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Comune di Bastia Umbra

PIANO DI INFORMATIZZAZIONE

delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese. (art. 24 comma 3 bis del D.L. n. 90/2014).

Redatto ai sensi dell’articolo 24 co. 3-bis del D.L. n. 90 / 2014 coordinato con la Legge di conversione 11 agosto 2014, n. 114 e quale progetto attuativo dell’Art.63 del Codice dell’Amministrazione Digitale

Versione 1.0 Approvato con Delibera G.C. n. 37 del 12/02/2015

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Sommario

1. PREMESSA ......................................................................................................................................................................... 3

1.1 Riferimenti Normativi ............................................................................................................................................... 3

1.2 Obiettivi .................................................................................................................................................................... 3

2. ANALISI DEL CONTESTO .................................................................................................................................................... 4

2.1 Procedimenti censiti e Perimetro del Piano ............................................................................................................. 4

2.2 Stato di informatizzazione attuale ........................................................................................................................... 5

2.3 Piattaforme di back-office e front-office in uso ....................................................................................................... 7

Il Sistema Gestionale Integrato ........................................................................................................................................ 7

Sistema di gestione documentale .................................................................................................................................... 8

Sito istituzionale ............................................................................................................................................................... 8

Portale dei Servizi online.................................................................................................................................................. 9

Posta elettronica certificata e firma digitale ................................................................................................................. 11

Carta d’identità Elettronica ............................................................................................................................................ 11

Pagamenti Elettronici ..................................................................................................................................................... 11

Dematerializzazione ....................................................................................................................................................... 12

2.4 Piattaforme disponibili o in via di implementazione.............................................................................................. 12

3. PIANO DI INFORMATIZZAZIONE ...................................................................................................................................... 14

3.1 La Soluzione Tecnologica........................................................................................................................................ 14

3.2 Tempi e Modalità di implementazione .................................................................................................................. 16

Programmazione Fasi di progetto .................................................................................................................................. 16

Modalità di attuazione e governance ............................................................................................................................ 19

3.3 Impatto Organizzativo e Formazione ..................................................................................................................... 20

Reingegnerizzazione dei processi e Formazione del personale .................................................................................... 20

3.4 Fattori di successo .................................................................................................................................................. 20

3.5 Costi previsti ........................................................................................................................................................... 22

3.6 Revisione del Piano ................................................................................................................................................ 23

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1. PREMESSA

1.1 RIFERIMENTI NORMATIVI Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale d.lgs. 82/2005), con particolare riferimento all’Art. 63

e all’Art. 64, dispone l’erogazione dei servizi online da parte delle PA, nonché all’Art. 50-bis, misure per quanto attiene alla continuità operativa e disaster recovery.

Il comma 3-bis dell’art. 24 del DL 90/2014 (comma inserito dalla legge 114/2014 di conversione del decreto) dispone che “entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione” le amministrazioni approvino un Piano di Informatizzazione;

l’informatizzazione deve riguardare tutte le procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni da parte di cittadini e imprese;

deve consentire la compilazione online delle richieste, con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale (SPID);

le procedure informatizzate dovranno consentire il completamento e la conclusione del procedimento, il tracciamento dell'istanza, l’individuazione del responsabile e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta;

il piano deve prevedere la completa informatizzazione delle procedure.

Il DPCM 9 dicembre 2014 n. 285 fornisce concreta attuazione al Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale (SPID) e trova il suo fondamento nel CAD;

Il DPCM 13 novembre 2014 detta le regole tecniche per la “formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”; la norma che rappresenta l’ultimo tassello per avviare il processo di dematerializzazione delle procedure e dell’intera gestione documentale delle PA; il DPCM 13 novembre 2014 (art. 17 co. 2) impone la dematerializzazione di documenti e processi entro 18 mesi dall’entrata in vigore, quindi entro l’11 agosto 2016;

Il Decreto del Ministero dell’economia e delle finanze del 3 aprile 2013, n.55, emanato di

concerto con il Ministro per la pubblica amministrazione e semplificazione, che reca il

“Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da

applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della

legge 24 dicembre 2007, n. 244” pubblicato in G.U. n. 118 del 22 maggio 2013.

Il D.Lgs. 33/2013 stabilisce il “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità,

trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”.

1.2 OBIETTIVI

Completa gestione informatizzata dei procedimenti connessi alla presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni da parte di cittadini e imprese fino a giungere, per step successivi, alla compilazione online delle richieste, con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale (SPID).

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Obiettivo dell’Ente, in conformità piena con la normativa richiamata al precedente paragrafo, e perseguendo le medesime finalità, peraltro già previste nel programma di mandato del Sindaco, è far sì che le procedure informatizzate consentano il completamento e la conclusione del procedimento, il tracciamento dell'istanza, l’individuazione del responsabile e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta.

Contestualmente, a norma del DPCM 13 novembre 2014 (art. 17 co. 2) si darà seguito al processo di

dematerializzazione di documenti e procedimenti.

L'informatizzazione delle procedure per la ricezione delle istanze costituisce un'ottima occasione per

operare un'analisi approfondita dei procedimenti e dei flussi informativi esistenti al fine di procedere

ad una re-ingegnerizzazione degli stessi in chiave completamente digitale. Solo in questo modo infatti

si potrà apportare reale innovazione e trarre il massimo beneficio in termini di efficienza ed efficacia

dal processo di dematerializzazione.

Il presente Piano delineerà quella che si ritiene essere, in questo momento, la strategia utile al perseguimento degli obiettivi sopra indicati, evidenziandone punti di forza, criticità e fattori di rischio, le attività da porre in essere per adeguare l'infrastruttura informatica e organizzativa esistente, una stima di massima dei tempi di adeguamento e dei costi del progetto. In ogni caso, le considerazioni qui esposte andranno riviste e aggiornate sulla base dell’evoluzione normativa, tecnologica/infrastrutturale e organizzativa. L’attuazione del presente Piano, stante gli obiettivi sopra indicati, comporterà necessariamente il potenziamento delle misure adottate con il Piano di Continuità Operativa e Disaster Recovery redatto ai sensi dell’Art.50-bis del CAD.

2. ANALISI DEL CONTESTO

2.1 PROCEDIMENTI CENSITI E PERIMETRO DEL PIANO Presupposto per operare la completa informatizzazione delle procedure per l'inoltro di istanze è la

definizione del perimetro di applicazione del presente piano in relazione ai procedimenti

amministrativi dell'ente già censiti e delle relative modalità di trattamento in riferimento alla gestione

informatica.

In occasione della pubblicazione obbligatoria ex art. 35 D.Lgs. 33/2013 nella sezione “amministrazione

trasparente” del sito istituzionale, il Comune di Bastia Umbra ha recentemente aggiornato il

censimento dei propri procedimenti raggruppandoli in elenchi, completi di tutti i dati, compresi quelli

relativi al responsabile ed i termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta,

raggruppati per Settore e pubblicati nell’apposita sezione del sito istituzionale, dalla quale è possibile

accedere anche alla relativa modulistica e scheda servizio.

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A partire dai procedimenti censiti e pubblicati, che comprendono anche “attività” che non rientrano

specificatamente nei termini di applicazione del comma 3-bis dell’art. 24 del DL 90/2014, si determina

la necessità di individuare quale perimetro di applicazione del presente Piano, il sottoinsieme dei

procedimenti già censiti per i quali sia prevista la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni

da parte di cittadini e imprese, che dovranno essere gestiti in via informatizzata attraverso specifici

servizi on-line fino alla conclusione del procedimento secondo tutto quanto meglio specificato nella

norma stessa.

2.2 STATO DI INFORMATIZZAZIONE ATTUALE

La gestione delle attività di backoffice dei servizi comunali a cui afferiscono i vari procedimenti

amministrativi è già quasi totalmente informatizzata e supportata da applicativi software di tipo

gestionale.

Si tratta quindi di completare il processo di informatizzazione con adeguati sistemi di frontoffice che

vadano ad integrarsi con le attuali procedure gestionali.

Il nuovo sistema di Frontoffice dovrà dialogare e potersi integrare con la molteplicità degli applicativi

di backoffice in uso presso l'Ente, in modo tale da permettere una re-ingegnerizzazione dei processi in

chiave unitaria rispetto a tutto il ciclo di vita del procedimento.

La capacità di integrazione del sistema con le piattaforme attualmente in uso, la presenza di

interfacce di cooperazione applicativa, il rispetto di standard riconosciuti e delle prescrizioni

normative, costituisce pertanto fattore critico di successo.

In particolare, in riferimento al sistema di gestione di backoffice, si riporta di seguito un estratto

dell’Elenco delle basi di dati e relativi applicativi principali ad esse correlati già trasmesso all'Agid ai

sensi dell'art. 24-quater, comma 2, D.L. n. 90/2014, convertito in Legge n. 114/2014, attraverso cui

vengono erogati i servizi comunali. Da tale elenco si evince anche il riferimento alle varie aree

comunali gestite in via informatizzata.

Id. titolo descrizione

formato

riferimento normativo

soggetto

servizi per la

fruibilità dei dati

titolo dell'applicativo principale che

utilizza la base di dati

descrizione dell'applicativo

licenza applicativo

produttore applicativo

AN AN-Anagrafe

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti ai servizi connessi all'Anagrafe comunale

MySql

DPR 223 del 30.05.1989 - Art. 23 -

Altro: Popolazione e Servizi Demografici

sì Anagrafe Sistema gestionale servizi demografici

Licenza d'Uso

Halley Informatica s.r.l.

SC SC-Stato Civile

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti al servizio di stato civile

Mysql

DPR. 396 del 03.11.2000 - Art. 10 -

Altro: Popolazione e Servizi Demografici

no Stato Civile Sistema gestionale servizio di stato civile

Licenza d'Uso


TC TC-Servizi Cimiteriali

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti al servizio

Mys

Nessuna norma Altro: Popolazione e Polizia

no Servizi Cimiteriali Sistema gestionale dei servizi cimiteriali

Licenza d'Uso


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di gestione dei cimiteri ql

Mortuaria

AT AT-Atti Amministrativi

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferentei al servizio di gestione degli atti amministrativi (Delibere, Determinazioni, Decreti, ecc.)

Mysql

D.lgs. 267/2000-L. 241/1990- D.P.R. 445/2000- D.lgs. 07/03/2005 n. 82

Altro: Affari Generali

no Atti Amministrativi

Sistema gestionale degli atti amministrativi dell'Ente

Licenza d'Uso


PI PI-Protocollo Informatico

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti al servizio di Protocollo Informatico

Mysql

D.P.C.M. 03/12/2013-D.P.C.M. 31/10/2000, D.lgs. 07/03/2005 n. 82


no Protocollo Informatico

Sistema Gestionale di Protocollo Informatico

Licenza d'Uso


MC

MC-Messi Notificatori

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti al servizio di Notifica (messi notificatori) e pubblicazione all'albo pretorio on-line (backoffice)

Mysql

artt. 138, 139, 140, 143, 145, 149 c.p.c., L. 890/1982, L. 296/2006, DPR 600/1973, Dlgs 285/1992, L.69/2009


no Messi Notificatori

Sistema gestionale afferente al servizio Notifiche e al servizio di pubblicità legale

Licenza d'Uso


PC PC-Gestione del Personale

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti al servizio di gestione del personale

Mysql

Nessuna norma Altro: Amministrazione

no Gestione del Personale

Sistema di gestione degli stipendi del personale ed adempimenti connessi

Licenza d'Uso


RP RP-Gestione Presenze

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti al servizio di gestione del rilevamento presenze del personale

Mysql

Nessuna norma Altro: Amministrazione

no Gestione Presenze

Sistema di gestione delle presenze del personale

Licenza d'Uso


PF PF-Contabilità Finanziaria

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti al servizio di gestione della contabilità finanziaria

Mysql

Nessuna norma Bilancio no Contabilità Finanziaria

Sistema di gestione della contabilità finanziaria dell'Ente

Licenza d'Uso


CP CP-Contabilità Iva

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti al servizio di gestione della contabilità IVA

Mysql

Nessuna norma Bilancio no Contabilità IVA Sistema di gestione della contabilità iva dell'Ente

Licenza d'Uso


EC EC-Economato

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti alla gestione del servizio Economato

Mysql

Nessuna norma Bilancio no Economato Sistema gestionale del servizio economato

Licenza d'Uso


IB IB-Inventario Beni

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti alla gestione dell'inventario beni

Mysql

Nessuna norma Bilancio no Inventario Beni Sistema gestionale dell'inventario beni

Licenza d'Uso


CM

CM-Attività Produttive

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti alla gestione del servizio Commercio e Attività Produttive

Mysql

Nessuna norma Commercio no Attività Produttive

Sistema di gestione del servizio commercio e attività produttive

Licenza d'Uso


UT UT-Pratiche Edilizie

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti al servizio di gestione delle pratiche edilizie

Mysql

Nessuna norma Edilizia e governo del territorio

no Pratiche Edilizie Sistema gestionale delle Pratiche Edilizie

Licenza d'Uso


GT

GT-Gestione del Territorio

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti alla gestione del territorio (toponomastica, comuni, località, nazioni) di supporto ad altre procedure

Mysql

Nessuna norma Edilizia e governo del territorio

no Gestione del Territorio

Sistema di gestione del territorio (toponomastica, comuni, località, nazioni) di supporto ad altre procedure

Licenza d'Uso


SS SS-Servizi Scolastici

Base di dati Sistema gestionale Integrato Halley - Archivi afferenti al

Mys

Nessuna norma Altro: Servizi a domanda individuale

no Servizi Scolastici Sistema di gestione delle mense e dei trasporti scolastici.

Licenza d'Uso


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servizio di gestione delle mense e dei trasporti scolastici e per la tariffazione di altri servizi a domanda individuale afferenti all'area cultura e ai nidi d'infanzia.

ql

Usato anche per la tariffazione di altri servizi a domanda individuale afferenti all'area cultura e ai nidi d'infanzia

GTI

GTI-Tributi Base di dati afferente al servizio di gestione dei tributi comunali

Firebird

Nessuna norma Fiscalità e tributi

no G.T.I.Win Sistema gestionale integrato dei tributi comunali

Licenza d'Uso

SIEL s.r.l.

PLS

PLS-Polizia Locale Service

Base di dati afferente al servizio in outsourcing di gestione del codice strada (registrazioni, notifiche, incassi e ruoli) e collocata in hosting presso: EtruriaPL.Service Hosting certificato UNI CEI ISO/IEC 27001/2006 presso ICT Valle Umbra Foligno (PG)

Mysql

Nessuna norma Altro: Polizia Locale

no Etruria PL.Service-Verbali

Sistema gestionale del codice strada

(registrazioni, notifiche, incassi e

ruoli) fruibile in modalità web per la durata di apposita

convenzione (Outsourcing con

collaborazione operativa tra il personale del

Comando di Polizia Municipale ed il

personale Etruria P.A.)

Licenza d'Uso

Etruria P.A. s.r.l.

FC FC-Farmacie Comunali

Base di dati afferente alla gestione delle farmacie comunali

Firebird

Nessuna norma Altro: Farmacie Comunali

no WinFarm Sistema gestionale delle Farmacie Comunali

Licenza d'Uso

Pharmaservice srl

2.3 PIATTAFORME DI BACK-OFFICE E FRONT-OFFICE IN USO

Il Sistema Gestionale Integrato

Tutti gli applicativi prodotti da Halley Informatica, indicati nel paragrafo precedente, sono integrati in

un ambiente operativo unico, web based, che permette la gestione ed il controllo dell’intero Sistema

Informativo Integrato Halley.

L’integrazione delle varie aree amministrative consente all’Ente di implementare una gestione

ottimizzata in relazione ai flussi informativi intersettoriali ed all’accesso a banche dati condivise o

allineate automaticamente tra i vari sistemi applicativi, con ovvie ricadute positive in termini di

efficacia, efficienza ed economicità nella erogazione dei servizi connessi, nonché quale condizione

abilitante per una erogazione efficiente di servizi on-line agli utenti dell’Ente, ai cittadini e alle imprese

attraverso un portale di front-end strettamente integrato con i sistemi gestionali di back-office.

Come evidenziato nell’elenco riportato nel precedente paragrafo, il Sistema gestionale dei tributi

comunali non è ricompreso nel sopra indicati Sistema Informativo integrato Halley, in quanto trattasi di

piattaforma prodotta da altro fornitore (SIEL srl) che tuttavia è in grado di accedere alla base dati del

sistema integrato per quanto attiene ai dati anagrafici a garanzia del corretto trattamento riferito ai

contribuenti.

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Note:

1) Il sistema adottato dalla Polizia Municipale per la gestione del codice strada (registrazioni,

notifiche, incassi e ruoli) è riferito a convenzione in “Outsourcing” con collaborazione operativa

tra il personale del Comando di Polizia Municipale ed il personale Etruria P.A. ed è fruibile in

modalità web.

2) Il Sistema gestionale delle Farmacie Comunali è completamente indipendente dal sistema

informatico comunale trattandosi di una gestione sostanzialmente commerciale, laddove per le

attività e procedimenti amministrativi viene utilizzato il sistema integrato comunale.

Sistema di gestione documentale

Il sistema informativo integrato sopra descritto ingloba al suo interno anche specifiche funzionalità di

gestione documentale, da sviluppare ed implementare ulteriormente a cura della Halley Informatica

con prossimi aggiornamenti. In particolare, ad oggi, a partire dal sistema di protocollo viene attivato un

“flusso documentale” connesso all’assegnazione di protocollo, che attraverso un sistema di

“Comunicazioni” integrato consente ad ogni Responsabile di ricevere la comunicazione di ogni

protocollo assegnato al proprio settore con la possibilità di sub-assegnarlo agli uffici di propria

competenza per l’attivazione delle azioni conseguenti. Allo stesso tempo il protocollo può essere

inserito nell’apposito “fascicolo virtuale” connesso con il procedimento pertinente, attraverso il

sistema di “Fascicolazione elettronica” integrato nel sistema di protocollo. Anche i documenti in uscita

prodotti dalle varie procedure informatiche precedentemente descritte possono essere inseriti nel

fascicolo elettronico, al momento attraverso procedura manuale.

Tuttavia, i prossimi interventi di aggiornamento delle procedure Halley, già integrate con il sistema di

protocollo, prevedono una convergenza dei documenti informatici prodotti attraverso i sistemi

gestionali nei rispettivi fascicoli elettronici; in particolare tale funzionalità è già in fase di progetto per

quanto attiene le pratiche edilizie. Ciò garantirà l’univocità del “documento” evitando ridondanza e

rischi di inconsistenza e disallineamento dati tra i vari sistemi coinvolti.

Tutti i documenti informatici convergeranno fisicamente in un’apposita area detta “Document server”

(ad oggi tale area raccoglie i documenti di protocollo e gli atti amministrativi) da cui potranno essere

trasmessi ad un ente Conservatore a norma di legge: quest’ultima funzionalità sarà attivata

contestualmente alla “fatturazione elettronica”. Quest’ultima sarà attivata quale funzionalità integrata

tra le procedure di gestione Protocollo e Finanziaria (ed eventuale altro modulo applicativo riferito alla

fatturazione di cui il servizio preposto valuterà l’opportunità di acquisto).

Sito istituzionale

Il Sito Web istituzionale (http://www.comunebastiaumbra.gov.it) dell’Ente già tra il 2005 ed il 2006 è

stato interamente reingegnerizzato ed adeguato ai requisiti di accessibilità previsti dalla Legge Stanca

ottenendo l’autorizzazione del Cnipa (attuale Agid) ad esibire il relativo logo. Ad oggi il sito ha

mantenuto la stessa struttura organizzativa e formale pur avendo incrementato il numero di sezioni in

relazione agli adeguamenti normativi ed alle esigenze di comunicazione ed interazione dell’Ente. In

particolare, si evidenzia la presenza delle seguenti sezioni:

http://www.comunebastiaumbra.gov.it/

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Organigramma dell’Ente con l’articolazione dei servizi e degli uffici, i nomi dei responsabili e degli

addetti con relative caselle e-mail istituzionali e riferimenti telefonici, assessorato di riferimento e

funzionigramma;

“Amministrazione Trasparente” contenente i riferimenti ed i documenti la cui pubblicazione è

prescritta dal D.Lgs. 33/2013 e dalle varie Delibere ANAC, ai fini della trasparenza amministrativa,

secondo quanto ricompreso nel Programma Triennale per la Trasparenza e l’Integrità adottato dall’Ente

e contenente altresì apposita sottosezione dedicata alle tipologie di procedimenti svolte da ciascun

settore dell’Ente con indicazione dei tempi di conclusione ed altre modalità di gestione del

procedimento oltre che la norma di riferimento;

Bandi di gara;

Bandi di Concorso con relativi esiti e graduatorie;

Aree riservate: sezione che descrive le varie aree relative ai servizi on-line già implementati, attivi o di

prossima attivazione con relativa indicazione in merito e link al Portale dei Servizi on-line

successivamente descritto;

Guida ai servizi dell’Ente e Modulistica on-line: ciascun servizio è descritto tramite apposita scheda

standard per tutti i servizi con il collegamento alla relativa modulistica. Tali schede-servizio sono

reperibili in vario modo per agevolare l’usabilità e la reperibilità delle informazioni. In particolare tali

schede sono disponibili sia a partire dalla sezione dei Servizi al Cittadino e alle Imprese ove sono

raggruppati per tipologia, sia a partire dalle aree del sito afferenti ai vari settori comunali, ciascuno per

i servizi di pertinenza, sia a partire da “Amministrazione Trasparente” in riferimento ai Procedimenti

amministrativi. Inoltre è presente la sezione Modulistica on-line che raccoglie la modulistica afferente

alle schede-servizio sopra indicate. L’inserimento e l’aggiornamento dei dati afferenti a tali sezioni

vengono effettuate dai vari settori dell’Ente a mezzo di operatori incaricati, ricomprendendo tra l’altro

tale attività di aggiornamento e popolamento nel Piano Triennale per la Trasparenza e l’Integrità, come

peraltro tutto quanto pubblicato nella sezione “Amministrazione Trasparente”;

In home page, tra i vari riferimenti dell’Ente è indicata la casella di posta elettronica certificata;

In home page è presente in evidenza il link all’Albo pretorio on-line (situato nel portale dei Servizi);

In home page è presente il link agli “Atti on-line” (sezione situata nel portale dei Servizi);

Sezione Open-data (ai sensi dell’Art. 52 del Cad)

Regolamenti;

Avvisi;

Sezioni informative sugli uffici comunali (“Entra in Comune”);

Segnalazioni: possibilità da parte del Cittadino di inviare una segnalazione all’area di competenza

comunale;

Iscrizione alla Newsletter;

Comunicazione istituzionale / Agenda eventi.

Portale dei Servizi online

Il sistema informativo integrato di Backoffice, sopra descritto, dialoga e si completa con un sistema di Front-end costituito da un portale web di servizi (CMS - Content Managment System), http://servizi.comunebastiaumbra.gov.it, che integra altresì il sito istituzionale.

http://servizi.comunebastiaumbra.gov.it/

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In riferimento ai servizi online erogati attraverso i sistemi di back-office, il portale dei servizi viene aggiornato automaticamente, attraverso un’operazione di “mirror” schedulato, con il sistema di back-office comunale che a sua volta è in grado di acquisire dal portale, in riferimento a specifiche tipologie di servizio (es. istanze pratiche edilizie), i dati necessari per poter avviare il procedimento. Per altri servizi il personale dell’Ente interagisce direttamente con il portale per poter erogare quanto richiesto.

In particolare, il portale, che nasce in attuazione del progetto E-Government denominato “TECUT” tra il 2002 ed il 2004, è suddiviso tra aree pubbliche ed aree private.

Le aree pubbliche, completano il sito istituzionale, erogando, attraverso l’integrazione con i sistemi gestionali di back-office, i servizi di Albo Pretorio online, Pubblicazioni di Matrimonio, alcune funzioni attinenti la Trasparenza Amministrativa (accessibili attraverso il sito istituzionale), accesso a tutti gli Atti Amministrativi, Commissioni Edilizie, oltre che servizi di informazione, quale l’Agenda Eventi direttamente gestita attraverso il portale stesso dall’URP comunale.

Le aree private suddivise in Cittadino, Imprese, Professionisti ed Extranet, sono dei veri e propri canali telematici per interagire a tutti gli effetti con gli uffici comunali, il cui accesso dovrà essere integrato con l’SPID:

Area privata “Cittadino”: L’accesso, riservato a residenti e non, è gestito tramite una password rilasciata dal Comune stesso previa registrazione online e successiva identificazione “de visu” presso l’Ufficio Relazioni con il Pubblico, secondo quanto stabilito in apposito Regolamento comunale. I servizi online al momento attivi sono:

o Autocertificazioni e autodichiarazioni precompilate o Servizi Elettorali o Prenotazione online dei certificati o Accesso scheda individuale

Area privata “Imprese”: L’accesso, riservato alle Imprese, è gestito tramite una password rilasciata

dal Comune previa registrazione online, secondo quanto stabilito in apposito Regolamento comunale. I servizi online al momento attivi sono:

o consultazioni fatture o consultazione impegni di spesa o consultazione liquidazioni o consultazione mandati di pagamento

Area privata “Professionisti”: L’accesso è riservato ai Professionisti e gestito tramite password

rilasciate dal Settore Edilizia, previa registrazione online e successiva identificazione “de visu”. I servizi online al momento attivi sono:

o Inserimento richieste di autorizzazione di insegne e mezzi pubblicitari on-line con relativa acquisizione nel sistema gestionale di backoffice

o Consultazione pratiche riferite alle richieste di autorizzazione di insegne e mezzi pubblicitari

NOTA: Tale servizio attivato in sperimentazione, sarà soggetto a variazioni in relazione all’adozione del sistema di gestione online riferita al SUAPE (Sportello Unico per le Attività Produttive e l’Edilizia).

Area privata “Extranet”: L’accesso è riservato agli “enti esterni”, e gestito tramite una password

rilasciata dal Comune con profilazione diversificata e consultazione “ristretta” del database

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comunale secondo specifica Convenzione di servizio stipulata tra gli Enti fruitori ed il Comune di Bastia Umbra redatta secondo uno schema tipo pubblicato sul portale istituzionale, previa richiesta scritta. I servizi online al momento attivi sono riferiti all’interrogazione del database comunale in riferimento ai dati anagrafici dei cittadini.

L’Area privata “Intranet” è riservata agli operatori comunali sia per la gestione del portale sia per l’interazione con il Cittadino.

I servizi sopra menzionati sono stati adottati in riferimento al “REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELL’ACCESSO AI SERVIZI ON LINE DEL COMUNE DI BASTIA UMBRA PER I QUALI É RICHIESTA L’AUTENTICAZIONE.” approvato con Delibera di Consiglio Comunale n. 61 del 03.10.2012 e successivamente integrato dalla Delibera della Giunta Comunale N. 320 del 03-12-2013, in riferimento all’attivazione dei servizi finanziari. In riferimento all’Area Professionisti, il Settore Edilizia ha delineato la sperimentazione di cui sopra con propria Determinazione n. 836 del 13/10/2011.

Posta elettronica certificata e firma digitale

Il Comune di Bastia Umbra, nell’ambito dei progetti e-government regionali, si è dotato già a partire dal 2004 di una casella di Posta Elettronica Certificata, regolarmente registrata all’Indice PA. Tale casella PEC è connessa la registro di protocollo. Ulteriori caselle pec sono recentemente state acquisite per varie esigenze degli uffici, tra cui gli adempimenti Avcpass. I Responsabili di Settore e Servizio oltre che ulteriori responsabili di procedimento sono dotati di firma digitale; ogni settore provvede poi ad estendere ai vari operatori tale utilità al fine di consentire la formazione di documenti informatici secondo le disposizioni normative e per le finalità previste dai vari procedimenti. Oltre al primo nucleo di servizi erogati tramite il canale web sopra descritto, ed in rispondenza alla normativa vigente, l’Ente ha adottato, in via generale , l’utilizzo della PEC per i flussi in uscita e in entrata. Ciò favorisce il processo di informatizzazione e digitalizzazione documentale.

Carta d’identità Elettronica

A partire dal 2009 l’Ente rilascia la Carta di Identità Elettronica oltre a quella cartacea che al momento

viene rilasciata solo in via sussidiaria e per i minori.

Pagamenti Elettronici

Con vari interventi legati agli obiettivi di razionalizzazione ed ottimale gestione dei servizi, l’Ente ha adottato già a partire dal 2009/2010 modalità di pagamento elettronico, secondo l’accezione ‘e-payment’ e relativa gestione degli incassi per i servizi a domanda individuale. Inoltre, già a partire dal 2004, l’Ente ha adottato il sistema di ‘Mandato Informatico’ per la gestione dei pagamenti verso l’esterno e relativa archiviazione sostitutiva ad opera dell’Istituto Bancario convenzionato. Sia per i flussi di pagamento in entrata sia per quelli in uscita sono stati implementati nei sistemi applicativi gestionali interni dei moduli di interscambio dati con sistemi bancari, riferiti ai pagamenti, che consentono il trattamento degli stessi senza caricamenti o impegnative operazioni manuali. In tal senso l’azione dell’Ente si è focalizzata su due fronti: da un lato il miglioramento dei servizi resi all’utenza esterna, dall’altro l’ottimizzazione delle attività di gestione interna e delle relative risorse preposte.

http://www.comunebastiaumbra.gov.it/regolamenti/doc/REGOLAMENTO%20ACCESSO%20SERVIZI%20ON%20LINE.pdf



12

In particolare, i pagamenti verso l’esterno (pagamento fatture, pagamento stipendi, importi dovuti a

qualsiasi titolo a creditori) vengono effettuati tramite circuito “Mandato Informatico” attraverso un

processo interamente informatizzato per la gestione di mandati e reversali di pagamento dotato di

validità amministrativa e contabile che sostituisce a tutti gli effetti la modalità di trattamento

tradizionale che prevede rilevanti ‘flussi cartacei’ tra i soggetti interlocutori e conseguenti limiti

connessi. La sicurezza del trattamento informatico è assicurata dall’istituto bancario che per quanto

riguarda le operazioni gestionali a carico dell’Ente, prevede l’impiego di sistemi di firma digitale e

certificati di autenticazione: solo operatori appositamente abilitati e riconosciuti dal sistema tramite

certificati di autenticazione e firma digitale, possono disporre i pagamenti o gestire i flussi connessi.

L’Istituto Bancario convenzionato è incaricato anche della archiviazione e conservazione dei documenti

informatici connessi (mandati di pagamento, reversali) secondo la normativa vigente.

Tale modalità di pagamento è integrata con i sistemi applicativi gestionali interni afferenti all’area

finanziaria, mediante appositi flussi dati di interscambio (in formato xml) tra i sistemi.

In tal modo l’intero iter è stato in pratica dematerializzato, ottenendo i seguenti principali vantaggi:

Eliminazione dei flussi cartacei

Velocizzazione delle procedure di pagamento e controllo

Monitoraggio in tempo reale della liquidità dell’Ente

Conservazione informatica e semplificazione delle operazioni di consultazione

Risparmi nei consumi di carta e toner per stampanti

Ottimizzazione del personale

Inoltre i pagamenti verso l’Ente relativi ai servizi a domanda individuale (Mense Scolastiche, Trasporto

Scolastico, Asilo nido, Scuola di Musica, Università Libera Lampade votive ), possono essere effettuati

tramite MAV da parte dell’utenza.

La gestione dei pagamenti tramite MAV consente ai servizi preposti l’utilizzo di procedure

automatizzate per la gestione degli incassi tramite gli appositi strumenti applicativi interni e bancari.

Inoltre i servizi preposti stanno valutando l’attivazione del sistema di domiciliazione bancaria

denominato SEPA Direct Debit (in sostituzione del sistema RID precedentemente adottato).

Dematerializzazione

Il processo di dematerializzazione è di fatto iniziato con gli interventi precedentemente descritti e sarà

portato a termine secondo step implementativi successivi, attraverso l’attuazione del presente Piano

secondo tutto quanto di seguito descritto e dei provvedimenti attuativi conseguenti.

2.4 PIATTAFORME DISPONIBILI O IN VIA DI IMPLEMENTAZIONE I sistemi informatici sopra descritti, attraverso cui vengono erogati i servizi comunali, sono in continua

evoluzione e soggetti ad integrazioni con ulteriori procedure che informatizzino la gestione di

aree/procedimenti gestiti ancora solo parzialmente in via informatica attraverso strumenti di office-

automation.

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Pertanto, il presente piano troverà attuazione nel completamento e nell’evoluzione dell’infrastruttura

esistente, con particolare riferimento ai seguenti fronti di intervento:

o Sistema Informativo Territoriale: piattaforma già attivata; popolamento e bonifica dati in corso;

o SUAPE: piattaforme alternative valutate dal Settore Edilizia; prossima attivazione in relazione

alle decisioni assunte dal settore medesimo;

o Fatturazione Elettronica: attivazione prevista nei tempi di legge attraverso aggiornamento/

integrazione dei sistemi di gestione finanziaria e di protocollo;

o Conservazione a norma di legge: l’attivazione a regime è prevista contestualmente

all’attivazione della fatturazione elettronica, mediante aggiornamento del sistema di protocollo

informatico e la stipula già effettuata di apposita convenzione di servizio con ente accreditato

per la conservazione tramite accordo quadro regionale;

o Gestione Procedimenti amministrativi: attivazione di un nuovo sistema gestionale integrato sia

con il sistema di backoffice sia con il portale dei servizi on-line (frontoffice), anche in step

successivi.

Si evidenzia inoltre che l’Ente è connesso alla Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione Regionale

(RUPAR-RU) tramite nodo Comnet/SPC, attraverso cui è possibile avvalersi si servizi di cooperazione

applicativa messi a disposizione dalla Regione Umbria (CA-Umbria).

L’Ente ha altresì la possibilità di avvalersi della Piattaforma di gestione dell’identità digitale messa a

disposizione dalla Regione Umbra e denominata FED Umbria in grado di interfacciarsi con l’SPID.

L’adesione a FED Umbria sarà valutata in relazione all’adeguamento dei sistemi informatici di front-

office ed alla disponibilità effettiva dell’SPID.

L’Ente inoltre, ed in particolare il Settore Demografico, si sta già attivando per l’attuazione dell’ANPR secondo quanto previsto dal DPCM 10 novembre 2014 , n.194.

In relazione all’evoluzione della piattaforma di Front-office, e in materia di pagamenti elettronici, sarà trattata la modalità implementativa per l’utilizzo dei servizi messi a disposizione dal “Nodo dei Pagamenti-SPC” ai sensi delle “Linee guida per l'effettuazione dei pagamenti elettronici a favore delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi, ex articolo 5, comma 4 del decreto legislativo 7 marzo 2005. n. 82 e s.m.i. recante "Codice dell'amministrazione digitale" Versione 1.1 – gennaio 2014”.

Nell’ambito del percorso volto a dare nuovo impulso alla digitalizzazione dei procedimenti amministrativi e alla dematerializzazione dei documenti in un’ottica di semplificazione degli adempimenti a favore dei contribuenti, sarà altresì valutata l’attivazione del servizio di pagamento della marca da bollo digitale che potrà essere acquistata tramite il servizio @e.bollo, in relazione ai tempi tecnici necessari allo sviluppo delle procedure sulla base delle linee guida e delle specifiche tecniche elaborate dall’Agenzia delle Entrate e dall’Agenzia per l’Italia Digitale, nonché in relazione all’evoluzione del processo di informatizzazione dei procedimenti ad istanza di parte di cui al presente Piano.

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3. PIANO DI INFORMATIZZAZIONE La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi consente nuove modalità di comunicazione e

interazione con cittadini e imprese attraverso l’erogazione di servizi on-line e la realizzazione di un unico

punto di accesso.

I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti dalla produzione alla conservazione. I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di:

Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia di documenti) - Documento informatico Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità

organizzative - Flussi documentali e protocollo Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita -

Dematerializzazione Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copie - Conservazione

AgID ha definito il modello di riferimento, l’architettura funzionale e i requisiti funzionali, non funzionali e di progetto del nuovo Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi della pubblica amministrazione e della rete dei poli conservativi (SGPA). Questo permetterà a tutte le pubbliche di amministrazioni di adottare un unico modello di riferimento per i loro investimenti sulla dematerializzazione dei procedimenti, così da contribuire alla realizzazione di un sistema cooperativo che renda interoperabili i flussi documentali tra tutte le amministrazioni e riconduca ad unitarietà la gestione dei dati, degli eventi e dei documenti informatici non strutturati. Il SGPA è stato predisposto con il contributo delle amministrazioni centrali, territoriali e locali.

3.1 LA SOLUZIONE TECNOLOGICA Ad oggi la Soluzione Tecnologica implementativa della completa informatizzazione dei procedimenti amministrativi ad istanza di parte, non può che essere progettata e programmata come naturale evoluzione del sistema informatico e informativo integrato descritto nel capitolo precedente, con riferimento altresì ai fronti di intervento ivi descritti. In realtà il processo di informatizzazione dei procedimenti è già in parte iniziato, in relazione alla gestione riferita al backoffice, nell’ambito del Progetto ex art. 15 c.5 del CCNL per l’anno 2014, ma che si articolerà in step successivi anche nel prossimo triennio 2015-2017, e che parte in sostanza dall’implementazione della fascicolazione elettronica connessa ai procedimenti amministrativi. Il Sistema che si intende implementare dovrà consentire la Gestione Informatizzata dei Procedimenti Amministrativi in stretta integrazione con il Protocollo Informatico e le procedure gestionali in uso presso l’ente in riferimento alle varie classi di servizi già gestiti in modo informatizzato. In particolare, dall’analisi effettuata dai Responsabili di Settore con il coordinamento del Segretario Generale è emersa innanzitutto la necessità di procedere, in via preliminare e propedeutica alla completa gestione procedimentale in via informatica, all’implementazione della “Fascicolazione Elettronica”, già integrata nel sistema gestionale di Protocollo Informatico attualmente in uso.

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In sostanza, il Progetto strategico denominato “INFORMATIZZAZIONE PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI – ANNO 2014 – PRIMA FASE”, sopra citato, che si articolerà in step successivi anche nel prossimo triennio 2015-2017 attraverso l’attuazione del presente Piano, aveva l’obiettivo di generare e popolare i fascicoli virtuali connessi ai procedimenti amministrativi che raccolgano i relativi documenti informatici, come supporto e repository documentale per la successiva gestione del procedimento stesso attraverso la procedura informatizzata di Gestione dei Procedimenti Amministrativi integrata con il Protocollo Informatico, che consentirà di definire per ogni pratica l’iter da seguire dall’apertura fino all’adozione del provvedimento finale in modo integrato con le altre procedure gestionali utilizzate per l’erogazione dei vari servizi dell’Ente. La procedura di Gestione dei Procedimenti Amministrativi, attualmente in via di ultima implementazione da parte della ditta Halley Informatica di Matelica, già fornitore del sistema integrato precedentemente descritto, costituisce in sostanza il completamento delle fasi gestionali del procedimento attuate attraverso le procedure già in uso e la gestione del fascicolo elettronico, per addivenire successivamente all’attivazione del relativo servizio on-line che consenta l’interazione con cittadini, imprese e professionisti. Per ogni attività/procedimento è prevista pertanto la creazione e gestione del relativo fascicolo/sottotofasciolo elettronico per addivenire alla completa tipizzazione di tutto l’iter di gestione delle pratiche dell’ente, definendo i passaggi/fasi da gestire, i responsabili delle varie fasi, eventuali vincoli, e le tempistiche di gestione. In questo modo in ogni momento si può controllare il reale stato di avanzamento della pratica, avendo altresì a disposizione il fascicolo elettronico di supporto. Dopo la modellazione dei procedimenti, sarà possibile istanziare le pratiche afferenti ai procedimenti tipizzati, gestendone l’iter previsto in fase di modellazione e aggiornando i dati necessari a fornire le informazioni sullo stato del procedimento e quant’altro previsto. Sarà pertanto possibile visionare l’elenco dei procedimenti ed il loro stato e stampare i registri in base a parametri prescelti, onde avere altresì uno strumento di supporto ai settori che funga anche da scadenzario e consentire di monitorare il rispetto dei tempi previsti.

Inoltre, l’integrazione tra i sistemi gestionali ed il sistema di gestione dei procedimenti dovrà evitare, ove

possibile, la duplicazione dei documenti associati anche avvalendosi del fascicolo virtuale che può fungere

da raccordo tra i vari sistemi e garantire l’univocità documentale. A tal fine sono stati già inseriti alcuni

interventi in tal senso , da parte del fornitore software, nell’ambito della progettazione evolutiva di

alcune procedure in uso. L’obiettivo è quello di addivenire con il fornitore ad una soluzione

completamente integrata sul piano documentale tra flussi gestionali e sistema di fascicolazione.

Contestualmente il fornitore software integrerà nella piattaforma di Front-end, il portale dei servizi on-

line, sopra descritto, le funzionalità web che consentiranno la presentazione on-line delle

istanze/dischiarazioni/segnalazioni completando in tal modo il flusso gestionale del procedimento

amministrativo interamente informatizzato. Tali funzionalità web saranno integrate con il sistema di

backoffice sopra descritto e con il Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale (SPID).

Quest’ultima integrazione è subordinata alla disponibilità del sistema e relative specifiche sulla base delle

quali il fornitore software effettuerà di fatto l’integrazione.

Una successiva evoluzione consisterà nell’erogazione multicanale di alcuni dei servizi on-line afferenti alla

gestione dei procedimenti ad esempio attraverso applicazioni e/o accessi web semplificati per smartphone

e tablet.

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In sintesi gli step implementativi possono essere così riepilogati:

3.2 TEMPI E MODALITÀ DI IMPLEMENTAZIONE

Programmazione Fasi di progetto

Anno 2014: Fasi di progetto attuate riferite al 2014 - Progetto ex art. 15 c.5 del CCNL

1. Attivazione e configurazione dei moduli informatici attinenti alla fascicolazione elettronica, integrati con il sistema gestionale Halley già in uso presso i vari settori per la gestione della gran parte delle attività dell’Ente, con particolare riferimento al Protocollo Informatico;

2. Formazione del personale sull’uso del sistema.

3. Individuazione da parte dei settori di uno o più procedimenti da gestire attraverso il modulo applicativo sopra richiamato, individuandone le varie fasi, il personale responsabile, i tempi ecc.

4. Creazione e modellazione dei Fascicoli elettronici connessi ai Procedimenti indicati dai Responsabili di Settore in relazione alla classificazione di Protocollo ed alle “Linee Guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione” pubblicata sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale, nonché in relazione alla struttura organizzativa del settore.

Backoffice

Gestione

informatizzata di

backoffice dei

Procedimenti

Fascicolazione

Elettronica

Integrazione

con sistemi

gestionali in

uso

SUAPE

Fatturazione

Elettronica

Conservazione

documentale a

norma di legge

Informatizzazi

one altre Aree

amministrative

Frontoffice

Adeguamento Portale

dei Servizi on-line

Presentazione

istanze / iter

procedimenti

SUAPE

Multicanalità

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5. Prima sperimentazione della gestione dei fascicoli elettronici connessi ai procedimenti selezionati, popolandoli con la documentazione pervenuta nell’anno 2014.

6. Partecipazione delle strutture dell’Ente all’evoluzione tecnica e funzionale del modulo applicativo Halley, collaborando con i tecnici di sviluppo della ditta produttrice.

Settori coinvolti nelle varie Fasi:

Settori Fasi

Settore Informatico Fase 1- Fase 2 - Fase 6.

Supporto ai settori in tutte le altre Fasi

Settore Controllo di Gestione Supporto ai Settori nelle Fasi 3, 4 e 5.

Verifiche periodiche e predisposizione di un Report del

progetto sulla scorta delle attestazioni dei singoli

Responsabili e della documentazione acquisita.

Settore Personale e Organizzazione Organizzazione Fase 2.

Tutti i Settori (ad eccezione dei settori

Informatico e Controllo di Gestione le cui

competenze nell’ambito del progetto sono

sopra dettagliate)

Fasi da 3. a 6.

PROCEDIMENTI OGGETTO DEL PROGETTO

Affari Generali - - Procedure negoziate - - Stipula contratti - -Ricorsi - Personale e organizzazione - -Rilascio certificati di servizio - - Verifiche di autocertificazioni richieste da Enti diversi - - Richieste assunzioni per mobilità - Lavori pubblici - - Concessione di contributi per il superamento delle barriere architettoniche negli edifici privati - - Certificato di esecuzione lavori ai sensi del D.P.R.34/2000 - Urbanistica - - Rilascio certificato di destinazione urbanistica - -Dichiarazione di compatibilità urbanistica - Economico finanziario

- Risarcimento del danno con attivazione delle polizze assicurative - Edilizia

- Autorizzazione abbattimento/spostamento/potatura straordinaria piante tutelate in aree non vincolate ai sensi del d.lgs 42/2004.

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Servizi Sociali

-Attivazione dei tirocini formativi degli studenti universitari presso il Settore Sociale -Accesso al servizio telefono d’argento Farmacia

- Gestione richieste farmaci mancanti Polizia e Attività produttive

- Autorizzazione alla occupazione temporanea e permanente del suolo pubblico Tributi

- Rimborso tributi comunali - Istanza di autotutela

- Cultura - - Concessione benefici per l’acquisto di libri di testo agli studenti della scuola secondaria di I° e II° grado - - Contributi e benefici per studenti della scuola secondaria di I° e II° grado per servizio di trasporto e di

assistenza specialistica - Servizi Demografici

- Procedimenti di immigrazione - Pubblicazioni di matrimonio

Il progetto per l’anno 2014 è stato oggetto di monitoraggio con le stesse modalità attuate per le

verifiche periodiche, del Piano Performance/PEG. In particolare quanto sopra attiene alla verifica di cui

alla Delibera G.C. n. 300 del 09/12/2014.

Anno 2015: Previsione

1. Fascicolazione Elettronica: Secondo step implementativo. Estensione della fascicolazione

elettronica in riferimento a tutti i procedimenti amministrativi in relazione ai flussi di protocollo

con particolare riferimento a quelli attinenti al perimetro di azione del presente piano.

2. Attivazione nuovo sistema gestionale per l’informatizzazione dei procedimenti amministrativi

in riferimento all’iter procedimentale. La messa in opera di tale sistema gestionale è

subordinata al completamento dello stesso da parte del fornitore.

3. Modellazione primo nucleo di procedimenti amministrativi tra quelli già individuati nel 2014

sopra riportati ovvero altri che i vari Responsabili di Settore riterranno opportuno

informatizzare in sede di prima applicazione del progetto totale di informatizzazione dei

procedimenti di cui al comma 3-bis dell’art. 24 D.L. 90/2014. Individuazione della relativa

Modulistica (ove non già disponibile). Tale attività sarà occasione per procedere al

ripensamento dell’iter procedimentale in relazione alle nuove modalità di trattamento.

4. Attivazione SUAPE (Sportello Unico per le Attività Produttive e l’Edilizia) – Sportello on-line

attraverso portale web per la presentazione di istanze afferenti al Suape e gestione del relativo

iter. Integrazione con sistemi di backoffice.

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5. Conservazione documentale a norma di legge: Attivazione archiviazione documenti presso

fornitore accreditato per la Conservazione a norma di legge, in esecuzione alla Delibera n. 271

del 04/11/2014. Implementazione di funzioni di trasferimento automatico dal sistema di

Protocollo verso il Conservatore, a cura del fornitore software.

6. Fatturazione Elettronica: Attivazione con adeguamento sistemi gestionali coinvolti.


1. Completamento processo di Modellazione e relativa gestione informatizzata di backoffice dei

procedimenti amministrativi di cui al comma 3-bis dell’art. 24 D.L. 90/2014, con definizione e

messa a punto della relativa Modulistica (ove non già disponibile). Tale attività sarà occasione

per procedere anche al ripensamento dell’iter procedimentale in relazione alle nuove modalità

di trattamento da parte dei settori competenti.

2. Attivazione e test sistema di front-office per la presentazione delle istanze di cui al comma 3-bis

dell’art. 24 D.L. 90/2014 per un primo nucleo di procedimenti individuati dai responsabili di

settore (oltre ai procedimenti Suape per i quali l’iter sarà gestito in modo conforme alla

specifica normativa nazionale e regionale già a partire dal 2015). La messa in opera di tale step

è subordinata alla disponibilità delle funzionalità web da implementarsi a carico del fornitore.


1. Completamento sistema di front-office per la presentazione delle istanze di cui al comma 3-bis

dell’art. 24 D.L. 90/2014. Integrazione con il Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità

Digitale (SPID), ancora in fase di implementazione. La messa in opera di tale step è subordinata

alla disponibilità delle funzionalità web da implementarsi a carico del fornitore.

2. Attivazione sistemi di rilevamento di customer satisfaction.

Modalità di attuazione e governance

L’attuazione del piano sarà ricompresa in specifiche azioni esplicitate nel Piano Performance –PEG, e

sottoposta a monitoraggio sullo stato di attuazione e ad eventuali misure correttive, attraverso i relativi

strumenti di controllo.

I soggetti a cui è affidata l’attuazione del Piano sono sostanzialmente tutti i Responsabili di Settore ciascuno in

riferimento alle proprie competenze con il coordinamento del Segretario Comunale per quanto attiene gli

aspetti gestionali riferiti ai procedimenti e del Settore Informatico per quanto attiene gli aspetti tecnici

informatici.

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3.3 IMPATTO ORGANIZZATIVO E FORMAZIONE

Reingegnerizzazione dei processi e Formazione del personale

Le fasi attuative del presente Piano, che coinvolgono tutta la struttura dell'ente, l'introduzione dell'istanza

digitale e l'informatizzazione di tutto il ciclo di vita del procedimento avranno un indubbio impatto

organizzativo, sia in termini di risorse umane e tempo da dedicare all'implementazione dei nuovi processi sia in

termini di cambiamento delle metodologie di lavoro e delle prassi consolidate, attivando di fatto un vero e

proprio processo di reingegnerizzazione dei procedimenti.

Per assicurare la riuscita del processo di informatizzazione occorrerà pertanto:

coinvolgere il personale a tutti i livelli per la condivisione degli obbiettivi di progetto e la realizzazione

delle attività di analisi e re-ingegnerizzazione dei procedimenti ai fini della semplificazione degli iter

procedurali in relazione alla nuova modalità di gestione, revisionando altresì, ove necessario i

regolamenti che governano tali procedimenti;

governare il cambiamento conseguente alla gestione delle pratiche in modo completamente digitale ed

all'introduzione dei sistemi di front-office;

la partecipazione attiva degli uffici comunali all’implementazione del sistema informatico attraverso un

contatto continuo e diretto con i fornitori delle procedure software per la messa a punto ottimale

dell’intero sistema anche attraverso fasi di sperimentazione;

prevedere adeguati interventi formativi a tutto il personale sulle nuove piattaforme e sulla normativa

che sottende alla formazione, gestione, trasmissione e conservazione dei documenti informatici.

3.4 FATTORI DI SUCCESSO Si evidenziano alcuni fattori critici che significativamente influenzeranno l’attuazione del processo di

informatizzazione:

1. Utilizzo della firma digitale anche da parte del Cittadino in relazione a determinate tipologie di

procedimento. Sebbene per le imprese ed i professionisti l'utilizzo di tale strumento sia ormai

consolidato, per i cittadini rimane ancora una barriera che impedisce la diffusione dei servizi online.

2. L'integrazione prevista dalla norma con il sistema SPID (quest’ultimo in corso di implementazione).

Modalità, tempi e costi per l'integrazione a cura dei fornitori dei software in uso, l'effettiva

distribuzione di credenziali e diffusione del sistema tra i cittadini non possono essere oggetto di stime

precise.

3. Difficoltà implementative, sia a livello organizzativo sia a livello dei sistemi informatici, in relazione a

carenze normative e/o di specifiche tecniche, soprattutto in relazione a determinate tipologie di

procedimenti, laddove l’informatizzazione ne interesserà l’intero ciclo di vita.

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Queste considerazioni, oltre che l’attuale utilizzo del portale dei servizi dell’Ente, mostrano che fattore

critico di successo di tutto il progetto sarà la capacità dell'ente di facilitare e promuovere l'utilizzo delle

piattaforme, in particolare:

curando gli aspetti relativi all'informazione / comunicazione;

sviluppando progetti ,nel territorio, di alfabetizzazione informatica, servizi di facilitazione digitale e

supporto alla navigazione, ecc...;

promuovendo la conoscenza e l'utilizzo tra i cittadini di quegli strumenti che permetteranno di fruire

appieno dei servizi realizzati: firma digitale, posta elettronica certificata, identità digitale, registrazione

presso i portali dell'ente, ecc...

Si possono così brevemente riepilogare i punti di forza, debolezza, le opportunità e le minacce al momento

evidenziabili in riferimento al progetto:

Punti di forza

Utilizzo di piattaforme ormai consolidate, per le quali è

presente know-how all'interno dell'ente e che dovranno

essere integrate con le necessarie funzionalità;

Possibilità di sviluppo di soluzioni in modo coordinato con gli

altri enti del territorio (SUAPE);

Per l'avvio del progetto non è richiesto un grosso

investimento iniziale perché le piattaforme sono già in gran

parte in uso presso l'ente;

Possibilità di implementare il progetto per passi successivi.

Punti di debolezza

Incertezza in termini tecnologici e di costi sulle varie

integrazioni dei sistemi di frontoffice con gli applicativi di

backoffice e trasversali;

Impatto organizzativo e processo di cambiamento complessi

e di difficile gestione.

Opportunità

Adeguamento normativo quale occasione per

reingegnerizzare i processi dell'ente al fine di conseguire la

massima innovazione, ed efficienza / efficacia dal processo di

informatizzazione già avviato e che verrà in questo modo

completato;

Adozione di soluzioni condivise e standardizzate per

l’accesso ai servizi;

Potenziamento e Miglioramento dei servizi offerti all'utenza.

Rischi

Difficoltà di realizzazione a causa dell'incertezza e/o carenza

normativa / regolamentare / linee guida / specifiche di

riferimento negli ambiti di azione del presente piano

Difficoltà di realizzazione del progetto in relazione

all’incertezza su tempi e modalità di attuazione a causa

della dimensione del progetto stesso;

Difficoltà nell’utilizzo dei servizi da parte dell'utenza.

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3.5 COSTI PREVISTI

Risulta chiaro dalle considerazioni finora esposte che non è attualmente praticabile la redazione di un piano

economico puntuale per la realizzazione di quanto previsto dalla normativa a causa dei troppi fattori di

incertezza.

Ci si limiterà pertanto a redigere una stima di spesa, per fornire un’idea sulla portata del progetto in termini

economici, che dovrà essere integrata e completata nel corso dello sviluppo delle attività ed attraverso gli

strumenti di programmazione quali Piano Performance -PEG e Bilancio Pluriennale

Costi diretti

Adeguamento software € 10000,00 (da ripartire nel

triennio 2015/2017)

Conservazione documentale a norma di legge € 5000,00/annue

Formazione del personale dipendente € 6000,00 (da ripartire nel triennio

2015/2017)

Nuovi canoni di manutenzione software € 10000,00/annue

Adeguamento livello di servizio connettività Internet SPC e sistema di back-

end Halley

€ 8000,00/annue

Alla sopra citata lista vanno aggiunte le seguenti voci di spesa:

Costi per il potenziamento delle misure finalizzate alla Continuità Operativa e Disaster Recovery che

diventeranno ancor più determinanti in relazione alla completa digitalizzazione dei procedimenti.

Costi per gli adeguamenti dell’infrastruttura hardware in relazione al processo di dematerializzazione ed ai

carichi elaborativi

Costi per l’ Organizzazione e realizzazione corsi di alfabetizzazione per gli utenti

Si aggiungono inoltre i seguenti costi interni:

Costi interni

Attività di analisi e reingegnerizzazione dei processi

Attività di gestione progetti e supporto per l'integrazione dei sistemi

Sviluppo di nuovi servizi online

Organizzazione e realizzazione attività di informazione / comunicazione

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3.6 REVISIONE DEL PIANO

Il presente PIANO è soggetto a revisione in caso di:

nuove norme legislative in materia;

evoluzione tecnologica e sostanziali modifiche nelle procedure informatizzate oggetto del PIANO tali da modificarne l'impianto;

nuove esigenze o problematiche attuative che emergano in relazione agli strumenti di programmazione annuale e pluriennale e relativi sistemi di monitoraggio attraverso cui il piano viene attuato.

In ogni caso il PIANO verrà rivisto periodicamente con cadenza almeno biennale al fine di mantenerlo aggiornato con l’effettiva situazione dell’Ente, nonché ogniqualvolta sia ritenuto opportuno dai soggetti responsabili dell’attuazione del progetto in relazione all’evoluzione del sistema informatizzato e del Piano stesso in termini di obiettivi ed esigenze riscontrate.

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