corso excel

Corso di Excel Avanzato

By Emanuela Usai

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1. Introduzione ai fogli elettronici

I fogli elettronici sono delle applicazioni che permettono di sfruttare le potenzialità di calcolo dei personal computer. Essi si basano su un’area di lavoro, detta foglio di lavoro, costituita da una griglia di righe e di colonne. L’intersezione tra una riga e una colonna è detta cella. Una cella è l’unità elementare di un foglio di lavoro, ognuna delle quali può contenere un dato che può essere del testo od una formula. Excel è un foglio elettronico ed ogni suo file è formato da 3 fogli di lavoro, ciascuno di 16384 righe e 256 colonne in una cartella.

2. Lavorare con Excel Excel con il comando File-nuovo crea cartelle che contengono 3 fogli, ma c'è comunque la possibilità di trattare più argomenti aggiungendo uno o più fogli dal menù Inserisci-Foglio di lavoro e rinominandoli a piacimento (un click col pulsante destro del mouse sulla linguetta del foglio predefinito alla voce Rinomina dal menu contestuale). Se vogliamo avere all’apertura di Excel impostato un numero di fogli maggiore, basta andare in Strumenti/Opzioni/Generale nella voce Fogli nella nuova cartella, ed indicare il numero preferito.


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Abbiamo dunque creato il file che il programma chiama Cartel1 (con i vari argomenti che lo compongono), a questo punto si possono inserire i dati che riguardano il nostro lavoro. Nella cella attiva si possono immettere due tipi di dati:

• un valore costante, cioè un numero o un testo; • una formula cioè una sequenza di valori, riferimenti di cella, funzioni e

operatori matematici che genera un nuovo valore partendo dai valori esistenti.

L’immissione può avvenire direttamente nella cella. Il contenuto della cella attiva viene visualizzato anche nella barra della formula.

Inoltre è possibile inserire nuove celle, righe o colonne tramite i relativi comandi del menù Inserisci – celle/righe/colonne e per eliminare scegliendo dal menù Modifica – elimina e dalla successiva finestra di dialogo scegliere celle/intera riga/intera colonna, metodo senza dubbio più veloce è quello di scegliere i relativi pulsanti nelle varie barre degli strumenti.

aggiunge rimuove righe

colonne celle

Se il numero immesso nella cella è troppo grande al posto di esso verrà visualizzato il suo numero di esponenziale. Per visualizzare correttamente il numero si può allargare la colonna o clickando col tasto destro del mouse sulla sua coordinata e scegliendo il comando Larghezza colonne, o posizionando il cursore tra una colonna e un’altra e trascinando il margine. Il comando di dimensionamento per righe e colonne è disponibile anche nel menù Formato.

Il contenuto di una cella può essere copiato in un’altra tramite il procedimento di copia e incolla. I comandi per copiare ed incollare, oltre che nella barra degli strumenti,


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sono disponibili nel menù Modifica. Per selezionare le celle desiderate si può:

• clickare sulla singola cella per renderla attiva; • clickare sulla cella di partenza e trascinare il cursore per selezionare un

gruppo di celle contigue; • clickare sulle celle tenendo premuto il tasto Ctrl per selezionare celle

non contigue; • clickare sulla coordinata della riga o della colonna per selezionarla tutta;

• clickare sul pulsante tra le coordinate A1 per selezionare l’intero foglio.

Se si vuole suddividere un foglio di lavoro in riquadri, per vedere contemporaneamente parti diverse dello stesso foglio si può usare il comando Dividi dal menù Finestra, dopo aver selezionato la riga successiva a la parte in cui verrà fatta la divisione.

Per eliminare la divisione basta scegliere il comando Rimuovi divisione. Funzioni molto importanti per quanto riguarda le tabelle sono quelle legate ai valori che non variano, in parole povere le funzioni copia e incolla che sono standard del


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Windows® riconoscibili con i soliti simboli ( e ) ma soprattutto quelle che riguardano le copie in serie e . Questi due miseri pulsantini consentono di copiare a sinistra a destra in alto ed in basso un valore, un testo o un formula contenuta in una cella. Come senza dubbio si sarà notato i pulsanti indicano delle direzioni (in basso e a destra) allora verrebbe da credere che sia possibile copiare solo verso queste direzioni.... ebbene no, basta tener premuto il tasto shift che il programma copierà in direzione opposta a quella della figura. Attenzione per usare queste funzioni bisogna selezionare (clickare sopra) le celle desiderate che devono per forza essere confinanti con la cella da cui deriva il valore da copiare. Quindi ricapitolando per copiare una cella (per esempio a sinistra) un certo numero di celle bisogna:

1. selezionare tante celle quante sono il numero di celle di cui si ha bisogno, a partire dalla cella confinante a sinistra con la cella contenente il valore da copiare;

2. tenere premuto il tasto shift e cliccare sul bottone .

Possiamo anche usare le voci dal menù modifica che indicano In alto e A sinistra

E' possibile copiare in serie anche con il solo uso del mouse, bisogna mettere il puntatore sull'angolo in basso a destra della cella contenente il valore da copiare, aspettare che il puntatore, che in genere è a forma di croce di colore bianco, diventi una croce di dimensioni più piccole e di colore nero, a questo punto bisogna cliccare e trascinare nella posizione cui si ha bisogno fino al numero di celle necessarie,

3. Formattazione celle Le celle hanno un formato numerico predefinito: il formato Generale: i numeri vengono visualizzati come interi, frazioni decimali o in notazione scientifica se troppo grandi per la casella. Per cambiare formato si usa il comando Celle dal menù Formato. Si possono creare formati numerici personalizzati scegliendo la categoria personalizzato. Per formattare i numeri si possono usare anche i bottoni presenti sulla barra degli strumenti.


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Si può anche impostare il formato data e ora sempre dallo stessa finestra. Tali date sono automaticamente trasformate da Excel in numeri per poterle usare in formule. Un modo molto pratico per formattare delle celle è usare il comando Formattazione Automatica dal menù Formato.

4. Formattazione condizionale

In sostanza si tratta di formattare (assegnare un formato, cioè un carattere, un colore di sfondo, una bordatura particolare...) una cella, che contiene un valore che ha per il nostro foglio di calcolo ha un significato importante, o che abbiamo bisogno di notare quando varia. Un esempio non può che aiutarci... Supponiamo che in una cella vogliamo che compaia la somma di una serie di numeri che variano, e che la somma debba essere raffrontata con un certo valore limite, possiamo pensare di assegnare una formattazione alla cella a seconda che il suo valore sia maggiore od inferiore al valore limite in modo da avere immediatamente la possibilità di decidere se la variazione che abbiamo apportato al foglio di lavoro possa essere accettabile o meno. Allora vediamo come si fa..... dal menu formato scegliamo formattazione condizionale, esce fuori una finestra di dialogo in cui il programma ci guida per ottenere il nostro risultato, la prima cosa da fare è definire che stiamo parlando del valore di una cella (anziché di una formula che è l'altra scelta), la seconda mossa è rapportare il valore della cella al valore o valori limite, scegliendo tra le varie opportunità:

Tra

Non compreso

Uguale a

Diverso da

Maggiore di

Minore di

Maggiore o uguale a

Minore o uguale a

Notate che cambiando la scelta tra i primi due criteri e gli altri cambia (ovviamente) anche la terza scelta, in quanto

per le prime due bisogna scegliere due valori limiti, al contrario delle altre a cui ne basta uno solo. Dimenticavo di dirvi che le funzioni uguale a e diverso da funzionano anche

con i testi.

Proviamo a capire cosa bisogna inserire nelle ultime caselle.... sono i valori limite, abbiamo diverse possibilità:

• inseriamo un numero, o un testo, il riferimento ad una cella, manualmente scrivendolo direttamente;

• clickando sul bottoncino a destra scegliamo con il puntatore del mouse la cella desiderata;


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• per i più bravi scriviamo una formula il cui risultato verrà confrontato direttamente senza essere visualizzato altrove.

Il passo successivo è la scelta del formato da assegnare clickando sul bottone dove c'è scritto formato... alla sua sinistra potrete verificare il risultato della cella che è stata creata (un’anteprima della cella formattata) nel caso in cui la condizione che avete appena dettata sia vera.

In fine notiamo che ci sono altri bottoncini verso il fondo della finestra, questi ci invitano ad aggiungere o ad eliminare delle condizioni. Eliminare condizioni è fin troppo semplice da capire, aggiungi, invece, ci riporta dritti all'esempio di prima, infatti se nella prima condizione abbiamo potuto chiedere di formattare in un certo modo una cella con un valore per es. minore di un valore limite, possiamo appunto aggiungere una condizione che stabilisca di formattare in un'altra maniera se la stessa cella è maggiore di stesso valore limite. Ultima dritta: attenzione per togliere la formattazione ad una cella sottoposta a questa funzione non sono sufficienti gli strumenti che compaiono sulla barra degli strumenti formattazione ma dobbiamo tornare sul comando formattazione condizionale ed eliminare le condizioni che non ci interessano più.


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5. Creazioni di serie di numeri o date

Partendo da una cella è possibile creare una serie di numeri o di date tramite il comando Riempimento Serie dal menù Modifica.

È possibile creare una serie di voci per il riempimento automatico personalizzato tramite il comando Opzioni del menù Strumenti, alla voce Elenchi.

6. Formule Le formule sono l’elemento fondamentale per lavora su Excel. Tramite le formule si possono effettuare addizioni, sottrazioni e calcoli più complessi. Una formula si distingue da un dato costante perché inizia sempre con il segno uguale. Nella formula ci sono operatori logici di testo o matematici e operandi, solitamente riferimenti a celle (=a6*a7; =b1/b4; =f5&f6). I riferimenti alle celle, tramite le loro coordinate servono per identificare le celle a cui applicare la formula. Un riferimento può essere:

• Relativo: che conserva le distanze e non la posizione fisica (a1); • Assoluto: che conserva la posizione fisica della cella ($a$1); • Misto: che conserva la posizione fisica o della colonna o della riga ($a1, a$1).

I riferimenti possono essere fatti anche tramite operatori: • Due punti: identifica l’intervallo di celle (a1:a4); • Punto e virgola: identifica l’unione delle celle (a1;a4); • Spazio: identifica l’intersezione di due intervalli (a1:a4 a1:c4);

I riferimenti possono essere estesi anche ad altri fogli della stessa cartella di lavoro e persino a diverse cartelle di lavoro. Un riferimento ad un altro foglio di lavoro si esprime come =Foglio3!a1. Un riferimento ad un’altra cartella si esprime come

=’C:\NOMECART\[NOMEFILE.XLS]Foglio3’!a1.


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Fondamentale è la possibilità di impostare formule che si ripetono per righe successive o colonne successive, il programma ci da la possibilità di impostare diverse formule, dalla semplice somma di una serie (non necessariamente messa sulla stessa riga o colonna), a formule più complicate che andremo a scoprire. Supponiamo di aver bisogno della somma di una serie di valori messi in colonna il modo più semplice è clickare sulla prima cella vuota in fondo alla serie e premere il tasto somma automatica, il programma restituirà la somma dei valori precedenti fino alla prima cella vuota sulla colonna. Nella barra della formula apparirà scritto un valore di questo tipo: =SOMMA(ßX:ßY) dove ß indica la lettera che identifica la colonna e x ed y il numero che identifica la riga, le parentesi indicano un intervallo, la scritta SOMMA indica l’operazione che si vuole compiere, ed il segno = indica al programma che in quella cella si ha intenzione di visualizzare il risultato della formula scritta di seguito. Dunque per immettere una formula abbiamo visto che è possibile anche non adoperare tasti ma direttamente far diventare attiva una cella e scrivere nella barra della formula rispettando alcune convenzioni. Chiaramente non è possibile ricordare per ogni formula l'esatta dicitura da immettere dopo il segno di uguaglianza perciò possiamo ricorrere al pulsante incolla funzione. Dopo aver premuto questo tasto ci apparirà una finestra di dialogo che ci chiederà di scegliere una formula.

Queste sono divise per argomenti (finanziarie, matematiche, logiche....), per le prime

volte consiglio di scegliere il tipo tutte in


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modo da rendersi conto delle potenzialità offerte da Excel, scelta una apparirà in basso una breve descrizione della formula stessa. Si può andare avanti scegliendo OK, a seconda della formula scelta apparirà una finestra di dialogo che contiene dei campi in cui inserire dei riferimenti, siano essi serie di valori compresi tra parentesi o celle singole. Si potrà inserire i suddetti valori o in maniera manuale o scegliendoli direttamente con il mouse sul foglio di lavoro, in basso apparirà in anteprima il risultato della formula se l'operazione è stata fatta correttamente, altrimenti indicherà un risultato di errore.

Una volta impostate le formule in maniera corretta è utile individuare le diverse relazioni tra le varie celle per individuare problemi che possono nascere dal mancato inserimento di alcuni dati che provocano un risultato falsato o problemi simili. Esistono per questo funzioni di controllo che individuano i valori che precedono altri

nelle formule con la funzione individua precedenti verranno messe delle frecce che indicano quali sono i valori che fanno scaturire un determinato risultato, con individua dipendenti invece il programma mette delle frecce che indicano quali sono i valori che dipendono da un altro, in questo modo seguendo il percorso indicato dalle frecce si possono controllare tutte le varie fasi dello sviluppo del problema fino a giungere al risultato finale. Per togliere tutte le frecce che a questo punto darebbero solo fastidio scegliamo il pulsante rimuovi tutte le frecce.


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7. Cerca Verticale Si tratta di una funzione che consente di restituire nella cella accanto ad un valore inserito un dato corrispondente, che si trova all’interno di una tabella. La sua sintassi è: CERCA.VERT(valore;tabella_matrice;indice;intervallo)

Valore: è il valore da ricercare nella prima colonna della matrice; può essere un valore, un riferimento o una stringa di testo.

Tabella_ matrice: è la tabella di informazioni nella quale vengono cercati i dati. Utilizzare un riferimento a un intervallo oppure un nome di intervallo, quale Elenco (vedi capitolo 8).

• Se l’intervallo è VERO, i valori nella prima colonna di tabella_matrice dovranno essere disposti in ordine crescente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ...; A-Z; FALSO; VERO. In caso contrario, CERCA.VERT potrebbe non restituire il valore corretto.

• Se l’intervallo è FALSO, non sarà necessario ordinare tabella_matrice.

• È possibile disporre i valori in ordine crescente scegliendo Ordina dal menu Dati e selezionando l'opzione Crescente.

• I valori nella prima colonna di tabella_matrice possono essere testo, numeri o valori logici.

• La funzione non rileva le maiuscole.

Indice: è il numero di colonna in tabella_matrice dal quale deve essere restituito il valore corrispondente. Indice uguale a 1 restituisce il valore nella prima colonna di tabella_matrice, indice uguale a 2 restituisce il valore nella seconda colonna di tabella_matrice e così via. Se indice è minore di 1, CERCA.VERT restituirà il valore di errore #VALORE!. Se indice è maggiore del numero di colonne in tabella_matrice, CERCA.VERT restituirà il valore di errore #RIF!.

Intervallo: è un valore logico che specifica il tipo di ricerca che CERCA.VERT dovrà eseguire. Se è VERO o è omesso, verrà restituita una corrispondenza approssimativa, ovvero il valore successivo più grande che sia minore di valore. Se è FALSO, CERCA.VERT troverà una corrispondenza esatta. Qualora non venga trovata alcuna corrispondenza, verrà restituito il valore di errore #N/D.

Osservazioni • Se CERCA.VERT non riesce a trovare valore e intervallo è VERO, utilizzerà il

valore più grande minore o uguale a valore. • Se valore è minore del valore più piccolo della prima colonna di tabella_matrice,

CERCA.VERT restituirà il valore di errore #N/D.


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• Se CERCA.VERT non riesce a trovare valore e intervallo è FALSO, CERCA.VERT restituirà il valore di errore #N/D.

Un esempio aiuterà a comprendere con maggiore facilità l’argomento in questione.

Prendiamo in considerazione una tabella di due colonne ed “n” righe, che si trova nel foglio2. Nella prima colonna scriviamo un elenco di anni che va dal 1995 al anno “n” e nella seconda il fatturato complessivo corrispondente per ciascuna data. Adesso nel foglio1 ci posizioniamo nella cella A2 e ci aiutiamo con il pulsante funzioni

che abbiamo visto nel capitolo 6. Si aprirà la nostra finestra con l’elenco delle funzioni e una volta fatto apparire Tutte le categorie che sono in ordine alfabetico cerchiamo la voce CERCA.VERT e diamo l’OK.

Adesso si aprirà una nuova finestra dove andranno inseriti dei dati. Partendo da valore diamo un click sul pulsante si apre la finestra Argomenti funzione…

selezionare nel nostro foglio la cella nel quale verrà inserito il dato necessario per la ricerca (es. 2003), in automatico la sua coordinata apparirà all’interno della finestra e se guardiamo bene anche nella barra delle funzioni. Facciamo un altro click nel pulsante e riappare la finestra col primo dato compilato.


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Adesso andiamo avanti e facciamo un click sul pulsante della voce Matrice_tabella selezioniamo nel nostro foglio la tabella contenente le due colonne con i dati da ricercare.

Alla voce Indice scriviamo il numero 2 per indicare che verrà trasportato il dato della seconda colonna ossia quella dei fatturati. Come ultima cosa, sotto la voce Intervallo scriviamo il valore logico Falso perché deve trovare una corrispondenza esatta. Ecco come ci apparirà la finestra tutta compilata:

Se selezioniamo la cella dov’è abbiamo inserito la nostra formula, guardando la barra delle funzioni vedremo come sintassi:

=CERCA.VERT(A1;Foglio2!$A$2:$B$11;2;FALSO)

Rimane solo di provarlo… quindi se scriviamo nella cella A1 ad es. 2003 nella cella A2 apparirà il fatturato di € 180.000,00.


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Se la cella A1 rimane vuota? Allora viene visualizzato il messaggio di errore #N/D… per ovviare a questo problema implementiamo la nostra formula indicando la condizione in cui se la cella A1 fosse vuota, deve assumere come valore blanc.

=SE(A1="";"";CERCA.VERT(A1;Foglio4!A2:B14;2;FALSO))

Adesso è perfetta! 8. Utilizzo di nomi

Per identificare più chiaramente una cella, un gruppo di celle, un valore od una formula posso utilizzare i nomi. Per definire tali nomi si può usare il comando Nome del menù Inserisci o la casella del nome dalla barra della formula. Questo verrà utile anche nella creazione di elenchi (vedi cap. 10).

9. Grafici Volanti Adesso vediamo un giochino che può essere utile se si ha bisogno di istogrammi che caratterizzino un foglio di lavoro e che siano di impatto visivo immediato. Per fare questo però, parliamo prima dei simboli che tramite i vari font abbiamo a disposizione ma che nella maggior parte dei casi non prendiamo neanche in considerazione. Partiamo dal codice ascii, questo codice permette di ricavare tutti i simboli ed i caratteri di cui hai bisogno associando ad ogni numero un carattere (o un simbolo). Con excel puoi provare a scoprire i simboli che hai a disposizione utilizzando la formula =codice.caratt(xy), (dove x ed y stanno per la colonna e la riga che identificano la cella in cui si trova il numero di cui vogliamo sapere il relativo carattere ascii), assegna alla cella un carattere tipo symbol o wingdings (sono solo due dei font che mettono a disposizione dei simboli....) e il gioco è fatto per metà. Si potresti anche non usare il codice ascii, (era solo per presentare una formula in più), in effetti si possono fare due colonne in cui in una metti le lettere ed i numeri con il carattere Arial o Times new roman o uno di quelli più usati, si fa una copia nella


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seconda colonna e poi selezionare e cambiando con un font che contiene simboli, si nota quale sia il suo simbolo corrisponde. Dopo aver visto tra i vari simboli a disposizione sceglirne uno che può rappresentare graficamente qualche cosa, una freccia particolare, un automobile, una nota musicale....., lo useremo per fare l'istogramma volante. Ora con una formula che dice "ripeti una certa lettera per un certo numero di volte" (=ripeti("x";n) dove x sta per il testo da ripetere ed n il numero di volte da ripetere), si può far comparire quanti simboli vuoi di uno stesso tipo in una determinata cella, nidificando un pò di formule si possono ottenere un grafico immediato, semplice da usare, personabilizzabile al massimo, e semplicissimo da stampare con i dati vicini.

10. Le macro Una macro è un insieme di comandi di Visual Basic che eseguono una serie di operazioni a nostra scelta ed è richiamabile con un nome od una semplice combinazione di tasti. Per creare una macro bisogna effettuare una registrazione della sequenza di operazioni necessarie per portare a termine una operazione complessa. Per registrare una macro bisogna scegliere il comando Registra nuova macro dal menù Strumenti.

Dopo aver dato un nome alla macro ed aver premuto il tasto Ok inizia la registrazione della macro che può essere terminata clickando sull’icona termina macro apparsa sullo schermo.

La stessa barra possiamo farla apparire facendo un click destro su un qualsiasi punto grigio della barra degli strumenti e selezionando la voce Visual Basic. Per capire meglio le macro facciamo un esempio? Supponiamo di avere più fogli che devono essere formattati nella stessa maniera per diversi lavori, chi, non conosce i macrocomandi, sprecherà il suo tempo formattando tutti i fogli uno alla volta, il metodo più veloce per fare lo stesso lavoro è quello di registrare una macro ed utilizzarla per formattare tutti i fogli successivi. Vediamo adesso come si fa.... dal menu strumenti scegliere il comando macro oppure clickando nella barra degli strumenti visual basic il comando registra nuova macro


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apparirà una finestrella che chiede il nome della macro, sceglierne uno e rispondere alla prossima casella che ti consente di assegnare una combinazione di tasti per consentire la esecuzione della macro che stai registrando.

Attenzione la combinazione è fatta dal tasto ctrl+"x" dove x sta per una lettera a nostra scelta, evitare di assegnare combinazioni già utilizzate dal programma. Per questo motivo controllare l’ultima parte di questo manuale che ti indica le combinazioni già usate. L’operazione successiva è quella di definire se la macro che si sta registrando la si vuole utilizzare solo per la cartella di lavoro su cui stai lavorando in questo momento oppure si vuole rendere disponibile anche per lavori diversi, se si opta per la seconda scelta, allora dal menù a tendina scegliere memorizza macro in: Cartella macro personale. L'ultimo cosa da fare è quello di inserire una breve descrizione di ciò che il macrocomando che state per eseguire andrà ad automatizzare, in modo che un'altro utente possa capire cosa succede se attiva il vostro lavoro. Ora clickando su OK e scomparirà tutto, adesso facciamo tutto ciò che serve per rendere il foglio elettronico sfruttabile al meglio... formattando, inserendo formule.... Al termine delle operazioni fermiamo la registrazione o dal menù strumenti/macro/interrompi registrazione oppure dal bottone della barra degli strumenti che nel frattempo è cambiato da un cerchio in un quadratino

. In questo modo è stato creato un macrocomando, chiaramente per verificare il tutto basta riportare il foglio nella condizione in cui era prima che si registrasse, e dopo


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aver clickato su esegui macro , andiamo a selezionare la macro col nome che gli era stato assegnato.

Automaticamente si eseguiranno tutte le operazioni che prima venivano fatte manualmente con un notevole dispendio di tempo. Cosa succede se scelgono le altre opzioni nella finestra esegui? Incrementa e modifica permettono rispettivamente di aggiungere altri comandi a quelli che si sono già assemblati nella macro e di cambiare i comandi già dati, ma se non si conosce il linguaggio di programmazione visual basic sono praticamente inutili!! Gli altri due comandi sono elimina ed opzioni... il primo è abbastanza intuitivo, mentre il secondo propone una finestra che permette di cambiare la combinazione di tasti e la descrizione del contenuto della macro.

ATTENZIONE!!!! Se scarichi dalla rete o ricevi un file da chi non conosci bene e questo contiene delle macro non fidarti, potrebbe contenere dei virus!!!


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11. Elenchi o database L’Elenco è un opzione molto utile in quanto consente di creare una lista e metterla ovunque nel foglio in cui si sta lavorando, magari anche di nascondere la riga o la colonna che la contiene e ritrovarsi una tendina nella cella convalidata che permetta di avere a disposizione la scelta di uno dei valori dell'elenco. Questo nel caso si voglia che l'elenco compaia, altrimenti è possibile togliere il segno di spunta alla casella Elenco nella cella e la cella convalidata anche se selezionata non cambia aspetto.

• Digitare le voci dell'elenco di riepilogo in un'unica colonna o un'unica riga. Se si digita l'elenco in un foglio di lavoro diverso da quello che contiene la cella di immissione dati, definire un nome per l'elenco (vedi cap. 7)

• Selezionare la cella in cui inserire l'elenco di riepilogo. • Scegliere Convalida dal menu Dati, quindi scegliere la scheda Impostazioni. • Selezionare Elenco dalla casella Consenti.

• Se l'elenco si trova nello stesso foglio di lavoro, immettere un riferimento all'elenco nella casella Origine box.


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• Se l'elenco si trova altrove, immettere nella casella Origine il nome definito per l'elenco (vedi cap. 8).

• Accertarsi che il riferimento o il nome siano preceduti dal segno di uguale (=).

• Accertarsi che la casella di controllo Elenco nella cella sia selezionata.

• Indicare se la cella può essere lasciata vuota selezionando o deselezionando la

casella di controllo Ignora celle vuote.

• Per visualizzare istruzioni di immissione opzionali quando si fa clic sulla cella, scegliere la scheda Messaggio di input, accertarsi che la casella di controllo Mostra messaggio di input quando viene selezionata la cella sia selezionata, quindi digitare il titolo e il testo del messaggio.


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Indicare la modalità di reazione all'immissione di dati non validi. Scegliere la scheda Messaggio di errore e accertarsi che la casella di controllo Mostra messaggio di errore quando i dati immessi non sono validi sia selezionata. Selezionare una delle seguenti opzioni per la casella Stile:

Per visualizzare un messaggio informativo che non impedisce l'immissione di dati non validi, scegliere Informazione.


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Per visualizzare un messaggio di avviso che non impedisce l'immissione di dati non validi, scegliere Avviso. Per impedire l'immissione di dati non validi, scegliere Interruzione. Digitare il titolo e il testo del messaggio (fino a 225 caratteri). Nota Se non si immette un titolo o un testo, il titolo predefinito sarà Microsoft Excel e il messaggio predefinito sarà Valore immesso non valido. Un utente ha stabilito delle limitazioni per i valori che è possibile immettere nella cella.

12. I grafici Il modo più comodo per creare un grafico nel foglio di lavoro è utilizzare il pulsante di autocomposizione grafico della barra degli strumenti, o il comando Grafico dal menù Inserisci, dopo aver selezionato l’intervallo interessato. Partirà una maschera di creazione guidata dei grafici a questo punto apparirà una finestra di dialogo che permetterà di scegliere il tipo di grafico (istogrammi bi e tri dimensionali, punti, curve, spezzate....),

poi verrà chiesto tramite un'altra finestra di dialogo quali sono i dati di origine, cioè la matrice dei dati che si vogliono rappresentare tramite un grafico, a questo punto bisogna impostare parametri come per esempio i titolo del grafico i nomi per gli assi,


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far apparire o meno la scala degli assi, l’inserimento di una legenda e di un etichetta sopra i dati...

Per modificare un grafico successivamente basta fare doppio click su di esso e utilizzare la barra degli strumenti che appare e modificare i colori. Per modifiche importanti come cambiare il tipo di grafico o l’origine dati, basta fare un click col destro del mouse ed apparirà la seguente finestra di scelta rapida.

Oltre a modificare i caratteri generali del grafico (si ricorda che per farlo il grafico deve essere attivato tramite doppio click) si possono modificare i singoli elementi che lo costituiscono (titoli legende e serie) tramite un doppio click su di essi.


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13. Convalida dei Dati La convalida dei dati forse è un argomento che potrebbe non interessare tutti, ma può svolgere un ruolo importante nella gestione di un foglio che viene usato da più utenti o che magari viene usato non molto frequentemente tanto da dimenticare qualche particolare che potrebbe compromettere la correttezza del lavoro. In sostanza si tratta di assegnare, ad una o più celle da riempire di un foglio di calcolo, un tipo di valore. Possiamo obbligare l'utente ad inserire una data, piuttosto che un testo o un valore numerico in modo da convalidare il valore ed evitare che si commettano errori banali. Allo stesso tempo possiamo fare in modo che quando l'utente seleziona la determinata cella da riempire si trova davanti una finestrella che lo guida suggerendo o dettando i valori da assegnare alla cella. Per fare questo, dopo aver selezionato una o più celle del foglio di calcolo che appartengono allo stesso tipo di dati, andiamo nel menù dati scendiamo fino a scegliere convalida, si aprirà una finestra di dialogo che si chiama appunto convalida dati. E' composta da tre parti:

• la prima, impostazioni, permette di impostare la convalida con i vari criteri, (che vedremo di seguito),

• la seconda, Messaggio di input, permette di visualizzare, una volta selezionata la cella in questione, un messaggio di avviso utilizzabile per guidare l'utente, questa funzione è disattivabile (togliendo il segno di spunta alla casella mostra messaggio di input quando viene selezionata la cella),

• la terza parte si chiama Messaggio di errore ed in maniera analoga alla precedente, è disattivabile. Quest'ultima si può generalizzare dividendola in altre tre parti a seconda del grado di restrittività che si vuole dare alla convalida dei propri dati. E' possibile dare un Messaggio di errore con un Interruzione in modo da interrompere il lavoro dell'utente fino a quando non inserisca un valore valido; l’altro metodo è con un avviso in questo caso se il valore immesso non è valido il programma ci da la possibilità di annullare l'immissione del dato errato oppure di proseguire, (diciamo che questo caso potrebbe essere utile se ci sono delle eccezioni nel tipo di dati); ultima possibilità dei messaggi di errore è informazione questo caso ha poco della convalida, si limita ad "informare" che è stato immesso un valore non valido e che se cortesemente volesse essere sostituito con uno diverso.

Per avere un quadro completo delle possibilità di convalida dei valori immessi nelle celle troverete di seguito una tabella riassuntiva.


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Qualsiasi valore Una convalida con qualsiasi valore serve solo a mostrare un messaggio di avviso

Numero intero* Si può immettere solo un numero intero (senza la virgola per capirci)

Decimale* Si possono immettere anche dei decimali Elenco Merita un discorso a parte

Data* Si può inserire delle date nella forma che varia a seconda del formato della cella (gg/mm/aa, oppure gg/mm/aaaa etc...)

Ora* Si può inserire un orario nella forma che varia a seconda del formato della cella (hh.mm, oppure hh.mm.ss etc...)

Lunghezza testo* Si può immettere qualsiasi valore che abbia un numero di caratteri che corrisponda ad un determinato criterio

Personalizzato Si può immettere un valore che corrisponda ad una formula personalizzata

* Per queste opzioni ce ne sono altre che permettono di impostare degli intervalli riassunte nella tabella successiva

Tra

Non compreso

Uguale a Diverso da

Maggiore di

Minore di

Maggiore o uguale a Minore o uguale a

Notate che cambiando la scelta tra i primi due criteri e gli altri cambia (ovviamente) anche la terza scelta, in quanto

per le prime due bisogna scegliere due valori limiti, al contrario delle altre a cui ne basta uno solo. .

La convalida a prima vista può sembrare noiosa ed inutile ma in alcuni casi evita di commettere errori, soprattutto se il foglio di calcolo viene usato da un utente diverso dall'autore del foglio stesso.


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14. Importare un file di testo Si può avere l’esigenza di importare all’interno di un foglio di calcolo dei dati provenienti da un file di testo. Per fare questo basta fare clic sulla cella in cui si desidera inserire i dati dal file di testo. Per evitare che i dati esterni vadano a sostituire ai dati esistenti, assicurarsi che il foglio di lavoro non contenga dati in basso o a destra della cella selezionata. Scegliere Importa dati esterni dal menu Dati, quindi Importa dati. Scegliere File di testo dalla casella Tipo file. Dall'elenco Cerca in, individuare e fare doppio clic sul file di testo che si desidera importare come intervallo di dati esterno. Si aprirà una finestra che guida l’utente passo passo, nelle specifiche di come si desidera dividere il testo in colonne, seguire le istruzioni in Importazione guidata testo, quindi scegliere Fine.

Scegliere Proprietà dalla finestra di dialogo Importa dati per impostare le opzioni di formattazione e di layout per i dati importati. Dalla finestra di dialogo Importa dati effettuare una delle seguenti operazioni: Per riportare i dati alla posizione selezionata nel passaggio 1, scegliere Foglio di lavoro esistente, quindi fare clic su OK. Per trasferire i dati ad un nuovo foglio di lavoro, scegliere Nuovo foglio di lavoro, quindi fare clic su OK. Microsoft Excel aggiunge un nuovo foglio alla cartella di lavoro e inserisce automaticamente l'intervallo di dati esterno nell'angolo superiore sinistro del nuovo foglio di lavoro.


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15. Creare un collegamento ipertestuale Il collegamento ipertestuale è uno strumento che ci consente tramite un semplice click su un oggetto (nome o figura) nel nostro foglio di lavoro, di spostarci su un’altra parte specifica del nostro foglio o su un altro foglio o addirittura in un altro file. Per creare un collegamento basta fare un click con il pulsante destro del mouse sull’oggetto in questione da utilizzare per rappresentare il collegamento, quindi scegliere Collegamento ipertestuale dal menu di scelta rapida. Scegliere Crea nuovo documento nella casella di gruppo Collega a nella parte sinistra della finestra di dialogo. Digitare un nome per il nuovo file nella casella Nome del nuovo documento . Per specificare una posizione diversa da quella visualizzata in Percorso completo, digitare la nuova posizione nella casella Nome del nuovo documento o scegliere Cambia e selezionare la posizione desiderata. Scegliere OK.

Per assegnare un suggerimento da visualizzare quando il cursore viene posizionato sul collegamento ipertestuale, scegliere Descrizione, digitare il testo desiderato nella casella Testo della descrizione, quindi scegliere OK.


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16. La stampa La prima operazione da fare è quella di selezionare la parte da stampare tramite il comando file-imposta area di stampa , seconda operazione vedere cosa ha intenzione di stampare Excel tramite il comando file-anteprima di stampa ora il programma visualizzerà una finestra di dialogo con diverse opzioni:

• succ. e prec. visualizzano la pagina prima e quella dopo nell'ordine di stampa; • stampa... lancerà la finestra di dialogo stampa in cui sarà possibile selezionare la

stampante da usare, il numero di copie da fare, quali pagine stampare....; • margini visualizza entro quali limiti del foglio verrà stampato, permette

oltretutto di modificarli spostandoli tramite il trascinamento con il mouse; • anteprima interruzioni di pag. appare la videata di Excel con il contenuto dei

fogli separati da linee tratteggiate di colore blu che indicano i fogli, queste linee possono essere spostate (spostando i relativi fogli) clickando con il tasto destro del mouse e trascinando la linea fino alla riga dove sembrerà più opportuno interrompere la stampa;

• imposta... è il tasto che permette più funzioni tra gli altri, per questo motivo ho deciso di parlarne in ultimo. Premendo questo tasto appare una nuova finestra di dialogo(imposta pagina) che contiene diverse sottocartelle:

• pagina: ci permette di scegliere il formato del foglio, il suo orientamento, la percentuale di ingrandimento o di riduzione che permetta di leggere al meglio il lavoro, la qualità di stampa...;

• margini: lo spazio da lasciare ai lembi del foglio; • intestaz./piè di pagina: permette di scegliere cosa scrivere prima dello

stampato e dopo, dando la possibilità di scegliere tra alcune formule già impostate...;

• foglio: è il più complicato da capire nella prima parte dove ci offre la possibilità (non accessibile dal comando file-anteprima di stampa), di scegliere quali righe e quali colonne ripetere in tutti i fogli che verranno stampati, questa opzione si può ottenere dal comando file-imposta pagina.... Nella seconda parte della finestra di dialogo si può scegliere di mostrare la griglia delle celle, la qualità della stampa, se stampare l'intestazione delle etc.


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SCORCIATOIE PER EXCEL E' troppo faticoso staccare una mano dalla tastiera per prendere il mouse? Sei stufo di usare il mouse? Hai fretta di staccarti dal pc e non vuoi perdere altro tempo prezioso?

Ok allora prova a vedere se tra le seguenti combinazioni di tasti trovi qualche aiuto!!

Per muoversi in un foglio di lavoro o in altre cartelle

CTRL+freccia Manda la cella attiva alla fine della serie di dati, oppure se le celle sono vuote alla fine del foglio di lavoro

HOME Manda la cella attiva alla prima cella della riga

CTRL+HOME Manda la cella attiva alla cella A1 (la prima in alto a sinistra) CTRL+END Manda all'ultima cella in basso a destra che contiene dati

PAG GIU' Muove il foglio di lavoro in giù

PAG SU Muove il foglio di lavoro in su

ALT+PAG GIU' Muove il foglio di lavoro a destra ALT+PAG SU Muove il foglio di lavoro a sinistra

CTRL+PAG GIU' Visualizza il foglio di lavoro successivo

CTRL+PAG SU Visualizza il foglio di lavoro precedente

CTRL+F6 o CTRL+TAB Visualizza la prossima cartella di lavoro aperta o la prossima finestra aperta

CTRL+SHIFT+F6 o CTRL+SHIFT+TAB

Visualizza la precedente cartella di lavoro aperta o la precedente finestra aperta

F6 Manda la cella attiva, nel caso in cui ci sono più riquadri, nel prossimo riquadro

SHIFT+F6 Manda la cella attiva, nel caso in cui ci sono più riquadri, nel riquadro precedente

CTRL+BACKSPACE Visualizza la cella attiva nel caso l'avessi persa di vista

F5 o CTRL+D Visualizza la finestra di dialogo VAI A SHIFT+F5 Visualizza la finestra di dialogo TROVA

SHIFT+F4 Ripete il comando TROVA equivale a TROVA SUCCESSIVO

TAB Muove la cella attiva tra celle non bloccate di un foglio di lavoro protetto


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Per fare anteprima di stampa e stampare

CTRL+P o CTRL+SHIFT+F12 Visualizza la finestra di dialogo STAMPA...

Nella finestra del preview

freccia Quando la pagina è zoommata la muove

PAG GIU' o PAG SU Visualizza la pag. successiva e precedente quando non zoommate

CTRL+ Freccia Su o CTRL+Freccia Sinistra Visualizza la prima pag. quando non zoommate

CTRL+Freccia Giù o CTRL+Freccia Destra Visualizza l'ultima pag. quando non zoommate

Per lavorare nei fogli di lavoro, grafici e macro

SHIFT+F11 o ALT+SHIFT+F1 Inserisce un nuovo foglio di lavoro

F11 o ALT+F1 Crea un grafico con la serie selezionata

ALT+F8 Visualizza la finestra MACRO

ALT+F11 Visualizza l'editor di Visual Basic CTRL+F11 Inserisce un foglio macro nella cartella di lavoro

SHIFT+CTRL+PAG GIU' Seleziona il foglio corrente e quello successivo

SHIFT+CTRL+PAG SU Seleziona il foglio corrente e quello precedente

Per formattare dati

CTRL+1 Visualizza la finestra FORMATO CELLE

CTRL+SHIFT+~ Applica il formato numero generico CTRL+SHIFT+$ Applica il formato valuta

CTRL+SHIFT+% Applica il formato percentuale

CTRL+SHIFT+^ Applica il formato numero esponenziale CTRL+SHIFT+# Applica il formato giorno – mese - anno

CTRL+SHIFT+@ Applica il formato ore-minuti AM o PM

CTRL+SHIFT+! Applica il formato numerico con due decimali e separatore di migliaia


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CTRL+SHIFT+& Applica il formato bordato alla cella

CTRL+SHIFT+_ Rimuove il formato bordato alla cella

CTRL+B Applica e rimuove il formato grassetto

CTRL+I Applica e rimuove il formato inclinato CTRL+U Applica e rimuove il formato sottolineato

Per immettere valori nei fogli di lavoro

SHIFT+ENTER Completa la cella e sposta la cella attiva in quella superiore

TAB Completa la cella e sposta la cella attiva in quella a destra

SHIFT+TAB Completa la cella e sposta la cella attiva in quella a sinistra

CTRL+DELETE Cancella tutto dal punto in cui si seleziona il testo fino alla fine

F4 o CTRL+Y Ripete l'ultima azione

SHIFT+F2 Inserisce un commento nella cella attiva CTRL+F3 Visualizza la finestra DEFINISCI NOME (cella)

CTRL+K Inserisce un riferimento ipertestuale in una cella

F3 Inserisce il nome di una cella in una formula

SHIFT+F3 Incolla una funzione in una formula

F9 Calcola tutti i fogli in tutte le cartelle di lavoro aperte

CTRL+ALT+F9 Calcola tutti i fogli nella cartella di lavoro attiva ALT+= Inserisce la formula SOMMA AUTOMATICA

CTRL+; Inserisce la data

CTRL+SHIFT+: Inserisce l'ora

CTRL+' Mostra la formula se la cella ne contiene una oppure copia la formula della cella superiore

ALT+Frecci GIU' Mostra la lista del completamento automatico del testo

SHIFT+F9 Calcola il foglio di lavoro attivo


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Indice 1. Introduzione ai fogli elettronici

2. Lavorare con Excel

3. Formattazione celle

4. Formattazione condizionale

5. Creazioni di serie di numeri o date

6. Formule

7. Cerca Verticale

8. Utilizzo di nomi

9. Grafici Volanti

10. Le macro

11. Elenchi o database

12. I grafici

13. Convalida dei Dati

14. Importare un file di testo

15. Creare un collegamento ipertestuale

16. La stampa

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