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COOPERATIVA DEL SUR DEL CAUCA - COSURCA
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS ACTA No: 012 LUGAR: Sede de Cosurca, Vereda El Descanso, Parcelación la Acequia,
Municipio de Timbío, Cauca. FECHA: marzo 29 de 2021 HORA: 9:00 A.M. Siendo las 9:00 A.M del día lunes 29 de marzo de 2021, nos reunimos de manera ordinaria, los representantes legales de las organizaciones de base de Cosurca, de manera presencia en las instalaciones de la Cooperativa del Sur del Cauca - COSURCA, de acuerdo a comunicación escrita enviada a cada uno de los miembros de la asamblea general y fijada en cartelera de las instalaciones de la cooperativa Cosurca, con fecha 22 de febrero del año que transcurre, firmada por los señores presidente y secretario del Consejo de Administración, para discutir y desarrollar el orden del día propuesto.
1. Saludo de bienvenida a cargo del señor presidente del Consejo de Administración.
2. Llamado a lista y verificación del quórum. 3. Aprobación del orden del día. 4. Nombramiento de Presidente y Secretario Ad hoc. 5. Presentación de informes de gestión 2020.
5.1. Informe de gestión Consejo de Administración. 5.2. Informe de gestión Junta de Vigilancia. 5.3. Informe de gestión Gerencia. 5.4. Informe del presupuesto de costos y gastos ejecutado 2020.
5.5. Informe plan operativo Fair Trade 2020. 5.6. presentación de propuesta de distribución prima Fair Trade 2021. 5.7. Presentación y aprobación de estados financieros 2020 5.8. Presentación de la propuesta y distribución de excedentes 2020. 5.9. Dictamen de Revisor Fiscal 5.10. Presentación del informe de comité de educación. 5.11. Presentación del informe del comité de solidaridad. 6. Elección de Consejo de Administración 7. Elección de Junta de Vigilancia 8. Proposiciones y varios. 9. lectura y aprobación del acta 10. Cierre de la sesión.
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DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA
1. Saludo de bienvenida a cargo del señor presidente del Consejo de Administración.
El Señor Adonay Ledezma Tálaga, Presidente del Consejo de Administración de la Cooperativa del Sur del Cauca–Cosurca, presentó a los asistentes un saludo de bienvenida y agradeció por la asistencia a la Asamblea General ordinaria de Asociados, a su vez invita a todos los asociados para que con anterioridad a la asamblea estén atentos a los diferentes reportes enviados por la Cooperativa a fin de que estén al día en los estados de cuenta de cada organización y permanezcan hábiles para votar en las diferentes decisiones requeridas para el buen funcionamiento de la empresa.
2. Llamado a lista y verificación del quórum.
Al llamado a lista respondieron los doce (12) organizaciones asociadas tal como a continuación se relacionan: , lo cual comprobó la existencia de quórum de liberatorio y decisorio.
N° NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
ORGANIZACIÓN QUE REPRESENTA.
1 Denis Omar Delacruz Muñoz MUNICIPIO DE PATIA.
2 Adonay Ledezma Tálaga ASPROSI
3 Rodrigo Dorado Ruiz ASPROSUCRE
4 Héctor Juvenal Gómez ASPROALMAGUER
5 Edgar A. Coronel ASPROBALBOA
6 María Aurelia Navia ASPROSANLOR
7 Bernardo Flor ASOCAMP
8 Luis Edilberto Jiménez ASOPROA
9 Leo Marín Galíndez ASPROCOP
10 Ana Ilia Majin ASPROSUR
11 Javier Moreno Ijaji ASPROASIC
12 José Audelo Ortega Frutas y Futuro
Sin embargo, haciendo revisión de la lista de socios hábiles e inhábiles se encontró que la organización Frutas y Fututo no está al día con los aportes correspondientes al año 2020, por lo que participará de la reunión con Voz pero sin Voto. Las demás organizaciones se encuentran al día comprobando la existencia de quórum de liberatorio y decisorio.
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Por otra parte, se contó con la participación como invitados de las personas que a continuación se relacionan quienes participaron como invitados.
Nombre de participantes Cargo
René Ausecha Cháux Representante Legal de Cosurca
Fabián Ernesto Erazo Revisor fiscal de Cosurca
Luis Fernando Vergara Asesor Jurídico
Freddy Edison Urbano Moreno Coordinador Comercial
Lupercio Angulo Velazco Departamento de Gestión y Cooperación solidaria.
Cesar Tulio Bastidas Departamento Contable
Bibiana Bolaños Departamento Financiero
Sandra Milena Pantoja Coordinadora Producción y ventas
Ruber Papamija Coordinador Departamento técnico
Carolina Ante Campo Secretaria General
Rosa Mileidy Cruz Contador organizaciones de base.
Rigoberto Bastidas Auxiliar Tesorería.
Yohan Jarvy Ledezma Coordinador proyecto Maní
Diego Armando Estevez Facilitador técnico cacao orgánico
Anexo No 1: Listado de asistencia.
3. Aprobación del orden del día.
Una vez leído el orden del día por parte del Señor Denis Omar Delacruz Muñoz, secretario del Consejo de Administración, este fue sometido a consideración de la Asamblea por el Señor Adonay Ledezma Tálaga, presidente del Consejo de Administración, el señor Rene Ausecha Chaux, solicita a los asistentes que en el punto de proposiciones y varios sea puedan tratar temas relacionados con el nombramiento de Revisor Fiscal, Gestión para la adquisición de predio para ampliación de la infraestructura de COSURCA y la creación de un Fondo de Compensación. Los asambleístas estuvieron de acuerdo con la propuesta, luego de algunas discusiones y aclaraciones el orden del día fue aprobado de manera unánime.
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4. Nombramiento de presidente y secretario Ad hoc.
Los asambleístas propusieron para estos cargos a los representantes legales de las organizaciones: ASPROCOP y ASOCAMP señores Leo Marín Galíndez y BERNARDO FLOR quienes fueron nombrados presidente y secretario respectivamente, los nombrados tomaron posesión de sus cargos y de esta manera se continuó con el orden del día.
5. Presentación de informes de gestión 2020.
5.1 Informe de gestión Consejo de Administración.
El Señor Adonay Ledezma, presidente del Consejo de Administración de la cooperativa sustentó a los asistentes el informe de gestión correspondiente al año 2020, el cual estuvo enmarcado en 22 objetivos con sus respectivas actividades, tiempos verificación y ejecución resaltando la siguiente información: Objetivo 1: Cumplir el mandato Estatutario.
Resultado:
▪ Se realizaron 9 reuniones de Consejo de Administración presenciales y virtuales de las cuales 6 fueron ordinarias y 3 extraordinarias para analizar y proyectar el presupuesto, planes de trabajo, plan de contingencia COVID 19, autorización de obras de infraestructura, situación comercial y financiera de la cooperativa producto de la crisis mundial generada por la pandemia, informes periódicos y asambleas.
▪ Se realizaron 3 asambleas, de las cuales dos fueron extraordinarias una para el planeamiento del año 2020 y la otro para presentar informes de avance de la gestión del año 2020 y una ordinaria para presentar la gestión del año 2019.
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Objetivo 2: Contribuir en la formulación y ejecución del plan de desarrollo 2019 -2023. Resultado:
▪ En Asamblea General Extraordinaria del mes de septiembre, fue discutido y
aprobado el plan de desarrollo COSURCA 2019 – 2023, el cual definió la
ruta a seguir durante los 5 años, en materia económica, política, socio –
cultural y ambiental.
Objetivo 3: Evaluación de las acciones del gerente y su equipo de trabajo. Resultado:
▪ En reuniones de Consejo de administración se evalúo y autorizó las acciones de la gerencia relacionadas con: Revisión y aprobación de planes de trabajo, presupuesto general y plan de negocios, Informes de gestión del año 2019, Proyectos formulados y avances en la gestión administrativa, financiera y comercial, Acciones requeridas en el plan de contingencia generado por la pandemia COVID .19, Autorización para el financiamiento de la cosecha cafetera 2020, Modificaciones presupuestales y comerciales debido a las dificultades generadas por la pandemia, Acciones organizacionales y políticas de la cooperativa como ente integrador de las asociaciones de base.
Objetivo 4: Aprobar las propuestas de la Gerencia relacionadas con el desarrollo productivo, agroindustrial y comercial. Resultado:
▪ Durante el año 2020 no se realizó modificación del organigrama y líneas de
acción.
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Objetivo 5: Revisar y autorizar a la Gerencia para ejecutar gastos, firmar contratos y convenios relacionados con COSURCA, por cuantía superior a 160 SMMLV, de acuerdo a lo aprobado en la reforma estatutaria de diciembre de 2015. Resultado:
▪ Se autorizó al gerente, para realizar la gestión de financiamiento nacional e internacional para la comercialización de la cosecha cafetera del año 2020, con Root Capital, INCOFIN y Banco de Bogotá respectivamente.
▪ Aprobación para la gestión y firma de acuerdos para el financiamiento del
plan de contingencia con Coop Coffee, Fundación Interamericana – IAF, Root Capital y Deans Beans.
▪ Se autoriza a la gerencia la firma del convenio CO 592 con la Fundación
Interamericana - IAF, denominado “Vinculación de jóvenes campesinos vulnerables a procesos de educación superior pertinente en el Macizo Colombiano, Centro y Sur del Cauca- Colombia”.
Objetivo 6: Revisar el cumplimiento en la adquisición de las fianzas de Gerente y Tesorera de COSURCA. Resultado:
▪ Se verificó la existencia de la adquisición de pólizas que ampara los activos y la infraestructura de la empresa expedidas por Aseguradora Solidaria de Colombia.
Objetivo 7: Examinar y aprobar en primera instancia, las cuentas, balances, que han de presentarse a la asamblea general junto con el proyecto de distribución de excedentes. Resultado:
▪ Se analizó, reviso y aprobó en asamblea general ordinaria las cuentas,
balances y proyecto de distribución de excedentes correspondientes al año
2019.
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Objetivo 8: Decidir sobre el ingreso, retiro o sanción de los asociados. Resultado:
▪ En el 2020 la Asociación de Productores Agroecológicos de la Sierra –
Cauca – ASPROASIC, solicitó el ingreso y fue aceptada.
▪ Se tramitó requerimiento a la organización ASPROSUR por pérdida de
dineros de la comercialización 2019.
▪ Se dio inicio a la apertura de pliego de cargos a la organización ASOCAFE
de Florencia – Cauca, por incumplimiento al marco normativo de la
cooperativa Cosurca.
Objetivo 9: Decidir sobre la afiliación de COSURCA a otros organismos afines o
complementarios.
▪ Durante el 2020 no se presentaron ni tramitaron solicitudes de afiliación a
otros organismos afines o complementarios.
Objetivo 10: Presentar informes de gestión a la asamblea general.Convocar a la asamblea general a sesiones ordinarias y extraordinarias. Resultado:
▪ Se elaboró y presentó en asamblea general ordinaria la gestión y ejecución realizada durante el año 2019 y un informe de avance con corte a julio de la gestión 2020.
Objetivo 11: Realizar seguimiento a la inversión de recursos FLO en las organizaciones de base y en COSURCA. Resultado:
▪ Se verifico y aprobó el plan operativo FairTrade con su respectivo presupuesto para el año 2020.
▪ Se realizó verificación de la ejecución de la prima Fair Trade 2019 en COSURCA a través de informe presentado en asamblea.
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Objetivo 12: Dar cumplimiento a las disposiciones del Fair Trade: FLO, SPP, GEPA, WFT, y otros. Resultado:
▪ Se acompañó la inspección externa virtual realizada por IMO CERT para
renovación de la certificación orgánica y SPP para Cosurca y sus
Organizaciones de base.
Objetivo 13: Representar al Consejo de Administración en las reuniones del comité directivo de convenios o proyectos que ejecute COSURCA. Resultado:
▪ El Consejo de Administración asistió a reuniones de: programación de acciones para el desarrollo del proyecto CO 592, avances en la gestión académica y normativa de CORPOCAMINOS y en el diseño de proyectos y autorización en firma de convenios
Objetivo 14: Representar al Consejo de Administración en las reuniones de auditorías de FLO, IMO CERT, proyectos de cooperación o de organismos reguladores del estado. Resultado:
▪ El Consejo de Administración participó de los procesos y procedimientos de auditoria en el convenio CSO/LA/2016/380-322 DUE – COSURCA y CSO/LA/2017/394-046 DUE – FCC.
▪ Instalación, desarrollo y cierre de la auditoría realizada por IMO Cert para
renovación de certificación orgánica y SPP.
▪ Talleres preparatorios, para la ejecución y auditoria del convenio CO 592 suscrito con la Fundación Inter Americana – IAF.
Objetivo 15: Realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades y tareas de los comités de solidaridad y educación. Resultado:
▪ En asamblea se verificó la ejecución de los recursos de los fondos de solidaridad y educación, correspondientes a los excedentes 2018,
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presentados en el informe de ejecución del año 2019 y en septiembre del 2020, fue presentado un informe de avance de la ejecución de los fondos.
Objetivo 16: Mejorar el conocimiento de los procesos políticos, organizacionales, Administrativos y financieros de Cosurca y las organizaciones de base orientado a la formación en economía solidaria y el cooperativismo. Resultado:
▪ Se participó de capacitaciones y foros presenciales y virtuales relacionadas con cooperativismo y economía solidaria enmarcados en el plan de trabajo 2020.
Objetivo 17: Autorizar las representaciones internacionales de la Cooperativa.
Resultado:
▪ Los Eventos nacionales e internacionales a partir de mediados de marzo fueron suspendidos por las disposiciones normativas para hacer frente a la pandemia COVID -19, la gestión de mercado, financiera y de cooperación fue desarrollada a través de reuniones virtuales.
Objetivo 18: Dar continuidad a la conformación de los comités políticos en las organizaciones de base. Resultado:
▪ Las organizaciones ASPROSI, ASPROALMAGUER, ASOCAMP,
ASPROSUCRE, ASPROSANLOR, ASOPROA. conformaron sus comités
políticos para avanzar en el trabajo articulador.
Objetivo 19: Hacer seguimiento a la acreditación de dos carreras técnicas y al inicio de actividades académicas de al menos una carrera de la Corporación Técnica Caminos del Suroccidente Colombiano – CORPOCAMINOS. Resultado:
▪ Fue protocolizada la escritura pública en notaria única de Timbío – Cauca y notificado al Ministerio de Educación Nacional – MEN.
▪ Se conformó un equipo de trabajo para revisar y ajustar los documentos técnicos de las carreras.
▪ Los documentos exigidos en el decreto 1330 exigidos por el MEN aún no gozan de completud para someter las carreras a reconocimiento.
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▪ Se trabajó en los borradores de dos diplomados y se ejecutó de manera virtual uno denominado Turismo en territorios sostenibles.
Objetivo 20: Continuar con los procesos jurídicos en defensa de COSURCA. Resultado:
▪ Se han realizado reuniones para solicitar y obtener asesoramiento jurídico en
relación a los siguientes temas: Pérdida de dinero de operaciones comerciales en la organización ASPROSUR, demanda laboral de la señora Jannet Gustin y de la señora Patricia Calderón en estado de casación, registros marcarios, lemas comerciales ante la Superintendencia de Industria y Comercio y el INVIMA.
Objetivo 21: Fortalecer el funcionamiento de los museos comunitarios existentes y estudiar la viabilidad de la conformación en otras organizaciones. Resultado:
▪ Durante el 2020 y en la actualidad se está trabajando en la adecuación de la infraestructura de los museos existentes y en la apropiación de nuevos elementos a fin de hacer una reapertura una vez las condiciones sanitarias lo permitan.
▪ En el momento no se ha avanzado en la creación de una nueva casa museo.
Objetivo 22: Apoyar el desarrollo y cumplimiento de los diferentes proyectos en formulación, gestión, ejecución y liquidación. Resultado:
▪ El Consejo de Administración ha participado en las discusiones para orientar la política económica y emprendimientos de la Cooperativa, a su vez ha participado en el seguimiento y evaluación de los mismos.
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Luego de haber sustentado el informe de gestión de Consejo de administración, este fue sometido a consideración de la asamblea quienes no tuvieron observación alguna al informe presentado, siendo aprobado por unanimidad. Anexo No 2: informe de gestión Consejo de Administración 2020 . 5.2. Informe de gestión de la Junta de Vigilancia. El informe de gestión 2020 de Junta de vigilancia fue sustentado por el señor Rodrigo Dorado Ruiz, el cual socializo los resultados obtenidos a los objetivos planteados:
Objetivo 1: Cumplir con los roles encomendados estatutariamente a la junta de
vigilancia.
Resultado:
▪ Se participó en 3 asambleas, 2 extraordinarias y 1 ordinaria, donde la Junta
de Vigilancia presentó plan de trabajo 2020, informe de avance del año 2020
e informe de gestión correspondiente al año 2019.
▪ Se participó de 4 reuniones al interior del Consejo de administración y otras
instancias así: los días 8 de mayo,13 de julio, 03 y 10 de noviembre de 2020,
como delegado de Junta de Vigilancia trabajando sobre los siguientes temas:
plan de contingencia COVID 19, Ajuste al plan de inversiones y presupuestal,
Seguimiento a la situación comercial, financiera y de la deuda de la
organización ASPROSUR, pliego de cargos organización ASOCAFE, estudio
para la afiliación de la asociación ASPROASIC, gestión de registro calificado
de carreras de CORPOCAMINOS.
Objetivo 2: Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios cooperativos.
Resultado:
▪ En las reuniones donde la Junta de vigilancia ha participado como
observador se ha verificado que los actos de los órganos de administración
se ajustan a las prescripciones legales estatutarias.
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▪ La Junta de Vigilancia ha evaluado y validado los informes presentados en reuniones y asambleas relacionados con la parte contable, financiera y administrativa, de gestión social; sin embargo, no se ha logrado estar 15 días antes debido a la sobre carga de trabajo y al extenso en el contenido de los mismos.
▪ En reuniones se ha verificado que los asociados cumplan con los estatutos y disposiciones legales en aspectos organizacionales, financieros, contables, comerciales y jurídicos.
▪ Se ha verificado el cumplimiento en el quorum y el agotamiento del orden
del día de las reuniones de Consejo de Administración y asambleas.
▪ La Junta de vigilancia conoce y hace seguimiento los asuntos jurídicos y a
las acciones desarrolladas por el Consejo de Administración y la Gerencia
relacionados con: demandas laborales, una de la señora Patricia Calderón
y otra de la Señora Jannet Gustin.
▪ La Junta de vigilancia conoce el informe de Revisor Fiscal relacionado con los Estados Financieros, los Fondos y distribución de excedentes.
▪ En los últimos tres años se ha observado una mejoría en la presentación de los Informes contables y financieros atemperados con las normas NIIF.
Objetivo 3: Velar de tal manera que el funcionamiento de la cooperativa se rija bajo las normas estatutarias y solidarias
Resultado:
▪ Se ha verificado que la Cooperativa se rige bajos las normas estatutarias y
solidarias, por tanto, no ha sido necesario llamados de atención o recurrir a
estas instancias.
Objetivo 4: Velar por el buen trato y a la prestación de los servicios a los asociados y demás entes administrativos y solidarios.
Resultado:
- A la fecha no se han recibido por escrito queja, petición o reclamo por parte de asociados, administrativos y solidarios.
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Objetivo 5: Velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello
Resultado:
▪ Se solicitó al Consejo de Administración un informe de seguimiento a la organización ASPROSUR, relacionado con la información financiera debido al endeudamiento que presento en la comercialización cosecha 2019.
▪ Fue avalado el procedimiento del Consejo de Administración, relacionado con la apertura de un pliego de cargos a la organización ASOCAFE, motivado por incumplimientos normativos en materia estatutaria, financiera, comercial y organizacional.
Objetivo 6: Tener listado de asociados hábiles de las organizaciones que permitan participar en las asambleas con voz y voto.
Resultado:
▪ Se ha realizado una verificación de asociados hábiles e inhábiles requerido
en asamblea ordinaria, encontrando inhábiles a las organizaciones
ASPROSUR y FRUTAS FUTURO debido a no estar al día con los aportes.
Objetivo 7: Participar en comités preestablecidos en los estatutos o los que sean creados por la asamblea.
Resultado:
▪ Un delegado de la Junta de Vigilancia participa en el comité de educación y
conoce los informes y gestiones que se adelantan hasta la fecha.
Objetivo 8: Verificar el cumplimiento de los planes de trabajo de Consejo de Administración, Gerencia, equipo técnico y comités.
Resultado:
▪ En el 2020 fueron realizados tres verificaciones así: Una reunión de verificación para la presentación de planes de trabajo 2020, Una reunión para conocer el informe de gestión 2019 y una reunión para conocer la gestión adelantada hasta el mes de julio del año 2020.
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Objetivo 9: Verificar en conjunto con el asesor jurídico que los estatutos estén acordes con la normatividad vigente y funcionamiento de la cooperativa.
Resultado:
- A la fecha no se han realizado ajustes a los estatutos.
Objetivo 10: Verificar que el plan de capacitaciones de las diferentes áreas se cumpla en las organizaciones de base.
Resultado:
▪ Se participó en capacitaciones presenciales realizadas por equipo técnico de campo, quienes asumieron tareas del equipo regional.
▪ Formación política a través de foros virtuales con la participación de Faro Social del Cauca, CORPOCAMINOS, solidarios locales, nacionales e internacionales.
▪ Participación en capacitación en Derechos Humanos y en alertas
tempranas en el territorio, orientada por la Fundación Interamericana y Seal
Colombia.
Objetivo 11: Velar por que los lineamientos y requerimientos de la cooperativa y las diferentes instancias de nivel nacional e internacional se cumplan.
Resultado:
▪ Se verificó junto con el Coordinador del departamento comercial, los informes relacionados con la liquidación de materia prima, encontrando que estos procesos se realizan en un plazo no mayor a 15 días hábiles.
▪ Se verificó que la liquidación y giro de primas Fair Trade y sobre precios de las organizaciones fueron realizadas dentro de los tiempos estipulados.
Objetivo 12: Rendir informes sobre sus actividades a la asamblea general.
Resultado:
▪ Fueron presentados ante asamblea plan de trabajo 2020, informe de avance 2020 e informe de gestión correspondiente al año 2019.
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Objetivo 13: Verificar que los procedimientos para el ingreso, sanción o exclusión de asociados se hagan de acuerdo a la normatividad vigente.
Resultado:
▪ Se revisó el requerimiento de afiliación de ASPROASIC, el cual goza de aceptación por parte del Consejo de Administración.
▪ Fueron revisados los procedimientos para la apertura de pliego de cargos a la organización ASOCAFE.
Una vez sustentado el informe de gestión de la junta de vigilancia, este fue sometido a consideración de la asamblea, Luego de algunos comentarios la asamblea lo aprueba de manera unánime.
Anexo N° 3. Informe de junta de vigilancia 2020.
5.3. Informe de gestión Gerencia 2020.
El informe gerencia 2020 fue sustentado por el señor Rene Ausecha Chaux, quien manifiesta a los asistente que este recoge los elementos y alcances de los departamentos y áreas de la Cooperativa Cosurca, en ese sentido informá lo siguiente:
Área administrativa financiera y contable:
▪ Fueron formulados y aprobados 7 planes de trabajo enmarcados dentro del plan de desarrollo Cosurca 2019 – 2023.
▪ El plan de desarrollo 2019 – 2023 fue formulado y aprobado en asamblea
extraordinaria realizada en el mes de septiembre del año 2020.
▪ Fue formulado un presupuesto general de costos, gastos e inversiones para el 2020.
▪ Fue formulado el plan de negocios 2020, el cual involucra trillas de café, acopios y exportaciones, agroindustria de café, panela, derivados de frutas y desarrollo de nuevos proyectos.
▪ Se realizó la contratación de personal, obras y suministro de la siguiente manera: Laborales: 41, Obras y suministros: 17, OPS: 6, lo anterior, de acuerdo a la asesoría jurídica y las autorizaciones presupuestales. Debido a las restricciones generadas por la pandemia el personal administrativo y de campo realizó trabajo en casa, lo cual implico el desarrollo de reuniones virtuales para la coordinación y desarrollo de actividades.
▪ Se realizaron reuniones de asesoría jurídica para tratar asuntos relacionados con: Pérdida de dinero de operaciones comerciales en la organización
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ASPROSUR, demanda laboral de la señora Jannet Gustin y Patricia Calderón el cual se encuentra en estado de casación, tramite de registros marcarios y lemas comerciales ante la Superintendencia de Industria y Comercio y el INVIMA, exclusión de la asociación ASOCAFE.
▪ Se formularon y adelantaron gestiones de proyectos ante cooperantes tales como: Unión Europea, Fundación Interamericana IAF, Etiquable, Deans Beans, Café Femenino, Coop Coffee y Root Capital, los cuales tenían como objetivo apoyar el financiamiento de la asistencia técnica en cacao y avances en Corpocaminos, atención de plan de contingencia COVID 19, asistencia técnica para la producción de maní, mejoramiento de cocinas, asistencia técnica y producción alimentaria.
▪ En el marco del plan de contingencia fueron contratados y entregados suministros al sistema organizativo de Cosurca relacionados con: tapabocas, jabón en barra, afiches educativos, lava manos, alcohol, gel, termómetros y trajes anti fluido a equipo técnico.
▪ Fueron entregados mercados a familias vulnerables de Timbío y Popayán. ▪ Fueron presentados los informes finales de los proyectos DUE –
COSURCA y del proyecto IAF – COSURCA CO – 579. ▪ Fue presentada información contable y financiera a financiadores
internacionales y Banca nacional. ▪ El financiamiento de la cosecha 2020 fue por un valor de $6.504.973.576, de
los cuales Root Capital financio el 71,2%, Incofin el 20.3%, Expocosurca el 0.7% y Banca nacional el 7.6%.
▪ Se participa y se presentan informes a Asambleas y Consejo de Administración .
▪ Fueron presentados los Estados Financieros 2019 a la Asamblea General Ordinaria realizada el día 08 de junio de 2020.
▪ La información contable y financiera 2020 está al día y fue presentada en la asamblea general Extraordinaria del día 21 de septiembre de 2020.
Mejorar las condiciones físicas y locativas para el buen desempeño del equipo de trabajo.
▪ Las obras adelantadas hacen referencia a: casetas para desinfección, registro, sala de espera y baño, modificaciones y reparaciones a equipos y maquinaria de planta trilladora, modificación de flujos de procesos, desmonte, traslado y montaje de silo de secado, modificaciones a las redes eléctricas internas, cimentación y construcción de nueva bodega.
▪ Se adelantaron reuniones con la curia de Timbío y Popayán para explorar la posibilidad en la adquisición de un predio sin llegar a acuerdo.
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Área comercial.
- En el año 2020, fue formulado un plan de negocios, alcanzando las siguientes metas:
▪ Café pergamino orgánico Fair Trade: 523.919 Kg que corresponde al 95%.
▪ Café Pergamino Tradicional Fair Trade: 163.241 que corresponde al 102 %.
▪ Café pergamino convencional especial 82.719 que corresponde al 26%.
▪ De las organizaciones quien tuvo el mayor porcentaje de participación en el acopio de café orgánico fue ASOPROA con un 26%, seguido de Asprosanlor con un 18% y Asprosucre con un 15%.
▪ En cuanto al acopio de café convencional algunas organizaciones como ASOCAMP, ASPROBALBOA y ASPROCOP, superaron la proyección estimada.
▪ De acuerdo a los comparativo de acopio del año 2010 a 2020 hay tendencia de crecimiento en café orgánico.
▪ Fueron acopiados 2.700 kg de panela pulverizada los cuales fueron comercializados en el mercado nacional, las dificultades generadas por la pandemia dificultaron los diálogos para establecer acuerdos para la exportación.
▪ 11.792 unidades de refrescos Delisur comercializados a través de la estrategia del autoconsumo de asociados y trabajadores, la pandemia y las exigencias del INVIMA obligaron a paralizar la producción durante 4 meses (abril – julio).
▪ Debido a la pandemia las proyecciones para la exportación debieron ser ajustadas en reunión llevada a cabo con Consejo de Administración el día 13 de julio de 2020, logrando a diciembre de 2020 los siguientes resultados: Café FTO 4.238 sacos que correspondió al 116% de lo proyectado, café orgánico SPP 1.786 sacos que corresponde al 94%, café convencional Fair Trade 1.650 sacos que corresponde al 100% y café convencional 67 sacos que correspondió al 10%.
▪ Los clientes con quienes se realizaron acuerdos de exportación fueron: Gepa, Sustainable Harvest, Maison P. Jobin, OPTCO, Cooperative Coffee, Royal Coffee, Just us coffee, Outlet del café y Cosecha Traders.
▪ Pese a las condiciones de pandemia mundial, se logró establecer una nueva relación comercial con la empresa Outlet del café de Chile, mediante un convenio de exclusividad a 3 años, logrando la primera exportación en el año 2020.
▪ Durante el año 2020, se giraron recursos a las organizaciones para la comercialización por valor de $ 7.159.951.920, la organización con mayor
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movimiento de recursos fue ASOPROA con un 22% del total, seguida de ASPROSANLOR con un 13% y ASPROCOP con un 12%.
▪ Las visitas de seguimiento durante el primer semestre fueron realizadas virtualmente a 13 organizaciones, debido a las medidas restrictivas de movilidad por la pandemia, para ello se hace uso del software SISCONTRI, diálogos telefónicos y reuniones grupales, en los últimos 4 meses del año se hicieron visitas presenciales.
▪ La cartera de las organizaciones a diciembre de 2020 se encontraba en un
valor de $ 277.156.204, de los cuales $ 167.583.809 corresponden a
comercialización, $ 8.197.000 transporte y fondo rotatorio $ 101.375.395.
▪ La organización ASPROVERSALLES inició actividades en un piloto para el
acopio en el mes de agosto.
▪ Fue formulado un plan de trillas que contempló café de COSURCA, FCC,
ORGANICA, Nuevo Futuro, Fondo Páez, ASIST AGRICULTURE, ASCAFE,
Pastoral Social, Toldo Pamba, ASOPAP, en el mes de julio fue ajustado en
reunión de Consejo de Administración del día 13 de julio de 2020, debido a
la pandemia pasando de 70 a 58 contenedores proyectados en el 2020.
▪ Fueron procesados en planta trilladora Cosurca 11.861 sacos, presentando
una disminución comparado con el año 2019.
▪ Los dos talleres generales para Juntas Directivas planeados, fueron
realizados de manera virtual, con la asistencia de Directivos de 10
organizaciones a excepción de ASOCAFE y FRUTAS Y FUTURO, se
abordaron temas administrativos, contables y tributarios.
▪ Diez organizaciones cuentan con registros contables al día, la organización
ASOCAFE no dio cumplimiento a esta actividad.
▪ Once organizaciones cuentan con Estados Financieros 2019.
▪ Dos organizaciones en proceso de afiliación a Cosurca, cuentan con Estados
Financieros de apertura.
▪ Once (11) organizaciones han presentado declaraciones de Renta Año 2019,
información exógena y actualización registro ESAL 2020.
▪ Fueron modificados diez (10) reglamentos de estatutos, quedando pendiente
ASPROBALBOA.
▪ Fueron legalizados ante Cámara de Comercio el reglamento de FRUTAS Y
FUTURO y ASPROCOP, quedando pendiente nueve (9) organizaciones.
▪ El programa de café tostado, cuenta con un plan de negocios y presenta un
crecimiento del 19.2 % con respecto al 2019.
▪ La estructura de costos del programa, fue formulada con base a los niveles
salariales, conforme a la ley y costos de producción.
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▪ En el mes de julio se da apertura al segmento de mercado institucional y se
fortalece la estrategia de marketing virtual, basado en las cualidades de
pureza, calidad y precio del producto.
▪ Se adquirió un molino con capacidad de 200 Kg/h, que ofrece una
granulometría de gruesa – fina, lo cual obligó a un ajuste del sistema de
transporte a tolvas.
▪ Se elaboró un plan de mercadeo para Refrescos Delisur, el cual tuvo que ser
suspendido debido a requerimientos del INVIMA, renovación del registro
marcario en Superintendencia y ante las disposiciones normativas para la
prevención y control de la pandemia COVID -19, se cotizo el diseño de
nuevas botellas de menor gramaje y fueron diseñadas las nuevas etiquetas
para conectar mejor el producto con el consumidor.
▪ Se formuló un plan para la asistencia en la producción y comercialización de
panela, incrementado las ventas en un 116% en el mercado regional
▪ Se realizó un ensayo pre liminar, elaborando dos galletas que contienen maní
y cacao, en la perspectiva de involucrar productos de los nuevos proyectos
de Cosurca.
Gestión productiva.
▪ Fue formulado un plan de trabajo, el cual involucra las estrategias de
asistencia técnica y acompañamiento a los proyectos productivos y al
proceso de certificación para la agricultura orgánica, para el Comercio Justo
Fair Trade y SPP.
▪ 1.550 familias son atendidas técnicamente (incluyendo 27 familias de
ASPROASIC y 32 de ASPROVERSALLES).
▪ 959 familias hacen parte del proyecto de producción agroecológica, donde
se ha dado un incremento de 79 (8,2%) familias con respecto al cierre del
año 2019.
▪ El incremento de rendimientos por unidad de área es el acopio del café, el
cual decreció en su volumen total en un porcentaje del 2.9 %, con respecto
al acopio del 2019, no obstante, para el caso del café orgánico hubo un
incremento en el acopio equivalente al 4.8% con respecto al 2019.
▪ 549 fincas cuentan con unidad para la producción de abonos orgánicos,
alcanzando el 64% de las fincas en producción agroecológica.
▪ Las organizaciones ASOPROA, ASPROBALBOA Y ASPROSUCRE,
cuentan con reglamentación interna y desarrollan la producción de abono
orgánico, alcanzando 168 Ton de abono sólido y 43.000 litros de abono
líquido.
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▪ 45 Fincas han sido identificadas como referentes de economía campesina,
sobre las cuales se realiza el acompañamiento técnico, se orienta el trabajo
y se han realizado planes de acción a dos años de trabajo.
▪ Fincas referenciales y módulos vivenciales recibieron apoyo con unidades
de lavado de manos en la estrategia de contingencia para la prevención de
la COVID 19.
▪ 204 familias con 168 hectáreas de caña (130 en producción ecológica y 74
en producción convencional) han sido atendidas en la producción de caña.
▪ Se está atendiendo a 57 familias en la producción de frutas.
▪ 159 productores de cacao orgánico, con 77.060 plantas establecidas,
incluyendo el grupo San Jorge del Valle del Patía.
▪ 88 familias de 8 organizaciones de base fueron identificadas y
comprometidas para el establecimiento de 18.5 hectáreas de cultivos de
maní.
▪ 961 familias con control interno para producción ecológica y SPP.
▪ No se realizó la actividad de diagnóstico general de las familias usando
tecnología móvil, la pandemia obligo a suspender el trabajo que se venía
adelantando con Root Capital.
▪ Fueron liquidadas y ejecutadas las primas Fair Trade que corresponden a
las organizaciones asociadas, involucrando a mujeres y jóvenes.
▪ 21 de 96 cargos de dirección y control en once organizaciones de base son
ocupados por jóvenes, de estos 13 son mujeres.
▪ Se hizo revisión a la formulación de 10 planes de inversión y seguimiento a
tres planes en las organizaciones: ASPROSUCRE, ASPROBALBOA y
ASOCAMP.
▪ Se formularon los planes de trabajo de las asociaciones ASPROSUR y
ASPROSUCRE y se dio inicio a los planes de ASOPROA y
ASPROALMAGUER.
Gestión y cooperación solidaria.
▪ El departamento de Gestión y Cooperación solidaria cuenta con un plan de
trabajo presentado y aprobado en asamblea.
▪ Se identificaron necesidades de inversión para las organizaciones
ASOPROA, ASPROBALBOA, ASPROCOP, ASOCAMP, ASPROSI y
COSURCA.
▪ Cuatro proyectos han sido viabilizados con inversiones por $1.654.324.647
millones para las organizaciones ASOPROA, ASPROBALBOA, y
ASOCAMP.
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▪ Se elaboraron términos de referencia para la contratación de obras,
suministros y servicios requeridos por CORPOCAMINOS, en materia
académica, infraestructura y medios educativos por un valor aproximado de
178 millones de pesos.
▪ Fueron contratados siete (7) expertos para la elaboración de los
documentos fundamentales preliminares a la auditoria de las propuestas de
carrera y registro calificado de CORPOCAMINOS en el marco del convenio
DUE- FCC- COSURCA.
▪ Se representa a COSURCA en función delegada en las siguientes
instituciones o espacios: Unión Europea, SEDAMP-Patía, Interamericana
de Auditores, GISDATA CENTER, ETHIQUABLE, Root Capital, Colombia
Sostenible, CCI, Secretaria de Agricultura del Cauca, MADR; CRC, Misión
de Embajadora y jefa adjunta de cooperación de Unión Europea, IAF en
materia de derechos humanos.
▪ Pendiente de calcular el % de ejecución del plan de desarrollo en lo
correspondiente al año 2020.
▪ Fue protocolizada la escritura pública en notaria única de Timbío – Cauca y
notificado al Ministerio de Educación Nacional – MEN.
▪ Se conformó un equipo de trabajo para revisar, ajustar y/o formular
documentos técnicos de las carreras de acuerdo a la normatividad.
▪ Los documentos exigidos en el decreto 1330 del MEN, aún no gozan de
completud para someter a trámite de registro calificado de las carreras
técnicas.
▪ Se llevó a cabo un diplomado virtual sobre Turismo Sostenible Local.
▪ Debido a la complejidad normativa y a las dificultades de orden normativo y
financiero para el inicio del proceso de registro calificado no se ha dado
inicio con la primera cohorte de estudiantes.
▪ Se dio inicio al proceso de capacitación en cooperativismo y economía
solidaria: 2 ASPROASIC, 1 ASPROVERSALLES, 2, ASPROBALBOA, 1 y
ASPROSUCRE 1.
▪ Se realizaron 2 talleres regionales virtuales en economía solidaria y
normatividad del cooperativismo.
▪ Se realizaron 2 talleres regionales virtuales sobre racismo, fascismo y
movilidad social (9 y 30 julio 2020).
▪ Talleres virtuales sobre origen del campesinado y análisis de la estructura
de clases de la sociedad colombiana; El Estado y su papel en los conflictos
de clase y el Cauca y su situación en el contexto de Colombia y de la
globalización.
▪ Se realizan dos talleres regionales virtuales en Derechos Humanos con
apoyo de la Fundación Interamericana.
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▪ Algunas organizaciones activaron sus comités políticos para participar en
las discusiones centrales: ASPROSI, ASOCAMP, ASPROALMAGUER,
ASPROSUCRE, ASPROSANLOR, ASOPROA.
▪ Participación en 7 mingas como apoyo a la organización
ASPROVERSALLES y se promovieron mingas y trabajo comunitario en:
ASPROSI, ASPROSUCRE, ASPROASIC, ASPROALMAGUER, para
adecuación de sedes y construcción de biofábricas.
▪ Los 14 encuentros con productores y jóvenes, no se realizaron por la
pandemia que limitaron la realización de eventos masivos.
▪ Desde el 20 de marzo hasta el 31 de diciembre, han estado restringidas las
visitas a las 3 casas museos, debido a la continuidad de la pandemia, solo
se atendió visitantes locales, aplicando el protocolo de bioseguridad.
▪ Fue gestionado un proyecto ante el Ministerio de Cultura para la casa
museo “La Perla del Micay” de ASOPROA.
▪ Se dio continuidad al apoyo financiero y de asesoría técnica para la
construcción de la sede de la casa museo UN PASO POR EL TIEMPO de
ASPROSI.
▪ Se realizó ajuste a la línea de tiempo de la casa Museo MEMORIA
CAMPESINA, se contrató un nuevo lienzo sobre cultura afropatiana y la
relación de los campesinos con la agricultura.
▪ Los módulos vivenciales y las casas museo de la Sierra y Argelia,
recibieron apoyo para la instalación de lavamanos, implementos de aseo y
huertos comunitarios.
▪ Las actividades de encuentros interculturales fueron suspendidas debido a
las normativas del gobierno nacional para contener la pandemia.
▪ Fueron suspendidas las actividades logísticas para el cuarto encuentro de
organizaciones asociadas, aliadas y solidarias de Cosurca. debido a las
normativas del gobierno nacional para contener la pandemia.
▪ Se mantiene dialogo y reuniones sociales con Faro Social del Cauca,
INICIATIVA Colombiana de Comercio Solidario, ORGANICA, Nuevo Futuro,
ANUC Popayán, Fondo Páez y SPP.
Una vez terminada la sustentación del informe de gerencia, este es sometido a consideración de la asamblea, donde los asistentes manifiestan que el informe es claro, siendo aprobado por la totalidad. Anexo 4: Informe de gestión gerencia 2020.
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5.4 Informe del presupuesto de costos y gastos ejecutado 2020. El informe del presupuesto ejecutado durante el año 2020, fue sustentado por la Coordinadora del departamento financiero, Señora Bibiana Bolaños y por el señor Rigoberto Bastidas asistente financiero, quienes explican a la asamblea que la ejecución del presupuesto esta relacionada con el ajuste presupuestal realizado en el mes de julio del año 2020, tal como se detalla a continuación:
El presupuesto fue expuesto de acuerdo a cada rubro con sus respectivos componentes, tal como se menciona a continuación:
▪ Gastos administrativos compuesto por: pago de salarios, asesorias juridicas y financieras, gastos de asamblea y representación, capacitaciones, gastos medicos e imprevistos. Fue ejecutado en un 101%, es de aclarar que desde el mes de marzo hasta el mes de septiembre los empleados realizaron un aporte voluntario para el sostenimiento de la empresa, por lo cual el valor ejecutado en salarios se refleja menor a lo proyectado, sin embargo, en la parte de improvisto el rubor supero la proyección dado a que se tuvo que dar prioridad a gastos relacionados con implementacion del SG- SST, señaletica, cámaras de monitoreo, bocetos para museo, adecuaciones electricas, apoyos en mercados y otros relacionados con la atención a la contingencia generada por la pandemia COVID – 19.
▪ Los gastos operativos relacionados con: salarios de coordinador y equipo técnico, promotores, gestión y cooperación, comercial, asistencia admisnitrativa y contable de las organizaciones, capacitaciones y
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certificaciones, ejecutado en un 81%, esto se debe a que se vio reflejado una disminución en los salarios relacionados con el aporte voluntario del personal y por otro lado, debido a las restricciones de pandemia las actividades realizadas por promotores fueron suspendidas.
▪ Gatos generales conformado por: servicios públicos como agua, teléfono,
internet, energía, servicio de mensajería, impuestos, papelería y útiles de
oficina, atención a visitas, caja menor, software contable, publicidad y otros,
ejecutado en un 99% ya que estos valores se reuquieren para el buen
funcionamiento de la empresa, en su mayoria son fijos con valores
ejectuados mensualmente.
▪ Transporte: hace referencia a los movimientos de carga que la Cooperativa
brinda a las organizaciones asociadas y a terceros, contempla sub rubros
como: salario de operario de camión, combustibles, mantenimiento,
impuestos, seguros, entre otros, ejecutado en un 70%, este porcentaje
corresponde a que debido a pandemia los movimientos se deisminuyeron y
por ende los gastos en combustible y de viaje, por otro lado, dado a que el
conductor presta servicios realacionados con otras actividades de la
empresa, en este rubro solo se tiene en cuenta el 70% de su salario total.
▪ Planta trilladora: recoge los costos directos e indirectos para el funcionamiento de esta como es: operario de máquinas, movimientos de café, muestreo y laboratorio, servicios públicos, aseo, mantenimiento y reparaciones, repuestos, entre otros, ejecutado en un 141%, su alta ejecución se debe a que durante el año 2020 se prioirizó las adecuaciones y mantenimientos de maquinaria a fin de tener equipos potenciados y mejorar la eficiencia en la producción.
▪ Proyectos agroindustrial de frutas, café y panela pulverizada: contiene la estructura de costos directos e indirectos de estas tres líneas, el proyecto de café fue ejecutado en un 216%, este porcentaje corresponde a la suma de la materia prima requerida en la transformación del producto, el proyecto de panela fue ejecutado en un 113% y refrescos Delisur en un 49%, este porcentaje se debe a que por exigencias normativas del INVIMA se tu que suspender el proceso durante 4 meses. Por otro lado, es de resaltar que estos proyectos para su sostenimiento asumen porcentajes de gastos relacionados con salarios de operarios, vendedores, impulso, mantenimiento de vehiculos y gastos de viaje.
▪ Inversiones: hace referencia al plan general de prioridades según la necesidad y disponibilidad financiera, la inversión durante el 2020 fue del 55% y estuvo relacionada con: pago de suministro de monitor de almendra con elevadores, construcción de bodega para aparatos y subproductos,
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contrato de redes electricas en planta trilladora, mantenimiento y reubicación de silo, mano de obra y suministros para montaje de maquinaria en planta trilladora, adquisición de software contable.
Finalizada la sustentación del informe financiero y absueltas las preguntas, fue sometido a consideración, los asistentes a la asamblea quienes lo aprueban de manera unánime. Anexo N° 5. presupuesto de costos y gastos ejecutado 2020. 5.5. Informe plan operativo Fair Trade 2020. El informe presupuestal Fair Trade correspondiente al 2020, fue sustentado por la Secretaria General de la Cooperativa señora Carolina Ante Campo, mencionando que el presente informe se encuentra acorde a la distribución aprobada en la asamblea extraordinaria del día 22 de septiembre de 2020, en la cual se aprobó que el 55% de las primas Fair Trade serian administradas por Cosurca y el otro 45% administrado e invertido por las organizaciones asociadas. La inversión se ejecutó con base en el plan de trabajo de la prima FT del año 2020, priorizando el acompañamiento técnico para la producción, especialmente en el pago de salarios a facilitadores técnicos, promotores, inspecciones y auditorias, capacitaciones, de igual modo, se orientaron recursos al pago del acompañamiento comercial, asistencia contable y administrativa de las organizaciones asociadas y en la gestión de cooperación solidaria relacionado con gestiones internas y externas de proyectos complementarios para el financiamiento de Cosurca y sus organizaciones de base. Los principales alcances de la inversión de la prima FT se consignan a continuación: Asistencia Técnica para la producción agrícola sostenible. Objetivo 1: Mejorar la productividad y calidad del café y demás productos Fair Trade de la finca para el mercado interno y externo. Resultados:
▪ 1550 familias fueron asistidas técnicamente en 11 organizaciones asociadas. ▪ El 100% de las familias de producción ecológica (950) y el 65% de los
asociados convencionales (384 familias), fueron asistidos y orientados técnicamente para el cumplimiento de normas.
▪ 911 familias (100% de las familias del proyecto de producción ecológica) fueron inspeccionadas por el sistema de control interno y sometidas a evaluación por el sistema de control externo por parte de IMO CERT.
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Objetivo 1: Fortalecer los procesos productivos, comerciales y organizacionales, mediante la inversión de recursos de las primas FT. Resultados:
▪ 10 Planes de inversión de igual número de organizaciones fueron elaborados por el equipo técnico conjuntamente con los Directivos de organizaciones asociadas. Los planes de inversión fueron sustentados ante el comité de seguimiento de prima Fair Trade virtualmente y aprobados.
▪ El equipo técnico verificó el cumplimento de las inversiones dentro de los
planes de acción Fair Trade. Gestión comercial, financiera y contable. Objetivo 1: Desarrollar mercados para la exportación de cafés especiales FT, convencionales. Resultados:
▪ Fue formulado y aprobado un plan de trabajo para el 2020. ▪ Un plan de negocio de la planta trilladora formulado y aprobado. ▪ Se ha asesorado a 11 organizaciones a través de visitas, reuniones,
estructuración y puesta en operación de programa SISCONTRI y revisión y reportes comerciales.
▪ 11 comités de compra de 11 organizaciones fueron capacitados en calidad de café, administración financiera, logística y cupos.
▪ Los acopios logrados son los siguientes: - Café pergamino orgánico Fair Trade: 523.919 Kg que corresponde al 95%. - Acopio Café Pergamino Tradicional: 163.241 Kg.
Objetivo 2: Brindar la asesoría contable, administrativa, financiera y tributaria para el fortalecimiento de las organizaciones asociadas a Cosurca. Resultados:
▪ Fue formulado y aprobado un plan de trabajo para el 2020. ▪ 10 organizaciones cuentan con contabilidad elaborada . ▪ 11 organizaciones presentaron informes tributarios conforme a la legislación
colombiana.
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▪ 10 Juntas Directivas de organizaciones asociadas y tres de organizaciones no asociadas contaron con asesoría.
▪ Fueron modificados diez (10) reglamentos de estatutos, quedando pendiente ASPROBALBOA.
▪ Fueron legalizados ante Cámara de Comercio el reglamento de FRUTAS Y FUTURO y ASPROCOP, quedando pendiente nueve (9) organizaciones.
Gestión y cooperación solidaria. Objetivo 1: Promover y gestionar proyectos complementarios y la cooperación interna y externa. Resultados:
▪ Un plan de trabajo formulado y aprobado. ▪ Fue ajustado el proyecto “vinculación de jóvenes campesinos vulnerables a
procesos de educación pertinente en el Macizo Colombiano, Centro y Sur del Cauca – Colombia”, presentado a la Fundación Interamericana – IAF.
▪ En el marco del mismo proyecto fue formulado un apéndice para solicitar recursos orientados a atender la contingencia COVID –19, en las organizaciones asociadas a Cosurca.
▪ Fue formulado un proyecto para atender la contingencia COVID – 19. ▪ Fue presentado un proyecto a la Fundación Café Femenino. ▪ Fueron formulados 13 proyectos para organizaciones de base y viabilizados
9 así: • Cuatro proyectos Alianzas para Avanzar: ASPROSUCRE,
ASPROSANLOR, ASPROCOP y ASOCAMP. • Tres proyectos a Colombia Sostenible: ASOPROA, ASOCAMP y
ASPROBALBOA. • Un proyecto al Ministerio de Agricultura: ASPROBALBOA . • Un proyecto a Ministerio de Cultura: ASOPROA.
▪ Se presentó informe final del convenio CSO/LA/2016/380-322 DUE - COSURCA .
▪ Se presenta informe final del convenio CO - 579. ▪ Informe de avance, auditoria y trámite para segundo pago del contrato
CSO/LA/2017/394-046 DUE/FCC. ▪ Tramite de dos adendas del contrato CSO/LA/2017/394-046
DUE/FCC/COSURCA. ▪ Informe técnico y financiero del periodo junio a diciembre de 2020 del
convenio CO - 592. ▪ Se representa a COSURCA en función delegada en las siguientes
instituciones o espacios: Unión Europea, SEDAMP-Patía, Interamericana de Auditores, GISDATA CENTER, Ethiquable, Root Capital, Colombia
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Sostenible, CCI, Secretaria de Agricultura del Cauca, MADR; CRC, Misión de Embajadora y jefa adjunta de cooperación de Unión Europea, IAF en materia de derechos humanos.
▪ Fueron formulados y avalados los planes de inversión Fair Trade 2020 con el apoyo del departamento técnico, el equipo técnico y las Juntas Directivas de las organizaciones asociadas.
El cuadro siguiente resume la ejecución de las primas Fair Trade 2020:
PRIMA FAIR TRADE COSURCA 2020
ITEM PRESUPUESTO PROGRAMADO FT
PRESUPUESTO EJECUTADO FT
Asistencia Técnica para la producción agrícola sostenible.
$ 396.536.335 $ 274.440.496
Gestión comercial, contable y financiera.
$ 95.492.245 $ 60.609.875
Gestión y cooperación solidaria.
$ 360.400.335 $ 221.674.953
TOTAL $ 852.428.915 $ 556.725.324
En el cuadro financiero de la ejecución de las primas Fair Trade, el valor ejecutado en el área de gestión y cooperación contiene el valor girado a las organizaciones de base correspondiente a las primas 2019 por valor de $ 181.763.945. Después de aclarar algunas inquietudes, el presidente somete a consideración el informe, los asambleístas manifiestan su aprobación. Anexo N° 006. Informe plan de trabajo Fair Trade 2020. 5.6. presentación de propuesta de distribución prima Fair Trade 2021. El ingeniero Rene Ausecha Chaux, hace una intervención mencionando que debido
a la afectación económica generada por pandemia por COVID 19, la situación
financiera de la empresa durante los próximos tres años muestra un panorama
difícil y que los resultados presentados en los presupuestos y Estados Financieros
deben ser de mucho análisis por los asambleístas en relación a la decisión para la
distribución de la prima Fair Trade correspondiente al año 2021.
El señor Adonay Ledezma, se manifiesta ante la asamblea diciendo que la
pandemia a afectado a todo el sistema organizativo de Cosurca, sin embargo,
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COSURCA estuvo al frente en la gestión para hacer frente a la situación mediante
plan de contingencia, asistencia virtual relacionada con aspectos administrativos,
comerciales, técnicos, contables y financieros durante periodo de restricción de
movilidad, gestión de proyectos, capacitaciones y foros virtuales, lo cual beneficio
a las organizaciones y asociados, en ese sentido, se hace necesario fortalecer a
Cosurca para que pueda dar continuidad a estas actividades, es por ello que
propone a la asamblea que esta distribución se mantenga tal como se hizo en el
año 2020 donde se tuvo que hacer un ajuste quedando 55% para ser administrada
por COSURCA y 45% para las organizaciones de tal forma que las asociaciones
planifiquen sobre este porcentaje.
El señor Denis Omar Delacruz, manifiesta que esta de acuerdo con lo propuesto ya
que se necesita fortalecer la capacidad de COSURCA para atender a sus asociados
y para su propio funcionamiento, asunto que fue avalado en las sucesivas
intervenciones.
El presidente de la asamblea anuncio que se pone a consideración el anterior
planteamiento,ante lo cual los asambleístas aprueban de forma unánime, quedando
de la siguiente manera: 55 % para ser administrada por COSURCA y 45% por las
organizaciones asociadas.
5.7. Presentación y aprobación de Estados Financieros 2020. El informe de estados financieros correspondientes al año 2020, fue presentado por el Señor contador Cesar Tulio Bastidas quien coordina el departamento contable de la cooperativa, junto con sus dos asistentes contables, señoritas Maira Alejandra Burbano y Leidy Doncel, al respecto informan lo siguiente: Estado de resultados: Ingresos operacionales $ 12.410.055.676 Costos de ventas $ 11.449.780.289 Utilidad bruta $ 960.275.387 Gastos operacionales $ 1.009.284445 Perdida operacional - $ 237.093.988 Ingresos no operacionales $ 322.957.293 Gastos no operacionales $ 53.804.665 Utilidad antes de impuesto $ 32.058.641 Utilidad del ejercicio neto $ 32.058.641
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Los ingresos operacionales están conformados por las actividades económicas de la cooperativa relacionadas con Exportación de café en un 91%, ventas de café tostado y molido 4%, panela 0.3%, refrescos Delisur 0.2%, el porcentaje restante corresponde a aprovechamiento de subproductos, venta de café tipo comercio, servicios de trilla, transporte de carga y maquila. Los costos de ventas están presentados de manera proporcional a los ingresos generados en cada proyecto. El Estado de situación financiera presenta el estado del Activo en lo que corresponde al Activo corriente, disponible, inversiones, inventarios, y deudores; también presenta el Activo no corriente involucrando propiedad planta y equipo, y otros activos. En cuanto a los pasivos, ofrece información sobre las obligaciones financieras, cuentas por pagar, impuestos gravámenes, tasas, fondos sociales mutuales y otros; también, presenta información sobre otros pasivos. En cuanto al patrimonio, ofrece información sobre aportes sociales, reservas para protección de aportes, reserva de información social, reserva de asamblea, reserva para disposiciones legales, fondo para revalorización de aportes, fondo para infraestructura física, fondo de inversión, auxilios y donaciones, valorizaciones, excedente del ejercicios y excedentes de ejercicios anteriores. La información financiera se consigna en el siguiente cuadro: Activo corriente $ 3.230.245.581 Activo no corriente $ 2.214.702.836 Total del activo $ 5.444.948.416
Total pasivo $ 3.645.342.463 Patrimonio Total patrimonio $ 1.799.605.953
Total pasivo y patrimonio $ 5.444.948.416 El señor Cesar Tulio Bastidas informó que este trabajo fue producto del análisis de las actividades económicas de la Cooperativa, de la revisión de las operaciones, de su registro, clasificación, contabilización y producción de informes y balances.
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Una vez sustentado los estados Financieros, el Presidente agradeció la presentación realizada la cual fue presentada con claridad y enfoque, por lo que solicito a la asamblea pronunciarse, luego de algunas intervenciones y reconocimientos a la claridad y objetividad con la que fue presentado, fueron sometidos a consideración de la asamblea, siendo aprobados de manera unánime. Anexo N° 007. Estados financieros año 2020. 5.8. Presentación de la propuesta y distribución de excedentes 2020. El señor contador Cesar Tulio Bastidas, presento a la asamblea la propuesta de distribución de excedentes, correspondiente al cierre del ejercicio contable con corte a 31 de diciembre de 2020, la empresa reporto unos excedentes por valor de $ 32.058.641. la propuesta de distribución de excedentes es la siguiente: 20% para protección de aportes $ 6.411.728 20 % para el fondo de educación $ 6.411.728 10% para el fondo de solidaridad $ 3.205.864 Los dineros anteriormente distribuidos corresponden al 50 % del monto total y son reservas de ley; el otro 50% quedan a disposición de la asamblea general, quienes determinan que hacer con dichos recursos, para el caso que nos asiste, la asamblea general decidió de manera unánime que este recurso será utilizado para crear el fondo de amortización de aportes. Luego de aclarar algunas inquietudes este es sometido a consideración y aprobado de manera unánime. Anexo N° 008. Propuesta de distribución de excedentes 2020. 5.9. Dictamen de revisoría fiscal El señor Fabián Ernesto Erazo, Revisor fiscal de la Cooperativa Cosurca presentó ante la asamblea el informe y dictamen de los estados financieros correspondientes al ejercicio del año 2020, de conformidad con las normas internacionales de información financiera para PYMES y por ende acorde con la normatividad vigente de Colombia.
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En cuanto a la responsabilidad del Revisor Fiscal, menciona que entre sus funciones esta auditar los estados financieros y emitir una opinión profesional de los mismos y en la labor realizada las pruebas selectivas proporcionan una información confiable para realizar un dictamen. La opinión sobre los estados financieros adjuntos, tomados fielmente de los libros de contabilidad y/o del programa de contabilidad debidamente licenciado, presentan razonablemente, en todos sus aspectos de importancia, la situación financiera de la Cooperativa del Sur del Cauca – Cosurca, al 31 de diciembre de 2020 y 2019, los resultados de sus operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con las normas de contabilidad y de información financiera aceptadas en Colombia, aplicados de manera uniforme. La asamblea agradece al Revisor Fiscal por el dictamen emitido a los Estados Financieros. Anexo N° 009. Dictamen Revisor fiscal. 5.10. Presentación del informe de comité de solidaridad. El informe de comité de solidaridad fue presentado por el señor contador Cesar Tulio Bastidas, quien informa que :
▪ El valor total del proyecto fue de veintisiete millones ochocientos sesenta y nueve mil novecientos ochenta y seis pesos ($27.869.986) de los cuales veinte seis millones treinta tres mil ciento setenta y cinco pesos ($ 26,033,175), corresponden al año 2020 y un millón ochocientos treinta y seis mil ochocientos once pesos ($1.836.811) corresponden a saldos 2019, siendo ejecutado VEINTI NUEVE MILLONES SETECINETOS SETENTA Y OCHO MIL TRECIENTOS NOVENTA Y CINCO PESOS ($ 29.778.395) M/CTE, lo cual corresponde al 107%, la sobre ejecución en un 7% se debe a la atención de la emergencia COVID 19 en planta de COSURCA, entorno, a asociaciones y familias.
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La ejecución del proyecto se relaciona en el siguiente cuadro:
luego de ser sustentado el informe del fondo de solidaridad, este es sometido a consideración y aprobado de manera unánime. Anexo N° 010. Informe fondo de solidaridad 2020. 5.11. Presentación del informe de comité de educación.
▪ El informe de comité de solidaridad fue presentado por el señor contador Cesar Tulio Bastidas, quien informa que en este Fondo se inicio con un saldo de catorce millones seiscientos ochenta y tres mil quinientos doce pesos ($14.683.512), se ingresa el 20% de los excedentes ejercicio 2019 por valor cincuenta y cuatro millones novecientos cuarenta y tres mil setecientos treinta y seis pesos, de los cuales se pagó declaración de renta 2019 por valor de ($ 54.943.736), quedando un saldo de ($ 11.806.127) once millones ochocientos sesenta y seis mil ciento veintisiete pesos.
Tal como se relaciona en el siguiente cuadro:
DETALLE VALOR EJECUTADO SALDO
Saldo vigencia anterior $ 14.683.512 $ 14.683.512
Distribución de los excedentes del ejercicio 2019, según proyecto de distribución de excedentes aprobado por la asamblea
$ 52066351 $ 66,749.863
Pago Dian declaración de renta año gravable 2019
$ 54.943.736 $ 11.806.127
SALDO $ 11.806.127
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Luego de ser sustentado el informe y aclarado algunas inquietudes este fue sometido a consideración por parte del presidente de la asamblea, siendo aprobado de manera unánime. Anexo N° 011. Informe fondo de educación 2020.
6. Elección de Consejo de Administración. En este punto la asamblea delibera y acuerda a que dado que los informes han sido bastantes extensos y teniendo en cuenta que los asambleístas deben retornar a su lugar de residencia, se propone que este punto y el de Junta de Vigilancia sean abordados en una asamblea extraordinaria que deberá programarse y realizarse en un plazo no mayor a 60 días calendario. De acuerdo a lo anterior, todos los asambleístas manifiestan estar de acuerdo, por lo que también queda claro que los miembros del Consejo de Administración siguen vigentes hasta la próxima asamblea extraordinaria donde se llevará a cabo el nuevo nombramiento.
7. Elección de Junta de Vigilancia. De acuerdo a lo planteado en el punto anterior, los miembros de la Junta de vigilancia siguen vigentes hasta la próxima asamblea extraordinaria donde se llevará a cabo el nuevo nombramiento. .
8. Proposiciones y varios. En este punto se había acordado inicialmente abordar los siguientes temas:
▪ Nombramiento del Revisor Fiscal: En este punto el señor Presidente menciona que de acuerdo a los Estatutos de la Cooperativa, en el artículo 22, es función de la asamblea Elegir el Revisor Fiscal, en este sentido, se delibera sobre su desempeño durante estos años de trabajo, coincidiendo que el señor Fabian Ernesto Erazo ha desarrollado una labor rigurosa, seria, apegada a la ley por lo cual es importante su continuidad. El Señor Fabian Ernesto Erazo, agradece la confianza depositada y manifiesta que siente un gran aprecio por el trabajo que adelanta Cosurca y sus organizaciones y para el es un honor continuar en esta honorable empresa, confirmando su aceptación de continuar en el cargo de Revisor Fiscal.
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La Asamblea agradece al señor Fabián su decisión y le manifiestan todo el respaldo para continuar en esta labor.
▪ Gestión para la adquisición de un predio para la ampliación de la
infraestructura de COSURCA: El ingeniero Rene Ausecha, manifiesta a los asistentes que existe una posibilidad de adquirir un predio en cercanías a la planta agroindustrial de COSURCA, el cual estaría proyectado o tendría como fin la construcción de las bodegas para los proyectos de panela, cacao, maní y la sede de CORPOCAMINOS. En este sentido, solicita a la asamblea su autorización para adelantar diálogos con los oferentes y por otro lado, el compromiso de todos en contribuir en la gestión de los recursos en caso de que el acuerdo resultará viable. La asamblea delibera y coincide en que es necesario generar las condiciones de infraestructura logística de los nuevos proyectos que desarrolla Cosurca por lo cual de manera unánime autorizan al señor gerente Rene Ausecha Chaux, para que adelante gestiones en la adquisición de un predio, a su vez se comprometen a contribuir en la gestión financiera que se requiera para este negocio.
▪ Creación de un fondo de compensación: En este punto el señor Gerente
Rene Ausecha, se dirige a los asistentes mencionando que debido a las dificultades para la sostenibilidad de la Cooperativa y teniendo en cuenta los esfuerzos realizados para la gestión y traslados de recursos provenientes de primas y proyectos de cooperación a las organizaciones asociadas, se propone la creación de un fondo de compensación, el cual este conformado por un porcentaje de recursos provenientes de primas y reliquidaciones, el cual tenga como destino el apalancamiento comercial, productivo, costos y gastos administrativos e inversiones a fin de sopesar periodos críticos donde la utilidad de los ejercicios pueda ser negativa o baja como lo ocurrido con los resultados del año 2020. La asamblea se manifiesta afirmando de que se hace necesario la creación del fondo mencionado, por lo que proponen que este sea discutido en la próxima asamblea extraordinaria a fin de determinar los montos y su reglamentación.
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9. Lectura y aprobación del acta.
Una vez terminados los puntos del orden del día, el señor secretario Ad hoc hace lectura del acta a la asamblea, los asambleístas consideraron que el acta contiene fielmente lo hablado en la reunión y por tal motivo aprueban la presente acta de manera unánime. 10. Cierre de la sesión. Siendo las seis (6:00 pm) del día lunes veintinueve (29) de marzo del año 2021, se da por terminada la asamblea general ordinaria de asociados. Para constancia se firma la presente en Timbío – Cauca, a los 29 días del mes de marzo de 2021. Este documento es fiel copia del original.
LEO MARIN GALINDEZ BERNARDO FLOR Presidente Adhot. Secretario Adhot STIÓN DE NEGOCIOS NACIONALES E INTERNACIONALES.