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Content-, Dokumenten- und Knowledge Management

1TU Ilmenau, Hauptseminar Informatik SS 2002

Stefan Hofmann

Content-, Dokumenten- & Knowledge Management



Stefan Hofmann

Gliederung

• Einführende Aspekte & Begriffsklärung zu Content,-Dokumenten- und Knowledge Management

• Anwendungsgebiete

• Architektur und Workflow von CM und DM - Systemen

• Knowledge Management

• Fazit



Stefan Hofmann

• engl. „Content“ bedeutet Inhalt

Content – Content Management

Content

Substanz Metadaten

Text, Audio, Video Autor, Titel, Inhaltsbeschreibung

• explizite Trennung von Inhalt, Layout und Struktur mittels XML

• CM bezeichnet den gesamten Prozess der systematischen und strukturierten Verwaltung von Informationen in Form modularisierter elektronischer InhalteIn Anlehnung an: Sabine Baumann: Begriffsdefinitionen im Content Management. http://www.contentmanager.de/magazin/artikel.php?ShowID=59, Abruf am 2002-04-25; Ruben Gersdorf: Potenziale des Content-Managements In: Wirtschaftsinformatik 44. Nr. 1, 2002, S. 75-78.



Stefan Hofmann

Dokument – Dokumenten Management

• Dokument ist „jegliche diskrete mediale Einheit mit Informationsgehalt“

Dokument

CodedInformation

Non-CodedInformation

Textdokumente, digitale Bilder & Sprache, Musik

analoge Bilder, Papierfotos, Dia, Filme, Textvorlagen

• DM dient der „Erfassung, Bearbeitung,Verwaltung und Speicherungvon Dokumenten unter Sicherstellung von Genauigkeit, Performance, Sicherheit und Zuverlässigkeit“ o.A.: http://www.infover.ch/produkte/knowledge/infodoc.shtml, Abruf am 2002-05-21.

• DMS verwaltet digital & nicht digital erzeugte Dokumente über deren gesamten Lebenszyklus Harald Klingelhöller: Dokumentenmanagementsysteme - Handbuch zur Einführung. Berlin -Heidelberg - New York 2001



Stefan Hofmann

Wissen – Knowledge Management (1/2)

Wissen

explizites Wissen

implizites Wissen

• Wissen kann definiert werden als „...Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen“Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai Romhardt: Wissen Managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. Wiesbaden 1997.

• Ziel des KM ist Wissen, als wertvollstes Gut eines Unternehmens möglichst gewinnbringend anzulegenGerhard Versteegen: Was ich nicht weiß ... - Wettbewerbsfaktor: der richtige Einsatz von Wissen. In: iX Nr. 7, 2000, S.100-104



Stefan Hofmann

Wissen – Knowledge Management (2/2)

• Hauptaufgabe des KM ist „zielorientierte Nutzung und Entwicklungvon Wissen und Fähigkeiten, welche für den Organisationszweck als notwendig angesehen werden“ Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai Romhardt: Wissen Managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. Wiesbaden 1997.

• Begriffe Zeichen, Daten, Information und Wissen stellen Zuständein einem ständigen Prozess dar

Daten

Zeichen

Information

Wissen

Syntax

Semantik

Pragmatik

Anordnung von Zeichen gemäß einer Vorschrift

Interpretation verschafft den Daten Bedeutung

Vernetzung von Informationen mit dem Kontext

1 , 9 8 DM $

1 $ = 1,98 DM

Wechselkursbeziehung

Konsequenzen der Wechselkursänderung für die Absicherung des Exportgeschäfts

In Anlehnung an: Ulrich Hasenkamp, Peter Rossbach: Wissensmanagement. In: WISU Nr. 8-9, 1998, S. 956



Stefan Hofmann

Gliederung





• Fazit



Stefan Hofmann

Content Management Systeme – Anwendungsfelder

CMS

Wissensmanagement Electronic Commerce Electronic Publishing

• vorrangig für die Automatisierung der Publikationen von Informationen für das WWW im Rahmen des Web Content Mangement (WCM)

• je nach Ausprägung dem Bereich E-Commerce oder E-Publishing zugeordnet werden

• Vorteil des WCM ist Mitarbeitern ohne Web-Design-Kenntnisse Informationen einheitlich aufbereitet im Internet zu publizieren

In Anlehnung an: Ruben Gersdorf: Potenziale des Content-Managements. In: Wirtschaftsinformatik 44. Nr. 1, 2002, S. 75-78



Stefan Hofmann

Dokumenten Management Systeme – Anwendungsfelder

Groupware

Dokumenten-management

Workflow

Recherche

Archiv

Daten-sicherung

KomplexitätIntegrationsgrad

Nutzen

KostenSynergien mit anderen

Anwendungen

Anwendung Beispiel• Datensicherung • Sicherung von Rechenzentren

• Archiv • Archivierung von Belegen• Recherche • Pressearchiv• DMS i.e.S. • Produktinformationen in Pharmaunternehmen• Groupware • Zusammenstellung einer Werbekampagne• Workflow • Sachbearbeitung in einer Versicherung

Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Wiesbaden 1997



Stefan Hofmann

Knowledge Management Systeme – Anwendungsfelder

• Wissen bei Fluktuation im Unternehmen behalten

• Aufbau einer Organisationalen Wissensbasis

Individuelle Wissensbestände

Kollektive Wissensbestände

Organisationale Wissenbasis

• jegliche Veränderung der organisationalen Wissensbasis wird als „Organisationales Lernen“ bezeichnet

Dirk Stelzer: Betriebliches Wissensmanagement/Wissensbasierte Systeme.http://www.wirtschaft.tu-ilmenau.de/deutsch/institute/wi/wi3/lehreundforschung/veranstaltung-ws01/documents/02_Begriffe_BWM.pdf, Abruf am 2002-04-17.



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Gliederung





• Fazit



Stefan Hofmann

Content Management Systeme – Architektur

• nach Kartchner: 5 Komponenten eines CMS

• Data Repository verwaltet Content sowie dessen Zugriff & Aktualisierung

Chris Kartchner: Content Management Systems: Getting from Concept to Reality. In: The Journal of Electronic Publishing. Volume3, Issue4, 1998.

• User Interface erlaubt dem Nutzer die Bedienung des CMS

• Bearbeitungswerkzeuge zur Unterstützung bei Erstellung, Änderung, Einbindung des Content in Website

• Workflow-Schema zur Steuerung und Überwachung der Prozesse der Erstellung und Publikation von Inhalten

• Ausgabewerkzeuge stellen alle Funktionen zur Bereitstellung von Informationen aus dem CMS



Stefan Hofmann

Content Management Systeme – Workflow

Content Workflowhttp://www.informatik.fh-wiesbaden.de/~linn/vpdv01/cms/kapitel2.pdf, Abruf am 2002-05-17.

• Content durchläuft 3 Hauptphasen: Erstellung, Kontrolle & Freigabe

• manuelle und automatische Workflows

Interner Bereich Externer Bereich

Erstellung

Kontrolle

Freigabe Publikation

Archivierung

durch Autoren

durch Verantwortliche

bei positiver Kontrolle

bei negativer Kontrolle

der Inhalte

intern extern

Manueller Content Management Workflow



Stefan Hofmann

Dokumenten Management Systeme – Architektur

Clients

Middleware

Libraries

Clienten-orientierte Anwendungsebene

Server-orientierte Ablageebene

Server- und Library-orientierte Langzeitarchivebene

• in 3 separate Ebenen aufgeteilte Systemarchitektur

• den größten Teil der Funktionalität beinhaltet die Ablageebene deshalb ist die Archivebene relativ einfach strukturiert

• damit bei Änderungen von Applikationen, die das Archiv-speichersystem nutzen, nur die Ablageebene anzupassen ist

Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Wiesbaden 1997



Stefan Hofmann

Dokumenten Management Systeme – Workflow

Erfassen und Erstellen

Speichern/ Indiziieren

Suchen/ Wiederauffinden

Version/ Zwischenversion

Genehmigung

Freigabe/ Verteilung

Ablegen

Archivieren/ Entfernen

QuellenE-Mail, Internet, Fax

Scanner/OCR

Harald Klingelhöller: Dokumentenmanagementsysteme -Handbuch zur Einführung.Berlin - Heidelberg - New York 2001



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Gliederung





• Fazit



Stefan Hofmann

Knowledge Management

• der Begriff „Knowledge Management“ meint das gesamte Management des Wissens einer Organisation

• normative, strategische, operative Wissensziele

• Wissensbewertung greift auf diese Wissensziele zurück

Dirk Stelzer: Betriebliches Wissensmanagement/Wissensbasierte Systeme. http://www.wirtschaft.tu-ilmenau.de/deutsch/institute/wi/wi3/lehreundforschung/veranstaltung-ws01/documents/bwm_seminar_02.pdf, Abruf am 2002-05-28.



Stefan Hofmann

Bausteine des Wissensmanagement

Wissensidentifikation Wie schaffe ich intern und extern Transparenz über vorhandenes Wissen?

Wissenserwerb Welche Fähigkeiten kaufe ich mir extern ein?

WissensentwicklungWie baue ich neues Wissen auf?

WissensverteilungWie bringe ich das Wissen an den richtigen Ort?

WissensnutzungWie stelle ich die Anwendung des Wissens sicher?

WissensbewahrungWie schütze ich mich vor Wissensverlust?

In Anlehnung an:Herwig Rollet: Aspekte des Wissensmanagements. Diplomarbeit vorgelegt am Institut für Informationsverarbeitung und computergestützte neue Medien der Technischen Universität Graz. Graz 2000



Stefan Hofmann

Gliederung





• Fazit



Stefan Hofmann

Fazit

• allerdings kann man nicht von „Knowledge Management Systemen“sprechen, da die mit dem Wissen verbundenen Denkprozesse nicht vollständig automatisierbar sind

d.h. Wissen zu managen ist eine Managementaufgabe

- kann lediglich durch Technologien wie CMS, DMS etc. unterstützt werden

- erfordert jedoch immer einen intelligenten & kreativen Manager der mit Menschen umgehen kann

• Content- und Dokumenten Management Systeme zur Unterstützung und zum Automatisieren von Prozessen im Unternehmen



Stefan Hofmann

Vielen Dank !

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