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Brian Mangan

Assistant Director

Areas covered

• Who we are

• Challenges in Regional procurement

• The approaches we use

• Lessons we’ve learned

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Who we are• Established in Spring 2013

• Small team of just 4.5 WTE

• 1 ex DoF of CMFT

• 2 ex Heads of Procurement

• 1 CIMA qualified data analyst

Mick GuymerDirector

Left to Right:

Mike DoyleBrian ManganAlex Deveney

• To focus on sustainable development

• A collective NW Procurement voice

• Provide a co‐ordinated approach in NW for training , CPD and organisational development

• Work towards a standardised method of sharing data and knowledge 

• Forum for sharing best practice

To develop procurement in the 

North West

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Why we are different?

• Funded by NHS for NHS

• All NW Trusts agreed to share information

• “A” political

• Not a contracting authority

• Hearts and minds approach

• FD level representation 

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Customers and governance

Lancs & Cumbria 

Greater Manchester

Cheshire & Mersey

NHS NWPD Steering BoardNWC AHSN CEO Chair

2 DoF per Economy groupNHS NWPD Director

NHS NWPD Management Board

NHS NWPD SNr MgrsChairs of Economy groups

PSD leads

Collective procurement

Data & knowledge

Professional development

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Scale of procurement in the NW

Highlights

• 74% response rate

• £2.4bn of non‐pay spend

• £1.1bn of influencable non‐pay spend

• £29m savings achieved by procurement in 2013/14

• £39m 2014/15 savings target for procurement

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Headcount & department makeup

• 412 total staff in post

• 250 staff in front line procurement roles 

• 162 staff in stores, materials management, AP and secretarial

• The largest team consists of 55 and smallest team of 5

• Total departmental budgets range from £172k to £1,489k

• 33% MCIPS qualified

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• Creating a community & culture of collective working

• Raising the profile of procurement

• Improving transparency & co‐ordination

• Providing robust professional and organisational development

• Developing supplier relationship management

• Supporting Trusts to deal with the increased pressure for savings

Challenges

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Creating a community: Local v Regional issues

• Traditional boundaries (Liverpool – Manchester)

• Silo working

• Competitive rivalry

• Multiple Procurement providers

• No co‐ordination of activity

• Absence of channels systems etc

Promoting community and collectivisim

Lancs & Cumbria 

Greater Manchester

Cheshire & Mersey

•Attendance at Economy group  DoF meetings

•Regional Heads of Procurement meetings

•Joint economy group and AHSN meetings

•Materials Managers Network•NED’s forum•GS1 group

•Benchmarking

In development:•Deputies

•CIP Managers

Collectivism can be typified as "horizontal collectivism", wherein equality is emphasized and people engage in sharing and 

cooperation

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Heads of procurement meetings

• 2013 first time all NW HoPs met

• Breaks down barriers• Share best practice• Allows opportunities to 

work across “traditional boundaries”

• Forum for debate local, regional and national issues

• Ideas for collective contracting 

Materials Managers network

• Operationally essential and manage significant stock value

• Collective resource to drive efficiencies in supply chain

• Inventory management key issue for Trusts

• Co‐ordinated feedback on NHS Supply chain issues

• Significant opportunity to share + save

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Collective procurement @ operational level

Non Executive Directors forum

• Raises the profile of procurement

• Awareness of current regional and national issues

• Supports DH agenda

• Allows the opportunity for sharing best practice and collaborative working Eg Capital plans

• Next follow up meeting suggested by NEDS to incorporate out turn for 14/15 and plans for May 15/16 in conjunction with HoPs

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Benefits of networks to partners & suppliers

NWSUPPLIERS

ALL OTHERAHNS

GM & NWCAHSN

NHSNWPD

NHS TRUSTS

ENGAGEMENT WITH 

PROCUREMENT PROFESSIONALS

NETWORKS FOR HoPs, DoFS, 

NEDS, CLINICIANS

VISIBILITY  OF ACTIVITY

IN  PROCUREMENT

DEVELOPMENT  OF STRATEGY

LINK BRIDGEBRIDGE

ENGAGEMENT WITH SUPPLIERS AND MEDICAL PROFESSIONALS

NETWORKS FOR SUPPLIERS, ACADEMIA, MEDCS

VISIBILITY  OF ACTIVITYIN  SUPPLY MARKET

DEVELOPMENT  OF INNOVATION

CRG’s

Capital

MedEquip’t Temp 

Staffing

Cardiac

NHSSC

Ortho‐paedic

Provis‐ions

Energy

Mental Health

IT

Theatre consumables

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• Recognised no regional strategies or co‐ordination of  category areas

• Intention to create category reference groups

• NHSSC fully established and generating benefits

• NW NJR Orthopaedic pilot –a number of successful outcomes

• Cardiac  ‐ small scale wins

• Challenges in other areas….

Aspiration in 2013 – Category reference groups

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Benefits of approach

NHS Supply Chain embraced opportunity

• Dedicated programme manager

• Super group for Commitment discounts

• Core list development

• Test area for various contracting initiatives

• CRG manages performance and feedback improvement in savings and service

Other

• Promotes transparency

• Full regional view of contract and market information

• Visibility of pricing

• Clinical awareness of commercials

• Information used by Trusts in local negotiations

Challenges Procurement landscape 

• Competition between providers

• Lack of provider willingness to work together & share information

• Trust allegiance to different providers – Membership fees, history, politics

• New entrants  to provider market

Information systems

• Multiple platforms ‐ differing formats

• Obtaining information labour intensive  

• Workload pressures at Trusts

Other

• Need/desire to align to DH procurement efficiency programme

• Resource in NWPD

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Data and knowledge

• NWPD Website established 2013

• Repository for regional documents

• News and training

• Open access to general information

• Restricted share section

• Compliments DH portal

Work in progress:

• Wider access to share+save• Member discussion forums• Dedicated resource to manage

www.nwprocurement.co.uk

“The news where you are”

• All members have signed sharing agreement

• Website – secure section for members to post

• Benefits realised in orthopaedic and cardiac categories

• Developing region wide benchmarking solution with HoPs – integrity and acceptance of data essential

Transparency

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Professional development

Training needs identified and monitored by group of 

HoPs/Senior Procurement  Professionals

Professional developmentFuture leaders programme

• A programme designed to nurture talented leaders in finance, informatics and procurement. 

• This scheme is for high fliers who can make an immediate impact on organisational performance and become very senior leaders, possibly at board level. 

Talent is not about grade or position in the organisation• Facilitated by top quality leaders and professionals, the programme covers the following types of development: 

Leading ChangeMulti‐media SkillsBusiness SkillsConnecting with the Patient/clientAction Learning SetsIndividual Coaching Sessions

360 degree Psychometric TestsPersonal Leadership ImpactThinking DifferentlyEngaging Teams

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NHS NWPD Towards Excellence in Procurement Accreditation

NHS Procurement Standards

Organisational development

• This mirrors the well established Finance ‘Towards Excellence’ programme.

• Robust peer to peer review process• 6 trusts have achieved level 1 

accreditation• 8 trusts in the pipeline for level 1 review

Pressure for savings…alternative approaches needed!

• Supplier relationship management 

• Maximising use of resources – Fit for purpose procurement departments

• Value based procurement

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Excellence in supply awards

• Aim to build relationships with suppliers

• Event has taken off• AHSN involved in sponsorship• 2014 move to include award of 

accreditation and categories for NW Procurement teams

• Suppliers more engaged –tangible results

• Follow up meetings held and Suppliers invited to present at HoP meetings

• Procurement teams highly supportive

• 2015 event 22/23rd October 

EIS logo 2015?

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NWPD have conceived the idea of

£1billion turnover CLUSTERas being the optimum level wherecollaboration can work. This issupported by evidence collated byNWPD from across the region onperformance against the NHSStandards of Procurement andannual savings and procurementefficiencies achieved.

Lancashire Acute Trusts represent an approximate £1.3 billion turnover.

Fit for purpose ‐ The Vision0.2%

0.3%0.6%

0.8%

Trust

Regional

National

Complexityof product andimplementation

High

Low

£10bn

£90bn

£1bn

£250m

Approx Turnover

Cluster

LancashireProcurement

Cluster

Joint WorkingShared Contracting

TeamsSingle Department

Phase 1 Phase 2 Phase 3

This is big – but not too big

Optimal span of control

Retained ownership by the NHS

Engaged stakeholders

The Proposal

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Long term aims

Value based procurement in the NHS

DH – Leading the nation’s health and care

• Focus on pathway costs and innovation and how this can be reflected in a robust and non challengeable way in procurement exercises E.g. how supplier claims for reduced length of stay – factored in..

• Reviewing procurement decisions

Value Based Procurement project plan

1. Collect data from each Trust Deadline: 27th February 2015

2. Hold one focus group for each key area‐ primary hip and knee prosthesis, pressure area care and print management. Deadline: 31st March 2015

3. Conduct interviews with key stakeholders including  clinicians.     Deadline: 30th April 2015

4. Run supplier dayDeadline: Early‐May 2015

The lead academics will start the Data Analysis Phase   in May 2015, aiming to complete the write 

up by early July 2015

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Achievements So Far

Established a coaching and mentoring network + robust 

and nationally recognised peer review/accreditation process 

39 out of 39 Trust signed up and committed to sharing 

information

Circa £2.5 million savings  identified by NWPD and 

delivered by Trusts so far 9:1 ROI on funding

Governance 

CEO NWC AHSN and 6 DoFs  ‐2 from each of C&M, GM and 

L&C

+

What have we learned?

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Questions?