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Sistema de Administración de Inventario

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Capítulo

COMPRAS

ediante este menú los usuarios encuentran herramientas para configurar puntos de reorden y generar los sugeridos de compras, opciones para evaluar a proveedores, opciones para generar ordenes automáticas en donde el criterio

utilizado es el menor precio, opciones para cotizar y tabular las cotizaciones, opciones para mantener los catálogos de los proveedores, opciones para generar órdenes de compra, recibir mercancía y realizar la entrada del producto al inventario , e incluso opción para devolver los productos a proveedores.

4.1 PUNTOS DE REORDEN

El punto de reorden para un producto es la medida que permite determinar el momento en el que se debe colocar una orden de compra y la cantidad requerida para quedar en el punto óptimo.

El punto de reorden se expresa en unidades y la alerta se origina cuando las existencias están por debajo del valor establecido como punto de reorden.

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Existen dos formas de calcular el punto de reorden en el sistema:

Punto De Reorden Por Artículo

Aplicado en empresas donde las compras están centralizadas, es decir la compra de los productos se analiza de manera global. Un ejemplo de este caso son las compras en hoteles.

Identificar bodegas punto de reorden unificado. Mediante esta opción se define cuáles son las bodegas cuyas existencias se tendrán en cuenta en los cálculos de las funciones de punto de reorden.

Para ingresar a esta opción haga clic en el menú “Compras” y escoger la opción “Identificar bodega punto de reorden unificado”.

Para seleccionar las bodegas presione clic en las casillas de selección, cada fila corresponde a una bodega. Configurar bodegas para requisición automática

Esta opción permite configurar las bodegas a utilizar en la generación automática de la requisición en compra, cuando se utiliza punto de reorden por producto. Para ingresar a la opción, seleccione el menú “Compras” y luego la opción “Configurar Bodega Para Requisición Automática”.

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Allí el sistema le desplegará una ventana con la información parametrizada hasta el

momento. Para actualizar la información presione clic en el botón Refrescar . Para modificar la bodega a utilizar para un grupo específico debe ubicarse en la fila donde aparezca el grupo y hacer clic en la flecha abajo que aparece en la columna ‘CodigoBodega’ y escoja la bodega a utilizar.

Generación punto de reorden. Esta opción permite generar el punto de reorden y sugerido de compras. Esta opción consta de una serie de funciones las cuales pueden ser formuladas por el usuario.

Para configurar las funciones para el cálculo de los sugeridos de compras, debe primero seleccionar la función que desea modificar o visualizar y presionar botón Configurar.

En ese momento el sistema le despliega una ventana con la configuración actual.

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La pantalla está dividida en varias secciones F(x): Muestra todas las variables que puede utilizar para el cálculo. Esta información está directamente relacionada con el módulo de compras. Allí también podrá observar los operadores y expresiones condicionales que puede utilizar. Al seleccionar cada variable el sistema muestra en la parte inferior la descripción y la información que contiene.

Formula: Muestra la configuración de la formula, es allí donde la formula puede ser modificada.

Existen algunas funciones cuyo cálculo está basado en el movimiento, por ejemplo la cantidad promedio de salida (demanda promedio), para ese caso usted debe definir cuáles son los movimientos a tener en cuenta.

Días (ND): Se utiliza para definir el valor de los días a partir de la fecha actual para analizar los movimientos. Estas fórmulas son utilizadas para puntos de reorden por artículos y bodegas la diferencia está en la manera que se registran las variables básicas (Estas son aquellos que no se pueden calcular a partir de los movimientos del sistema, son definidas por el usuario por ejemplo: frecuencia de compra Tiempo de reposición, etc.), recuerde que las variables para el cálculo de punto de reorden por artículo se definen en el maestro de artículos y son los mismos valores independiente de las bodegas, mientras que para el manejo de punto de reorden por bodega el registro se realiza mediante la opción ‘Registro De Variable Punto De Reorden Por Bodega’ del menú compras. Para configurar las formulas presione doble clic en la variable a utilizar y el sistema pasa la variable al área de definición de la formula, puede modificar la formulación escribiendo la formula en el área pero se debe respetar el nombre de la variables a utilizar.

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Presione clic en el botón Guardar para hacer efectivos los cambios en función. Para calcular los valores de las funciones configuradas debe estar en la pantalla principal de la Generación del Punto de Reorden.

Seleccione las funciones que desea calcular y presione clic en el botón Procesar. Si desea Imprimir las funciones presione clic en la casilla ‘Imprimir funciones’.

Al seleccionar el botón Imprimir la pantalla cambia y muestra algunas variaciones: 5 Casillas: columna0, columna1…columna4. Estas casillas activadas permiten escoger la función que desea mostrar en el listado en la posición seleccionada. La sección de filtros permite filtrar por bodegas, grupo, artículos y otros adicionales, presione clic en el botón Imprimir para mostrar el listado con los valores de las funciones seleccionadas.

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Informe de sugerido de compra y requisición automática Esta opción permite imprimir los productos sugeridos a comprar o si lo prefiere puede generar un documento de requisición de compra o solicitada de traslado con los productos sugerido para la compra y cantidad sugerida.

Marque la casilla ‘Punto de reorden por bodegas’ si maneja punto de reorden.

Bodega Inicial y Bodega Final: Digite el rango de bodegas Inicial y final para que el sistema realice el filtro del reporte.

Articulo Inicial y Articulo Final: Seleccione el rango de artículos sobre los cuales desea que el sistema aplique el filtro.

Grupo Inicial y Grupo Final: Seleccione el rango de artículos sobre los cuales desea que el sistema aplique el filtro

Si desea que el sistema genere la requisición por compra debe ingresar los siguientes datos:

Solicitante: Seleccione de la lista de solicitantes creados, la persona que quedará como responsable de la requisición.

Bodega PR: Digite la bodega del punto de reorden.

Bodega Pedido: Digite la bodega en donde quedará la requisición por Compras.

Fecha Doc: Seleccione la fecha del documento.

Puntos de reorden por bodega. Esta opción se utiliza para compañías donde cada bodega es responsable de su compra. Para este caso los datos del artículo deben configurarse por bodega.

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Registro de variables puntos de reorden por bodegas.

Los productos que no estén configurados por bodegas, no participan en los listados de sugeridos de compras. Para registrar los datos de cada producto realice los siguientes pasos: Presione el botón Nuevo que se encuentra en la barra de herramientas. Digite los datos solicitados por el sistema: Bodega: Digite el código de la bodega a la cual desea que el sistema verifique el sugerido de Compras. Código Art: Corresponde al código del artículo a configurar. Presentación: Seleccione la presentación correspondiente.

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Tiempo de reposición Frecuencia de compra Días Min Inventario. Días Max Inventario. Stock Mínimo Stock Máxima Demanda promedio Punto de reorden Factor de seguridad Categoría: Código utilizado para categorizar el producto en la bodega basado en el volumen de venta, números de clientes, costo de adquisición, entre otros. Presione el botón Agregar (Flecha abajo) para guardar los datos. Nota: Si desea mayor descripción de las variables que hacen parte del cálculo de puntos de reorden por favor consulte el maestro de artículos. El proceso de configuración y generación de puntos de reorden es igual a que se utiliza por artículos, consultar sección. 4.1.1.3 y 4.1.1.4. Para Imprimir el sugerido de compra En la impresión del Sugerido de Compras puede utilizar los distintos filtros que tiene el sistema tales como: Rango de bodegas, Rangos de artículos, Rangos de grupos, Jerarquía de grupos (Solo debe desmarcar la casilla ‘Filtrar por rango de grupo).

Esas opciones de filtro son aplicables para los productos a imprimir y para la generación de documentos.

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Para imprimir el sugerido de compra marque la opción ‘[CO] Sugerido Compra’, si desea imprimir el sugerido por nacionalización configurado en las funciones de punto de reorden, marque la opción ‘[CN] Sugerido Nacionalización’ Por ultimo haga clic el botón con la impresora para mostrar los productos a comprar. Para Generar el documento basado en los datos de punto de reorden. DONDE ESTA LA PANTALLA

Seleccione los filtros deseados. Seleccione el tipo de sugerido a generar ‘Compras o Nacionalización’. Seleccione el tipo de documento a generar utilizando el combo de tipo documento. Digite los datos solicitados por el sistema. Solicitante: Digite el código del empleado que solicita los productos. Bodega PR: Seleccione la bodega que requiere los productos. Bodega Pedido: Escoja la bodega a quien se le solicita los productos en caso de ser una solicitud de traslado. FechaDoc: Digite la fecha del documento.

Presione el botón Generar para generar el documento seleccionado. .

4.1 ORDENES DE COMPRAS A MENOR PRECIO.

Mediante esta funcionalidad del sistema se pueden generar orden de compras de manera automática, basándose en los catálogos de precios por proveedores actualizados y las requisiciones pendientes.

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La idea general es indicar cuales son las requisiciones a evaluar y el sistema será capaz de mostrar la relación de los proveedores a quienes se les pueden comprar e incluso que productos se les debe comprar.

Para generar órdenes a partir de requisiciones realice los siguientes pasos:

1. Presione clic en el botón Refrescar que se encuentra en la barra de

herramienta. 2. El sistema le mostrará las Requisiciones en Compra pendientes a la fecha

(Pantalla Requisiciones en Compra), allí podrá seleccionar la que desee utilizar.

3. Presione clic en el botón Procesar que se encuentra en la barra de

herramienta para listar los proveedores a quien se debe comprar. (Pantalla Proveedores - Órdenes de compra.

4. Presione doble clic sobre el proveedor al cual le desee generar la Orden de

Compra o solo presione clic en el botón Editar y el sistema a continuación mostrará la pantalla de Orden de Compra, para efecto de revisión. Puede seleccionar el botón Guardar para grabar el documento de orden de compra.

5. Si existen productos que no están configurados en los catálogos, el sistema lo muestra en la pantalla ubicada en la parte inferior Artículos sin información de Catálogo. Presione doble clic en el artículo que desee configurar y el

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sistema le mostrará la ventana de catálogo para que defina el proveedor y los datos de catálogo.

6. Presione el botón Guardar para hacer efectivo los cambios.

4.2 ESCENARIOS DE COMPRAS Y GENERACIÓN DE SUBREQUISICIONES

Cuando se realiza una requisición de almacén se establece una relación general de los productos que se requieren comprar. Pero no todos los productos pueden gestionarse de igual manera, por ejemplos pueden existir algunos productos que se tramiten utilizando criterio del menor precio, pero también otros que requieren de cotizaciones de varios proveedores para luego ser tabuladas. El criterio para poder agrupar productos dentro de una requisición para luego gestionar su compra, es lo que se denomina escenarios de compras.

Este escenario de compra está clasificado por los maestros de Grupo y generará requisiciones con productos que pertenezcan a grupo 14. Debido que en el campo Gestión de Compra se seleccionó Manual su gestión no generará cotización a proveedores.

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Otro ejemplo es el siguiente:

En este caso las requisiciones que se generen tendrán gestión de compra. Esto debido a que en el campo Gestión de Compra se seleccionó Tabulación de cotizaciones. Requisiciones Hijas Finalizada la configuración de Escenarios de compra, para poder tener uso de esta utilidad debe entrar a la opción “Generación de subrequisiciones”.

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Para utilizar esta opción, lo primero que debe hacer es seleccionar una requisición que se encuentre en los siguientes estados Pendiente o Parcialmente Satisfecho. Realizado este proceso el sistema sugiere una requisición por cada uno de los criterios seleccionados. En la lista inferior se muestran los escenarios de compra disponibles para cada uno de los criterios, para mostrar los resultados del proceso debe presionar el botón Aplicar Escenarios De Compra. Posteriormente para que el sistema ejecute las requisiciones posibles debe presionar el botón Generar Subrequisiciones el cual después de terminar muestra la consulta integral de documentos relacionados con los documentos generados.

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4.3 PARÁMETROS DE EVALUACIÓN Los parámetros de evaluación corresponden a cada una de las características a evaluar de nuestros proveedores. Por ejemplo, Calidad, Precios, Tiempo de entrega, etc.

Para ingresar un parámetro de Evaluación

Presione Clic en el botón Nuevo que se encuentra en la barra de herramientas.

Digite los datos solicitados por el sistema : Consecutivo y nombre del parámetro de Evaluación.

Presionamos Clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas.

Para borrar un parámetro de Evaluación

Seleccione el parámetro a borrar, esto lo puede realizar presionando el botón Ayuda y seleccionando de la lista el parámetro deseado.

Presione Clic en el botón Eliminar que se encuentra en la barra de herramientas.

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4.4 ESQUEMAS DE EVALUACIÓN Los proveedores se evalúan por esquemas, y estos esquemas se utilizan para definir las características a evaluar, así como el peso de cada característica en la calificación final, se establece un porcentaje entre 0 – 100 por ciento.

Para crear un Esquema de Evaluación


Digite los datos solicitados por el sistema: Código del esquema y su descripción. El sistema nos mostrará en la parte inferior los parámetros de evaluación creados anteriormente.

Asigne a cada Parámetro de Evaluación el porcentaje correspondiente. Este porcentaje corresponde a la importancia que tiene cada parámetro para nuestra empresa. La sumatoria de los porcentajes debe ser 100.

Presionamos Clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas.

Para Modificar un Esquema de Evaluación

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Digite el código del esquema a modificar. Presionando Clic sobre el botón Ayuda el sistema le mostrará todos los Esquemas existentes.

Modifique los datos de los porcentajes deseados

Presione Clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas.

Para Borrar un Esquema de Evaluación

Digite el código del esquema a Borrar. Presionando Clic sobre el botón Ayuda el sistema le mostrará todos los Esquemas existentes.

Presionamos Clic en el botón Eliminar que se encuentra en la barra de herramientas.

Para salir de esta opción presionamos Clic en el botón Salir que se encuentra en la barra de herramientas.

4.5 RANGO DE OBSERVACIONES PARA CALIFICACIONES

Esta opción nos permite colocarle observaciones a las posibles calificaciones que puede sacar un proveedor. Estas observaciones podrán revisarse en la opción Evaluación a Proveedores.

Para insertar observaciones

Presione Clic en el botón Nuevo que se encuentra en la barra de herramientas .

Digite el rango Inicial, Rango Final con su correspondiente Observación.

Presione Clic en el botón Grabar que se encuentra en la barra de herramientas.

Para modificar una Observación

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Presione Clic en la observación a modificar

Modifique los datos deseados

Presione Clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas.

Para Borrar una Observación

1. Seleccione la observación a borrar

2. Presione Clic en el botón Eliminar

3. Confirme el proceso

4.6 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Esta opción nos permite evaluar a nuestros proveedores con base al esquema de evaluación.

Para evaluar a un proveedor seguimos los siguientes pasos:

Seleccione el código del proveedor al cual desea realizar la evaluación. Al presionar Clic sobre el botón Ayuda el sistema le desplegará una ventana con todos los proveedores creados.

Seleccione el esquema sobre el cual deseamos evaluar al proveedor.

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Digite la fecha de la evaluación. Al ingresar esta fecha el sistema coloca en la parte inferior los parámetros que se evalúan a los proveedores que pertenecen a dicho esquema. En la columna 1-100 colocamos el porcentaje que según nosotros se merece dicho proveedor en cada parámetro.

Presione Clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas y el sistema calcula automáticamente la calificación y la muestra en la parte inferior de la pantalla.

4.7 CATÁLOGO DE PROVEEDORES Mediante esta herramienta se actualizan los diferentes productos y servicios (Conceptos) que ofrecen los proveedores, también permite establecer condiciones de negociación de los productos como por ejemplo el precio de compra, descuento, días de entrega, etc.

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Para ingresar o eliminar un artículo en el catálogo presione clic derecho en la pantalla donde se muestran los datos y el sistema desplegará el siguiente menú.

Cada una de estas opciones cumple una función diferente:

Insertar Todos los artículos de Inventario: Inserta todos los artículos que se encuentran creados en el sistema.

Insertar Todas las presentaciones de este Artículo: Inserta todas las presentaciones del artículo seleccionado.

Insertar todos los artículos que pertenecen al grupo de este artículo: Inserta todos los artículos que pertenecen al grupo del Artículo seleccionado.

Insertar Todos los Artículos de un Grupo: Inserta todos los artículos que pertenecen al grupo digitado.

Eliminar todos los Artículos: Elimina todos los artículos que están relacionados en la pantalla.

Eliminar este Artículo con todas sus presentaciones: Elimina todas las presentaciones del artículo seleccionado de la pantalla de catálogo.

Eliminar todos los Artículos que pertenecen al grupo de este artículo: Elimina todos los registros que están asociados al grupo del artículo seleccionado.

Eliminar todos los artículos de un grupo: Elimina todos los artículos que pertenecen al grupo digitado.

Eliminar: Elimina el registro seleccionado.

Para modificar los datos de un producto, solo debe ubicarse en el registro correspondiente y modificar el dato deseado.

4.8 REGISTRO DE CATÁLOGO. Esta opción permite la administración de los catálogos por artículo y proveedor.

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Insertar Artículo al catálogo de un proveedor


Digite los datos solicitados por el sistema:

Proveedor: Corresponde al Código del proveedor.

Artículo: Hace referencia al Código del artículo a incluir en el catálogo.

Presentación: Corresponde a la presentación que desea incluir del articulo seleccionado.

Código Artículo / Proveedor: Es el código que utiliza el proveedor para identificar al producto, utilizado en interfaces como por ejemplo, importar movimiento de compra basado en un archivo plano.

Unidad Compra: Nombre de la unidad en la cual se compra el producto.

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Unidades Contenidas: Es la cantidad de unidades contenidas en la unidad de compra.

Precio de Compra: es el precio de compra del artículo, este valor es el que se utiliza para efecto de generar órdenes de compras donde el criterio de selección es el menor precio.

% Descuento: Es el porcentaje de descuento que ofrece el proveedor en la compra del producto.

%IVA: Indica el porcentaje de IVA aplicado en la compra del producto.

Días Entrega: Son los días que dura el proveedor en suministrar el producto.

Días Garantía: Son los días que ofrece el proveedor como garantía en la compra del producto.

Importado: Esta casilla se debe seleccionar si el artículo que se está ingresando es importado.

Fecha Última Compra: este dato es de lectura, y el sistema lo asigna de manera automática cuando se realiza una entrada por compra.

Moneda: Es código de la moneda cuando el producto es importado y se compra en una moneda diferente de la local.

Precio Otra Moneda: Es el precio establecido por el proveedor por la compra de producto, cuando el proveedor es del extranjero.

Ultimo Precio: Este campo es informativo y el sistema lo asigna de manera automática cuando se realiza una entrada por compra.

Condiciones de Pagos: Digite las condiciones de pagos del producto.

Presione Clic en el botón Guardar para grabar los datos registrados.

Para eliminar los artículos del catálogo

1. Digite el código del proveedor.

2. Digite el código del artículo y seleccione la presentación.

3. Presione Clic en el botón Eliminar para borrar el producto del catálogo.

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En la opción catálogos de proveedores, el sistema ofrece la posibilidad de actualizar los precios de catálogos estableciendo un valor porcentual sobre el precio actual o simplemente establecido un valor de incremento o decrementos sobre el precio actual

Para actualizar los precios en otra moneda seleccione la moneda en el campo moneda.

Presione Clic en el botón Aplicar , para aplicar el % o el valor en los artículos del proveedor seleccionado.

4.9 REGISTRO DE CATÁLOGO DE CONCEPTO

Así como el Registro de Catálogo, esta opción permite la administración de los catálogos por Conceptos y Proveedor. Las opciones a llenar en esta ventana se encuentran explicadas en el numeral anterior, en este caso aplica para Conceptos.

Insertar Concepto al catálogo de un proveedor

1. Presione Clic en el botón Nuevo que se encuentra en la barra de herramientas.

2. Digite los datos solicitados por el sistema:

Proveedor: Corresponde al Código del proveedor.

Concepto: Hace referencia al Código del concepto a incluir en el catálogo.

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Código Concepto / Proveedor: Es el código que utiliza el proveedor para identificar al concepto, utilizado en interfaces como por ejemplo, importar movimiento de compra basado en un archivo plano.

Precio de Compra: es el precio de compra del concepto, este valor es el que se utiliza para efecto de generar órdenes de compras donde el criterio de selección es el menor precio.

% Descuento: Es el porcentaje de descuento que ofrece el proveedor en la compra del concepto.

%IVA: Indica el porcentaje de IVA aplicado en la compra del concepto.

Días Entrega: Son los días que dura el proveedor en suministrar el concepto.

Fecha Última Compra: este dato es de lectura, y el sistema lo asigna de manera automática cuando se realiza una entrada por compra.

Ultimo Precio: Este campo es informativo y el sistema lo asigna de manera automática cuando se realiza una entrada por compra.

Condiciones de Pagos: Digite las condiciones de pagos del producto.

3. Presione Clic en el botón Guardar para grabar los datos registrados.

Para eliminar los Concepto del catálogo

Digite el código del proveedor.

Digite el código del concepto.

Presione Clic en el botón Eliminar para borrar el Concepto del catálogo.

4.10 IMPORTACIÓN DE CATÁLOGO DE PROVEEDOR Esta opción permite actualizar cada uno de los productos o servicios tales como Precios, descuentos, garantías, si son productos extranjeros o nacionales, días de entrega, forma de pagos entre otros. Todo esto se logra al momento de importar un documento con extensión (.txt) Separado por tabulaciones.

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El sistema le permite generar un archivo de ejemplo el cual contiene la estructura exigida. Esto lo puede realizar presionando clic en el botón Ejemplo que se encuentra

en la barra de herramientas .

Para importar un archivo seleccione el botón Importar y posteriormente el botón

Procesar Archivo en la barra superior .

4.11 REQUISICIÓN DE COMPRAS La requisición en compras es el documento utilizado para solicitar la adquisición de productos o servicios al departamento de compras.

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Creación de una Requisición De Compras

Para crear una requisición de compras debe seguir los siguientes pasos:


Digite los datos solicitados por el sistema tales como:

Fecha: Ingrese la fecha en la cual está solicitando la compra del artículo.

Fecha Req: La fecha de la requisición es la fecha en la cual necesita que almacén le entregue la mercancía solicitada.

Justificación: Es el motivo por el cual se está solicitando la compra de los artículos.

Solicitante: Se refiere a la persona que solicita los artículos. Estos solicitantes deben ser creados previamente en el sistema. Puede obtener esta información presionando Clic en el botón Ayuda.

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Departamento: Es el departamento al cual pertenece la persona que solicita. Por defecto el sistema coloca el departamento que se le asoció al solicitante al momento de su creación.

Zeus® Inventario permite gestionar una requisición de compras de 4 formas diferentes: Tabulación de Cotizaciones, Generación de Ordenes de compras por menor precio, Manual y Otras Categorías.

Además de los tipos de gestión mencionados también existen unos campos adicionales que permite realizar un análisis y seguimiento minucioso de las requisiciones de compras. Estos son:

Gestión de Compra: Se selecciona el tipo de gestión de compra con el cual se va a iniciar el proceso de compra de la requisición.

Días de Gestión: Permite estimar en días cuanto tiempo debe tardar la requisición para terminar el proceso de gestión.

Fecha Inicial Estimada: Permite estimar la fecha en que debe iniciar a gestionarse la requisición.

Categoría: Si se escoge un tipo de gestión “Otras Categorías”, el sistema activa esta opción para escoger una categoría definida por el usuario para llevar su proceso de gestión.

Estado: Muestra el estado actual de la gestión que se le está realizando a la requisición. Si el estado es “Por Gestionar”, quiere decir que aún no ha comenzado el proceso de gestión para la requisición. Si el estado es “En Proceso de Gestión” entonces la requisición ya ha iniciado su proceso de gestión pero aún no ha culminado. Si el estado es “Gestionado”, entonces quiere decir que ya se ha terminado de gestionar la requisición.

Fecha Inicio: Muestra la fecha de inicio real en la que inicio el proceso de gestión de la requisición.

Fecha de Terminación: Muestra la fecha en la que finalizó realmente el proceso de gestión de la requisición.

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Después de ingresar los datos anteriormente detallados procedemos a ingresar los productos. Esto se puede hacer de dos maneras: Por medio de documentos relacionados o ingresándolos manualmente uno a uno. Veamos las dos opciones.

Ingreso de Artículos por medio de documentos relacionados

Para ingresar los productos por medio de documentos relacionados debe realizar los siguientes pasos:

Presione Clic derecho en la parte de Documentos Relacionados y seleccione la opción Importar.

Luego escoja el tipo de documento a Importar. Podemos importar cualquier tipo de documento como por ejemplo Requisición de Consumo, Solicitud de Traslado, entre otros.

Digite el consecutivo del documento a importar y presione Clic en el botón Importar que se encuentra en la barra de herramientas.

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La cantidad solicitada se puede modificar con solo presionar doble Clic en el artículo deseado.

Para borrar un artículo presione Clic derecho en el artículo a borrar y escoja la opción Borrar o simplemente presione la tecla Delete encima del artículo.

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Ingreso de artículos manualmente

Para ingresar los artículos uno a uno siga los siguientes pasos:

Presione Clic derecho en la parte de Artículos Requisición y escoja la opción Insertar o presione la tecla Insert.

Digite los datos solicitados por el sistema y presione Clic en el botón Aceptar que se encuentra en la barra de herramientas.

Modificar un Artículo

Nos posicionamos encima de él y presionamos la tecla Enter. La otra manera de hacerlo es presionando Clic derecho en el artículo a modificar y seleccionar la opción Modificar.

Luego puede proceder a modificar los datos deseados presionar Clic en el botón Aceptar.

Borrar un Artículo

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Posiciónese en el artículo a eliminar y presione la tecla Delete, la otra manera es presionando Clic derecho en el artículo a eliminar y escogiendo la opción Borrar.

Consolidar Ítems

Este proceso agrupa ítems con características similares en uno solo y totaliza la cantidad y valor.

Para Consolidar Ítems presione clic en el botón Consolidar , o con clic derecho en la ventana de artículos escoja la opción "Consolidar Ítems".

Del ejemplo anterior quedaría de la siguiente manera:

Ingresar Conceptos

Para ingresar los conceptos uno a uno siga los siguientes pasos:

1. Presione Clic derecho en la parte de conceptos.

2. Escoja la opción insertar o si lo prefiere presione la tecla Insert.

3. Ingrese los datos solicitados por el sistema y presione Clic en el botón Aceptar que se encuentra en la barra de herramientas.

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Modificar un concepto

1. Presione doble Clic en el concepto a modificar.

2. Presione Clic derecho y seleccione la opción Modificar.

3. Modifique los datos deseados y presione Clic en el botón Aceptar.

Borrar un concepto

Seleccione el concepto a Eliminar y presione la tecla Delete. Otra manera de hacerlo es presionar Clic derecho en el artículo a eliminar y seleccionar la opción Borrar.

Después de ingresar todos los productos debe proceder a guardar la requisición de compras. Esto se realizar presionando Clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas e inmediatamente el sistema le asignará un número consecutivo.

Ingreso de Códigos de Información

Los Códigos de información son campos opcionales, así como los centros de costos o auxiliares abiertos, en la pestaña “Códigos de Información” usted puede ingresar la información solicitada por el sistema.

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Nota: El nombre de la pestaña “Códigos de Información” puede variar dependiendo del parámetro Texto Utilizado para los códigos de Información.

Imprimir la requisición

Presione Clic en el botón Impresión que se encuentra en la barra de herramientas.

Modificar Una Requisición Existente

Seleccione el número de la requisición deseada y modifique los datos deseados.

4.12 SOLICITUD DE COTIZACIÓN La solicitud de cotización es el documento que se envía a los proveedores para que ellos realicen la cotización de los artículos deseados.

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Creación de una Solicitud de Cotización

Para crear una solicitud de cotización debe empezar ingresando la fecha. El consecutivo es asignado automáticamente por el sistema al momento de grabar así como en Cons. BU.

Presione clic en el botón Nuevo que se encuentra en la barra de herramientas.

Digite los datos solicitados por el sistema:

Fecha Req: Se refiere a la fecha a la cual se desea la cotización.

Fecha: Digite la fecha en la cual se solicita la cotización.

Proveedor: Seleccione el proveedor que desea que le cotice. Tiene la opción de digitar el código del proveedor o usar el botón Ayuda para que el sistema le muestre todos los proveedores existentes.

Observaciones: Es el motivo por el cual desea la compra de los artículos.

Después de ingresar los datos anteriormente detallados puede proceder a ingresar los productos. Esto se puede hacer de dos maneras: Por medio de documentos relacionados o ingresándolos manualmente uno a uno. Veamos las dos opciones.

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Por Medio De Documentos Relacionados

Para ingresar los productos por medio de documentos relacionados debe realizar los siguientes pasos:

Presione Clic derecho en la sección de Documentos Relacionados y seleccione la opción Importar.

Luego seleccione el tipo de documento a Importar. Se puede importar cualquier tipo de documento como por ejemplo Requisición de Compras, Solicitud de Cotización, entre otros.


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La cantidad solicitada se puede modificar con solo presionar doble Clic en el artículo deseado.

Para borrar un artículo presione Clic derecho en el artículo a borrar y seleccione la opción Borrar o simplemente presione la tecla Delete encima del artículo.

Ingresar los artículos manualmente

Para ingresar los artículos uno a uno debe seguir los siguientes pasos:

Presione Clic derecho en la sección de Artículos Factura y escoja la opción Insertar o simplemente presione la tecla Insert.

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Digite los datos solicitados por el sistema y presione Clic en el botón Aceptar que se encuentra en la barra de herramientas.

Modificar un Artículo o Conceptos.

Seleccione el articulo a modificar y presione la tecla Enter o presione Clic derecho en el artículo deseado y escoja la opción Modificar.

Modifique los datos deseados y presione Clic en el botón Aceptar.

Borrar un Artículo

Seleccione el articulo a modificar y presione la tecla Delete o presione Clic derecho en el artículo deseado y escoja la opción Eliminar.

Después de ingresar todos los productos debe proceder a guardar la solicitud de cotización presionando Clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas. Inmediatamente el sistema le asignará un número consecutivo.

Consolidar Ítems

Este proceso agrupa ítems con características similares en uno solo que totaliza la cantidad y el valor.

Para Consolidar Ítems debe seleccionar el botón Consolidar . Otra manera de hacerlo es con clic derecho en la pantalla de Artículos y escogiendo la opción "Consolidar Ítems".

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Para este caso al consolidar se mostrará cómo sigue.

Ingresar los Códigos de Información

Los Códigos de información son campos opcionales, así como los centros de costos o auxiliares abiertos, en la pestaña “Códigos de Información” es posible digitar esta información.

Nota: El nombre de la pestaña “Códigos de Información” puede variar dependiendo al parámetro Texto Utilizado para los códigos de Información.

Imprimir la Solicitud de Cotización

Para imprimir la solicitud de cotización debemos seleccionar el el botón Impresión que se encuentra en la barra de herramientas.

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Modificar una solicitud de Cotización existente

Seleccione el número de la solicitud y modifique los datos deseados. Una vez realizado este proceso seleccione el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas.

4.13 SOLICITUD EN COMPRAS (GESTIÓN DE COMPRAS).

Mediante esta opción de compra, puede establecer el tipo de gestión a utilizar para la compra (Tabulación, Órdenes a Menor Precio, Normal).

Para actualizar una requisición en compras.

1. Presione el botón Nuevo que se encuentra en la barra de herramientas.

2. Digite el consecutivo de la requisición o búsquelo en la ayuda que le muestra el sistema pulsando la tecla F4.

3. Modifique los datos solicitados por el sistema.

4. Presione el botón Guardar para grabar los cambios realizados.

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Para que el sistema no solicite el tipo de gestión de compra al elaborar la requisición en compras debe establecer el siguiente parámetro en N.

4.14 COTIZACIONES DE PROVEEDORES Esta opción nos permite registrar las cotizaciones recibidas para poder realizar un comparativo entre todas ellas.

Creación de una Cotización de Proveedor

Presione el botón Nuevo que se encuentra en la barra de herramientas. En el campo Consecutivo no se le digita ninguna información ya que el sistema lo generará de manera automática al momento de grabar el documento.

Digitamos los datos solicitados por el sistema.

Fecha: Especifique la fecha en la cual nuestro proveedor nos envía la cotización.

Fecha de Validez: Esta fecha corresponde a la fecha de vencimiento de la oferta del proveedor.

Lo ideal es que el usuario cuando

realice una requisición no tenga

que establecer la manera en la que se debe gestionar una

requisición en compra, por rol

este es un proceso que corresponde a

compras.

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Proveedor: Escoja el proveedor que realizó la cotización. Puede digitar el código del proveedor o utilizar el botón Ayuda para que el sistema muestre todos los proveedores existentes.

No. Cotización: Digite el número de la cotización recibida.

Cond. De Entrega: Especifique las condiciones de entrega de los productos solicitados en la cotización.

T. Entrega (Días): Ingrese el tiempo en el cual nos entregarán los artículos.

Cond. De Pago: Digite las condiciones de pago acordadas con el proveedor.

Cond. De Garantía: Especifique las condiciones de garantía de los productos.

Después de ingresar los datos anteriormente detallados puede proceder a ingresar los productos. Esto se puede hacer de dos maneras: Por medio de documentos relacionados o ingresándolos manualmente uno a uno. Veamos las dos opciones.

Por medio de documentos relacionados

Para ingresar los productos por medio de documentos relacionados se debe realizar los siguientes pasos:

Presione Clic derecho en la pantalla de Documentos Relacionados y escoja la opción Importar.

Luego seleccione el tipo de documento a importar. Puede importar cualquier tipo de documento como por ejemplo Requisición de Compras, Cotización de Proveedor, Solicitud de Cotización, entre otros.

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Podemos modificar la cantidad solicitada con solo presionar doble Clic en el artículo deseado.

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Ingresando los artículos manualmente

El ingreso manual de los artículos se realiza de la siguiente manera:

1. Presione Clic derecho en la parte de Artículos Factura y escoja la opción insertar o presionamos la tecla Insert.


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Para Modificar un Artículo de una Cotización de Proveedor

1. Lo primero que debe realizar es posicionarse en el artículo que desea modificar. Luego presione la tecla Enter. La otra manera que tiene el sistema para realizar esta operación es presionando Clic derecho en el artículo a modificar y seleccionando la opción Modificar.

2. Luego modificamos los datos deseados y presionamos Clic en el botón Aceptar.

Para Borrar un Artículo

3. Lo primero que debe realizar es posicionarse en el artículo que desea Eliminar y presionamos la tecla Eliminar. La otra manera que tiene el sistema para realizar esta operación es presionando Clic derecho en el artículo a eliminar y seleccionando la opción Eliminar.

Después de ingresar todos los productos debe guardar el documento, para esto presione Clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas. Inmediatamente el sistema le asignará un número consecutivo a la cotización.

Para Consolidar Ítems

Este proceso agrupa ítems con características similares en uno solo que totaliza la cantidad y valor.

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Para Consolidad Ítems presione clic en el botón Consolidar , o clic derecho en la pantalla Artículos Factura y seleccione la opción Consolidar Ítems.

Para este caso en particular al consolidar ítems se mostrará cómo sigue.

Para Ingresar los Códigos de Información



Para imprimir la Cotización de Proveedor


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Para modificar una Cotización existente

Seleccionamos el número de la Cotización a modificar y modificamos los datos deseados. Luego de realizar estas modificaciones debe presionar el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas.

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4.15 TABULACIÓN DE COTIZACIONES La tabulación de Cotizaciones permite hacer un comparativo de las cotizaciones recibidas de los proveedores. Esta opción nos permite ingresar una a una las cotizaciones recibidas y el sistema calculará automáticamente cual es la de menor precio.

Para realizar la tabulación debe seguir los siguientes pasos:

Si desea ingresar todas las cotizaciones de una requisición, solo debe especificar la requisición y presionar clic en el botón Flecha Abajo que se encuentra a la derecha del cuadro requisición.

Tiene la opción de ingresar cada cotización por el campo Cotización, una vez especifique la cotización presione clic en el botón Flecha Abajo que se encuentra a la derecha del campo Cotización.

Utilice el botón Configurar, para seleccionar las opciones de menor precio.

Selecciones los Ítems a conveniencia y luego utilice el botón Procesar para terminar la tabulación.

Utilice el botón Revertir para modificar la tabulación.

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Si desea generar una orden de compra o entrada de mercancía con base a las opciones seleccionadas pulse doble clic en la ventana Proveedores Elegidos como se muestra en la siguiente figura.

El sistema abrirá la ventana de orden de compra con la información de los Ítems seleccionados.

Otros campos

Tipo de Impresión: Puede seleccionar en tipo de impresión la forma en que desea ver la tabulación realizada. Si selecciona Vertical el sistema mostrará información de todos los proveedores de forma vertical; si selecciona Horizontal el sistema realiza una impresión teniendo en cuenta solo tres cotizaciones de proveedores mostrando un informe de forma horizontal.

Nota: el siguiente parámetro obliga a tener que ingresar la requisición de compra en la tabulación de cotizaciones.

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4.16 ORDEN DE COMPRA La orden de compra es el documento formal presentado al proveedor con la relación de los productos a comprar con sus respectivos precios y descuentos.

Creación de una Orden de Compra

Para crear una Orden de Compra seguimos los siguientes pasos:

1. Presione Click en el botón Nuevo que se encuentra en la barra de herramientas.

2. Digite los datos solicitados por el sistema:

Fecha: Esta fecha corresponde a la fecha a la cual está elaborando la orden de compra.

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Fecha de Entrega: Es la fecha en la que desea que el proveedor envié la mercancía.

Proveedor: Digite el proveedor al cual le enviará la Orden de compra. Puede utilizar el botón Ayuda para que el sistema le muestre todos los proveedores existentes.

Forma de Pago: Es la manera como pacta el pago de la compra.

Días de Plazo: Este campo es solicitado siempre y cuando la forma de pago sea a crédito.

Detalles: Es el motivo por el cual desea la compra de los artículos.



Para ingresar los productos por medio de documentos relacionados realice los siguientes pasos:

1. Presione Clic derecho en la parte de Documentos Relacionados y escoja la opción Importar.

2. Seleccione el tipo de documento a Importar. Puede importar cualquier tipo de documento como por ejemplo Requisición de Compras, Cotización de Proveedor, entre otros.

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3. Digite el consecutivo del documento a importar y presione Clic en el botón Importar que se encuentra en la barra de herramientas.

Para modificar los datos del artículo presione doble Clic en el artículo deseado.

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Para borrar un artículo presione Clic derecho en el artículo a borrar y seleccione la opción Borrar o simplemente presione la tecla Delete encima del artículo.


Para ingresar los artículos uno a uno seguimos los siguientes pasos:

1. Presione Clic derecho en la parte de Artículos Ordenados para la compra y escoja la opción Insertar o presione la tecla Insert.


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Nota: El campo Costo + Imp nos sirve de apoyo para calcular el costo unitario en caso que nuestro proveedor nos dé un costo con IVA incluido. Para esto se debe activar el siguiente parámetro: “Configuración de Costos con Iva Incluido” Colocando el valor en S

Para Modificar un Artículo

Estando encima del artículo deseado presione la tecla Enter o presione Clic derecho en el artículo a modificar y escoja la opción Modificar.

Luego modifique los datos deseados y presione Clic en el botón Aceptar.


Estando encima del artículo deseado presione la tecla Delete o presione Clic derecho en el artículo a eliminar y escoja la opción Borrar.

Para Consolidar Ítems


Para Consolidad Ítems haga clic en el botón Consolidar , o clic derecho en la grilla y escoja la opción "Consolidar Ítems".


Para Ingresar Conceptos

Para ingresar los conceptos uno a uno es necesario seguir los siguientes pasos:

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1. Presione Clic derecho en la parte de conceptos y escoja la opción Insertar o presione la tecla Insert.


Para Modificar un Concepto.

Estando encima del artículo deseado presione la tecla Enter o presione Clic derecho en el artículo y escoja la opción Modificar.

Luego modifique los datos deseados y presione Clic en el botón Aceptar.

Para Borrar un conceptos.

Estando encima del artículo deseado presione la tecla Delete o presione Clic derecho en el artículo a eliminar y escoja la opción Borrar.

Para ingresar los anticipos

En la pestaña Anticipo ingrese los siguientes datos

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Anticipo: Este campo permite habilitar el registro de anticipo.

Cuenta Anticipo: Hace referencia a la cuenta contable utilizada para el anticipo.

Auxiliar Abierto: este campo va a depender de la parametrización en el sistema.

Revise el siguiente parámetro:

Este parámetro indica el valor que se coloca en la casilla auxiliar abierto para cuentas de anticipos.

Para las opciones 1. No. Orden Compras y 2. Nit el sistema crea de manera automática el auxiliar abierto en el sistema contable.

Al importar la orden de compra cuando se realiza la entrada el sistema trae la información de anticipos.

Valor del anticipo: Este campo relaciona el dinero anticipado para tenerlo en cuenta al momento de contabilizar la entrada.

Para ingresar Observaciones

En la pestaña Observaciones puede digitar notas o comentarios de con respecto a la Orden de Compra, las cuales puede ver reflejadas en el formato impreso.

Para Ingresar los Códigos de Información

Los Códigos de información son campos opcionales, así como los centros de costos o auxiliares abiertos, en la pestaña Códigos de Información es posible digitar esta información.

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Nota: El nombre de la pestaña Códigos de Información puede variar dependiendo al parámetro llamadoTexto Utilizado para los códigos de Información.

Para ingresar Descuentos Financieros

En la pestaña Financiero en caso de existir descuentos financieros puede ingresarlos en los respectivos campos.

Al definir el porcentaje del descuento el sistema calcula el total de Descuento y este se muestra en el campo Descuento Financiero. En esta sección también puede digitar la fecha de vencimiento, Tasa, Tasa de mercado y si Exige Financiación. En caso de exigir Financiación

se activará el botón Exigir Financiación por el que se podrán ingresar las cuotas de pago.

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Para ingresar las cuotas se deben establecer algunos Datos Financieros, como la Condición la cual para este caso es compra y puede variar de Explícito a Implícito, Anual/Bimestral/Trimestral entre otros.

Una vez llenados todos los campos, al hacer clic en el botón Simular, se generarán tantas cuotas como plazos, posteriormente se debe hacer clic en el botón Aplicar a Factura, para insertar las cuotas en el documento.

Para Guardar una Orden de Compra

Después de ingresar todos los productos y conceptos se debe guardar la Orden de Compra. Presione Clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas. Inmediatamente el sistema le asignará un número consecutivo a la Orden de Compra.

Dependiendo de la parametrización del sistema, esta orden de compra puede quedar en estado Por Aprobar o Pendiente.

El sistema cuenta con una funcionalidad que permite realizar la aprobación inmediata de una orden de compra pasando por alto los montos establecidos. Presionando el botón

Aprobación Automática el sistema no tiene en cuenta el valor de la orden de compra y la aprueba de manera automática. Para esto es necesario parametrizar el sistema de la siguiente forma:

Activar el parámetro “Permitir evaluar los montos de los documentos para su aprobación directa” y el parámetro “Habilitar campo clasificación en las cabeceras de documento”

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Activar la casilla Aprobación Automática desde la opción MAESTROS / CLASIFICACIONES PARA CICLOS DE DOCUMENTOS

Para imprimir la Orden de Compra


Para modificar una Orden de Compra

Seleccione el número de la orden de compra a modificar y modifique los datos deseados.

4.17 RECIBO DE MERCANCÍA

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El recibo de la mercancía se refiere al proceso por el cual se recibe la mercancía solicitada a través de una orden de compra. Esta opción es muy utilizada cuando el almacén se encuentra separado de la oficina que realiza la entrada de la mercancía al sistema.

4.17.1 Creación de un Recibo de Mercancía

Para realizar un recibo de mercancías debe empezar ingresando la fecha. El Número consecutivo es asignado automáticamente por el sistema al momento de grabar.

Fecha: Esta fecha corresponde a la fecha a la cual está elaborando el recibo de mercancía.

Proveedor: Digite el proveedor al cual le envió la Orden de compra. Puede digitar el código del proveedor o usar el botón de Ayuda para que el sistema le muestre todos los proveedores existentes.

Moneda: Especifique la moneda en la que se elaboró la orden de compra, esto con el fin de poder importar el documento.

Detalles: Es el motivo por el cual realizó la compra de los artículos.

Después de ingresar los datos anteriormente detallados debe proceder a ingresar los productos. Esto se puede hacer de dos maneras:

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Ingresándolos manualmente uno a uno.

Veamos las dos opciones.


Normalmente el documento relacionado en un recibo de mercancía es la orden de compra, sin embargo el sistema da la posibilidad de realizar un recibo de mercancía por medio de cualquier otro documento.

Para ingresar los productos por medio de documentos relacionados

1. Presione Clic derecho en la sección de Documentos Relacionados y seleccione la opción Importar.

2. Seleccione el tipo de documento a Importar. Podemos importar cualquier tipo de documento como por ejemplo Requisición de Consumo, Solicitud de Traslado, entre otros.


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Para Modificar un artículo

1. Puede modificar la cantidad solicitada con solo presionar doble Clic en el artículo deseado.

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Para borrar un artículo

1. Presione Clic derecho en el artículo a borrar y seleccione la opción Borrar o simplemente presione la tecla Delete encima del artículo.

Ingresando los artículos Manualmente

1. Presione Clic derecho en la parte de Artículos Ordenados para la compra y seleccione la opción Insertar o presione la tecla Insert.


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Para Modificar un Artículo

1. Se posiciona encima del artículo y presione la tecla Enter o presione Clic derecho en el artículo a modificar y escogemos la opción Modificar.



1. Se posiciona encima del artículo y presiona la tecla Delete.

Después de ingresar todos los productos proceda a guardar el documento de recibo de mercancía. Presionamos Clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas. Inmediatamente el sistema le asignará un número consecutivo al documento.

4.17.2 Para Consolidar Ítems


Para Consolidar Ítems haga clic en el botón Consolidar , o clic derecho en la grilla y escoja la opción "Consolidar Ítems".

Para este caso al consolidar se mostrará de la siguiente manera:

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4.17.3 Para Ingresar los Códigos de Información



4.17.4 Para imprimir el documento


4.17.5 Para modificar un documento de Recibo de Mercancía

Seleccione el número del documento a modificar y modifique los datos deseados.

4.18 ENTRADA DE MERCANCÍA

La entrada de mercancía es el proceso por el cual le damos entrada a los productos al sistema. Esta opción aumenta el saldo en inventario de los productos y actualiza el costo promedio. Además de esto genera los movimientos contables de acuerdo a la parametrización realizada previamente.

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4.18.1 Creación de una Entrada de Mercancía

Para realizar una entrada de mercancías debe empezar ingresando la fecha. El número consecutivo es asignado automáticamente por el sistema al momento de grabar el documento. Esta última operación debe realizar una vez se hayan ingresado todos los artículos y conceptos correspondientes. Es importante señalar que una vez grabada la entrada de mercancía el sistema no le permitirá realizar modificaciones al documento.

Fecha: Esta fecha corresponde a la fecha a la cual está haciendo la entrada de la mercancía. A esta fecha se afectaran los saldos de las bodegas correspondientes.

Proveedor: Digite el proveedor al cual le realizó la compra. Puede digitar el código del proveedor o puede usar el botón Ayuda para que el sistema le muestre todos los proveedores existentes.

Factura: En este campo el sistema nos permite seleccionar el tipo de factura (RM, FA, etc) y digitar el número del documento con el cual se recibió la mercancía. Es

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importante señalar que el sistema no permite ingresar más de 1 vez la misma factura al mismo proveedor.

Vence: Especifique aquí la fecha de vencimiento de la factura.

Días: Coloque los días de vencimientos, observe que el vencimiento cambia cuando se cambian los días de vencimiento.

Moneda: Seleccione aquí el código de la moneda si la compra se realiza en una moneda diferente a la local, en caso de ser la moneda local coloque EFE.

Tasa de cambio: Esta información corresponde a la tasa de cambio según la moneda en la que se está realizando la entrada.

Fecha fact: Digite la fecha de la factura emitida por el proveedor.



Normalmente los documentos relacionados en una Entrada de Mercancía son una orden de compra o un recibo de mercancía. Sin embargo el sistema da la posibilidad de realizar una entrada por medio de cualquier otro documento.

Para ingresar los productos por medio de documentos relacionados

1. Presione Clic derecho en la parte de Documentos Relacionados y escoja la opción Importar.

2. Luego escoja el tipo de documento a Importar. Puede importar cualquier tipo de documento como por ejemplo Orden de compra, Recibo de mercancía, entre otros.

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3. Digitamos el consecutivo del documento a importar y presionamos Clic en el botón Importar que se encuentra en la barra de herramientas.

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Para modificar un artículo

1. Presione doble Clic en el artículo deseado o presione la tecla Enter.

Nota: El campo Costo + Imp nos sirve de apoyo para calcular el costo unitario en caso que nuestro proveedor de un costo con Iva incluido.

Para borrar un artículo

1. Presione Clic derecho en el artículo a borrar y seleccione la opción Borrar o simplemente presione la tecla Delete encima del artículo.


4.18.2 Para Insertar un Artículo

1. Presione Clic derecho en la parte de Ítems de Entrada y seleccione la opción Insertar o presione la tecla Insert.

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Nota: El campo Costo + Imp nos sirve de apoyo para calcular el costo unitario en caso que nuestro proveedor de un costo con Iva incluido.

Los datos solicitados por el sistema son:

Artículo: Se refiere al artículo al cual se le realizará la entrada. Presionando Clic en el botón Ayuda el sistema traerá todos los productos existentes.

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Presentación: Como un artículo puede tener múltiples presentaciones el sistema le solicita que escoja la presentación deseada. La selección la realiza al presionar click en el botón que se encuentra en la parte derecha.

Cantidad: Digite la cantidad a comprar.

Valor Unitario: Digite el valor unitario. En caso que tenga el valor total y no el unitario presione la tecla Tab.

Valor Total: En caso que no haya digitado el valor unitario, el sistema nos exige colocar el valor total.

Bodega: Se refiere a la bodega donde entrará la mercancía. Al presionar Clic en el botón Ayuda el sistema traerá todas las bodegas existentes.

% Descuento: Si el producto tiene descuento en % coloque el % de descuento a aplicar. En caso que el descuento sea por valor unitario coloque el valor del descuento en la casilla V.U. Si tiene el descuento sobre el total de ese artículo coloque el descuento en la casilla V.T.

% Impto al Consumo: Si el producto lleva Impuesto al consumo debe colocar el % de Impuesto a aplicar.

% de Iva: Si el producto maneja IVA debe digitar el % de Iva.

4.18.3 Para Modificar un Artículo

1. Se posiciona encima del artículo y presiona la tecla Enter. Otra forma de realizarlo es presionar Clic derecho en el artículo a modificar y seleccionar la opción Modificar.


4.18.4 Para Borrar un Artículo

1. Se posiciona encima del artículo y presiona la tecla Delete. Otra forma de realizarlo es presionar Clic derecho en el artículo a eliminar y seleccionar la opción Borrar.

Después de ingresar todos los productos puede proceder a ingresar los conceptos.

Como se explicó anteriormente, los conceptos son códigos que tienen asociados cuentas contables. Estos conceptos se utilizan en la entrada de mercancía para reportar valores de Retención en la fuente, ReteIca, Transporte, etc.


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Para Consolidad Ítems haga clic en el botón Consolidar , o clic derecho en la grilla y escoja la opción "Consolidar Ítems".

Para este caso al consolidar se mostrará la información como sigue a continuación.

4.18.6 Para ingresar un Concepto

1. Presione Clic derecho en la ventana de Definición de Conceptos y seleccione la opción Insertar o presione la tecla Insert.

Ingrese los datos solicitados por el sistema:

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Los datos básicos solicitados por el sistema son:

Concepto: Se refiere al código del concepto a ingresar. Presionando Clic en el botón Ayuda el sistema traerá todos los conceptos de entrada existentes.

Detalle: Ingrese la observación o detalle del concepto.

Cantidad: Este campo es solicitado cuando al momento de crear el concepto se especificó que pidiera cantidad.

B. Retención: Este campo es solicitado cuando la cuenta asignada a él tengo atributo de retención en la fuente.

Valor: Este dato es solicitado cuando al momento de crear al concepto se le dijo que pidiera valor

Tercero: Este campo es solicitado si la cuenta asignada maneja pagos a terceros. Presionando Clic en el botón Ayuda el sistema le mostrará todos los terceros existentes.

Nota: El sistema puede pedir datos adicionales dependiendo del atributo de la cuenta asociada al concepto.

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Presione Clic en el botón Aceptar que se encuentra en la barra de herramientas.

4.18.7 Para Modificar un Concepto

1. Debe seleccionar el concepto a modificar posicionándose encima de él, luego presione la tecla Enter. Otra forma de realizarlo es presionar Clic derecho en el concepto a modificar y seleccionar la opción Modificar.


4.18.8 Para Borrar un Concepto

1. Debe seleccionar el concepto a eliminar posicionándose encima de él, luego presione la tecla Delete. Otra forma de realizarlo es presionar Clic derecho en el concepto a eliminar y seleccionar la opción Eliminar.

4.18.9 Para ingresar los Anticipos

Estando en la ventana de Anticipo, digitamos la información solicitada por el sistema:

Anticipo: Esta casilla que permite habilitar el registro del anticipo realizado.

Cuenta Anticipo: Aquí se especifica la cuenta contable utilizada para el anticipo.

Auxiliar Abierto: En este campo relacionaremos la información de quien recibió el anticipo. Esta información dependerá de la parametrización del sistema.



Para la opción 1, el sistema traerá en esta casilla el número de la orden de Compra.

Para la opción 2, el sistema traerá en esta casilla el Nit del Proveedor.

Al importar la orden de compra cuando se realiza la entrada el sistema importa la información de anticipos.

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4.18.10 Cálculo de Conceptos Automáticos

Para que el sistema calcule automáticamente los conceptos automáticos presione Clic en el

botón Conceptos Automáticos . En ese momento el sistema verifica que conceptos aplican para esta compra y los ingresa en la casilla “Conceptos”

4.18.11 Para Generar Consumo Automático desde la Compra

Esta opción aplica cuando se compran artículos para consumo inmediato.

El proceso consiste en poder generar las Salidas de Consumo, de acuerdo al departamento que solicitó cada ítem de la entrada de mercancía. La función que provee el sistema se basa en la Configuración de Consumo Directo y el manejo de Códigos de Referencias al momento de realizar las Órdenes de Compra y las solicitudes de Compra.

Antes de generar la Salida Automática se debe haber configurado la referencia en el ítem de la entrada.

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Estas Referencias son creadas en el Maestro Referencias de Inventario, en el cual se le debe asignar un Solicitante y Departamento.

Posteriormente deberá configurar las opciones de Consumo Directo para el artículo de la Entrada, esto lo puede realizar desde el menú Sistema opción “Configuración del Consumo directo”.

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Una vez Seleccionado el artículo, grupo, Bodega, así como el solicitante y departamento, haga clic en el botón refrescar y el sistema le cargará en la grilla las diferentes presentaciones del artículo.

Haga doble clic sobre la presentación usada en la entrada para ingresar el concepto.

Después de las configuraciones, para generar Salidas Por Consumo Automáticas haga clic

en el botón Generar .

El sistema generará la Salida Por Consumo, que podrá ser consultada con el consecutivo generado.


Los Códigos de información son campos opcionales, así como los centros de costos o auxiliares abiertos, en la ventana “Códigos de Información” es posible digitar esta información.

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Nota: El nombre de la ventana “Códigos de Información” puede variar dependiendo al parámetro Texto Utilizado para los códigos de Información.

4.18.13 Para ingresar Descuentos Financieros

Los descuentos financieros son aquellos descuentos que se realicen dependiendo de lo pactado en la forma de pago. Estos descuentos financieros se aplican después de impuestos.

En la ventana Financiero puede ingresar los descuentos financieros que se han negociado con el proveedor.

Al definir el porcentaje el sistema calcula el total de Descuento y se muestra en el campo “Descuento Financiero”, la pestaña también permite digitar la fecha de vencimiento, Tasa, Tasa de mercado y si Exige Financiación. En caso de exigir Financiación se activará el botón

Calcular Financiación por el que se podrán ingresar las cuotas de pago.

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Para ingresar las cuotas se deben establecer algunos Datos Financieros tales como: Condición, esto se refiere si la compra tiene los intereses Explícitos o Implícitos, si el cálculo es Anual/Bimestral/Trimestral, etc.

Una vez llenados todos los campos, al presionar clic en el botón Simular, se generarán tantas cuotas como plazos, posteriormente se debe hacer clic en el botón Aplicar a Factura, para insertar las cuotas en el documento.

La siguiente información corresponde al documento contable que se generará al momento de grabar la compra.

Fuente: La fuente se refiere al código por el cual diferenciamos los documentos, es decir, la entrada de la mercancía tiene asignada una fuente, el traslado entre bodegas tiene otra fuente. Etc.

Serie: Se refiere a los dos primeros dígitos del documento. Esta serie es muy utilizada cuando deseamos identificar a que mes pertenece un documento. Es decir, para los documentos de Enero escogeremos la serie 01, para los de Febrero la 02 y así. Aunque esta es solo una muestra de la aplicación de las series.

Si manejamos artículos seriados debemos antes de guardar la entrada, presionar Clic en el botón Validar Series que se encuentra en la barra de herramientas.

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Si estamos utilizando conceptos que al momento de crearlos fue parametrizado para que afectara el costo del artículo, debe seleccionar el botón Prorrateo que se encuentra en la barra de herramientas. El sistema lo que hace es prorratear el valor de estos conceptos entre los artículos ingresados en el documento, el valor que le corresponde a cada uno depende del valor de compra de cada uno de ellos.

Nota: Es importante tener en cuenta si el parámetro “El INC es base para calcular el Iva” está en S, en este caso el sistema cambia el cálculo del IVA utilizando la siguiente formula:

(Cantidad * Valor Unidad * (1 - % Descuento / 100)) + (Cantidad * Valor unidad * (1 - % Descuento / 100) * (% INC / 100)). En la contabilización también se debe reflejar la base de retención de la transacción para el cálculo del IVA Presione Clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas e inmediatamente el sistema le asignará un número consecutivo al documento.



4.18.15 Para revertir una Entrada de Mercancía

Seleccione el número de la entrada a revertir y presione Clic en el botón Reversión que se encuentra en la barra de herramientas.

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Inmediatamente el sistema genera otro documento con las transacciones contrarias y coloca el estado de revertido.

Al revertir un comprobante el sistema genera otro documento y en la descripción coloca el número del documento revertido.

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4.19 DEVOLUCIÓN EN COMPRAS La Devolución en Compras es el documento por el cual le hacemos devolución a uno o todos los productos comprados a un proveedor. Este documento disminuye la existencia de acuerdo a la cantidad que se devuelve.

4.19.1 Creación de una Devolución en Compras

Para realizar una devolución en compras debe comenzar ingresando la fecha. El consecutivo es asignado automáticamente por el sistema al momento de grabar el documento una vez se finalice el ingreso de la información.

Fecha: Esta fecha corresponde a la fecha a la cual se está realizando la devolución de la mercancía.

Proveedor: Digite el proveedor al cual se le está realizando la compra. Puede digitar el código del proveedor o puede usar el botón Ayuda para que el sistema le muestre todos los proveedores existentes.

Factura de Proveedor: Digite el número de la factura a devolver.

Días: Días del crédito.

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Vence: Corresponde a la Fecha de vencimiento de la factura.

Provisión de Proveedores: Indica al sistema que la contabilización de la compra no se cargará a la cuenta por pagar del proveedor. En su defecto se cargara a la cuenta de provisión que tiene asociada el proveedor y sin aplicación del IVA de productos.

Después de digitar los datos anteriormente detallados se deben ingresar los productos y Conceptos. Esto se puede hacer de dos maneras: Por medio de documentos relacionados o ingresándolos manualmente uno a uno.


Normalmente los documentos relacionados en una Devolución en Compras es una entrada de mercancía. Sin embargo el sistema da la posibilidad de realizar una devolución por medio de cualquier otro documento.

Para ingresar los productos por medio de documentos relacionados procedemos a realizar los siguientes pasos:

1. Presione Clic derecho en la parte de Documentos Relacionados y seleccione la opción Importar.

2. Luego escoja el tipo de documento a Importar. El sistema permite importar cualquier tipo de documento como por ejemplo Orden de compra, Recibo de mercancía, Entrada de Mercancía, entre otros.

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El sistema da la opción de modificar los datos del artículo, para esto solo debe presionar doble Clic en el artículo deseado y modificar los datos deseados.


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Para ingresar los artículos uno a uno

Presione Clic derecho en la sección de la ventana llamada Artículos Devueltos a Proveedor y seleccione la opción Insertar o presione la tecla Insert.

Ingrese los datos solicitados por el sistema y presione Clic en el botón Aceptar..

Artículo: Se refiere al artículo al cual se le realizará la devolución. Presionando Clic en el botón Ayuda el sistema traerá todos los productos existentes.

Presentación: Como un artículo puede tener múltiples presentaciones, el sistema solicita que se escoja la deseada. Para esto solo debe presionar Click en el botón que se encuentra a la derecha.

Cantidad: Especifique la cantidad a devolver.

Valor Unitario: Digite el valor unitario. En caso que tenga el valor total y no el unitario presione la tecla Tab.

Valor Total: En caso que no haya digitado el valor unitario, el sistema nos exige colocar el valor total.

Bodega: Se refiere a la bodega de donde se devolverá la mercancía. Al presionar Clic en el botón Ayuda el sistema traerá todas las bodegas existentes.

% Descuento: Si el producto tiene descuento en % coloque el % de descuento a aplicar. En caso que el descuento sea por valor unitario coloque el valor del descuento en la casilla V.U. Si tiene el descuento sobre el total de ese artículo coloque el descuento en la casilla V.T.

% Impto al Consumo: Si el producto lleva Impuesto al consumo debe colocar el % de Impuesto a aplicar.

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% de Iva: Si el producto maneja IVA debe digitar el % de Iva.


1. Se posiciona encima del artículo y presiona la tecla Enter. Otra forma de realizarlo es presionar Clic derecho en el artículo a modificar y seleccionar la opción Modificar.



Se posiciona encima del artículo y presiona la tecla Delete. Otra forma de realizarlo es presionar Clic derecho en el artículo a eliminar y seleccionar la opción Borrar.

Después de ingresar todos los productos proceda a ingresar los conceptos.

Como se explicó anteriormente, los conceptos son códigos que tienen asociados cuentas contables. Estos conceptos se utilizan en la devolución en compras para reportar valores de Retención en la fuente, ReteIca, Transporte, etc.



Para Consolidad Ítems presione clic en el botón Consolidar , o clic derecho en la pantalla de artículos y seleccione la opción Consolidar Ítems.

Para este caso al consolidar se mostrará cómo sigue en la siguiente figura.

4.19.5 Ingresar un Concepto

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Presione Clic derecho en la sección de Definición de Conceptos y seleccione la opción Insertar. Otra manera de realizarlo seleccionar la tecla Insert.

Una vez seleccionada la opción de Insertar, el sistema le desplegará una ventana solicitándole la siguiente información:

Los datos solicitados por el sistema son:

Concepto: Se refiere al código del concepto a ingresar. Presionando Clic en el botón Ayuda el sistema le mostrará todos los conceptos de entrada existentes.

Detalle: Especifique la observación o detalle del concepto.

Cantidad: Este campo es solicitado siempre y cuando al momento de crear el concepto se especificó que pidiera cantidad.

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Retención: Este campo es solicitado siempre y cuando la cuenta asignada al concepto tenga atributo de retención en la fuente.

Valor: Es solicitado siempre y cuando al momento de crear al concepto se le indicó que pidiera valor.

Tercero: Este campo es solicitado si la cuenta asignada maneja pagos a terceros. Presionando Clic en el botón Ayuda el sistema le mostrará todos los terceros existentes.

Nota: El sistema podría solicitar datos adicionales dependiendo del atributo que tiene la cuenta asociada al concepto.

4.19.6 Para Modificar un Concepto

El sistema permite la modificación de los datos ingresados a un concepto, para realizar este proceso es necesario posicionarse en el concepto a modificar y presionar la tecla Enter. Otra manera de realizarlo es presionar Clic derecho en el concepto deseado y escoger la opción Modificar.

El sistema en ese momento desplegará una ventana que permitirá modificar los campos deseados. Para confirmar los cambios es necesario presionar Clic en el botón Aceptar.

4.19.7 Para Borrar un Concepto

Seleccione el concepto que desea borrar en la pantalla de conceptos y presione la tecla Delete. Otra manera de realizarlo es presionar Clic derecho en el concepto a eliminar y seleccionar la opción Borrar.

4.19.8 Para ingresar los anticipos

Estando en la ventana de Anticipo, digitamos la información solicitada por el sistema:

Anticipo: Esta casilla que permite habilitar el registro del anticipo realizado.

Cuenta Anticipo: Aquí se especifica la cuenta contable utilizada para el anticipo.

Auxiliar Abierto: En este campo relacionaremos la información de quien recibió el anticipo. Esta información dependerá de la parametrización del sistema.

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Para la opción 1, el sistema traerá en esta casilla el número de la orden de Compra.

Para la opción 2, el sistema traerá en esta casilla el Nit del Proveedor.

Al importar la orden de compra cuando se realiza la entrada el sistema importa la información de anticipos.



Los Códigos de información son campos opcionales y adicionales, así como los centros de costos o auxiliares abiertos. Esta información se debe diligenciar desde la pantalla Códigos de Información.

Nota: El nombre de la ventana Códigos de Información puede variar dependiendo al parámetro Texto Utilizado para los códigos de Información.

4.19.10 Para ingresar Descuentos Financieros

Los descuentos financieros son aquellos descuentos que se realicen dependiendo de lo pactado en la forma de pago. Estos descuentos financieros se aplican después de impuestos.

En la ventana Financiero puede ingresar los descuentos financieros que se han negociado con el proveedor.

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Al definir el porcentaje el sistema calcula el total de Descuento y se muestra en el campo “Descuento Financiero”, la pestaña también permite digitar la fecha de vencimiento, Tasa, Tasa de mercado y si Exige Financiación. En caso de exigir Financiación se activará el botón

Calcular Financiación por el que se podrán ingresar las cuotas de pago.

Para ingresar las cuotas se deben establecer algunos Datos Financieros tales como: Condición, esto se refiere si la compra tiene los intereses Explícitos o Implícitos, si el cálculo es Anual/Bimestral/Trimestral, etc.

Una vez llenados todos los campos, al presionar clic en el botón Simular, se generarán tantas cuotas como plazos, posteriormente se debe hacer clic en el botón Aplicar a Factura, para insertar las cuotas en el documento.

4.19.11 Cálculo de Conceptos Automáticos

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Para que el sistema calcule automáticamente los conceptos automáticos presione Clic en el

botón Conceptos Automáticos . El sistema procederá a verificar que conceptos aplican para este documento y los ingresa en la ventana “Conceptos”.

Para los casos en donde se tengan artículos seriados es necesario que antes de guardar el documento se seleccione el botón Validar Series que se encuentra en la barra de herramientas. Esto con el fin de asociar las series que se devolverán.

Para aquellas situaciones en donde se utilice conceptos que afecten el costo de los artículos se debe presionar Clic en el botón Prorrateo que se encuentra en la barra de herramientas. Este proceso se debe realizar antes de generar el consecutivo de la devolución, en caso contrario el sistema no realizará la afectación de los costos.

La siguiente información corresponde al documento contable que se generará al momento de grabar la Devolución en compras.

Fuente: La fuente se refiere al código por el cual diferenciamos los documentos, es decir, la entrada de la mercancía tiene asignada una fuente, el traslado entre bodegas tiene otra fuente. Etc.

Serie: Se refiere a los dos primeros dígitos del documento. Esta serie es muy utilizada cuando deseamos identificar a que mes pertenece un documento. Es decir, para los documentos de Enero escogeremos la serie 01, para los de Febrero la 02 y así. Aunque esta es solo una muestra de la aplicación de las series.

Después de ingresar todos los productos y conceptos se debe guardar el documento, es allí donde el sistema genera el consecutivo y afecta las existencias de los artículos ingresados en el documento. Presionamos Clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas.



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4.19.13 Para Revertir una Devolución en Compras

Seleccione el número de la devolución a revertir y presione Clic en el botón Reversión que se encuentra en la barra de herramientas. Inmediatamente el sistema genera otro documento con las transacciones contrarias y colocando este en el estado de revertido.

4.20 RECIBO DE FACTURAS Existen situaciones en donde algunos proveedores envían Remisiones como soporte a la entrega de los productos y posteriormente envían la factura.

Esta opción permite recibir la factura del proveedor y generando un documento contable que debita la cuenta de remisiones y acredita la Cuenta por Pagar.

El recibo se puede realizar de una o varias remisiones, si existe devoluciones de estas remisiones, ingresadas como devoluciones en compras, el sistema las tendrá en cuenta.

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4.20.1 Para Realizar el Recibo de Facturas.

Para realizar el recibo de una factura el sistema nos solicita la siguiente información:

Fecha: Corresponde a la fecha en la cual está recibiendo la factura.

Proveedor: Seleccione el proveedor que le está enviando la factura.

Facturación

o Factura: Seleccione el tipo de documento que está recibiendo.

o Numero: Digite el número de factura que le está enviando el proveedor.

o Fecha: Corresponde a la fecha que tiene la factura.

o Vencimiento: Digite el vencimiento de la factura.

Remisión

o Tipo: Seleccione el tipo de documento Remisión.

o Número: Seleccione la remisión que será reemplazada por la factura

recibida. Luego presione el botón Seleccionar para ver todas las entradas y devoluciones del tipo y número escogidos. Puede seleccionar varias remisiones del mismo proveedor para relacionarlas, en el caso en que se facturen varias remisiones.

Nota: Los tipos de facturas de remisión deben especificarse separados por coma en los parámetros Generales de Compras la opción Definición de Tipos de Facturas de Remisión.

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Seleccione el número de la Fuente y la Serie para este documento y presione el botón Guardar

.

Nota: En este momento las entradas y devoluciones quedaran relacionadas a éste recibo y las relaciones posteriores que se hagan con éste documento se generarán con el nuevo tipo y número de factura. Las entradas y devoluciones remisionadas no se podrán revertir si ya se ha hecho un recibo de factura. El recibo no se podrá revertir si hay relaciones posteriores de estos documentos después de haber hecho el recibo.

Es posible consultar los artículos o conceptos involucrados en el Recibo, mediante las ventanas Información de Ítems y Conceptos.

4.21 ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Esta opción nos permite cambiar el Estado a un proveedor de Habilitado a Deshabilitado o viceversa especificando un motivo, así como consultar el estado de cartera.

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Para cambiar el estado a un proveedor siga los siguientes pasos:

1. Digite el código del proveedor y presione la tecla TAB. 2. Presione el botón Procesar que se encuentra en la barra de herramientas. El

sistema en este momento permite cambiar el estado del proveedor.

4.22 TIPOS DE ORDEN DE COMPRA Al especificar un tipo de orden de compra es posible controlar la modificación del precio de ítems, ya sea permitiéndola o validando la fecha para la modificación, la variación indica el porcentaje válido dentro del cual puede alterar el precio.

El siguiente parámetro permite hacer uso del Tipo de Orden para controlar el cambio en el precio.

Una vez active el parámetro, en la orden de compra se mostrará el campo Tipo Orden en el que deberá seleccionar según los tipos creados.

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Para el ejemplo de la imagen anterior se utiliza el tipo de Orden “0122” que se creó como sigue:

El cual no permite modificar el precio del ítem una vez importada la orden de compra (ya sea en documentos de Entrada o Recibo de Mercancía). Así, si al crear un recibo o entrada de mercancía con base a esta orden de compra, se intenta cambiar el costo, mostrará un mensaje de alerta en la ventana de ítems.

4.23 MANEJO DE PROVISIÓN EN COMPRAS

El objetivo general de esta opción es proveer una herramienta que permita al usuario final afectar cuentas por pagar o afectar una cuenta de provisión definida en el maestro de proveedores.

Para implementar este manejo debe realizar lo siguiente:

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En el maestro de proveedores se agrega una ventana para parametrizar las cuentas por proveedores y monedas. Las cuentas a configurar son cuentas por pagar y cuentas de provisión.

Si no existe configuración de cuentas por monedas el sistema contabiliza por la cuenta por pagar registrada en el campo Cuenta por pagar:

Esta información es utilizada en las compras o devoluciones siempre y cuando se marque la opción Provisión Proveedores.

Al seleccionar este campo le indicará al sistema que la contabilización de la compra no se cargará a la cuenta por pagar del proveedor, en su defecto se cargará a la cuenta de provisión y sin aplicación del IVA de productos.

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El manejo anterior igual aplica para las cuentas de devolución.

4.24 RECHAZO DE MERCANCÍA Existe la posibilidad de denegar uno o varios artículos al momento de la compra, esta opción permite el rechazo de la mercancía ya sea basándose en un documento de compra o artículos independientes.

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4.24.1 Creación de un Rechazo de Mercancía

Para realizar el documento de Rechazo de Mercancía se debe digitar la información solicitada por el sistema:

Fecha: Esta fecha corresponde a la fecha a la cual se está realizando la devolución de la mercancía.

Proveedor: Digite el proveedor al cual se le hizo la compra. Recuerde que puede utilizar el botón Ayuda para que el sistema nos muestre todos los proveedores existentes y de allí seleccionar el deseado.

Forma Pago: Especifique la forma de pago a utilizar en el rechazo. Generalmente esta forma de pago es la misma que se utilizó al momento de realizar la entrada.

Días Plazo: Cuando la forma de pago seleccionada es a crédito, el sistema solicita los días de plazo para calcular la fecha de vencimiento de la factura.

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Moneda: Digite el código de la moneda si la compra se realiza en una moneda diferente a lo local.

Tasa de cambio: Cuando la moneda utilizada es diferente a la local, el sistema solicita la tasa de cambio.

Tipo Rechazo: Seleccione el tipo de Rechazo así como una breve descripción del motivo, estos tipos de rechazos se pueden modificar o agregar en el maestro Motivos.

Después de ingresar los datos anteriormente detallados se debe proceder a ingresar los productos. Esto se puede hacer de dos maneras: Por medio de documentos relacionados o ingresándolos manualmente uno a uno.


Normalmente los documentos relacionados en un Rechazo de Mercancía es un Recibo de mercancía u Orden de Compra. Sin embargo el sistema da la posibilidad de realizar una devolución por medio de cualquier otro documento.

Para ingresar los productos por medio de documentos relacionados se deben seguir los siguientes pasos:

1. Presione Clic derecho en la ventana de Documentos Relacionados y seleccione la opción Importar.

2. Seleccione el tipo de documento a Importar. Se puede importar cualquier tipo de documento como por ejemplo Orden de compra, Recibo de mercancía, Entrada de Mercancía, entre otros.

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El sistema le permite modificar los datos del artículo, esto es muy fácil de realizar ya que solo debe presionar doble Clic en el artículo deseado para que el sistema le muestre una pantalla de edición de artículos.

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Si lo que desea realizar es borrar uno de los artículos importados, presione Clic derecho en el artículo a borrar y seleccione la opción Borrar o simplemente presione la tecla Delete encima del artículo.


Para ingresar los artículos manualmente siga los siguientes pasos:

1. Presione Clic derecho en la ventana de Artículos Devueltos a Proveedor y escoja la opción Insertar o presione la tecla Insert.


Artículo: Se refiere al artículo al cual se le realizará hacer la devolución. Presionando Clic en el botón Ayuda el sistema traerá todos los productos existentes.

Presentación: Seleccione la presentación deseada.

Cantidad: Digite la cantidad a devolver.

Valor Unitario: Digite el valor unitario. En caso de no especificar el valor unitario el sistema permitirá colocar el valor total y realizará de manera automática el cálculo del valor unitario.

Valor Total: En caso que no se haya digitado el valor unitario, se debe digitar el valor total para que el sistema calcule el valor unitario.

Bodega: Se refiere a la bodega de donde se realizará la devolución. Al presionar Clic en el botón Ayuda el sistema traerá todas las bodegas existentes.

% Descuento: Si el producto tiene descuento se debe colocar el % de descuento a aplicar.

% Impto al Consumo: Si el producto lleva Impuesto al consumo se debe especificar el % de Impuesto a aplicar.

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% de Iva: Si el producto maneja IVA se debe colocar el % de Iva.


Estando en el artículo a modificar presione la tecla Enter o presione Clic derecho en el artículo a modificar y escogemos la opción Modificar.

Luego modifique dentro de los datos mostrados por el sistema los datos deseados y presione Clic en el botón Aceptar.


Si lo que desea realizar es borrar uno de los artículos importados, presione Clic derecho en el artículo a borrar y seleccione la opción Borrar o simplemente presione la tecla Delete encima del artículo.



Para Consolidar Ítems presione clic en el botón Consolidar , o clic derecho en la ventana de Artículos y seleccione la opción Consolidar Ítems.



Los Códigos de información son campos opcionales, así como los centros de costos o auxiliares abiertos, en la ventana Códigos de Información es posible digitar esta información.

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Nota: El nombre de la ventana Códigos de Información puede variar dependiendo al parámetro Texto Utilizado para los códigos de Información.

Una vez diligenciada toda la información, presione Click en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas. En ese momento el sistema asignará un número consecutivo al Rechazo.

Una vez guardado el Rechazo este queda en un estado Pendiente. El siguiente paso es realizar una devolucion de Compras. En ese momento el sistema colocará el rechazo en estado Liquidado.


Para imprimir el documento, presione Clic en el botón Impresión que se encuentra en la barra de herramientas. En ese momento el sistema desplegará el siguiente formato.

4.25 CONFIGURAR CUENTA DE CAJA MENOR POR USUARIO Es posible configurar cuentas de caja menor por usuario, desde la que se generarán las transacciones de compra, esta opción permite establecer la Cuenta de Caja menor, el NIT, el presupuesto y la reserva, para modificarla solo basta con digitar sobre la grilla en el campo correspondiente

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Por ejemplo, para utilizar la cuenta de caja menor en una entrada de mercancía, debe modificar el parámetro “Habilitar el manejo de caja menor en las entradas” en “S”.

Hecho esto, proceda a configurar la cuenta de caja menor al usuario específico.

Para escoger la cuenta posiciónese en la casilla respectiva y presione la tecla F4. La cuenta debe ser de detalle, con atributo “Detalle contabilidad”, si el atributo es “Caja”, no debe manejar moneda extranjera. Así, cuando realice una entrada de mercancía y chequeé el campo “Maneja Cuenta de Caja Menor”, se cargarán los datos según el usuario.

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Las transacciones del documento que se crea utilizarán la cuenta de caja menor del usuario, tenga en cuenta que el pago en la entrada debe ser en efectivo o en moneda local; las entradas que manejan cuenta de caja menor no pueden tener relacionado un anticipo.

4.26 SALDOS DE CAJA MENOR POR USUARIOS Por medio de esta opción es posible consultar los movimientos y saldos cada una de las cuentas de caja menor asociadas al usuario.

4.27 PROGRAMACIÓN Mediante estas opciones se administran las programaciones de entrega y recibo de mercancía (ya sea establecidas con el proveedor o de otra manera). El objetivo es informar al usuario cuando un artículo ordenado se encontrará disponible, esto con el fin de generar el respectivo documento (una entrada o recibo de mercancía por ejemplo).

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En primer lugar se debe parametrizar la mensajería automática para la programación y el tiempo de espera para la misma, el tiempo cero indica que se ejecuta constantemente (se recomienda cada 60 minutos).

Posteriormente configure la mensajería desde el menú Sistema submenú “Mensajería –Log” opción “Mensajes Configuración”, como usuarios generadores marque todos, y como usuarios destinatarios solo seleccione los usuarios interesados.

En la opción definición de documentos del menú Sistema indique si el documento maneja programación.

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Ahora al cargar la orden de compra (que fue el documento configurado), presione el botón “Programación” y se abre la ventana; en la ventana de programación seleccione el ítem a programar, ingrese la cantidad, la fecha de recibo y la fecha de aviso en la cual se envía el mensaje de programación a los usuarios destinatarios, luego presione el botón programar y en la grilla de la parte inferior se carga el ítem programado, si desea eliminar un ítem programado selecciónelo y presione la tecla “Supr” (suprimir).

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Cuando llegue la fecha de aviso automáticamente se enviará a los usuarios destinatarios la información de la programación para ese día.

En la opción “Programación-Recibo” del menú “Compras” encontrará la ventana para registrar el recibo de mercancía programada, el registro es igual que en la opción de programación a excepción que en esta no se registra fecha de aviso.

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