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EXPEDIENTE 20190426-00336
CONDICIONES PARTICULARES PARA LA
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN
ELECTRÓNICA Y DIGITALIZACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL
(Contrato reservado a centros especiales de empleo.
Disposición adicional cuarta Ley 9/2017. De 8 de
noviembre, de Contratos del Sector Público)
Paseo de La Habana, 138
28036 Madrid. España
Tel.: +34 91 452 12 00
Fax: +34 91 452 13 00
www.ineco.es
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 1
1 OBJETO ..................................................................................................................................................... 2
2 ALCANCE ................................................................................................................................................... 2
2.1 ÁNALISIS PRELIMINAR: ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO JUNTO CON INECO...... 2
2.2 MIGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. ......................................................... 4
2.3 DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. .............................................................................. 4
2.4 EXPURGO CERTIFICADO DE DOCUMENTOS. ............................................................................. 5
2.5 DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN. ...................................................................................... 5
2.6 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE LA DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO. .................................... 5
2.7 TRASLADOS DE LA DOCUMENTACIÓN FÍSICA DE PERSONAL. .................................................... 6
2.8 CONTROL DEL SERVICIO. .......................................................................................................... 6
2.9 CONTROL DE CALIDAD. ............................................................................................................. 6
3 MEDIOS REQUERIDOS ............................................................................................................................... 7
3.1 MEDIOS HUMANOS .................................................................................................................. 7
3.2 MEDIOS MATERIALES ............................................................................................................... 8
4 TÉRMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES ............................................................................................... 8
4.1 ACLARACIÓN DE DUDAS ........................................................................................................... 8
4.2 CONSIDERACIONES PARA LA FACTURACIÓN ............................................................................ 8
4.3 PENALIZACIONES ...................................................................................................................... 9
5 DURACIÓN .............................................................................................................................................. 10
6 IMPORTE MÁXIMO ................................................................................................................................. 10
7 SOLVENCIA TÉCNICA ............................................................................................................................... 11
7.1 REFERENCIAS .......................................................................................................................... 11
7.2 SOLVENCIA TÉCNICA ESPECÍFICA ............................................................................................ 11
8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA.................................................................................................. 11
8.1 CRITERIOS EXCLUYENTES ........................................................................................................ 12
9 CRITERIOS DE VALORACIÓN .................................................................................................................... 13
9.1 VALORACIÓN DE CALIDAD (40 PUNTOS) ................................................................................ 13
9.2 VALORACIÓN ECONÓMICA (60 PUNTOS) ............................................................................... 14
10 CONTENIDO DE OFERTAS ........................................................................................................................ 14
10.1 OFERTA TÉCNICA .................................................................................................................... 15
10.2 DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA..................................................................................... 15
10.3 OFERTA ECONÓMICA ............................................................................................................. 17
11 PRESENTACIÓN DE OFERTAS ................................................................................................................... 17
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 2
1 OBJETO
El objeto del presente documento es establecer las condiciones particulares necesarias para la contratación de
un único proveedor que realice el “servicio de gestión electrónica y digitalización de la documentación de todos
los expedientes” del Área de Administración de Personal y Relaciones Laborales de Ineco, migrando y
manteniendo también toda la documentación ya digitalizada en el Gestor Documental actual (aproximadamente
4.700 expedientes dados de alta).
De acuerdo a las Instrucciones que regulan el procedimiento de contratación de Ingeniería y Económica del
Transporte S.M.E.M.P., S.A (artículo 7.3.) y se hallen inscritas en el Registro de Centros Especiales de Empleo de
la Comunidad Autónoma correspondiente, según establece la Disposición Adicional Cuarta de la Ley 9/2017 de
8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las
Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.
Ineco precisa la total implicación del adjudicatario y su compromiso en la consecución de los servicios acordados,
así como su disponibilidad para asumir las tareas de mejora continua que redunden en una cada vez mayor
satisfacción de Ineco y en un aumento de la eficacia.
2 ALCANCE
El trabajo a realizar conlleva las funciones de gestión electrónica y digitalización de la documentación de todos
los expedientes de personal (tanto de las altas que sean nuevas en el Gestor Documental - en adelante GD - como
de la documentación generada continuamente por el personal ya incluido en el mismo) del Área de
Administración de Personal y Relaciones Laborales, teniendo en cuenta que lo primero que tendrá que realizar
el adjudicatario será la migración de la información contenida en el Gestor Documental vigente en Ineco
actualmente.
El Gestor Documental que utilice el adjudicatario, debe ser parametrizable según las necesidades de Ineco.
Los servicios requeridos y que compondrán la oferta de los licitadores, con carácter enunciativo que no limitativo,
son los siguientes:
2.1 ÁNALISIS PRELIMINAR: ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO JUNTO CON INECO.
Consultoría:
Consultoría, asistencia y asesoramiento técnico a Ineco durante la duración del contrato sobre
los temas relacionados con este proyecto.
El adjudicatario realizará un estudio detallado de los expedientes de personal para tener una
descripción formalizada de la serie documental.
Analizará y actualizará en su caso toda la normativa a aplicar.
Revisará con Ineco el Mapa Documental y el Tratamiento de la documentación existentes
actualmente, para ajustar en su caso.
Revisará con Ineco la estructura funcional para actualizarla en su caso, y agilizar la búsqueda
filtrada de la información. La búsqueda deberá poderse realizar, como mínimo, por DNI / NIE,
por nombre y apellidos y por código SAP, y podrá ser búsqueda “aproximada” o “exacta”.
Revisará la definición de la estructura de carpetas/subcarpetas y las tipologías documentales
ya existentes, para en su caso, realizar los ajustes que se consideren necesarios.
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 3
Elaborará el “documento de seguridad” (seguridad perimetral, física y lógica). Definir la
distribución de los documentos, sus flujos documentales y back-up de los datos.
Confirmará con Ineco los documentos a destruir de forma certificada.
Definirá los requerimientos del manipulado de los documentos en consenso con Ineco.
La documentación que Ineco incluirá en las cajas que el adjudicatario vendrá a recoger a
nuestras oficinas, irá de la siguiente forma: una carpeta por empleado que sea alta nueva
(dentro de esa carpeta la documentación no irá ordenada) y, por otro lado, la documentación
generada mensualmente, que solo irá agrupada por orden alfabético (sin estar agrupada por
empleado). Será el adjudicatario el encargado de la ordenación y clasificación de la
documentación según las tipologías y sub-tipologías definidas, y por empleado.
Definirá las herramientas de control archivístico.
El adjudicatario presentará un cronograma, tiempo/digitalización por expediente.
Definirá junto con Ineco el procedimiento de trabajo, teniendo en cuenta el ya existente:
El adjudicatario recogerá mensualmente en las oficinas de Ineco (en Pº de La Habana, 138,
5ª planta) la documentación a digitalizar y/o destruir, y la trasladará a sus oficinas. Esta
documentación irá incluida en las cajas del proveedor que custodia el archivo general de
Ineco.
Realizará el expurgo y destrucción confidencial (previamente especificada junto con
Ineco) de la documentación.
El adjudicatario realizará la digitalización de la documentación en su Gestor Documental
y volverá a incluir dicha documentación en las mismas cajas, pero agrupada por empleado.
Digitalización: Se considerarán dos partidas de documentación para digitalizar:
1. “Altas nuevas” en el GD y “Reingresos Tipo 2” (reingreso en la empresa de alguna
persona, cuyo expediente no esté dado de alta en el GD con anterioridad):
Documentación generada por estos dos grupos de personal.
2. “Mantenimiento”: Digitalización de la nueva documentación generada mensualmente
por personal ya incluido en el GD, y mantenimiento de toda la documentación ya
digitalizada. Aquí se incluirán los “Reingresos Tipo 1” (reingreso en la empresa de
alguna persona, cuyo expediente ya esté dado de alta en el GD con anterioridad), las
inserciones, los documentos nuevos y los duplicados.
El adjudicatario, trasladará la documentación ya digitalizada a las oficinas del proveedor
que custodia el archivo general de Ineco (actualmente, en Azuqueca de Henares,
Guadalajara, España), en las mismas cajas en las que han llegado. El adjudicatario incluirá
en cada caja, un inventario (en el formato especificado por Ineco e identificado con el
número de caja) con la información de la documentación contenida en las mismas.
También enviará por correo electrónico dicho inventario a la persona de contacto de Ineco
para su control.
Prueba piloto tras la adjudicación del servicio:
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 4
Llevar a cabo una prueba con una muestra de expedientes de distinta tipología para verificar
que los ajustes o cambios a realizar son los más apropiados para las necesidades de Ineco, y
que el procedimiento que se establezca es el más eficaz. En caso de no superar la prueba, Ineco
podrá rescindir el contrato con el adjudicatario sin que ello conlleve un desembolso por parte
de Ineco. En caso de que lo anterior suceda se adjudicará a la siguiente empresa mejor
valorada.
Configurar el escáner según los parámetros de digitalización que establezca Ineco en consenso
con el adjudicatario (en la actualidad son: escaneo a 300 dpi de resolución y a escala de grises,
formato del fichero que contiene la imagen digitalizada del documento original en papel: PDF
(multipágina) por tipología documental y no se aplica OCR).
2.2 MIGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
El adjudicatario parametrizará su Gestor Documental, ajustándolo a las necesidades de Ineco (altas de
usuarios, servicio de consulta, informes y estadísticas, etc.).
El adjudicatario realizará el cambio de aplicación de Gestión Documental, trasladando toda la
información contenida en la aplicación actual a la nueva aplicación.
El proveedor actual, aportará la siguiente información y documentación:
Fichero con los metadatos asociados a todos los expedientes que a la finalización de su
contrato se encuentren en su Gestor Documental (en formato Access, Excel, texto plano o
Dbase).
Imágenes asociadas a los expedientes.
A la finalización del contrato derivado de esta licitación, el adjudicatario se compromete a aportar toda
la información y documentación existente en ese momento en su Gestor Documental, para realizar la
migración de todo el contenido del mismo al Gestor Documental del nuevo proveedor en su caso, y a
no conservar ninguna información ni documentación de Ineco.
El Análisis preliminar, la Migración de la información y documentación, y todos los Traslados de Documentación
física especificados en el alcance del pliego, quedan incluidos dentro de los precios unitarios de la oferta y por
tanto en la oferta final del licitador.
2.3 DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.
Ordenación del expediente.
Identificación de las tipologías documentales.
Manipulado de la documentación.
Indexación y captura de metadatos. El empleado debe estar siempre identificado por el código
especificado por Ineco (actualmente: código SAP, que es un código numérico).
Escaneo.
Transferencia del archivo electrónico en el gestor documental.
Manipulado de las tipologías a expurgar.
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Implementación de soluciones de software para la gestión electrónica de la documentación que permita
su consulta de forma ágil y recurrente, y que permita exportar / importar los datos digitalizados a otros
o de otros sistemas operativos o aplicaciones de otros proveedores.
Servicio de mantenimiento del software y del archivo digitalizado de documentos.
La digitalización de los documentos deberá hacerse de forma rápida, segura y eficaz, optimizando la
búsqueda y recuperación de información. El tiempo estimado que se considerará para la digitalización
de la documentación contenida en una caja será de 72 horas desde la recogida.
2.4 EXPURGO CERTIFICADO DE DOCUMENTOS.
Expurgo y destrucción certificada de documentos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica
3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales
y el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
Confirmar con Ineco los documentos a expurgar. El expurgo lo realizará el adjudicatario.
2.5 DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN.
Gestionar el servicio de destrucción (asegurando que los datos contenidos en los documentos
quedarán inidentificables).
Destrucción certificada. El adjudicatario emitirá el correspondiente Certificado de Destrucción
Confidencial firmado tras la destrucción física de los documentos.
Supervisar el traslado de la documentación desde las oficinas del adjudicatario hasta las
instalaciones de destrucción y supervisar la destrucción.
Reciclaje y gestión de residuos, cumpliendo con los requerimientos medioambientales.
2.6 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE LA DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO.
La periodicidad del servicio (incluyendo tanto las altas nuevas como la documentación generada
por el personal incluido en el GD) será mensual. Anualmente se establecerá con Ineco el calendario
de recogidas mensuales.
Mantenimiento y actualización electrónica de los expedientes de toda la documentación
digitalizada, tanto por el anterior proveedor como por el nuevo adjudicatario. El adjudicatario
garantizará la gestión, consulta y recuperación electrónica de toda la documentación contenida en
el Gestor Documental, durante la vigencia del contrato derivado de este proceso de licitación.
El adjudicatario impartirá a los empleados de Ineco que participen en este proyecto, un curso de
formación para aprender a utilizar el Gestor Documental a nivel usuario.
Consensuar con Ineco el número máximo de cajas a enviar mensualmente al adjudicatario para
digitalizar.
El adjudicatario prestará un Servicio de Asistencia Técnica continuo para solucionar todas las
incidencias que se produzcan en la aplicación de Gestión Documental y las relativas a los usuarios
y permisos con inmediatez.
También deberá poner a disposición de Ineco, un Servicio de Atención Telefónica para la resolución
de consultas e incidencias.
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 6
2.7 TRASLADOS DE LA DOCUMENTACIÓN FÍSICA DE PERSONAL.
El adjudicatario, recogerá una vez al mes la documentación en las oficinas de Ineco para llevarla a
sus instalaciones y realizar el expurgo y la digitalización de la documentación.
Transportará mensualmente la documentación a destruir a sus instalaciones de destrucción.
Trasladará mensualmente la documentación ya digitalizada a las instalaciones del proveedor que
custodia el archivo general de Ineco (actualmente, en Azuqueca de Henares, Guadalajara, España).
Especificar junto con Ineco, el proceso a seguir en el caso de que surja la necesidad de que el
adjudicatario nos remita documentación física urgente (como máximo en 24h) cuando esté en sus
oficinas, y el procedimiento de control de donde está la documentación en todo momento.
En caso de necesidad, el adjudicatario enviará a Ineco alguna documentación escaneada por email
(por ej., si en ese momento no está disponible el Gestor Documental por alguna incidencia, si se
necesita algún documento que esté en las oficinas del adjudicatario y todavía no esté disponible en
el Gestor Documental, etc.).
2.8 CONTROL DEL SERVICIO.
Establecer los mecanismos de seguimiento y control del proyecto:
o Definir las directrices a seguir en el proyecto.
o Control periódico del mismo.
o Garantizar todos los recursos que sean necesario para el desarrollo del contrato.
o Comprobar y aprobar los resultados periódicamente, verificando que todas las tareas se
realizan con calidad y en plazo.
o Seguimiento mensual y comunicación a Ineco del grado de avance del proyecto. El
adjudicatario comunicará a Ineco mensualmente, tanto el número de altas nuevas y
reingresos de tipo 2 digitalizadas en el mes, como el mismo dato acumulado en el año.
o Especificar como gestionar los cambios de alcance que puedan surgir durante el desarrollo
del contrato (tanto los cambios que afecten a algún tema ya especificado, cómo aquellos
cambios que no estén contemplados en el proyecto).
Especificar los sistemas para garantizar la seguridad y confidencialidad.
2.9 CONTROL DE CALIDAD.
El adjudicatario realizará periódicamente una revisión de los documentos generados, asegurando
la calidad (en contenido y forma, y tanto del proceso de digitalización como de las imágenes
digitalizadas) de los trabajos realizados, y controlará la productividad y medición de la
documentación para llevar un control y seguimiento de la cantidad de documentación tratada.
Establecer junto con Ineco, el sistema de gestión de incidencias y no conformidades (incluyendo
informes de seguimiento de las mismas), en el que se especifique cómo detectarlas y se definan las
acciones a realizar para corregirlas en el menor plazo posible.
SITUACIÓN ACTUAL.
En la aplicación de Gestión Documental de la que dispone actualmente Ineco, hay aproximadamente 4.700
expedientes dados de alta (73 metros lineales). En general, mensualmente se envían 2 cajas completas de
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documentación para digitalizar (medidas aproximadas de una caja: 49x39x29), cuyo contenido en total es una
media de 78 altas nuevas y reingresos “Tipo 2”, y unos 1.600 documentos sueltos generados por los empleados
que ya están dados de alta en el Gestor Documental (0,80 metros lineales las 2 cajas).
Cada expediente de personal incluye: carpetillas de cartón, fundas de plástico, documentos en formato A4,
documentos inferiores a este formato y documentos en A3 (muy pocos), post-it, documentos grapados,
documentos impresos a dos caras, etc.
La documentación del personal que ha sido baja en Ineco antes del 25-06-2015, será devuelta a Ineco para su
archivo, previa confirmación.
Actualmente, la clasificación documental es la siguiente:
Una Entidad documental.
Un Tipo documental.
Diecisiete Sub-tipologías documentales.
3 MEDIOS REQUERIDOS
La empresa adjudicataria deberá aportar todos los medios materiales, técnicos y humanos necesarios para la
correcta ejecución de los trabajos, conforme a lo establecido en las presentes condiciones particulares.
Todos los medios ofertados serán exigidos para el desarrollo de los trabajos. De no ser así, se considerará un
incumplimiento contractual por parte de la empresa adjudicataria, pudiendo dar lugar a la cancelación del
presente contrato.
3.1 MEDIOS HUMANOS
El equipo de la empresa adjudicataria asignado a este servicio deberá estar formado por personal especializado
y con amplia experiencia en trabajos relacionados con el objeto de este documento, siendo igualmente necesario
mantener dichos medios durante la duración del contrato.
Para el desarrollo de los trabajos, la empresa adjudicataria designará al menos las siguientes figuras:
Un (1) Director de Proyecto: coordinador especialista en gestión documental responsable del
servicio (que será responsable de la correcta ejecución del contrato) que pertenecerá a la plantilla
de la empresa y que actuará de interlocutor con el responsable de Ineco. Deberá contar con al
menos siete (7) años de experiencia en trabajos similares a los requeridos en el presente
documento (y concretamente, en proyectos de digitalización y elaboración de mapas
documentales).
Un (1) Jefe de Proyecto: coordinador especialista en gestión documental responsable de supervisar
la realización de los trabajos, y de gestionar los recursos humanos que intervengan. Deberá contar
con al menos cuatro (4) años de experiencia en trabajos similares a los requeridos en el presente
documento.
Dos (2) Técnicos Documentalistas: con una experiencia mínima de tres (3) años de experiencia en
trabajos iguales a los requeridos en el presente documento.
Los licitadores deberán presentarse los C.V. de ambos responsables y del equipo que se asigne para la realización
de los trabajos que cumplan con las especificaciones anteriormente establecidas.
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 8
El adjudicatario garantizará que no se producirán interrupciones en la prestación del servicio y que tiene recursos
suficientes para, en caso de necesidad urgente, solventar cualquier incidencia.
3.2 MEDIOS MATERIALES
La empresa adjudicataria pondrá a disposición del equipo asignado a los trabajos todos los medios necesarios
para la correcta ejecución de los servicios descritos en el punto 2.
Los costes necesarios para ejecutar el servicio, (luz, electricidad, consumo de teléfono móvil y todos aquellos que
sean necesarios), correrán a cuenta de la empresa adjudicataria, así como los costes de formación y reciclaje del
personal.
Esta documentación deberá incluirse en el sobre 1 “Solvencia y Doc. Administrativa”
4 TÉRMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES
Serán de aplicación las condiciones generales de contratación, considerándose las mismas como Pliego de
Condiciones Administrativas publicadas en el perfil del contratante de Ineco (www.ineco.com) y en la plataforma
de contratación del estado (www.contrataciondelestado.es).
La empresa adjudicataria deberá estar capacitada según la legislación vigente para el desarrollo de los trabajos
requeridos en el presente documento.
La presentación de oferta supone la aceptación de las Condiciones Generales de Contratación de Ineco y de las
presentes Condiciones Particulares (Ambos documentos se entienden como pliegos, según las nuevas normas
de contratación de Ineco).
Asimismo, la empresa adjudicataria deberá aportar declaración responsable expresa sobre si va a realizar la
totalidad de los trabajos con medios propios o si alguna parte del mismo va a ser objeto de subcontratación o de
colaboración externa, en caso afirmativo, tendría que indicar el nombre de la empresa subcontratada y el
porcentaje de dicha subcontratación, que no deberá superar en ningún caso el 50% del importe ofertado.
4.1 ACLARACIÓN DE DUDAS
A través de la plataforma de contratación del estado en el apartado “Solicitud de información” hasta la fecha
límite establecida en el Anuncio de Licitación.
4.2 CONSIDERACIONES PARA LA FACTURACIÓN
La facturación se realizará en función del trabajo realmente ejecutado, valorado a los precios ofertados. En
ningún caso Ineco tendrá la obligación de agotar en su totalidad el presupuesto ni el plazo, quedando limitado a
las necesidades reales de la empresa.
Los días de pago son los días 5, 15 y 25 de cada mes, lo que deberá tenerse en cuenta para los plazos de pago.
El pago se realizará a sesenta (60) días tras la validación de la factura.
Los pagos se realizarán en euros, mediante transferencia bancaria, desde una cuenta corriente de Ineco
domiciliada en Madrid (España), por lo que todas las facturas deberán indicar:
Titular de la cuenta
Nombre del banco
IBAN o codificación unívoca equivalente.
SWIFT o BIC (Cuando aplique)
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Los gastos adicionales ocasionados por pagos mediante diferentes medios a los indicados correrán por cuenta
del proveedor.
Todas las facturas que se emitan deberán contener los siguientes datos obligatoriamente:
Nº de Adjudicación.
Código de proyecto.
Nº de factura o serie.
Fecha de expedición.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa tanto del obligado a expedir factura como del
destinatario de las operaciones.
Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaría española.
Domicilio fiscal tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.
Descripción de la/s operación/es.
Tipo impositivo o exención del mismo si procede.
La cuota tributaria que, en su caso se repercuta, que deberá consignarse por separado.
4.3 PENALIZACIONES
En caso de incumplimiento de obligaciones contractuales, Ineco aplicará las siguientes penalidades:
4.3.1 Incumplimiento de los trabajos objeto de contrato
Se aplicará una penalidad correspondiente al diez (10 %) por ciento de la factura del mes concreto por el
incumplimiento de cualquiera de las tareas descritas en el apartado segundo. Ineco informará de esta situación
al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria para que, en el plazo máximo de dos (2) días, alegue lo
que considere oportuno. Una vez recibidas las alegaciones por parte de Ineco, en caso de desestimarlas, en el
plazo máximo de cuatro (4) días, informará sobre la aplicación de dicha penalidad o sobre la rescisión anticipada
del contrato, sin derecho a indemnización alguna a favor de la empresa adjudicataria. Las comunicaciones entre
Ineco y la empresa adjudicataria se realizarán siempre por escrito.
Las penalidades por incumplimiento de los trabajos, en caso de superar el veinte (20%) por ciento del importe
total del contrato, habilitarán a Ineco para proceder a la rescisión anticipada del contrato.
4.3.2 Ejecución defectuosa de los trabajos
Se aplicará una penalidad del cinco (5 %) por ciento de la factura del mes concreto por la ejecución defectuosa
de los trabajos. Ineco informará de esta situación al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria para
que, en el plazo máximo de dos (2) días, alegue lo que considere oportuno. Una vez recibidas las alegaciones por
parte de Ineco, en caso de desestimarlas, en el plazo máximo de cuatro (4) días, informará sobre la aplicación de
dicha penalidad o sobre la rescisión anticipada del contrato, sin derecho a indemnización alguna a favor de la
empresa adjudicataria. Las comunicaciones entre Ineco y la empresa adjudicataria se realizarán siempre por
escrito.
Las penalidades por ejecución defectuosa de los trabajos en caso de superar el diez (10%) por ciento del importe
del contrato, habilitará a Ineco para proceder a la rescisión anticipada del contrato.
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 10
4.3.3 Mora en la entrega de los trabajos
Se aplicará una penalidad del diez (10 %) por ciento de la factura del mes concreto cuando se produzca, por
causas imputables a la empresa adjudicataria, un retraso en la entrega de los trabajos. Ineco informará de esta
situación al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria para que, en el plazo máximo de dos (2) días,
alegue lo que considere oportuno. Una vez recibidas las alegaciones por parte de Ineco, en caso de desestimarlas,
en el plazo máximo de cuatro (4) días, Ineco informará sobre la aplicación de dicha penalidad o sobre la rescisión
anticipada del contrato, sin derecho a indemnización alguna a favor de la empresa adjudicataria. Las
comunicaciones entre Ineco y la empresa adjudicataria se realizarán siempre por escrito.
4.3.4 Ejecución de Penalidades
Las penalidades mencionadas se harán efectivas mediante la correspondiente deducción en la siguiente factura
emitida por la empresa adjudicataria. Ineco informará de la aplicación de dicha penalidad al coordinador
nombrado por la empresa adjudicataria, para que se contemple dicha deducción por este concepto en la
correspondiente factura, de no ser así, Ineco se reserva el derecho a realizar una retención del doble de la
penalidad impuesta que se practicará en la última factura emitida por la empresa adjudicataria.
4.3.5 Comunicación Penalidades
Las comunicaciones por escrito se realizarán al correo electrónico facilitado por el contratista, siendo
responsabilidad del mismo el mantenimiento de dicha cuenta, así como la consulta y lectura de los correos
emitidos. En el caso de cambiar la dirección de correo electrónico, el contratista deberá de notificarlo por escrito
a Ineco ([email protected]), en caso de no hacerlo las comunicaciones emitidas al correo facilitado tendrán
la consideración de comunicación escrita a los efectos de oportunos.
En caso de incumplimiento por parte del contratista y de sus subcontratas, de sus obligaciones con la Seguridad
Social, abono de salarios a sus trabajadores y obligaciones en materia de PRL, se podrá rescindir anticipadamente
el contrato, así como realizar retenciones en concepto de penalización en las facturas emitidas.
5 DURACIÓN
La prestación de los servicios tendrá una duración de TREINTA Y SEIS (36) meses.
Esta duración se podrá prorrogar a criterio de Ineco, con iguales o mejores condiciones para Ineco hasta un
máximo de veinticuatro (24) meses adicionales.
6 IMPORTE MÁXIMO
El importe máximo que Ineco abonará al adjudicatario por los conceptos derivados de la prestación de los
servicios detallados en el presente documento asciende a TREINTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS SETENTA Y CINCO
EUROS (32.475,00 €) IVA no incluido.
En ningún caso Ineco tendrá la obligación de agotar en su totalidad el presupuesto, quedando limitado a las
necesidades reales de la empresa.
El abono de los trabajos se realizará conforme a las unidades reflejadas en la oferta económica que se adjunta
en el Anexo O.E. 20190426-00336 NOMBRE DEL PROVEEDOR. El licitador no podrá exceder los precios máximos
unitarios indicados en dicho documento.
Aquellas actuaciones inicialmente no contempladas debidas a un exceso de la demanda de los servicios
supondrán una modificación del contrato. El importe máximo total de estas modificaciones nunca podrá superar
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 11
el 20% del importe adjudicado. Dicho importe podrá consumirse tanto durante la vigencia del contrato, como de
sus posibles prórrogas.
El valor estimado máximo del contrato, incluidas las prórrogas y modificaciones, será SESENTA MIL SEISCIENTOS
VEINTE EUROS (60.620,00 €).
7 SOLVENCIA TÉCNICA
Para acreditar la solvencia técnica suficiente para presentarse a la presente licitación se deberán cumplir los
requisitos establecidos a continuación:
7.1 REFERENCIAS
Los requisitos mínimos para concursar, sin los cuales la oferta no será valorada, son los siguientes:
Relación suscrita por un responsable legal de la empresa en la que se recojan los principales servicios o
trabajos similares, realizados en los tres (3) últimos años, que deberá incluir el importe, fechas, número
de empleados.
De lo anterior deberán presentar al menos:
Referencias de dos (2) empresas clientes, que tengan en su Gestor Documental un mínimo de 4.700
expedientes dados de alta.
Todas las acreditaciones se realizarán mediante certificados de buena ejecución firmados por el Cliente que haya
recibido la prestación.
7.2 SOLVENCIA TÉCNICA ESPECÍFICA
Para acreditar la solvencia técnica específica, el licitador deberá acreditar lo siguiente:
Presentación del Certificado de Centro Especial de Empleo y su registro correspondiente.
Presentación de los certificados ISO 9001 y OHSAS 18001.
Esta documentación deberá incluirse en el sobre 1 “Solvencia y Doc. Administrativa”
8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA
En el momento de presentar la oferta, para acreditar la solvencia económica y financiera deberá aportar y
renovar cada seis meses.
Informe de Instituciones financieras con los que el participante en la negociación haya mantenido
posiciones de activo o de pasivo significativas en los tres últimos ejercicios que indique al menos los
siguientes extremos:
o Cumplimiento de los compromisos de reembolso de operaciones de crédito
o Evaluación global de la entidad.
Declaración responsable del conocimiento del Catálogo de Conductas Prohibidas ubicado en Perfil del
Contratante en la página web de Ineco.
Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de las obligaciones tributarias
Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de sus obligaciones de la seguridad social.
Seguro de Responsabilidad Civil que cubra los posibles siniestros asociados a las actividades a
desarrollar, conforme lo siguiente:
o Tener suscrita y en vigor durante todo el periodo de duración contractual una póliza de
Responsabilidad Civil General en cobertura de los daños corporales, materiales y consecutivos
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 12
causados en el curso de su actividad ordinaria que fueren imputables a la empresa, sus
directivos, empleados (incluidos todos aquellos puestos a servicio de Ineco), agentes y
subcontratistas.
La cuantía suficiente se establece en un límite indemnizatorio mínimo por siniestro de
300.000 EUR, sin Sublímite por víctima inferior a dicha cuantía.
La licitadora incluirá a Ineco como asegurada adicional, sin perder condición de
tercero.
o Adherida a la misma póliza, o como póliza independiente, deberá igualmente mantener en
vigor cobertura de Responsabilidad Civil Patronal (sin Sublímite por víctima, y en caso de que
lo hubiera, no inferior a 150.000 EUR) en idénticas cuantías indemnizatorias a las previamente
citadas.
o Asimismo, la licitadora deberá mantener póliza de Responsabilidad Civil Profesional en
cobertura de los daños corporales, materiales, consecutivos y perjuicios patrimoniales puros
derivados de actos u omisiones imputables a los empleados contratados por la licitadora y
puestos a servicio de Ineco para todas las categorías de actividad técnica que, contando con la
aptitud legalmente necesaria, desempeñen en el marco de los contratos de consultoría,
ingeniería y servicios de Ineco con sus correspondientes clientes.
La cuantía suficiente se establece en un límite indemnizatorio mínimo por siniestro de
300.000 EUR. No obstante, podrán requerirse importes mayores en función de los
trabajos y servicios a desarrollar por la licitadora.
La licitadora incluirá a Ineco como asegurada adicional, y la póliza tendrá para Ineco
consideración, en el supuesto de hecho previamente descrito, de póliza primaria.
Durante y a finalización del contrato entre Ineco y la adjudicataria, la póliza deberá
cubrir los periodos de responsabilidad posteriores a la ejecución de trabajos del
personal contratado, según los periodos de prescripción de responsabilidad
profesional señalados por las leyes que fueren de aplicación.
o La licitadora deberá presentar prueba de cumplimiento de las condiciones anteriores con
carácter previo a la inicialización de la prestación de servicios. Y en concreto, respecto al seguro
de Responsabilidad Civil Profesional deberá proveer certificados de cobertura en caso de que
Ineco los requiera.
o El cumplimiento de la presente condición no limitará las responsabilidades de la licitadora,
directivos, empleados, agentes y subcontratistas, debiendo responder totalmente de los daños
y perjuicios causados a Ineco o a terceros.
Esta documentación deberá incluirse en el sobre 1 “Solvencia y Doc. Administrativa”
8.1 CRITERIOS EXCLUYENTES
Será motivo de exclusión las siguientes causas:
No estar dado de alta en el registro de proveedores de Ineco, o en su defecto no adjuntar un
compromiso de hacerlo en el plazo de quince (15) días naturales a partir de que Ineco se lo requiera.
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 13
No presentar los certificados acreditativos de solvencia exigidos en el apartado 7 y 8
No aportar los medios requeridos en el punto 3.
Estar incurso en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 71 de la LCSP.
Toda la documentación enumerada anteriormente vendrá contenida en el Sobre 1 “Solvencias y Doc.
administrativa”
9 CRITERIOS DE VALORACIÓN
Las ofertas recibidas se clasificarán de acuerdo a su valoración de calidad y económica. Ineco adjudicará a una
(1) empresa según el orden de valoración, considerando la misma a partir de la suma de los dos conceptos
indicados.
La puntuación que se aplicará será cuarenta (40) puntos para la parte de calidad y sesenta (60) puntos para la
parte económica.
Ineco establece un plazo máximo para la adjudicación de un (1) mes desde la fecha límite de presentación de
ofertas.
9.1 VALORACIÓN DE CALIDAD (40 PUNTOS)
9.1.1 Valoración técnica (30 puntos)
Dentro de los criterios de valoración técnica, se asignarán hasta un máximo de treinta (30) puntos repartidos en
los aspectos que se describen a continuación:
9.1.1.1 Plataforma Software de Gestión Documental (18 puntos).
Se otorgarán dieciocho (18) puntos a aquellas empresas cuya aplicación web permita la gestión documental
on line desde cualquier equipo informático sin necesidad de instalar previamente un software en los equipos
de Ineco.
9.1.1.2 Inclusión en la digitalización del proceso OCR (reconocedor óptico de caracteres) (4 puntos).
Se otorgarán cuatro (4) puntos a aquellas empresas que incluyan en la parametrización de la digitalización el
proceso OCR.
9.1.1.3 Reducción del tiempo de digitalización (8 puntos).
Para poder valorar este apartado, los licitadores deberán entregar una metodología explicando cómo van a
reducir el tiempo de digitalización y un certificado de compromiso:
o Se valorará con cuatro (4) puntos, si el tiempo de digitalización de la documentación
contenida en una caja establecido en el punto 2.3., se reduce a 48 horas desde la recogida,
sin merma de la calidad.
o Se valorará con ocho (8) puntos, si el tiempo de digitalización de la documentación contenida
en una caja establecido en el punto 2.3., se reduce a 24 horas desde la recogida, sin merma
de la calidad.
9.1.2 Criterios sociales y medioambientales (10 puntos)
Se valorarán aquellas empresas que incluyan en sus Políticas criterios de carácter social como la inclusión de
personal en riesgo de exclusión, hasta un máximo de cinco (5) puntos, valorando con un (1) punto cada uno
de los conceptos indicados:
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 14
Aprobación de un protocolo o medidas específicas para prevenir y hacer frente al acoso sexual y al acoso
por razón de sexo en el trabajo.
Compromiso de contratar para el servicio a personas desempleadas con edad superior a los 45 años o
tener contratado en el momento de la presentación de la oferta.
Compromiso de que en la plantilla que ejecute el contrato habrá al menos un 40% de mujeres.
Compromiso de contratar para el servicio a personas incluidas en el programa de integración laboral
para colectivos inmigrantes o emigrantes de retorno o tener contratado en el momento de la
presentación de la oferta.
Presentación de un plan de conciliación laboral aprobado e implantado por la empresa licitadora.
Se valorará con hasta cinco (5) puntos máximos la calidad medioambiental de los equipos de procesamiento
informáticos utilizados por la empresa licitadora, según el siguiente desglose:
o Se obtendrán 2,5 puntos si los procesadores utilizados tienen modos de funcionamiento que
permitan el ahorro de energía, como por ejemplo el escalado dinámico de la frecuencia de
trabajo o que cumplan los requisitos de consumo eléctrico típico (o TEC, Typical Energy
Consumption) que establece la última versión del Energy Star o equivalente.
o Se obtendrán 2,5 puntos si los equipos presentan las mejores características de disipación de
calor de acuerdo con la certificación del fabricante de estos, de tal forma que se minimice la
cantidad de energía necesaria para su refrigeración.
o Se obtendrán 2,5 puntos si los equipos no superan los niveles de emisiones de sustancias nocivas
según el procedimiento definido en la ecoetiqueta Ángel Azul o equivalente.
9.2 VALORACIÓN ECONÓMICA (60 PUNTOS)
La valoración económica se realizará en función del presupuesto ofertado por cada licitador, de acuerdo con la
siguiente formulación:
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑢𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝐸𝑐𝑜𝑛ó𝑚𝑖𝑐𝑎 (𝑃𝐸) =70 • 𝐵𝑎𝑗𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎
𝐵𝑎𝑗𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎 𝑚á𝑠 𝐸𝑐𝑜𝑛ó𝑚𝑖𝑐𝑎 + 30
Se considerará oferta desproporcionada aquella que sea un 10 % inferior a la media de las ofertas presentadas.
En este caso se podrá solicitar informe de detalle que justifique su oferta económica.
La oferta quedará descartada en el caso de que se considere que se trata de una oferta temeraria, que pondría
en riesgo el buen término de los trabajos.
Las ofertas consideradas temerarias no se considerarán para la determinación de la puntuación económica.
10 CONTENIDO DE OFERTAS
La documentación deberá ser suficiente para poder valorar la solvencia y cumplir con todos los requerimientos
presentes, y en particular lo expresado en los siguientes puntos:
Las ofertas tendrán tres (3) sobres:
Sobre 1 “Solvencia y Doc. administrativa”
- Documentación relativo a los apartados 7 y 8 del presente pliego
- Documentación relativa a los perfiles descritos en el apartado 3.1. del presente pliego. (CV´s)
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 15
- Declaración responsable de porcentaje de subcontratación definida en el punto 4.
- Documentación descrita en el apartado 10.2 y compromiso de remitir la documentación
restante en caso de resultar adjudicatarios
- Registro de proveedores o compromiso de presentarlo.
Sobre 2 “Oferta técnica”, de acuerdo a lo establecido en los apartados 10.1
Sobre 3“Oferta económica”, de acuerdo a lo recogido en el apartado 10.3
La documentación deberá ser suficiente para poder valorar el grado de cumplimiento de todos los
requerimientos anteriores, y en particular lo expresado en los siguientes puntos:
10.1 OFERTA TÉCNICA
La documentación vendrá contenida en el Sobre 2 “Oferta técnica”
Cada licitador presentará una Memoria Técnica de los trabajos a realizar y resultados a alcanzar, en la que, de
forma clara y concisa, se especificará:
Presentación de la empresa. Breve descripción de la empresa
Servicios ofertados que cumplan con lo indicado en el alcance del presente pliego de condiciones
particulares. En este documento deberá incluirse declaración responsable de compromiso de
cumplimiento del alcance (Apartado 2) de este documento.
Metodología de gestión y ejecución de los servicios.
Metodología de calidad y garantía.
Matriz de cumplimiento: Se deberá incluir una matriz donde especifique el cumplimiento de los
requisitos y criterios de evaluación, que serán analizados en la valoración técnica según los parámetros
establecidos. La matriz deberá cumplir el siguiente formato:
Matriz de cumplimiento
Criterio de evaluación Referencia en la Oferta
Criterio 1 Página P1
.. ..
Criterio N Página Pn
Todo lo anterior, en coherencia con las prescripciones establecidas en las presentes condiciones técnicas.
Los licitadores podrán incluir en su oferta técnica mejoras relacionadas con el objeto de los trabajos descritos en
el presente documento.
El presente documento no excederá de las 10 páginas por una sola cara.
10.2 DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
El licitador, en el momento de la presentación de la oferta, deberá presentar la siguiente documentación:
Datos de la empresa: Razón social, NIF, objeto de la empresa (copia de estatutos y/o modificaciones),
domicilio social.
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 16
Datos del firmante en nombre de la empresa: Nombre y apellidos, copia o referencia de la escritura de
designación de cargo o apoderamiento para la firma del contrato, NIF (fotocopia).
Formulario de registro de proveedores de Ineco que se encuentra ubicado en la página web de Ineco.
En su defecto no adjuntar un compromiso de hacerlo en el plazo de diez (10) días naturales a partir de
que Ineco se lo requiera.
Declaración del responsable de la empresa adjudicataria de disponer en el momento de la formalización
del contrato de que cuenta en su plantilla con el personal establecido en los perfiles comprometiéndose
a entregar a la firma el TA2, documento de afiliación a la seguridad social y boletines de cotización
Relación Nominal de Trabajadores (RNT) y recibo de liquidación de cotizaciones (RLC), a la seguridad
social.
En caso de presentar a personal que no pertenezca a la empresa en el momento de presentar la oferta
será necesario presentar carta de compromiso de cada uno de los perfiles nominados. Estas cartas de
compromiso deberán ser en exclusividad para la empresa ofertante.
Las empresas deberán remitir un compromiso de presentar la siguiente documentación en los diez (10) días
posteriores a la comunicación de adjudicación, en caso de resultar adjudicatarios.
La empresa adjudicataria y también si hay subcontratistas, deben presentar a la firma del contrato,
copia de la póliza de seguros que cubra las indemnizaciones por fallecimiento o incapacidad permanente
determinadas en convenio colectivo de aplicación y copia del justificante de abono de la prima de dicho
seguro.
La empresa adjudicataria y también sus subcontratas, deben cumplimentar y firmar obligatoriamente a
la firma del contrato, el documento de cumplimiento en PRL (prevención de riesgos laborales) “Registro
de Coordinación de Actividades Empresariales” que se encuentra alojado en la web de Ineco. Asimismo,
deberá disponer del “Manual de Prevención de Riesgos Laborales de Ineco” y del de “Riesgos, Medidas
Preventivas y Medidas de Emergencia en Ineco”, alojados en la web de Ineco.
La empresa adjudicataria y sus subcontratistas, si va a tratar sola o conjuntamente con otros, datos
personales por cuenta del responsable del tratamiento –Ineco- y tenga que acceder a datos de carácter
personal, almacenados en los sistemas de Ineco, ya sea informático o en papel, deberá formalizar el
contrato de prestador de servicio, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 28 del RGPD y en aquellos
servicios que no impliquen un tratamiento de datos personales responsabilidad de Ineco, pero sí una
posibilidad de acceso físico a los mismos, deben firmar los empleados adscritos al servicio el
“documento de confidencialidad y privacidad”, a la firma del contrato de la empresa con Ineco.
Para las empresas extranjeras, en los casos en que el contrato vaya a ejecutarse en España, debe
presentarse la declaración de someterse a la jurisdicción de los juzgados y tribunales españoles de
cualquier orden, para todas las incidencias que de modo directo o indirecto pudieran surgir del contrato,
con renuncia, en su caso, al fuero jurisdiccional extranjero que pudiera corresponderle.
Cuando los empresarios concurran agrupados en unión temporal aportarán además un documento en
el que se comprometan a constituir una UTE para el caso de resultar adjudicatarios, designen un
representante único y expresen la participación que corresponde a cada uno de ellos. El citado
Condiciones particulares para la contratación del servicio de gestión electrónica y digitalización de los expedientes de personal 17
compromiso podrá formalizarse en documento privado, que deberá estar firmado por los
representantes de cada una de las empresas agrupadas.
Todos los documentos que se presenten por los licitadores deberán ser originales o tener la consideración
de auténticos según la legislación vigente.
10.3 OFERTA ECONÓMICA
La propuesta económica deberá estar firmada por el representante legal de la empresa ofertante.
Las cantidades recogidas en dicha propuesta deberán expresarse con y sin IVA.
El único modelo de oferta económica admisible es el que se corresponde con la plantilla que se adjunta en el
fichero Excel O.E 20190426-00336 NOMBRE DEL PROVEEDOR.
Las propuestas que no se ajusten a dicho formato no serán consideradas.
El documento vendrá incluido en el Sobre 3 “Oferta Económica”
11 PRESENTACIÓN DE OFERTAS
Todas las ofertas deberán enviarse a través de la plataforma de contratación del estado. En el tiempo y forma
establecido en el anuncio de licitación. Podrá consultarse la forma de presentación en las guías facilitadas al
respecto en la página web www.contrataciondelestado.es
La remisión de cualquier documentación fuera de la plataforma no será tenida en cuenta y no será objeto de la
contratación.
En caso de que la licitación o su adjudicación fuese objeto de impugnación administrativa o judicial y que la
misma fuese estimada por el órgano competente, será causa automática de rescisión de contrato, sin que dicha
resolución de derecho a indemnización alguna por ningún concepto.