LA CONTABILIDAD Y LAS EMPRESAS Myriam Salcedo de Vargas

Universidad Javeriana La contabilidad se ha desarrollado a lo largo de los siglos para registrar todas las transacciones y actividades económicas que realizan las empresas, entregar cuentas a sus propietarios y presentar informes financieros a los interesados, con el fin de que puedan analizar la situación financiera de la empresa y controlar y planear su futuro financiero. Toda actividad económica, empresa o negocio, debe contar con recursos que recibe de sus propietarios, socios o accionistas, de sus proveedores, o recursos generados por ella misma y por los cuales debe responder ante propietarios y proveedores. Toda empresa o negocio debe contar con un sistema de contabilidad organizada, un mecanismo que le permite recolectar, resumir, analizar y presentar, periódicamente, en términos monetarios, la información relativa al negocio. En los sistemas contables, es importante separar la contabilidad en dos partes: la financiera y la administrativa. Esto quiere decir que los informes que se presentan y los objetivos que se persiguen son diferentes. LA CONTABILIDAD FINANCIERA La contabilidad financiera tiene como objetivo presentar información a personas ajenas a la operación y administración de la empresa. Estas pueden ser: entidades del gobierno, entidades financieras, futuros inversionistas, proveedores y todas aquellas que por alguna razón estén interesadas en conocer y analizar dichos estados financieros. LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA La contabilidad administrativa tiene como objetivo presentar información interna y detallada a los administradores del negocio, funcionarios y directivos, para que les ayude a tomar buenas decisiones a favor de las actividades internas del negocio. LA EMPRESA Se entiende por empresa la actividad económica organizada como una unidad para la producción, transformación, circulación, administración o

custodia de bienes, o para la prestación de servicios, para la cual se debe establecer un adecuado control de sus recursos. La empresa para efectos contables se debe considerar como una persona distinta e independiente de sus dueños, capaz de poseer, enajenar y comprometerse. CONTABILIDAD La contabilidad es un sistema de información que clasifica, registra, resume y presenta las transacciones de entidades económicas, transacciones de dinero o bienes representables en dinero, con el fin de determinar sus resultados, interpretarlos y analizarlos, proyectar las finanzas de la empresa y controlar la ejecución de sus planes y la veracidad de las operaciones realizadas y de su registro. Es un sistema de información porque recoge la información de todos los ámbitos de la empresa, la procesa y la distribuye adentro y fuera de la compañía, a todas las personas y entidades interesadas en ella. Existen muchas definiciones de Contabilidad: ♦ Contabilidad es el arte de recoger, resumir, analizar e interpretar datos

financiero, para obtener así las informaciones necesarias relacionadas con las operaciones de una empresa.

♦ Es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros

que nos dan la información necesaria acerca de varias actividades que afectan las operaciones de una empresa.

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD La contabilidad es importante porque:

� Es un sistema que permite registrar las transacciones comerciales, aquello que ocurre cuando una empresa (a) vende mercancías, (b) compra un edificio, (c) obtiene préstamos, (d) paga a sus empleados etc.

� Mantiene en medios magnéticos o manuales toda la historia de la

empresa

� Es una herramienta de trabajo que permite tener control por centros de costos de los materiales, recurso humano y gastos generales.

� Proporciona la información necesaria para presentar a entidades estatales y privadas.

� Al final de cada ejercicio contable muestra si la empresa esta dando

excedentes o pérdidas.

� Proporciona la información necesaria para efectuar análisis financieros (endeudamiento, rotación de cartera, capital de trabajo, etc.).

FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD La contabilidad asume funciones como la teneduría de libros, la cual se realiza para todas y cada una de las transacciones que implican movimientos de dinero, o de bienes que representan dinero, y son las siguientes:

1. Clasificación o codificación. 2. Registro. 3. Resumen y presentación de las cuentas que maneja. 4. Determinación de estados financieros periódicos.

La clasificación o codificación es la más importante de estas funciones y consiste en anotar en los documentos que sustentan las transacciones, las cuentas que se deben afectar, con sus códigos y cuantías, para que sean registradas en la contabilidad. Esta codificación se hace de acuerdo con un código o plan contable de la empresa. Los gobiernos definen un plan único de cuentas por las distintas actividades así: comercio, entidades financieras, entidades gubernamentales, sector cooperativo, etc., dependiendo de la entidad que las controle. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD Se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente, sobre convenios y actividades de personas naturales o jurídicas. Las normas o principios de contabilidad evolucionan por factores definidos en las prácticas comerciales o por reglamentaciones del Gobierno Nacional. Los principios básicos y los conceptos contables son el producto de la experiencia, la observación de las formas como se conducen las empresas y sus negocios, y la atención que se le da al registro de las operaciones.

A continuación enunciamos algunos conceptos y principios de aceptación general en la contabilidad. Estos enunciados indican la importancia, utilidad y confiabilidad de la información contable; sirven, además, para definir las limitaciones propias de los Estados Financieros. ♦ ENTE CONTABLE El ente contable lo constituye el comerciante como sujeto que

desarrolla la actividad económica, sea persona natural o jurídica. La empresa desarrolla su actividad económica, por medio de bienes y servicios, originando así operaciones que deben ser registradas e informadas.

♦ LA CONTINUIDAD DEL ENTE CONTABLE Las normas de contabilidad generalmente aceptadas presuponen la

continuidad indefinida de las operaciones del negocio. En caso de que el ente económico vaya a suspender actividades, la información contable deberá expresarlo así.

♦ CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE

Los comerciantes deben conformar su contabilidad y estados financieros

de tal manera que la información contable sea confiable, útil, comprensible, íntegra, objetiva, lógica, oportuna, razonable y verificable.

♦ VALUACION AL COSTO Y OBJETIVIDAD

Los hechos económicos que el proceso cuantifica deben ser cuantificados en términos de la unidad de medida. Con sujeción a las normas técnicas,

son criterios de medición aceptables, el valor histórico, el valor actual o de reposición, el valor de realización y el valor presente.

♦ PRUDENCIA Sin perjuicio de la norma sobre causación, los ingresos y las ganancias no se deben anticipar, ni sobrestimar, ni subestimar. Los costos y gastos con tabilizados deben corresponder al período contable. ♦ UNIFORMIDAD

Las normas de contabilidad deben ser uniformemente aplicadas de un

período a otro. Las prácticas contables deben aplicarse en forma constante y, a través del tiempo, utilizar métodos unificados que mantengan o muestren resultados consistentes.

♦ EQUIDAD

La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad, de suerte que el registro de los hechos económicos y la información sobre los mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin favorecer a ningún ente en particular.

♦ LA EXPRESION MONETARIA DE CUENTAS Los valores de las partidas del balance deben expresarse en unidades

monetarias. La práctica consiste en elegir la moneda de cada país; para el caso nuestro es el peso ($) colombiano.

LIMITACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros tienen la apariencia de ser algo completo, definitivo

y exacto. Sin embargo, presentan complejidades, restricciones y limitaciones tales como las siguientes, entre otras: ♦ En esencia son informes provisionales, ya que la ganancia o pérdida real

de un negocio sólo puede determinarse cuando se vende o se liquida. Por consiguiente no pueden ser definitivos.

♦ Los estados financieros representan el trabajo de varias partes de la

empresa, con diferentes intereses. La gerencia, el contador, la auditoria, etc. Además incluyen una alta dosis de criterio personal en la valuación y presentación de ciertos rubros.

♦ En una economía inflacionaria, la contabilización de activos y pasivos por

su cuantía original, no permite establecer, en un momento determinado, el valor y la situación real de la empresa.

♦ Los estados financieros se preparan para grupos muy diferentes entre sí

como pueden ser: la administración, los accionistas, las bolsas de valores etc. Esto implica necesariamente ciertas restricciones y ajustes en su presentación, para cada caso.

♦ Los estados financieros no pueden reflejar ciertos factores que afectan la

situación financiera y los resultados de las operaciones, pero los cuales no pueden expresarse monetariamente, como serían los compromisos de ventas, la eficiencia de los directivos, la lealtad de los empleados, etc.

CICLO CONTABLE Las operaciones diarias de toda la empresa modifican el valor o la composición del activo, pasivo y del patrimonio; es así como en un determinado período, que constituye el ciclo contable, se debe registrar la

operación de manera que nos conduzca a la elaboración de los estados financieros. Los pasos a seguir en un ciclo contable son:

� Diariamente se hacen operaciones, convenios o transacciones comerciales de muchas clases.

� Las operaciones de cada día se registran en el comprobante de diario

� El comprobante de diario se registra en el libro diario columnario.

� La información del libro diario se traslada al libro mayor y balances.

� Se prepara una hoja de trabajo de varias columnas para verificar los

saldos del mayor, luego se prepara el balance de comprobación, en las dos primeras columnas de la hoja de trabajo.

� Se ajusta la información obtenida en el balance de comprobación y se

utiliza para conciliar los saldos de las cuentas.

� Se utiliza la información ajustada resultante de la hoja de trabajo para preparar el balance y el estado de resultados.

FLUJO DE INFORMACION PROPORCIONADA POR LA CONTABILIDAD

LA ECUACION CONTABLE

Proceso Contable

Estados Financieros Básicos

Administración De Impuestos

Informes Gerenciale

Informes Especial

Planeación, Control, Toma de Decisiones

Hechos Económicos

Estudios Económico

Acreedores Público en General

Entidades Crediticias

Accionistas

La contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que representa la posición financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuación figuran los recursos o propiedades que posee la empresa, y en el derecho, las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores y propietarios del negocio. Debe existir, en consecuencia, un permanente equilibrio entre las propiedades y los derechos de propietarios y terceros. La ecuación contable se puede expresar de la siguiente manera:

PROPIEDADES Bienes poseídos

PARTICIPACIONES Acreedores y propietarios

Esta expresión matemática, conocida como ecuación contable, señala que todos los bienes de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: las personas naturales o jurídicas que otorgan crédito al negocio, u los propietarios que aportan capital. Los recursos o propiedades que tiene la organización para cumplir con sus operaciones se denominan activos. Sus obligaciones con terceros se definen como pasivos, y el derecho de los propietarios en los activos se define como patrimonio. Las definiciones anteriores se pueden expresar mediante la siguiente ecuación:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

O a través del siguiente esquema:

ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

ACTIVOS Los activos son todas las cosas de valores tangibles o intangibles, que son propiedad de la empresa y que se pueden representar en dinero. Los activos los recibe la empresa de sus propietarios, de sus acreedores, o son ganados por la misma, cuando cambia activos de menor valor por otros de mayor valor, este último es la base de las utilidades de la empresa. Para una empresa en el momento de la fundación los activos tienen un valor igual al del capital aportado (patrimonio) veamos:

PASIVOS Para obtener nuevos activos se puede recurrir a: comprar o cambiar por otros activos de la empresa, recibir un nuevo aporte de capital o asumir una deuda con la persona o empresa que entrega el activo a la empresa. En este último caso surge una nueva responsabilidad con dicha persona, a quien llamamos acreedor. La contabilidad llama pasivos a las obligaciones que la empresa tiene con sus acreedores, porque de ellos ha recibido un bien o un servicio que aún no ha pagado. El activo respalda los intereses de los propietarios (propiedad y capital), más los de los acreedores (pasivo). Lo anterior se ve en la siguiente ecuación:

Esto es lo que se denomina ecuación fundamental de la contabilidad, y se denomina asi porque sirve de base para el desarrollo de todo el mecanismo contable. La ecuación expresa que la suma del valor de los activos del negocio será siempre igual a la suma de los intereses de los acreedores y propietarios que tengan sobre esos activos. En su principio de igualdad descansa toda la lógica contable. PATRIMONIO El interés de la propiedad es de carácter permanente, en cuanto señala una vinculación con la empresa que durará mientras ésta exista. Otra característica de la propiedad es que asume todos los riesgos del negocio, absorbe los aumentos en el patrimonio por concepto de utilidades obtenidas y no distribuidas, así como las disminuciones por concepto de pérdidas de cualquier clase. Esta característica le imprime a la propiedad “capital” la condición de ser residual, condición que se identifica en la siguiente forma de la ecuación:

ACTIVOS = CAPITAL

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Esto significa que el valor de la propiedad o capital es siempre igual al monto en que el valor total del activo excede al valor del pasivo. Los aportes de capital pueden haber aumentado por las utilidades o disminuido por las pérdidas resultantes de la operación de la empresa. Para una mejor comprensión del manejo de la ecuación contable, suponga que la compañía Luna Ltda., realizó las siguientes transacciones durante el mes de enero del presente año: Enero 3. Constitución de la sociedad con dos socios, cada uno aporta $100.000 en efectivo. El efecto de la transacción en la ecuación contable es:

Enero 4. Compra de un terreno por $ 80.000 en efectivo $ 20.000 y el saldo de $ 60.000 a través de un préstamo bancario.

ACTIVO - PASIVO = CAPITAL

Aumenta un activo: Caja Aumenta patrimonio: Aportes sociales No afecta el pasivo

Activo = Pasivo + Patrimonio

200.000 = 0 + 200.000

Aumenta un activo: Terrenos Disminuye un activo: Caja Aumenta un pasivo: Obligaciones financieras-Bancos Nacionales No afecta el patrimonio

Activo = Pasivo + Patrimonio

260.000 = 60.000 + 200.000

NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS Los hechos económicos se deben documentar mediante soportes, los cuales pueden ser de origen interno o externo, y deben estar debidamente fechados, autorizados y con todos los requisitos exigidos por el Estado, se deben conservar archivados en orden cronológico y utilizarse para registrar las operaciones en los libros auxiliares. En los libros se debe registrar el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que sirven de respaldo, se deben elaborar previamente al registro de la operación y prepararse con base en los soportes; deben tener un número consecutivo, el nombre de la persona encargada de su elaboración y la autorización; origen, descripción, valor de las operaciones y cuentas afectadas por el asiento contable. La periodicidad en la elaboración de los resúmenes de los comprobantes de contabilidad debe ser por lo menos mensual, los comprobantes de contabilidad deben corresponder completamente a los asientos en los libros auxiliares y en el libro de registro cronológico de las operaciones. Los libros en los cuales se registran los comprobantes constituyen la base para la elaboración de los estados financieros. Para que un libro sirva de prueba debe registrarse, antes de ser diligenciado ante la cámara de comercio del lugar del domicilio principal del ente económico, sitio en donde se debe exhibir normalmente. Los libros auxiliares no requieren registro. Para llevar los libros se aceptan como procedimiento de reconocido valor técnico contable los medios manuales y el registro de operaciones en forma mecanizada o electrónica, con base en la utilización de computadores, la empresa debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. Los libros de contabilidad se deben llevar con base en las normas legales, la naturaleza de la empresa y la de sus operaciones. Los libros deben permitir asentar las operaciones del ente económico en orden cronológico y en forma individual, o por resúmenes que no excedan del mes; establecer el resumen mensual de las operaciones para cada cuenta, donde aparezcan sus movimientos débito y crédito; determinar la propiedad del ente económico, el movimiento de los aportes de capital y cualquier restricción sobre éstos; dejar constancia de las decisiones tomadas por las instancias encargadas de la dirección, administración y control de la empresa. En los libros no está permitido alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones, efectuar correcciones o raspaduras en los asientos, borrar o tachar parcial o totalmente los asientos, arrancar hojas, mutilar los libros, alterar el orden de las hojas, escribir entre líneas, dejar espacios que propicien intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. Aunque los libros auxiliares no requieren

registro, pueden constituirse en un medio de prueba siempre y cuando no se haya incurrido en las prohibiciones anteriormente señaladas. LOS ESTADOS FINANCIEROS Son informes preparados periódicamente, cuya responsabilidad recae en los administradores del ente económico, y tienen como objetivo suministrar información financiera a todos aquellos usuarios interesados en conocer los resultados operacionales y la situación económica de la organización. De acuerdo con el tipo de usuarios para quienes se preparen los estados financieros y de los objetivos que genere su presentación, éstos se clasifican en estados financieros de propósito general y estados financieros de propósito especial. ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO GENERAL Estos se preparan periódicamente para usuarios indeterminados, satisfacen el interés común del público en evaluar los logros financieros del ente económico, y su capacidad para generar flujos favorables de fondos; se caracterizan por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta. Los estados financieros de propósito general son de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros consolidados. Los básicos son los siguientes: ♦ Balance general ♦ Estado de resultados ♦ Estado de cambios en el patrimonio ♦ Estado de cambios en la situación financiera ♦ Estado de flujos de efectivo. Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior. ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO ESPECIAL Estos estados financieros se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información financiera del ente económico. Sus características básicas son la circulación limitada y el grado de detalle que presentan ciertas partidas, el cual depende de las exigencias del interesado. Los principales estados financieros de propósito especial son los sigientes:

♦ Balance inicial ♦ Estados financieros de periodos intermedios ♦ Estados de costos ♦ Estado de inventario ♦ Estados financieros extraordinarios ♦ Estados de liquidación ♦ Estados financieros comparativos ♦ Estados financieros certificados y dictaminados. EL BALANCE GENERAL Presenta la situación financiera del ente económico a una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez al año, al cierre de cada período contable, pero para usos administrativos y por requerimientos legales se suele preparar para períodos más cortos: mensual, trimestral o semestral. El balance general cumple con dos propósitos fundamentales: ofrecer información a usuarios externos de la organización, quienes sin tener acceso a sus registros contables se interesan en conocer su situación financiera, y como fuente de información a gerentes y demás ejecutivos para la toma de decisiones financieras. El siguiente es el esquema más utilizado para la elaboración y análisis del balance general: ACTIVO

1. Activos corrientes 2. Activos no corrientes 3. Otros activos

PASIVO

1. Pasivos corrientes 2. Pasivos no corrientes 3. Otros pasivos

PATRIMONIO

1. Propiedad individual o propiedad social 2. Superávit de capital 3. Reservas 4. Superávit por valorizaciones 5. Revalorización del patrimonio 6. Utilidades del ejercicio y acumuladas.

ESTADO DE RESULTADOS El estado de resultados es una de las herramientas financieras más importantes para evaluar la gestión económica de una organización, así como una importante guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales. El estado de resultados resume las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente económico, así como los costos y gastos incurridos a lo largo de un periodo contable. De la diferencia entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o pérdida lograda por la empresa durante el periodo. Los ingresos y gastos se deben reconocer de forma tal que se logre su adecuada asociación, que permita obtener el justo cómputo del resultado neto del ejercicio. Los ingresos se deben reconocer y por tanto, presentar en el estado de resultados, cuando se hayan devengado y convertido, mientras que los gastos cuando se hayan causado. Un esquema teórico del estado de resultados de una empresa comercial o mercantil será: Ventas Netas {Ventas brutas – Devoluciones y descuentos en ventas} (-) Costo de ventas {Inventario Inicial + compras netas – inventario final} ____________________ = Utilidad bruta (-) Gastos de Operación {Gastos de administración y Gastos de ventas} _____________________ = Utilidad Operacional + Otros ingresos (-) Otros egresos {Gastos financieros} _____________________ = Utilidad antes de Impuestos (-) Imporrenta estimado ______________________ = Utilidad neta ====================== En el sector de la construcción los estados financieros deben revelar:

1. El costo de la obra de construcción en proceso.

2. El efectivo recibido y por recibir como pagos progresivos, anticipos y retenciones a cuenta de contratos incluidos en el trabajo de construcción en proceso.

3. El monto por recibir por contratos a base de costos mas honorarios correspondientes a cada obra y a cada contrato.

4. En construcción siempre se deben tener claros los conceptos de avance y de contrato terminado.

COSTOS DE OBRA Esta actividad económica requiere de mucho control y para el registro contable es necesario que la fuente de información sea precisa, completa y oportuna. Deben existir controles previos y controles durante el desarrollo del proyecto. El control previo tiene que ver con:

1. La determinación de la modalidad de contrato 2. El conocimiento en el departamento contable del tipo de proyecto a

desarrollar. 3. El diseño de la papelería y documentación a utilizar 4. El sistema contable a utilizar. 5. la estructura del flujograma que se requiere. 6. Las personas que van a desempeñar los diferentes cargos, las

funciones y responsabilidades asignadas. 7. Los diferentes reportes que se deben preparar y requisitos de la

información. 8. Los diferentes contratos que se firmen con subcontratistas. 9. Los diferentes anticipos que se pacten. 10. Responsabilidades en materia de impuestos y declaraciones

tributarias. Los sistemas de control aplicados durante el desarrollo del proyecto están relacionados con:

1. Compra y adquisición de materiales. 2. Uso y utilización de materiales. 3. Necesidad y consecución de equipos 4. Etapas del proyecto que se esta desarrollando. 5. Contratación y liquidación de personal 6. Registro diario del Inventario ( entradas y salidas) 7. Recibo y entrada de materiales al almacén. 8. Cancelación y aplicación de anticipos, tanto recibidos como

cancelados. 9. Causación, liquidación, presentación y cancelación de declaraciones

tributarias. 10. Aprovechamiento de descuentos por pronto pago.

11. Calidad y cantidad de materiales comprados con sello de recibidos. 12. Control de utilización de herramientas y equipos. 13. Con los equipos alquilados, la fecha de recibo y devolución para evitar

costos de arrendamiento de equipos por tiempo ocioso. 14. Las diferentes conciliaciones que se deben hacer de registros

contables con presupuestos. El costo de obra esta constituido por: Mano de obra, materiales, alquiler de equipos, fletes, costos de nacionalización, imprevistos, desperdicios y honorarios por los diferentes conceptos, interventoría, programación, control y gerencia del proyecto. El valor de los terrenos destinados a la construcción deja de integrar un rubro de propiedad planta y equipo porque pasa a formar parte de los costos del proyecto. LAS CUENTAS DE ORDEN Agrupan las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico. Igualmente se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y de las declaraciones tributarias. Para las empresas constructoras las cuentas de orden comprenden el registro de los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos:

1. Registra el valor de los bienes de propiedad del ente económico entregados a terceros para custodia y que por consiguiente siguen siendo parte de sus activos.

2. Registra el importe de los bienes inmuebles, valores mobiliarios y

otros bienes muebles que siendo parte de sus activos, son entregados por el ente económico a terceros, en garantía de créditos obtenidos, o por otras obligaciones contraídas.

3. Registra el valor por el cual el ente económico ha suscrito promesas

de compraventa.

4. Registra los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos a favor del ente económico por conceptos diferentes a los especificados en los puntos anteriores.

5. Registra el valor de las líneas de crédito individuales contraídas por el ente económico, en instituciones financieras del país bajo las diferentes modalidades de crédito. El saldo corresponde a la porción no utilizada del crédito obtenido.

6. Registro del valor de bienes inmuebles que han sido recibidos en

garantía de operaciones efectuadas por el ente económico.

7. Registra el valor por el cual el ente económico ha suscrito promesas de compraventa de bienes que promete comprar.

8. Registra el valor de las obligaciones, que se derivan en desarrollo de

contratos de construcción suscritos bajo la modalidad de administración delegada.

TIPOS DE PROYECTOS DE CONSTRUCCION Proyectos desarrollados con recursos propios: Cuando se construye con recursos propios los pasivos que se pueden presentar es con proveedores y son pasivos corrientes es decir a corto plazo. Proyectos vendidos sobre planos: Son proyectos que se desarrollan con recursos de los futuros propietarios. Se firman promesas de compraventa que se deben reflejar en cuentas de orden, y reflejar el pasivo con los futuros propietarios. Proyectos desarrollados con financiación: Cuando la entidad financiera asigna el cupo para el desarrollo del proyecto dicho cupo se debe contabilizar en cuentas de orden así: 832005 Créditos a favor no utilizados – del país

CUENTAS DE ORDEN INDISPENSABLES EN EL RAMO DE LA CONSTRUCCION

8110 Bienes y valores entregados en garantía

811015 Bienes Inmuebles En estas cuentas se deben registrar los bienes inmuebles hipotecados como garantía para los créditos de financiación.

8125 Promesas de compraventa 812501 Cuentas auxiliares que se manejan de acuerdo con la necesidad del ente económico.

En estas cuentas se deben registrar las promesas de compraventa firmadas por los posibles compradores de las construcciones que están terminadas o que se están ejecutando.

8195 Cuentas de orden diversas 819595 Otras cuentas de orden En esta cuenta se debe registrar el costo presupuestado de un proyecto.

86 Cuentas deudoras de control por el contrario ( Cr) 860101-99 Cuentas auxiliares que se manejan de acuerdo con las necesidades del ente económico. 9115 Bienes y valores recibidos de terceros

911525 Inmuebles recibidos en comodato 9125 Promesas de compraventa

Se registra el valor por el cual el ente económico ha suscrito promesas de compraventa de bienes que promete comprar

9130 Contratos de administración delegada 9135 Cuentas en participación

Registra el valor de las obligaciones que se derivan en desarrollo de contratos de construcción suscritos bajo la modalidad de Administración delegada.

9395 Otras cuentas de orden acreedoras del control 939515 Contratos de construcciones e instalaciones por ejecutar 96 Acreedoras de control por el contrario 8110 Bienes y valores entregados en garantía

Se registran por el importe de los bienes entregados en garantía. RECONOCIMIENTO DE INGRESOS Un ingreso se entiende realizado y por tanto, debe ser reconocido en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido o sea razonablemente convertible en efectivo. Devengar significa que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso. RECONOCIMIENTO DE INGRESOS POR LA VENTA DE BIENES Para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la venta de bienes se requiere que:

1. La venta constituye una operación de intercambio definitivo.

2. El vendedor haya transferido al comprador los riesgos y beneficios esencialmente identificados con la propiedad y posesión del bien, y no retenga facultades de administración o restricción del uso o aprovechamiento del mismo.

3. No exista incertidumbre sobe el valor de la contraprestación originada

en la venta y que se conozca y registre el costo que ha de implicar la venta para el vendedor.

4. Se constituye una adecuada provisión para los costos o recargos que

deba sufragar el vendedor a fin de recaudar el valor de la venta, con base en estimaciones definidas y razonables.

5. Se constituye una adecuada provisión para las probables

devoluciones o reclamos de garantías, con base en pronósticos definidos y razonables.

6. Si el recaudo del valor de la venta es incierto y no es posible estimar

razonablemente las pérdidas en cobro, la utilidad bruta correspondiente se difiere para reconocerla como ingreso en la medida en que se recauden los instalamentos respectivos.

OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO

1330 ANTICIPOS Y AVANCES 133010 A CONTRATISTAS

Se registra el valor de los adelantos o anticipos en efectivo que efectúa el ente económico a personas naturales o jurídicas, con el fin de recibir beneficios o contraprestación futura, de acuerdo con las condiciones pactadas. En esta cuenta se pueden realizar débitos por:

1. Los valores girados por el ente económico para la compra de bienes y Servicios o trabajos a realizar según las estipulaciones en los contratos de obra.

2. Por el valor de los elementos de almacén entregados para la ejecución de obras.

En esta cuenta se pueden realizar créditos por: 1. Por los valores de las facturas, cuentas de cobro o actas de entrega parciales o totales que presentan beneficios de los anticipos y avances de acuerdo con los contratos o convenios establecidos.

2. Por los valores no utilizados reintegrados directamente por los beneficiarios al ente económico. 3. Por la reclasificación a cuentas del pasivo, de los saldos a favor de los beneficiarios a la fecha de cierre. 4. Por el valor de los elementos de almacén devueltos según las entradas de almacén.

1350 RETENCION SOBRE CONTRATOS 135005 DE CONSTRUCCION

Registra El valor de los descuentos efectuados por otro ente económico sobre los pagos parciales o sobre las cuentas de cobro para garantizar el pago de salarios, de prestaciones sociales, la estabilidad de la obra, garantías y otras obligaciones producto de la relación contractual. Se debita por: los valores deducidos al contratista por el contratante. Se acredita por: los valores recibidos del contratante por conceptos de cancelación de retenciones sobre contratos.

14 INVENTARIOS 1415 OBRAS DE CONSTRUCCION EN CURSO 1417 OBRAS DE URBANISMO 1420 CONTRATOS EN EJECUCION 1440 BIENES RAICES PARA LA VENTA 1450 TERRENOS 1455 MATERIALES, REPUESTOS Y ASESORIOS 1465 INVENTARIOS EN TRANSITO 1499 PROVISIONES

1415 Obras de construcción en curso: registra los diferentes componentes del costo como son: materiales directos, mano de obra directa, costos indirectos de construcción incurridos para el desarrollo de cada obra, de cada proyecto, o de cada frente de trabajo, hasta su traslado a la cuenta 1440 Bienes raíces para la venta. También registra los componentes del costo de las obras en ejecución de propiedad del ente económico, que contrate bajo la modalidad de administración delegada. 1417 Obras de urbanismo: registra el valor de los elementos básicos adquiridos a nivel nacional o internacional, para la realización de un proyecto de Urbanismo. El costo lo constituirá el monto total del valor del proyecto más los cargos incurridos hasta terminar el proyecto. Constituyen Obras de Urbanismo, todas aquellas que conforman una infraestructura para la prestación de servicios públicos, acueducto, energía, alcantarillado, etc.

1420 Contratos en ejecución: en esta cuenta se registran los diferentes componentes del costo tales como: materiales, mano de obra y demás costos en que incurre el contratista para ejecutar los contratos, así como los costos de construcciones diferentes a bienes raíces para la venta, en cuyo caso se registran a la cuenta 1415 obras de construcción en curso. 1440 Bienes raíces para la venta: en esta cuenta se registran el valor de los terrenos y construcciones que tienen los entes económicos totalmente adecuados y terminados y se encuentran disponibles para la venta tales como terrenos, casas, apartamentos, bodegas, locales, edificios, oficinas, parqueaderos, garajes y bóvedas. El costo del terreno se deberá registrar por separado del costo de la respectiva construcción. Esta cuenta es de uso exclusivo del ente económico dedicado a las actividades de construcción y/o venta de bienes raíces. En esta cuenta se registran los bienes que se adquieren directamente para la venta. Los bienes que conforman las unidades de un proyecto de construcción y que van quedando terminadas en un 100%, y que por lo tanto están listas para la venta. 1455 Materiales, repuestos y accesorios: se registra el valor de los materiales que han sido adquiridos por el ente económico para consumir en el desarrollo de los proyectos, prestación de servicios y en todas y cada una de las actividades que desarrolle en su normal funcionamiento. Comprende elementos tales como: repuestos para maquinaria y equipo, materiales y accesorios que se han adquirido y no tienen una aplicación específica en una obra; se utiliza cuando se compran lotes de materiales para ganar precios.

CUENTAS DEL PASIVO

2125 CORPORACIONES DE AHORRO Y VIVIENDA

2320 CUENTAS POR PAGAR A CONTRATISTAS 2805 ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS

2125 Corporaciones de Ahorro y vivienda: esta cuenta registra el monto del capital de las obligaciones contraídas por el ente económico con la Corporación de Ahorro y vivienda. Esta cuenta se debe iniciar con el valor del primer desembolso o avance que haga la corporación y se debe hacer la aplicación correspondiente en la cuenta de orden para reflejar en forma permanente el saldo disponible del crédito aprobado.

2320 Cuentas por pagar a contratistas: esta cuenta registra el valor adeudado a terceros por el ente económico, originados por la realización de obras de acuerdo con los diferentes contratos. 2805 Anticipos y avances recibidos: registra las sumas de dinero recibidas por el ente económico de clientes como anticipos o avances originados en ventas, fondos para proyectos específicos, cumplimiento de contratos, convenios y acuerdos debidamente legalizados, que han de ser aplicados con la facturación o cuenta de cobro respectiva.

CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS

4130 CONSTRUCCION 413005 PREPARACION DE TERRENOS 413010 CONSTRUCCION DE EDIFICIOS Y OBRAS DE INGENIERIA CIVIL 413015 ACONDICIONAMIENTO DE EDIFICIOS 413020 TERMINACION DE EDIFICACIONES 413025 ALQUILER DE EQUIPOS CON OPERARIOS 413095 ACTIVIDADES CONEXAS

Este grupo de cuentas representa los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado, es decir, el valor de los ingresos obtenidos en la construcción y venta de bienes inmuebles y en la prestación de servicios relacionados con la actividad de la construcción.

6130 CONSTRUCCION 613005 PREPARACION DE TERRENOS 613010 CONSTRUCCION DE EDIFICIOS Y OBRAS DE INGENIERIA CIVIL 613015 ACONDICIONAMIENTO DE EDIFICIOS 613020 TERMINACION DE EDIFICACIONES 613025 ALQUILER DE EQUIPOS CON OPERARIOS 613095 ACTIVIDADES CONEXAS

En estas cuentas se registra el valor de los costos incurridos por el ente económico en las actividades de: adquisición, construcción y venta de bienes raíces que corresponden a unidades vendidas durante el ejercicio gravable, y por el costo de los predios y construcciones vendidas (recibe la 1440 de inventarios). La cuenta de costos agrupa las diferentes cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos, proyectos y/o la prestación de servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico en un período determinado.

LOS COSTOS EN LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCION

La contabilidad de costos es la clave en las actividades de planeación y control, se ocupa de la acumulación y análisis de la información para uso interno por parte de la administración en la planeación, control y toma de decisiones. Tipos de costos: Una obra de construcción es un proceso productivo durante el cual se colocan, ensamblan o transforman materiales u otros productos terminados hasta obtener un producto, edificio u obra civil, previamente definidos en planos, con especificaciones determinadas. Integración del costo en construcción:

Costos Directos: Es la suma de materiales, mano de obra y equipo necesario para la realización de un proceso productivo. Costo Directo Preliminar: Es la suma de gastos de material, mano de obra y equipo necesario para la realización de un subproducto. Costo Directo Final: Es la suma de gastos de material, mano de obra, equipo y subproductos para la realización de un producto. Costo Indirecto: Es la suma de gastos técnico-administrativo necesario para la correcta realización de cualquier proceso productivo.

COSTOS

DIRECTOS

INDIRECTOS

PRELIMINARES

FINALES

DE OPERACION

DE OBRA

Costo Indirecto de Operación: Es la suma de gastos que por su naturaleza intrínseca, son de aplicación a todas las obras efectuadas en un tiempo determinado (año fiscal, año calendario, etc.) Costo Indirecto de Obra: Es la suma de todos los gastos que por su naturaleza intrínseca son aplicables a todos los conceptos de una obra especial. Integración detallada de costos en construcción: Los costos en construcción se pueden clasificar en dos (2): a. Costos Indirectos

a.1 Operación a.1.1 Cargos técnicos y/o administrativos a.1.2 Alquileres y/o depreciaciones a.1.3 Obligaciones y seguros a.1.4 Materiales de consumo a.1.5 Capacitación y promoción a.2 De obra a.2.1 Cargos de campo a.2.1.1 Técnicos y/o administrativos a.2.1.2 Traslados de personal a.2.1.3 Comunicaciones y Fletes a.2.1.4 Construcciones provisionales a.2.1.5 Consumos y varios a.2.2 Imprevistos a.2.3 Financiamiento a.2.4 Utilidad a.2.5 Fianzas a.2.6 Impuestos reflejados

b. Costos Directos b.1 Preliminares b.1.1 Lechadas b.1.2. Pastas b.1.3 Morteros b.1.4 Concretos b.1.5 Aceros de refuerzo b.1.6 Cimbras b.1.7 Equipos

b.2 Finales b.2.1 Preliminares b.2.2. Cimentaciones b.2.3 Drenajes b.2.4 Estructuras b.2.5 Muros, dalas y castillos b.2.6 Pisos y recubrimientos b.2.7 Azoteas y subcontratos

Aspectos de considerar en el costo: Para establecer el precio de los materiales hay que analizar circunstancias como: � Ubicación de la Obra � Impuestos que lo gravan � Roturas y pérdidas que se producen durante el transporte � Descuentos por volumen � Cargue, transporte y descargue en la obra � Desperdicio � Reutilización � Costos de almacenaje � Derechos aduaneros � Recargos por financiación Concepto de desperdicio: En todas las actividades de construcción se presenta desperdicios que deben tenerse en cuenta en el momento de costear el producto de la obra. Para determinar el desperdicio hay que tener en cuenta los siguientes parámetros: � Características del material � Calidad de la obra � Supervisión técnica de la obra � Manipulación del material: cargue y descargue � Dificultades de aplicación del material Análisis del Punto de Equilibrio: Para el análisis del punto de equilibrio se trabaja con la utilidad operativa, o sea la utilidad antes de gastos financieros, otros ingresos e impuesto de renta y complementarios, así las empresas están interesadas en saber cual es el volumen de las operaciones básicas que les puede producir un resultado de equilibrio. El análisis ofrece distintos aspectos según se trate de calcular el punto de equilibrio en unidades o en pesos de venta

a. Punto de equilibrio en unidades con un solo producto: Un comerciante tiene un gasto fijo mensual de $32.000, su negocio consiste en comprar un tipo de lotes a $ 800 los cuales vende a $ 1.000 por unidad. Cuantos lotes debe vender al mes para quedar en equilibrio, es decir ni ganar ni perder?

Si cada lote le deja un margen de utilidad de $ 200 (1000-800), necesita vender 160 lotes para lograr que el margen que le dejan todas las ventas, igualen los gastos fijos. El estado de resultados de este comerciante sería el siguiente:

Ventas (160x1000) $ 160.000 Costo Variable Costo de ventas (160x800) 128.000 _____________ Utilidad marginal 32.000 Gastos Fijos 32.000 _____________ Utilidad o pérdida 0 Para obtener el número en unidades lo que se hizo fue dividir los gastos fijos de $ 32.000 por el margen de contribución (utilidad marginal) unitario de $200 Punto de equilibrio en unidades = Gastos (costos) fijos = 32.000 = 160 Margen de C. Unitario 200 b. Punto de equilibrio en pesos de venta: Hay casos en los cuales no se

tienen los datos completos para efectuar el cálculo del punto de equilibrio en unidades, como se hizo en el ejemplo anterior. En esos casos se puede recurrir al cálculo del punto de equilibrio en pesos de ventas. Cuanto se tiene que vender para quedar en equilibrio? La respuesta se puede obtener siempre y cuando se disponga de un Estado de resultados en donde todos los rubros que conforman la utilidad operativa se puedan incluir dentro de la estructura del costo directo. Se tienen los siguientes datos para un mes determinado:

Ventas netas $ 1.000.000 100% Gastos variables 400.000 40%

_____________ Margen de contribución $ 600.000 60% Gastos fijos 900.000 ____________ Utilidad (pérdida) operacional $ (300.000) La relación porcentual del margen de contribución respecto a las ventas, indica que cada peso de ventas deja sesenta centavos para contribuir a

cubrir los gastos fijos. Por tanto, basta dividir los gastos fijos por el porcentaje del margen de contribución, para haller el volumen de ventas necesario para quedar en equilibrio. Punto de equilibrio en pesos = Gastos fijos % del margen de contribución = 900.000 = $ 1.500.000 60% El estado de resultados quedaría así: Ventas $ 1.500.000 100% Gastos variables 600.000 40% ___________ Margen de contribución 900.000 60% Gastos Fijos 900.000 ____________ Utilidad Operativa 0

c. Volumen para utilidad deseada: Si en lugar de utilidad cero (0)

buscamos el volumen necesario para alcanzar determinada utilidad, basta agregarle a los gastos fijos la utilidad deseada (UD). Con los datos del ejemplo anterior, deseamos una utilidad operativa de $ 300.000 cual es el volumen en pesos (V$) para obtener esta utilidad deseada?

V$ = CF + UD = $900.000 + $300.000 = $ 2.000.000

% MC 60% El Estado de resultados seria: Ventas $ 2.000.000 100% Gastos variables 800.000 40% ___________ Margen de contribución 1.200.000 60% Gastos fijos 900.000 ___________ Utilidad operativa $ 300.000 Sobre estas formulas básicas que hemos utilizado se puede construir una gran variedad de casos algo más complejos.

EL IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS El impuesto es un tributo que tiene origen en el precepto constitucional contenido en el artículo 95 de la Carta Política, en el cual se establece que la calidad de persona implica derechos y responsabilidades dentro del territorio colombiano. Uno de los deberes para con el país, es el de “contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad”, como lo establece el artículo 95, numeral 9º de la Constitución. Naturalmente, la contribución debe responder a los principios de equidad, eficiencia y progresividad, como lo determina la misma Constitución en su artículo 363, que además establece que en ningún caso se aplicarán las leyes tributarias con retroactividad. El impuesto sobre la renta es un tributo de carácter obligatorio que deben los contribuyentes, con el fin de participar con sus recursos en las cargas del Estado, y consiste en entregar al Estado un porcentaje de sus utilidades durante un periodo gravable, para sufragar las cargas públicas. El impuesto sobre la renta se determina de la siguiente manera: se resta de los ingresos, los costos y los gastos (deducciones) que se hubieren causado o pagado en el periodo, y que tuvieren como finalidad la obtención de los ingresos propios de la actividad que genera utilidades; es lo que se conoce como relación de causalidad, esto es, que lo que se gasta tenga por fin producir ingresos capaces de generar utilidades o incremento del patrimonio o conjunto de bienes de los contribuyentes. Además de las utilidades, se gravan como complementarios al impuesto sobre la renta, las ganancias ocasionales y los tributos por trasferencias de rentas al exterior, obtenidas en Colombia, conocido como remesas. Quien es contribuyente: todas las personas naturales y jurídicas que tengan residencia en Colombia, son contribuyentes del impuesto sobre la renta y de los impuestos complementarios de remesas y ganancias ocasionales por el periodo gravable. Sin embargo, existen algunos contribuyentes que no están obligados a presentar declaración de renta, y otras personas a quienes se les ha exonerado de la calidad de contribuyente. Cuál es el lugar de presentación de la declaración de renta y complementarios: se deben presentar en todos los bancos y entidades autorizadas para recepcionar y recaudar los impuestos, en oficinas ubicadas en la jurisdicción que tenga competencia en el lugar en el que se encuentre domiciliado o residenciado el contribuyente sea persona natural o jurídica. Presentación y fechas de pago: el plazo de presentación de la declaración de renta y complementarios y el pago vencen desde el 1º de febrero del año

2004, y su vencimiento es en las fechas que se indican en el anexo, conforme al último dígito del NIT tanto de personas naturales como de personas jurídicas. Si al momento de presentar la declaración de renta y complementarios no es posible cancelar el saldo a pagar liquidado en la misma, es posible su presentación en debida forma, sin pago, en las oficinas de los bancos. Pero si el saldo a pagar es inferior a dos (2) salarios mínimos mensuales, es decir la suma de $ 664.000, el plazo para pagar la totalidad del valor vence el mismo día señalado para la presentación de la declaración respectiva. Declaraciones que se tienen por no presentadas: se entienden por presentadas en debida forma, si su diligenciamiento es adecuado y se presenta en los formularios prescritos por la DIAN. La ley determina algunos eventos en los cuales, a pesar de haber sido presentada la declaración, se entiende como no presentada y el contribuyente, en consecuencia, no cumple con el deber legal de declarar. Los casos son los siguientes:

1.Presentar la declaración en lugar diferente al señalado por la ley. 2.Presentar la declaración sin informar de forma clara e inequívoca los

nombres y apellidos o razón social y número de identificación tributaria del declarante.

3.Presentar la declaración sin los factores necesarios para identificar las

bases gravables, como los ingresos netos, costos y deducciones necesarios para determinar la renta líquida y la renta gravable del contribuyente.

4.Presentar la declaración de renta sin la firma del declarante o del

contador público o revisor fiscal si existe la obligación legal para ello.

5.No suministrar la dirección o informarla equivocadamente. La presentación de un hecho cualquiera de los enumerados, que da la declaración como no presentada, no le quita eficacia a la misma, y continúa teniendo valor para efectos tributarios y probatorios. La DIAN deberá dar la declaración como no presentada mediante la expedición de un acto administrativo, que deberá ser notificado dentro de los dos años contados desde el vencimiento del término para declarar.

SANCIONES RELACIONADAS CON LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS

El interés moratorio es una sanción relacionada con el pago de los impuestos y anticipos, si éstos se realizan por fuera de los plazos que establece el gobierno nacional para realizarlos. Los intereses se causan por cada mes o fracción de mes de retardo en el pago a la tasa del 26.81% anual vigente hasta febrero 29 del 2004, los intereses no se calculan sobre las sanciones. Cuando la declaración de renta sea presentada fuera del plazo que ha establecido el Estado para hacerlo, estamos frente a la presentación extemporánea, que implica una sanción por el retardo en el cumplimiento de la obligación formal de declarar. La sanción por extemporaneidad se calcula de la siguiente manera: se toma el impuesto a cargo del formulario (FU del formulario) y se calcula el 5% de dicho valor por cada mes o fracción de mes de retardo en la presentación de la declaración, sin exceder del 100% de dicho impuesto a cargo. En el caso de no haber determinado impuesto a cargo o de ser cero , se calcula el 0.5% del total de los ingresos brutos percibidos en el año, por cada mes o fracción de mes calendario de retraso, pero el resultado no podrá exceder de la cifra menor resultante de aplicar el 5% a dichos ingresos brutos, el doble del saldo a favor si lo hubiere, o la suma de $ 44.918.000, cuando no existiere saldo a favor. En el caso de no tener ingresos brutos durante el periodo, la sanción se calculará aplicando el 1% al patrimonio líquido de la declaración del año inmediatamente anterior, por cada mes o fracción de mes de retardo, sin exceder de la cifra menor que resulte de aplicar el 10% a dicho patrimonio líquido, o el doble del saldo a favor si lo hubiere, o la suma de $ 44.918.000, si no existiere saldo a favor, Otras sanciones son las siguientes: 1. Cuando se origina un mayor valor a pagar o un menor saldo a favor. 2. Cuando se corrige la declaración de ingresos y patrimonio. 3. Por error aritmético 4. Por inexactitudes 5. Por omisión de activos o inclusión de pasivos inexistentes 6. Por uso fraudulento de cédulas de ciudadanía 7. Por no informar la dirección o hacerlo en forma incorrecta 8. Por no informar la actividad económica 9. Por gastos no explicados, y 10. Por adquirir bienes o servicios de proveedores ficticios o insolventes. 11. Sanciones a administradores, representantes legales y revisores fiscales.

12. Información a las centrales de riesgo por mora en el pago de las obligaciones tributarias (impuestos, anticipos, retenciones, gravámenes aduaneros, sanciones e intereses) a partir del sexto (6) mes de mora.

RETENCION EN LA FUENTE Existen mecanismos para recaudar el impuesto de renta en forma anticipada y gradual y ese es el objetivo de la retención en la fuente. El concepto de la retención en la fuente: es el descuento de una suma de dinero que al momento de efectuar el pago o abono en cuenta gravado, debe realizar el agente retenedor a titulo de impuesto. Agentes de retención:

� Las personas jurídicas, las sucesiones ilíquidas, las sociedades de hecho y las comunidades organizadas que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente.

� Los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los fondos de inversión y los fondos de valores.

� Las entidades de derecho público � Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que

tengan un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a $534.750.000 en el año inmediatamente anterior (2003).

� Oficinas de transito (en la venta de automotores). � En los ingresos provenientes del exterior en moneda extranjera, el

beneficiario del pago actúa como autorretenedor, sin embargo, puede autorizar a las entidades financieras o casas de cambio para que practiquen la retención.

� Los consorcios y las uniones temporales. Base para calcular la retención en la fuente:

� El total del pago o abono en cuenta, menos los descuentos facturados.

� Los descuentos condicionados no afectan la base de retención en la fuente.

Causación de la retención en la fuente:

� Debe efectuarse en el momento del pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero.

Pago: entrega de lo que se debe Abono en cuenta: Reconocimiento de una obligación que se ha causado jurídicamente.

La ley consagra las siguientes excepciones para la causación de la retención en la fuente a saber:

� En los pagos o abonos en cuenta a las entidades no contribuyentes. � Sobre salarios y demás ingresos laborales en el momento del pago,

no del abono en cuenta. � La autorretención se causa en el momento del registro de la

operación por parte del beneficiario del ingreso, o al recibo del mismo, el que ocurra primero.

� Conversión de divisas originadas en ingresos obtenidos en el exterior: la retención en la fuente deberá efectuarse a más tardar el día en que se efectúe la respectiva conversión.

� En los dividendos: en el momento en que sean abonados en cuenta en calidad de exigibles, lo que se indicará en el acta de la Asamblea en la que se acuerde la distribución.

� Las ejecutoras del presupuesto general de la Nación operan bajo el sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la fuente de impuestos Nacionales.

Obligaciones del agente retenedor:

� Efectuar la retención en la fuente � Presentar la declaración mensual por las retenciones en la fuente que

debió efectuar durante el respectivo mes. � Efectuar el pago de las retenciones en los bancos o entidades

autorizadas por el gobierno. � Expedir certificados sobre las cifras retenidas. � Constituir y conservar las pruebas que sustenten o soporten las

partidas consignadas en la declaración tributaria y en los certificados de retención en la fuente expedidos, por un término no inferior a 5 años.

� Suministrar información a las autoridades fiscales. Contrato de confección de obra material: Son contratos de construcción y urbanización aquellos por los cuales el contratista directa o indirectamente edifica, fabrica, erige o levanta obras, edificios, construcciones, para residencias o negocios, puentes, carreteras, represas, acueductos y edificaciones en general y las obras inherentes a la construcción en sí, tales como: electricidad, plomería, cañería mampostería, drenajes y todos los elementos que se incorporan a la construcción. La base gravable para efectos de la retención en la fuente en los mencionados contratos es el valor bruto de los pagos o abonos en cuenta, sin distinguir la forma de pago pactada, excepto cuando se trate de contratos por el sistema de administración delegada. En consecuencia la base gravable incluye los honorarios, mano de obra, suministro de material etc., conceptos estos que no se le restan de la base ni se les aplica la tarifa que individualmente les corresponde.

De acuerdo con lo anterior un contrato de construcción de obra material, cuya retención en la fuente es del 1% sobre el valor bruto de los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8º del Decreto 2509 de 1985. Retención en los contratos de consultoría y de administración delegada para declarantes: La retención en la fuente por concepto de pagos o abonos en cuenta en los contratos de consultoría que realicen las personas jurídicas, las sociedades de hecho y las demás entidades y personas naturales que tengan la calidad de agentes retenedores a favor de los contribuyentes del impuesto sobre la renta que sean personas jurídicas y asimiladas, es el once (11%). La misma tarifa se aplica a los pagos o abonos en cuenta por concepto de honorarios en los contratos de administración delegada a que se refiere el artículo 2º del Decreto Reglamentario 1809 de 1989. En los contratos de construcción de obra material de bien inmueble por el sistema de administración delegada, el contratante, persona jurídica o sociedad de hecho, aplicará la retención en la fuente sobre el valor de los pagos o abonos en cuenta efectuados a favor del contratista por concepto de honorarios. El contratista, practicará todas las retenciones establecidas en las normas vigentes, al momento del pago o abono, sobre todos los desembolsos que realice en desarrollo de la obra, y cumplirá con todas las obligaciones inherentes al agente retenedor. Las facturas de las compras efectuadas por el contratista, así como los demás documentos que sirvan de soporte para solicitar costos y gastos, deberán figurar a nombre del contratista y del contratante. Retención en la fuente en mandato: En los contratos de mandato, la retención en la fuente por concepto de renta, ventas y timbre deberá ser practicada por el mandatario, teniendo en cuenta la calidad del mandante. Adicionalmente, deberá cumplir todas las obligaciones inherentes al agente retenedor.

IMPUESTO AL VALOR AGRAGADO - I V A Es un impuesto indirecto que grava las ventas de bienes o la prestación de servicios en el territorio nacional; igualmente, grava las importaciones de bienes muebles en el territorio nacional. Sujeto Activo: El Estado Sujeto Pasivo: El responsable o contribuyente Hecho generador:

El impuesto a las ventas recae sobre las siguientes operaciones: a) Venta de bienes corporales muebles, no excluidos expresamente por la ley. Los hechos que se consideran venta: ♦ Todos los actos que impliquen transferencia de dominio a titulo gratuito u

oneroso de bienes corporales muebles. ♦ Retiro de bienes corporales muebles para uso del responsable o para

incorporarlos a sus activos fijos. ♦ La incorporación de bienes corporales muebles a inmuebles, o a servicios

no gravados. ♦ La transformación de bienes corporales muebles gravados en bienes no

gravados, fabricados y elaborados, procesados, por quien efectúa la incorporación o transformación.

b) Prestación de servicios en territorio nacional, no excluidos expresamente por la ley, de acuerdo con las siguientes reglas: ♦ Los servicios relacionados con inmuebles se entienden prestados en el

lugar de ubicación del bien. ♦ Los siguientes servicios se entenderán prestados en el lugar donde se

realicen materialmente: a) Los de carácter cultural, artístico, así como los relativos a su organización y b) Los de carga y descarga, trasbordo y almacenaje.

♦ Los siguientes servicios ejecutados desde el exterior a favor del usuario o destinatario ubicado en territorio nacional, se encuentran gravados con el impuesto a las ventas:

� Las licencias y autorizaciones para el uso y explotación, a cualquier titulo, de bienes incorporales o tangibles;

� Los servicios profesionales de consultoría, asesoría y auditoria. � Los arrendamientos de bienes corporales muebles, con excepción

de naves, aeronaves y demás muebles destinados al servicio de transporte internacional.

� Los servicios de traducción, corrección o composición de texto. � Los servicios de seguro, reaseguro y coaseguro. � Los realizados en bienes corporales muebles, con excepción de

aquellos directamente relacionados con la prestación del servicio de transporte internacional.

� Los servicios de conexión o acceso satelital, cualquiera que sea la ubicación del satélite.

� El servicio de televisión satelital recibido en Colombia, para la cual la base gravable estará conformada por el valor total facturado al usuario en Colombia.

Lo anterior no aplica para la reparación de naves y aeronaves en el exterior. c) Importaciones de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos expresamente. Responsables:

♦ En las ventas, los comerciantes y quienes, sin serlo, ejecuten habitualmente actos similares.

♦ Los importadores ♦ Quienes presten servicios gravados ♦ En la venta de aerodinos, también son responsables los vendedores

comerciales. ♦ Por virtud de la reforma tributaria del 2002 y 2003 serán responsables del

impuesto sobre las ventas, los contribuyentes pertenecientes al régimen común del impuesto sobre las ventas, por el impuesto causado en la compra o adquisición de los bienes y servicios gravados relacionados con el artículo 468-1 del Estatuto Tributario, cuando estos sean enajenados o prestados por personas naturales no comerciantes que no se hayan inscrito en el régimen común del impuesto sobre las ventas.

Base gravable en ventas de bienes y prestación de servicios: En las ventas, la base gravable es el valor total de la operación bien sea a crédito o de contado. En la prestación de servicios, será el valor total de la remuneración que perciba el responsable por el servicio prestado, independientemente de su denominación. Tanto en la venta, como en la prestación de servicios, se incluyen dentro de la base gravable: gastos directos de financiación ordinaria, extraordinaria o moratoria, acarreos, accesorios, instalaciones, seguros, comisiones, fletes, reajustes, descuentos no condicionados, empaques y envases. También forman parte de la base gravable de los servicios, los bienes proporcionados con motivo de la prestación de servicios gravados, aunque la venta de estos en forma independiente no cause el impuesto o se encuentre exenta de su pago. En las importaciones, la base gravable es la misma que se tiene en cuenta para liquidar los derechos de aduana, adicionada con el valor de este gravamen. Cuando se trate de mercancías cuyo valor involucra la prestación de un servicio o el valor de un bien intangible, la base gravable de determinará aplicando las normas sobre valoración aduanera. Tarifas: General: 16% Diferenciales: 2%, 7%, 11%, 20%, 35% y 38% Causación: El momento de causación del impuesto sobre las ventas es: ♦ En las ventas, en la fecha de emisión de la factura o documento

equivalente y, a falta de estos, es el momento de la entrega. ♦ En los retiros de bienes corporales muebles, en la fecha del retiro

♦ En los servicios, en la fecha de la emisión de la factura o documento equivalente, o en la fecha de terminación de los servicios o del pago o abono en cuenta, la que fuere anterior.

♦ En las importaciones, al momento de nacionalizar del bien. Impuestos descontables: Los responsables del impuesto a las ventas pueden descontar del impuesto generado en la venta y prestación de servicios lo siguiente: ♦ Los impuestos que les hayan facturado en la adquisición de bienes

corporales muebles y servicios. ♦ El impuesto pagado en la importación de bienes corporales muebles. ♦ Durante los años 2003, 2004 y 2005, los responsables del régimen común

tendrán derecho a descontar del impuesto sobre las ventas, el IVA cancelado en la importación y adquisición de maquinaria industrial, dentro de los tres años siguientes a la importación, de la siguiente manera: El 50% durante el primer año El 25% durante el segundo año El 25% durante el tercer año

En la asignación de impuestos descontables, se debe tener en cuenta que solo tiene esta característica el IVA pagado en compra de bienes o servicios que:

♦ Constituyan costo o deducción en el impuesto de renta y estén relacionados con ingresos gravados con el impuesto a las ventas.

♦ Correspondan a la proporción que resulte de aplicar el valor de la operación la tarifa a la cual estén sometidas las operaciones gravadas realizadas por el contribuyente.

♦ En caso de que los bienes y servicios que otorgan derecho al descuento se destinen indistintamente tanto a operaciones gravadas o exentas como a operaciones excluidas del impuesto, y no fuese posible establecer su imputación directa a unas y otras, el cómputo del descontable se debe efectuar en proporción al monto de tales operaciones del período fiscal correspondiente.

Retención del impuesto a las ventas: General 75% del valor del IVA Especial 100% del valor del IVA sobre servicios gravados prestados en el país por personas o entidades extranjeras, sin residencia ni domicilio en Colombia. Los agentes de retención en el impuesto sobre las ventas son: ♦ Entidades Estatales ♦ Grandes Contribuyentes

♦ Personas o entidades que contraen con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país

♦ Los responsables del régimen común, cuando adquieran bienes o servicios gravados a los responsables del régimen simplificado.

♦ Las entidades emisoras de tarjetas de crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados.

♦ La Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, por el 100% del impuesto sobre las ventas que se cause en la venta de aerodinos.

Régimen Simplificado: Los requisitos para acogerse al régimen simplificado los comerciantes minoristas los prestadores de servicios y los artesanos, de acuerdo con lo establecido en la Ley 863 del 29 de diciembre del 2003, son los siguientes: ♦ Que en al año anterior hubieren poseído un patrimonio bruto inferior a

ochenta millones de pesos ($80.000.000) (valores años base 2003 y 2004) e ingresos brutos totales provenientes de la actividad inferiores a sesenta millones de pesos ($60.000.000) (valores años base 2003 y 2004).

♦ Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad.

♦ Que su establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se encuentre ubicado en un centro comercial o dentro de almacenes de cadena. Al efecto se entiende por centro comercial la construcción urbana que agrupe a más de veinte (20) locales, oficinas y/o sedes de negocio.

♦ Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.

♦ Que no sean usuarios aduaneros. ♦ Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año

en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravadas por valor individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000) (valores años base 2003 y 2004).

♦ Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de ochenta millones de pesos ($80.000.000) (valores años base 2003 y 2004).

♦ Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000) (valor año base 2004), el responsable del régimen simplificado deberá inscribirse previamente en el régimen común.

♦ Para los agricultores y ganaderos, el límite de patrimonio previsto en el numeral 1º equivale a cien millones de pesos ($100.000.000) (valores años base 2003 y 2004).

Obligaciones para responsables de régimen simplificado: Los responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas deberán: ♦ Inscribirse en Registro Único Tributario ♦ Entregar copia del documento en que conste su inscripción en el régimen

simplificado, en la primera venta o prestación de servicios que realice a adquirientes no pertenecientes al régimen simplificado, que así lo exija.

♦ Exhibir en un lugar visible al público el documento en que conste su inscripción en el RUT, como perteneciente al régimen simplificado.

♦ Cumplir con los sistemas de control que determine el Gobierno Nacional. Impuesto sobre las ventas en los contratos de construcción: En los contratos de construcción de bien inmueble, el impuesto sobre las ventas se genera sobre la parte de los ingresos correspondientes a los honorarios obtenidos por el constructor. Cuando se pacten honorarios el impuesto se causará sobre la remuneración del servicio que corresponda a la utilidad del constructor. Para estos efectos, en el respectivo contrato se señalará la parte correspondiente a los honorarios o utilidad, la cual en ningún caso podrá ser inferior a la que comercialmente corresponda a contratos o similares. En estos eventos, el responsable sólo podrá solicitar impuestos descontables por los gastos directamente relacionados con los honorarios percibidos o la utilidad obtenida, que constituyeron la base gravable del impuesto; en consecuencia, en ningún caso dará derecho a descuento del impuesto sobre las ventas cancelado por los costos y gastos necesarios para la construcción del bien inmueble.

EL IMPUESTO DE TIMBRE El impuesto de timbre es un gravamen de carácter nacional que recae sobre ciertos documentos y actuaciones que señala la ley. Son contribuyentes las personas naturales o jurídicas, sus asimiladas, y las entidades públicas no exceptuadas expresamente, que intervengan como otorgantes, giradores, aceptantes, emisores o suscriptores de documentos públicos o privados que se otorgan en Colombia o que, siendo otorgados en el exterior, produzcan efectos en Colombia. Así mismo es contribuyente aquel a cuyo favor se expida, otorgue o extienda el documento. Responsables:

Son responsables por el impuesto y las sanciones todos los agentes de retención, incluidos aquellos que, aun sin tener el carácter de contribuyentes, deban cumplir las obligaciones de estos por disposición expresa de la ley. Causación: El impuesto de timbre se causa en el momento del otorgamiento, suscripción, giro, expedición, aceptación, vencimiento, prorroga o pago del instrumento, documento o título, el que ocurra primero. Agentes de retención: ♦ Las personas jurídicas, las sociedades de hecho y demás asimiladas que,

teniendo el carácter de contribuyentes del impuesto, intervengan como contratantes, aceptantes, emisores o suscriptores en los documentos.

♦ Las personas naturales y asimiladas que tengan la calidad de comerciantes, que en el año 2003 tuvieron unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a quinientos treinta y cuatro millones setecientos cincuenta mil pesos ($ 534.750.000).

♦ Los notarios por las escrituras públicas ♦ Las entidades públicas del orden nacional, departamental o municipal, las

empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta.

♦ Las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria ♦ Los agentes diplomáticos del gobierno colombiano, por los documentos

otorgados en el exterior. ♦ Los bancos por el impuesto correspondiente a los cheques. ♦ Los almacenes generales de depósito por los certificados y bonos de

prenda. ♦ Las entidades de cualquier naturaleza, por la emisión de títulos

nominativos o al portador. ♦ Los jueces, conciliadores y tribunales de arbitramento. Tarifa: El impuesto se causa a la tarifa del 1.5%, sobre los actos gravados cuya cuantía sea superior a $56.684.000 (valor base año 2004) y $53.000.000 (valor base año 2003). Obligaciones del agente retenedor: ♦ Efectuar la retención ♦ Declarar y pagar en la declaración de retención. ♦ Expedir certificados por cada operación generada en el mes siguiente al

que fue efectuada la retención en la fuente.

Autorretención de impuesto de timbre en contratos de concesión de una obra pública: En los contratos de concesión de obra pública o de servicios públicos domiciliarios que por su naturaleza sean de valor indeterminado, la base para aplicar la retención será el valor de los pagos o abonos en cuenta recibidos en cada mes en virtud de la concesión, actuando la concesionaria como autorretenedor.