CÓMO CALCULAR TU PRESUPUESTO INICIAL Conseguir financiamiento es muy importante para tu negocio, sobre todo para iniciar su formación. Pero antes es esencial que sepas con exactitud cuánto necesitas obtener y así elegir el método más indicado. Uno de los grandes retos de todo emprendedor cuando va iniciar su negocio es determinar cuánto dinero va a necesitar para hacerlo realidad. Esto es esencial, no solo para definir si puede financiarse por sí mismo, sino también para evaluar las posibilidades de acudir a los diferentes programas existentes de apoyo para las pequeñas empresas.

Muchos de los programas y posibilidades de financiamiento están determinados según la cantidad de dinero que otorgan. Así que antes de tocar la puerta del primer financista, debes saber cuánto necesitas.

Gracias a la realización de este cálculo podrás decidir el camino de financiamiento más adecuado para tus posibilidades.

Algunas personas deciden usar sus ahorros, líneas de crédito sobre su casa o acuden a un familiar que pueda servir de financista o socio capitalista de la empresa. Otras veces, cuando el proyecto es más ambicioso, puede ser necesario acudir a financistas profesionales como fondos o organizaciones que actúan como socios capitalistas aventureros o individuos conocidos como ángeles inversionistas.

Son 6 los puntos clave que debes examinar para calcular tu presupuesto inicial. Aquí te los explicaremos:

1. Gastos de incorporación. Estos incluyen la investigación del proyecto, estudios y análisis de mercadeo para el proyecto, fabricación de productos prototipos, salario de los empleados mientras son entrenados para arrancar con el negocio, viajes para contratar proveedores o conseguir clientes, implementos de mercadeo como papelería y otros elementos necesarios para la promoción, etc.

2. Gastos de organización. Incluyen partidas como los gastos de inscribir a la empresa con el estado, las licencias, permisos y otros gastos legales, incluyendo consultas con abogados, contadores, y por supuesto los sueldos de las personas que están llevando a cabo estas actividades, así como un sueldo para ti durante estos meses de planificación.

3. Sueldos de empleados. Remuneraciones del personal de tu futuro negocio y sus respectivos impuestos y contribuciones. Es decir, seguro social, salud, el programa de desempleo estatal o las contribuciones al federal, etc.

4. Capital de inversión. Se refiere al dinero con el que vas a adquirir el inventario inicial de tu negocio, las maquinarias que necesites para producción, ya sean compradas o arrendadas, equipos de oficina, contratos de servicios como teléfono, luz, otros servicios públicos, Internet, y los gastos de contratos de arrendamiento o de compra de un local donde funcionará la empresa, entre otros.

5. Gastos operativos. Los gastos operativos son todos aquellos gastos fijos o variables de la empresa que necesites cubrir aunque no hayan entradas de ningún tipo. Los gastos operativos fijos son cosas como el contrato de arrendamiento de equipos, el alquiler del local o los sueldos de los empleados. Estos los puedes estimar de modo constante cada mes por todo un año. No olvides que si consigues el financiamiento también necesitarás realizar durante ese primer año los pagos de intereses y al capital que obtengas prestado.Los gastos operativos variables son los que están ligados con las ventas que realices: materiales para la producción de los artículos a vender, gastos de envíos, incentivos de ventas para los clientes, impuestos recolectados por ventas, etc.

Debes estimarlos para el primer año, como mínimo. Lo ideal es que cuentes con este renglón como parte de tu capital de inversión. Cuanto más tiempo puedas darle a tu empresa para consolidarse, mejor. Tienes más posibilidades de arrancar un negocio si no tienes restricciones de flujo de caja por un año, que si sólo cuentas con seis meses de flujo de caja.

6. Flujo de caja. Necesitarás estimar de forma realista cuáles serán los ingresos en ese período de tiempo, esto es lo que se conoce como hacer un flujo de caja de la operación de tu negocio. Debes tener muy claro cuál será el monto.

Existen programas de computadoras o software que permite hacer este tipo de proyecciones de flujo de caja, inclusive suelen estar incluidos en los programas que venden para escribir un plan de negocios.

PROJECT

¿Qué tipos de costos admite Project?Puesto que los costos pueden ser un aspecto importante de la programación y el control de un proyecto, Project permite manejar varios tipos de costos diferentes. En Project, puede introducir y realizar un seguimiento de los siguientes tipos de costos:

Basado en tasas (costo basado en tasas: costos basados en una tasa que se especifica en la ficha Costos del cuadro de diálogo Información del recurso.), un costo que se calcula basándose en las tasas de pago (tasa de pago: costo del recurso por hora. Project ofrece dos tipos de tasas de pago: tasas estándar y tasas de horas extra.) especificadas para un recurso (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) y la cantidad de trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duración de tarea.) realizado.

Por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula sólo una vez.), un costo en el que se incurre cada vez que se utiliza un recurso, o una vez para una determinada tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.)

Fijo (costo fijo: costo establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.), un costo establecido para una tarea y que permanece inalterable, con independencia de la duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de ésta y del trabajo realizado por el recurso.

Puede introducirse más de un tipo de costo por recurso. Por ejemplo, puede introducir una tasa por horas para el trabajo y un costo fijo para el tiempo de desplazamiento.

Los diferentes tipos de costo funcionan de una forma algo distinta según el recurso sea de trabajo (persona o equipamiento) o de material (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.). En los recursos de trabajo, la tasa se aplica por horas o por otra unidad de tiempo. EN los recursos materiales, la tasa se aplica por unidad especificada, como toneladas o metros.

¿Cómo se crea y realiza un seguimiento de un presupuesto en Project?Puede que sólo se le permita gastar una cantidad establecida de dinero en un proyecto, un presupuesto vertical (estimación de arriba a abajo: método de estimación que utiliza los costos reales de un proyecto similar anterior como base para estimar los costos totales de un proyecto actual. Este método se utiliza a menudo cuando existe información limitada sobre el proyecto.). Sin embargo, Project proporciona la capacidad de crear presupuestos ascendentes.

Para crear un presupuesto en Project: Primero, se introducen los costos fijos, los costos por uso y las tasas de pago. A continuación, se especifica el trabajo estimado o la duración de las tareas. Finalmente, se asignan los recursos a las tareas. Más tarde, Project determina los costos estimados totales para completar todas las tareas del proyecto. Si el valor total no coincide con el presupuesto vertical, tendrá que ajustar las tasas de pago, las asignaciones de recursos, etc.

Después de ajustar los costos estimados, puede guardar un plan previsto (plan de línea base: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan de línea base es una instantánea de la programación en el momento de guardar la línea base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones.), con lo que quedará establecido el presupuesto del proyecto.

Una vez creado el presupuesto, podrá administrar mejor los costos comparando los gastos reales con el gasto planeado, con lo que poder realizar ajustes para no salirse del presupuesto. Prácticamente lo único que tiene que hacer es introducir la información del progreso de las tareas. Project calcula los costos de las tareas basándose en el progreso del proyecto. También puede introducir costos específicos si es necesario.

Nota A efectos de seguimiento, puede ver los costos totales de varias maneras: en el cuadro de diálogo Información del proyecto, en una vista o en un informe. También puede exportar la información de costos a otro programa, como Microsoft Excel, para revisarla y analizarla en éste.

¿Qué son los costos basados en tasas y cómo se calculan?Los costos basados en tasas son costos de recursos de trabajo (recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.), como personas o equipamiento, a los que se les asigna una tasa estándar y una tasa de horas extras (horas extra: cantidad de trabajo en una asignación programada fuera de las horas laborables normales del recurso asignado y que se cargan en la tasa de horas extra. El trabajo de horas extra indica la cantidad de trabajo de la asignación que se ha especificado como trabajo de horas extra.) (si es necesario), normalmente por horas. Al asignar un recurso a una tarea, Project calcula el costo total de recurso utilizando las tasas de recursos por horas introducidas y el tiempo necesario para realizar la tarea.

De manera predeterminada, Project utiliza tasas de recursos estándar para calcular los costos del volumen de trabajo necesario para completar una tarea. A menos que así lo especifique Project no calcula automáticamente las horas adicionales como horas extra.

Puesto que el trabajo siempre representa el volumen total de trabajo completado, el número de horas extra está incluido en el mismo y no se agrega a éste. Por ejemplo, si según la programación una persona va a trabajar 40 horas, 8 horas de trabajo normal y 2 horas extra al día, deberá asignarle 10 horas de trabajo al día y designar 2 horas como extra. El costo de las horas especificadas como extra se calcula de acuerdo con la tasa de horas extra indicada para el recurso asignado al trabajo, mientras que el resto de las horas se calculan tomando como referencia la tasa estándar.

Los costos materiales basados en tasas son los costos de los recursos materiales consumibles, como los materiales de construcción o los suministros, a los que se les ha asignado tasas estándar. Para asignar costos de recursos materiales, puede establecer una tasa por unidad de material, como la tasa por metro o la tasa por tonelada. Al asignar un recurso material a una tarea, Project calcula el costo del material utilizando la tasa de recursos materiales indicada y la cantidad de material utilizada para completar la tarea.

¿Cómo se utilizan las tablas de tasas de costos?Una tabla de tasas de costo (tabla de tasa de costo: recopilación de información sobre las tasas de un recurso, incluida la tasa estándar, la tasa de horas extra, cualquier costo por uso y la fecha en la que entra en vigor la tasa de pago. Se pueden establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas para cada recurso.) es una colección de tasas y costos por uso de recursos materiales y de trabajo. Existen cinco tablas de tasas de costo (de la A a la E), así que puede asignar cinco conjuntos de tasas diferentes si un recurso cobra una tasa distinta por cada tipo de trabajo. Por ejemplo, podría pagarle al carpintero una tasa más alta por los acabados que por la elaboración de un armazón, así que puede aplicar una tabla de tasas de costo a la primera de estas tareas y otra a la segunda.

En cada tabla de tasas hay un máximo de 25 filas que se pueden utilizar para introducir futuros cambios en las tasas, como aumentos de la tasa de pago o actualizaciones de material. Para cada cambio de tasa, se especifica la fecha en la que se aplicará. Por ejemplo, si sabe que un recurso va a recibir un aumento de sueldo dentro de seis meses, puede hacer que Project se inicie utilizando automáticamente la nueva tasa a partir de ese momento.

Nota Si usa Project Professional 2003 y trabaja con recursos de empresa (recursos de empresa: recursos que forman parte de la lista completa de recursos de una organización. Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos.), es posible que su organización haya establecido restricciones en las tablas de tasas. Por ejemplo, puede que la organización haya designado la tabla de tasas A para especificar las tasas de facturación y la tabla de tasas B para las tasas que no son de facturación. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador.

¿Qué son los costos por uso y cómo se calculan?Los costos por uso son tasas fijas de pago único por la utilización de un recurso, como el equipamiento. Los costos por uso pueden agregarse a un costo basado en tasas. Por ejemplo, puede que además del costo por horas, el alquiler de equipamiento tenga un costo de entrega o instalación cada vez que se utiliza.

Los costos por uso no dependen nunca del volumen de trabajo realizado, son costos de pago único en los que se incurre cada vez que se utiliza un recurso. Mientras que el costo por uso de un recurso de trabajo depende del número de unidades de asignación (unidades de asignación: porcentaje de tiempo o unidades de un recurso de trabajo que se asignan al recurso para una tarea.) utilizadas, el costo por uso de un recurso material sólo se aplica una vez. Por ejemplo, si el costo por uso de un albañil es $100 y se necesitan tres albañiles para realizar una tarea, el costo será $300. Pero el recurso material, cemento, junto con un costo de entrega por uso de $100 se aplica una sola vez, incluso si se necesitan 10 toneladas de cemento para completar la tarea.

¿Qué son los costos fijos y cómo se calculan?

Los costos fijos son conjuntos de costos establecidos para una tarea que permanecen constantes con independencia de la duración de ésta, de la cantidad de trabajo que realice el recurso y del número de unidades de asignación.

Nota Los costos de recursos basados en tasas pueden aumentar si las tareas duran más de lo previsto, pero no los costos fijo. Por ejemplo, si el costo de emplear a un carpintero está basado en una tasa (lo que se le paga por hora) y está programado para completar una tarea en cinco días pero tarda siete, se le pagará más de lo planeado. Si se le paga un costo fijo por el trabajo realizado, éste será el mismo con independencia de lo que tarde en completar la tarea.

Los costos fijos pueden asignarse a una tarea además de los costos de recursos basados en tasas. Por ejemplo, si un recurso asignado a una tarea incurre también en costos de desplazamiento, éstos pueden agregarse a la misma como una cantidad fija. Los costos fijos se incluyen en los costos totales de las fases (en tareas de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el costo) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.)) y en todo el proyecto.

¿Cómo se puede regular el flujo de caja?Al asignar costos a tareas y recursos, puede determinar cuándo se deben acumular (método de valores devengados: determina cuándo se ha incurrido en el costo de un recurso y cuándo se han cargado los costos reales a un proyecto. Se puede incurrir en costos al principio [Comienzo] o al final [Fin] de una tarea, o bien prorratearlos [Prorrateo] durante la tarea.) éstos. Si el flujo de caja del proyecto es un factor crítico, puede ser aconsejable modificar la forma en que se acumulan los costos en las tareas individuales para asegurarse de que se acumulen cuando se disponga de efectivo para pagarlos.

Excepto en los costos por uso, que siempre se acumulan al comenzar la tarea, Project prorratea los costos de manera predeterminada y calcula la acumulación de éstos basándose en el porcentaje completado de la tarea y lo distribuye por toda la duración de la tarea. No obstante, también puede hacer que los costos se acumulen al comienzo de la tarea si dispone de una cantidad de dinero pagable al comienzo de la tarea, o bien al final de la tarea si no va a realizar el pago hasta que haya finalizado el trabajo.