Școala gimnazialĂ ”nicolae bĂlcescu” · 9 bibliotecã scolarã - biblioteca organizatã în...

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,

JUD. BACĂU

APROBAT,

DIRECTOR,

PROF. ANTIP CRINA RAMONA

……………………………..

AVIZAT

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

PROF. SAVA RODICA

…………………….

OPIS DOCUMENTE

STANDARDUL 9 – PROCEDURI

BIBLIOTECA

Nr.crt. / Cod

formular Documente privind mediul de control Pag.

PO-95.01 GESTIONAREA FONDULUI DE CARTE 3

F01-PO-95.01 Inventar fond de carte 32

F02-PO-95.01 Registru evidenţă fond de carte 33

F03-PO-95.01 Proces-verbal predare-primire cărţi 34

F04-PO-95.01 Notă intrare recepţie (NIR) 35

F05-PO-95.01 Cerere achiziţie fond de carte 36

F06-PO-95.01 Cerere scoatere spre casare 37

PO-95.02 UTILIZAREA FONDULUI DE CARTE 38

F01-PO-95.02 Fişă abonat 56

F02-PO-95.02 Registru evidenţă abonaţi 57

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

GESTIONAREA FONDULUI DE CARTE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-95.01

3

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA


PO-95.01

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

4

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Elemente privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1.1 Elaborat Ciaicovschi Luminița Roxana

Bibliotecar 02.11.2018

1.2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM

02.11.2018

1.3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona

Director 02.11.2018


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

5

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

6

Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din

cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Scopul

difuzarii

Ex.

nr.

Compar-

timent

Functia Nume si prenume Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

3.1 Informare/

Aplicare

1 Biblioteca Bibliotecar Ciaicovschi Luminița

Roxana

02.11.2018

3.2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

3.3 Verificare 1 Comisia

SCIM

Presedinte Sava Rodica

02.11.2018

3.4 Arhivare 1 Biblioteca Bibliotecar Ciaicovschi Luminița

Roxana

02.11.2018


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

7

1. Scopul procedurii operationale

1.1. Scopul procedurii: de a stabili reguli clare privind modul de lucru si gestiunea bibliotecii

din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

1.2. Dã asigurãri cu privire la existenta documentatiei adecvate derulãrii activitãtii.

Procedura are scopul de a reaiiza: modul de lucru in cadrul bibliotecii entitatii publice.

1.3. Asigurã continuitatea activitãtii, inclusiv în conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul cã, procedurarea activitãtii permite aplicarea acesteia de cãtre orice alt salariat care îl

înlocuieste pe cei în functie la data elaborãrii prezentei proceduri.

1.4. Sprijinã auditul si/sau alte organisme abilitate în actiuni de auditare si/sau control, iar pe

manager în luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfãsurãri a Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

8

2. Domeniul de aplicare a procedurii operationale

2.1. Precizarea (definirea) activitãtii la care se referã procedura operationalã - Evidenta,

gestionarea si inventarierea documentelor din cadrul bibliotecii unității.

2.2. Delimitarea explicitã a activitãtii procedurate în cadrul portofoliului de activitãti

desfãsurate de -activitatea procedurata este initiata de personalul angajat in cadrul bibliotecii

entitatii publice, are la baza legislatia privind gestiunea patrimoniului bibliotecii.

2.3. Listarea principalelor activitãti de care depinde si/sau care depind de activitatea

proceduratã - activitatea bibliotecii Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale

activitãtii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activitãtii.

-compartimentele furnizoare de date sunt : biblioteca Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;

-beneficiarul rezultatelor acestei activitãti procedurate: personalul Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”;

- compartimentele implicate sunt : biblioteca Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

9

3. Documente de referintã (reglementãri) aplicabile activitãtii procedurate

3.1. Reglementãri internationale

Nu este cazul.

3.2. Legislatia primarã

• Legea 334/2002 bibliotecilor actualizata;

• Lege nr. 344/2009 - pentru completarea art. 8 din Legea bibliotecilor nr. 334/2002;

• Lege nr. 156/2009 - pentru completarea art. 8 din Legea bibliotecilor nr. 334/2002;

• Lege nr. 114/2006 - pentru aprobarea Ordonantei Guvernului nr. 26/2005 privind

managementul institutiilor publice de culturã.

3.3. Legislatia secundarã

• Ordonanta nr. 26/2006 - pentru modificarea si completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002;

• NORME METODOLOGICE 9 iunie 2000 privind evidenta, gestionarea si inventarierea

documentelor specifice bibliotecilor publice;

• Ordinul 4775 /2009 pentru aprobarea formularelor tipizate generale de biblioteca.

3.4. Alte documente, inclusiv reglementãri interne ale Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”;

- Organigrama;

- Regulamentul de organizare si functionare;

- Fisele posturilor;

- Decizia ordonatorului de credite al Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

10

4. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati în procedura operationalã

4.1 Definitii ale termenilor

1 Procedura operationalã - Prezentarea formalizatã, în scris, a tuturor pasilor ce trebuie

urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat în vederea realizãrii activitãtii, cu

privire la aspectul procesual.

2 Editie a unei proceduri operationale - Forma initialã sau actualizatã, dupã caz, a unei

proceduri operationale, aprobatã si difuzatã.

3 Revizia în cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adãugare, suprimare sau altele

asemenea, dupã caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii

operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate.

4 Bibliotecã - institutia, compartimentul sau structura specializatã ale cãrei atributii

principale sunt: constituirea, organizarea, prelucrarea, dezvoltarea si conservarea colectiilor de

cãrti, publicatiilor seriale, a altor documente de bibliotecã si a bazelor de date, pentru a facilita

utilizarea acestora în scop de informare, cercetare, educatie sau recreere; initierea, organizarea

si desfãsurarea de proiecte si programe culturale, inclusiv în parteneriat cu autoritãti si institutii

publice, cu alte institutii de profil sau prin parteneriat public-privat; în cadrul societãtii

informatiei biblioteca are rol de importantã strategicã.

5 Bibliotecã nationala - institutie învestitã cu sarcina de a achizitiona, de a prelucra si de

a conserva la nivel national documente din toate domeniile cunoasterii si, în particular, pe cele

referitoare la limba si la civilizatia românã; organizatoare a Depozitului legal de documente;

principala sursã documentarã pentru cunoasterea culturii nationale, cu rol în desfãsurarea unor

programe culturale de interes national si international.

6 Bibliotecã universitarã - biblioteca aflatã prioritar în serviciul studentilor, al cadrelor

didactice si al cercetãtorilor din universitãti si alte institutii de învãtãmânt superior si de

cercetare care, în limitele prevãzute de regulamentul de organizare, poate functiona si ca

bibliotecã publicã.

7 Bibliotecã specializatã - biblioteca destinatã în principal unei categorii de beneficiari

sau colectionãrii, cu prioritate, a unor tipuri de documente ori pentru a rãspunde necesitãtilor

specifice organismului tutelar.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

11

8 Bibliotecã publicã - biblioteca de tip enciclopedic pusã în slujba unei comunitãti

locale sau judetene.

9 Bibliotecã scolarã - biblioteca organizatã în cadrul unei institutii de învãtãmânt

preuniversitar, care se aflã cu precãdere în serviciul elevilor si al cadrelor didactice din institutia

respectivã si care, în limitele prevãzute de lege si de regulamentul de organizare, poate

functiona si ca bibliotecã publicã.

4.2 Abrevieri ale termenilor

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. OTC Ordonator tertiar de credite

2. AF Admnistrator financiar

3. AFP Administrator de patrimoniu/ gestionar

4. Ct Contabilitate

5. E Elaborare

6. V Verificare

7. Ap Aprobare

8. Ah Arhivare

9. Acp Alte compartimente

10. Bbl Biblioteca/bibliotecar

11. OPC Ordonator principal de credite


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

12

5. Descrierea procedurii operationale

5.1 Generalitãti

Biblioteca Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” reprezintã acea structurã specializatã ale cãrei

atributii principale sunt: constituirea, organizarea, prelucrarea, dezvoltarea si conservarea

colectiilor de cãrti, publicatiilor seriale, a aitor documente de bibliotecã si a bazelor de date,

pentru a facilita utilizarea acestora în scop de informare, cercetare, educatie sau recreere;

initierea, organizarea si desfãsurarea de proiecte si programe culturale, inclusiv în parteneriat

cu autoritãti si institutii publice, cu alte institutii de profil sau prin parîeneriat public-privat; în

cadrul societãtii informatiei biblioteca are rol de importantã strategicã.

5.2 Documente utilizate

5.2.1. Lista si provenienta documentelor:

a. evidenta patrimoniului bibliotecii

o registre de miscare a fondurilor (R.M.F.);

o registre de inventar (R.I.);

o fise tipizate;

o fise analitice de evidentã însotite de imagini foto.

b. accesul în bibliotecã:

o Fisã de înscriere la bibliotecã;

o Permis de acces utilizat de biblioteci informatizate;

o Permis de acces utilizat de biblioteci neinformatizate;

o Registru de înscriere a cititorilor;

o Fisã contract de împrumut;

o Buletin de cerere;

o înstiintare de restituire;

o Declaratie de pierdere a publicatiilor;

o Fisã de lichidare.

c. activitatea de bibliotecã:

o Caiet de evidentã a activitãtii de bibliotecã;


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

13

o Raport statistic anual;

o Raport statistic de utilizare a bibliotecii;

o Registru de miscare a fondurilor.

5.2.2. Continutul si rolul documentelor:

Evidenta manualã a documentelor de bibliotecã (cãrti, publicatii periodice si alte documente

grafice si audiovizuale) se tine pe formulare tipizate, astfel:

a)evidenta globalã - pe registre de miscare a fondurilor (R.M.F.) - structuratã pe trei pãrti (l -

intrãri; 2 - iesiri; 3 - recapitulare);

Evidenta primara-RMF

• Registrul de miscare a fondurilor-RMF ( cod 19-1-1)

• evidenta centralizatã a patrimoniului bibliotecii

3 pãrti:

• intrare - :Fiecare lot de cãrti (toate cãrtile care se gãsesc pe acelasi act însotitor ) este

înregistrat pe un singur rînd în Registrul de Miscare a fondurilor RMF.

• An Nr. intrare Data inreg. Provenienta Act însotitor Doc. In stoc Doc. In stoc înregistrare

in RI inreg.

• Cant. Val De la nr. La nr,

• Pentru rubrica provenientã se vor folosi sigle- ed...BJ, donatie.

• Evidenta stocurilor de publicatii care intrã in bibliotecã ne furnizeazã date despre ritmicitatea

intrãrilor în biblioteca

• Numãrul curent din RMF va fi trecut si pe actul însotitor.

• La sfirsitul anului sub ultima înregistrare din RMF la intrãri se trage o linie cu altã culoare

si se fac totalurile cantitative si valorice a tuturor intrãrilor din anul respectiv . Acestea se inscriu

la Recapitulare pe rândul Intrãri în cursul anului.

• iesire

• Partea a doua contine grupurile de cãrti, selectate pentru scoaterea din gestiune.

• Aceste iesiri propuse trebuie sa fie propuse de bibliotecar, aprobate de primãrie si operate

in evidentele de bibliotecã.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

14

• Iesirile pot fi fãcute la intervale de timp regulate ca urmare a unei reorganizãri sau reevaluãri

periodice a colectiei, sau pot avea loc în urma inventarului de verificare a colectiei.

• O iesire nu poate fi operatã în registre decât dacã a fost aprobatã de ordonatorul local de

credite-de cãtre primãrie.

• Toate u.b.-urile propuse pentru iesire vor fi trecut pe un borderou care sã continã:

• Nr.crt. Nr. inventar Autor Titlu Editura, an pret Cota observatii

• recapitulare III- Partea a treia - Recapitularea

• In fiecare an trebuie fãcut bilantul tuturor operatiunilor care au avut loc in gestiune

Fisele de evidentã preliminarã a serialelor

- evidenta individualã a serialului pânã la constituirea volumului de bibliotecã* *( ziare si

reviste ) Evidenta individuala -RI

• Registrul inventar - R I (cod 19-1 -2) contine evidenta individualã (înregistrarea fiecãrui

volum de bibliotecã)

• - inventariere — conservarea descriptivã a documentelor unei colectii, în general, în ordinea

cronologicã a achizitiei

• - existã registre separate pe tipuri de documente ( cãrti, seriale etc.)

REGULI DE COMPLETARE a documentelor de evidentã

• RMF si RI sunt documente unice pe bibliotecã.

• Paginile RI se numeroteazã, pe ultima paginã se mentioneazã numãrul acestora si se pune

stampila bibliotecii..

• în RI numerele de inventar se dau de la l la infinit.

• Numãrul de inventar al documentelor scoase din evidente nu se atribuie altor documente.

• în RMF numerele curente se atribuie de la nr. l în fiecare an.

• Fiecare element bibliografic se completeazã în rubrica destinatã (autor, titlu, an ...), citet,

fãrã stersãturi, cu cernealã albastrã.

• Modificãrile se fac cu culoare rosie.

• Prescurtãrile se fac conform standardelor.

RI nu se recopiazã, se pãstreazã în arhivã în starea în care se gãsesc


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

15

5.2.3 Circuitul documentelor:

biblioteca - contabilitate - ordonator de credite- biblioteca- arhiva

5.3. Resurse necesare

5.3.1. Resurse materiale: calculatoare, laptopuri, internet, biroticã, consumabile

5.3.2. Resurse umane: conform organigramei si statului de personal

5.3.3. Resurse financiare: prevederile bugetare ale sumelor necesare

5.4 Modul de lucru

5.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitãtii

Bibliotecile scolare se organizeazã si functioneazã in scoli si sunt finantate din bugetele

acestora.

5.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitãtii

5.4.2.1. Colectiile bibliotecilor sunt formate din urmãtoarele categorii de documente:

1.documente specifice:

a)tipãrituri (cãrti, periodice si extrase din cãrti sau din periodice, almanahuri, calendare,

partituri, atlase, hãrti, foi volante, afise, anunturi, programe, proclamatii, descrieri de inventii,

norme tehnice, cataloage de produse sau de reclamã, reproduceri de artã în serie, albume,

stampe, gravuri, portrete, tablouri, ilustrate, produse filatelice etc.);

b)înregistrãri multimedia: discuri, casete, microfise, microfilme, filme, diapozitive, compact

discuri si altele asemenea;

c)documente multiplicate în serie prin proceduri fizico-chimice diferite (litografiere,

xerografiere, fotografiere etc.);

d)manuscrise;

e)alte documente (de exemplu: filme, acte de stare civilã si de evidentã a populatiei, cu valoare

documentarã, care fac parte din colectiile speciale sau din studii locale);

f)documente electronice, informatice, software;

g)materiaie purtãtoare de informatii pentru nevãzãtori si alte categorii de persoane defavorizate;

2.documente nespecifice bibliotecilor, altele decât cele prevãzute la pct. l.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

16

Nu fac parte din colectiile de documente ale bibliotecilor:

a)documentele publicate în serie, care au un alt regim de pãstrare: filme de orice fel, în afara

celor necesare în activitatea de bibliotecã; acte de stare civilã si de evidentã a populatiei,

bancnote si alte documente cu valoare: bilete de bancã, mãrci postale, documente de platã si

speciale, altele decât cele mentionate mai sus;

b)documente fãrã valoare informationalã în sine: formulare tipizate, registre, chitantiere,

boniere si alte documente care se constituie în suport pentru înscrisuri.

Documentele de mai sus fac parte din categoriile tezaur sau fond al patrimoniului cultural

national mobil ori sunt bunuri culturale comune, dupã caz.

Documentele care sunt bunuri culturale comune nu sunt considerate mijloace fixe, cu exceptia

ceior care se constituie în colectii speciale si în depozit legal local.

Cotele de uzurã fizicã sau moralã se aplicã numai în cazul unor documente de bibliotecã, din

categoria bunurilor culturale comune, în functie de frecventa de circulatie, valoarea

informationalã si durata de utilizare stabilitã prin prezentele norme metodologice.

Celelalte bunuri din dotarea bibliotecilor fac parte din categoria mijloacelor fixe sau a obiectelor

de inventar, dupã caz, si sunt evidentiate, gestionate si inventariate în conformitate cu

prevederile legale.

5.4.2.2. Evidenta, gestionarea si inventarierea documentelor specifice bibliotecilor scolare

Gestiunea bibliotecilor reprezintã totalitatea colectiilor de documente detinute de aceste

institutii în spatii adecvate si ordonate metodologic.

Bibliotecile evidentiazã, gestioneazã si inventariazã documentele specifice pe care le detin, în

sistem manual sau automatizat, astfel:

• Fiecãrui document de bibliotecã, înscris în registrul de evidentã individualã, îi revine un

numãr de identificare unic. Acelasi numãr este înscris si pe documentul în cauzã, direct sau prin

aplicarea unor etichete, inclusiv cod de bare, în functie de natura suportului pe care este

imprimatã informatia. Documentele se marcheazã cu stampila bibliotecii în gestiunea cãreia se

aflã.

• Fiecare document de bibliotecã, purtãtor al unui numãr de identificare, constituie o unitate

de evidentã sau un volum.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

17

• Constituirea unitãtii de evidentã, în cazul publicatiilor periodice, seturilor de diapozitive,

documentelor foto si al altor materiale se face potrivit nonnelor metodologice.

• In actele de evidentã nu sunt admise stersãturi sau modificãri decât în cazuri justificate, prin

procese-verbale de constatare ale cãror numere se înscriu la rubrica "Observatii".

• Evidenta globalã si individualã realizatã în sistem automatizat va cuprinde toate elementele

de identificare a unitãtiior de evidentã, respectiv a loturilor din care acestea fac parte, cu

respectarea continutului de informatii prevãzut de R.M.F. si R.I. Aceastã evidentã poate fi la

nevoie transpusã pe dischetã si/sau liste pe hârtie.

• Modificãrile intervenite în evidenta individualã realizatã în sistem automatizat (scoateri si

intrãri din si în evidentã) se notificã dupã acelasi procedeu ca si în cazul evidentei manuale, iar

documentele de motivare (procese-verbale) se pãstreazã în dosar separat.

Documentele specifice care apartin bibliotecilor se constituie în gestiuni. Bibliotecarii nu sunt

obligati sã constituie garantii bãnesti, dar rãspund material, potrivit legii, pentru eventualele

pagube produse în gestiune din culpa lor.

5.4.2.3. Intrarea în gestiune a documentelor se poate produce în urmãtoarele situatii:

• prin achizitii,

• schimb interbibliotecar,

• donatii,

• transfer,

• sub formã de rezultat al unor cercetãri si activitãti proprii etc.

Intrarea în gestiune a colectiilor de documente impune efectuarea urmãtoarelor operatiuni:

a)dacã documentele intrã cu acte însotitoare de provenientã (facturi, procese-verbale de donatie,

acte de transfer etc.), se confruntã datele înscrise în acte cu existentul, se verificã/se stabileste

pretul pentru fiecare bun, precum si aditionarea corectã a actului; orice nepotrivire între actele

însotitoare si situatia existentã a bunurilor se specificã într-un proces-verbal.

b)dacã documentele intrã fãrã acte însotitoare, se întocmesc acte de intrare, stabilindu-se

numãrul lor, pretul/exemplar si totalul, starea fizicã, potrivit hotãrârii comisiei de evaluare care

functioneazã în cadrul bibliotecii;


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

18

c)dacã documentele provin din cercetãri si activitãti proprii ale bibliotecilor (cercetãri

bibliografice si documentare, culegeri tematice, editãri etc.), se întocmesc acte de intrare ca si

în cazul prevãzut la lit. b).

Operatiunile efectuate pe perioada de la primirea din partea furnizorului pânã la predarea în

grija bibiiotecarilor din sectorul de relatii cu publicul, operatiunile de verificare/confruntare a

actelor însotitoare cu existentul, întocmirea actelor de intrare, înscrierea în registrele de evidentã

primarã si individualã, precum si alte operatiuni de prelucrare biblioteconomicã revin

bibliotecarilor desemnati sã le efectueze.

Dupã prelucrarea biblioteconomicã (clasificare, cotare, catalogare, inventariere) documentele

sunt predate, sub semnãturã, pe baza actelor de dispecerizare, bibliotecarilor care le gestioneazã,

în scopul depozitãrii, conservãrii si introducerii acestora în circuitul lecturii publice.

5.4.2.4. Scoaterea din gestiune

Scoaterea temporarã din gestiune, fapt ce nu atrage scoaterea din evidentã a documentelor

specifice bibliotecilor, poate avea loc în urmãtoarele situatii:

a)transfer temporar între institutii din tarã pentru organizarea unor expozitii sau a altor activitãti

specifice, efectuat pe baza actului de transfer între biblioteca detinãtoare si institutia primitoare.

Bunurile care fac parte din patrimoniul cultural national se transferã temporar numai cu

aprobarea oficiului judetean pentru patrimoniul cultural national, compartiment functional în

cadrul muzeelor judetene sau nationale, dupã caz;

b)transfer temporar în strãinãtate, în vederea organizãrii unor manifestãri specifice, între

biblioteci românesti si institutii culturale din strãinãtate se efectueazã astfel de transferuri

temporare, pe baza unui document asiguratoriu emis de primitor, prin care acesta se obligã la

plata despãgubirilor corespunzãtoare, în cazul pierderii, degradãrii sau distrugerii bunurilor

respective.

c)împrumutul cãtre utilizatori al unor cãrti, periodice si alte documente spre consultare în sãlile

de lecturã sau la domiciliul acestora, pe perioade limitate (pânã la 30 de zile), efectuat pe baza

documentelor de evidentã a cititorilor, conform Regulamentului de organizare si functionare a

bibliotecilor scolare;


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

19

Scoaterea definitivã din gestiune a unor documente determinã scoaterea din evidenta globalã si

individualã si se produce în urmãtoarele situatii: .

a)transfer definitiv, sub formã de donatie, de la o bibliotecã la altã institutie din tarã, conform

legislatiei în vigoare; transferul definitiv în acest caz se produce astfel: pentru bunurile culturale

comune, dacã mai rãmâne cel putin un exemplar în colectie sau dacã nu este necesar institutiei

donatoare, dar este absolut necesar institutiei primitoare, si numai cu acordul forurilor

superioare care au în subordine unitatea donatoare; pentru bunurile culturale care fac parte din

patrimoniul cultural national, cu aprobarea Ministerului Culturii, în mod exceptional, pentru

întregirea unui titlu în mai multe volume, a unei serii, colectii sau în alte cazuri asemãnãtoare,

ordonatorul principal de credite poate aproba, cu acordul ambelor pãrti, transferul definitiv al

unui bun cultural de acest tip, care se aflã într-un singur exemplar în colectiile institutiei

donatoare;

b)transferul definitiv de la o bibliotecã româneascã, sub formã de donatie, pe bazã de acord

intervenit între pãrti, la o institutie similarã din strãinãtate; acest transfer se produce astfel:

pentru bunurile culturale comune, dacã în colectiile bibliotecii donatoare mai rãmâne cel putin

un exemplar dupã efectuarea donatiei, cu acordul institutiei sub autoritatea cãreia functioneazã

biblioteca donatoare; pentru bunurile culturale care fac parte din patrimoniul cultural national,

dacã în colectiile bibliotecii donatoare mai rãmâne cel putin un exemplar dupã efectuarea

donatiei, cu aprobarea Ministerului Culturii;

c)restituirea unor bunuri culturale cãtre alte persoane juridice sau fizice din tarã, ca urmare a

unor hotãrâri judecãtoresti râmase definitive;

d)în cazul distrugerii din cauza fortei majore (incendii, inundatii, cutremure si alte calamitãti);

e)în cazul distrugerii sau disparitiei unor bunuri culturale din neglijentã ori din culpa, gãsite

lipsã la inventariere sau nerestituite de utilizatorii care le-au împrumutat;

f)bunuriie sunt uzate fizic sau moral.

Scoaterea din evidenta, respectiv din gestiune, a documentelor poate fi efectuatã numai pe

baza hotãrârilor rãmase definitive, emise de organele care au constatat/au judecat cauza,

conform legislatiei în vigoare.

Scoaterea din gestiune, respectiv din evidentã, se face astfel:


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

20

a)în cazul distrugerii din neglijentã de cãtre bibliotecar, alti salariati ai bibliotecii, utilizatori,

participanti la activitãti culturale etc., pe baza unui proces-verbal de constatare a faptei si a

documentelor de recuperare a pagubei;

b)în cazul distrugerii din culpã de cãtre gestionari, alti salariati ai bibliotecii sau alte persoane

(utilizatori, participanti la activitãti culturale etc.), pe baza documentelor emise de organele

care. la sesizarea bibliotecii pãgubite, au constatat/au judecat paguba produsã;

c)în cazul disparitiei prin efractie a unor documente, pe baza actelor emise de organele abilitate

care au constatat/au judecat paguba produsã;

d)în situatia documentelor gãsite lipsã la inventar, pe baza procesului-verbal de constatare si a

actelor de recuperare a pagubei, emise de comisia de inventariere;

e)în cazul lucrãrilor nerestituiîe de cititori, pe baza actelor de recuperare valoricã si a fisei-

contract sau a documentelor care atestã insolvabilitatea restantierilor în cauzã.

Documentele de constatare a pagubei produse, râmase definitive, au calitatea de titlu de creantã,

respectiv de titlu executoriu. Scoaterea din gestiune si din evidentã a documentelor de bibliotecã

se face pe baza actelor întocmite de comisia care a propus scoaterea din functiune a lucrãrilor

uzate fizic sau moral.

Documentele care fac parte din patrimoniul cultural comun, uzate fizic si moral, pot fi scoase

din gestiune, respectiv din evidentã, înainte de expirarea perioadei de utilizare numai dacã nu

mai pot fi recuperate prin mijloace specifice (legãtorie) sau dacã aceste operatiuni depãsesc

valoric pretul de inventar, în cazul celor uzate fizic, ori nu pot fi valorificate prin schimb

interbibliotecar, în cazul celor depãsite moral. In aceste cazuri aprobarea pentru scoaterea din

functiune se dã de cãtre conducerea bibliotecii, dacã nu au durata normalã de utilizare

îndeplinitã.

Recuperarea pagubelor produse colectiilor de documente ale bibliotecilor se face astfel:

a)înlocuirea documentului distrus/nerestituit/gãsit lipsã la inventar, cu exceptia celor care fac

parte din colectiile speciale, cu unul identic (acelasi titlu, aceeasi editie, în stare fizicã bunã), în

acest caz noul exemplar primeste numãrul de identificare al documentului înlocuit;

b)înlocuirea documentului distrus/nerestituh, gãsit lipsã la inventar cu unul similar (acelasi titlu,

editie nouã, în stare fizicã bunã), în acest caz noul document primeste un nou numãr de

identificare, iar actul de intrare a acestuia va urma regimul normal de lucru;


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

21

c)prin recuperarea valoricã, luându-se în calcul valoarea de utilitate si pretul pietei la data

constatãrii pagubei. Nivelul valoric de recuperare poate fi redus pânã la 90% în cazul în care

valoarea de utilitate a documentului este scãzutã (existã mai multe exemplare în bibliotecã, are

o circulatie redusã, prezintã un grad avansat de uzurã, nu este de profilul bibliotecii) sau poate

fi majorat cu pânã la 100%, dacã valoarea de utilitate este deosebitã (raritate, frecventã de

circulatie etc.);

d)recuperarea pagubelor produse prin furt si constatate la inventarierea colectiilor uzuale din

sectiile cu acces liber la raft se face prin reducerea valorii de înlocuire, actualizatã cu un

coeficient de risc cuprins între 20% si 50% din valoarea pagubei, în functie de mãrimea

fondului, de frecventa medie a utilizatorilor si de conditiile specifice ale spatiului de organizare

si prezentare a colectiilor;

La calcularea cuantumului de recuperare a pagubei, precum si la casarea publicatiilor

uzate fizic se vor lua în considerare : atât durata minimã de utilizare a publicatiilor-carte (3

ani la colectiile uzuale pentru copii si 5 ani la colectiile uzuale pentru adulti), cât si gradul de

deteriorare înregistrat de fiecare publicatie, în functie de circulatia ei si de calitatea suportului

material. In acest sens se vor aplica coeficienti de diminuare a valorii pagubei cu 10%-50%,

conform unui algoritm de 10% pe an.

Cheltuielile efectuate de bibliotecã pentru recuperarea pagubei produse (cheltuieli postale,

taxe de timbru, formulare tipizate etc.) se suportã de cel care a produs paguba.

Sumele încasate, reprezentând contravaloarea documentelor nerecuperate fizic, revin

bibliotecii si se folosesc pentru completarea fondului de unitãti de bibliotecã, dacã au fost

recuperate în anul în care au fost constatate pagubele, iar cheltuielile au fost efectuate în acelasi

an.

Conducerile scolilor pot dispune, în cazuri de fortã majorã (incendii, calamitãti naturale),

scoaterea din evidentã, respectiv din gestiune, a unor documente ce nu pot fi recuperate,

conform legislatiei în vigoare; propunerile de scoatere din evidentã, în asemenea situatii, se

aprobã de ordonatorul de credite competent, potrivit legii.

Durata de utilizare - se stabileste de la data intrãrii acestora în bibliotecã. Pentru documentele

specifice bibliotecilor durata de utilizare se stabileste în functie de valoarea, circulatia si gradul

de uzurã ale acestora, dupã cum urmeazã:


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

22

a)documente care fac parte din patrimoniul cultural national si din depozitul legal local -

nelimitatã;

b)documente care constituie colectiile de bazã ale bibliotecilor si care nu se împrumutã la

domiciliul beneficiarilor- 15 ani (în functie de durata valorii informative a documentelor);

c)documentele care constituie colectiile uzuale ale bibliotecilor si care se împrumutã la

domiciliul utilizatorilor, cu exceptia documentelor care fac parte dîn colectiile pentru copii - 5

ani;

d)documentele care fac parte din colectiile pentru copii - 3 ani;

e)publicatii periodice de informare generalã, în cazul bibliotecilor care nu constituie colectii de

bazã, in afara celor achizitionate pe profilul bibliotecilor si a actelor normative - 3 ani.

5.4.2.5. Inventarierea patrimoniului bibliotecii

Documentele specifice bibliotecilor se inventariazã la urmãtoarele intervale:

a)o datã la 2 ani - gestiunile bibliotecilor care detin pânã la 10.000 de unitãti de bibliotecã

(U.B.);

b)o datã la 3 ani - gestiunile bibliotecilor care detin între 10.001-50.000 de U.B.;

c)o datã la 5 ani - gestiunile bibliotecilor care detin între 50.001-250.000 de U.B.;

d)o datã la 7 ani- gestiunile bibliotecilor care detin între 250.001-600.000 deU.B.;

e)o datã la l O ani - gestiunile bibliotecilor care detin între 600.001-1.000.000 de U.B.;

f)la bibliotecile care detin peste 1.000.000 de unitãti de bibliotecã termenele de inventariere se

stabilesc de consiliile de administratie, cu acordul institutiilor în subordonarea cãrora se aflã,

dar nu mai mult de 15 ani.

In afarã de perioadele prevãzute mai sus, inventarierea se efectueazã si cu ocazia

predãrii/primirii gestiunii, în cazuri de fortã majorã sau ca urmare a unei hotãrâri judecãtoresti

rãmase definitive.

Documentele de bibliotecã, dacã nu fac obiectul unei activitãti bibliotecare, dar nu au nici

caracter comercial, aflate în patrimoniul unor institutii publice, agenti economici si al altor

persoane juridice, se inventariazã la intervalele specificate pentru biblioteci.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

23

Stabilirea si aprobarea comisiei de inventariere la nivelul bibliotecii scolare

Comisiile pot fi compuse din 3-5 membri. La nivelul comunelor comisiile se aprobã de cãtre

consiliile locale. Dacã inventarul se realizeazã pe motiv de schimbare de gestionar participã la

inventariere si noul bibliotecar. Persoanele care efectueazã inventarul sunt: gestionarul,

reprezentantul primãriei si o persoanã de obicei cadru didactic de la entitatea respective.

Pregãtirea inventarierii cuprinde urmãtoarele etape

* întocmirea unui program al inventarierii Estimativ zilnic pot fi confruntate in jur de 500 de

cãrti cu Rl.

Verificarea unui fond de carte sub 10000 de ub,ar trebui sã dureze 2 luni cu biblioteca închisã.

Pregãtirea gestiunii pentru actiunea de verificare-

Pregãtirea documentelor necesare: Registre de inventar, Registrul de miscare a fondurilor.

Se anuntã perioada în care biblioteca va fi închisã pentru public

Se vor recupera cãrtile împrumutate.

Se pregãteste stampila care se va aplica pe publicatii.

Se va face instruirea celor care fac parte din comisie.

Metodologia de lucru :

l- Declaratie de la gestionari dacã au plusuri de gestiune.

2-Confruntarea publicatiilor cu registrul inventar al bibliotecii. aplicând stampila pe versoul

paginii de titlu, bifând cu cu pastã rosie numãrul de inventar pe fisa topograficã.( sau în registrul

inventar, în bibliotecile mici)

Se urmãresc sã corespundã :

Datele editoriale ale publicatiei, nr. de inventar, pretul publicatiei.

3. Intocmirea borderoului cu publicatiile gãsite minus , adicã pe care nu le-am gãsit în raft dar

figureazã în registrele inventar. Borderoul va cuprinde datele obisnuite: nr. inventar,autor,

titul,loc de aparitie, cota, pretul publicatiei. Fiecare filã de borderou va avea pretul publicatiilor

totalizat.

Borderoul va fi însotit de un centralizator al tuturor datelor consemnate.

4. Listele se pot face electronic. Avantajul unei liste excel este acela de a putea aranja lista in

orice ordine dorim . Pentru întocmirea centralizatorului putem aranja lista dupã autor, alfabetic,


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

24

si dupã cote. Ordinea finala a borderoului este : ordinea crescãtoare a numerelor de inventar .

Acest lucru permite scoaterea documentelor eliminate din registrele de inventar cu efort minim.

Observatii: nu se reinventariazã fondul de carte cu ocazia inventarelor.

• Inventarul înseninã verificare si confruntare cu registrele de inventar existente

.• Existenta mai multorr numere de inventar pe cãrti aratã cã ar trebui sã avem mai multe seturi

de RI dupã care s-a lucrat in cursul anilor.

• Rescriind registrele nu mai putem avea oglinda clarã a gestiunii, nu mai putem sti cu exactitate

: ce carte lipseste , de când?

Ce carte a intrat, in ce an prima datã?

Ce carte a fost scoasã in ce an cu ce proces verbal?

In caz cã deja avem o situatie similarã, vom descoperi ultimele registre si numerele de inventar

care corespund acestor registre si vom lucra doar dupã acestea.

5. încheierea matematicã a inventarului înseamnã, parcurgerea încã o datã a registrelor ,

numãrarea pozitiilor existente bifate si adunarea valorilor fiecãrei pozitii pentru obtinerea

datelor finale. Aceste 2 date trebuie sã coincidã cu numãrul de u.b. si valoarea de RMF din

procesul verbal de începere de inventar.

Valoare carte existentã + valoare cãrti pierdute=Valoare fond din RMF

Numãr carte existent+ numãr cârti pierdute= Numãr cârti din RMF

6 Urmãtorul pas este întocmirea procesul verbal de final care mentioneazã:

a-componenta comisiei.

b-constatarea plusului si minusului din gestiune( cu borderourile aferente)- dacã existã Conform

Legii 334/2002 personalul din bibliotecile publice care are colectii cu acces liber, destinate

împrumutului la domiciliu, beneficiazã de un coeficient anual de 0,3%, scãdere din totalul

valoric al fondului inventariat, reprezentând pierdere naturalã datoratã unor cauze ce nu puteau

fi înlãturate.

c-Cauzele care au dus la aparitia plusurilor si minusurilor- daca existã asa ceva.

d.-Propunerile comisiei privind remedierea deficientelor constatate. - de pe borderourile de la

punctul b.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

25

7-Dupã încheierea verificãrii dacã se constatã cã unele publicatii sunt prea degradate pentru a

mai rãmâne în raft, sau au continutul depãsit, vor fi selectate pentru casare. Se vor face

borderourile pentru casare.

La încheierea inventarierii fiecare gestiune se va pune în acord cu RMF, cu evidenta contabilã

în termen de 10 zile de la terminarea verificãrii.

Comisia de evaluare a gestiunii

Rezolvarea curentã a problemelor de evidentã, gestionare si inventariere a documentelor la

nivelul fiecãrei biblioteci este de competenta compartimentelor specializate ale institutiei –

contabilitatea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, în cazul bibliotecilor fãrã personalitate

juridicã aceste operatiuni revin conducerii bibliotecii si compartimentului financiar -contabil al

institutiei sau autoritãtii publice în subordinea cãreia se aflã biblioteca.

5.4.3. Valorificarea rezultatelor activitãtii

Actuala procedurã va fi revizuitã în cazul în care apar modificãrile reglementãrilor legale cu

caracter general si intern pe baza cãrora se desfãsoarã activitatea/activitãtile care face/fac

obiectul acestei proceduri . Pe perioada absentei de la serviciu a persoanelor nominalizate,

prezenta procedurã în forma initialã sau revizuitã se aplicã si de cãtre înlocuitorii acestora.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

26

6. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii

Compartimentul/

operatiunea

AP OTC AP ……

Acp

……

Acp

…..

Acp

Ah

0 2 3 4 5 6 7

Elaborare E

Verificare V

Aprobare Ap

Arhivare Ah Ah


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

27

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

28

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

29

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

30

10. Anexe, inregistrari, arhivari

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea

anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr.

de

ex.

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

F01-PO-94.01 Inventar Fond de

carte Gestionar Director 1 Contabilitate

Arhivă

Conform

Nomenclator

Arhivistic

F02-PO-94.01 Registru evidența

fond de carte Gestionar Director Contabilitate

Arhivă

Conform

Nomenclator

Arhivistic

F03-PO-94.01 Proces-verbal

predare-primire

cărți

Gestionar Director Contabilitate

Arhivă

Conform

Nomenclator

Arhivistic

F04-PO-94.01 Nota intrare

receptive Gestionar Director Contabilitate

Arhivă

Conform

Nomenclator

Arhivistic

F05-PO-94.01 Cerere achiziție

fond de carte Gestionar Director Contabilitate

Arhivă

Conform

Nomenclator

Arhivistic

F06-PO-94.01 Cerere scoatere

spre casare Gestionar Director Contabilitate

Arhivă

Conform

Nomenclator

Arhivistic


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

31

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 3

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei


4

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

5

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

6

5 Scopul procedurii operaţionale 7

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

9

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

10

9 Descrierea procedurii operaţionale 12

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 26

11 Formular evidență modificări 27

12 Formular analiză procedură 28

13 Lista de difuzare a procedurii 29

14 Anexe, înregistrări, arhivări 30

15 Cuprins 31


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

32

ANEXA 1 - F01-PO-95.01 Inventar Fond de carte

INVENTAR FOND DE CARTE

Unitatea........

Gestionea ......

Nr. REGISTRU INVENTAR FOND CARTE

crt Titlul Autor

Valoare

Editura An Nr. Exemplar

Pret

0 1 3 4 5 6 7 8

Numele si prenumele Gestionar (Resp. mijloace fixe)

Semnatura


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

33

ANEXA 2 - F02-PO-95.01 Registru evidența fond de carte

REGISTRU DE EVIDENȚĂ FOND DE CARTE

Unitatea........

Gestionea ......

Nr.

crt Titlul, Autor,

Editura

Pret

INTRARE IEȘIRE Observatii

Cantitate Furnizor Cantitate Beneficiar -

0 1 3 4 5 6 7 8

Numele si prenumele Gestionar (Resp. mijloace fixe)

Semnatura


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

34

ANEXA 3 - F03-PO-95.01 Proces-verbal predare-primire cărți

Proces verbal de predare-primire carți

Încheiat astazi, _________________, intre:

___________________________________________________________________,

gestionar al ________________________________

Si:

___________________________________________________ , gestionar al

__________________________________

Au fost predate urmatoarele material de igienizare :

Denumire carte, autor, editura, an Cantitate

Am primit Am predat

_________________ _______________


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

35

ANEXA 4 - F04-PO-95.01 Nota intrare receptive

Unitatea: ______________ NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE

C.F. ___________________

Nr. Doc.

Data

Zi / Luna / An

Subsemnatii , membrii ai comisiei de receptie , am procedat la receptionarea valorilor materiale furnizate de

cu vagon / auto nr…...…………… documente insotitoare :fact ,delegat

Constatindu-se urmatoarele: ……………………………………………………………..

Nr. Crt.

Denumirea bunurilor receptionate U/M

Cantitate

RECEPTIONAT

Adaos comercial

Pret

vanzare fara TVA

Pret

vanzare cu TVA

Valoare cu TVA Pret livrare

Valoare fara TVA Livrata Primita

1 0.00

TOTAL

x x x x 0.00 x x 0.00

Comisia de receptie PRIMIT IN GESTIUNE

Numele si prenumele Semnatura Numele si prenumele Semnatura

Data Semnatura


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

36

ANEXA 5 - F05-PO-95.01 Cerere achiziție fond de carte

UNITATEA...........................

Nr. ....... /…………………………… Se aprobă,

Director,

Prof.......................

CERERE ACHIZIȚIE FOND DE CARTE

Vă rugăm prin prezenta să aprobaţi achiziţionarea următoarelor produse/servicii:

Nr.

crt.

cod C.P.V.

Produs/caracteristici U.M. Cantitate

Preţ unitar

estimat

(inclusiv

TVA) - Lei

Valoare

totală

estimată

(inclusiv

TVA) - Lei

1

2

3

n

TOTAL

Notă de fundamentare (memoriu justificativ)

Produsele solicitate sunt necesare pentru ..........................................................................

Vă rugăm să achiziţionaţi produsele solicitate până la data de ..........................................

Viză de certificare*,

Intocmit,

....................................................


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.01

37

ANEXA 6 - F06-PO-95.01 Cerere scoatere spre casare

Unitatea ………………… Aprobat,

CERERE DE CASARE A FONDULUI DE CARTE

nr. ___ din _________________

Comisia de analiza intrunita la data de _____________ a hotarat casarea urmatoarelor carti care prezinta uzura avansata:

Nr. Crt

Nr. Inventar

Denumirea Nr. Buc

Valoare inventar

1 Total:

Comisia:

Nr. Crt

Nume si prenume Functia Semnatura

1 Presedinte

2 Secretar

3 Membru


Ediţia I

UTILIZAREA FONDULUI DE CARTE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

38

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA


PO-95.02


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

39

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei


Elemente privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1.1 Elaborat Ciaicovschi Luminița Roxana

Bibliotecar 02.11.2018

1.2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM

02.11.2018

1.3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona

Director 02.11.2018


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

40

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

41

Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din

cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Scopul

difuzarii

Ex.

nr.

Compar-

timent

Functia Nume si prenume Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

3.1 Informare/

Aplicare

1 Biblioteca Bibliotecar Ciaicovschi Luminița

Roxana

02.11.2018

3.2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina

Ramona

02.11.2018

3.3 Verificare 1 Comisia

SCIM

Presedinte Sava Rodica

02.11.2018

3.4 Arhivare 1 Biblioteca Bibliotecar Ciaicovschi Luminița

Roxana

02.11.2018


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

42

1. Scopul procedurii

1.1 Stabileşte urmărirea modului de înregistrare a fondului de carte achiziționat pentru

necesităţile bibliotecii.

1.2. Dã asigurãri cu privire la existenta documentatiei adecvate derulãrii activitãtii.

Procedura are scopul de a reaiiza: modul de lucru in cadrul bibliotecii entitatii publice.

1.3. Asigurã continuitatea activitãtii, inclusiv în conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul cã, procedurarea activitãtii permite aplicarea acesteia de cãtre orice alt salariat care îl

înlocuieste pe cei în functie la data elaborãrii prezentei proceduri.

1.4. Sprijinã auditul si/sau alte organisme abilitate în actiuni de auditare si/sau control, iar pe

manager în luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfãsurãri a Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

43

2. Domeniul de aplicare

2.1. Precizarea (definirea) activitãtii la care se referã procedura operationalã – utilizarea

fondului de carte din cadrul bibliotecii Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

2.2. Delimitarea explicitã a activitãtii procedurate în cadrul portofoliului de activitãti

desfãsurate de -activitatea procedurata este initiata de personalul angajat in cadrul bibliotecii

entitatii publice, are la baza legislatia privind gestiunea patrimoniului bibliotecii.

2.3. Listarea principalelor activitãti de care depinde si/sau care depind de activitatea

proceduratã - activitatea bibliotecii Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale

activitãtii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activitãtii.

-compartimentele furnizoare de date sunt : biblioteca Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;

-beneficiarul rezultatelor acestei activitãti procedurate: personalul unității;

- compartimentele implicate sunt : biblioteca Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

44

3. Documente de referinţă

3.1 Legislaţie primară

- Legea 334/ 2002 Legea bibliotecilor;

- Legea nr. 186/2003 privind promovarea culturii scrise;

- Legea nr. 111/1995 privind constituirea, organizarea și funcționarea Depozitului legal

de tipărituri și alte documente grafice și audiovizuale;

- Legea 182 /2000 privind protejarea patrimoniului cultural național mobil;

- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public;

- Legea nr. 156/2009 pentru completarea art. 8 din Legea bibliotecilor nr. 334/2002;

- Legea nr. 277/2006 privind aprobarea Ordonanței Guvernului nr. 26/2006 pentru

modificarea și completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002;

- O.U.G. nr. 26 din 2006 prin care se modifică Legea 334/2002;

3.2 Legislaţie secundară:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al

entităților publice

3.3 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:

- Regulament de Organizare şi Funcţionare;

- Regulament Intern;

- Fişe de post;

- Organigrama.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

45

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură

Operaţională

Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a

metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării

activităţii, cu privire la aspectul procesual.

2. Revizia în cadrul unei

ediţii

Documentul întocmit de către superiorul ierarhic al personalului aflat în

subordine, în care sunt precizate sarcinile și atributțile ce revin titularilor de

post.

3. Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi

resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial

4. Bibliotecă Instituţia, compartimentul sau structura specializată ale cărei atribuţii

principale sunt: constituirea, organizarea, prelucrarea, dezvoltarea şi

conservarea colecţiilor de cărţi, publicaţiilor seriale, a altor documente de

bibliotecă şi a bazelor de date, pentru a facilita utilizarea acestora în scop

de informare, cercetare, educaţie sau recreere; iniţierea, organizarea şi

desfăşurarea de proiecte şi programe culturale, inclusiv în parteneriat cu

autorităţi şi instituţii publice, cu alte instituţii de profil sau prin parteneriat

public-privat; în cadrul societăţii informaţiei biblioteca are rol de

importanţă strategică;

5. Bibliotecă naţională Instituţie învestită cu sarcina de a achiziţiona, de a prelucra şi de a conserva

la nivel naţional documente din toate domeniile cunoaşterii şi, în particular,

pe cele referitoare la limba şi la civilizaţia română; organizatoare a

Depozitului legal de documente; principala sursă documentară pentru

cunoaşterea culturii naţionale, cu rol în desfăşurarea unor programe

culturale de interes naţional şi internaţional

6. Bibliotecă publică Biblioteca organizată în cadrul unei instituţii de învăţământ preuniversitar,

care se află cu precădere în serviciul elevilor şi al cadrelor didactice din


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

46

instituţia respectivă şi care, în limitele prevăzute de lege şi de

regulamentul de organizare, poate funcţiona şi ca bibliotecă publică.

7. Bibliotecă şcolară Biblioteca organizată în cadrul unei instituţii de învăţământ preuniversitar,

care se află cu precădere în serviciul elevilor şi al cadrelor didactice din

instituţia respectivă şi care, în limitele prevăzute de lege şi de

regulamentul de organizare, poate funcţiona şi ca bibliotecă publică.

8. Comisie Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării

sistemului de control managerial.

4.2 Abrevieri:

Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedura operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

47

5. Descrierea procedurii

5.1. Generalităţi

Bibliotecile de drept public se înfiinţează şi se organizează în subordinea autorităţilor

administraţiei publice centrale sau locale, a altor autorităţi ori instituţii publice şi funcţionează

potrivit regulamentelor proprii aprobate de aceste autorităţi sau instituţii.

În bibliotecile de drept public consultarea colecţiilor şi a bazelor de date proprii este gratuită.

Bibliotecile de drept public pot oferi servicii, stabilite prin regulamentele proprii de organizare

şi funcţionare, în condiţiile legii, pe bază de tarife, cu avizul autorităţii sau instituţiei

finanţatoare.

Bibliotecile de drept public sunt finanţate de la bugetul de stat sau de la bugetele locale, iar

fondurile de finanţare se nominalizează distinct în bugetele proprii sau ale instituţiilor

finanţatoare.

Personalul din bibliotecile de drept public, care are în responsabilitate colecţii cu acces liber

şi/sau destinate împrumutului la domiciliu, beneficiază de un coeficient anual de 0,3% scădere

din totalul fondului inventariat, reprezentând pierdere naturală datorată unor cauze care nu

puteau fi înlăturate ori în alte asemenea cazuri în care pagubele au fost provocate din riscul

minimal normal al serviciului.

Accesul utilizatorilor la colecţiile şi serviciile oricărei biblioteci de drept public sau privat se

face în conformitate cu regulamentul de organizare şi funcţionare a acesteia, elaborat în

corelaţie cu prevederile legale referitoare la protecţia patrimoniului cultural naţional, la

drepturile de autor şi drepturile conexe.

Fondurile constituite din aplicarea acestor sancţiuni nu se impozitează şi se evidenţiază ca surse

extrabugetare, fiind folosite pentru dezvoltarea colecţiilor.

Ordonatorii principali de credite au obligaţia de a finanţa activitatea bibliotecilor de drept public

potrivit standardelor de funcţionare stabilite prin prezenta lege.

Ministerul Culturii şi Cultelor prevede în bugetul propriu fonduri destinate exclusiv pentru

achiziţia de documente specifice bibliotecilor publice.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

48

5.2. Modul de lucru

Postul de bibliotecar reprezintă funcția de responsabil de bibliotecă și se asimilează cu funcția

de șef de compartiment.

Bibliotecarul:

Verifică fondul de carte comandat dacă corespunde cu comanda dată (autor, titlu

carte), inclusiv actele de însoțire a mărfii (facturi, aviz de expediție)

Efectuează înregistrarea cărților în evidențele bibliotecii.

Verifică inventarierea fondului de carte.

Bibliotecarii nu sunt obligați să constituie garanţii gestionare, dar ei răspund

material pentru lipsurile din inventar care depăşesc procentul de pierdere naturală

stabilit potrivit legii.

Documentele, bunuri culturale comune, găsite lipsă din inventar, se recuperează

fizic, prin înlocuirea cu documente identice, sau valoric, prin achitarea valorii de

inventar a documentelor, actualizată cu aplicarea coeficientului de inflaţie la zi, la

care se adaugă o sumă echivalentă cu de 1-5 ori faţă de preţul astfel calculat.

Responsabil cu preluarea fondului de carte recepționat este bibliotecarul, tot el

verifică dacă fondul corespunde cu comanda dată. Verificarea se realizează prin

combaterea datelor din actele de însoțire a mărfii (facturi, aviz de expediție) și

cărțile primite (autor și titlul cărții).

Bibliotecarul înregistrează fiecare volum în registrul inventar cât şi fiecare carte

primită.

Fiecărui volum i se acordă un număr de ordine şi se înregistrează în registrul

inventar apoi se înscrie pe coperta cărții.

Bibliotecarul trece la totalizarea intrărilor înregistrate după ultima înregistrare.

La finele fiecărui an se calculează totalul publicațiilor intrate în decursul anului

respectiv.

În cazul în care o parte din fondul de carte este depășit din punct de vedere moral

și fizic cartea este scoasă din evidențele bibliotecii și este trecută în partea a doua

a registrului de mișcare a fondului de carte.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

49

De asemenea la sfârșitul anului se face totalul cărţilor ieșite din Bibliotecă.

Sancţiunile pentru distrugerea și pierderea documentelor, a bunurilor culturale se

stabilesc şi se fac publice la începutul anului de către conducerea bibliotecii.

5.3 Resurse necesare:

5.3.1 Resurse materiale

mobilier pentru stocarea cărţilor, dosarelor, etc;

imprimantă;

sală de lectură;

rechizite specifice.

PC cu acces la internet şi la reţeaua proprie a unității;

linie telefonică;

aparat fax;

copiator;

5.3.2 Resurse umane

Personal bibliotecă;

Comisia;

Director.

5.3.3 Resurse financiare

Conform bugetului unității pentru anul în curs.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

50

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Personalul bibliotecilor se compune din:

a) personal de specialitate;

b) personal administrativ;

c) personal de întreţinere;

Atribuţiile şi competenţele personalului din biblioteci se stabilesc prin fişa postului, conform

structurii organizatorice, programelor de activitate şi sarcinilor de serviciu elaborate de către

Director, respectiv de către bibliotecarul responsabil, pe baza regulamentului de organizare şi

funcţionare a bibliotecii.

Pregătirea personalului de specialitate din biblioteci se asigură de către Ministerul Educaţiei

Naționale, cu consultarea asociaţiilor profesionale de profil, prin: cursuri opţionale, la nivel

liceal, învăţământ postliceal, învăţământ superior de lungă şi scurtă durată, inclusiv învăţământ

la distanţă, cursuri postuniversitare, programe de masterat şi doctorat, precum şi prin alte forme

de pregătire profesională.

Conducerea bibliotecii de drept public şi ordonatorii principali de credite sunt obligaţi să

asigure formarea profesională continuă a personalului de specialitate, alocând în acest scop

minimum 5% din totalul cheltuielilor de personal prevăzute prin buget.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

51

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

52

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

53

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

54

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod

formular

Denumirea

anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr. de

exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

F01-PO-

95.02

Fisă abonat Bibliotecar

Director 1 Comisie Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic

F02-PO-

95.02

Registru

evidență abonați

Bibliotecar

Director

1

Biblioteca

Arhivă

Conform

Nomenclator

Arhivistic


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

55

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 38

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei


39

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

40

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

41

5 Scopul procedurii operaţionale 42

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 43

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

44

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

45

9 Descrierea procedurii operaţionale 47

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 50

11 Formular evidență modificări 51

12 Formular analiză procedură 52

13 Lista de difuzare a procedurii 53

14 Anexe, înregistrări, arhivări 54

15 Cuprins 55


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

56

ANEXA 1 - F01-PO-95.02 Fisă abonat


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-95.02

57

ANEXA 2 - F02-PO-95.02 Registru evidență abonați

REGISTRU EVIDENȚA ABONAȚI BIBLIOTECĂ ÎN LUNA /ANUL

EVIDENŢA UTILIZATORILOR ÎNSCRIŞI

Zile

le lu

nii

După studiile absolvite După naţionalitate După sex

Fără

stu

dii

Stu

dii

în c

urs

Stu

dii

gim

nazia

le

Stu

dii

pro

fesio

na

le

Stu

dii

licea

le

Stu

dii

postlic

eale

Cole

giu

Stu

dii

univ

ers

itare

Stu

dii

post

univ

ers

itare

Rom

âni

Magh

iari

Germ

an

i

Alte

naţiona

lităţi

M F Rep

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 30 31

* 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ** *** 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Școala gimnazialĂ ”nicolae bĂlcescu” · 9 bibliotecã scolarã - biblioteca organizatã în...

Documents