como transformar los proyectos en realidades

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Como transformar los proyectos en realidades

Conferencia para dueños de negocio, directores y gerentes

JOSÉ LUIS ALFINGER

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Primero lo primero. Veamos qué tan buena es su organización en la ejecución de la estrategia del

negocio Tome este breve cuestionario para ver cómo su organización se compara con organizaciones de clase mundial.

Temas de Ejecución de la Estrategia 1. No

tenemos

nada.

2. Hemos

hecho

algunos

progresos.

3.

Tenemos

una

capacidad

robusta y

consistente

.

Puntuación

Su organización ha declarado Misión, Valores y Visión.

Su organización tiene objetivos estratégicos.

Su organización tiene un proceso de asignación de objetivos en cascada, programas de comunicación, y sistemas de incentivos.

Su organización controla el cumplimiento de los planes individuales.

Su organización mide el cumplimiento de su estrategia.

Puntuación Total

Valor de cada Respuesta:

Respuestas 1 = 0

Respuestas 2 = 1

Respuestas 3 = 2

Su puntuación total está en el rango de 0 a 3 Usted está en la zona de peligro. Es posible que todos los resultados positivos que han logrado hasta ahora se deban al hecho de que usted está en un sector en crecimiento o a su eficacia operativa. ¿Quiere saber cómo salir de esta zona de peligro? Su puntuación total está en el rango de 4 a 8

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Usted está avanzando hacia una ejecución de la estrategia a nivel de excelencia - la zona donde se crea el valor extraordinario. Si ya elaboró su sistema de planificación como parte de su enfoque, un sistema automatizado le ayudará a construir las competencias para gestionar la estrategia. Alinear a la organización y la vinculación de la estrategia a los sistemas de gestión operacional constituye los pasos a seguir. ¿Quiere acelerar su progreso? ¿Quiere una demostración de cómo les ayudaría el Sistema People de Planificación SPP© a obtener sus objetivos estratégicos? Su puntuación total está en el rango de 9 a 10 ¡Felicitaciones! Usted probablemente ya está disfrutando de buenos resultados. ¿Ya ha conseguido lo que se consideraría resultados importantes? Usted debe continuar trabajando en la construcción de las capacidades de ejecución de la estrategia que ya han desarrollado para asegurarse de mantener año tras año excelentes resultados.

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¿Cómo transformar los proyectos

en realidades?

Implementar el Plan Estratégico de una empresa y medir los resultados

obtenidos podrían resultar tareas imposibles.

Supongamos que ha llegado el 30 de diciembre. Momento de

preguntarnos qué ha ocurrido con los planes y objetivos que nos

propusimos a partir de enero y cuál es el grado de cumplimiento que

hemos podido registrar en ellos.

Se estima que sólo 1 de cada 10 empresas en el mundo puede

celebrar, que lo que se había definido como estrategia

corporativa doce meses antes se ha cumplido en la realidad.

Y no muchas más pueden, aunque sea, expresar su satisfacción por

haber hallado una metodología adecuada para medir el grado de

avance de su estrategia.

Evidentemente, ejecutar y medir siguen siendo dos verbos complicados

de conjugar para las organizaciones actuales. Y es precisamente en

este contexto en el cual adquiere su valor trascendental, un sistema

que en la filosofía de Balanced Scorecard y HOSHIN KANRI guía a

dueños de negocio, empresarios, directores y gerentes en la ejecución

de la estrategia; con una ventaja esencial de la informatización que

posibilita conocer al instante, cada vez que un Gerente o un

Responsable de Proceso lo necesite o simplemente lo decida, el estado

actualizado de cumplimiento de los objetivos organizacionales.

El Sistema People de Planificación SPP© es una herramienta clave

para transformar los sueños y proyectos en realidades.

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EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA EN LÍMITES DE

EXCELENCIA

DEFINICION

Enfoque gerencial de Administración por Políticas, que busca mediante

un proceso participativo, establecer, implementar y posteriormente

auto-controlar los objetivos fundamentales de la organización

originados desde la alta gerencia, al igual que garantiza los medios

correspondientes y los recursos necesarios que aseguran que dichos

objetivos serán alcanzados en todos los otros niveles de la

organización.

1.- CARACTERISTICAS

El sistema fija a partir del plan estratégico a largo plazo, los objetivos y

políticas estratégicas, administrativas y operativas anuales de la alta

dirección y luego las implanta en toda la organización para que cada

departamento defina la forma con que cada uno de ellos va a contribuir

al logro de esos objetivos.

En este contexto, política significa unos objetivos y unos medios para

lograrlos.

La implantación o despliegue es el proceso por medio del cual toda la

organización conoce, participa y trabaja en el cumplimiento de los

planes estratégicos. Alinea a la organización con cambios del ambiente

externo. Traduce los retos en un pequeño conjunto de brechas

estratégicas que deben cerrarse movilizando a toda la organización

para cerrarlas, utilizando el ciclo PHVA.

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Este es un proceso gerencial destinado a asegurar el éxito del negocio

a partir de estructurar el planeamiento y el control de la gestión,

alrededor de las cuestiones críticas del mismo. Algunas de sus

características principales son:

• Soportar un sistema de planeamiento capaz de relacionar

efectivamente los planes de largo plazo o estratégicos con el plan anual

y con el seguimiento de los procesos fundamentales que hacen el día a

día de la empresa.

• Concentrarse en los pocos objetivos críticos para el éxito. Integrar

la calidad en la gestión empresarial.

• Incorporar los indicadores financieros del negocio y relacionarlos

con las mediciones fundamentales de los procesos.

• Hacer evidente la contribución real de las personas al cumplimiento

de los objetivos a nivel individual y organizacional.

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• Asegurar el progreso a través de revisiones periódicas. Asignar

claramente las responsabilidades con relación a las metas y los

procesos.

El SPP© contiene una serie de sistemas, formularios y reglas que

impulsan a los trabajadores a analizar situaciones, crear planes de

mejoramiento, llevar a cabo controles de eficiencia y tomar las

medidas necesarias, resultando como beneficio principal el que todos

enfocan sus esfuerzos hacia los aspectos claves para alcanzar el éxito.

Es una herramienta gerencial destinada a asegurar el éxito de un

negocio a partir de integrar la administración de los procesos

fundamentales del mismo (cumplimiento de la Misión, mantenimiento

del negocio, la supervivencia actual) con el Plan Estratégico y el Plan

Anual (logro de la Visión, la viabilidad futura). Integra la calidad a la

gestión empresaria a la vez que conduce a enfocar los procesos

verdaderamente críticos

En síntesis, es un método que conjuga toda la energía organizacional

para dar hoy efectivamente las respuestas necesarias que permitan

atender las necesidades presentes y las futuras de la empresa,

utilizando toda la potencialidad humana

2.-PROCESO

LA MATRIZ DE LA ESTRATEGIA.

La práctica de la gerencia en las últimas décadas ha llevado a la

adopción de la Misión, la Visión y los Valores como lineamientos de

largo plazo que sirven para definir el rumbo que se desea imprimir a la

empresa.

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Permanentes (generalmente no

cambian en el tiempo)

Variables (cambian cada 3 ó 5

años)

Temporales (se evalúan

anualmente y tienen revisiones de acuerdo con su naturaleza)

� Misión

� Valores

� Visión

� Objetivos

Estratégicos

� Políticas

� Objetivos

Operacionales

� Metas

� Indicadores

1. Compromiso con la Misión.

La Misión define el negocio al que se dedica la organización, las

necesidades que cubren con sus productos y servicios, el

mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pública

de la empresa u organización.

La misión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Para que

existe esta organización?

Ejemplos de Misión:

� Proveer productos y servicios superiores a la sociedad, por

medio del desarrollo de innovaciones y soluciones que

mejoren la calidad de vida y satisfagan las necesidades de

los clientes, dar a los empleados trabajo significativo y

oportunidades de progreso, y a los inversores un retorno

superior.

� Una computadora en cada escritorio y en cada hogar, con

software de Microsoft.

� Organizar el mundo de la información y hacerlos útil y

accesible universalmente.

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2. Declaración de los Valores.

Define el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la

gestión de la organización. Constituyen la filosofía institucional y

el soporte de la cultura organizacional.

El objetivo básico de la definición de valores corporativos es el de

tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la

organización.

Ejemplo de Valores:

� Lideramos con el ejemplo

� Trabajamos en equipo

� Respetamos a la persona

� Analizamos los hechos y brindamos nuestra opinión

� Nos comunicamos abierta y honestamente

� Nos comprometemos con la comunidad

� Ante todo, actuamos con integridad

3. Establecimiento de la Visión.

La Visión define y describe la situación futura que desea tener la

empresa. El propósito de la visión es guiar, controlar y alentar a

la organización en su conjunto para alcanzar el estado deseable

de la organización.

La visión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Qué

queremos que sea la organización en los próximos años?

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Ejemplos de Visión:

� Ser líderes en los mercados en los que participamos.

� Convertirnos en la compañía principal del mundo de

productos y servicios para el automóvil.

� Ser un Grupo energético y de servicios líder y en continuo

crecimiento, con presencia multinacional, que se distinga

por proporcionar una calidad de servicio excelente a sus

clientes, una rentabilidad sostenida a sus accionistas, una

ampliación de oportunidades de desarrollo profesional y

personal a sus empleados y una contribución positiva a la

sociedad actuando con un compromiso de ciudadanía

global.

4. Definición de Objetivos Estratégicos.

Los objetivos deben ser posibles de alcanzar; prácticos, realistas

y comunicados con claridad para garantizar el éxito, ya que

ayudan a las partes que están interesadas en su logro a

comprender su papel dentro del futuro de la organización,

estableciendo las prioridades de esta.

Los objetivos deben poseer las siguientes características:

� Alcanzables.

� Comprensibles.

� Deben tener metas cuantificadas o expresados en cifras.

� Están ubicados en un horizonte temporal.

� Se derivan de la Misión o de la Visión de la organización.

� Concretos.

� Deben tener la capacidad de generar tareas específicas.

� Deben posibilitar la concentración de recursos y esfuerzo.

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Los objetivos destinados a hacer cumplir la Misión son aquellos que

mantienen el negocio en marcha, es decir, llevan a cabo las

actividades de valor agregado de los procesos clave del negocio que

cumplen con el propósito de la organización. El seguimiento día a

día de estas actividades de valor agregado tiene que ocurrir en

todas las áreas de la organización. Es así como los responsables de

los procesos son capaces de tomar acción correctiva en tiempo real

para la mejora de procesos. Estos puntos de monitoreo

seleccionados son las medidas fundamentales del negocio.

Los Objetivos a Largo Plazo se basan en la Visión de la

organización. Ellos describen el cambio de iniciativas clave

necesarias para hacer que la Visión se convierta en una realidad.

Plan Anual

El Plan Anual analiza la brecha entre los fundamentos de la

organización y el plan a largo plazo y documenta las acciones

específicas que se deben cumplir este año con el fin de mover la

organización a lo largo del camino hacia la consecución de su

Visión. El Plan Anual se despliega en toda la organización. El plan

utiliza medidas de desempeño y en cuanto se va ejecutando se

entregan resultados parciales para medir el progreso.

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Perspectivas

Objetivos derivados de la

Misión (ejemplos)

Objetivos derivados de la

Visión (ejemplos)

Financieras La perspectiva financiera está relacionada con aquellos factores que la empresa espera respecto del crecimiento y rentabilidad de los capitales invertidos, y otros como capital circulante, inversiones y aumento de beneficios.

Aumentar los ingresos netos en cinco puntos porcentuales por encima de la inflación esperada.

Maximizar el valor de los accionistas, creando una relación Valor de Mercado / Valor Contable de 3/1.

del Cliente La perspectiva del cliente se relaciona con segmentos de clientes y de mercado en los que competirá la organización. Se incluye satisfacción de clientes, retención y adquisición de clientes, plazos de espera, desarrollo de nuevos productos.

Mejorar la atención de los clientes, reduciendo los tiempos de espera en la tramitación y otorgamiento de beneficios. Obtener un 30% de la cuota de mercado de la Región Centro Norte Costera.

Obtener una rentabilidad neta mínima de 30% para los Distribuidores, en el 80% de los productos manejados por el Distribuidor.

del Proceso Interno La Perspectiva del Proceso Interno está relacionada con los niveles de calidad y eficiencia de las operaciones para satisfacer las necesidades de los clientes.

Mejorar la eficiencia y productividad en el quehacer permanente de la organización. Mejorar la posición competitiva de la empresa.

Ampliación de la capacidad instalada a –- Tm. por día, para el último día del tercer trimestre del año --.

de Formación y Crecimiento La perspectiva de Aprendizaje y crecimiento se relaciona con la infraestructura que la empresa debe construir para crear mejoras en el largo plazo, en las siguientes variables: las capacidades de los empleados; las capacidades de los sistemas de información y; la motivación, delegación de poder y coherencia de objetivos.

Promover el desarrollo personal y profesional de los empleados, su motivación y adhesión hacia los fines organizacionales.

Igualar el nivel de actuación real de los trabajadores con el nivel de actuación esperado.

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Una vez definidos los objetivos estratégicos anuales, el procedimiento

es el siguiente:

1. Se definen las estrategias (conjunto de acciones planificadas

anticipadamente, cuyo objetivo es alinear los recursos y

potencialidades de una empresa para el logro de sus metas y

objetivos de expansión y crecimiento empresarial) necesarias para

llevar a cabo el objetivo.

2. Se descomponen de acuerdo con la estructura organizacional.

3. Se distribuyen los subelementos de las actividades a las diversas

áreas de la organización, junto con los resultados a alcanzar

expresados con indicadores de gestión.

4. Cada área traza y desarrolla los planes para lograr los objetivos

asignados.

De esta forma, los planes son transmitidos a los niveles subordinados

de la organización descomponiéndose en cada nivel de la jerarquía

hasta que alcancen el punto donde las acciones a ejecutar aparezcan

con claridad.

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Entonces, entre las personas responsables de ponerlos en práctica, se

decide qué recursos se requieren y los cronogramas a seguir.

Las acciones planteadas se documentan con el mayor detalle posible

para asegurarse que sean comunicadas con precisión.

Al definir las acciones se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

• Se debe establecer la diferencia entre lo que debe hacerse y lo que

sería agradable o ideal hacer. Los recursos son limitados y es

imposible hacer todo lo que nos gustaría que se hiciera.

• Se diseñan los métodos de seguimiento para verificar y evaluar si

las acciones se están ejecutando y son efectivas o para incorporar

los ajustes que sean necesarios.

• Se busca un buen balance entre las metas y los recursos. Es

contraproducente fijar unas metas inalcanzables por falta de

recursos.

• Los recursos materiales son generalmente limitados, pero las

capacidades humanas no lo son. Como el mejoramiento siempre es

posible, se debe buscar constantemente el desarrollo de las

capacidades de las personas.

EJEMPLO

Asignación de Objetivos

Responsable: Pedro Pérez, Director de Finanzas

Fecha de cumplimiento: --/--/----

Código Descripción del Objetivo Unidad de Medida

Tipo de Relación

Valor Meta

Peso

V-01

Maximizar el valor de los accionistas, creando una buena relación Valor de Mercado / Valor Contable.

Relación VM/VC

D 3/1 55%

V-02

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TABLA DE PLANIFICACIÓN PLAN AÑO 201X

SITUACIÓN (antecedentes) ESTATUS DE LA TABLA La empresa presenta una relación Valor de Mercado / Valor Contable equivalente a 1/1. En los últimos 14 meses se han realizado esfuerzos puntuales para mejorar la percepción de nuestras marcas por parte del público y una recuperación de nuevas inversiones en plazos menores a 24 meses.

( )Medidor de Desempeño fuera de Límites o no actualizado ( ) Entregables con retraso ( ) Desarrollo de acuerdo con el Plan

( X ) Situación por debajo de los niveles esperados

CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS

Nº

OBJETIVO

Actividades Responsable

Fechas de Realización Recursos Necesarios Inicio Final

V-01

Crear un Comité de Acciones Estratégicas para el manejo de indicadores Flujo Libre de Caja, Rentabilidad Financiera, Rentabilidad Económica, EBITDA.

Director de Finanzas (DF)

--/--/---- --/--/----

Elaborar procedimientos de valoración de empresas.

Gerente de Contabilidad (GC)

--/--/---- --/--/----

Servicio externo de Valoración de Empresas.

Instalar un sistema de gestión de indicadores financieros y no financieros

Director de Tecnología de Información (DTI)

--/--/---- --/--/----

Realizar entrenamiento sobre usos de indicadores

Director de RRHH (DRRHH)

--/--/---- --/--/---- Entidad Didáctica

ENTREGABLES DE LOS OBJETIVOS Fecha Estimada

Entregable Responsable Fecha Real

Comentarios

--/--/---- Diseño de Árbol de Indicadores

GC

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CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS

Nº

OBJETIVO

Actividades Responsable

Fechas de Realización Recursos Necesarios Inicio Final

V-01

Crear un Comité de Acciones Estratégicas para el manejo de indicadores Flujo Libre de Caja, Rentabilidad Financiera, Rentabilidad Económica, EBITDA.

Director de Finanzas (DF)

--/--/---- --/--/----

Elaborar procedimientos de valoración de empresas.

Gerente de Contabilidad (GC)

--/--/---- --/--/----

Servicio externo de Valoración de Empresas.

Instalar un sistema de gestión de indicadores financieros y no financieros

Director de Tecnología de Información (DTI)

--/--/---- --/--/----

Realizar entrenamiento sobre usos de indicadores

Director de RRHH (DRRHH)

--/--/---- --/--/---- Entidad Didáctica

--/--/---- Fecha de Asignación de los Objetivos

Firma del Trabajador Nombre y Firma del Supervisor

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Ejemplos de áreas de trabajo de acuerdo con la perspectiva utilizada.

Perspectiva

FINANCIERA

Cuota de mercado, Crecimiento de los ingresos, Tasa de beneficios, Retorno de la inversión, Valor

económico agregado, Rentabilidad sobre capital empleado, La gestión de costes de funcionamiento,

Coeficiente de explotación y las tasas de siniestralidad, Objetivos corporativos, Supervivencia,

Rentabilidad, Crecimiento, Ahorro de costes de proceso, Aumento del retorno sobre los activos,

Crecimiento de las ganancias, Flujo de caja, Coeficiente de rentabilidad neta, Ingresos por ventas,

Crecimiento en los ingresos por ventas, Reducción de costes, Precio de la acción, Rentabilidad de los

fondos de los accionistas.

Perspectiva del

CLIENTE

Índice de satisfacción del cliente, Índice de reincidencia en las compras, Cuota de mercado, Entregas a

tiempo, Cantidad de quejas, Tiempo medio para procesar los pedidos, Pedidos devueltos, Compras

efectuadas por nuevos clientes, Valor percibido del dinero.

Perspectiva del

PROCESO INTERNO

Mejoras en la eficiencia, Reducción de los costes unitarios, Reducción de residuos, Mejoras en la moral,

Aumento de la utilización de la capacidad de los empleados, Aumento de la productividad, % de

productos defectuosos, Cantidad de residuos reciclados

Perspectiva de FORMACIÓN y CRECIMIENTO

Número de nuevos productos, % en las ventas de nuevos productos, Inversión en capacitación, Número

de habilidades estratégicas aprendidas, I + D como % de las ventas, Número de sugerencias de los

empleados.

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3.- TERMINOLOGIA

Sistema: Conjunto de procesos coordinados que hacen realidad los

objetivos básicos

Objetivo - EL QUE: Resultados a alcanzar

Metas: Resultados medibles del objetivo

Medios: Instrucciones, directrices, para alcanzar objetivos

Estrategia - EL COMO: Forma de lograr resultados

Políticas: Combinación de objetivos, metas y medios

Plan de acción: Pasos para cumplir la política.

4.- DESARROLLO

Identificar los procesos del sistema - Determinar factores clave y

críticos de éxito.

Medir el sistema - Adaptarlo a los cambios, medir rendimiento, revisar.

Establecer objetivos básicos - Acuerdos basados en diálogo y consenso.

Analizar el entorno - Determinar necesidades de los “protagonistas”:

clientes, dueños, empleados, proveedores.

Facilitar los recursos - Humanos, financieros, materiales, tecnológicos.

Definir los procesos del sistema - 1-objetivos 2-actividades 3-

responsables 4- índices de rendimiento.

5.- REQUISITOS

1. Liderazgo-establecer rumbo y prioridades: Comunicación, apoyar

esfuerzos, fomentar integración, facilitar, etc.

2. Organización- mecanismos: Integración de planes, facilitadores,

creación de los equipos, claridad en asignación de dueños del

proceso (y objetivos).

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3. Metodología- para desplegar las políticas: Saber combinar los Que

con los Cómo. Lograr interrelación en todos los niveles

jerárquicos.

4. Uso de herramientas-administrativas de ayuda: Diagrama de

afinidad, árbol de objetivos, diagrama de Pareto, espina de

pescado. matrices de despliegue, bidimensional etc.

6.-BENEFICIOS PRINCIPALES DERIVADOS DEL USO

DEL SPP©

1. Certeza en el logro de los objetivos establecidos, con

una utilización racional de recursos, convirtiendo en

realidad los sueños y proyectos de los accionistas,

directivos, gerentes, trabajadores.

2. Control inmediato de los resultados. De acuerdo con la

naturaleza de cada objetivo, puede obtener reportes

diarios, semanales, mensuales o con cualquier

periodicidad requerida, de avance o conclusión de

proyectos y planes de trabajo. En caso de desviación el

sistema pide la elaboración de un reporte que explique

la causa raíz, las medidas compensatorias y la fecha

estimada de cierre de brecha con el plan.

3. Reconocimiento y compensación de acuerdo con la

contribución en el logro de la Visión del negocio, los

objetivos estratégicos y operacionales.

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CINCO PASOS PARA APLICAR EL SISTEMA PEOPLE DE

PLANIFICACIÓN EN SU ORGANIZACIÓN.

1. Revisión de la Misión; Establecimiento de la Visión.

Misión Visión

2. Definición de Objetivos Estratégicos derivados de la Misión

y de la Visión.

Objetivos derivados de la Misión Objetivos derivados de la Visión

3. Despliegue de Objetivos.

I. Asignación de responsabilidades. A quién le corresponde

cada objetivo.

II. Elaboración de planes de trabajo. Actividades, responsables,

fechas de cumplimiento, recursos humanos, materiales,

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financieros y de capacitación necesitados para ejecutar el

plan.

Objetivos Responsable

Plan de Trabajo

Actividades Responsable Fecha de Cumplimiento

Recursos Necesitados

4. Ejecución de Planes, Programas y Proyectos.

Realización de las actividades definidas; control de gestión,

revisión de resultados parciales, entregables. Una vez elaborado

el plan es importante implementarlo dentro de un tiempo

determinado. La planificación va más allá de elaboración de los

planes, incluye toda la energía necesaria para realizarlos, es decir

un esfuerzo de ejecución.

Ejecutar un plan significa realizar las acciones programadas a fin

de alcanzar los objetivos establecidos, en los niveles o estándares

acordados, en los plazos fijados y con los recursos asignados.

Cuando el plan ha sido bien estructurado servirá para ordenar

todas las actividades hacia el alcance de los objetivos propuestos

impidiendo la improvisación y la distribución de recursos hacia

áreas menos productivas.

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5. Evaluación de Resultados. Comparación de resultados con los

objetivos y metas asignados.

La evaluación es un proceso que determina en forma sistemática

y objetiva, la estructura, el proceso y los resultados de los

objetivos establecidos, los programas y los planes. La evaluación

es un juicio de valor que utiliza diferentes metodologías basadas

en el método científico.

Objetivos y Metas asignados

Resultados Porcentaje de Cumplimiento

RIF: J-30894705-9

Contacto:

José Luis Alfinger

Teléfono 0414 2887179

Email [email protected]

Web www.peoplesolutiononline.com

Dirección: Calle 12 CC Los Samanes, Nivel 2, Oficina 204.

Urbanización Los Samanes. Caracas, Zona Postal 1080.

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