APUNTE COMBINAR CORRESPONDENCIA – MICROSOFT WORD 2003

COMBINAR

CORRESPONDENCIA

Microsoft Office Word nos provee una herramienta muy útil que nos permite

incluir en un documento, datos que se encuentran almacenados en otro lugar. De esta

forma logramos obtener copias del mismo documento pero con datos diferentes.

Ejemplo: Si necesitamos escribir una nota que irá destinada a varios jefes de

departamento, podemos escribir el texto fijo (el que se repetirá en todas las notas) y

luego utilizar la Combinación de Correspondencia para generar los datos variables (en

este ejemplo, los datos de cada jefe de departamento). De esta forma lograremos

generar automáticamente todas las notas distintas para cada jefe de departamento.

Documento principal y Origen de los datos

De lo anterior deducimos que para combinar correspondencia necesitamos de

2 elementos fundamentales:

El documento principal: Contiene el texto fijo y los campos variables que toman

su valor del origen de los datos.

El origen de los datos: Es el lugar donde se encuentran almacenados los datos

que vamos a usar en el documento principal.

Veremos cómo realizar la combinación para cartas o notas, pero el alumno

podrá observar que también se pueden generar otro tipo de documentos.

Procedimiento

Para comenzar, deberemos disponer del texto fijo. Si ya tenemos un texto

redactado en Word, sólo deberemos abrirlo. Caso contrario, abrimos un documento en

blanco y lo redactamos.

Luego, para comenzar la combinación de correspondencia, deberemos

dirigirnos al menú Herramientas, Cartas y correspondencia, Combinar

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correspondencia…Esto nos abrirá un asistente del lado derecho de la ventana. En el

mismo tendremos que seguir 6 pasos:

Paso 1 de 6: Elegir el t ipo de documento:

Aquí podemos observar que efectivamente se

puede trabajar sobre otros tipos de documentos

diferentes a las cartas (sobres, etiquetas, lista de

direcciones). En nuestro caso, vamos a elegir la

opción carta, y hacemos clic en Siguiente.

Paso 2 de 6: Seleccionar el documento inicial

En este paso debemos seleccionar el

documento que contendrá el texto fijo. En

nuestro caso, la opción que deberemos

seleccionar es Utilizar el documento actual,

porque como dijimos al principio, nuestro

documento principal es el que abrimos al

comenzar. En caso contrario, tenemos otras

dos opciones:

Empezar a partir de una plantilla:

Podremos acceder a una serie de plantillas

preestablecidas para generar nuestro

documento principal.

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Empezar a partir de un documento existente: Nos permitirá buscar y abrir un

documento diferente al actual.

Dejamos seleccionada la primera opción y hacemos clic en Siguiente.

Paso 3 de 6: Seleccionar a los destinatarios

En este paso tenemos que

seleccionar el origen de los datos. Los datos

pueden provenir de diferentes fuentes.

• Utilizar una lista existente: puede ser

una tabla de Access, un archivo de

Excel, una tabla en otro documento

de Word, etc. Desde la opción

Examinar podremos buscar el archivo

que contiene el origen de los datos.

• Seleccionar de los contactos de

Outlook.

• Escribir una lista nueva: Si aún no

tenemos una lista creada, hacemos

clic en Crear y nos permitirá introducir

los valores en la lista.

Supongamos que tenemos los datos cargados en un archivo de Excel,

entonces deberemos elegir la primera opción, hacemos clic en Examinar, buscamos

nuestro archivo y cuando hacemos clic en abrir se nos abrirá el siguiente cuadro de

diálogo:

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Aquí veremos los datos que se combinarán. Aceptamos y luego en el asistente hacer

clic en siguiente.

Paso 4 de 6: Escribir la carta.

En este paso se puede redactar el

documento (si aún no se ha hecho).

Podemos insertar un Bloque de

direcciones..., una Línea de

saludo..., Franqueo electrónico... (si

tenemos la utilidad instalada), o Más

elementos.... En la opción Más

elementos... aparecerá la lista de todos los

campos del origen de datos y podremos

elegir de la lista el campo a insertar.

Una vez completado el documento,

hacemos clic en Siguiente.

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Paso 5 de 6: Vista Previa

En este paso podemos visualizar las

cartas tal como se escribirán con los valores

concretos del origen de datos.

Con los botones << y >> podemos ir

alternando entre cada una de las cartas

generadas. Si poseemos muchas y queremos

ver alguna en particular, disponemos de la

opción Buscar un destinatario que nos abrirá

un cuadro de diálogo donde podemos

introducir el campo buscado. También se

pueden realizar cambios como:

• Editar lista de destinatarios: desde allí

podremos realizar acciones como:

modificar, agregar, eliminar datos, etc.

• Excluir al destinatario: Eliminará de la

combinación al destinatario actual (no lo

eliminará del origen de datos, sólo de la combinación resultante).

Luego de realizar los cambios necesarios, hacemos clic en siguiente.

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Paso 6 de 6: Completar la combinación.

Para imprimir las cartas directamente hacemos

clic en Imprimir…

Si queremos guardar el documento resultante

con todas las cartas generadas, hacemos clic en Editar

cartas individuales… Nos aparecerá el siguiente cuadro

de diálogo:

Si deseamos que el documento contenga todas las cartas, elegimos Todos. Si

en cambio, sólo queremos el registro actual, elegimos Registro actual. Si queremos un

rango específico, lo indicamos en los campos Desde y Hasta.

Cualquiera de las opciones elegidas nos abrirá un documento nuevo con las

cartas elegidas que podremos guardar.

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