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CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE ADMINISTRACION CENTRAL
DAAC-0093-2016
SECRETARIA NACIONAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO (SENPLADES)t
INFORME GENERAL
A los procesos precontractual, contractual, ejecución, uso, consumo y pago de los contratos: de consultoría N° 4015, suscrito con la empresa INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A. para que se encarguen de realizar la “Consultoría para que Brinden Asistencia Técnica en la Estructuración y
Administración de la Gestión Documental y Organización, Depuración y Digitalización de los Archivos de la SENPLADES-Matriz; y, el suscrito entre el Subsecretario General de Planificación
para el Buen Vivir y la Empresa Análisis Social y Económico ESTADRIGRAFA Cía. Ltda.
TIP O DE EXA M EN : EE P ER IO D O D ESD E : 2013/01/01 H A STA : 2015/04 /30
SECRETARÍA NACIONAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO, SENPLADES
EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL, EJECUCIÓN, USO, CONSUMO Y PAGO DE LOS CONTRATOS DE CONSULTORÍA 4015, SUSCRITO CON LA EMPRESA INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A. PARA QUE SE ENCARGUEN DE REALIZAR LA CONSULTORÍA PARA QUE BRINDEN ASISTENCIA TÉCNICA EN LA ESTRUCTURACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN, DEPURACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA SENPLADES - MATRIZ; Y EL SUSCRITO ENTRE EL SUBSECRETARIO GENERAL DE PLANIFICACIÓN PARA EL BUEN VIVIR Y LA EMPRESA ANÁLISIS SOCIAL Y ECONÓMICO ESTADIGRAFA CÍA. LTDA., EN LA SECRETARÍA NACIONAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO DE 2013 Y EL 30 DE ABRIL DE 2015.
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRALQuito Ecuador
SIGLAS UTILIZADAS
CD Disco Compacto
CONAM Consejo Nacional de Modernización del Estado
CGE Contraloría General del Estado
CUR Comprobante Unico de Registro
DAAC Dirección de Auditoría de Administración Central
DTIC Dirección de Tecnologías de las Información y Comunicación
INEC Instituto Nacional de Estadísticas y Censos
INP Instituto Nacional de Preinversión
LOSNCP Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
ODEPLAN Oficina de Planificación de la Presidencia
PAC Plan Anual de Contrataciones
PBV Plan del Buen Vivir
PDF Portable Document Format “Formato de documento portátil”
PNBV Plan Nacional del Buen Vivir
POA Plan Operativo Anual
QUIPUX Sistema de Gestión Documental
SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública
SGPBV Secretaría General de Planificación para el Buen Vivir
SODEM Secretaría Nacional de los Objetivos de Desarrollo del Milenio
TDR'S Términos de Referencia
ÍNDICE
CONTENIDO PAGINA
Carta de presentación 1
CAPÍTULO 1: INFORMACIÓN INTFIODUCTORIA
Motivo del examen 2Objetivo del examen 2Alcance del examenBase Legal 2Estructura orgánica 3Objetivos de la entidad 4Monto de recursos examinados 5Servidores relacionados, Anexo 1
CAPÍTULO II: RESULTADOS GENERALES
Falta de colaboración y entrega de información 6Contrato suscrito con la empresa Intersa Servicios Integrales S.A. FTérminos de referencia y presupuesto referencial 9Ejecución del contrato y entrega recepción de los productos 13Subcontratación de los servicios de consultoría y falta de control de la Administradora del contrato 28
Suscripción de contratos complementarios 33Terminación unilateral del contrato 43Trabajos adicionales realizados por INTERSA 69Contrato suscrito con la empresa Análisis Social y Económico ESTADIGRAFA Cía. Ltda. 75
Estudios previos no presentados y pliegos no fueron legalizados por los servidores responsables de su elaboración. 76
Ejecución del contrato y entrega recepción de los productos 80Terminación por mutuo acuerdo del contrato 81
Quito,
CONTRALORIA GENERAL
DEL ESTADO
Informe aprobado el:• 2 ^ — « V - 3.
SeñorSecretario NacionalSecretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADESPresente.
De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a los procesos precontractual, contractual, ejecución, uso, consumo y pago de los contratos de: consultoría No. 4015 suscrito con la empresa INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A. para que se encarguen de realizar la “Consultoría para que Brinden Asistencia Técnica en la Estructuración y Administración de la Gestión Documental y Organización, Depuración y Digitalización de los Archivos de la SENPLADES - Matriz; y, el suscrito entre el Subsecretario General de Planificación para el Buen Vivir y la Empresa Análisis Social y Económico ESTADIGRAFA Cía. Ltda.; en la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES, por el periodo comprendido entre el uno de enero de dos mil trece y el treinta de abril de dos mil quince.
La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deberán ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,Dios, Patria y Libertad,
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial a la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, se realizó con
cargo a imprevistos del Plan Anual de Control del año 2015, de la Dirección de Auditoría
de Administración Central, en cumplimiento a la disposición del señor Contralor General
del Estado, contenida en memorandos 1623 y 382-DPyEI-GISyE de 19 de noviembre
de 2014 y 27 de marzo de 2015, respectivamente, y a la Orden de Trabajo que consta
en el oficio 0040-DAAC-2015 de 25 de mayo de 2015.
Objetivo del examen
Establecer que los procesos precontractual, contractual, ejecución y pago de los
contratos suscritos, recepción, uso y consumo, estén de acuerdo a las disposiciones
legales.
Alcance del examen
Análisis a los procesos precontractual, contractual, ejecución, uso, consumo y pago de
los contratos de consultoría 4015 suscrito con la empresa INTERSA SERVICIOS
INTEGRALES S.A. para que se encargue de realizar la “Consultoría para que brinden
Asistencia Técnica en la Estructuración y Administración de la Gestión Documental y
Organización, Depuración y Digitalización de los Archivos de la SENPLADES - Matriz;
y, el suscrito entre el Subsecretario General de Planificación para el Buen Vivir y la
Empresa Análisis Social y Económico ESTADIGRAFA Cía. Ltda., por el período
comprendido entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de abril de 2015.
Base legal
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES, fue creada mediante
Decreto Ejecutivo 1372 de 12 de febrero del 2004, como organismo técnico responsable
de la planificación nacional, dependiente de la Presidencia de la República, fusionó a la
ex ODEPLAN y la Secretaría de Diálogo Social y Planificación; y, con Decreto Ejecutivo
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES2
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103 del 8 de febrero de 2007, promulgado en el suplemento del Registro Oficial 26 de
22 de los mismos mes y año, se fusionó a esta Secretaría, el Consejo Nacional de
Modernización del Estado, CONAM y la Secretaría Nacional de los Objetivos de
Desarrollo del Milenio, SODEM.
Estructura orgánica
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, para la ejecución de sus
actividades, en el año 2013, utilizó el Estatuto Orgánico aprobado con Acuerdo
392-2010 del 9 de noviembre de 2010, reformado con Acuerdo 639-2012 de 15 de
octubre de 2012; y, en los años 2014 y 2015 se sujetó al Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, emitido por el Secretario Nacional de Planificación con
Acuerdo Ministerial 91, publicado en el Registro Oficial Suplemento 97 de 22 de enero
de 2014, mantiene la siguiente estructura organizacional:
PROCESOS SUBPROCESOS: Procesos Gobernantes i
Direccionamiento estratégico de la planificación y desarrollo
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
Procesos Ag regadores de ValorSubsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir
Subsecretaría General de Transformación del Estado para el Buen Vivir
Subsecretaría de Planificación Nacional Subsecretaría de Inversión Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación
Subsecretaría de Información Subsecretaría de Cambio Institucional Subsecretaría de Descentralización Subsecretaría de Desconcentración
Procesos Habilitantes de AsesoríaCoordinación General de Inserción Estratégica Internacional
Coordinación General de Territorios y Ciudadanía
Coordinación General de Asesoría Jurídica
Coordinación General de Planificación Institucional
Coordinación General de Empresas Públicas
Unidad de Análisis Estratégico y Cooperación Internacional Institucional
Dirección de Participación Ciudadana
Dirección de Asesoría Legal, Normativa y PatrocinioDirección de Contratación
Dirección de Planificación e Inversión InstitucionalDirección de Seguimiento y Evaluación InstitucionalDirección de Seguridades de la Información
Dirección de Representación en Directorios Dirección de Gestión Empresarial Pública
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES3
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PROCESOS SUBPROCESOSCoordinación General de Gestión Estratégica
Dirección de Comunicación Social
Dirección de Administración de Procesos Dirección de Cambio de Cultura OrganizacionalDirección de Tecnologías de Información y Comunicación
Procesos Habilitantes de ApoyoCoordinación General Administrativa Financiera
Dirección de Talento Humano Dirección Financiera Dirección Administrativa Dirección de Gestión Documental
Procesos DesconcentradosSubsecretarías Zonales de Planificación
La SENPLADES tiene instituciones adscritas como:
- Instituto Nacional de Estadísticas y Censos - INEC
- Secretaría Técnica del Mar
- Instituto Nacional de Preinversión - INP
- Secretaría Técnica del Comité Interinstitucional para la Erradicación de la Pobreza
Objetivos de la entidad
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, según el Plan Estratégico Institucional
2014-2017, aprobado con Acuerdo SNPD-101-2013 de 23 de diciembre de 2013, tiene los
siguientes objetivos institucionales:
- Incrementar la efectividad del Sistema Nacional Descentralizado de Planificación
Participativa con énfasis territorial promovido y sustentado en el poder popular.
- Incrementar el nivel de coordinación y articulación de las políticas, lineamiento y acciones
del Estado para la erradicación de la pobreza.
- Incrementar la optimización y focalización de las inversiones públicas en cumplimiento
con los objetivos planteados por las estrategias y políticas nacionales, intersectoriales,
sectoriales y territoriales.
- Incrementar la consolidación del Estado democrático para el buen vivir de los procesos
de desconcentración y descentralización, fortaleciendo la facultad reguladora estatal y
consolidando al nuevo modelo de regulación social.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES4
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- Incrementar el nivel de posicionamiento en lo internacional del modelo ecuatoriano de
planificación nacional y territorial participativo, partiendo del ámbito binacional.
- Incrementar la eficiencia operacional de la SENPLADES.
Monto de recursos examinados
En el examen especial a los procesos precontractual, contractual, ejecución, uso, consumo
y pago de los contratos de: consultoría para asistencia técnica en la estructuración y
administración de la gestión documental y organización, depuración y digitalización de,
los archivos de la SENPLADES - Matriz; y, consultoría para caracterizar y evaluar los
principales determinantes del sector agroalimentario ecuatoriano que permitan la
construcción de su política pública con carácter prospectivo para el período 2014 - 2035,
se examinaron los recursos por 637 000,00 USD.
Servidores relacionados
Anexo 1
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES5
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CAPÍTULO II
RESULTADOS GENERALES
Falta de colaboración y entrega de información
El equipo de control, con oficio 017-DAAG-SENPLADES-EE-2015 de 17 de junio de
2015, solicitó a la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, presente
los estudios previos, necesarios para iniciar el proceso precontractual, los mismos que
no se encontraban en el expediente de contratación de ESTADIGRAFA, información
que no fue proporcionada oportunamente, por lo que el equipo de control, con los oficios
021 y 024-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 29 de junio y 3 de julio de 2015,
respectivamente, insistió en su entrega; servidora que luego de haber transcurrido
aproximadamente 26 días, desde la fecha inicial de solicitud, con oficio SENPLADES-
SGPBV-2015-0575-OF de 13 de julio de 2015, indicó:
“...En razón que asumí el cargo de Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir desde el mes de marzo de 2015, y dado que no fue desarrollada durante mi gestión la fase preparatoria previa al procedimiento precontractual objeto del examen, me permito sugerir a usted, se solicite esta información a quien suscribió todos los requerimientos previos al proceso de contratación y a quienes a esa fecha fueran parte del equipo técnico de la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, encargados del proceso...”.
Situación que limitó el análisis respectivo; por lo que la Subsecretaría General de
Planificación para el Buen Vivir, al no proporcionar los documentos de la fase
preparatoria, debido a que éstos no fueron desarrollados en su período de gestión, los
mismos que debían reposar en los archivos de la SENPLADES, inobservó lo establecido
en los artículos 76 y 88 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El equipo de control, con oficio 053-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 18 de agosto de
2015, comunicó los resultados provisionales a la Subsecretaría General de Planificación
para el Buen Vivir.
La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, posterior a la lectura del
borrador del informe, efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio SENPLADES-
CGPBV-2015-0760-OF de 14 de septiembre de 2015, indicó que el ex Director de¿fl se¿3
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES6
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Pensamiento Programático, Administrador del Contrato, al finalizar sus funciones no
realizó el acta de entrega recepción de bienes y archivos que se encontraban bajo su
responsabilidad y señaló:
"... el pedido adicional realizado mediante Oficio 017-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 17 de junio..., hace referencia a los estudios previos, los cuales debían formar parte del expediente respecto de la fase preparatoria de la contratación referida y cuya falta debe ser únicamente imputable al funcionario responsable de su elaboración y archivo correspondiente, en aplicación del principio de responsabilidad directa de los funcionarios, por lo que el equipo auditor debió establecer que no era de mi responsabilidad, por no haberse desarrollado dentro de mi periodo de gestión... - Cronológicamente la fase preparatoria y precontractual del contrato... se desarrolló en un período anterior a mi gestión, por ende en ninguna forma entra dentro del ámbito de mi responsabilidad la elaboración o archivo de los estudios previos... La obligación que me correspondía con el organismo de control,... era el de proporcionar toda la documentación que tenía a mi disposición y fuera de mi competencia dentro de mi período de gestión..., lo cual se realizó mediante Oficio SENPLADES-CGAF-DF-2015-0062-OF de 29 de mayo 2015... ”.
Lo expresado por la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, no
modifica la observación efectuada por el equipo de control, debido a que se le solicitó la
documentación de la fase preparatoria y precontractual que no estaba en el expediente
del proceso de contratación proporcionado por la Dirección Financiera, y, al ser
actualmente la Subsecretaría General, tenía a su cargo la custodia de la documentación
generada por los ex servidores de la Dirección de Pensamiento Programático, que forma
parte de esta Subsecretaría, la misma que no fue entregada a pesar de que el equipo
de control realizó dos insistencias, respondiendo al requerimiento luego de haber
transcurrido aproximadamente 26 días, que los documentos no se habían generado en
su período de gestión, sin indicar si la información existe o no en el archivo.
Conclusión
La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, no proporcionó los
documentos relacionados con la fase preparatoria del contrato suscrito con
ESTADIGRAFA; y, luego de haber transcurrido 26 días aproximadamente, desde la
fecha inicial de solicitud, argumentó que éstos no fueron desarrollados en su periodo
gestión, situación que limitó el análisis respectivo.$ sf¿h
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES7
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Recomendación
Ai Secretario Nacional
1. Vigilará y dispondrá a los Subsecretarios, Coordinadores Generales y servidores
del nivel operativo de la SENPLADES, informen y proporcionen en forma oportuna
y completa la documentación solicitada por los auditores gubernamentales, a fin de
que su análisis se realice en el tiempo programado.
Contrato suscrito con la empresa Intersa Servicios Integrales S.A.
Antecedentes
La Directora de Gestión Documental, con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2012-
0014-M de 25 de enero de 2012, comunicó a la Coordinadora General Administrativa
Financiera el estado en el que se encontraba el archivo pasivo y activo de la Dirección
de Gestión Documental, y requirió la contratación de una consultoría para efectuar la
depuración, organización, ubicación en estanterías, levantamiento de un inventario y
digitalización de la documentación; quien mediante memorando SENPLADES-CGAF-
2012-0281-M de 6 de marzo de 2012, le dispuso la elaboración de los términos de
referencia para la contratación de la consultoría, servidora que presentó los pliegos y
estableció un presupuesto referencial de 380 100,00 USD, con un plazo de ejecución
de 11 meses.
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo a través de la Coordinación General
Administrativa Financiera, en el año 2012, realizó los procesos de contratación
CLC-SENPLADES-007, 009 y 011-2012, para contratar una “Consultoría para el diseño
e implementación de un sistema de gestión de archivos institucionales; y, fortalecimiento
de la biblioteca virtual y de la gestión documental de la Secretaría Nacional de
Planificación y Desarrollo, SENPLADES”; los mismos que fueron declarados desiertos
por las siguientes causas:
PROCESO No. RESOLUCIÓNNo.
CAUSAS PARA LA DECLARATORIA DE DESIERTO
CLC-SENPLADES-007-2012 342-2012
Por considerarse las ofertas presentadas inconvenientes para los intereses institucionales. Los miembros de la Comisión Técnica en el informe DITSI-UGPI-2012-046 de 12 de septiembre de 2012,
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Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES8
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PROCESO No. RESOLUCIONNO.
CAUSAS PARA LA DECLARATORIA DE DESIERTO
indicaron que las ofertas presentadas por INTERSA y MICROFILE, describen metodologías insuficientes para la realización de la consultoría y el cumplimiento de los objetivos
CLC-SENPLADES-009-2012 403-2012Por cuanto la única oferta, ECUASISTEMAS no presentó su oferta técnica económica a través del portal de compras públicas
CLC-SENPLADES-011 -2012 523-2012Por considerarse inconvenientes para ios intereses institucionales. Las ofertas presentadas por INTERSA y ECUASISTEMAS, en razón que esta última con el Instituto Nacional de Preinversión, que es una entidad adscrita a la SENPLADES, le declaró la terminación unilateral de un proceso de contratación que tenía con la empresa adjudicada.
Fase Preparatoria
Términos de referencia y presupuesto referencial
La Directora de Gestión Documental, luego de los 3 procedimientos declarados
desiertos en el año 2012, y en razón de que se mantenía la necesidad de contratación,
con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2013-0020-M de 17 de enero de 2013
solicitó a la Coordinadora General Administrativa Financiera la contratación de la
consultoría.
En el expediente del proceso de contratación, no se encontró los términos de referencia
(TDR’S) ni los criterios utilizados para determinar el presupuesto referencial, por lo que
el equipo de control, con oficio 030-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 8 de julio de 2015,
le solicitó a la Directora de Gestión Documental, cuya gestión fue de 16 de enero de
2012 al 6 de julio de 2014, quien con oficio MT-2015-001 de 17 de julio de 2015, indicó
que con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2012-0084-M de 18 de julio de 2012,
remitió a la Coordinadora General Administrativa Financiera, el borrador de los pliegos
elaborados por la Dirección de Gestión Documental y la Dirección de Innovación
Tecnológica de Sistemas de Información, adjuntó el documento denominado “Proyecto
de diseño e implementación de un sistema de gestión de archivos”, documento que no
estaba suscrito por los responsables de su elaboración y no contiene los aspectos
previstos en el artículo 5 de la Resolución INCOP 054-2011 de 12 de noviembre de
2011, para los TDR’S, que indican:
"... Los términos de referencia para la contratación de consultoría y servicios incluirán obligatoriamente los siguientes aspectos:... Antecedentes...- Objetivos... -
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES9
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Alcance...- Metodología de trabajo...- Información que dispone la entidad...- Productos o servicios esperados...- Plazo de ejecución: parciales y/o total...- Personal técnico/ equipo de trabajo/recursos... - Forma y condiciones de pago... ”.
Además, en referencia al presupuesto referencial de 382 000,00 USD, al equipo de
control, indicó que previo a iniciar el proceso precontractual, con la Dirección de
Innovación Tecnológica de Sistemas de Información realizaron acercamientos con
varias empresas, presentando únicamente la empresa INTERSA la propuesta
económica por 373 150,00 USD, precio al que la Directora de Gestión Documental
agregó el valor de los productos y servicios requeridos por la SENPLADES, que no
consideró la empresa en su propuesta, estableciendo así el presupuesto referencial sin
contar con una metodología definida y realizar un estudio de mercado. En el expediente
no se determinó los documentos que evidencien que existieron otras propuestas, a las
que se consideró para establecer el presupuesto referencial y éste contenga la
determinación de la composición de los costos directos e indirectos requeridos para la
ejecución de la consultoría.
Las situaciones expuestas se presentaron, por cuanto la Directora de Gestión
Documental, cuya gestión fue del 16 de enero de 2012 al 6 de julio de 2014, responsable
del área requirente, en la elaboración de los TDR'S y presupuesto referencial, no
observó lo previsto en los artículos: 5 de la Resolución INCOP 054-2011 de 12 de
noviembre de 2011 y 34 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública; lo que ocasionó que no se cuente con los TDR's
debidamente estructurados, que el presupuesto referencial no contenga la
determinación de la composición de costos directos e indirectos necesarios para la
ejecución de la consultoría; así como, limitó establecer si el precio que se adjudicó fue
razonable buscando precautelar los intereses de la institución.
El equipo de control, con oficio 059-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 18 de agosto de
2015, comunicó los resultados provisionales a la Directora de Gestión Documental, cuya
gestión fue de 16 de enero de 2012 al 6 de julio de 2014.
La ex Directora de Gestión Documental, posterior a la lectura del borrador del informe,
efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio MT-2015-002 de 4 de septiembre de
2015, recibido el 8 de septiembre de 2015, indicó:
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES10
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"... Conforme era procedimiento en SENPLADES en este tiempo, desde las áreas se debía remitir los pliegos borrador y se consideraban como Términos de referencia, como apoyo previo y facilitar el trabajo de revisión del área jurídica....- Cabe indicar que la práctica común dentro de la Senplades se basaba en consultas de precios en el mercado, mecanismo que no correspondía a un estudio económico formal pero servía para definir presupuestos referenciales.-... y solo en el caso de la empresa INTERSA indicó por escrito costos del servicio en su propuesta.-... se tomó como referencia de forma general el valor de la propuesta más baja, debiendo enfatizar que conforme consta en la referida propuesta (de INTERSA) no existe ninguna desagregación de servicios con valor respectivos.... - Cabe acotar, que..., se realizaron reuniones con varias empresas las cuales de manera verbal informaron los costos de sus servicios, lo cual permitió tener la idea clara del costo en el mercado de lo requerido...
Lo expresado por la ex Directora de Gestión Documental no modifica lo comentado por
el equipo de control, en razón que los términos de referencia y los pliegos son
documentos independientes, que deben ser elaborados sujetándose a lo dispuesto en
la Resolución INCOP-054-2011 de 12 de noviembre de 2011, y a los modelos de pliegos
establecidos por el Servicio Nacional de Contratación Pública, respectivamente; y, el
presupuesto referencial fue fijado únicamente a base de la propuesta presentada por la
empresa INTERSA en el que no se determinó la composición de costos directos e
indirectos necesarios para la ejecución de la consultoría.
Conclusión
La Directora de Gestión Documental no elaboró los términos de referencia de acuerdo
a lo establecido en la normativa vigente, emitida por el SERCOP; así como, el
presupuesto referencial establecido para el proceso de contratación, no fue determinado
a base de una metodología definida y estudio de mercado, a fin de que éste contenga
la determinación de la composición de costos directos e indirectos, necesarios para la
ejecución de la consultoría, lo que limitó establecer si el precio que se adjudicó fue
razonable buscando precautelar los intereses de la institución
Recomendación
Al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo
2. Dispondrá a los responsables de las unidades requirentes de consultorías, elaboren
los términos de referencia considerando los aspectos técnico, legal, económico; y,
contengan la fecha de elaboración, nombres y firma de responsabilidad de los $ onu
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES11
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
servidores que los realizaron; así como, establezcan la metodología y realicen el
estudio de mercado para determinar el presupuesto referencial que serán
presentados mediante un informe para conocimiento y aprobación de la autoridad
competente, documentación que será archivada en el expediente respectivo para
su control posterior.
Fase precontractual
La Directora de Gestión Documental, con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2013-
0022-M de 18 de enero de 2013 solicitó a la Coordinadora General Administrativa
Financiera, la certificación presupuestaria por 382 000,00 USD más IVA. Al respecto,
el Director Financiero emitió la certificación 123 de 18 de enero de 2013 por el valor
solicitado, con afectación a la partida presupuestaria 730601 "Consultoría, Asesoría e
Investigación Especializada".
La Coordinadora General Administrativa Financiera, con Resolución SNPD-CGAF-
DGD-LCC-2013-0001 de 21 de enero de 2013 dispuso el inicio del proceso de
contratación, aprobó los pliegos, invitó a las empresas SONDA DEL ECUADOR
ECUASONDA S.A., INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A., DIGIDOC S.A. y
MICROFILE DEL ECUADOR ECUAMICROFILE CIA. LTDA, y conformó la Comisión
Técnica.
Como se estableció en el cronograma de los pliegos, únicamente la empresa INTERSA
el 7 de febrero de 2013 presentó la oferta técnica y económica por 382 000,00 USD.
La Comisión Técnica conformada por la Directora de Gestión Documental en calidad de
delegada de la máxima autoridad, la Analista de Gestión Documental como delegada
del área requirente y la Analista de Tecnologías de Información y Comunicación como
profesional afín al objeto de la contratación, suscribieron el 22 de febrero de 2013 el acta
CLC-006-2013 de calificación de la oferta técnica y económica, en la que indicaron que
la única oferta presentada por la empresa INTERSA obtuvo la calificación de 80 puntos
en la oferta técnica y 20 puntos en la oferta económica; e, iniciaron la etapa de
negociación, en la que se mantuvo la oferta económica y el plazo de ejecución de la
consultoría. La consultora aceptó los requerimientos determinados en el “Documento
técnico metodológico”, elaborado por el área requirente el 27 de febrero de 2013,
situación que se plasmó en el acta de negociación CLG-007-2013 de 28 de febrero de^ ofocc
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES12
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
2013, suscrita por los miembros de la Comisión Técnica y el Representante Legal de
INTERSA.
La Coordinadora General Administrativa Financiera, con Resolución SNPD-CGAF-
DGD-LCC-2013-0003 de 5 de marzo de 2013, adjudicó la consultoría a INTERSA,
suscribiendo el 1 de abril de 2013 con el Representante Legal de la empresa, el contrato
4015, por 382 000,00 USD más IVA, a un plazo de 9 meses, a partir de la suscripción,
debiendo por lo cual entregarse los productos el 27 de diciembre de 2013, según la
cláusula décima quinta, se designó como Administrador del Contrato a la Directora de
Gestión Documental.
La SENPLADES después de que INTERSA presentó las garantías de fiel cumplimiento
del contrato y buen uso del anticipo, con CUR 40347030 de 17 de abril de 2013, pagó a
la consultora 59 974,00 USD, correspondiente al 15,70% del anticipo.
Fase Contractual
Ejecución del contrato y entrega recepción de los productos
Según el cronograma de entrega de productos, establecido en la cláusula séptima del
contrato, la consultora debía entregar 5 actividades con 14 productos y un informe final
hasta el 27 de diciembre de 2013.
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-31-05-2013 de 31 de mayo
de 2013, solicitó a la Administradora del Contrato una reprogramación del calendario sin
afectar al plazo total, argumentando que analizó la estructura organizacional de la
SENPLADES con el estatuto vigente y que se debía considerar el nuevo estatuto que
entraba en vigencia, por lo que propuso un nuevo calendario de entrega de productos,
así:
N. ACTIVIDADES/PRODUCTOSVALOR DEL PRODUCTO
USD
FECHA DE ENTREGA
INICIAL CONTRATO
NUEVA FECHA DE ENTREGA
1 Normalización de ia gestión documental y archivística
A
Documento que contenga el informe del análisis de la documentación que se genera y archiva en cada una de las dependencias o unidades administrativas de la SENPLADES, así como de las herramientas informáticas y procesos que generan dicha documentación
4 000,00 31/05/2013 22/07/2013
^ i r e ce
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES13
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
N. ACTIVIDADES/PRODUCTOSVALOR DEL PRODUCTO
USD
FECHA DE ENTREGA
INICIAL CONTRATO
NUEVA FECHA DE ENTREGA
B
Documento que contenga la propuesta para la estructuración y administración de los archivos de la oficina, periféricos y centrales, correspondientes a las diferentes dependencias o unidades administrativas de la SENPLADES, considerando características específicas funcionales de cada uno de los archivos de oficina , periféricos y central que se proponga establecer
2 000,00 31/05/2013 15/08/2013
CDocumento que contenga la propuesta del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental y el Cuadro de Clasificación de la Correspondencia
1 500,00 31/05/2013 30/07/2013
D Documento que contenga la propuesta de la tabla de plazos de conservación de documentos de archivo 4
5 000,00 31/05/2013 16/09/2013
E
Documento que contenga la propuesta del Manual de Normas, Procedimientos e instructivos, que incluyan los procesos de gestión documental tanto física, como digital para el día a día, los procedimientos de organización de los documentos en los archivos de gestión, transferencia de documentos entre los diferentes niveles de archivos, organización del archivo central, control de préstamo o salida de documentos y expedición de certificación de documentos
3 000,00 27/12/2013
2 Herramienta informática de los archivos institucionales
A
Herramienta informática de Gestión Documental provisto por el Consultor para la gestión de los archivos físicos como electrónicos y su integración con otros aplicativos institucionales y el sistema QUIPUX, ¡mplementada en las diferentes dependencias de la SENPLADES
40 200,00 31/10/2013 11/11/2013
3 Organización, inventario, depuración y digitalización de los archivos institucionales
A
Documentación, aproximadamente 4500 cajas de archivo +/- 10%, que reposa en los archivos institucionales de la SENPLADES, generada hasta el 2012 y la que se genere hasta la finalización de la consultoría, clasificada, ordenada, inventariada, colocada en cajas de archivo e identificada, aplicando los principios de procedencia y orden original, en función del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental, que el Consultor diseñará para la SENPLADES
95 666,67
desde el 30/04/2013
hasta el 29/11/2013
Desde la segunda entrega, se entregará en forma mensual desde el 19/07/2013 al30/11/2013
B
Documentación seleccionada para dicho propósito, aproximadamente 5.000.000 de carillas digitalizadas +/- 10%, cuyos metadatos serán los que ameriten ingresarse de acuerdo a los tipos documentales identificados en cada oficina
193 233,33
desde el 31/05/2015
hasta el 29/11/2013
Seentregará de forma mensual desde el 30/07/2013 al29/11/2013
g í ca je-rce
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N. ACTIVIDADES/PRODUCTOSVALOR DEL PRODUCTO
USD
FECHA DE ENTREGA
INICIAL CONTRATO
NUEVA FECHA DE ENTREGA
4 Diseño, implementación y puesta en funcionamiento de la Biblioteca Virtual de la SENPLADES
A Inventario de los documentos que formarán parte de la biblioteca virtual de la SENPLADES 3 100,00 28/06/2013
Seentregará de forma mensual desde el 31/07/2013 al29/11/2013
B Herramienta informática de Biblioteca Virtual de la SENPLADES, diseñada e implementada
15 000,00 31/08/2013
C
Procesamiento e incorporación a la Biblioteca Virtual de los documentos que de acuerdo al análisis preliminar se consideren apropiados para tal fin, (aproximadamente 10000 documentos+/-5%)
11 000,00 31/08/2013
Seentregará de forma mensual desde el 30/09/2013 al29/11/2013
5 Capacitación del personal de la SENPLADES y transferencia tecnológica
A
Documento que contenga el informe del evento o de los eventos de capacitación a los funcionarios de la SENPLAES responsables de los diferentes archivos institucionales, cuyos temas se referirán a los conceptos generales de la gestión documental y archivística; la aplicación de los procedimientos diseñados; y, el manejo de las herramientas informáticas implementadas, anexando listados de asistencia de las capacitaciones brindadas
4 000,00 27/12/2013
B
Documento que contenga el informe del evento de capacitación tecnológica (arquitectura de la herramienta informática) a los funcionarios responsables de la administración y el mantenimiento de las herramientas informáticas implementadas, anexando listados de asistencia de las capacitaciones brindadas
1 000,00 27/12/2013
Informe Final 3 300,00 27/12/2013
TOTAL 382 000,00
La Administradora del Contrato con informe técnico - económico de análisis de solicitud
de reprogramación de tiempos de entrega de productos CGAF-DGD-2013-0001 de 31
de mayo de 2013 aprobó la reprogramación de entrega de los productos, por lo que, la
Coordinadora General Administrativa Financiera, el 31 de mayo de 2013 suscribió con
el Representante Legal de INTERSA el contrato complementario 4040, en el que
modificaron la cláusula séptima “Alcance de los Trabajos” del contrato principal;
estableciéndose que en las fechas programadas en el contrato principal y
complementario, INTERSA entregó 5 productos completos y 4 productos parciales, queg r aM sn ee
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES15
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fueron aceptados por la Administradora del Contrato y pagados deduciendo el anticipo
correspondiente y las retenciones de ley, como se indica a continuación:
PRODUCTOS ENTREGADOS EN FORMA COMPLETA
N. A ctiv id a d es /p ro d u c to sV alo r
prod uc toU SD
Fecha de entrega
Fecha acta de en treg a recep ció n
C U Rde
pago
Fecha de pago
1 Normalización de la gestión documental y archivística
A
Documento que contenga el informe del análisis de la documentación que se genera y archiva en cada una de las dependencias o unidades administrativas de la SENPLADES, así como de las herramientas informáticas y procesos que generan dicha documentación
4.000,00 22/07/2013 14/08/2013 5563 19/08/2013
B
Documento que contenga la propuesta para la estructuración y administración de los archivos de la oficina, periféricos y centrales, correspondientes a las diferentes dependencias o unidades administrativas de la SENPLADES, considerando características específicas funcionales de cada uno de los archivos de oficina , periféricos y central que se proponga establecer
2.000,00 15/08/2013 08/08/2013 5993 30/08/2013
CDocumento que contenga la propuesta del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental y el Cuadro de Clasificación de la Correspondencia
1.500,00 15/07/2013 07/08/2013 5307 09/08/2013
DDocumento que contenga la propuesta de la tabla de plazos de conservación de documentos de archivo
5.000,00 16/09/2013 25/09/2013 6958 16/10/2013
4 Diseño, implementación y puesta en funcionamiento de la Biblioteca Virtual de la SENPLADES
BHerramienta informática de Biblioteca Virtual de la SENPLADES, diseñada e ¡mplementada
15.000,00 30/08/2013 10/09/2013 6289 17/09/2013
En el producto 4B entregado en su totalidad, se identificaron las siguientes novedades:
La empresa INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-30-08-2013-S de 30 de agosto de
2013, entregó a la Administradora del Contrato el producto 4B, relacionado con la
herramienta informática de la Biblioteca Virtual; al respecto, el Director de Tecnologías
de la Información, el Coordinador de Gestión de Desarrollo de Sistemas Informáticos y
la Gerente de Gestión de Proyectos Informáticos, suscribieron el informe técnico
DTIC-UGDPI-2013-0059 de 5 de septiembre de 2013; en el que sugirieron aceptar el
producto tomando en cuenta que cumple las condiciones funcionales y técnicas ^ ejüettsei*
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES16
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
solicitadas por la Dirección de Gestión Documental y la Dirección de Tecnologías de
Información y Comunicación.
La Administradora del Contrato, con informe técnico CGAF-DGD-2013-0011 de 10 de
septiembre de 2013, aceptó la Biblioteca Virtual a satisfacción e indicó que el producto
entregado presentó solidez conceptual, estudio, análisis especializado y cumple con los
requerimientos estipulados en el contrato, suscribiendo el 10 de septiembre de 2013 con
la Técnica de Gestión Documental 2, el acta de entrega - recepción; y, solicitó el pago
por 15 000,00 USD más IVA.
En los pliegos, contrato y en el “Documento Técnico - Metodológico”, a base del cual
se suscribió el acta de negociación CLC-007-2013, no se estipuló las condiciones
funcionales y técnicas que debía cumplir la Biblioteca Virtual; además, en el acta de
entrega - recepción, tampoco se especificó las condiciones y obligaciones contractuales
que debía cumplir el producto para ser aceptado a satisfacción por la SENPLADES; por
lo que, el equipo de control con oficio 036-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 10 de julio
de 2015 solicitó a la Directora de Gestión Documental presente los documentos en los
que se encuentren especificados los requerimientos funcionales y técnicos que sirvieron
como base para aceptar la Biblioteca Virtual.
La Directora de Gestión Documental, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0016-
OF de 17 de julio de 2015 entregó copias de las actas de reuniones efectuadas entre
los servidores de la Dirección de Tecnologías de Información, de la Dirección de Gestión
Documental y la Consultora, para establecer el diseño y arquitectura de la Biblioteca
Virtual; además, adjuntó un documento de requerimientos funcionales de 27 de agosto
de 2013, elaborado por la Analista de Gestión Documental y el Representante Legal de
la Empresa INTERSA, sin firmas de responsabilidad, situación que determinó que la
unidad requirente no realizó los estudios previos para establecer en los pliegos del
proceso de contratación, los parámetros que necesitaba que cumpla la herramienta de
la Biblioteca Virtual.
En la verificación de la Biblioteca Virtual, efectuada el 18 de agosto de 2015, debido a
que no se establecieron las especificaciones técnicas de la herramienta virtual, se
consideró como base los acuerdos constantes en las actas: 20 “Aprobación documento
de diseño y arquitectura de la biblioteca virtual”, 23 “Revisión y aprobación de los $ ctr'eas/eíte
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES17
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
bocetos del diseño gráfico para la biblioteca virtlial presentado por INTERSA”, y 29
“Aprobación de estructura y metadatos de la biblioteca virtual”, y los módulos ofertados
en la oferta técnica, estableciéndose las siguientes observaciones:
La Dirección de Gestión Documental, unidad requirente, no está utilizando la
Biblioteca Virtual, motivo por el cual no se designó una persona que administre la
herramienta, y la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación no
asignó una persona para que gestione la infraestructura y monitoree los servicios
de la herramienta Virtual.
Los servidores de la DTIC no están capacitados en el manejo y administración de
la Biblioteca Virtual, debido a que los servidores que fueron capacitados no
realizaron la transferencia de conocimiento, por lo que no pudieron indicar todas las
funcionalidades que tiene la Biblioteca en lo referente a: tipos de contenidos,
políticas de acceso al cliente, requerimientos de red, estrategias de respaldo y los
servidores Front End y Storage; y, también porque desconocían su ubicación.
Los módulos de: edición, estructura, vinculación externa no fue posible verificarlos,
por cuanto la Dirección de Gestión Documental y la Dirección de Tecnologías de
Información y Comunicación no contaban con la clave de administración para el
acceso a los módulos.
Las verificaciones se realizaron en el ambiente de preproducción, debido a que la
Biblioteca Virtual fue aceptada por la Administradora del Contrato en este ambiente,
desconociéndose las razones por las cuales no se recibió la herramienta
implementada.
No se pudo verificar en que servidor se encuentran almacenados los archivos
digitalizados de la Biblioteca Virtual; sin embargo, a través del servidor de
preproducción se visualizó que existen 554 documentos publicados en la
herramienta virtual.
Lo expuesto se presentó debido a que la Directora de Gestión Documental -
Administradora del Contrato, que actuó de 16 de enero de 2012 al 6 de julio de 2014, y
el Director de Tecnologías de Información y Comunicación, cuya gestión fue del 14 de
enero de 2013 al 3 de enero de 2014, no establecieron en los pliegos toda la informacióneltec4ccf>o
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES18
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
técnica requerida para la ejecución de la consultoría, por lo que inobservaron lo previsto
en los artículos 23 y 31 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública, 20 de su Reglamento; y, los numerales 3, 5 y 6 de la Norma de Control Interno
410-07 “Desarrollo y adquisición de software aplicativo”, ocasionando que los
proveedores invitados no dispongan de esta información para presentar en la oferta
técnica y económica de este producto, y que la Biblioteca Virtual sea recibida
únicamente a base de los parámetros presentados por la contratista en su oferta.
La Administradora del Contrato, la técnica de gestión documental 2, la Gerente de
Gestión de Proyectos Informáticos, el Coordinador de Gestión de Desarrollo de
Sistemas Informáticos y el Director de Tecnologías de la Información y Comunicación,
mediante acta de entrega - recepción de 10 de septiembre de 2013, e Informe Técnico
DTIC-UGDPI-2013-0059 de 5 de septiembre de 2013, aceptaron el producto en un
ambiente de preproducción y sin que la herramienta se encuentre implementada como
lo estipulaba la cláusula quinta del contrato “Objetivos Específicos, Actividades y
Productos”, letra b) de la Actividad 4 “Diseño, implementación y puesta en
funcionamiento de la Biblioteca Virtual de la SENPLADES”, inobservaron lo establecido
en los numerales 8 y 10 de la Norma de Control Interno 410-07 “Desarrollo y adquisición
de software aplicativo”, lo que dio lugar a que la Administradora del Contrato solicite el
pago de 15 000,00 USD + IVA del producto 4B, que no estuvo en uso por parte de la
Dirección de Gestión Documental.
El equipo de control, con oficios 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66 y 77-DAAC-SENPLADES-
FCM-2015 de 27 de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y
actual Directora de Gestión Documental, ex Gerente General de INTERSA, ex y actual
Director de Tecnologías de Información y Comunicación, ex Técnica de Gestión
Documental designada para la suscripción del acta de entrega recepción, ex Gerente
de Gestión de Proyectos Informáticos y ex Coordinador de Desarrollo de Sistemas
Informáticos de Administración de Procesos, Directora de Administración de Procesos,
ex Coordinadora General de Gestión Estratégica, Coordinador General de Gestión
Estratégica y Gerente General de INTERSA respectivamente.
La ex Directora de Gestión Documental, posterior a la lectura del borrador del informe
efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio MT-2015-002 de 4 de septiembre de
2015, recibido el 8 de septiembre de 2015, indicó que el diseño e implementación de lae¿fecinue-UA
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES19
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Biblioteca Virtual debía ser de acuerdo a los estándares de software de la institución,
adjuntó actas de reuniones suscritas luego de la firma del contrato, por el Gerente
General de INTERSA, servidores de la Dirección de Gestión Documental y de la
Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, en las que establecieron el
diseño y la arquitectura de la Biblioteca Virtual, además señaló:
.. SENPLADES no contaba con una herramienta de biblioteca virtual motivo por el cual no se podía tener los parámetros específicos que se necesitaba que cumpla la Biblioteca Virtual. Por lo que se adoptó macro procesos estándares existentes en el mercado...- Con correo electrónico de 16 de agosto de 2013... el Ing.... solicita a la Directora de Gestión Documental, Subrogante los documentos de Visión y Requerimientos funcionales...”.
Y con respecto a la aceptación y pago de la Biblioteca Virtual en el ambiente de
preproducción, indicó que en el informe técnico DTIC-UGPI-2013-0059 de 5 de
septiembre de 2015, aprobado por el Director de Tecnologías de Información y
Comunicación se sugirió aceptar el producto quedando pendiente el paso al ambiente
de producción, por lo que aceptó conforme la recomendación de la DTIC, por ser el área
de la cual dependen los componentes tecnológicos institucionales.
Además, la ex Directora de Gestión Documental, con oficio MT-2015-004 de 14 de
septiembre de 2015 indicó que consideró pertinente pagar el valor del producto, puesto
que el ingreso de documentos dependería de una revisión pormenorizada por las
posibles implicaciones legales que salían fuera del alcance y aprobación de la
Administradora del Contrato, por lo que el paso a ambiente de producción se tenía
pendiente por cuanto no se disponía de la totalidad de los documentos a ser
incorporados en la Biblioteca Virtual, mismos que dependían de la aprobación del
producto 4A, que debía realizarlo el Coordinador General de Asesoría Jurídica,
delegado con memorandos SENPLADES-SNPD-2013-0155-M y 232 de 14 de octubre
y 27 de diciembre de 2013.
El ex servidor Público 5, (ex Coordinador de Gestión de Desarrollo de Sistemas
Informáticos), posterior a la lectura del borrador del informe, efectuado el 7 de
septiembre de 2015 con comunicación de 3 de septiembre de 2015, recibido el 7 de
septiembre de 2015 indicó que la Dirección de Tecnologías de Información y
Comunicación, designó a un administrador de la aplicación de la Biblioteca Virtual quien
tenía clave de administrador, además señaló:^ ¡rcini*
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES20
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
"... siendo necesario para que la Biblioteca Virtual sea puesta en funcionamiento contar con los productos que estaban bajo responsabilidad de la Dirección de Gestión Documental referente a los ítems a. y c....- Adicionalmente debo señalar que luegode haberla Biblioteca Virtual superó (sic) las pruebas de aseguramiento de la calidad de tecnología, el proceso regular para ejecutar el paso a producción debía haber sido oficializado por parte de (sic) área requirente con el envío de memorandos de aceptación del producto..., cabe señalar que en los memorandos enviados por el área requirente se formalizaban los siguiente puntos: evidencia de ejecución de pruebas funcionales y aceptación del aplicativo, designación de administrador funcional de la herramienta y solicitud de administrador técnico, solicitud de publicación del aplicativo y definición del uso que se dará a la herramienta informática por parte del área requirente en base a sus necesidades institucionales........ losservidores de la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación nos vemos imposibilitados de realizar un paso a producción unilateralmente, tomando en cuenta que los productos a y c de la Actividad 4 mencionados en el Contrato no fueron entregados a la Dirección de Gestión Documental ni integrados a la Biblioteca Virtual........ la herramienta no fue colocada en ambiente de producción al no existiruna formalización por parte del área usuaria la cual no solicitó el paso a producción........ la aceptación que realizó la Dirección de Tecnologías deInformación y Comunicación es a la herramienta, siendo parte de la aceptación funcional la ejecución de carga documental... debía ser revisada por los funcionarios de la Dirección de Gestión Documental previo al pago...”.
El ex Director de Tecnologías de Información y Comunicación, con oficio 2015-094-
ESPE-d-6 de 15 de septiembre de 2015, se refirió en similares términos a lo expresado
por el ex servidor público 5.
La Analista de Tecnologías de Información y Comunicación (ex Gerente de Gestión de
Proyectos Informáticos), posterior a la lectura del borrador del informe, efectuado el 7
de septiembre de 2015, con oficios SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0049-OF de 31 de
agosto de 2015, recibido el 7 de septiembre de 2015, indicó que se sugirió aceptar el
producto en el ambiente de preproducción tomando en cuenta las definiciones y
acuerdos detallados en las actas de reuniones, señalando además:
.. dentro de la última conclusión del informe se dejó claramente indicado a la Unidad requirente que estaba pendiente el paso de la herramienta al ambiente de producción, lo cual debía darse después de que la empresa INTERSA presente el informe de calidad de la Dirección de Tecnología de Información satisfactorio y el cumplimiento de los solicitado por el área de Gestión de infraestructura y Operaciones...- Cabe mencionar que para el paso a un ambiente de producción de las aplicaciones se necesita de manera formal el pedido de la Unidad requirente, al Director de Tecnologías de Información y Comunicación; y la entrega de la respectiva documentación técnica y código fuente...- El informe técnico emitido por la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, debía haber sido analizado y revisado por la Unidad requirente para proceder con el pago, ya que era competencia de esta unidad hacer cumplir a la empresa INTERSA las observaciones que se indicaron oportunamente para recibirá satisfacción la herramienta...”.
$ Veltrfiun v
Secretarla Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES21
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
El ex Gerente General de INTERSA, con oficio WH-14-sep-15 de 14 de septiembre de
2015, indicó:
"... Intersa firma el acta de entrega recepción en pre-producción ya que la Senplades poseía vigente una biblioteca virtual, la cual estaba en producción y la decisión mencionada por porte (sic) de la DTIC, fue que debía poseer una autorización para dar de baja dicha herramienta, y solo así, entonces colocar la nueva herramienta proporcionada por Intersa S.A., por tanto fue decisión de la Senplades realizar (sic) el acta de entrega recepción libre y voluntariamente por la aceptación del producto...
Lo expresado ratifica lo comentado por el equipo de control, ya que recién en la etapa
de ejecución de la consultoría, se establecieron los requerimientos funcionales que
debía cumplir la Biblioteca Virtual; es decir, las especificaciones técnicas no fueron
formuladas en los pliegos ni en el contrato; y, los servidores de la Dirección de
Tecnología de la Información y Comunicación en su informe técnico sugirieron aceptar
la herramienta sin que se encuentre implementada, por lo que no debió ser aceptada a
satisfacción por la Administradora del Contrato ni ser pagada hasta que se cumpla con
todas las estipulaciones contractuales.
Los productos que la empresa INTERSA entregó parcialmente y que fueron pagados
deduciendo el anticipo correspondiente y las retenciones de ley son:
PRODUCTOS ENTREGADOS PARCIALMENTE
N. Actividades/productos Entregaparcial
Fecha de entrega
producto
Fecha acta de entrega recepción
Valor parcial del producto
USD
CUR Fecha de pago
3 Organización, inventario, depuración y digitalización de los archivos institucionales
A
Documentación, aproximadamente 4500 cajas de archivo +/- 10%, que reposa en los archivos institucionales de la SENPLADES, generada hasta el 2012 y la que se genere hasta la finalización de la consultoría, clasificada, ordenada, inventariada, colocada en cajas de archivo e identificada, aplicando los principios de procedencia y orden original, en función del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental, .que el Consultor diseñará para la SENPLADES
1 30/04/2013 04/06/2013 11 958,33 4404 10/07/2013
c 21/06/2013 24/07/2013 13 951,39 5042 31/07/2013
3 19/08/2013 26/08/2013 13 951,39 5991 30/08/2013
4 19/09/2013 25 09/2013 13 951,39 6987 17/10/2013
5 18/10/2013 28/10/2013 13 951,39 7259 31/10/2013
B
Documentación seleccionada para dicho propósito, aproximadamente 5.000.000 de carillas digitalizadas +/- 10%, cuyos metadatos serán los que ameriten ingresarse de acuerdo a los tipos documentales identificados en cada oficina
I 30/07/2013 07 08/2013 38 646,67 5417 13/08/2013
2 30/08/2013 10/09/2013 38 646,67 6362 20/09/2013
i 30/09/2013 25/10/2013 38 646,67 7262 31/10/2013
4 30/10/2013 11/11/2013 38 646,67 7903 28/11/2013
VCíntic/o*
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES22
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
PRODUCTOS ENTREGADOS PARCIALMENTE
N. Actividades/productos Entregaparcial
Fecha de entrega
producto
Fecha acta de entrega recepción
Valor parcial del producto
USD
CUR Fecha de pago
4 Diseño. imolementación v puesta en funcionamiento de la Biblioteca Virtual de la SENPLADES -
Inventario de los documentos que formarán parte de la biblioteca virtual
1 31/07/2013 08/08/2013 620,00 5413 13/08/2013
A 2 30/08/2013 09/09/2013 620,00 2535 30/05/2014de la SENPLADES 3 30/09/2013 07/10/2013 620.00 6985 16/10/2013
C
Procesamiento e incorporación a la Biblioteca Virtual de los documentos que de acuerdo al análisis preliminar se consideren apropiados para tal fin, (aproximadamente 10000 documentos +/- 5%)
1 30/09/2013 09/10/2013 3.666,67 6989 17/10/2013
En las entregas parciales del producto 3B se Identificaron las siguientes novedades:
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-30-07-2013 de 30 de
julio de 2013, en cumplimiento al cronograma, realizó la primera entrega parcial del
producto 3B; en su informe no especificó el número de carillas digitalizadas,
únicamente indicó que el avance del proyecto de ese producto era del 1,78%,
entrega que fue aceptada por la Directora de Gestión Documental, subrogante
(Administradora del Contrato) y por la Técnica de Gestión Documental 2, mediante
informe técnico y acta de entrega recepción de 7 de agosto de 2013, documentos
en los que tampoco se indicó el número de carillas digitalizadas por la Consultora.
El Gerente General de INTERSA, con oficios IN-SENPLADES-30-08-2013,
IN-SENPLADES-30-09-2013-S e IN-SENPLADES-30-10-2013-T de 30 de agosto,
30 de septiembre y 30 de octubre de 2013 presentó a la Administradora del
Contrato, la segunda, tercera y cuarta entrega parcial del producto 3B, e indicó en
sus informes el número de carillas digitalizadas.
La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, a partir de la segunda
entrega, emitió los informes técnicos DTIC-UGIO-2013-192, 213 y 233 de 9 de
septiembre, 16 de octubre y 5 de noviembre de 2013, respectivamente, suscritos
por: el Administrador de servicios y almacenamiento, el Coordinador de la Unidad
de Sistemas Informáticos y por el Director de Tecnologías de Información y
Comunicación, en los cuales señalaron que, en el equipo servidor asignado a
INTERSA para que almacene los documentos escaneados, se encontraron
archivos con extensión PDF, que se detallan a continuación:^ ircinJiñrc*
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES23
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
NUMERO FECHA INFORME INTERSA INFORME TÉCNICOENTREGA ENTREGA Número de Carillas TECNOLOGICO
PRODUCTO 3B Digitalizadas No. de archivos en formatoPDF
Segunda 30/08/2013 873 845 51 639Tercera 30/09/2013 1 477 609 158 764Cuarta 30/10/2013 1 321 730 257 713
En los informes emitidos por la DTIC se recomendó que se entreguen los listados
de los documentos que se colocaron en el repositorio aprobado por la Dirección de
Gestión Documental, a fin de confrontar los datos que obtuvieron y verificar si son
correctos; sin embargo, la Directora de Gestión Documental no entregó lo solicitado,
por lo que la DTIC en sus informes se limitó únicamente a comunicar el número de
archivos en formato PDF que se encontraban en el servidor, en consecuencia no
se identificaron los procedimientos que utilizó la Administradora del Contrato y la
Técnica de Gestión Documental 2, para verificar y aceptar las carillas digitalizadas
por el Consultor, según actas de entrega - recepción de 10 de septiembre, 25 de
octubre y 11 de noviembre de 2013, considerando que los informes técnicos de la
DTIC únicamente hacen referencia al número de archivos en formato PDF, y que la
aceptación del producto 3B de acuerdo a lo estipulado en la cláusula séptima del
contrato, estaba vinculada al número de carillas digitalizadas.
El equipo de control, con oficio 030-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 8 de julio de 2015,
solicitó a la ex Directora de Gestión Documental indique los procedimientos utilizados
para verificar y aceptar las carillas digitalizadas, quien con oficio MT-2015-001 de 17 de
julio de 2015, informó que las revisiones de los documentos digitalizados las realizó
personalmente identificando las cajas y verificando los documentos físicos con las
imágenes de los documentos almacenados en el servidor; señaló que el apoyo de la
DTIC era en función de constatar el uso y espacio de almacenamiento en el servidor;
sin embargo, no adjuntó documento alguno que evidencie lo afirmado; así como, en las
actas de entrega recepción parciales de la segunda, tercera y cuarta entrega, aceptó el
número de carillas digitalizadas en base a los informes de la DTIC; es decir, no demostró
que el número de carillas digitalizadas por el contratista, efectivamente se encuentren
en el servidor, y tampoco proporcionó al equipo de control el listado de los documentos
digitalizados para poder realizar la revisión. '$ ve ink '*u*7*o
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES24
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
En acta de verificación de los documentos digitalizados y entregados por INTERSA,
suscrita el 11 de julio de 2015, por la auditora informática de apoyo de la Contraloría, la
responsable de Infraestructura y Operaciones y por el Director de Tecnologías de
Información y Comunicación, se indicó:
.. Debido a que no existe el detalle de los documentos solicitados a ser escaneados, no se pudo verificar si estos documentos eran los solicitados por la entidad....- Se hace referencia a documentos y no a carillas como especifica el producto 3B...- Se encontraron 364133 archivos con extensión PDF de los cuales no se pudo verificar cuales archivos corresponden a las diferentes entregas... ”.
Las novedades señaladas, se presentaron debido a que la Administradora del Contrato
no estableció el procedimiento para verificar el número de documentos y carillas
digitalizadas, lo que originó que la Dirección de Gestión Documental no disponga de un
listado de documentos a digitalizar por la consultora, que permita posteriormente
verificar el número de carillas efectivamente procesadas de acuerdo a las
especificaciones establecidas en los pliegos y en el contrato, por lo que la Directora de
Gestión Documental titular y subrogante y la Técnica de Gestión Documental 2,
inobservaron lo previsto en el artículo 121 del Reglamento General de la Ley Orgánica
del Sistema Nacional de Contratación Pública y en la cláusula séptima del contrato
“Alcance de los Trabajos”.
La Directora de Gestión Documental, respecto al uso de los productos que fueron
aceptados y pagados por la SENPLADES, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-
0027-OF de 24 de agosto de 2015, al equipo de control informó que los productos: 3B,
4A, 4B y 4C, que representan un pago de 175 113,33 USD más IVA, (Anexo 2) no están
siendo utilizados por la SENPLADES, en razón de que la utilización de éstos dependen
de la Herramienta de Gestor Documental, que no fue recibida a satisfacción por la
SENPLADES, según lo señalado por la Directora de Gestión Documental en oficio
SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0077-OF de 15 de septiembre de 2014, en el que al
Gerente General de INTERSA le indicó, que el Gestor Documental no cumplió con los
literales a), b), c) y d) de la cláusula quinta del contrato, y señaló:
"... la herramienta no cumple con los siguientes requerimientos:...- 1. Instalación y conectividad en equipos y dependencias de SENPLADES...- 2. Pruebas de factibilidad de funciones de la herramienta para los usuarios...- 3. Utilización de pantallas, préstamos de documentos, reportes de ingreso de metadatos, escaneo, búsquedas; es decir, nunca se realizó una presentación formal donde se pueda evidenciar el funcionamiento de la herramienta para el usuario, paso imprescindible
V t ir íF i t in c p
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES25
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
para que DTIC pueda subir a producción la misma...- 4. Carga de los archivos digitalizados para el funcionamiento eficiente...- Año 2006 y anteriores... - Año 2009 incompleto... - Año 2010, 2011 y 2012 no se encuentran ingresados... - Archivos de gestión de áreas no se encuentran ingresados...-5. Carga de documentos de (sic) digitales de Gestor Documental Quipux a Gestor Documental SENPLAES... ”.
El equipo de control, con oficios 59, 60, 61,62, 63, 64, 67 y 77-DAAC-SENPLADES-
FCM-2015 de 27 de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y
actual Directora de Gestión Documental, ex Gerente General de INTERSA, ex y actual
Director de Tecnologías de Información y Comunicación, ex Técnica de Gestión
Documental designada para la suscripción del acta de entrega recepción, ex Directora
de Gestión Documental, subrogante y Gerente General de INTERSA, respectivamente.
La Técnica designada para la suscripción del acta de entrega - recepción, en respuesta
a la comunicación de resultados provisionales, con oficio 002-ESEE de 3 de septiembre
de 2015, indicó que suscribió las actas conforme lo previsto en el artículo 124 del
Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; sin
embargo, se estableció que recibió los productos 4B y 3B sin que éstos cumplan con las
estipulaciones contractuales, por lo que lo comentado por el equipo de control se
mantiene.
La ex Directora de Gestión Documental, subrogante (Administradora del Contrato),
posterior a la lectura del borrador del informe, efectuada el 7 de septiembre de 2015,
con oficio NAB-2015-003 de 15 de septiembre de 2015, indicó que la Directora de
Gestión Documental titular no estableció un proceso para identificar el número de
documentos y carillas digitalizadas, por lo que de manera verbal sugirió a la Directora
de Gestión Documental titular, que solicite a INTERSA un informe que detalle el número
de carillas digitalizadas y a la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación
el informe técnico que corrobore los datos almacenados y las carillas digitalizadas en el
servidor.
La ex Técnica de Gestión Documental 2, que fue designada para suscribir las actas de
entrega recepción, se refirió en los mismos términos que en su respuesta a la
comunicación de resultados.
Lo expresado por la ex Directora de Gestión Documental, subrogante ratifica lo
comentado por el equipo de control, por cuanto reconoció que no se estableció un verntideta
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES26
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
procedimiento para recibir el producto 3B, por lo que en la primera entrega no se
especificó el número de carillas digitalizadas y desde la segunda entrega se aceptó el
producto a base del informe técnico realizado por la DTIC en los cuales únicamente se
mencionaron el número de archivos existentes en el servidor y no el número de carillas
efectivamente digitalizadas.
Conclusiones
La empresa INTERSA en las fechas establecidas en el contrato principal y
complementario, entregó 5 productos completos y 4 productos parciales, los mismos
que fueron aceptados por la Administradora del Contrato y pagados, de los cuales los
productos: 3B, 4A, 4B y 4C por los que se pagó 175 113,33 USD, no están siendo
utilizados por la SENPLADES por cuanto la utilización del producto 3B depende de la
Herramienta de Gestor Documental, la misma que el Contratista no entregó a
satisfacción de la SENPLADES; y, los productos 4A, 4B y 4C no cumplieron con lo
estipulado en la actividad 4 “Diseño, implementación y puesta en funcionamiento de la
Biblioteca Virtual de la SENPLADES”.
La Directora de Gestión Documental, generadora de la necesidad, no estableció en los
pliegos del proceso de contratación toda la información referente a las condiciones
funcionales y técnicas que debía contener y cumplir la Biblioteca Virtual, por lo que el
documento de requerimientos funcionales de la Biblioteca Virtual fue elaborado posterior
a la suscripción del contrato, lo que originó que la Biblioteca Virtual sea recibida por la
Administradora del Contrato, la técnica de gestión documental 2, la Gerente de Gestión
de Proyectos Informáticos, el Coordinador de Gestión de Desarrollo de Sistemas
Informáticos y el Director de Tecnologías de la Información y Comunicación, en un
ambiente de preproducción y a base únicamente de los parámetros presentados por el
contratista en su oferta, que la herramienta no se implemente y no esté en uso en la
Dirección de Gestión Documental.
La Administradora del Contrato no estableció un procedimiento para verificar el número
de documentos y carillas digitalizadas, lo que originó que la Dirección de Gestión
Documental no disponga de un listado de documentos a digitalizar por la consultora,
que permita posteriormente verificar el número de carillas efectivamente procesadas de
acuerdo a las especificaciones establecidas en los pliegos y en el contrato, y que se $ vc.inf¡&rtie
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES27
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
hayan recibido y pagado los productos 4B y 3B, sin que éstos cumplan con las
estipulaciones contractuales.
Recomendaciones
Al Coordinador General Administrativo Financiero
3. Vigilará y dispondrá a los administradores de los contratos, que reciban los
productos de consultoría únicamente cuando cumplan con todas las estipulaciones
establecidas en los pliegos y contratos, a fin de que éstos sean implementados y
aplicados por los servidores generadores de la necesidad.
4. Vigilará y dispondrá a la Directora de Gestión Documental, que en coordinación con
el Director de Tecnologías de Información y Comunicación, implementen la
Biblioteca Virtual, realicen la capacitación a los administradores de la infraestructura
y usuarios de esta herramienta virtual, a fin de utilizar los productos recibidos y
pagados de la actividad 4 “Diseño, implementación y puesta en funcionamiento de
la Biblioteca Virtual de la SENPLADES”, acción de la cual le presentará un informe
para su conocimiento y seguimiento.
A los Subsecretarios y Coordinadores Generales
5. Dispondrán a los responsables de las unidades requirentes de la contratación,
establezcan en los términos de referencia y pliegos toda la información referente a
las condiciones funcionales y técnicas que deben cumplir los bienes y servicios
requeridos.
Subcontratación de los servicios de consultoría y falta de control de la
Administradora del Contrato
Los productos de las actividades: 1 “Normalización de la gestión documental y
archivística” y 3 “Organización, inventario, depuración y digitalización de los archivos
institucionales”, fueron entregados a la Administradora del Contrato por el Gerente
General de INTERSA y un Consultor en Gestión Documental, el mismo que de acuerdo
al formulario 5 “Lista de personal asignado al proyecto”, presentado por INTERSA en la$ vcinh'ocAo
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES28
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
oferta técnica, no constaba dentro de las personas que fueron calificadas para participar
en la ejecución del contrato.
El Consultor en Gestión Documental que suscribió algunas actas de entrega de los
productos antes mencionados, según el portal web de la Superintendencia de
Compañías, es Presidente de la empresa MICROFILE DEL ECUADOR
ECUAMICROFILE CIA.LTDA., que fue invitada para participar en el proceso de
contratación. Representante Legal que mediante actas, entregó 9 productos; sin
embargo, con comunicación de 19 de marzo de 2014, a la Administradora del Contrato,
expresó:
“...Yo, ..., por la presente me permito aclarar que no tengo ninguna relación contractual con Intersa S.A. en calidad de Consultor en Gestión Documental, ni derivado del contrato que dicha empresa mantiene con la ... SENPLADES, ni de ningún otro... ”.
Y con comunicación de 20 de marzo de 2014, al Gerente General de INTERSA,
expresó:
“...De manera complementaria considero pertinente, precisar que mi participación en el Proyecto que su empresa ejecuta en la SENPLADES, es la de coordinar técnicamente las actividades operativas; y, en mi condición de Consultor en Gestión Documental y Archivística de Microfile del Ecuador..., elaborar los documentos técnicos normativos y de capacitación derivados del compromiso contractual estipulado entre nuestras empresas, relacionados con la ejecución de la Consultoría para la SENPLADES...
De lo expresado por el Presidente de la empresa ECUAMICROFILE, se desprende
que INTERSA subcontrató a la empresa ECUAMICROFILE, para que participe en la
ejecución de la consultoría, situación que no fue puesta en conocimiento de los
miembros de la Comisión Técnica, en la negociación llevada a cabo el 8 de febrero de
2013 conforme se desprende del acta CLC-007-2013; al respecto, el equipo de control
con oficios 047 y 048-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 3 de agosto de 2015, solicitó
al Presidente de ECUAMICROFILE y al ex Gerente General de INTERSA, el contrato
suscrito entre las partes, quienes con oficio JEPV-2015 y comunicación de 11 y 7 de
agosto de 2015, respectivamente, presentaron copia del contrato suscrito entre las dos
empresas y adjuntaron el acta de reconocimiento de firma de 15 de marzo de 2013,
celebrado en la Notaría Segunda del Cantón Quito.$ vtmÍ'¡rtM*ve
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES29
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
El contrato de prestación de servicios profesionales suscrito entre las empresas
INTERSA y ECUAMICROFILE el 15 de marzo de 2013, estipulaba que
ECUAMICROFILE debía realizar los productos de la actividad 1, 3A, 4B y 5A, con un
precio de 91 000,00 USD, que corresponde al 24% del valor total del contrato suscrito
con la SENPLADES.
Cabe señalar, que en el expediente del proceso de contratación no se encontró
documento alguno, que evidencie que el Gerente General de INTERSA comunicó a la
Administradora del Contrato la subcontratación realizada, así como tampoco, en los
pliegos y en la oferta presentada se estableció la existencia de una subcontratación, por
lo que se inobservó lo previsto en los artículos: 79 de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública, 35 y 120 de su Reglamento General, situación
generada por la falta de control de la Administradora del Contrato sobre las personas
que participaron en la ejecución de la consultoría, es así que, ninguno de los consultores
presentados en la oferta técnica de INTERSA, participaron en la ejecución total del
contrato, a pesar de que se comprometieron a prestar sus servicios durante la
realización del contrato, de acuerdo al formulario 7 “Carta de compromiso asignado al
proyecto” y sobre los cuales los Miembros de la Comisión Técnica calificaron la oferta y
aplicaron los criterios de evaluación del personal asignado al proyecto, lo que originó
que la SENPLADES desconozca sobre el compromiso contractual existente entre las
dos empresas, así como no se informe a la Administradora del Contrato con
oportunidad, el ingreso y salida de personal del proyecto de acuerdo al siguiente detalle:
CargoTiempo de
participación según oferta (meses)
Tiempo de participación según oficio IN- SENPLADES-2-05-2014-A de 2 de mayo de
2014Consultor en Gestión Documental y Archivística
9 Desde marzo a septiembre 2013, se incorporó nuevamente al proyecto en marzo 2014 (7 meses)
Arquitecto de Software 7 Desde marzo a junio 2013 (4 meses)Consultor Programador Sénior JEE-JAVA
7 Desde marzo a agosto 2013 (6 meses)
Consultor Programador JEE- JAVA
7 Desde marzo a mayo (3 meses)
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-2-05-2014-Ade 2 de mayo
de 2014, después de transcurrir aproximadamente un año, informó a la Administradora
del Contrato sobre los ingresos y salidas de personal que participaron en el proyecto, e
indicó:
$ tre-inú»
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES30
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
"... nos permitimos adjuntar... el listado total del personal que ha venido colaborando como equipo de trabajo desde marzo del año 2013, mismo que por diversas circunstancias nos colaboró o reiniciaron actividades, y los cuales poseen contratos de diferente tipo, es decir contratos escritos y verbales que se mantienen conforme las políticas internas llevadas por Intersa...
El equipo de control, con oficios 59, 60, 61, 68 y 77-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de
27 de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual Directora
de Gestión Documental, ex Gerente General de INTERSA, Presidente de MICROFILE
DEL ECUADOR ECUAMICROFILE CIA. LTDA. y Gerente General de INTERSA
respectivamente, sin recibir respuesta.
La ex Directora de Gestión Documental, posterior a la lectura del informe borrador,
efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio MT-2015-002 de 4 de septiembre de
2015, recibido el 8 de septiembre de 2015, indicó:
“...Desconocía de la Subcontratación por parte de INTERSA HACIA MICROFILE del ECUADOR, ...lo que se me informó es que era el consultor adicional a título personal en gestión documental... - Al respecto de lo que puedo mencionar es que al recibir, con sorpresa el 19 de marzo de 2014, el oficio S/N mediante el cual... indica no tener relación contractual con INTERSA S.A., inmediatamente por desconocer acciones legales al respecto a través de Memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0148-M, de 19 de marzo de 2014 notifique del particular al Coordinador Administrativo Financiero..., solicitándole elevar a conocimiento del Coordinador General Jurídico a fin de que emita criterio jurídico v directrices al respecto; v. con Memorando SENPLADES-DGD-2014-0170-M de 8 de abril de 2014. insistí en el pedido. Sin que hasta la fecha en la que renuncié (6 de julio de 2014) se remitiera criterio jurídico alguno... ”.
Y con oficio MT-2015-004 de 14 de septiembre de 2015, adjuntó el memorando
SENPLADES-CGAF-2014-0674-M de 3 de abril de 2014, en el que el Coordinador
General Administrativo Financiero solicitó criterio jurídico al Coordinador General de
Asesoría Jurídica, quien después de 98 días con memorando SENPLADES-CGAJ-
2014-0374-M de 10 de julio de 2014, y después de que la Administradora del Contrato
solicitara la terminación unilateral del contrato, indicó que se deberá informar si hubo
incumplimiento contractual e imponer las sanciones correspondientes.
El ex Gerente General de INTERSA, con comunicación de 3 de septiembre de 2015 y
oficio WH-14-sep-15 de 14 de septiembre de 2015, recibidos el 7 y 16 de septiembre de
2015, respectivamente indicó que en forma permanente se mantuvo comunicación
verbal sobre la participación del personal técnico y de MICROFILE en las actividades fve.init> y uno
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES31
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
relacionadas con el contrato y que el 2 de mayo de 2014, le informó a la Administradora
del Contrato sobre el personal que participó en la consultoría, reconociendo que no
existió aprobación expresa sobre la participación de MICROFILE.
Lo mencionado por el ex Gerente General de INTERSA ratifica lo comentado por el
equipo de control, y la Administradora del Contrato por su falta de control en la ejecución
del contrato, desconocía la subcontratación que realizó INTERSA a MICROFILE,
situación que luego de transcurrir un año desde el inicio de la ejecución del contrato,
INTERSA informó sobre la participación del personal en las actividades contractuales.
Conclusión
El Representante Legal de la empresa INTERSA realizó una subcontratación de los
servicios de consultoría, de los productos de la actividad 1, 3A, 4B y 5A, con la
empresa ECUAMICROFILE por 91 000,00 USD; aspecto que no estaba establecido
en los pliegos, en su oferta presentada y que al momento de la negociación no fue
puesta en conocimiento de los miembros de la Comisión Técnica; así como no puso
en conocimiento oportunamente a la Administradora del Contrato, situación originada
por la falta de control de la misma, sobre los ingresos y salidas de personal que
participaron en el proyecto, ocasionando que la SENPLADES desconozca el
compromiso contractual existente entre las dos empresas y se realicen las acciones
correctivas.
Recomendación
Al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo
6. Dispondrá al Coordinador General de Asesoría Jurídica que en los contratos de
consultoría incluya dentro de las cláusulas contractuales, una que contenga la
obligatoriedad del contratista de solicitar oportunamente la autorización al
Administrador del Contrato, sobre la modificación del personal técnico asignado al
proyecto presentado en la oferta técnica y sobre los cuales se realizó la calificación,
a fin de asegurar que las consultorías sean desarrolladas por las personas que
efectivamente fueron contratadas y sus productos sean presentados como fueron
contratados.
^ tre m ió -i <dos
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES32
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Suscripción de contratos complementarios
En el expediente del proceso de contratación no se encontró las entregas de los 5
productos siguientes:
PRODUCTOS NO ENTREGADOS
N. ACTIVIDADES/PRODUCTOS No.ENTREGA
VALORPRODUCTO
USD
FECHA PREVISTA PARA LA ENTREGA
1 Normalización de la gestión documental y archivística
E
Documento que contenga la propuesta del Manual de Normas, Procedimientos e instructivos, que incluyan los procesos de gestión documental tanto física, como digital para el día a día, los procedimientos de organización de los documentos en los archivos de gestión, transferencia de documentos entre los diferentes niveles de archivos, organización del archivo central, control de préstamo o salida de documentos y expedición de certificación de documentos
Entregatotal 3 000,00 27/12/2013
2
A
Herramienta informática de los archivos institucionalesHerramienta informática de Gestión Documental provisto por el Consultor para la gestión de los archivos físicos como electrónicos y su integración con otros aplicativos institucionales y el sistema QUIPUX, implementada en las diferentes dependencias de la SENPLADES
Entregatotal 40 200,00 11/11/2013
3 Organización, inventario, depuración y digitalización de los archivos institucionales
A
Documentación, aproximadamente 4500 cajas de archivo +/- 10%, que reposa en los archivos institucionales de la SENPLADES, generada hasta el 2012 y la que se genere hasta la finalización de la consultoría, clasificada, ordenada, inventariada, colocada en cajas de archivo e identificada, aplicando los principios de procedencia y orden original, en función del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental, que el Consultor diseñará para la SENPLADES
Sextaentregaparcial
27 902,78 30/11/2013
B
Documentación seleccionada para dicho propósito, aproximadamente 5.000.000 de carillas digitalizadas +/- 10%, cuyos metadatos serán los que ameriten ingresarse de acuerdo a los tipos documentales identificados en cada oficina
Quintaentregaparcial
38 646,67 29/11/2013
4 Diseño, implementación y puesta en funcionamiento de la Biblioteca Virtual de la SENPLADES
A Inventario de los documentos que formarán parte de la
Cuartaentregaparcial 620,00
31/10/2013
biblioteca virtual de la SENPLADES Quintaentregaparcial 620,00
29/11/2013
C Procesamiento e incorporación a la Biblioteca Virtual de los documentos que de acuerdo al análisis preliminar se
Segundaentregaparcial
3 666,67 30/10/2013
fre tn 'h *^. "he*
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES33
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
PRODUCTOS NO ENTREGADOS
N. ACTIVIDADES/PRODUCTOS No.ENTREGA
VALORPRODUCTO
USD
FECHA PREVISTA PARA LA
ENTREGAconsideren apropiados para tal fin, (aproximadamente 10000 documentos +/- 5%)
Terceraentregaparcial
3 666,67 29/11/2013
5 Capacitación dei personal de la SENPLADES y transferencia tecnológ ica
A
Documento que contenga el informe del evento o de los eventos de capacitación a los funcionarios de la SENPLAES responsables de los diferentes archivos institucionales, cuyos temas se referirán a los conceptos generales de la gestión documental y archivística; la aplicación de los procedimientos diseñados; y, el manejo de las herramientas informáticas implementadas, anexando listados de asistencia de las capacitaciones brindadas
Entregatotal 4 000,00 27/12/2013
B
Documento que contenga el informe del evento de capacitación tecnológica (arquitectura de la herramienta informática) a los funcionarios responsables de la administración y el mantenimiento de las herramientas informáticas implementadas, anexando listados de
Entregatotal 1 000,00 27/12/2013
asistencia de las capacitaciones brindadas Informe Final
Documento que contenga una integración y relación de los trabajos realizados, así como sus conclusiones, hallazgos y recomendaciones y encontrados en la ejecución de la consultoría
Entregatotal 3 300,00 27/12/2013
TOTAL 126 622,79
El equipo de control, con oficios 023 y 030-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 1 y 8 de
julio de 2015, respectivamente, solicitó a la actual y ex Directora de Gestión Documental,
indique si la empresa INTERSA entregó los productos detallados en el cuadro
precedente.
La Directora de Gestión Documental, cuya gestión fue de 16 de enero de 2012 al 6 de
julio de 2014, en atención a la solicitud de información, con oficio MT-2015-001 de 17
de julio de 2015 indicó que se suscribieron 3 contratos complementarios en los cuales
se amplió el plazo para la entrega de los productos; y, con oficio SENPLADES-CGAF-
DGD-2015-0018-OF de 23 de julio de 2015 presentó al equipo de control los contratos
complementarios, documentos que fueron suscritos por los Coordinadores Generales
Administrativos Financieros en sus respectivos periodos de gestión con el Gerente
General de la empresa INTERSA, para ampliar el plazo de ejecución de la consultoría
en 224 días adicionales, como se detalla a continuación:^ jrtirih> y
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES34
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
FECHA DEAM PLIACIÓN DEL
N o. CONTRATO COMPLEMENTARIO
407840863006
FECHA DE
SUSCRIPCIÓN2 8 /1 1 /2 0 1 31 7 /1 2 /2 0 1 32 0 /0 3 /2 0 1 4
PLAZO NO. DÍASCONTRACTUAL ! AM PLIACIÓ N
3 0 /0 4 /2 0 1 4 i 124
2 5 /0 6 /2 0 1 4 560 8 /0 8 /2 0 1 4 44
TOTAL PLAZO ADICIONAL i 224
El Representante Legal de la empresa INTERSA, un día antes de cumplirse con el plazo
de la quinta entrega de los productos 3B y 4A, tercera entrega del producto 4C y 2 días
antes de la sexta entrega del producto 3A, con oficio IN-SENPLADES-28-11-2013-Z de
28 de noviembre de 2013 solicitó a la Administradora del Contrato la extensión del plazo
contractual para la entrega de los productos 1E, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B e informe final,
de acuerdo a un cronograma de entregas parciales hasta el 30 de abril de 2014,
argumentando que el 4 de noviembre de 2013 las unidades administrativas iniciaron la
entrega masiva de documentación y considerando que todos los productos son
secuenciales.
La Directora de Gestión Documental - Administradora del Contrato, con informe técnico
— económico SENPLADES-CGAF-DGD-2013-002 sin fecha, aceptó el cronograma
propuesto por INTERSA y extendió el plazo de ejecución del contrato hasta el 30 de
abril de 2014 sin contar con un criterio legal y sin efectuar un análisis técnico de la
magnitud de la información que debía procesar la consultora; en el informe indicó:
"... esta Dirección en calidad de Administradora del Contrato considera que procede la extensión del plazo solicitado conforme cronograma expuesto por la empresa Consultora, en virtud de que al ser los ejecutores operativos de la misma, son ellos quienes deben indicar el compromiso en términos de tiempo eficiente para culminar los productos...".
La Administradora del Contrato, con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2013-0370
de 28 de noviembre de 2013, solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero
elabore el contrato, adjuntando el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-
DGD-2013-002, documentos recibidos en la Coordinación Administrativa Financiera, a las 16h10.
El Coordinador General Administrativo Financiero, con memorando
SENPLADES-CGAF-2013-2333-M de 28 de noviembre de 2013, solicitó a la
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES35
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Coordinadora General de Asesoría Jurídica elabore el instrumento jurídico, documento
recibido a las 18h45.
El Coordinador General Administrativo Financiero y el Gerente General de INTERSA, el
mismo 28 de noviembre de 2013, suscribieron el contrato complementario 4078 en el
cual se estableció un nuevo cronograma de entrega de productos; así como se
consideró la ampliación del plazo del producto 2A relacionado con la Herramienta
Informática de Gestor Documental, que debió ser entregado hasta el 11 de noviembre
de 2013, sin que la empresa INTERSA lo haya solicitado y éste tampoco haya sido
considerado en el informe de la Administradora del Contrato, por lo que no existió
sustento documental alguno que justifique realizar la extensión del plazo de entrega del
producto 2A.
La empresa INTERSA con oficio IN-SENPLADES-16-12-2013-A de 16 de diciembre de
2013, por segunda ocasión solicitó a la Administradora del Contrato la extensión del
plazo contractual hasta el 25 de junio de 2014, y argumentó:
“...Como es de dominio público, el señor Presidente de la República decretó un feriado por fin de año, y en base a la experiencia de Intersa, la mayoría de empresas públicas, en esta época, se ven saturadas en algunos de sus procesos importantes, derivadas de las múltiples gestiones administrativas que realizan al cierre de año, por lo que se vuelve necesario solicitar extensión de plazo para la entrega de productos derivados de la ejecución de algunas actividades... ”.
La Administradora del Contrato con Informe Técnico - Económico SENPLADES-CGAF-
DGD-2013-003 de 17 de diciembre de 2013, aceptó la ampliación de plazo de la entrega
de los productos 1E, 2A, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B, e informe final, según cronograma
hasta el 25 de junio de 2014.
El Coordinador General Administrativo Financiero, a base del informe técnico económico
SENPLADES-CGAF-DGD-2013-003 presentado por la Administradora del Contrato,
con memorando SENPLADES-CGAF-2013-2503-M de 17 de diciembre de 2013 solicitó
al Coordinador General de Asesoría Jurídica elabore el contrato, suscribiendo el
Gerente de la empresa INTERSA el contrato complementario 4086.
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-18-03-2014-A de 18 de
marzo de 2014, un día antes que se cumpliera el plazo de la quinta entrega parcial del
producto 3B aprobado con contrato complementario 4086, solicitó a la Administradora iré m ió ^
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES36
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
del Contrato realizar una reprogramación de entrega de los productos 2A, 3A, 3B, 4A y
5A e indicó:
"...se han presentado circunstancias que afectan fundamentalmente a la organización, que impide concluir adecuadamente dichos compromisos. Estas circunstancias se refieren a la entrega interrumpida de documentos para su procesamiento, indistintamente de la entidad, unidades administrativas y años. Esto deriva en modificaciones permanentes de los inventarios y del arreglo físico de los documentos, una y otra vez. Tal es así que entre la documentación entregada en las últimas semanas se encuentran documentos de las entidades antecesoras, que se deberán incorporar tanto en el inventario como en el archivo físico del Repositorio del Parque Italia...".
La Administradora del Contrato, con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0146-
M de 18 de marzo de 2014 comunicó al Coordinador General Administrativo Financiero,
encargado, las novedades e inconformidades que se presentaron en la ejecución del
contrato; y, solicitó directrices o de ser el caso, disponga y ejecute las acciones que
correspondan por parte de la Institución, servidor que con memorando SENPLADES-
CGAF-2014-0593-M de 19 de marzo de 2014 le indicó que ejerza la responsabilidad
que le correspondía como Administradora del Contrato.
El Gerente General de INTERSA, en alcance al oficio IN-SENPLADES-18-03-2014-A de
18 de marzo de 2014, mediante oficio IN-SENPLADES-19-03-2014-A de 19 de marzo
de 2014 solicitó a la Administradora del Contrato una ampliación en el plazo contractual
hasta el 8 de agosto de 2014, sin presentar justificación alguna para que se autorice la
extensión del plazo de la consultoría, en la entrega de los productos 1E, 2A, 3A, 3B, 4A,
4C, 5A, 5B e informe final.
La Administradora del Contrato en informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-
DGD-2013-005 de 19 de marzo de 2014, dejó constancia de las novedades generadas
en la presentación de los productos 2A y 3A, encontrándose entre éstas: la falta de
presentación de las estructuras organizacionales de documentos de archivo, el
incorrecto etiquetado de las unidades documentales y cajas, y los inventarios mal
levantados; sin embargo, de esta situación aceptó la ampliación de plazo hasta el 8 de
agosto de 2014, para la entrega de los productos de acuerdo al cronograma establecido;
además, entregas de avance semanal y señaló:
"... La Administradora del Contrato haciendo una excepción a su criterio personal y priorizando la necesidad institucional (conforme criterio y sugerencia verbal de las
J t r .emJtt jtA /efeV 'Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES
37
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
autoridades), de contar con archivos debidamente organizados, rotulados e inventariados e institucionalizados (sic) hasta la finalización de la consultoría como consta en contrato principal, considera extender el plazo de entrega... - Esta Dirección en calidad de Administradora del Contrato y en virtud de (sic) ha sido orden de Senplades, emite informe favorable para extender el plazo solicitado conforme las fechas de ratificación en cada uno de los productos...".
El Coordinador General Administrativo Financiero, encargado, a base del informe
técnico - económico de la Administradora del Contrato, con el Gerente General de la
empresa INTERSA, suscribió el 20 de marzo de 2014 el contrato complementario 3006.
La Administradora del Contrato aceptó las ampliaciones de plazo uno o dos días antes
de que se cumpla con la fecha de entrega de los productos y en ninguno de los 3
contratos complementarios existió la justificación legal y técnica para que acepte la
ampliación del plazo contractual en 224 días adicionales; es decir, la Consultora
INTERSA no demostró la existencia de las causales consideradas en la cláusula décimo
primera “Prórroga de Plazo” del contrato, que establece:
"... La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo podrá extender el plazo de vigencia del presente contrato solo en los casos que se indican a continuación, a solicitud de LA CONSULTORA en un término de hasta dos (2) días de suscitado el evento o cuando de los hechos se evidencie tal necesidad:... a) Por caso fortuito o fuerza mayor aceptado por la Secretaría de Planificación y Desarrollo, en los términos establecidos en el artículo 30 del Código Civil...- b) Cuando se suspendan los trabajos se cambien las actividades previstas en el cronograma por orden de la Secretaría de Planificación y Desarrollo y que no se deban a causas imputables a LA CONSULTORA...”.
Luego de la suscripción del contrato complementario 4086 realizada el 17 de diciembre
de 2013, el Coordinador General Administrativo Financiero con memorando
SENPLADES-CGAF-2013-2583-M de 22 de diciembre de 2013, estableció el
cronograma para la transferencia de los archivos de las unidades administrativas,
situación principal que utilizó la consultora como argumento para solicitar las
ampliaciones del plazo; además, se otorgó una ampliación de plazo a pesar de que en
el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DGD-2013-005 de 19 de marzo de
2014, se reveló varias novedades ocurridas en el cumplimiento de las cláusulas
contractuales, incluidos reprocesamientos de productos entregados que se produjeron
desde el inicio de la consultoría; y, la Administradora del Contrato no adoptó acción
alguna.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES38
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
La ex Directora de Gestión Documental - Administradora del Contrato, con oficio
MT-2015-001 de 17 de julio de 2015, al equipo de control, indicó:
"... previo a la suscripción del segundo, tercer y cuarto contrato complementario se realizaron reuniones con la Coordinación Administrativa Financiera... respectivamente en sus fechas de gestión, Coordinación General de Asesoría Jurídica... y personal de Despacho del Secretario Nacional (Coordinadora Institucional... y Asesora Administrativa), con quienes siempre se ha coordinado previamente para definir posición institucional en torno a la consultoría... ”.
Sin embargo, la ex Directora de Gestión Documental no proporcionó al equipo de
control, las actas de reuniones debidamente suscritas por las asesoras del Secretario
Nacional y por los Coordinadores Generales Administrativo Financiero y Jurídico, en las
que se evidencie los lineamientos que emitieron estos servidores en relación con la
ejecución contractual y las ampliaciones de plazo, que corrobore su afirmación.
La Administradora del Contrato en el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-
DGD-201 4-007 de 3 de julio de 2014, señaló que las ampliaciones de plazo se otorgaron
a INTERSA para que pueda cumplir con las observaciones y reprocesamientos de los
productos, situación que no justificó las extensiones de plazo, por cuanto INTERSA
debió presentar los productos conforme las estipulaciones contractuales, debiendo por
tanto haber efectuado las acciones inmediatas para que se cumpla con el objeto de la
consultoría en términos de calidad y tiempo; situación que se produjo debido a que la
Administradora del Contrato no aplicó los controles necesarios para que se cumpla la
programación de ejecución del contrato, lo que originó el otorgamiento de ampliaciones
de plazo por 224 días adicionales, sin que estos se justifiquen técnica y legalmente; y,
que los productos 1E, 2A, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B e informe final no hayan sido
entregados oportunamente y que SENPLADES no los pueda utilizar, por lo que
inobservó lo previsto en los artículos: 80 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública, 121 de su Reglamento General, y lo que estipula la cláusula
décimo quinta del contrato “Administración y Supervisión del Contrato”.
El equipo de control, con oficios 59, 60, 61, 69, 70, 73 y 77-DAAC-SENPLADES-FCM-
2015 de 27 de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual
Directora de Gestión Documental, ex Gerente General de INTERSA, ex Coordinadores
Generales Administrativos Financieros, Coordinador General de Asesoría Jurídica y
Gerente General de INTERSA, respectivamente.n u c ir é
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES39
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
El ex Coordinador General Administrativo Financiero, en respuesta a la comunicación
de resultados provisionales, con comunicación de 3 de septiembre de 2015, indicó que
de acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la
SENPLADES, la Coordinación General de Asesoría Jurídica a través de la Dirección de
Gestión Legal, tenía la responsabilidad de supervisar la elaboración de proyectos de
contratos; y, señaló:
"... según la información de la Ex-Directora de Gestión Documental, como administradora del contrato señala que al no ampliar el producto 2.A, no existe la relación en cadena de las actividades contratadas y su ejecución, pues estas son interdependientes entre sí... ”.
Lo expresado por el ex Coordinador Administrativo Financiero no justifica la ampliación
de plazo otorgada al producto 2A, en el contrato complementario 4078, suscrito el 28 de
noviembre de 2013, en razón de que no existió sustento legal y técnico que justifique la
extensión de plazo otorgada a este producto, que además no fue solicitado por la
consultora; así como, considerando que el Coordinador General Administrativo
Financiero de acuerdo al Reglamento de desconcentración administrativa, financiera y
jurídica de la SENPLADES, tiene la delegación de suscribir los contratos principales y
complementarios, previo a la suscripción del contrato, debió revisar que los documentos
habilitantes coincidan con el cuerpo del contrato.
La ex Directora de Gestión Documental, posterior a la lectura del borrador de informe,
efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio MT-2015-002 de 4 de septiembre de
2015 recibido el 8 de septiembre de 2015, indicó que con memorandos SENPLADES-
CGAF-2013-0805-M y SENPLADES-CGAF-2013-1493-M de 7 de junio y 2 de octubre
de 2013, respectivamente, se solicitó a las unidades organizacionales el traspaso de los
archivos a la Dirección de Gestión Documental, estableciendo para ello un plazo máximo
de entrega hasta el 30 de octubre de 2013; y, con correos electrónicos enviados a los
responsables de los archivos de las unidades institucionales, se indicó que la fecha
máxima de entrega era hasta el 6 de noviembre de 2013, traspasándose los archivos a
INTERSA, en su mayoría, con actas suscritas el 20 de noviembre de 2013, además
señaló:
“...Particular que ocasionó que SENPLADES no entregue a tiempo documentos a la consultora para su proceso, es así que la administradora del contrato en función de este análisis respecto de la falta de apoyo por parte de las áreas de SENPLADES recomendó la suscripción de un contrato complementario mismo que fue suscrito con
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES40
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
fecha el 28 de noviembre de 2013...- Como se puede evidenciar, todo el retraso por parte de SENPLADES para la entrega de documentos a la empresa consultora sirvió de base para que..., se solicite la autorización para la suscripción del contrato... ”.
Con respecto a la inclusión del producto 2A, en la extensión de plazo otorgada en el
contrato complementario 4078 de 28 de noviembre de 2013, indicó que INTERSA con
oficio IN-SENPLADES.29-11-2013-H de 29 de noviembre de 2013, solicitó que el
producto 2A, sea considerado dentro de la recalendarización hasta el 30 de diciembre
de 2013, además señalo:
"... al encontrarse con plazo otorgado para cubrir observaciones efectuadas por DTIC; y de que, además para recibir la herramienta en su totalidad debe aprobarse inventarios y poseer incorporados todos los documentos digitalizados de archivos (la consultoría es integral y por ende sus productos están vinculados). La administración de contrato consideró su recalendarización e inclusión en función del pedido de las nuevas fechas de entrega de productos realizado por INTERSA y de forma coordinada con la Coordinación General Jurídica se incluyó dentro del cronograma del contrato complementario....... con lo expuesto conforme sus atribuciones laCoordinación General Jurídica asesoró e indico (sic) a la administradora de contrato en la pertinencia de incluir lo antes mencionado en el contrato... ”.
El ex Coordinador General Administrativo Financiero, en comunicación de 14 de
septiembre de 2015, se refirió en similares términos expresados por la ex Directora de
Gestión Documental y se ratificó en lo referido en la respuesta a la comunicación de
resultados.
Lo expresado por los ex servidores ratifica lo comentado por el equipo de control, en
razón de que la ex Administradora en la ejecución del contrato no estableció un
cronograma de traspaso de los archivos de las unidades organizacionales a la Dirección
de Gestión Documental, para posteriormente ser entregados a INTERSA para su
procesamiento, recién el 20 de noviembre de 2013 se entregó masivamente los archivos
a la Consultora; el argumento, que por circunstancias imputables a la SENPLADES se
suscribió el contrato complementario 4078, no consta como causal en el informe técnico-
económico SENPLADES-CGAF-DGD-2013-002, a base del cual el Coordinador
General Administrativo Financiero suscribió el contrato sin observación alguna, por lo
que de ser imputable a la SENPLADES, debía realizarse la extensión de plazo
considerando lo estipulado en la cláusula décimo primera “Prórroga de Plazo” del
contrato, que indicaba que se deben otorgar ampliaciones de plazo en un término de 2
días de suscitado el evento; es decir, la Administradora del Contrato sabía que la
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES41
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Consultora no podría cumplir con los plazos establecidos, en razón de que las unidades
organizacionales no entregaban los archivos para ser procesados por INTERSA.
Por otra parte, la ex Administradora del Contrato, en relación a la inclusión del producto
2A en el contrato complementario 4078, reconoció que después de la suscripción
realizada el 28 de noviembre de 2013, la empresa INTERSA presentó el 29 de
noviembre de 2013 la solicitud de ampliación de plazo del producto 2A; es decir, al
momento de la suscripción del contrato no existía los justificativos que sustente la
ampliación del plazo del producto mencionado.
Conclusiones
La Administradora del Contrato reveló varias novedades presentadas en el
cumplimiento de las cláusulas contractuales, así como del reprocesamiento de
productos entregados que se produjeron desde el inicio de la consultoría; sin embargo,
aceptó 3 ampliaciones de plazo, sin que se hayan presentado las causales estipuladas
en la cláusula décimo primera del contrato y los justificativos técnicos motivados por
INTERSA, situación presentada por la falta de control y aplicación de medidas
necesarias para el cumplimiento de los cronogramas aprobados para la presentación de
los productos, lo que originó que se le otorgue a la Consultora 224 días adicionales para
la ejecución contractual; que los productos 1E, 2A, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B e informe
final no se hayan entregado oportunamente y que la SENPLADES no los pueda utilizar.
El Coordinador General Administrativo Financiero, suscribió el contrato complementario
4078, considerando la ampliación de plazo del producto 2A relacionado con la
Herramienta Informática de Gestor Documental, el mismo que debió ser entregado hasta
el 11 de noviembre de 2013, sin que la empresa INTERSA lo haya solicitado y la
Administradora del Contrato lo haya considerado en su informe, situación presentada
por la falta de control, lo que ocasionó que la extensión del plazo para la entrega del
producto 2A no esté sustentado en un informe legal y técnico.
Recomendaciones
A los Subsecretarios y Coordinadores Generales
7. Dispondrán a los Administradores de los contratos autoricen prórrogas de plazo una
vez que cuenten con el requerimiento presentado por los contratistas en un término
$ cuatcrtib ̂
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES42
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
de hasta dos días de suscitado el evento por caso fortuito, fuerza mayor o cuando
no se deban a causas imputables a la Consultora; y, de ser necesario, requieran el
criterio jurídico y técnico, con el fin de que las ampliaciones de plazo estén
debidamente sustentadas y se enmarquen dentro de lo estipulado en las cláusulas
contractuales.
Al Coordinador General Administrativo Financiero
8. Dispondrá a la Directora de Gestión Documental que en coordinación con el
Coordinador General de Asesoría Jurídica, realizará el análisis de la entrega de los
productos en los plazos establecidos, a fin de determinar las multas por la falta de
entrega oportuna de los productos y realizar las gestiones legales pertinentes para
el cobro de las mismas.
Terminación unilateral del contrato
A pesar de que se suscribieron 3 contratos complementarios ampliando el plazo de
ejecución de la consultoría en 224 días adicionales a la empresa INTERSA, y que en el
último contrato complementario se establecieron entregas previas para realizar la
revisión del avance de los productos, la consultora no cumplió con la entrega de los
productos a satisfacción de la SENPLADES, según manifestó al equipo de control la ex
Directora de Gestión Documental - Administradora del Contrato, en oficio MT-2015-001
de 17 de julio de 2015, quien indicó además, que INTERSA entregó algunos productos
de acuerdo a las fechas señaladas en los contratos complementarios, los mismos que
no aceptó y devolvió para su reprocesamiento, así:
Productos que no fueron aceptados por la SENPLADES
La ex y actual Directora de Gestión Documental, con oficios MT-2015-001 y
SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0018-OF de 17 y 23 de julio de 2015, respectivamente,
entregaron al equipo de control los informes técnicos - económicos realizados por las
Administradoras del Contrato y adjuntaron copias de varios documentos con los que la
empresa INTERSA presentó de acuerdo a los cronogramas de fechas establecidas en
los 3 contratos complementarios, productos de la consultoría que no fueron aceptados
ni pagados por la SENPLADES. Las extensiones de plazo otorgadas a INTERSA de los
productos no entregados se muestran en el siguiente cuadro:$ ^teorenin y foez
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES43
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
R E S U M E N DE A M P LIA C IO N E S DE PLA ZO DE P R O D U C T O S NO E N TR E G A DO S
N.PRODUCT0
A C T IV ID A D E S /P R O D U C T O S ENTREGA
FECHA PREVISTA PARA LA ENTREGA
FECHACONTRATO
COMPLEMENTARIO4078
FECHACONTRATO
COMPLEMENTARIO4086
FECHACONTRATO
COMPLEMENTARIO3006
DIAS AD. = 0 DIAS AD. = 124 DIAS AD. = 56 DIAS AD. = 44
1 N orm a lizac ión de la gestión do cu m en ta l y arch ivística
E
Documento que contenga la propuesta del M anual de Normas, Procedimientos e instructivos, que incluyan los procesos de gestión documental tanto física, como digital para el día a día, los procedimientos de organización de los documentos en los archivos de gestión, transferencia de documentos entre los diferentes niveles de archivos, organización del archivo central, control de préstamo o salida de documentos y expedición de certificación de documentos
Entregatotal
27 /12/2013 02 /04 /2014 20/05 /2014 30/05/2014
2 H erram ien ta in fo rm ática de los arch ivos institucionales
A
Herramienta informática de Gestión Documental provisto por el Consultor para la gestión de los archivos físicos como electrónicos y su integración con otros aplicativos institucionales y el sistema Q U IP U X, implementada en las diferentes dependencias de la S EN PLAD ES
Entregatotal 11 /11/2013 30/12 /2013 20/01 /2014 25/07/2014
3 O rgan izac ión , in ven tario , depu rac ión y d ig ita lización de los arch ivos in stituc io nales
A
Documentación, aproximadamente 45 00 cajas de archivo + /-1 0 % , que reposa en los archivos institucionales de la SEN P LA D E S , generada hasta el 2012 y la que se genere hasta la finalización de la consultoría, clasificada, ordenada, inventariada, colocada en cajas de archivo e identificada, aplicando los principios de procedencia y orden original, en función del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental, que el Consultor diseñará para la S ENPLA DES
Sextaentregaparcial
30/11/2013 20 /01 /2014
Dos entregas, la primera entrega
hasta el 17 /02/2014 y la segunda
entrega hasta el 24/03 /2014
Se receptará avance para
revisión previa
El producto total final se receptará
en dos entregas: el 20 /05/2014 y el
24 /06/2014
B
Documentación seleccionada para dicho propósito, aproxim adamente 5 .000.000 de carillas digitalizadas +/- 10%, cuyos metadatos serán los que ameriten ingresarse de acuerdo a los tipos documentales identificados en cada oficina
Quintaentregaparcial
29 /11/2013 31 /03 /2014
Dos entregas, la primera entrega
hasta el 19/03/2014 y la segunda
entrega hasta el 26 /05 /2014
Se receptará avance para
revisión previa
El producto total final se receptará en dos entregas:
el 29/06/2014 17/07/2014
^ cía-
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES44
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
R E SU M E N DE A M P LIA C IO N E S DE PLA ZO DE P R O D U C TO S NO E N TR E G A DO S
N.PR0DUCT0
A C T IV ID A D E S /P R O D U C TO S ENTREGA
FECHA PREVISTA PARA LA ENTREGA
FECHACONTRATO
COMPLEMENTARIO4078
FECHACONTRATO
COMPLEMENTARIO4086
FECHACONTRATO
COMPLEMENTARIO3006
DIAS AD. = 0 DIAS AD. = 124 DIAS AD. = 56 DIAS AD. = 44
4 D iseño, im plem entac ión y puesta en funcionam iento de la B ib lioteca V irtual de la S E N P LA D E S
A
Inventario de los documentos que formarán parte de la biblioteca virtual de la SENPLADES
Cuartaentregaparcial
31/10/2013
17/02/2014 14/04/2014
Se receptará avance para
revisión previa
El producto total final se receptará el
16/06/2014
Quintaentregaparcial
29/11/2013
C
Procesamiento e incorporación a la Biblioteca Virtual de los documentos que de acuerdo al análisis preliminar se consideren apropiados para tal fin, (aproximadamente 10000 documentos +/- 5% )
Segundaentregaparcial
30/10/2013
•
31/03/2014 13/06/2014
Se receptará avance para
revisión previa
El producto total final se receptará el
07/07/2014
Terceraentregaparcial
29 /11/2013
5 C ap acitac ió n del personal de la S EN P LA D E S y transferencia tecnológ ica
A
Documento que contenga el informe del evento o de los eventos de capacitación a los funcionarios de la SENPLAES responsables de los diferentes archivos institucionales, cuyos temas se referirán a los conceptos generales de la gestión documental y archivística; la aplicación de los procedimientos diseñados; y, el manejo de las herramientas informáticas implementadas, anexando listados de asistencia de las capacitaciones brindadas
Entregatotal 27/12/2013 15/04/2014 19/05/2014 30/06/2014
B
Documento que contenga el informe del evento de capacitación tecnológica (arquitectura de la herramienta informática) a los funcionarios responsables de la administración y el mantenimiento de las herramientas informáticas implementadas, anexando listados de asistencia de las capacitaciones brindadas
Entregatotal 27/12/2013 03/04/2014 09/06 /2014 04/08/2014
In form e Final _Documento que contenga una integración y relación de los trabajos realizados, así como sus conclusiones, hallazgos y recomendaciones y encontrados en la ejecución de la consultoría
Entregatotal 27 /12/2013 30/04/2014 25/06 /2014 08/08/2014
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES45
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
• Producto 1E: Manual de Normas v Procedimientos de Gestión Documental
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-30-05-2014-C de 30 de
mayo de 2014, conforme el cronograma del contrato complementario 3006, entregó a la
Administradora del Contrato el producto 1E, correspondiente al Manual de Normas y
Procedimientos de Gestión Documental.
La Administradora del Contrato, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0049-OF de
30 de mayo de 2014 comunicó al Gerente de INTERSA la no aceptación del producto
1E, en razón de que no contenía la calidad requerida por la SENPLADES y no observó
las recomendaciones realizadas en varias reuniones y las constantes en el oficio
SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0032-OF de 12 de mayo de 2014.
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-6-06-2014-C de 6 de junio
de 2014 indicó a la Administradora del Contrato que se acogieron todas las
observaciones realizadas en las reuniones y en el oficio mencionado, y le solicitó que
se analice el documento con un equipo conformado por personal de la Dirección de
Gestión Documental, Dirección de Tecnologías, Dirección de Procesos e INTERSA.
La Administradora del Contrato, en oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0062-OF de
17 de junio de 2014 indicó detalladamente al Gerente General de INTERSA las razones
por las cuales no aceptó el producto 1E y le comunicó que no es procedente la petición
de conformar un equipo para revisar el producto; sin embargo, puso en conocimiento
del Coordinador General Administrativo Financiero con memorando SENPLADES-
CGAF-DGD-2014-0270-M de 17 de junio de 2014 para que emita su criterio de acuerdo
a lo solicitado por la consultora.
El Coordinador General Administrativo Financiero después de 35 días desde la fecha
de solicitud de la Administradora del Contrato, con memorando SENPLADES-CGAF-
2014-1240-M de 22 de julio de 2014 indicó a la Directora de Gestión Documental,
encargada, que considera pertinente la conformación de un equipo y solicitó que
comunique a cada uno de los directores de las áreas de: Gestión Documental,
Administración de Procesos, Tecnologías de la Información e INTERSA.^ cc¿arertj& r
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES46
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
El equipo de control no estableció el documento que evidencie que la Administradora
del Contrato, comunicó a la Consultora sobre la pertinencia de conformar un equipo para
la revisión del Manual de Normas y Procedimientos; al respecto, el Gerente General de
INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-12-08-2014-A de 12 de agosto de 2014 comunicó
al Coordinador General de Asesoría Jurídica, Coordinador General Administrativo
Financiero y Directora de Gestión Documental encargada, que no recibió respuesta por
parte de la autoridad respectiva, sobre el pedido de conformar un equipo para la revisión
del producto 1E, por las discrepancias de criterios que tenía con la Administradora del
Contrato.
• Producto 2A: Herramienta informática de gestión documental
El Representante Legal de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-11-11-2013-X de 11
de noviembre de 2013 entregó el producto 2A, por lo que la Directora de Gestión
Documental con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2013-0343-M de 14 de
noviembre de 2013 solicitó al Director de Tecnologías de Información y Comunicación,
el informe técnico previo a la aceptación del gestor documental, quien con memorando
SENPLADES-CGGE-DTIC-2013-0311-M de 22 de noviembre de 2013, presentó el
informe técnico DTIC-UGDSI-2013-0094 de 19 de noviembre de 2013, en el que se
solicitó ajustes, luego de lo cual se suscribieron los contratos complementarios,
presentando INTERSA nuevamente el producto el 20 de enero y 14 de febrero de 2014,
que tampoco fue aceptado en razón de que la herramienta no contemplaba la totalidad
de los documentos digitalizados de acuerdo a la estructura institucional, según lo
indicado por la Administradora del Contrato en el informe técnico — económico
SENPLADES-CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio de 2014.
* Producto 3A: Organización de los documentos en 4500 (+/-10%) caías
La Directora de Gestión Documental en el informe técnico - económico SENPLADES-
CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio de 2014, señaló que INTERSA con oficios
IN-SENPLADES-19-11 -2013-Z e IN-SENPU\DES-29-11-2013-B de 19 y 29 de
noviembre de 2013, respectivamente, entregó el producto 3A, que fue observado por la
Administradora del Contrato con oficios SENPLADES-CGAF-DGD-2013-0069-OF y 072
de 25 de noviembre y 2 de diciembre de 2013, respectivamente.0 cuoren^o y Srisie
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADESA l
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-17-02-2014-F de 17 de
febrero de 2014, conforme el cronograma del contrato complementario 4086, entregó a
la Administradora del Contrato el producto parcial 3A, al cual realizó observaciones con
oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0015-OF de 5 de marzo de 2014, en el que indicó
que INTERSA debe entregar una mayor cantidad de cajas y que se debe corregir los
inventarios y las etiquetas de las unidades documentales y las cajas.
De acuerdo al contrato complementario 3006, INTERSA realizó entregas parciales de
avances semanales y dos entregas definitivas el 20 de mayo y 24 de junio de 2014, las
mismas que no fueron aceptadas a satisfacción por la Administradora del Contrato,
según el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio
de 2014, en el que señaló:
"... los continuos pedidos de reprocesamiento a Intersa S.A. a más de que han sido productos que cumplen básicamente con la fecha de entrega de producto y no con la calidad que la institución requiere, las observaciones que se han efectuado a la consultora han sido:...- Presentación incompleta, algunos de los productos parciales fueron entregados solo inventarios, sin informes, otros inventarios con informes sin que exista rotulación de cajas y carpetas, siendo estas condiciones obligatorias para la entrega de productos e incluso con inventarios que no corresponden al año indicado....- Etiquetado incorrecto de las unidades documentales y cajas... - Inventarios mal levantados... ”.
Según el anexo presentado por la Directora de Gestión Documental con el informe
técnico - económico mencionado anteriormente, al producto 3A se realizaron 18
observaciones para reprocesamientos, producto que constituía el insumo fundamental
para realizar las demás actividades de la consultoría como: digitalización, inventario e
inclusión de documentos de la Biblioteca Virtual y Gestor Documental. Es necesario
señalar que al equipo de control no se proporcionó los documentos que evidencian las
entregas parciales realizadas por INTERSA y las solicitudes de reprocesamiento
realizadas por la Administradora del Contrato.
• Producto 3B: Digitalización de cinco millones de carillas (+/-10%)
La empresa INTERSA en las fechas establecidas en los contratos complementarios
4078 y 4086 no realizó ninguna entrega, únicamente efectuó entregas de acuerdo al
cronograma del contrato complementario 3006.^ c c c c r f e n h w o c A d
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES48
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Según la documentación proporcionada por la ex Directora de Gestión Documental con
oficio MT-2015-001 de 17 de julio de 2015, el Gerente General de INTERSA, con oficios
IN-SENPLADES-08-05-2014-T e IN-SENPLADES-08-05-2014-A de 8 y 23 de mayo de
2014, presentó a la Administradora del Contrato la digitalización de los archivos de los
años 2009 y 2010, de acuerdo a las fechas de avances semanales establecidas en el
contrato complementario 3006.
La Administradora del Contrato, mediante oficios SENPLADES-CGAF-DGD-2013-0042-
OF y 044 de 22 y 27 de mayo de 2014, respectivamente, realizó observaciones e indicó
al Gerente General de INTERSA que debe corregir algunos aspectos para los archivos
del año 2009 y que para el año 2010 no se puede revisar los documentos digitalizados
en razón de que los inventarios del producto 3A no fueron aprobados.
• Producto 4A: Inventario de los documentos que formarán parte de la Biblioteca
La Directora de Gestión Documental en el informe técnico - económico SENPLADES-
CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio de 2014, señaló que el Secretario Nacional de
Planificación y Desarrollo, subrogante, con memorando SENPLADES-SNPD-2013-0232
de 27 de diciembre de 2013, designó al Coordinador General de Asesoría Jurídica para
que revise y apruebe los documentos que se deben incluir a la Biblioteca Virtual
presentados por la Consultora, por lo que la Administradora del Contrato envió las
entregas parciales semanales de los inventarios años 2009 al 2013 realizadas por
INTERSA, conforme al cronograma del contrato complementario 3006 para revisión del
Coordinador General de Asesoría Jurídica, quien realizó observaciones que fueron
comunicadas al Gerente General de INTERSA a través de la Administradora del
Contrato con oficios SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0059-OF y 060 de 13 de junio de
2014.
Producto 4C: Incorporación de 10.000 (+/- 5%) documentos a la Biblioteca
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-30-04-2014-C de 30 de
abril de 2014, fecha en la cual debió entregar el avance semanal, de acuerdo al
cronograma de fechas del contrato complementario 3006, informó a la Administradora
Virtual
Virtual.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES49
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
del Contrato que una vez que se posea la aprobación de los inventarlos del producto 4A
la consultora subirá a la biblioteca virtual los documentos.
La Administradora del Contrato, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0028-OF de
30 de abril de 2014 indicó al Gerente General de INTERSA que es de exclusiva
responsabilidad de la Consultora la entrega de los inventarios y que debió tomar
acciones oportunas pertinentes, a fin de presentar antes del plazo estipulado las
correcciones, por lo que no es un tema imputable a la SENPLADES.
• Producto 5A v 5B: Capacitación a los funcionarios de la SENPLADES
responsables de los archivos v capacitación tecnológica
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-6-6-2014-A de 6 de junio
de 2014 entregó a la Administradora del Contrato el documento del informe del evento
de capacitación realizado el 9 de mayo de 2014, con servidores de las diferentes
unidades administrativas de la SENPLADES.
La Administradora del Contrato, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0058-OF de
13 de junio de 2014, indicó al Gerente General de INTERSA que la capacitación
realizada el 9 de mayo de 2014, se refirió únicamente a conceptos generales de gestión
documental impartida a los responsables de gestión documental y archivos de las áreas
administrativas de la institución, faltando capacitar al grupo élite institucional con los
conceptos del Manual de Procedimientos que no ha sido aprobado, por lo que informó
que no puede recibir el producto como parcial.
El Gerente General de INTERSA, con oficios IN-SENPLADES-9-05-2014-C e
IN-SENPLADES-14-05-2014-A de 9 y 14 de mayo de 2014, solicitó a la Administradora
del Contrato una nueva ampliación del plazo y reajuste de precios, respectivamente,
argumentando que se ha identificado la existencia de 993 cajas de documentos
adicionales que están fuera de las cantidades establecidas en el contrato, lo que
implicaba la digitalización adicional de carillas por un monto de 175 666,00 USD.
La Administradora del Contrato, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0043-OF de
22 de mayo de 2015 negó la extensión del plazo, y con memorando SENPLADES-
CGAF-DGD-2014-0238-M de 30 de mayo de 2014 comunicó las novedadesctrjc-ucnt/o
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES50
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
presentadas en el contrato y solicitó a la Coordinadora General Administrativa
Financiera, subrogante se proceda a realizar los trámites correspondientes.
La Coordinadora General Administrativa Financiera, subrogante, con memorando
SENPLADES-CGAF-2014-0991 -M de 30 de mayo de 2014, solicitó a la Coordinadora
General de Asesoría Jurídica, subrogante, el análisis jurídico sobre lo mencionado por
la Administradora del Contrato, quien con memorando SENPLADES-CGAJ-2014-0324-
M de 6 de junio de 2014, solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero,
encargado remita el informe de la Administradora del Contrato, la liquidación económica
para emitir el pronunciamiento solicitado.
El Gerente General de la empresa INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-5-06-2014-B
de 5 de junio de 2014, insistió a la Administradora del Contrato suscribir un nuevo
contrato complementario y que se reconozca el reajuste de precios, servidora que con
memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0259-M de 5 de junio de 2014, comunicó
sobre este pedido al Coordinador General Administrativo Financiero, encargado, quien
solicitó a la Coordinación General de Asesoría Jurídica emita criterio jurídico y se
realicen las acciones correspondientes.
El Gerente General de INTERSA, con oficios IN-SENPLADES-5-06-2014-F,
IN-SENPLADES-17-06-2014-C e IN-SENPLADES-19-06-2014-A de 5, 17 y 19 de junio
de 2014, respectivamente, continuó insistiendo a la Administradora del Contrato en la
necesidad de suscribir el quinto contrato complementario, quien con informe técnico -
económico SENPLADES-CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio de 2014, enviado al
Coordinador General Administrativo Financiero, con memorado SENPLADES-CGAF-
DGD-201 4-0284-M de 3 de julio de 2014, no aceptó la ampliación del plazo ni el reajuste
de precios solicitado por el Gerente General de INTERSA, sugirió la terminación
anticipada y unilateral del contrato, pues indicó que el monto de las multas sobrepasaba
el 5% del valor del contrato y que en el desarrollo de la consultoría se presentaron
deficiencias en la calidad de los productos presentados, por lo que se tuvo que realizar
reprocesamientos; además, señaló que INTERSA a través de sus consultores en temas
de gestión documental no mostró mayor aporte y conocimiento respectivo en la
estructuración o formulación de manuales, falta de calidad en la ejecución de los
productos, inconsistencias en los inventarios de documentos respecto de la ^ u n c u e n c¿nc>
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES51
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
identificación de las unidades administrativas, etiquetado incorrecto de las unidades
documentales y cajas, otros; e, indicó:
"... Intersa S.A. efectuó previo a la suscripción del contrato una validación y contabilización de cajas de documentos existentes en la institución misma que coincidió con el señalado en contrato principal, posteriormente efectuó otras revisiones... y en ninguno de los casos existió la identificación de cajas adicionales... Mas sorpresivamente con el pedido de suscripción de un quinto contrato complementario indican que existe una cantidad de 998 cajas adicionales, tema que de ser correcto podría deducirse a un deficiente control, seguimiento y conteo por parte de Intersa S.A. en las revisiones que conforme se indica efectuó la propia consultora a todas las bodegas de documentos de archivo, así como en todas las áreas institucionales... ”.
La Administradora del Contrato, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0071-OF de
5 de julio de 2014, comunicó al Gerente General de INTERSA que no es procedente
ampliar el plazo contractual, en razón que previamente se concedió 4 contratos
complementarios para que se ejecute y culmine con seriedad, responsabilidad y calidad
la consultoría, además le indicó el estado en el que se encuentra cada producto y las
razones por las cuales no fueron aceptados.
El Coordinador General Administrativo Financiero, con memorando SENPLADES-
CGAF-2014-1215-M de 14 de julio de 2014 solicitó al Coordinador General de Asesoría
Jurídica proceda con la declaración de la terminación del contrato de manera unilateral
y anticipada.
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPU\DES-22-07-2014-A de 22 de
julio de 2014 no aceptó las observaciones realizadas por la Administradora del Contrato
a sus productos entregados, y solicitó a la Directora de Gestión Documental, encargada,
la terminación del contrato por mutuo acuerdo, en razón de la discrepancia existente
con la Administradora del Contrato en las entregas de los productos que se convirtieron
en un problema de subjetividad, e indicó:
“....Falta de comunicación para determinar día y hora de las revisiones a efectuarse...- Falta de consentimiento por parte del custodio para que ingresen personas a realizar “trabajos”...- Falta de apoyo en la seguridad física de los documentos, pues una llave del archivo mantiene la Administración del Contrato para su uso y administración libre, sin nuestro control... - Manipulación unilateral de la documentación... - Falta de pauta metodológica en las revisiones de los inventarios entregados por Intersa y recibidos por la Senplades... - Falta de empoderamiento de las acciones y actividades que se realizan en los procesos de organización y los
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES52
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
subsiguientes procesos y actividades, al no conocer por lo menos un volumen aproximado de documentos que se encuentren dentro de los contratados... - Falta de apoyo en la determinación de fechas topes para recibir de parte de las unidades administrativas información documentada para ser procesada, pues hay información pedida para que sea procesada por parte de la DGD recién el 11 de junio de 2014...- Exigir que se continúe realizando trabajos organizativos y sus siguientes procesos, a sabiendas que el volumen de documentos ya se había cumplido contractualmente...
El Gerente General de INTERSA, con oficios IN-SENPLADES-29-07-2014-A e
IN-SENPLADES-04-08-2014-A de 29 de julio y 4 de agosto de 2Ó14, respectivamente,
comunicó a la Directora de Gestión Documental, encargada - Administradora del
Contrato, que los trabajos se encuentran suspendidos en razón que no fueron aceptados
los productos por la Administradora del Contrato, considerando que son consecutivos y
que realizó las explicaciones a las observaciones realizadas.
El equipo de control no estableció documento alguno, en el que se evidencie que la
Administradora del Contrato emitió su pronunciamiento con respecto a la solicitud de
INTERSA para dar por terminado el contrato por mutuo acuerdo y las comunicaciones
de la suspensión de los trabajos.
Después de 34 días, desde que la Administradora del Contrato con informe técnico -
económico SENPLADES-CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio de 2014, sugirió la
terminación unilateral del contrato, el Coordinador General Administrativo Financiero
con oficio SENPLADES-CGAF-2014-0177-OF de 6 de agosto de 2014, notificó al
Gerente General de INTERSA la decisión de dar por terminado el contrato de forma
anticipada y unilateral, para lo cual le otorgó 10 días término para enmendar los
incumplimientos, y adjuntó el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DGD-
2014-007 de 3 de julio de 2014, suscrito por la Administradora del Contrato, así como el
informe técnico financiero emitido por el Director Financiero, encargado, con
memorando SENPLADES-CGAF-DF-2014-0237-M de 12 de junio de 2014.
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-12-08-2014-A1 de 12 de
agosto de 2014 solicitó al Coordinador General de Asesoría Jurídica y al Coordinador
General Administrativo Financiero, brindar las facilidades para la entrega del producto
2A, e indicó que tardaría al menos 10 días laborables para subir la información, así como
solicitó una prórroga de plazo para entregar el mismo; y, requirió la terminación del
contrato por mutuo acuerdo con la respectiva liquidación económica.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES53
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-2014-
0188-OF de 17 de agosto de 2014, comunicó al Gerente General de INTERSA que no
procede la solicitud de terminación del contrato por mutuo acuerdo, ya que previamente
se notificó a la Consultora la decisión preliminar de dar por terminado el contrato
unilateralmente, por lo que INTERSA debe enmendar los incumplimientos contractuales
en el término que concede la ley; además, le indicó que es competencia de la
Administradora del Contrato coordinar las actividades.
La Directora de Gestión Documental, encargada - Administradora del Contrato, con
oficio SENPLADES-CGAF-DGD-201-0075-OF de 18 de agosto de 2014, informó al
Gerente General de INTERSA sobre los accesos y facilidades para que la Consultora
pueda enmendar los incumplimientos del contrato. El 20 de agosto de 2014 se cumplió
los 10 días término, desde la notificación preliminar de la terminación unilateral; sin
embargo, el equipo de control no evidenció de que INTERSA presentó los productos
faltantes a la Administradora del Contrato para su recepción; estableciéndose el oficio
SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0077-OF de 15 de septiembre de 2014, suscrito por la
actual Directora de Gestión Documental, quien comunicó al Gerente General de
INTERSA la negativa de recibir los productos 2A, 3B y 4C, sin que el equipo de control
evidencie si la Administradora del Contrato a través de actas de entrega - recepción
parciales aceptó los productos 1E, 3A, 4A, 5A, 5B e informe final, que no fueron
entregados por INTERSA en las fechas determinadas en los contratos complementarios.
La Directora de Gestión Documental - Administradora del Contrato, actuó hasta el 6 de
julio de 2014, por lo que con acción de personal 0095 de 31 de julio de 2014, la Directora
de Talento Humano encargó las funciones de la Dirección de Gestión Documental a la
servidora pública 7, a partir del 7 de julio de 2014, asumiendo por lo cual, de acuerdo a
la cláusula décimo quinta del contrato, la Administración del mismo.
La autoridad nominadora con acción de personal 0474449 de 28 de agosto de 2014,
nombró a una nueva Directora de Gestión Documental, a partir del 1 de septiembre de
2014, quien asumiría desde esa fecha la Administración del Contrato; sin embargo, se
estableció que la Directora de Talento Humano con acción de personal 00261 de 11 de
septiembre de 2014, autorizó a la servidora pública 7, para que subrogue las funciones
de Directora de Gestión Documental desde el 1 al 2 de septiembre de 2014; por lo que
la Directora de Gestión Documental nombrada con acción de personal 0474449, asumió
nuevamente sus funciones así como Administradora del Contrato desde el 3 de ^ evtu/cn/a <* cujxÍTo
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES54
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
septiembre de 2014; sin embargo, el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014, fue
suscrito por la servidora pública 7 como Administradora del Contrato, atribución que a
partir de 3 de septiembre de 2014 le correspondía a la Directora de Gestión Documental,
en cumplimiento a lo estipulado en la cláusula décimo quinta del contrato, por lo que la
servidora pública 7 inobservó este instrumento legal, lo que establecen los artículos: 226
de la Constitución de la República del Ecuador, 16 “Nombramiento y posesión” de la
LOSEP y la Norma de Control Interno 401-02 “Autorización y aprobación de
transacciones y operaciones”
En el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN
DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014, suscrito por la servidora
pública 7 en calidad de Administradora del Contrato, aceptó algunos productos
presentados por el Consultor e indicó que pueden ser pagados, incluso recibió el informe
final sin que todos los productos objeto del contrato estuvieran aprobados, acciones que
las realizó sin tener las atribuciones para hacerlo, siendo estos los siguientes:
N. PRODUCTO ACEPTACIONVALOR
USDMULTA
USD OBSERVACIONES
1E
Manual de GestiónDocumental y Procedimientos
SI 3 000,00 36 672,00
.. Luego de la revisión del producto, la propuesta del Manual de normas y procedimientos entregado por la Consultora INTERSA S.A.; se establece que el mismo cumple con lo básico establecido en el contrato de consultoría inicial..., por lo que como administradora del contrato se recibe el producto,... y se puede dar paso a pago... ”
2A
Herramienta Informática de Gestor Documental
NO 40 200,00
Indica que se realizó varias pruebas de la herramienta informática y no cumplió con los literales a), b), y m) de la Actividad 2 de la cláusula quinta del contrato “Objetivos específicos, actividades y productos”
3A
Organización, inventario y archivo de 4500 cajas (+/-10%)
SI 27 902,78
“...la administradora de contrato considera que da por recibido a satisfacción los inventarios entregados por la Consultora... y las cajas entregadas, por lo tanto se habilita el monto programado para este producto con relación a los dos pagos pendientes... y a la observación del excedente en la organización de archivos... ’’
^ ctn tu er*fc* ̂ tinto
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES55
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
N. PRODUCTO ACEPTACION VALORUSD
MULTAUSD OBSERVACIONES
3B
Digitalización de cinco millones de carillas (+/-10%) de acuerdo a los tiposdocumentales
NO 38 646,67
"... al evidenciar que no están bien ingresados los documentos digitales, que no consta completa la información del año 2009, ni subida la información de los años 2010, 2011, 2012, como tampoco los años e gestión; la administradora de contrato no puede recibir este producto a satisfacción de SENPLADES, por ende no se libera lo provisionado para el pago... ”
4A
Inventario de los documentos que formarán parte de la biblioteca virtual
SI 1 240,00
“...se procede con la revisión y se evidencia que constan en anexo los inventarios de los años 2006 y anteriores y 2009 al 2013, con excepción de los años 2007y 2008, por lo que el producto cumple con lo requerido según contrato ya que sus documentos constan según las estipulaciones de la guía metodológica previamente aprobada..., por lo tanto en calidad de administradora de contrato se da por recibido el producto a satisfacción y se habilita el valor programado para el efecto... ”
4C
Incorporación a la Biblioteca Virtual de 10.000 documentos (+/-) 5%
NO 7 333,33
Indica que los documentos no constan bien ingresados presentando errores como: título en blanco, duplicados, no digitalizados, campos incompletos
5A
Capacitación a los funcionarios responsables de los archivos institucionales
SI 4 000,00
Indica que se realizó 5 capacitaciones cada una de 4 horas que cumplieron con el mínimo establecido en el contrato, por lo que dio paso al pago programado.
5B
Capacitación tecnológica a los funcionarios responsables de la administración de las herramientas informáticas implementadas
SI 1 000,00
Informe final SI 3 300,00
"...este evidencia un resumen de todas las actividades que constaban como parte del contrato de consultoría, un detalle de los puntos
^ cene** e/y/a -iseis
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES56
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
N. PRODUCTO ACEPTACIONVALOR
USDMULTA
USDOBSERVACIONES
principales, así como un compendio de leyes y normas nacionales e internacionales... ”
Así también, la servidora pública 7 suscribió el memorando SENPLADES-CGAF-DGD-
201 4-0375-M de 17 de septiembre de 2014, como Directora de Gestión Documental,
subrogante, y envió al Coordinador General Administrativo Financiero el informe técnico
- económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-
008 de 17 de septiembre de 2014, en el que estableció únicamente multa en el producto
1E, sin considerar que el Consultor no entregó los productos 2A, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B
e informe final en las fechas previstas en el contrato complementario 4040 y dentro del
plazo de 10 días término concedido en la notificación preliminar de terminación unilateral
del contrato; es decir, no determinó multas por incumplimiento de entrega en los plazos
establecidos por 101 807,07 USD (Anexo 3), acciones que no fueron observadas por el
Coordinador Administrativo Financiero, por lo que inobservó lo previsto en los artículos
71 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 116 de su
Reglamento General y lo estipulado en la cláusula décimo cuarta “Multas” del contrato
de consultoría suscrito el 1 de abril de 2013.
El Director Financiero con memorando CGAF-DF-2014-0494-M de 24 de septiembre de
2014, remitió al Coordinador General Administrativo Financiero, la liquidación financiera
y contable del contrato, quien con Resolución SNPD-CGAF-001-2014 de 24 de
septiembre de 2014, declaró la terminación de forma anticipada y unilateral del contrato
de consultoría 4015 suscrito entre la SENPLADES y la empresa INTERSA, aceptó la
liquidación financiera y contable adjunta al memorando CGAF-DF-2014-0494-M de 24
de septiembre de 2014 y acogió el estado de avance físico del servicio constante en el
informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN
DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014; además, dispuso que en el
término de diez días contados a partir de la notificación de la resolución, INTERSA
devuelva el valor del anticipo no amortizado por 19 151,65 USD, establecido de la siguiente forma:
D E SC R IP C IÓ N VA LO RUSD
Montp anticipo entregado (15,70% del valor del contrato) 59 974,00Monto anticipo devengado *(40 822.35) Total an tic ipo no am ortizado 19 151 ,65
*Én ei CUR 6362 se devengó un va ior adicional del anticipo por 728.18 LSD
3 V e
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES57
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Con respecto a las multas de 36 672,00 USD, agregó:
"... Art. 6.- Disponer que, en el evento de que la empresa Consultora INTERSA... no cancelare a la ... SENPLADES... los valores señalados anteriormente y en el término establecido, se requerirá a la Compañía de Seguros Oriente S.A., emisora de la póliza de buen uso del anticipo No. 20057, que en el término de 48 horas, contadas a partir del requerimiento, ejecute la misma y pague a la entidad contratante, los valores referidos que incluirán los intereses fiados por el Banco Central del Ecuador que se calcularán hasta la fecha efectiva de pagos...- Art. 8.- Disponer la ejecución de la Garantía de Fiel Cumplimiento No. MTRX-0000018086-5, otorgada por la Compañía Aseguradora Interoceánica C.A. Seguros y Reaseguros, a favor de la... SENPLADES..., por el fiel cumplimiento del Contrato de Consultoría...- Art. 9.- Notificar con el contenido de la presente Resolución a las Compañías Aseguradoras... -Art. 10.-Notificar con el contenido de la presente resolución a la compañía Consultora INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A....; y, al Servicio Nacional de Contratación Pública...”
El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-2014-
0212-OF de 25 de septiembre de 2014, notificó al Gerente General de INTERSA la
Resolución SNPD-CGAF-001-2014 de 24 de septiembre de 2014, en la que se dio por
terminado unilateralmente el contrato y le solicitó cumpla con lo dispuesto en el
documento; y, con oficios SENPLADES-CGAF-2014-0214-OF y 217 de 30 de
septiembre de 2014, notificó la Resolución de terminación unilateral del Contrato a los
Gerentes Generales de Interoceánica C.A. y Seguros Oriente, respectivamente, y
solicitó al Gerente General de Interoceánica que de acuerdo al artículo 8 de la
Resolución se ejecute la garantía de fiel cumplimiento del contrato; además, con oficio
SENPLADES-CGAF-2014-0216-OF de 30 de septiembre de 2014, solicitó al Director
General del Servicio Nacional de Contratación Pública, que se incluya a la empresa
INTERSA como contratista incumplido.
El Gerente General de INTERSA, con oficio I-PGE-25-09-2014-A de 29 de septiembre
de 2014, solicitó al Presidente del Centro de Mediación de la Procuraduría General del
Estado realizar el proceso de mediación entre la SENPLADES y la Consultora, para lo
cual fundamentó su petición en lo siguiente:
"... la Administradora del contrato cuestiona en forma permanente y sorpresiva NEGATIVA inmediata los entregadles (sic)...- Por las constantes negativas de recepción mi representada solicita en tres documentos diferentes la TERMINACIÓN POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES, sin que hasta la actualidad SENPLADES se haya pronunciado sobre estos pedidos... - Solicitamos una reunión con autoridades de SENPLADES, en la cual entre los pedidos que realizamos estaba que se cumpla con lo establecido en el contrato ya que el procedimiento que la administración aplicaba para el caso de las observaciones a los productos estaba
t t n c u f r í ' / a £ ocfip
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES58
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
siendo inobservado, violentado, en perjuicio de INTERSA...- El pedido no fue asumido con seriedad por la Administradora del contrato, quien luego de dejar que el plazo contractual siga transcurriendo, promovió que se sigan retrasando mis obligaciones ante SENPLADES, no solo que obstaculizó mis tareas de consultor sino que no entregaba los insumos, no convocaba a las reuniones para avanzar con los productos, hechos que no han sido asumidos por SENPLADES, entidad que por el contrario sin considerar mis pedidos de terminación por mutuo acuerdo, han resuelto dar por terminado unilateralmente el contrato... ”.
En el proceso de mediación signado con el número 877-DNCM-2014-QUI se realizaron
2 audiencias de mediación realizadas el 7 de octubre y 6 de noviembre de 2014, en las
que asistieron los representantes de INTERSA y de la SENPLADES; sin embargo, no
llegaron a ningún acuerdo y el Mediador del Centro de Mediación de la Procuraduría
General del Estado, suscribió el Acta de Imposibilidad de Acuerdo de Mediación
174-CMIA-2014-QUI el 11 de noviembre de 2014.
No obstante que en la mediación no se llegó a un acuerdo entre las partes, los
Coordinadores Generales Administrativos Financieros en sus periodos de gestión, no
realizaron las gestiones oportunas para ejecutar las garantías de buen uso del anticipo
y de fiel cumplimiento del contrato, emitidas por Seguros Oriente e Interoceánica de
Seguros, respectivamente, inobservando los artículos: 95 de la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública y 146 del Reglamento General, 6 y 8 de la
Resolución SNPD-CGAF-001-2014 de 24 de septiembre de 2014, al respecto se
presentaron los siguientes aspectos:
El Gerente General de Seguros Oriente, con oficio GG-6283-2014 de 3 de diciembre de
2014, al Coordinador General Administrativo Financiero, indicó:
"... Con fecha 27 de noviembre de 2014 se firmó el Acta de Entrega - Recepción definitiva del Contrato suscrito entre la compañía INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A. y SENPLADES, motivo por el cual no cabe ejecución de garantías...- En relación a lo mencionado, me permito citar el Art. 45 de la Ley General de Seguros... el mismo indica:... - La responsabilidad de la empresa de seguros termina: a) Por la suscripción del acta que declare extinguidas las obligaciones del afianzado o contratista; o por el vencimiento del plazo previsto en el contrato principal... - De la misma manera, solicito la devolución de la garantía de Buen Uso de Anticipo... ”.
El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-2014-
0255-OF de 11 de diciembre de 2014, informó al Gerente General de Seguros Oriente
que la SENPLADES que no ha suscrito el acta de entrega recepción definitiva, quien
con oficio GG-6300-2014 de 16 de diciembre de 2014 adjuntó una copia del acta de
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES59
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
entrega - recepción definitiva, documento en la que se observó que se encuentra
suscrito únicamente por la Administradora del Contrato y el técnico designado para el
efecto, faltando la firma del Representante Legal de INTERSA; es decir, el acta de
entrega - recepción definitiva, no cumplió con los requisitos señalados en el artículo 124
del Reglamento General de Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-2015-
0001-OF de 5 de enero de 2015, indicó al Gerente General de Seguros Oriente que el
documento presentado por INTERSA es una copia simple del borrador del acta de
entrega - recepción definitiva, que se entregó a la Consultora para su revisión preliminar;
sin embargo, en ningún lado del acta en mención, el equipo de control observó que diga
que es un borrador, considerando que el acta fue firmada por dos servidores de la
SENPLADES. Cabe señalar que los originales de esta acta reposan en la entidad.
El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-2015-
0010-OF de 12 de enero de 2015, ratificó al Gerente General de Seguros Oriente que
no se suscribió el acta de entrega recepción definitiva y solicitó la renovación de la póliza
de la garantía del Buen uso del Anticipo, hasta que se firme el acta de liquidación del
contrato.
El equipo de control, con oficio 028-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 8 de julio de 2015
solicitó al Gerente General de Seguros Oriente indicar las razones por las cuales no se
ejecutó la póliza de buen uso del anticipo 20057 a favor de la SENPLADES; quien con
oficio GG-6584-2015 de 20 de julio de 2015, indicó:
"... La póliza de buen uso de anticipo No. 20057, emitida para afianzar el contrato..., fue ejecutada por la SENPLADES, mediante oficio No. SENPLADES-CGAF-2014- 0217-0F, de 30 de septiembre de 2014, sin embargo el día 27 de noviembre de 2014 se suscribe el acta de entrega recepción definitiva, documento que en copia nos remite la compañía INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A., en dicha acta, precisamente en el punto 10, se estipula que el anticipo no amortizado se va a descontar de un saldo que el contratista tiene a favor, por lo que el valor del mismo llegaría a cero, lo que trae como consecuencia que la garantía de buen uso de anticipo pierda cobertura;....-... por medio del oficio No. SENPLADES-CGAF-2015- 0010-0F de 12 de enero de 2015, establece que todavía no se suscribe la liquidación final del contrato, por lo que solicita que la garantía de buen uso de anticipo sea renovada, hasta que se firme la liquidación del contrato....- De lo expuesto se colige que la entidad beneficiaría, esto es la SENPLADES, desconoce la terminación unilateral del contrato y continua el proceso normal de terminación del contrato, por lo que el anticipo no amortizado no se encuentra determinado, razón por la cual
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES60
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Seguros Oriente S.A. no podría realizar el pago ya que, de conformidad con los artículos 95 y 146 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, respectivamente, el requisito fundamental para procesar dicha cobertura es la liquidación del contrato, la cual establezca el avance del contrato y la amortización del anticipo, informe que en el presente caso no se encuentra determinado y más aún cuando existe un acta de recepción definitiva, misma que se presume legítimamente emitida de acuerdo al ordenamiento jurídico vigente, en la cual se determina que el anticipo se devenga en su totalidad... - Por las razones de hecho y de derecho Seguros Oriente S.A., no puede dar cobertura a la garantía de buen uso de anticipo hasta que no se determine el valor y sobre todo el documento válido para el cobro de la garantía tomando en cuenta que la misma entidad beneficiaría en varias ocasiones manifiesta que va a suscribir el acta de recepción definitiva del contrato tal es así que el último pedido realizado es que la garantía se renueva hasta que se suscriba dicho documento, por lo que la notificación de terminación unilateral, se entiende, queda insubsistente... ”.
El Gerente General de Seguros Oriente a pesar de las explicaciones realizadas por el
Coordinador General Administrativo Financiero, de que el documento presentado por
INTERSA era un borrador del acta de entrega recepción definitiva y que no se encuentra
suscrita por el Consultor, sigue asumiendo que es un documento legal válido.
El equipo de control con oficio 029-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 8 de julio de 2015,
solicitó al Gerente General de Interoceánica Seguros y Reaseguros indicar las razones
por las cuales no ejecutó la póliza de fiel cumplimiento del contrato MTRX-18086 a favor
de la SENPLADES, quien con oficio QGG-0816-2015 de 9 de julio de 2015, indicó que
INTERSA comunicó el proceso de mediación que se estaba realizando en la
Procuraduría General del Estado, y adjuntó el oficio l-INTERSA-03-10-2014-A de 3 de
octubre de 2014 suscrito por su Representante Legal, en el cual solicitó a la Gerente de
Fianzas de Interoceánica, se mantenga en espera hasta que se obtenga la resolución
de la mediación.
Además indicó, que con oficio QGG-0768-2014 de 6 de octubre de 2014, comunicó al
Coordinador General Administrativo Financiero sobre lo manifestado por INTERSA y
solicitó le informen sobre el resultado de la mediación, y señaló:
"... Desde la fecha indicada... hasta el momento no hemos sido notificados con el resultado de la Mediación arbitral, para proceder en consecuencia... ”.
El equipo de control no estableció el documento con el cual el Coordinador General
Administrativo Financiero, comunicó al Gerente de Interoceánica de Seguros el
resultado de la mediación ni que realizó las gestiones para la ejecución de la garantía
de fiel cumplimiento del contrato.¿¡I seaen^o t-uto
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES61
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Al respecto, el artículo 95 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública, establece que la resolución de terminación unilateral del contrato no se
suspenderá por la interposición de reclamos o recursos administrativos, demandas
contencioso administrativa, arbitrales, o de cualquier tipo o de acciones de amparo de
parte del contratista, además señala que la declaración de terminación unilateral del
contrato permite a la entidad contratante establecer el avance físico de los servicios, la
liquidación financiera y contable, a ejecutar las garantías de fiel cumplimiento del
contrato, y si fuera el caso la garantía por el anticipo entregado.
El artículo 146 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública, determina que dentro del término de 10 días contados a partir de
la fecha de notificación de la resolución de terminación unilateral, el contratista debe
pagar a la entidad contratante los valores adeudados hasta la fecha de terminación del
contrato conforme a la liquidación económica y si el contratista no pagare el valor
requerido dentro del término indicado, la entidad contratante pedirá por escrito al
garante, que dentro de 48 horas, contados a partir del requerimiento, ejecute las
garantías otorgadas y dentro del mismo término pague a la entidad contratante los
valores liquidados que incluyan los intereses hasta la fecha efectiva de pago.
El artículo 42 de la Ley General de Seguros, en su parte pertinente, señala:
“... tratándose de pólizas de seguros de fiel cumplimiento del contrato y de buen uso del anticipo que se contrate en beneficio de las entidades previstas en el artículo 1 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, las compañías de seguros deben emitirlas cumpliendo la exigencia de que sean incondicionales, irrevocables y de cobro inmediato, por lo que tienen la obligación de pagar el valor del seguro contratado, dentro del plazo de diez (10) días siguientes al pedido por escrito en que el asegurado o el beneficiario le requieran la ejecución. Queda prohibido a las compañías aseguradoras en el caso de las mencionadas pólizas giradas en beneficio de las entidades previstas en el artículo 1 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, exigir al asegurado para el pago de la garantía, documentación adicional o el cumplimiento de trámite administrativo alguno, que no fuere el previsto en dicha ley y en su reglamento. Cualquier cláusula en contrario, se entenderá como no escrita. El incumplimiento de estas disposiciones dará lugar, asimismo, a la liquidación forzosa de la compañía de seguros...”.
Del contenido en los artículos 95 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública y 146 de su Reglamento General, se establece que la entidad
contratante tiene potestad de establecer el avance del servicio y la liquidación
económica, en ningún lado de la normativa legal se dispone que el contratista debe
Secretaría Nacional de Planifícación y Desarrollo, SENPLADES62
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
suscribir la liquidación económica y tampoco señala como requisito para la ejecución de
las garantías, la suscripción del acta de entrega - recepción definitiva, documento que
únicamente deben suscribir las partes de acuerdo al artículo 123 del Reglamento de Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, cuando no existan
observaciones pendientes en relación con los trabajos de consultoría; sin embargo, de
lo expuesto, la Administradora del Contrato con memorandos SENPLADES-CGAF-
DGD-2015-0108-M y 0165 de 17 de marzo y 21 de abril de 2015, informó al Coordinador
General Administrativo Financiero, lo siguiente:
..no ha sido posible realiza la finalización del contrato... por cuanto el representante legal de la empresa contratista... no ha presentado las facturas de pago de los últimos productos entregados el 1 de septiembre de 2014 y no ha suscrito el acta de entrega recepción definitiva...”.
Lo comentado se originó, en razón de que el Coordinador Administrativo Financiero no
realizó acciones oportunas para iniciar el proceso de terminación unilateral, acogió el
informe técnico - económico presentado por una servidora que no tenía las atribuciones
de Administradora del Contrato, que no existan actas de entrega recepción parciales de
los productos aceptados, lo que ocasionó que no se ejecuten las garantías a pesar que
la Consultora no pagó los valores adeudados a la SENPLADES; y, que el proceso de
terminación unilateral no culmine.
El equipo de control, con oficios 59, 60, 61, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76 y 77-DAAC-
SENPLADES-FCM-2015 de 27 de agosto de 2015, comunicó los resultados
provisionales a la ex y actual Directora de Gestión Documental, ex Gerente General de
INTERSA, ex Coordinador General Administrativo Financiero, ex Directora de Gestión
Documental, encargada, Coordinador General Administrativo Financiero, Coordinador
General de Asesoría Jurídica, Técnico designado para suscribir el acta de entrega
recepción, Gerente General de Seguros Oriente, Gerente General de Seguros
INTEROCEANICA y Gerente General de INTERSA.
La Directora de Gestión Documental, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0031-
OF de 3 de septiembre de 2015, indicó que el 1 de septiembre de 2014 la Administradora
del Contrato y el Gerente General de INTERSA suscribieron el documento denominado
“Acta de entrega recepción de informes y productos”, en la que se evidenció que la
Administradora del Contrato aceptó los productos 1E, 3A, 4A, 5A, 5B e informe final por
un monto de 40 442,68 USD + IVA; acta que no cumplió con lo estipulado en el artículo$ & e s o r t i j a f r e j
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES63
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
124 del Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,
por cuanto no contiene los antecedentes, condiciones generales de ejecución,
condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, cumplimiento de
las obligaciones contractuales y no está suscrita por un técnico que no intervino en el
proceso de ejecución del contrato; lo que limitó identificar si el contratista cumplió con
las estipulaciones contractuales.
Respecto a la suscripción del Informe Técnico - Económico SENPLADES-CGAF-
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014,
efectuado por la servidora pública 7, indicó que mediante formulario de solicitud de
vacaciones, el Coordinador General Administrativo Financiero el 17 de septiembre de
2014 le autorizó el permiso por enfermedad, por lo que con acción de personal
0974-DTH-2014 de 26 de septiembre de 2014 se autorizó a la servidora pública 7, para
que subrogue las funciones de Directora de Gestión Documental.
Lo expresado por la servidora no modifica lo comentado por el equipo de control, por
cuanto el acta de entrega - recepción debió suscribirse el 20 de agosto de 2014, en
cumplimiento con el plazo establecido en la notificación preliminar de la terminación
unilateral; y, la acción de personal fue emitida el 26 de septiembre de 2014; es decir,
que el 17 de septiembre de 2014 fecha en la que la servidora pública 7 suscribió el
Informe Técnico, no disponía de la acción de personal correspondiente por tanto no
tenía las atribuciones de Directora de Gestión Documental.
El Técnico designado para suscribir el acta de entrega - recepción, en oficio
SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0030-OF de 3 de septiembre de 2015, al equipo de
control, indicó:
“...me designa como técnico a fin (sic) puesto que no había participado directamente en el proceso de ejecución del referido Contrato, el cual se realizo (sic) la revisión y firma la cual el Gerente General de Intersa Servicios Integrales S.A. se acercó a las oficinas de la Senplades al recibir el acta con recepción copia simple, el 12 de Diciembre de 2014 sin tener la firma en dicho documento hasta la fecha... ”.
Lo expuesto por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de control, en lo que
respecta a que el acta fue suscrita por la Directora de Gestión Documental y el Técnico
asignado, documento que no fue legalizado por el Gerente General de INTERSA.^ s e s e n fa ^ c u ^ trv
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES64
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
El Técnico designado para suscribir el acta de entrega - recepción, posterior a la lectura
del informe borrador, efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio SENPLADES-
CGAF-DGD-201 5-0034-OF de 11 de septiembre de 2015, se ratificó en lo que mencionó
en el oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0030-OF de 3 de septiembre de 2015.
El ex Coordinador General Administrativo Financiero con oficio SENPLADES-CGAF-
DF-2015-0098-OF de 14 de septiembre de 2015, indicó que la servidora pública 7, se
encontraba subrogando la función de Directora de Gestión Documental con acción de
personal 0974-DTH-2014 que regía desde el 17 de septiembre de 2014, y que de
conformidad a lo establecido en el artículo 18 de la Ley Orgánica de Servicio Público,
en concordancia con lo dispuesto en los artículos 19 y 21 de su Reglamento General,
toda subrogación o encargo se registra en la Unidad de Talento Humano, con acción de
personal que debe ser realizada dentro del plazo de 15 días.
La servidora pública 7, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0036-OF de 14 de
septiembre de 2015, indicó que las solicitudes de INTERSA respecto a: conformar un
equipo de trabajo para la revisión del producto 1E, dar por terminado el contrato por
mutuo acuerdo y la suspensión de los trabajos, no eran procedentes en razón que la
anterior Administradora del Contrato sugirió la terminación unilateral del contrato y se
estaban realizando las gestiones para terminar el contrato, señalando:
"... la entrega de los productos en ningún momento quedó suspendida...- la Senplades jamás emitió algún documento a través del cual se le indicaba a la Consultora de que los trabajos y por lo tanto la entrega de los productos quedaban suspendidos; esa fue únicamente una interpretación de la Consultora... ”
Con respecto a la recepción de los productos después de la notificación preliminar de la
terminación unilateral del contrato, indicó que con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-
2014-0075-OF de 18 de agosto de 2014, estableció que INTERSA presente los
productos el 1 de septiembre de 2015, fecha en la cual suscribió con el Gerente General
de INTERSA el “Acta de entrega recepción de informes y productos”; y, señaló:
"... Al respecto debo aclarar que si bien en el título de documento al que hace referencia el informe de Contraloría consta “ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE INFORMES Y PRODUCTOS... sin embargo en el contenido del mismo se aclara que lo se ('sic) recibió con fecha 1 de septiembre de 2014 eran informes que han sido presentados para revisión, los que luego en el Informe No. 008 de fecha 17 de septiembre de 2014,... se realiza el análisis respectivo de cada uno de los
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES65
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
productos... - Con acción de personal No. 0974-DTH-2014 de 26 de septiembre de 2014,... se legaliza la subrogación de funciones del cargo de Directora de Gestión Documental, dispuesta por el Coordinador General Administrativo Financiero para el 17 de septiembre de 2014, para la suscrita. Significa que para el día 17 de septiembre de 2014, por el lapso de 24 horas, dejé de ejercer mis funciones como Servidora pública 7 para asumir las funciones que se me encargaban, por lo que no es verdad que haya tomado decisiones y emitido comunicaciones e informes que no correspondían a mi cargo ya que al ser Directora de Gestión Documental subrogante tenía plenas facultades para hacerlo y sin requerir ningún tipo de autorización... ”.
El Coordinador General Administrativo Financiero con oficio SENPLADES-CGAF-2015-
0176-OF de 15 de septiembre de 2015, informó al equipo de control, que con oficios
SENPLADES-CGAF-2015-0174-OF y 175 de 14 de septiembre de 2015 solicitó la
ejecución de las garantías de fiel cumplimiento del contrato y de buen uso del anticipo
a Seguros Interoceánica y a Seguros Oriente, respectivamente.
Lo mencionado por la servidora pública 7 no modifica lo comentado, en razón que la
acción de personal 0974-DTH-2014, fue elaborada el 26 de septiembre de 2014,
posterior a la suscripción del informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-
DIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014, y
el artículo 18 de la Ley Orgánica del Servicio Público, hace referencia al registro que
realiza la UATH de cada entidad de la acción de personal dentro de 15 días, aspecto
que no tiene relación con la fecha de elaboración del documento, por lo que el 17 de
septiembre de 2014 la servidora pública 7 no tenía documento alguno que le acredite
en el cargo de Directora de Gestión Documental, subrogante, razón por la cual no tenía
las facultades de dicho cargo ni de Administradora del Contrato; además, el “Acta de
entrega recepción de informes y productos” debió suscribirse el 20 de agosto de 2014,
fecha término en la que INTERSA debió entregar los productos no presentados de
acuerdo a la notificación preliminar de terminación del contrato unilateralmente.
Conclusiones
El Coordinador General Administrativo Financiero no realizó las gestiones oportunas
para iniciar el proceso de terminación unilateral, luego de haber transcurrido 34 días
desde la fecha en que la Administradora del Contrato le solicitó la terminación unilateral,
le notificó al Gerente General de INTERSA, lo que dio lugar a que el Consultor por varias
ocasiones indique que los trabajos se encuentran suspendidos, por cuanto no tenía
pronunciamiento alguno por autoridad competente.^ Stseníh*^ sei-9
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES66
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
La servidora pública 7 como Administradora del Contrato, suscribió el Informe Técnico
- Económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-
008 de 17 de septiembre de 2014, en el que aceptó y solicitó el pago de algunos
productos presentados por INTERSA; acción realizada sin contar con las funciones y
atribuciones para el efecto, las cuales únicamente le correspondía a la Directora de
Gestión Documental actuante, informe que fue acogido por el Coordinador General
Administrativo Financiero como documento habilitante para la resolución de declaración
de terminación unilateral del contrato sin objeción alguna.
No existen actas de entrega recepción parciales suscritas entre la Administradora del
Contrato y el Gerente General de INTERSA, que evidencien la aceptación a satisfacción
de los productos 1E, 2A, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B e informe final y la entrega en las fechas
previstas en el contrato complementario 4040, ni dentro del plazo de 10 días término
concedido en la notificación preliminar de terminación unilateral del contrato; sin que por
el incumplimiento en la entrega en los plazos establecidos, se determine multas por
101 807,07 USD, situación presentada por falta de control del Coordinador
Administrativo Financiero, productos sobre los cuales no se ha cancelado al contratista
sus montos.
La Directora de Gestión Documental, entregó al Gerente General de INTERSA para su
revisión, una copia simple del acta de entrega recepción definitiva suscrita únicamente
por la Administradora del Contrato y el Técnico designado, documento que INTERSA
presentó a la Aseguradora Seguros Oriente, lo que originó que la aseguradora no
ejecute la garantía del buen uso del anticipo.
El Coordinador General Administrativo Financiero, hasta el 30 de abril de 2015, fecha
del alcance del examen especial, no efectuó las gestiones necesarias para ejecutar las
garantías de fiel cumplimiento del contrato y de buen uso del anticipo, emitidas por las
Aseguradoras Interoceánica de Seguros y Seguros Oriente, respectivamente, las
mismas que se encuentran vigentes; recién el 14 de septiembre de 2015 solicitó la
ejecución de las garantías de fiel cumplimiento del contrato y de buen uso del anticipo.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES67
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Recomendaciones
Al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo
9. Dispondrá a los Coordinadores Generales, una vez que cuenten con las solicitudes
para obtener criterios técnicos y/o jurídicos relacionados con la ejecución de los
contratos, realicen las gestiones oportunas ante los departamentos relacionados
con las consultas, a fin de contar con los pronunciamientos para la toma de
decisiones y acciones legales respectivas.
10. Dispondrá a los Subsecretarios y Coordinadores Generales, entreguen a los
contratistas únicamente copias de las actas de entrega - recepción parciales y
definitivas que estén debidamente suscritas por los Administradores de los
contratos, técnico designado y contratista, a fin de evitar su mal uso por terceras
personas y se afecte los intereses institucionales.
Al Coordinador General Administrativo Financiero
11. Vigilará y solicitará a la Directora de Gestión Documental - Administradora del
Contrato, analice las entregas de los productos que realizó la Consultora después
de la notificación de terminación unilateral, de lo cual presentará el informe técnico
- económico, para la aceptación y pago de los productos que establezca que
cumplieron con las estipulaciones contractuales, el avance del servicio, la
liquidación económica y las multas por demora en la entrega de los productos
contratados considerando el devengamiento del anticipo.
12. Dispondrá a la Directora de Gestión Documental, que una vez que se establezca
los productos que cumplen con las estipulaciones contractuales, suscriba las actas
de entrega - recepción parciales conjuntamente con el Contratista y un técnico que
no haya participado en el proceso de ejecución del contrato, a fin de formalizar la
entrega de los productos.
13. Realizará ante las Aseguradoras Interoceánica de Seguros y Seguros Oriente, en
coordinación con el Coordinador General de Asesoría Jurídica, las gestiones
legales necesarias para la ejecución de la garantía de fiel cumplimiento del contrato,
de ser el caso del buen uso del anticipo y el cobro de multas que le fueren impuestas
al contratista.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES68
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Trabajos adicionales realizados por INTERSA
El Gerente General de INTERSA, con oficios IN-SENPLADES-9-05-2014-C e
IN-SENPLADES-14-05-2014-A de 9 y 14 de mayo de 2014, comunicó a la
Administradora del Contrato que identificó la existencia de 993 cajas de documentos
adicionales para procesar de acuerdo al producto 3A, situación que implicaría la revisión
del precio del contrato.
En referencia al producto 3B, relacionado con la digitalización de los archivos
institucionales, el Gerente General de INTERSA con oficio IN-SENPLADES-23-06-
2014-A de 23 de junio de 2014, solicitó a la Administradora del Contrato la definición
sobre las unidades documentales que se deben digitalizar, debido a que esta actividad
tiene relación con el producto 3A e informó que tiene digitalizado 4.096.865 carillas.
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-17-07-2014-A de 17 de
julio de 2014, comunicó a la Directora de Gestión Documental, encargada, que en varias
ocasiones indicó que sobrepasó el volumen límite establecido en el contrato, alcanzando
las 5.545 cajas procesadas y con oficio IN-SENPLADES-22-07-2014-A de 22 de julio de
2014, le informó:
"... No se ha pronunciado sobre Qué y Cómo se procederá con las cajas restantes, que bien vale mencionar, han sido instituidas que se trabajen pero que no se ha pronunciado la administración del contrato respecto de la retribución, que a igual trabajo igual pago o remuneración, precepto constitucional, que se ha olvidado de tratar, ni siquiera en forma verbal, y por lo contrario ordena a sabiendas que con la producción de los años 2009 al 2013 se cubre el total de cajas contratadas, para que se siga ejecutando trabajos de los años 2008 y 2007, que dicho de paso, ya se han ejecutado los procesos en estos años, que deberán ser receptados y valorados su porcentaje de trabajo ejecutado en dichos documentos... ”
Y con oficio IN-SENPLADES-22-07-2014-A de 22 de julio de 2014, informó a la Directora
de Gestión Documental, encargada, que el valor por las cajas adicionales procesadas
es de 30 505,00 USD, e indicó:
"... Al saber que existen varios problemas superados a raíz de los malos cálculos iniciales por parte de la contratante, en cuanto al dimensionamiento del volumen de la documentación por ende del alcance de la consultoría, trabajos extraordinarios que hemos ejecutado, y al aplicar conceptos legales como la Ley Orgánica del Sistema
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES69
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Nacional de Contratación Pública en su artículo “Art. 85.- Obras y Servicios Complementarios..., recomiendo la autorización de la celebración del quinto contrato complementario y se reconozca el reajuste de precios al que se refiere la Ley, que se ubica superior al contrato según la Carta Magna en sus artículos 424 y 425, misma que contempla la protección de la garantía a recibir una remuneración justa por el trabajo desempeñado...”
El equipo de control no estableció documento alguno con el cual la Administradora del
Contrato haya autorizado a la Consultora a realizar trabajos adicionales fuera de las
cantidades establecidas en el contrato, relacionadas al producto 3A referente a la
organización de los archivos en 4500 (+/-10%) cajas, determinándose que la
Administradora del Contrato, en el oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0071-OF de 5
de julio de 2014, manifestó que una vez recibido los inventarios a entera satisfacción,
se podrá definir si realmente se deben devolver las cajas en exceso.
La Consultora INTERSA según el contrato debió organizar máximo 4.950 cajas como
parte del producto 3A; sin embargo, de las actas presentadas al equipo de control, se
estableció que la Administradora del Contrato únicamente recibió a satisfacción 3 078
cajas, como se detalla a continuación:
FECHA ACTA DE N. DE CAJAS VALOR PAGADO SIN No. CUR DEENTREGA RECIBIDAS A CONSIDERAR IMPUESTOS PAGO
RECEPCIÓN SATISFACCIÓN USD
04/06/2013 300 *11 958,33 440424/07/2013 707 13 951,39 504226/08/2013 489 13 951,39 599125/09/2013 902 ................................ 13 951, 39.. 698728/10/2013 680 13 951,39 7259
TOTAL 3078 67 763,89*aplicó una multa de 5 730 ,00 U SD por no entregar el producto en ei piazo estipulado
Estableciéndose que la Consultora le faltó por entregar a satisfacción de la SENPLADES
1.872 cajas para cumplir con la cantidad máxima estipulada en el contrato; sin embargo,
el equipo de control no estableció documentación alguna que evidencie que INTERSA
cumplió con el volumen de cajas procesadas y mucho menos que se haya sobrepasado
en la cantidad de procesamiento establecida.
A pesar de que no se estableció documento alguno que evidencie que la ex
Administradora del Contrato autorizó a la Consultora procesar documentación adicional
a las cantidades establecidas en la cláusula séptima del contrato “Alcance de los
Trabajos”, la servidora pública 7 que suscribió como Administradora del Contrato, en elS é fe nh t
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES70
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informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN
DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014, expresó que comprobó que
existieron 646 cajas excedentes clasificadas, ordenadas, inventariadas y colocadas en
cajas de archivos que deben ser liquidadas a 21,26 USD cada una, con un valor total
adicional por pagar al contratista de 13 733,96 USD, aspecto sobre el cual no explicó la
forma que utilizó para establecer el número de cajas excedentes y los valores
mencionados; y, el equipo de control no evidenció el acta de entrega recepción suscrita
por la Administradora del Contrato aceptando el procesamiento de las cajas adicionales.
El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-17-12-2014-A de 17 de
diciembre de 2014 solicitó al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, la
elaboración del acta de entrega - recepción definitiva en la que conste la liquidación y
pago de las 646 cajas procesadas adicionales; y, con oficio IN-SENPLADES-27-12-
2015-A de 27 de enero de 2015, insistió en su pedido indicando que en el informe técnico
- Económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-
008 de 17 de septiembre de 2014, constaba el valor adicional que se debe pagar a la
Consultora.
La Directora de Gestión Documental, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0002-
OF de 18 de febrero de 2015, indicó al Gerente General de INTERSA que los trabajos
adicionales no estuvieron contemplados en el contrato principal ni en sus
complementarios y tampoco existió el pedido formal por parte de la ex Administradora
del Contrato para que realice los trabajos adicionales, por lo que en el acta de entrega
recepción no debe contemplarse el valor de 13 733,96 USD por el procesamiento
adicional de cajas.
El equipo de control, con oficio 026-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 8 de julio de 2015,
solicitó al ex Gerente General de INTERSA indique las razones por las cuales no
suscribió el acta de entrega recepción ni devolvió el valor del anticipo no amortizado,
con los respectivos intereses y multas, quien con comunicación de 4 de agosto de 2015,
indicó que en el informe suscrito por la Directora de Gestión Documental, recibió a
satisfacción los inventarios entregados por INTERSA e instruyó el pago de las
actividades excedentes por 13 733,96, y señaló:£ g c fe rikg
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES71
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"... sin embargo de la existencia de este documento, que demuestra la ejecución de trabajos (sic) extras realizados, recibidos y aceptados, en forma posterior no se reconoce dicho pago en el acta final..., no hemos suscrito el acta final hasta tanto en cuanto se incluya lo dispuesto... ”.
El Coordinador General de Asesoría Jurídica, con oficio SENPLADES-CGAF-2015-
0158-OF de 12 de agosto de 2015, indicó al equipo de control que el 21 de agosto de
2014 la SENPLADES, en la Corte Provincial de Justifica de Pichincha inició la diligencia
de Inspección Judicial, como acto preparatoria a juicio conforme a lo prescrito en el
artículo 64, numeral 5 del Código de Procedimiento Civil, con la finalidad de verificar el
contenido de las cajas y el número existente.
Diligencia a la que se le asignó el número de juicio 17323-2014-0776, en el Juzgado
Vigésimo Tercero Civil de Pichincha, sobre el cual según la documentación adjunta por
el Coordinador General de Asesoría Jurídica, hasta el momento de la inspección judicial,
a pesar de que los jueces actuantes fijaron para que se realice la diligencia solicitada
por la SENPLADES el 29 de octubre, 26 de noviembre, 8, 11, y 19 de diciembre de
2014, ésta no se llevó a efecto, en razón de que los peritos asignados, por varias veces
se excusaron de participar en el proceso; además, indicó que el 5 de febrero de 2015,
la SENPLADES presentó un escrito para que se asignen un nuevo perito en archivos,
sobre el cual la Dirección de Asesoría Legal, Normativa y Patrocinio se encuentra
efectuando el seguimiento correspondiente, con el fin de que el Juzgado Vigésimo
Tercero de lo Civil de Pichincha, señale nuevo día y hora para que se realice la diligencia
de inspección judicial.
El artículo 85 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,
establece que para ampliar, modificar, complementar un servicio por causas técnicas
debidamente motivadas, las partes deben suscribir un contrato complementario; y, el
artículo 87 de la misma, indica que el contratista debe rendir garantías adicionales y que
la SENPLADES debe contar con la certificación presupuestaria correspondiente previo
a la suscripción del contrato complementario, proceso que no se aplicó, razón por la
cual no se podía solicitar y autorizar el pago de valor adicional alguno; además, la
servidora pública 7 al no ser la legalmente la Administradora del Contrato no tenía las
atribuciones para solicitar el pago.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES72
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El equipo de control, con oficios 59, 60, 61, 71, 72, 73 y 77-DAAC-SENPLADES-FCM-
2015 de 27 de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual
Directora de Gestión Documental, ex Gerente General de INTERSA, ex Directora de
Gestión Documental encargada, Coordinador General Administrativo Financiero,
Coordinador General de Asesoría Jurídica y Gerente General de INTERSA
respectivamente, sin recibir respuesta.
El ex Gerente General de INTERSA posterior a la lectura del informe borrador, efectuada
el 7 de septiembre de 2015, con comunicación de 3 de septiembre de 2015 y oficio
WH-14-sep-15 de 14 de septiembre de 2015, recibidos el 7 y 16 de septiembre de 2015,
respectivamente, indicó que con correos electrónicos de 22 y 23 de abril de 2014,
enviado por un funcionario de la Dirección de Tecnologías de Información y
Comunicación, se le instruyó proceda con el procesamiento técnico de las cajas de
archivo; y, señaló:
“...Al existir norma constitucional sobre la garantía de que todo trabajo debe ser remunerado, no hay trabajo gratuito y el reclamo es totalmente amparado en Ia Constitución de la República del Ecuador”
Sin embargo, se estableció que el mail al que hacía referencia no contiene disposición
expresa de la Administradora del Contrato, autorizando el procesamiento de cajas
adicionales fuera de las cantidades establecidas en el contrato.
El ex Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-
DF-2015-0098-OF de 14 de septiembre de 2015, indicó que existe el respaldo
documental de la posición de la SENPLADES respecto de la no recepción de las cajas
adicionales, que la Administradora del Contrato no autorizó la recepción y que ni en la
resolución de terminación unilateral se ha ordenado el pago.
La Directora de Gestión Documental, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0035-
OF de 14 de septiembre de 2015, presentó los oficios SENPLADES-CGAF-2015-0003-
OF, SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0002-OF y 021 de 6 de enero, 18 de febrero y 31
de julio de 2015, respectivamente, con los que se le informó al ex y actual Gerente
General de INTERSA, que los trabajos adicionales realizados por la Consultora no
estuvieron contemplados en el contrato 4015 y sus complementarios, y que no existió
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES73
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
documento alguno emitido por las anteriores Administradoras del Contrato, solicitando
de manera formal realizar actividades que no fueron contempladas en el contrato.
La servidora pública 7, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0036-OF de 14 de
septiembre de 2015, una vez más indicó que verificó físicamente la existencia de 646
cajas excedentes y que no se podía negar su existencia y el valor económico.
Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado por el equipo de control, por
cuanto la servidora pública 7 que actuó como Administradora del Contrato, con informe
técnico - económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-
2014-008 de 17 de septiembre de 2014, acogido por el Coordinador General
Administrativo Financiero en la Resolución de Terminación unilateral del contrato,
aceptó el procesamiento adicional de cajas, actividad sobre la cual no se estableció
documento alguno que evidencie que la Administradora del Contrato autorizó a la
empresa INTERSA realice trabajos adicionales fuera de lo estipulado en el contrato e
indique la metodología que utilizó para verificar la existencia de las cajas excedentes.
Conclusión
No se estableció el documento que evidencie que la Administradora del Contrato haya
autorizado a la Consultora realice el procesamiento de 646 cajas adicionales; sin
embargo, en informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE
GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014, la Administradora
expresó que comprobó que existieron 646 cajas excedentes clasificadas, ordenadas,
inventariadas y colocadas en cajas de archivos que deben ser liquidadas a 21,26 USD
cada una, con un valor total adicional por pagar al contratista de 13 733,96 USD, informe
que fue acogido por el Coordinador General Administrativo Financiero en la Resolución
de declaratoria de terminación unilateral; trabajos que fueron aceptados sin cumplir con
los procedimientos y requisitos establecidos en la normativa legal, para ampliar,
modificar o complementar el servicio contratado, lo que ocasionó que el Contratista
reclame la cancelación, la misma que hasta la lectura del borrador de informe,
efectuada el 7 de septiembre de 2015, no se llevó a efecto.$ $ ¿ te n Jo * ¿ ttc ífa p
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES74
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Recomendaciones
Al Coordinador General de Asesoría Jurídica
14. Realizará el seguimiento a la inspección judicial e insistirá al Juez que lleva la causa,
fije fecha para que el perito designado determine el número de cajas procesadas y
su contenido, a fin de garantizar que el contratista entregó a la Administradora del
Contrato a satisfacción el producto 3A, referente a la organización, inventario y
procesamiento de archivos de la SENPLADES.
Al Coordinador General Administrativo Financiero
15. Suscribirá a base del informe emitido por la Directora de Gestión Documental el
contrato complementario, a fin de sustentar el pago de los trabajos adicionales que
realizó la Consultora.
A la Directora de Gestión Documental
16. Realizará el levantamiento de las cajas procesadas por INTERSA, que fueron
pagadas dentro de la actividad 3A, a fin de determinar el número real de
procesamiento de archivos y si efectivamente la Consultora realizó trabajos
adicionales, acción de la cual presentará un informe al Coordinador General
Administrativo Financiero conteniendo el valor real a pagar, en el caso de que
INTERSA realizó trabajos adicionales.
Contrato suscrito con la empresa Análisis Social y Económico ESTADIGRAFA Cía. Ltda.
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, a través de la Subsecretaría
General de Planificación para el Buen Vivir suscribió el contrato 3022 de 15 de julio de
2014 con la empresa Análisis Social y Económico ESTADIGRAFA Cía. Ltda., para
realizar la consultoría de “Caracterizar y evaluar los principales determinantes del sector
agroalimentario ecuatoriano que permitan la construcción de su política pública con
carácter prospectivo para el periodo 2014 - 2035”, por un monto de 255 000,00 USD,
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES75
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con un plazo de 150 días a partir de la suscripción del contrato; del análisis al proceso
de contratación se determinó lo siguiente:
Fase preparatoria
Estudios previos no presentados y pliegos no fueron legalizados por los
servidores responsables de su elaboración.
El Director Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-DF-2015-0062-OF de 29 de mayo
de 2015 entregó al equipo de control el expediente del proceso de contratación por lista
corta LCC-SNPDPEPN-04-2014; en el que no se establecieron documentos como:
solicitud para la contratación, los estudios técnicos conteniendo la justificación de la
necesidad, los criterios técnicos que se utilizaron para establecer el presupuesto
referencial de 255 000,00 USD, así como los que se aplicaron para seleccionar e invitar
a las empresas GEOPLADES, ADAMA ASSESSMENT y ESTADIGRAFA, para que
participen en el proceso de contratación, elementos que debieron ser elaborados por el
Director de Pensamiento Programático, área requirente.
Documentación que el equipo de control, con oficio 017-DAAC-SENPLADES-EE-2015
de 17 de junio de 2015 solicitó a la Subsecretaría General de Planificación para el Buen
Vivir e insistió en su presentación con los oficios 021 y 024-DAAC-SENPLADES-EE-
2015 de 29 de junio y 3 de julio de 2015, respectivamente, información que no fue
entregada por la servidora debido a que los documentos no fueron desarrollados en su
periodo de gestión; por lo que, con oficio 032-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 10 de
julio de 2015, se requirieron al ex Director de Pensamiento Programático, Administrador
del Contrato, sin recibir respuesta.
La Subsecretaría General del Planificación para el Buen Vivir, respecto a los criterios
utilizados para seleccionar e invitar a las empresas GEOPLADES, ADAMA
ASSESSMENT y ESTADIGRAFA, para que participen en el proceso de contratación,
con oficio SENPLADES-SGPBV-2015-0575-OF de 13 de julio de 2015, al equipo de
control, señaló:
"... una vez analizado conforme consta en las actas de calificación que reposan en el expediente..., se desprende que las empresas consultoras antes mencionadas cumplen con la experiencia y parámetros técnicos necesarios para ejecutar el objeto
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES76
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
contractual. Al respecto, la selección de las empresas:..., para que participen en el proceso de contratación por lista corta, fue elaborado por quienes a la fecha de realización de la fase preparatoria... fueran parte del equipo técnico de la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir... ”.
Estableciéndose en el expediente el acta de apertura de la oferta técnica LCC-003 de
26 de junio de 2014, en la cual los miembros de la Comisión Técnica indicaron que se
recibió únicamente la oferta de la empresa ESTADIGRAFA, por tanto la calificación fue
solo a esta empresa, por lo que, lo indicado por la Subsecretaría General de
Planificación para el Buen Vivir no concordó con los documentos establecidos en el
expediente de contratación, y no se determinó el acta de calificación que evidencie que
las 3 empresas invitadas fueron calificadas y cumplieron con la experiencia y con los
parámetros técnicos.
Además, en el portal de Compras Públicas no se publicaron los estudios previos, los
criterios técnicos para establecer el presupuesto referencial, documentos que
constituyen información relevante de los procedimientos de contratación; y, respecto de
los pliegos, éstos no fueron suscritos por los servidores que lo elaboraron, revisaron y
aprobaron; lo que limitó identificar la existencia de inhabilidades especiales previstas en
el artículo 63 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Lo expuesto se presentó por la falta de gestión por parte del ex Director de Pensamiento
Programático, responsable del área requirente, lo que limitó establecer los criterios
técnicos que se utilizaron para justificar la necesidad, inobservando lo previsto en los
artículos: 21, 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, 13 y
31 de su Reglamento General; 1 de la Resolución INCOP-053-2011 de 14 de octubre
de 2011, publicada en el Registro Oficial 634 de 6 de febrero de 2012; 1 de la Resolución
INCOP-054-2011 de 12 de noviembre de 2011; y, la Norma de Control Interno 406-03
“Contratación”, letra a).
El equipo de control, con oficios 53, 54, 55 y 58-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 18
de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la Subsecretaría General
de Planificación para el Buen Vivir, ex Director de Pensamiento Programático, Directora
de Contratación y Coordinador General de Asesoría Jurídica.
El ex Director de Pensamiento Programático con comunicación de 28 de agosto de
2015, informó al equipo de control, que la fase preparatoria previa a la contratación
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES71
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
estuvo a cargo de la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir y del
Proyecto Emblemático “Generación de insumos para la actualización de la planificación
en el marco del Buen Vivir”, áreas en donde se elaboraron los términos de referencia y
los documentos habilitantes para el inicio del proceso de contratación.
Lo expresado por el Director de Pensamiento Programático, no modifica lo comentado
en razón que éste no presentó documento alguno que evidencie que la Subsecretaría
General de Planificación para el Buen Vivir tenía la responsabilidad de generar los
estudios previos de la fase preparatoria para la contratación.
El ex Director de Pensamiento Programático, posterior a la lectura del borrador de
informe, realizada el 7 de septiembre de 2015, con comunicación de 14 de septiembre
de 2015, ratificó en que la fase preparatoria del proceso de contratación estuvo a cargo
de la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, por cuanto fue quien
solicitó la certificación presupuestaria, reforma al POA y publicación del proceso de
contratación en el portal de compras públicas.
Lo mencionado por el ex Director de Pensamiento Programático no modifica lo
comentado por el equipo de control, por cuanto en la Resolución de aprobación de
pliegos e inicio de proceso de lista corta SNPD-SGPBV-PEGIAMBV-LCC-2014-0007 de
10 de junio de 2014, fue designado como delegado del área requirente para integrar la
Comisión Técnica, por lo tanto era responsable de generar los documentos de la fase
preparatoria, considerando que los resultados de la consultoría iban a ser usados por la
Dirección de Pensamiento Programático.
Conclusión
Los estudios y diseños completos, criterios técnicos para establecer el presupuesto
referencial, previo al inicio del proceso de contratación, por falta de gestión no fueron
elaborados y presentados por el ex Director de Pensamiento Programático, lo que limitó
establecer los criterios técnicos utilizados para justificar la necesidad, que estos
documentos no se encuentren publicados en el portal de compras públicas como
información relevante, así como los pliegos no fueron suscritos por los servidores que
los elaboraron, revisaron y aprobaron.$ s e jé r ija c e tro
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES78
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Recomendación
Al Coordinador General de Asesoría Jurídica
17. Para la revisión y aprobación preliminar de los pliegos de los procesos de
contratación, solicitará a la unidad requirente de la necesidad, los estudios técnicos
de justificación de la necesidad, el informe que contenga la metodología y el estudio
de mercado realizado para establecer el presupuesto referencial y la selección de
los proveedores, documentación que formará parte del expediente del proceso de
contratación y será publicada en el portal de compras públicas como información
relevante.
Fase Precontractual
El Subsecretario General de Planificación para el Buen Vivir, mediante Resolución
SNPD-SGPBV-PEGIAMBV-LCC-2014-007 de 10 de junio de 2014 autorizó el inicio del
proceso de contratación de consultoría, aprobó los pliegos, la lista corta conformada por
las empresas GEOPLADES, ADAMA ASSESSMENT CÍA. LTDA. y ESTADIGRAFA,
dispuso a la Dirección Administrativa invite a través del portal a las empresas descritas,
conformó la Comisión Técnica integrada por: el Asesor 3 de la Subsecretaría General
de Planificación del Buen Vivir, delegado de la máxima autoridad; Director de
Pensamiento Programático, en calidad de delegado del área requirente y el servidor
público 6, como profesional afín al objeto de la contratación. Publicándose el 11 de junio
de 2014 en el portal de Compras Públicas, el proceso de contratación por lista corta
LCC-SNPDPEPN-04-2014.
La Comisión Técnica, en acta LCC-003 de 26 de junio de 2014 de apertura de oferta
técnica y convalidación de errores, indicaron que únicamente la empresa
ESTADIGRAFA presentó las ofertas técnica y económica, documentos que según acta
LCC-004 de calificación de oferta de 30 de junio de 2014, manifestaron que la oferta
obtuvo un puntaje de 97,6, por lo que mediante acta de negociación CLC-005-2013 de
2 de julio de 2014 considerando que los productos de la consultoría y los acuerdos
adicionales sobre la inducción ofertados por la empresa, cumple con lo requerido por la
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES79
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
institución, y que la oferta económica se ajusta al presupuesto referencial previsto,
recomendaron se adjudique el contrato a la empresa ESTADIGRAFA.
El Subsecretario General de Planificación para el Buen Vivir, con Resolución SNPD-
SGPBV-PEGIAMBV-LCC-2014-009 de 7 de julio de 2014, adjudicó la consultoría a
ESTADIGRAFA, suscribiendo el 15 de julio de 2014, con el Representante Legal de la
empresa, el contrato 3022 por 255 000,00 USD, con un plazo de 150 días calendario a
partir de la suscripción, debiendo terminar por tanto el 12 de diciembre de 2014. En la
cláusula décima quinta se designó como Administrador del Contrato, al Director de
Pensamiento Programático.
Fase Contractual
Ejecución del contrato y entrega recepción de los productos
Según el cronograma de entrega de productos, la consultora ESTADIGRAFA debía
elaborar 5 productos y un informe final hasta el 11 de diciembre de 2014, empresa que
según los documentos presentó 4 productos en las fechas programadas, a los que el
Administrador del Contrato realizó varias observaciones que fueron corregidas,
devueltos los productos definitivos y suscrito las actas de entrega recepción, actividad
realizada en un promedio de 19 días, como se indica en el cuadro siguiente:
PRODUCTO FECHA DE FECHA ENTREGA FECHA SOLICITUD FECHA ENTREGA ACTA ENTREGA
ENTREGA SEGÚN ESTADIGRAFA DE DEFINITIVA CON LAS RECEPCIÓN
CRONOGRAMA CORRECCIONES CORRECCIONESEFECTUADAS
29/07/2014 29/07/2014 14/08/2014 04/09/2014 18/09/2014
2 12/09/2014 11/09/2014 30/09/2014
21/10/2014 04/11/2014 11/11/2014 ............ 19/11/2014
....... 3....... 13/10/2014........... 13/10/2014 04/11/2014 20/11/2014 22/11/2014
4 11/11/2014 11/11/2014 25/11/2014 04/12/2014 05/12/2014
El Administrador del Contrato no estableció fechas límite para la entrega de los
productos definitivos.
El producto 5, relacionado con “Un documento que contenga el análisis biofísico de la
estructura productiva agroalimentaria ecuatoriana y la elaboración de los principales
impactos basados en los principales productos de consumo humano”, fue presentado
en CD al equipo de control, por la Subsecretaría General de Planificación para el Buen ccfiertifa
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES80
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Vivir, con oficio SENPLADES-SGPBB-2015-0575-OF de 13 de julio de 2015, en el cual
se estableció que la empresa ESTADIGRAFA, con comunicación de 11 de diciembre de
2014, entregó al Administrador del Contrato este producto y el informe final, fecha
establecida en el cronograma de entrega de productos; quien con oficios SENPLADES-
SPN-DPPR-2015-001-OF, 002 y 003 de 6 de enero, 13 de febrero y 25 de marzo de
2015, respectivamente, emitió observaciones y solicitó correcciones del producto 5 e
informe final, como se indica en el cuadro siguiente:
ENTREGA DEL PRODUCTO 5 É
INFORME FINAL POR
ESTADIGRAFA
OBSERVACIONES Y CORRECIONES REALIZADAS
POR EL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
Comunicación FECHA N. DOCUMENTO FECHA
s/n 2014-12-11 SENPLADES-SPN-DPPR-2015-0001 -OF 2015-01-06
s/n 2015-01-23 SEÑPLADES-SPN-DPPR-2015-0002-OF 2015-02-13
s/n 2015-03-06 SENPLADES-SPN-DPPR-2015-0003-OF 2015-03-25
s/n 2015-04-02 Ya no hubo correcciones
Determinándose que la empresa ESTADIGRAFA entregó 4 veces el producto 5 y el
informe final, producto al que el Administrador del Contrato realizó 3 informes técnicos
de observaciones.
Terminación por mutuo acuerdo del contrato
A pesar de haberse efectuado tres informes técnicos de observación al producto 5 e
informe final, no fueron aprobados por el Director de Pensamiento Programático,
Administrador del Contrato, en razón que la Subsecretaría General de Planificación para
el Buen Vivir, con memorando SENPLADES-SGPBV-2015-0095-M de 6 de abril de
2015, le dispuso que realice los trámites pertinentes para la terminación del contrato por
mutuo acuerdo, indicando lo siguiente:
“...En referencia al Oficio Nro.SENPLADES-SNPA-2015-0086-0F, suscrito por... Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, dirigido a... Contralor General del Estado, por medio del cual se solicita un examen especial al procedimiento precontractual y contractual del contrato para la....-..., habiéndose configurado el caso fortuito, conforme lo estipulado en el artículo 30 del Código Civil, dispongo se realice los trámites pertinentes para la terminación por mutuo acuerdo del contrato...”
El equipo de control, con oficio 017-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 17 de junio de
2015 solicitó a la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, indique las ^ ochen~h*^ uno
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES81
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razones por las cuales dispuso la terminación por mutuo acuerdo del contrato con
ESTADIGRAFA y explique la configuración del caso fortuito, quien con oficio
SENPLADES-SGPBV-2015-0575-OF de 13 de julio de 2015, indicó:
"... Al momento la ejecución contractual se encuentra suspendida, se iniciaron los trámites para la terminación por mutuo acuerdo, pero aún no se ha finalizado el procedimiento ni se ha suscrito el instrumento para su terminación; por lo que, no sería adecuado afirmar que se dio la terminación del contrato por mutuo acuerdo, toda vez que, el procedimiento no ha sido concluido sino únicamente iniciado y acordado entre las partes... ”.
Señaló además, que dispuso se inicie los trámites para la terminación del contrato por
mutuo acuerdo, de conformidad con lo establecido en el numeral 2, del artículo 92 e
inciso primero del artículo 93 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública, que establece, que cuando por circunstancias imprevistas, técnicas o
económicas, o causas de fuerza mayor o caso fortuito, no fuere posible o conveniente
para los intereses de las partes, ejecutar total o parcialmente, el contrato, las partes
podrán, por mutuo acuerdo, convenir en la extinción de todas o algunas de las
obligaciones contractuales, en el estado en que se encuentren; sin embargo, no
demostró ni se estableció la existencia de la fuerza mayor o caso fortuito, que según el
artículo 30 del Código Civil, establece:
“...Se llama fuerza mayor o caso fortuito, el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, etc... ”.
El Director de Pensamiento Programático - Administrador del Contrato, el 7 de abril de
2015 presentó a la Subsecretaría General de PBV el informe técnico financiero del
contrato, en el que le indicó que el producto 5 y el informe final entregados dentro del
plazo contractual, fueron objeto de varias observaciones que estaban siendo
subsanadas por la Consultora; sin embargo, en consideración a lo que dispuso se
iniciaron los trámites respectivos para dar por terminado el contrato por mutuo acuerdo
por configurarse el caso fortuito, por lo cual no se continuó con el proceso de ajustes
para la aprobación del producto 5 e informe final, por lo tanto no se ha cancelado
25 500,00 USD valor correspondiente al producto; y, que con memorando
SENPLADES-SPN-DPPR-2015-0007-M de 7 de abril de 2015 solicitó al Director
Financiero la liquidación económica contable del contrato, quien con memorando
SENPLADES-CGAF-DF-2015-0101-M de 8 de abril de 2015 indicó que está pendiente
la amortización del anticipo por 7 650,00 USD.¿ fo cficn 'h y oh?.j
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES82
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
El equipo de control, con oficio 018-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 19 de junio de
2015 solicitó a la Subsecretaría General de Planificación Para el Buen Vivir, la
Resolución de terminación del contrato por mutuo acuerdo, así como el documento con
el cual el Representante Legal de la empresa ESTADIGRAFA aceptó la decisión, quien
con oficio SENPLADES-SGPBV-2015-0569-OF de 9 de julio de 2015 indicó que los
documentos están siendo generados por las unidades correspondientes en
coordinación con el Representante Legal de ESTADIGRAFA; y, mediante oficio 041-
DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 19 de junio de 2015, se le requirió los documentos con
los que suspendió la ejecución del contrato y comunicó la decisión a ESTADIGRAFA; al
respecto, con oficio SENPLADES-SGPBV-2015-0651-OF de 5 de agosto de 2015,
indicó:
"... El documento con el cual se suspendió la ejecución del contrato... es el Informe Técnico Financiero Final elaborado por el administrador de contrato con fecha 7 de abril del 2015....-....- A l respecto debo manifestar que la información disponible, no consta en los archivos de esta Subsecretaría oficio del Administrador del Contrato comunicando a ESTADIGRAFA la suspensión del mismo.- Sin embargo, mediante Oficio Nro. SENPLADES-SGPBV-2015-0577-0F, de fecha 14 de julio de 2015, la Subsecretaría General de Planificación Para el Buen Vivir, remitió para conocimiento del.... Gerente General de ESTADIGRAFA CIA. LTDA., copia del Informe Técnico Financiero Final elaborado por el administrador del contrato...
Además, con oficio 034-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 10 de julio de 2015, se solicitó
al Gerente General de ESTADIGRAFA, las razones de la terminación del contrato, quien
con comunicación de 16 de julio de 2015, indicó:
"... La razón fundamental explicada por SENPLADES..., es que existió una denuncia... en el marco del contrato, razón por la cual SENPLADES definió que se iba a iniciar un procedimiento por mutuo acuerdo. Actualmente estamos en conocimiento que SENPLADES inició los trámites necesarios y pertinentes para implementar dicha acción. La firma consultora deja constancia de la aceptación de la definición de SENPLADES, aunque a juicio de quien suscribe es una definición injusta dado que ECONOMICA CIC ha entregado todos sus productos, sin demoras, con gran compromiso y acogiendo observaciones y recomendaciones extemporáneas al producto 5 e informe final..., no existe todavía un documento oficial en donde la firma consultora acepta la terminación por mutuo acuerdo del contrato...
El Representante Legal, mediante comunicación de 28 de julio de 2015, a la
Subsecretaría General de Planificación Para el Buen Vivir, respecto al informe técnico
financiero final elaborado por el Administrador del Contrato y presentado con oficio
SENPLADES-SGPBV-2015-0577-0F de 14 de julio de 2015, le expresó:$ o cAerfk £ ir**
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES83
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
“ El informe final entregado considera todas las observaciones y recomendaciones extemporáneas realizadas por el administrador del contrato, asimismo no se trataba de pedidos que no fueron subsanados por la firma consultora, sino por el contrario fueron pedidos adicionales........ Por consiguiente, a la fecha de suscripción delinforme del administrador del contrato, la SENPLADES contaba con el producto 5 e informe final, ambos en versiones definitivas, por consiguiente tampoco estamos de acuerdo con la conclusión... que estábamos en etapa de subsanación o ajustes, cuando en realidad esa etapa había finalizado con la última entrega de producto 5 e informe final (2 de abril de 2015).- Finalmente, ECONOMICA CIC reafirma el acuerdo con SENPLADES, en el cual se inicia los trámites legales y pertinentes para la terminación por mutuo acuerdo, por las razones que SENPLADES expuso en las reuniones pertinentes...
De lo expuesto, se establece que los argumentos señalados por la Subsecretaría
General de Planificación para el Buen Vivir, no constituyeron fundamentos técnicos y
jurídicos para el establecimiento de un caso fortuito, que conlleve a la terminación del
contrato; pues la solicitud de examen especial realizada por el Secretario Nacional de
Planificación no es un documento vinculante para la configuración del caso fortuito, por
cuanto esto es un acto administrativo independiente realizado por la máxima autoridad,
situación que originó que el producto 5 e informe final, a pesar de que fueron objeto de
observaciones y correcciones, no sean aprobados y recibidos por el Administrador del
Contrato; así como, a pesar de haber transcurrido 98 días desde la fecha que se dispuso
la terminación del contrato por mutuo acuerdo, la Subsecretaría General de Planificación
para el Buen Vivir, no emitió el documento administrativo para el efecto, ocasionando
que el contrato no esté legalmente terminado y liquidado, por lo que inobservó lo previsto
en el artículo 93 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública e
incumplió lo que establece el artículo 10, numeral 3 del Reglamento de
desconcentración administrativa, financiera y jurídica de la SENPLADES, expedido con
Acuerdo 569-2012 de 2 de abril de 2012, en el que señala:
"... Se delega a los Subsecretarios/as Generales..., el ejercicio de las siguientes atribuciones:... - 3. Autorizar y suscribir los actos e instrumentos legales necesarios para iniciar, ejecutar y concluir los procesos de terminación de los contratos por mutuo acuerdo o de manera unilateral y anticipada,... previo el informe del Administrador del Contrato, de los contratos respecto de los cuales hubiere resuelto su adjudicación..."
Uso de los productos recibidos
El equipo de control, con oficio 017-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 17 de junio de
2015, solicitó a la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, proporcione e v fie rfk if ¿¿teiTrv
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES84
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
los documentos que evidencien la aplicación de los 4 productos recibidos y cancelados
a ESTADIGRAFA, quien con oficio SENPLADES-SGPBV-2015-0575-OF de 13 de julio
de 2015 dio a conocer que la Dirección de Pensamiento Programático utilizó la
información entregada por la Consultora, en el Diagnóstico y análisis biofísico para la
evaluación y formulación de escenarios de desarrollo en el Archipiélago de Galápagos,
Diagnóstico Integral de la Región Amazónica y en los encadenamientos biofísicos; y que
estos productos pueden ser utilizados y aplicados independientemente en otras
investigaciones, sin que el producto 5 afecte al uso de los productos entregados por
ESTADIGRAFA.
El equipo de control, con oficios 53, 54, 56 y 58-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 18
de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la Subsecretaría General
de Planificación para el Buen Vivir, ex Director de Pensamiento Programático, Gerente
General de ESTADIGRAFA y Coordinador General de Asesoría Jurídica
respectivamente.
El ex Director de Pensamiento Programático con comunicación de 28 de agosto de
2015, indicó que por la disposición de terminar el contrato por mutuo acuerdo, emitida
por la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir no se continuó con el
proceso de ajustes para la aprobación de los productos.
Lo manifestado por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de control, la
aprobación y recepción del producto 5 e informe final, fue suspendido por disposición
de la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir.
La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, posterior a la lectura del
borrador del informe, efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio SENPLADES-
SGPBV-2015-0760-OF de 14 de septiembre de 2015 indicó que no se dio la terminación
del contrato por mutuo acuerdo basado eri la causal del Caso fortuito por lo que el
pronunciamiento efectuado en el oficio SENPLADES-SGPBV-2015-0095-M de 6 de abril
de 2015, quedó sin efecto, puesto que a criterio de la Coordinación General de Asesoría
Jurídica, el informe técnico del Administrador del Contrato no reunió los requisitos
establecido en el ordenamiento jurídico.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES85
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
El Gerente General de la empresa ESTADIGRAFA, con comunicación de 28 de agosto
de 2014, recibida el 7 de septiembre de 2015, indicó que únicamente se dispone de un
acuerdo verbal de terminación por mutuo acuerdo entre las partes, y que no han recibido
una notificación oficial de la suspensión de los trabajos, además señaló:
"... la firma consultora desea dejar constancia que el acuerdo de terminación por mutuo acuerdo entre SENPLADES y mi representada, no se basa en una aceptación implícita, tácita o explícita de las razones expuestas por SENPLADES, que de hecho no la compartimos; Sino (sic) más bien, se basa en el respeto que la firma consultora..., le tienen a las definiciones de la SENPLADES... ”
Lo expuesto por el Gerente General de ESTADIGRAFA ratifica lo comentado por el
equipo de control, ya que no se estableció documento alguno emitido por la
Subsecretaría General de Planificación y Desarrollo, suspendiendo los trabajos o
efectivizando el procedimiento administrativo de terminación del contrato por mutuo
acuerdo, en el que se determine las circunstancias imprevistas, técnicas o económicas
por las cuales no es posible o conveniente seguir con la ejecución contractual.
Conclusiones
La empresa ESTADIGRAFA dentro del plazo establecido, presentó los 5 productos
objetos del contrato e informe final, de los cuales 4 productos fueron recibidos a
satisfacción, el quinto y el informe final fueron observados por tres ocasiones por el
Director de Pensamiento Programático - Administrador del Contrato, observaciones que
fueron corregidas; sin embargo, no fueron aprobados y recibidos en consideración a que
la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, dispuso se realice los
trámites para la terminación del contrato por mutuo acuerdo, por configurarse el caso
fortuito; sobre el cual no se estableció los fundamentos técnicos y jurídicos que lo
sustenten.
La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, dispuso la terminación del
contrato por mutuo acuerdo, sin embargo, a pesar de haber transcurrido 98 días, desde
la fecha de solicitud de terminación del contrato, no ha suscrito el acta de terminación,
lo que originó que no se culmine con el proceso contractual, no se liquide el valor de
25 500,00 USD correspondiente al quinto producto y por tanto no se amortice el anticipo
por 7 650,00 USD.
La Dirección de Pensamiento Programático está utilizando los 4 productos, en el
Diagnóstico y análisis biofísico para la evaluación y formulación de escenarios de o c f ie n h ^ se-iG
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES86
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
desarrollo en el Archipiélago de Galápagos, Diagnóstico Integral de la Región
Amazónica y en los encadenamientos biofísicos, productos que pueden ser utilizados y
aplicados independientemente en otras investigaciones, sin que el producto 5 afecte al
uso de los productos entregados por ESTADIGRAFA.
Hecho subsecuente
El Coordinador General de Asesoría Jurídica, con memorando SENPLADES-CGAJ-2015-
0164-M de 15 de julio de 2015, solicitó a la Subsecretaría General de Planificación para el
Buen Vivir, el informe técnico económico actualizado del Administrador del Contrato, que
evidencie el cumplimiento o no de las normas legales y compromisos contractuales por parte
de la empresa Consultora, los elementos técnicos para la terminación y se adjunte la
liquidación económica contable elaborada por la Dirección Financiera.
La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, con memorando SENPLADES-
SGPBV-2015-0182-M de 30 de julio de 2015 solicitó al Director de Pensamiento
Programático, encargado en calidad de Administrador del Contrato, remita el informe técnico
económico y contable actualizado, quien con memorando SENPLADÉS-SPN-DPPR-2015- 0032-M de 8 de septiembre de 2015, en informe expresó:
“...Actualmente, la Dirección de Pensamiento Programático está haciendo uso, de la metodología prospectiva que ha demostrado suficientes bondades para el desarrollo de la Visión prospectiva del Ecuador al 2035..., por lo que en base al avance efectivo del proceso y ala información generada y disponible al momento, resulta inconveniente para la institución la utilización del “Documento que contenga el análisis biofísico de la estructura productiva agroalimentaria ecuatoriana y la valoración de los principales impactos basado en los principales productos de consumo humano" (Producto 5), ya que la necesidad de la institución de crear lineamientos de planificación a largo plazo, está siendo cubierta con el uso de la metodología prospectiva que enfoca su acción bajo los ejes centrales de la planificación nacional y cubre las mismas expectativas en el alcance del a visión Ecuador 2035...- En virtud de que las condiciones técnicas para la construcción de la Visión de Largo Plazo Ecuador2035 cambiaron respecto del escenario que motivó la contratación inicial de la consultoría, y considerando que el uso del producto 5 necesariamente implica realizar nuevos reajustes metodológicos y de contenidos para la Visión de largo plazo que no permitirían cumplir con los cronogramas establecidos, y que el último productos (sic) de la consultoría técnicamente no es necesario para contar con la Visión de largo plazo porque ha sido suplido con los ajustes metodológicos antes descritos; se recomienda que conforme a lo establecido en el art. 93 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública se procesa con la terminación por mutuo acuerdo del contrato... ”.
La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir con memorando SENPLADES-
SGPBV-2015-0208-M de 9 de septiembre de 2015, remitió al Coordinador General deocJier>~h*^ s i& f*
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES87
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Asesoría Jurídica el informe técnico económico actualizado y solicitó emita criterio jurídico,
respecto de la procedencia de la terminación por mutuo acuerdo del contrato.
Recomendaciones
Al Coordinador General de Asesoría Jurídica
18. Emitirá a base del informe técnico - económico actualizado presentado por la
Subsecretaría General del Buen Vivir, el informe jurídico que contenga los fundamentos
de hecho y derecho que sustenten la terminación contractual que se enmarquen dentro
de la normativa legal vigente, a fin de respaldar el acto administrativo de la terminación
del contrato definida.
A la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir
19. Dispondrá al Director de Pensamiento Programático - Administrador del Contrato
suscriba con el Gerente General de ESTADIGRAFA, el acta de terminación del contrato,
documento que deberá contener: antecedentes, condiciones generales de ejecución,
condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, cumplimiento de
las obligaciones contractuales y cualquier otra circunstancia que se considere
necesaria, con el fin de culminar con el proceso contractual.
Al Director de Pensamiento Programático
20. Una vez suscriba el acta de terminación del contrato, solicitará al contratista la
devolución del valor del anticipo no amortizado, de no llevarse a efecto en coordinación
con el Coordinador General de Asesoría Jurídica, realizará las gestiones legales
pertinente ante la Aseguradora Seguros Confianza, para la ejecución de la garantía de
buen uso del anticipo.C?cAenjct^ ccftv
Miriam Cañar IñiguezDirectora de Auditoría de Administración Central
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES88