control de cambios de descripción del cambio

Procedimiento: Gestión de riesgos

Área Responsable: Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad

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CONTROL DE CAMBIOS

Número

de

Revisión

Fecha

aplicación Descripción del cambio

10 08/01/2020 En la descripción del procedimiento, se modificó el paso 11, se

agregaron los pasos 17 a 20 y se determinó que los pasos 13 a 16 se

realizaran durante el análisis.

11 28/02/2020 Se agregaron las entradas y salidas del procedimiento.

12 04/03/2020

Se agregaron en las actividades de la CSG mandar a los responsables

del procedimiento el formato de riesgos y oportunidades en PDF en

un plazo no mayor a 3 días hábiles, después de realizada la reunión

en la que se determinan las actividades. También se agregó que la

reunión para determinar la eficacia, se debe realizar en un plazo no

mayor a 20 días hábiles a partir de la fecha de cumplimiento de las

actividades descritas en el paso 16.

13 02/04/2020 Se cambiaron las actividades de los pasos 17 a 29 de la descripción

de las actividades. Se agrega cómo se determina la efectividad de las

acciones.

14 05/08/2020 Se hizo el cambio de coordinador del SGC.

15 28/08/2020 Se eliminó la responsabilidad del Jefe de Departamento de Ferias y

Exposiciones.

16 01/12/2020 Se cambió al responsable de la Dirección del SNIIM

17 05/10/2021

Se modificó el procedimiento: se estableció la Matriz de

Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A).

Se modificó el Formato de Riesgos y Oportunidades del SNIIM.

Se actualizó el Instructivo de Riesgos y Oportunidades.

AUTORIZACIONES Elaboró Revisó Aprobó

Berenice de los Dolores

García García

Coordinación del SGC

Guillermo Álvarez

Camacho

Jefatura de Departamento

de Productos Pecuarios y

Pesqueros

Ing. Néstor Eduardo Galván Zamora

Encargado de Despacho de

la Dirección del SNIIM



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OBJETIVO: Establecer los lineamientos para determinar, analizar y evaluar los riesgos asociados al SGC del SNIIM, con el fin de determinar acciones que lleven a prevenir o mitigar sus efectos, así como el aprovechamiento de las oportunidades. ALCANCE: Este procedimiento aplica a los riesgos y oportunidades asociados a los procesos operacionales del SNIIM. REFERENCIAS:

Manual del SGC del SNIIM.

Norma ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad. - Requisitos. (Subcapítulo 6)

Norma ISO 9000:2015. Sistemas de gestión de la calidad. - Fundamentos y vocabulario.

Instructivo de Trabajo del formato de Riesgos y Oportunidades RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:

PUESTO RESPONSABILIDADES AUTORIDADES

Dirección del SNIIM

Asegurar los recursos necesarios para el presente procedimiento.

Asegurar que este procedimiento logre los resultados previstos.

Comprometer, dirigir y apoyar a las áreas para el cumplimiento de este procedimiento.

Aprobar el presente procedimiento.

Vigilar que se implementen las acciones de tratamiento de los riesgos.

Autorizar este documento.

Autorizar los planes de acción.

Proporcionar los recursos que se requieran para la implementación de dichas acciones.


Elaborar el documento y mantenerlo actualizado.

Difundir el documento con el personal del SNIIM.

Notificar a la Dirección del SNIIM el estado de implementación de las acciones de tratamiento de riesgos y oportunidades.

Comunicar al personal del SNIIM los cambios realizados al presente procedimiento.

Analizar junto con los responsables de otras áreas las acciones a implementar.

Dar seguimiento a las mismas.

Jefatura de Departamento de

Productos Pecuarios y Pesqueros

Revisar el presente procedimiento.

Vigilar su aplicación en el SNIIM, lo que involucra la supervisión de las actividades del procedimiento y documentos y/o registros de control del proceso.



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PUESTO RESPONSABILIDADES AUTORIDADES

Implementar las acciones designadas.

Notificar cualquier problema que se presente en la implementación de acciones para atender riesgos y oportunidades.

Personal del SNIIM

Aplicar este documento.

Participar en el proceso de valoración de los riesgos y las oportunidades.

Proponer mejoras al documento.

Llevar a cabo las acciones relacionadas con el tratamiento de riesgos y oportunidades.

DEFINICIONES: Se toman como base las establecidas en la norma ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario, y se hace hincapié en las siguientes, para la mejor aplicación de este procedimiento: SGC: Sistema de Gestión de Calidad. SNIIM: Sistema Nacional de Información e Integración de Mercados. Personal del SNIIM: Dirección, jefaturas de departamento, analistas de Seguimiento de la información de precios al mayoreo y analistas de Atención a usuarios del SNIIM.

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. La gestión puede incluir el establecimiento de políticas, objetivos y procesos para lograr los objetivos.

Objetivo: Resultado a lograr. Un objetivo puede ser estratégico, táctico u operativo. Los objetivos pueden referirse a diferentes disciplinas (tales como objetivos financieros, de salud y seguridad y ambientales) y se pueden aplicar en diferentes niveles como estratégicos, para toda la organización, para el proyecto, el producto y el proceso.

Riesgo: Efecto de la incertidumbre. Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a eventos potenciales y consecuencias o a una combinación de éstos. Con regularidad el riesgo se expresa en términos de una combinación de las



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consecuencias de un evento (incluidos cambios en las circunstancias) y la probabilidad asociada de que ocurra. La palabra “riesgo” algunas veces se utiliza cuando sólo existe la posibilidad de consecuencias negativas. Técnica “Qué pasa si…”: Esta técnica consiste en un estudio sistemático basado en un grupo de trabajo, donde se utiliza un conjunto de palabras o frases de "efecto inmediato" que utiliza un coordinador dentro de una reunión de trabajo para estimular a los participantes a que identifiquen riesgos. El coordinador y el grupo de trabajo utilizan frases normalizadas del tipo "que pasa si" combinadas con las indicaciones, para investigar como un sistema, un elemento de la organización, una organización, un procedimiento resultara afectado por las desviaciones con respecto a las operaciones y al comportamiento normales. En particular, se utiliza para examinar las consecuencias de los cambios y de los riesgos alterados o creados. Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Equipo de Trabajo: Jefes de departamento, enlaces y analistas que se reúnen para realizar propuestas de riesgos y oportunidades.

Probabilidad: Factor que utilizamos para determinar la ocurrencia de un riesgo.

Impacto: Factor que se usa para evaluar las consecuencias de un riesgo.

Reducir o Mitigar: Reducir la probabilidad de que el riesgo se materialice. Y por

tanto, mitigar dicho riesgo.

Asumir: Cuando el riesgo puede considerarse tolerable o trivial y no impide

continuar con el proceso.

Transferir: Entregar la responsabilidad a otra persona u organización.

Evitar: Implantar medidas para no materializar el riesgo.



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ENTRADAS Y SALIDAS

Entradas y Salidas

Proveedor

(fuente de

entrada)

Insumo/Entrada Actividades Resultado/Salida Cliente/Usuario

3 2 1 4 5


Procedimiento o elemento de la

organización que se va revisar

Preparación del contexto

interno y externo

Contexto interno y externo

Dirección del

SNIIM y

procedimientos

certificados


Contexto interno y externo

Preparación de palabras clave

Lista de palabras clave

Participantes de

las reuniones de

trabajo

Equipo de trabajo

Resultado del debate en la

reunión de trabajo

Detección de riesgos y

oportunidades y valorar su

probabilidad e impacto.

Propuestas de acciones para el manejo de los

riesgos y aprovechamiento de oportunidades

Coordinación del

Sistema de

Gestión de

Calidad, equipo

de trabajo

Responsable del

procedimiento

Control de riesgos y acciones para aprovechar las oportunidades

Revisión y evaluación de acciones para

atender los riesgos y las

acciones para aprovechas las oportunidades

Eficacia o no de las actividades

para manejar los riesgos y

aprovechar las oportunidades

Coordinación del

Sistema de

Gestión de

Calidad, equipo

de trabajo

DESCRIPCIÓN:

RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTOS Y/O REGISTROS DE REFERENCIA

Antes del análisis


1. Define el procedimiento, elemento de la organización y/o cambio antes de que se analice. Ejemplo: Revisión del proceso de auditoría interna o cumplimiento de objetivos del SNIIM.


2. Establece de manera previa los contextos externo e interno; el cual es definido en función del objetivo del proceso, procedimiento o sistema.

FODA

Partes Interesadas



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Nota 1: Los conocimientos técnicos y la experiencia del grupo de trabajo que realiza el estudio, el cual debería ser cuidadosamente seleccionado. Tomando en cuenta su relación con el objeto de estudio, experiencia, jerarquía, antecedentes, conocimiento técnico del tema. Nota 2: Todas las partes interesadas deberían estar representadas, si es posible junto con aquellas personas que tienen experiencia en elementos, sistemas, modificaciones o situaciones similares.


3. Antes de comenzar el estudio, prepara una lista de palabras o frases de indicación que permita una revisión completa de peligros o riesgos. Ejemplo: Proceso de auditorías internas; peligros o riesgos: Falta de auditores, no disponibilidad del auditado, información no disponible, etc.


4. Convoca de manera trimestral a reunión a los Jefes de Departamento para la revisión y evaluación de los riesgos.

Durante el análisis


5. En la reunión de trabajo se discute y acuerda el contexto externo y el contexto interno del elemento, modificación o situación, y el campo de aplicación del estudio.


6. Realiza preguntas a los participantes para provocar y discutir sobre:

riesgos y peligros conocidos;

experiencias e incidentes previos;

controles y protecciones conocidos y existentes;

requisitos y restricciones reglamentarias.



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El equipo de trabajo

7. Debate como consecuencia de las preguntas formuladas.


8. Favorece el debate realizando una pregunta donde se utilice la frase "que pasa si" y una palabra o punto de indicación. Las frases "que pasa si…" "qué pasaría si…", "podría alguien o algo…", "alguien o algo ha…". Lo que se pretende es estimular al grupo de estudio a que explore posibles escenarios, así como sus causas, consecuencias e impactos.


9. Define riesgos, sus causas, consecuencias e impactos.

Formato de Riesgos y Oportunidades

Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades

Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A)


10. Registra los riesgos sus causas, consecuencias e impactos.





11. ¿Hay controles? Sí: Continúa con el paso 13. No: Continúa con el paso 12.




12. Define los controles.



Responsable del procedimiento

13. ¿Son eficaces los controles? Sí: ir a paso 14 No: ir a paso 15



14. Se mantiene el control. Continúa con el paso28



15. Propone la acción para atender el riesgo




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16. Define una actividad para atender el riesgo, estableciendo el cómo, cuándo y quien la realiza. Continúa con el paso 28

Formato de Riesgos y Oportunidades.



17. Clasifica el resultado de su probabilidad e impacto.





18. Registra el manejo que se le dará.




Análisis de Oportunidades


19. En la reunión de trabajo se discute y acuerda el contexto externo e interno

Formato de riesgos y oportunidades.

Instructivo del formato de riesgos y oportunidades.



20. Realiza preguntas a los participantes sobre las oportunidades que se puedan aprovechar para mejorar el desempeño del SGC




21. Favorece el debate realizando una pregunta donde se utilice la frase "que pasa si" y una palabra o punto de indicación. Las frases "que pasa si…" "qué pasaría si…", "podría alguien o algo…", "alguien o algo ha…". Lo que se pretende es estimular al grupo de estudio a que explore posibles escenarios, así como





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sus causas, consecuencias e impactos.

Detección de oportunidades

El equipo de

trabajo

22. Define las oportunidades sus consecuencias, causas, e impactos.

Formato de Riesgos y Oportunidades.


Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM.


23. Registra las oportunidades sus causas, consecuencias e impactos.





24. ¿Hay controles? Sí: Continúa con el paso 24 No: Continúa con el paso 23.


Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades.


25. Define controles Formato de Riesgos y Oportunidades



26. ¿Son eficaces los controles? Sí: ir a paso 25 No: ir a paso 26




27. Se mantiene el control. Continúa con el paso 28



28. Propone acción para atender la oportunidad.

Define una actividad para atender la oportunidad, estableciendo el cómo, cuándo y quién la realiza Continúa con el paso 28.




29. Clasifica el resultado de su probabilidad e impacto.




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30. Registra el manejo que se le dará.





31. Envía a los responsables de los procedimientos, el formato de riesgos y oportunidades en PDF en un plazo no mayor a tres días hábiles

Formato de riesgos y oportunidades.

Instructivo del formato de riesgos y oportunidades.

Después del análisis



32. Realiza una reunión con el responsable del procedimiento para verificar si las acciones o actividades fueron eficaces. Esta reunión se realiza antes de la determinación de los riesgos y oportunidades del siguiente trimestre.

En esta reunión los responsables de los procedimientos indican si las actividades fueron eficaces. La actividad fue eficaz si se pudo reducir o mitigar y evitar. En el caso de asumir o transferir el riesgo, la actividad será eficaz, siempre y cuando parte de las actividades, no sean competencia del SNIIM.






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En el caso de las oportunidades, la actividad es eficaz si se logró aprovechar la oportunidad.


33. ¿Se mantuvo el control? Sí: Continúa con el paso 30. No: Continúa con el paso 16 si es un riesgo o 26 si es una oportunidad.



Responsable del Procedimiento

34. Se evalúa si el control sigue siendo eficaz Fin del procedimiento



Fin del procedimiento

FORMATOS: Formato de Riesgos y Oportunidades (no disponible en sitio web)

CONSERVACIÓN DE REGISTROS A continuación, se describe la conservación de los registros que se generan en este procedimiento:

N° Documento Responsable de Custodia

Lugar de resguardo

Plazo de conservación (años en archivo de (T)

trámite (C) Conservación

Destino final

T C Total

1

Formato de Riesgos y

Oportunidades.

Coordinación del SGC.

Carpeta electrónic

a de Riesgos y Oportunid

ades.

12 12 24 Eliminar

2

Evidencias de la

implementación de

acciones.

Coordinación del SGC.

Carpeta electrónic

a de Riesgos y Oportunid

ades.

Permanente N.A.



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MEDICIÓN DEL PROCESO:

Objetivo Indicador Fórmula Meta Frecuencia de medición

Responsable

Evaluar la eficacia de la

implementación de las

acciones.

% Cumplimiento en la atención de las

acciones.

No. de acciones realizadas

efectivas./No. de acciones

implementadas X 100

45% Anual Coordinación de calidad.



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ANEXO A: MATRIZ DE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS EN EL SNIIM Criterios para la atención de la Gestión de Riesgos y Oportunidades.

PROBABILIDAD

R3 ALTA Moderado Prevenir el riesgo

Grave Prevenir el riesgo Mitigar el riesgo

Transferir el riesgo

Muy grave Evitar el riesgo

Prevenir el riesgo Mitigar el riesgo


R2 MEDIA Bajo Prevenir el riesgo

Moderado Prevenir el riesgo Mitigar el riesgo


Grave Evitar el riesgo

Prevenir el riesgo Mitigar el riesgo


R1 BAJA Menor Asumir el riesgo

Bajo Mitigar el riesgo


Moderado Mitigar el riesgo


BAJA MEDIA ALTA

IMPACTO (Consecuencias)

PROBABILIDAD ALTA

(Probable) MEDIA

(Posible) BAJA

(Remota)

Se produce con frecuencia en el SNIIM con la misma actividad y se prevé que pueda ocurrir a corto plazo.

Se ha producido alguna vez en el SNIIM y se prevé que pueda ocurrir a largo plazo.

Se considera muy poco probable que ocurra.

IMPACTO (Consecuencias) ALTA

(Extremo) MEDIA

(Dañino) BAJA

(Ligero)

Daños sobre procesos, servicios, personas, medio ambiente, seguridad e instalaciones graves que afectan a toda la organización. Se pone en riesgo la continuidad de la organización, la política y los objetivos de calidad. Daño importante de la imagen.

Daños sobre procesos, servicios, personas, medio ambiente, seguridad e instalaciones leves y que solo afectan a una parte de la organización. No pone en riesgo la continuidad de la organización. Daños a la imagen de organización recuperables.

Daños sobre procesos, servicios, personas, medio ambiente, seguridad e instalaciones despreciables o ligeros. No pone en riesgo la continuidad de la organización. No produce daño a la imagen de la empresa.



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TRATAMIENTO DE RIESGOS

Reducir o Mitigar el Riesgo:

Reducir la probabilidad de que el riesgo se materialice y por tanto

mitigar dicho riesgo.

Asumir el Riesgo

Cuando el riesgo puede considerarse tolerable o trivial y no impide continuar

con el proceso.

Transferir el Riesgo

Entregar la responsabilidad a otra persona u organización

Evitar el Riesgo

Implantar medidas para no materializar el riesgo.

control de cambios de descripción del cambio

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