CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO

Objetivo general: Regular la estructura de Gobierno Corporativo para la gestión general de la COOPERATIVA EUTERPE R. L., sus negocios, La normativa de Gobierno Corporativo emitido por el INFOCOOP, en los principios establecidos por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) en 1999, y en los principios y valores propios del cooperativismo.

1. PRINCIPIOS

1.1 Generales

a. Garantizar a todos los asociados, funcionarios, proveedores y miembros de los cuerpos

sociales y de apoyo, la protección de sus intereses.

b. Emitir y revelar las informaciones pertinentes.

c. Promover la seguridad de una sana y transparente administración.

d. Determinar los procedimientos necesarios para un efectivo control de la administración y

los cuerpos directivos y el cumplimiento de sus responsabilidades.

e. Administrar todos los riesgos inherentes a las actividades cotidianas, estructurando un plan

para la identificación, monitoreo, control y mitigación para cada uno.

f. Definir claramente los principios morales de la entidad.

g. Detectar preventivamente conflictos de intereses que pudieran darse y planificar

estratégicamente sus soluciones.

h. Cumplir lo dispuesto en las normativas vigentes y futuras que corresponden a la

cooperativa.

1.2 Morales: Los designados en la Ley de Asociaciones Cooperativas y en los Capítulos II y III del

Estatuto.

1.3 Cooperativos: Los 10 principios que rigen a todas las asociaciones cooperativas, consagrados en

la Ley de Asociaciones Cooperativas, en su artículo 3.

2. DERECHOS 2.1 Los derechos de los asociados a. A recabar información relevante sobre la cooperativa de manera periódica; b. A participar de forma efectiva y votar en las Asambleas Generales, debiendo ser informados

acerca del reglamento, incluido el proceso de votación, que rige dichas Asambleas i. Se debe proporcionar a los asociados información suficiente, concerniente a la fecha,

lugar y agenda de estas Asambleas Generales, además de una información detallada sobre las cuestiones a tratar en ellas.

ii. Los asociados deben contar con la oportunidad de formular preguntas al Consejo de Administración e introducir puntos a debatir, dentro de un límite razonable, en la agenda de las Asamblea General de Asociados/Delegados.

iii. Se debe permitir a los asociados a votar personalmente o por delegación, confiriendo el mismo valor y efecto a los votos emitidos de una u otra forma.

c. Designar a los miembros del Consejo de Administración y comités permanentes (si los

hubiera); d. Participar de los excedentes y beneficios de la cooperativa. e. Participar y a estar lo suficientemente informados sobre las decisiones que acarrean

cambios fundamentales en la cooperativa, tales como: i. Modificaciones a los estatutos, u otros documentos de gobierno de la cooperativa; ii. La autorización para cambios en el sistema de aportes de capital, reservas; y

iii. Transacciones extraordinarias que deriven en la fusión, absorción o disolución de la cooperativa.

f. Los mecanismos de control societario deben funcionar de una manera eficiente y transparente.

i. La reglamentación y los trámites que rigen las transacciones extraordinarias como las fusiones, y la venta de partes sustanciales del activo social deben redactarse y comunicarse de forma directa y clara para que los asociados entiendan sus derechos y posibles recursos. Las transacciones deben realizarse con precios transparentes y en condiciones justas y equitativas a fin de proteger los derechos de todos los asociados.

ii. Los mecanismos “anti absorción” no se deben emplear para eximir a la dirección de sus responsabilidades.

iii. Los asociados, deben tomar en cuenta el coste y los beneficios derivados del ejercicio de su derecho de voto.

La COOPERATIVA EUTERPE R. L., se sujetará a los siguientes principios, consagrados en el artículo 3 de la Ley de Asociaciones Cooperativas.

“ARTICULO 3.- Todas las cooperativas del país deberán ajustarse estrictamente a los siguientes principios y normas”:

Libre adhesión y retiro voluntario de los asociados.

Derecho de voz y un solo voto por asociado.

Devolución de excedentes y aceptación de pérdidas por parte de los asociados en proporción a las operaciones que realicen con la cooperativa de acuerdo a su participación en el trabajo común.

Pago de un interés limitado a los aportes hechos al capital social.

Neutralidad racial, religiosa y política e igualdad de derechos y obligaciones de todos los asociados.

Fomento de la integración cooperativa.

Fomento de la educación y del bienestar social y mejoramiento de las condiciones de vida de los asociados y sus familias.

Duración indefinida, capital variable e ilimitado, y número ilimitado de asociados.

Responsabilidad limitada.

Irrepartbilidad entre los asociados de las reservas establecidas por ley y de excedentes producidos por las operaciones con personas que, sin ser asociados, hubieran usado los servicios de la cooperativa y de los ingresos no provenientes de la función social de la cooperativa, y

Autonomía en su gobierno y administración con excepción de las limitaciones que establece la presente ley.

Asimismo, las personas asociadas gozarán de los derechos consagrados en la Ley de Asociaciones Cooperativas y en los Estatutos Sociales.

2.2 Marco de aplicación: El Código de Gobierno Corporativo de la Cooperativa Euterpe R. L.,

promulgado por el Consejo de Administración debe ser acatado por todos los asociados, así

mismo el Manual de POLÍTICAS, Normas y Procedimiento, los reglamentos y cualquier otra

disposición interna que el Consejo de Administración, con apego a este Código, establezca.

2.3 Tratamiento equitativo de los asociados El gobierno de la Cooperativa debe asegurar un trato equitativo para todos sus asociados. Por ello:

a. Todo asociado debe ser tratado con equidad. i. Sea cual sea su condición, todo asociado debe tener los mismos derechos de voto.

Cualquier cambio de los derechos de voto debe estipularse mediante votación de los asociados.

ii. Los procesos y procedimientos de la Asamblea General de Asociados/Delegados deben permitir el trato equitativo de todos los asociados. Los procesos de la cooperativa no deben hacer excesivamente difícil o costosa la emisión de votos.

b. Las transacciones con información privilegiada y la negociación abusiva por cuenta propia deberán estar prohibidas.

c. Se debe exigir a los miembros del Consejo de Administración y a la dirección que revelen cualquier conflicto de interés material en transacciones o cuestiones que afecten a la asociación.

Por otra parte, es importante señalar lo establecido en la Ley de Cooperativas y en la Ley del Banco Central de Costa Rica sobre la igualdad en el trato de los asociados y que establecen lo siguiente:

Artículo 3 de la Ley de Asociaciones Cooperativas: “Todas las cooperativas del país deberán ajustarse estrictamente a los siguientes principios y normas, principalmente en lo referente al inciso e): Neutralidad racial, religiosa y política e igualdad de derechos y obligaciones de todos los asociados”.

Artículo 12 de la Ley de Asociaciones Cooperativas: “A ninguna cooperativa le será permitido:

Conceder ventajas o privilegios a los iniciadores, asociados fundadores, directores o administradores, o cualquier otro tipo de privilegio.

Autonomía en su gobierno y administración con excepción de las limitaciones que establece la presente ley”.

Adicionalmente, el artículo 155 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica establece en su inciso i) establece lo siguiente:

“será sancionada una entidad fiscalizada que efectúe operaciones, activas o pasivas, con sus accionistas, representantes, directivos, gerentes o los parientes de estos hasta el tercer grado por consanguinidad o segundo grado por afinidad o con las empresas vinculadas a estos, según lo dispuesto en el artículo 135, en condiciones diferentes a las aplicadas en las operaciones del giro normal con terceros independientes, cuando ello implique un riesgo para la liquidez o la solvencia de la entidad”.

2.4 La función de los grupos de interés social en el gobierno de la cooperativa El gobierno de las cooperativa debe reconocer los derechos de los grupos de interés social estipulados por ley y alentar una cooperación activa entre las sociedades y estas entidades en la creación de riqueza, empleo y lograr que las empresas sean financieramente sólidas.

a. El gobierno de la cooperativa debe asegurar que se respeten los derechos de los grupos de interés social estipulados por ley.

b. Donde los intereses de los grupos de interés social estén protegidos por ley, toda entidad debe contar con la posibilidad de obtener reparación efectiva por la violación de sus derechos.

c. El gobierno de las cooperativas debe introducir mecanismos que incrementen la participación activa de los grupos de interés social.

d. En caso que los grupos de interés social formen parte del proceso de gobierno de la cooperativa, deben tener acceso a información relevante.

III. ESTRUCTURA DEL GOBIERNO CORPORATIVO: El Gobierno Corporativo de Coopeeuterpe R. L.

está compuesto por:

a. Asamblea General

b. Consejo de Administración

c. Comité de Cumplimiento

d. Comité de Auditoría Interna

e. Comité de Riesgos

f. Comité de Tecnología de la Información

g. Gerencia General

h. Comité de Vigilancia

i. Auditoría Externa

3.1 Asamblea General: Tal y como lo establecen los Estatutos, la Asamblea General –Ordinaria o

Extraordinaria- representa la AUTORIDAD SUPREMA DE LA COOPERATIVA. Todos sus acuerdos son

de acatamiento obligatorio para todos los asociados (presentes o ausentes en ella), aún cuando

hayan expresado criterios contrarios y siempre que los mismos no vayan en detrimento de los

asociados y sus intereses comunes y sean congruentes con el Estatuto y las leyes correspondientes.

Los derechos y deberes de los asociados están definidos en el Estatuto y este Código tiene la

obligación de establecer todas aquellas disposiciones para una sana práctica de las acciones

cotidianas, que vienen a continuación:

3.1.1 Derechos inherentes a las asambleas

a. Ser convocados con un mínimo de 8 días por el medio masivo de circulación nacional más

conveniente.

b. Ser comunicados con la antelación necesaria de los temas a tratar y las propuestas a debatir

y acceder a los informes y/o argumentos relacionados.

c. A conocer el Reglamento de la Asamblea antes del inicio de la misma.

d. Tener participación activa en las votaciones.

e. Proponer, secundar o manifestar su posición contraria en los asuntos por discutir, con un

tiempo razonable de participación.

f. Solicitar la consignación de sus intervenciones en el Acta.

3.1.2 Del Reglamento de la Asamblea: Cada Asamblea contará con su respectivo reglamento. Éste

se dará a conocer, estudiar junto con la convocatoria y se podrá reformar y aprobar antes de iniciar

la asamblea. Contendrá, como mínimo:

a. La normativa para el desarrollo de la asamblea.

b. Los tipos de mayoría para los distintos asuntos a decidir.

c. Las normas regulatorias para las elecciones.

d. Los tipos de votación.

e. Las normas esenciales para el trámite de las mociones.

Es deber del Consejo de Administración mantener actualizado el Reglamento de Asamblea.

3.1.3 Sobre los informes: Todos los informes deben estar al alcance de los asociados antes de la

realización de la Asamblea, esto es responsabilidad del Consejo de Administración. Dentro de los

informes debe contarse con información sobre:

a. El Planeamiento Estratégico.

b. La información financiera y operativa.

c. Riesgos inherentes a las actividades y resultado de los planes de mitigación.

d. La auditoría anual externa.

e. La labor de los comités cuyo nombramiento es potestad del Consejo de Administración.

f. Reorganización estructural habida en el Gobierno y en las políticas de Gobierno.

g. Información del desempeño de los funcionarios.

3.2 El Consejo de Administración: Además de lo establecido en el Estatuto y la Ley, el Gobierno

Corporativo obliga a los miembros del Consejo de Administración a:

a. Definir las políticas administrativas.

b. Establecer los reglamentos necesarios y adecuados para las distintas funciones

administrativas, financieras y operativas.

c. Responsabilizarse de la marcha de la cooperativa.

d. Informarse documentalmente de todo lo actuado en las diferentes áreas.

e. Decidir sobre los diferentes temas que atañen a la cooperativa.

Inmediatamente finalizada la asamblea, el Consejo se instalará y designará los puestos establecidos

en el Estatuto, levantando en limpio el Acta correspondiente y firmando en el mismo acto el

Presidente y el Secretario recién designados.

Es prohibido a los miembros del Consejo de Administración desempeñar cargos de gerente general

o funcionario de la cooperativa.

Debe revisar y actualizar el Reglamento Interno del Consejo de Administración al menos cada dos

años, observando que contemple, básicamente:

a. Disposiciones generales.

b. Deberes y atribuciones generales y particulares.

c. Prohibiciones.

d. Asistencia, quórum y normas parlamentarias.

e. Disposiciones para el orden del día y las actas.

3.2.1 Requisitos de los miembros del Consejo de Administración, Comité de Vigilancia y Comité

de Educación y Bienestar Social: De acuerdo con el Reglamento de Gobierno Corporativo, dado por

el CONASSIF y ampliando lo dispuesto en los artículos 22, 23, 35, 36, 39 y 40 del Estatuto, son

requisitos para integrar el Consejo de Administración:

a. Ser asociado activo y tener un buen record de cumplimiento de las obligaciones con la

cooperativa.

b. Estar presente en la Asamblea que lo elija.

c. No ser miembro director de otra cooperativa de ahorro y crédito.

d. No dedicarse por cuenta propia o ajena a la intermediación financiera.

e. Tener reconocida solvencia moral.

f. Conocer los Estatutos, reglamentos y leyes reguladoras de las cooperativas de ahorro y

crédito.

g. Conocer las actividades y operaciones normales de la cooperativa, los servicios básicos y los

problemas normales.

h. Conocer el entorno cooperativo actual.

i. Tener conocimientos básicos sobre finanzas y tipos de riesgos y estar en disposición de

capacitarse en esos campos al ser nombrado en el Consejo de Administración.

j. Contar con la disponibilidad de tiempo mínima para el desempeño de sus funciones,

asistencia a cursos, seminarios, charlas, foros, congresos y otros que brinden información y

formación relacionada con su puesto en particular y con el desempeño en general.

k. No tener registros de haber pertenecido a Consejos de Administración o Juntas Directivas

cuestionadas o que hayan ocasionado problemas financieros u operativos por gestiones

indebidas.

l. Capacidad de decisión y de resolución de conflictos.

m. Presentar bajo fe de juramento, declaración escrita del cumplimiento de los requisitos y

mantenerla actualizada durante su gestión.

3.2.2 Inhabilitación, incompatibilidad y prohibiciones: Sin perjuicio de lo establecido en los

Estatutos y en las normativas y reglamentos vigentes, serán causa de inhabilitación,

incompatibilidad y prohibición:

a. Realizar o permitir realizar cualquier actividad contraria a los intereses económicos, sociales

y/o morales de la cooperativa y sus asociados, además de las ya contempladas legalmente.

b. Proponer o autorizar inversiones a sabiendas de las consecuencias negativas que acarrearán

a la cooperativa o por perseguir fines de especulación o usura.

c. Delegar funciones en personas ajenas al Consejo de Administración.

d. Dedicarse personalmente, a nombre de otro o por terceros a negocios de intermediación

financiera.

e. Aceptar u ofrecer privilegios a los asociados, directores o administradores.

f. Servir de fiador en operaciones crediticias dentro de la cooperativa.

g. Participar en la discusión, análisis y votación de solicitudes de crédito u otros asuntos en

que tenga interés directo o involucren a familiares hasta el segundo grado de

consanguinidad o afinidad.

h. Relacionarse laboral o profesionalmente o de cualquier forma directa con proveedores o

empresas proveedoras de bienes o servicios a la cooperativa.

i. Filtrar informaciones por medios ajenos a la gerencia general.

j. Atribuirse la representación de la cooperativa o del consejo, sin la debida autorización o

acuerdo en firme del Consejo de Administración. Toda participación oficial de un director

debe ser previamente avalada por dicho órgano.

k. Tener prohibición de ejercer cargos en entidades financieras públicas o privadas.

l. Ser funcionario de algún ente regulador de la actividad de intermediación financiera o haber

sido funcionario de ellas y estar suspendido, sancionado o removido de su cargo.

m. Aparecer como moroso en cualquier institución financiera o tener calificación por

comportamiento de pago superior a 2 en la emisión del Centro de Información Crediticia.

Tener calificación interna de la cooperativa en categoría de riesgo C1 o superior. Haber sido

castigado por cuentas incobrables en sus operaciones dentro de la cooperativa o de

cualquier institución financiera en los últimos cuatro años.

n. Tener procesos judiciales, o ser parte de ellos, en contra de la cooperativa.

o. De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad vigente (NIC 21) y el Plan de Cuentas

de SUGEF, estar vinculado por gestión con otro miembro del Consejo, comités o Gerencia.

p. Tener relación de parentesco, hasta el tercer grado de consanguinidad o afinidad, con el

Gerente General o personal ejecutivo.

q. No presentar la declaración jurada indicada en el punto 3.2.1.

En la declaración jurada que se establece en el punto siguiente, debe incluirse el cumplimiento de

estos requisitos.

3.2.3 Control de los Requisitos de los miembros de los Cuerpos Sociales:

a. Previo a su postulación como candidato, los asociados deben conocer los requisitos y las

consecuencias que acarrea la falta o el incumplimiento de ellos. Al postularse deberán

entregar una declaración jurada del cumplimiento de requisitos, inhabilidades y

prohibiciones para poder ser electo.

b. Si resulta electo, debe presentar la declaración anualmente.

c. Si durante su gestión deja de cumplir los requisitos se debe proceder de inmediato a su

sustitución, sin perjuicio de las responsabilidades y penas que puedan derivar de la acción

u acciones por las que se sustituye, internas o externas, civiles o penales.

d. El cumplimiento de los requisitos necesita el aval del Comité de Vigilancia, que deberá rendir

informes al respecto y enviarlo al Comité de Auditoría para su revisión y remisión al Consejo

de Administración según disponga el reglamento emitido por el Consejo.

e. Toda la documentación referida (declaraciones juradas e informes) se mantendrá a

disposición de la SUGEF en el momento que la solicite.

3.2.4 Obligaciones y responsabilidades de los miembros de los Cuerpos Sociales:

a. Todas las asignadas por ley y estatutos.

b. Las contenidas en el Reglamento Interno del Consejo de Administración.

c. Determinar y aprobar la VISIÓN, la MISIÓN, el PLAN ESTRATÉGICO y los VALORES de la

cooperativa.

d. Analizar trimestralmente los estados financieros y aprobar los estados financieros anuales

auditados antes de enviarlos a la SUGEF.

e. Supervisar la Gerencia General y solicitarle información aclaratoria suficiente y oportuna

para formar juicio crítico de su actuación.

f. Nombrar y sustituir los miembros de los comités de apoyo cuando corresponda y dictar y

aprobar los objetivos y reglamentos necesarios para el funcionamiento eficiente de ellos.

g. Analizar y aprobar los informes remitidos por dichos comités, Comité de Vigilancia, y

Auditoría Externa y tomar las decisiones procedentes.

h. Solicitar, analizar y aprobar, por lo menos tres veces al año, el informe detallado de la

Gerencia General sobre la Cartera de Crédito y la situación financiera.

i. Nombrar la Auditoría Externa, según propuesta al respecto por el Comité de Auditoría.

j. Dar seguimiento a los informes del Comité de Vigilancia sobre las debilidades

administrativas detectadas por la auditoría externa.

k. Aprobar las políticas establecidas en este Código para la confiabilidad de la información

financiera y los medios adecuados de control interno, las políticas de los comités de apoyo

y los procedimientos respectivos.

l. Evaluar periódicamente este Código de Gobierno Corporativo y realizar y registrar los

cambios necesarios.

m. Incluir en el Informe Anual de Gobierno Corporativo los aspectos relevantes del trabajo de

los comités de apoyo y el número de reuniones que celebraron en el periodo.

n. Mantener actualizado el registro de las políticas de Gobierno Corporativo.

o. Promover la oportuna y transparente comunicación con los órganos supervisores.

p. Dar seguimiento al cumplimiento de las normas de gestión de riesgos de acuerdo a las

políticas definidas.

q. Aprobar el Informe Anual de Gobierno Corporativo y mantenerlo a disposición de los

órganos supervisores.

r. Determinar el proceso de sucesión de los miembros del Consejo de Administración,

especialmente en la presidencia, vicepresidencia y secretaría.

3.2.5 Obligaciones y responsabilidades del Presidente del Consejo de Administración:

a. Todas las asignadas por ley y estatutos.

b. Las asignadas en el Reglamento Interno del Consejo de Administración.

c. Rendir y adjuntar declaración jurada de su responsabilidad sobre los estados financieros

auditados y el control interno, al enviar los mismos a SUGEF.

3.3 Comités de Apoyo: Para una óptima realización de las funciones del Consejo de Administración,

éste constituirá los comités especializados, donde fungirán algunos de sus miembros. Los comités

de apoyo filtrarán la información que el Consejo necesita analizar sobre las diferentes áreas

administrativas, financieras y operativas de la cooperativa. Para la estructura de Gobierno

corporativo de Euterpe R. L., el Consejo de Administración crea los siguientes Comités de Apoyo:

a. Comité de Auditoría.

b. Comité de Cumplimiento.

c. Comité de Riesgos.

d. Comité de Tecnología de la Información.

e. Comité de Auditoría Interna.

Para la integración de estos comités, el Presidente del Consejo propondrá los representantes de

éste en cada uno de los comités, de acuerdo con los reglamentos y normativas establecidas al

respecto. El Consejo de Administración debe procurar nombrar personas con conocimientos en el

área correspondiente, o que estén anuentes a recibir las capacitaciones necesarias. Si algún

miembro no cumple con las capacitaciones, debe ser sustituido. Cada comité de Apoyo debe contar

con su Reglamento, que el comité redactará y elevará al Consejo para su aprobación y debe estar a

disposición de la SUGEF.

El reglamento de los Comités de Apoyo debe contener, mínimo lo siguiente:

a. Políticas y procedimientos que guíen su gestión.

b. Funciones.

c. Requisitos para ser nombrado.

d. Normas para discusión y votación de temas.

e. Conformación del quórum.

f. Normas, requisitos y funciones establecidas en normativa y reglamentación de SUGEF.

g. Periodicidad de reunión.

h. Asuntos que debe atender (informes, controles, análisis) y remitir al Consejo.

Cada comité debe llevar un Libro de Actas, donde consten los acuerdos tomados y las actividades

planeadas y realizadas.

3.4 Comité de Auditoría

3.4.1 Integración y funcionamiento.

a. Está integrado por dos miembros propietarios del Consejo de Administración, el Presidente

del Comité de Vigilancia y el Contador.

b. Funciona como órgano de apoyo para controlar y dar seguimiento a las políticas,

procedimientos y métodos de control interno establecidos, de acuerdo con este Código.

c. Todos sus integrantes serán nombrados y sustituidos por el Consejo de Administración por

votación simple.

d. Los miembros designados deben comprometerse y responsabilizarse del cumplimiento de

sus funciones y aceptar las consecuencias en caso de incumplimiento.

e. Cumplir con todas las funciones y responsabilidades asignadas en las leyes, reglamentos y

normativas internas y externas.

f. Propiciar la comunicación entre los miembros del Consejo de Administración. La gerencia

general, el Comité de Vigilancia, la auditoría externa y las entidades supervisoras.

g. Recibir, conocer y analizar los informes sobre la efectividad y confiabilidad de los sistemas

de información y procedimientos de control interno.

h. Observar el cumplimiento del Plan de Trabajo Anual del Comité de Vigilancia.

i. Proponer al Consejo de Administración la firma o profesional independiente para la

Auditoría Externa y las condiciones de contratación, previa verificación de los requisitos

establecidos en el “Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados

por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN Y SUGESE”.

j. Revisar toda la información financiera contable antes de remitirla al Consejo de

Administración, observando los cambios contables, ajustes y estimaciones, la evaluación de

la continuidad del negocio y el cumplimiento de las leyes y regulaciones al respecto.

k. Revisar y enviar al Consejo de Administración los estados financieros anuales auditados, el

informe del auditor, los informes complementarios y la carta de gerencia.

l. Constatar que se realicen los ajustes propuestos por el auditor externo y si estos no se

realizan, comunicar al Consejo de Administración las razones y fundamentos para no

realizarlos.

m. Proponer al Consejo de Administración los procedimientos para la revisión y aprobación de

los estados financieros.

n. Evitar cualquier conflicto de interés entre la cooperativa y los encargados de la auditoría

externa.

o. Reportar semestralmente al Consejo de Administración sobre sus acciones.

3.5 Comité de Cumplimiento

3.5.1 Conformación

a. Gerencia General (coordinador del comité).

b. Dos miembros del Consejo de Administración.

c. Secretaría Administrativa.

3.5.2 Funciones

a. Todas las asignadas en leyes, normativas y reglamentos.

b. Prever y detectar cualquier acción tendiente al lavado de dinero, tanto de personas internas

como externas de la cooperativa.

c. Revisar y aprobar el programa de trabajo y el informe semestral del Oficial de

Cumplimiento.

d. Instruir al Oficial de Cumplimiento sobre las leyes nacionales e internacionales sobre la

legitimación de capitales.

e. Analizar las transacciones sospechosas que se detecten.

f. Tomar las decisiones relacionadas con la aplicación de normas, políticas, procedimientos y

leyes relacionadas con la Legitimación de Capitales.

3.6 Comité de Riesgos

3.6.1 Integración

a. Está integrado por un miembro del Consejo de Administración, un miembro del Comité de

Vigilancia y la gerencia general o su representante.

b. Solamente podrá reunirse con la presencia de los tres miembros.

c. Se rige por las estipulaciones dadas en el Manual de Riesgos de la Cooperativa, aprobado

por el Consejo de Administración.

3.6.2 Funciones

a. Analizar todos los temas relacionados con inversiones, manejo de liquidez, tasas de interés,

crédito, riesgo operacional, legal, de reputación y los que disponga el Consejo de

Administración.

b. Controlar los riesgos que se están asumiendo y el efecto que tendrán en los excedentes y el

patrimonio.

c. Velar por el cumplimiento de los límites y políticas dados por el Consejo de Administración

sobre los riesgos.

d. Determinar la eficacia y confiabilidad de los sistemas de medición.

e. Vigilar la existencia y aplicación de los controles necesarios y los planes de mitigación de

riesgos necesarios.

f. Enumerar las deficiencias principales de la cooperativa y proponer las soluciones

respectivas.

g. Coordinar procesos de capacitación sobre Administración de Riesgos para los cuerpos

directivos.

h. Ver el cumplimiento del Manual de Riesgos.

i. Todas las dispuestas por el Consejo de Administración.

3.7 Comité de Tecnología de la Información

3.7.1 Integración

a. Un miembro propietario del Consejo de Administración

b. El Gerente General

c. El responsable del área informática

d. El responsable de la función de riesgos

3.7.2 Funciones

a. Redactar el Reglamento Interno de funcionamiento para que sea aprobado por el Consejo

de Administración.

b. Acatar las disposiciones del Consejo de Administración.

c. Asesorar en la formulación del Plan Estratégico de TI.

d. Proponer las políticas generales de TI.

e. Revisar periódicamente el marco para la gestión de TI.

f. Proponer los niveles de tolerancia al riesgo de TI en congruencia con el perfil tecnológico de

la cooperativa.

g. Presentar semestralmente, o cada vez que sea necesario, un reporte sobre el impacto de

los riesgos asociados a TI.

h. Revisar que se tomen las medidas para gestionar el riesgo de TI consistentemente, de

acuerdo con las estrategias y políticas, y que se cuente con los recursos necesarios.

i. Recomendar las prioridades para las inversiones en TI.

j. Proponer el Plan Correctivo-Preventivo derivado de la auditoría y supervisión externa de la

gestión de TI.

k. Dar seguimiento a las acciones contenidas en el Plan Correctivo-Preventivo.

3.7.3 Operación: El comité será presidido permanentemente por cualquiera de sus miembros. Cada

miembro tiene derecho a voz y voto y son responsables del cumplimiento cabal de sus funciones.

Podrá contar con la colaboración de otras áreas cuando lo considere necesario. La periodicidad de

reunión será establecida por sus miembros, de acuerdo con las condiciones de la cooperativa y todas

las sesiones y acuerdos deberán constar en Libro de Actas del Comité.

3.8 Gerencia General

3.8.1 Requerimientos

a. Desarrollar sus funciones de acuerdo con los lineamientos de este Código de Gobierno

Corporativo.

b. Ser responsable de implementar los controles internos y ver que se acate lo dispuesto en

este Código y en el Reglamento de Gobierno Corporativo.

c. Rendir Declaración Jurada Anual de su responsabilidad sobre los informes financieros

auditados y el control interno.

d. Presentar a SUGEF los estados financieros auditados junto con la declaración jurada del

Presidente del Consejo de Administración y la suya.

3.8.2 Perfil personal y profesional

Es responsabilidad del Consejo de Administración establecer un perfil personal y profesional de la

persona a nombrar en el puesto de gerente general y velar por que esta persona cumpla con tales

condiciones, para un adecuado desarrollo de las responsabilidades del cargo.

3.9 El Comité de Vigilancia como auditoría interna

3.9.1 Funciones

a. Evaluar y recomendar acciones para mejorar el proceso de Gobierno Corporativo.

b. Aprobar y ejecutar un Plan de Trabajo Anual basado en los objetivos y riesgos de la

cooperativa y de acuerdo a las políticas establecidas por el Consejo de Administración.

c. Definir normas y procedimientos para guiar su actividad auditora interna.

d. Rendir informes periódicos al Consejo de Administración sobre el cumplimiento de su Plan

Anual.

e. Informar al Consejo de Administración sobre cualquier hallazgo que fue comunicado a la

administración.

f. Refrendar la información financiera remitida a SUGEF.

g. Evaluar la suficiencia y validez de los sistemas de control interno sobre las más importantes

transacciones de la cooperativa, según las normas y procedimientos de regulación

específica externa.

h. Evaluar el cumplimiento del marco legal y normativo vigente.

i. Mantener a disposición de SUGEF todos los documentos sobre su labor.

j. Evaluar el cumplimiento de los procedimientos y políticas para detectar riesgos de créditos,

legales, de liquidez, mercado, operativos y de reputación.

IV. POLÍTICAS GENERALES DE GOBIERNO CORPORATIVO

4.1 Sobre conflictos de Interés

a. Actuales y potenciales conflictos de interés identificados, que deben ser revelados y

explicados con suficiente detalle para medir sus impactos.

b. Toma de decisiones fundamentadas en el marco normativo rector de Euterpe R. L.

4.2 Sobre rotación, sucesión y evaluación del Consejo de Administración y comités de apoyo.

a. Acatar lo establecido en la Ley de Asociaciones Cooperativas, respecto al nombramiento,

reelección y remoción de los miembros del Consejo de Administración.

b. Acatar lo dispuesto en los artículos 24 y 29 del estatuto sobre el nombramiento y remoción

de los miembros del Consejo de Administración.

c. El Consejo de Administración contará con el mecanismo de evaluación necesario para

calificar el desempeño y no permitir el efecto de rutina o inercia.

d. El consejo de Administración debe elaborar, aprobar y poner en práctica una política

orientada a garantizar la sucesión ordenada de, al menos, la presidencia, la vice presidencia

y la secretaría.

e. En el reglamento de cada uno de los comités de apoyo debe establecerse las políticas de

rotación para sus miembros, exceptuando lo establecido por normas o normativas externas.

4.3 De reclutamiento, selección y administración de personal

a. La gerencia general deberá contar con políticas y procedimientos que aseguren la

neutralidad y eficiencia de los procesos de reclutamiento y selección, dando prioridad a

personal interno cuando se trate del mejor candidato.

b. Los procesos de selección y nombramiento deben apoyarse en el manual de puestos

aprobado por el Consejo de Administración, propuesto por la administración.

c. La cooperativa debe prever la ausencia de un servidor, teniendo al menos una persona que

pueda sustituirlo en su ausencia.

4.4 Remuneración e incentivos

a. Los salarios del personal deben responder a los niveles salariales del mercado.

b. El responsable de velar porque los esquemas salariales no generen conflicto de interés es el

Consejo de Administración.

c. Los incentivos salariales estarán en relación con evaluaciones objetivas de cumplimiento de

metas.

d. Los miembros del Consejo de Administración, órganos sociales y personal administrativo

que participen como integrantes de los comités de apoyo, tienen prohibido percibir dietas

por esa participación.

4.5 Información a los asociados, en su papel de dueños de la cooperativa.

a. De acuerdo a los derechos de los asociados, se debe establecer los mecanismos adecuados

para la convocatoria a asambleas y sus procesos previos.

b. La información financiera mensual debe estar a vista de los asociados apenas sea entregada

por el contador. La información crediticia el primer día hábil de cada mes.

c. Se debe instaurar, por los medios más convenientes y de mayor alcance, el servicio de

información que incluya información financiera, sobre planes estratégicos y operativos,

avance de proyectos y otros temas de interés.

d. Informar al Comité de Auditoría los cambios importantes en la información financiera

mensual.

e. La información personal de cada asociado no se revelará, a no ser por petición de un órgano

de fiscalización o supervisión o una autoridad judicial.

4.6 Relaciones con asociados-clientes.

a. Acatamiento obligatorio de la disposición del artículo 155 de la Ley Orgánica del Banco Central:

“será sancionada una entidad fiscalizada que efectúe operaciones, activas o pasivas, con sus

accionistas, representantes, directivos, gerentes o los parientes de estos hasta el tercer grado

de consanguinidad o afinidad o con las empresas vinculadas a estos, según lo dispuesto en el

artículo 135, en condiciones diferentes a las aplicadas en las operaciones de giro normal con

terceros independientes, cuando ello implique un riesgo para la liquidez o la solvencia de la

entidad.”

b. Cumplir lo dispuesto por SUGEF en el reglamento de divulgación de información y publicidad de

productos financieros.

c. Garantizar la igualdad respecto al acceso a la información, a los asociados.

d. No se emitirá publicidad engañosa ni se ocultará información.

e. Si se detecta un conflicto de interés con algún asociado, el caso se elevará a la Gerencia General

para que decida según lo establecido en este Código o para trasladarlo al Consejo de

Administración.

f. Todos los asociados activos, en general, tienen el mismo derecho de acceso a los servicios y

bienes de la cooperativa.

g. Euterpe R. L. garantiza a todos sus asociados los medios idóneos y las facilidades razonables

para tramitar cualquier reclamo, queja o duda, que será atendida y resuelta por el área o

autoridad aludida en el menor tiempo posible.

4.7 Relación con los proveedores

a. Toda persona, física o jurídica, que participe como proveedor debe registrarse en los

documentos que para tal efecto estarán disponibles en la secretaría administrativa y

entregar la documentación que se le pide.

b. Todo proveedor debe cumplir los lineamientos exigidos a los asociados por disposición de

la Ley 8204.

c. Todos los proveedores recibirán igualdad de trato para efectos de contratación.

d. Los proveedores deben firmar un contrato de confidencialidad.

e. Ningún miembro o familiar, hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad, del

Consejo de Administración, Comités, Gerencia o Personal puede participar como proveedor.

4.8 Revelación

a. Para un mejor Gobierno Corporativo, Euterpe R. L. revelará sus políticas de retribución e

incentivos para el personal y los órganos sociales.

b. La otra parte de la revelación es la indicación nominal de los miembros y puestos del Consejo

de Administración y el personal administrativo.

4.9 Relaciones intragrupo

a. Todo tipo de relaciones, financieras, de trabajo y sociales serán encaminadas hacia la

transparencia, cordialidad, mejor formación de precios, la competencia sana y el beneficio

de los asociados de la cooperativa.

b. Cuando se presentara algún conflicto de intereses entre uno o varios asociados y la

cooperativa, se seguirá lo establecido en el artículo 37 del estatuto. Cuando la controversia

sea entre la cooperativa y proveedores o servidores, se resolverá de acuerdo a la

reglamentación establecida y las leyes y normativas que regulan estas actividades. Para

otros tipos de controversias, se aplicará lo dispuesto en el Manual de políticas, normas y

procedimientos.

4.10 Relaciones con el ente supervisor

a. Una buena y fluida relación entre la cooperativa y SUGEF, u otros organismos de control,

marcará la idoneidad del Gobierno Corporativo. Se procurará garantizar la accesibilidad a

los documentos que dichos entes soliciten en el momento de su petición.

b. Toda instrucción o recomendación emanada de la SUGEF será acatada de inmediato y en

forma diligente por el receptor de la misma, de acuerdo a las políticas establecidas al

respecto.

4.11 Relaciones con los acreedores

a. Todos los acreedores tendrán la información suficiente y oportuna.

b. De acuerdo con los convenios y/o contratos establecidos, los pagos se realizarán en el

momento estipulado.

c. Las relaciones entre los acreedores y Euterpe R. L. siempre serán ganar-ganar, para una

garantía paralela.

V. ESQUEMA DE REMUNERACIÓN E INCENTIVOS PARA EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y

PERSONAL

5.1 Consejo de Administración: Los miembros del Consejo de Administración percibirán las

siguientes remuneraciones y beneficios:

5.1.1 Dieta. Los miembros del Consejo de Administración percibirán una dieta, según lo dispuesto

en el inciso e. del artículo 24 del estatuto. Así mismo los miembros de los cuerpos sociales

establecidos en la Ley de Asociaciones Cooperativas. Esta dieta debe basarse en la capacidad

económica de la cooperativa y mantenerse dentro de los límites razonables establecidos en el

mercado para tal efecto. Y se regirá por lo establecido, además del estatuto, por el reglamento

interno del Consejo de Administración.

5.1.2 Incentivo por años de servicio. Cada vez que cumplan con un quinquenio de servir en los

cuerpos sociales, según lo establecido en el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos.

5.2 Personal

5.2.1 Salario.

5.2.2 Incentivo por desempeño. Reconocimiento por años de servicio, cada quinquenio a partir del

primero de ellos y de acuerdo al Manual de Políticas, Normas y Procedimientos.

VI. MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y PERSONAL

6.1 Consejo de Administración: El Consejo de Administración actual está compuesto de la siguiente

forma:

MIEMBRO CARGO VENCIMIENTO

Meza Solano Enrique Presidente 31/03/2011

Portuguez Prado German Vicepresidente 31/03/2012

Vega Alvarado Raymundo Secretario 31/03/2011

Barboza Cisneros Edgar Gerardo Vocal 1 31/03/2011

Herrera Castillo Shirley Vocal 2 31/03/2012

Orlando Portocarrero Porras Suplente 1 31/03/2011

Remón Saturno Maritza Gioconda Suplente 2 31/03/2011

6.2 Personal

Nombre Puesto Años de servicio

Murillo Solano Carlos Guillermo Gerente General 2

William Flores Martínez Contador 4

Sáenz Castillo Laura Marcel Atención al usuario 1

Portuguez Rodríguez Yeimy Atención al usuario 1

Navarro Arce Anyelin Conserje 2

VII. ACTUALIZACIÓN, REVELACIÓN, PUBLICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LO ESTABLECIDO EN EL

CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO

7.1 Actualización

a. Las políticas de gobierno corporativo serán actualizadas por lo menos una vez al año, para

esto, el Consejo de Administración convocará a la gerencia y al Comité de Vigilancia.

b. En el proceso de revisión y actualización deben ser tratados todos los requerimientos y

sugerencias hechos por los entes reguladores, auditores y comités de apoyo.

7.2 Informes, revelación y publicación

a. El consejo de Administración debe aprobar, remitir y publicar, según lo dispuesto por los

entes supervisores, un Informe Anual de Gobierno Corporativo con corte al 31 de diciembre

de cada año. Este informe es de carácter público y debe enviarse a SUGEF a más tardar el

último día hábil de marzo de cada año.

b. El contenido del Informe Anual de Gobierno Corporativo está dado en el Anexo 1 del

Reglamento de Gobierno Corporativo SUGEF-SUGEVAL-SUPEN-SUGESE emitido por

CONASSIF.

c. El Consejo de Administración debe comunicar y presentar a la Asamblea General el Código

de Gobierno Corporativo y sus reformas.

d. El Código de Gobierno Corporativo debe publicarse en la página WEB y es responsabilidad

de la Gerencia General mantenerlo actualizado.

e. El Código de Gobierno Corporativo debe entregarse, impreso o en medios magnéticos, a

cualquier parte interesada que lo solicite.

7.3 Seguimiento

a. El Comité de Vigilancia será responsable de dar seguimiento al cumplimiento de lo

establecido en el Código de Gobierno Corporativo e informar al Consejo de Administración.

b. Cualquiera de las áreas operativas o comités de apoyo que detecten algún incumplimiento

a lo establecido en el Código de Gobierno Corporativo, debe informarlo de inmediato a la

Gerencia General, lo mismo si existiera algún requerimiento de actualización.

7.4 Sanciones

a. Cuando algún miembro de los cuerpos directivos o funcionario incumpla con las políticas

establecidas en el Código de Gobierno Corporativo será sancionado de acuerdo con los

lineamientos establecidos por la cooperativa, siguiendo lo establecido en la Ley Orgánica

del Banco Central de Costa Rica, Código de Trabajo, Manual de Políticas, Normas y

Procedimientos y el Estatuto.

b. El incumplimiento de las normas de este Código por parte del personal da origen a la

aplicación de medidas disciplinarias. Las sanciones serán:

Amonestación verbal

Apercibimiento por escrito

Suspensión del cargo (de uno a treinta días sin goce de salario)

Despido sin responsabilidad patronal

Las sanciones se aplicarán según la gravedad de la falta, a juicio de la Administración y serán hechas

constar en el expediente personal del funcionario.

Este Código de Gobierno Corporativo fue revisado y aprobado por el Consejo de Administración en

Sesión 3423 del 23 de febrero de 2012.

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

El presente Manual establece las Políticas, Normas y Procedimientos a que deben sujetarse todos

los asociados, miembros del Consejo de Administración, Comités y servidores administrativos y

operativos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Euterpe R. L.

I La Asamblea General.

1.1 Reglamento de la Asamblea

Artículo 1- La Asamblea General, Ordinaria o Extraordinaria, se sujetará a lo establecido en la

Ley de Asociaciones Cooperativas y el Estatuto.

Artículo 2- La Asamblea General Ordinaria se realizará todos los años en el mes de marzo. El

Consejo de Administración acordará la fecha de celebración considerando:

Artículo 3- Una vez acordada la fecha y hora de la Asamblea, el Consejo de Administración

comunicará al Gerente General para que éste realice la correspondiente

Convocatoria. La Convocatoria debe reunir, como mínimo, la siguiente información:

a. Indicación clara y oportuna de la fecha, hora y lugar donde se efectuará la

Asamblea.

b. Indicación de la hora de la segunda convocatoria, si fuera necesario.

c. Los informes que se analizarán.

d. En caso de haber propuesta de reforma a los Estatutos, el texto de cada

artículo y el texto sustitutivo propuesto.

e. De ser posible, el orden del día.

Artículo 4- El Orden del día se basará en los siguientes puntos, en su orden:

a. Recibimiento

b. Comprobación del Quórum legal por el Comité de Vigilancia

c. Apertura

d. Lectura y aprobación del Reglamento de la Asamblea (Artículos 9 al 20)

e. Aprobación del Orden del Día

f. Actos protocolarios:

Ingreso de la Bandera Nacional

Ingreso del Estandarte

Himno Nacional

Himno a la Cooperativa

Invocación

Recuerdo a asociados y asociadas fallecidos

Homenajes

g. Lectura del Acta Anterior

h. Informes

i. Elección de miembros para llenar vacantes en el Consejo de Administración,

Comité de Vigilancia y Comité de Educación y Bienestar Social

j. Mociones

k. Asuntos varios

l. Clausura

Artículo 5- Acatando las disposiciones legales, la Asamblea (Ordinaria o Extraordinaria), deberá

realizarse en primera o segunda convocatoria. En caso de ser en segunda

convocatoria, debe haber un lapso de una hora entre esta y la primera.

Artículo 6- Para poder participar en la Asamblea los asociados y las asociadas deben estar en

pleno goce de sus derechos.

Artículo 7- El quórum mínimo requerido para la realización de la Asamblea en primera

convocatoria es de más de la mitad de los asociados y para la segunda, al menos un

30%.

Artículo 8- El quórum requerido para las votaciones será comprobado por el Comité de

Vigilancia.

Artículo 9- La Asamblea será presidida por el Presidente del Consejo de Administración y en su

defecto por el miembro de más alto rango cuyo nombramiento se encuentre

vigente.

Artículo 10- En la discusión de los asuntos se seguirá estrictamente el Orden del día. Si

posteriormente surgen circunstancias especiales que ameriten su alteración deberá

ser aprobada por las dos terceras partes de los Asociados presentes.

Artículo 11- Antes de cada deliberación, la Presidencia pedirá a la Secretaría dar lectura a la

moción presentada y seguidamente, si hubiera criterio en contra, abrirá el debate,

concediendo la palabra a los que la soliciten, en su respectivo orden. Además,

tendrá la facultad de limitar el número de oradores inscritos para hacer uso de la

palabra, pero con paridad entre quienes estén a favor y quienes estén en contra de

lo propuesto.

Artículo 12- Todo asociado tendrá derecho a hacer uso de la palabra solo una vez sobre el

mismo asunto, teniendo un máximo de tres minutos. Quien esté en el uso de la

palabra no podrá ser interrumpido a no ser por la Presidencia para retirarle el uso

de la palabra por vencimiento del tiempo.

Artículo 13- Toda moción deberá ser presentada por escrito a la Presidencia y secundada por al

menos un Asociado. Ésta someterá a debate las que hubiere recibido en tiempo y

por orden de presentación. Recibida la votación consignará en ellas la palabra

aprobada o rechazada, según sea el caso.

Artículo 14- El proponente de la moción tendrá prioridad en el uso de la palabra y el derecho a

una segunda participación de dos minutos para replicar a quienes hubieren

participado en el debate.

Artículo 15- La Presidencia llamará al orden a todo el que se aparte del asunto en discusión o

que, dentro del mismo tema, se pronuncie en términos agresivos e irrespetuosos.

De no ser atendido el llamado le retirará el uso de la palabra y, según sea su

comportamiento posterior, la Asamblea en votación secreta decidirá su

permanencia como asambleísta.

Artículo 16- Las mociones serán:

a) La moción propiamente dicha, para presentar una proposición a la consideración

de la Asamblea.

b) De orden, a viva voz, para solicitar se vuelva al tema en discusión y

c) De enmienda, para solicitar que se realice una o varias modificaciones a la moción

en discusión.

Artículo 17- Si en el orden del día figurase el recibimiento, en hora determinada, de algún

visitante, a la hora prevista la Presidencia lo anunciará y suspenderá el debate

inmediatamente que termine el tiempo de quien esté en el uso de la palabra, para

que el visitante tenga su intervención.

Solamente en casos de extrema urgencia o conveniencia, se suspenderá el debate

para recibir visitantes sin previa solicitud de audiencia.

Artículo 18- Habrá dos formas de votación:

a. levantando la mano para votar afirmativamente y b. Secreta, consignando su voto en una papeleta entregada a cada

asociado para cada asunto. Artículo 19- Los acuerdos se tomarán por mayoría simple (más de la mitad de los presentes),

salvo cuando por mandato expreso de los Estatutos, las normas legales vigentes o

la Asamblea se determine una mayoría especial. La Asamblea tiene facultad para

aprobar o improbar cualquier asunto por unanimidad.

Artículo 20- De presentarse un caso no previsto en este Reglamento se procederá de acuerdo a

la costumbre, la jurisprudencia y los principios generales del derecho. De no haber

consenso en cuanto al proceder se conformará una Comisión Ad hoc, integrada por

el Presidente, un miembro del Comité de Vigilancia y un Asociado al azar. Está

comisión, en un máximo de cinco minutos, resolverá lo procedente. La resolución

emanada de la Comisión es vinculante a la Asamblea e inapelable.

1.2 Informes.

1.2.1 El Informe del Consejo de Administración debe contener el detalle de las labores

realizadas, número de sesiones del periodo, el Planeamiento Estratégico, la

información financiera contable, los riesgos detectados y el resultado de los planes de

mitigación, la labor e integración de los comités de apoyo y el desempeño de los

funcionarios de la cooperativa.

1.2.2 El informe del Comité de Vigilancia debe contener el detalle de la labor realizada, tanto

en su papel de vigilancia como en el de auditoría interna, número de sesiones del

periodo, plan de labores para el periodo siguiente, hallazgos y nivel de solución a cada

uno de ellos.

1.2.3 El informe del Comité de Educación y Bienestar Social debe contener las labores

realizadas, número de sesiones del periodo, el plan de labores del siguiente periodo y

su presupuesto.

1.2.4 Los comités de apoyo estarán a disposición para aclarar cualquier duda respecto al

informe dado por el Consejo de Administración.

II El Consejo de Administración.

2.1 El Consejo de Administración debe cumplir con todo lo establecido en la Ley de

Cooperativas, Ley Orgánica del Banco Central, Leyes, Reglamentos y Normativas de

CONASSIF, SUGEF, el Estatuto, las disposiciones expresas de la Asamblea General y del

Reglamento Interno del Consejo de Administración y las disposiciones del Código de

Gobierno Corporativo en todos sus alcances.

2.2 Para la elección de los puestos debe tomarse en cuenta la especialización o destreza especial

de los consejeros para desarrollar una mejor y eficiente labor como cuerpo colegiado.

2.3 El Consejo de Administración, por votación secreta, decidirá anualmente la conveniencia de

rotar los puestos de Presidente. Vicepresidente y Secretaría.

2.4 El Consejo de Administración, en su papel estratégico, ejercerá una adecuada vigilancia y

verificará que se cumpla adecuadamente con todas y cada una de las etapas de la Planeación

Estratégica.

2.5 El Consejo de Administración se cerciorará, por los medios más convenientes de que, por la

implementación de las medidas estratégicas, se beneficien los asociados, colaboradores e

interesados.

2.6 El Consejo de Administración guardará mesura en su participación en el área administrativa

de la cooperativa, sirviendo a esta desde su desempeño como ente crítico de apoyo y

actuando drásticamente cuando las circunstancias lo requieran. Su función principal hacia

la parte administrativa es de supervisión y vigilancia, por esto debe solicitar reportes e

informes periódicos.

REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Artículo 1 El Consejo de Administración procederá a instalarse una vez clausurada la Asamblea, bajo la presidencia del miembro propietario de mayor edad. La directiva estará integrada por un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario, y dos Vocales, quienes asumirán sus cargos inmediatamente después de haber sido electos. CADA PUESTO SE ELIGE POR VOTO SECRETO E INDIVIDUAL.

Artículo 2 Para llevar a cabo el proceso de instalación, deben estar presentes los cinco miembros propietarios.

Artículo 3 Una vez instalado, el Consejo de Administración fijará el día y la hora de las sesiones

ordinarias.

Artículo 4 El Consejo de Administración deberá reunirse en sesión ordinaria, por lo menos dos

veces al mes y en sesión extraordinaria, cuando lo convoque su Presidente o tres de

sus miembros. El quórum legal se conforma con tres miembros presentes a la hora

de inicio de la sesión correspondiente. Con cualquier tipo de quórum, los acuerdos

se toman con un mínimo de tres votos y los que exigen dos terceras partes con

quórum mínimo de cuatro votos. Todos los acuerdos se anotarán en el Libro de

Actas que será firmado por el presidente y por el Secretario de la sesión en que se

aprobó el acta correspondiente.

Artículo 5 El Orden del Día debe contener:

1. Comprobación del quórum

2. Apertura de la sesión

3. Aprobación del Orden del Día

4. Invocación

5. Acreditación de suplentes (cuando sea necesario)

6. Atención de visitas (solicitadas de antemano)

7. Lectura y aprobación del Acta anterior

8. Presentación del resumen de correspondencia (recibida y enviada)

9. Informe de presidencia y comisiones

10. Informe de gerencia

11. Control de acuerdos

12. Mociones y asuntos de los consejeros

13. Clausura de la sesión

Artículo 6 En caso de ausencia temporal de un miembro propietario de este órgano, se

autoriza a la Administración para que haga la convocatoria de los suplentes en su

orden.

Artículo 7 Cuando los miembros propietarios dejen de asistir a las sesiones del Consejo de

Administración por fallecimiento, expulsión, renuncia o por tres ausencias

consecutivas, o por cinco alternas en los últimos doce meses, siempre y cuando sean

ausencias injustificadas a criterio del Consejo, perderán sus credenciales, entrando

los miembros suplentes a ser miembros propietarios, siguiendo estrictamente el

orden definido por la Asamblea General y procediéndose a una nueva instalación.

Artículo 8 En caso de ausencia del Presidente, presidirá la sesión el Vicepresidente o en su

defecto el Vocal Primero. En caso de ausencia del Vicepresidente, lo sustituirá el

Vocal Primero o en su ausencia el Vocal Segundo. En caso de ausencia del Secretario,

lo sustituirá el Vocal Primero o en su defecto el Vocal Segundo.

Artículo 9 Funciones del Presidente:

a) Elaborar el orden del día.

b) Presidir las sesiones.

c) Representar al Consejo en los actos protocolarios y otros.

d) Firmar las actas de las sesiones en las cuales estuvo presente en el momento de la ratificación conjuntamente con la Secretaría.

e) Firmar todo documento que por razón de su cargo le compete. f) Velar por mantener la armonía y buena marcha de la Cooperativa. g) Convocar a sesiones extraordinarias cuando lo estime necesario. h) Ejecutar los acuerdos del Consejo que expresamente le sean encomendados. i) Conceder la palabra a los miembros del Consejo en el orden en que lo soliciten. j) Todas aquellas que la Ley, el Estatuto y los Reglamentos le señale. k) Velar por el cumplimiento de los acuerdos tomados en Asamblea General.

Artículo 10 Son deberes y atribuciones de todos los miembros del Consejo:

a) Asistir puntualmente a las sesiones. b) Discutir los asuntos que se someten a su conocimiento. c) Dar su voto a los asuntos que se someten a votación. d) Desempeñar las funciones y cargos que se le asignen dentro del Consejo y

comisiones de trabajo. e) Pedir la palabra acorde con el Reglamento de Deliberaciones. f) Pedir la revisión, revocatoria, modificación o ratificación de los asuntos del Consejo

de Administración. g) Formular proyectos, reglamentos, mociones y propuestas. h) Solicitar al Presidente del Consejo de Administración, a los Comités, Comisiones y

gerencia la información suficiente y necesaria respecto a cualquier asunto concerniente a la Cooperativa.

i) Participar en visitas a instituciones, atendiendo labores educativas, proselitistas y

sociales de la cooperativa. j) Promover el acercamiento a otras cooperativas nacionales y extranjeras. k) Estudiar colectiva e individualmente la Ley de Asociaciones Cooperativas, el

Estatuto y otros documentos acerca del Cooperativismo. l) Comunicar los motivos de inasistencia, justificando por escrito su ausencia a las

sesiones por medio de la Secretaría. m) Impugnar las actuaciones y resoluciones arbitrarias de la Presidencia. n) Guardar compostura y consideración en el trato para con sus compañeros y demás

directores y funcionarios de la Cooperativa. Artículo 11 Las propuestas para modificar o resolver un asunto de discusión se regirá por el

Reglamento de Deliberaciones.

Los directores pueden pedir revisión de un acuerdo antes de la aprobación del acta

de la sesión en el cual se tomó, revisión que se llevará a cabo durante la sesión en

el capítulo de mociones.

Artículo 12 Si hubiese empate en la votación, entonces no hay mayoría y por lo tanto, no hay

acuerdo. Y si en nueva votación persiste el empate cabe la revisión en la sesión

siguiente.

Articulo 13 Si se analiza, estudia y debate un asunto en el cual es parte interesada uno de los

directivos o alguno de sus parientes hasta el segundo grado de afinidad o de

consanguinidad, deberá retirarse del salón de sesiones después de ser oído, a fin de

que decida el Consejo lo que corresponda.

Artículo 14 En caso de ausencia de un miembro propietario, el Suplente lo sustituirá.

Artículo 15 Toda ausencia o llegada tardía se justifica ante el Consejo en forma escrita y debe

constar en el acta correspondiente. Si nadie objeta, se da por aceptada.

Artículo 16 Son atribuciones del Consejo de Administración, además de las señaladas en el

Estatuto, las siguientes:

a) Aprobar la creación de nuevos servicios a los asociados. b) Nombrar las comisiones de trabajo que sean necesarias para el buen

funcionamiento de la Cooperativa. c) Recibir, estudiar y proponer las reformas al Estatuto para someterlas a

conocimiento y aprobación de la Asamblea General. d) Designar los Bancos cuyos servicios utilizará la Cooperativa. e) Nombrar las personas que, junto con el gerente, firmarán los cheques. f) Decidir acerca de la admisión o suspensión de asociados y conocer de su renuncia. g) Recomendar a la Asamblea General la forma de distribuir los excedentes del

período. h) Aprobar la tasa de interés a pagar sobre los Certificados de Aprobación de los

asociados. i) Nombrar la comisión Central Organizadora de la Asamblea General. j) Dirigir las Asambleas Generales. k) Determinar la afiliación o la desafiliación a organismos de integración y de fomento

cooperativo, nacional e internacional.

l) Autorizar la contratación de empréstitos con instituciones nacionales, privadas o

públicas, siempre y cuando no excedan el límite fijado en la Ley de Regulación de la Actividad Financiera de las Cooperativas; así como la emisión o adquisición de títulos valores emitidos por alguna institución regulada por la Superintendencia General de Entidades Financieras, previo análisis técnicos que se acordare al efecto.

m) Autorizar la compra o el gravamen de los bienes de la Cooperativa, lo mismo que la inversión de los fondos disponibles.

n) Autorizar los carteles de licitaciones de los concursos de antecedentes, para la adquisición de bienes y la contratación de servicios y adjudicarlos o declararlos desiertos.

o) Autorizar a la Gerencia para celebrar convenios favorables, entre la Cooperativa y otros entes públicos o privados. Todos los convenios deberán contener la mención del acuerdo que autoriza su suscripción.

p) Fijar el salario del Gerente y determinar las políticas salariales y de incentivos de la Cooperativa.

q) Analizar y decidir sobre las solicitudes de crédito que requieran consideración especial, con el propósito de resolver problemas urgentes que presenten los asociados.

III Comités de apoyo 3.1 Comité de Auditoría

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE AUDITORÍA Artículo 1 El Comité de Auditoría estará integrado por dos miembros propietarios del Consejo

de Administración (electos entre ellos mismos por votación simple), el Presidente del Comité de Vigilancia y el Contador.

Artículo 2 Los miembros del Consejo de Administración y el Presidente del Comité de Vigilancia fungirán mientras dure su nombramiento. En caso de reelección, el Consejo de Administración determinará su permanencia o rotación.

Artículo 3 La función principal del Comité de Auditoría es servir de órgano de apoyo del Consejo de Administración, el cual le delega las funciones de control y seguimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos de control.

Artículo 4 Los miembros designados se comprometerán ante el Consejo de Administración de cumplir responsablemente con las funciones asignadas y asumir las consecuencias en caso de incumplimiento.

Artículo 5 Además de la función indicada en el artículo 3, el Comité de Auditoría deberá: a. Propiciar una buena y efectiva comunicación entre los miembros del

Consejo de Administración, la Gerencia General, el Comité de Vigilancia, la Auditoría Externa y las entidades supervisoras.

b. Solicitar, recibir, conocer y analizar los informes sobre la efectividad de los sistemas de información y procedimientos de control interno.

c. Observar el cumplimiento del Plan Estratégico y de los Planes de Trabajo Anual del Comité de Vigilancia, Comité de Educación y Bienestar Social y Comités de Apoyo.

d. Buscar opciones y proponer al Consejo de Administración la Firma o Profesional Independiente para la Auditoría Externa y las condiciones de contratación, una vez verificados los requisitos establecidos en el

“Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”

e. Revisar toda la información financiera contable antes de remitirla al Consejo de Administración, llevando cuenta de los cambios contables, ajustes y estimaciones, la evaluación de la continuidad del negocio y el cumplimiento de las leyes y regulaciones al respecto.

f. Revisar y enviar al Consejo de Administración los Estados Financieros Auditados, el Informe del Auditor, los Informes Complementarios y la Carta de Gerencia.

g. Constatar que se hayan realizado los ajustes propuestos por el Auditor Externo y, en caso contrario, informar al Consejo de Administración las razones y fundamentos tomados para no realizarlos.

h. Proponer al Consejo de Administración y al Comité de Vigilancia los procesos para la revisión y aprobación de los estados financieros.

i. Evitar cualquier conflicto de interés entre la cooperativa y los encargados de la Auditoría Externa.

j. Reportar semestralmente al Consejo de Administración las labores realizadas.

Artículo 6 El Comité de Auditoría estará presidido por uno de los miembros del Consejo de Administración y entre los demás miembros nombrarán un secretario y dos vocales.

Artículo 7 De cada reunión, ordinaria o extraordinaria, el Comité de Auditoría levantará un Acta que será firmada por los miembros presentes.

Artículo 8 El Comité de Auditoría se reunirá ordinariamente un día de la última semana de cada trimestre y hará quórum con tres de sus miembros. Todas sus decisiones las tomará por votación simple.

3.2 Comité de Cumplimiento

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO Artículo 1 El Comité de Cumplimiento estará integrado por el Gerente General quien presidirá,

un miembro Propietario y un Suplente del Consejo de Administración y la persona responsable del Área Operativa.

Artículo 2 Los miembros del Consejo de Administración fungirán mientras dure su nombramiento. En caso de reelección, el Consejo de Administración determinará su permanencia o rotación.

Artículo 3 La función principal del Comité de Cumplimiento es velar porque se cumplan los requerimientos de las leyes nacionales e internacionales sobre la legitimación de capitales.

Artículo 4 Los miembros designados se comprometerán ante el Consejo de Administración de cumplir responsablemente con las funciones asignadas y asumir las consecuencias en caso de incumplimiento.

Artículo 5 Además de la función indicada en el artículo 3, el Comité de Cumplimiento deberá: a. Prever y detectar cualquier acción tendiente al lavado de dinero, tanto del

personal interno como de los asociados actuales y potenciales. b. Analizar las transacciones y verificar que se hayan presentado los

comprobantes de ingresos y de ubicación física de los involucrados.

c. Tomar las decisiones relacionadas con la aplicación de normas, políticas,

procedimientos y leyes relacionadas con la legitimación de capitales. d. Verificar que se lleve a cabo la actualización periódica de los datos

personales de los asociados. e. Revisar los expedientes personales de los asociados y solicitar al Área

Operativa información de los expedientes personales virtuales de los mismos, para asegurarse de que cumplen con los requisitos establecidos en la Ley 8204.

f. Todas aquellas que al respecto les sean solicitadas por la entidades reguladoras y/o el Consejo de Administración.

g. Rendir informes al Consejo de Administración sobre su labor cada dos meses y mantener la información para cuando le sea solicitada por el regulador.

h. Nombrar un secretario de su seno. Los restantes miembros actuarán como vocales.

i. Llevar Actas de cada reunión, firmadas por los presentes. Artículo 6 Para hacer quórum se necesitan tres miembros.

3.3 Comité de Riesgos

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE RIESGOS Artículo 1 El Comité de Riesgos estará integrado por un miembro del Consejo de

Administración, un miembro del Comité de Vigilancia, un miembro del Comité de Educación y Bienestar Social y la Gerencia General o su representante.

Artículo 2 El Comité de Riesgos se rige por lo dispuesto en el Manual de Riesgos, aprobado por el Consejo de Administración.

Artículo 3 La función principal del Comité de Riesgos es velar porque se evalúen y se formulen métodos por los que se mitiguen los riesgos a nivel administrativo, de operación, de créditos, de ahorros, de equipo, edificio y mobiliario y de salud ocupacional.

Artículo 4 Los miembros designados se comprometerán ante el Consejo de Administración de cumplir responsablemente con las funciones asignadas y asumir las consecuencias en caso de incumplimiento.

Artículo 5 Además de la función indicada en el artículo 3, el Comité de Riesgos deberá: a. Prever y detectar cualquier riesgo que pueda causar impactos relevantes en

el quehacer de la cooperativa. b. Analizar todos los factores internos y externos que puedan generar o

acelerar riesgos. c. Tomar las decisiones relacionadas con la aplicación de normas, políticas,

procedimientos y leyes relacionadas con la atención y mitigación de riesgos y con la categorización de clientes de acuerdo a su historial crediticio dentro y fuera de la cooperativa.

d. Verificar que se lleve a cabo la actualización periódica de los datos personales de los asociados en cuanto a su comportamiento como deudor, en operaciones con la cooperativa y con otras entidades.

e. Revisar los expedientes personales de los asociados y solicitar al Área Operativa información de los expedientes personales virtuales de los

mismos, para asegurarse de que cumplen con los compromisos financieros adquiridos con la cooperativa.

f. Todas aquellas que al respecto les sean solicitadas por la entidades reguladoras y/o el Consejo de Administración.

g. Rendir informes al Consejo de Administración, sobre su labor, cada dos meses y mantener la información para cuando le sea solicitada por el regulador.

h. Nombrar un presidente, un secretario y dos vocales. i. Llevar Actas de cada reunión, firmadas por los presentes.

Artículo 6 Para hacer quórum necesita la presencia tres de sus miembros. MANUAL DE RIESGOS

1 Objetivo Principal

El Manual de Riesgos de la Cooperativa Euterpe R. L. tiene como objetivo principal definir las vías

para dictaminar, calificar, cuantificar, atender y mitigar los riesgos actuales y futuros.

1.1 Definición de áreas

Se determinan las siguientes áreas de riesgos:

a. Corporativos

b. Riesgos de Liquidez

c. Riesgos Crediticios

d. Riesgos Operacionales

e. Riesgos de Mercado

1.2 Para atender las áreas detalladas en el punto anterior se realizarán actividades de:

a. Evaluación de Enfoques

b. Simulación de Pruebas de Tensión

c. Desarrollo de Modelos

d. Priorización de Riesgos

e. Enfoques de Medición

1.3 Todas las actividades tendrán como objetivos específicos los siguientes:

a. Identificar

b. Medir

c. Monitorear

Los riesgos financieros y del negocio, alinear los riesgos y retornos y fortalecer el control interno

para informar y atenderlos.

2 Instrumentos

2.1 Para cumplir el objetivo principal y con la normativa BASILEA II, se utilizarán instrumentos

que permitan llenar las expectativas de las siguientes fases:

1. Alineamiento y Planificación

2. Diseño e Implementación

3. Pruebas y Aprobación

4. Monitorear y Controlar

2.2 Los instrumentos a utilizar deberán servir eficientemente para:

Analizar la brecha existente entre la condición actual de la cooperativa y los

requerimientos del documento de Basilea II

Identificar las acciones necesarias para el cierre de esa brecha

Simular los impactos en el capital si sucedieran riesgos de créditos, operacionales y

de mercado

Definir los enfoques de riesgos para desarrollar un Plan Maestro de Implementación

Definir las relaciones BENEFICIO/COSTO de cada enfoque y los efectos de la

implementación

Apoyar las diferentes áreas de la cooperativa con información oportuna y veraz para

la toma de decisiones

Definir las necesidades de información, de diseño estructural, procesos y sistemas

en la ejecución de los planes de trabajo de cada área

3 Administración de Riesgos

3.1 Riesgos Corporativos

Firmeza de la Visión empresarial

Definición de roles de propiedad de riesgos

Definición de la Gestión de Riesgo

Riesgo de estandarización de procesos

Racionalizar y agregar información de riesgos

Fortalecer y fomentar la previsión

La visión empresarial a escala de riesgo

3.2 Riesgos de Tesorería

Riesgos del entorno (mercado, inflación o deflación, tasas)

Predisposición al riesgo

La administración superior

Remuneración de operadores

Control de las operaciones

Auditoría interna

Medición de riesgos

Fijación de límites, monitoreo y cumplimiento

La mesa de dinero (intermediación a corto plazo)

Valorización, establecimiento de provisiones, nivel de provisiones y antigüedad de

las provisiones

Contabilidad

Back office (confirmación, pago y conciliación)

3.3 Riesgos de Crédito

Identificar, medir y controlar el crédito personal por riesgos demográficos,

socioeconómicos y económico financiero

Riesgo de Crédito de Portafolio (conocer la exposición de los créditos totales en la

cartera total)

Generación de flujo de efectivo de cada crédito (capital e intereses) por cambios en

el mercado para calcular la pérdida esperada y la pérdida máxima según el nivel de

confianza

Definir: número de créditos, monto total de créditos, % del Capital Social, los

mayores deudores, los plazos y grupos de riesgo común

3.4 Riesgos Operacionales

Grado de eficiencia y efectividad de la Alta Dirección

Grado de confiabilidad y exactitud de los informes financieros, estados contables y

sistema informativo

Riesgo de incumplimiento a leyes, normativas y regulaciones

Detectar “resistencias al cambio”

Disciplina y estructura

Nivel de cumplimiento de las directrices de la gerencia

Oportunidad y acierto en la toma de decisiones

Variación en los niveles de las actividades

Indicios de manejos inapropiados

Relación beneficio/costo de los sistemas y procedimientos

Cambios en las condiciones del mercado, leyes y reglamentos, en las condiciones

financieras de los grupos de crédito, experiencia acumulada en el periodo anterior,

en los planes estratégicos, en el presupuesto anual y en otros factores que se

detecten

4 INSTRUMENTOS

4.1

MATRIZ DE ANÁLISIS DE PROCESOS

Categorías de Calificación

Descripción del Concepto

Muy Crítico o Severo Variables esenciales: las que forman parte del negocio. Fallas, ausencias o utilización indebida de ciertas variables que ponen en peligro la supervivencia o viabilidad del negocio en general.

Crítico 2 Variables importantes: las que por fallas, ausencias o utilización indebida de ciertas variables inciden en la viabilidad operativa. El nivel de intensidad es superior a la clase Crítico 1, pero inferior a la de Muy Crítico

Crítico 1

Variables importantes: El nivel de intensidad es superior a la clase de No Crítico pero menor al Crítico 2. La actividad, fallas, ausencias o utilizaciones indebidas inciden sobre la viabilidad operativa.

No Crítico Variables de soporte: La actividad, sus fallas, ausencias o indebidas utilizaciones se pueden presentar sin afectar la continuidad de las operaciones.

4.2 Medición de Frecuencia o Probabilidad de recurrencia

Se efectúa utilizando una serie de datos, clasificándolos por categorías. Pueden usarse análisis

estadísticos o estimaciones cualitativas basadas en un razonamiento subjetivo. Si no hay datos

suficientes se trabaja con estimaciones. Ejemplo:

TABLA DE MEDICIÓN DE PROBABILIDAD DE FRECUENCIAS

Puntuación Calificación Grado

5 Muy Común 1 vez a la semana

4 Común 1 vez al mes

3 Frecuente 1 vez en un trimestre

2 Ocasional 1 vez en un semestre

1 Raro Menos de 1 vez al año

A esto se le llama PE (indicador de la posibilidad de riesgo). El PE se obtiene de la división del número

de hechos en los que se ha producido un riesgo entre el número de hechos totales.

Para la cuantificación de riesgos operacionales, el modelo de Basilea fija 7 áreas de tipos de riesgos:

1. Fraude interno

2. Fraude externo

3. Prácticas laborales y contra la seguridad en el trabajo

4. Clientes, productos y prácticas comerciales

5. Interrupción de transacciones y fallas en los sistemas

6. Daño en los activos físicos e instalaciones

7. Ejecución, entrega y administración de procesos

El impacto o la cuantía de la pérdida –de producirse el riesgo- se medirá a través del Indicador de

Impacto del Riesgo (LGE).

4.3 Estimación de Impacto

Se estiman las consecuencias o pérdidas por ocurrencias, partiendo de una etapa 0-0 de forma

cualitativa a través de un análisis subjetivo. Se utiliza el método de simulación de escenarios para

determinar el impacto según la descripción previa de los escenarios. Ejemplo:

TABLA DE MEDICIÓN DEL IMPACTO

MUY CRÍTICO

Catastrófico 2 Riesgo de continuidad del negocio, pérdida de clientes y/o ingresos

Catastrófico 1

Riesgo de exposición significativa a quejas importantes por incumplimiento o demandas de los clientes

CRÍTICO 2

Importante 2 Riesgo de interrupción de una parte de las operaciones

Importante 1 Riesgo de alteración o corrupción de datos y transferencia de datos

CRÍTICO 1

Moderado 3 Riesgo de pérdida de oportunidades de negocios

Moderado 2 Riesgo de infracción a las regulaciones

Moderado 1 Riesgo de demoras significativas en operaciones

NO CRÍTICO

Menor 2 Riesgo de caída de principales beneficios del negocio

Menor 1 Riesgo de inconvenientes importantes

0-0

Muy poco significativo 2 Riesgo de demoras en las actividades de negocios

Muy poco significativo 1 Riesgo de inconvenientes menores

La exposición al riesgo se obtiene del producto de la Probabilidad de Ocurrencia

TABLA DE CUANTÍA DE IMPACTO

Puntos Grado Descripción

5 Catastrófico Pérdidas mayores a ¢500.000

4 Importante Pérdidas entre ¢350.000 y ¢500.000

3 Moderado Pérdidas entre ¢250.000 y ¢350.000

2 Menor Pérdidas entre ¢150.000 y ¢250.000

1 Muy poco significativo

Pérdidas entre ¢v50.000 y ¢150.000

El Indicador de Impacto del Riesgo (LGE) se obtiene dividiendo la Cuantía de la Pérdida entre la

Cuantía Total de los Hechos Sujetos a Riesgos.

La Pérdida Esperada –si se produce el riesgo- se medirá por el Indicador de Riesgo (EL).

EL=PExLGE.

4.4 Matriz para Informes

Los Informes se basan en datos íntegros, precisos y oportunos relacionados con la Gestión de

Riesgos e incluirán:

1. La metodología empleada para la administración de riesgos

2. La identificación de los riesgos por proceso, unidad de negocios y apoyo,

actividades y por tipo

3. La identificación de eventos externos considerados como variables de

riesgo

4. La exposición al riesgo global, por área de operación y por tipo de riesgo

5. Los resultados de los diferentes análisis de sensibilidad y pruebas bajo

condiciones extremas

6. Los casos en que los límites de exposición al riesgo fueron rebasados, con o

sin autorización previa

7. El grado de cumplimiento de las políticas y procedimientos de la

administración de riesgos, teniendo en cuenta los informes anteriores del

Comité de Riesgos y del Comité de Auditoría Interna

8. Comentarios sobre los resultados de análisis de las auditorías realizadas

referidos al cumplimiento de las políticas y procedimientos de

administración de riesgos y de control interno

9. El proceso para la aprobación de propuestas, estrategias o iniciativas para

nuevas líneas de negocios, productos u otros y las correspondientes

coberturas requeridas. Las propuestas deberán contar con una descripción

general de la nueva operación, el análisis de riesgos implícitos y el

procedimiento para identificar, medir, monitorear, controlar, informar y

revelar los riesgos.

10. Revisión e informe sobre contratos provistos por terceros que constituyen

riesgos

11. Medidas adoptadas para la administración de los riesgos identificados y

plazos de aplicación para prevenirlos, reducirlos, transferirlos o

mantenerlos

12. Responsables de las actividades de control de riesgos

Ejemplo:

MATRIZ PARA INFORMES

Número Hecho Efecto Causa Recomendación

1 No hay Plan Operativo

Riesgo de desvío y peligro de no desarrollar eficientemente los objetivos institucionales

Falta de política del Consejo de Administración sobre planeamiento y calendarización de fechas de revisión

Documentar un instructivo del Plan Estratégico, calendarizar las evaluaciones periódicas y formular un plan de seguimiento a las acciones correctivas

2

No se pueden valorar objetivamente los precios justos de los servicios profesionales recibidos. No hay concurso de precios o la obligación de presentar tres presupuestos.

Se daría ineficiencia o sobre pago de servicios que no pueden determinarse por falta de información.

Las anteriores políticas operativas no incluían estos tipos de mediciones ni planificación para sostener los riesgos.

Fijar metas presupuestales con indicadores de control de los gastos de servicios, comparados con un nivel de referencia. Se requiere más de un indicador referido al mercado o al costo. Se debe efectuar una clasificación de proveedores de servicios profesionales por tipo de contratista y experiencia. Debe hacerse un seguimiento desde las especificaciones del contratista hasta la evaluación de la ejecución final del servicio y las perspectivas de satisfacción.

4.5 Informes de Indicadores

Son informes que se dejan haciendo constancia de operaciones examinadas para que sirvan de guía

en la administración y monitoreo de riesgos. Pueden ser:

Indicadores de Procesos Que evalúan la forma de llevar a cabo las actividades del programa:

tiempos de espera, porcentaje de colocadores de solicitudes que siguen los procedimientos para la

prevención de riesgos y porcentaje de clientes a quienes se informa sobre los productos, etc.

Indicadores de Logros que miden los resultados a nivel de Programa: cantidad de clientes atendidos,

porcentaje de clientes que reciben un trato adecuado, las tasas de fidelidad, etc. Ejemplo:

INDICADORES DE LOGROS

ASPECTO INDICADOR

Verificación de documentos del cliente y fiadores.

Calidad y cantidad de errores por mes.

Constitución y control de garantías. Conformidad o inconformidad con normas. Errores de tasación. Errores de registro.

Atención de clientes. Créditos otorgados, rechazados, clientes atendidos y concretados, quejas recibidas. Incremento en la cartera de clientes.

Determinación del Riesgo Crediticio. Calidad de análisis, errores, cartera vigente.

Metodología y sistemas de cobranza. Mora, situación de cartera, posibilidad de recuperaciones.

Sistema de Normas, Procedimientos y Disposiciones Operativas Internas.

Normas propuestas y normas aprobadas. Número de observaciones de usuarios. Tiempo útil a tiempo de proceso.

Personal de la institución. Cumplimiento de los requisitos del puesto: conocimientos, aptitudes, experiencia, Evaluación del Personal, sanciones.

Control de Gastos Operativos y Administrativos.

Presencia de ítems innecesarios. Porcentaje con respecto a la cartera.

Archivo de documentos y expediente de clientes.

Expedientes extraviados, procesos demorados. Ordenamiento.

Créditos morosos. Cartera pesada y refinanciaciones.

Frecuencia. Importancia.

Indicadores de Resultados que miden los efectos del programa a corto plazo y los impactos de largo

plazo en la población general: la incidencia de propuestas denegadas sobre propuestas totales, la

tasa de morosidad de clientes aprobados bajo los procedimientos crediticios, etc.

3.4 Comité de Tecnología de la Información

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Artículo 1 El Comité de Tecnología estará integrado por un miembro del Consejo de

Administración, la Gerencia General, el representante del Área de Informática y un miembro del Comité de Riesgos.

Artículo 2 El Comité de Tecnología se rige por lo dispuesto en el Manual de Gobierno Corporativo, aprobado por el Consejo de Administración.

Artículo 3 La función principal del Comité de Tecnología es velar porque se evalúen y se formulen métodos y prácticas para mantener los sistemas y equipos informáticos en el mejor estado posible.

Artículo 4 Los miembros designados se comprometerán ante el Consejo de Administración de cumplir responsablemente con las funciones asignadas y asumir las consecuencias en caso de incumplimiento.

Artículo 5 Además de la función indicada en el artículo 3, el Comité de Tecnología deberá: a. Prever y detectar cualquier posibilidad de daño u obsoletismo en el área de

informática de la cooperativa.

b. Analizar todos los factores internos y externos que puedan generar o

acelerar riesgos, obsoletismo o daños en los equipos, programas y el manejo adecuado de ellos.

c. Tomar las decisiones relacionadas con la aplicación de normas, políticas, procedimientos y leyes relacionadas con la utilización de programas con licencia registrada.

d. Verificar que se lleve a cabo la actualización periódica de los equipos y programas que la cooperativa requiere para su óptimo funcionamiento y resguardo de la información.

e. Revisar los contratos actuales y proponer mejoras en ellos, o presentar innovaciones, para el mantenimiento de equipos y programas informáticos.

f. Todas aquellas que al respecto les sean solicitadas por la entidades reguladoras y/o el Consejo de Administración.

g. Rendir informes al Consejo de Administración sobre su labor cada dos meses y mantener la información para cuando le sea solicitada por el regulador.

h. Nombrar un presidente, un secretario y dos vocales, de su seno. i. Llevar Actas de cada reunión, firmadas por los presentes.

Artículo 6 Para hacer quórum necesita la presencia de tres de sus miembros. IV Gerencia General

REGLAMENTO DE LA GERENCIA GENERAL Artículo 1 La Gerencia General debe desarrollar sus funciones de acuerdo con los lineamientos

del Código de Gobierno Corporativo. Artículo 2 La Gerencia General debe ser la responsable de implementar todos los controles

internos y de velar porque se acate lo dispuesto en el Código de Gobiernos Corporativo.

Artículo 3 La Gerencia General debe rendir, al cierre de cada periodo económico, Declaración Jurada de su responsabilidad sobre los Estados Financieros Auditados y el control interno.

Artículo 4 La Gerencia General es la responsable de entregar a SUGEF los Estados Financieros Auditados y todo informe establecido por ella o solicitado específicamente.