficos 20 e 21,

sendo que a maioria dos respondentes considerou estes itens como muito bom ou

bom.

0

1

2

3

4


Concisão das informações

129

Gráfico 20: Avaliação do item utilidadedas informações fornecidas pelo sistema(Indel)


Alguns relatórios ainda não são emitidos pelo sistema Protheus. Por exemplo, o

fluxo de caixa, que precisa ser gerado em planilhas do software Excel. Como

salienta o entrevistado INDEL1, o sistema fornece um relatório de contas a pagar e

um relatório de contas a receber, mas é necessário transportar esses relatórios para

o Excel para que seja possível gerar o fluxo de caixa e gráficos. No entanto, acredita

que isso não afeta a tomada de decisão, mas implica retrabalho, o que dificulta o

desenvolvimento do trabalho do administrador. Isso pôde ser constatado também

através da análise das categorias, sendo que as categorias disponibilidade de

informações e forma apropriada apresentaram avaliação negativa.

Às vezes, as informações não estão disponíveis em tempo hábil para a tomada de

decisão, o que faz com que o sistema deixe de atender às necessidades

informacionais do administrador naquele momento. Esse aspecto também foi

avaliado negativamente na análise das categorias (conveniência com avaliação

negativa).

0

1

2

3

4


Utilidade das informações

0123456



Gráfico 21: Avaliação do itemrelevância/importância dasinformações fornecidas pelo sistema(Indel)

130

Por ser um sistema “pesado”, às vezes, “trava” ou torna-se lento. Isso não é um

aspecto relacionado apenas ao SI, mas também à rede de comunicações da

empresa. Quando é necessário gerar relatórios grandes, a rede torna-se lenta,

devido ao volume de informações que precisam ser processadas, e o SI então

“trava”. Quando isso acontece, muitas vezes, o administrador fica com o trabalho

parado, pois o relatório ainda não foi gerado, e ele não pode tomar a decisão

necessária. Na análise das categorias, o item facilidade de acesso apresentou

avaliação negativa e essa avaliação negativa também foi constatada na análise

quantitativa dos dados, conforme mostra o Gráfico 22.


sistema (Indel)

Para a empresa implantar relatórios que ainda não são disponibilizados pelo sistema

Protheus, há um custo muito alto. Por isso, na maioria das vezes, recorre-se ao

software Excel como alternativa para amenizar essa deficiência. Além do software

Excel, utiliza-se um sistema alternativo, denominado Cristal Reports, que gera

relatórios mais específicos diretamente a partir do banco de dados, com o formato

desejado. O problema da pouca flexibilidade do sistema também foi constatado

0

1

2

3

4

5



131

através da análise das categorias e da análise quantitativa dos dados, conforme se

pode perceber pelo Gráfico 23.

Gráfico 23: Avaliação do item flexibilidade do sistema (Indel)



0

1

2

3

4


Flexibilidade

132

Gráfico 24: Análise das categorias (Indel)

6.5 SÍNTESE E DISCUSSÃO DA ANÁLISE DOS DADOS

A análise dos dados qualitativos (entrevistas, observação participante e pesquisa

documental) foi realizada a partir da análise de conteúdo, qualitativa e quantitativa,

conforme proposto no capítulo 4, seção 4.7, e do uso das técnicas de triangulação e

modelagem, conforme proposto no mesmo capítulo e seção.

0

1

2

3

4

5

6

7C

onve

niên

cia

Exat

idão

Prec

isão

Ser C

ompl

eta

Con

cisã

o

Rel

evân

cia

Form

a Ap

ropr

iada

Nec

essi

dade

de

Red

igita

ção

Util

idad

e

Inte

rface

com

oU

suár

io

Flex

ibilid

ade

Faci

lidad

e de

Aces

soD

ispo

nibi

lidad

e de

Info

rmaç

ões

Inte

graç

ão

Análise das Categorias - Indel

Avaliação positiva

Avaliação negativa

133

O capítulo 5 apresentou a caracterização das empresas e dos respectivos SIs,

envolvendo, basicamente, a técnica da modelagem, com o objetivo de recriar o

contexto no qual os dados foram coletados e de caracterizar a unidade de análise da

pesquisa, ou seja, os SIFs estudados.

Os aspectos positivos e negativos dos SIs estudados foram obtidos a partir da

análise de conteúdo qualitativa, que teve como objetivo analisar as entrevistas e

observações, visando preservar os detalhes presentes nos dados coletados. Pôde-

se constatar que os principais aspectos positivos dos SIs referem-se à integração

proporcionada pela utilização de um único sistema em toda a organização e à

confiabilidade que os SIs implantados permitem, já que, na maioria das vezes,

fornecem informações exatas e confiáveis para a tomada de decisão.

Com relação aos aspectos negativos levantados durante a análise de conteúdo

qualitativa, pôde-se perceber que os principais problemas estão relacionados à

pouca flexibilidade dos SIs e à não disponibilização de todas as informações e

relatórios necessários à tomada de decisão. Isso ocorre porque depois de

implantando um SI novas necessidades podem surgir, e para atender a essas

necessidades é necessário acrescentar novos relatórios que disponibilizem as

informações necessárias. No entanto, realizar tais modificações não é um processo

simples, na medida em que envolve, geralmente, custos muito elevados. Neste

sentido, os SI são considerados inflexíveis, e a empresa acaba utilizando outro SI

alternativo/complementar para suprir suas necessidades de informações, o que

implica outro aspecto negativo também apontado: a necessidade de redigitação.

Para a análise de conteúdo quantitativa, definiram-se categorias, e estas foram

avaliadas de modo positivo ou negativo. As principais categorias avaliadas

134

positivamente foram: exatidão, ou seja, consideraram-se as informações exatas e

confiáveis; e integração, ou seja, a utilização de um único sistema por toda a

empresa, sendo que alimentando-se um departamento, alimentam-se todos os

demais.

As principais categorias avaliadas negativamente foram: forma apropriada,

disponibilidade de informações e facilidade de acesso; a primeira e a segunda,

porque os SIs não fornecem todas as informações necessárias e os relatórios com

informações suficientes para a tomada de decisão; a terceira, principalmente devido

ao fato de os SIs serem considerados lentos e pesados, ficando o acesso

prejudicado, especialmente quando se torna necessário buscar um grande volume

de dados para obter alguma informação ou relatório.

A Tabela 1 apresenta uma síntese da avaliação positiva e negativa das categorias,

enfatizando a freqüência com que as categorias foram encontradas nas entrevistas

em cada empresa.

135

Tabela 1: Freqüência das categorias

Avaliação positiva Avaliação negativaM. A. Falleiros Noma Indel M. A. Falleiros Noma Indel

Conveniência 5 2 5 3Exatidão 5 4 5 2 3 2Precisão 1 3Ser Completa 1 1 1Concisão 4 3 1Relevância 1 1FormaApropriada

2 11 7 7

Necessidadede Redigitação

1 3 6 2 2

UtilidadeInterface com oUsuário

1 1 1

Flexibilidade 1 4 3 1Facilidade deAcesso

1 2 1

Disponibilidadede Informações

1 4 8 6 5

Integração 2 2 1

Conforme se pôde observar, as análises de conteúdo, qualitativa e quantitativa,

apresentaram resultados parecidos no que diz respeito à avaliação do SI. A análise

de conteúdo quantitativa baseada em categorias permitiu uma melhor visualização

daquelas avaliadas, positiva ou negativamente, pelos usuários.

Os dados quantitativos foram coletados através de questionários do tipo fechado e a

análise desses dados seguiu os critérios expostos no capítulo 4, seção 4.7. A Tabela

2 apresenta uma síntese dos dados quantitativos coletados. Para a elaboração

dessa tabela os dados não foram divididos por empresa.

Como se pode perceber pela análise da Tabela 2, os itens que apresentaram melhor

avaliação foram: funcionalidade do sistema, utilidade das informações

disponibilizadas pelo sistema e relevância das informações fornecidas pelo sistema.

136

Isso mostra que os SIs atualmente implantados nas empresas estudadas são

funcionais e as informações que estes SIs fornecem aos seus usuários são úteis e

de fundamental importância para a realização de suas atividades diárias.

Os itens que apresentaram pior avaliação foram: facilidade de acesso às

informações fornecidas pelo sistema, flexibilidade e necessidade de redigitação das

informações fornecidas pelo sistema. Os usuários têm dificuldade de acesso aos

sistemas implantados principalmente devido ao fato de os sistemas serem lentos e

travarem com freqüência. Na realidade esta não é uma deficiência apenas dos

sistemas, mas sim de toda a rede das empresas.

Com relação à flexibilidade e à necessidade de redigitação, estas estão interligadas,

pois como os SIs não são suficientemente flexíveis para atenderem às necessidades

de informações dos usuários, estes precisam transferir os dados/informações para

softwares alternativos/complementares (como o Excel) para realizar as alterações

necessárias e obter os relatórios desejados e esse processo, geralmente, implica em

redigitação dos dados.

137

Tabela 2: Síntese dos dados quantitativos

Muito Bom% Bom% Regular% Ruim%Funcionalidade 6,67 76,67 16,67 0,00Interface com ousuário

3,33 63,33 30,00 0,00

Disponibilidade deinformações

13,33 53,33 30,00 3,33

Facilidade deacesso

16,67 43,33 36,67 3,33

Flexibilidade 3,33 43,33 40,00 13,33Todo o sistemautilizado, em geral

6,67 56,67 36,67 0,00

Apresentação dosrelatórios

3,33 70,00 20,00 6,67

Completude dasinformações

6,67 63,33 26,67 3,33

Necessidade deredigitação

6,67 50,00 40,00 3,33

Exatidão dasinformações

13,33 63,33 16,67 6,67

Utilidade dasinformações

23,33 63,33 13,33 0,00

Concisão dasinformações

10,00 66,67 23,33 0,00

Relevância dasinformações

30,00 66,67 3,33 0,00

Compreensibilidadedas informações

3,33 60,00 36,67 0,00

Consistência dasinformações

6,67 63,33 20,00 10,00

Conteúdo dasinformações

10,00 63,33 26,67 0,00

138

6.6 SUGESTÕES E RECOMENDAÇÕES

Durante a condução dos estudos de caso, algumas deficiências relacionadas aos

SIFs foram evidenciadas. O Quadro 12 apresenta os problemas relacionados a cada

empresa estudada, evidenciando aqueles relacionados a mais de uma empresa.

Quadro 12: Problemas/deficiências encontradas

PROBLEMAS/DEFICIÊNCIAS M. A. FALLEIROS NOMA INDEL

Relatórios/informaçõesinsuficientes

X X X

Necessidade de redigitação X X X

Uso de planilha Excel X X X

Pouca flexibilidade X X X

Plataforma DOS X

Lentidão do sistema X X X

Adaptação do sofware àsnormas e leis brasileiras

X

Alto investimento em sofwaree equipamentos

X

Conveniência das informações X

Como se pôde perceber alguns problemas/deficiências estão relacionadas a mais de

uma empresa tais como: relatórios/informações insuficientes; necessidade de

redigitação; uso de planilha Excel; pouca flexibilidade; e lentidão do sistema. O

primeiro problema/deficiência decorre do fato de que os SIs, apesar de terem sido

parametrizados para atenderem às necessidades de informações dos usuários, não

disponibilizam relatórios com informações suficientes para os administradores

tomarem decisões, além de não disponibilizarem gráficos que permitam uma melhor

139

visualização dos dados/informações. Para tentar minimizar esse problema deve-se

solicitar às empresas fornecedores dos SIs que implemente os relatórios

necessários para atender às necessidades de informações dos usuários.

A necessidade de redigitação e o uso de planilha Excel são problemas/deficiências

relacionadas, pois a necessidade de redigitação (ou retrabalho) ocorre

principalmente devido ao fato de ser necessário transportar os dados/informações

para uma planilha Excel para fazer as alterações necessárias e obter os relatórios

desejados, já que, como apontado anteriormente, os SIs não fornecem

relatórios/informações suficientes. Dessa forma, para minimizar ou extinguir esse

problema é necessário que os relatórios/informações (incluindo gráficos) sejam

totalmente disponibilizados pelos SIs utilizados, o que pode ser feito através de um

contato entre usuários e empresas fornecedoras de software para que estas

implementem relatórios que estejam de acordo com as necessidades de

informações dos usuários.

Com relação à pouca flexibilidade dos SIs, esta é decorrente do fato de que os SIs

depois de implantados e parametrizados não permitem que alterações sejam

realizadas com facilidade. Para realizar tais alterações é necessário solicitar às

empresas fornecedoras dos softwares e isso geralmente envolve um custo muito

alto. Dessa forma, as empresas que utilizam SIs não conseguem atender às novas

necessidades de informações que surgem a medida que a empresa se desenvolve e

as empresas fornecedoras de SIs devem estar atentas a este fato para que seja

possível desenvolver SIs mais flexíveis para atender essas novas necessidades

informacionais.

140

A lentidão do sistema está relacionada à rede das empresas e aos equipamentos

utilizados para dar suporte aos SIs. Como são SIs que processam uma grande

quantidade de dados para fornecer informações aos usuários, é necessário que a

rede da empresa e os equipamentos utilizados sejam condizentes com o volume de

dados/informações processadas para que o sistema não pare e dificulte o trabalho

dos usuários.

Na empresa M. A. Falleiros outro problema/deficiência encontrada foi o fato de o

sistema trabalhar em plataforma DOS. Apesar de alguns entrevistados considerarem

a plataforma DOS como mais fácil de trabalhar do que a plataforma Windows, esta é

uma plataforma antiga, dificultando a interface com o usuário e limitando o uso de

recursos como gráficos. Seria interessante substituir o SI por outro que utilize uma

plataforma Windows.

Na empresa Noma também verificou-se outros problemas/deficiências tais como:

adaptação do sofware às normas e leis brasileiras e alto investimento em software e

equipamentos. Com relação ao primeiro problema, este decorre do fato de que o

SAP é um SI desenvolvido por uma empresa alemã e sua adaptação às leis

brasileiras ainda não é total. Para que tal problema não ocorresse a empresa deveria

ter optado por um SI desenvolvido no Brasil o que evitaria custos e dispêndio de

tempo decorrentes da adaptação do SI às normas e leis brasileiras.

Com relação ao alto investimento em software e em equipamentos, isto é decorrente

do fato de que o SAP é um sistema caro e que requer um alto investimento em

equipamentos para suportá-lo. A empresa poderia ter investido em um sofware com

custo mais baixo para evitar gastos desnecessários com SI e equipamentos.

141

Na empresa Indel outro problema/deficiência encontrado foi a conveniência das

informações. Esta está ligada ao fato de que o SI nem sempre fornece as

informações necessárias em tempo hábil para a tomada de decisão, o que implica

atrasos e informações desatualizadas. Isso pode estar relacionado à alimentação do

SI que pode não estar sendo realizada de maneira a disponibilizar as informações

necessárias no momento certo. Treinar os funcionários para que alimentem o SI

corretamente seria uma maneira de minimizar tal problema.

6.7 CONCLUSÃO

Este capítulo apresentou a avaliação dos SIFs das empresas estudadas (M. A.

Falleiros, Noma e Indel), enfatizando a análise dos dados qualitativos e a análise

dos dados quantitativos coletados. Finalizando analisaram-se os problemas

evidenciados com os estudos de casos e buscou-se propor algumas ações que

minimizassem ou eliminassem os problemas. Com esta estrutura, o capítulo

contribuiu para que os objetivos específicos fossem atingidos e para que a pergunta

de pesquisa fosse respondida.

142

7 CONCLUSÃO

7.1 INTRODUÇÃO

Este capítulo apresenta as conclusões quanto à metodologia utilizada, à revisão da

literatura, aos estudos de casos e aos objetivos propostos; aponta algumas

contribuições da pesquisa e algumas perspectivas para pesquisas futuras; e traça

algumas considerações finais.

7.2 QUANTO À METODOLOGIA

O método de estudo de casos múltiplos permitiu que três empresas fossem

pesquisadas e que os SIFs que utilizam fossem avaliados. A condução de mais de

um estudo de caso permitiu que os dados coletados fossem contrastados,

evidenciando similaridades e divergências.

Foram utilizadas diversas técnicas de coleta de dados − entrevistas, questionários,

observação, pesquisa documental −, o que permitiu que uma técnica

complementasse a outra, favorecendo a obtenção de melhores resultados. Além

disso, as técnicas utilizadas permitiram coletar dados tanto qualitativos quanto

quantitativos, o que aumentou o poder de análise.

A análise dos dados também foi realizada por meio de diversas técnicas − análise de

conteúdo, triangulação e modelagem, além da análise quantitativa −, o que

possibilitou uma adequada interpretação dos dados.

143

Conclui-se, portanto, que a metodologia utilizada para o desenvolvimento desta

pesquisa foi adequada, por permitir que os objetivos fossem alcançados e que o

problema de pesquisa fosse respondido.

7.3 QUANTO À REVISÃO DA LITERATURA

A revisão da literatura, apresentada nos capítulos 2 e 3, enfatizou aspectos

relacionados ao tema da pesquisa, contemplando os SIFs e a avaliação de SI. O

desenvolvimento de tal revisão foi de fundamental importância para a condução da

pesquisa, uma vez que permitiu compreender como os SIs funcionam e qual a sua

importância, em especial dos SIFs, e também possibilitou compreender a

importância da avaliação de SI e alguns modelos que podem ser utilizados para

realizar tal avaliação.

O capítulo 2 enfocou os SIFs. Para entender melhor esses sistemas, realizou-se,

primeiramente, uma caracterização dos SIs, enfatizando alguns dos seus conceitos

e suas possíveis classificações. Os itens 2.2 e 2.3 trataram dos sistemas de maneira

geral, mostrando suas características e seu funcionamento. Isso foi de fundamental

importância para entender que os SIs são decorrentes deste enfoque sistêmico. O

item 2.4 contemplou os aspectos relacionados a dados, informações e

conhecimento, fundamentais para compreender como os sistemas são alimentados

e como os dados se transformam em informações.

Os itens 2.5 e 2.6 trataram dos SIs, enfatizando alguns conceitos e possíveis

classificações. Foram essenciais por permitirem entender que um SI não é composto

apenas de tecnologia, envolvendo também pessoas e a organização, e que pode

144

apresentar diversas classificações, dependendo do autor. O item 2.7 contemplou os

SIFs, enfatizando o modo como auxiliam os administradores a tomar decisões

referentes aos recursos da empresa. O item 2.8 apresentou algumas informações

financeiras fundamentais para a tomada de decisão.

O capítulo 3 contemplou a avaliação de SI, enfatizando a definição de avaliação

(item 3.2) e os modelos de avaliação (item 3.3). Para elaborar o item 3.3, foram

consultados, entre outros, diversos artigos estrangeiros (principalmente retirados do

portal da capes – www.periodicos.capes.gov.br), o que permitiu verificar como os SIs

são avaliados não apenas no Brasil, mas também no exterior. Pôde-se perceber que

os modelos de avaliação presentes nos artigos estrangeiros são a base para muitas

avaliações realizadas no Brasil e permitem, entre outros aspectos, que os sistemas

sejam avaliados em termos não apenas de retorno financeiro, mas também de

benefícios intangíveis e de qualidade das informações disponibilizadas.

7.4 QUANTO AOS ESTUDOS DE CASOS

O capítulo 5 apresentou os estudos de casos, enfatizando características das

empresas e os SIs utilizados. Os resultados referentes aos estudos de casos foram

apresentados e discutidos no capítulo 6, em que se avaliaram os SIs das empresas

estudadas, concluindo-se que os SIs são deficientes no atendimento às

necessidades de informações financeiras dos usuários.

Com a avaliação dos SIs apresentada no capítulo 6, foi possível responder ao

problema de pesquisa, que consistia em verificar se os SIFs fornecem informações

financeiras adequadas e suficientes para os administradores tomarem decisões.

145

Concluiu-se que os SIFs das empresas estudadas não fornecem informações

financeiras adequadas e suficientes para os administradores tomarem decisões.

7.5 QUANTO AOS OBJETIVOS PROPOSTOS

Em relação ao objetivo geral desta pesquisa − Avaliar se as informações financeiras

geradas pelos SIFs atendem às necessidades de informações dos administradores

−, concluiu-se que as informações financeiras geradas pelos SIFs não atendem

satisfatoriamente às necessidades de informações dos administradores.

Os questionários aplicados durante a condução dos estudos de casos, apesar de

não terem sido aplicados especificamente a usuários da área financeira, permitiram

visualizar melhor as deficiências do sistema. As entrevistas conduzidas com pessoas

não ligadas à área financeira também contribuíram neste sentido.

A seguir, apresentam-se as conclusões referentes a cada objetivo específico.

7.5.1 Objetivo 1: Descrever os processos de gestão com relação aos fluxos de

informações financeiras.

A análise das questões 1 a 8 da entrevista semi-estruturada contribuiu para que o

primeiro objetivo específico da pesquisa fosse atingido. Os usuários dos SIs

estudados, basicamente, buscam as informações financeiras internamente, ou seja,

no SI. Algumas consultas externas relatadas pelos entrevistados referem-se a

consultas a bancos e a sistemas de proteção ao crédito. As consultas a bancos têm

146

como objetivo, entre outros, contrastar os dados constantes no SI com a realidade

presente nos bancos.

Os entrevistados conhecem as origens das informações que chegam até eles. As

informações que alimentam o SIF vêm dos outros departamentos da empresa (como

Compras, Comercial e Produção) e o Financeiro gera informações para a

Contabilidade. Como os SIs são integrados, qualquer dado inserido no sistema por

uma determinada área da empresa reflete nas demais áreas, inclusive na área

financeira.

As informações que os entrevistados utilizam para a tomada de decisão são,

basicamente, de natureza financeira. Alguns entrevistados citaram que utilizam

também informações dos departamentos de Produção (estoque), Comercial e

Compras. Na realidade, essas informações são a base para que as informações

financeiras sejam geradas.

7.5.2 Objetivo 2: Identificar as informações financeiras necessárias para os

administradores.

A análise das questões 1 a 8 da entrevista semi-estruturada permitiu alcançar o

segundo objetivo específico da pesquisa, ou seja, que as informações financeiras

necessárias aos administradores fossem identificadas. As informações financeiras

utilizadas pelos entrevistados provêm de diversas áreas da empresa, como

Produção, Compras, Comercial e Recursos Humanos. No dia-a-dia, as informações

utilizadas podem ser resumidas em: duplicatas a pagar e a receber, faturamento da

empresa, fluxo de caixa, saldos de contas bancárias, situação do cliente quanto a

147

pagamento de duplicatas e algumas informações contábeis necessárias ao

gerenciamento da empresa.

7.5.3 Objetivo 3: Identificar as informações financeiras atualmente

disponibilizadas pelos SIFs.


terceiro objetivo específico da pesquisa fosse alcançado. Outro método de coleta de

dados que contribuiu para que este objetivo fosse atingido foi a observação não-

participante. Algumas telas dos SIs pesquisados, apresentadas no capítulo 5,

seções 5.2.2, 5.3.2 e 5.4.2, também contribuíram para que as informações

financeiras atualmente disponibilizadas pelos SIFs estudados fossem identificadas.

O SI utilizado pela M. A. Falleiros (Infomark) disponibiliza, no módulo financeiro, as

seguintes informações: contas a pagar, contas a receber, contas correntes e livros

financeiros. Cada um destes itens apresenta relatórios específicos, como relatório de

cobrança e vencimento de faturas. Um dos problemas apontados quanto às

informações fornecidas pelo SI refere-se ao fluxo de caixa, que é fornecido pelo SI,

mas não está disponibilizado na forma adequada, segundo os entrevistados.

O SAP, sistema utilizado pela Noma, tem a parte financeira dividida em dois

módulos – contabilidade e controladoria. O módulo contabilidade envolve a

Contabilidade Financeira e a Tesouraria. Na Tesouraria, é possível administrar o

caixa e os empréstimos, entre outros aspectos. Na Controladoria, é possível

visualizar a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e os custos, entre

148

outros aspectos. Uma falha do SAP, segundo os entrevistados, é que ele não

fornece o fluxo de caixa de médio e longo prazo.

No sistema Protheus, utilizado pela Indel, o módulo financeiro divide-se em contas a

receber, contas a pagar e movimento bancário. Entre os relatórios emitidos estão a

posição do cliente e a posição do fornecedor, entre outros. Um aspecto que deixa a

desejar no sistema Protheus é também o fluxo de caixa, que não é disponibilizado

corretamente.

7.5.4 Objetivo 4: Analisar se as informações financeiras disponibilizadas pelos

SIFs correspondem às informações financeiras necessárias para os

administradores.


quarto objetivo específico da pesquisa fosse atingido. O questionário aplicado

também contribuiu neste sentido. O capítulo 6 apresentou a avaliação dos SIFs

estudados, sendo que esta avaliação foi fundamental para que este objetivo fosse

alcançado.

A maioria dos entrevistados considerou que as informações disponibilizadas pelo

sistema não correspondem às suas necessidades de informações financeiras.

Alguns buscam informações fora do sistema, sendo que a maioria desenvolve

relatórios específicos utilizando a planilha Excel.

Na realidade, pôde-se perceber que as informações, até certo ponto, estão

disponíveis no sistema. O que ocorre é que a maneira como tais informações são

apresentadas não é clara ou não corresponde à necessidade do usuário. Neste

149

sentido, faz-se necessário o uso do Excel para que estas informações possam ser

trabalhadas e utilizadas para a tomada de decisão. Um exemplo disso é o fluxo de

caixa. Os SIs analisados disponibilizam o contas a pagar e o contas a receber. A

questão é que essas informações não são apresentadas juntas, de maneira a

disponibilizar um fluxo de caixa. No caso do SAP, isso até acontece, mas apenas no

curto prazo.

7.5.5 Objetivo 5: Identificar possíveis deficiências e limitações quanto à

operação, utilização e avaliação dos SIFs.

A análise das questões 14 a 22 da entrevista semi-estruturada e o questionário

aplicado contribuíram para que o quinto objetivo específico desta pesquisa fosse

alcançado. A avaliação dos SIFs apresentada no capítulo 6 também contribuiu para

que este objetivo fosse atingido. Os principais problemas/deficiências levantados

durante a realização dos estudos de casos estão resumidos na seção 6.4, Quadro

11, que apresenta tanto os problemas/deficiências constatados durante as

entrevistas quanto os constatados com a aplicação do questionário.

As principais deficiências e limitações evidenciadas durante a realização dos

estudos de casos foram: uso de planilha Excel para gerar relatórios complementares

e mais específicos e gráficos não disponibilizados pelo sistema; necessidade de

redigitação decorrente do uso de sistemas alternativos/complementares (como o

Excel); pouca flexibilidade, ou seja, uma vez implantado e customizado o software

há muita dificuldade para alterar os relatórios e a forma de apresentação das

informações. Essa falta de flexibilidade dos SIs implantados não permite que estes

sistemas atendam a demanda crescente por informações que existe hoje nas

150

empresas. Outra deficiência refere-se à lentidão dos SIs, geralmente associada à

falta de equipamentos apropriados para suportar SIs com o porte dos sistemas

estudados.

7.5.6 Objetivo 6: Propor estratégias para que os administradores possam ter a

sua disposição as informações necessárias.

A análise das questões 14 a 22 da entrevista semi-estruturada e a avaliação dos

SIFs estudados, apresentada no capítulo 6, foram fundamentais para que o sexto e

último objetivo específico desta pesquisa fosse alcançado. As

sugestões/recomendações foram elaboradas tomando por base os

problemas/deficiências encontrados durante a realização dos estudos de casos.

Estas sugestões/recomendações estão resumidas na seção 6.4, Quadro 11.

Entre outras, as sugestões/recomendações envolvem: implementar relatórios que

forneçam as informações necessárias aos administradores, o que diminuiria ou, até,

extinguiria o uso do Excel e a necessidade de redigitação; exigir que as empresas

fornecedoras do software sejam mais flexíveis no que compete à customização do

sistema, para que a flexibilidade de sistema seja aumentada; e investir em

equipamentos para que a lentidão do sistema seja minimizada.

7.6 CONTRIBUIÇÕES DA PESQUISA

O desenvolvimento desta pesquisa permitiu algumas contribuições teóricas e

práticas para a área de SIs. Uma das contribuições teóricas desta pesquisa está no

151

fato de que esta contribuiu para complementar pesquisas realizadas anteriormente

como as desenvolvidas por Cardoso (2001) e Zanoteli (2001). Os resultados

alcançados com esta pesquisa corroboram resultados alcançados nestas pesquisas

anteriores, principalmente no que se refere à pouca flexibilidade dos SIs e ao fato de

que os SIs não fornecem informações e relatórios suficientes para atender às

necessidades de informação dos administradores. Isto contribuiu para a

generalização analítica enfatizada por Yin (2001).

Outra contribuição teórica da pesquisa refere-se ao fato de que o modelo adotado

para a avaliação dos SIs (enfatizando a avaliação da satisfação dos usuários do SI

tanto em relação ao sistema em si quanto em relação às informações por ele

disponibilizadas) permitiu uma avaliação de qualidade destes sistemas e mostrou-se

útil para avaliar sistemas não apenas na área financeira, mas também nas demais

áreas da empresa.

As contribuições práticas da pesquisa referem-se aos benefícios e contribuições da

pesquisa para as empresas, ou seja, como as empresas podem aplicar os

resultados da pesquisa no dia-a-dia. Primeiramente, as empresas precisam estar

atentas quanto a escolha e implementação dos SIs. É fundamental que as empresas

definam corretamente suas necessidades de informação e seus processos de

trabalho antes de selecionar os SIs, para que possam escolher SIs que permitam

que tais necessidades sejam atendidas e que estejam de acordo com suas

atividades. Antes da implementação do sistema, as empresas devem possuir todas

as suas necessidades de informações mapeadas, além de suas atividades

claramente definidas, evitando dessa forma retrabalhos e parametrizações

equivocadas e excessivas.

152

Estando atentas em relação a escolha e implementação dos SIs, as empresas

podem selecionar melhor seus investimento e evitar gastos excessivos com SIs que

não contribuirão para o desenvolvimento das suas atividades e que não atenderão

as necessidades de informação dos seus usuários.

Outro fator que deve ser levado em consideração pelas empresas no momento de

adquirir determinado SI refere-se às diferenças existentes entre o SI e a empresa.

Caso o sistema seja desenvolvido para operar em um determinado país que possua

leis e normas diferentes das brasileiras, é necessário que o sistema seja adaptado

às leis e normas brasileiras e isso pode gerar trabalho e gasto de tempo

desnecessários.

Um dos principais problemas em relação aos “pacotes” de SIs é que estes “pacotes”

são desenvolvidos para que as empresas se ajustem a eles, quando deveria

acontecer exatamente o oposto: a empresa, através de conversas com seus

funcionários, deveria apresentar seus problemas e necessidades de informação e os

sistemas deveriam ser desenvolvidos para que tais questões fossem solucionadas.

Uma outra contribuição desta pesquisa para as empresas é que estas precisam e

devem treinar seus funcionários de modo a solucionar qualquer dúvida em relação a

implementação e utilização do SI. Estes devem ser consultados quanto à escolha do

SI para que possa ser selecionado o sistema que esteja mais próximo de suas

necessidades de informações e que contribua adequadamente para o

desenvolvimento de suas atividades.

153

7.7 PERSPECTIVAS PARA PESQUISAS FUTURAS

Os três estudos de casos realizados apresentaram resultados que corroboram os

resultados de pesquisas realizadas anteriormente, como os encontrados em

Cardoso (2001) e Zanoteli (2001). Apesar deste fato, faz-se necessário promover o

desenvolvimento de novos estudos de caso que permitam complementar os estudos

já realizados e que ajudem a buscar soluções para problemas que ainda não foram

resolvidos na área de SI. Um desses problemas refere-se à falta de flexibilidade dos

SIs, os quais precisam estar aptos a atender à crescente necessidade de

informações das empresas. Somente com SI mais flexíveis será possível

disponibilizar de maneira apropriada as informações para a tomada de decisão.

Neste sentido, apresentam-se, a seguir, algumas perspectivas para pesquisas

futuras, evidenciadas a partir dos estudos de caso realizados:

Estudar empresas que utilizem tipos de SI que não os já estudados, para verificar

se eles apresentam problemas em relação à flexibilidade e à disponibilidade de

informações.

Desenvolver um SI que possua a capacidade de integração dos modelos

estudados, mas que seja suficientemente flexível para atender às necessidades

de informações das empresas e dos usuários.

Estudar várias empresas para determinar quais são os fatores críticos de

sucesso na implementação de SI e verificar se tais fatores estão relacionados à

cultura organizacional, ao tempo necessário para a implementação e pleno

funcionamento do SI, assim como ao treinamento realizado antes e durante a

implementação do SI.

154

Desenvolver, a partir dos modelos de avaliação de SI já existentes, um modelo

que leve em consideração as características das empresas e dos SIs brasileiros.

Desenvolver estudos de casos visando avaliar os SIs, levando em consideração

o retorno financeiro, não-financeiro e intangível da implementação do sistema.

Aplicar um dos métodos de avaliação de SI propostos no capítulo 3 em várias

empresas, para que seja possível obter uma melhor generalização dos

resultados.

7.8 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este estudo permitiu avaliar os SIs de três empresas que implementaram modelos

diferentes, o que possibilitou verificar se as deficiências encontradas estavam

relacionadas apenas ao SIF de uma determinada empresa implementadora (como a

SAP, a Microsiga) ou ao SI analisado.

Entre as deficiências/limitações dos SIFs estudados, verificou-se que a flexibilidade

é um fator crítico nos três SIs analisados, o que dificulta o atendimento das

necessidades informacionais dos administradores. A pouca flexibilidade dos SIs

impede que mudanças sejam realizadas de acordo com as necessidades de

informação da empresa e dos administradores. Isto está relacionado ao fato de ser

difícil modificar um SI depois de implantado e parametrizado, principalmente devido

ao custo das alterações.

Outras pesquisas realizadas sobre avaliação de SIF apresentaram resultados

semelhantes no que se refere à flexibilidade. Cardoso (2001) salienta que a questão

155

da falta de flexibilidade pode ser considerada como um problema sério do ponto de

vista estratégico, uma vez que não permite atender às novas necessidades

informacionais que surgem à medida que a empresa cresce. Zanoteli (2001)

constatou que uma das limitações dos SIs adquiridos refere-se à pouca flexibilidade

destes sistemas em adequarem-se ao contexto e à realidade das empresas, muitas

vezes, impondo o seu próprio modelo de informações.

Outra deficiência/limitação dos SIFs estudados é que estes não fornecem todos os

relatórios necessários à tomada de decisão, sendo freqüente o uso de planilhas do

software Excel como alternativa para gerar os relatórios necessários e também para

gerar gráficos (que são raros nos SIFs estudados). Essa necessidade de

transferência de dados/informações de um sistema para outro implica, muitas vezes,

redigitação desses dados, o que dificulta o trabalho dos administradores.

Este resultado corrobora um dos resultados apresentados por Cardoso (2001), que

enfatiza que o SI analisado não disponibiliza as informações da maneira que os

administradores necessitam, sendo que este não apresenta relatórios prontos

suficientes para atender às necessidades de informação dos administradores. Para

Cardoso (2001, p. 202), “este é um problema decorrente de uma implantação

standard do sistema, sem preocupações com a customização do mesmo de modo a

atender as necessidades específicas dos usuários”.

Outro fato importante a considerar é que as empresas desenvolvedoras e

comercializadoras de SI (como a SAP, a Microsiga e a Infomark) tendem a prometer

muito mais do que a implementação do SI é capaz de permitir na prática, no dia-a-

dia da empresa. Como salienta Cardoso (2001, p. 206), “a existência de um sistema

156

único, completamente integrado, e que atenda a todas as necessidades

informacionais da empresa continua sendo uma utopia”.

No entanto, os SIFs analisados também trouxeram vantagens para as empresas e

para os administradores. A principal foi a integração, que permitiu que todas as

áreas da empresa fossem interligadas e que a alimentação do SI fosse feita de

maneira a refletir em toda a empresa. Além disso, pôde-se perceber um aumento no

volume de dados/informações disponíveis e na confiabilidade dessas informações, o

que contribuiu para o processo de tomada de decisão.

Outro aspecto positivo em relação aos SIFs analisados refere-se ao fato de os

administradores considerarem as informações disponibilizadas pelos SIs úteis e

relevantes. Assim, apesar de os SIFs apresentarem deficiências e limitações, as

informações disponibilizadas por eles são importantes e úteis para que os

administradores desenvolvam seu trabalho e tomem as decisões necessárias.

Configurando-se como uma replicação de pesquisas anteriores, este estudo

contribuiu para a generalização analítica (Yin, 2001) no que se refere à avaliação de

SI. Concluiu-se, a partir das evidências apuradas, que os SIFs não atendem

totalmente às necessidades informacionais dos administradores para a tomada de

decisão.

157

8 REFERÊNCIAS

ABU-MUSA, Ahmad A. Security of computerized accounting information systems: anintegrated evaluation approach. The Journal of American Academy of Business.Cambridge, p. 141-149, set. 2002.

ALTER, Steven. Information Systems – a management perspective. 2 ed. EUA:Addison-Wesley Educational Publishers Inc, 1996.

AVRICHIR, Ilan. História e Comparação de Instrumentos para Medida de Satisfaçãode Usuários de Informação. In: ENANPAD, 2001, Campinas. Anais... Campinas,2001. CD-ROM.

BARDIN, Laurence. Análise de conteúdo. São Paulo: Edições 70, 1977.

CARDOSO, Douglas. Avaliação do SAP R/3 como instrumento para a gestãofinanceira: um estudo de caso no setor siderúrgico brasileiro. Belo Horizonte:UFMG, 2001.

CASSELL, Catherine; SYMON, Gillian. Qualitative research in work contexts. In:CASSELL, C; SYMON, G. Qualitative Methods in Organizational Research.London: Sage Publications, 1995, p. 1-13.

COHEN, Max Fortunato; SOUZA, Antônio Artur de. Avaliação de Sistemas deInformações: um estudo de caso na Suprama. In: ENANPAD, 2001, Campinas.Anais... Campinas, 2001. CD-ROM.

COLLIER, Paul; DIXON, Rob. The evaluation and audit of management informationsystems. Managerial Auditing Journal. v. 10, n. 7, p. 25-32, 1995.

COOPER, Donald R.; SCHINDLER, Pamela S. Métodos de Pesquisa emAdministração. 7. ed. Porto Alegre: Bookman, 2003.

CULLINANE, Kevin; TOY, Neal. Identifying influential attributes in freight route/modechoice decisions: a content analysis. Transportation Research Part E: Logisticsand Transportation Review. v. 36, p. 41-53, março 2000.

DAFT, Richard L. Teoria e projeto das organizações. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

DAVENPORT, Thomas H. Missão Crítica – obtendo vantagem competitiva comos sistemas de gestão empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2002.

DAVENPORT, Thomas H.; PRUSAK, Laurence. Conhecimento Empresarial:como as organizações gerenciam seu capital intelectual. 3 ed. Rio de Janeiro:Campus, 1998.

FREITAS, H; BALLAZ, B; MOSCAROLA, J. Avaliação de Sistemas de Informações.Rausp,. São Paulo: SP, v. 29, n. 4, p. 36-55, Out/Dez 1994.

GITMAN, Lawrence J. Princípios de Administração Financeira. 7 ed. São Paulo:Harbra, 1997.

158

GOBBO, Marco Antônio Tagliani. Impacto da implantação de um novo sistema deinformação em um empresa do setor de energia elétrica. Porto Alegre: UFRGS,2002.

GRANT, Andrew; PLANTE, Ianik; LEBLANC, Fréderic. The TEAM methodology forthe evaluation of information systems in biomedicine. Computers in Biology andMedicine. v. 32, p. 195-207, 2002.

INSCH, Gary S.; MOORE, Jo Ellen; MURPHY, Lisa D. Content analysis in leadershipresearch: examples, procedures and suggestions for future use. LeadershipQuaterly. v. 8, n. 1, p. 1-25, 1997.

IRANI, Zahir. Information systems evaluation: navigating through the problemdomain. Information & Management. v. 40, p. 11-24, 2002.

KING, Nigel. The qualitative research interview. In: CASSELL, C; SYMON, G.Qualitative Methods in Organizational Research. London: Sage Publications,1995, p. 14-36.

LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price. Sistemas de Informação. 4 ed. Rio deJaneiro: LTC, 1999.

LEETS, Karen. Caixa e títulos negociáveis. In: GITMAN, L. J. Princípios deAdministração Financeira. 7 ed. São Paulo: Harbra, 1997, p. 662-663.

MAÇADA, Antonio Carlos Gastaud et al. Medindo a satisfação dos usuários de umSistema de Apoio à Decisão. In: ENANPAD, 2000, Florianópolis. Anais...Florianópolis, 2000. CD-ROM.

MARSHALL, Harriette. Discourse analysis in an occupational context. In: CASSELL,C; SYMON, G. Qualitative Methods in Organizational Research. London: SagePublications, 1995, p. 91-106.

MENDES, Raquel Dias. Inteligência artificial: sistemas especialistas nogerenciamento da informação. Ciência da Informação. Brasília, v. 26, n. 1,Janeiro/Abril 1997.

O´BRIEN, James A. Sistemas de Informação – e as decisões gerenciais na erada Internet. São Paulo: Saraiva, 2002.

O’DONNELL, Ed. The influence of process-focused knowledge acquisition onevaluate judment during a systems assurance task. Internacional Journal ofAccounting Information Systems. p. 115-139, 2003.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas de Informações Gerenciais. 2ed. São Paulo: Atlas, 1993.

OLIVEIRA, Jayr Figueiredo de. Sistemas de Informação: um enfoque inserido nocontexto empresarial e tecnológico. São Paulo: Érica, 2000.

OLIVEIRA, Marcelo Augusto de; RAMOS, Anatália Saraiva Martins. Fatores deSucesso na Implementação de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP):

159

Estudo de Caso em uma Média Empresa. In: ENCONTRO NACIONAL DEENGENHARIA DA PRODUÇÃO, 23., 2002. Curitiba. Anais… Curitiba, 2002. CD-ROM.

PORTO, Geciane Silveira. A decisão empresarial de desenvolvimentotecnológico por meio da cooperação empresa-universidade. São Paulo: USP,2000.

POZZEBON, Marlei; FREITAS, Henrique M. R. de. Pela aplicabilidade - com ummaior rigor científico - dos estudos de caso em Sistemas de Informação. RAC –Revista de Administração Contemporânea. v. 2, n. 2, p. 143-170, maio/agosto1998a.

______. Modelagem de Casos: uma nova abordagem em análise qualitativa dedados? In: ENANPAD, 1998b. Foz do Iguaçu. Anais... Foz do Iguaçu, 1998b. CD-ROM.

SACCOL, Amarolinda Zanela. Um olhar crítico sobre modismos em Tecnologia daInformação: analisando o discurso de vendedores de pacotes ERP. In: SOUZA, C.A.; SACCOL, A. Z. Sistemas ERP no Brasil. São Paulo: Atlas, 2003, p. 324-347.

SERAFEIMIDIS, Vassili; SMITHSON, Steve. Rethinking the approaches toinformation systems investiment evaluation. Logistics Information Management.Bradford, v. 12, p. 94-107, 1999.

______. Information Systems evaluation as an organizational institution – experiencefrom a case study. Info Systems Journal. v. 13, p. 251-274, 2003.

SHANG, Shari; SEDDON, Peter B. Assessing and managing the benefits ofenterprise systems: the business manager’s perspective. Info Systems Journal. v.12, p. 271-299, 2002.

SHIMIZU, Tamio. Decisão nas organizações.São Paulo: Atlas, 2001.

SIMON, Herbert. Comportamento administrativo. Rio de Janeiro: FGV, 1965.

SOUZA, Cesar Alexandre de; ZWICKER, Ronaldo. Implementação de Sistemas ERP– um estudo de casos comparados. In: ENANPAD, 2000, Florianópolis. Anais...Florianópolis, 2000. CD-ROM.

______. Sistemas ERP: Conceituação, ciclo de vida e estudos de casoscomparados. In: SOUZA, C. A.; SACCOL, A. Z. Sistemas ERP no Brasil. SãoPaulo: Atlas, 2003, p. 63-87.

STAIR, Ralph M. Princípios de Sistemas de Informação – uma abordagemgerencial. 2 ed. Rio de Janeiro: LTC, 1998.

STONER, James A. F.;FREEMAN, R. Edward. Administração. Rio de Janeiro:Prentice-Hall do Brasil, 1995.

160

TORKZADEH, G.; DOLL W. J. The development of a tool for a measuring theperceived impact of a information technology on work. Omega – The internationaljournal of management Science. v. 27, p. 327-339, 1999.

YIN, Robert K. Estudo de caso – planejamento e métodos. 2.ed. Porto Alegre:Bookman, 2001.

ZANOTELI, Eduardo José. Sistemas de Informações Gerenciais: o uso dainformação contábil como apoio à tomada de decisão. Belo Horizonte: UFMG,2001.

ZWASS, Vladimir. Management Information Systems. EUA:WCB, 1992.

WELSCH, Glenn A. Orçamento empresarial. 4 ed. São Paulo: Atlas, 1996.

WESTBROOK, Lynn. Qualitative research methods: a review of major stages, dataanalysis techniques and quality controls. LISR. v. 16, p. 241-254, 1994.

161

ANEXO A – Modelo de entrevista

Identificação do entrevistado:Nome: _________________________________________________________Cargo: _________________________________________________________Tempo de empresa: __________________________Tempo no cargo atual: ________________________Área / Departamento: ______________________________________________Telefone para contato: (____) xx ______-________ / Ramal ________Data da entrevista: ____ de ____________________ de ________Horário de início e término da entrevista: de ____:____ às ____:____

Questões

1. No desempenho da sua função, quais são as principais atribuições? Dentre elas,quais envolvem decisões?

2. Neste processo, quais as decisões mais importantes? Por que?

3. Seria possível fazer um relacionamento entre as atribuições e as decisões?

4. Existe alguma seqüência, etapas ou passos a serem seguidos no processo detomada de decisão? Você alteraria alguma coisa?

5. Para a tomada de decisão, quais são as informações necessárias?

6. Seria possível fazer uma correlação entre as decisões e estas informações?

7. Entre as informações usadas nas decisões, quais são de natureza financeira?

8. Você conhece a origem dessas informações? Onde são geradas e por quem?

9. Como é composto o Sistema de Informações Gerenciais?

10. É possível identificar as informações financeiras disponibilizadas pelo sistema?

11. As informações financeiras disponibilizadas pelo sistema correspondem àsnecessidades de informações dos administradores? Por que?

12. Como são elaborados ou projetados os relatórios? Existe alguma preocupaçãocom a forma de apresentação?

13. Qual o nível de conhecimento financeiro é necessário para sua compreensão?Os usuários têm esse conhecimento? São treinados? Esse treinamento é realizadode forma continuada?

14. As informações são apresentadas de maneira clara e objetiva? São de fácilentendimento?

15. As informações são relevantes e confiáveis?

162

16. Os relatórios são disponibilizados em tempo hábil para a tomada de decisão?

17. Com base no seu trabalho e na sua experiência, quais são as informações que osistema deveria fornecer e que não está fornecendo?

18. Se você pudesse mudar os relatórios, o que faria?

19. Quais são as dificuldades encontradas pelo usuário quando utiliza o sistema?Por que?

20. Quais são os aspectos positivos do sistema? Por que?

21. Quais são os aspectos negativos do sistema? Por que?

22. Com base no seu trabalho e na sua experiência como podem ser otimizados osfluxos de informações financeiras e como podem ser melhor atendidas asnecessidades informacionais?

163

ANEXO B – Modelo de questionário

1. Qual módulo do Sistema de Informações você mais utiliza?

2. Como você classifica o Sistema de Informações utilizado em relação aosseguintes aspectos:

MuitoBom

Bom Regular Ruim

2.1 Funcionalidade2.2 Interface com o usuário2.3 Disponibilidade de informações2.4 Facilidade de acesso2.5 Flexibilidade2.6 Todo o sistema utilizado, em geral

3. Especificamente quanto às informações disponíveis no sistema, como vocêas classifica em relação a:

MuitoBom

Bom Regular Ruim

3.1 Apresentação (Relatórios)3.2 Completude (ser/estar completa,quantidade)3.3 Necessidade de (Re)Digitação3.4 Exatidão/Confiabilidade3.5 Utilidade3.6 Concisão/Prolixidade (ser objetiva)3.7 Relevância/Importância3.8.Compreensibilidade (Compreensiva)3.9 Consistência3.10 Conteúdo (Qualidade)

5. Caso queira fazer algum comentário adicional sobre a adequabilidade doSistema de Informações utilizado, escreva a seguir.

Breve explicação sobre os termos da questão 3Apresentação (Relatórios): como você avalia a apresentação das informações, quepodem ser visualizadas na tela ou na forma de relatórios impressos?

164

Completude (ser/estar completa, quantidade): se a informação não é insuficientenem está em excesso, se a mesma está completa, sem necessidade de recorrer aoutra fonte.Necessidade de (Re)Digitação: caso precise transportar dados para outro sistema,pode-se exportá-los, ou existe necessidade de redigitação?Exatidão / Confiabilidade: se as informações estão corretas, se não estãodesatualizadas, se pode-se confiar nos números fornecidos.Utilidade: se você tem necessidade da informação, se ela realmente é útil para você.Concisão / Prolixidade (ser objetiva): a informação é objetiva, está numa formaprolixa?Relevância / Importância: a informação realmente é relevante / importante para você,seu departamento ou para a empresa?Compreensibilidade (Compreensível): a informação é inteligível, está num formatocompreensível?Consistência: a informação fornecida é consistente com outras fonte de dados, ouexiste mais de um número (valor) para a mesma informação, provavelmente vindade fontes diferentes?Conteúdo (Qualidade): Numa avaliação geral, como você classifica a qualidadeintrínseca das informações fornecidas?

cristiani passolongo

Documents