como hacer el informe

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN DE CONTROL FISCAL

INFORME PRELIMINAR DE AUDITORÍA REGULAR A LACONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

VIGENCIA 2011

Bogotá D.C., Diciembre de 2012


JAIME RAÚL ARDILA BARRERAAuditor General de la República

REYNALDO RÍOS PÉREZAuditor Auxiliar

REYNALDO RÍOS PÉREZAuditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal (E)

ARGEMIRO VARGAS SUÁREZDirector de Control Fiscal

FABIO LUIS JIMÉNEZ CASTROCoordinador

Sandra Jeannette Camargo Acosta Edgar Alejandro Carreño RodríguezDarly Tatiana Villarreal Enríquez Ricardo Arturo Peñuela OrdoñezJulian Andrés Blandón Ceballos María José Avendaño MolinaresJames Gilbert Lizarazo Barbosa Sebastián Alfonso Gómez VegaRosa Libia Fernández Mendoza Lira Andrea Jiménez Velásquez

Paulo Emilio Morillo Guerrero María Carolina Carrillo SaltarenOscar Javier Quiroga Gómez Gabriel Gilberto Grau MoralesEnrique Castiblanco Bedoya Jaime Andrés García Carvajal

Leonor Olaya Rodríguez Luz Aida Llano GonzálezGenith Carlosama Mora Germán Ocampo MurilloAmparo García Correal Katy Castillo Rojas

Santiago Ernesto Narváez de Los Ríos

Auditores

Informe Preliminar Auditoría Regular Contraloría General de la República Vigencia 2011

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN-----------------------------------------------------------------------------6

2. DICTAMEN INTEGRAL DE LA AUDITORÍA-------------------------------------------8

2.1. PROCESO CONTABLE-------------------------------------------------------------------------------8

2.2. PROCESO PRESUPUESTAL------------------------------------------------------------------------8

2.3. PROCESO TALENTO HUMANO------------------------------------------------------------------8

2.4. PROCESO CONTRATACIÓN-----------------------------------------------------------------------9

2.5. PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA----------------------------------------------------9

2.6. PROCESO CONTROL MICRO (PROCESO AUDITOR DE LA CGR)--------------------9

2.7. PROCESO INDAGACIONES PRELIMINARES-----------------------------------------------9

2.8. PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL-------------------------------------------------------9

2.9. PROCESO JURISDICCIÓN COACTIVA-------------------------------------------------------10

2.10. PROCESO CONTROVERSIAS JUDICIALES-------------------------------------------------10

2.11. PROCESO DESARROLLO TECNOLÓGICO-------------------------------------------------10

2.12. PROCESO CONTROL INTERNO----------------------------------------------------------------10

2.13. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO-----------------------------------------------11

2.14. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA RENDIDA-----------------------------------11

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA-----------------------------------------------------12

3.1. PROCESO CONTABLE-----------------------------------------------------------------------------123.1.1. Caja menor de funcionamiento viáticos...........................................................................................123.1.2. Cuenta Avances y Anticipos.............................................................................................................123.1.3. Inventarios........................................................................................................................................123.1.4. Bajas.................................................................................................................................................123.1.5. Comodatos........................................................................................................................................123.1.6. Almacén............................................................................................................................................123.1.7. Elementos COLVATEL.....................................................................................................................133.1.8. Fondo de publicaciones....................................................................................................................133.1.9. Derechos contingentes......................................................................................................................133.1.10. Obligaciones contingentes................................................................................................................13

3.2. PROCESO PRESUPUESTAL----------------------------------------------------------------------133.2.1. Rendición de la cuenta......................................................................................................................143.2.2. Resultado de la auditoría (Millones de pesos)..................................................................................143.2.3. Conclusiones.....................................................................................................................................15

3.3. PROCESO TALENTO HUMANO-----------------------------------------------------------------153.3.1. Revisión de la cuenta........................................................................................................................153.3.2. Resultados de la auditoría.................................................................................................................15


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3.4. PROCESO CONTRATACIÓN---------------------------------------------------------------------163.4.1. Revisión de la cuenta........................................................................................................................163.4.2. Resultados del presente ejercicio auditor.........................................................................................163.4.3. Seguimiento contrato 296-08 - SICE................................................................................................17

3.5. PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA--------------------------------------------------173.5.1. Revisión de la cuenta........................................................................................................................173.5.2. Muestra de Auditoría........................................................................................................................18

3.6. PROCESO CONTROL MICRO (PROCESO AUDITOR DE LA CGR)------------------203.6.1. Revisión de la cuenta........................................................................................................................203.6.2. Plan general de auditorías.................................................................................................................203.6.3. Coberturas de auditoría a los recursos auditados por la Contraloría General de la República.........213.6.4. Planeación y ejecución de auditorías................................................................................................213.6.5. Conclusiones.....................................................................................................................................22

3.7. PROCESO INDAGACIONES PRELIMINARES----------------------------------------------223.7.1. Rendición de la cuenta......................................................................................................................223.7.2. Muestra de auditoria.........................................................................................................................233.7.3. Conclusiones.....................................................................................................................................24

3.8. PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL-----------------------------------------------------243.8.1. Revisión cuenta de procesos de responsabilidad fiscal....................................................................243.8.2. Procesos en riesgo de prescripción...................................................................................................243.8.3. Prescripciones y caducidades decretadas..........................................................................................273.8.4. Resultados concretos obtenidos del análisis de los procesos de la muestra.....................................30

3.9. PROCESO JURISDICCIÓN COACTIVA-------------------------------------------------------373.9.1. Rendición de la cuenta......................................................................................................................373.9.2. Resultados de rendición de la cuenta................................................................................................38

3.10. PROCESO CONTROVERSIAS JUDICIALES-------------------------------------------------383.10.1. Rendición de la cuenta......................................................................................................................383.10.2. Resultados de la muestra analizada..................................................................................................39

3.11. PROCESO DESARROLLO TECNOLÓGICO-------------------------------------------------393.11.1. Convenio Marco 518 de 2008..........................................................................................................393.11.2. Arquitectura......................................................................................................................................403.11.3. Convenio Específico Número 1........................................................................................................40

3.12. PROCESO CONTROL INTERNO----------------------------------------------------------------413.12.1. Proceso Contable..............................................................................................................................413.12.2. Proceso Presupuestal........................................................................................................................423.12.3. Proceso Talento Humano..................................................................................................................423.12.4. Proceso Contratación........................................................................................................................423.12.5. Proceso Participación Ciudadana.....................................................................................................423.12.6. Proceso Micro (Proceso Auditor CGR)............................................................................................423.12.7. Proceso Indagaciones Preliminares..................................................................................................423.12.8. Proceso Responsabilidad Fiscal........................................................................................................423.12.9. Proceso Controversias Judiciales......................................................................................................433.12.10. Proceso Desarrollo Tecnológico.......................................................................................................433.12.11. Nivel desconcentrado.......................................................................................................................433.12.12. Evaluación del Sistema de Control Interno de la CGR....................................................................43


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3.13. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO-----------------------------------------------433.13.1. Proceso Contable..............................................................................................................................443.13.2. Proceso Presupuestal........................................................................................................................443.13.3. Proceso Talento Humano..................................................................................................................443.13.4. Proceso Contratación........................................................................................................................443.13.5. Proceso Participación Ciudadana.....................................................................................................443.13.6. Proceso Micro (Proceso Auditor CGR)............................................................................................443.13.7. Proceso Indagaciones Preliminares..................................................................................................453.13.8. Proceso Responsabilidad Fiscal........................................................................................................453.13.9. Proceso Jurisdicción Coactiva..........................................................................................................453.13.10. Proceso Desarrollo Tecnológico.......................................................................................................46

3.14. ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS CIUDADANOS--------------------------------------463.14.1. Proceso Talento Humano..................................................................................................................463.14.2. Proceso Contratación........................................................................................................................463.14.3. Proceso Micro (Proceso Auditor CGR)............................................................................................463.14.4. Proceso Desarrollo Tecnológico.......................................................................................................47

4. RECOMENDACIONES--------------------------------------------------------------------48

5. OBSERVACIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA AL INFORME PRELIMINAR--------------------------------------------------------------49

6. ANEXOS--------------------------------------------------------------------------------------50


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1. INTRODUCCIÓN

La Auditoría General de la República, a través de la Dirección de Control Fiscal, en cumplimiento del artículo 274 de la Constitución Política y del Decreto - Ley 272 de 2000, respecto a la función de vigilancia de la gestión fiscal de los organismos de control fiscal y en cumplimiento al Plan General de Auditorías - PGA 2012, practicó Auditoría Regular a la Contraloría General de la República - CGR, con el fin de evaluar los resultados de la gestión administrativa, financiera y operativa, así como el cumplimiento de normas y disposiciones vigentes aplicables a la administración durante la vigencia 2011.

El ejercicio auditor se desarrolló siguiendo los lineamientos del Manual del Proceso Auditor de la Auditoría General de la República - MPA versión 3.0, las políticas definidas en el Plan General de Auditorias - PGA 2011, la revisión de la Cuenta CGR 2011 y los procedimientos, sistemas y principios establecidos en la Constitución y las normas de auditoría de general aceptación.

Se evaluó que las actividades y procesos se hubieran realizado conforme a la normatividad vigente aplicable a la CGR, e igualmente se evaluó la gestión misional.

Teniendo en cuenta los criterios establecidos en el PGA 2012 y una vez revisada la cuenta, analizados los informes de auditorías anteriores, construidos los mapas de riesgos y revisadas las denuncias recibidas en contra de la Contraloría General de la República, se configuró el Memorando de Planeación definiéndose los siguientes procesos objeto de evaluación dentro del presente proceso auditor:

Tabla 1-1 Procesos evaluadosPROCESOS ADMINISTRATIVOS PROCESOS MISIONALESContable Participación Ciudadana Presupuestal Control Micro (Proceso Auditor)Talento Humano Responsabilidad FiscalContratación Indagaciones PreliminaresSistema de Control InternoDesarrollo Tecnológico

Fuente: Memorando de Planeación

Además se realizó seguimiento a los requerimientos ciudadanos relacionados con la CGR incluidos los recibidos en la vigencia 2012 y se efectuó seguimiento al Plan de Mejoramiento suscrito por la CGR y aprobado por la AGR, referente a la Auditoría Regular a la vigencia 2009 y demás auditorías anteriores, con corte de avance a 30 de junio de 2011.


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Es de resaltar que el ejercicio auditor se efectuó en el Nivel Central de la CGR a los procesos descritos en la anterior tabla, en tanto que en las Gerencias Departamentales se centró en los tres (3) procesos misionales: Control Micro, Participación ciudadana, Responsabilidad Fiscal e Indagaciones Preliminares; en el Sistema de Control Interno de cada uno de estos procesos, en el seguimiento al Plan de Mejoramiento y en la atención de requerimientos ciudadanos radicados en la AGR

Las Gerencias Departamentales visitadas fueron:

Amazonas Atlántico Bolívar Casanare Guainía

Guaviare Magdalena Putumayo Risaralda San Andrés

Santander Sucre Valle del Cauca Vaupés Vichada

En cada uno de los procesos evaluados se verificó la operatividad del Sistema de Control Interno, de tal forma que nos permite conceptuar sobre la globalidad del mismo en la CGR.

Los resultados de cada una de las Gerencias Departamentales evaluadas se muestran en los Anexos XX a XX del presente informe.

Las verificaciones se practicaron sobre muestras representativas de las operaciones, los procesos y las actividades realizadas por la CGR, con la aplicación de los sistemas de control fiscal definidos en la ley; de tal forma que el análisis realizado permitió efectuar el pronunciamiento sobre la cuenta 2011, el dictamen sobre la razonabilidad de los estados contables, conceptuar sobre la gestión en los procesos evaluados y el cumplimiento y avance del Plan de Mejoramiento.


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2. DICTAMEN INTEGRAL DE LA AUDITORÍA

2.1.PROCESO CONTABLE

La Auditoría General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 274 de la Constitución Política y el Decreto Ley 272 de 2000, practicó auditoría a los estado contables de la Contraloría General de la República, en la cual se evaluó el Balance General y el Estado de Actividad Financiera Económica y Social a 31 de diciembre 2011 presentados por la Contraloría.

El examen fue practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, mediante pruebas selectivas, que proporcionaron una base razonable para fundamentar la valoración.

Del análisis y de acuerdo a la muestra seleccionada, en nuestra opinión, los Estados Contables, presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Contraloría General de la República a 31 de diciembre de 2010, de conformidad con los Principios y Normas de Contabilidad Pública prescritos por la Contaduría General de la Nación y aplicados uniformemente en el período.

2.2.PROCESO PRESUPUESTAL

La gestión desarrollada en el Proceso Presupuestal evidenció deficiencias en la fase de planeación presupuestal habida cuenta que se expidieron 34 actos administrativos modificando la apropiación de la vigencia y donde en el período septiembre–diciembre/10 se tramitaron, el 65.3% de las Resoluciones internas y el 98.3% de las modificaciones refrendadas por Minhacienda.

2.3.PROCESO TALENTO HUMANO

Con base en la verificación de la muestra, respecto a las vinculaciones realizadas en la vigencia 2010, se observa el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Funciones de la Contraloría General de la República y sus Resoluciones modificatorias o complementarias y una adecuada gestión documental en las historias laborales.


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2.4.PROCESO CONTRATACIÓN

La Contraloría General de la República reportó en la cuenta correspondiente a la vigencia 2010, 1.746 contratos por valor de $55.060.6 millones de pesos; de ellos 1.677 en cuantía de $32.470.2 millones fueron suscritos en la vigencia 2010 y los restantes 69 por valor de $22.348.1 millones corresponden a la vigencia 2009 con ejecución en la vigencia 2010.

2.5.PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA

En general, tanto en el nivel central como en las 24 Gerencias Departamentales evaluadas, se cumple con la función de atender los requerimientos de la ciudadanía, pero el proceso presenta debilidades y se desarrolla con deficiencias. Existe un procedimiento estandarizado para la atención de las denuncias de la ciudadanía, sin embargo, en dicho procedimiento no opera una adecuada gestión documental y de administración de la información evidenciada en las inconsistencias relacionadas con la rendición de la cuenta, así como la necesidad de optimizar el uso de la herramienta o aplicativo SIPAR implementado para desarrollo del proceso.

2.6.PROCESO CONTROL MICRO (PROCESO AUDITOR DE LA CGR)

Uno de los principales procesos misionales que ejecuta la CGR es el proceso auditor, el cual fue analizado a partir de la evaluación de las etapas de planeación, ejecución, informe, traslado de hallazgos y planes de mejoramiento, tanto en el Nivel Central como en 24 Gerencias Departamentales.

2.7.PROCESO INDAGACIONES PRELIMINARES

De acuerdo con la muestra seleccionada tanto en el Nivel Central como en las Gerencias Departamentales, se tiene que:

2.8.PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL

Al analizar la cuenta rendida por la Contraloría General de la República, para la vigencia 2010, se encuentran en riesgo de prescripción a nivel nacional 1017 procesos cuya cuantía asciende a $400.439.831.963. Cifra que cobra especial relevancia y genera alarma, si se tiene en cuenta que la Contraloría General de la


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República tramitaba a 31 de diciembre de 2010, un total de 3562 procesos de responsabilidad fiscal por valor de $2.1 billones, es decir que hay riesgo de prescripción en el 28.55% del número de procesos y en el 19% de la cuantía total

2.9.PROCESO JURISDICCIÓN COACTIVA

Respecto de este proceso, la AGR únicamente se pronuncia desde la revisión de la cuenta, es decir, un pronunciamiento estadístico y el seguimiento al Plan de Mejoramiento.

2.10. PROCESO CONTROVERSIAS JUDICIALES

Respecto de este proceso, la AGR únicamente se pronuncia desde la revisión de la cuenta, es decir, un pronunciamiento estadístico y el seguimiento al Plan de Mejoramiento.

2.11. PROCESO DESARROLLO TECNOLÓGICO

La CGR suscribió Convenio Marco 518 de 2008 con COLVATEL el 3 de octubre de 2008, cuya ejecución fue desarrollada mediante la suscripción de 3 Convenios Específicos por una valor total de $22.207.996.280, con recursos del programa “Adquisición y Desarrollo de Sistemas de Informática y Telemática Dentro del Nuevo Esquema de Cambio y Fortalecimiento Institucional de la Contraloría General de la República” de los cuales $8.484.036.307 corresponden al valor de la intermediación de COLVATEL; a la fecha de la presente auditoria (septiembre de 2011) la CGR ha pagado $14.609.569.414 correspondientes al 65.79% del valor total de los 3 Convenios Específicos suscritos.

2.12. PROCESO CONTROL INTERNO

Producto de la aplicación de encuestas a los líderes de los procesos auditados y de los resultados observados en desarrollo del trabajo de campo efectuado por la AGR, se establece que el SCI de la CGR evidencia un aceptable desarrollo de los diferentes componentes que conforman el MECI, requiriéndose fortalecer con carácter urgente los componentes relativos a la administración del riesgo, actividades de control, información, comunicación pública, autoevaluación y planes de mejoramiento.


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2.13. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Evaluadas las acciones con vencimiento a la fecha de la realización de la presente auditoría, se establece que en los 9 procesos objeto de seguimiento, se presenta cumplimiento en tres (3) equivalente al 33%, cumplimiento parcial en cinco (5) equivalente al 56% e incumplimiento en uno (1) equivalente al 11%.

2.14. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA RENDIDA

Una vez evaluada la gestión adelantada por la Contraloría General de la República durante la vigencia 2010 y teniendo en cuenta la opinión a los Estados Contables, los pronunciamientos respecto de cada uno de los procesos evaluados y la incidencia de los hallazgos encontrados, la Auditoría General de la República NO FENECE la cuenta presentada por dicho ente de control correspondiente a la vigencia 2010


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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1.PROCESO CONTABLE

3.1.1. Caja menor de funcionamiento viáticos

Los libros de bancos de la caja menor de funcionamiento, reportan un valor inicial para la vigencia 2010 de $501.4 millones, contrariando la Resolución 26 del 12 de enero de 2010, donde se establece la constitución inicial por valor de $500.0 millones.

3.1.2. Cuenta Avances y Anticipos

El saldo que presenta el balance a 31 de diciembre de 2010 en la cuenta Avances y Anticipos Entregados, es de $4.216.5 millones, así:

Tabla 3.1-1 Cuenta Anticipo Adquisición de bienes (Millones de $)

Fuente: Auxiliar cuenta contable vigencia 2010

3.1.3. Inventarios

3.1.4. Bajas

Durante el trabajo de campo la Dirección de Recursos Físicos reportó 532 elementos dados de baja, por valor de $647.6 millones y lo informado en la rendición de la cuenta en el formato 5 de Propiedad Planta y Equipo son 608 elementos por un valor de $1.761.5 millones, lo cual muestra una diferencia de $1.114.2 millones.

3.1.5. Comodatos

Son los bienes entregados por la CGR a otras entidades y registrados en cuentas de orden para su respectivo control.

3.1.6. Almacén


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Mediante inspección realizada, el 15 de julio de 2011, en la bodega del almacén de la CGR, se encontraron elementos por valor de $124.4 millones.

3.1.7. Elementos COLVATEL

En la inspección al almacén realizada el 15 de julio de 2011, se observó que en la bodega se encuentran almacenados elementos desde el mes de mayo de 2011, correspondientes al convenio específico No. 3 con COLVATEL, que no han sido registrados y no se encuentran legalizados ni asegurados, de acuerdo al Acta de entrega parcial de proyecto No. 008, Contrato SGC-032-10, entre los cuales tenemos:

3.1.8. Fondo de publicaciones

En la bodega de la Oficina de Comunicaciones se evidenció un total de 3.427 libros, revistas y 4.250 CD con información de vigencias anteriores, las cuales se detallan a continuación:

3.1.9. Derechos contingentes

Se observó en los reportes generados por el SIIF, en la cuenta 8120 el valor de las demandas interpuestas por la CGR en contra de terceros, con un saldo de $62.060.1 millones, que se componen de litigios administrativos por valor de $54.954.9 millones y obligaciones fiscales por $7.114.2 millones.

3.1.9.1. Tarifa Fiscal

De acuerdo a la tabla anterior, lo correspondiente a recursos de la tarifa fiscal representa el 87% del total de los litigios administrativos de la CGR.

3.1.9.2. Acciones de Repetición

3.1.10. Obligaciones contingentes

El reporte generado por el SIIF en la subcuenta 990505 corresponde a las demandas interpuestas por terceros en contra de la CGR, por valor de $99.612.4 millones, que se relacionan con Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos.

3.2.PROCESO PRESUPUESTAL


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3.2.1. Rendición de la cuenta

En cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución Orgánica No. 01 de 2011 expedida por la AGR, la Contraloría General de la República (CGR) fue eximida de diligenciar en el SIREL la siguiente información presupuestal de rendición electrónica de cuentas1, con fundamento en que la misma está incorporada en Sistema Integrado de Información Financiera del Ministerio de Hacienda SIIF 1– Nación, y fue consultada por el grupo auditor de la AGR previo trámite de autorización del Ministerio de Hacienda:

3.2.2. Resultado de la auditoría (Millones de pesos)

3.2.2.1 Presupuesto de la vigencia

El presupuesto de la CGR fue aprobado el 21 de diciembre de 2009 mediante Ley No. 1365 y liquidado a través del Decreto 49962 por valor de $331.942.3, que comparado con la apropiación definitiva de 2009 ($287.606.4) significa un crecimiento del 15.4%, originado en el mayor crecimiento de los gastos personales y las transferencias como se expondrá a continuación.

Tabla 3.2-1 Ejecución presupuestal comparativa por agregados - Vigencia 2010CONCEPTO 2009 1/ 2010 2/ VARIAC. %

Servicios personales 217,665,6 242,435,9 11.4%Gastos generales 17,170,1 17,269,9 0.6%Transferencias 347,1 1,527,1 340.0%Total funcionamiento 235,182,8 261,232,9 11.1%Inversión 36,723,6 38,623,4 5.2%Total gasto 271,906,4 299,856,3 10.3%1/ Fuente: SIREL2/ Fuente SIIF Nación 1.

3.2.2.2 Fase de Planeación presupuestal

3.2.2.2.1. Modificaciones presupuestales.

En la vigencia 2010 se tramitaron 34 modificaciones presupuestales así:

3.2.2.3. Fase de Ejecución presupuestal.

3.2.2.3.1. Reservas presupuestales.

1 Resolución Orgánica No. 06 de 2008 2 De diciembre 24 de 2009


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3.2.2.3.2. Cuentas por pagar

3.2.2.3.3. Vigencias futuras 2009 - 2010

3.2.2.3.4. Contratos de prestación de servicios

3.2.2.3.5. Sentencias y conciliaciones

3.2.2.3.6. Indemnización vacaciones

3.2.2.3.7. Proyectos de inversión

3.2.3. Conclusiones

A.- Deficiencias notorias en la fase de planeación presupuestal por incumplimiento de principios legales y desconocimiento de la normatividad presupuestal, así:

3.3.PROCESO TALENTO HUMANO

3.3.1. Revisión de la cuenta

La Contraloría General de la República en la cuenta correspondiente a la vigencia 2010, reportó el pagó por concepto de salarios de $138.125.9 millones y por prestaciones sociales $95.621.1 millones, para un total de $233.747.1 millones.

Tabla 3.3-1 Planta ocupada vs. Planta autorizada (2010)

DENOMINACIÓN DEL CARGO

TOTAL PLANTA

OCUPADA

TOTAL PLANTA

AUTORIZADA DIFERENCIA %

Asistencial 655 686 31 95.48%Técnico 80 89 9 89.89%Profesional 2866 2989 123 95.88%Ejecutivo 147 155 8 94.84%Directivo 76 79 3 96.20%Asesor 58 59 1 98.31%Total 3882 4057 175 95.69%

Fuente: Rendición de la cuenta SIREL F-14

3.3.2. Resultados de la auditoría

3.3.2.1. Vinculaciones de personal

Producto de la revisión de la muestra, se observa el cumplimiento de los requisitos


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establecidos en el manual de funciones de la Contraloría General de la República y sus resoluciones modificatorias o complementarias.

3.3.2.2. Actividades de Salud ocupacional

3.3.2.3. Actividades de bienestar

3.3.2.4. Plan de acción

3.4.PROCESO CONTRATACIÓN


La Contraloría General de la República reportó en la cuenta correspondiente a la vigencia 2010, 1.746 contratos por valor de $55.060.6 millones de pesos; de ellos 1.677 en cuantía de $32.470.2 millones fueron suscritos en la vigencia 2010 y los restantes 69 por valor de $22.348.1 millones corresponden a la vigencia 2009 con ejecución en la vigencia 2010.

Según la modalidad de selección del contratista, la contratación reportada se distribuyó así:

Tabla 3.4-1 Contratación reportada en la cuenta 2010 (Millones de $)

MODALIDAD 2010 VALOR ADICIONES 2009 VALORVALOR TOTAL

Licitación o concurso 1 4.6 0 1 854.5 859.1Selección abreviada 494 5.639.9 104.7 49 2.682.5 8.427.1Contratación directa 1182 26.825.7 137.6 19 18.811.1 45.774.4

Total 1677 32.470.2 242.3 69 22.348.1 55.060.6Fuente: Rendición de la Cuenta - SIREL

3.4.2. Resultados del presente ejercicio auditor

Una vez analizada la muestra contractual seleccionada, se evidenciaron los siguientes hallazgos:

3.4.2.1. Etapa precontractual

3.4.2.2. Etapa de ejecución

3.4.2.3. Etapa poscontractual


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3.4.2.4. Hallazgos a contratos específicos

3.4.3. Seguimiento contrato 296-08 - SICE

En el presente ejercicio auditor se efectuó seguimiento a las observaciones realizadas en la Auditoria Regular de la vigencia 2009 al contrato 296-08 del SICE, encontrando las siguientes actuaciones:

3.5.PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA

El Decreto Ley 267 de 2000, en su artículo 55 determina las funciones de la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana, entre la cuales se encuentra la atención de requerimientos de la ciudadanía y la promoción y desarrollo del control ciudadano.


3.5.1.1. Información de atención de requerimientos

La Contraloría General de la República reportó en la cuenta de la vigencia 2010, 10.605 requerimientos tramitados, de los cuales 9.320, fueron recibidos durante la vigencia y 1.285, corresponden a periodos anteriores pendientes de resolver.

Tabla 3.5-1 Denuncias, quejas y peticiones reportadas en la cuenta

MEDIOS DE PARTICIPACIÓN

RECIBIDOS - PENDIENTES DEL PERÍODO ANTERIOR

RECIBIDOS - RADICADOS DURANTE EL

PERÍODO

TOTAL

Audiencia 0 0 0Correo 1.285 6.463 7.748Medios de Comunicación 0 0 0Internet 0 1.787 1.787Personal 0 296 296Línea Telefónica 0 137 137Foros 0 120 120Capacitaciones 0 0 0Otros 0 517 517Total 1.285 9.320 10.605

Fuente: Rendición de la cuenta SIREL F-15

3.5.1.2. Información de actividades de promoción de la participación ciudadana

En cuanto a las actividades de promoción de la participación ciudadana, la Informe Preliminar Auditoría Regular Contraloría General de la República

Vigencia 201117


Contraloría General de la República reportó en la cuenta la siguiente información.

3.5.2. Muestra de Auditoría

Con el fin de analizar la gestión adelantada para la atención de las denuncias en la Contraloría General de la República, se determinó la selección de una muestra para verificar las denuncias activas de vigencias anteriores y otra muestra para evaluar la gestión de las denuncias recibidas en la vigencia 2010.

Tabla 3.5-10 Muestra denuncias recibidas vigencia 2010

DEPENDENCIATOTAL DENUNCIAS

RECIBIDAS VIGENCIA 2010 (SEGÚN CUENTA)

MUESTRA %

Nivel Central 432 85 20%Amazonas 29 N/A*Antioquia 60 12 20%Arauca 37 18 49%Atlántico 70 16 23%Total 1810 383 30%

Fuente: Rendición de la cuenta SIREL F-15 e informes Gerencias

Es pertinente aclarar que se visitaron 24 Gerencias durante el proceso auditor, por lo tanto las restantes 7 no registran información en la tabla anterior.

Resultados:

3.5.2.1. Atención de denuncias

De acuerdo con el artículo 56 del Decreto 267 de 2000, a la Dirección de Atención Ciudadana le compete la recepción, evaluación y seguimiento de todos los aspectos relacionados con las denuncias ciudadanas relativas al ejercicio de la vigilancia fiscal, función reglamentada al interior de la entidad mediante Resolución Orgánica No. 5589 de 2004, que fija los procedimientos administrativos de orden interno, relacionados con el trámite de derechos de petición, quejas y denuncias.

3.5.2.1.1 Observaciones del trámite de denuncias de vigencias 2000 a 2009

Evaluada la gestión y resultados en el proceso de atención de denuncias de la ciudadanía, correspondientes a vigencias anteriores y fundamentadas en la tabla de observaciones individuales (Anexo No. 8) se presentan las siguientes observaciones generales para el nivel central y se especifican las Gerencias en las cuales se presenta igual o similar situación:


18


3.5.2.1.2 Observaciones al trámite de denuncias recibidas en la vigencia 2010

De acuerdo con el numeral 1.8 del procedimiento de atención de denuncias (versión 2.0) se conformará el expediente de la denuncia teniendo en cuenta la tabla de retención documental de la dependencia y el tipo de solicitud. Según lo anterior, la Dirección de Atención Ciudadana, informó que no se conserva un expediente de las denuncias en dicha dependencia, sino que el expediente debe reposar en la dependencia encargada de emitir la respuesta de fondo, además que la trazabilidad de las denuncias se podrá observar en el aplicativo SIPAR.

3.5.2.2. Mecanismos de seguimiento de denuncias

En el nivel central, respecto al desarrollo de los observatorios de denuncias, mecanismo establecido para realizar seguimiento al trámite de las mismas, se observan las actas correspondientes, de acuerdo con los procedimiento aplicables, en las cuales se resalta el formato establecido a partir del procedimiento versión 2.0, teniendo en cuenta que evidencia de forma más clara el seguimiento efectuado y las decisiones respectivas.

3.5.2.3. Promoción de la participación ciudadana

La entidad realizó 2.916 actividades de promoción de la participación ciudadana, destacándose las relativas a la formación, capacitación y sensibilización que significaron el 41% del total. El análisis pormenorizado de las actividades realizadas por la entidad arroja que se capacitaron 35.096 ciudadanos y 6.813 servidores públicos en todos los departamentos y la ciudad de Bogotá.

3.5.2.4. Plan de Acción

Los planes de acción de las Dirección de Atención Ciudadana y de Promoción y desarrollo del control ciudadano, contemplan las actividades propias de dichas direcciones, de las cuales se evidencia su cumplimiento con la gestión evaluada. Existen además dentro de los planes otras acciones, tales como, la implementación del aplicativo SIPAR y la adopción de nuevos procedimientos, de las cuales también se observa su desarrollo, se inició la implementación del aplicativo desde el mes de marzo de 2010, se desarrollaron capacitaciones durante toda la vigencia y se revisaron y analizaron procedimientos en los círculos de mejoramiento de las Direcciones, con base en el procedimiento de mejora establecido.


19


3.6.PROCESO CONTROL MICRO (PROCESO AUDITOR DE LA CGR)


Mediante Acta No. 01 del 22 de febrero de 2011, suscrita por parte de la AGR por el Auditor Delegado y el Director de Control Fiscal y por parte de la CGR por la Contralora Delegada para Gestión Pública y el Contralor Delegado para Economía y Finanzas, se acordó exonerar a la CGR del diligenciamiento de la sección de vigencias futuras del Formato 20, de la columna presupuesto auditado del Formato 21 y de las columnas 41 a 59 del Formato 24, correspondientes al Control del Control de la Contratación, que se incluyeron con la última actualización del SIREL, mientras que la CGR adecua sus procedimientos para recopilar la información respectiva.

3.6.1.1 Entidades sujetas de control - Sección entidad

El análisis de cuenta, nos permite efectuar las siguientes observaciones:

Tabla 3.6-1 Fenecimiento de la cuenta por parte de la CGR, vigencia 2010FENECIMIENTO DE LA CUENTA POR

PARTE DE LA CONTRALORÍAENTIDADES

Cuentas Recibidas 581Cuentas Radicadas Vig anteriores 20Fenecida 222No Fenecida 37Sin pronunciamiento 322

Fuente: Rendición de cuenta CGR vigencia 2010 (SIREL)

3.6.1.2. Entidades sujetas de control - Sección patrimonio cultural

3.6.1.3. Entidades sujetas de control - Sección resguardos indígenas

3.6.1.4. Entidades sujetas de control – Secciones gestión de entidades, puntos de control y traslado hallazgos fiscales

3.6.2. Plan general de auditorías

La Contraloría General de la Republica mediante Resolución Orgánica 6098 del 02 de Diciembre de 2009 sectorizó, categorizó y asignó la competencia a las Contralorías Delegadas, para la vigilancia de la gestión fiscal sectorial, tal como se muestra a continuación:

3.6.2.1 Entidades sujetas de controlInforme Preliminar Auditoría Regular Contraloría General de la República

Vigencia 201120


Según lo reportado en la cuenta, la CGR ejecutó el 101% de las auditorías programadas. Lo cual indica que el PGA suministrado a la comisión auditora no corresponde al definitivo. Sin desconocer que durante el desarrollo del PGA se presentaron modificaciones.

3.6.3. Coberturas de auditoría a los recursos auditados por la Contraloría General de la República

3.6.3.1 Gerencias departamentales

La Auditoría General realizó visita de auditoría a 24 Gerencias Departamentales recopilando información sobre las auditorías planeadas y ejecutadas y sus respectivas coberturas. A las 7 Gerencias restantes se les realizó requerimiento de información. El consolidado se observa en el siguiente cuadro:

3.6.3.2. Coberturas Entidades nivel nacional

3.6.3.3. Cobertura recursos nivel nacional

3.6.3.4. Cobertura de auditoria a los recursos transferidos del sistema general de participaciones – SGP - a las entidades territoriales

3.6.3.5. Cobertura de auditoria a los recursos transferidos de regalías directas a las entidades territoriales

3.6.3.6. Entidades sujetas de control sección regalías indirectas

3.6.4. Planeación y ejecución de auditorías

Muestra seleccionada

3.6.4.1 Fase de Planeación

De acuerdo a la Guía Audite 4.0, la fase de planeación está compuesta por el memorando de encargo y el memorando de planeación.


21


3.6.4.2. Fase de Ejecución

3.6.4.3. Fase de Informe

3.6.4.4. Fase traslado de hallazgos

En la presente auditoría, de acuerdo con la muestra revisada, se evidenció que no existe oportunidad en el traslado de los hallazgos, lo cual afecta el cumplimiento de los principios de oportunidad y celeridad contenidos en el artículo 209 de la C.P., en el artículo 3° de la Ley 489 de 1998 y en la Ley 42 de 1993

3.6.4.5. Plan de Mejoramiento suscrito con las entidades vigiladas

3.6.4.6. Beneficios del proceso auditor reportados por la CGR

3.6.5. Conclusiones

- Se observaron bajas coberturas con relación a los recursos auditados y a los entes territoriales.

3.7.PROCESO INDAGACIONES PRELIMINARES


La Dirección de Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República, en el informe de rendición de cuenta, para la vigencia 2010, reporto un total de 320 procesos por valor de $235.437.686.206.

Durante la vigencia 2010, se efectuó un recaudo por valor de $3.422.268.232 equivalente al 1.5% del valor total, superior en un 0.46% en comparación con la vigencia 2009.

Tabla 3.8-2 Mandamientos de pago emitidos por vigencias (Valores en $)VIGENCIAS MANDAMIENTOS VALOR

Sin información 70 2.042.467.3782010 8 28.394.566.7082009 15 1.788.151.159


22


VIGENCIAS MANDAMIENTOS VALOR2008 8 3.069.007.4612007 18 1.402.165.3962006 14 32.145.352.7992005 11 56.882.744.9942004 31 27.334.326.8762003 25 175.738.6752002 21 7.987.946.2192001 28 47.850.267.6042000 10 24.695.794.1991999 8 319.859.0481998 14 249.894.4041997 9 258.182.7441996 5 89.379.1581995 9 20.380.4201994 7 632.299.5451993 6 89.022.3201991 1 8.685.6691989 1 281.6081976 1 1.171.822

TOTAL 320 235.437.686.206 Fuente: Rendición y revisión de la cuenta vigencia 2010.

De los 320 procesos en trámite, 187 de ellos equivalentes al 58.4% son procesos mayores de cinco años (1976-2005), a los cuales se sugiere analizar la procedencia de la aplicación de la prescripción de la acción de cobro en aquellos casos que cumplan la totalidad de los requisitos exigidos por la ley, los cuales ascienden a la suma $166.595.975.305, el 70.8% del valor total de los procesos adelantados.

3.7.1.1. Resultados de rendición de la cuenta

Hallazgo Inconsistencias en la rendición de la cuenta:

Confrontada la información presentada en la rendición de la cuenta correspondiente a la vigencia 2010, se presentaron las siguientes inconsistencias:Se reportaron en la cuenta los procesos 1289, 1247, 1007 y 4913, en los cuales se profirió auto de archivo en las vigencias 2009 y anteriores, los que fueron trasladados por la Auditoría General de la República como hallazgos con

3.7.2. Muestra de auditoria

Se seleccionaron 50 procesos equivalentes al 15.7% del total de los procesos reportados en la cuenta, con el fin de determinar los resultados generales y específicos, objeto de la auditoría.


23


Este porcentaje determina una tendencia, respecto del estado en que se puedan encontrar la generalidad de los procesos adelantados.

3.7.2.1. Procesos con acuerdos de pago

En los procesos en los cuales se han otorgado acuerdos de pago, se encontró que no se exige ninguna garantía que respalde el cumplimiento del acuerdo como en el caso de los proceso (D-393 y J-1145), de acuerdo con la Ley 1066 de 2006 y la Resolución Orgánica 5844 de 2007 de la Contraloría General de la República, por lo que se deben plantear acciones tendientes a corregir dicha situación en el Plan de Mejoramiento.

3.7.2.2. Procesos con medidas cautelares

Hallazgo Falta de gestión para el remate de bienes

3.7.2.3. Procesos con terminación anormal y archivo del 820

3.7.3. Conclusiones

La Gestión adelantada por la Dirección de Jurisdicción Coactiva es deficiente por cuanto se observa: Ausencia de garantía en los acuerdos de pago, incumplimiento de acuerdos de pago sin que se continúe el trámite del proceso, ausencia de control respecto de los bienes secuestrados y falta de gestión para el remate de bienes

3.8.PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL

3.8.1. Revisión cuenta de procesos de responsabilidad fiscal

3.8.2. Procesos en riesgo de prescripción

3.8.2.1. Procesos del nivel central en riesgo de prescripción

La antigüedad de los procesos de responsabilidad fiscal se detalla en las siguientes tablas para los niveles central y desconcentrado, conforme a la información reportada en el SIREL, con corte a 31 de diciembre de 2010.


24


Tabla 3.7-9 Antigüedad de los procesos de responsabilidad fiscal reportados en la cuenta 2010 Nivel Central – Contraloría Delegada (Valores en $)

AÑO DE APERTURA

DEL PROCESO

ANTIGÜEDAD DE LOS

PROCESOS

PROCESOS

% DE LOS PROCESOS

VALOR% DE

PARTICIPACIÓN

2004Mas de 6 años

10 6.99 1.641.910.589 0.20

2005Entre 5 y 6 años

17 11.90 41.250.259.911 4.80


18 12.60 13.891.017.738 1.62


17 11.90 149.131.659.800 17.35


18 12.60 59.312.557.630 6.89


35 24.43 201.145.730.866 23.39

2010Menos de 1 año

28 19.58 393.593.722.811 45.76

Total 143 100 859.966.859.345 100Fuente: Información de rendición de cuenta 2010 CGR

La Contraloria Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva reportó a 31 de diciembre de 2010 un total de 62 procesos, considerados por la AGR, en riesgo de prescripción al llevar 3 años o más en trámite, por valor de $205.914.848.038 que representan el 23.9 % de los procesos tramitados en la dependencia.

Tabla 3.7-10 Antigüedad de los procesos de responsabilidad fiscal reportados en la cuenta 2010 Nivel Central – Dirección Investigaciones

(Valores en $)AÑO DE

APERTURA DEL

PROCESO

ANTIGÜEDAD DE LOS PROCESOS

PROCESOS% DE LOS

PROCESOSVALOR

% DE PARTICIPACIÓN

2004 Mas de 6 años 17 5.9 11.793.361.088 2.62005 Entre 5 y 6 años 29 10.3 8.258.531.093 1.82006 Entre 4 y 5 años 41 14.2 27.038.909.063 6.02007 Entre 3 y 4 años 53 18.4 151.315.031.102 33.32008 Entre 2 y 3 años 46 15.9 14.138.730.467 3.12009 Entre 1 y 2 años 39 13.5 216.208.100.648 47.62010 Menos de 1 año 64 21.8 25.297.335.475 5.6

TOTAL 289 100 454.049.998.936 100Fuente: Rendición de cuenta 2010 CGR.

La Dirección de Investigaciones de la Contraloría General de la República reportó 140 procesos por valor de $198.405.832.346 equivalentes al 43.6 % de los


25


procesos tramitados, con un tiempo de trámite igual o superior a 3 años, razón por la que para la AGR, se encuentran en riesgo de prescripción.

Las situaciones descritas van en contravía de los principios de celeridad, economía y eficacia procesal en detrimento de la oportunidad que tiene el órgano de control para recuperar los recursos.

3.8.2.2. Procesos del Nivel Desconcentrado en Riesgo de prescripción

En el mismo sentido, en las Gerencias Departamentales se encuentra la siguiente situación:

Tabla 3.7-11 Antigüedad de los procesos de responsabilidad fiscal en la rendición de cuenta 2010 - Gerencias Departamentales (Valores en $)

AÑO DE APERTURA DEL PROCESO

PROCESOS % PARTIC. VALOR % PARTIC.

Mal reporte (año 2030) 1 0,0 20.400.000 0,02004 y anteriores 67 2,1 6.710.421.061 0,8

2005 192 6,1 31.172.302.009 3,92006 308 9,8 54.458.507.157 6,82007 323 10,3 204.204.212.254 25,42008 546 17,5 110.440.845.613 13,72009 767 24,5 262.717.243.783 32,62010 925 29,6 135.826.808.515 16,9Total 3128 100,0 805.530.340.392 100,0

Fuente: rendición de cuenta 2010 CGR

El nivel desconcentrado presenta riesgo de prescripción en 891 procesos iniciados durante la vigencia 2007 y en vigencias anteriores, por valor de $296.565.842.481.

3.8.2.3. Procesos que llevan más de tres años sin decisión del artículo 46 de la Ley 610 de 2000 en el nivel central

De los procesos considerados en riesgo de prescripción por llevar más de tres años en trámite, generan mayor alarma para la AGR aquellos que ni siquiera tienen la primera decisión de fondo.

Tabla No. 3.7-12 Procesos sin decisión-nivel central (Valores en $)ESTADO PROCESOS VALOR

Sin imputación/Archivo 47 163.051.817.324 Fuente: rendición de cuenta 2010 CGR

Se observa que la CGR en el nivel central reportó en la cuenta 47 procesos de responsabilidad fiscal que se encuentran relacionados en el Anexo No. 11 en cuantía de $163.051.817.324, que a 31 de diciembre llevaban más de 3 años de


26


trámite y no tenían decisión de imputación o de archivo, incumpliendo de esta manera lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley 610 de 2000, poniendo en grave riesgo de prescripción el proceso y desdibujando la labor misional de la Entidad en este aspecto.

3.8.2.4. Procesos en el nivel desconcentrado que llevan más de tres años sin decisión del artículo 46 de la Ley 610 de 2000.

Tabla 3.7-13 Procesos sin decisión – Gerencias (Valores en $)ESTADO PROCESOS VALOR

Sin imputación/Archivo 277 178.933.363.865 Fuente: rendición de cuenta 2010 CGR

Se observa que la Contraloría General de la República reportó en la cuenta 277 procesos de responsabilidad fiscal, tramitados en las Gerencias Departamentales en cuantía de $178,933.363.865, que a 31 de diciembre llevaban más de 3 años de trámite y no tenían decisión de imputación o de archivo, relacionados en el Anexo No. 11, en contravía de los términos consagrados en el artículo 46 de la Ley 610 de 2000 y de los principios de celeridad, eficacia y economía procesal.

3.8.2.5. 3.7.2.2.6. Procesos que llevan más de tres años con auto de imputación pero sin fallo en el nivel central

En la Dirección de investigación y en la Contraloría Delegada para investigaciones se encuentran 20 procesos en cuantía de $20.874.711.359 reportados en cuenta que llevan más de 3 años en trámite y que tiene con auto de imputación pero sin fallo de primera instancia.

3.8.2.6. Procesos que llevan más de tres años con auto de imputación pero sin fallo en el nivel desconcentrado

Por otro lado en el nivel desconcentrado 139 procesos por valor $18.947.663.643 cuentan con auto de imputación pero no tienen fallo no obstante llevar más de 3 años en trámite.

3.8.3. Prescripciones y caducidades decretadas

3.8.3.1. Prescripciones y caducidades reportadas en el Nivel central

En los procesos reportados por la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, se presentaron 26 prescripciones por valor de $35.803.820.500.


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Tabla 3.7-14 Procesos Prescritos del Nivel Central – Contraloria Delegada (Valores en $)

CÓDIGO DE RESERVA

FECHA AUTO DE

APERTURAVALOR

FECHA LIMITE DE

VERIFICACIÓN

TERMINO TRASCURRIDO

A-M-D

17 17-06-2004 5.817.023 31-12-2010Archivo por prescripción

18 27-12-2005 11.261.312 31-12-2010 5-0-519 31-10-2005 55.756.648 31-12-2010 5-2-020 13-05-2004 38.828.937 31-12-2010 6-7-1821 19-08-2005 678.730.198 31-12-2010 5-4-1222 06-05-2004 53.349.912 31-12-2010 6-7-2523 18-02-2005 150.864.690 31-12-2010 5-10-1324 20-12-2005 60.807.500 31-12-2010 5-0-1125 06-05-2005 4.965.551 31-12-2010 5-7-2526 19-05-2005 642.432 31-12-2010 5-7-1227 30-12-2005 805.941.867 31-12-2010 5-0-128 28-02-2005 16.331.200 31-12-2010 5-10-329 10-08-2005 249.043.113 31-12-2010 5-4-2130 19-12-2005 120.000.000 31-12-2010 5-0-1231 10-08-2005 28.240.000 31-12-2010 5-4-2132 30-08-2004 102.583.600 31-12-2010 6-4-133 10-03-2004 50.000.000 31-12-2010 6-4-134 03-06-2005 690.632.831 31-12-2010 5-6-2835 22-12-2004 1.144.299.099 31-12-2010 6-0-936 26-08-2004 51.497.500 31-12-2010 6-4-537 21-10-2004 43.725.500 31-12-2010 6-2-1038 21-10-2004 79.935.600 31-12-2010 6-2-1039 21-10-2004 71.873.418 31-12-2010 6-2-1040 29-08-2005 324.630.832 31-12-2010 5-4-241 07-01-2005 24.624.725.760 31-12-2010 5-11-2442 07-01-2005 6.339.335.977 31-12-2010 5-9-15

Total 26 35.803´820.500 Fuente: Información rendición de cuenta 2010 CGR.

En los procesos reportados en la cuenta y correspondientes a la Dirección de Investigaciones, se presentaron 19 prescripciones por valor de $3.010.122.040, como puede observarse a continuación:

Tabla 3.7-16 Procesos prescritos Nivel Central – Dirección de Investigaciones (Valores en $)

CÓDIGO DE RESERVA

FECHA AUTO DE APERTURA

VALORFECHA LÍMITE DE

VERIFICACIÓN

TERMINO TRASCURRIDO

A-M-D58 18/08/2005 29.264.577 31-12-2010 5-04-1360 24/02/2005 93.952.113 31-12-2010 5-10-0762 15/12/2004 100.316.589 31-12-2010 6-00-1663 23/12/2004 123.563.919 31-12-2010 6-00-2865 01/02/2005 94.754.718 31-12-2010 5-10-3066 15/12/2004 115.381.030 31-12-2010 6-00-16


28


CÓDIGO DE RESERVA

FECHA AUTO DE APERTURA

VALORFECHA LÍMITE DE

VERIFICACIÓN

TERMINO TRASCURRIDO

A-M-D67 16/09/2004 42.449.175 31-12-2010 6-03-1568 31/01/2005 953.994.843 31-12-2010 5-11-0073 10/08/2005 75.770.695 31-12-2010 5-04-2174 20/06/2005 16.006.258 31-12-2010 5-06-1175 09/08/2005 35.199.791 31-12-2010 5-04-2276 22/07/2004 4.272.100 31-12-2010 6-05-2382 13/09/2005 64.592.441 31-12-2010 5-03-1883 01/12/2004 24.603.722 31-12-2010 6-00-3085 04/06/2004 16.890.000 31-12-2010 6-06-2186 20/10/2005 326.267.829 31-12-2010 5-10-1187 11/06/2004 653.845.000 31-12-2010 6-01-2588 19/12/2005 43.242.640 31-12-2010 5-00-1291 19/08/2004 195.754.600 31-12-2010 6-04-12

Total 19 3.010.122.040 Información: rendición de cuenta 2010 CGR.

Estas situaciones materializadas generan impacto negativo frente al control fiscal y de cara a la ciudadania, porque la credibilidad de la Contraloría General de la República queda en tela de juicio y el resarcimiento del daño no se obtiene en el tramite de los procesos.

3.8.3.2. Prescripciones y caducidades reportadas en el nivel desconcentrado

Las prescripciones decretadas y ejecutoriadas se relacionan en el Anexo No. 13 del presente informe concluyendo que las Gerencias Departamentales reportaron 93 prescripciones durante la vigencia 2010, por valor de $12.299.503.572, el mayor número de estas se presentó en la Gerencia Departamental Atlántico con 20 procesos prescritos por valor de $3.668.644.738, seguida de la Gerencia Departamental Meta con 13 prescripciones por valor de $1.330.660.147; son Gerencias que vienen mostrando un comportamiento preocupante si se tiene en cuenta la información rendida en vigencias anteriores.

Por su parte, las caducidades reportadas por las Gerencias Departamentales fueron 7 por valor de $1.240.394.362 tal como puede observarse en la siguiente tabla:

Tabla 3.7-17 Procesos caducados nivel desconcentrado (Valores en $)DEPENDENCIA CÓDIGO DE RESERVA VALOR PRESUNTO DETRIMENTO

Gerencia Atlántico 107 3.601.334Gerencia Caquetá 108 53.516.958Gerencia Meta 109 428.610.279Gerencia Meta 110 16.471.715Gerencia Meta 111 516.502.796


29


DEPENDENCIA CÓDIGO DE RESERVA VALOR PRESUNTO DETRIMENTOGerencia Meta 112 155.189.000Gerencia Nariño 113 66.502.280

Total 1.240.394.362 Fuente: rendición de cuenta 2010 CGR

3.8.4. Resultados concretos obtenidos del análisis de los procesos de la muestra

De un total de 432 procesos de responsabilidad fiscal tramitados por el Nivel Central, se revisaron 74 procesos en cuantía de $1.046.699.461.827, equivalente al 80% de la cuantía de los procesos tramitados, es necesario recordar que la cuenta no fue bien reportada y presentó las diferencias descritas en el numeral correspondiente a revisión de la cuenta.

Los criterios que se tuvieron en cuenta para seleccionar la muestra de auditoria fueron los siguientes:

Procesos archivados por prescripción o en riesgo de prescribir Procesos archivados por caducidad Cuantía. Procesos iniciados en la vigencia 2010

Las siguientes fueron las diferentes irregularidades evidenciadas en los expedientes revisados en el proceso auditor:

3.8.4.1. Inactividad y dilación procesal en los procesos auditados

Hallazgo

De los 74 procesos auditados en el nivel central se evidenció inactividad procesal que lleva implícito el incumplimiento de los términos procesales establecidos en la Ley 610 de 2000 y demás normas aplicables para adelantar los procesos de responsabilidad fiscal, en los casos que se relacionan a continuación, razón por la que esta situación debe ser corregida por la Contraloría General de la República y deberá incluirse en el plan de mejoramiento.

Tabla 3.7-19 Procesos con inactividad (Valores en $)CÓDIGO

DE RESERV

A

FECHA AUTO

APERTURA

VALOR PRESUNTO

DETRIMENTOOBSERVACIONES

6 23/11/2010 7.347.000.000 Los hallazgos fueron trasladados el 23/12/2009 por el equipo auditor al Director de Vigilancia Fiscal folio 111 y este sólo lo traslada a la Delegada el 20/10/2010 (10


30


CÓDIGO DE

RESERVA

FECHA AUTO

APERTURA

VALOR PRESUNTO


meses después)

114 16/08/2007 584.755.140

Oficio a la PGN del 26/03/2010 f 1682 por medio del cual le reitera una solicitud de información que había sido presentada inicialmente el 30/07/2009, 1 año después realizan la gestión de requerir a la PGN.

Fuente: Papeles de trabajo y expedientes CGR

La falta de un control efectivo por parte de la Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, la Dirección de Investigaciones y la Dirección de Juicios fiscales sobre el trámite de los procesos, permite que se presenten inactividades procesales durante periodos considerables, infringiendo lo preceptuado en la Carta Política artículo 29 . De igual manera se atenta contra los principios consagrados en el Código Contencioso Administrativo en su artículo 3 y Ley 610 de 2000.

Por lo anterior es necesario que en el Plan de Mejoramiento se planteen las acciones correctivas a que haya lugar.

Esta situación también fue evidenciada en las Gerencias Departamentales de Atlántico, Casanare, Caquetá Caldas, Cauca, Córdoba, Guajira, Magdalena, Sucre, Cesar, Huila, Bolívar y Valle del Cauca.

3.8.4.2. Inconsistencias en la vinculación del garante

Hallazgo

La vinculación de las compañías aseguradoras al proceso de responsabilidad fiscal no se está efectuando de manera oportuna en los procesos relacionados en la tabla 3.7-20, toda vez que teniendo conocimiento de la existencia de pólizas que aseguran la gestión fiscal de los implicados no se procede a vincularlas como tercero civilmente responsable o se le vincula y no se le comunica inmediatamente, razón por la que esta situación debe ser corregida por la Contraloría General de la República y deberá incluirse en el plan de mejoramiento.

Tabla 3.7-20 Falta de vinculación del garante (Valores en $)CÓDIGO

DE RESERVA

FECHA AUTO DE

APERTURA

VALOR PRESUNTO


6 23/11/2010 7.347.000.000

A pesar que en la visita fiscal realizada (abril 2011) se obtuvo copia de las pólizas la aseguradora no se encuentra vinculada al proceso.


31


CÓDIGO DE

RESERVA

FECHA AUTO DE

APERTURA

VALOR PRESUNTO


126 19/11/2009 209.803.000.000No se ha vinculado a la aseguradora aunque en el expediente obra copias de las pólizas.

114 16/08/2007 584.755.140

Con oficio del 20 de mayo 2010 se le comunica a la aseguradora su vinculación al proceso de responsabilidad fiscal, vinculación que se había dado en el auto de apertura emitido en el 2007 f 1723. (En 3 años de trámite no se le había comunicado su vinculación al proceso).

Fuente: papeles de trabajo

La anterior situación fue observada también en las Gerencias Departamentales de Córdoba, Chocó, Huila, Santander, Valle del Cauca, Sucre, Caldas, Guajira, Cesar y Norte de Santander

Una vez conocida la existencia de la póliza, se debe vincular como tercero civilmente responsable a la compañía de seguros, no obstante la Contraloría en los casos relacionados en la tabla anterior no está dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 44 de la Ley 610 de 2000 atentando contra los principios de celeridad, eficiencia, eficacia y economía que se traducen en dilaciones procesales.

3.8.4.3. Inconsistencias en la versión libre

Hallazgo

Se evidenció en los casos que muestra la siguiente tabla que la Contraloría no ha practicado la recepción de versiones libres a pesar de haber notificado a los presuntos implicados, o no procede a citar para esa diligencia de manera oportuna con lo que se afecta el principio de celeridad procesal. Razón por la que esta situación debe ser corregida por la Contraloría General de la República y deberá incluirse en el Plan de Mejoramiento.

Tabla 3.7-21 Inconsistencias en la versión libre (Valores en $)CÓDIGO

DE RESERV

A

FECHA AUTO DE APERTUR

A

VALOR PRESUNTO DETRIMENT

O

OBSERVACIONES

129 21/10/2010 3.764.213.920Habiéndose notificado personalmente a los gerentes implicados en octubre de 2010 los citan a rendir versión libre sólo hasta 23/05/2011 f 1286.

130 14/04/2008 6.000.000.000 Con Oficio del 16/06/2011 se solicita el traslado de versión libre recibida en otro proceso y que fue ordenada en el auto No 712 del 19/10/2010 f 1308 (1


32


CÓDIGO DE

RESERVA


A

VALOR PRESUNTO DETRIMENT

O

OBSERVACIONES

año después de ordenada se solicita la información para vincularla al proceso)

Fuente: Papeles de trabajo

La anterior situación fue observada también en las gerencias Departamentales Caquetá, Córdoba, Sucre, Meta, Huila, Cesar, Caldas y Santander.

3.8.4.4. Inconsistencias e n el decreto y práctica de pruebas

Hallazgo

Las demoras para elaborar oficios solicitando pruebas documentales, así como la demora injustificada para practicar las pruebas generan incumplimiento de términos procesales y contribuyen en la acumulación de tiempo que incide en la configuración de prescripciones, razón por la que esta situación no debe presentarse en la Contraloría General de la República y deberá incluirse en el plan de mejoramiento.

Tabla 3.7-22 Deficiencias en la etapa probatoria (Valores en $)CÓDIGO

DE RESERVA

FECHA AUTO DE

APERTURA

VALOR PRESUNTO


131 08/03/2010 7.515.000.000Informe técnico presentado 08/09/2010 f 608-621 y sólo hasta el 14/03/2011 con auto 286 se corre el debido traslado f 871-872 (6 meses después).

132 26/01/2010 124.761.539

En el auto de apertura se ordenó la realización de un informe técnico (el 26/01/2010) y sólo hasta el 03/12/2010 se envía dicha solicitud a la Súper Servicios quien debía realizar el mencionado informe f-1519 a 1520 (es decir tardaron 11 meses en practicar la prueba)


Similar situación se presentó en las Gerencias Departamentales de Magdalena, Tolima, Huila y Quindío

3.8.4.5. Inconsistencias en cuanto a la investigación de bienes, decreto y práctica de medidas cautelares.

Hallazgo

En los procesos que se describen a continuación se observó que la CGR no había


33


procedido a realizar la circularización de oficios con el fin de encontrar bienes a los presuntos responsables.

Tabla 3.7-23 Deficiencias en la búsqueda de bienes (Valores en $)

CÓDIGO DE RESERVA

FECHA AUTO DE

APERTURA

VALOR PRESUNTO


118 25/08/2010 976.888

No se observa búsqueda de bienes.

97 29/10/2010 573.657.063139 11/06/2010 858.057.846129 21/10/2010 3.764.213.920140 20/10/2010 940.357.677141 20/09/2007 2.276.413.737119 22/01/2010 1.000.000126 19/11/2009 209.803.000.000

137 13/09/2007 3.872.000.000

Oficio del 30/04/2010 con el cual la sustanciadora solicita la búsqueda de bienes, actividad que había sido ordenada desde septiembre de 2009 f 1060 (7 meses tardó el cumplimiento de esta orden).


En los procesos antes relacionados se disminuye la posibilidad de decretar y practicar medidas cautelares dentro del proceso de responsabilidad fiscal y se pone en riesgo la posible recuperación del patrimonio estatal, con lo que presuntamente se vulneran los principios de celeridad, eficiencia y eficacia procesal. Frente a esta situación, la CGR debe tomar las acciones correctivas que considere pertinentes y plasmarlas en el Plan de Mejoramiento.

La anterior situación fue observada también en las gerencias departamentales de Caquetá, Magdalena, Tolima, Meta, Caldas, Cesar, Chocó, Huila, Sucre y Santander

3.8.4.6. No envío de procesos archivados por prescripción y caducidad a la Oficina de Asuntos Disciplinarios

Hallazgo

No se encontró evidencia del envío a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la CGR de los procesos relacionados en la siguiente tabla, lo cual incumple lo establecido en la Circular No 21 de 2008 expedida por el Contralor General de la República, por medio de la cual se establecen “Lineamientos para la presentación de informes o hallazgos disciplinarios” y que ordena la remisión por parte del coordinador de un informe con las explicaciones por la prescripción de cada proceso, ocasionando con ello la imposibilidad del control disciplinario respecto de los


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funcionarios a quienes les sea imputable una falta disciplinaria por la gestión desplegada en el trámite de los procesos. Así como la no remisión al grupo de partes civiles de la Contraloría General de la República, razón por la que este hallazgo tiene connotación disciplinaria.

Tabla 3.7-24 Prescripciones y caducidades no enviadas a Control Disciplinario (Valores en $)CÓDIGO

DE RESERV

A


A

VALOR PRESUNTO


8 10/11/2004 2.356.848.976

Auto de 00223 de 22 enero 2010 por medio del cual decretan la prescripción de oficio, en consulta es confirmado el 10/04/2010 f-713.No se evidencia envío a Control Disciplinario, así como tampoco al Grupo de Partes Civiles de la Contraloría Delegada de Investigaciones para buscar el resarcimiento del daño a través del proceso penal, según quedó establecido en el mencionado auto de consulta art 3 f-722.


La anterior situación fue observada también en las Gerencias Departamentales de Magdalena y Córdoba

3.8.4.7. Irregularidades sustanciales

HallazgoLa Auditoría General de la República pudo establecer que en los procesos que a continuación se detallan se decretaron nulidades que generaron como consecuencia la terminación del mismo por caducidad de la acción.

Tabla 3.7-28 irregularidades sustancialesCÓDIGO DE RESERVA

OBSERVACIONES

133

Trasladado de la Gerencia a la Delegada para Investigaciones quien con auto 1054 del 24/11/2009 decreta la nulidad de lo actuado desde el auto de apertura, por cuanto fue iniciado en la Gerencia de Cauca sin ser la competente para hacerlo f 1921-1929. No obstante logró continuarse porque aún no había operado la caducidad.

144 Con auto 103 de 06/12/2006 f-1774 a 1776 se traslada por competencia el proceso de la Gerencia de Chocó a la Delegada para Investigaciones.El proceso es asumido por la Delegada con auto No 000128 el 23/02/2007 f-1779 a 1780 y profiere auto de imputación el 01-12-2009 f-1953 a 1973.

Sin embargo después de tres años de trámite, la Delegada con auto 000305 del 21/05/2010 decreta de oficio la nulidad de lo actuado desde el auto de apertura por


35


CÓDIGO DE RESERVA

OBSERVACIONES

cuanto: "La Gerencia del Chocó no advirtió su incompetencia por razón del fuero que ostentaba el gobernador, cuando le correspondía a la Delegada el trámite… y por lo anterior se decreta la caducidad de la acción." f 2141 a 2152.


3.8.4.8. Otras situaciones evidenciadas

Hallazgo: Dificultad en la consecución de recursos para la práctica de pruebas técnicas al interior de la Contraloría General de la República:

Indebida suspensión de términos

Durante la vigencia 2010, se expidieron en la CGR las resoluciones reglamentarias No. 105 No. 0112 y No. 0113 del 2010 que suspendieron términos procesales tanto en las indagaciones preliminares como en los procesos de responsabilidad fiscal por causales no previstas en la Ley 610 de 2000.

Los procesos de responsabilidad fiscal están regulados por normas especiales como la Ley 610 de 2000, que sólo de manera supletoria se complementan con otras normas del ordenamiento jurídico, como el Código de Procedimiento Civil.

La Ley 610 de 2000, contempla en su artículo 13 que los términos previstos en dicha ley se suspenderán por fuerza mayor o caso fortuito, o por la tramitación de una declaración de impedimento o recusación. Es decir que según la ley especial para los procesos de responsabilidad fiscal, las causales de suspensión de términos sólo tienen operancia cuando concurre alguno de estos tres eventos, y en ellos no se contempla la suspensión de términos por el cierre del despacho por inventario de los expedientes, ni por actividades recreativas o de capacitación, que tal como se ha advertido por la AGR en los últimos informes de auditoría, en modo alguno son imprevisibles o irresistibles.

Ahora bien, los entes que adelantan los procesos de responsabilidad fiscal no son de ninguna manera despachos judiciales, sino que son una instancia administrativa en la que se determina la existencia de responsabilidad fiscal, razón por la cual no se puede predicar en estos casos la procedencia de la aplicación del artículo 112 del CPC que hace referencia al cierre de los despachos judiciales, como una medida extraordinaria y que se emplea cuando el despacho judicial cambia el secretario y “deba hacerse inventario de los expedientes que se encuentren en la secretaría o en el archivo de asuntos concluidos, y cuando sea indispensable por visita oficial autorizada por la ley”.


36


De forma reiterativa se ha manifestado que con este actuar se transgrede el principio de celeridad que es constitutivo del debido proceso (Art. 29 CP.), y en los que se señala de forma precisa que se discrepa de la conclusión contenida en el concepto de la CGR 2008IE29295 del 10 de julio de 2008, por cuanto el artículo 13 de la Ley 610 de 2000 establece de manera puntual las causales de suspensión de los términos en los procesos de responsabilidad fiscal. Ha sido enfática la AGR en afirmar que los términos del proceso son de naturaleza legal, y que de ninguna manera puede supeditarse el cumplimiento de la norma expresa y especial, al libre arbitrio del operador o a posiciones institucionales plasmadas en conceptos jurídicos.

Los términos procesales se deben observar con diligencia, de conformidad con el artículo citado, el 228 de la CP, tal como lo afirmó la Corte Constitucional en sentencia C-105 de 1993, al afirmar que:

“El objetivo de los términos consiste en asegurar que el proceso avanza, consolidando etapas del mismo en la medida en que ellos precluyen, y en garantizar a las partes intervinientes que en cada momento procesal puedan hacer valer sus derechos siempre y cuando actúen oportunamente.”

De la misma manera, el concepto jurídico de la misma Contraloría General de la República No 80112- OJ. 3499, de 19 de diciembre de 2003 cuando concluye que “Bajo los criterios jurisprudenciales anotados, es claro que los términos deben ser acatados, como principio general, con la debida diligencia por parte del operador jurídico, pues si se desatienden, se está frente a la transgresión del derecho de defensa del implicado al someterlo al arbitrio del fallador y no a las precisos lineamientos trazados por las disposiciones legales.”

Este tema fue objeto de hallazgo administrativo en la vigencia 2009 y se incluyó en plan de mejoramiento y la Contraloría planteó como acción correctiva lo siguiente; “Al momento de proyectar los actos administrativos que impliquen suspensión de términos se deberá establecer que la causal que se invoca esté ajustada a las previstas en el artículo 13 de la Ley 610 de 2000” con lo que se incumple el plan de mejoramiento respecto de esta acción.

3.9.PROCESO JURISDICCIÓN COACTIVA


La Dirección de Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República, en el informe de rendición de cuenta, para la vigencia 2010, reporto un total de 320 procesos por valor de $235.437.686.206.

Durante la vigencia 2010, se efectuó un recaudo por valor de $3.422.268.232 equivalente al 1.5% del valor total, superior en un 0.46% en comparación con la


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vigencia 2009.

Tabla 3.8-2 Mandamientos de pago emitidos por vigencias (Valores en $)VIGENCIAS MANDAMIENTOS VALOR

Sin información 70 2.042.467.3782010 8 28.394.566.7082009 15 1.788.151.1592008 8 3.069.007.4612007 18 1.402.165.3962006 14 32.145.352.7992005 11 56.882.744.9942004 31 27.334.326.8762003 25 175.738.6752002 21 7.987.946.2192001 28 47.850.267.6042000 10 24.695.794.1991999 8 319.859.0481998 14 249.894.4041997 9 258.182.7441996 5 89.379.1581995 9 20.380.4201994 7 632.299.5451993 6 89.022.3201991 1 8.685.6691989 1 281.6081976 1 1.171.822

TOTAL 320 235.437.686.206 Fuente: Rendición y revisión de la cuenta vigencia 2010.

De los 320 procesos en trámite, 187 de ellos equivalentes al 58.4% son procesos mayores de cinco años (1976-2005), a los cuales se sugiere analizar la procedencia de la aplicación de la prescripción de la acción de cobro en aquellos casos que cumplan la totalidad de los requisitos exigidos por la ley, los cuales ascienden a la suma $166.595.975.305, el 70.8% del valor total de los procesos adelantados.

3.9.2. Resultados de rendición de la cuenta




38


3.10. PROCESO CONTROVERSIAS JUDICIALES


La Contraloría General de la República, en el informe de rendición de cuenta, para la vigencia 2011, reporto un total de 320 procesos por valor de $235.437.686.206.

El origen de los procesos son:

Tabla 3.8-2 Origen procesos (Valores en $)ORIGEN No. VALOR

Fuente: Rendición y revisión de la cuenta vigencia 2010.

3.10.2. Resultados de la muestra analizada



3.11. PROCESO DESARROLLO TECNOLÓGICO

La auditoría al Proceso de Desarrollo Tecnológico se enfocó en los siguientes temas:

En el Convenio marco No. 518 de 2008 suscrito por la Contraloría General de la República, en adelante CGR, con la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos, en adelante COLVATEL S.A.; y los Convenios Específicos No. 1, 2 y 3, derivados del Convenio Marco.

3.11.1. Convenio Marco 518 de 2008

Luego del fallido Programa de Modernización Tecnológica realizado con la firma Electronic Data Systems (EDS) entre el año 2002 y 2006 y atendiendo lo


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establecido en el Plan Estratégico Institucional 2006-2010, específicamente lo relacionado con el Objetivo Corporativo No. 5 “Modernización y Mejora Continua”, la CGR, buscando emprender acciones para superar la brecha tecnológica presentada por la entidad, promovió el desarrollo de proyectos de adquisición de Tecnologías de Información y Comunicación, que soportaran su gestión basada en procesos; para tal fin, suscribió convenios con la Universidad de Pamplona para el apoyo en el diagnóstico tecnológico, teniendo en cuenta los productos entregados por EDS; y la construcción del Plan de Desarrollo de Gestión Tecnológica 2008-2011.

3.11.2. Arquitectura

En el PETI de la CGR, se estableció la necesidad de contar con una arquitectura empresarial que ayudara a alcanzar la estrategia de la organización y que estuviera encaminada a lograr la integración de la plataforma tecnológica de la Entidad, sin embargo, siendo este el eje fundamental del PETI, no se definió previamente, no se exigió y no se tuvo en cuenta como requisito para verificar el cumplimiento de las obligaciones de COLVATEL frente a la ejecución de los Convenios Específicos, la cual solamente se centró en la consecución de soluciones tecnológicas, existentes en el mercado, que no están integradas ni obedecen a la arquitectura requerida o su integración con las aplicaciones existentes y las necesidades particulares de la CGR.

3.11.3. Convenio Específico Número 1

El Convenio Específico No. 1 fue suscrito el 26 de diciembre de 2008, con el objeto de “Desarrollar, instalar, implementar y entregar en producción y a satisfacción de la Contraloría los proyectos: Portal Institucional, Rendición de Cuentas y Sistema de Seguridad Firewall; Gerencia del Programa, Gestión del Cambio y Auditoria Externa, según los términos y condiciones contenidas en la oferta de COLVATEL de fecha del 12 de diciembre de 2008 y radicada en la Entidad el 17 de diciembre de 2008, la cual hace parte integral del presente Convenio”.

3.9.3.1 Situación Financiera

3.9.3.1.1 Valor y forma de pago pactada entre la CGR y COLVATEL

En la Cláusula Quinta del Convenio Específico No. 1, se estableció el valor del Convenio en Cinco Mil Doscientos Noventa y Nueve Millones Ochocientos Cincuenta y Tres Mil Pesos ($5.299.853.000), incluido IVA

3.9.3.1.2 Pagos Realizados por la CGR a COLVATEL


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En cumplimiento de lo pactado en el Convenio Específico No. 1, con corte a 14 de julio de 2011, la CGR había pagado a COLVATEL la suma de Cuatro Mil Trescientos Ochenta y Nueve Millones Seiscientos Cinco Mil Cuatrocientos Pesos ($4.389.605.400), quedando pendiente por pagar Novecientos Diez Millones Doscientos Cuarenta y Siete Mil Seiscientos Pesos ($910.247.600).

3.9.3.2 Ejecución del Convenio

En la siguiente tabla se observan las fechas pactadas para la ejecución del Convenio Específico No. 1.

3.9.3.2.1 Proyecto de Rendición de Cuentas

Para la ejecución del proyecto de Rendición de Cuentas, COLVATEL suscribió el Contrato número SGC-029-09 con la firma Gattaca, el 1 de junio de 2009, por valor de $1.900.274.880 incluido IVA, cuyo objeto consistía en: “Suministrar una solución (software) de BPM (Business Process Management), los servicios de implementación, parametrización e instalación y puesta en marcha del proceso de rendición de cuentas e informes de la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, en los términos y condiciones de su oferta de fecha 5 de mayo de 2009, los resultados de la negociación de las condiciones de la oferta, los cuales se consignan en comunicación de fecha de mayo de 2009 y el detalle de los servicios y precios contenidos en los formatos y anexos a la propuesta y los documentos que hacen parte integral del presente contrato”.

3.9.3.2.2 Proyecto de Portal Institucional

Para la ejecución del proyecto de Portal Institucional, COLVATEL suscribió el Contrato número SGC-030-09 con la firma Gattaca, el 1 de junio de 2009, por valor de $778.510.800 incluido IVA, cuyo objeto consistía en: “Suministrar una

3.12. PROCESO CONTROL INTERNO

Mediante Resolución Reglamentaría No. 0107 del 27/04/2010, la CGR decidió integrar el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), denominándolo Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC), lo anterior en consideración de la compatibilidad de los dos sistemas. Definiéndose como objetivo del SIGCC alinear y hacer operativos y complementarios los requisitos de la norma del Sistema de Gestión de la Calidad y los elementos de control del Modelo Estándar de Control Interno, con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad, optimizando los recursos y procesos.


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3.12.1. Proceso Contable

Dentro del Macroproceso Gestión de Recursos de la Entidad, se encuentra inmerso el Proceso Administración de Recursos Financieros, en el cual se ejecuta el subproceso contable objeto de esta evaluación.

3.12.2. Proceso Presupuestal

Dentro del Macroproceso Gestión de Recursos de la Entidad, se encuentra inmerso el Proceso Administración de Recursos Financieros, en el cual se ejecuta el Subproceso Presupuestal objeto de esta evaluación.

3.12.3. Proceso Talento Humano

La Contraloría General de la República en su mapa de procesos determinó el Macroproceso Gestión del Talento Humano, el cual contiene el proceso Gerenciar el Talento Humano, objeto de esta evaluación.

3.12.4. Proceso Contratación

Dentro del Macroproceso Gestión de Recursos de la Entidad, se encuentra inmerso el Proceso Administración de Recursos Físicos subproceso Contratación, objeto de esta evaluación.

3.12.5. Proceso Participación Ciudadana

La Contraloría General de la República en su mapa de procesos determinó el Macroproceso “Enlace con clientes y partes interesadas”, el cual ejecuta el proceso “Desarrollar el control fiscal participativo”, objeto de esta evaluación.

3.12.6. Proceso Micro (Proceso Auditor CGR)

En la evaluación del SCI en este proceso, se aplicó una encuesta a las Contralorías Delegadas para los Sectores Social, Medio Ambiente y Defensa y Gestión Pública al inicio de la auditoría y posteriormente en desarrollo del ejercicio se evaluó la operación de los diferentes elementos que integran el SCI.

3.12.7. Proceso Indagaciones Preliminares

Como resultado de la evaluación del sistema de control interno a la Dirección de Jurisdicción Coactiva se observó, que si bien se han tomado medidas preventivas y correctivas con el fin de mejorar el ambiente de control, estas son aún insuficientes, pues continúan presentándose falencias en los procedimientos


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misionales los cuales no son culminados con eficiencia, eficacia, ni oportunamente, como son la determinación de acelerar el secuestro, el avalúo y remate de bienes que han sido embargados.

3.12.8. Proceso Responsabilidad Fiscal

Para evaluar el Sistema de Control Interno en el macroproceso auditado, se aplicó una encuesta a la entonces Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la CGR al inicio de la auditoría y posteriormente en desarrollo de ejercicio se evaluó la operación de los diferentes elementos que integran el SCI.

3.12.9. Proceso Controversias Judiciales

Para evaluar el Sistema de Control Interno en el macroproceso auditado, se aplicó una encuesta a la entonces Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la CGR al inicio de la auditoría y posteriormente en desarrollo de ejercicio se evaluó la operación de los diferentes elementos que integran el SCI.

3.12.10. Proceso Desarrollo Tecnológico

Dentro del Macroproceso Gestión de Recursos de la Entidad, se encuentra inmerso el proceso “Administración de recursos informáticos”, objeto de esta evaluación.

3.12.11. Nivel desconcentrado

En visita efectuada al nivel desconcentrado, se realizó seguimiento a la gestión realizada en 24 Gerencias Departamentales en los macroprocesos: Auditor Micro, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y Participación Ciudadana, estableciéndose lo siguiente:

3.12.12. Evaluación del Sistema de Control Interno de la CGR

Producto de la aplicación de encuestas a los líderes de los procesos auditados y de los resultados observados en desarrollo del trabajo de campo efectuado por la AGR, se establece que el SCI de la CGR evidencia un aceptable desarrollo de los diferentes componentes que conforman el MECI, requiriéndose fortalecer con carácter urgente los componentes relativos a la administración del riesgo, actividades de control, información, comunicación pública, autoevaluación y planes de mejoramiento.


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3.13. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

En el Anexo No. 38 del presente informe, se incluye la matriz de Plan de Mejoramiento en la cual se anotan las observaciones pertinentes a cada una de las acciones objeto de seguimiento.

3.13.1. Proceso Contable

Se realizó seguimiento a las 35 acciones correctivas planteadas en el Plan de Mejoramiento respecto a 10 observaciones formuladas por la Auditoría General de la República, correspondientes a la Dirección de Recursos Financieros.

3.13.2. Proceso Presupuestal

El Plan de Mejoramiento formulado por la CGR, respecto de “En las reservas constituidas en la vigencia fiscal 2009 quedaron cuentas que corresponden a cuentas por pagar y no a reservas como también, quedaron contratos liquidados durante la vigencia que no debieron


En el Plan de Mejoramiento del proceso Talento Humano se tenían dos acciones con corte a Junio 30 de 2011, dichas acciones relacionadas con el archivo del Comité de Encargos se encuentran cumplidas, con los soportes correspondientes detallados en el formato de plan de mejoramiento.


Se realizó seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejoramiento suscrito, evidenciando que las acciones correspondientes a los hallazgos 22, 26, 27, 30, 59 a 68, 70 a 72, 75, 77 a 80, 82, 83, 83.1, 83.2, 83.3, 83.4, 88, 194 a 197, 199, 200, 542 a 546, 556, 557, 567, fueron cumplidas por la Entidad.

3.13.5. Proceso Participación Ciudadana

Respecto a las acciones relacionadas con el plan de contingencia para la atención de las denuncias de vigencias 2000 a 2009, se observa el desarrollo de las mismas, cuyo detalle se encuentra en el formato anexo correspondiente, donde se registran las evidencias del avance para cada una de las acciones. Cabe aclarar que la mayoría de acciones tienen plazo hasta el 31 de diciembre del año en curso para su cumplimiento, por lo que deberán ser evaluadas en la siguiente auditoría.



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En desarrollo del seguimiento al Plan de Mejoramiento suscrito por la CGR tanto en el Nivel Central como en el desconcentrado, se evidenció el cumplimiento de 11 acciones y el incumplimiento de las siguientes 3 acciones cuya fecha final de ejecución es anterior al presente ejercicio de seguimiento:

3.13.7. Proceso Indagaciones Preliminares

Dado que todas las acciones propuestas para el mejoramiento de los procesos de jurisdicción coactiva se encuentran en ejecución, el seguimiento se efectuará en el próximo ejercicio auditor.

3.13.8. Proceso Responsabilidad Fiscal

Con el objetivo de realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento en la Contraloría General de la República se procedió a efectuar una revisión de los hallazgos que conforman el PMI, para lo cual la CGR solicito revisar los hallazgos y las acciones propuestas, en razón a que algunas pueden ser agrupadas por temas, evidenciando en trabajo de campo que efectivamente deben reagruparse. Se recomendó presentar oficialmente la propuesta a la Auditoria General de la República.

3.13.8.1. Hallazgo Incumplimiento al Plan de Mejoramiento:

De las acciones correctivas antes mencionadas es posible concluir que la Contraloría General de la República no ha dado cumplimiento al Plan de Mejoramiento, por lo que la CGR ha incurrido en conducta sancionable a la luz del art 101 de la Ley 42 de 1993 de conformidad a lo establecido en el art. 8º de la Resolución Orgánica 03 de 2005 de la AGR.

La anterior situación también se evidenció en las Gerencias Departamentales de Arauca, Caquetá, Casanare, Guajira, Magdalena, Tolima, Valle y Huila.

No obstante lo anterior, teniendo en cuenta que el Plan de Mejoramiento objeto del presente seguimiento, cuenta con acciones cuya fecha de cumplimiento es posterior a la presente Auditoría, el traslado del hallazgo para proceso sancionatorio se efectuará una vez se culmine el próximo ejercicio auditor, en el cual se hará seguimiento a las acciones pendientes.

3.13.9. Proceso Jurisdicción Coactiva

Con el objetivo de realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento en la Contraloría General de la República se procedió a efectuar una revisión de los hallazgos que conforman el PMI, para lo cual la CGR solicito revisar los hallazgos y las acciones


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propuestas, en razón a que algunas pueden ser agrupadas por temas, evidenciando en trabajo de campo que efectivamente deben reagruparse. Se recomendó presentar oficialmente la propuesta a la Auditoria General de la República.


Observación 67

3.14. ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS CIUDADANOS


3.14.1.1. SIQ 211-2011-55 Denuncia Supernumerarios

Fue recibida denuncia en la Auditoría General de la República, relacionada con la expedición de la Resolución Reglamentaria No. 124 de 2011 “Por la cual se crea una planta transitoria de supernumerarios”. De acuerdo con el análisis de la denuncia la Dirección de Control Fiscal decidió realizar una visita especial de verificación, con el objeto de verificar la documentación existente y los antecedentes relacionados con la mencionada resolución.

3.14.1.2. SIQ 211-2011-124 Denuncia Sentencia Directores Carrera

Se recibió en la Auditoría General de la República denuncia radicada con el SIQ 211-2011-124, relacionada con presuntas irregularidades en el nombramiento de funcionarios en cargos de libre nombramiento y remoción de la Contraloría General de la República.


3.12.2.1. SIQ 211-2010-108

Solicitud de auditoria especial e inmediata al contrato No. 277 del 29 de enero de 2010 suscrito entre la CGR y la Imprenta Nacional, así como posibles inconsistencias acerca del estado e inventario de los elementos a cargo de la Oficina de Comunicaciones de la CGR.

3.12.2.2. SIQ 211-2010-58


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Denuncia por fallas y presuntas irregularidades en la construcción de la Sede de la Gerencia Departamental del Meta de la CGR.


3.14.3.1. Denuncia No. 211-2011-53

Denunciante: Anónimo

3.14.3.2. Denuncia No. 211-2010-82

Denunciante: ACOMFAMILIA Entidad: CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR


Dentro de este proceso auditor se atendieron las siguientes denuncias ciudadanas, para las cuales se enviará a los denunciantes la correspondiente respuesta de fondo, que se encuentra contenida en este informe:

3.14.4.1. SIQ 211-2009-27

Solicitud de hacer seguimiento al convenio interadministrativo que actualmente adelanta la CGR con la firma COLVATEL específicamente en lo referente a la adquisición de soluciones informáticas para portal institucional, rendición de cuentas y firewall, en sus etapas precontractual y contractual.

3.14.4.2. SIQ 211-2011-41

Solicitud de auditorías técnicas para evaluar el estado de las Estadísticas Fiscales y los sistemas de información CHIP (categoría Presupuestal), FTP y Datamart de la Contraloría General de la República.


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4. RECOMENDACIONES

En el proceso de contratación la Auditoría General de la República recomienda a la CGR establecer una metodología donde se determine de manera explícita y concreta, bajo criterios objetivos y verificables, la forma de determinación del valor de los honorarios para los contratistas de prestación de servicios y garantizar así el efectivo cumplimiento de los principios de Transparencia, Selección Objetiva y Responsabilidad.


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5. OBSERVACIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA AL INFORME PRELIMINAR

Las observaciones, comentarios y aclaraciones que realizó la Contraloría General de la República al informe preliminar y de manera puntual a los hallazgos en él presentados, así como la conclusión definitiva a la que llega la Auditoría General de la República en cada uno de ellos después de analizar la contradicción, se encuentra en el documento identificado como ANEXO 39, que hace parte integral del presente Informe Definitivo.


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6. ANEXOS

Anexo 1.-Anexo 2.-Anexo 3.-Anexo 4.-Anexo 5.-Anexo 6.-Anexo 7.-Anexo 8.-Anexo 9.-Anexo 10.-Anexo 11.-Anexo 12.-Anexo 13.-Anexo 14.-Anexo 15.-Anexo 16.-Anexo 17.-Anexo 18.-Anexo 19.-Anexo 20.-Anexo 21.-Anexo 22.-Anexo 23.-Anexo 24.-Anexo 25.-Anexo 26.-Anexo 27.-Anexo 28.-Anexo 29.-Anexo 30.-Anexo 31.-Anexo 32.-Anexo 33.-Anexo 34.-Anexo 35.-Anexo 36.-Anexo 37.-Anexo 38.-Anexo 39.-Anexo 40.-


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como hacer el informe

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