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Conferencias magistrales XII Congreso de Archivología del Mercosur
Compiladoras
Mariela A. Contreras
María Florencia Moyano
Autores
Silvia Schenkolewski – Kroll
Mariana Nazar
Ana Célia Rodrigues
Álvaro Corbacho Casas y Yolanda Bisso Drago
Alicia Barnard Amozorrutia
Diseño de portada: Editorial Redes
Diagramación interior: Mariela A. Contreras y María Florencia Moyano
Redes
Editorial de la Red de Archiveros Graduados de Córdoba
Contacto: [email protected]
Sitio web oficial: http://redarchiveroscordoba.com/
Mariela A. Contreras: Técnica Profesional Archivera egresada de la Facultad de Filosofía y
Humanidades de la Universidad Nacional de Córdoba. Profesora Adjunta en la Escuela de
Archivología de la FFyH. de la UNC. Responsable del Archivo de la Secretaría de Extensión
Universitaria de la UNC.
María Florencia Moyano: Técnica Profesional Archivera egresada de la Facultad de
Filosofía y Humanidades de la Universidad Nacional de Córdoba.
Conferencias magistrales : XII Congreso de Archivología del Mercosur / Mariana
Nazar ... [et al.] ; compilado por Mariela Contreras ; María Florencia Moyano. -
1a ed. - Córdoba : Redes, 2018.
Libro digital, PDF
Archivo Digital: descarga y online
ISBN 978-987-46377-8-9
1. Archivología. 2. Archivos del Mercosur. I. Nazar, Mariana II. Contreras, Mariela,
comp. III. Moyano, María Florencia, comp.
CDD 025.3414
Conferencias magistrales: XII Congreso de Archivología del Mercosur
Compilado por Mariela A. Contreras; María Florencia Moyano; se
encuentra bajo una Licencia Creative Commons
AtribuciónNoComercialSinDerivadas 3.0 Unported.
Contenido
5 Palabras preliminares.
Mariela A. Contreras y María Florencia Moyano
7 Archivos y archiveros en la sociedad contemporánea –
Realidades y desafíos.
Silvia Schenkolewski – Kroll
18 Archivos, archivistas y acceso a la información: entre la normativa, los
principios y la responsabilidad.
Mariana Nazar
38 Enseñanza e investigación: Perspectivas de integración para la formación
archivística.
Ana Célia Rodrigues
53 La cooperación iberoamericana, un modelo: la Red de Archivos
Diplomáticos Iberoamericanos.
Álvaro Corbacho Casas y Yolanda Bisso Drago
58 Los archivos digitales en el siglo 21. Una cuestión de confianza.
Alicia Barnard Amozorrutia
Palabras preliminares | 5
Palabras preliminares
Las conferencias magistrales que forman parte de este E-book fueron presentadas en
el marco del XII Congreso de Archivología del MERCOSUR, ―Archivos y archiveros en
la sociedad del conocimiento‖1.
Bajo este lema, se invitó a pensar lo fundamental que es comprender nuestra
disciplina en el marco de la sociedad del conocimiento, donde no solo las TIC
cumplen un rol protagónico para servir de apoyo, sino también donde se busca una
co-creación de saberes a partir de un trabajo colaborativo a fin de innovar en los
procesos humanos y resolver los problemas bajo una perspectiva sistémica.
Así es como se convocó a profesionales de distintos países encontrando en la
primera disertación a la Dra. Silvia Schenkolewski – Kroll (Israel), quien presentó en
el acto inaugural del congreso la conferencia “Archivos y archiveros en la sociedad
contemporánea – Realidades y desafíos”; donde aborda el tema sobre los cambios
de paradigma de la Teoría Archivística en los últimos treinta años, ocasionados por
los cambios sociales, políticos y tecnológicos, es decir todas aquellas acciones que
puedan transformar a los archivos en la "memoria colectiva" de una sociedad
determinada y a los archiveros en los agentes y promotores en el más amplio sentido
de la palabra.
La segunda conferencia fue presentada por la Lic. Mariana Nazar (Argentina),
“Archivos, archivistas y acceso a la información: entre la normativa, los
principios y la responsabilidad”, en el marco del ―Eje: Acceso a la información‖,
donde realizó un recorrido por los distintos tópicos identificados como
fundamentales para pensar la relación de los Archivos con el ejercicio del derecho de
acceso a la información; el campo de acción de los archivistas, referidos a la
implementación de las políticas de acceso, los desafíos y las limitaciones a que se
enfrentan.
El tercer trabajo fue presentado por la Dra. Ana Celia Rodrigues (Brasil),
“Enseñanza e investigación: Perspectivas de integración para la formación
1 Organizado por la Red de Archiveros Graduados de Córdoba, con el apoyo de la Universidad Nacional de
Córdoba, en septiembre de 2017. En el evento se presentaron, además las conferencias de Lluís-Esteve Casellas i
Serra, ―Archivos, documentos, datos: el futuro llegó… hace rato‖; Ramón Alberch i Fugueras, ―Archivos
poliédricos y estrategias de comunicación‖; Luis Fernando Sierra Escobar, ―Banco terminológico de series
documentales. Una propuesta emergente en la archivística colombiana‖; Aida Luz Mendoza Navarro, ―Los
Archivos y los archiveros en la inclusión social‖.
Palabras preliminares | 6
archivística”, en el ―Eje: Formación Archivística‖, realizando un recorrido histórico
sobre la formación en archivística; su proceso de construcción teórica y metodológica
que la identifica y la distingue de otras ciencias a fines. En lo que respecta a la
investigación en archivística, plantea qué el término investigación involucra cuestiones
y problemas relativos al conocimiento científico del área; se trata de un tipo de
investigación científica particular que constituye una herramienta de trabajo para el
archivero. Una metodología de investigación que se desarrolla, en los parámetros del
rigor científico, como tarea preliminar y necesaria a las funciones archivísticas de
clasificación, evaluación, descripción y planificación de la producción documental
(creación).
Por otro lado, Álvaro Corbacho Casas junto con Yolanda G. Bisso Drago nos
presentan “La cooperación iberoamericana, un modelo: La Red de Archivos
Diplomáticos Iberoamericanos”, adentrándonos en la experiencia de la RADI.
Y la última conferencia que forma parte de este libro, fue presentada en el acto de
clausura de dicho congreso por la Dra. Alicia Barnard Amozorrutia (México),
titulada “Los archivos digitales en el siglo XXI. Una cuestión de confianza”. En ella
hace referencia a que las tecnologías de la información permiten nuevas formas de
producción, preservación y conservación de los documentos de archivos que se
producen en medios digitales. Además, plantea la importancia de la interrelación de la
sociedad y los servicios que permiten las nuevas tecnologías, las leyes y normativas
que permiten el acceso a la información, la transparencia, gobierno abierto y datos
abiertos, terminando con algunas reflexiones sobre el manejo de los archivos en el
siglo XXI.
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Archivos y archiveros en la sociedad contemporánea –
Realidades y desafíos
Dra. Silvia Schenkolewski – Kroll
Síntesis
Comenzando por una breve referencia a los diversos estadios de la teoría archivística
a partir de principios del siglo XX, esta exposición se concentrará en los últimos
treinta años del siglo pasado hasta nuestros días, recalcando las transformaciones y
cambios de paradigma en dicha teoría, ocasionados por cambios sociales, políticos y
tecnológicos. Especial énfasis se pondrá en lo que respecta al rol del archivero en una
sociedad de transición que acentuó valores determinados o los trocó por otros. Por
una parte, la inclusión de la sociedad en sí a los archivos (archivos totales), por otra
parte, la apertura de los archivos a la sociedad, no sólo el libre acceso sino la
construcción de sistemas que permiten la interrelación entre el archivo y el público, la
elaboración de programas de evaluación y disposición que tomen en cuenta la
voluntad de los usuarios, inclusive ejemplos de trabajos realizados al respecto. En
síntesis, todas aquellas acciones que puedan transformar a los archivos en la
"memoria colectiva" de una sociedad determinada y a los archiveros en los agentes y
promotores en el más amplio sentido de la palabra.
Palabras clave
Archiveros – evaluación y disposición – sitios web – teoría archivística – usuarios –
Abstract
Starting with a brief reference to the diversified studies on archival theory since the
beginning of the 20th century, this paper will concentrate on the last thirty years of
the past century until the present day, emphasizing the transformations and changes
of the paradigm in this theory, caused by social, political and technological changes.
Special emphasis will be given to the role of the archivist in a society in transition that
Conferencia inaugural del XII CAM, Córdoba, 26 de setiembre de 2017.
Archivera y PhD en Judaísmo Contemporáneo, por la Universidad Hebrea de Jerusalén. Ex Docente Titular en el
Departamento de Ciencias de la Información de la Universidad de Bar Ilan, Israel; co-investigadora en el Proyecto
InterPARES Trust; miembro de LAJSA (Latín American Jewish Studies Association), entre otras.
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stresses which accentuated certain values or exchanged them for others. On the one
hand, the inclusion of the society itself to the archives (total archives), on the other,
the opening of the archives to the society, not only the free access but the
construction of systems that allow the interrelations between the archives and the
public; the development of evaluation and disposition programs that take into
account the will of the users, including examples of works done on the subject. In
synthesis, all the actions that can transform the archives into "a collective memory" of
a specific society and the archivists into agents and promoters in the broadest
meaning of the word.
Key words
Archivists – appraisal and disposition – websites – archival theory – ussers –
Queridos colegas de todo el continente y de España
Ante todo, agradezco el gran honor que me han concedido, de dar la conferencia
magistral en la inauguración del décimo-segundo CAM en la Universidad Nacional de
Córdoba la docta, cuna de la Reforma Universitaria de la que se cumplen cien años,
en el solemne acto que hoy da comienzo a las conmemoraciones. Esta universidad es
también la cuna de la primera Escuela de Archivología de la Argentina, fundada en
1959 por el Dr. Aurelio Tanodi. Estos son dos hechos históricos al parecer diferentes
entre sí, pero que tienen un estrato en común, su relación con la sociedad que les
sirve de base. La Reforma Universitaria sacó a la universidad de un largo
anquilosamiento e introdujo en los claustros sistemas democráticos que permitieron
la participación de todos sus componentes en el quehacer de la enseñanza y la
investigación, y en el ejercicio de la libertad de ideas1. La archivología o archivística,
como se la denomina en otros lugares, fue cambiando sus paradigmas pocos
decenios después de la fundación de la Escuela, y el aspecto social de la profesión
tomó un empuje que continúa hasta nuestros días.
Siguiendo la historia de las ideas de la teoría archivística, podemos discernir, como lo
hace Terry Cook, cuatro períodos: evidencia, memoria, identidad y comunidad2. Esta
división, aparentemente artificial, no significa que haya habido cortes drásticos entre
1 Conferencia Internacional de Estudiantes, (1960) La reforma universitaria en América Latina, Análisis y
Documentos, "El manifiesto de Córdoba", Rotterdam, 8-12; ibíd., del Mazo, G., "Lo que significa la reforma", 17-44;
Bascuñán V., (1963), Universidad. Cinco ensayos para una teoría de la universidad latinoamericana, Santiago (Chile),
27-49. 2 Cook, T., (2013), Evidence, memory, and community: four shifting archival paradigms, Archival Science, 13, (2-3)
95-120.
Silvia Schenkolewski - Kroll | 9
cada uno de ellos, sino que hubo períodos de transición en los que convivieron
dichas ideas unas con otras.
La evidencia fue el paradigma y principal objetivo de la archivística pre-moderna. El
rol del archivero es la custodia del residuo natural de una gestión como evidencia
que sirve de instrumento legal. El archivero debe cumplir su función de custodio legal
sin intervenir en acciones que definan el destino de los documentos como la
evaluación y la disposición. El carácter legal de la evidencia deslinda de la
circunscripción archivística todo documento que no tenga su origen y conservación
en esferas oficiales3.
La memoria es el paradigma que caracteriza la archivística moderna, el historiador
archivero selecciona el archivo. La evaluación cumple una importante misión en las
decisiones de qué quedará para las generaciones futuras. Se trata de políticas que
están al servicio de corrientes de investigación. También toman en cuenta
documentación creada en esferas particulares y personales, pero sin depositarlas en
archivos oficiales sino en bibliotecas e instituciones universitarias y privadas. Todo ese
conjunto construye una memoria selectiva que queda para el futuro. Así es como se
descubren lagunas, falta de presencia histórica de hechos y de personas porque en
un período determinado corrientes de investigación determinadas no se interesaron
en el tema. Este paradigma estuvo en boga hasta los años setenta del siglo XX4.
Identidad es el concepto clave del tercer paradigma, la búsqueda de los archiveros de
su propia identidad como mediadores conscientes que ayudan a la sociedad a formar
sus múltiples identidades a través del recurso de la memoria archivística, y como
agentes activos que protegen la evidencia en los rápidos cambios de organizaciones
y de los medios digitales5.
El cuarto y último paradigma es la comunidad, concepto clave que involucra la
democratización de los archivos apropiada al ethos social, a modelos de
comunicación y a necesidades comunitarias de la era digital6.
En esta exposición me referiré especialmente a estos dos últimos paradigmas y su
expresión teórico-práctica en nuestro campo de acción, tomando como ejemplo la
macro-evaluación y los archivos totales. Otro tema al cual me referiré y que también
3 Jenkinson, H., (1922), A Manual of Archive Administration including the Problems of War Archives and Archive
Making, Oxford: Clarenton Press. 4 Schellenberg, T., (1956), The appraisal of modern public records, Bulletin of the National Archives 8, Washington;
Cook, T. (1997), Archival science and postmodernism: new formulations for old concepts, Archivum, XLII, 191-214. 5 Samuels, H.W., (Winter 1991-92), Improving our disposition: documentation strategy, Archivaria, 33,125-140. 6 Véase nota 2.
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está ligado a la democratización de los archivos es la inclusión de los usuarios como
parámetro de la evaluación documental.
De los años setenta en adelante se aprecia una reafirmación de la archivística ya no
como servidor de la historia. Se trata del paradigma de la identidad archivística post-
moderna, donde el archivero como mediador conforma el archivo social. Como
consecuencia se produce revisión de la teoría archivística, acorde a las necesidades y
a los cambios de sistemas, tanto en lo que representa la administración, como en la
pérdida de estructuras monolíticas que concordaban con el ¨respeto a los fondos¨ y
su paso a sistemas fluctuantes que, por ejemplo, dieron origen al ¨sistema de series¨
australiano. Así también la "estrategia documental" desarrollada por Helen Samuels,
que toma en cuenta un eje temático determinado y sin renunciar al principio de
procedencia, concentra toda la documentación referente a un tema de todas las
fuentes posibles, ampliando así el espectro documental. Estos dos ejemplos ilustran
parcialmente lo que Cook definió como trasladar el diálogo archivístico de las
ciencias políticas a las ciencias sociales7. Así se agregó un objetivo a los archivos:
ellos son del pueblo y para el pueblo. Esta nueva tendencia destacó una actitud
ciudadana. El objetivo de los archivos no es únicamente salvaguardar los derechos de
los ciudadanos sino darles la sensación de genuinidad, identificación, lugar y sobre
todo memoria colectiva. El primero que prestó atención a ese tema fue Hans Booms,
en aquel tiempo Archivero de la República Federal de Alemania Occidental8. La
publicación de sus ideas no fue sólo producto de la búsqueda del método más
adecuado para la evaluación de documentos, sino fue la respuesta a los archiveros de
Alemania Oriental que aseveraban que el materialismo dialéctico-histórico es la base
del desarrollo e implementación de valores de evaluación uniformes en los archivos.
En un artículo publicado en 1971 Booms respondió que a pesar de la envoltura
marxista-leninista se trata de las mismas teorías que estuvieron en boga en Prusia de
los años veinte. Esta fue una época de historicismo, en la cual archiveros e
historiadores determinaban el valor de los documentos de acuerdo a la época de los
evaluadores, desde un abanico que iba desde el conservadorismo hasta el
liberalismo, pero siempre y sobre todo era nacionalista. Conceptos como estado,
nación, pueblo eran los criterios de evaluación de documentos9. Booms destaca la
7 Samuels, H.W, (1998), Varsity letters: documenting modern colleges and universities, Laham Md, Scarecrow Press;
Evans, J., McKemmish, S. & Reed, B., (2010), Archival arrangement and description, ELIS, Third Ed., 1:1, 134-135;
Cunningham, A., (2015), Series System, in Duranti, L. &Franks, P., (eds.), Encyclopedia of Archival Science, Lanham,
380-385 Cook, T. 8 Booms, H., (Summer 1987), Society and the formation of documentary heritage. Issues in appraisal of archival
sources, Archivaria 24, 69-107. 9 Ídem, ibíd., 70-71, 96-97, 100; Ídem, (1991), Uberlieferungsbildung: Keeping Archives as a Social and Political
Activity, Archivaria, 33, (1) 26 .
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esencia y la relación entre el individuo y los valores de la sociedad a la que pertenece.
Con el tiempo la sociedad cambia, este proceso influye sobre el individuo,
obviamente también sobre el archivero, lo cual significa que valores de la sociedad
en la cual vive podrían influir en su tarea de evaluador. Archiveros evalúan
documentos de épocas pretéritas en la que los valores eran distintos a los actuales10.
Si nos referimos a la evaluación con el fin de dejar documentación a las futuras
generaciones, está fuera del alcance del archivero "profetizar" el futuro y conservar a
perpetuidad lo que pueda ser de interés para nuestros herederos. El plan de Booms
fue fijar en base a la opinión pública contemporánea, para la creación de la
documentación, cuáles serán los temas, asuntos, acciones, eventos a los que en su
complejidad se consideren importantes y quedarán para la posteridad. Para concretar
el plan, Booms pensó en un equipo de archiveros supervisado por un consejo que
aprueba y publica las conclusiones y los resultados. Según este proceso, los
archiveros podrían llegar a un modelo de documentación social verificado que puede
ponerse a prueba mediante un análisis científico11. Este programa nunca se concretó.
En 1991 Booms redactó en forma más práctica los mismos principios. Propuso que en
primer término los archiveros redacten una crónica de la época a la que se refieren
los documentos: principales eventos, conflictos, etc., que surgieron en una sociedad
determinada. Esa crónica contemporánea a los hechos ayudará al archivero a
desligarse de los valores sociales de su propia época y evaluar de acuerdo a los
valores de la época tratada. La segunda faz de la evaluación es el análisis de la
estructura organizacional del ente creador de la documentación, contemporáneo a la
creación de la misma, inclusive la historia administrativa de cada una de las funciones
que crean documentos. Todo este proceso debe realizarse respetando el "principio
de procedencia"12. En resumen, solo un proceso que pueda reflejar y cuidar los
valores de la sociedad creadora de los documentos puede asegurar, dentro de lo
posible, una evaluación verdadera sin preferencias como legado a las generaciones
futuras.
Booms tuvo injerencia especialmente en Canadá, donde por su influencia se concibió
la macro-evaluación. Ésta se basa en el análisis funcional del contexto de la creación
de documentos y no en la revisación de los documentos mismos y el análisis de su
contenido. Esto no es solamente una forma de sobreponerse a las masas de
documentación que crea la administración, sino que toma en cuenta al ente creador
de la documentación, sus objetivos, autoridad, función y práctica, tomando como eje
10
Ídem, ibíd., 28. 11 Véase nota 10. 12 Ídem, (1991), Uberlieferungsbildung: Keeping Archives as a Social and Political Activity, Archivaria, 33, (1) 25-33.
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principal el estudio de la interacción entre el gobierno y los ciudadanos. Los
ciudadanos como entes singulares y los ciudadanos en tanto forman grupos diversos
(asociaciones, comunidades)13. Esta postura es una versión más práctica de la idea de
Booms, quien quiso llegar a un modelo que le permitiera reflejar en la evaluación la
opinión pública y el espíritu de la época en la que se creó la documentación. De
acuerdo a la macro-evaluación no se llega a una evaluación social en el sentido más
democrático de la palabra, pero se considera a los ciudadanos un factor influyente.
Para poder conservar el todo de la sociedad canadiense, y no sólo la documentación
oficial, pensaron y crearon en Canadá el modelo de los "archivos totales". Estos son
archivos oficiales de diversas jerarquías, desde el archivo nacional hasta el archivo
municipal pasando por un archivo provincial. Ahí están depositados, de acuerdo a su
carácter y naturaleza, también archivos y documentos creados en diferentes sectores
y jerarquías del sector de la sociedad civil. Los mismos complementan la
documentación oficial para así dar una visión completa de la sociedad canadiense.
Pero no sólo completan sino que agregan puntos de vista distintos a la
documentación oficial, y también aportan documentación a temas que del todo no
figuran en esos archivos14.
La intención es presentar todas las narrativas, todas las "verdades" – como es sabido,
el postmodernismo no presenta una sola verdad. Hay que exponer las duplicidades
frente a la versión ortodoxa, lo personal y local frente a lo oficial o negociable. A esto
se llega por la búsqueda de los puntos vulnerables o los conflictos entre aquellos que
no quieren presentar ninguna línea radical o política y quienes sí lo desean. Las
antítesis y sus variaciones pueden provenir de cualquier sector, tanto de los
defensores como de los opositores. Lo principal para la macro-evaluación es que
todos los sectores estén representados y no solamente la mayoría o los triunfadores.
Hay que aprovechar el análisis funcional como un paso práctico para sentir la
complejidad, la profundidad y la impresión que marcó esa función en la sociedad y
sus ciudadanos. Cuando después del análisis funcional se llega a los documentos
propiamente dichos para así confirmar la hipótesis, deben tomarse documentos en
toda clase de soportes posibles. Para resumir, cito las palabras de Terry Cook: "La
macro-evaluación está basada en el principio de procedencia, cuando el contexto
social de la creación de los documentos y su utilización contemporánea son los que
determinan su valor relativo", y no su utilización investigacional fijada a priori.
13
Cook, T., (2005), Macroappraisal in Theory and Practice: Origins, Characteristics and Implementation in Canada,
1950-2000, Archival Science, 5 (2-4( 101-161; ídem, (2011), "We are what we keep, we keep what we are": Archival
Appraisal Past, Present and Future, Journal of the Society of Archivists, 32 (2)173-189. 14
Cook, T., (2015), Total Archives, in Duranti, L., & Franks, P., (eds.) Encyclopedia of Archival Science , Lanham , 397-
400.
Silvia Schenkolewski - Kroll | 13
Cook no se conformó con ese estado de cosas. En su artículo publicado en el 2011
"Somos lo que conservamos, conservamos lo que somos: evaluación archivística:
pasado, presente y futuro"15, escribe que ve, como etapa actual y mirando hacia el
futuro, una evaluación compartida con diversas comunidades ciudadanas, aquellas
que quedaron silenciadas en los archivos y deben ahora ser escuchadas. Se debe
evaluar el sector privado en el amplio sentido de la palabra, incluyendo toda clase de
material de archivo y también materiales complementarios, por ejemplo, historia oral,
"literatura gris", no sólo de organizaciones, instituciones y personas importantes sino
del espectro más amplio de todos los matices y estratos de la sociedad en un lugar y
en un tiempo determinado. Este es un desarrollo más de la idea del archivo total:
"toda la sociedad". Después de que el archivero conoce todo el panorama, puede
elegir en forma cierta qué documentación actual tiene el potencial de evaluación más
importante desde una mirada holística, en la cual la faz de la documentación oficial y
la faz de la documentación del sector privado en el más amplio sentido de la palabra,
se complementan mutuamente una a otra, de estas dos direcciones y también desde
la perspectiva de centro/periferia, tomando en cuenta las voces que se oyen bien y
también aquellas que no se oyen16.
El bibliotecario y archivero de Canadá Daniel J. Caron definió el actual estado de la
evaluación social: "Comenzamos a entender que la construcción de los bienes
ciudadanos de la memoria colectiva son la responsabilidad social común que exige
una amplia participación de todos los sectores"17. La combinación de la
documentación aquí formulada requiere la actividad del archivero en el marco
comunitario, como promotor de una archivística participativa que lo convierte en
consejero y guía para conseguir testimonios, colaborar con diversos factores y crear
memoria. Estas son palabras importantes que resumen el papel activo que debe
tomar a su cargo el archivero cuando el objetivo es llegar a una evaluación social en
el amplio sentido de la palabra. La intención es ensamblar en un todo la
documentación de un estado, región, comunidad o sector y sus proyecciones, sin
olvidarse o dejar de lado nada ni nadie, como lo definió Wendy Smith: "Archivar
democracia, democratizar los archivos"18.
Como ya vimos, Booms dio un carácter social al concepto de evaluación y promovió
lo que traté anteriormente, pudiendo definirlo como una visión macro de los
creadores de archivos – gobierno y ciudadanía – que a la vez son sus usuarios. El
15 Ídem, (2011), "We are what we keep, we keep what we are": Archival Appraisal Past, Present and Future, Journal
of the Society of Archivists, 32(2)173-189. 16
Véase nota 15, p. 181. 17 Ibíd., p. 182, nota 18. 18 Ibíd., p. 183, nota 23.
Silvia Schenkolewski - Kroll | 14
segundo aspecto al que me quiero referir es la inclusión de los usuarios en la
evaluación documental-archivística en lo que podría definirse como un entorno
micro. A partir de 2013, el Dr. Assaf Tractinsky, director de programación y aplicación
del conocimiento del Archivo de Estado de Israel, ex discípulo mío, y quien les habla
somos miembros del equipo europeo de InterPARES Trust, proyecto transnacional
dirigido por la Prof. Luciana Duranti que investiga la seguridad de documentos
electrónicos19. En ese marco estamos finalizando una investigación sobre el tema
"Procesos de retención y disposición en un sitio de internet del gobierno de Israel.
Caso de estudio: el Ministerio de Relaciones Exteriores"20. Dentro de ese contexto y
como parte del mismo, hemos realizado una sub-investigación titulada "Investigación
de usuarios del sitio en inglés del Ministerio de Relaciones Exteriores como criterio de
evaluación documental"21. Debo adelantar que hasta ahora podría considerarse la
intervención de los usuarios en la evaluación, la teoría y la práctica desarrollada por
Theodor Schellenberg, como siendo ellos los investigadores que de acuerdo a las
corrientes en boga de la época fijaban lo que los archiveros debían conservar, y a ello
me referí anteriormente. Otra observación necesaria es que, salvo el trabajo "La
utilización de estudios de usuarios en la práctica de la evaluación archivística:
conveniencias, valores y beneficios", por Hea Lim Rhee de Corea del Sur, publicado
en 201722, no conozco ninguna publicación que se refiera a los usuarios propiamente
dichos como parámetro de la evaluación. (Por lo tanto, creo que nuestra
investigación puede definirse como pionera). Otro hecho que debe también tomarse
en cuenta es que el Ministerio de Relaciones Exteriores, aun teniendo una gestión de
documentos muy bien organizada, que incluye listas de disposición y descarte de
todos sus departamentos y secciones, todavía no se ha ocupado de evaluar los
documentos producidos o publicados en sus sitios de internet23. Llegamos a esa
hipótesis con respecto a los usuarios y a tratar de comprobar si es valedera, dado el
carácter del material publicado en el sitio de internet que tomamos como caso de
estudio. Este está dividido en doce secciones a su vez subdivididas de acuerdo a las
funciones de cada una de ellas. Estas secciones conforman las unidades de la
evaluación. Se trata en su mayoría de documentos de un valor informativo-explicativo
que casi rayan en lo periodístico, y en su minoría se trata de documentos que
19
InterPARES Trust (ITrust 2013-2018), https://interparestrust.org. 20 Schenkolewski-Kroll, S. & Tractinsky, A., (2015), Research on retention and disposition processes in an internet
website of the Government of Israel : The Ministry of Forieng Affaires case study EU01. 21 Ídem, (2016), Research on users of the English website of the Israel Ministry of Foreign Affaires as a criterion for
appraising records, EU25. 22 Rhee, H.L., (2017), Utilizing user studies in archival appraisal practice feasibility value, and benefits, Archival
Science 17 (2) 151-173. 23
Ley de Archivos de Israel, (1955), Ministerio de Relaciones Exteriores, Documentos y Bases Informáticas, 1-40,
www.archives.gov.il (Hebreo).
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permiten gestionar trámites concernientes al Ministerio por vía electrónica. Un
ejemplo de lo primero podría ser la sección "Acerca de Israel", de carácter informativo
y explicativo, y de lo segundo, la sección MASHAV, sigla que en hebreo significa
Centro de Colaboración Internacional, la cual se ocupa de organizar cursos de
agricultura, medicina y educación para países en desarrollo. Por lo tanto también se
le puede aplicar en parte los artículos de la Ley de Archivos referente a evaluación y
disposición de esa sección administrativa24.
Vimos que de los cuatro valores que caracterizan la evaluación: administrativo,
judicial, investigacional y social, priman el tercero y el cuarto. Especialmente el último,
porque el internet es un medio social de comunicación hecho ex profeso para que
llegue al público. Por lo tanto, los usuarios pueden tener peso en la evaluación.
Así como hasta ahora no se han hecho trabajos con respecto a usuarios de sitios
como parámetro de evaluación, se los ha estudiado, por ejemplo, para controlar y
mejorar servicios en términos de mercado, de uso de la información y metada de
bibliotecas25. Con este fin se utilizan instrumentos como Google Analytics que
nosotros utilizamos para nuestro fin.
Quisimos ver cuáles eran las secciones con más entradas, cuánto tiempo queda el
lector en una página determinada, el total de horas en que se utiliza una sección, de
que país provienen los usuarios. Se trata de una investigación cuantitativa, se cuenta
y se analiza el comportamiento de cada usuario en el sitio de internet y cada
individuo influye en el resultado final26. En este caso los usuarios no crean el material.
Esta metodología está más cercana a la idea original de Booms de investigar la
opinión pública.
Resumiendo los resultados, podemos decir que la mayoría de los usuarios que
acceden al sitio salen enseguida. A nosotros nos interesan aquellos que retornan,
porque ellos conocen la información que puede hallarse en el sitio y por eso vuelven
a él. Su número es el más bajo de todos los usuarios. Dado el carácter informativo de
la mayoría de las páginas de las secciones, hay muchas entradas de tiempo limitado.
Por el contrario, en secciones que tienen un carácter más administrativo, las entradas
de usuarios son menores pero el tiempo de permanencia es mayor. Además tratamos
de definir las zonas geográficas de las cuales provienen los usuarios que retornan y el
24 Ibíd., mfa.gov.il/MFA/Pages. 25
Schenkolewski-Kroll, S. & Tractinsky, A., (2016) Research on users of the English website of the Israel Ministry of
Foreign Affaires as a criterion for appraising records – Interim report, EU25, 5-10,
https://interparestrust.org/assets/public/dissemination/EU25_20161001_WebAnalyticsAndAppraisalMinistryForeig
nAffairsIsrael_FinalReport_Final.pdf. 26 Ídem, ibíd., 12-20.
Silvia Schenkolewski - Kroll | 16
tiempo que están en las diversas secciones como parámetro de evaluación27.
Analizando todos estos factores es posible llegar a una fórmula de acuerdo a la cual
puede determinarse el parámetro de los usuarios.
"Número de páginas vistas por usuarios que retornan, multiplicado por el promedio
de tiempo dedicado a una página por dichos usuarios, multiplicado por 1 menos el
porcentaje de salidas de la página determinada. El resultado es la evaluación
métrica"28. Se usan los datos de usuarios que retornan porque demuestran mayor
interés en la información presentada en la sección. La última parte del producto
consiste en el porcentaje de salida, por eso 1 menos el porcentaje de salida, el
residuo representa a los quedan en la página. Este resultado da la estimación del
total de horas invertidas por usuarios que retornan a una sección específica durante
un lapso de tiempo determinado. El número más alto demuestra un alto nivel de
interés. Esto puede servir como parámetro de evaluación. Así puede definirse un
mínimo promedio que, de no ser superado, el material no estará destinado a
retención a perpetuidad29.
Encontramos que el número de visitas a una sección son de mucho peso en el
resultado obtenido por la fórmula, mientras que el tiempo de cada visita a una
sección determinada influye menos. Lo cual significa que mayor número de visitas
clasificó la sección en un nivel superior, a pesar que el tiempo empleado fue menor
que en una sección donde el número de usuarios fue menor pero la permanencia fue
de más tiempo30.
A pesar de estas dificultades, tuvimos cinco secciones que superaron el promedio
durante los once meses del experimento. También constatamos los cambios en la
clasificación de las secciones durante ese tiempo, parámetro que indica el grado de
estabilidad de las secciones. Esto último puede depender a su vez del parámetro de
los acontecimientos. Los resultados de la entrada a lugares geográficos no están bien
definidos. Países subdesarrollados tuvieron bajos resultados en secciones que
tendrían que haber tenido altos resultados, y países desarrollados resultados más
elevados. El haber agregado países subdesarrollados al experimento no cambió la
situación, lo cual significa que la intervención humana en esos casos es necesaria31.
27
Ídem, ibíd., 20. 28 Ídem, ibíd., 21. The number of page views by returning visitors x average time spent on a page by returning
visitors x (1-%Exit) = appraisal metric. 29
Véase nota 28. 30 Ídem, ibíd. Final report (2016), 14. 31 Ídem, ibíd., (2016) Final report, 15-16.
Silvia Schenkolewski - Kroll | 17
Diagrama 1 – Representación gráfica de los promedios de las secciones durante
todos los meses – Usuarios que retornan.
Pareciera que la fórmula puede ser aplicada a otro tipo de sitios. Asimismo, la escala
que ella fija puede servir en situaciones y datos diferentes. Experimentos en otros
sitios podrían confirmar esta hipótesis.
Resumiendo el tema, por ahora, cálculos matemático-estadísticos no pueden definir
con exclusividad un parámetro de evaluación de material de archivo de un sitio de
internet, sino deben tomarse en cuenta otros factores, inclusive el juicio humano, que
deben aportar al éxito de la tarea.
En esta exposición que está llegando a su fin, traté de presentar la visión macro y la
visión micro de la archivística actual. La primera, tomando como ejemplos la
transformación de los archivos con respecto a su función frente a la sociedad que los
compone y el rol del archivero como compilador y evaluador de ese todo que incluye
gobierno y ciudadanía. Por su parte la segunda, nuestro granito de arena, es nuestra
contribución original a tratar una creación documental de nuestro tiempo, un sitio de
internet vinculado por naturaleza y meta con gobierno, ciudadanía y el mundo,
tratando de aplicar normas de evaluación que toman en cuenta la opinión de la
ciudadanía y el mundo, contribuyendo así al ensamble de un elemento más en los
conceptos de la archivística del siglo XXI.
Archivos y archiveros de nuestro tiempo, estamos en la era de los valores sociales de
nuestra misión y profesión. Tomémoslo en cuenta en nuestro quehacer cotidiano, en
la enseñanza, en la legislación y en todo aquello que concierne al archivo. Y el
archivo, como he tratado de demostrar, pertenece a todo y es de todos.
Mariana Nazar | 18
Archivos, archivistas y acceso a la información: entre la
normativa, los principios y la responsabilidad
Lic. Mariana Nazar
Resumen
Esta presentación se propone realizar un recorrido por los tópicos identificados
como fundamentales para pensar la relación de los Archivos con el ejercicio del
derecho de acceso a la información.
Para ello, comienza por precisar el concepto de ―acceso a la información‖ y
presentar los principios fundamentales que orientan la posibilidad de ejercicio
del mismo; haciendo una breve historización y mencionando la normativa que
se encuentra en la región. A partir de ese recorrido teórico, se analiza el campo
de acción en el que actúan los/as archivistas: el de la implementación de las
políticas de acceso. Luego se presentan los desafíos que, en relación con el
mismo, se han identificado como los más problemáticos; así como las
limitaciones más frecuentes que se encuentran y las necesarias reflexiones éticas
que pueden iluminar la construcción de este camino.
Introducción
En esta presentación nos proponemos realizar un recorrido por lo que,
entendemos, son los tópicos fundamentales para pensar la relación de los
archivos con el derecho de acceso a la información y el rol que como archivistas
podemos cumplir para facilitarla.
Para ello, comenzaremos por definir de qué hablamos cuando hablamos de
acceso a la información realizando una breve referencia a la historia del mismo.
Luego, vamos a presentar los principios fundamentales que deben orientar la
El presente texto es una transcripción de la conferencia brindada en el marco del XII CONGRESO DE
ARCHIVOLOGÍA DEL MERCOSUR: ―ARCHIVOS Y ARCHIVEROS EN LA SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO‖,
realizado en la Ciudad de Córdoba entre el 26 y el 29 de septiembre de 2017, como apertura del Eje
Temático: Acceso a la Información. Sobre la misma sólo se han corregido cuestiones de forma y la
información referenciada que no fue mencionada se ha agregado como notas al pie. Agradezco la
transcripción realizada por Juan Penovi y los comentarios y sugerencias al texto realizadas por Andrés Pak
Linares. Lic. En Historia y Archivista. Coordinadora del Programa de Capacitación del Archivo General de la Nación (Argentina), [email protected]
Mariana Nazar | 19
posibilidad de su ejercicio para, finalmente, señalar la normativa con la que
contamos en la región.
Este recorrido teórico nos servirá para analizar el campo de acción en el que
nosotros/as actuamos: el de la implementación de las políticas de acceso a la
información. En relación a ello, presentaremos lo que identificamos como los
desafíos más grandes que tenemos como archivistas en este contexto y cuáles
son las limitaciones más frecuentes con las que nos podemos encontrar.
Sin pretensión de exhaustividad, este trabajo busca realizar una presentación
que convoque a la reflexión sobre el rol social que cumplimos como archivistas
y el lugar que podemos ocupar en tanto ―facilitadores‖ (u ―obstaculizadores‖)
del ejercicio de derechos.
Derecho a saber, derecho de acceso a la información
El derecho a saber forma parte de la libertad de expresión, aquella que consagra
la posibilidad de todas las personas de dar a conocer sus opiniones y puntos de
vista. Es un derecho humano fundamental y comprende la posibilidad de recibir
información oportuna y transparente.
En un sistema democrático, en el que el gobierno es el representante del
pueblo, el derecho de acceso a la información es la herramienta esencial para
que el ciudadano a través de su uso haga valer sus derechos frente al Estado; de
hecho es la naturaleza representativa del gobierno la que convierte al derecho
de acceso a la información en un derecho fundamental.
En la medida en la que el gobierno es el representante del pueblo, ya no es un
actor autónomo sino que representa los intereses y la voluntad de este, dicho
pueblo tiene derecho a acceder a la información que produce el Estado a través
de los distintos gobiernos que lo administran como parte del ejercicio de su
ciudadanía.
Idealmente, y siguiendo el principio de publicidad que rige formalmente el
funcionamiento de las instituciones públicas, toda la información en manos del
Estado es pública; de no ser así, debe existir una ley de acceso a la información
que asegure dicha publicidad brindando reglas claras para solicitarla y para que
los/as funcionarios sepan cómo y cuándo proveerla; así como determinar sus
excepciones o clasificaciones de seguridad cuyo alcance limitado debe
fundamentarse en excepciones taxativamente previstas en la misma. En ese
sentido es que se presume que toda la información en manos del Estado es
pública.
Mariana Nazar | 20
Se dice que el derecho de acceso a la información es un derecho tripartito,
porque incluye la protección de las acciones de: buscar, recibir y difundir
informaciones y opiniones. Es un instrumento básico para la participación
ciudadana en un sistema democrático y es un derecho instrumental: habilita el
ejercicio de otros derechos (derechos políticos, derechos económicos sociales y
culturales –DESC-), de cuyo ejercicio dependen otras políticas públicas. Este es
un punto clave en relación con nuestro posible aporte como archivistas: de
nuestro trabajo depende la habilitación del ejercicio de otros derechos, que a su
vez son sustento de otras políticas públicas.
Por otro lado, favorece la participación ciudadana y la rendición de cuentas.
El derecho a saber es el derecho que tiene la sociedad a preguntarse cosas, al
tiempo que el Estado tiene la obligación de respondérselas. En los orígenes del
activismo por el derecho de acceso a la información suele encontrarse la
asociación frecuente con la rendición de cuentas y la preguntas referidas a
cuestiones como: ¿en qué se gasta el dinero?; en un segundo plano a
cuestiones relacionadas con ¿cómo se deciden las políticas públicas?, ¿quién lo
decide?; y en un tercer plano vinculadas a otro tipo de accionar del Estado,
como cuando la sociedad argentina se pregunta: ¿dónde está Santiago
Maldonado?1. Todas preguntas que deben ser respondidas por el Estado.
Sintetizando, podemos afirmar que el derecho al acceso a la información
pública es un derecho humano fundamental, reconocido por los tratados
internacionales correspondientes: la Declaración Universal de Derechos
Humanos, la Convención Americana sobre Derechos Humanos y el Pacto
Internacional de Derechos Civiles y Políticos.
La Declaración Universal de Derechos Humanos, en su art. 19 establece que
―Toda persona tiene derecho a la libertad de pensamiento y de expresión. Este
derecho comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e
ideas de toda índole, sin consideración de fronteras, por cualquier medio de
expresión‖. La Convención Americana sobre Derechos Humanos en su art.13,
inciso 1 y el Pacto de Derechos Civiles y Políticos en su art. 19 precisan: ―Toda
persona tiene derecho a la libertad de pensamiento y de expresión. Este
derecho comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e
ideas de toda índole, sin consideración de fronteras, ya sea oralmente, por
1 Santiago Maldonado fue un joven activista desaparecido luego de una acción represiva ilegal realizada
por la Gendarmería Nacional en la comunidad mapuche de Cushamen, localizada en la Patagonia
argentina el 1º de agosto de 2017. Estuvo desaparecido durante más de dos meses, cuando fue hallado su
cadáver en un río. Durante ese tiempo se generó un gran movimiento social en la Argentina, extendido a
otros países de la región, a partir de la consigna ―#dónde está Santiago Maldonado?‖. Las condiciones de
su muerte aún no han sido esclarecidas.
Mariana Nazar | 21
escrito o en forma impresa o artística, o por cualquier otro procedimiento de su
elección‖.
Historizando el acceso
Si nos remontamos al pasado, y asociamos el derecho de acceso a la
información con la historia de los archivos, sabemos que antes de la existencia
del Estado de Derecho el archivo, así como el gobierno, pertenecía al soberano.
Por ello, su acceso estaba librado a su discrecionalidad y, en caso de permitirse
el privilegio de acceder, el mismo solía ser sometido a la supervisión respecto a
su posible utilización2.
Durante el Siglo XVIII se desarrolló en Europa (especialmente en las zonas que
hoy conocemos como Francia, Inglaterra y Alemania) el movimiento cultural e
intelectual denominado como la Ilustración. Autoproclamado de ese modo por
su declarada finalidad de disipar las tinieblas de la ignorancia de la Humanidad
mediante las luces del conocimiento y la razón, sus principales referentes
sostenían que el conocimiento humano podía combatir la ignorancia, la
superstición y la tiranía para construir un mundo mejor. Durante este siglo se
produjeron muchos cambios científicos, económicos, políticos y sociales.
En ese contexto, en Suecia se proclamó la primera ley para la libertad de prensa
y el derecho de acceso a las actas públicas, en el año 1776. Luego de un período
2 En su clásico estudio RAMP sobre la accesibilidad documental, Duchein (1983) afirmaba: ―En los siglos XV
y XVI, y al mismo tiempo que la crítica histórica, surgió la curiosidad de los historiadores europeos por los
documentos originales; no se trataba solamente de copiarlos o de resumirlos, sino de examinarlos
críticamente. Los protestantes, en particular, siempre deseosos de desembarazar a la Iglesia Católica de
falsas tradiciones, recurrieron en no escasa medida a los documentos conservados en los archivos de
abadías y obispados y los pasaron por el cedazo del examen diplomático cuyas reglas codificaría Mabillon,
en 1681, en su célebre tratado De re diplomática.
Se inicia entonces una suerte de combate solapado entre los historiadores, ávidos de acceder a los
archivos, y los dueños de esos archivos, cada vez más reticentes a la idea de abandonar a la curiosidad
pública documentos que fundamentaron buena parte de tradiciones, derechos y privilegios, legítimos o
usurpados. En 1440, Lorenzo Valla demostró la falsedad de la supuesta "donación de Constantino", que
constituía la pretendida base jurídica del poder temporal de los Papas, y el hecho tornó prudentes a los
poseedores de viejos documentos. La correspondencia del propio Mabillon -a pesar de su condición de
monje benedictino- y de otros grandes eruditos de su época certifica hasta qué punto era difícil, aun para
los sabios de renombre internacional, acceder a los cartularios de las abadías; con mayor razón, en los
castillos sólo estaban reservados a los genealogistas designados por el señor.
La situación era análoga con respecto a los archivos de gobiernos y grandes instituciones públicas: el
permiso para examinarlos, aunque se otorgaba a veces a ciertos historiadores, seguía siendo un privilegio
que los príncipes acordaban o rehusaban según su voluntad, sin justificación alguna; por lo demás, los
beneficiarios de esas autorizaciones únicamente podían publicar el resultado de su investigación con el
visto bueno de las autoridades. Aun en pleno siglo XVIII, Voltaire –cuyo espíritu rebelde era, por cierto,
conocido- tenía cerrado el acceso a determinados archivos de los tiempos de Luis XIV. Y algunos archivos
de importancia histórica primordial, por ejemplo, los del Vaticano y los de Venecia, nada habían perdido de
su inaccesibilidad‖. Pág. 3.
Mariana Nazar | 22
de conflictos, mientras se impulsaba un nuevo orden liberal y algunos años
después de sancionada la Constitución, el diputado Anders Chydenius
(sacerdote sueco-finlandés, economista, tabernero, hombre culto y viajero)
impulsó la primera ley de acceso a la información gubernamental de que el
mundo tenga memoria: la ―Ley para la Libertad de Prensa y del Derecho de
Acceso a las Actas Públicas‖.
Con la Revolución Francesa también se da un proceso de acceso de los
ciudadanos a los Archivos Públicos. En la Constitución de 1791 (la primera
constitución escrita de la historia francesa) la reforma del Estado francés lo
configura como una monarquía constitucional y establece que la soberanía
reside en la nación y ya no en el rey, y proclama la libertad de pensamiento y de
prensa. Tiempo después, la ley de 7 Mesidor, año II (25 de junio de 1794)
proclamó que los documentos de los "archivos nacionales" –se entendía que
eran los pertenecientes a la Nación: gubernamentales, administrativos, judiciales
y eclesiásticos- estarían a la libre, y gratuita, disposición de cualquier ciudadano
que así lo solicitara.
Sin embargo, la mayoría de los archivos pertenecieron inaccesibles y sujetos a
permisos individuales. Durante el siglo XIX y hasta la Segunda Guerra Mundial,
la posibilidad de acceso a los Archivos -el derecho de acceso a la información
pública- se circunscribía básicamente a la investigación histórica o a las
necesidades de la administración.
En el siglo XX los primeros países en tener este derecho regulado van a ser:
Finlandia (1951), Estados Unidos (1966) y Dinamarca y Noruega (1970). Sin
embargo a fines del siglo XX se dio un proceso en el cual en un periodo de
cinco años aproximadamente, más de cuarenta países aprobaron normas
referidas al acceso3.
En nuestra región, en los últimos años se han aprobado distintas leyes de
acceso a la información. En el año 2008 en Uruguay, la ley N° 18.381 ―Ley de
Acceso a la Información Pública‖ y en Chile, la Ley Nº 20.285 ―Ley de Acceso a la
3 De acuerdo al estudio realizado por John Ackerman e Irma Sandoval ―Leyes de Acceso a la Información
en el Mundo‖ (2008) la cronología de la aprobación de leyes hasta el año 2004 es: 1978 Francia; 1982
Australia y Nueva Zelanda; 1983 Canadá; 1987 Austria y Filipinas; 1990 Italia; 1991 Holanda; 1992 Hungría,
Ucrania y España; 1993 Portugal; 1994 Belice y Bélgica; 1996 Islandia, Lituania y Corea del Sur; 1997
Tailandia e Irlanda; 1998 Israel y Letonia; 1999 República Checa, Albania, Georgia, Grecia, Japón,
Liechtenstein, Trinidad y Tobago y Sudáfrica; 2000 Inglaterra, Bosnia y Herzegovina, Bulgaria, Lituania,
Moldavia y Estonia; 2001 Polonia y Rumania; 2002 Panamá, Pakistán, México, Jamaica, Perú, Tayikistán,
Uzbekistán, Zimbabwe y Angola; 2003 Croacia, India, Kosovo, Armenia, Eslovenia y Turquía; 2004 República
Dominicana, Serbia, Suiza y Ecuador.
Mariana Nazar | 23
Información Pública‖. En 2011 en Brasil, la ley Nº 12.527 ―Ley de Acceso a la
Información Pública‖. En 2015 en Paraguay, Ley Nº 5.282 ―De Libre Acceso
Ciudadano a la Información Pública y Transparencia Gubernamental‖. Y en 2016
en Argentina, Ley Nº 27.275 ―Derecho de acceso a la información Pública‖.
Como en Argentina la ley indicaba que entraría en vigencia a partir del año
siguiente, será justamente el próximo viernes 29 de septiembre que esto
ocurrirá, así como también empezará a funcionar la ―Agencia Nacional de
Acceso a la Información Pública‖4.
Aspectos, principios y ética archivística en relación al derecho de
acceso a la información
El acceso a la información comprende dos aspectos: la transparencia proactiva y
la transparencia reactiva.
La transparencia proactiva es la obligación de los organismos públicos de
comunicar y dar a conocer información sobre sus actividades, presupuestos y
políticas. En general, cuando se habla de transparencia la misma se suele asociar
a este aspecto: la publicación de información relevante y actualizada de cómo
están organizados los organismos, de sus contratos y contrataciones y de
distintas cuestiones en su relación con la ciudadanía (transferencias, beneficios,
mecanismos de participación, entre otros). Esta información debe entregarse en
forma accesible y comprensible, y suele destacarse la importancia de que sea
entregada en formato de datos abiertos.
El otro aspecto del acceso a la información, no menos importante, es la
Transparencia Reactiva. Este es el derecho de los ciudadanos a solicitar a los
funcionarios públicos cualquier tipo de información y el derecho a recibir una
respuesta documentada y satisfactoria. Como señala Benjamín Hill (2015) ―la
transparencia proactiva en cambio es la política pública estratégica que
manifiesta la voluntad –es voluntaria a fin de cuentas- de apertura del gobierno,
medida de su compromiso de apertura y que puede ayudarnos a resolver
problemas concretos de política pública con mayor efectividad‖.
Si nos detenemos a reflexionar sobre estos dos aspectos, posiblemente
asociemos más rápidamente nuestro trabajo de volver accesibles los Archivos a
la transparencia reactiva, en tanto nuestra tarea es poner a disposición los
recursos para la búsqueda de información. Pero en ese mismo camino, y en
función de la utilización de las nuevas tecnologías, también es grande el aporte
que podemos hacer en materia de trasparencia proactiva.
4 Esta conferencia fue brindada el miércoles 27 de septiembre de 2017.
Mariana Nazar | 24
Avanzando en esta reflexión sobre nuestros aportes en el campo del acceso a la
información es importante que tengamos presentes los principios que rigen a
dicho derecho. Los principios, en tanto conjunto de valores que deben guiar la
interpretación normativa, son la base de referencia que nos permite medir
prácticas existentes y orientar acciones destinadas a cumplimentarlo.
En forma resumida podemos presentarlos de la siguiente manera:
- Principio de máxima apertura
Toda la información en poder del Estado es pública y, salvo las excepciones
taxativamente establecidas, debe ser accesible para todas las personas. Debe
publicarse de forma completa, con el mayor nivel de desagregación posible y
por la mayor cantidad de medios disponibles. Debe ser accesible en formatos
electrónicos abiertos, que faciliten su procesamiento por medios automáticos
que permitan su reutilización o su redistribución por parte de terceros. La
interpretación de las disposiciones de cualquier reglamentación del derecho de
acceso a la información debe ser efectuada, en caso de duda, In dubio pro
petitor (siempre en favor de la mayor vigencia y alcance del derecho a la
información).
- Excepciones taxativamente establecidas y justificadas
Los límites al derecho de acceso a la información pública deben ser
excepcionales, establecidos previamente conforme a lo estipulado en la
normativa, y formulados en términos claros y precisos, quedando la
responsabilidad de demostrar la validez de cualquier restricción al acceso a la
información a cargo del sujeto al que se le requiere la información; de acuerdo
con las necesidades de la sociedad democrática y republicana y proporcionales
al interés que la justifican. La información no exceptuada debe ser publicada en
una versión del documento que tache, oculte o disocie aquellas partes sujetas a
la excepción.
- Informalidad, no discriminación y gratuidad
Las reglas de procedimiento para acceder a la información deben facilitar el
ejercicio del derecho y su inobservancia no podrá constituir un obstáculo para
ello. El proceso para solicitar información debe regirse por reglas justas y no
discriminatorias que establezcan plazos claros y razonables, que provean de
asistencia para aquél que solicite la información, que aseguren el acceso
gratuito o con un costo que no exceda el costo de reproducción de los
Mariana Nazar | 25
documentos y que impongan a los órganos públicos la justificación del rechazo
a una solicitud de acceso dando las razones específicas de la negativa.
- Recurso administrativo y judicial frente a denegatoria explícita o
tácita
Toda persona debe tener el derecho de recurrir cualquier negativa u
obstrucción al acceso a la información ante una instancia administrativa y de
apelar las decisiones de este órgano administrativo ante los tribunales de
justicia. Toda persona que intencionalmente niegue u obstruya el acceso a la
información debe estar sujeta a sanción. El cumplimiento de las normas que
regulan el derecho de acceso a la información debe ser objeto de fiscalización
permanente. Las resoluciones que denieguen solicitudes de acceso a la
información, como el silencio del sujeto obligado requerido, la ambigüedad o la
inexactitud de su repuesta, deben poder ser recurridas ante el órgano
competente. Los principios desarrollados en la materia, pueden encontrarse en
las Recomendaciones del Comité Jurídico Interamericano de la OEA (Res. 147,
2008) y es importante reconocer que en la misma se establece que deben ser
tenidos en cuenta en forma interrelacionada e interpretados en forma integral;
tal como fueron recogidos por la Ley Modelo Interamericana sobre Acceso a la
Información Pública en el año 20105. También pueden verse precisados en la
Ley de Acceso aprobada recientemente en la Argentina6.
5 Los principios se encuentran ordenados en las recomendaciones del COMITÉ JURÍDICO
INTERAMERICANO de la OEA en su Resolución 147 del año 2008 (CJI/RES. 147 (LXXIII-O/08), donde se
afirma que a partir del reconocimiento del derecho de acceso a la información como un derecho humano
fundamental que garantiza el acceso a la información controlada por órganos públicos, incluyendo, dentro
de un plazo razonable, el acceso a los archivos históricos, dichos principios deben ser tenidos en cuenta en
forma interrelacionada e interpretados en forma integral. Fueron recogidos en la LEY MODELO
INTERAMERICANA SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, aprobada en la cuarta sesión plenaria de
la Asamblea General de la Organización de Estados Americanos, el 8 de junio de 2010 de la siguiente
manera: ―Que el acceso a la información es un derecho humano fundamental del hombre y una condición
esencial para todas las sociedades democráticas; - 2 - Que el derecho de acceso a la información se aplica
en sentido amplio a toda la información en posesión de órganos públicos, incluyendo toda la información
controlada y archivada en cualquier formato o medio; Que el derecho de acceso a la información está
basado en el principio de máxima divulgación de la información; Que las excepciones al derecho de acceso
a la información deberán ser clara y específicamente establecidas por la ley; Que aun en la ausencia de una
petición específica, los órganos públicos deberán divulgar información sobre sus funciones de forma
regular y proactiva, de manera que asegure que la información sea accesible y comprensible; Que el
proceso para solicitar información deberá regirse por reglas justas y no discriminatorias que establezcan
plazos claros y razonables, que provean de asistencia para aquél que solicite la información, que aseguren
el acceso gratuito o con un costo que no exceda el costo de reproducción de los documentos y que
impongan a los órganos públicos la justificación del rechazo a una solicitud de acceso dando las razones
específicas de la negativa; Que toda persona deberá tener el derecho de recurrir cualquier negativa u
obstrucción al acceso a la información ante una instancia administrativa y de apelar las decisiones de este
órgano administrativo ante los tribunales de justicia; Que toda persona que intencionalmente niegue u
obstruya el acceso a la información violando las reglas establecidas en la presente Ley deberá estar sujeta a
Mariana Nazar | 26
Estos mismos principios también se ven reflejados en documentos generados
desde el campo profesional de los Archivos.
Ya en el Código Deontológico publicado por el Consejo Internacional de
Archivos en 1996 (y republicado como Código de Ética al acompañar cada
sanción; y Que deberán adoptarse medidas para promover, implementar y asegurar el derecho de acceso a
la información en las Américas‖. 6 Ley 25267 ―ARTÍCULO 1° — Objeto. La presente ley tiene por objeto garantizar el efectivo ejercicio del
derecho de acceso a la información pública, promover la participación ciudadana y la transparencia de la
gestión pública, y se funda en los siguientes principios:
Presunción de publicidad: toda la información en poder del Estado se presume pública, salvo las
excepciones previstas por esta ley.
Transparencia y máxima divulgación: toda la información en poder, custodia o bajo control del sujeto
obligado debe ser accesible para todas las personas. El acceso a la información pública sólo puede ser
limitado cuando concurra alguna de las excepciones previstas en esta ley, de acuerdo con las necesidades
de la sociedad democrática y republicana, proporcionales al interés que las justifican.
Informalismo: las reglas de procedimiento para acceder a la información deben facilitar el ejercicio del
derecho y su inobservancia no podrá constituir un obstáculo para ello. Los sujetos obligados no pueden
fundar el rechazo de la solicitud de información en el incumplimiento de requisitos formales o de reglas de
procedimiento.
Máximo acceso: la información debe publicarse de forma completa, con el mayor nivel de desagregación
posible y por la mayor cantidad de medios disponibles.
Apertura: la información debe ser accesible en formatos electrónicos abiertos, que faciliten su
procesamiento por medios automáticos que permitan su reutilización o su redistribución por parte de
terceros.
Disociación: en aquel caso en el que parte de la información se encuadre dentro de las excepciones
taxativamente establecidas por esta ley, la información no exceptuada debe ser publicada en una versión
del documento que tache, oculte o disocie aquellas partes sujetas a la excepción.
No discriminación: se debe entregar información a todas las personas que lo soliciten, en condiciones de
igualdad, excluyendo cualquier forma de discriminación y sin exigir expresión de causa o motivo para la
solicitud.
Máxima premura: la información debe ser publicada con la máxima celeridad y en tiempos compatibles
con la preservación de su valor.
Gratuidad: el acceso a la información debe ser gratuito, sin perjuicio de lo dispuesto en esta ley.
Control: el cumplimiento de las normas que regulan el derecho de acceso a la información será objeto de
fiscalización permanente. Las resoluciones que denieguen solicitudes de acceso a la información, como el
silencio del sujeto obligado requerido, la ambigüedad o la inexactitud de su repuesta, podrán ser
recurridas ante el órgano competente.
Responsabilidad: el incumplimiento de las obligaciones que esta ley impone originará responsabilidades y
dará lugar a las sanciones que correspondan.
Alcance limitado de las excepciones: los límites al derecho de acceso a la información pública deben ser
excepcionales, establecidos previamente conforme a lo estipulado en esta ley, y formulados en términos
claros y precisos, quedando la responsabilidad de demostrar la validez de cualquier restricción al acceso a
la información a cargo del sujeto al que se le requiere la información.
In dubio pro petitor: la interpretación de las disposiciones de esta ley o de cualquier reglamentación del
derecho de acceso a la información debe ser efectuada, en caso de duda, siempre en favor de la mayor
vigencia y alcance del derecho a la información.
Facilitación: ninguna autoridad pública puede negarse a indicar si un documento obra, o no, en su poder o
negar la divulgación de un documento de conformidad con las excepciones contenidas en la presente ley,
salvo que el daño causado al interés protegido sea mayor al interés público de obtener la información.
Buena fe: para garantizar el efectivo ejercicio del acceso a la información, resulta esencial que los sujetos
obligados actúen de buena fe, es decir, que interpreten la ley de manera tal que sirva para cumplir los fines
perseguidos por el derecho de acceso, que aseguren la estricta aplicación del derecho, brinden los medios
de asistencia necesarios a los solicitantes, promuevan la cultura de transparencia y actúen con diligencia,
profesionalidad y lealtad institucional‖.
Mariana Nazar | 27
Principio con un comentario en 2008), hallamos que los principios 6 y 7
determinan que:
Principio 6: los archiveros deberán promover el acceso más amplio posible a los
materiales archivísticos y proporcionar un servicio imparcial a todos los usuarios.
Principio 7: los archiveros deberán respetar tanto el acceso como la privacidad,
y actuar dentro de los límites de la legislación aplicable7.
También la Declaración Universal de Archivos del ICA-aprobada por la UNESCO
en la Conferencia General, 36ª reunión, de París- en 2011 apunta ―la necesidad
básica que tienen los archivos de apoyar la eficiencia administrativa, la
responsabilidad y la transparencia, para proteger los derechos de los
ciudadanos, para establecer la memoria individual y colectiva, para comprender
el pasado y para documentar el presente a fin de encaminar futuras acciones‖.
Identifica como una de las funciones básicas de los archivistas ―facilitar que los
documentos estén disponibles para su uso‖ y los compromete para que juntos
trabajen en pro de que ―los archivos sean accesibles a todos, a la vez que sean
respetadas las leyes correspondientes y los derechos de los individuos, de los
productores, de los propietarios y de los usuarios‖8.
En el año 2011 fue aprobada por el ICA una declaración de práctica profesional
denominada Principios de acceso a los archivos como ―complemento para
aquellos procesos ya existentes, permitiendo a los archivistas medir sus
prácticas institucionales con una referencia externa y fortalecerse donde sea
necesario‖ así como para favorecer que ―en aquellas instituciones donde las
prácticas de acceso han sido débiles o han sido impugnadas, la declaración de
7 ―6. El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y ofrecer un servicio
imparcial a todos los usuarios. El archivista facilita la búsqueda de información creando métodos
particulares y generales para todos los documentos bajo su custodia. Ofrece orientación imparcial a todo
usuario y emplea los recursos disponibles para ofrecer las mejores opciones de servicios. Desalienta las
restricciones absurdas o excesivas para el acceso y el uso de los documentos, pero puede sugerir o aceptar
como condición para la consulta, restricciones claras y previamente establecidas de duración limitada.
Debe observar celosamente y aplicar imparcialmente todos los acuerdos hechos al momento del préstamo,
pero en su afán por conseguir la liberalización del acceso a los documentos y a la información, estará
pendiente para renegociar las condiciones, de acuerdo al cambio de los tiempos y las circunstancias. El
archivista responde cortésmente y con ánimo de ayudar al usuario, a todos los requerimientos razonables
en torno a los acervos, y promueve el mayor uso posible de estos, cuidando siempre de cumplir con las
políticas institucionales, la reservación de los acervos, las consideraciones legales, los derechos individuales
y los acuerdos establecidos con el donante. Explica las restricciones pertinentes a los usuarios potenciales y
las aplica equitativamente. 7. El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los
límites de la legislación pertinente. El archivista cuida que la privacidad personal, corporativa y la seguridad
nacional sean protegidas sin por ello destruir información, especialmente en el caso de los documentos
electrónicos para los que la puesta al día y la eliminación de los mismos es una práctica común. Tiene que
respetar la privacidad de los autores y de los individuos que aparecen en los documentos, especialmente
de aquellos que no tuvieron ni voz ni voto en la manera en la que se iba a disponer de los materiales‖.
Disponible en https://www.ica.org/sites/default/files/ICA_1996-09-06_code%20of%20ethics_ES.pdf 8 Disponible en https://www.ica.org/es/la-declaracion-universal-de-los-archivos-uda.
Mariana Nazar | 28
práctica profesional proporciona una orientación para examinar y revisar los
procesos‖ (ICA, 2012: p.5). Básicamente, estos principios proporcionan a los/as
archivistas una base de referencia externa que les permite medir sus prácticas
de acceso existentes, y apoyar a los colegas que buscan adoptar nuevas reglas
de acceso o modificar las existentes. Dicha declaración se encuentra accesible
en la página web del ICA en inglés, francés, español, catalán, chino, japonés,
gallego, árabe, alemán, portugués, rumano, croata y hebreo9.
Por último, en el pasado año, se han publicado los ―Principios básicos sobre el
papel de archiveros y gestores de documentos en la defensa de los derechos
humanos‖10, documento elaborado por el Grupo de Trabajo de Derechos
Humanos del ICA que también es una ineludible herramienta de orientación de
trabajo en pos del acceso en nuestros archivos. Los/as archivistas y gestores de
documentos que manejan archivos relacionados con los derechos humanos
suelen tener que lidiar con aspectos legales, cuestiones de política social y
temas de ética personal y profesional específicos a este campo de acción.
Como se señala en el documento, en muchas naciones la situación es compleja,
pero una forma de gestionarla es atendiendo a las mejores prácticas
profesionales, ya que los/as archivistas y gestores de documentos en variadas
situaciones e instituciones se pueden encontrar bajo presión si intentan
gestionar tales archivos11.
Los principios constan de dos partes: un preámbulo y el conjunto de
principios12.
Todos estos documentos, que reflejan el establecimiento de principios y que
colaboran dando recomendaciones, han sido generados y promovidos por
quienes se esfuerzan por hacer efectivo el ejercicio de los derechos; por quienes
enfrentados/as cotidianamente con los desafíos de la implementación buscan la
manera de que los mismos no sean una cuestión de mera retórica y se 9 Disponible en https://www.ica.org/es/principios-de-acceso-a-los-archivos.
10 Disponible en https://www.ica.org/es/principios-b%C3%A1sicos-sobre-el-papel-de-archiveros-y-gesto
res -de-documentos-en-la-defensa-de-loS. 11
Como que no se les permita tener acceso a los documentos para su gestión o valoración; ser
presionados/as para aprobar la eliminación de archivos que ellos/as crean tienen implicaciones en los
derechos humanos; ser instruidos/as para no dar a conocer en los instrumentos de descripción que los
archivos existen; es posible que no puedan adoptar las medidas de preservación necesarias de estos
archivos; que no se les permita tomar decisiones acerca del acceso público a estos archivos o facilitarlos a
investigadores cualificados; o que sea posible que teman represalias si deciden seguir principios
profesionales. 12
El preámbulo ofrece el marco conceptual para los principios. Cada principio está acompañado de un
texto explicativo que no forma parte del principio. Los principios están agrupados en cinco secciones. Las
dos primeras abordan las funciones básicas en archivística; la tercera trata de las situaciones especiales en
las que se trabaja con archivos que pueden documentar acciones condenables y con archivos desplazados;
las secciones cuarta y quinta se dedican a los roles y derechos de los archiveros y gestores de documentos
como profesionales.
Mariana Nazar | 29
transformen en realidades. Hoy en día, en cualquier foro al que asistamos en
materia de acceso a la información, una de las cuestiones que nos
encontraremos señaladas como cruciales de resolver será el ejercicio efectivo
del derecho de acceso y el de la implementación de las leyes.
Desafíos detectados para la implementación de las leyes de acceso y
limitaciones a la accesibilidad documental
¿Cuáles son los inconvenientes que se están detectando en la implementación
de las leyes de acceso?
Vamos a mencionar un ejemplo de coincidencias. En Buenos Aires, se realizaron
en un mismo día dos eventos vinculados a cuestiones de acceso a la
información. Uno fue las ―Jornadas sobre Acceso a la información pública:
desafíos para la implementación de la nueva ley en Argentina‖13 y otro fue la
―Conferencia: Evaluación de documentos, acceso y transparencia en entornos
digitales‖14. En ambos eventos, se señalaron como uno de los grandes desafíos
el tema de la implementación de la gestión documental y del acceso a los
archivos. En las primeras jornadas mencionadas, el Consejero Regional de
Comunicación e Información de la Oficina Regional de la UNESCO en
Montevideo, Dr. Guilherme Canela, en una presentación titulada ―Tenemos ley
¿ahora qué?‖ señalaba 10 desafíos para la implementación de las leyes de
acceso; el 4º era la gestión documental. En la conferencia, el Director de la
Agencia Nacional de Acceso a la información, Dr. Eduardo Bertoni, mencionó 3
prioridades de trabajo para la Agencia, la 2º era la gestión documental.
―Necesitamos guardar la información en forma eficiente para poder encontrarla
y dar el acceso correspondiente. Si no sabemos cómo la estamos guardando,
¿cómo podríamos recuperarla?―.
Con estos ejemplos lo que pretendemos señalar es que empieza a quedar claro
que la legislación es solo un aspecto sobre el que es necesario avanzar, pero
que una vez que están sancionadas las leyes se abre el desafío de la
implementación para poder articular el precepto normativo con la práctica
concreta y ver la forma en la que se puede cumplir con lo que la ley demanda.
13
Llevadas a cabo los días 21 y 22 de septiembre de 2017 en el Museo de Arte Moderno, fueron
organizadas por la Asociación Civil por la Igualdad y la Justicia (ACIJ) y la Secretaría de Asuntos Políticos e
Institucionales del Ministerio del Interior, Obras Públicas y Vivienda, con el acompañamiento de UNESCO y
la Embajada de Estados Unidos. 14
Llevada a cabo el 21 de septiembre de 2017 en el Auditorio del AGN, y organizada por el Programa de
Capacitación del mismo, fue brindada por el especialista catalán Lluís-Esteve Casellas i Serra y fue
presentada por el recientemente designado Director de la Oficina de Acceso a la Información, Eduardo
Bertoni. Puede verse en http://www.agnargentina.gob.ar/conferencias.html.
Mariana Nazar | 30
Podemos decir que uno de los grandes inconvenientes detectados es la
necesidad de articulación y diálogo entre las diferentes áreas implicadas. Las
áreas de acceso, las áreas de transparencia y de gobierno abierto, las de gestión
documental y los archivos, deben trabajar interrelacionadamente. En Argentina,
por lo menos, estamos teniendo grandes inconvenientes de comunicación entre
las mismas.
Por otro lado, desde la gestión documental se detectan inconvenientes de
desarrollo cuando no existen las áreas de archivos en los organigramas. Es
necesario garantizar recursos para su funcionamiento, como es necesario
asegurar las buenas prácticas en materia de identificación, clasificación y
preservación a largo plazo, y regular y establecer plazos para las excepciones y
la evaluación documental. Esto se hace más acuciante aún en el entorno
electrónico.
En Argentina, hemos detectado que se requiere de un fuerte trabajo en materia
de implementación para garantizar la posibilidad de recuperar la información en
el largo plazo (identificación, clasificación y preservación para asegurar la
autenticidad, fiabilidad y recuperabilidad) y la regulación y establecimiento de
plazos para las excepciones (clasificación de seguridad y datos sensibles) así
como para llevar adelante la evaluación de plazos de guarda y de
comunicabilidad. Estas son las grandes tareas que tenemos por delante y que
nos permitirían posicionarnos como interlocutores eficientes con las personas
que están trabajando en materia de acceso para establecer soluciones
concretas, que a su vez mejorarían las condiciones de trabajo en los Archivos15.
Sobre lo que nos interesa insistir en esta presentación es que en materia de
derecho de acceso a la información, la generación de normativa que venga a
cumplir y/o facilitar el derecho de acceso es un gran paso en materia de
democratización del funcionamiento de la sociedad, y es esa misma sociedad la
que está requiriendo que nosotros/as como archivistas podamos colaborar y
brindar soluciones en los inconvenientes que surgen a la hora de implementarla.
Este es un momento donde los archivistas podemos posicionarnos, mostrarnos
diciendo ―¡Ey, acá estamos y tenemos mucho para ofrecer!‖. La cuestión será
cómo lo vamos a hacer. El riesgo a evitar será no caer en el facilismo de dar
soluciones rápidas a gusto del consumidor, que nos permitan tener un buen
sueldo, pero que atenten contra la preservación integral a largo plazo de
15
Sobre este tema puede verse Casellas i Serra,Lluís-Esteve (2015): ―TRANSPARÈNCIA EN
L’ADMINISTRACIÓ PÚBLICA: Què hi aportem els arxivers?‖ en LLIGALL 38. REVISTA CATALANA
D’ARXIVÍSTICA, disponible en https://arxivers.com/index.php/documents/publicacions/revista-lligall-
1/lligall-38-1/1522-2-3-transparencia-en-ladministracio/file.
Mariana Nazar | 31
algunos documentos. De alguna manera, lo que queremos plantear en esta
presentación es que en este proceso los/as archivistas tenemos una
oportunidad, pero también un desafío ético muy importante.
En ese sentido, y para poder evaluar más claramente este desafío, siempre es
ordenador volver a ese clásico estudio RAMP preparado por Michel Duchein
(1983) ―Los obstáculos que se oponen al acceso, a la utilización y a la
transferencia de información conservada en los Archivos‖ donde distinguía las
limitaciones a la accesibilidad documental entre aquellas vinculadas al orden
práctico y las vinculadas al orden legal.
Poder pensar ordenadamente estas cuestiones quizás nos permita comunicar de
forma más resumida a los funcionarios públicos que el camino del acceso a la
información, no alcanza con citar la existencia de una ley que ampara nuestro
derecho de acceder a la información pública, sino que también es necesario que
se den determinadas garantías de acceso en el orden práctico y se colabore en
la especificación y claridad respecto a las limitaciones de orden legal.
Condiciones de accesibilidad documental
Orden práctico Orden legal
1) Conservación física de los documentos.
2) Existencia de repositorios, servicios y
equipamiento en los archivos.
3) Organización y el respeto de los fondos
documentales.
4) Asignación de medios económicos y de
personal.
5) Elaboración de instrumentos de
descripción y auxiliares.
6) Existencia de maquinaria adecuada para
la lectura de documentos audiovisuales o
informatizados.
7) Difusión (de archivos, documentos y
descriptores).
8) Posibilidad de realizar reprografías para
evitar la excesiva manipulación de los
originales.
1) La necesidad de proteger la seguridad
del Estado y sus relaciones multilaterales
(documentación clasificada).
2) El respeto a la vida privada
(protección de los datos sensibles).
3) La propiedad intelectual, el secreto
industrial y comercial.
4) El derecho a la propiedad privada de
los dueños de archivos.
Mariana Nazar | 32
En materia de orden práctico, y escalando desde la situación más compleja (o
irreversible) de resolver: si no están preservados los soportes en los que está la
información no habrá acceso posible (y hablamos de los soportes en general, no
solo en papel sino también en electrónico). Si no hay depósitos, mobiliario y
equipamiento para resguardar la documentación tampoco habrá acceso. Si la
documentación no está organizada, si no la tenemos identificada, ni sabemos a
qué fondo/s documental/es pertenece, no hay información hallable posible. Si
no se asigna personal y recursos para las tareas; si no contamos con
instrumentos de descripción y búsqueda, si no hay formas de recuperar esa
información…Si no contamos con la maquinaria adecuada para la
documentación que la requiere para ser visualizada. Si tenemos realizado todo
este trabajo pero nadie sabe que el área existe, el acceso se tornará muy difícil.
Básicamente: si no hay recursos contemplados para llevar adelante las tareas
archivísticas, el acceso quedará librado a la suerte de encontrar una aguja en un
pajar.
Por otro lado hay limitaciones de orden legal, excepciones, que están
contempladas en las normativas de acceso pero que no son limitaciones
absolutas. Por ejemplo: la clasificación de seguridad de la información de
archivos (documentación clasificada como confidencial, secreta o reservada). La
posibilidad de que exista documentación de carácter secreto, confidencial o
reservado está contemplada en la normativa, pero ello no implica que sea una
clasificación absoluta. ¿Cómo podemos colaborar los/as archivistas para
fortalecer el derecho de acceso a la información en este caso?
En principio, basándonos en los principios de máxima apertura -uno de los
principios básicos que mencionamos anteriormente- insistir en que la
clasificación de seguridad de la documentación debe estar regulada por normas
claras que deben ser públicas.
Dichas normas deben establecer el procedimiento a través del cual se clasifica la
información, presentarse una lista con la descripción de la documentación que
no está habilitada al acceso (lo cual podría ser una lista de series documentales)
en función de que la información vinculada al cumplimento de determinada
actividad debe ser restringida, asignar claramente la responsabilidad de la
correcta aplicación de la normativa y también establecer plazos de
comunicabilidad y de guarda. Que exista documentación secreta no significa
que tenga que serlo para siempre, que cualquier agente puede asignarle dicha
categoría, o que no tenga que haber plazos para que esta información se haga
pública; incluso si es documentación que pasado su plazo de guarda
Mariana Nazar | 33
precaucional haya sido evaluada como no permanente, tiene que contar con un
plazo de tiempo en el cual se dé la apertura de la misma.
Todo esto, que parece una obviedad absoluta, en la Argentina no sucede.
La otra gran limitación de orden legal, también planteada como excepción en
las leyes de acceso, tiene que ver con el respeto a la vida privada y la protección
de datos sensibles. De la misma manera, es importante destacar que no tiene
por qué transformarse esto en una restricción absoluta al acceso.
Como archivistas podemos presentar formas o técnicas de disociación de
información para la consulta de documentación que contiene datos personales
o sensibles. Pero también podemos colaborar en que desde la gestión
documental se puedan planificar, o establecer parámetros que hagan la
disociación en forma automática y facilite la tarea que de otra forma se haría a
posteriori. También es necesario poder determinar plazos para que la
protección de la intimidad de las personas no tenga que ser una cuestión que
dure para siempre, analizar la coacción con otros derechos, establecer
posibilidades de revisión. Asimismo, es importante diferenciar en este tema las
instancias de preservación, de las de acceso, respecto de la posibilidad de
realizar reprografías y/o de difundirlo. Básicamente, que no se pueda acceder a
documentación que contiene información sensible no quiere decir que esa
información deba ser eliminada una vez ―finalizado el motivo por el que fue
creada‖. El posible valor secundario de los documentos que contienen datos
personales o sensibles, la ley argentina no lo contempla16. Diferenciar estas
instancias nos permite argumentar que la documentación no tiene por qué ser
eliminada, que puede ser preservada sin darse al acceso durante determinada
cantidad de tiempo, o permitir que sea accesible pero no por ello ser difundida.
A modo de reflexión final
En estos momentos, en que el acceso a la información es un asunto muy
valorado en las agendas políticas de los Estados, es importante que los/as
archivistas podamos presentarnos como especialistas de un campo que está
disponible para brindar herramientas que favorezcan la implementación del
mismo.
Para ello, es clave que podamos interiorizar en nosotros/as mismos/as, instalar
en nuestras organizaciones y difundir en la sociedad el cambio de paradigma
que significa pasar de pensar la administración del Estado como una instancia
16
Ley 25326, artículo 4 inciso 7: ―los datos deben ser destruidos cuando hayan dejado de ser necesarios o
pertinentes a los fines para los cuales hubiesen sido recolectados‖.
Mariana Nazar | 34
guiada por el secreto y la seguridad, donde los funcionarios y agentes
entendían la documentación producida como propia, a pensar que la
Administración, en tanto parte del sistema democrático republicano de
gobierno, es un elemento intrínseco de la soberanía popular y por lo tanto debe
ser accesible a todos/as sus ciudadanos/as y guiarse por los principios de
transparencia y rendición de cuentas de los/as funcionarios y los/as
trabajadores/as del Estado hacia esa ciudadanía.
En ese sentido, también es importante interiorizar, instalar y difundir la triple
función social de los Archivos para despegarnos de la imagen social donde
los/as archivistas somos los/as que nos encargamos de los documentos viejos,
recibiendo a historiadores viejos o fetichistas variopintos en lugares
monumentales, oscuros y llenos de polvo. Debemos poder ofrecernos, también,
como agentes que pueden colaborar en la recuperación de información que
hace a la memoria de la institución productora y colabora así con su
funcionamiento cotidiano y/o que permite identificar documentación que
asegura el ejercicio de derechos ciudadanos.
Es necesario que podamos interiorizar, instalar y difundir la idea de que el
derecho de acceso a la información, y a la documentación en la que la misma se
soporta, es un derecho humano e instrumental ya que es un derecho a partir del
cual se asegura el ejercicio de otros diversos derechos.
En la región venimos presenciando la sanción de normativa referida al derecho
de acceso a la información. A partir de la misma empiezan a visualizarse la
variedad de inconvenientes que se detectan en el camino de su
implementación.
Nosotros/as, en tanto archivistas, tenemos la oportunidad de ofrecernos para
colaborar con la implementación eficiente de este derecho a partir de trabajar
en función de las buenas prácticas. Los principios mencionados a lo largo de
este trabajo pueden servir de guía en los momentos en que no sabemos cuál es
la decisión correcta y cuál es el trabajo que hay que realizar. No debemos
olvidar que nuestra responsabilidad como archivistas es facilitar que los
Archivos puedan cumplir con su triple función social, respetando la integridad
de los mismos y haciéndonos cargo de que nuestra función no es sólo brindar
documentos, sino brindar documentos en contexto.
Para poder trabajar en esa línea, también es importante – y en Argentina es un
tema pendiente- que exista el reconocimiento de nuestra tarea y que podamos
avanzar en la profesionalización de la disciplina.
Nuestro aporte en materia de implementación de las leyes de acceso debe
poder basarse, como toda tarea archivística, en planificaciones estratégicas que
Mariana Nazar | 35
vayan de lo general a lo particular, donde se puedan identificar las limitaciones
al acceso no para inmovilizarnos sino para poder superarlas en función de las
prioridades que así lo requieran y presentar a los funcionarios y/o autoridades
que tengamos delante las mejoras en el acceso a nuestros archivos como
ejercicio de un derecho fundamental, requisito del Estado democrático y
parámetro respecto a su desarrollo. Estamos en un ―momento bisagra‖ y, en ese
sentido, es importante destacar la importancia de que asumamos el rol que
tenemos en este proceso. Sea que nos comprometamos para mejorar las
condiciones de acceso o que nos dejemos ganar por la inercia de que las cosas
―siempre se hicieron así‖, todo lo que hagamos tiene consecuencias políticas.
Como ya han destacado innumerable cantidad de pensadores/as, las decisiones
que tomamos cada día nos posicionan políticamente, construyen nuestro futuro
y la sociedad que habitamos. Estamos en un momento donde tenemos mucho
para aportar, lo que hagamos durante el desarrollo de nuestras tareas nos va a
orientar hacia la transparencia y el acceso o va a aportar hacia la opacidad. No
existe la dicotomía entre ser y no ser. ―Somos lo que somos‖17, y somos lo que
hacemos… Estemos a la altura de trabajar en pos del ejercicio de derechos.
17
―No se trata de ser o no ser…Es ser o ser, somos lo que somos, ésa es la cuestión‖ Judith Butler en la
conferencia ―Cuerpos que todavía importan‖, brindada en UnTREF, Caseros, Buenos Aires, 16 de
septiembre de 2015. Disponible en https://www.youtube.com/watch?v=-UP5xHhz17s.
Mariana Nazar | 36
Bibliografía citada
-Ackerman, John y Sandoval, Irma (2008): ―Leyes de Acceso a la Información en
el Mundo‖, editado por el IFAI (Instituto Federal de Acceso a la Información) de
México.
-Bertoni, Eduardo (2017) en ―Conferencia: Evaluación de documentos, acceso y
transparencia en entornos digitales‖, 21 de septiembre en el Auditorio del AGN,
disponible en: http://www.agnargentina.gob.ar/conferencias.html.
-Butler, Judith (2015): ―Cuerpos que todavía importan‖ conferencia brindada en
UnTREF, Caseros, Buenos Aires, 16 de septiembre. Disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=-UP5xHhz17s.
-Casellas i Serra, Lluís-Esteve (2015): ―TRANSPARÈNCIA EN L’ADMINISTRACIÓ
PÚBLICA: Què hi aportem els arxivers?‖ en LLIGALL 38. REVISTA CATALANA
D’ARXIVÍSTICA, disponible en: https://arxivers.com/index.php/documents/
publicacions/revista-lligall-1/lligall-38-1/1522-2-3-transparencia-en-
ladministracio/file.
Consejo Internacional de Archivos.
-1996. Código de Deontología para Archiveros (comentado, 2008) disponible en
http://servicio.us.es/archivous/Doc/CODIGO.pdf.
- 2012. Principios de acceso a los archivos, adoptados en la Asamblea General
del Consejo Internacional de Archivos, disponible en castellano en:
www.ica.org/download.php?id=1758.
- 2016 Grupo de Trabajo de Derechos Humanos. ―Principios Básicos sobre el
Papel de los Archiveros y gestores de documentos en Defensa de los Derechos
Humanos‖, disponible en: http://www.ica.org/es/principios-b%C3%A1sicos-
sobre-el-papel-de-archiveros-y-gestores-de-documentos-en-la-defensa-de-los.
-Duchein, Michel (1983): Los obstáculos que se oponen al acceso, a la utilización
y a la transferencia de información conservada en los Archivos: Un estudio del
RAMP, París, Unesco.
-Hill, Benjamín (2015): ―Transparencia reactiva y proactiva: hermanas que no se
hablan‖, 11/08/2015 en: http://themexicantimes.mx/transparenciareactivay
proactiva/.
-UNESCO (2011): Declaración Universal sobre los Archivos. Disponible en:
http://unesdoc.unesco.org/images/0021/002134/213423s.pdf.
Mariana Nazar | 37
Normativa citada
Organización de Estados Americanos
- COMITÉ JURÍDICO INTERAMERICANO de la OEA: Resolución 147 del año
2008 (CJI/RES. 147 (LXXIII-O/08) Principios de acceso a la Información.
- Asamblea General de la Organización de Estados Americanos: LEY
MODELO INTERAMERICANA SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA, 8 de junio de 2010.
Argentina
- Ley N° 25.326 ―Habeas data y protección de datos personales y
sensibles‖.
- Ley N° 27.275 ―Derecho de acceso a la información Pública‖.
Brasil
- Ley N° 12.527 ―Ley de Acceso a la Información Pública‖.
Chile
- Ley N° 20.285 ―Ley de Acceso a la Información Pública‖.
Paraguay
- Ley N° 5.282 ―De Libre Acceso Ciudadano a la Información Pública y
Transparencia Gubernamental‖.
Uruguay
- Ley N° 18.381 ―Ley de Acceso a la Información Pública‖.
Ana Celia Rodrigues | 38
Enseñanza e investigación:
Perspectivas de integración para la formación archivística
Dra. Ana Célia Rodrigues
Introducción
La Archivística científica nació en el siglo XIX, unida a la Diplomática y la
Biblioteconomía, de donde se nutrió para su lenguaje inicial y de las cuales hizo
préstamos metodológicos que marcan sus orígenes. Sin embargo, solo
encuentra su independencia como disciplina en el momento en que se reconoce
que los documentos deben ser organizados de acuerdo con el funcionamiento
del órgano que los produjo, con quienes mantiene estrecha e indisociable
relación.
Al igual que otras disciplinas, su proceso de construcción teórica se viene
desarrollando a través de la observación y la experiencia, resultando en su
delimitación conceptual y metodológica, que la identifica y la distingue de otras
ciencias afines. Como tal es el resultado de un proceso acumulativo de
experiencias y de estudios que se incorporaron al debate científico,
configurándose su cuerpo teórico. El conocimiento producido involucra el
desarrollo de la teoría y la metodología, de los aspectos que regulan sus
prácticas y de la formación de profesionales capaces de actuar con eficiencia en
el mercado de trabajo (Rosales Bada, s/d).
Esta disciplina tiene por objeto de estudio el documento, dimensión en la que
mantiene un diálogo necesario con otras ciencias. Pero el documento de
archivo, como integrante de conjuntos orgánicos provenientes de un contexto
específico, se diferencia de otros conjuntos documentales, tales como las
colecciones.
El énfasis puesto en las actividades de investigación, con miras a la elevación del
nivel de calidad y construcción de la archivística como ciencia requiere que las
tareas relacionadas con la investigación, sistematización y diseminación del
Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal Fluminense.
Ana Celia Rodrigues | 39
conocimiento fundamenten los trabajos desarrollados por los archiveros en
todo el mundo.
La introducción de la gestión de documentos en las prácticas profesionales es
un importante elemento que viene a contribuir al incremento de la investigación
en el área, permitiendo la consolidación de una metodología archivística para el
tratamiento documental que pasó a considerar el documento en todo su ciclo
de vida, desde el momento de la producción, de su génesis, hasta su destino
final: eliminación o transferencia para conservación permanente, sean estos
documentos convencionales o digitales.
Entre los años 80 a los 90 del siglo pasado, período marcado por el pleno
desarrollo de la tecnología, la adopción de procedimientos normalizados fue el
tema que ocupó el centro de los debates teóricos.
En el ámbito de los archivos se observa la existencia de inmensas masas de
documentos acumulados, sin identificación y tratamiento adecuado, situación
que convive, en contrapunto, con la introducción de la tecnología, determinante
de una producción documental indiscriminada que demandaba planificación y
control para implantación de los programas de gestión de documentos.
En este contexto se plantean las preocupaciones que involucran la correcta
identificación de documentos de archivo, cuya clave para su caracterización
reside en el estrecho vínculo que mantiene con la función y actividad
desarrollada por el órgano que lo produjo, perspectiva que debe orientar los
procedimientos de gestión documental.
Los estudios de génesis documental asumen relevancia y asistimos a una
revisión de la Diplomática, cuya base teórico-metodológica pasó a ser utilizada
para la comprensión de los documentos contemporáneos, aplicados al
tratamiento de fondos acumulados en Archivos y a los programas de gestión de
documentos, sea en ambiente convencional o electrónico. La Diplomática pasó
a ser valorada y aplicada al análisis de documentos orgánicamente acumulados
en Archivos, dando soporte a las discusiones sobre la construcción científica de
la archivística.
Para la ciencia, la investigación es una actividad nuclear. Permite una
aproximación y entendimiento de la realidad a ser investigada, proporcionando
los subsidios para una intervención en el real. Investigar significa, de forma muy
Ana Celia Rodrigues | 40
simple, buscar respuestas a indagaciones propuestas, para encontrar la solución
a un problema, que se obtienen a través de los métodos de investigación.
En el campo de la archivística, el término investigación involucra cuestiones y
problemas relativos al conocimiento científico del área. Una forma de acercarse
a este concepto es comprender las perspectivas que se presentan en este
contexto.
Por investigación en archivística, se puede entender la que se realiza sobre
cualquier tema o cuestión que se refiere al área de conocimiento y la que se
relaciona directamente con las prácticas vivenciadas por el archivero en su
rutina de trabajo, desarrollada en el ámbito institucional, denominada
identificación que consiste en estudiar analíticamente el documento de archivo
y los vínculos que mantiene con el órgano que lo produjo, sea en fase de
producción o de acumulación.
Se trata de un tipo de investigación científica particular que constituye una
herramienta de trabajo para el archivero. Una metodología de investigación que
se desarrolla, en los parámetros del rigor científico, como tarea preliminar y
necesaria a las funciones archivísticas de clasificación, evaluación, descripción y
planificación de la producción documental (creación). Es un trabajo de
investigación y de crítica sobre la génesis documental.
La diplomática revisitada por la archivística encuentra en la identificación un
nuevo espacio para el debate científico en torno al documento de archivo,
justificando una extensa producción científica sobre los aspectos que las
relacionan. Los artículos publicados revelan una profunda reflexión sobre su
enfoque teórico y pertinencia en la aplicabilidad práctica del método propuesto
para reconocer y denominar el documento, constituyéndose en la base sobre la
cual se desarrolla el tratamiento técnico en todas las fases de su ciclo de vida
documental.
Identificación como metodología de investigación para la archivística
El término identificación surge en el campo de la archivística en los años 1980,
cuando comenzó a ser utilizado en España por grupos de archiveros de la
Dirección de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura, para designar las
tareas de investigaciones realizadas sobre masas documentales acumuladas en
Archivos, a fin de elaborar propuestas de clasificación y evaluación. Pero fue en
el ámbito del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos
Ana Celia Rodrigues | 41
Administrativos, coordinado por España, y del que participaban España, Brasil,
México y Portugal, que el concepto de identificación fue formulado y divulgado
por María Luisa Conde Villaverde (1991) en las Primeras Jornadas de
Metodología para la Identificación y Evaluación de Fondos Documentales de las
Administraciones Públicas, celebradas en Madrid en 1991.
A partir de ese momento el uso del término y el concepto se consolidaron en el
medio archivístico español, siendo incorporados por el Diccionario de
Terminología Archivística, que la define como "fase del tratamiento archivístico
que consiste en la investigación y sistematización de las categorías
administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo"
(DTAE, 1993, p.37).
En este período Brasil integró el movimiento internacional que se formaba en
busca de referenciales metodológicos para resolver la cuestión de la
acumulación de documentos en los Archivos, problema común que compartían
los países iberoamericanos. Se merece hacer referencia a los trabajos de los
grupos que se crearon en el marco del Programa de Modernización
Administrativa del Archivo Nacional, cuyos resultados permitieron la
formulación del concepto de identificación incorporado por el Diccionario
Brasileño de Terminología Archivística (2005) que considera la identificación
como el "proceso de reconocimiento, sistematización y registro de información
sobre archivos, con vistas a su control físico y / o intelectual‖. En Brasil, el
concepto de identificación remite también al control físico de los archivos,
proponiendo la recolección de datos y registro de informaciones sobre la
situación de acumulación de los documentos (Rodrigues, 2008).
Los estudios desarrollados anteriormente por Rodrigues (2003, 2008, 2013)
sobre la construcción teórica de la metodología de identificación aplicada a la
archivística permitieron sistematizar los aspectos teóricos y metodológicos que
la caracterizan y su pertinencia como metodología de investigación para el
desarrollo de las prácticas archivísticas, relacionándola con las funciones de la
clasificación, evaluación, descripción y también con la planificación de la
producción documental.
La identificación es una metodología de investigación para la archivística, que
tiene por objeto de estudio el órgano productor y sus documentos. El estudio
del órgano productor tiene como base teórica el Derecho y la Administración y
de los documentos, la Diplomática, en su perspectiva clásica y contemporánea,
Ana Celia Rodrigues | 42
diálogos interdisciplinares que hace la archivística para la construcción teórica y
metodológica de la identificación. Es una tarea de naturaleza intelectual, que
precede y fundamenta las demás funciones que integran la metodología
archivística. El conocimiento producido en esta fase de investigación queda
registrado en instrumentos específicos, que informan las características de los
tipos documentales y del vínculo que mantiene con el contexto donde se
producen, base para la clasificación, evaluación, descripción, definición de los
requisitos de acceso y planificación de la creación de los documentos de
archivo.
La metodología versa sobre los "estudios institucionales", sumados al "análisis
documental", fundamentados en la aplicación directa del principio de
procedencia y del orden original (López Gómez, 1998, p.39).
Esta investigación puede ser desarrollada durante todas las fases del ciclo de
vida de los documentos, pudiendo, por lo tanto, incidir sobre el momento de su
producción, a efectos de implantación de programas de gestión de
documentos, o en el momento de su acumulación, para controlar fondos
recaudados a los archivos.
La observación de la situación que presenta el documento de archivo; el registro
de estas informaciones en instrumentos y el análisis de estos elementos es un
proceso de investigación científica, que produce conocimiento científico sobre
el objeto del área: el documento de archivo.
En este momento, el archivero / investigador establece un diálogo con su objeto
de estudio, interactuando con él, buscando respuestas a los problemas
diagnosticados y, en esta dimensión, el trabajo archivístico se reviste de
cientificidad, contribuyendo a la construcción de un conocimiento teórico que
tenga utilidad práctica de aplicación.
En el contexto de la identificación, la etapa de identificación de la tipología
documental encuentra sus fundamentos en la diplomática, en su abordaje
clásico y contemporáneo, revelando las contribuciones que esta disciplina ha
ofrecido para la construcción teórica de la archivística.
Diplomática y tipología documental como base de la identificación
La diplomática es el "preludio necesario a la archivística, como ciencia", afirmó
Giorgio Cencetti (1952, apud Duranti, 2005) en una conferencia celebrada en el
III Congreso Nacional Archivístico Italiano, en 1951. Si en esa dimensión
podemos entender la palabra preludio como el referente para el desarrollo
Ana Celia Rodrigues | 43
científico en el campo de la archivística, nos queda saber de qué manera los
parámetros conceptuales propuestos por la diplomática han sido y vienen
siendo utilizados para la construcción teórica de metodologías en el área y en
esta dimensión, para la enseñanza y la investigación en archivística, como base
de la formación del archivero hoy.
La diplomática es una ciencia, que comprende la teoría, el método y la práctica.
La teoría se refiere a la naturaleza del documento y sus componentes (soporte,
firma, personas competentes, acto administrativo, etc.). El método establece la
manera de proceder al análisis del documento. La práctica aplica la teoría y el
método a situaciones concretas de análisis documental, los estudios de casos.
En el campo de la ciencia archivística, la diplomática ha sido revisitada y
adaptada como una herramienta para comprender el complejo proceso de
producción de los documentos de la burocracia contemporánea. Con la
ampliación del campo de la archivística, que pasó a mirar el documento en todo
su ciclo de vida, y las necesidades de desarrollo de metodologías para sustentar
los nuevos programas archivísticos, incluyendo la evaluación y la planificación
de la producción documental, "los archiveros redescubren la importancia del
estudio crítico del documento y vuelven a la diplomática para probar los valores
de sus principios para documentos modernos y contemporáneos‖, resalta
Luciana Duranti (1995, p.36)
Tradicionalmente la diplomática ha estudiado el documento individual,
producto del hecho jurídico. El documento diplomático, en el enfoque clásico
de la Diplomática, es el documento individual, escrito, el cual los diplomatistas
analizan desde el punto de vista de la tradición (grado de transmisión de la
información), de los elementos de la forma y del proceso de elaboración, para
llegar a su autenticidad en el marco del sistema jurídico vigente.
En el sentido moderno de la diplomática, los documentos se analizan en la
dirección de su contexto de producción, en las relaciones entre las
competencias, funciones y actividades del órgano productor, por lo que
presenta sus profundas relaciones con la archivística.
Heloisa Bellotto (2004) hace distinción entre el objeto de la diplomática clásica y
la nueva diplomática, la tipología documental, y su método de análisis, que son
complementarios para la identificación de los documentos archivísticos. El
primero, de la diplomática clásica, porque a través de él se llega a la especie
documental; el segundo, porque contextualiza la especie en el ámbito de la
función que determina su producción, elemento que será denominativo del tipo
documental, objeto de estudio de la tipología documental, la perspectiva
contemporánea de la diplomática.
Ana Celia Rodrigues | 44
El documento de archivo se produce de forma involuntaria, en el transcurso de
una actividad. Es el residuo material de la acción que le da origen. Es la propia
acción "autodocumentada", como define Angelika Menne-Haritz (1998). De esta
característica esencial, inherente a su génesis, deriva su naturaleza probatoria.
Para la diplomática, concebida con el fin de probar a través de los documentos
la existencia de derechos patrimoniales de la iglesia, la fuerza probatoria del
documento se revela a partir de elementos que lo configuran, aspecto tratado
por la diplomática clásica para el documento medieval, pero que permite su
aplicabilidad a la comprensión de la génesis del documento producido hoy,
como resultado de procedimientos, como afirma Paola Carucci (1987, p.28).
Para la archivística, el estatuto probatorio del documento de archivo reside en la
relación establecida con su productor, depende de esta "naturaleza contextual",
como afirma Ana María de Almeida Camargo (2003, p.12). Esta capacidad de
probar el hecho que le da origen es el resultado de la especial relación que el
documento tiene con el órgano que lo produce, el vínculo que se revela en el
contenido por la actividad registrada, que constituye el núcleo de su identidad.
El concepto de vínculo archivístico, suficientemente discutido por Luciana
Duranti (1997), refiere a "la red de relaciones que cada documento tiene con los
documentos pertenecientes a un mismo conjunto", es la "relación que une cada
documento al anterior o posterior y, a todos aquellos que participan en la
misma actividad" (MacNeil, 2000, p. 94).
El vínculo archivístico es una parte esencial del documento y su principal
componente identificador. La identidad del documento de archivo se muestra a
través de los elementos que lo integran: su estructura y sustancia. Están
representadas a través de reglas, que contienen elementos intrínsecos y
extrínsecos. Estos caracteres se estudian desde el punto de vista de la
diplomática y también de la archivística.
Por esta razón no pueden ser reconocidos por el asunto, sino por la acción que
determinó su producción en determinado contexto. El tipo documental, la
denominación dada al documento de archivo, sintetiza esta perspectiva. La
finalidad de este estudio de tipología documental es "fijar los modelos de
unidades documentales, dándoles nombre propio y a partir de ellos, poder
conocer a las unidades documentales semejantes", permitiendo además
reconocer y formar las respectivas series documentales.
En esta perspectiva, se puede afirmar que entre la diplomática y la archivística
existen sólidos vínculos de interrelación y complementariedad, establecidos en
razón de compartir un objeto común: el documento.
Ana Celia Rodrigues | 45
La identificación del tipo documental, proceso que se realiza sobre la base del
reconocimiento de los elementos internos y externos del documento, es el
parámetro para la definición de las series documentales y, por lo tanto, del
desarrollo de las funciones archivísticas a partir de requisitos normalizados.
Estos parámetros fundamentan los estudios de los documentos en el contexto
de la identificación, parámetro de la investigación y la enseñanza de la
archivística.
La investigación como práctica para la enseñanza de la archivística
A partir de la introducción de la gestión de documentos en el campo
profesional del archivero, específicamente para atender las demandas de
evaluación documental y planificación de la producción de documentos en
medio electrónico, los estudios de identificación de la génesis documental se
tornaron más recurrentes en el área.
Las necesidades de la sociedad son más rápidas y el profesional de archivos
debe ser capaz de responder con la misma agilidad de su evolución. Las
respuestas a estas demandas y la forma en que los estudiantes de archivística
aprenden a formularlas dependen del tipo de enseñanza que se ofrece, y la
investigación ocupa un lugar central en la formación del profesional de archivos.
El archivero erudito, cuidador de los documentos, cedió lugar a un profesional
de actitud abierta al análisis, a la discusión y la crítica. Actitud pautada en el
rigor científico con la finalidad para estudiar y tratar el documento de archivo,
revelando la esencia de su naturaleza probatoria.
Hoy, la naturaleza de los problemas con los que el archivero se enfrenta
diariamente en la realización de los trabajos prácticos es muy compleja. Uno de
los desafíos que se plantea a la archivística consiste en la formación de un
profesional que sea capaz de reflexionar y tomar decisiones en contextos que
presenten complejidad en lo que se refiere a la producción de documentos y a
su acumulación en archivos.
En esta perspectiva, se debe considerar que la investigación y el uso del
conocimiento técnico-científico son actividades permanentes en la carrera del
profesional. La discusión en torno a las competencias y habilidades que deben
permear el perfil del archivero es un tema que tangencia necesariamente a la
necesidad de ofrecer un referencial que conduzca a los alumnos a la reflexión
crítica del objeto de estudio de la archivística y de metodología para
investigarlo.
Ana Celia Rodrigues | 46
Luciana Duranti (2005) destaca que existe la necesidad de establecer dentro de
los "programas archivísticos proyectos de investigación que traten de los
desafíos contemporáneos, y que involucren a los estudiantes profundamente en
el desarrollo de un nuevo conocimiento teórico y/o metodológico." El resultado
de este proceso de enseñanza garantiza una actuación eficaz, orientada a
atender a las necesidades de una sociedad en permanente evolución.
El objetivo es que el alumno asimile el mecanismo de producción del
conocimiento científico y el papel de la metodología como instrumento de
enriquecimiento de la práctica archivística, mediante la aplicación de los
principios teóricos.
Es absolutamente vital que la educación archivística continúe enfocando la
teoría como el principal punto de referencia para entender y controlar nuevos
y crecientes complejos de documentos, pero tal teoría se está desarrollando
rápidamente como un resultado de la investigación que intenta encontrar los
desafíos presentados por la tecnología de la información, y así también son los
métodos, que cambian según la necesidad (Duranti, s/d, p.2).
En 1993, en la UBC, comienzan las investigaciones archivísticas para desarrollar
medios que permitan abordar la cuestión de los documentos digitales. El
método inductivo fundamentó el proyecto y dos ejes teóricos orientaron la
investigación: primero, definieron los componentes necesarios para caracterizar
un documento archivístico, reuniendo un conjunto de reglas; segundo,
analizaron todos los tipos de contextos que tenían influencia sobre el
documento de archivo.
Construyeron un modelo de análisis, enumerando todos los elementos que
caracterizan un documento archivístico y, a partir de él, pasaron a observar
dónde estos componentes aparecían en los sistemas de información. Uno de los
objetivos principales fue establecer requisitos conceptuales para evaluar la
autenticidad de los documentos electrónicos, cuya metodología principal
consistía en analizar los sistemas electrónicos archivísticos, a partir del modelo
preconizado que permitía comparaciones entre las características de los
sistemas.
El principio metodológico del proyecto de la UBC era "comparar lo que no es
conocido, con lo que es conocido", el documento de archivo. Este documento
se formateó a partir de un conjunto de reglas, verificables a través del análisis
crítico de la diplomática, cuyos componentes sirvieron de base para la
Ana Celia Rodrigues | 47
elaboración de este modelo comparativo para la realidad tecnológica definida
en el ámbito del proyecto (Duranti, 2005).
A los estudiantes del programa de graduación se les asignó la responsabilidad
de analizar casos de sistemas informatizados de documentos, se identificaron
las discrepancias y fallas que serían discutidas en clase antes de ser presentadas
a todo el grupo de la investigación.
MacNeil (2000, p.111) resalta que los descubrimientos del proyecto de la UBC,
ofrecieron una respuesta imparcial y precisa sobre las características de un
documento electrónico, confiable y auténtico en su ambiente. Esta idea, que
fundamentó el proyecto de la UBC en asociación con el Pentágono, orientó la
continuidad de las investigaciones en los proyectos que siguieron, el InterPARES
I y II.
Esto demuestra cómo la diplomática evolucionó a través de la investigación y su
diseminación, y cómo este proceso de desarrollo contribuye con medios
fundamentales para la educación de los alumnos de graduación.
Es necesario que el estudiante de archivística aprenda a reconocer su objeto de
estudio, el documento de archivo, para sostener el debate interdisciplinario y
garantizar la especificidad de su área de actuación. Esto presupone el
reconocimiento de las características inherentes a su naturaleza probatoria,
contextualizándolo en el ámbito del órgano productor, demostrando así la
razón de su producción y acumulación en un conjunto orgánico.
En mi experiencia docente, venimos desarrollando investigaciones de
identificación archivística con alumnos de grado, en el ámbito de la Diplomática
y ahora se va ofrecer identificación archivística como curso independiente en la
grilla curricular. La base conceptual de esta propuesta reside en el estudio sobre
el documento de archivo, tomado como punto de partida para la realización de
las prácticas archivísticas. Los estudiantes realizan estudios de caso, utilizando la
metodología de identificación de tipología documental aplicada a la evaluación,
clasificación y descripción de conjuntos de documentos en el contexto de la
gestión documental y en el tratamiento de masas documentales acumuladas,
garantizando normalización de procedimientos e instrumentos. Los resultados
prácticos obtenidos en la aplicabilidad de este método de investigación,
demuestran su pertinencia para una intervención criteriosa y estandarizada en
todo el ciclo de vida del documento de archivo, despertando el interés de los
Ana Celia Rodrigues | 48
alumnos por los aspectos teóricos que involucran la sistematización de la
identificación archivística.
La relación establecida entre la diplomática y la identificación archivística revela
la pertinencia de estos fundamentos para la enseñanza de las funciones
archivísticas y en el ámbito de la investigación, la identificación es utilizada
como metodología para la producción de conocimiento científico en proyectos
de iniciación científica, desarrollados por alumnos del Curso de Archivística y de
maestría y doctorado en Programa de Pos-Graduação em Ciencia da Informação
de la Universidad Federal Fluminense, PPGCI/UFF, integrando la producción del
Grupo de Investigación "Génesis Documental Archivística", UFF/CNPq.
A través de la investigación es posible formar un profesional con competencia
para comprender la esencia del documento y deliberar con autonomía y
seguridad sobre sus prácticas, haciéndolas objetivas; perfeccionar los
instrumentos metodológicos e introducir las innovaciones necesarias, propias
del entorno científico.
En un cuadro de profundas transformaciones, el archivero debe ser formado
sobre el paradigma de "aprender a aprender". "Aprender a hacer" no es
suficiente para el archivero de la era de la información. (Jardím, 1999, p.95).
Esto significa decir que el archivero, para actuar profesionalmente, necesita
conocer los documentos, el órgano que los produjo y, sobre todo, las estrechas
relaciones establecidas entre ellos.
El archivero es un investigador por oficio, pero no un investigador de ningún
asunto. Es investigador de las instituciones cuyos documentos se encuentran
bajo su custodia y que debe organizar y describir mediante una metodología
archivística, que presentando bases científicas, le permite pisar en terreno firme
y seguro (López Gómez, 1998, p. 39).
En el ámbito de la enseñanza, esto permite una aproximación entre teoría y
práctica, colocando al profesional en contacto con programas concretos de
trabajo que le posibiliten disponer de criterios para reconocer y tratar los
documentos de archivo; desarrollar su capacidad de análisis y síntesis, utilizando
esta herramienta como referencial para sus prácticas profesionales,
reflexionando sobre la génesis del documento de archivo, en cualquier contexto
o situación archivística que se encuentre, a fin de proponer el tratamiento
técnico adecuado.
Ana Celia Rodrigues | 49
Este proceso contribuye decisivamente a la formación de archiveros cuyo perfil
comprende el desarrollo de habilidades necesarias para la búsqueda del
conocimiento teórico, utilizándolo adecuadamente para la solución de los
problemas que se presenten en su hacer diario y la elaboración de nuevos
conocimientos. La actitud científica debe ser eminentemente crítica, uno de los
presupuestos básicos para la enseñanza archivística. Esta actitud científica
puede concretarse, por ejemplo, cuando se realiza la identificación.
Consideraciones finales
En el campo de la archivística, estas reflexiones permiten el debate en torno al
perfil profesional deseado y el modelo de enseñanza ofrecido para formarlo. Es
necesario que el futuro archivero domine los contenidos específicos y pueda
enfrentar, de forma creativa y eficiente, los problemas inherentes a su actividad
profesional. En el área académica, a su vez, se busca formar archiveros que
tengan en la investigación científica, una de las bases para pensar su actuación.
Estos estudios posibilitan el delineamiento de un perfil profesional analítico, que
fundamente su actuación en la reflexión crítica sobre la naturaleza y
características del documento. No actúa más repitiendo modelos y técnicas
consagrados por la literatura tradicional, cuya aplicabilidad no siempre es
adecuada a la realidad en que se encuentra el objeto a ser tratado.
La diplomática es una disciplina investigativa que proporciona a archivística los
parámetros metodológicos necesarios para identificar la génesis de los
documentos de archivo en la búsqueda de soluciones para superar los desafíos
impuestos para su reconocimiento, gestión, organización y acceso, que confiere
al estudiante la seguridad para la toma de decisiones durante su proceso de
formación y actuación profesional.
El alumno se vuelve capaz de intervenir en la praxis pedagógica, pues utiliza
como referencial teórico los fundamentos teóricos tratados en disciplinas del
curso para iniciar el proceso de toma de decisiones sobre el trabajo a realizar.
Profesor y alumno se vuelven sujetos de un mismo proceso de formación y de
creación de un modelo de enseñanza articulado, estimulado por el ejercicio de
la observación y del análisis crítico de su objeto de estudio: el documento de
archivo. Esto presupone la investigación y la permanente indagación sobre su
relación con la práctica archivística.
La enseñanza de la diplomática, articulada con la práctica de investigación
involucrando estudios de caso desarrollados en el contexto de la identificación
archivística, debe ser considerada una premisa en el contexto de la educación
Ana Celia Rodrigues | 50
archivística. Esta metodología de enseñanza contribuye por un lado al desarrollo
científico del área y por otro, propicia el desarrollo de la reflexión crítica, base
fundamental de la formación archivística, permitiendo que el archivero se revele
un productor de conocimiento científico.
Se trata de una cuestión emergente en el contexto de las discusiones sobre la
enseñanza de la archivística y es imprescindible que estos parámetros pasen a
ocupar las agendas de investigaciones en el ámbito de las universidades.
Ana Celia Rodrigues | 51
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Álvaro Corbacho Casas y Yolanda Bisso Drago | 53
La cooperación iberoamericana, un modelo: la Red de Archivos
Diplomáticos Iberoamericanos
Mgter. Álvaro Corbacho Casas
Yolanda Bisso Drago
Es importante iniciar esta presentación comentando que la comunidad
iberoamericana conformada por 22 países, nace de las Cumbres de Jefes de
Estado y de Gobierno. En las reuniones periódicas celebradas en los diferentes
países de Iberoamérica, se van gestando las iniciativas de cooperación, que
después de cumplir con determinados requisitos, se pueden convertir en
programas. La cooperación iberoamericana ha reunido estas iniciativas,
programas y proyectos adscritos, en tres grupos, los de cohesión social, de
conocimiento y los del espacio cultural, en este último es donde se ubica la
RADI.
La Secretaría General Iberoamericana define claramente el modo en que se da la
cooperación:
―Se trata de un modelo único de cooperación gracias a su enfoque regional
amplio e integrador y a un diseño flexible y horizontal en el que la participación
es voluntaria y los países participan de acuerdo a sus prioridades nacionales.
Además, está basado en la solidaridad, que fortalece la comunidad formada por
los 22 países y que a través de acciones conjuntas contribuye al desarrollo
socioeconómico de la región‖.
La Red de Archivos Diplomáticos, ha hecho uso de este modelo único,
contribuyendo con el desarrollo de los archivos diplomáticos desde distintas
vertientes, la trasmisión de información conservada en sus acervos para el
apoyo de la gestión diaria de las cancillerías, la trasmisión del conocimiento,
experiencias y buenas prácticas para mejorar la calidad del trabajo y obtener
mejores resultados. La capacitación del personal de archivos en temas casi
exclusivos que brindan los fondos documentales de las Cancillerías que por su
característica común en la producción de series documentales idénticas o
similares le dan un carácter único, por lo que no es fácil encontrar como materia
Presidente de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos – RADI. Representante de la Cancillería peruana ante el Programa RADI. Contacto: [email protected]
Álvaro Corbacho Casas y Yolanda Bisso Drago | 54
en los cursos que se imparten en las escuelas de formación o centros
universitarios y por último la cooperación orientada a contribuir a la difusión de
los fondos documentales de los archivos para el aprovechamiento de quienes
hacen uso de su consulta.
Durante los primeros años de la Red, el Programa funcionó sin aportes
económicos. En ese período el esfuerzo de los archivos se centró de manera
exclusiva en afianzar la Red, implementando actividades que acercarán más a
los países que la integran, para ello fue necesario preparar información para ser
colocada en las páginas web de cada cancillería; investigar acerca de los inicios
de las relaciones diplomáticas y consulares y elaborar y publicar listados de los
representantes diplomáticos de nuestros países con la finalidad de intercambiar
información muy útil y frecuentemente solicitada en la gestión diaria de las
cancillerías. Estas tareas que nos impusimos se realizaron con dos propósitos,
darles inicialmente visibilidad a los archivos dentro de sus propias cancillerías y
posteriormente mostrarnos a la comunidad. En esta etapa el apoyo entre
archivos también se dio en una buena parte de manera bilateral. Teniendo
como marco central la RADI se celebraron acuerdos entre los países. No fueron
pocas las oportunidades en que el país receptor de la cooperación no irrogaba
gasto alguno con la visita del funcionario del otro país que viajaba para efectuar
un diagnóstico, ayudarlo con asesoramiento para mejorar sus condiciones de
infraestructura, diseño de ambientes, recomendaciones sobre mobiliario y lo
más importante trasmisión de conocimientos. Se aprovechó las circunstancias
favorables, que algunos archivos se encontraban en mejores condiciones que
otros, y estos comprometieron su experiencia y aportaron en beneficio de los
menos favorecidos. Sin duda esto es cooperación.
Son varios los factores que contribuyen y facilitan la cooperación entre los
archivos diplomáticos: La naturaleza propia de las funciones y actividades de la
política exterior de los países y la organización interna de las cancillerías; La
tipología documental similar y los contenidos de la información que se
encuentra en los documentos diplomáticos y consulares; problemática parecida
y el recurso humano. Ello facilita el desarrollo de las acciones de cooperación.
Es a partir del año 2010 cuando el Programa ya estaba fortalecido, y con un
fondo económico suficiente para su mantenimiento, que se decide convocar a la
postulación de proyectos a ser financiados por la Red. Este le da una nueva
dimensión a la cooperación, que hasta el momento había sido únicamente de
buena voluntad entre los países sin aportes de recursos monetarios.
Álvaro Corbacho Casas y Yolanda Bisso Drago | 55
Los proyectos que se presentan para recibir una contribución de la Red, son
evaluados por un comité ad honorem integrado por tres destacadas archiveras
iberoamericanas quienes emiten un veredicto. Posteriormente en la reunión
anual, el Comité Intergubernamental de la RADI decidirá cuales se financian.
Hasta la fecha se han costeado 17 proyectos a 8 archivos diplomáticos.
La modalidad de gestión financiera también es especial, en algunos casos los
desembolsos de dinero van directamente al país beneficiado para que
administre los recursos y en otros es la propia Unidad Técnica de la RADI quien
administra el dinero y efectúa los pagos directamente desde el país sede.
Dentro de esta modalidad sui generis, la Unidad Técnica u otro país puede
efectuar compra de productos que se requieran para el desarrollo del proyecto
y se encargan de remitirlo a través de la embajada de ese país acreditada en el
país que brinda su apoyo.
Proyectos financiados:
Chile:
2010: Organización y conservación del Fondo Antártica del Archivo de la
Cancillería. http://163.247.50.16/webrree.nsf/fsPrincipal
2013: Puesta en valor del Fondo Inmigración: Organización, valoración y
descripción de la documentación.
2014: Puesta en valor del Fondo Inmigración: Sistematización de la
documentación. 2da parte.
2015: Catalogación, conservación y digitalización de 1000 imágenes de la
colección fotográfica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile
para su acceso (1950-2000).
Colombia:
2016: Elaboración de una Guía Metodológica para la Organización y
Recuperación de los Archivos Diplomáticos del país en el extranjero.
Cuba:
2013: Conservación, restauración y digitalización de Libros Consulares del
Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
México:
2010: Frontera Norte de México. Mapoteca del Archivo Histórico Genaro
Estrada del Archivo de la Secretaría de Relaciones Exteriores.
Álvaro Corbacho Casas y Yolanda Bisso Drago | 56
http://www.sre.gob.mx/acervo/index.php?option=com_content&vie
w=article&id=52&Itemid=330
2014: Conversión a formato digital del material de audio y video de la
Fototeca del Acervo Histórico Diplomático (AHD) de la Secretaría de
Relaciones Exteriores (SRE) de México.
2015: Grupo Documental Archivo de la Embajada de México en Estados
Unidos de América: Intervención y conservación de documentos
contaminados por microorganismos.
2016: Revisión de la normativa referida a la valoración documental
existente en los países iberoamericanos, a efectos de su aplicación en los
archivos diplomáticos.
Panamá:
2011: Pasantía para sugerir adaptaciones. Participación de dos
funcionarios en un Archivo modelo como es el Archivo General y
Documentación de la Cancillería de Perú.
2013: Compendio Documental. Cincuenta años, 9 de enero de 1964.
Paraguay:
2014: Capacitación de Recursos Humanos en Preservación y
Conservación de Documentos Históricos.
http://www.lanacion.com.py/articulo/166535-capacitan-recursos-
humanos-para-restaurar-documentos-historicos.html
Perú:
2010: catalogación y difusión de documentos sobre la Guerra de las
Repúblicas Aliadas del Pacífico contra España: año 1866.
2014: archivo del Presidente Augusto B. Leguía.
2016: la historia institucional de la Cancillería del Perú en imágenes de la
segunda mitad del S. XX.
Uruguay:
2011: Programa de digitalización de secciones documentales de alto
valor histórico.
Para finalizar es importante resaltar los resultados del trabajo de cooperación
que venimos realizando:
Álvaro Corbacho Casas y Yolanda Bisso Drago | 57
En el año 2007 se realizó un diagnóstico base para conocer la situación en la
que se encontraban los archivos de las cancillerías, y alinearlo con los objetivos
de la cooperación. Se contó con la participación de 19 de los 21 países que
conforman RADI.
En el año 2013, se trabajó en un segundo diagnóstico de los archivos de las
cancillerías, con la finalidad de conocer cuánto se había progresado durante
estos años. En esta ocasión participaron sólo 11 países de los 21 que conforman
la Red. Lograr la participación de todos los miembros, es uno de los retos que
enfrenta el Programa.
Sin embargo, en este segundo diagnóstico se pudo apreciar que los países
participantes han mejorado considerablemente en cuanto a su legislación
archivística, a la formación de los profesionales de archivo y a la infraestructura;
además del énfasis que se le ha otorgado a la digitalización de los documentos
y a la implementación de un sistema automatizado de archivos. Esto demuestra
que la cooperación entre los países integrantes (participantes activos) de la Red
está dando frutos.
A partir de dicho diagnóstico se preparó el Plan Operativo 2014 al 2020,
orientado a mejorar el nivel organizacional, implementar la gestión del
conocimiento, promover la formación profesional del personal que labora en los
archivos y la modernización de los mismos, alineando a la RADI con la hoja de
ruta planteada por la Cooperación Iberoamericana.
Una característica especial de la RADI es la modalidad como se lleva a cabo el
Programa, únicamente la Unidad Técnica cuenta con una consultora cuya
remuneración es asumida por la cooperación mexicana, todos los demás
miembros de la Red, incluyendo de manera especial al Presidente,
consideramos el trabajo que genera el Programa como una labor adicional a las
actividades regulares que se llevan a cabo en los archivos diplomáticos.
Compromiso que asumimos con cariño y dedicación.
Alicia Barnard Amozorrutia | 58
Los archivos digitales en el siglo 21.
Una cuestión de confianza
Alicia Barnard Amozorrutia*
Resumen
Las tecnologías de la información conllevan a nuevas formas de producción,
conservación y preservación de los documentos de archivo que se producen en
ambientes digitales, también ofrecen una oportunidad incontrovertible en la
interrelación de la sociedad con sus gobernantes a través de internet y los
servicios de cómputo en la nube. De esto dan cuenta la emisión de leyes y
normativa en materia de acceso a la información y transparencia, planes y
programas relacionados con el Gobierno Abierto y los Datos Abiertos, así como
la actualización reciente de leyes y normativa en materia de archivos. No
obstante que los documentos de archivo son materia prima en la
instrumentación de la legislación, normativas y planes como los mencionados,
aún se encuentran vacíos y confusiones respecto de su manejo, conduce a
cuestionar si es posible depositar la confianza en los mismos. A continuación, se
pretende ofrecer una aproximación sobre el impacto tecnológico en la gestión
documental, además se comentan algunos resultados de dos casos de estudio
relacionados con los archivos en cuanto a transparencia, acceso a la
información, gobierno abierto y datos abiertos para concluir algunas reflexiones
sobre el panorama sobre el manejo de los archivos en este siglo.
Palabras clave
Acceso a la información – gobierno abierto – transparencia – archivos –
Abstract
Information technologies lead to new forms of production, management and
preservation of records created in digital environments, they also offer an
incontrovertible opportunity in the interrelation of society with its rulers through
the internet and the services of cloud computing. This is reflected in the
issuance of laws and regulations on access to information and transparency,
* Consultora independiente y colaboradora del Proyecto InterPARES Trust.
Alicia Barnard Amozorrutia | 59
plans and programs related to open government and open data, as well as in
recent updates of laws and regulations regarding records management.
Although records are essential for implementing legislation, regulations or plans
as those mentioned, there are still gaps and confusions regarding their
management, questioning if one should trust them. This presentation intends to
offer an approach on the technological impact in records management, besides
some results of two case studies related with records are discussed in terms of
transparency, access to information, open government and data open to
conclude with some reflections about a records management panorama in this
Century.
Key words
Access to information – open government – transparency – records –
Introducción
Los individuos y las organizaciones a lo largo de nuestra existencia
establecemos vínculos ineludibles desde el nacimiento. En ambos casos y de
forma paralela, documentamos nuestros actos y gestiones sea por obligación
como ciudadanos o por actividades educativas, académicas, profesionales,
laborales o de negocios. Unos y otros de integramos esos documentos en un
archivo de manera organizada o en muchos casos tan solo los incorporamos a
un folder sin más, aunque siempre con la intención de contar con la evidencia
de actos, acciones, trámites, etc., o para dejar huella de nuestro paso a lo largo
de nuestra existencia o la de las organizaciones.
A partir de este siglo, además de esas relaciones individuos-organizaciones que
se sustentan en los documentos de archivo y de sus valores históricos o como
patrimonio cultural, estos ahora tienen un carácter multidimensional en cuanto
a sus usos. Se reconoce que los mismos son necesarios para el ejercicio del
derecho de acceso a la información, las obligaciones en cuanto a rendición de
cuentas y transparencia, el combate a la corrupción y la protección de los
derechos humanos y datos personales.
Es un hecho que los archivos son un activo de información que influyen en la
sociedad, en las políticas públicas como en la economía o en el entorno social
de las comunidades. Los costos de inexistencia o mala organización de archivos
se pueden dimensionar en lo económico (extinción de empresas), en lo social
Alicia Barnard Amozorrutia | 60
(pérdida confianza en nuestros gobernantes) o en político (votos de castigo en
elecciones). La confianza en los archivos se acota cuando se nos niega el acceso
a la información sin motivos o cuando se nos dice que no existen archivos que
sirvan evidencia ante juzgados, tanto para comprobar actos de corrupción como
para la protección de los derechos humanos; esta desconfianza también
incrementa en aquellos casos donde nuestros datos personales entregados a
oficinas de gobierno y empresas tienen un uso diferente por el cual fueron
entregados, porque se dio a los mismos un mal uso o debido a que los mismos
fueron almacenados de forma equívoca y fueron sujetos a hackeo.
Esa multidimensionalidad de los archivos, se incrementa con la irrupción de las
tecnologías de la información y la comunicación (TIC) a finales de los 80’s del
siglo pasado. Las mismas han traído nuevas maneras para la producción,
conservación y preservación de los documentos de archivo que se producen en
ambientes digitales, así como para la interrelación de la sociedad con sus
gobernantes. Como consecuencia, la actualización reciente de leyes y normativa
de archivos durante este siglo son factores que reflejan estos cambios; sin
embargo, aún se encuentran vacíos y confusiones respecto de su manejo, lo
cual da cabida a analizar su comportamiento en cuanto a su confiabilidad y los
métodos o prácticas útiles para su manejo. A continuación, pretende ofrecer
una aproximación sobre el impacto tecnológico en los archivos a partir del
presente siglo, en una segunda etapa se comentan algunos resultados de dos
casos de estudio relacionados con los archivos en cuanto a transparencia,
acceso a la información, gobierno abierto y datos abiertos para concluir algunas
reflexiones.
Las tecnologías de la información y comunicación en el siglo 21
En este siglo la web 2.0 libera a las TIC y dota a las personas con una mayor
capacidad para producir información, transformarla, transmitirla o desarrollar
nuevos esquemas de comunicación y aplicaciones. Lo anterior, trae consigo un
dinamismo en la producción de servicios y de información, así como en el
desarrollo de una cantidad innumerable de aplicaciones que nos permiten
acceder, intercambiar, comunicar, etc. volúmenes de información
insospechables. Ahora también encontramos en ebullición los servicios de
cómputo en la nube1 donde existe la posibilidad de manejar, conservar y
1 Se define al cómputo en la nube como: Un modelo para permitir acceso de red ubicua, conveniente, bajo
demanda a un grupo compartido de recursos configurables de cómputo (ejem. redes, servidores,
almacenaje, aplicaciones y servicios) que puede ser rápidamente suministrado y liberado con un esfuerzo
Alicia Barnard Amozorrutia | 61
preservar documentos de archivo fuera de los centros de datos de las
organizaciones. Un ejemplo de la rápida evolución de las TIC en el entorno de
los archivos digitales se encuentra en la variedad de tópicos relacionados con su
preservación y manejo, de estos ya da cuenta una conferencia internacional
realizada en 2014:
La preservación digital desde varios dominios: gobierno electrónico, datos
de investigación científica, información geoespacial, archivos de gobierno
y culturales.
Desastre y recuperación en ambiente digital.
Infraestructura tecnológica para el desarrollo de repositorios confiables.
Repositorios de confianza en la nube.
Preservación digital para cumplimiento jurídico legal.
Análisis forense digital para la autenticidad de la información.
Retos y técnicas para mantener la confianza en documentos de archivo
digitales por largos períodos.
Integración de la gestión documental de documentos de archivo digitales
con gobierno electrónico.
Aproximaciones de la sustentabilidad en el largo plazo de los repositorios
digitales.
Auditoría y certificación de repositorios digitales.
Diseño del dominio específico de un modelo de política para la
preservación digital2.
Para la gestión de documentos de archivo digitales, por lo general, se cuenta ya
con políticas, métodos, normas, procesos cuyo cumplimiento permite contar
con documentos de archivo auténticos, fiables y exactos, cuando son
producidos y conservados a través de sistemas de gestión documental
automatizados o administradores de contenidos localizados en centros de datos
de las instituciones y organizaciones. Sin embargo, ante la incipiente regulación
de los servicios de cómputo en la nube se tiene ahora un panorama complejo
para el manejo de los mismos por lo que la confianza aún se mira nebulosa.
En el entorno de los archivos en la nube se encuentran retos tales como:
mínimo de administración o de interacción con el proveedor de servicio. Base de datos terminológica de
InterPARES Trust. Disponible en: http://arstweb.clayton.edu/interlex/es/. [Fecha de consulta: 03/01/2018]. 2 Dinesh KATRE y David GIARETTA (Eds): APA/c-DAC International Conference on Digital Preservation and
Development of Trusted Digital Repositories. Excel India Publishers, Nueva Delhi, India, 2014, p. 261.
Disponible en http://www.ndpp.in/APA-DPDTR-2014/download/Book-Trusted-Digital-Repositories-APA-
CDAC-2014.pdf. [Fecha de consulta: 10/12/2017].
Alicia Barnard Amozorrutia | 62
La funcionalidad de los archivos a lo largo del ciclo de vida.
La integridad de la información (cadena de custodia rota, multiusuario,
procesos de gestión documental compartidos).
El acceso durante contingencias del proveedor o terminación de contratos.
La portabilidad y remoción o transición a otro ambiente.
La legislación, el cumplimiento de normas.
La ubicación de servidores y los aspectos legales que conllevan.
La privacidad y la confidencialidad.
La propiedad intelectual y los derechos de autor.
Contender, en la actualidad, con ese volumen impensable de datos que
requieren tratamiento archivístico ha llevado a archivos nacionales en diferentes
países, así como a instituciones académicas, a desarrollar normas, modelos,
propuestas o productos útiles para el manejo de archivos digitales y sus
contenidos en los servicios de cómputo en la nube. Así por ejemplo estudios
del Proyecto InterPARES Trust3, en diferentes casos de estudio, ya se proponen
ciertas soluciones y cuentan con ciertos productos tales como:
1. Lista de verificación para los contratos de servicios en la nube. El objetivo
del mismo es proporcionar una herramienta para:
Adquirir un conocimiento de un texto estándar o modelo de contratos.
Verificar si los contratos potenciales de servicios en la nube cumplen con
los requerimientos.
Clarificar a las áreas de tecnologías de la información y jurídicas las
necesidades de gestión documental y archivísticas.
Comunicar las necesidades de gestión documental y archivística a los
proveedores de servicio de nube.
La lista cuenta con preguntas relacionadas con la claridad del convenio, la
propiedad de la información y su uso, la disponibilidad, recuperación y uso, el
almacenamiento de datos y preservación, retención y disposición de datos, la
seguridad, confidencialidad y privacidad, la ubicación de los datos y flujo de
datos transfronterizos, el fin del servicio o terminación del contrato. La misma
tan solo pretende orientar en aspectos a considerar cuando se contratan
servicios de cómputo en la nube para la gestión documental4.
3 Mayor información sobre el Proyecto InterPARES Trust en: https://interparestrust.org/
4 InterPARES Trust: Cloud Contracts Checklist. Caso de Estudio NA14 Lista de verificación para los contratos
de servicios en la nube. Traducción al español: Alicia Barnard, 2016. Disponible en:
https://interparestrust.org/assets/public/dissemination/ABAITRUSTNA14_FINAL_checklist_julio-29_2016
TRAD.AB_.pdf. [Fecha de consulta: 03/01/2018].
Alicia Barnard Amozorrutia | 63
2. Lista de verificación para asegurar la confianza en el almacenamiento de un
servicio de infraestructura en la nube5. La misma está diseñada para brindar
orientación a personas, organizaciones, agencias o dependencias de
gobierno a fin de evaluar la seguridad y confiabilidad continuada (es decir
autenticidad, fiabilidad y precisión) de sus datos cuando se almacenan en
una plataforma de infraestructura como servicio (IaaS por sus siglas en
inglés).
La lista está organizada en 10 categorías, información general, gobernanza,
cumplimiento/conformidad, confianza, arquitectura, identidad y administración
de acceso, aislamiento de datos, protección de datos, disponibilidad y respuesta
a incidentes. La misma puede ser usada por gestores documentales y archivistas
cuando evalúan un proveedor de servicios de nube que ofrece el servicio de
infraestructura de nube, o por el propio proveedor como guía para proveer
información acerca del servicio.
Aunado a lo anterior InterPARES Trust viene desarrollando estudios relevantes
como el uso de bloques o blockchain como mecanismo para la preservación en
el largo plazo de archivo digitales o el desarrollo de un servicio de preservación
en la nube (PAAST).
La evolución de lo digital no se detiene. En un documento de posicionamiento
respecto de la catalogación de archivos en los Archivos Nacionales del Reino
Unido se habla de la segunda generación de contenidos nacidos digitales que
ya se encuentran en oficinas de gobierno, en estos casos la autenticidad de los
documentos de archivo es confusa y las reglas de gestión documental son
difícilmente aplicadas. Esta segunda generación de contenidos según el
documento tiene las siguientes características.
Acumulación amorfa (su contraparte los archivos análogos sin organizar).
Falta de claridad del productor o de una producción híbrida.
Sin fijación en el tiempo (la fecha final del documento puede ser incierta o
establecida en el futuro cuando esté reactiva por re-uso.
Procedencia no fiable (falta de un documento de archivo autorizado).
5 InterPARES Trust: Checklist for Ensuring Trust in Storage in Infrastructure-as-a-Service. Case Study. Caso
de estudio EU08. Lista de Verificación para Asegurar la confianza en el almacenamiento de un servicio de
infraestructura en la nube (IAAS por sus siglas en inglés Traducción al Español: Alicia Barnard, revisión:
Fiona Aranguren, Lluis-E. Casellas y Juan Voutssás, 2016. Disponible en: https://interparestrust.org/assets/
public/dissemination/EU08_20161110_IaaSChecklist_v1-2_Spanish.pdf. [Fecha de consulta: 03/01/2018].
Alicia Barnard Amozorrutia | 64
Vínculo errático o roto entre la función de gobierno y la acumulación
digital (nuevas propuestas de clasificación).
Duplicación sospechosa.
Autenticidad dudosa.
Inclusión de expedientes alterados o embebidos.
Inclusión de objetos compuestos en formatos múltiples.
Almacenamiento en discos compartidos no estructurados.
La única característica común o propiedad compartida del material pudiera
ser la necesidad de preservarse o archivarse, eliminarse o ser compartida
en cierto momento6.
Otros ejemplos de documentos de archivo nacidos digitalmente abarcan a los
discos compartidos sin nombres significativos de expedientes, o servidores de
correo electrónico donde las prácticas de gestión documental y administración
de la información no se han aplicado. Este panorama, nos da una idea de los
retos que enfrentamos en el entorno de lo digital. Sin duda aquella llamada
explosión documental que provocó problemas de organización de archivos
físicos a mediados del siglo 20 se mira pálida respecto de lo que ahora
enfrentamos en el ambiente digital para manejar archivos confiables.
Transparencia, acceso a la información y archivos
Es a partir de este siglo cuando legislaciones orientadas a brindar el acceso a la
información pública, como derecho de las personas para solicitarla, es emitida
en varios países de nuestra Región. Estas leyes, a su vez, incluyen disposiciones
que obligan a los gobiernos a publicar cierta clase de información actualizable
periódicamente, sin mediar solicitud de acceso. En estas prácticas, las TIC y los
servicios de cómputo en la nube son motor incuestionable para ejercer el
derecho a la información y la transparencia de acciones gubernamentales. Estos
servicios ofrecen bondades tales como el suministro ágil y rápido a servicios, el
acceso y la reproducción automática a múltiples ubicaciones, así como una
mayor flexibilidad y más opciones de despliegue.
Al respecto, las disposiciones legales de transparencia y acceso a la información
en México a partir de 20027 fueron un factor relevante para la organización de
6 The National Archives: Digital Cataloguing Practice at The National Archives. 2017, p.22. Disponible en:
www.nationalarchives.gov.uk/documents/digital-cataloguing-practices-march-2017.pdf. [Fecha de
consulta: 03/01/2018].
Alicia Barnard Amozorrutia | 65
archivos que en ese momento contaban con disposiciones normativas limitadas.
No obstante, la lentitud en dotar al Archivo General de la Nación con la
capacidad regulatoria y recursos ha afectado seriamente su actuación tanto en
el ámbito federal como en el nacional. Como muestra, en el ambiente digital,
no es hasta 2015 que se emiten los primeros lineamientos para los sistemas de
gestión documental automatizados los cuales en principio deberían estar
instrumentados en 2017 en las dependencias del gobierno federal8.
Si aún hay carencias normativas relacionadas con la gestión documental en
ambiente digital, las hay más en los servicios de nube con lo cual confiabilidad
de los archivos que se manejan o conservan en esos servicios es controvertida.
Ejemplo de lo anterior es un caso de estudio9 que se realizó durante 2014 y
2015 en el marco de Proyecto InterPARES Trust con el propósito de emitir
lineamientos para el manejo de los archivos producidos para los portales de
obligaciones de transparencia del Gobierno Federal (POT) y de acceso a la
información (INFOMEX) derivados de la Ley Federal de Transparencia de 2002.
Esto debido a que no se contaba con la existencia de lineamiento alguno para
los documentos de archivo digitales conservados en un servicio de nube
comunitaria10. El proveedor y coordinador del mismo era el entonces Instituto
Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales y los
usuarios las dependencias y entidades sujetas a las obligaciones establecidas
por la citada Ley. Sin embargo el objetivo inicial fue cambiado debido a que
durante el período de estudio nuevas disposiciones jurídicas relacionadas con el
acceso a la información y archivos fueron emitidas11. En la actualidad POT e
INFOMEX han sufrido cambios de estructura y contenidos y los mismos ahora
son parte de la Plataforma Nacional de Transparencia12. Debido a que el caso de
estudio ya estaba avanzado y se contaba con información relevante se decidió
7 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Diario Oficial de la
Federación, junio 11, 2002. Ver Artículo 32. Disponible en: http://www.dof.gob.mx/nota_
detalle.php?codigo=727870&fecha=11/06/2002. [Fecha de consulta: 10/12/2017]. 8 Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
Diario Oficial de la Federación, julio 3, 2015. Disponible en: http://www.dof.gob.mx/nota_
detalle.php?codigo=5399401&fecha=03/07/2015. [Fecha de consulta: 10/12/2017]. 9 El caso de estudio LA02 ha estado a cargo de la autora, el reporte final se encuentra en proceso.
10 Se entiende por nube comunitaria a: un modelo de despliegue de infraestructura de nube en el cual un
grupo específico de organizaciones con intereses comunes de privacidad, seguridad y legales colaboran
para compartir recursos que pueden ser manejados por las organizaciones o por un tercero o fuera de las
instalaciones. Base de datos terminológica de InterPARES Trust. Disponible en: http://arstweb.clayton.
edu/interlex/es/. [Fecha de consulta: 03/01/2018]. 11
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Diario Oficial de la Federación, mayo 4,
2015. Disponible en: http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5391143&fecha=04/05/2015 12
La Plataforma Nacional de Transparencia está disponible en: http://www.plataformadetransparencia.org.
mx/web/guest/inicio. [Fecha de consulta: 03/01/2018].
Alicia Barnard Amozorrutia | 66
continuarlo, ahora con el propósito de conocer el estado que guardaban los
archivos de las series documentales ―acceso a la información‖ y ―transparencia‖,
así como ubicar al documento de archivo autorizado (de autoridad)13. Esto
debido a que se percibió que los resultados podían ser de utilidad, tanto para
las obligaciones de transparencia y acceso a la información, como para los otros
componentes de la mencionada Plataforma Nacional de Transparencia.
El proyecto fue realizado mediante levantamiento de dos cuestionarios de
contexto, el del proveedor y coordinador del servicio de nube, IFAI y el aplicado
a tres dependencias usuarias de los servicios, a continuación, algunos
resultados:
Lineamientos para el POT14 establecían los contenidos y tiempos de
actualización de la información a publicar. La información y el formato
solicitado podía ser o no el mismo que fue utilizado para la producción de
información o documento de archivo, pero no incluían disposiciones
relacionadas con el control y manejo de los archivos.
En las dependencias estudiadas no se encontraron agrupaciones
específicas de los documentos de archivo que se integraban al POT, en
ocasiones se localizó información en computadoras personales, en otras se
tenían en bases de datos aisladas sin control archivístico, lo cual en cierta
forma era comprensible debido a que, como ya se mencionó, los
lineamientos para sistemas de gestión documental automatizados fueron
emitidos durante el período de estudio. Por su parte el coordinador de
nube no guardaba los contenidos que se publicaban en POT debido a que
cada vez que la información de cualquiera de las obligaciones se
actualizaba, la misma se sobre-escribía.
Por lo que respecta a vigencias documentales y disposición relacionadas
con el POT (serie transparencia en el cuadro general de clasificación
archivística), era la misma para los 17 diferentes tipos de información que
se publicaban en el portal.
13
Se define al documento de archivo de autoridad o autorizado como el considerado por su productor
como documento oficial generalmente sujeto a controles procedimentales que no son requeridos para
otra clase de copias. La identificación de documentos de archivo autorizados corresponde a una oficina
con responsabilidad primaria y es uno de los componentes del plan de retención documental. Base de
Datos Terminológica de InterPARES 3. Disponible en: http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_
db.cfm?letter=d&term=546. [Fecha de consulta: 03/01/2018]. 14
Lineamientos que habrán de observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal
para la publicación de las obligaciones de transparencia señaladas en el artículo 7 de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública. Diario Oficial de la Federación, noviembre 1º. 2006.
Disponible en: http://consultas.ifai.org.mx/pdf/ciudadanos/marco_normativo/lineamientos/Lineatranspaart
7-1-NOV-06.pdf. [Fecha de consulta: 03/01/2018].
Alicia Barnard Amozorrutia | 67
En cuanto a solicitudes de información, manejadas a través de INFOMEX,
a pesar de que en su mayoría eran producidas digitalmente las mismas se
imprimían e integraban hasta en tres expedientes en diferentes áreas de
las instituciones.
No había responsabilidad asignada sobre la conservación de los
documentos de archivo de transparencia y acceso a la información,
aunque si se tenía la existencia de una unidad responsable de coordinar
actividades de acceso a la información y obligaciones de transparencia.
Lo anterior, invita a reflexionar sobre la importancia de establecer lineamientos
o regulaciones específicas para determinar cuál es el documento de archivo
autorizado y quien es el responsable del mismo, su vigencia y criterios para su
disposición final, así como la creación de nuevas series, esto con el fin de
delimitar responsabilidades y procedimientos para su manejo, sobre todo
debido a que se corre el riesgo de que la confianza en temas fundamentales
para una democracia como el acceso a la información y la transparencia se vea
afectada.
Gobierno abierto (GA), datos abiertos (DA) y archivos
Más allá de un gobierno electrónico enmarcado en los servicios, trámites y
relaciones de los ciudadanos y su gobierno a través de los servicios de web, nos
encontramos ahora con iniciativas de gobierno abierto mismas que han sido
impulsadas a través de la Alianza de Gobierno Abierto (AGA) como iniciativa
internacional multilateral orientada a asegurar compromisos concretos para
promover transparencia, empoderar a los ciudadanos, combatir la corrupción e
impulsar el uso de tecnologías para fortalecer la gobernanza de los países
miembros, los cuales establecen diversos compromisos divididos en temas
transversales dentro de los que se encuentran el acceso a la información, los
datos abiertos y la gestión documental15. Estos compromisos se integran en
planes de acción anuales y por lo general se han oficializado en cada país
mediante su incorporación en los planes nacionales de los mismos.
Para un gobierno abierto, los datos abiertos, son una herramienta
complementaria y habilitadora para mejorar la transparencia y promover el
desarrollo social y económico mediante el uso y re-utilización de datos
generados por agencias gubernamentales. En esta lógica, se espera que los
15
Mayor información sobre AGA en: https://www.opengovpartnership.org. [Fecha de consulta:
18/12/2017].
Alicia Barnard Amozorrutia | 68
datos sean gratuitos, no discriminatorios, de libre uso, legibles por máquinas,
integrales, primarios, oportunos y permanentes. También se espera que los
datos no estén sujetos a derechos de autor, patentes, marcas, o a alguna
regulación sobre secreto comercial.
En este contexto, otro caso de estudio del Proyecto InterPARES Trust se viene
desarrollando con el propósito de conocer acerca de las estrategias y objetivos
de GA y DA, comparar el estado del arte y su relación con las regulaciones de
gestión documental en Brasil, Chile, México y Perú16. En una primera
aproximación se realizó un estudio comparado sobre la situación regulatoria de
GA, DA y transparencia y la relación con la gestión documental y archivística. En
el mismo, se observó que las acciones gubernamentales relativas a gestión
documental no han sido atendidas al mismo nivel que los planes de GA y DA,
también se encontró que las regulaciones sobre gestión documental no han
sido vinculadas directamente con GA y DA. Lo anterior, no obstante que dentro
de los tópicos de compromiso sugeridos por AGA, se encuentra el
correspondiente a gestión documental17.
Otras cuestiones que se espera obtener en el caso de estudio son los
relacionados con:
La existencia de criterios y área de responsabilidad o guías para
seleccionar y poner a disposición conjuntos de datos
Los mecanismos de procesamiento por parte del productor para su
liberación (se reformatean, o por ejemplo se re-empaquetan de Word a
Excel o si se mezclan con otros).
La información sobre cambios o procesos (documentación
soporte/metadatos suficientes para documentar los cambios o procesos
del conjunto de datos).
Existencia metadatos obligatorios establecidos para los documentos de
archivo.
Cumplimiento de políticas o prácticas de gestión documental en el
tratamiento de los datos abiertos, tales como clasificación, criterios y
establecimientos de vigencias y disposición final, versiones.
16
ALICIA Barnard Amozorrutia, AIDA LUZ Mendoza Navarro, GABRIELA Andaur Gómez y CARLOS
AUGUSTO Silva Ditadi: Gobierno Abierto, Datos Abiertos ¿Existe una relación con la gestión documental?
Análisis en cuatro países de Latinoamérica. Legajos Boletín del Archivo General de la Nación, Número 13
(mayo-agosto 2017), pp. 112-143. Disponible en: http://189.206.27.87/Legajos/pdf/Legajos13/08
GobiernoAbierto.pdf. [Fecha de consulta: 10/12/2017]. 17
Mayor información en: Open Government Guide: https://www.opengovpartnership.org/sites/default/
files/open-gov-guide_summary_cross-cutting-topics.pdf. [Fecha de consulta: 18/12/2017].
Alicia Barnard Amozorrutia | 69
Como se puede observar la falta de políticas de gestión documental en los
portales del POT e INFOMEX, así como el desbalance legislativo entre GA y DA
en relación con la gestión documental son ejemplos que conducen a la
desconfianza en el manejo de los archivos resultado de estas actividades,
mismas que son confiadas a internet a través de los servicios de nube.
Los archivos digitales viven en una dicotomía cuando se manejan, preservan y
almacenan en servicios de cómputo en la nube. Por un lado, como se ha visto
existen riesgos que vulneran su autenticidad, fiabilidad, acceso y exactitud,
minando el nivel de confiabilidad de los mismos. Por otro lado, estos servicios
resultan ser el medio indiscutible para la buena gobernanza, mediante la
participación y colaboración activa de la sociedad en decisiones de gobierno, la
publicación de obligaciones de transparencia y el derecho al acceso a la
información, entre las otras dimensiones donde los mismos son requeridos.
A manera de conclusión
En países de Latinoamérica vivimos en constantes transiciones. En el entorno de
los archivos, se siguen produciendo documentos de archivo físico, aunados a la
existencia de un inmenso volumen de archivos análogos con valor histórico sin
ordenar y con acceso limitado, mientras que el crecimiento de datos,
información, documentos o documentos de archivo en ambiente digital es
exponencial, ahora ubicados en espacios fuera de los centros de datos de las
dependencias gubernamentales y organismos privados.
Comenta la Dra. Duranti que al parecer las TIC están tomando control de cómo
se producen, mantienen y accede a los documentos de archivo digitales. Ante
ello, señala que el archivista requiere adquirir conocimiento computacional y
aprender a pensar algorítmicamente y matemáticamente a fin de lograr un
balance entre las ciencias de la computación y la archivística. Lo anterior,
continúa Duranti, conducirá al pensamiento computacional y archivístico a un
intercambio de conocimiento en dos vías entre esas dos disciplinas.
Esto deviene del concepto de reciente factura Ciencia Computacional
Archivística el cual también Duranti la define como:
―La aplicación de los métodos y recursos computacionales a larga escala
para datos/documentos/documentos de archivo, archivos en su
procesamiento, almacenamiento, preservación y acceso para proporcionar
Alicia Barnard Amozorrutia | 70
decisiones relacionadas con la eficiencia y precisión para sustentar la
valoración, el arreglo y la descripción y el acceso‖18.
Al respecto, investigadores y académicos promotores de la Ciencia
Computacional Archivística recientemente han realizado diferentes eventos,
publicaciones y presentaciones sobre el tema y han establecido una definición
operacional: contribuir al desarrollo de las bases teóricas de una nueva
transdisciplina cuyos objetivos iniciales son:
Contribuir al desarrollo de las bases de teóricas de nueva transdisciplina de
las ciencias de la computación y la archivística.
Diseñar las bases educativas y proporcionar capacitación en esta
transdisciplina para apoyar a todas las industrias.
Desarrollar un laboratorio virtual y físico para probar y aplicar avances
científicos en un ambiente colaborativo19.
El panorama ofrecido ha pretendido reforzar la importancia de la Ciencia
Archivística en ambientes de nube y a la vez, reflexionar sobre la imperante
necesidad de conservar y preservar archivos en ambiente digital. Esto con la
intención de vislumbrar un nuevo horizonte hacia el cual archivistas y gestores
de documentos deberíamos enfocarnos y especializarnos donde, además de
nuestras competencias, requerimos comprender acerca de lo digital, aprender a
usar y aplicar tecnologías que mejor apliquen a fin de que nuestros archivos
sean dignos de confianza; sin olvidar que los archivos en ambiente físico
también requieren de archivistas y gestores de documentos especializados.
18
LUCIANA, Duranti, VICTORIA, Lemieux, HERVOJE Static y DARRA Hofman: ¿Quale verità?
Affidarsi ai documenti archivistici nel mondo della post-verità e della disinformazione. The View of
InterPARES. Presentación en power point. Perugia 27/06/2017. 19
Más información sobre la Ciencia Computacional Archivística en: http://dcicblog.umd.edu/cas. [Fecha de
consulta: 10/01/2018].
