como empezar - cita.io – cita.io · - y marcaremos las casillas que cada rol pueda gestionar. -...

2

COMO EMPEZAR

1. REGISTRO ………………………………………………………………………………………..3

2. SERVICIOS QUE OFRECES……………………………………………………….……….7

3. HORARIO………………………………………………………………………………………..9

3

1. REGISTRO

Entrar en https://app.cita.io/

Hacer clic en Registro

Seleccionar Soy un profesional y continuar

https://app.cita.io/

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Rellenar los siguientes campos:

Email

Nombre

Apellidos

Password

Confirma tu password

Te llegará un email a tu cuenta de correo. Ten en cuenta que puede estar en tu bandeja de

spam. Haz clic en el enlace del mail que has recibido para acabar el proceso de registro.

5

Hacer clic en confirmar mi cuenta

Rellenar los siguientes datos (los datos con asterisco son obligatorios):

*País y zona horaria

Idioma

*Moneda

*Sector de actividad y Nº de colegiado

*Tipo de documento

Dirección

Teléfono

Foto perfil

6

¿Cómo nos conociste?

Aceptar las condiciones de uso y las condiciones generales de contratación.

Escoger un tipo de cuenta.

7

2. SERVICIOS QUE OFRECES

SERVICIOS QUE OFRECES

Define los servicios (tipos de visita) que quieres ofrecer a tus contactos.

Puedes utilizar los servicios creados de la lista o crear otros servicios que quieras ofrecer.

Un tipo de visita debe definir una duración y un precio asociado para poder organizar tu

agenda y generar listados sobre costes y beneficios.

Puedes añadir y editar servicios en cualquier momento. Si no deseas que un profesional preste

un tipo de visita específico tan sólo tienes que desactivarlo en la ficha de cada profesional.

-CLICAR: MI ORGANIZACIÓN (Organización) O MI INFORMACIÓN PERSONAL (Individual)

-CLICAR: TIPOS DE VISITA

-Clicar botón Añadir servicio

-Indicarle a la plataforma los siguientes datos:

- Tipo (nombre identificador de la visita)

-Duración (duración de la visita)

- Precio sesión online (videoconferencia activar o desactivar y precio en euros)

- Precio sesión offline (visita física activar o desactivar y precio en euros)

-Activo en DP (activar en el directorio de profesionales)

-Tipos de usuarios (a quien va dirigida la sesión)

- Color en agenda (color identificativo)

- Integrantes organización

Ejemplos:

9

3. HORARIO

CONFIGURACIÓN DEL HORARIO DE TRABAJO

Utilizamos horarios de temporadas para definir los horarios de trabajo que te permitirán

organizar tu agenda.

Además, si los deseas, tus contactos pueden tener acceso a las horas que dejes disponibles

para que las reserven. Para ellos tan sólo deberás indicar que horas son "públicas".

El "horario laboral por defecto" se aplica todo el año a menos que haya uno de temporada que

defina otros horarios. Éstas se aplican, por ejemplo, en periodos de vacaciones o otras

excepciones.

-CLICAR: RUEDA SUPERIOR DERECHA

-CLICAR: MI HORARIO

-CLICAR: Editar horario

-Indicarle a la plataforma los siguientes datos:

-Definir el horario día a día (mañana y tarde hora inicio y hora fin) e indicar las

consultas que se realizan dentro del horario

- Indicarle a la plataforma si quiere que el horario sea público

Ejemplos:

11

CONFIGURACIÓN

1. MI INFORMACION PERSONAL……………………………………………………..12

1.1 MI CUENTA……………………………………………………………………..12

1.2 MI DIRECTORIO PROFESIONAL………………………………………..14

2. ROLES Y PERMISOS…………………………………………………………….……….16

3. PREFERENCIAS………………………………………………………………….………..18

3.1. MI ORGANIZACIÓN…………………………………………...…………..18

3.2 PREF. AVANZADAS………………………………………………………….19

3.3 PERSONALIZACIÓN………………………………………………………….21

3.4 TARJETAS DE CRÉDITO…………………………………………………….23

3.5 DIRECTORIO DE PROFESIONALES (DP……………………………..24

4. PROFESIONALES…………………………………………………………………………26

5. AGENDA MULTIPROFESIONAL…………………………………………………..27

12

1. MI INFORMACION PERSONAL

1.1 MI CUENTA


-CLICAR: MI INFORMACIÓN PERSONAL

- MI CUENTA

-Introducir los siguientes datos, los campos con * son obligatorios

* Sector de actividad

* Email

* Nombre

* Apellidos

Nº de colegiado y Municipio (si tu actividad profesional la ejerces en España, el

número de colegiado y la provincia de colegiación, serán requeridos en el casco de

realizar recetas o historias clínicas)

Foto perfil

Teléfono

* Tipo de documento (NIE, NIF, Otro)

Dirección

Ciudad

Código postal

* País

Idioma

Zona horaria

Fecha de nacimiento

Firma digital (se utilizará esta firma para acreditar las recetas médicas en el caso de

realizarse)

Email resumen (activando esta opción, recibirás diariamente un email con las

sesiones de los próximos 7 días)

Mis facturas aplican impuesto (activar o desactivar)

Fijar la cantidad del impuesto

13

Ejemplo:

14

1.2 MI DIRECTORIO PROFESIONAL

MI DIRECTORIO PROFESIONAL

En esta sección podrás editar la información que saldrá en Directorio de Profesionales sobre ti, así como

diferentes configuraciones del mismo.


-CLICAR: MI INFORMACIÓN PERSONAL

- CLICAR: MI DIRECTORIO PROFESIONAL

Deberás rellenar o activar la siguiente información:

-Activar PHD

Activo (activa o desactiva tu aparición en el directorio de profesionales)

Mostrar estado (activa o desactiva para mostrar tu estado de conexión)

-Tipos de visita

Mostrar nombre (activa o desactiva para mostrar nombre del tipo de visita)

Mostrar precio (activa o desactiva para mostrar precio del tipo de visita)

-Información general

Sobre mí (Resumen de tu experiencia)

Especialidades (especialidades)

URL (si tienes página web escribe la url)

Servicios (introducción por palabras de todos los servicios que puedan

relacionar con tu trabajo)

Idiomas (selecciona los idiomas en los que ofreces consulta)

Publicaciones (posibilidad de insertar publicaciones)

Referencias (posibilidad de insertar referencias)

Vídeos (posibilidad de insertar videos)

URL de tu DP (dirección de tu DP)

Ejemplo:

16

2. ROLES Y PERMISOS

Aquí puedes gestionar los roles y permisos de los profesionales que forman parte de la

organización.


- CLICAR: ROLES Y PERMISOS

- CLICAR AÑADIR ROL (Uno a uno)

Nos llevará a la siguiente página:

- Le daremos un nombre al rol (administrativo, psiquiatra, enfermera, recepcionista

etc..)

- Y marcaremos las casillas que cada rol pueda gestionar.

- Clicar en crear

- Una vez hayamos creado todos los roles nos saldrá una página similar al siguiente

ejemplo

18

3. PREFERENCIAS

-CLICAR: MI ORGANIZACIÓN

- CLICAR: PREFERENCIAS

Aquí puedes gestionar información básica de la organización y personalizar la plataforma para

tu organización.

3.1. MI ORGANIZACIÓN

Se deberá rellenar la siguiente información:

(Los campos con * son obligatorios)

- Sector de actividad

- *Nombre /razón social

- *NIF/CIF

- Dirección

- País

- Ciudad

- Código postal

- Teléfono

19

- Cuenta bancaria para transferir tus ingresos (IBAN) (Si deseas utilizar la plataforma de

pagos integrada en la plataforma o Paypal, necesitamos un número de cuenta bancaria para poderte

ingresar el importe de las sesiones realizadas. La comisión por el uso de la pasarela de pagos es de

1.4% + 0.25 euros de 3.4% +0.35 euros en el caso de Paypal)

3.2 PREF. AVANZADAS



-CLICAR: PREF. AVANZADAS

Habrá que activar y rellenar los siguientes campos:

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- Moneda

- PayPal Business (Conectando con PayPal Business los cobros que se hagan a tus contactos por tus

sesiones se gestionaran a través de tu cuenta de PayPal y el dinero lo tendrás disponible en tu cuenta

PayPal de manera inmediata)

- Registro directo (Si activas esta opción los usuarios se registrarán directamente a tu organización

sin ser aprobados previamente)

- Dirección de registro de usuarios (La dirección de registro de usuarios indicara la URL que

podrás utilizar para que tus contactos se registren y formen parte de tu organización)

- Facturas proforma (Si activas esta opción las facturas que generes a tus usuarios serán facturas

proforma)

- Anulación de cita (Si activas esta opción tu contactos podrán anular sus sesiones)

- Periodo de anulación (Horas) (Período durante el cual las citas no se podrán anular por el

contacto, por ejemplo si seleccionas 24 horas y tu contacto intenta anular la cita 12 horas antes de su

comienzo, la cita no podrá ser anulada. Dejar vacío para no aplicar límite)

- Servicios entre los profesionales (Si activas esta opción los profesionales de tu organización

podrán tener cita con otros profesionales de la plataforma, fuera de tu organización)

- Métodos de pago (Clicar añadir e introducir todos los métodos de pago que realices en la

consulta, ejemplo: efectivo, tarjeta de crédito, transferencia bancaria, mutuas etc…)

21

3.3 PERSONALIZACIÓN

En esta página puedes personalizar la plataforma para tu organización.

-Elige tu nombre comercial.

-Puedes escoger y cambiar online tu subdominio.

-La dirección web indica la URL que podrás utilizar para que tus profesionales y pacientes accedan a tu organización.

-Escoge tu logo, siguiendo las indicaciones.

-Puedes elegir la apariencia que tendrá tu plataforma, seleccionado uno de los temas que te ofrecemos o personalizarlo totalmente con el modo avanzado.



-CLICAR:

PERSONALIZACIÓN

22

Habrá que rellenar los siguientes campos:

-Nombre comercial (esté será el nombre con el que se reconocerá a tu organización y con el que se

enviarán los comunicados a sus integrantes y contactos)

- Dirección web (esta será la dirección web de tu organización)

- Logo actual (El formato del archivo puede ser jpg, jpeg, gif o png. Recomendamos que su fondo sea

transparente y con un tamaño de 350x80px. Así como que sea de un color distinto al blanco para evitar

que se confunda con el fondo de la página.)

-Apariencia (modificará el color de la plataforma)

-Básico (escoger colores preestablecidos)

-Avanzado (personalizar con el color corporativo)

- Clicar actualizar información para guardar los cambios

23

3.4 TARJETAS DE CRÉDITO

Una vez terminado el período de prueba la plataforma le informará que es necesaria la introducción de

una tarjeta de crédito para poder seguir utilizando la plataforma, solamente se te hará un cargo si

utilizas las videoconferencias, si no realizas videoconferencias no se cargará nada a la tarjeta.



-CLICAR: TARJETAS DE CRÉDITO

24

3.5 DIRECTORIO DE PROFESIONALES (PHD)

En esta sección podrás configurar toda la información de tu organización que aparecerá en

Professional Health Directory.

Sobre mi organización

Especialidades

Url

Servicios

Publicaciones

Referencias

Videos

Ubicación

Url de tu PHD



-CLICAR: TARJETAS DE CRÉDITO

Habrá que rellenar los siguientes campos:

- Activo (activa o desactiva tu presencia en el Directorio de Profesionales)

- Sobre mí (pequeño resumen de tu organización)

- Especialidades (especialidades de tu organización)

- URL (dirección web de tu organización)

- Servicios (introducción por palabras de todos los servicios que puedan relacionar y ofrezcas en tu

organización)

- Publicaciones (posibilidad de insertar publicaciones)

- Referencias (posibilidad de insertar referencias)

- Vídeos (posibilidad de insertar vídeos)

- Ubicación (insertar la ubicación de tu organización)

- URL DE TU DP (dirección de tu organización en el Directorio de Profesionales)

Clicar actualizar información para el guardado de los datos introducidos.

25

Ejemplos:

26

4. PROFESIONALES

Aquí puedes ver todos los profesionales de la organización y gestionar el perfil de cada uno de

ellos. Selecciona un contacto concreto para acceder a más detalles.

Para insertar a un profesional en tu organización solamente necesitarás un correo e-mail, una

vez introducido el profesional recibirá un correo para unirse a la organización.


- CLICAR: PROFESIONALES

- CLICAR BOTÓN AÑADIR PROFESIONAL (introducir un e-mail y un rol para

cada profesional)

Una vez introducidos los profesionales nos aparecerá en la parte derecha de

cada profesional una rueda dentada con ella podremos hacer dos cosas,

gestionar cada perfil y eliminar el perfil.

27

5. AGENDA MULTIPROFESIONAL

La agenda se basa en una serie de plantillas que puedes definir por temporadas.

Puedes ver o gestionar las agenda de todos los profesionales de la organización y dependiendo

de los roles y permisos te permite realizar ciertas acciones.

Agenda reducida: Te muestra el inicio y final del horario laboral de los profesionales de la

organización.

Agenda completa: Te muestra en la agenda las 24 horas.


- CLICAR: AGENDA MILTIPROFESIONAL

- DESPLEGAR LA PESATAÑA DISPONIBILIDAD PARA EL PROFESIONAL.

-BUSCAR AL PROFESIONAL

28

- CLICAR DENTRO DEL HORARIO PARA AGENDAR UNA CITA (se abrirá una nueva pestaña)

- HABRÁ QUE INTRODUCIR LOS SIGUIENTES DATOS:

- Fecha y hora

- Tipo de visita (abrir desplegable)

- Contacto “paciente” (abrir desplegable)

- Modo de pago (abrir desplegable, hay tres tipos):

- No se requiere pagos en la plataforma o se desconoce

- Pagar antes de la cita (pasarela de pagos)

- Pagar después de la cita (pasarela de pagos)

- Recordatorios (si quieres que la plataforma te avise de la cita y con cuanto tiempo de anterioridad)

- CLICAR BOTÓN CREAR CITA

29

ADMINISTRACIÓN

1. BALANCE DE A SITUACIÓN…………………………………………………………….30

2. GESTIÓN DE COBROS……………………………………………………………………..31

3. FACTURAS……………………………………………………………………………………..32

4. LISTADO DE FACTURAS………………………………………………………………….33

5. LISTADO DE SESIONES……………………………………………………………………34

30

1. BALANCE DE LA SITUACIÓN

Esta página te muestra tu situación financiera.

La situación contable te muestra la relación de cargos por los servicios efectuados durante el

periodo, la relación de cargos pendientes así como pagos recibidos en nombre del profesional.

El resumen de consumo te mostrará las horas de sesión realizadas y las restantes disponibles

así como las horas de grabación efectuadas, siempre relativo al periodo actual.

-CLICAR: ADMIN

- CLICAR: BALANCE DE LA SITUACIÓN

31

2. GESTIÓN DE COBROS

-CLICAR: ADMIN

- CLICAR: GESTIÓN DE COBROS

DOS BOTONES:

PASARELA DE PAGO

En las sesiones gestionadas por la pasarela de pago podrás ver la situación de cobro así como

la factura en caso que ya haya sido pagada por el cliente. Mientras no haya sido pagada por tu

cliente no habrá factura y tendrás la posibilidad de indicar que quieres ser tú quien gestione el

cobro fuera de la pasarela.

Si clicamos en la rueda se abrirá un desplegable con tres opciones para gestionar el cobro.

FUERA DE LA PASARELA

En las sesiones gestionadas de forma manual será el propio profesional quien podrá gestionar

la factura y la situación de cobro de la misma. Podrá generar factura si así lo desea y que

opcionalmente sea enviada por correo al paciente marcándola de forma independiente como

pagada.

Si clicamos en la rueda se abrirá un desplegable con tres opciones para gestionar el cobro.

32

3. FACTURAS

-CLICAR: ADMIN

- CLICAR: FACTURAS

Pagos y facturación

En esta página encontraras el historial de facturación y los cargos realizados por parte de

CITA.iO

Si clicamos en la rueda se abrirá un desplegable (ver factura)

33

4. LISTADO DE FACTURAS

-CLICAR: ADMIN

- CLICAR: LISTADO DE FACTURAS

Aquí se muestran las facturas que has generado a tus contactos por los servicios ofrecidos.

Ten en cuenta que se trata de listados de facturas y no de sesiones, de forma que sólo se

presentarán los datos de aquellas facturas de las que haya generada una factura.

Con la utilización de los filtros podrás acotar la información que deseas consultar o exportar a

formato excel

Para buscar una factura encontrarás los siguientes filtros:

-Desde / Hasta

- Con contactos

-Dentro /Fuera horario

-Con profesionales

-Con/Sin abono

-Gestión cobro

-Tus profesionales

-Situación cobro

34

5. LISTADO DE SESIONES

-CLICAR: ADMIN

- CLICAR: LISTADO DE SESIONES

Aquí se muestran las sesiones realizadas o planificadas con tus contactos.

Ten en cuenta que se trata de listados de sesiones y no de facturas, de forma que no sólo

puedes ver las sesiones hasta la fecha sino también las planificadas.

Con la utilización de los filtros podrás acotar la información que deseas consultar o exportar a

formato excel.

Para buscar una sesión encontrarás los siguientes filtros:

-Desde / Hasta

- Con contactos

-Dentro /Fuera horario

-Con profesionales

-Modalidad

-Gestión cobro

-Con/Sin factura

-Situación cobro

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CONTACTOS

1. MI AGENDA…………………………………………………………………………………36

2. HISTORIAS CLÍNICAS……………………………………………………………………38

3. RECETAS……………………………………………………………………………………..41

4. CONTACTOS………………………………………………………………………….……43

36

1. MI AGENDA

-CLICAR: CONTACTOS

- CLICAR: MI AGENDA

La agenda se basa en una serie de plantillas que puedes definir por temporadas.

Puedes dar de alta nuevas citas dentro del horario que has definido o fuera de él.

Recuerda que debido a que cada cita supone un compromiso programado, no puedes

modificarla una vez creada: debes anularla y crear una nueva para que se envíen notificaciones

a los participantes.

Agenda reducida: Te muestra el inicio y final del horario laboral de los profesionales de la

organización.

Agenda completa: Te muestra en la agenda las 24 horas.

- CLICAR DENTRO DEL HORARIO PARA AGENDAR UNA CITA (se abrirá una nueva pestaña)

37

- HABRÁ QUE INTRODUCIR LOS SIGUIENTES DATOS:

- Fecha y hora

- Tipo de visita (abrir desplegable)

- Contacto “paciente” (abrir desplegable)

- Modo de pago (abrir desplegable, hay tres tipos):

- No se requiere pagos en la plataforma o se desconoce

- Pagar antes de la cita (pasarela de pagos)

- Pagar después de la cita (pasarela de pagos)

- Recordatorios (si quieres que la plataforma te avise de la cita y con cuanto tiempo de anterioridad)

- CLICAR BOTÓN CREAR CITA

38

2. HISTORIAS CLÍNICAS

-CLICAR: CONTACTOS

- CLICAR: LISTADO DE SESIONES

En esta página se muestran las historias clínicas creadas.

Puedes crear una historia clínica sin necesidad de crear un paciente, utilizando el paciente de

prueba.

Las historias clínicas pueden configurarse con tu autorización, para que otros profesionales

puedan acceder a ellas, de manera protegida (solo leer) o para poder editarla.

-BUSCAR POR NOMBRE DE CONTACTO (en la lupa)

O

- CLICAR AÑADIR HISTORIA CLINICA (crear una nueva):

39

Habrá que indicarle a la plataforma los siguientes datos, algunos de ellos no son necesarios:

- Nombre de la historia clínica (tipificar el nombre que queramos darle a la historia

clínica)

- Descripción de la historia clínica (si queremos algún tipo de descripción previa)

- Contacto asociado (nombre del paciente)

- Estructura (existen varias plantillas para diversas especialidades, pero siempre

podrás crear una propia eligiendo sin plantilla)

Clicar guardar

40

Para navegar por la historia clínica tendremos en el lado derecho de la pantalla toda una serie

de carpetas que o bien ya venían en las plantillas o nos habremos creado de la siguiente

manera:

- Clicar en el botón nueva categoría (indicarle el nombre de la categoría)

Para introducir dentro de las categorías una nota:

- Clicar en el botón añadir una ficha nueva aquí

- Escoger del listado el tipo de ficha que queremos introducir o bien una plantilla

general que sería la pestaña nota genérica.

Siempre en cualquier historia clínica tendremos en los tres últimos apartados:

- Notas sin clasificar

- Videos (si alguna vez grabamos una sesión, automáticamente se nos guardará en esta carpeta)

- Datos de dispositivos (si guardamos datos de dispositivos se nos guardarán automáticamente en

esta carpeta)

Podremos generar un informe de la siguiente manera:

- Clicar en el botón, generar informe, podremos imprimir todo el informe o parte de

él)

- Clicar generar pdf ( se nos abrirá una nueva ventana con un archivo pdf)

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3. RECETAS

-CLICAR: CONTACTOS

- CLICAR: RECETAS

En esta página puedes gestionar todas las recetas emitidas.

Sólo podrás gestionar aquellas recetas emitidas por ti pero podrás ver si otros profesionales

han hecho recetas adicionales a tus pacientes que también visitan.

(Únicamente para: profesionales en España, el número de colegiado y la provincia de

colegiación, serán requeridos y verificados en el casco de realizar recetas)

Para añadir una receta clicar CREAR RECETA.

Rellenar los siguientes campos:

Destinatario

-Paciente (Selecciona un paciente)

Prescripción

- Nº de envases / unidades

- Texto de la prescripción (Consignar medicamento, forma farmacéutica, vía de administración, dosis

por unidad y unidades por envase)

- Fecha de prescripción

Diagnóstico

Instrucciones al paciente

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Posología

-Posología

-Unidades

-Pauta

Tratamiento

-Duración del tratamiento

-N orden dispensación

-Fecha prevista dispensación

Advertencia para el farmacéutico

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4. CONTACTOS

-CLICAR: CONTACTOS

- CLICAR: CONTACTOS

En esta página puedes ver y gestionar todos tus pacientes.

Selecciona un contacto concreto para acceder a más detalles.

Para añadir un paciente:

Clicar añadir contacto

Indicarle al programa la siguiente información del paciente:

44

- Email (sino dispone de email crear uno ficticio)

- Nombre

- Apellido

- País

Clicar crear contacto (tu paciente recibirá un mail para unirse a tu organización)

como empezar - cita.io – cita.io · - y marcaremos las casillas que cada rol pueda gestionar. -...

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