comunicación institucional de los resultados …...resumen ejecutivo: de acuerdo con los términos...

MARTIN PETRELLA INGENIERO EN CIENCIAS ACUATICAS Y TECNOLOGIA

Comunicación institucional de los resultados alcanzados

Programa de fortalecimiento de la Dirección Nacional de Medio Ambiente y

de la gestión ambiental del país No3080/OC-UR. Proyecto URU/14/001.

Consultor para Observatorio Ambiental perfil biológico

Martin Petrella

5 de Diciembre de 2016

Se requiere una propuesta de la forma de comunicación institucional de los resultados alcanzados.

RESUMEN EJECUTIVO:

De acuerdo con los términos de referencia correspondientes al quinto producto de la presente consultoría, se presenta a continuación la propuesta de comunicación institucional de los resultados alcanzados. En el transcurso de esta consultoría se desarrolló un plan de trabajo para implementar cambios en el sistema de indicadores ambientales del Observatorio Ambiental Nacional (en adelante OAN), apuntando a la formalización de los procesos de intercambio interinstitucional, procesamiento, validación y presentación final de indicadores ambientales. Se realizaron diagnósticos técnicos y funcionales del sistema vigente y se lograron implementar acuerdos internos para establecer cambios en el siguiente período de actualización del sistema de indicadores. En concordancia con esos acuerdos, se establecieron una serie de recomendaciones de las formas de comunicación institucionales necesarias para llevar a cabo la propuesta. Estas formas de comunicación institucional de indicadores ambientales abarcan: 1) a la propuesta de comunicación de indicadores a los usuarios a través de la web; 2) la comunicación con proveedores; 3) la comunicación formal de los equipos de trabajo del OAN; 4) la comunicación informal o “de oficina” de los equipos de trabajo del OAN; 5) un modelo de seguimiento de procesos claves; 6) un modelo de gestión de incidentes; 7) un modelo de control de dinámica de las reuniones entre equipos de trabajo; 8) un modelo de contingencias ante riesgos operacionales y 9) un taller para mejorar los procesos de comunicación interna entre equipos de trabajo y dirección. Para cada una de estas categorías se realizó un diagnóstico de situación, una propuesta de comunicación, un contraste entre lo actual y lo propuesto y una descripción de detalles de instrumentación para llevar a cabo cada propuesta que incluye una breve reseña metodológica y sus respectivos responsables. Se concluye de este análisis que es necesario desarrollar una propuesta de comunicación institucional desde la propia dirección del OAN que incluya misión, visión, objetivos y políticas. A partir de esa propuesta, será necesario implementar cambios radicales en las formas de comunicación con los usuarios, con los proveedores y entre los equipos de trabajo responsables de diagnosticar, desarrollar e implementar indicadores ambientales. Básicamente se recomienda: i) presentar una única propuesta de indicadores ambientales a los usuarios en coordinación con el departamento de Informática y Comunicaciones, ii) formalizar y documentar todos los intercambios con proveedores de información ambiental en coordinación con el departamento Legal para garantizar un nivel de servicios mínimo y iii) generar e implementar una propuesta formal de comunicación entre equipos de trabajo internos que abarque responsables, plazos y controles y utilizar las herramientas disponibles para darle seguimiento al desempeño de los equipos de trabajo; realizando ajustes cuando sea necesario.

INDICE

1. Objetivo de la consultoría

2. Comunicación externa de indicadores ambientales a través de la web

3. Comunicación con proveedores externos respecto a indicadores ambientales

4. Comunicación formal entre los equipos de trabajo de la DINAMA para la construcción y

actualización de indicadores ambientales

5. Comportamiento y comunicación en la oficina para la construcción y actualización de

indicadores ambientales

6. Modelo de seguimiento de los procesos claves para la construcción y actualización de


7. Mecanismos formales de gestión de incidentes en la construcción y actualización de indicadores

ambientales

8. Un modelo de control de las reuniones realizadas con los equipos de trabajo

9. Creación de un sistema de control interno basado en la evaluación de riesgos y acciones

subsecuentes

10. Propuesta de taller para mejorar la comunicación interna relacionada con la puesta en marcha

del servicio

11. Resumen de principales aportes

1. OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA

El objetivo de la Consultoría es brindar apoyo y fortalecer a la DINAMA en el diseño, implementación y

mantenimiento del Observatorio Ambiental Nacional (OAN); desarrollar e implementar cambios en el

sistema de indicadores ambientales del OAN, apuntando a la formalización de los procesos de

intercambio interinstitucional, procesamiento, validación y presentación final de indicadores

ambientales.

1.1 OBJETIVO DEL INFORME

Se requiere un documento que contenga una propuesta de comunicación institucional de los resultados

alcanzados en el marco de esta consultoría.

NOTA: Ya se han entregado cuatro informes en el marco del desarrollo de esta consultoría. El primer

informe consiste en la descripción de las actividades realizadas y los avances en el objetivo de la

consultoría. El segundo informe es la propuesta de prototipo de indicadores claves a incluir en el sistema

de indicadores. El tercer informe es una propuesta de prototipo de indicadores sectoriales a incluir en

el sistema de indicadores. El cuarto informe es un plan modelo de definición y actualización de

indicadores ambientales en fases que pueda generalizarse en futuras ampliaciones, incluyendo

responsables, plazos de ejecución y entregables obligatorios. Estos informes han sido ya aprobados por

la contraparte, y sirven de insumos para esta propuesta

1.2 PRESENTACIÓN DEL INFORME

Se desarrolló propuestas de comunicación a nivel de dirección y de operación del servicio de la siguiente

forma:

1. Informe de diagnóstico y propuesta para cada línea de trabajo

2. Contraste de lo actual con lo propuesto para cada línea de trabajo

3. Detalles de instrumentación para cada línea de trabajo

4. Resumen de principales aportes

(NOTA: Las líneas de trabajo son Comunicación externa de indicadores ambientales a través de la web;

Comunicación con proveedores externos respecto a indicadores ambientales; Comunicación formal entre

los equipos de trabajo de la DINAMA para la construcción y actualización de indicadores ambientales;

Comunicación en la oficina de la DINAMA para la construcción y actualización de indicadores

ambientales; Seguimiento de los procesos claves para la construcción y actualización de indicadores

ambientales; Mecanismos formales de gestión de incidentes en la construcción y actualización de

indicadores ambientales; Modelo de control de las reuniones realizadas con los equipos de trabajo;

Sistema de control interno basado en la evaluación de riesgos y acciones subsecuentes y taller para

mejorar la comunicación interna relacionada con la puesta en marcha del servicio

2. Comunicación externa de indicadores ambientales a través de la web

2. 1 DIAGNÓSTICO:

Actualmente hay 2 páginas web (ambas oficiales) que publican indicadores ambientales de la división

Información Ambiental de la DINAMA –cuyas direcciones se muestran a continuación-.

WEB: http://www.dinama.gub.uy/indicadores_ambientales/fichas/

WEB: http://www.dinama.gub.uy/indicadores_ambientales/fichas_ilac/

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN: Indicadores Ambientales 2015

Estas páginas web no cuentan con una presentación institucional –quiénes somos, qué hacemos-, como

así tampoco con objetivos, metas o políticas de la organización. Tampoco queda claro quién es

responsable del servicio de comunicación ya que se muestra como responsable de la página web a

©Indicadores Ambientales 2015 (que formalmente no existe).

Se define genéricamente al concepto de indicador en éstas páginas pero no especifican para qué se

utilizan en el Uruguay. Lo más concreto escrito al respecto es que ...“la identificación de un sistema de

indicadores ambientales permiten un estilo de gestión que favorecerá a la planificación y la toma de

decisiones, así como la optimización del uso de los recursos naturales y propendiendo a un desarrollo

sostenible”.

No es una visión equivocada. Pero es incompleta. No define hacia quién está orientado el servicio.

Tampoco está claro para qué se utilizan los indicadores hoy. Los indicadores definidos no tienen hoy

planes de acción que se basen sobre sus medidas, por lo que no están hoy directamente asociados a la

gestión ni a la toma de decisiones en forma expeditiva. Tampoco está claro cómo favorecen al desarrollo

sostenible. El simple monitoreo, si no aporta recomendaciones o planes de acción ni se difunde a los

usuarios no genera escenarios de desarrollo sostenible.

Si se planteara como objetivo del MVOTMA y la DINAMA particularmente, el cumplimiento de la ley de

creación del Observatorio Ambiental Nacional, se debería cumplir con los criterios que se disponen allí.

Esto facilitaría este problema de definiciones. Se especifica por medio de esta ley que el cometido del

OAN es el de centralizar y actualizar la información ambiental nacional para su presentación ante el

poder ejecutivo uruguayo. Esto igualmente no está descrito en la web institucional pero así fue

estipulado en esta ley y algunos actores parecen guiarse por ello. Si se desea mantener este marco de

referencia, se debería dejar constancia de este objetivo, y diseñar una plataforma para facilitar el acceso

a miembros del poder ejecutivo.

Sin embargo, los observatorios ambientales exitosos en el mundo definen indicadores para los

ciudadanos, asociaciones sectoriales, instituciones educativas y ONGs; y no como un simple

intermediario ante otra agencia gubernamental. Esto representa una gran limitante semántica y una

fuente de confusión para las partes interesadas.

Si el indicador exitoso es aquel que se comunica al poder ejecutivo, cumpliendo con ciertos criterios,

entonces la única forma de evaluar su éxito es a través de comités especializados que evalúen si esos

criterios se cumplen o no en forma sistemática. Ahora, si el objetivo es la educación ambiental y

http://www.dinama.gub.uy/indicadores_ambientales/fichas/

http://www.dinama.gub.uy/indicadores_ambientales/fichas_ilac/

fomentar los canales de participación ciudadana en temas ambientales (como es característico de los

observatorios ambientales); lo que se debería medir es otra cosa.

Estas páginas web no son los únicos lugares dónde se muestran a los indicadores ambientales

actualmente. También se dispone de un visualizador del sistema de información geográfica en el que se

puede acceder a algunos de los indicadores ambientales, así como a otros datos crudos.

WEB: https://www.dinama.gub.uy/visualizador/index.php?vis=sig

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN: División Información Ambiental, MVOTMA, DINAMA

Y por último, se muestran a un set de indicadores en los informes de estado de ambiente que el

MVOTMA ha realizado en 2 oportunidades, durante los años 2009 y 2013.

WEB:http://www.mvotma.gub.uy/ciudadania/biblioteca/documentos-de-

ambiente/itemlist/category/385-documentos-estado-del-ambiente.html

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN: División COMUNICACIÓN (MVOTMA, DINAMA)

Estos informes no se están actualizando en forma anual, como está dispuesto en la ley 17.283, en parte

por problemas para disponer de indicadores actualizados en forma anual, y en parte, por la ambigüedad

de interpretación que surge su artículo 12. Allí se le exige al MVOTMA un informe nacional sobre la

situación ambiental, que deberá contener información sistematizada y referenciada, organizada por

áreas temáticas.

Lo que se ha presentado en los informes de estado de ambiente actuales han sido compendios de

indicadores ambientales, organizados por área temática, haciendo un análisis exhaustivo de cada

indicador, pero no integrando la información ambiental de ninguna forma. De esta manera, se pierde la

visión ambiental integrada que surge de interpretar a aquellos indicadores con escalas espaciales y

temporales comparables, en forma conjunta, presentándola al usuario por áreas temáticas.

¿Cuál es la situación ambiental de nuestras aguas a nivel nacional? ¿O del aire en Montevideo? La

respuesta a estas preguntas constituye el valor real de un informe de estado de ambiente, ya que es allí

donde pesa más el conocimiento de los expertos en cada área para integrar la información y sacar

conclusiones de interés ciudadano. Ese análisis no se lleva a cabo.

https://www.dinama.gub.uy/visualizador/index.php?vis=sig

2.2 PROPUESTA DE COMUNICACIÓN:

Para poder recomendar cómo comunicar, se debe primero aclarar quiénes somos y qué queremos

comunicar. Lo primero es entonces definir misión, visión, objetivos y políticas del servicio de indicadores

ambientales.

Un observatorio no suele ser concebido regional ni globalmente en forma exitosa como una agencia

centralizadora de información ambiental para otra agencia y por lo tanto, el objetivo institucional

originalmente propuesto de centralizar y presentar la información ambiental al poder ejecutivo debería

re-pensarse como marco de referencia. En esta medida, se recomienda que se desarrolle una propuesta

de sistema de indicadores ambientales pensando en los siguientes usuarios metas (asociaciones

sectoriales, instituciones educativas, ONGs y ciudadanía y no necesariamente en ese orden).

Toda la información ambiental asociada con los indicadores ambientales deberá presentarse en una

única propuesta de comunicación sistematizada y referenciada, y organizada por áreas temáticas para

estos usuarios.

Los indicadores pueden clasificarse de varias formas desde la interna (según el modelo PER, según

estándares internacionales como los ILAC o OECD, según la clasificación de la norma ISO14001, o incluso

por fecha de creación o alcance) pero deberán presentarse a los usuarios solo por áreas temáticas para

facilitar su interpretación.

Por otra parte, el visualizador ambiental desarrollado constituye una herramienta más para presentar la

información ambiental recopilada y por lo tanto deberá estar también disponible como parte de la

propuesta. Lo mismo se puede decir del propio informe de estado de ambiente. Toda esta información

debería presentarse y difundirse en forma unificada.

Si se procediera de esa manera, la propuesta de indicadores ambientales de la División Información

Ambiental de la DINAMA sería una sola consolidada, y los insumos para construir al informe de estado

de ambiente surgirían directamente de ella. Los usuarios podrían de esta manera, ver el informe de

estado de ambiente, y de requerir eventualmente más información, acceder a los indicadores en forma

individual o al visualizador dentro de la misma plataforma.

Debería a su vez cambiarse el formato de la presentación de los informes de estado de ambiente para

que, primero, sean efectivamente construidos utilizando una única propuesta de indicadores

ambientales como insumo, segundo, presenten a la información ambiental integrada por áreas

temáticas en lugar de presentar a cada uno de los indicadores con los que se cuenta para cada área

temática, tercero, que se establezca un tope de páginas al informe (por ejemplo 50), ya que se trata de

una herramienta de educación ambiental, y un compendio de 259 páginas resulta excesivo como

herramienta eficaz de educación ambiental, y cuarto, ya que se busca darle a este informe “amplia

difusión pública”, el archivo de soporte del informe no debería pesar más de 25 Megabytes, como para

que pueda ser enviado y re-enviado por correo electrónico convencional. El archivo del último informe

de estado de ambiente pesa 85 MB.

2.3 CONTRASTE DE LO ACTUAL CON LO PROPUESTO:

LO QUE SE COMUNICA ACTUALMENTE:

SIN OBJETIVOS NI POLITICAS EXPLICITAS DEFINIDAS

SIN MISION NI VISION FORMALMENTE DEFINIDAS Y APROBADAS

SE CUENTA CON 2 PÁGINAS WEB, UN VISUALIZADOR GIS E INFORMES DE ESTADO DE AMBIENTE

QUE USAN INDICADORES AMBIENTALES (CADA CUAL CON DISTINTOS RESPONSABLES DE

COMUNICACIÓN Y PROPUESTAS)

LO QUE SE RECOMIENDA COMUNICAR:

DEFINIR, DOCUMENTAR, COMUNICAR Y PROMOVER MISION DEL OAN, LA DINAMA O SUS

SECCIONES ASOCIADA CON LOS INDICADORES AMBIENTALES

DEFIR, DOCUMENTAR, COMUNICAR Y PROMOVER POLITICAS Y OBJETIVOS ASOCIADOS CON

INDICADORES AMBIENTALES

DEFINIR, COMUNICAR Y PROMOVER UNA PLATAFORMA INTEGRADA DE DIFUSIÓN DE

INDICADORES AMBIENTALES (web, visualizador e informes de estado de ambiente) CON ESOS

OBJETIVOS Y POLÍTICAS

2.4 DETALLES DE INSTRUMENTACIÓN:

Para lograr un portal de indicadores ambientales que sea una herramienta eficaz de difusión ambiental,

e insumo para el informe de estado de ambiente, se debe lograr primero que se encuentren soluciones

técnicas para un set limitado de indicadores ambientales. Deben seleccionarse no menos de 10 y no más

de 15 indicadores ambientales, que estén adecuadamente definidos, y crear una propuesta de

comunicación externa solamente con ellos (con visión, misión, política y objetivos definidos).

Para ello, se debería poder contestar: 1) ¿Quiénes somos? ¿Cuál es nuestra misión? ¿Cuáles son

nuestros objetivos? Y ¿Qué compromisos asumimos como empresa proveedora de nuestro servicio?

Una vez que se contesten esas preguntas, el siguiente paso es publicar esta información como para que

sirva como pilares, ya sea para los usuarios como para los propios integrantes de los equipos de trabajo.

Luego, habría que proceder a diseñar una propuesta de comunicación consistente y coherente. Para

cada indicador seleccionado, se deberían presentar sus datos en un único formato en forma organizada

con las divisiones correspondientes asignadas. Una vez que se cuente con un set de información

técnicamente correcta y consensuada, se elevaría esa propuesta a las divisiones de comunicación y de

Informática para que, en forma coordinada con la división de Información Ambiental, se presente a este

set de indicadores en un portal de indicadores ambientales.

Se recomiendan en esta instancia, los criterios de usabilidad de páginas web de Jakob Nielsen, como

guía práctica para orientar a los diseños que vayan a implementarse para la construcción del portal de

indicadores ambientales.

RESPONSABLES:

Coordinación: División Información Ambiental

Soporte: División COMUNICACIÓN y división INFORMÁTICA

3. Comunicación con proveedores externos respecto a indicadores ambientales

3.1 DIAGNÒSTICO:

No existen acuerdos firmados con proveedores externos que definan especificaciones de ningún

tipo (si los hay no fueron puestos a disposición del consultor cuando los requirió). En muchos

casos, no se cuenta ni si quiera con un contacto en la agencia proveedora de los datos, ya que se

procuran los datos de forma no oficial. Tampoco existen hoy evaluaciones de desempeño de los

proveedores por lo que no existen criterios sistemáticos para considerar proveedores

alternativos ante incumplimientos.

Se han comenzado las negociaciones con varios proveedores para regularizar esta situación y

lograr los acuerdos formales, aunque, sin resultados documentados por el momento.

A su vez, las reuniones que se llevan a cabo con proveedores en las oficinas de la DINAMA no se

hacen siguiendo protocolos. Existe una sala de conferencias, pero no es de uso habitual del

departamento de Información Ambiental, por lo que las reuniones se llevan a cabo en una sala

semi-cerrada y muchas veces no se les ofrece café o refrigerios a los visitantes.


1. Formalización de los acuerdos de nivel de servicios con los proveedores actuales

Se ha planteado la necesidad de formalizar los términos por los cuáles se vienen obteniendo los

datos sobre los que se construyen a los indicadores ambientales. Este paso es relevante que se

obtenga para todos los indicadores ambientales que se presentan a los usuarios provenientes de

agencias externas (desde aquellos indicadores que se construyen a partir de datos enviados

cada 2 minutos hasta aquellos indicadores que se envían ya procesados una vez al año).

En aquellos casos en los que se obtiene un dato en forma anual, que se envía por correo

electrónico; es de todas formas vital para darle transparencia y autonomía al sistema que se

consolide ese acuerdo de palabra a través de un acuerdo firmado (aunque este sea de media

carilla y especifique simplemente ello). Se trata de consolidar los acuerdos entre técnicos (no

oficiales), y formalizarlos para convertirlos en acuerdos formales entre instituciones que

impliquen compromisos mutuos de actuación, con responsables y niveles de servicio claramente

definidos.

2. Definición de especificaciones necesarias para aportar información a la DINAMA.

Para evitar que se continúen realizando acuerdos de forma informal, y que luego, se

desencadenen una serie de inconvenientes que dificulten la obtención de información oficial

confiable y disponible en tiempos razonables, resulta vital, definir cuáles son las especificaciones

que deben cumplir las agencias para poder enviar datos a la DINAMA.

Ya se cuenta con una hoja metodológica externa, que explica cómo llenar cada uno de los

campos requeridos para definir la metodología sobre la cual se construye al indicador. Esto es

importante, aunque no suficiente. Deben definirse también especificaciones mínimas de

transferencia de datos hacia la DINAMA, plazos meta para la obtención de los datos, contactos

institucionales, un programa de incentivos (no obligatorio pero recomendable), y condiciones

de rescisión. Estas especificaciones genéricas a todos los proveedores, aportarían un marco de

referencia sobre el cual construir acuerdos con proveedores en forma más ágil y eficaz,

partiendo de ciertas especificaciones asumidas, y negociando otras específicas a cada

proveedor. Estas especificaciones, se recomienda que se publiquen en la página web oficial del

Observatorio.

3. Negociaciones con futuros proveedores que documenten las obligaciones y compromisos de

ambas partes para la transferencia y presentación de datos en acuerdos de nivel de servicios

firmados

Se recomienda que se consoliden las negociaciones con otras agencias en acuerdos de nivel de

servicios firmados antes de realizar ningún tipo de recepción o procesamiento de datos. Estos

acuerdos se sustentarían en el cumplimiento de las especificaciones para la colaboración con el

Observatorio, definidas anteriormente, pero incorporando las especificaciones específicas de

cada proveedor y los programas de incentivos que más se apliquen a las necesidades de cada

agencia.

4. Protocolo de recepción de proveedores de información ambiental

Se recomienda diseñar un protocolo de recepción de proveedores que garantice una calidad

mínima de servicio para las reuniones con proveedores en oficinas de la DINAMA

(independientemente de qué sección se trate). Esto ayudaría a lograr una imagen institucional

más seria y profesional.

5. Protocolo de evaluación de proveedores en forma anual.

Se recomienda evaluar el desempeño de los proveedores de información ambiental en forma

anual. Esto se plantea como forma de contar con registros de desempeño de los proveedores,

para evaluar el uso de proveedores de información ambiental alternativos cuando corresponda.


CÓMO SE COMUNICA ACTUALMENTE:

ACUERDOS INFORMALES ENTRE TECNICOS PARA LA TRANSFERENCIA DE DATOS DE

PROVEEDORES EXTERNOS

RECEPCIÓN DE PROVEEDORES EN OFICINA SIN PROCESOS FORMALES DE QUÉ SE HIZO Y CÓMO

SE HIZO


DEFINIR, APROBAR Y FIRMAR ACUERDOS FORMALES CON LOS PROVEEDORES DE INFORMACIÓN

AMBIENTAL

EVALUAR PERIODICAMENTE EL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES Y COMUNICARLO A LOS

PROVEEDORES Y PARTES INTERESADAS

DEFINIR, DOCUMENTAR, COMUNICAR Y PROMOVER UN SISTEMA INSTITUCIONAL DE MANEJO

DE REUNIONES CON PROVEEDORES


1. Formalización de los acuerdos de nivel de servicios con los proveedores actuales.

Se ha presentado una propuesta de acuerdo de nivel de servicio genérico como modelo de referencia

para redactar acuerdos con otras instituciones. La idea es que la división Información Ambiental, en

representación de la DINAMA, negocie con las agencias proveedoras de la información ambiental, cuáles

serían los términos sobre los que se sustentarían los acuerdos vigentes, utilizando al modelo de acuerdo

presentado como herramienta; y utilizando a su vez, a las divisiones Informática y Comunicación como

divisiones de soporte para definir viabilidad desde el soporte informático necesario y, a su vez, logren

contar con la información ambiental en un formato que pueda ser presentado a los usuarios con el

menor procesamiento posible.

RESPONSABLES:


Soporte: división INFORMÁTICA y División COMUNICACIÓN

2. Definición de especificaciones necesarias para aportar información a la DINAMA.

Las especificaciones de transferencia de datos son ya conocidas por el departamento de Informática, por

lo que bastaría con dejarlas por escrito y publicarlas a partir de intercambios con ellos.

Los plazos meta (para proponer indicadores, y una vez aceptada la propuesta, para enviar los datos),

dependerán de si existe un programa de actualización de indicadores ambientales en funcionamiento o

no. Esta consultoría ya ha presentado un plan de actualización de indicadores ambientales anual,

dividiendo a la construcción de los indicadores por procesos y definiendo plazos y controles de

ejecución.

Debería coordinarse con el departamento de comunicación, el diseño y puesta en marcha de una

interface para comunicarse con agencias que deseen colaborar con el Observatorio. Esta interface

tendría que recibir iniciativas de colaboración y comprometerse a contestar dentro de un cierto plazo.

En el caso en que la(s) agencia(s) que quiera(n) colaborar cumpla(n) con las especificaciones mínimas, se

procedería a la redacción de los acuerdos que consoliden a esta negociación. En esa etapa es dónde se

negocian términos específicos para cada proveedor.

Tendrían que definirse incentivos para aquellas agencias que quieran colaborar y dejarlos por escrito.

Esto requiere de una planificación estratégica, ya que hay varias posibles opciones, desde la

colaboración técnica hasta el soporte informático o el uso del software de la institución. Se recomienda

que se describan una serie de incentivos posibles en forma genérica y se negocien estas especificaciones

de incentivos con cada agencia.

Las condiciones de rescisión, dependerán también de cada indicador, ya que no es igual enviar datos

cada 2 minutos que un dato procesado en forma anual. Sin embargo, pueden definirse especificaciones

de rescisión basadas en la comunicación con la institución. Por ejemplo, que ante los incumplimientos,

la agencia colaboradora se vea obligada a contestar en un período máximo de 1 mes.

RESPONSABLES:

Coordinación: División Información Ambiental y División Planificación Ambiental.


3. Negociaciones con futuros proveedores que documenten las obligaciones y compromisos de ambas

partes para la transferencia y presentación de datos en acuerdos de nivel de servicios firmados.

Se recomienda que se reciban iniciativas para colaborar con el observatorio a través de una interface

especialmente diseñada para eso y controlada por el departamento de comunicaciones en forma

conjunta con la división Información Ambiental. Esas iniciativas serían revisadas por la División

Información Ambiental, para verificar si la agencia cumpliría con las especificaciones mínimas para

colaborar con el Observatorio, y de ser así, el OAN se comunicaría con la o las agencias colaboradoras

para coordinar una reunión presencial para llegar a un pre-acuerdo que luego sea chequeado por los

técnicos de cada parte hasta llegar a un acuerdo definitivo que sea firmado por las máximas autoridades

de cada parte. Ya se ha presentado un acuerdo de nivel de servicios genérico como ejemplo para llegar a

este resultado.

RESPONSABLES:



4. Protocolo de recepción de proveedores de información ambiental.

Se cuenta con una sección de Comunicación Institucional que tiene como objeto justamente este tipo de

actividades pero no se los utiliza. Se recomienda encomendar al departamento de Comunicaciones que

diseñe este protocolo.

RESPONSABLES:


Soporte: División COMUNICACIÓN

5. Protocolo de evaluación de proveedores en forma anual.

Se ha presentado un procedimiento de evaluación de desempeño de proveedores simple y de fácil

aplicación.

RESPONSABLES:


4. Comunicación formal entre los equipos de trabajo de la DINAMA para la construcción y

actualización de indicadores ambientales

4.1 DIAGNÒSTICO:

Existe un problema de arranque respecto de diferencias marcadas en los objetivos de los indicadores

entre los diferentes equipos de trabajo responsables de su construcción. Los equipos de trabajo no se

han puesto de acuerdo en que los indicadores ambientales de la DINAMA sean gestionados desde la

división Información Ambiental.

Hay una sector que ha manifestado interés en controlar indicadores que se utilicen para el Informe de

Estado de Ambiente, por sobre otros, y otro sector que manifiesta interés en controlar los indicadores

ambientales definidos de acuerdo a los estándares de ILAC, por sobre otros. Esto genera que los

objetivos de construcción de los indicadores sean distintos para distintas secciones y sea difícil

implementar propuestas de manejo integrado de indicadores.

A partir de las diferentes visiones de qué hacer y cómo hacerlo, las propuestas de manejo de indicadores

ambientales en forma integrada no han sido exitosas. Cada equipo de trabajo tiene dependencias de

trayectoria institucionales a las que se aferran para mantener el estatus quo vigente que enlentecen o

dificultan propuestas integradas.

Además estas diferencias se acentúan ante la falta de un marco formal unificado y compartido que

oriente a los equipos de trabajo en cuanto a cómo realizar sus tareas asociadas con los indicadores

ambientales. Es un sistema que no cuenta con herramientas formales de gestión orientadas a resultados

ni definidas, ni mucho menos comunicadas o entendidas por los agentes.

Se estipula una cierta periodicidad para la actualización de los indicadores en sus hojas metodológicas,

que en muchos casos es anual, pero en el 47 por ciento de los casos no se cumple con ella.

No se asignan responsables específicos de los procesos con los que se construyen a los indicadores, ni se

asignan plazos para estos procesos. Esto genera que los indicadores se construyan cuando existan

presiones de algún tipo para que se desarrollen y que no haya instancias de diagnóstico o evaluación de

los resultados alcanzados previstas y que de existir, no se documenten, ni traigan aparejados cambios.

Como consecuencia de esta forma de trabajar, en la que no se definen claramente a los procesos, es que

se producen los atrasos más importantes para la construcción de los indicadores. Los propios equipos de

trabajo han manifestado que existen incidentes sistemáticos que demoran o interrumpen las

operaciones asociadas con la construcción de los indicadores, pero no han realizado quejas formales ni

han elevado propuestas documentadas, y se ha continuado con el mismo modelo de trabajo durante ya

varios años.


Al igual que en el caso de la comunicación externa, para poder recomendar cómo comunicar desde la

interna, se debe primero aclarar quiénes somos y qué queremos comunicar. Lo primero es entonces

definir misión, visión, objetivos y políticas del servicio de indicadores ambientales.

Habría que definir, documentar, comunicar y promover la misión -el valor agregado del trabajo con

indicadores hoy- (en qué se basa nuestro servicio a los usuarios hoy), la política (lo que la dirección se

compromete respecto a ese servicio) y los objetivos asociados con los indicadores ambientales (los

resultados esperados de nuestro servicio).

Luego, con esa base de referencia, debemos definir cuáles son las actividades o tareas necesarias para

llevar a cabo los objetivos planteados del servicio y quiénes son los responsables de ejecutar esas tareas.

Se recomienda para ello que se construya y comunique un mapa de procesos asociados con los

indicadores ambientales. Dada la naturaleza variada de los indicadores ambientales, muchos de los

procesos necesarios para su construcción tendrán varios responsables dependiendo del tipo de

indicador que se trate. Por este motivo, se recomienda contar con acuerdos de responsables designados

para la construcción de los indicadores, como paso previo a la construcción de los mapas y además

como base adicional de sustentación en esta fase de diseño.

El siguiente paso es definir y comunicar cuáles son los plazos de ejecución para la construcción y

actualización de los indicadores a los responsables designados y a sus equipos de trabajo así como

definir y comunicar cuándo y cómo se realizarán las evaluaciones del desempeño durante la ejecución

de estas actividades.

Este modelo ya fue presentado por el consultor en el marco de la presente consultoría, y se cuenta con

amplia información adicional de referencia para justificar el uso de herramientas formales como las

sugeridas, en el marco de los procesos de cambio organizacional de una fase de gestión pionera hacia

una institucional.

Se destaca una vez más que en la situación de funcionamiento actual no es posible desarrollar procesos

que sean protocolizables en la medida en que los equipos de trabajo no acepten cambiar la forma de

comunicación interna, aceptando modelos de gestión formales que establezcan responsables y plazos e

instancias de comunicación de resultados como parte cotidiana de su trabajo



LIDERAZGO NO CLARAMENTE DEFINIDO PARA ACTIVIDADES ASOCIADAS CON LOS INDICADORES

AMBIENTALES (¿QUIÉN DEFINE LAS PRIORIDADES ASOCIADAS CON LOS INDICADORES

AMBIENTALES?)

SIN OBJETIVOS NI POLITICAS FORMALMENTE DEFINIDAS Y APROBADAS PARA EL MANEJO DE


SE CUENTA CON ESPECIFICACIONES DE PLAZOS DE ACTUALIZACIÓN EN LAS HOJAS

METODOLÓGICAS

NO HAY ESPECIFICACIONES DE RESPONSABLES ESPECÍFICAMENTE DESIGNADOS PARA LA

CONSTRUCCIÓN DE LOS INDICADORES

NO ESTAN DEFINIDAS INSTANCIAS DE EVALUACIÓN DE RESULTADOS FORMALES QUE PUEDAN

DOCUMENTARSE Y REVISARSE


DEFINIR, DOCUMENTAR, COMUNICAR Y PROMOVER DESDE DIRECCIÓN CUÁL ES LA MISION DEL

OAN, LA DINAMA O SUS SECCIONES ASOCIADA CON LOS INDICADORES AMBIENTALES

DEFIR, DOCUMENTAR, COMUNICAR Y PROMOVER POLITICAS Y OBJETIVOS ASOCIADAS CON


DEFINIR, DOCUMENTAR Y COMUNICAR MAPA DE PROCESOS ASOCIADOS CON LA

CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES

DEFINIR, DOCUMENTAR Y COMUNICAR PLAZOS PARA LA CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE

INDICADORES

DEFINIR, DOCUMENTAR, COMUNICAR Y PROMOVER PLAN DE CONSTRUCCIÓN Y

ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES AMBIENTALES QUE INTEGRE PROCESOS Y PLAZOS

DEFINIR, DOCUMENTAR, COMUNICAR Y PROMOVER PLAN DE CONTINGENCIAS PARA LA

CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES AMBIENTALES

DEFINIR, DOCUMENTAR, COMINICAR Y PROMOVER ESPECIFICACIONES PARA LA EVALUACION

PERIODIODICA DEL SISTEMA DE INDICADORES

EJECUTAR, DOCUMENTAR Y COMUNICAR RESULTADOS ALCANZADOS EN EVALUACIONES

PERIODICAS DEL SISTEMA DE INDICADORES

GENERAR Y COMUNICAR PROPUESTAS DE MEJORA BASADAS EN LOS RESULTADOS ALCANZADOS

PARA PODER DESARROLLAR PROCESOS DE MEJORA SISTEMATICOS


Se han definido modelos y metodologías para implementar cada una de las fases de desarrollo del

sistema de indicadores que incluyen criterios de documentación y comunicación interna en el cuarto

informe de la presente consultoría “Plan de procesamiento de datos para la sistematización del cálculo

de los indicadores ambientales del Observatorio Ambiental Nacional”.

RESPONSABLES: Propuesta: Martín Petrella


5. Comportamiento y comunicación en la oficina para la construcción y actualización de


5.1 DIAGNÓSTICO:

Los equipos de trabajo operan día a día en forma extremadamente rutinaria, resistiéndose pasiva o

activamente al cambio. Los funcionarios ejercen sus tareas, coordinando algunas actividades con los

consultores cuando disponen de tiempo; pero de lo contrario, las actividades de funcionarios y

consultores no están coordinados para la realización de productos que agreguen valor en los plazos

originalmente proyectados.

Lo que sucede es que se fijan metas para los consultores que no son comunicadas ni entendidas por los

funcionarios; por lo que la coordinación de funcionarios y consultores no es en general eficiente y de

esta forma los funcionarios no sienten a las metas de los consultores como propias y más bien se sienten

amenazados por ellas, mientras que los consultores se ven obligados a construir propuestas con menos

información de lo recomendable.

Como consecuencia de esta forma de comunicación, las discusiones de propuestas de cambios en los

indicadores generadas por los consultores no son en general bien recibidas por los equipos de trabajo.

La respuesta de los equipos de trabajo es que, o bien que no se cuenta con la capacidad para llevar a

cabo los cambios propuestos, o que los cambios propuestos no son prioridad para la sección. En otras

palabras, dando a entender que las metas de consultores y funcionarios no son las mismas.

El problema de fondo es que estas formas de comunicación se han consolidado en el tiempo. Cuando las

formas de trabajo se mantienen por años; se pueden generar nuevos marcos formales de comunicación,

pero los equipos mantendrán una inercia muy fuerte hacia el mantenimiento de esta forma de

comunicación. Y esta comunicación se caracteriza por ser distendida, informal y de convivencia social

aceptable; pero de escaso control de las actuaciones y compromiso bajo con resultados.

Los funcionarios se resisten a utilizar procedimientos formales, instructivos o manuales para orientar el

funcionamiento de determinadas actividades claves para lograr las metas; se resisten a que se le

impongan plazos o se les exija que documenten los resultados alcanzados. Incluso si se trata de tan solo

dos indicadores que serían utilizados como prototipos.

A partir de estos inconvenientes puestos en evidencia durante la etapa de implantación de esta

consultoría, no queda claro si la voluntad institucional y organizacional es lo suficientemente fuerte

como para vencer la inercia de una forma de hacer las cosas que se ha consolidado por mucho tiempo

que no solo es profesionalmente inconveniente sino que existe coincidencia de que debe ser cambiada,

aunque sin encontrar los caminos para lograrlo.

Queda claro que el primer paso para avanzar hacia un sistema de actualización de indicadores

protocolizable es lograr que sea sostenible. En otras palabras, que cualquiera sea el plan de trabajo que

se use, debe lograrse que sea efectivamente impulsado desde la alta dirección e implantado por el

personal dependiente sin atrasos. Esto no se ha logrado hasta ahora con la conformación actual de los

equipos de trabajo.


Si el estado de situación actual es que el sistema de indicadores se actualiza cada dos años o más, y la

fuerza de trabajo permanecerá inalterada en futuras actualizaciones, entonces, queda claro que para

poder alcanzar las metas planteadas (de un sistema que se actualice anualmente) se debe lograr

duplicar la eficiencia de cada uno de los procesos y también evitar los tiempos muertos entre procesos.

Si se consideran los resultados de esta consultoría como indicador, estos cambios en la eficiencia de los

procesos no se alcanzarán con la conformación actual de los equipos de trabajo. En consecuencia, se

recomienda aumentar los recursos humanos disponibles para la construcción de indicadores

ambientales y re-plantear la metodología de trabajo para la nueva fuerza de trabajo.

El Observatorio Ambiental Nacional ya cuenta con una colaboradora de la Facultad de Ciencias, UDELAR,

que en su rol de pasante, ha ejecutado las tareas programadas y ha documentado sus resultados

alcanzados de acuerdo con las especificaciones de la sección Información Ambiental. Este

comportamiento es justamente el que resulta necesario para lograr las metas planteadas, por lo que

solo restaría, aumentar la cuota de pasantes o colaboradores a través de acuerdos con UDELAR u otras

instituciones.



RESISTENCIA A PROCESOS DE CAMBIOS QUE VENGAN DESDE FUERA.

RESISTENCIA AL USO DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS O MANUALES.

FALTA DE HABITOS DE USOS ESTRUCTURADOS DEL TIEMPO. IMPUNTUALIDAD DE LOS EQUIPOS.

ACTIVIDADES NO PROYECTADAS NORMALMENTE CON PLAZOS DEFINIDOS.

FALTA DE HABITOS DE DOCUMENTACIÓN DE RESULTADOS.

COMUNICACIÓN NO FORMAL (TUTEO), DE PUERTAS ABIERTAS Y FLEXIBLE, Y SIN DIFERENCIAS

NOTORIAS DE COMUNICACIÓN SEGÚN JERARQUÍA.


COLABORACIÓN EXTERNA EN PROCESOS DE CAMBIO ORGANIZACIONAL PARA LOGRAR LA

ADECUADA COMPRENSIÖN DE LAS NECESIDADES Y ACCIONES SUBSECUENTES.

GENERAICON Y USO DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y MANUALES COMO HERRAMIENTAS

COTIDIANAS.

RESPETO FUNCIONAL DE LOS PLAZOS DE EJECUCIÓN DE TAREAS COMO ASPECTO PRIMORDIAL.

DOCUMENTACIÓN SISTEMÁTICA DE LAS ACTIVIDADES Y PROCESOS A SUPERVISOR Y A LA

DIRECCIÓN DEL OBSERVATORIO AMBIENTAL NACIONAL.

USO HABITUAL DE ESTANDARES DE COMUNICACIÓN FORMAL ENTRE EQUIPOS DE TRABAJO Y

MIEMBROS DE DIRECCIÓN.


La propuesta de plan de trabajo para la actualización del sistema de indicadores se encuentra ya

concluida. Identifica responsables, plazos y entregables para 24 indicadores ambientales. Estos

son aquellos en los que los equipos de trabajo actuales han encontrado menos incidentes, y han

respaldado mediante compromisos de ejecución, y por ende, se recomiendan como para logar

implantar el plan de trabajo en el siguiente ciclo de implantación.

El siguiente paso, un vez que se asignan a supervisores responsables de implantar a los

indicadores ambientales con los requisitos establecidos; es que los supervisores definan cuáles

son los equipos de trabajo que necesitan para llevan adelante la propuesta. Es justamente en

esta etapa, en la que cada supervisor; en coordinación con la división información ambiental y

planificación ambiental, deberá realizar un compromiso en el que asegura que los recursos

disponibles le son suficientes o no para cumplir con la tarea. De no ser así, se le asignarían los

recursos humanos que sean necesarios como para efectivamente cumplir con las condiciones

acordadas a través de este programa de colaboradores.

Las especificaciones de este programa de colaboradores se deberán definir de acuerdo a los

requisitos de personal que surgen de reuniones con los responsables de los indicadores a

desarrollar. Si la postura es que no se cuenta con la capacidad para alcanzar las metas de contar

con indicadores actualizados en forma anual, se debe poder lograr un estimativo de cuál sería

justamente la capacidad requerida para alcanzar esa meta.

La idea de fondo es que se busca generar la suficiente masa crítica en los equipos de trabajo

como para que se logren cambios en los comportamientos organizacionales; especialmente en

cuanto a la comunicación entre equipos, la percepción del valor del tiempo, la postura ante el

cambio y la predisposición a la documentación de los resultados alcanzados.

RESPONSABLES:


Soporte: UDELAR u otra agencia que aporte colaboradores.

6. Modelo de seguimiento de los procesos claves para la construcción y actualización de


6.1 DIAGNÓSTICO

Se cuenta con solo un tipo de registro asociado al sistema de actualización de indicadores ambientales –

los memos o actas de las reuniones del recientemente formado equipo de indicadores ambientales-.

Estas actas y memos son la única herramienta disponible hoy para darle seguimiento a las actividades

que involucran a los indicadores ambientales. Se definió de igual forma que con las hojas metodológicas

de los indicadores, que estos memos y actas se archiven en una carpeta compartida accesible por todos

los miembros de los equipos de trabajo.

Todas las actividades restantes asociadas a los indicadores ambientales se realizan sin generar registros

más allá del correo electrónico oficial de cada integrante. No existen programas de actualización de

indicadores ambientales con plazos ni responsables. No existen procedimientos. No existe

documentación asociada a incidentes. Y no hay evaluaciones periódicas de resultados alcanzados.


El diseño planteado para darle seguimiento al desarrollo de los indicadores ambientales sugiere que las

medidas de los indicadores se recolecten de setiembre a setiembre del año siguiente. Una vez

culminado ese período de recolección o recepción de datos (el 30 de Setiembre), los equipos deberán

presentar informes de avance de los procesos claves para la construcción de los indicadores ambientales

con ciertos plazos límite.

Bajo el modelo de control de actuaciones elaborado como parte del Plan de desarrollo de indicadores

ambientales de la DINAMA, Los equipos de trabajo responsables de 1) la Generación de datos /

Recepción de datos, 2) Procesamiento de datos, 3) Validación de indicadores y 4) Publicación de

indicadores se comprometieron a realizar informes de avance (con formatos ya presentados y

aprobados) en conjunto con sus respectivos supervisores en los siguientes plazos de acuerdo al origen

del indicador:

Categoría Origen del indicador Informe 1:Recepción o

generación de datos Informe 2:

Procesamiento Informe 3: Validación

Informe 4: Publicación

A Internos 30-nov 30-dic 30-ene 28-feb

B Externos de sensores automáticos 07-dic 14-ene 21-feb 30-mar

C Nuevos + Externos manuales 14-dic 30-ene 15-mar 30-abr

En casos en los que se necesite desarrollar más capacidades para el desarrollo de ciertas tareas para

cumplir con esos plazos, el supervisor será responsable de reforzar aquellos equipos de trabajo que

considere sobrecargados a través de actividades de capacitación y/o empoderamiento o eventualmente

asignar nuevo personal.

En caso en que los equipos de trabajo no cumplan con los informes pactados en estos plazos, se

realizarán reuniones en el plazo de una semana luego del vencimiento del plazo pactado, en las que la

dirección, los supervisores y los equipos de trabajo evalúen las causas de la demora y se resuelva cuáles

serían las medidas a tomar al respecto.



NO EXISTE UN SEGUIMIENTO FORMAL DE LOS PROCESOS UTILIZADOS PARA LA CONSTRUCCIÓN

Y ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES AMBIENTALES.


USO DE INFORMES DE AVANCE Y REUNIONES DE CONTROL COMO HERRAMIENTAS BÁSICAS DE

GESTIÓN DE PROCESOS PARA LA CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES

AMBIENTALES.


Los informes de avance para los procesos claves fueron elaborados en conjunto con los supervisores

responsables de utilizarlos. La idea es que sea posible llenarlos en formato digital o directamente en el

papel. Una vez que los informes hayan sido presentados a la dirección del Observatorio, se integrarán en

una matriz de evaluación de progreso del sistema de indicadores como la mostrada a continuación.

Se contrastan las fechas de presentación de indicadores con las fechas meta, identificándose mediante

un código de colores a aquellos indicadores que no hayan presentado los informes en los plazos

acordados. A su vez, se integraran los incidentes detectados en los informes de avance bajo la columna

de observaciones. De esta forma se podrá evaluar el progreso del sistema de indicadores, y

específicamente, el desempeño de los equipos de trabajo en el desarrollo de cada indicador y funcionar

como alarma ante el incumplimiento de los acuerdos de nivel de servicios internos o externos o bien las

especificaciones de calidad establecidas en las hojas metodológicas.

Categoría (A,B o C) Fecha informe 1

Fecha

informe 2

Fecha

informe 3

Fecha

informe 4 Observaciones

Indicador 1 A

Indicador 2 B

Indicador 3 B

Indicador 4 C

Indicador 5 C

Indicador 6 A

Indicador 7 B

Indicador 8 A

Indicador 9 A

Indicador 10 C

Indicador 11 C

Si fecha > fecha (deadline por categoría), entonces ROJO, sino VERDE.

Ante estas “alarmas”, la dirección resolverá en el plazo de una semana si corresponde realizar reuniones

con los responsables de los indicadores o no. A modo de ejemplo, el día 14 de diciembre, vencerá el

plazo para presentar el Informe 1 –independientemente de la categoría del indicador-, por lo que la

dirección contará con toda la información respecto a la recepción o generación de datos de todos los

indicadores. Si se empleara la tabla del ejemplo, la dirección deberá reunirse con los responsables de los

indicadores 1,4,6,7 y 10 y sus equipos de trabajo.

RESPONSABLES:

Propuesta: Martín Petrella


7. Mecanismos formales de gestión de incidentes en la construcción y actualización de indicadores

ambientales

7.1 DIAGNÓSTICO:

No existen registros de actuación ni registros de incidentes de 2008 a la fecha (cuando se comenzó a

trabajar con sistemas de indicadores en la DINAMA). Uno de los motivos es que no existen

procedimientos de registro de incidentes ni se requieren informes de avance u algún otro registro de

seguimiento para ninguno de los procesos de actualización de indicadores ambientales, por lo que los

incidentes se manejan en persona y sin generar documentación alguna.

Esta falta de registros ante incidentes se pudo corroborar al construir un análisis de riesgos durante los

procesos de actualización de indicadores ambientales. Durante este análisis se le pidió a los

responsables de ciclos de actualización anteriores que identifiquen a aquellos incidentes que, de

acuerdo su experiencia, hayan enlentecido o interrumpido las operaciones necesarias para actualizar

los indicadores ambientales en el pasado. Se identificaron 35 incidentes distintos aplicando esta

metodología.

Quedó en evidencia de esta forma que las metodologías convencionales para tratar con incidentes no

han sido eficaces para lidiar con incidentes que interrumpieron las operaciones necesarias para

desarrollar a los indicadores en el pasado, por lo que una herramienta formal para lidiar con incidentes

que se repiten sistemáticamente no debería descartarse como estrategia posible.


No todos los incidentes deben tratarse exclusivamente desde la esfera formal. Es recomendable

justamente que no sea así, y se traten los incidentes a otro nivel para no generar documentación

innecesaria. Sin embargo, si los incidentes se repiten sistemáticamente, y las reuniones no son eficaces

para solucionar los problemas que los causan, entonces se recomienda que se utilice el “Procedimiento

de gestión de incidencias” ya presentado por el consultor, y aprobado por la contraparte, como tercer

producto de la presente consultoría.



NO EXISTE UNA METODOLOGÍA FORMAL PARA LIDIAR CON INCIDENTES ASOCIADOS CON EL

DIAGNÓSTICO, CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES AMBIENTALES.


USO DE PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES ANTE INCIDENTES ASOCIADOS CON EL

DIAGNÓSTICO, CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES AMBIENTALES QUE NO SE

RESUELVAN POR MEDIOS CONVENCIONALES.


Este procedimiento simplemente abre un expediente documentado ante un tipo de incidente que no

pudo ser solucionado por medios convencionales. Para ello describe a la incidencia y detalla cuál es la

acción correctora a aplicarse en consecuencia, por quién y con qué plazo. Luego, la parte asignada

deberá proceder a aplicar la acción correctora bajo los términos planteados. De esta forma se puede

discernir un problema de comunicación de uno de incumplimiento o indisciplina.

Deberá ser aplicado exclusivamente por la dirección del Observatorio Ambiental Nacional, y una vez

fijada la acción correctora, será responsabilidad de la propia dirección la de verificar que las tareas de la

acción correctora hayan sido efectivamente llevadas a cabo por la parte asignada y en los plazos

previstos, cerrando así al procedimiento.

Se muestra a continuación, un extracto de dicho procedimiento.

RESPONSABLES:



8. Un modelo de control de las reuniones realizadas con los grupos de trabajo

8.1 DIAGNÓSTICO:

Durante el transcurso de esta consultoría, se conformó un grupo especialmente para el re-diseño del

sistema de indicadores ambientales vigente. Este grupo se denominó grupo “Indicadores Ambientales” y

se conformó por Lizet de León y Elena Rodó (por la División Calidad Ambiental); Marcelo Iturburu (por la

División Información Ambiental), y Rosina Segui y Martín Petrella como consultores BID asignados a la

tarea. Contó a su vez con participación recurrente de Virginia Fernández como veedora de los avances

del grupo.

El grupo acordó reunirse aproximadamente cada dos semanas; generando una agenda de temas a tratar

en cada reunión y asignando tareas a realizarse previo a la siguiente reunión a distintos integrantes del

grupo. Se acordaron los temas a tratar en las reuniones; pero no siempre específicamente objetivos para

las reuniones, sino temas como por ejemplo “continuar trabajando con...” en lugar de “acordar…”, o

“resolver...”.

En general las reuniones no comenzaron a la hora pactada y se pospusieron en reiteradas ocasiones si

alguno de los integrantes no se encontraba disponible (ya sea por enfermedad, demora o simplemente

superposición con otras tareas). Tampoco se reservó la sala de reuniones en avance para las reuniones y

por lo tanto, ésta no estuvo siempre disponible durante las reuniones acordadas. No se contó con los

materiales necesarios para diagnosticar a los indicadores en reuniones de diagnóstico por falta de

accesibilidad a hojas metodológicas actualizadas en reiteradas ocasiones.

La dinámica de las reuniones fue generalmente de discusiones que escapan al alcance originalmente

propuesto, terminando en falta de resoluciones del grupo, o bien, un menor número de resoluciones al

originalmente esperado. Particularmente se hace referencia a una reunión de 3 horas de duración (del

13/09/2016) en la que no se lograron avances en ninguno de los temas agendados. Se recayó muchas

veces en discusiones históricas como las de la reunión citada en la que se discutieron en demasía las

formas en las que se realizaron las tareas asociadas con indicadores en el pasado, en lugar de enfocarse

en las tareas acordadas para la reunión.

Precisamente esa falta de resoluciones del grupo generó descontento en varios de los integrantes, que

manifestaron interés en avanzar en las tareas del grupo pero, al estar en desacuerdo con la dinámica de

las reuniones, prefirieron postergar las reuniones del grupo. Tampoco existió una dinámica claramente

establecida de conformación de actas luego de concluida la reunión. Las actas fueron elaboradas por

distintos miembros cada vez, en ocasiones con cierto atraso, y fueron modificadas en ocasiones sin

consenso del grupo.

Esta forma de trabajo necesita claramente ser adaptada para alcanzar las metas trazadas al comienzo de

las reuniones.


Aplicación de metodología de conformación de equipos de trabajo orientada a la obtención de metas

(técnica de grupos nominales). Los equipos de trabajo para el diagnóstico y construcción de indicadores

deben conformarse con la meta de obtener resultados en los plazos pactados. Esto implica que los

compromisos de ejecución de tareas se deben definir con especificaciones claras y que sus plazos de

ejecución deben respetarse y de no ser así, deberá conformarse nuevos equipos de trabajo o bien

desechar a aquellos indicadores cuyos equipos de trabajo no cumplan con los compromisos asumidos.

La instrumentación de esta política se resume en una simple directiva de dirección. Los equipos de

trabajo que no sean capaces de obtener los resultados esperados en los plazos acordados deberán

cambiarse.

Designación de roles y asignación de responsabilidades en las reuniones. Cada reunión deberá contar

con un conductor de la reunión, un controlador del tiempo, un facilitador y un responsable de redactar

el acta. Estos roles deberán respetarse. El conductor de la reunión deberá asumir la responsabilidad de

mantener el orden en la reunión y respetar la agenda acordada. De ser necesario, el conductor de la

reunión podrá realizar puntualizaciones respecto a la metodología de trabajo cuando lo considere

necesario para cumplir con su función. El controlador del tiempo comunicará a los miembros del tiempo

transcurrido cada media hora. El facilitador será responsable de proveer a los miembros de la reunión

de los materiales que sean necesarios para llevar adelante la reunión (reserva de sala, proyector,

material impreso, etc). Mientras que el redactor del acta deberá redactar las actas de las reuniones de

acuerdo con los formatos de actas acordadas por el equipo con un plazo de 48 horas.

Democratización de la información relevante para la toma de decisiones durante reuniones de

diagnóstico. Cuando se realizan reuniones de diagnóstico, se deberá contar con todo el material

disponible para llevar a cabo la tarea PREVIO al comienzo de la reunión. Los indicadores a evaluar cada

año deben contar con hojas metodológicas actualizadas y disponibles a todos los equipos de trabajo en

formatos pdf y editables previos a ser considerados. No se aceptan propuestas de indicadores fuera de

fechas ni en formatos no convenidos, porque de esta forma no se pierde el tiempo de los integrantes de

la reunión en procesar materiales o verificar si los materiales disponibles son los actualizados o no. De la

misma forma, no se aceptan propuestas de indicadores construidos a través de datos de agencias

externas sin contar con acuerdos de nivel de servicios formales con la o las agencias correspondientes.

Se deberán citar a los supervisores de cada uno de los indicadores a las instancias de diagnóstico

efectuadas anualmente. Toda la información relevante para evaluar los indicadores debe estar

disponible a todos los equipos de trabajo durante el diagnóstico de los indicadores. No se permite

realizar cambios a las hojas metodológicas sin previa validación.



NO SE ASIGNAN FUNCIONES DIFERENCIALES A INTEGRANTES DE LAS REUNIONES DE

INDICADORES

SE ASIGNAN AGENDAS, FECHAS, HORAS DE INICIO Y FIN DE LAS REUNIONES PERO RARAMENTE

SE RESPETAN

NO SE RESERVA SISTEMATICAMENTE SALAS DE REUNIÓN

SE CUENTA CON ACTAS ESTANDARIZADAS PARA PRESENTAR LOS RESULTADOS

PERO NO HAY RESPONSABLES ASIGNADOS PARA TRANSCRIBIR LOS RESULTADOS DE LAS

REUNIONES EN ACTAS AL COMIENZO DE LA REUNIÓN

LAS ACTAS SE EDITAN POR MIEMBROS DE LA REUNION SIN CONSENSO DEL GRUPO

NO SE LOGRAN CONSENSUAR DIFERENCIAS DE OPINIÓN DURANTE LAS REUNIONES, EVITANDO

ASÍ RESOLUCIONES DE GRUPO

REUNIONES DE DIAGNOSTICO SIN ACCESO A HOJAS METODOLÓGICAS ACTUALIZADAS


FUNCIONES DIFERENCIALES A INTEGRANTES DE LAS REUNIONES DE INDICADORES

AGENDAS, FECHAS, HORAS DE INICIO Y FIN DE LAS REUNIONES RESPETADAS COMO

ORIENTACIÓN A LA META

RESERVA DE SALA, PROYECTOR O PC EN FUNCIONAMIENTO Y MATERIALES A DISPOSICION DE

TODOS SERAN RESPONSABILIDADES ASIGNADAS AL FACILITADOR DE LA REUNION

CONFORMACION DE ACTAS ESTANDARIZADAS ASIGNADA A MIEMBRO DE LA REUNION PREVIO

A SU COMIENZO

CRITERIOS CLAROS DE EDICION DE ACTAS DE LAS REUNIONES REALIZADAS

REUNIONES ACORDADAS CON OBJETIVOS CLARAMENTE DEFINIDOS, POR LO QUE SE LOGARN

RESOLUCIONES AL FINAL DE CADA REUNIÓN: 1) SE CUMPLIÓ CON LOS OBJETIVOS O 2) NO SE

CUMPLIÓ CON LOS OBJETIVOS

REUNIONES DE DIAGNÓSTICO CON ACCESO DE TODOS LOS MIEMBROS A HOJAS

METODOLÓGICAS ACTUALIZADAS Y OTROS MATERIALES NECESARIOS PREVIO AL COMIENZO DE

LA REUNIÓN


Aplicación de metodología de conformación de equipos de trabajo orientada a la obtención de metas

Un equipo designado a través de esta metodología se conforma con metas claras y luego divide a esas

metas en objetivos de cada reunión para llegar a cumplir con la meta propuesta. En el caso concreto del

caso del grupo de Indicadores Ambientales, si la meta originalmente planteada era que el grupo se

pronunciara a través de una propuesta de re-diseño del sistema de indicadores; la tarea debió abocarse

a definir especificaciones de la propuesta buscada, por ejemplo: propuesta técnica, organizacional y

operativa. De esta forma, se pueden fijar objetivos para cada una de estas propuestas. Por ejemplo la

definición de especificaciones técnicas de los indicadores y el diagnóstico de los indicadores con ellas

podría ser un objetivo técnico. La definición de los procesos y plazos para el desarrollo de los

indicadores uno organizacional. Y el diseño de herramientas de control de procesos para el seguimiento

de las tareas como un objetivo operativo. Pero cualquiera sea la aproximación elegida, el grupo debe

lograr consenso en qué especificaciones desarrollar para cumplir con la meta, para recién luego discutir

cómo logarlo, tomando decisiones y dividendo tareas en las reuniones avocadas a ello. Esa es una forma

de lograr objetivos en los plazos acordados. Las reuniones no deben definir objetivos que no surjan de

ninguna planificación estratégica hacia la obtención de metas.

Designación de roles y asignación de responsabilidades en las reuniones.

Existe una amplia literatura disponible de métodos de instrumentación para conformar roles para lograr

reuniones efectivas. En general, la conformación de los equipos de trabajo dependerá del tamaño del

grupo, de las diferentes formaciones que participen del grupo y por supuesto, de la meta de las

reuniones. En cualquier caso, asumiendo que se mantiene una estructura relativamente similar a la

conformada durante el transcurso de la consultoría, lo recomendable es que los propios integrantes del

equipo de trabajo designen con forma consensuada a los cuatro roles planteados: 1) facilitador, 2)

moderador, 3) controlador del tiempo y 4) responsable del acta. Pero cualquiera sea el caso, los roles

asignados deberán mantenerse a lo largo de las reuniones para consolidar una metodología de trabajo y

mejorar las instancias de comunicación a partir de esos comportamientos consolidados.

Democratización de la información relevante para la toma de decisiones durante etapas de

diagnóstico.

Toda la información necesaria para tomar las decisiones de diagnóstico deberá ponerse a disposición en

carpetas compartidas para integrantes de equipos de trabajo internos y deberá presentarse en

compendios impresos a los participantes de agencias externas.

RESPONSABLES: Propuesta: Martín Petrella


9. Utilización de evaluación de riesgos durante las etapas de planificación e implantación de sistemas de indicadores ambientales

9.1 DIAGNÓSTICO:

No existe un sistema de identificación y tratamiento pre-definido de riesgos operacionales en procesos

asociados con indicadores ambientales.


El diseño operacional del desarrollo de indicadores (equipos de trabajo, plazos, indicadores de

desempeño, controles, etc.) es naturalmente importante, pero también lo es, el análisis del medio

donde se inserta y las pautas de seguimiento para que este modelo de gestión logre consolidarse y

alcanzar los objetivos propuestos. Para ello, resulta fundamental identificar cuáles son los principales

riesgos en la implementación del modelo y cómo enfrentarlos durante el proceso de implantación, con

las limitantes de tiempos y recursos que caracterizan a esta etapa temprana de desarrollo.

Con este objetivo en mente, se desarrolló un análisis de riesgos cualitativo y una estrategia ante ellos

(también llamado plan de continuidad en las operaciones), como entregable adicional, que permita

implementar las distintas etapas de desarrollo planteadas con una planificación que contemple los

riesgos y las lecciones aprendidas por los equipos de trabajo responsables de los distintos procesos de

implantación de ciclos anteriores.

Este análisis se construyó sobre la base de entrevistas con los distintos responsables de la implantación

de indicadores ambientales en el pasado, buscando detectar los principales riesgos, para luego

clasificarlos en categorías y asignarles un valor de riesgo inherente (alto, medio bajo). Una vez que se

contó con riesgos ponderados, se procedió a designar responsables, posturas ante los riesgos y

finalmente asignar procedimientos para enfrentarlos, de existir, y de lo contrario, se establecieron

recomendaciones para desarrollarlos.



SIN INCLUIR ANÁLISIS DE RIESGOS DUARANTE PLANIFICACIÓN O EJECUCIÓN DE ACUERDOS

PARA DIAGNÓSTICO, CONSTRUCCIÓN O ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES AMBIENTALES


ANÁLISIS DE RIESGOS FORMA PARTE DE LA PLANIFICACIÓN O EJECUCIÓN DE ACUERDOS PARA

DIAGNÓSTICO, CONSTRUCCIÓN O ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES AMBIENTALES


Este método de detección de riesgos inherentes del proceso se denomina “matriz de probabilidad de

ocurrencia – impacto” (o RAM por sus siglas en inglés); y para utilizarlo, el primer paso consiste en

designar un criterio operativo para la asignación de impactos (en este caso 15% de retraso en tiempos

esperados de ejecución), y una metodología para la asignación de una probabilidad de ocurrencia. Para

esta sección se definen probabilidades de ocurrencia de carácter declarativo como referencia.

Esta métrica sugerida se implementa como aproximación inicial a la asignación de riesgos operativos,

bajo condiciones de gestión que no cuentan con registros documentados de la gestión de los procesos

en instancias previas. Este modelo puede sentar las bases para una evaluación de riesgos cuantitativa en

instancias posteriores en las que efectivamente se cuente con informes de avance que hagan las veces

de registros para la evaluación de los procesos.

Se ha recomendado hacer hincapié en este análisis en aquellos riesgos que forman parte del camino

crítico de implantación de indicadores cada año. Se evaluaron los ciclos de vida de los procesos de

implantación anteriores con los entrevistados y se identificaron aquellos procesos que, año tras año,

presentan incidentes sistemáticos que enlentecen o interrumpen las operaciones.

Con estos riesgos detectados y ponderados, se ha podido establecer una postura ante ellos y se

realizaron recomendaciones para encararlos. Para ver el análisis detallado, ver el “Plan de continuidad

en las operaciones OAN para el desarrollo de indicadores ambientales”.

RESPONSABLES:



10 Propuesta de taller para mejorar la comunicación interna relacionada con la puesta en marcha del servicio

10.1 DIAGNÓSTICO:

La DINAMA cuenta con talleres para miembros de sus equipos de trabajo, pero los vigentes no están

asociados con la necesidad de mejorar problemas de comunicación interna, sino más bien capacitación

para el uso de herramientas o tecnologías emergentes. La única excepción fue un taller para todas las

divisiones de la DINAMA, realizado a fines de 2015, buscando definir metas institucionales y de cada

división en los años por venir.

Precisamente durante esta instancia quedó en evidencia que la planificación estratégica desconocía los

detalles de las competencias de cada división. Por ejemplo, no se hizo mención del Observatorio

Ambiental Nacional, a pesar de que su consolidación está en la agenda de la División Información

Ambiental de la DINAMA.

Existe un nivel de compartimentación de la DINAMA, en sus divisiones, que resulta una barrera difícil de

penetrar al momento de buscar puentes entre divisiones para la construcción de un sistema de

indicadores integrado. Se utilizan indicadores definidos con distintos criterios en las distintas divisiones y

los esfuerzos para integrar propuestas no han sido redituables aún en términos de indicadores definidos

en forma conjunta. Las iniciativas existen pero están aún incipientes.

Tal vez el problema raíz sea que no se cuenta con una visión compartida del servicio de indicadores

ambientales que se busca lograr.


La propuesta de comunicación busca encontrar respuestas a algunas preguntas simples desde la

dirección, desde los equipos de trabajo y desde los proveedores como por ejemplo:

1) ¿Cómo definiría usted al servicio de indicadores ambientales prestado por la DINAMA hoy?

2) ¿Cómo cree usted que debiera ser el servicio de indicadores en el futuro?

3) ¿Le importan los indicadores ambientales a la gente? ¿Porqué o por qué no?

4) ¿Qué haría usted si fuera el jefe de este servicio?

5) ¿Es usted capaz de definir 3 objetivos del servicio de indicadores ambientales?

6) ¿Cuáles tendrían que ser las garantías ofrecidas por la dirección del servicio de indicadores para

poder lograr ersos objetivos?

Los detalles de la propuesta se detallarán en instancias posteriores del trabajo.



SIN TALLERES PARA MEJORAR LAS FORMAS DE COMUNICACIÓN UTILIZADAS POR LOS EQUIPOS

DE TRABAJO PARA DIAGNÓSTICO, CONSTRUCCIÓN O ACTUALIZACIÓN DE INDICADORES

AMBIENTALES


TALLERES PERIODICOS PARA MEJORAR LAS FORMAS DE COMUNICACIÓN UTILIZADAS POR LOS

EQUIPOS DE TRABAJO PARA DIAGNÓSTICO, CONSTRUCCIÓN O ACTUALIZACIÓN DE



Los detalles de instrumentación del taller para la sistematización y el seguimiento de los equipos de

trabajo de indicadores ambientales buscando autonomía en la ejecución de los protocolos y

fomentando los procesos de aprendizaje organizacional se definirán durante la planificación del taller

agendada para el mes de Diciembre de 2016.

RESPONSABLES:

Coordinación: Martín Petrella.

Soporte: Divisiones Información Ambiental, Calidad Ambiental y Planificación Ambiental

11 Resumen de principales aportes

Se entiende que con estos niveles de dedicación y resultados no se podrán implementar los proyectos

en los plazos y metas originalmente estipulados. Todo parece indicar que se requiere una postura de

mayor compromiso con los procesos de mejora continua reforzada por evaluaciones sistemáticas de

desempeño del personal y la consecuente implantación de un sistema eficaz de ajustes.

Se considera que el éxito en el desarrollo de la propuesta de indicadores ambientales del observatorio -

incluso considerando una aproximación basada en un modelo de madurez - dependerá en gran medida

del nivel de involucramiento responsable de los equipos de trabajo para con la propuesta y de una visión

compartida de la necesidad inminente de lograr una gestión transparente y controlada de cada uno de

los procesos de evaluación, desarrollo e implantación de indicadores ambientales.

Queda claro que, por más que se contraten asesores externos para ayudar a definir e implementar

herramientas, la fuerza de trabajo debe poder realizar la tarea para que efectivamente se puedan

realizar ajustes significativos en los procesos de gestión, lo que es requerido para que se puedan

integrar a la operativa los indicadores previstos en los plazos meta planteados.

Para ordenar las recomendaciones, se las ha clasificado en 3 categorías como: recomendaciones

técnicas, de gestión, o de cultura organizacional.

RECOMENDACIONES TECNICAS

Métricas de uso del sistema

Se plantea el desarrollo de una propuesta unificada y coherente de comunicación institucional de

indicadores ambientales. De poco servirá un modelo operativamente viable y controlado, si no genera

resultados de uso práctico, sencillo y confiable por parte de los usuarios. En este momento, los

indicadores de uso disponible indican que los usuarios desconocen a los indicadores ambientales

construidos en sus distintas plataformas. Por lo tanto se recomienda, seleccionar un set limitado de

indicadores y construir una propuesta unificada y coherente de comunicación institucional de estos

indicadores en forma coordinada con el departamento de Comunicación de la DINAMA.

En ese sentido, se plantea primero, el uso del modelo de propuesta de comunicación institucional

integrada recomendado como base para sacar provecho de distintos tipos de plataformas para fomentar

la comunicación de los resultados alcanzados a proveedores, potenciales colaboradores y al público en

general. Y segundo, que una vez que la propuesta esté unificada y organizada, se deberá medir su

acepción por los usuarios para establecer eventuales cambios apuntando a la mejora continua de una

herramienta de difusión ambiental.

RECOMENDACIONES DE GESTION

Organización de los equipos de trabajo

Se destaca la necesidad de lograr un mayor compromiso de ejecución de los equipos de trabajo con la

propuesta desarrollada. La comunicación formal de los equipos de trabajo propuesta le daría mayor

resiliencia al observatorio; ya que dejaría de dividirse el trabajo a realizar en divisiones de la DINAMA,

que no establecen a responsables en forma explícita, no designan plazos para las tareas y además

superponen a la construcción de los indicadores con otro tipo de tareas.

El modelo propuesto designa a equipos de trabajo y supervisores exclusivamente para actividades con

indicadores ambientales con sus respectivos plazos e instancias de evaluación de progreso.

A su vez, se recomienda que se aplique la metodología de conformación de grupos nominales para

fomentar la creación y mantenimiento de equipos de trabajo que sean capaces de alcanzar los

resultados proyectados. No basta con designar a los equipos y aguardar a los resultados. Si los equipos

no son capaces de lograr las metas propuestas deberán aplicarse medidas para asegurar que se logren

las metas. Estas medidas pueden ser aumentar el nivel de control, capacitación del personal,

empoderamiento de responsables, re-asignación de recursos, etc., según se entienda pertinente a la

situación de cada equipo.

Mejoras de los procesos de gestión interna

Otra forma de lograr un mayor compromiso de los agentes internos es a través de una reingeniería de

los procesos de gestión interna en la DINAMA apuntando a la documentación de los resultados. Esto

permitirá que los supervisores puedan evaluar el desempeño sectorial e incluso llegado el caso

individual, pudiendo hacer ajustes, en las asignaciones de recursos, humanos o materiales toda vez que

sea necesario para cumplir con las metas trazadas en los plazos planteados.

Durante el transcurso de la presente consultoría, se constató en el análisis de ciclo de vida de los

procesos, que procesos como el de generación de datos (subida de datos a base de datos del SIA) y

otros, no son procesos controlados. La progresión de actividades no solo no cuenta con ningún respaldo

formal, sino que además no genera ningún registro de seguimiento. Para que estos procesos estén

efectivamente controlados, se debe implementar un seguimiento documentado del desempeño de los

agentes hacia la obtención de las metas.

Estas definiciones son las planteadas en los acuerdos internos. A través de estos acuerdos, el

responsable de cada indicador monitorea activamente cada proceso, y documenta los resultados

mientras ocurren. De esta forma, se cuenta con herramientas para evaluar la eficacia de los equipos de

trabajo, planteando correcciones y acciones correctivas según corresponda.

Incorporación de la gestión de riesgos en la planificación

Muchos de los riesgos detectados durante la evaluación de riesgos efectuada fueron identificados en

forma coherente y sistemática por los distintos actores. Sin embargo, ninguno de ellos manejaba

información respecto a la gestión de estos riesgos. Esto se debe a que existe una percepción de que los

riesgos y la gestión son cosas separadas.

Para evitar esto es necesario, no solo documentar los incidentes, sino también gestionarlos; tomando

medidas ante ellos; comunicándolas a los equipos de trabajo, y realizando un seguimiento de la eficacia

de las medidas tomadas. En otras palabras, debe fomentarse desde la dirección, que la percepción de

los riesgos forme parte de la gestión.

Integración de colaboradores para desarrollo de ciertas tareas

Si no se logran los resultados requeridos con los niveles de rendimiento actuales se sugiere a la

dirección que evalué la posibilidad de contar con nuevo personal (por ejemplo pasantes o

colaboradores) para cumplir con estas tareas en los plazos establecidos. Ya existen antecedentes de

colaboradores externos que han ingresado más de 50 planillas al SIA durante el último año, por lo que

existen acciones disponibles hoy, para mitigar estos riesgos en el corto y mediano plazo.

RECOMENDACIONES DE CULTURA ORGANIZACIONAL

Compromiso de trabajo

Es necesario lograr que los agentes internos definidos aumenten su compromiso en esta fase del

desarrollo del servicio. Para ello se recomienda implementar un régimen de incentivos (cuyas

características habría que definir) que busque potenciar la visión compartida de un Observatorio

Ambiental Nacional cuyas operaciones se manejen en forma sistemática y ordenada.

El reconocimiento expreso de las contribuciones individuales en el proceso de diseño y desarrollo de

herramientas o funcionalidades para el Observatorio es un ejemplo de incentivos para la participación

activa. Otra forma es dar reconocimiento a aquellos equipos de trabajo que obtengan los resultados en

los plazos establecidos. Designar a dueños de procesos para su control, y no solo jefes de las ya

tradicionales divisiones para el control de varios procesos es otra forma.

Pero cualquiera sea la aproximación, la recomendación es que debería existir algún tipo de

reconocimiento, beneficio o incentivo para premiar a aquellos equipos de trabajo que se alinean con la

postura de compromiso de la dirección hacia una cultura organizacional orientada a los resultados y la

mejora continua en el cumplimiento de sus metas.

Mejorar la comunicación interna de los equipos de trabajo

El riesgo más alto y recurrente detectado en el análisis efectuado ha sido asociado a fallas de personal y

gerencia. Uno de los problemas puestos en evidencia está relacionado con la forma en que se

intercambia información y conocimiento entre agentes. Por ello, se recomienda trabajar

insistentemente en mejorar los procesos de comunicación e integración de los equipos de trabajo

responsables del desarrollo de indicadores ambientales.

Con ese cometido habría que evaluar cuáles son las metodologías más adecuadas según el contexto de

funcionamiento actual contemplando específicamente las idiosincrasias de los procesos operativos

normales de la oficina.

Una recomendación es crear un equipo de trabajo cuya única función sea la de mejorar los procesos de

comunicación interna para todos aquellos agentes y partes interesadas del Observatorio (evaluando el

uso del departamento de COMUNICACIONES de la DINAMA).

Otra forma, no mutuamente excluyente, es aumentar los canales de comunicación con la Dirección a

través de reuniones de control formales mensuales, en las que se evalúen los resultados alcanzados y se

fomente la formalización de los procesos de desarrollo, articulando de manera más sistemática los

intercambios entre los equipos de trabajo y consultores.

SINTESIS DE LOS APORTES

Recapitulando; la principal recomendación es buscar los acuerdos y los medios para disponer de agentes

internos empoderados y comprometidos con la mejora continua, operando con la autonomía suficiente

para realizar gestiones desde la interna de la DINAMA. Deberá además ponerse énfasis en un programa

de incentivos para que aquellas iniciativas que fomentan la consolidación del Observatorio se

desarrollen e implementen en los plazos pactados. Y por último, se recomienda fomentar la

documentación de los resultados alcanzados para realizar un control y seguimiento efectivo de los

procesos de gestión en cada etapa del ciclo de vida.

El éxito de esta propuesta de implantación se apoya en gran medida en el cumplimiento de ciertos

supuestos de partida. Estos supuestos están básicamente asociados al liderazgo de la dirección en el

cumplimiento de metas; equipos de trabajo comprometidos con la propuesta y colaboración de aquellas

partes interesadas que controlan los recursos de los que se depende. La contribución de cada uno de

estos componentes varía con el indicador a desarrollar, pero queda claro que todos ellos deberán

ajustarse para cumplir con los objetivos planteados.

comunicación institucional de los resultados …...resumen ejecutivo: de acuerdo con los términos...

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