Școala gimnazialĂ ”nicolae bĂlcescu” · 5.2.2. continutul si rolul documentelor: documentele...
TRANSCRIPT
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,
JUD. BACĂU
APROBAT,
DIRECTOR,
PROF. ANTIP CRINA RAMONA
……………………………..
AVIZAT
PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.
PROF. SAVA RODICA
…………………….
MANUAL PROCEDURI OPERATIONALE
COMPARTIMENTUL CONTABILITATE VOL. II
Nr.
crt.
Denumirea si codul procedurii Pag
1 P.O. Ctb. 06 – Inregistrarea, acordarea si justificarea avansurilor in numerar 2
2 P.O. Ctb. 07 – Completarea registrului de casa 28
3 P.O. Ctb. 08 – Gestionarea materialelor si a obiectelor de inventar 52
4 P.O. Ctb. 09 – Întocmirea declarației 112 pentru ANAF 108
5 P.O. Ctb. 10 – Arhivarea documentelor financiar contabile 149
6 P.O. Ctb. 11 – Circuitul documentelor financiar contabile 175
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
2
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI JUSTIFICAREA AVANSURILOR
IN NUMERAR
P.O. Ctb. 06
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
3
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
4
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
5
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 2 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
6
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Scopul procedurii:
Scopul acestei proceduri este de a stabili modalitatea de organizare şi conducere a
contabilităţii.
1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului,
prin faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt
salariat care il inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control,
iar pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este
un real sprijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si
pentru directorul unitatii in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a
activitatii unitatii.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
7
2. Domeniul de aplicare
2.1. Aria de cuprindere
Procedura se aplică în cadrul Compartimentului financiar – contabil.
2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofolliului de activitati desfăşurate
- toate etapele vor fi parcurse privind modul de organizare şi conducere a
contabilităţii.
Procedura se aplica de catre compartimentul contabilitate si directiune.
2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :
a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
*contabilitate
*conducere
b)de această activitate depind următoarele compartimente:
*secretariat
*conducere
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
8
3. Documente de referinta
3.1. Reglementări internaţionale
-
3.2. Legislaţie primară
3.2.1. Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (**republicată**),
3.2.2. OMFP nr. 2634/2015 – privind documentele financiar contabile,
3.2.3. Ordinul nr. 640/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
întocmirea și depunerea situațiilor financiare trimestriale ale instituțiilor publice, precum și a
unor raportări financiare lunare în anul 2017, pentru modificarea și completarea Normelor
metodologice privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de
conturi pentru instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul
ministrului finanțelor publice nr. 1.917/2005, precum și pentru modificarea și completarea altor
norme metodologice în domeniul contabilității publice
3.2.4.Decretul 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiunilor de casa cu
modificarile si completarile ulterioare
3.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice
- Circuitul documentelor;
- Regulamentul intern al Unitatii;
- Alte acte normative.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
9
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
4.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati,
a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei proceduri operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
4.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
LI Legea Invatamantului
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
10
5. Descrierea procedurii operationale
5.1. Generalități
Avansurile în numerar în lei se acordă pentru efectuarea de deplasări si de cheltuieli materiale.
5.2. Documente utilizate
5.2.1. Lista si provenienta documentelor: centralizatorul propunerilor si sugestiilor provenite
din institutie
5.2.2. Continutul si rolul documentelor: Documentele in speta contin date despre operatiunea
care urmeaza a fi supusa activitatii procedurate si au rolul de documente justificative.
5.3. Resurse necesare
5.3.1. Resurse materiale: calculatoare, laptopuri, internet, birotica, consumabile;
5.3.2. Resurse umane: conform organigramei;
5.3.3. Resurse financiare: prevederile bugetare ale sumelor necesare.
5.4. Modul de lucru
5.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii
Procedura de acordare a avansului se iniţiază prin întocmirea documentelor justificative,
respectiv:
- ordin de deplasare, pentru deplasări, care se aprobă de către ordonatorul de credite;
- referat de necesitate, pentru cheltuieli materiale care se aprobă de către ordonatorul de
credite.
După aprobarea ordinului de deplasare/referatului de necesitate, compartimentul financiar-
contabil întocmeşte dispoziţia de plată, pe care o transmite casierului în vederea plăţii. Titularul
avansului ridică avansul în numerar în lei de la casierie.
Avansurile pot fi acordate cu cel mult 2 zile lucrătoare înainte de plecarea în deplasare sau
începerea acţiunilor, cu excepţia sumelor solicitate pentru procurarea biletelor de călătorie cu
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
11
mijloace de transport cu locuri rezervate, care se pot elibera cu cel mult 10 zile înainte de data
plecării, cu obligaţia de a se justifica avansul în termen de cel mult:
3 zile lucrătoare de la sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii;
4 zile lucrătoare de la primirea avansului, pentru cheltuieli materiale, exclusiv ziua
primirii.
Titularul de avans este obligat ca, în termenele stabilite pentru justificarea avansului, să
întocmească şi să depună, la compartimentul financiar-contabil al instituţiei publice care i-a
acordat avansul, decontul de cheltuieli în care înscrie toate documentele justificative şi le
anexează la acesta.
Compartimentul financiar-contabil are obligaţia să menţioneze pe decont data primirii, care se
consideră data justificării avansului.
Compartimentul financiar-contabil verifică:
legalitatea documentelor justificative anexate la decont;
concordanţa lor cu natura şi destinaţia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul;
respectarea termenului de justificare.
După verificarea decontului se întocmeşte dispoziţia de încasare dacă avansul primit este mai
mare decât valoarea justificată sau dispoziţie de plată dacă avansul primit este mai mic decât
valoarea justificată şi se transmite casierului.
Dacă titularii de avansuri întocmesc şi prezintă deconturi incomplete sau anexează la acestea
documente nevalabile, avansurile se consideră justificate numai cu valoarea documentelor
valabile.
Dacă avansul primit este egal cu valoarea justificată, documentele se predau compartimentului
financiar-contabil, în vederea înregistrărilor contabile aferente.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
12
Casierul achită titularului de avans plata diferenţei, respectiv încasarea diferenţei specificate în
dispoziţia de încasare/plată, însoţită de documentele justificative, după care înregistrează
operaţiunea în registrul de casă.
Compartimentul financiar-contabil efectuează înregistrările contabile în momentul în care
primeşte documentele privind acordarea de avansuri, respectiv justificările avansurilor acordate
prin casierie.
Evidenţa avansurilor acordate şi urmărirea justificării lor la termenele stabilite se efectuează în
cadrul compartimentului financiar-contabil din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
Titularii de avans care nu depun în termen decontările pentru justificarea avansurilor, împreună
cu documentele justificative, sau nu restituie în termen sumele rămase necheltuite vor plăti o
penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite în termen, dup caz,
pentru fiecare zi de întârziere.
FORMULARE care se întocmesc:
Anexa 1 – Referatul de necesitate
Anexa 2 – Dispoziţie de plată/încasare către casierie
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
13
PROCEDURA
Pas Responsabil(i) Descriere Timp
alocat*
Termen** Riscuri
I. ÎNTOCMIREA ŞI APROBAREA DOCUMENTELOR ÎN BAZA CĂRORA SE PLĂTEŞTE AVANSUL DE CHELTUIELI MATERIALE
1.
Compartiment
intern specializat
în atribuirea
contractelor de
achiziţie publică
Întocmeşte Referatul de necesitate, precizând cantitatea bunurilor
materiale necesare, precum şi specificaţiile/caracteristicile
complete ale produsului.
Confirmă că bunurile respective sunt cuprinse în Programul anual
al achiziţiilor publice.
Avizează Referatul de necesitate, completând datele referitoare la:
- valoarea estimată a bunurilor ce urmează a fi achiziţionate,
- procedura de achiziţie,
- numele persoanei titulare de avans.
Bunurile nu sunt
prevăzute în
Programul anual
al achiziţiilor
publice.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
14
Pas Responsabil(i) Descriere Timp
alocat*
Termen** Riscuri
2. Compartimentul
financiar-contabil
Avizează Referatul de necesitate, confirmând existenţa fondurilor
în buget.
Solicitările de
fonduri depăşesc
bugetul aprobat.
3.
Persoana numită
să exercite
controlul financiar
preventiv propriu
Verifică, acordă viza de control financiar preventiv şi înregistrează
operaţiunea în Registrul de operaţiuni prezentate la viza
controlului financiar preventiv.
Acordă viza fără
să verifice
legalitatea
operaţiunii.
4. Conducătorul
instituţiei publice
Aprobă Referatul de necesitate.
.
Nu aprobă
referatul deoarece
ne există fonduri.
II. ÎNTOCMIREA ŞI APROBAREA DOCUMENTELOR ÎN BAZA CĂRORA SE PLĂTEŞTE AVANSUL DE CHELTUIELI DE DEPLASARE
1. Titularul de avans Întocmeşte Referatul de necesitate. Solicită avansul
fără să
întocmească
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
15
Pas Responsabil(i) Descriere Timp
alocat*
Termen** Riscuri
referatul de
necesitate
2. Compartimentul
financiar-contabil
Avizează Referatul de necesitate, confirmând existenţa fondurilor
în buget.
Nu sunt prevăzute
fonduri în buget
pentru cheltuieli
de deplasare.
4. Conducătorul
instituţiei publice
Aprobă Referatul de necesitate.
.
Nu aprobă
referatul deoarece
ne există fonduri.
III. ACORDAREA AVANSULUI PENTRU CHELTUIELI MATERIALE ŞI CHELTUIELI DE DEPLASARE
1. Compartimentul
financiar-contabil
Calculează suma necesară avansului pe baza Referatului de
necesitate.
Cel puţin cu 2
zile înainte de
data ridicării
avansului de
către titular
Informaţii
insuficiente,
care nu permit
calcularea sumei
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
16
Pas Responsabil(i) Descriere Timp
alocat*
Termen** Riscuri
Întocmeşte dispoziţia de plată pentru acordarea avansului în
numerar prin casierie.
Transmite dispoziţia de plată pentru acordarea vizei de control
financiar preventiv propriu.
necesare
avansului
2.
Persoana numită
să exercite
controlul financiar
preventiv propriu
Verifică, acordă viza de control financiar preventiv şi înregistrează
operaţiunea în Registrul de operaţiuni prezentate la viza
controlului financiar preventiv.
Transmite dispoziţia de plată la casieria instituţiei publice.
Acordă viza fără
să verifice
legalitatea
operaţiunii.
3. Casieria Acordă avansul în numerar în lei titularului de avans şi
înregistrează avansul în registrul de casă.
Cu 2 zile
lucrătoare
înainte de
primirea
delegaţiei sau
efectuarea
acţiunii
Nu înregistrează
avansul în
Registrul de casă.
IV. JUSTIFICARE AVANSULUI PENTRU CHELTUIELI MATERIALE ŞI CHELTUIELI DE DEPLASARE
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
17
Pas Responsabil(i) Descriere Timp
alocat*
Termen** Riscuri
1. Titularul avansului
Prezintă Compartimentalului financiar-contabil Nota justificativă
privind avansul sau Ordinul de deplasare, în care precizează suma
primită ca avans, suma cheltuită, precum şi diferenţa de
încasat/restituit, dacă este cazul, la care anexează facturi fiscale.
În 4 zile
lucrătoare de la
primirea
avansului,
exclusiv ziua
primirii
Nu sunt ataşate
toate documentele
justificative.
2. Compartimentul
financiar-contabil
Verifică:
Legalitatea documentelor justificative anexate decontului;
Concordanţa cu natura şi destinaţia cheltuielilor pentru care
s-a acordat avansul;
Respectarea termenului de justificare.
Întocmeşte:
dispoziţie de încasare în cazul în care avansul primit este mai
mare decât valoarea documentului de cheltuieli;
-Neconcordanţe
între natura şi
destinaţia
cheltuielilor
pentru care s-a
acordat avansul
-Nejustificarea in
termenul legal al
avansului
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
18
Pas Responsabil(i) Descriere Timp
alocat*
Termen** Riscuri
dispoziţie de plată în cazul în care avansul primit este mai
mic decât valoarea documentului de cheltuieli şi o transmite
casierului.
Dacă avansul primit este egal cu valoarea cheltuielilor,
documentele rămân la Compartimentul financiar-contabil.
Transmite dispoziţia de plată/încasare pentru viza de control
financiar preventiv propriu.
Dacă titularul de avans nu a transmis documentele de justificare
ale avansului, calculează penalităţi în procent de 0,50% din suma
primită în avans, pentru fiecare zi de întârziere.
3.
Persoana numită
să exercite
controlul financiar
preventiv propriu
Verifică dispoziţia de plată/încasare, acordă viza de control
financiar preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul de
operaţiuni prezentate la viza controlului financiar preventiv.
Acordă viza fără
să verifice
legalitatea
operaţiunii.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
19
Pas Responsabil(i) Descriere Timp
alocat*
Termen** Riscuri
Transmite dispoziţia de plată/încasare la casieria instituţiei
publice.
4. Casieria Achită/încasează diferenţa şi înregistrează diferenţa în registrul de
casă.
Nu înregistrează
diferenţa în
registrul de casă
* Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei.
** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
20
6. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Nr.
crt.
Compartimentul/
Operatiunea
Contabilitate Director Arhiva
1 Administrator Financiar E
2 Administrator Financiar V
3 Director Ap
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
21
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
22
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
23
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
24
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Cod
formular
Denumirea
anexei
1 2
Anexa Nr. 1 Referatul de necesitate
Anexa Nr. 2 Dispoziţie de plată/încasare către casierie
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
25
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 2
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
3
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
4
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
5
5 Scopul procedurii operaţionale 6
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 7
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale )
8
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
9
9 Descrierea procedurii operaţionale 10
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 20
11 Formular evidență modificări 21
12 Formular analiză procedură 22
13 Lista de difuzare a procedurii 23
14 Anexe, înregistrări, arhivări 24
15 Cuprins 25
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
26
Anexa 1 – Referatul de necesitate
UNITATEA:
TELEFON:
FAX:
e-mail:
...........................................................
_________________________________________________ SE APROBA,
ORDONATOR DE CREDITE,
Prof...................................
REFERAT DE NECESITATE
Prin prezenta vă rugam să aprobaţi:
(Obiectul achiziţiei publice/cheltuielii: denumire, descriere succintă, unitate de măsură, cantitate)
(Temei legal)
(Estimarea valorii achiziţiei publice/a plăţii solicitate)
(Numărul de ani pentru care se doreşte încheierea unui acord-cadru, dacă este cazul/alte informaţii
în funcţie de natura plăţii solicitate)
AVIZAT ADMINISTRATOR FINANCIAR,
..................................................
INTOCMIT, ......................................................
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
INREGISTRAREA, ACORDAREA SI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR IN
NUMERAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 06
27
Anexa 2 – Dispoziţie de plată/încasare către casierie
Instituţia publică ……………….
DISPOZIŢIE DE (PLATĂ/ÎNCASARE) ………………………CĂTRE CASIERIE
nr……………… din ……………
Numele şi prenumele ………………………………………………………………………
Funcţia (calitatea) ………………………………………………………………………….
Suma ……………………………………… lei …………………………………………..
(în cifre) (în litere)
Scopul încasării/plăţii ………………………………………………………………………
Semnătura Conducătorul unităţii Viza de control
financiar preventiv
Compartimentul
financiar-contabil
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
28
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
COMPLETAREA REGISTRULUI DE CASA
P.O. Ctb. 07
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
29
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
30
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
31
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 2 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
32
1. Scopul procedurii operationale
1.1 Stabileste modul de completare a REGISTRULUI DE CASA.
1.2. Dã asigurãri cu privire la existenta documentatiei adecvate derulãrii activitãtii.
1.3. Asigurã continuitatea activitãtii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului prin
faptul ca, procedurarea activitãtii permite aplicarea acesteia de cãtre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborãrii prezentei proceduri.
1.4. Sprijinã auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control iar pe
manager in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru managerul unitãtii
in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfãsurãri a activitãtii Școlii Gimnaziale ”Nicolae
Bălcescu” .
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
33
2. Domeniul de aplicare
2.1. Aria de cuprindere
Procedura se aplică în cadrul Compartimentului financiar – contabil.
2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofolliului de activitati desfăşurate
- toate etapele vor fi parcurse privind modul de organizare şi conducere a
contabilităţii.
Procedura se aplica de catre compartimentul contabilitate si directiune.
2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :
a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
*contabilitate
*conducere
b)de această activitate depind următoarele compartimente:
*secretariat
*conducere
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
34
3. Documente de referinţă aplicabile activitatii procedurate
3.1. Reglementari internationale
– ORDIN Nr. 2844/2016 din 12 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor
contabile conforme cu Standardele Internaţionale de Raportare Financiară
3.2. Legislatie primara
- Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata
- Legea 70/2015 pentru intarirea disciplinei financiare privind operatiunile de
incasari si plati in numerar si pentru modificarea si completarea OUG 193/2002 privind
introducerea sistemelor moderne de plata
- Regulamentul operatiunilor de casa aprobat prin Decretul nr.209/1976.
- Ordinul privind registrele si formularele financiar-contabile nr. 2634/2015
3.3. Legislatia secundara
- Nu este cazul
3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice:
- Procedura operationala privind circuitul documentelor
-Organigrama institutiei
-Fisele posturilor
-Regulamentul de organizare si functionare
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
35
4. Definiţii şi prescurtări ale termenilor utilizati in procedura operationala
4.1. Definitii ale termenilor
Nr.
Crt.
Termenul Definitia si/sau daca este cazul, actul care defineste termenul
1. Procedura
operationala
Prezentarea formalizata, in scris, a tututor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii
activitatii, cu privire la aspectul procesual
2. Editie a unei
proceduri
operationale
Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri operationale,
aprobata si difuzata
3. Revizia in cadrul
unei editii
Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, dupa caz, a
uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale,
actiuni care au fost aprobate si difuzate
4.2. Abrevieri ale termenilor
Nr.
Crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operationala
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
36
5. Descrierea procedurii operationale
5.1. Generalitati
Intocmirea, editarea si pastrarea registrului de casa se efectueaza conform normelor
elaborate de Ministerul Finantelor Publice.
Registrul de casa se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestuia si se prezinta
in mod ordonat si astfel completat incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul
operatiunilor contabile efectuate.
Registrul de casa se poate completa si in format electronic.
5.2. Modul de lucru
Registrul de casa serveste ca:
- document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin
casieria unitatii pe baza actelor justificative;
- document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;
- document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.
Se intocmeste in doua exemplare, de casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita,
pe baza actelor justificative de incasari si plati.
La sfarsitul zilei, randurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaza.
Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rand al registrului
de casa pentru ziua in curs.
Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate si
de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea
exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
37
Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor
inscrise si respectarea dispozitiilor legale privind efectuarea operatiunilor de casa (exemplarul
2).
Exemplarul 1 ramane la casier.
Registrul de casa se arhiveaza:
- la casierie (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii;
- denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
- numarul curent; numarul actului de casa; numarul anexelor; explicatii; incasari; plati;
- report/sold ziua precedenta;
- semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil.
5.3. Documentele specifice utilizate la operatiunile prin casa
Chitanta – serveste ca document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la
casieria unitatii si document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate.
Se intocmeste in 2 exemplare de catre casierul unitatii si se semneaza pentru primirea sumei.
Destinatia chitantei este urmatoarea:
- exemplarul 1 (originalul) ramane la depunator
- exemplarul 2 ramane in carnet fiind folosit ca document de verificare a operatiilor
efectuate in registrul de casa. O copie a acestuia care va purta mentiunea “Am primit
originalul” si semnatura depunatorului se va atasa filei registrului de casa.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
38
5.3.1. Factura fiscala – serveste ca document justificativ pentru cumpararea unor produse,
sau prestarea unor servicii si ca document justificativ de inregistrare in contabilitate. Se
intocmeste de vanzator sau prestator. Factura fiscala trebuie insotita de chitanta simpla sau de
bon de casa de marcat (dupa caz).
5.3.2 Dispozitia de plata-incasare catre casierie – serveste ca :
- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor
legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de
incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit,
pentru procurare de materiale etc.;
- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta
venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor
in numerar efectuate fara alt document justificativ.
Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:
- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune
plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,
procurare de materiale etc.;
- in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se
dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.
Dupa efectuarea platii sau incasarii ,casierul va completa rubricile de pe verso.
Circula:
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
39
- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile
prevazute de lege;
- la persoanele autorizate sa aprobe incasarea sau plata sumelor respective;
- la casierie, pentru efectuarea operatiunii de incasare sau plata, dupa caz, si se semneaza
de casier; in cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit suma;
- la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea
inregistrarilor in contabilitate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.
Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii;
- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
- numele si prenumele, precum si functia (calitatea) persoanei care incaseaza/restituie
suma;
- suma incasata/restituita (in cifre si in litere); scopul incasarii/platii;
- semnaturi: conducatorul unitatii, viza de control financiar preventiv, compartimentul
financiar-contabil;
- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primita, data si
semnatura;
- casier; suma platita/incasata; data si semnatura.
Dupa efectuarea platii sau incasarii ,casierul va completa rubricile de pe verso.
5.3.3. Imputernicire (procura) – serveste ca document de imputernicire in vederea incasarii
unor drepturi banesti de la casierul unitatii atunci cand titularul nu se poate prezenta.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
40
5.3.4. Decont de cheltuieli/deplasare – serveste ca document justificativ pentru decontarea de
catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate, pentru stabilirea diferentelor de primit/restituit
de catre titularul de avans si pentru inregistrarea in contabilitate.
Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre titularul de avans. Circula de la titularul
de avans la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative si exactitatea
calculelor, la persoanele autorizate sa aprobe plata diferentei (daca se justifica) si apoi la
casierie pentru plata sau restituirea diferentei (dupa caz).
5.4. Organizarea dosarului de casa
Se aseaza filele registrului de casa (in copie) in ordine cronologica;
1. In spatele fiecarei file de registru de casa se ataseaza documentele justificative .
2. Pentru un aspect mai bun al dosarului, documentele justificative de forme mai mici se
capseaza pe coli A4, iar acestea se ataseaza in spatele filei de registru de casa respective.
3. Se predau contabilului sef sub semnatura.
In conformitate cu prevederile Legii 70/2015 pentru intarirea disciplinei financiare privind
operatiunile de incasari si plati in numerar si pentru modificarea si completarea OUG 193/2002
privind introducerea sistemelor moderne de plata:
1. Operatiunile de incasari si plati intre persoanele juridice se vor efectua numai prin
instrumente de plata fara numerar. Prin exceptie de la aceste prevederi, persoanele
juridice pot efectua plati in numerar in urmatoarele cazuri:
a) plata salariilor si a altor drepturi de personal;
b) alte operatiuni de plati ale persoanelor juridice cu persoane fizice;
2. Sumele in numerar aflate in casieriile proprii nu pot depasi la sfarsitul fiecarei zile
plafonul de 5.000 lei. Se admite depasirea acestui plafon numai cu sumele aferente
platii salariilor si a altor drepturi de personal, precum si a altor operatiuni cu persoane
fizice, pentru o perioada de 3 zile lucratoare de la data prevazuta pentru plata acestora.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
41
Sumele in numerar care depasesc nivelul de 2.000 lei, vor fi depuse in conturile de
Trezorerie ale persoanelor juridice respective, astfel:
- in urmatoarea zi lucratoare, daca sediul persoanei juridice se afla in aceeasi localitate
cu cel al unitatii Trezoreriei la care are deschis contul;
5.5. Verificarea registrului de casa se efectueaza de cate ori este cazul, de catre (Administrator
Financiar.
Aceasta va urmari, in ordinea mentionata mai jos, daca:
a. exista si sunt corect si complet intocmite toate documentele pe baza carora s-a intocmit
registrul de casa.
b. daca toate documentele atasate, in special chitantele si facturile fiscale emise de catre
furnizori contin toate datele de identificare .
c. daca dispozitiile de plata catre casierie sunt semnate de catre: casier, persoana care a ridicat
suma, precum si daca sunt aprobate de director si administrator financiar.
d. daca registrul de casa este semnat de catre casier pentru intocmire.
e. daca reglementarile legale privind plafonul soldului de casa si cel de plati in numerar au
fost respectate.
5.6. Conditiile in care se pot intocmi, edita si arhiva electronic registrele, jurnalele si alte
documente financiar-contabile
Din punct de vedere al bazei de date sa existe posibilitatea reconstituirii in orice moment
a continutului registrelor, jurnalelor si altor documente financiar-contabile.
Registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport
WORM (Write Once Read Many), sa fie semnate de persoana care le întocmeşte, în
conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
Sa existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzand masurile tehnice si
organizatorice care sa asigure urmatoarele cerinte minimale:
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
42
a) confidentialitatea si integritatea comunicatiilor;
b) confidentialitatea si nonrepudierea tranzactiilor;
c) confidentialitatea si integritatea datelor;
d) impiedicarea, detectarea si monitorizarea accesului neautorizat in sistem;
e) restaurarea informatiilor gestionate de sistem in cazul unor calamitati naturale, evenimente
imprevizibile, prin:
- arhivarea datelor utilizand tehnologia WORM (Write Once Read Many), care sa
permita inscriptionarea o singura data si accesarea ori de cate ori este nevoie a informatiilor
stocate;
- inregistrarea datelor din documentele financiar-contabile in timp real, in alt sistem de
calcul, cu aceleasi caracteristici, care sa fie amplasat intr-o alta locatie.
Sa se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor si formularelor la cererea organelor
de control.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
43
6. Responsabilităţi si raspunderi in derularea activitatii
6.1. Casierul:
- Intocmeste registrul de casa, in doua exemplare cu destinatiile mentionate mai sus.
- Elibereaza numerar din casierie numai pe baza de dispozitie de plata intocmita de
Administrator Financiar;
- Ridica/depune numerar din/in banca, avand in vedere reglementarile legale privind
plafonul maxim de numerar in casierie.
- La sfarsitul fiecarei zile casierul trebuie sa predea la serviciul contabilitate fila de
registru de casa in original, insotita de documente justificative.
6.2. Administrator Financiar
Controlul existentei numerarului in casierie se executa de catre Administrator
Financiar.
- se stabileste soldul scriptic pe baza registrului de casa;
- se inventariaza numerarul aflat in casierie;
- se confrunta soldul real cu soldul scriptic si se investigheaza diferenta
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
44
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
45
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
46
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
47
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Nr.
anexa
Denumirea
anexei
Elaborator Aprobat Nr.de
exemplare
Difuzare Arhivare Alte
loc perioada
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Formular Registrul
de casa
Casier 2 Ex1-actele
contabile
Ex2-la
cotor
Casierie
Contabilitate
5 ani
2 Chitanta Casier 2 Ex1-
platitor
Ex2-la
cotor
Casierie
5 ani
3 Dispozitia de plata-
incasare
Casier CFP
Ordonator
de credite
1 Anexa la
registrul de
casa
Contabilitate 5 ani
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
48
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 28
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
29
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
30
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
31
5 Scopul procedurii operaţionale 32
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 33
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale )
34
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
35
9 Descrierea procedurii operaţionale 36
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 43
11 Formular evidență modificări 44
12 Formular analiză procedură 45
13 Lista de difuzare a procedurii 46
14 Anexe, înregistrări, arhivări 47
15 Cuprins 48
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
49
ANEXA 1 Registrul de casa
UNITATEA : Data Nr.
Poz.
REGISTRU DE CASA Zi Luna An 1
Nr. Crt. Nr. act. casa Explicatia Incasari Plati
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Sold ziua precedenta 0,00
TOTAL 0,00 0,00
SOLD FINAL 0,00
CASIER COMPARTIMENT FINANCIAR - CONTABIL
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
50
ANEXA 2 Dispozitie de plata/incasare
Unitatea .........................
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│DISPOZITIE DE*) ................................................. CATRE CASIERIE │
│ nr. ............................... din ..........................................│
│ │
│Numele si prenumele .........................................................................│
│Functia (calitatea) .........................................................................│
│Suma ......................... lei ..........................................................│
│ (in cifre) (in litere) │
│Scopul incasarii/platii .....................................................................│
│.............................................................................................│
├─────────┬─────────────────────────┬───────────────────────┬─────────────────────────────────┤
│ │ Conducatorul unitatii │ Viza de control │ Compartiment financiar-contabil │
│Semnatura│ │ financiar-preventiv │ │
│ ├─────────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────────────┤
└─────────┴─────────────────────────┴───────────────────────┴─────────────────────────────────┘
*) Se va inscrie "INCASARE" sau "PLATA", dupa caz. 14-4-4 t2
(verso)
┌────────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │ DATE SUPLIMENTARE PRIVIND BENEFICIARUL SUMEI: │
│ Se │ │
│completeaza │Actul de identitate ...................... Seria ................ nr. ..........│
│numai pentru│Am primit suma de .......................................................... lei│
│ plati │ (in cifre) │
│ │ Data .................................... │
│ │ Semnatura ............................... │
├────────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ CASIER │
│Platit/incasat suma de .................................................. lei │
│ (in cifre) │
│ Data .................................... │
│ Semnatura ............................... │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Unitatea ....................
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│DISPOZITIE DE*) ........................... CATRE CASIERIE nr. ........... din ..............│
│Scopul incasarii/platii .....................................................................│
├────────────────┬────────────────┬───────────────┬────────────────────────────┬──────────────┤
│ │ │ Actul de │ SUMA │ │
│ Numele si │ Functia │ identitate ├───────────────────┬────────┤ Semnatura de │
│ prenumele │ (calitatea) │(seria, nr.)**)│ Reprezentand │ Totala │ primire │
│ │ │ ├────┬────┬────┬────┤ │ │
├────────────────┼────────────────┼───────────────┼────┼────┼────┼────┼────────┼──────────────┤
├────────────────┼────────────────┼───────────────┼────┼────┼────┼────┼────────┼──────────────┤
├────────────────┼────────────────┼───────────────┼────┼────┼────┼────┼────────┼──────────────┤
├───┬────────────┼──────────┬─────┴──────┬────────┼────┼────┼────┼────┼────────┼──────────────┤
│ S│Conducatorul│ Viza de │Compartiment│ TOTAL │ │ │ │ │ │ │
│ e│ unitatii │ control │ financiar- │ │ │ │ │ │ │ │
│ m│ │financiar-│ contabil │ │ │ │ │ │ │ │
│ n│ │preventiv │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ a├────────────┼──────────┼────────────┼────────┴────┴────┴────┴────┴────────┘ │
│ t│ │ │ │CASIER Platit/incasat suma totala de ........... lei│
│ u│ │ │ │ │
│ r│ │ │ │ Data ....... Semnatura .......... │
│ a│ │ │ │ │
└───┴────────────┴──────────┴────────────┴────────────────────────────────────────────────────┘
*) Se va scrie "INCASARE" sau "PLATA", dupa caz. 14-4-4/a
**) Se va completa numai pentru plati.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
COMPLETAREA REGISTRULUI DE
CASA
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 07
51
ANEXA 3 Chitanta
┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
│Unitatea .............................. │
│Codul fiscal .......................... │
│Sediul (localitatea, str., nr.) ....... │
│Judetul ............................... │
│ │
│ CHITANTA Nr. │
│ Data ............. 201.. │
│ │
│Am primit de la ...........................................│
│Adresa ....................................................│
│Suma de ................ adica ............................│
│...........................................................│
│Reprezentand ..............................................│
│ │
│ Casier, │
└───────────────────────────────────────────────────────────┘
14-4-1
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
52
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A OBIECTELOR DE INVENTAR
P.O. Ctb. 08
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
53
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
54
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
55
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 2 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
56
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Scopul procedurii:
Scopul acestei proceduri este de a stabili modalitatea de organizare şi conducere a
contabilităţii.
1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care
il inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control,
iar pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un
real sprijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru
directorul unitatii in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
57
2. Domeniul de aplicare
2.1. Aria de cuprindere
Procedura se aplică în cadrul Compartimentului financiar – contabil.
2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofolliului de activitati desfăşurate
- toate etapele vor fi parcurse privind modul de organizare şi conducere a contabilităţii.
Procedura se aplica de catre compartimentul contabilitate si directiune.
2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :
a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
*contabilitate
*conducere
b)de această activitate depind următoarele compartimente:
*secretariat
*conducere
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
58
3. Documente de referinta
3.1. Reglementări internaţionale
-
3.2. Legislaţie primară
3.2.1. Legea nr. 22/1969 - privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi
răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, modificată prin Legea nr. 54/1994,
3.2.2. Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (**republicată**),
3.2.3. HG nr. 2230/1969 - privind gestionarea bunurilor materiale.
3.2.4. HG nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare a
bunurilor aparţinând instituţiilor publice (actualizată până la data de 31.21.1998*),
3.2.5. HG nr. 1031/1999 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind înregistrarea
în contabilitate a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-
teritoriale.
3.2.6. OMFP nr. 2634/2015 - pentru aprobarea Normelor metodologice de întocmire şi
utilizare a registrelor şi formularelor comune pe economie, privind activitatea financiară şi
contabilă,
3.2.7. Ordinul nr. 640/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea
și depunerea situațiilor financiare trimestriale ale instituțiilor publice, precum și a unor raportări
financiare lunare în anul 2017, pentru modificarea și completarea Normelor metodologice privind
organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru instituțiile
publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice
nr. 1.917/2005, precum și pentru modificarea și completarea altor norme metodologice în
domeniul contabilității publice
3.2.8. OMFP nr. 3471/2008 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind reevaluarea
şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice şi al persoanelor juridice fără
scop patrimonial;
3.2.9. Ordinul nr. 2332 / 30.08.2017 pentru modificarea Ordinului 923/ 11 iulie 2014
pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului f inanciar
preventiv si a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfãsoarã
activitatea de control financiar preventiv propriu, aprobate prin Ordonanta Guvernului nr.
119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, si Legea nr.
500/2002;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
59
3.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice
- Circuitul documentelor;
- Regulamentul intern al Unitatii;
- Alte acte normative.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
60
4. Definitii si prescurtari
4.1. Definitii ale termenilor
4.1.1 Scadentar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează in perioada
curenta si privesc perioadele viitoare si care urmează a se repartiza lunar asupra
cheltuielilor;
4.1.2 Obiecte de inventar: bunuri cu o valoare mai mică decât limita prevăzută de lege pentru a fi
considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de folosinţă, sau cu o durată mai mică de un an,
indiferent de valoarea lor, precum şi bunurile asimilate acestora (echipamentul de protecţie,
echipamentul de lucru, îmbrăcămintea specială, mecanismele, scule, dispozitive, verificatoare,
aparatele de măsura şi control, etc.), care pot fi:.
a) obiecte de inventar în depozit (magazii),
b) obiecte de inventar în folosinţa personală a salariatilor,
c) obiecte de inventar în folosinţa comună a personalului din cadrul compartimentelor,
d) obiecte de inventar în folosinţa comună amplasate în spaţii de interes general din
interiorul clădirilor instituţiei (din holuri / culoare de trecere / wc-uri, etc.),
e) obiecte de inventar în folosinţa publică (aflate pe drumuri publice, în zone publice de
agrement, etc).
4.1.3 Materiale consumabile: materiale auxiliare, combustibili auto, materiale pentru ambalat,
piese de schimb, seminţe şi materiale de plantat, furaje, medicamente şi materiale sanitare şi alte
materiale care asigură desfăşurarea activităţii curente a instituţiei.
4.1.4 Document justificativ: documentul care furnizează toate informaţiile prevăzute de
reglementările legale în vigoare.
4.1.5 Recepţia: identificarea şi verificarea cantitativă şi calitativă a bunurilor, valorilor, lucrărilor
şi serviciilor.
4.1.6 An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este anul
calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
61
4.1.7 Angajament bugetar - actul administrativ prin care se rezerva creditul bugetar in vederea
stingerii obligatiei de plata ce rezulta din executarea angajamentului legal;
4.1.8 Angajament legal - actul juridic prin care se creeaza, in cazul actelor administrative
sau contractelor ori se constata, in cazul legilor, hotararilor de Guvern, acordurilor,
hotararilor judecatoresti, obligatia de plata pe seama fondurilor publice ;
4.1.9 Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinată în
funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care
desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;
4.1.10 Balanţa de verificare — procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau
ori de cate ori este nevoie, se grupează si se sistematizează informaţiile in conturi,
urmarindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate si nesoldate in
Cartea mare, in care sunt prezentate, in funcţie de forma, informaţii privind soldurile,
rulajele si sumele conturilor);
4.1.11 Bilanţ - document contabil de sinteza care reflecta activul, pasivul si capitalul
propriu al unei Organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum si in celelalte situaţii
prevăzute de lege;
4.1.12 Balanţa - Tabel statistico-economic folosit in analiza si planificare, prin care se
compara si se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o anumita
perioada;
4.1.13 Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a
instituţiilor publice;
4.1.14 Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine
obligatorie şi după criterii unitare;
4.1.15 Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi
regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
62
4.1.16 Cont - procedeu contabil de urmărire permanenta si sistematica, intr -o forma
speciala, in expresie valorica si uneori cantitativa, existenta si mişcarea mijloacelor si a
surselor acestora, precum si procesele economice si rezultatele acestora;
4.1.17 Creanţe - valori avansate temporar de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează sa primească un echivalent (o suma de bani sau un serviciu);
4.1.18 Credit bugetar - sumă aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care
se pot ordonanţa şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate în
cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,
respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
4.1.19 Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către
Ordonantatorul principal de credite in limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare si plaţi de casa din bugetele locale;
4.1.20 Evidenta contabila - înregistrare sistematica a informaţiilor privind situaţia
patrimoniala si a rezultatelor obţinute de către un agent economico -social, atât pentru
necesităţile acestuia cat si pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,
băncile, organele fiscale si alte persoane juridice sau fizice ;
4.1.21 Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a
plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;
4.1.22 Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se
aprobă, se execută şi se raportează bugetul;
4.1.23 Extras de cont - document ce atesta tranzacţiile cu disponibilităţi;
4.1.24 Fise de cont - document contabil unde se inregistreaza in ordine cronologica toate
operaţiile economice după documentele de evidenta si după articole contabile;
4.1.25 Furnizor - datorie a organizaţiei echivalenta valorii bunurilor, lucrărilor si
serviciilor primite de la terţi;
4.1.26 Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
63
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, in scopul asigurării executării obligaţiei
asumate;
4.1.27 Jurnal - un registru contabil unde se inregistreaza toate operaţiunile - mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic si in ordine cronologica;
4.1.28 Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar
veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;
4.1.29 Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară
anuală;
4.1.30 Lichidarea cheltuielilor - fază în procesul execuţiei bugetare în care se verifică
existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să ateste
operaţiunile respective;
4.1.31 Materiile prime - sunt destinate utilizării in procesul de producţie, participa direct la
generarea produselor, regasindu-se in produsul finit integral sau parţial, fie in starea lor
iniţiala, fie transformata;
4.1.32 Nota contabila - document justificativ de înregistrare in contabilitatea sintetica si
analitica, de regula pentru operaţiunile care nu au la baza documente justificative (stornari,
virări, etc);
4.1.33 Obligaţie de plata - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de
creditor la a da o anume suma sub sancţiunea constrângerii;
4.1.34 Ordonanţarea cheltuielilor - fază în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă
că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că
plata poate fi realizată;
4.1.35 Piaţa cheltuielilor - fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţi;
4.1.36 Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
64
instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de obligaţiile
sale faţă de terţii creditori);
4.1.37 Registru Jurnal - documentul contabil in care se efectuează înregistrarea
cronologica a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor si a operaţiilor, prezentând sumele
conturilor implicate debitoare sau creditoare si alte informaţii legate de acestea
4.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
65
5. Descrierea procedurii
In cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” se achiziţionează mai multe tipuri de
obiecte de inventar şi materiale. Pentru acestea, ca si pentru cele deja existente in
patrimoniul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” este necesara gestionarea lor
permanenta, fiind nevoie si evidenta contabila a lor. Evidenta contabila are in vedere:
- Tinerea la zi a Listelor de evidenta a gestiunilor Obiectelor de Inventar si a,
Materialelor si a mişcărilor (intrări, ieşiri, transferuri) din cadrul gestiunilor
- Urmărirea legalităţii si realităţii achiziţiilor si intrărilor in gestiunea Școlii
Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” a Obiectelor de Inventar si a Materialelor.
5.1. PRINCIPII GENERALE
5.1.1. Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul
efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel
calitatea de document justificativ.
5.1.2. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate
angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care
le-au înregistrat în contabilitate, după caz.
5.1.3. Deţinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar şi alte
drepturi şi obligaţii, precum şi efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în
contabilitate, sunt interzise.
5.1.4. Separarea sarcinilor, potrivit căruia din comisiile de recepţie a bunurilor nu fac
parte persoanele care au responsabilităţi legate de elaborarea comenzilor, de înregistrare în
contabilitate şi de plată.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
66
5.2. REGLEMENTĂRI PRIVIND RECEPŢIA BUNURILOR
5.2.1. Pentru recepţia bunurilor este necesară numirea la nivelul instituţiei, prin act de
decizie internă, a unei comisii de recepţie a bunurilor. Modelul de referat de aprobare este dat
în anexa 1, iar modelul de act este prezentat în anexa 2.
5.2.2. Comisia de recepţie va fi formată din cel puţin: delegatul ordonatorului de credite în
calitate de preşedinte şi doi salariaţi ai instituţiei, cu pregătirea tehnica şi/sau economică care să le
permită identificarea şi evaluarea bunurilor sau valorilor recepţionate şi care nu se află în situaţie
de incompatibilitate.
5.2.3. Comisia de recepţie se întruneşte la cererea gestionarului.
5.2.4. Recepţia se va realiza la:
- magazia instituţiei,
- locul de amplasare a bunurilor, pe domeniul public sau privat al municipiului.
5.2.5. Documentele în baza cărora se efectuează recepţia sunt:
- factura fiscală,
- factura proforma, în cazul în care este însoţită de bunurile ce trebuiesc achitate,
- avizul de expediţie,
- actul de donaţie,
- contractul de sponsorizare,
- procesul verbal de transfer pentru bunuriele provenite de la altă instituţie,
- comanda de achiziţii şi contractul de achiziţie publică unde sunt prevăzute cantităţile
şi condiţiile de calitate ale bunurilor.
Documentele de transport nu constituie acte de gestiune pentru expeditor şi destinatar, pe
baza lor neputându-se opera descărcarea sau încărcarea de gestiune.
5.2.6. Termenul de efectuare a recepţiei este de max. 72 de ore, de la înregistrarea la
indicativul serviciului.
5.2.7. Comisia de recepţie poate solicita compartimentului care derulează contractul de
achizitie publică, toate documentele privind bunurile pe care le recepţionează.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
67
5.2.8. Gestionarul va participa la lucrările de recepţie, va semna pentru confirmarea
de primire în gestiune documentele însoţitoare ale bunurilor şi va semna notele de recepţie.
5.2.9. Documentul întocmit şi semnate de către comisia de recepţie este Nota de
intrare, recepţie şi constatare diferenţe, cod 14-3-1A, prezentată în anexa 3.
5.2.10. Notele de recepţie şi constatare de diferenţe, împreună cu documentele după care
s-a făcut recepţia, vor fi transmise către compartimentul financiar – contabil prin intermediul
borderoului de predare a documentelor cod.14.3.7.
5.3.REGLEMENTĂRI MINIMALE PRIVIND GESTIONAREA BUNURILOR
5.3.1. Documentul de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor de
valori materiale, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz, este reprezentat de Fişa de
magazie, cod 14-3-8/8a, prezentată în anexa 4.
5.3.2. Documente justificative pentru întrările în gestiuni:
a) Nota de intrare recepţie şi constatare de diferenţe, cod 14-3-1/Aa,
b) Bon de transfer, restituire, cod 14-3-3A,
c) Procesul-verbal de predare –primire întocmit pe baza listelor de inventariere.
5.3.3.Documente justificative pentru înregistrarea ieşirilor din gestiuni:
a) Bon de consum, cod 14-3-4A,
b) Bon de transfer , restituire, cod 14-3-3A,
c) Procesul-verbal de predare –primire întocmit pe baza listelor de inventariere,
d) Actul de constatare privind bunuri depreciate, degradate, distruse sau sustrase.
5.4. REGLEMENTARI PRIVIND DAREA ÎN CONSUM
5.4.1. Documentul prin care se realizează darea în consum (ieşirea din magazie) este Bonul
de consum, cod 14-3-4/aA, prezentat în anexa 5.
5.4.2. Bonurile de consum sunt întocmite în cadrul fiecărui compartiment (direcţie /
serviciu / birou), în 3 exemplare (la gestionar, la contabilitate şi la cotor).
5.4.3. Nr. bonului va fi alcătuit din indicativul emitentului şi nr de ordine al documentului.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
68
5.4.4. Cantităţile de materiale solicitate se trec în bon la rubrica “Cantitatea necesară”.
5.4.5. Bonurile se semnează de către administrator, se semnează de gestionar după ce
verifică în fişa de magazie şi trece cantitatea eliberată şi de către un delegat al compartimentului
în calitate de primitor.
5.4.6. Gestionarul va opera cantităţile eliberate după fiecare operaţiune, în fişele de
magazie şi va prezenta lunar la serviciul administrativ o situaţie a stocurilor de materiale
(imprimate, rechizite, carburanţi, etc.).
5.4.7. Serviciul contabilitate va verifica lunar modul de înregistrare în fişele de magazie a
intrărilor şi ieşirilor şi vor semna de control fişele de magazie.
5.5. REGLEMENTARI PRIVIND DAREA ÎN FOLOSINŢĂ A OBIECTELOR DE
INVENTAR
5.5.1. Gestionarul deschide pentru aceste obiecte de inventar: “Fişa de evidenţă a stocurilor
şi a obiectelor de inventar în folosinţă” cod 14-3-9/a prezentată în anexa 6, deoarece aceasta
asigură evidenţierea mişcărilor obiectelor de inventar şi stocul acestora pe locuri de folosinţă şi
facilitează efectuarea inventarierii.
5.5.2. Documente utilizate pentru înregistrarea mişcarilor în fişa sunt :
a) Bonul de consum,cod cod 14-3-4/aA la eliberarea pentru folosinţă,
b) Bonul de transfer, restituire în gestiune, cod 14-3-3A (vezi anexa 7) pentru:
- obiecte de inventar folosite şi în stare bună pentru utilizare,
- obiecte de inventar inutilizabile sau deteriorate-restituite.
5.5.3. Documente care justifică necesitatea eliberării :
- nomenclatoare stabilite pe funcţii, pentru echipament şi materiale de protecţie,
- referate de justificare pentru alte materiale de natura obiectelor de inventar de
folosinţă personală, comuna sau obştească.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
69
5.6. REGLEMENTARI PRIVIND URMĂRIREA MODULUI DE FOLOSINŢĂ A
OBIECTELOR DE INVENTAR
5.6.1. Persoana numită prin această dispoziţie / deciziei va păstra o evidenţă a obiectelor
de inventar pe locurile de amplasare, se poate folosi “Fişa de evidenţă a stocurilor şi obiectelor de
inventar pe locuri de folosinţă” (cod 14-3-9/a), prezentat în anexa 8.
5.6.2. Serviciul Administrativ are în atribuţii urmărirea existenţei şi integrităţii acestor
bunuri, şeful acestui serviciu dispunand includerea în planurile de activitate şi urmărirea lor.
5.7. REGLEMENTARI PRIVIND SCOATEREA DIN UZ A OBIECTELOR DE
INVENTAR
5.7.1. Constatarea stării fizice a obiectelor de inventar aflate în folosinţa personală sau
comună care au devenit neutilizabile datorită uzurii, degradării sau deprecierii, se face de către :
a) responsabilii bunurilor respective în tot cursul anului,
b) compartimentele cu atribuţii de control din instituţie,
c) comisia de inventariere.
5.7.2. Restituirile, din cursul anului, în magazia obiectelor de inventar în folosinţă a
obiectelor de inventar inutilizabile se înregistrează în fişa fiecărui obiect de inventar, la data
predării efective şi sunt însoţite de Note justificative privind descrierea degradării bunurilor
materiale, întocmite de responsabilul bunurilor respective (referat înregistrat).
5.7.3. Propunerea privind scoaterea din uz a obiectelor de inventar inutilizabile, restituite
în gestiune, se întocmeşte de către:
a) gestionar pentru obiectele de inventar restituite în magazie, şi
b) comisia de inventariere.
5.7.4. Pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau pentru declasarea altor bunuri
materiale, este necesară numirea la nivelul instituţiei, prin act de decizie internă, a unei comisii
de scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă şi pentru declasarea bunurilor
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
70
materiale. Modelul de referat de aprobare este dat în anexa 9, iar modelul de act este prezentat în
anexa 10.
5.7.5. Gestionarul obiectelor de inventar întocmeşte un referat cu propunerea de declasare
a unor bunuri materiale pe care îl prezintă preşedintelui comisiei, împreună cu Notele justificative
(referatele) privind descrierea degradării bunurilor materiale, întocmite de responsabilii bunurilor
pe care le are în magazie.
5.7.6. Comisia de scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă şi pentru
declasarea bunurilor materiale întocmeşte Procesul verbal de declasare a unor bunuri materiale
prezentat în anexa 11.
5.7.7. După aprobarea lui de către ordonatorul de credite secundar – Inspectoratul Scolar
Judetean Bacău, se realizează operaţiunea de casare care constă în: distrugerea bunului astfel încât
să nu mai poată fi utilizat ca atare, dezmembrare şi recuperare a materialelor sau pieselor rezultate.
5.7.8. După realizarea acestor activităţi comisia întocmeşte Procesul verbal de predare a la
magazie a materialelor rezultate, conform modelului prezentat în anexa 12.
5.8. Circuitul documentelor în procesul de gestionare a materialelor şi a obiectelor de
inventar este prezentat în diagrama din figura 1.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
71
6. Responsabilitati
6.1. Ordonatorul de credite:
6.1.1. Răspunde de numirea Comisiei de recepţie şi a Comisiei de scoaterea din uz a
obiectelor de inventar în folosintă şi/sau pentru declasarea altor bunuri.
6.1.2. Aprobă :
scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasarea altor bunuri,
disponibilizarea bunurilor către alte instituţii,
preturile iniţiale de vanzare a bunurilor scoase din uz, a materialelor sau a pieselor
rezultate în urma demolării sau dezmembrării acestora, care urmează să fie văndute,
organizarea vânzării la licitaţie a bunurilor.
6.2. Responsabilii activităţilor financiar contabile (Administrator Financiar, şi/sau
contabil, conform organigramei şi atribuţiilor specifice din fişa postului):
6.2.1. Răspund de înregistrarea în evidenţa contabilă a documentelor justificative privind
recepţia bunurilor, darea în consum, scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasarea altor
bunuri şi intrările de materiale şi piese de schimb, rezultate în urma operaţiunilor de demolare sau
distrugere a unor bunuri.
6.3. Membrii Comisiei de recepţie
6.3.1. Răspund în activitatea de recepţie a bunurilor de:
efectuarea inspecţiei şi/sau testarea produselor pentru a verifica conformitatea lor
cu standardele, reglementările tehnice sau altele asemenea, prevăzute în Caietul de sarcini şi în
propunerea tehnică, înscrise în contractul de achiziţii publice pentru produse.
verificarea conformităţii produselor cu standartele sau cu alte reglementări din ţara
de origine, în situţia achiziţionării în baza unor contracte sau comenzi în care nu se menţionează
nici un standart sau reglementare aplicabilă .
recepţia materialelor de ambalare a produselor ,care rămân în proprietatea
instituţiei.
respectarea condiţiilor de ambalare, marcare şi documentaţia însoţitoare prevăzute
în contractul de achiziţie publică.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
72
înscrierea în notele de recepţie a tuturor constatărilor cerute prin conţinutul
formularului sau prin prevederile speciale din contractul de achiziţii publice.
6.3.2. Răspund în activitatea de recepţie a lucrărilor de constatarea stadiului îndeplinirii
contractului prin corelarea prevederilor acestuia cu documentaţia de execuţie şi cu reglementările
în vigoare.
6.3.3. Răspund în activitatea de recepţie a prestărilor de servicii de:
verificarea modului de prestare a serviciilor pentru a stabili conformitatea lor cu
prevederile din propunerea tehnică şi Caietul de sarcini.
respectarea prevederilor din contractul de prestări de servicii.
6.4. Membrii Comisiei de scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă şi
pentru declasarea bunurilor materiale
6.4.1. Răspund pentru fundamentarea şi elaborarea:
avizului pentru aprobarea scoaterii din uz a obiectelor de inventar şi/sau declasarea
bunurilor materiale,
avizului pentru aprobarea disponibilizării unor bunuri propuse pentru scoaterea din
uz, care sunt în stare de funcţionare dar care nu mai sunt necesare instituţiei sau pentru care nu mai
există temei legal pentru folosinţă,
avizului pentru aprobarea valorificării prin vânzare a unor bunuri propuse a fi
scoase din uz,
preţului iniţial de vânzare, a bunurilor scoase din uz, a materialelor sau a pieselor
rezultate în urma dezmembrării, care urmează să fie vândute,
propunerii privind dezmembrarea obiectelor de inventar aprobate pentru scoaterea
din uz.
6.4.2. Răspund pentru conformitatea şi realitatea:
operaţiunilor de dezmembrare efectuate de către persoanele delegate pentru
aceasta,
conţinutului proceselor verbale privind scoaterea din uz a obiectelor de inventar
şi/sau declasare a unor bunuri materiale,
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
73
operaţiunilor de predarea la magazii a bunurilor rezultate din dezmembrări.
6.5. Şefii compartimentelor de specialitate ( secretariat,administrativ,contabilitate):
6.5.1. Răspund pentru
justificarea necesităţii şi oportunităţii pentru efectuarea consumurilor de materiale,
numirea responsabililor de bunuri de natura obiectelor de inventare,
certificarea Notelor justificative privind descrierea degradării bunurilor materiale
întocmite de către responsabilii bunurilor respective,
organizarea evidenţei tehnico operative a obiectelor de inventar pe locurile de
folosinţă în cadrul compartimentelor,
asigurarea repartizării materialelor de natura rechizitelor pe salariaţi.
6.6. Administratorul
6.6.1. Răspunde de asigurarea controlului intern asupra activităţii gestionarilor de bunuri
materiale.
6.6.2. Răspunde de informarea în scris a instituţiilor publice de invatamant preuniversitar
de bunurile aprobate pentru disponibilizare.
6.7. Gestionarii
6.7.1. Răspund de:
verificarea conformităţii actelor însoţitoare, identificarea viciilor aparente la
bunurile primite şi de corespondenţa datelor înscrise în acte,
verificarea autenticităţii semnăturii de aprobare pentru eliberarea din gestiune şi de
eliberarea bunurilor în cantitatea, calitatea şi sortimentele specificate în actele de eliberare,
completarea zilnică a actelor cu privire la operaţiunile din gestiunea sa şi de
înregistrarea, în evidenţa tehnico-operativă a locului de depozitare a operaţiilor de primire şi a
celor de eliberare a bunurilor,
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
74
transmiterea zilnică la compartimentul financiar contabil a actelor privind
operaţiunile de intrări – ieşiri, operate în fişele de magazie,
eliberarea bunurilor numai pe baza de bon de consum,
organizarea depozitării bunurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea
acestora şi întocmirea etichetelor de raft,
Răspund de buna gestiune a bunurilor şi valorilor încredinţate,
Răspund de corectitudinea informaţiilor şi datelor furnizate comisiei de
inventariere.
6.8. Angajaţii
6.8.1. Răspund de utilizarea bunurilor încredinţate numai în scopul sau în legătura cu
realizarea sarcinilor de serviciu şi de păstrarea bunurilor la locul de muncă.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
75
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
76
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
77
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
78
10. Anexe
10.1. Anexa 1 – Referat de aprobare a dispoziţiei / deciziei privind constituirea comisiei
de recepţie
10.2. Anexa 2 – Dispoziţia / decizia privind constituirea comisiei de recepţie
10.3. Anexa 3 – Nota de intrare, recepţie şi constatare de diferenţe (cod 14.3.1a )
10.4. Anexa 4 – Fişa de magazie (cod 14.3.8/a)
10.5. Anexa 5 – Bon de consum (colectiv.cod 14.3.4/aa)
10.6. Anexa 6 – Fişa de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9)
10.7. Anexa 7 – Bonul de transfer, restituire în gestiune (cod 14-3-3A)
10.8. Anexa 8 – Fişa de evidenţă a stocurilor şi obiectelor de inventar pe locuri de folosinţă
(cod 14-3-9/a)
10.9. Anexa 9 – Referat de aprobare pentru dispoziţia / decizia privind constituirea
comisiei de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât mijloacele
fixe
10.10. Anexa 10 – Dispoziţia / decizia privind constituirea comisiei de scoatere din uz a
obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe
10.11. Anexa 11 – PROCES VERBAL de scoatere din uz a obiectelor de inventar / de
declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe
10.12. Anexa 12 – PROCES VERBAL de predare la magazie a subansamblelor, pieselor,
componentelor şi materialelor rezultate din scoaterea din funcţiune a obiectelor de inventar / din
declasarea altor bunuri decât mijloacele fixe.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
79
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 52
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
53
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
54
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
55
5 Scopul procedurii operaţionale 56
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 57
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale )
58
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
60
9 Descrierea procedurii operaţionale 65
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 71
11 Formular evidență modificări 75
12 Formular analiză procedură 76
13 Lista de difuzare a procedurii 77
14 Anexe, înregistrări, arhivări 78
15 Cuprins 79
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
80
UNITATEA_________________ Anexa Nr. 1
REFERAT DE APROBARE
pentru
DECIZIA
privind constituirea comisiei de recepţie
În conformitate cu prevederile art. 6 din Legea contabiltăţii nr. 82 / 1991, republicată,
instituţia publică consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în
documente justificative aprobate prin O.M.F.P. nr. 2634 / 2015.
Recepţia materialelor consumabile constituie operaţiunea economico-financiară curentă,
prin care se constată că bunurile care intră în patrimoniul instituţiei corespund cantitativ şi calitativ
cu prevederile angajamentelor legale semnate de către instituţie.
Pentru realizarea acestei activităţi este necesară constituirea unei comisii permanente
compuse din minim 3 membri: delegatul ordonatorului de credite în calitate de preşedinte şi doi
salariaţi ai instituţiei, cu pregătirea tehnica şi/sau economică care să le permită identificarea şi
evaluarea bunurilor sau valorilor recepţionate.
Pentru a se elimina posibilitatea neconstituirii comisiei este necesară numirea pentru
fiecare membru al comisiei, a unui înlocuitor.
Comisia de recepţie propusă, este constituită din:
Nr.
crt
Numele şi prenumele Funcţia Calitatea
1. Preşedinte
1.a Preşedinte înlocuitor de drept
2. Membru
2.a Membru înlocuitor de drept
3. Membru
3.a Membru înlocuitor de drept
4.
4.a
Cartuş de semnături
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
81
Unitatea______________________ Anexa Nr. 2
DECIZIA
privind constituirea comisiei de recepţie
*………………,
Analizând Referatul de aprobare Nr.: …………..din data de …………….…… al
________ ______________________________ prin care s-a propus constituirea unei comisii de
recepţie a obiectelor de inventar şi a altor bunuri de consum,
având în vedere prevederile din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată)
În temeiul _______________________________** ,
D E C I D E
Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru efectuarea recepţiei cantitative şi calitative a
bunurilor care intră în patrimoniul …………..***, se constituie “Comisia de recepţie”, având
următoarea componenţă:
Nr.
crt
Numele şi prenumele Funcţia Calitatea
1. Preşedinte
2. Preşedinte înlocuitor de drept
3. Membru
4. Membru înlocuitor de drept
5. Membru
6. Membru înlocuitor de drept
Art. 2. Comisia de recepţie se întruneşte la cererea gestionarului.
Art. 3. Recepţia se va realiza la: magazia instituţiei sau la locul de amplasare a bunurilor,
pe domeniul public sau privat al municipiului sau la sediul furnizorului, când se întocmeşte nota
de intrare în custodia acestuia.
Art. 4. Documentele în baza cărora se efectuează recepţia sunt: factura fiscală, avizul de
expediţie şi comanda de achiziţii şi contractul de achiziţie publică unde sunt prevăzute cantităţile
şi condiţiile de calitate ale bunurilor.
Art. 5. Termenul de efectuare a recepţiei este de 24 de ore, pentru bunurile intrate în
gestiune cu delegat propriu sau cu delegat al furnizorului şi de 3 zile pentru bunurile primite prin
carăuşi specializaţi de la furnizorii din alte localităţi.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
82
Art. …. Comisia de recepţie ………………………. va duce la îndeplinire prezenta
dispoziţie / decizie.
A P R O B A T Vizat pentru legalitate
Elaborat: ………………………. ________
… ex. F: 017
* - Se trece funcţia ordonatorului de credite,
** - Se trece reglementarea legală prin care ordonatorul poate da actul de decizie internă
*** - Se trece denumirea instituţiei publice
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
83
NOTA DE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE
Unitatea: Nr.
doc.
Data Factura nr. ……………………
Aviz de însoţire a mărfii Ziua Luna Anul
Subsemnaţii, membrii comisiei de recepţie, am procedat la recepţionarea
valorilor materiale furnizate de .....................................
din ........... cu vagonul/auto nr. ..... documente insotitoare .....
delegat ........... constatandu-se următoarele: ......................
Nr
crt
Denumirea
bunurilor
recepţionate
U/M Cantitatea
conform
documente
Recepţionat:
Cantitate Preţ unitar Valoare
Comisia de recepţie Primit în gestiune
Numele şi
prenumele
Semnătura Data Semnătura
Anexa Nr.: 3
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
84
14-3-1A (verso)
Denumirea cantităţii s-a făcut prin: … Pe cântarul nr. ………… Denumirea cantităţii s-a făcut prin proba
…………………... Nr. …
Expeditor .......……………………………………….... Cărăuş .........………………........ Insotitor .......……………….
Statia de expediţie .....…………………………………........ Statia de destinaţie
Data eliberării ..........………………………………........... Data expedierii
Data sosirii .....................
Delegaţii furnizorului (cărăuş neutru) care au participat la recepţie: …………………………………………….
Participanţi la recepţie
Alte menţiuni: Reprezentant al: Numele şi prenumele Calitatea Buletin / Carte de
identitate
Semnătura
Diferenţe (+) ……………..
Denumirea bunurilor recepţionate
COD
U/M
Cantitate
Preţ unitar
Valoare
Concluziile comisiei de recepţie ........................…………………………………………………………………................
Punctul de vedere al delegatului furnizorului / cărăuşului (delegatul neutru) ……………………………........
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
85
(verso Anexa 3)
NOTA DE INTRARE, RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE
(Cod 14.3.1A şi 14.3.1/aA)1. a) Serveşte ca:
document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;
document justificativ pentru încărcare în gestiune;
act de proba în litigiile cu furnizorii, pentru diferenţele constatate la recepţie;
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
b) Se foloseşte ca document distinct de recepţie în cazul:
bunurilor materiale cuprinse într.o factura sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte
din gestiuni diferite;
bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;
mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenta se tine la preţ de vânzare cu amănuntul
sau en gros (cod 14.3.1/aA).
În alte cazuri decât cele menţionate la lit. b), recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi
înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura,
avizul de însoţire a mărfii etc).
2. Se întocmeşte în doua exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după
caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constata diferenţe, Nota de recepţie
şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.
În cazul în care bunurile materiale sosesc în transe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare
transa, care se anexează apoi la factura sau la avizul de însoţire a mărfii.
Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenţe la
recepţie.
3. Circulă:
la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate
exemplarele);
la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea
diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi
analitica, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii);
la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru
comunicarea lipsurilor stabilite.
4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
a) pentru formularul cod 14.3.1A
denumirea unităţii;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
86
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
numărul facturii/avizului de însoţire al mărfii;
numărul curent; denumirea bunurilor recepţionate; U/M; cantitatea conform
documentelor insotitoare; cantitatea recepţionată, preţul unitar şi valoarea;
numele, prenumele şi semnatura membrilor comisiei de recepţie; data primirii în
gestiune şi semnătura gestionarului;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
87
Unitatea
FIŞĂ DE MAGAZIE
Pag.
Magazia Cod U.M. Preţ unitar
Lei B
Material – prosu; sort, calitate, marcă, profil, dim.
Stoc
normat
Stoc de
siguranţă
Document
Intrări
Ieşiri
Stoc
Număr
de
control
Data şi
semnăt.
de contr. Data Număr Fel
14-3-8/a
Anexa Nr.: 4
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
88
(verso Anexa 4)
FIŞA DE MAGAZIE
(cu doua unităţi de măsura . Cod 14.3.8/a)
1. Serveşte ca:
document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor
bunurilor, cu una sau cu doua unităţi de măsura, după caz;
sursa de informaţii pentru controlul operativ curent şi contabil al stocurilor de
valori materiale.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se
completează de către:
compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei (datele din antet) şi la
verificarea înregistrărilor (data şi semnătura de control) în coloana "Data şi semnatura de
control" semnează şi organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii.
gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la
intrari, ieşiri şi stoc.
Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de
materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc
fişe distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.
În scopul ţinerii corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la
compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se fac
înregistrările în fişele de magazie.
Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili
după fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare.
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
denumirea formularului; numărul paginii;
denumirea unităţii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea,
marca, profilul, dimensiunea;
U/M; preţul unitar;
data (ziua, luna, anul), numărul şi felul documentului; intrari; iesiri; stoc; data şi
semnatura de control;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
89
UNITATEA Produs,lucrare(comanda) BON DE CONSUM
(COLECTIV) Număr
document.
DATA Pedator Primitor Nr.comanda
Cod produs Ziua Luna Anul
Nr.
crt.
Denumirea materialelor
(inclusiv sort, marcă, profil, dimensiune)
Cantitatea
necesară
Cod U/M Cantitatea
eliberată
Preţul
unitar
Valoarea
Data şi semnatura Şef compartiment Gestionar Primitor
14-3-4-/aA
Anexa Nr.: 5
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
90
(verso Anexa 5)
BON DE CONSUM
(colectiv.Cod 14.3.4/aA)
1. Serveşte ca:
document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;
document justificativ de scădere din gestiune;
document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziei şi în contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura eliberării materialelor din magazie
pentru consum, de compartimentul / persoana care are atribuţii în administrarea patrimoniului
instituţiei.
Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmeşte pe formulare separate pentru
materialele din cadrul aceluiaşi cont de materiale, loc de depozitare şi loc de consum.
În bonul de consum, coloanele "Unitatea de măsura" şi "Cantitatea necesară" de pe
rândul 2 se completează în cazul când se solicită şi se eliberează din magazie materiale cu doua
unităţi de măsura.
Dacă operaţiunile de predare - primire a materialelor nu pot fi suspendate în timpul
inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie sa înscrie pe documentul
respectiv menţiunea "predat în timpul inventarierii".
3. Circulă:
la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se
de predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care primeşte materialele (ambele
exemplare);
la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică.
4. Se arhiveaza: la compartimentul financiar-contabil şi gestionar nu
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
denumirea unităţii;
denumirea formularului;
produs/lucrare (comanda); norma; bucăţi lansate;
numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); numărul comenzii;
denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea);
cantitatea necesară; U/M; cantitatea eliberata; preţul unitar; valoarea;
data şi semnatura gestionarului şi a primitorului.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
91
Secţia (locul de folosinta)
Fişa de evidenta a obiectelor de inventar în folosinţă
Numele şi prenumele..…………………………………………………….... Marca…………….. Funcţia...………………………………….....
Denumirea obiectelor,
inclusiv seria,
dimensiunea, etc.
Termenul
de
folosinţă
Cod
PU
U/M
PRIMIRI RESTITUIRI
Documentul Documentul
Data Felul
şi nr.
Cant. Semnătura Data Felul
şi nr.
Cant. Semnătura
14-3-9
Anexa Nr.: 6
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
92
(verso Anexa 6)
FIŞA DE EVIDENTA A OBIECTELOR DE INVENTAR în FOLOSINŢĂ
(Cod 14-3-9)
1. Serveşte ca document de evidenţăa a obiectelor de inventar de mică valoare sau scurtă durata, a echipamentului şi materialelor de protecţie date în
folosinţă personalului, până la scoaterea lor din uz.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, pe măsura dării în folosinţă a bunurilor pe fiecare persoană, de gestionarul care eliberează obiectele respective sau
de persoana desemnată să ţină evidenţa acestora.
Formularul se completează în mod diferit, în funcţie de organizarea depozitării acestora, şi anume:
- când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului
de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;
- când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât şi restituirea obiectelor date în folosinţa personalului se fac pe bază de
semnatură direct în fişă;
- în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcţii, care nu se întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările
în fişa de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă se pot face, pentru simplificare, numai o dată la eliberarea iniţială şi la restituirea definitivă a obiectelor
respective.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare.
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
93
UNITATEA Produs,lucrare(comanda) BON DE PREDARE
TRANSFER
RESTITUIRI
Număr
document.
DATA Pedator Primitor Nr.comanda
Cod produs Ziua Luna Anul
Nr.
crt.
Denumirea materialelor
(inclusiv sort, marcă, profil, dimensiune)
Cantitatea
necesară
Cod U/M Cantitatea
eliberată
Preţul
unitar
Valoarea
Data şi semnatura Vizat CTC (propus mişcarea) Gestionar Primitor
14-3-3A
Anexa Nr.: 7
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
94
(verso Anexa 7)
BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTITUIRE
(Cod 14-3-3A)
Bon de predare:
1. Serveşte ca:
- document justificativ pentru încărcare în gestiune;
- document justificativ de înregistrare în evidenta magaziei şi în contabilitate;
2. Se întocmeşte în doua exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor.
3. Circulă: la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secţie (atelier)
şi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);
4. Se arhiveaza:
- la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenta (ex 1);
- la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (ex 2).
Bon de transfer:
1. Serveşte ca:
- dispoziţie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta în incinta unităţii;
- document justificativ pentru scădere din gestiunea predatorului şi de încărcare în
gestiunea primitorului.
2. Se întocmeşte în doua exemplare, pe măsura ce se efectuează transferuri, de către
persoana care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare.
3. Circulă:
- la magazia predatoare pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnandu-se de
predare de către gestionar (ambele exemplare);
- la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 şi retine
exemplarul 2;
- la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după confruntarea
lor, stau la baza efectuării înregistrărilor în evidenta magaziilor.
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
Bon de restituire:
1. Serveşte ca:
- document justificativ de încărcare în gestiunea primitorului;
- document justificativ de înregistrare în evidenta magaziei şi în contabilitate.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
95
2. Se întocmeşte în doua exemplare, pe măsura restituirii la magazie a valorilor
materiale, de persoana care efectuează restituirea (secţii, ateliere etc.).
3. Circulă:
- la magazie, pentru primirea cantităţilor restituite, semnandu-se de predare de către
persoana care face restituirea şi de primire de către gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor (ex 1 pentru
evidenţa materialelor, ex 2 pentru evidenţa costurilor).
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
5. În toate situaţiile menţionate, conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al
formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
- predatorul;
- primitorul;
- numărul comenzii/codul produsului;
- numărul curent; denumirea valorilor materiale (inclusiv sortimentul, marca,
profilul, dimensiunea); U/M; cantitatea efectivă; preţul unitar, valoarea;
- data şi semnatura predatorului şi primitorului.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
96
FIŞA DE EVIDENŢĂ A STOCURILOR ŞI OBIECTELOR DE INVENTAR PE LOCURI DE FOLOSINŢĂ
Denumirea materialului /obiectului de inventar) …………………………………………….. COD U/M Preţ unitar Simbol cont
Data
Felul şi numărul documentului
Valoarea CANTITĂŢI
Debit Credit Sold TOTALE din care pe locuri de folosinţă
I
N
T
R
A
R
I
I
E
Ş
I
R
I
S
T
O
C
I
N
T
R
A
R
I
I
E
Ş
I
R
I
S
T
O
C
I
N
T
R
A
R
I
I
E
Ş
I
R
I
S
T
O
C
I
N
T
R
A
R
I
I
E
Ş
I
R
I
S
T
O
C
I
N
T
R
A
R
I
I
E
Ş
I
R
I
S
T
O
C
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
14.3.9.a
Anexa Nr.: 8
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
97
(verso Anexa 8)
FIŞA DE EVIDENTA A STOCURILOR ŞI OBIECTELOR DE INVENTAR
PE LOCURI DE FOLOSINTA (Cod 14-3-9/a)
1. Serveşte ca:
- document de evidenta (cantitativ şi valoric) a obiectelor de inventar în folosinta,
precum şi de evidenta cantitativă pe fiecare loc de folosinta;
- sursă de informaţii pentru cunoaşterea şi controlul operativ curent şi contabil al
stocurilor (după ultimul rând completat din fişă semnează comisia de inventariere, în vederea
confirmării stocului).
2. Se întocmeşte la instituţii publice, într-un exemplar, de către:
- compartimentul financiar-contabil, în cazul utilizării ca document pentru ţinerea
contabilităţii analitice a materialelor şi obiectelor de inventar în folosinţă;
- responsabilul cu bunuri de inventar, în cazul utilizării ca document pentru evidenţa
obiectelor de inventar în folosinţă.
Fişa se completează astfel:
a) În cazul utilizării ca document pentru ţinerea contabilităţii analitice a materialelor
şi a obiectelor de inventar în folosinta:
- pe fiecare fel de material şi, respectiv, pe fiecare fel de obiect de inventar, cu
însuşiri fizice identice, de aceeaşi calitate, dimensiune, preţ unitar etc.;
- Col. 3 "Debit" se completează pe baza documentelor de intrare a materialelor în
magazie sau direct pe locuri de consum, respectiv a obiectelor de inventar în folosinta;
- Col. 4 "Credit" se completează pe baza documentelor de consum sau de eliberare
în afară unităţii a materialelor, respectiv pe baza documentelor de scoatere din uz a obiectelor
de inventar;
- Col. 5 "Sold" se completează la începutul anului, cu soldurile de la sfârşitul anului
precedent, iar în cursul anului, după fiecare operaţie de intrare şi ieşire a materialelor, respectiv
a obiectelor de inventar;
- Col. 6 "Intrari" se completează, pe baza documentelor de intrare, cu cantităţile de
materiale intrate în unitate sau cu obiectele de inventar în folosinta şi concomitent se evidenţiază
şi pe locuri de folosinta în coloanele 9, 12, 15, 18, 21, 24, 27, 30, 33, 36 şi 39;
- Col. 7 "Iesiri" se completează pe baza centralizatorului documentelor de consum
sau de eliberare în afară unităţii cu cantităţile de materiale consumate sau eliberate în afară şi,
concomitent, se evidenţiază pe locuri de folosinta, în coloanele 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28, 31,
34, 37, 40;
- în coloana 8 "Stoc" se stabileşte stocul rezultat, după fiecare operaţie de intrare sau
ieşire şi, concomitent, se evidenţiază şi pe locuri de folosinta în coloanele 11, 14, 17, 20, 23,
26, 29, 32, 35, 38, 41.
- Ieşirile de materiale din magazie catre locurile de consum, restituirile de materiale
către magazie, precum şi miscarile de la un loc de consum la altul se înregistrează numai
cantitativ în coloanele corespunzătoare (de la 9 la 41).
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
98
- Obiectele de inventar restituite temporar la magazie se evidenţiază numai cantitativ
în coloanele 12 la 41 (într-un grupaj de coloane, distinct).
b) În cazul utilizării ca document de evidenta a obiectelor de inventar de mica valoare
sau scurta durata pe locuri de folosinta:
- pe fiecare fel de obiect de inventar de mica valoare sau scurta durata cu acelaşi
preţ;
- coloanele 6, 7 şi 8 şi, respectiv, 9 şi 41 se completează pe baza documentelor de
evidenta privind miscarea şi stocurile de obiecte de inventar pe locuri de folosinta şi magazia
de obiecte de inventar folosite (restituite);
- coloanele 3 şi 5 nu se completează.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare.
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
99
UNITATATEA_______________________ Anexa Nr. 9
REFERAT DE APROBARE
pentru
DECIZIA
privind constituirea comisiei de scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă şi
pentru declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe
În conformitate cu prevederile art. 6 din Legea contabiltăţii nr. 82 / 1991, republicată,
instituţia publică consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor,
în documente justificative aprobate prin Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-
contabile.
Pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau pentru declasarea altor bunuri
materiale, este necesară numirea la nivelul instituţiei, prin act de decizie internă, a unei comisii
de scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă şi pentru declasare a altor bunuri
decât mijloacele fixe.
Gestionarul obiectelor de inventar întocmeşte un referat cu propunerea de scoatere din
uz a obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe pe care îl prezintă
preşedintelui comisiei, împreună cu Notele justificative (referatele) privind descrierea
degradării bunurilor materiale, întocmite de responsabilii bunurilor pe care le are în magazie.
Pentru realizarea acestei activităţi este necesară constituirea unei comisii permanente
compuse din minim 3 membri: delegatul ordonatorului de credite în calitate de preşedinte şi doi
salariaţi ai instituţiei, cu pregătirea tehnica şi/sau economică care să le permită identificarea şi
evaluarea bunurilor sau valorilor recepţionate.
Pentru a se elimina posibilitatea neconstituirii comisiei este necesară numirea pentru
fiecare membru al comisiei, a unui înlocuitor.
Comisia de recepţie propusă, este constituită din:
Nr.
crt
Numele şi prenumele Funcţia Calitatea
1. Preşedinte
1.a Preşedinte înlocuitor de drept
2. Membru
2.a Membru înlocuitor de drept
3. Membru
3.a Membru înlocuitor de drept
Cartuş de semnături
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
100
UNITATEA _______________________ Anexa Nr. 10
DECIZIA
privind constituirea comisiei de scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinţă şi pentru
declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe
*………………,
Analizând Referatul de aprobare Nr.: …………..din data de …………….…… al ________
______________________________ prin care s-a propus constituirea unei comisii de scoatere din uz a
obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe,
având în vedere prevederile din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată) şi art.
23 din Legea nr. 273/2006 – privind finanţele publice locale,
În temeiul _______________________________** ,
D E C I D E:
Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru efectuarea scoaterii din uz a obiectelor de inventar şi
declasări altor bunuri decât mijloacele fixe din patrimoniul …………..***, se constituie “Comisia de
scoatere din uz a obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe”, având
următoarea componenţă:
Nr.
crt Numele şi prenumele Funcţia Calitatea
1. Preşedinte
2. Preşedinte înlocuitor de drept
3. Membru
4. Membru înlocuitor de drept
5. Membru
6. Membru înlocuitor de drept
Art. 2. Comisia se întruneşte la cererea gestionarului şi analizează propunerea acestuia de
scoatere din uz a unor obiecte de inventar sau de declasare a unor bunuri materiale, împreună cu Notele
justificative (referatele) privind descrierea degradării, întocmite de responsabilii bunurilor pe care le are
în magazie.
Art. 3. Comisia întocmeşte după realizarea analizei, Procesul verbal scoatere din uz prezentat
în anexa 1, care face parte integrantă din prezenta dispoziţie.
Art. 4. Comisia întocmeşte după efectuarea scoaterii din uz, Procesul verbal de predare la
magazie a materialelor rezultate, prezentat în anexa 2, care face parte integrantă din prezenta dispoziţie.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
101
Art. …. Comisia de analiză ………………………. va duce la îndeplinire prezenta dispoziţie /
decizie.
A P R O B A T Vizat pentru legalitate
Elaborat: ………………………. ________
… ex. F:
017
* - Se trece funcţia ordonatorului de credite,
** - Se trece reglementarea legală prin care ordonatorul poate da actul de decizie internă
*** - Se trece denumirea instituţiei publice
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
102
UNITATEA_______________________ Anexa Nr. 11
PROCES VERBAL
de scoatere din funcţiune a obiectelor de inventar
de declasare a altor bunuri decât mijloacele fixe
Nr. …………. data: ………………..
Comisia de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât
mijloacele fixe, numită prin dispoziţia /decizia nr. …….. / ………….., întrunită la iniţiativa
………………… ****:
1. a analizat: propunerea de scoatere din funcţiune a unor obiecte de inventar / de
declasare a unor bunuri materiale, împreună cu Notele justificative (referatele) privind
descrierea degradării acestora,
2. a constatat că obiectele de inventar / bunuri materiale propuse pentru scoatere din
funcţiune / declasare sunt …….., şi ntocmite de responsabilii bunurilor pe care le are în magazie
3. avizează propunerea de scoatere din uz / de declasare a următoarelor obiecte de
inventar / bunuri materiale*****:
Nr.
crt
.
Denumirea Cod U/M Canti
-tatea
Preţ unitar
(…/RON)
Valoarea
(RON)
Obs.
APROBAT ____________*
___________________**
____________***
Data: ___________
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
103
Comisia de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât
mijloacele fixe:
Numele şi prenumele Funcţia Semnătura
Preşedinte
Membru
Membru
(verso Anexa 11)
* - Se trece funcţia ordonatorului de credite,
** - Se trece numele şi prenumele ordonatorului de credite
*** - Semnătura ordonatorului de credite
**** - Se trece numele şi prenumele predătorului, precum şi funcţia acestuia
***** - Dacă sunt mai multe poziţii se poate întocmi o anexă
PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCŢIUNE A OBIECTELOR DE
INVENTAR / DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE
1. Serveşte ca:
- document de constatare a îndeplinirii condiţiilor scoaterii din uz a obiectelor de
inventar în folosinta şi de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe, potrivit
dispoziţiilor legale;
- document de consemnare a scoaterii efective din uz a materialelor de natura
obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a bunurilor materiale;
- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor şi în contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare, separat pentru materiale de natura obiectelor de
inventar în folosinta şi bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza
documentaţiei prevăzute în normele legale (nota justificativă privind descrierea degradării
bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc).
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
104
3. Circulă:
- la persoana autorizată să aprobe scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor
de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);
- la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv
înregistrarea în evidenţă a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea
operaţiunilor privind scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau
declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);
- la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din uz sau de declasare,
pentru înregistrare (exemplarul 2).
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar.contabil (ex. 1);
- la compartimentul care ţine evidenţa obiectelor de inventar / bunurilor.(ex. 2).
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
105
UNITATEA_____________________________ Anexa Nr. 12
PROCES VERBAL de predare
la magazie a subansamblelor, pieselor, componentelor şi materialelor rezultate din
scoaterea din funcţiune a obiectelor de inventar
din declasarea altor bunuri decât mijloacele fixe
Nr. …………. data: ………………..
Comisia de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât
mijloacele fixe, numită prin dispoziţia /decizia nr. …….. / ………….., întrunită la iniţiativa
………………… ****:
1. a urmărit dezmembrarea / declasarea obiectelor de inventar / bunurilor materiale,
menţionate în Procesul – verbal de scoaterea din funcţiune a obiectelor de inventar / de declasare
a altor bunuri decât mijloacele fixe, nr. ................... din data de ......................... .
2. avizează propunerea de predare la magazie în gestiunea ………………… ***** a
următoarelor ansamble, subansamble, piese şi materiale, rezultate din scoaterea din uz / din
declasarea obiectelor de inventar / bunurilor materiale menţionate******:
Nr.
crt
.
Denumirea Cod U/M Canti
-tatea
Preţ unitar
(…/RON)
Valoarea
(RON)
Obs.
APROBAT ____________*
___________________**
____________***
Data: ___________
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
106
Comisia de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi de declasare a altor bunuri decât
mijloacele fixe:
Numele şi prenumele Funcţia Semnătura
Preşedinte
Membru
Membru
(verso Anexa 12)
* - Se trece funcţia ordonatorului de credite,
** - Se trece numele şi prenumele ordonatorului de credite
*** - Semnătura ordonatorului de credite
**** - Se trece numele şi prenumele predătorului, precum şi funcţia acestuia
***** - Se trece numele şi prenumele primitorului, precum şi funcţia acestuia
****** - Dacă sunt mai multe poziţii se poate întocmi o anexă
PROCES VERBAL DE PREDARE
LA MAGAZIE A SUBANSAMBLELOR, PIESELOR, COMPONENTELOR ŞI
MATERIALELOR REZULTATE DIN SCOATEREA DIN FUNCŢIUNE A
OBIECTELOR DE INVENTAR / DIN DECLASAREA ALTOR BUNURI DECÂT
MIJLOACELE FIXE
1. Serveşte ca:
- document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente
şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din uz a obiectelor de inventar / a bunurilor materiale
propuse pentru declasare;
- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor şi în contabilitate.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR SI A
OBIECTELOR DE INVENTAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 08
107
2. Se întocmeşte în doua exemplare, separat pentru materiale de natura obiectelor de
inventar în folosinţă şi bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza
documentaţiei prevăzute în normele legale (notelor justificativă privind descrierea degradării
bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc).
3. Circulă:
- la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor
privind introducerea în evidenţă a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi
materialelor rezultate din scoaterea efectivă din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar
în folosinţă / din declasarea bunurilor materiale (ex. 1);
- la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a
ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă
din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă / din declasarea bunurilor
materiale (ex. 2);
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar.contabil (ex. 1);
- la magazia primitoare (ex. 2).
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
108
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112 PENTRU ANAF
P.O. Ctb. 09
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
109
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa
caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
110
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
111
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 2 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
112
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Scopul procedurii:
- a stabili metodologia şi responsabilităţile privind întocmirea declaraţiei 112 pentru ANAF;
1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii in
luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
113
2. Domeniul de aplicare
2.1. Aria de cuprindere
Procedura operationala se refera la declaratia D112
2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofolliului de activitati desfăşurate
-activitatea procedurata este initiata de personalul compartimentului financiar-contabil;
2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :
a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
*contabilitate
*secretariat
b)de această activitate depind următoarele compartimente:
*contabilitate
*conducere
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
114
3. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
3.1. Reglementări internaţionale
• Regulamentul (CEE) nr.1.408/71 al Consiliului privind aplicarea regimurilor de securitate socială în
raport cu lucrătorii salariaţi, cu lucrătorii independenţi şi cu familiile acestora care se deplasează în
cadrul Comunităţii
• Regulamentul (CEE) nr.574/72 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CEE)
nr.1.408/71
3.2. Legislaţie primară
• Legea 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare,
• Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronică
• Legea nr.346/2002 privind asigurarea pentru accidente de muncă şi boli profesionale, cu modificările
și completările ulterioare,
• Legea nr.53/2003 - Codul muncii, cu modificările şi completările ulterioare
• Legea nr.95/2006 privind reforma în domeniul sănătăţii, cu modificări şi completările ulterioare
• Legea nr.76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru şomaj şi stimularea ocupării forţei de muncă,
cu modificările şi completările ulterioare
• Legea nr.263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completările
ulterioare
• Ordinul nr. 1209/999/180/2018 pentru aprobarea modelului, conținutului, modalității de depunere
și de gestionare a "Declarației privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit
și evidența nominală a persoanelor asigurate"
3.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice
- Circuitul documentelor;
- Regulamentul intern;
- Fisele de post
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
115
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
4.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la aspectul
procesual.
Editie a unei proceduri operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, dupa
caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni care au fost
aprobate si difuzate.
4.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
116
5. Descrierea activității
5.1. Generalităţi
Persoanele fizice și juridice care au calitatea de angajator sau entități asimilate angajatorului, au obligația
depunerii declarației 112, prin mijloace electronice de transmitere la distanță, prin intermediul portalului
e-guvernare.
5.2. Documente utilizate
5.2.1. Lista şi provenienţa documentelor
State de plată a salariilor
FORMULARUL 112 "Declaraţie privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit
şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate
5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor
- Documentele in speta contin date despre operatiunea care urmeaza a fi supusa activitatii procedurate
si au rolul de documente justificative.
5.2.3 Circuitul documentelor:
compartimentul secretariat – contabilitate - ordonator de credite- compartimentul care a iniţiat operaţiunea-
arhiva
5.3. Resurse necesare
5.3.1. Resurse materiale - calculatoare, laptopuri, Internet, birotică, consumabile
5.3.2. Resurse umane- conform statului de personal
5.3.3. Resurse financiare- prevederile bugetare ale sumelor necesare
5.4. Modul de lucru
5.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Obligaţia de a depune o declaraţie corectă din punct de vedere legal aparţine contribuabilului.
Ministerul Finanţelor Publice pune la dispoziţie programele de asistenţă, dar acestea nu pot conţine validări
complete conform legii. Verificarea faptului că este o declaraţie corectă este un proces ulterior depunerii,
care se desfăşoară pe serverele centrale . După depunerea prin Internet sau la ghişeu a declaraţiei D112,
trebuie să se verifice starea accesând prin Internet adresa : http://www.anaf.ro/StareD112/, accesibila şi
folosind echipamentele de la ghişeu. In cazul în care pe pagina de vizualizare a stării declaraţiei se afişează un
mesaj cu erorile pe care le conţine documentul depus, trebuie ca, în termenul de depunere legal, să se corecteze
toate erorile comunicate şi să se reia procesul de depunere a declaraţiei D112.
5.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
5.4.2.1. Pentru pregatirea D112 declarantul are la dispoziţie doua metode:
1. "Generarea Automată" prin programe proprii a fisierului XML, validarea si semnarea declaraţiei folosind
Soft-ul J (tehnologie JAVA) pentru unităţile care dispun de sisteme informatice pentru gestiunea resurselor
umane şi salarizare;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
117
2. "Introducerea Datelor" de la tastaura cu validarea şi semnarea declaraţiei folosind Soft-ul A
(tehnologie ADOBE), pentru unităţile care nu dispun de sisteme informatice şi au un numar de angajati
de ordinul sutelor.
Oricare ar fi metoda folosita pentru pregatirea declaraţiei, depunerea se poate face prin Internet
sau la ghişeu. Pentru a fi expediata prin Internet, declaraţia trebuie semnata electronic cu certificatul
digital. La ghişeu se prezinta declaraţia D112 in format electronic (fisier PDF pe compact disc),
insotiţa de Anexa1 tiparita şi semnata.
Declaraţia este structurată pe două capitole: Angajator şi Asigurat care se repetă
pentru fiecare asigurat.
Completarea declarației
1. Caseta "Perioada de raportare":
În rubrica "Lună" se înscrie cu cifre arabe numărul lunii la care se referă obligația (de exemplu:
01 pentru luna ianuarie).
În rubrica "An" pentru care prevăzute de formular, inclusiv cele care nu diferă față de declarația
inițială
a) Caseta "Declarație rectificativă" - se bifează cu X în situația în care rectificarea declarației se
realizează pentru corectarea unor erori de completare ale angajatorului sau entității assimilate
angajatorului.
b) Caseta "Declarație depusă ca urmare a acordării unor drepturi bănești în baza unor hotărâri
judecătorești definitive și irevocabile/hotărâri judecătorești definitive și executorii potrivit art. 147
alin. (3) și art. 169 alin. (3) din Codul fiscal" - se bifează cu X în situația în care declarația se
rectifică în urma acordării unor sume reprezentând salarii, diferențe de salarii și actualizarea lor cu
indicele de inflație, stabilite în baza unor hotărâri judecătorești definitive și irevocabile/executorii,
precum și în situațiile în care prin astfel de hotărâri se dispune reîncadrarea în muncă a unor
persoane, se întocmesc declarații rectificative corespunzătoare fiecărei luni, bifându-se cu X căsuța
corespunzătoare din formular.
c) Caseta "Declarație depusă ca urmare a unei inspecții fiscale" - se bifează cu X în situația în care
declarația se depune în urma unei inspecții fiscale sau ca urmare a stabilirii obligațiilor fiscale din
oficiu, de organul fiscal competent, după expirarea termenului de 60 de zile de la data comunicării
deciziei de impunere. În situația în care se depune declarație rectificativă se bifează în mod
corespunzător caseta de la lit. a) caseta "Declarație rectificativă".
În situația în care, ca urmare inspecției fiscale, au fost stabilite diferențe de contribuții sociale,
contribuabilii au obligația rectificării declarației pentru perioadele pentru care au fost stabilite
astfel de diferențe, bifându-se cu X căsuța corespunzătoare din formular.
d) Caseta "Declarație depusă după anularea rezervei verificării ulterioare conform Codului de
procedură fiscală" - se bifează cu X în situația în care declarația se depune după anularea rezervei
verificării ulterioare în condițiile prevederilor art. 105 alin. (6) lit. a) din Codul de procedură fiscală
sau în situația în care prin hotărâri judecătorești definitive s-au stabilit în sarcina plătitorului
obligații de plată reprezentând venituri sau diferențe de venituri către beneficiarii acestora care
generează obligații fiscale aferente unor perioade pentru care s-a anulat rezerva verificării
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
118
ulterioare, potrivit art. 105 alin. (6) lit. b) din Codul de procedură fiscală. În situația în care se
depune declarație rectificativă se bifează în mod corespunzător caseta de la lit. a) caseta
"Declarație rectificativă".
e) Caseta "Declarație depusă potrivit art. 90 alin. (4) din Codul de procedură fiscală" - se bifează
cu X în situația îndeplinirii de către succesorii persoanelor/entităților care și-au încetat existența a
obligațiilor fiscale aferente perioadelor în care persoana/entitatea a avut calitatea de subiect de
drept fiscal. În această situație, se înscrie codul de identificare fiscală al succesorului. De
asemenea, la secțiunea "Date de identificare a plătitorului", la rubrica "cod de identificare fiscală"
se înscrie codul de identificare fiscală radiat, potrivit art. 90 alin. (4) din Codul de procedură
fiscală.
f) Caseta "Declarație depusă ca urmare a acordării cumulat de sume potrivit art. 146 alin. (10) și
(11) din Codul fiscal" - se bifează cu X în situația în care declarația se rectifică în urma acordării
cumulat a unor sume, reprezentând:
- indemnizații de șomaj;
- indemnizații de asigurări sociale de sănătate acordate în termenul prevăzut la art. 40 din
Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 158/2005, aprobată cu modificări și completări prin Legea
nr. 399/2006, cu modificările și completările ulterioare.
g) Caseta "Declarație depusă ca urmare a acordării unor sume reprezentând salarii sau diferențe
de salarii/solde stabilite prin lege, potrivit art. 147 alin. (3^1) și art. 169 alin. (3^1) din Codul
fiscal"
- se bifează cu X în situația în care declarația se rectifică în urma acordării unor sume reprezentând
salarii sau diferențe de salarii/solde stabilite prin lege, acordate pentru perioade anterioare. Se
întocmesc declarații rectificative corespunzătoare fiecărei luni.
În cazul veniturilor din salarii și/sau al diferențelor de venituri din salarii stabilite pentru perioade
anterioare, conform legii, impozitul și contribuțiile sociale se calculează și se reține în conformitate
cu dispozițiile Codului fiscal și normelor de aplicare a acestuia.
Secțiunea "Date de identificare a plătitorului"
Caseta "Cod de identificare fiscală" - se completează codul de identificare fiscală atribuit
plătitorului conform legii, înscriindu-se cifrele cu aliniere la dreapta.
În situația în care declarația se completează de către împuternicit, desemnat potrivit legii, se
înscriu codul de identificare fiscală atribuit de organul fiscal competent persoanei ale cărei obligații
sunt îndeplinite, precum și datele de identificare a acesteia, iar la rubrica "Funcția/Calitatea" din
formular se înscrie "Împuternicit".
În situația îndeplinirii de către succesorii persoanelor/entităților care și-au încetat existența a
obligațiilor fiscale aferente perioadelor în care persoana/entitatea a avut calitatea de subiect de
drept fiscal, potrivit art. 90 alin. (4) din Codul de procedură fiscală, se înscrie codul de identificare
fiscală retras ca urmare a radierii înregistrării fiscale.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
119
Caseta "Denumire" - se înscrie/înscriu, după caz, denumirea sau numele și prenumele plătitorului
de impozite și contribuții.
Caseta "Adresă domiciliu fiscal" - se completează adresa domiciliului fiscal, conform prevederilor
Codului de procedură fiscală.
Secțiunea "Creanțe fiscale"
Pentru impozitul pe venit și pentru fiecare contribuție socială prevăzute în Nomenclatorul
"Creanțe fiscale", datorate în perioada de raportare, se completează în același formular câte un
tabel generat cu ajutorul programului de asistență, înscriindu-se în rândurile corespunzătoare (rd.
1 - rd. 3) sumele reprezentând obligațiile constituite în perioada de raportare la care se referă
declarația, în conformitate cu instrucțiunile de mai jos.
În situația în care în perioada de raportare nu au rezultat sume datorate/de plată pentru impozitul
pe venit și/sau contribuțiile sociale cuprinse în vectorul fiscal, la rubrica "Suma datorată/de plată"
se înscrie cifra 0 (zero).
Necompletarea tabelului din această secțiune, pentru impozitul pe venit sau contribuția socială
pentru care există obligație declarativă potrivit legii, echivalează cu nedeclararea obligației
respective.
Coloana "Denumire creanță fiscală" - se înscrie denumirea obligației de plată conform
Nomenclatorului "Creanțe fiscale", datorată în perioada de raportare.
Coloana "Suma":
- Rândul 1 "Suma datorată" - se înscrie suma reprezentând impozitul pe venit/contribuția socială
obligatorie datorată în perioada de raportare, conform legii.
- Rândul 2 "Suma deductibilă"
- Rândul 3 "Suma de plată (rd. 1 - rd. 2)" - se înscrie suma de la rd. 1 sau, după caz, diferența între
suma de la rd. 1 și cea de la rd. 2.
- Rândul "Total obligații de plată" - se înscrie totalul obligațiilor de plată, pentru perioada de
raportare, respectiv totalul sumelor declarate, înscrise la rd. 3 "Suma de plată".
Anexa nr. 1.1 - Anexa angajator
Secțiunea A - Alte date de identificare a plătitorului
Caseta "Număr ordine registrul comerțului" - se completează cu numărul de ordine de la registrul
comerțului de către angajatorii și entitățile asimilate acestora care, potrivit legii, au obligația
înregistrării în registrul comerțului.
Caseta "Cod CAEN" - se completează cu codul CAEN al activității principale desfășurate de
plătitor, conform Nomenclatorului privind clasificarea activităților economice la nivel național.
Caseta "Adresă sediu social" - se completează adresa sediului social al plătitorului.
Caseta "Casa de asigurări de sănătate angajator" - conține codificarea casei de asigurări de sănătate
la care este luat în evidență angajatorul.
Caseta "datorează contribuția asiguratorie pentru muncă D/N" - se înscrie:
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
120
"D" - dacă se datorează contribuția asiguratorie pentru muncă;
"N" - dacă nu se datorează contribuția asiguratorie pentru muncă.
Secțiunea B - Indicatori statistici
- Rândul 1 "Număr de asigurați șomaj" - se completează cu numărul de asigurați obligatoriu în
sistemul asigurărilor pentru șomaj, potrivit legii, în luna de raportare, respectiv cu numărul de
asigurați din anexa nr. 1.2 "Anexa asigurat". Se calculează prin însumarea unică a cazurilor pentru
care caseta "Asigurat în sistemul asigurărilor pentru șomaj" = "1", iar în secțiunea A sau/și
subsecțiunea B.1. din anexa nr. 1.2 "Anexa asigurat", rubrica "Tip asigurat din punct de vedere al
contractului de muncă" = "1 - Salariat" "3 - Alte categorii de persoane care realizează venituri din
salarii sau asimilate salariilor", "6 - Administratorii societăților, companiilor/societăților naționale
și regiilor autonome, desemnați/numiți în condițiile legii, precum și reprezentanții în adunarea
generală a acționarilor și în consiliul de administrație" "7 - Persoane care realizează venituri din
activități dependente potrivit legii, ca urmare a reîncadrării activității" și "8 - Persoane care
realizează venituri din activități dependente, asigurate în sistemele proprii de asigurări sociale și
care nu au obligația asigurării în sistemul public de pensii potrivit legii" din Nomenclatorul "Tip
asigurat" prevăzut în anexa nr. 4 la ordin.
C.1. Condiții de muncă
Secțiunea C.1 "Condiții de muncă" conține informații despre angajatorii care au condiții diferite
de muncă.
Coloana "Total venit realizat" se completează astfel:
- Rândul 1 "Condiții normale - total venit realizat" (C1_11) - conține totalul câștigurilor brute
lunare realizate în condiții normale de muncă de asigurații înscriși în anexa nr. 1.2 "Anexa
asigurat" la anexa nr. 1 la ordin, exclusiv cele realizate de persoanele exceptate de lege.
- Rândul 2 "Condiții deosebite - total venit realizat" (C1_21) - conține totalul câștigurilor brute
lunare realizate în condiții deosebite de muncă de asigurații înscriși în anexa nr. 1.2 "Anexa
asigurat" la anexa nr. 1 la ordin, exclusiv cele realizate de persoanele exceptate de lege.
- Rândul 3 "Condiții speciale - total venit realizat" (C1_31) - conține totalul câștigurilor brute
lunare realizate în condiții speciale de muncă de asigurații înscriși în anexa nr. 1.2 "Anexa asigurat"
la anexa nr. 1 la ordin, exclusiv cele realizate de persoanele exceptate de lege.
- Rândul 4 "Total "(C1_T1) - conține totalul câștigurilor brute lunare realizate de asigurații înscriși
în anexa nr. 1.2 "Anexa asigurat" la anexa nr. 1 la ordin, exclusiv cele realizate de persoanele
exceptate de lege.
Coloana "Total bază de calcul al contribuției la BASS aferentă indemnizației conform O.U.G. nr.
158/2005" se completează astfel:
- Rândul 1 "Condiții normale" (C1_12) - conține totalul bazei de calcul al contribuției la bugetul
asigurărilor sociale de stat, aferentă indemnizațiilor conform Ordonanței de urgență a Guvernului
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
121
nr. 158/2005, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 399/2006, cu modificările și
completările ulterioare, în situația în care asiguratul a lucrat în ziua premergătoare concediului
medical în condiții normale de muncă, exclusiv ajutorul de deces.
- Rândul 2 "Condiții deosebite" (C1_22) - conține totalul bazei de calcul al contribuției la bugetul
asigurărilor sociale de stat, aferentă indemnizațiilor conform Ordonanței de urgență a Guvernului
nr. 158/2005, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 399/2006, cu modificările și
completările ulterioare, în situația în care asiguratul a lucrat în ziua premergătoare concediului
medical în condiții deosebite de muncă, exclusiv ajutorul de deces.
- Rândul 3 "Condiții speciale" (C1_32) - conține totalul bazei de calcul al contribuției la bugetul
asigurărilor sociale de stat, aferentă indemnizațiilor conform Ordonanței de urgență a Guvernului
nr. 158/2005, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 399/2006, cu modificările și
completările ulterioare, în situația în care asiguratul a lucrat în ziua premergătoare concediului
medical în condiții speciale de muncă, exclusiv ajutorul de deces.
Coloana 4 "Total bază de calcul al contribuției la BASS aferente indemnizației conform
Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 158/2005" (C1_T2) - conține totalul bazei de calcul al
contribuției la bugetul asigurărilor sociale de stat, aferentă indemnizațiilor conform Ordonanței de
urgență a Guvernului nr. 158/2005, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 399/2006,
cu modificările și completările ulterioare, exclusiv ajutorul de deces.
Coloana "Scutiri angajator" se completează astfel:
- Rândul 1 "Condiții normale - scutiri angajator" (C1_13) - conține totalul sumelor pentru care
angajatorul beneficiază de scutire, pentru asigurații înscriși în anexa nr. 1.2 "Anexa asigurat" la
anexa nr. 1 la ordin, care lucrează în condiții normale de muncă.
- Rândul 2 "Condiții deosebite - scutiri angajator" (C1_23) - conține totalul sumelor pentru care
angajatorul beneficiază de scutire, pentru asigurații înscriși în anexa nr. 1.2 "Anexa asigurat" la
anexa nr. 1 la ordin, care lucrează în condiții deosebite de muncă.
- Rândul 3 "Condiții speciale - scutiri angajator" (C1_33) - conține totalul sumelor pentru care
angajatorul beneficiază de scutire, pentru asigurații înscriși în anexa nr. 1.2 "Anexa asigurat" la
anexa nr. 1 la ordin, care lucrează în condiții speciale de muncă.
- Rândul 4 "Total scutiri angajator" (C1_T) - conține totalul sumelor pentru care angajatorul
beneficiază de scutire.
Coloana "Contribuție CAS angajator" se completează astfel:
- Rândul 4 "Total" - conține totalul contribuției de asigurări sociale datorate de angajator (C1_T3).
Se va calcula doar pentru condiții deosebite și speciale.
- Rândul 5 "Bază calcul punctaj șomaj tehnic beneficiar de scutire" - se completează cu suma
salariilor de bază minime brute pe țară garantate în plată, proporționale cu numărul de zile de
șomaj tehnic.
- Rândul 6 "Total sumă de recuperat, aferentă lunii de raportare, de către angajator, de la casele
teritoriale de pensii din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de muncă și boli
profesionale în bugetul asigurărilor sociale" - se completează cu totalul sumelor reprezentând
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
122
cuantumul prestațiilor de asigurări sociale suportate din sumele prevăzute pentru asigurarea la
accidente de muncă și boli profesionale, în bugetul asigurărilor sociale de stat.
C.2. Indemnizații sănătate (conform Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 158/2005, aprobată
cu modificări și completări prin Legea nr. 399/2006, cu modificările și completările ulterioare)
Coloana "Nr. cazuri" se completează astfel:
- Rândul 1 "Număr cazuri pentru incapacitate temporară de muncă" - se completează cu total
concedii medicale pentru incapacitate temporară de muncă.
- Rândul 2 "Număr cazuri pentru prevenire îmbolnăvire" - se completează cu total concedii
medicale pentru prevenire îmbolnăvire.
- Rândul 3 "Număr cazuri pentru sarcină și lăuzie" - se completează cu total concedii medicale
pentru sarcină și lăuzie.
- Rândul 4 "Număr cazuri pentru îngrijire copil bolnav" - se completează cu total concedii
medicale pentru îngrijire copil bolnav.
- Rândul 5 "Număr cazuri pentru risc maternal" - se completează cu total concedii medicale pentru
risc maternal.
Coloana "Total zile prestații" se completează astfel:
- Rândul 1 "Total zile prestații pentru incapacitate temporară de muncă" - se completează cu
număr total de zile prestații aferente concediilor medicale pentru incapacitate temporară de muncă.
- Rândul 2 "Total zile prestații pentru prevenire îmbolnăvire" - se completează cu număr total de
zile prestații aferente concediilor medicale pentru prevenire îmbolnăvire.
- Rândul 3 "Total zile prestații pentru sarcină și lăuzie" - se completează cu număr total de zile
prestații aferente concediilor medicale pentru sarcină și lăuzie.
- Rândul 4 "Total zile prestații pentru îngrijire copil bolnav" - se completează cu număr total de
zile prestații aferente concediilor medicale pentru îngrijire copil bolnav
- Rândul 5 "Total zile prestații pentru risc maternal" - se completează cu număr total de zile
prestații aferente concediilor medicale pentru risc maternal.
Coloana "Zile prestații suportate de angajator" se completează astfel:
- Rândul 1 "Zile prestații suportate de angajator pentru incapacitate temporară de muncă" – se
completează cu număr total de zile prestații suportate de angajator aferente concediilor medicale
pentru incapacitate temporară de muncă.
Coloana "Zile prestații suportate din FNUASS" se completează astfel:
- Rândul 1 "Zile prestații suportate din FNUASS pentru incapacitate temporară de muncă" – se
completează cu număr total de zile prestații suportate din Fondul național unic de asigurări sociale
de sănătate, aferente concediilor medicale pentru incapacitate temporară de muncă.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
123
- Rândul 2 "Zile prestații suportate din FNUASS pentru prevenire îmbolnăvire" - se completează
cu număr total de zile prestații suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate,
aferente concediilor medicale pentru prevenire îmbolnăvire.
- Rândul 3 "Zile prestații suportate din FNUASS pentru sarcină și lăuzie" - se completează cu
număr total de zile prestații suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate,
aferente concediilor medicale pentru sarcină și lăuzie.
- Rândul 4 "Zile prestații suportate din FNUASS pentru îngrijire copil bolnav" - se completează
cu număr total de zile prestații suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate,
aferente concediilor medicale pentru îngrijire copil bolnav.
- Rândul 5 "Zile prestații suportate din FNUASS pentru risc maternal" - se completează cu număr
total de zile prestații suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate, aferente
concediilor medicale pentru risc maternal.
Coloana "Suma suportată de angajator" se completează astfel:
- Rândul 1 "Suma suportată de angajator pentru incapacitate temporară de muncă" – se
completează cu suma suportată de angajator, aferentă concediilor medicale pentru incapacitate
temporară de muncă.
Coloana "Suma suportată din FNUASS" se completează astfel:
- Rândul 1 "Suma suportată din FNUASS pentru incapacitate temporară de muncă" – se
completează cu suma indemnizațiilor suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de
sănătate aferente concediilor medicale pentru incapacitate temporară de muncă.
- Rândul 2 "Suma suportată din FNUASS pentru prevenire îmbolnăvire" - se completează cu suma
indemnizațiilor suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate aferente
concediilor medicale pentru prevenire îmbolnăvire.
- Rândul 3 "Suma suportată din FNUASS pentru sarcină și lăuzie" - se completează cu suma
indemnizațiilor suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate aferente
concediilor medicale pentru sarcină și lăuzie.
- Rândul 4 "Suma suportată din FNUASS pentru îngrijire copil bolnav" - se completează cu suma
indemnizațiilor suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate aferente
concediilor medicale pentru îngrijire copil bolnav.
- Rândul 5 "Suma suportată din FNUASS pentru risc maternal" - se completează cu suma
indemnizațiilor suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate aferente
concediilor medicale pentru risc maternal.
- Rândul 6 "Total suma suportată din FNUASS" - se completează cu suma totală a indemnizațiilor
suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate.
- Rândul 7 "Total cuantum prestații de suportat din bugetul FNUASS pentru concedii și
indemnizații" - se completează cu total cuantum prestații de suportat din Fondul național unic de
asigurări sociale de sănătate pentru concedii și indemnizații.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
124
- Rândul 8 "Total sumă de recuperat de la FNUASS pentru concedii și indemnizații" – se
completează cu total sumă de recuperat în luna de raportare de la Fondul național unic de asigurări
sociale de sănătate pentru concedii și indemnizații.
C.3. Indemnizații pentru accidente de muncă și boli profesionale
Coloana "Nr. cazuri" se completează astfel:
- Rândul 1 "Incapacitate temporară de muncă" - conține numărul total de cazuri de indemnizație
pentru incapacitate temporară de muncă, cauzate de accidente de muncă și boli profesionale la
nivel de unitate.
- Rândul 2 "Trecerea temporară la alt loc de muncă" - conține numărul total de cazuri de
indemnizație pentru trecerea temporară în alt loc de muncă, cauzată de accidente de muncă și boli
profesionale la nivel de unitate.
- Rândul 3 "Reducerea timpului de lucru" - conține numărul total de cazuri de indemnizație pentru
reducerea timpului de lucru, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale la nivel de unitate.
- Rândul 4 "Cursuri de calificare și reconversie profesională" - conține numărul total de cazuri de
indemnizație pe durata cursurilor de calificare și reconversie profesională, cauzată de accidente de
muncă și boli profesionale la nivel de unitate.
Coloana "Zile prestații" se completează astfel:
- Rândul 1 "Incapacitate temporară de muncă" - conține numărul total de zile lucrătoare de
prestații pentru incapacitate temporară de muncă, cauzată de accidente de muncă și boli
profesionale, la nivel de unitate, din certificatele medicale.
- Rândul 2 "Trecerea temporară la alt loc de muncă" - conține numărul total de zile lucrătoare de
prestații pentru trecerea temporară în alt loc de muncă, cauzată de accidente de muncă și boli
profesionale la nivel de unitate, din certificatele medicale.
- Rândul 3 "Reducerea timpului de lucru" - conține numărul total de zile lucrătoare de prestații
pentru reducerea timpului de lucru, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale la nivel de
unitate, din certificatele medicale.
- Rândul 4 "Cursuri de calificare și reconversie profesională" - conține numărul total de zile
lucrătoare de prestații pe durata cursurilor de calificare și reconversie profesională, cauzate de
accidente de muncă și boli profesionale, la nivel de unitate, din certificatele medicale.
Coloana "Sumă totală accidente de muncă" se completează astfel:
- Rândul 1 "Incapacitate temporară de muncă" - conține cuantumul total al prestațiilor pentru
incapacitate temporară de muncă, cauzate de accidente de muncă și boli profesionale, la nivel de
unitate.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
125
- Rândul 2 "Trecerea temporară la alt loc de muncă" - conține cuantumul total al prestațiilor pentru
trecerea temporară în alt loc de muncă, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale, la nivel
de unitate.
- Rândul 3 "Reducerea timpului de lucru" - conține cuantumul total al prestațiilor pentru reducerea
timpului de lucru, cauzate de accidente de muncă și boli profesionale, la nivel de unitate.
- Rândul 4 "Cursuri de calificare și reconversie profesională" - conține cuantumul total al
prestațiilor pe durata cursurilor de calificare și reconversie profesională, cauzate de accidente de
muncă și boli profesionale, la nivel de unitate.
- Rândul 5 "Total" - cuprinde cuantumul total al prestațiilor de asigurări sociale cauzate de
accidente de muncă și boli profesionale, la nivel de unitate.
Coloana "Suma suportată din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de
muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor sociale" se completează astfel:
- Rândul 1 "Incapacitate temporară de muncă" - este suma prestațiilor pentru incapacitate
temporară de muncă cauzată de accidente de muncă și boli profesionale la nivel de unitate,
suportate din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale
în bugetul asigurărilor sociale.
- Rândul 2 "Trecerea temporară la alt loc de muncă" - este suma prestațiilor pentru trecerea
temporară în alt loc de muncă, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale la nivel de
unitate, suportate din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de muncă și boli
profesionale în bugetul asigurărilor sociale.
- Rândul 3 "Reducerea timpului de lucru" - este suma prestațiilor pentru reducerea timpului de
lucru, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale la nivel de unitate, suportate din sumele
prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor
sociale.
- Rândul 4 "Cursuri de calificare și reconversie profesională" - este suma prestațiilor pe durata
cursurilor de calificare și reconversie profesională, cauzată de accidente de muncă și boli
profesionale la nivel de unitate, suportate din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente
de muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor sociale.
- Rândul 5 "Total" - conține total cuantum de prestații de asigurări sociale de suportat din sumele
prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor
sociale.
C.4. Contribuție asiguratorie pentru muncă
"Baza de calcul" - se completează cu suma reprezentând baza de calcul al contribuției asiguratorii
pentru muncă, la care se calculează contribuția asiguratorie pentru muncă datorată de angajator la
bugetul de stat.
"Contribuția" - se completează cu valoarea contribuției datorate în luna de raportare, rezultată
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
126
prin aplicarea procentului prevăzut la art. 220^3 din Codul fiscal asupra "Bazei de calcul".
Secțiunea D - Indicatori statistici
Se completează numai de către entitățile asimilate angajatorului, pentru anumite categorii de
asigurați, conform anexei nr. 3 Nomenclatorul "Tip asigurat pentru alte entități assimilate
angajatorului" la ordin.
- Rândul 1 "Număr de asigurați (concedii și indemnizații)" - se completează cu numărul efectiv
de asigurați din luna pentru care se întocmește declarația.
- Rândul 2 "Număr de asigurați care datorează sau pentru care există obligația plății CAS" – se
completează cu numărul de asigurați care datorează sau pentru care există obligația plății
contribuției de asigurări sociale.
Secțiunea E
Se completează numai de către entitățile asimilate angajatorului, pentru anumite categorii de
asigurați.
E.1. Condiții de muncă
Secțiunea E.1 "Condiții de muncă" conține informații despre entitățile asimilate angajatorului care
au condiții normale de muncă.
Coloana "Total venit realizat" se completează pentru "Condiții normale de muncă" (E1_venit) -
conține totalul câștigurilor brute lunare realizate în condiții normale de muncă de asigurații înscriși
în anexa nr. 1.2 "Anexa asigurat" la anexa 1 la ordin (se calculează pentru tipurile de asigurat 2,
13, 14, 15, din anexa nr. 3 Nomenclatorul "Tip asigurat pentru alte entități asimilate angajatorului"
la ordin).
Coloana "Total bază de calcul al contribuției la BASS aferentă indemnizației conform O.U.G. nr.
158/2005" se completează pentru "Condiții normale de muncă" (E1_baza) - conține totalul bazei
de calcul al contribuției la bugetul asigurărilor sociale de stat, aferentă indemnizațiilor conform
Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 158/2005, aprobată cu modificări și completări prin Legea
nr. 399/2006, cu modificările și completările ulterioare, în situația în care asiguratul a lucrat în
ziua premergătoare concediului medical în condiții normale de muncă, exclusiv ajutorul de deces
(se calculează pentru tipurile de asigurat 2, 13, 14 din anexa nr. 3 Nomenclatorul "Tip asigurat
pentru alte entități asimilate angajatorului" la ordin).
E.2. Indemnizații de sănătate (conform Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 158/2005,
aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 399/2006, cu modificările și completările
ulterioare)
Coloana "Nr. cazuri" se completează astfel:
- Rândul 1 "Număr cazuri pentru incapacitate temporară de muncă" - se completează cu total
concedii medicale pentru incapacitate temporară de muncă.
- Rândul 2 "Număr cazuri pentru prevenire îmbolnăvire" - se completează cu total concedii
medicale pentru prevenire îmbolnăvire.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
127
- Rândul 3 "Număr cazuri pentru sarcină și lăuzie" - se completează cu total concedii medicale
pentru sarcină și lăuzie.
- Rândul 4 "Număr cazuri pentru îngrijire copil bolnav" - se completează cu total concedii
medicale pentru îngrijire copil bolnav.
- Rândul 5 "Număr cazuri pentru risc maternal" - se completează cu total concedii medicale pentru
risc maternal.
Coloana "Total zile prestații" se completează astfel:
- Rândul 1 "Total zile prestații pentru incapacitate temporară de muncă" - se completează cu
numărul total de zile prestații aferente concediilor medicale pentru incapacitate temporară de
muncă.
- Rândul 2 "Total zile prestații pentru prevenire îmbolnăvire" - se completează cu numărul total
de zile prestații aferente concediilor medicale pentru prevenire îmbolnăvire.
- Rândul 3 "Total zile prestații pentru sarcină și lăuzie" - se completează cu numărul total de zile
prestații aferente concediilor medicale pentru sarcină și lăuzie.
- Rândul 4 "Total zile prestații pentru îngrijire copil bolnav" - se completează cu numărul total de
zile prestații aferente concediilor medicale pentru îngrijire copil bolnav
- Rândul 5 "Total zile prestații pentru risc maternal" - se completează cu numărul total de zile
prestații aferente concediilor medicale pentru risc maternal.
Coloana "Zile prestații suportate din FNUASS" se completează astfel:
- Rândul 1 "Zile prestații suportate din FNUASS pentru incapacitate temporară de muncă" – se
completează cu numărul total de zile prestații suportate din Fondul național unic de asigurări
sociale de sănătate aferente concediilor medicale pentru incapacitate temporară de muncă.
- Rândul 2 "Zile prestații suportate din FNUASS pentru prevenire îmbolnăvire" - se completează
cu numărul total de zile prestații suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate
aferente concediilor medicale pentru prevenire îmbolnăvire.
- Rândul 3 "Zile prestații suportate din FNUASS pentru sarcină și lăuzie" - se completează cu
numărul total de zile prestații suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate
aferente concediilor medicale pentru sarcină și lăuzie.
- Rândul 4 "Zile prestații suportate din FNUASS pentru îngrijire copil bolnav" - se completează
cu numărul total de zile prestații suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate
aferente concediilor medicale pentru îngrijire copil bolnav.
- Rândul 5 "Zile prestații suportate din FNUASS pentru risc maternal" - se completează cu
numărul total de zile prestații suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate
aferente concediilor medicale pentru risc maternal.
Coloana "Suma suportată din FNUASS" se completează astfel:
- Rândul 1 "Suma suportată din FNUASS pentru incapacitate temporară de muncă" – se
completează cu suma indemnizațiilor suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de
sănătate aferente concediilor medicale pentru incapacitate temporară de muncă.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
128
- Rândul 2 "Suma suportată din FNUASS pentru prevenire îmbolnăvire" - se completează cu suma
indemnizațiilor suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate aferente
concediilor medicale pentru prevenire îmbolnăvire.
- Rândul 3 "Suma suportată din FNUASS pentru sarcină și lăuzie" - se completează cu suma
indemnizațiilor suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate aferente
concediilor medicale pentru sarcină și lăuzie.
- Rândul 4 "Suma suportată din FNUASS pentru îngrijire copil bolnav" - se completează cu suma
indemnizațiilor suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate aferente
concediilor medicale pentru îngrijire copil bolnav.
- Rândul 5 "Suma suportată din FNUASS pentru risc maternal" - se completează cu suma
indemnizațiilor suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate aferente
concediilor medicale pentru risc maternal.
- Rândul 6 "Total sumă suportată din FNUASS" - se completează cu suma indemnizațiilor
suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate.
- Rândul 7 "Total cuantum prestații de suportat din bugetul FNUASS pentru concedii și
indemnizații" - se completează cu total cuantum prestații de suportat din Fondul național unic de
asigurări sociale de sănătate pentru concedii și indemnizații.
- Rândul 8 "Total sumă de recuperat de la FNUASS pentru concedii și indemnizații" – se
completează cu total sumă de recuperat în luna de raportare de la Fondul național unic de asigurări
sociale de sănătate pentru concedii și indemnizații.
E.3. Indemnizații pentru accidente de muncă și boli profesionale
Coloana "Număr cazuri" se completează astfel:
- Rândul 1 "Incapacitate temporară de muncă" - conține numărul total de cazuri de indemnizație
pentru incapacitate temporară de muncă, cauzate de accidente de muncă și boli profesionale, la
nivel de unitate.
- Rândul 2 "Trecerea temporară la alt loc de muncă" - conține numărul total de cazuri de
indemnizație pentru trecerea temporară în alt loc de muncă, cauzată de accidente de muncă și boli
profesionale la nivel de unitate.
- Rândul 3 "Reducerea timpului de lucru" - conține numărul total de cazuri de indemnizație pentru
reducerea timpului de lucru, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale la nivel de unitate.
- Rândul 4 "Cursuri de calificare și reconversie profesională" - conține numărul total de cazuri de
indemnizație pe durata cursurilor de calificare și reconversie profesională, cauzată de accidente de
muncă și boli profesionale la nivel de unitate.
Coloana "Zile prestații" se completează astfel:
- Rândul 1 "Incapacitate temporară de muncă" - conține numărul total de zile lucrătoare de
prestații pentru incapacitate temporară de muncă, cauzată de accidente de muncă și boli
profesionale la nivel de unitate, din certificatele medicale.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
129
- Rândul 2 "Trecerea temporară la alt loc de muncă" - conține numărul total de zile lucrătoare de
prestații pentru trecerea temporară în alt loc de muncă, cauzată de accidente de muncă și boli
profesionale la nivel de unitate, din certificatele medicale.
- Rândul 3 "Reducerea timpului de lucru" - conține numărul total de zile lucrătoare de prestații
pentru reducerea timpului de lucru, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale la nivel de
unitate, din certificatele medicale.
- Rândul 4 "Cursuri de calificare și reconversie profesională" - conține numărul total de zile
lucrătoare de prestații pe durata cursurilor de calificare și reconversie profesională, cauzate de
accidente de muncă și boli profesionale la nivel de unitate, din certificatele medicale.
Coloana "Sumă totală accidente de muncă" se completează astfel:
- Rândul 1 "Incapacitate temporară de muncă" - conține cuantumul total al prestațiilor pentru
incapacitate temporară de muncă, cauzate de accidente de muncă și boli profesionale, la nivel de
unitate.
- Rândul 2 "Trecerea temporară la alt loc de muncă" - conține cuantumul total al prestațiilor pentru
trecerea temporară în alt loc de muncă, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale, la nivel
de unitate.
- Rândul 3 "Reducerea timpului de lucru" - conține cuantumul total al prestațiilor pentru reducerea
timpului de lucru, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale, la nivel de unitate.
- Rândul 4 "Cursuri de calificare și reconversie profesională" - conține cuantumul total al
prestațiilor pe durata cursurilor de calificare și reconversie profesională, cauzate de accidente de
muncă și boli profesionale, la nivel de unitate.
- Rândul 5 "Total" - cuprinde cuantumul total al prestațiilor de asigurări sociale cauzate de
accidente de muncă și boli profesionale, la nivel de unitate, pentru entitățile asimilate
angajatorului.
Coloana "Suma suportată din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de
muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor sociale" se completează astfel:
- Rândul 1 "Incapacitate temporară de muncă" - este suma prestațiilor pentru incapacitate
temporară de muncă cauzată de accidente de muncă și boli profesionale la nivel de unitate,
suportate din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale
în bugetul asigurărilor sociale.
- Rândul 2 "Trecerea temporară la alt loc de muncă" - este suma prestațiilor pentru trecerea
temporară în alt loc de muncă, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale la nivel de
unitate, suportate din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de muncă și boli
profesionale în bugetul asigurărilor sociale.
- Rândul 3 "Reducerea timpului de lucru" - este suma prestațiilor pentru reducerea timpului de
lucru, cauzată de accidente de muncă și boli profesionale, la nivel de unitate, suportate din sumele
prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor
sociale.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
130
- Rândul 4 "Cursuri de calificare și reconversie profesională" - este suma prestațiilor pe durata
cursurilor de calificare și reconversie profesională, cauzată de accidente de muncă și boli
profesionale, la nivel de unitate, suportate din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente
de muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor sociale.
- Rândul 5 "Total sumă suportată din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de
muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor sociale" - conține total cuantum de prestații de
asigurări sociale de suportat din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de muncă și
boli profesionale în bugetul asigurărilor sociale.
Caseta "Ajutoare de deces"
- "Număr cazuri" - se completează cu numărul total de cazuri pentru care s-au acordat ajutoare de
deces, la nivel de agenție județeană/municipiului București pentru ocuparea forței de muncă.
- "Sumă" - se completează cu suma totală a ajutoarelor de deces acordate la nivel de agenție
județeană/municipiului București pentru ocuparea forței de muncă, suportate din bugetul
asigurărilor sociale de stat.
Secțiunea F - Impozit pe venitul din salarii, defalcat pe sediul principal și sediile secundare
1. Sediul principal
Rândul "Suma de plată" - se înscrie suma reprezentând impozitul pe venitul din salarii datorat în
perioada de raportare, conform legii, pentru sediul principal.
Coloana "Suma de plată" - se înscrie suma reprezentând impozitul pe venitul din salarii datorat
în perioada de raportare, conform legii, pentru fiecare sediu secundar care are atribuit cod de
înregistrare fiscală.
Secțiunea G - Date informative privind ajutoarele de deces acordate de agențiile județene
pentru ocuparea forței de muncă
Se înscriu persoanele pentru care se achită ajutor de deces din bugetul asigurărilor sociale de stat
conform Legii nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările și
completările ulterioare, astfel:
Coloana "Date de identificare persoană decedată" - se completează cu codul numeric personal al
persoanei decedate, înscriindu-se cifrele cu aliniere la dreapta, respectiv numele și prenumele
persoanei decedate.
Coloana "Certificat de deces" - se înscriu seria și numărul certificatului de deces, respectiv data
decesului.
Coloana "Date de identificare ale persoanei care beneficiază de ajutor de deces" – se
completează codul numeric personal al persoanei care primește ajutorul de deces, înscriindu-se
cifrele cu aliniere la dreapta, respectiv numele și prenumele persoanei beneficiare.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
131
Coloana "Cuantumul ajutorului de deces" - se completează cu suma ajutorului de deces
acordat, suportat din bugetul asigurărilor sociale de stat conform legislației în vigoare la data
decesului. Anexa nr. 1.2 - Anexa asigurat
Se completează câte o anexă pentru fiecare asigurat pentru care există obligația declarării,
conform legii.
Secțiunea "Date de identificare a asiguratului"
1. Caseta "CNP/NIF" - se completează codul numeric personal sau numărul de identificare fiscală,
atribuit conform legii, înscriindu-se cifrele cu aliniere la dreapta.
2. Caseta "CNP/NIF anterior" - se completează codul numeric personal sau numărul de
identificare fiscală anterior celui actual (din declarația anterioară), atribuit conform legii,
înscriindu-se cifrele cu aliniere la dreapta (se completează numai în cazul declarațiilor
rectificative).
2^1. Caseta "CIS" - se completează codul unic de identificare din sistemul de asigurări de sănătate,
atribuit de către casele de asigurări de sănătate conform legii persoanelor străine din statele
membre ale Uniunii Europene, Spațiului Economic European și din Confederația Elvețiană, care
îndeplinesc condițiile de lucrător frontalier și desfășoară o activitate salariată sau independentă în
România și care rezidă în alt stat membru în care se întorc, de regulă, zilnic ori cel puțin o dată pe
săptămână, precum și coasiguraților (părinții/soțul/soția) aflați în întreținerea acestora, înscriindu-
se cifrele cu aliniere la dreapta.
NOTĂ:
Codul unic de identificare din sistemul de asigurări de sănătate se completează în cazul
persoanelor nerezidente care nu au obținut un cod numeric personal, respectiv în cazul persoanelor
străine din statele membre ale Uniunii Europene, Spațiului Economic European și din Confederația
Elvețiană, care îndeplinesc condițiile de lucrător frontalier și desfășoară o activitate salariată sau
independentă în România și care rezidă în alt stat membru în care se întorc, de regulă, zilnic ori
cel puțin o dată pe săptămână, precum și în cazul coasiguraților (părinții/soțul/soția) aflați în
întreținerea acestora.
3. Caseta "Nume" și caseta "Prenume" - se înscriu numele, respectiv prenumele asiguratului.
4. Caseta "Nume anterior" și caseta "Prenume anterior" - se completează numai în cazul
declarațiilor rectificative - se înscriu numele, respectiv prenumele asiguratului, anterior celui
actual (din declarația anterioară).
5. Caseta "Data intrării în categoria de asigurat" - se completează numai pentru sistemul de
asigurări sociale de sănătate - se înscriu data de la care asigurații încep activitatea dependentă la
un angajator, respectiv data de la care începe relația de dependență dintre asigurat și instituția
asimilată.
6. Caseta "Data ieșirii din categoria de asigurat" - se completează numai pentru sistemul de
asigurări sociale de sănătate - se înscriu data la care încetează activitatea asiguratului la un
angajator, respectiv data la care încetează relația de dependență dintre asigurat și instituția
asimilată angajatorului.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
132
Caseta "Data intrării în categoria de asigurat" și caseta "Data ieșirii din categoria de asigurat",
după caz, se completează de fiecare dată când se întocmește declarația.
NOTĂ:
În sistemul de asigurări sociale de sănătate o persoană dobândește calitatea de asigurat conform
legii, iar obligația virării contribuției pentru asigurările sociale de sănătate revine persoanelor
juridice sau fizice care au calitatea de angajator, persoanelor juridice ori fizice assimilate
angajatorului, precum și persoanelor fizice, după caz.
Astfel, în cazul persoanelor aflate în concediu fără plată sau în cazul persoanelor salariate care își
întrerup activitatea pentru a intra în concediu și indemnizație pentru creșterea copilului până la
împlinirea vârstei de 2 ani și în cazul copilului cu handicap, până la împlinirea de către copil a
vârstei de 3 ani, sau al persoanelor care se află în concediu și indemnizație pentru creșterea
copilului cu handicap cu vârsta cuprinsă între 3 și 7 ani sau aflate în perioada concediului de
acomodare etc., aceste persoane nu datorează contribuție de asigurări sociale de sănătate, în
condițiile legii, fiind raportate de angajator prin declarația D112 astfel:
- în luna de raportare în care persoanele mai sus menționate își întrerup activitatea pentru a intra
în concediu fără plată sau în concediu pentru creșterea copilului până la împlinirea vârstei de 2 ani
și, în cazul copilului cu handicap, până la împlinirea de către copil a vârstei de 3 ani sau se află în
concediu și indemnizație pentru creșterea copilului cu handicap cu vârsta cuprinsă între 3 și 7 ani,
este necesară completarea de către angajator în caseta "data intrării în categoria de asigurat" a datei
la care aceste persoane au început activitatea la acest angajator. Totodată, în caseta "data ieșirii din
categoria de asigurat" este necesară completarea datei ultimei zile de activitate la acest angajator,
înainte de intrarea asiguratului în concediu fără plată sau în concediu pentru creștere copil;
- la revenirea persoanelor salariate din concediul fără plată sau din concediul pentru creștere copil,
în luna revenirii din concediu, este necesară completarea de către angajator în caseta "data intrării
în categoria de asigurat" a datei la care această persoană și-a reluat activitatea, iar caseta "data
ieșirii din categoria de asigurat" nu se va completa de către angajator decât în luna de raportare în
care salariatul își încetează activitatea la angajator.
7. Caseta "Casa de asigurări de sănătate a asiguratului" - conține codificarea casei de asigurări de
sănătate la care sunt luați în evidență asigurații în funcție de opțiunea acestora și cu care s-a încheiat
contractul de asigurări sociale de sănătate. Codificarea cuprinde 2 caractere, ca de exemplu: _B
este CAS Municipiul București, _A este AOPSNAJ. Pentru restul județelor prescurtarea
este identică cu codificarea de la autoturisme.
NOTĂ:
Caseta "Casa de asigurări de sănătate a asiguratului" - se completează cu cod=_N pentru
persoanele care nu sunt asigurate obligatoriu în sistemul de asigurări sociale de sănătate conform
prevederilor legale în vigoare (de exemplu, zilieri, persoane asigurate în alte state etc.).
8. Caseta "Asigurat/Neasigurat pentru concedii și indemnizații de asigurări sociale de sănătate" -
se înscriu persoanele asigurate pentru care există obligația plății contribuției pentru concedii și
indemnizații în luna de raportare, potrivit legii, respectiv persoanele neasigurate pentru care nu
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
133
există obligația plății contribuției pentru concedii și indemnizații și se completează astfel:
"1" - persoanele pentru care se plătește contribuția (de exemplu, persoanele care au realizat
venituri din salarii sau asimilate salariului, în luna de raportare, în baza contractului individual de
muncă sau în baza raportului de serviciu, precum și din orice alte activități dependente etc.);
"2" - persoanele pentru care nu se plătește contribuția (de exemplu, dacă îndeplinesc numai funcția
de cenzor sau dacă sunt cadre militare în activitate, polițiști și funcționari publici cu statut special
care își desfășoară activitatea în ministerele și instituțiile din sectorul de apărare, ordine publică și
siguranță națională etc.).
9. Caseta "Asigurat/neasigurat în sistemul asigurărilor pentru șomaj" - se completează pentru a se
evidenția dacă persoana este asigurată/neasigurată obligatoriu în sistemul asigurărilor pentru
șomaj, potrivit prevederilor Legii nr. 76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și
stimularea ocupării forței de muncă, cu modificările și completările ulterioare, în luna de raportare,
astfel:
"1" - pentru persoanele asigurate obligatoriu în sistemul asigurărilor pentru șomaj, potrivit legii,
în luna de raportare, inclusiv în situația în care raporturile de muncă/serviciu/juridice ale acestor
persoane sunt suspendate, conform prevederilor legale;
"2" - pentru persoanele care nu sunt asigurate obligatoriu în sistemul asigurărilor pentru șomaj,
potrivit legii, în luna de raportare.
10. Caseta "Persoană scutită de la plata impozitului pe venit" - se completează pentru a se
evidenția dacă persoana este scutită de la plata impozitului pe venit, potrivit legii, în luna de
raportare, astfel:
"1" - pentru persoanele fizice cu handicap grav sau accentuat, care realizează venituri din activități
independente, realizate în mod individual și/sau într-o formă de asociere, salarii și asimilate
salariilor, prevăzute la art. 76 alin. (1) - (3) din Codul fiscal, venituri din pensii, precum și pentru
venituri din activități agricole, silvicultură și piscicultură, altele decât cele prevăzute la art. 105 din
Codul fiscal, realizate în mod individual și/sau într-o formă de asociere fără personalitate juridică,
în luna de raportare;
"2" - pentru persoanele fizice care realizează venituri din salarii și asimilate salariilor prevăzute
la art. 76 alin. (1) - (3) din Codul fiscal, ca urmare a desfășurării activității de creare de programe
pentru calculator, în luna de raportare;
"3" - pentru persoanele fizice care realizează venituri din salarii și asimilate salariilor prevăzute
la art. 76 alin. (1) - (3) din Codul fiscal, ca urmare a desfășurării activității de cercetare-dezvoltare
aplicativă și/sau de dezvoltare tehnologică, în luna de raportare;
"4" - pentru persoanele fizice care realizează venituri din salarii și asimilate salariilor prevăzute
la art. 76 alin. (1) - (3) din Codul fiscal, ca urmare a desfășurării activității pe bază de contract
individual de muncă încheiat pe o perioadă de 12 luni, cu persoane juridice române care desfășoară
activități sezoniere dintre cele prevăzute la art. 1 al Legii nr. 170/2016 privind impozitul specific
unor activități, în cursul unui an, în luna de raportare;
"5" - pentru persoanele fizice care realizează alte venituri scutite de la plata impozitului pe venit,
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
134
în luna de raportare, potrivit legii.
Secțiunea "Detalii coasigurați"
Se înscriu coasigurații sistemului de asigurări sociale de sănătate conform prevederilor Legii nr.
95/2006 privind reforma în domeniul sănătății, republicată, cu modificările și completările
ulterioare, astfel:
- CNP coasigurat/"CIS coasigurat";
- Nume coasigurat;
- Prenume coasigurat;
- Tip coasigurat se completează astfel:
S - soț/soție;
P - părinte (mamă, tată).
NOTĂ:
"CIS coasigurat" reprezintă codul unic de identificare din sistemul de asigurări de sănătate și se
completează în cazul persoanelor nerezidente care nu au obținut un cod numeric personal,
respectiv în cazul coasiguraților (părinții/soțul/soția) aflați în întreținerea persoanelor străine din
statele membre ale Uniunii Europene, Spațiului Economic European și din Confederația Elvețiană,
care îndeplinesc condițiile de lucrător frontalier și desfășoară o activitate salariată sau
independentă în România și care rezidă în alt stat membru în care se întorc, de regulă, zilnic ori
cel puțin o dată pe săptămână.
Atenție! Pentru fiecare asigurat se va completa una dintre secțiunile A, B sau/și C, după caz.
Secțiunea A
Se înscriu datele pentru asigurații care realizează în luna de raportare numai venituri din salarii și
asimilate salariilor și care au avut un singur raport de muncă cu angajatorul respectiv, nu au lucrat
în condiții deosebite/speciale și nu au beneficiat de indemnizații de concedii medicale sau de scutiri
potrivit prevederilor legale.
Pentru persoanele care realizează venituri din activități dependente, ca urmare a încadrării
activității independente în activitate dependentă în conformitate cu prevederile art. 7 pct. 1 - 3 din
Codul fiscal, se selectează tipul de asigurat din Nomenclatorul "Tip asigurat"
Pentru persoanele care realizează venituri din activități dependente, ca urmare a încadrării
activității independente în activitate dependentă în conformitate cu prevederile art. 7 pct. 1 - 3 din
Codul fiscal, asigurate în sistemele proprii de asigurări sociale și care nu au obligația asigurării în
sistemul public de pensii (de exemplu, avocații), se selectează tipul de asigurat.
- Rândul 1 "Tip asigurat din punct de vedere al contractului de muncă" - se înscrie tipul de asigurat,
conform anexei nr. 4 Nomenclatorul "Tip asigurat" la ordin.
Pentru sistemul asigurărilor pentru șomaj se va selecta din anexa nr. 4 Nomenclatorul "Tip
asigurat" la ordin "1 - Salariat", "3 - Alte categorii de persoane care realizează venituri din salarii
sau asimilate salariilor", 6 - "Administratorii societăților, companiilor/societăților naționale și
regiilor autonome, desemnați/numiți în condițiile legii, precum și reprezentanții în adunarea
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
135
generală a acționarilor și în consiliul de administrație", "7 - Persoane care realizează venituri din
activități dependente potrivit legii, ca urmare a reîncadrării activității" sau "8 - Persoane care
realizează venituri din activități dependente, asigurate în sistemele proprii de asigurări sociale și
care nu au obligația asigurării în sistemul public de pensii potrivit legii", în situația în care aceste
persoane sunt asigurate obligatoriu în sistemul asigurărilor pentru șomaj potrivit Legii nr. 76/2002,
cu modificările și completările ulterioare.
- Rândul 2 "Pensionar" - se completează cu "1" în cazul asiguraților care au și statutul de pensionar
și "0" pentru celelalte situații. În cazul în care se completează rândul 2 "Pensionar" cu cifra "1", se
completează obligatoriu și rândul 1 "Tip asigurat din punct de vedere al contractului de muncă".
- Rândul 3 "Tip contract muncă din punct de vedere al timpului de lucru" - se completează cu:
- "N" - pentru normă întreagă (6, 7, 8 ore), sau
- "Pn" (parțial P1, P2 ... P7), unde "n" reprezintă numărul de ore zilnice de contract parțial.
- Rândul 4 "Ore normă zilnică contract" - se completează cu programul normal de lucru specific
locului de muncă al asiguratului, exprimat în ore. Prin program normal de lucru se înțelege
programul prevăzut la art. 112 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu
modificările și completările ulterioare, sau programul normal de lucru sub 8 ore stabilit cu
respectarea prevederilor Legii nr. 31/1991 privind stabilirea duratei timpului de muncă sub 8 ore
pe zi pentru salariații care lucrează în condiții deosebite - vătămătoare, grele sau periculoase sau
ale art. 112 alin. (2) din Legea nr. 53/2003, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Norma zilnică poate să fie de 8, 7 sau 6 ore.
Pentru persoanele care nu au raporturi de muncă sau de serviciu se completează prin asimilare
în funcție de condițiile de muncă, respectiv 8, 7 sau 6 ore.
- Rândul 5 "Ore lucrate efectiv în lună" - se completează cu numărul de ore efectiv lucrate în lună.
Pentru persoana care are raporturile de muncă sau de serviciu ori raporturile juridice suspendate
pentru incapacitate temporară de muncă, perioada suportată de angajator din fondul de salarii
potrivit legii se consideră perioadă lucrată (orele din programul de lucru în care raporturile de
muncă sau de serviciu ori raporturile juridice sunt suspendate pentru incapacitate temporară de
muncă și plata indemnizației se suportă de angajator din fondul de salarii și sunt considerate ore
efectiv lucrate).
Pentru persoanele care sunt consilieri locali, județeni sau ai sectoarelor ori municipiului București
se completează cu numărul de ore lucrătoare din lună corespunzătoare numărului de zile lucrătoare
din lună, stabilit conform Legii nr. 53/2003, republicată, cu modificările și completările ulterioare,
în situația în care aceste persoane realizează venituri reprezentând indemnizație de ședință. În caz
contrar se completează cu cifra "0".
- Rândul 6 "Ore suspendate în lună" - se completează cu numărul de ore din programul de lucru
în care raporturile de muncă sau de serviciu ori raporturile juridice sunt suspendate, conform legii,
cu excepția suspendării pentru incapacitate temporară de muncă, suportată de angajator din
fondul de salarii.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
136
Pentru persoanele care sunt consilieri locali, județeni sau ai sectoarelor ori municipiului București
se completează cu cifra "0".
- Rândul 7 "Total zile lucrate" - se completează cu numărul total de zile lucrate și nu poate fi mai
mare decât numărul de zile lucrătoare din lună, stabilit conform Legii nr. 53/2003, republicată, cu
modificările și completările ulterioare.
Pentru persoanele care sunt consilieri locali, județeni sau ai sectoarelor ori municipiului
București se completează cu numărul de zile lucrătoare din lună, stabilit conform Legii nr.
53/2003, republicată, cu modificările și completările ulterioare, în situația în care aceste persoane
realizează venituri reprezentând indemnizație de ședință. În caz contrar se completează cu cifra
"0".
- Rândul 8 "Bază contribuție ASIGURĂRI SOCIALE" - se înscrie câștigul brut realizat de
asigurat, în vederea calculării contribuțiilor de asigurări sociale. Nu se includ indemnizațiile de
asigurări sociale.
- Rândul 9 "Bază contribuție SĂNĂTATE" - se înscrie venitul bază de calcul pentru contribuția
de asigurări de sănătate datorată de asigurat și reținută de angajator, potrivit legii.
- Rândul 10 "Contribuție SĂNĂTATE" - se înscrie suma reprezentând contribuția datorată de
asigurat și reținută de angajator, potrivit legii.
- Rândul 11 "Contribuție ASIGURĂRI SOCIALE" - se înscrie contribuția de asigurări sociale
datorată de asigurat și reținută de angajator, potrivit legii.
- Rândul 12 "Bază Contribuție asiguratorie pentru muncă" - se completează cu suma reprezentând
baza de calcul pentru contribuția asiguratorie pentru muncă dacă pentru asiguratul respectiv
angajatorul are obligația de a plăti contribuția asiguratorie pentru muncă și "0" dacă pentru
asiguratul respectiv angajatorul nu are obligația acestei plăți.
- Rândul 13 "Bază de calcul a indemnizației de șomaj" - se completează cu suma reprezentând
veniturile care constituie baza de calcul al indemnizației de șomaj, conform art. 39 alin. (2^1) din
Legea nr. 76/2002, cu modificările și completările ulterioare, dacă persoana este asigurată
obligatoriu în sistemul asigurărilor pentru șomaj, potrivit prevederilor Legii nr. 76/2002, cu
modificările și completările ulterioare. În caz contrar se completează cu "0".
Secțiunea B
Se completează numai dacă salariatul nu se încadrează la secțiunea A (a avut mai multe contracte
de muncă la același angajator sau a avut concedii medicale sau a lucrat în condiții diferite de muncă
sau a beneficiat de indemnizații sau de motive de scutire).
Pentru persoanele care realizează venituri din activități dependente, ca urmare a reîncadrării
activității independente în activitate dependentă în conformitate cu prevederile art. 7 pct. 1 - 3 din
Codul fiscal, se selectează tipul de asigurat nr. 7 din Nomenclatorul "Tip asigurat".
Pentru persoanele care realizează venituri din activități dependente, ca urmare a reîncadrării
activității independente în activitate dependentă în conformitate cu prevederile art. 7 pct. 1 - 3 din
Codul fiscal, asigurate în sistemele proprii de asigurări sociale și care nu au obligația asigurării în
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
137
sistemul public de pensii (de exemplu, avocații), se selectează tipul de asigurat nr. 8.
Secțiunea C
Raportări pentru asigurați, completate de alte entități asimilate angajatorului
Se completează câte o înregistrare pentru fiecare tip de asigurat, astfel cum este prevăzut în anexa
nr. 3 Nomenclatorul "Tip asigurat pentru alte entități asimilate angajatorului" la ordin, astfel:
- Rândul 1 "Tip asigurat alte entități asimilate" - se completează conform anexei nr. 3
Nomenclatorul "Tip asigurat pentru alte entități asimilate angajatorului" la ordin.
- Rândul 2 "Zile" - se completează numărul zilelor de asigurare din luna de raportare, inclusive
zilele de concediu pentru creșterea copilului până la 2/3 ani. Se exclud zilele de concediu medical.
- Rândul 3 "Total zile concediu medical (conform O.U.G. nr. 158/2005)" - se completează cu
numărul total de zile lucrătoare corespunzătoare concediului medical conform Ordonanței de
urgență a Guvernului nr. 158/2005, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 399/2006,
cu modificările și completările ulterioare.
- Rândul 4 "Zile concediu medical pentru accidente de muncă" - se înscrie numărul total de zile
lucrătoare corespunzătoare concediului medical (conform Legii nr. 346/2002, republicată).
- Rândul 5 "Zile prestații suportate din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de
muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor sociale" - se înscrie numărul de zile lucrătoare
de prestații de asigurări sociale, cauzate de accidente de muncă și boli profesionale, suportate din
sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale în bugetul
asigurărilor sociale.
- Rândul 6 "Baza contribuție ASIGURĂRI SOCIALE neplafonată" - se înscrie câștigul brut
neplafonat realizat de asigurat sau de persoanele pentru care există obligația plății contribuției de
asigurări sociale, în vederea calculării contribuțiilor de asigurări sociale.
- Rândul 7 "Prestații pentru accidente de muncă" - se înscrie suma prestațiilor de asigurări sociale,
cauzate de accidente de muncă și boli profesionale, conform Legii nr. 346/2002, republicată, cu
modificările și completările ulterioare.
- Rândul 8 "Sumă prestații suportată din sumele prevăzute pentru asigurarea pentru accidente de
muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor sociale" - conține suma prestațiilor de asigurări
sociale, cauzate de accidente de muncă și boli profesionale, suportate din sumele prevăzute pentru
asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale în bugetul asigurărilor sociale.
- Rândul 9 "Baza contribuție SĂNĂTATE" - se înscrie venitul bază de calcul pentru contribuția
pentru asigurări sociale de sănătate, potrivit legii.
- Rândul 10 "Contribuție SĂNĂTATE" - se completează cu contribuția de asigurări pentru
sănătate datorată pentru asigurat de entitatea asimilată angajatorului, potrivit legii.
- Rândul 11 "Baza contribuție ASIGURĂRI SOCIALE plafonată" - se completează cu suma
câștigurilor care constituie baza de calcul pentru stabilirea contribuției de asigurări sociale,
plafonată potrivit legilor în vigoare, pentru asigurați sau pentru persoanele pentru care există
obligația plății contribuției de asigurări sociale.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
138
- Rândul 12 "Contribuție ASIGURĂRI SOCIALE" - se înscrie contribuția de asigurări sociale
datorată de asigurați sau de persoanele pentru care există obligația plății contribuției de asigurări
sociale.
Secțiunea D
Concedii medicale conform Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 158/2005, aprobată cu
modificări și completări prin Legea nr. 399/2006, cu modificările și completările ulterioare
Se completează pentru fiecare certificat de concediu medical, astfel:
- Rândul 1 "Seria certificatului de concediu medical" - se completează cu seria certificatului de
concediu medical.
- Rândul 2 "Numărul certificatului de concediu medical" - se completează cu numărul
certificatului de concediu medical.
- Rândul 3 "Seria certificatului de concediu medical inițial" - se completează cu seria certificatului
de concediu medical inițial, doar atunci când există și certificate medicale în continuare.
- Rândul 4 "Numărul certificatului de concediu medical inițial" - se completează cu numărul
certificatului de concediu medical inițial, doar atunci când există și certificate medicale în
continuare.
- Rândul 5 "Data acordării certificatului medical (zz.ll.aaaa)" - se completează data acordării
certificatului medical, înscrisă pe acesta în format zz.ll.aaaa.
- Rândul 6 "Data început valabilitate concediu medical" - se completează data începerii
valabilității certificatului medical, înscrisă pe acesta în format zz.ll.aaaa.
- Rândul 7 "Data încetare valabilitate concediu medical" - se completează data încetării
valabilității certificatului medical, înscrisă pe acesta în format zz.ll.aaaa.
- Rândul 8 "Codul numeric personal al copilului/Cod unic de identificare din sistemul de asigurări
de sănătate" - se înscrie codul numeric personal/codul unic de identificare din sistemul de asigurări
de sănătate al copilului, pentru care a fost eliberat certificatul medical, pe cod de indemnizație
"09".
NOTĂ:
Codul unic de identificare din sistemul de asigurări de sănătate se completează numai pentru
persoanele nerezidente care nu au obținut un cod numeric personal.
- Rândul 9 "Codul indemnizației notat pe certificatul de concediu medical" - se înscrie codul
indemnizației notat pe certificatul de concediu medical, conform legii.
- Rândul 10 "Locul de prescriere a certificatului medical" - se completează cu:
"1" - când certificatul a fost eliberat de medicul de familie;
"2" - când certificatul a fost eliberat de spital;
"3" - când certificatul a fost eliberat de ambulatoriu;
"4" - când certificatul a fost eliberat de Casa de asigurări de sănătate [numai pentru certificatele
medicale eliberate de casele de asigurări de sănătate pentru persoanele care intră în câmpul
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
139
personal de aplicare a Ordinului președintelui Casei Naționale de Asigurări de Sănătate nr.
592/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind utilizarea în cadrul sistemului de
asigurări sociale de sănătate din România a formularelor emise în aplicarea Regulamentului (CEE)
nr. 1.408/71 al Consiliului privind aplicarea regimurilor de securitate socială în raport cu lucrătorii
salariați, cu lucrătorii independenți și cu familiile acestora care se deplasează în cadrul
Comunității, precum și a Regulamentului (CEE) nr. 574/72 de stabilire a normelor de aplicare a
Regulamentului (CEE) nr. 1.408/71, cu modificările și completările ulterioare].
- Rândul 11 "Cod de urgență medico-chirurgicală" - se completează codul de urgență
medicochirurgicală care este înscris în certificat.
- Rândul 12 "Cod boală infectocontagioasă grupa A" - se completează codul de boală
infectocontagioasă grupa A care este înscris în certificat.
- Rândul 13 "Numărul avizului medicului expert" - se completează numărul de aviz al medicului
expert înscris în certificat.
- Rândul 14 "Zile prestații (zile lucrătoare) suportate de angajator" - se completează numărul de
zile de prestații (zile lucrătoare) pentru incapacitate temporară de muncă, suportate de angajator.
- Rândul 15 "Zile prestații (zile lucrătoare) suportate din FNUASS" - se completează numărul de
zile prestații (zile lucrătoare) suportate din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate.
- Rândul 16 "Total Zile prestații (zile lucrătoare) aferente concediului medical" - se completează
numărul total de zile prestații (zile lucrătoare) aferente concediului medical acordat.
- Rândul 17 "Suma veniturilor din ultimele 6 luni" - se completează cu suma veniturilor din
ultimele 6 luni, care fac parte din baza de calcul.
- Rândul 18 "Număr de zile aferente veniturilor din ultimele 6 luni" - se completează cu numărul
de zile aferente veniturilor realizate în ultimele 6 luni, care fac parte din baza de calcul.
- Rândul 19 "Media zilnică a bazei de calcul" - se completează cu media zilnică a bazei de calcul
al indemnizațiilor și se determină ca raport între suma veniturilor realizate în ultimele 6 luni și
numărul total de zile aferente celor 6 luni.
- Rândul 20 "Indemnizație sănătate suportată de angajator" - se completează cu cuantumul
indemnizației de asigurări sociale de sănătate suportate de angajator.
- Rândul 21 "Indemnizație sănătate suportată din FNUASS" - se completează cu cuantumul
indemnizației de asigurări sociale de sănătate suportate din Fondul național unic de asigurări
sociale de sănătate.
- Rândul 22 "Cod boală - se completează conform codului de boală din certificatul medical.
Secțiunea E
Date privind impozitul pe venit
Se completează de către angajatori și entități asimilate angajatorilor, pentru fiecare beneficiar de
venit.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
140
E.1. Venituri din salarii obținute la funcția de bază
Se completează pentru beneficiarul de venit care realizează venituri din salarii sau assimilate
acestora, la funcția de bază, potrivit unui contract de muncă ori unui statut special prevăzut de
lege.
Prin activitate dependentă la funcția de bază se înțelege orice activitate desfășurată în baza unui
contract individual de muncă sau a unui statut special prevăzut de lege, declarată angajatorului ca
funcție de bază de către angajat. În cazul în care activitatea se desfășoară pentru mai mulți
angajatori, angajatul este obligat să declare fiecăruia locul unde exercită funcția pe care o consideră
de bază.
Funcția de bază poate fi declarată de angajat în condițiile legii și la locul de muncă la care acesta
realizează venituri din salarii în baza unui contract individual de muncă cu timp parțial.
Rândul 1 "Venit brut" - se completează cu suma reprezentând venitul brut din salarii realizat de
angajat.
Rândul 2 "Contribuții sociale obligatorii" - se înscrie suma totală reprezentând contribuții sociale
obligatorii suportate de asigurat, potrivit legii.
Rândul 3 "Număr persoane aflate în întreținere" - se completează cu numărul de persoane aflate
în întreținere, potrivit legii.
Rândul 4 "Deduceri personale" - se înscrie suma reprezentând deduceri personale acordate
persoanei fizice, potrivit legii.
Rubrica se completează pentru angajații persoane fizice care realizează venituri din salarii și
asimilate acestora la funcția de bază și care, potrivit legii, au dreptul la deduceri personale, pe baza
documentelor justificative prezentate plătitorului de venit.
Deducerea personală este stabilită în funcție de venitul brut lunar din salarii realizat la funcția de
bază de către contribuabil și numărul de persoane aflate în întreținerea acestuia, în conformitate
cu dispozițiile titlului IV din Codul fiscal.
Rândul 5 "Alte deduceri" - se înscrie suma reprezentând alte deduceri acordate potrivit legii
(cotizația sindicală, contribuția la fondurile de pensii facultative).
Rândul 6 "Venit bază de calcul al impozitului" - se înscrie suma reprezentând diferența dintre
venitul net din salarii, calculat prin deducerea din venitul brut a contribuțiilor obligatorii aferente
unei luni și următoarele:
- deducerea personală acordată pentru luna respectivă;
- cotizația sindicală plătită în luna respectivă;
- contribuțiile la fondurile de pensii facultative, astfel încât la nivelul anului să nu depășească
echivalentul în lei a 400 euro;
- primele de asigurare voluntară de sănătate, precum și serviciile medicale furnizate sub formă de
abonament, definite conform Legii nr. 95/2006, republicată, cu modificările și completările
ulterioare, suportate de angajați, astfel încât la nivelul anului să nu depășească echivalentul în lei
al sumei de 400 euro.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
141
Rândul 7 "Impozit reținut" - se înscrie suma reprezentând impozitul pe veniturile din salarii,
reținut de plătitorul de venit, calculat prin aplicarea cotei de impozitare asupra bazei de calcul,
conform legii.
E.2. Alte venituri din salarii
Se completează pentru beneficiarul de venit care realizează venituri din salarii sau assimilate
acestora, în afara funcției de bază, potrivit legii.
Rândul 1 "Venit brut" se completează cu suma reprezentând venitul brut din salarii realizat de
angajat.
Rândul 2 "Contribuții sociale obligatorii" - se înscrie suma totală reprezentând contribuții sociale
obligatorii suportate de asigurat, potrivit legii.
Rândul 3 "Venit bază de calcul al impozitului" - se înscrie diferența dintre venitul brut și
contribuțiile obligatorii pe fiecare loc de realizare a acestora.
Rândul 4 "Impozit reținut" - se înscrie suma reprezentând impozitul pe veniturile din salarii,
reținut de plătitorul de venit, calculat prin aplicarea cotei de impozitare asupra bazei de calcul,
conform legii.
E.3. Date detaliate privind impozitul pe venit
Se va completa câte o înregistrare pentru fiecare tip de asigurat, din secțiunea "A", "B" sau "C",
astfel:
Rândul 1 "Secțiunea" - se completează cu secțiunea selectată anterior, "A", "B" sau "C".
Rândul 2 "Tip asigurat" - se completează tipul de asigurat.
Rândul 3 "Funcție de bază" - se completează cu valorile "1 - da", "2 - nu" sau "3 - nu e cazul".
Valorile "1 - da" și "2 - nu" se completează pentru veniturile din salarii sau asimilate acestora,
potrivit legii.
Rândul 4 "Tip venit referitor la perioada de raportare (P sau A)" - se completează cu "P" sau "A",
după caz, astfel:
"P" - se utilizează pentru veniturile realizate în perioada de raportare (cea pentru care se
completează declarația);
"A" - se utilizează pentru veniturile primite în perioada de raportare fără desfășurarea efectivă a
unei activități în această perioadă (de exemplu, diverse sume primite în baza legii: prime, bonusuri
ori alte drepturi prevăzute în contractul colectiv ori în contractul individual de muncă).
Rândul 5 "Perioada venitului din altă perioadă decât cea de referință - lună început" – se
completează luna și anul perioadei, sub forma II-aaaa, în care a fost realizat venitul din altă
perioadă decât cea de referință. Se completează doar dacă la rândul 4 "Tip venit referitor la
perioada de raportare (P sau A)" a fost utilizată opțiunea "A".
Rândul 6 "Perioada venitului din altă perioadă decât cea de referință - lună sfârșit" – se
completează luna și anul perioadei, sub forma II-aaaa, în care a fost realizat venitul din altă
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
142
perioadă decât cea de referință. Se completează doar dacă la rândul 4 "Tip venit referitor la
perioada de raportare (P sau A)" a fost utilizată opțiunea "A".
Rândul 7 "Justificarea venitului din altă perioadă decât cea de raportare (tip venit referitor la
perioada = "A")" - se înscrie codul corespunzător prevăzut în nomenclatorul "N1 - justificări".
Rândul 8 "Venit brut" - se completează cu suma reprezentând venitul brut realizat, potrivit legii.
Rândul 9 "Contribuții sociale obligatorii" - se completează, după caz, cu suma reprezentând
contribuții sociale obligatorii, potrivit legii.
Rândul 10 "Contravaloarea tichetelor de masă" - se completează cu contravaloarea tichetelor de
masă/tichete de creșă/vouchere de vacanță.
Rândul 11 "Venit scutit conform art. 60 din Codul fiscal" - se completează cu venitul scutit realizat
de angajat ca urmare a încadrării în prevederile art. 60 din Codul fiscal.
Rândul 12 "Număr persoane aflate în întreținere" - se completează cu numărul persoanelor aflate
în întreținere, conform pozițiilor corespunzătoare de la secțiunea "E.1. Veniturile din salarii
obținute la funcția de bază", doar dacă rândul 3 "Funcție de bază" este completat cu valoarea "1 -
da".
Rândul 13 "Deduceri personale" - se completează conform pozițiilor corespunzătoare de la
secțiunea "E.1. Veniturile din salarii obținute la funcția de bază", doar dacă rândul 3 "Funcție de
bază" este completat cu valoarea "1 - da".
Rândul 14 "Alte deduceri" - se completează conform pozițiilor corespunzătoare de la secțiunea
"E.1. Veniturile din salarii obținute la funcția de bază", doar dacă rândul 3 "Funcție de bază" este
completat cu valoarea "1 - da".
Rândul 15 "Venit bază de calcul al impozitului" - se completează, după caz, conform secțiunii
"E.1. Venituri din salarii obținute la funcția de bază", "E.2. Alte venituri din salarii" sau potrivit
dispozițiilor legale în vigoare, pentru celelalte categorii de venituri.
Rândul 16 "Impozit reținut" - se completează, după caz, conform secțiunii "E.1. Venituri din salarii
obținute la funcția de bază", "E.2. Alte venituri din salarii" sau potrivit dispozițiilor legale în
vigoare, pentru celelalte categorii de venituri.
Rândul 17 "Suma încasată" - se completează cu suma rezultată în urma aplicării formulei: Suma
încasată = Venit bază de calcul al impozitului - Impozit reținut + Deduceri personale + Alte
deduceri.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
143
6. Responsabilităţi:
Nr
crt
Compartimentul
(postul)/ acţiunea
(operaţiunea)
Administrator
financiar
OTC
SCR
……..
Acp
……..
Acp
Ah
0 1 2 3 4 5 6
1 elaborare E E
2 verificare V
3 aprobare Ap
4 arhivare Ah Ah
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
144
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
145
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
146
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
147
10. Anexe , înregistrări, arhivări
Nr.
anexă
Denumire
anexă
Elaborator Aprobat Număr
exempl
Difuzare Arhivare Alte
el. Loc Per
1.
2.
3
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ÎNTOCMIREA DECLARAȚIEI 112
PENTRU ANAF
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 09
148
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 108
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
109
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
110
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
111
5 Scopul procedurii operaţionale 112
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 113
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale )
114
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedurii
operaţionale
115
9 Descrierea procedurii operaţionale 116
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 143
11 Formular evidență modificări 144
12 Formular analiză procedură 145
13 Lista de difuzare a procedurii 146
14 Anexe, înregistrări, arhivări 147
15 Cuprins 148
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
149
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR CONTABILE
P.O. Ctb. 10
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
150
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
151
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1.1. Editia 1
- 02.11.2018
1.2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
152
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 2 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
153
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate:
Prezenta procedura stabileste modul de arhivare, pastrarea si responsabilitatile privind arhivarea
documentelor in cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii
privind:
- arhivarea documentelor in forma fizica ;
- arhivarea documentelor in forma electronica ;
1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin faptul
ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il inlocuieste pe cel
in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin pentru
audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii in luarea
deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
154
2. Domeniul de aplicare a procedurii operationale
2.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala:
- Procedura operationala se refera la activitatea financiar-contabila din cadrul Școlii Gimnaziale
”Nicolae Bălcescu”.
2.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate
de salariatii Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
S-au procedurat urmatoarele activitati:
Reguli de arhivare a documentelor emise in cadrul compartimentului contabilitate
Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in activitatea financiara si
contabila
Lista documentelor financiar contabile care se pastreaza timp de 5 ani
Arhivarea electronica a documentelor prin intermediul administratorilor de arhive
o registrul arhivei electronice
2.3. Listarea principalelor compartimente de care depinde si/sau care depind de
activitatea procedurata:
- compartimentele din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”
- arhiva
2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale
activitatii procedurate, listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii:
a. compartimente funizoare de date: - toate compartimentele
b. compartimente beneficiare – arhiva
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
155
3. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
3.1. Reglementari internationale:
- recomandarile C.E.
3.2. Legislatia principala
- Legea 16/1996 a Arhivelor Nationale cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 135/2007, privind arhivarea documentelor in forma electronica;
- Legea nr. 129/2018 pentru modificarea și completarea Legii nr. 102/2005 privind înființarea,
organizarea și funcționarea ANSPDCP, precum și pentru abrogarea Legii nr. 677/2001 pentru
protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a
acestor date;
- Legea nr. 82/1991, Legea contabilitatii, cu modificarile si completarile ulterioare,
- LEGEA Nr. 70 din 2 aprilie 2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări
şi plăţi în numerar şi pentru modificarea şi completarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.
193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată.
3.3. Legislatia secundara
- OMFP nr. 2634/2015 – privind documentele financiar contabile
- Ordinul nr. 493/2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007
privind arhivarea documentelor in forma electronica.
3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale unitatii.
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare si functionare;
- Fisele posturilor.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
156
4. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
4.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei proceduri operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
4.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
AF Administrator Financiar
AP Administrator Patrimoniu
G Gestionar
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
157
5. Descrierea procedurii operationale
5.1. Generalitati
In cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, este obligatorie pastrarea in arhiva a registrelor
de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care
stau la baza inregistrarii in contabilitate.
Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau
la sediile secundare, dupa caz. Registrele si documentele justificative si contabile se pot
arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane
juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare, raspunderea privind arhivarea
documentelor financiar contabile revine directorului scolii.
5.2. Documente utilizate
5.2.1. Lista si provenienta documentelor:
• Nomenclatorul arhivistic
• Inventarul documentelor care se pastreaza permanent sau temporar
• PROCES-VERBAL de predare-primire a documentelor pentru arhivare
• REGISTRU DE EVIDENTA a intarilor-iesirilor unitatilor arhivistice
• Proces verbal selectionare dosare nefolositoare.
• PROCES-VERBAL de predare-primire a documentelor administratorilor de arhive
electronice
5.2.2. Continutul si rolul documentelor:
Documentele in speta contin informatii pivind dosarele ce se arhiveaza si au rolul de
documente justificative.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
158
5.2.3. Circuitul documentelor.
Compartimentele unitatii - ordonator de credite — arhiva
5.3. Resurse necesare
Resurse materiale: calculatoare, laptopuri, internet, birotica, consumabile
Resurse umane: conform organigramei si statului de personal
Resurse financiare: prevederile bugetare ale sumelor necesare
5.4. Modul de lucru
5.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii
Termenul de pastrare:
- state de salarii, impreuna cu documentele aferente (condici, pontaje, altele de acelasi gen) - 50
de ani,
- registre si documente justificative si contabile - 5 ani cu incepere de la data incheierii
exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
Documentele prevazute in lista din aceasta procedura se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani
daca necesitatile propii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai
mare de 10 ani se pastreaza, de regula. pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada
de utilizare a bunurilor.
In caz de incetare a activitatii, documentele contabile sc predau la arhivele statului, in
conformitate cu prevederile legale in materie.
5.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
5.4.2.1 Reguli de arhivare
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu
urmatoarele reguli generale:
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
159
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu
financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii, documentele aferente acestei
perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest
scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a
incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt
consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul
timpului.
Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o
comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta
situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din
Registrul de evidenta al arhivei.
5.4.2.2 Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in activitatea
financiara si contabila
Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati trebuie sa asigure
prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile,
controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.
La elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute in vedere urmatoarele:
a) cuprinderea in procedurile de prelucrare a reglementarilor in vigoare si a posibilitatii de
actualizare a acestor proceduri, in functie de modificarile intervenite in legislatie;
b) cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare automata a datelor de catre personalul
implicat si respectarea acestora;
c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor impotriva accesului
neautorizat, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
160
d) stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire;
e) solutionarea eventualelor erori care pot sa apara in functionarea sistemului informatic;
f) verificarea complete, sau pin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute
de sistemul informatic;
g) verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare inregistrate in contabilitate,
astfel incat acestea sa fie efectuate in concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le
reglementeaza;
h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.
Sistemele informatice de prelucrare automata a datelor in domeniul financiar-contabil trebuie sa
raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:
a) sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor
normative care le reglementeaza;
b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor in conditii de siguranta;
c) fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa se regaseasca in continutul unui document, la care
sa poata avea acces atat beneficiarii, cat si organele de control;
d) sa asigure listele operatiunilor efectuate in contabilitate pe baza de documente justificative, care sa
fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice
eliminari sau adaugari ulterioare;
e) sa asigure reluarea automata in calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;
f) sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respccte prevedeile Legii nr.
82/1991, republicata;
g) sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a
datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente;
h) sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada inchisa;
i) sa asigure urmatoarele elemente constitutive ale inregistrarilor contabile:
- data efectuarii inregistrarii contabile a operatiunii;
- jurnalul de origine in care se regasesc inregistrarile contabile;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
161
- numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
j) sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de
identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;
k) sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de
identificare, in antet sau pe fiecare pagina, dupa caz:
- tipul documentului sau al situatiei;
- denumirea unitatii;
- perioada la care se refera informatia;
- datarea listarilor;
- paginarea cronologica;
- precizarea programului informatic si a versiunii utilizate;
I) sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare
conducerii
operative a unitatii;
m) sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut pentru formulare;
n) sa permita, in orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor
supuse verificarii; toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de inregistrari
si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare inregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de
identificare a datelor supuse prelucrarii;
o) sa nu permita:
- deschiderea a doua conturi cu acelasi simbol;
- modificarea simbolului de cont in cazul in care au fost inregistrate date in acel cont;
- sudirectorea unui cont in cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului
financiar precedent, daca acesta contine inregistrari sau sold;
- editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut
diferit de informatii;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
162
p) sa permita sudirectorea unui cont care nu are inregistrari pe parcursul a cel putin 2 ani
(exercitii financiare), in mod automat sau manual;
r) sa prevada in documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de
prelucrare:
- monopost sau multipost;
- monosocietate sau multisocietate:
- retea de calculatoare;
- portabilitatea fisierelor de date;
s) sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
- preluari pe loturi cu control ulterior;
- preluari in timp real cu efectuarea controlului imediat;
- combinarea celor doua tipuri;
t) sa permita culegerea unui numar nelimitat de inregistrari pentru operatiunile contabile:
u) sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatarii
optime a acestora;
v) sa respecte reglementarile in vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului
informatic de prelucrare automata a datelor.
Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare
a programelor informatice, clauze privind intretinerea si adaptarea produselor livrate, precum
si clauze privind eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare
automata a datelor de catre utilizatori.
Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul sistemului
informatic de
prelucrare automata a datelor poarta raspundeea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din
documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit
pentru prelucrare.
Utilizatorul trebuie:
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
163
- sa se asigure de perenitatea documentatiei, a diferitelor versiuni ale produsului-
program;
- sa organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel incat
informatiile sa poata fi reprocesate;
- sa detina la sediul sau, pe perioada neprescrisa, manualul de utilizare complet si actualizat
al fiecarui produs-program utilizat.
Pe perioada neprescisa se va organiza o gestiune a versiunilor, modificarilor, corecturilor si
schimbarilor de sistem informatic, produse-program si sistem de calcul.
Daca unitatea, in cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a
datelor, trebuie sa se efectueze o reconciliere intre datele arhivate si versiunile noi ale produselor
program si ale echipamentelor de calcul.
Arhivele pe suport magnetic trebuie "improspatate" periodic pentru a asigura accesibilitatea
datelor.
Responsabilitatile ce revin personalului unitatii cu privire la utilizarea sistemului informatic
de prelucrare automata a datelor se stabilesc prin regulamente interne.
5.4.2.3 DOCUMENTELE FINANCIAR-CONTABILE care se pastreaza timp de 5 ani,
cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in
arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
Nr. de ex.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
Nr. de ex. -
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
164
5.4.2.4 Arhivarea electronica a documentelor prin intermediul administratorilor
de arhive.
Administratorul arhivei electronice este persoana fizica ce are rolul de supervizare si
implementare a activitatii de management al unei arhive electronice pentru terti, respectiv
persoana juridica ce are rolul de supervizare si implementare a activitatii de management al
unei arhive electronice in nume propiu sau pentru terti si este responsabila cu activitatea de
administrare a sistemului electronic de arhivare si a documentelor arhivate electronic.
Administratorul are obligatia de a crea si de a opera un registru in forma electronica.
Arhivarea electronica a documentelor este guvernata de aceleasi reguli ca si in cazul
documente pe suport hartie si se supune prevederilor legislatiei arhivistice in vigoare, cu
urmatoarele precizari:
a) inregistrarea documentelor in forma electronica de catre sistemul electronic de arhivare
atesta existenta oficiala a documentelor respective. Numarul de inregistrare identifica in mod
unic documentul in cadrul sistemului. Odata inregistrat, documentul nu mai poate suferi
niciun fel de modificari de continut. Concomitent cu inregistrarea se completeaza fisa
electronica a documentului, in conditiile art. 8 alin. (2) si (3) din Legea nr. 135/2007;
b) in cazul in care documentele sunt transferate din sistem, respectiv migrate de pe suportul
initial, evidenta documentelor pe noile suporturi va include evidenta suporturilor externe si
evidenta continutului documentelor cuprinse. Pe un supot extern vor fi grupate documentele
cu acelasi termen de pastrare;
c) sistemul de administrare a documentelor electronice trebuie sa genereze automat o
evidenta auditare, in care sunt inregistrate, fara posibilitatea de a fi modificate, toate
deciziile si actiunile care se produc asupra unui document din momentul inregistrarii si pana
la distrugerea sau transferul acestuia catre Arhivele Nationale;
d) documentele si dosarele arhivate in forma electronica vor fi cupinse in nomenclatorul
arhivistic al organizatiei, precizandu-se la rubrica "Observatii": "in forma electronica".
Arhivarea electronica a documentelor clasificate si accesul la acestea se vor realiza cu
respectarea dispozitiilor Legii nr. 182/2002, cu modificarile si completarile ulterioare,
precum si ale Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate in Romania.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
Nr. de ex.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
Nr. de ex. -
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
165
Administratorul sau persoana imputernicita de acesta sa realizeze si sa implementeze
politica de securitate a informatiilor clasificate arhivate trebuie sa detina un certificat de
securitate pentru cel mai inalt nivel de clasificare a informatiilor stocate, procesate sau
transmise prin aceste sisteme. Modalitatile si masurile de protectie a informatiilor clasificate
in forma electronica sunt similare celor aplicate pentru informatiile clasificate pe suport
hartie.
Masurile INFOSEC acopera securitatea calculatoarelor, a transmisiilor, securitatea
criptografica precum si depistarea si prevenirea amenintarilor la care sunt expuse datele si
sistemele.
Sistemele de arhivare pot fi utilizate in vederea stocarii, procesarii sau transmiterii de
informatii clasificate numai daca sunt autorizate in conditiile Standardelor nationale de
protectie a informatiilor clasificate in Romania.
Activitatea de arhivare electronica se realizeaza cu respectarea dispozitiilor Legii nr.
129/2018, cu modificarile si completarile ulterioare.
Administratorii care ofera servicii de arhivare electronica pentru terti au obligatia de a face
publice prin intermediul paginii proprii de internet, cel putin urmatoarele informatii:
a) datele de contact ale administratorului;
b) descierea generala a politicilor, proceduilor si tehnologiilor utilizate in activitatea
de arhivare electronica;
c) limitari ale dreptului de acces la documentele arhivate;
d) obligatiile beneficiarilor;
e) disponibilitatea serviciilor.
Pentru depunerea unui document in arhiva electronica, unitatea trebuie sa
indeplineasca atat conditiile stabilite de prevederile art. 7 din Legea nr. 135/2007, cat si
urmatoarele conditii:
a) sa posede un certificat digital calificat pentru semnatura electronica;
b) certificatul digital calificat sa fie valabil:
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
Nr. de ex.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
Nr. de ex. -
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
166
c) sa comunice administratorului informatiile necesare verificarii valabilitatii
certiicatului folosit pentru semnarea electronica a documentelor stocate in arhiva
electronica.
Entitatea are urmatoarele drepturi:
a) stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum si modificarea
acestuia, in conditiile art. 14 din Legea nr. 135/2007;
b) atestarea valorii de original sau de copie a documentului arhivat; accesul on-line
la registrul in forma electronica al arhivei electronice;
c) accesul on-line la fisa electronica atasata in mod obligatoriu fiecarui document
intrat in arhiva electronica, conform regimului dc acces stabilit;
d) accesul la programele utilizate de administrator in cadrul activitatii de arhivare,
necesare pentru accesul la documentele personale care au fost arhivate.
(4) Accesul on-line la documentele arhivate care nu au regim de acces public si la fisele
electronice ale acestora se considera asigurat atunci cand persoanele care au drept de acces
la documente si la fisele electronice ale acestora le pot consulta pintr-o retea care nu este
conectata la internet. Este necesar acordul scris al beneficiarului in ceea ce priveste
utilizarea respectivei retele.
CONTINUTUL MINIMAL SI STRUCTURA registrului arhivei electronice
A. Date pivind beneficiarul:
-nume si prenume/denumire;
-adresa;
-cod.
B. Date privind documentele stocate de catre beneficiar:
-forma utilizata;
-cuvinte-cheie necesare identificarii documentului in forma electronica (taguri):
-politica de acces la documentele arhivate;
-dimensiunea documentului arhivat;
-data introducerii in arhiva;
-data expirarii perioadei de arhivare.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
Nr. de ex.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
Nr. de ex. -
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
167
5.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii
Din punct de vedere al bazei de date trebuie sa existe posibilitatea reconstituirii in orice
moment a continutului documentelor financiar-contabile.
Documentele financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read
Many), trebuie sa fie semnate de persoana care le intocmeste, in conformitate cu prevederile
Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.
Trebuie sa se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele
de control.
Actuala procedura va fi revizuita in cazul in care apar modificarile reglementarilor legale cu
caracter general si intern pe baza carora se desfasoara activitatea/activitatile care face/fac
obiectul acestei proceduri. Pe perioada absentei de la serviciu a persoanelor nominalizate
, prezenta procedura in forma initiala sau revizuita se aplica si de catre inlocuitorii acestora.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
Nr. de ex.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
Nr. de ex. -
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
168
6.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Nr. crt. Compartimentul/ Operatiunea Contabilitate Director Arhiva
1 Administrator Financiar E
2 Administrator Financiar V
3 Director Ap
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
Nr. de ex.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
Nr. de ex. -
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
169
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
Nr. de ex.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
Nr. de ex. -
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
170
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
Nr. de ex.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
Nr. de ex. -
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
171
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
172
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Cod
formular
Denumirea
anexei
1 2
Anexa Nr. 1 PROCES-VERBAL de predare-primire a documentelor
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
173
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 149
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
150
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
151
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
152
5 Scopul procedurii operaţionale 153
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 154
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale )
155
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedurii
operaţionale
156
9 Descrierea procedurii operaţionale 157
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 159
11 Formular evidență modificări 169
12 Formular analiză procedură 170
13 Lista de difuzare a procedurii 171
14 Anexe, înregistrări, arhivări 172
15 Cuprins 173
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 10
174
ANEXA Nr. 1
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Astazi,…................ subsemnatii………………………………………………, delegati ai
compartimentului …………………………………….., si ……………………………….,
arhivarul institutiei …........…………………………… am procedat primul la predarea si
al doilea la preluarea documentelor create in perioada ………………………………………….
de catre serviciul mentionat, in cantitate de …………………. dosare.
Predarea-primirea s-a facut pe baza inventarelor anexate, cupinzand …………… pagini
dactilografiate, conform dispozitiilor legale.
Am predat, Am primit,
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
175
PROCEDURA OPERATIONALA
CIRCUITUL DOCUMENTELOR FINANCIAR CONTABILE
P.O. Ctb. 11
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
176
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
177
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
178
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 2 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
179
1. Scopul procedurii operationale
1.1 Scopul procedurii:
Procedura are scopul de a realiza :
- respectarea dispozitiilor legale cu privire la intocmirea, avizarea, aprobarea si circuitul
documentelor emise in cadrul entitatii
- reflectarea in documente a modului de utilizare a alocatiilor bugetare si a bunurilor materiale
aflate in folosinta, intarirea ordinii in gestionarea acestora, precum si apararea patrimoniului public
aflat in administrare;
- angajarea raspunderii tuturor persoanelor care sunt implicate in intocmirea, avizarea si
aprobarea documentelor entitatii, dupa caz.
1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii
1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin faptul
ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il inlocuieste pe cel
in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar
pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real spijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare; dar si pentru directorul unitatii in
luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii..
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
180
2. Domeniul de aplicare a procedurii operationale
2.1 Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;
-conform LG82/1991 a contabilitatii ;
-activitatea procedurata este initiata de personalul din fiecare compartiment si are la baza modul de
lucru, conform fisei postului .
2.2 Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati
desfasurate in cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
S-au procedurat urmatoarele activitati:
Reguli generale privind circuitul documentelor financiar contabile
Mod de completare al documentelor financiar contabile sub aspectul
■ intocmirii
■ inregistrarii
■ semnarii
■ viza CPV
■ viza de compartiment
■ aprobarea documentelor
Graficul circuitul documentelor financiar contabile
2.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata
-activitatea desfasurata de fiecare salariat
2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitati.
-compartimentele furnizoare de date sunt toate compartimentele unitatii
-beneficiarul rezultatelor acestei activitati procedurate: ordonatorul de credite
-compartimentele implicate sunt: toate compartimentele unitatii
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
181
3. Documente de referinta
3.1. Reglementari internationale
3.2. Legislatia primara
- Legea nr. 82/199 1 Legea contabilitatii, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea Nr. 70 din 2 aprilie 2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de
încasări şi plăţi în numerar şi pentru modificarea şi completarea Ordonanţei de urgenţă a
Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată;
- Legea nr. 148/2012 - inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice .
3.3. Legislatia secundara
- Ordinul nr. 2332 / 30.08.2017 pentru modificarea Ordinului 923/ 11 iulie 2014 pentru
aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar
preventiv si a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfãsoarã
activitatea de control financiar preventiv propriu, aprobate prin Ordonanta Guvernului nr.
119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, si Legea nr.
500/2002
- Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, publicată
în Monitorul Oficial nr. 492/2017, în vigoare de la 1 iulie 2017;
- Ordinul nr. 640/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea și
depunerea situațiilor financiare trimestriale ale instituțiilor publice, precum și a unor
raportări financiare lunare în anul 2017, pentru modificarea și completarea Normelor
metodologice privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul
de conturi pentru instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
182
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.917/2005, precum și pentru modificarea și
completarea altor norme metodologice în domeniul contabilității publice;
- OMF nr. 1792/2002 privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor
bugetare;
- Norme metodologice nr. 259/2008 pivind intocmirea, avizarea. aprobarea si circuitul
documentelor;
- OMFP nr. 2634/2015 privind intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile.
3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale unitatii
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare si funtionare;
- Fisele posturilor.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
183
4. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
4.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei proceduri operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
4.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
AF Administrator Financiar
AP Administrator Patrimoniu
G Gestionar
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
184
L Lege
OUG Ordonanţa de Urgenta a Guvernului
DGFP Direcţia Generala a Finanţelor Publice
OP Ordin de plata
RAC Responsabil Asigurarea Calităţii
SMC Sistem de Management al Calităţii
CFPP Control Financiar Preventiv Propriu
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
185
5. Descrierea procedurii operationale
5.1. In cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” se primesc, se emit, se adopta sau se
transmit diverse acte şi documente. Circuitul acestor documente si acte trebuie sa fie unul planificat
si trasabil.
5.2. Responsabil de proces: Secretar
5.3. Date de intrare ale procesului:
• Documentele care constituie corespondenta externa a entitatii
• Documentele emise de Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu” având destinaţia in
exteriorul entitatii
• Documentele cu circuit intern in Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”
• Facturi si Documentele anexate acestora
• Propunere de plata
• Angajament de plata
• Ordonantare de plata
• Documentele care angajează financiar Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”
5.4. Date de ieşire ale procesului:
• Registru intrări/ieşiri general
•• Registru intrari/iesiri din cadrul Serviciului Contabilitate
• Registre speciale de evidenta a Documentelor care implica plaţi din fondurile Școlii
Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”
• Registre de evidenta speciale diverse, pe tipuri de documente si/sau compartimente,
activităţi
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
186
5.5. Procesul care descrie activităţile desfăşurate in cadrul procesului de circulaţie a
documentelor in Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu” se desfăşoară conform celor descrise mai
jos, parcursul acţiunilor fiind prezentat in diagrama flux din Anexa 1.
5.5.1. Primirea şi înregistrarea documentelor
Corespondenţa adresată Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, prin poştă, curieri sau direct de la
cetăţeni, precum şi toate actele întocmite de compartimentele de activitate proprii, se înregistrază
la registratura generala a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
Toate actele care privesc aceeaşi problemă, se conexează la primul act înregistrat, numărul
primului act fiind numărul de bază, care determină locul de arhivare al întregii lucrări.
Documentele se înregistrează cronologic, incepand cu 1 ianuarie si terminând cu 31 decembrie al
fiecărui an.
Atat documentele care se înregistrează cat si răspunsurile si actele trimise din oficiu vor purta
numărul de înregistrare al documentului si indicativul dosarului la care se păstrează.
Dupa rezolvarea lor, documentele se grupează pe dosare conform nomenclatorului si se predau la
Arhiva in al doilea an dupa constituire.
Predarea documentelor la Arhiva se face pe baza de inventare întocmite in trei exemplare pentru
documente nepermanente si in patru exemplare pentru documente permanente.
Actele adresate greşit se înregistrează şi se expediază imediat, spre rezolvare instituţiei
competente, comunicându-se aceasta emitentului, respectiv petiţionarului.
Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete se face conform dispoziţiilor din actele
normative în vigoare, care reglementează această activitate. Personalul institutieti răspunde
personal de evidenţa, păstrarea şi folosirea actelor. Este interzisă circulaţia actelor neînregistrate.
Actele care se provin direct de la cetăţeni, se primesc, se înregistrează şi li se aplică, în colţul din
drepta sus, numărul de înregistrare (ştampila) şi i se comunică pe loc, petiţionarului, numărul de
înregistrare.
Actele care vin prin poştă sau curieri se înregistrază în ordinea sosirii lor. In cazul în care în act nu
se menţionează adresa emitentului, se anexează plicul, dacă acesta conţine adresa respectivă. Dacă
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
187
lipsesc anexele menţionate în actul intrat, persoana din institutia care 1-a primit, înscrie menţiunea
"lipsă anexe", în caz contrar fiind răspunzător de pierderea lor.
După înregistrare actele se predau în mapă, spre a fi aplicata o rezoluţie de către director şi apoi
vor fi distribuite persoanelor care au atribuţii legate de conţinutul acestora.
5.5.2. Semnarea documentelor
Persoanele care întocmesc documentele poartă întreaga răspundere asupra datelor şi conţinutului
acestora, iar în cazul inserării unor date sau informaţii eronate, vor răspunde civil, administrativ
sau penal pentru aceastea, conform legii.
Toate documentele intocmite de personalul, pentru a fi transmise in exteriorul Organizaţiei, vor fi
semnate de către Secretar si de către către director.
Secretarul elibereză extrase sau copii de pe orice act din arhiva şi semnează actele prevăzute expres
de lege şi formularele tipizate, care prevăd această semnătură.
Secretarul asigura comunicarea către autorităţile, instituţiile publice si persoanele interesate a
dispoziţiilor directorului, in condiţiile Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de
interes public.
5.5.3. Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajează financiar entitatea
Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi
formularele financiar - contabile, conform căruia "înregistrările în contabilitate se fac cronologic,
prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în
unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice.
La înregistrarea facturilor se vor respecta următoarele prevederi:
- toate facturile intrate în instituţie vor avea notat pe ele numărul de înregistrare alocat în
registrul de evidenţă a documentelor intrate;
- în cazul existenţei unei adrese de înaintare se va specifica că factura este anexă la .....
(respectiva adresa) şi se va trece pe ea numărul de înregistrare respectiv;
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
188
- este interzisă existenţa în instituţie a facturilor neînregistrate.
Toate facturile si celelalte documente care implica financiar entitatea vor fi predate după
înregistrare Şefului Serviciului Contabilitate care va dispune înregistrarea obligaţiei de plată faţă
de terţii creditori în evidenţa contabilă.
După înregistrarea obligaţie de plată, facturile vor fi predate Compartimentului de specialitate
(administrativ).
Compartimentul de specialitate va aplica pe toate toate facturile trimise spre plata viza de
confirmare a realităţii si legalităţii.
Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele justificative necesare - Contracte,
Comenzi, PV de recepţie, Devize, Hotărâri, Convenţii, Hotărâri judecătoreşti, Titluri executorii,
etc, precum si de Anexele ALOP. In caz contrar, se înapoiază Compartimentului de specialitate.
Toate documentele care implica financiar entitatea, inainte de a fi trimise spre plata, se supun
Controlului financiar preventiv propriu in urma căruia vor purta viza CFPP.
5.5.4. Circuitul ALOP
Compartimentele de specialitate vor asigura, în concordanţă cu situaţia existentă, fazele de
elaborare şi semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor,
Inclusiv prezentarea proiectelor de operaţiuni pentru acordarea vizei de control financiar preventiv.
Circuitul documentelor pentru încadrarea în prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea
Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor
instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi
legale, rămâne cel existent la ora actuală în instituţie.
Toate documentele ALOP vor fi semnate de sefii Compartimentelor de specialitate (secretar si
administrator ) si confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi
înregistrate in Registrul special ALOP.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
189
Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plata (Anexa 1),
Angajamentul bugetar individual sau global, incadrat la Titlul de cheltuiala bugetara (Anexa 2) si
Ordonantarea de plata (Anexa 3).
Propunerea de plata (Anexa 1) emisa de Compartimente de specialitate este predata Serviciului
Contabilitate care verifica clasificatia bugetara, identificând poziţia bugetara prin care cheltuiala
in cauza a fost prinsa in Bugetul aprobat si vizeza documentul in cauza.
Trimestrial Şefului Serviciului Contabilitate va verifica dacă facturile intrate în instituţie şi
înregistrate în contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare şi ordonanţare sau au fost
restituite (ca urmare a constatării unei erori).
5.5.5. In cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers.
5.5.6. Toate documentele si înregistrările acestei proceduri se arhivează conform normelor legale.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
190
6. Responsabilitati
6.1. Directorul
Primeşte corespondenta in mapa si o directioneaza către persoanele responsabile, cu rezoluţiile
respective.
Asigura resursele necesare desfăşurării activităţile in cadrul procedurii
6.2. Secretarul sef
Organizează preluarea corespondentei repartizata, inregistrearea destinatarul si semnează in
Registrul intrari-iesiri;
Răspunde de menţinerea Registrului intrari-iesiri general;
Inregistrează corespondenta in Registrul intrari-iesiri general si o transmite directorului;
Difuzează corespondenta in cadrul secretariatului si o înregistrează in Registrul intrari-iesiri,
având grija ca destinatarul sa semneze de primire.
Răspunde de inregistrarea in Registrului intrari-iesiri general a tuturor documentelor intrate, ieşite
sau intocmite pentru uz intern.
Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la Arhiva
Confruntarea cu Registrul intrari-iesiri, o data pe luna, intre 1 si 5 ale fiecărei luni, luând masuri
pentru completarea tuturor poziţiilor unde au fost înregistrate actele repartizate departamentului,
in luna anterioara
Răspunde de intocmirea proiectului de nomenclator propriu.
Ia masuri pentru respectarea nomenclatorului propriu.
6.3. Şeful Serviciului Contabilitate
Răspunde de respectarea circuitului facturilor si a celorlalte documente care implica plaţi din
fondurile unitatii.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
191
Cooperează cu celelalte compartimente pentru respectarea legalităţii privind intocmirea, semnarea,
aprobarea, confirmarea, avizarea si circuitul documentelor care angajează financiar unitatea
6.4. Angajaţii
Răspund de respectarea procedurii.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
192
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
193
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
194
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
195
10. Anexe
Nr.
ane
xa
Denumirea
anexei
Elaborator Aprobat Nr.de
exemplar
e
Difuzare Arhivare Alte
loc perioa-
da
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Diagrama flux –
circuitul
documentelor
3 Contabilitate
Administrativ
Secretariat
2 Formulare
financiar
contabile si
circuitul
acestora
3 Contabilitate
Administrativ
Secretariat
3 Circuit
Propunere –
Angajament –
Ordonantare
3 Contabilitate
Administrativ
Secretariat
4 Circuit Referat
de necesitate/
comanda
3 Contabilitate
Administrativ
Secretariat
5 Circuit factura 3 Contabilitate
Administrativ
Secretariat
6 Circuit NIR
materiale
3 Contabilitate
Administrativ
Secretariat
7 Circuit NIR
obiecte de
inventar
3 Contabilitate
Administrativ
Secretariat
8 Circuit NIR
consum
3 Contabilitate
Administrativ
Secretariat
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
196
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 175
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
176
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
177
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
178
5 Scopul procedurii operaţionale 179
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 180
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale )
181
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedurii
operaţionale
183
9 Descrierea procedurii operaţionale 185
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 190
11 Formular evidență modificări 192
12 Formular analiză procedură 193
13 Lista de difuzare a procedurii 194
14 Anexe, înregistrări, arhivări 195
15 Cuprins 196
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
197
Anexa 1: Diagrama flux CIRCUITUL DOCUMENTELOR
START
Corespondenta adresată prin poştă, curieri sau
direct de la cetăţeni, precum şl toate actele
întocmite de compartimentele de activitate
proprii, se înregistrează la secretar
Se înregistrează şi se expediază imediat, spre rezolvare instituţiei
competente, comunicându-se aceasta emitentului, respectiv petiţionarului.
Documentele care constituie
corespondenta externa a UNITATII
Documentele emise de având destinaţia
în exterior
Documentele emise având destinaţia în
exterior
Documentele cu circuit intern
Facturi şi Documentele
anexate acestora
Propunere de plata
Angajament de plata
Ordonanţare de plata
Documentele care angajează financiar
Sunt adresate greşit
Sunt Documente secrete
Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete se face conform
dispoziţiilor din actele normative în vigoare
Sunt Documente de la cetăţeni
Se înregistrează şi Ii se aplică, în colţul din dreapta sus, numărul de înregistrare care se comunică pe loc petiţionarului.
După înregistrare actele se predau în mapă, spre a fi vizate de director şi apoi vor fi distribuite funcţionarilor care au atribuţii
legate de conţinutul acestora.
Sunt documente care implică financiar unitatea
Registre de evidenţă speciale diverse, pe tipuri de documente si/
sau compartimente,
activităţi
Registre speciale de evidenta a
Documentelor care implica plaţi din
fondurile unitatii
Registru intrări/ ieşiri din cadrul
unitatii
Registru intrări/ Ieşiri pe servicii
Registru intrări/
Se predau după înregistrare Şefului Serviciului Contabilitate care va dispune înregistrarea obligaţiei de plată faţă de terţii creditori în evidenţa contabilă
După înregistrarea obligaţie de plată, vor fi predate
Compartimentelor de specialitate
Compartimentele de specialitate vor întocmi Documentele ALOP
Propunerea de plata (Anexa 1) Angajamentul bugetar (Anexa 2) Ordonanţarea de plată (Anexa 3)
Documentele se înregistrează în Registrul fiecărui serviciu din care face parte personalul căreia i-au
fost repartizate documentele
Este Anexa 1
Este predată Serviciului Contabilitate care verifică
clasificaţia bugetară şi vizează documentul în cauză
Compartimentele de specialitate vor aplica pe toate facturile trimise spre plata viza de confirmare a realităţii si legalităţii. Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele Justificative necesare si documentele ALOP. Toate documentele trebuie sa fie semnate de administrator.
Toate documentele sunt verificate CFPP
Sunt vizate CFPP
Documentele merg la Serviciul contabilitate care le Introduc în
evidenţa contabilă emiţând şi documentele de plată efectivă OP, CEC, etc.
Trimestrial Şeful Serviciului Contabilitate va verifica dacă facturile
intrate în instituţie şi înregistrate In contabilitate, au urmat fazele de
angajare, lichidare şi ordonanţare sau au fost restituite
Personalul răspunde personal de evidenţa, păstrarea şi folosirea actelor
În cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers
Înregistrările rezultate se arhivează conform
normelor in vigoare
DA
DA
DA
DA
DA
DA
NU
NU
NU
NU
NU
NU
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
198
Aprobat,
Director
Prof. Antip Crina Ramona
FORMULARE FINANCIAR-CONTABILE
ŞI
CIRCUITUL ACESTORA
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
1. Anexa nr. 1 la
OMFP 1792/2002
Propunere de
angajare a unei
cheltuieli
1 Document de stabilire a
necesarului de bunuri ce
urmează a fi aprovizionate
Toate
compartimente
le funcţionale
Înainte cu 2-3 zile
de data
aprovizionării
Director
Administrator
Financiar
Ordonator principal de
credite, persoana
împuternicită sa acorde
viza de CFPP
1 ex. Comp.
contabilitate
2. Anexa nr. 2-
Angajament
bugetar
individual/global
1 Document de angajament al
fondurilor bugetare, specific
unei operaţiuni noi care
urmează să se efectueze pe
baza bugetelor aprobate
Comp.
Contabilitate
În momentul
întocmirii
referatului de
necesitate
În
momentul
întocmirii
referatului
de
necesitate
Director
Administrator
Financiar
Ordonator principal de
credite, persoana
împuternicită sa acorde
viza de CFPP
1 ex. Comp.
contabilitate
împreună cu
angajamentul
legal
3. Anexa nr. 3-
Ordonanţare de
plată aferentă
achiziţiilor
publice pentru
activitatea curentă
şi de investiţii,
2 Document de confirmare a
exigibilităţii unei plăţi,
reprezentând o obligaţie
certă, suma datorată stabilită
Comp.
contabilitate
Administrator
La fiecare
operaţiune
economică care
implică efectuarea
plăţii
Operativ Director
Administrator
Financiar
Birou contabilitate
pentru înscrierea datelor
din col.1;
Persoana împuternicită
pentru acordarea vizei
CFPP;
1 ex.
Trezorerie
1 ex. Comp.
contabilitate
împreună cu
documentele
justificative
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
199
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
pentru transferuri,
prime sau alte
plăţi din fonduri
publice acordate
beneficiarilor
legali, pentru
virarea datoriilor
către bugetul de
stat, bugetele de
asigurări sociale,
bugetul local
Ordonator de credite
pentru aprobare ;
Comp. contabilitate
pentru întocmirea
documentelor de plată.
4. Angajament de
plată
1 Serveşte ca:
- angajament de plată a
unei sume ce reprezintă o
pagubă adusă unităţii;
- titlu executoriu pentru
recuperarea pagubelor;
- titlu executoriu pentru
executarea silită, în caz de
nerespectare a
angajamentului.
Persoana care
işi ia
angajamentul
În momentul luării
angajamentului de
plată
Director
Administrator
Financiar
Circulă la persoana în
faţa căreia s-a luat
angajamentul (organ de
control, jurisconsult sau
alte persoane desemnate
în acest scop) pentru
semnare.
1 ex. Comp.
contabilitate
5. Balanţa de
verificare analitică
1 Serveşte:
- la verificarea exactităţii
înregistrărilor;
- la controlul concordanţei
dintre contabilitatea sintetică
şi analitică;
- la întocmirea situaţiilor
financiare.
Comp.
contabilitate
Lunar sau cel mai
târziu la sfârşitul
perioadei pentru
care se întocmesc
situaţiile financiare
Două zile de
la finele
lunii sau
perioadei
Director
Administrator
Financiar
Nu circulă, este
document de
înregistrare.
1 ex. Comp.
Contabilitate
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
200
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
6. Balanţa de
verificare sintetică
1 Document pentru verificarea
exactităţii înregistrărilor
contabile şi controlul
concordanţei dintre
contabilitatea sintetică şi cea
analitică.
Comp.
contabilitate
Lunar Două zile de
la finele
lunii
Director
Administrator
Financiar
Nu circulă, este
document de sinteză.
1 ex. Comp.
Contabilitate
7. Bon de consum 2 Document pentru eliberarea
din magazie a materialelor
pentru consum;
Document de scădere din
gestiune;
Document justificativ de
înregistrare în evidenţa
magaziei şi în contabilitate .
Administrator În momentul
eliberării din
magazie a
materialelor pentru
consum
Trei zile de
la
întocmirea
bonului de
consum
Administrator
Financiar
La gestiunea de
materiale pentru
eliberarea cantităţilor
prevăzute;
La Comp. financiar
contabil.
1 ex.
Administraţie
1 ex. la cotor
Comp.
contabilitate
8. Bon de mişcare a
mijlocului fix
2 Serveşte ca:
- document justificativ de
predare-primire a mijloacelor
fixe între două locuri de
folosinţă ale unităţii;
- document de însoţire a
mijloacelor fixe pe timpul
transportului de la secţia sau
subunitatea predătoare la cea
primitoare;
- document justificativ de
înregistrare în evidenţa ţinută
de responsabilul cu
mijloacele fixe la locurile de
folosinţă şi în contabilitate.
Administrator În momentul
predării-primirii
mijlocului fix
Trei zile de
la
întocmirea
bonului de
mişcare a
mijlocului
fix
Director
Administrator
Financiar
La persoana care
aprobă mişcarea
mijlocului fix în cadrul
unităţii (ambele
exemplare);
La secţia (Comp.,
atelierul, subunitatea)
predătoare(ambele
exemplare);
La secţia (Comp.,
atelierul, subunitatea)
primitoare (împreună cu
mijlocul fix
(exemplarul 1);
- la compartimentul
financiar-contabil
(exemplarul 1).
Comp.
Contabilitate
(exemplarul
1);
La sectia
(Comp.,
atelierul,
subunitatea)
predatoare
(exemplarul
2).
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
201
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
9. Bugetul anual de
venituri şi
cheltuieli
3 Stabilirea pe titluri bugetare
şi pe articole a cheltuielilor şi
veniturilor pe total an şi pe
trimestre.
Director
Administrator
Financiar
La termenul stabilit
de ordonatorul
principal de credite
Director
Administrator
Financiar
Primărie, Consiliu sau
I.S.J. pentru aprobare;
Ordonatorul de credite.
1 ex. Primărie
1 ex.
Contabilitate
1ex.Trezorerie
10. Carnet CEC
pentru ridicare
numerar
1 Document pentru ridicare de
numerar.
Casier Plăţi salarii şi alte
cheltuieli
La data
plăţii
Director
Administrator
Financiar
La persoanele care au
specimene de
semnăturii în trezorerie
şi la Trezorerie
1 ex Comp.
contabilitate
11. Centralizator stat
de plată salarii
2 Centralizarea drepturilor de
personal pentru calculul
sumelor totale de ridicat din
Trezorerie.
Secretariat
pentru
certificarea
legalităţii
2 zile Operativ Director
Administrator
Financiar
Ordonatorul de credite
Administrator Financiar
1 ex.
Secretariat
1 ex. Comp.
contabilitate
12. Cerere pentru
deschiderea
creditelor
bugetare
2 Solicitare deschidere credite
bugetare de către ordonatorul
principal de credite.
Comp.
contabilitate
Lunar/trimestrial Până în data
de 15 a lunii
sau
trimestrului
anterior
Ordonatorul
principal de
credite
Administrator Financiar
pentru viza CFPP;
Aprobare director
1 ex. ordonator
de credite
1 ex. Comp.
contabilitate
13. Chitanţă pentru
operaţii în lei
3 Document justificativ pentru
depunerea unei sume în
numerar la casieria unităţii;
Document justificativ de
înregistrare în registrul de
casa şi în contabilitate.
Casier La data încasării
sumei, în funcţie de
operaţiunile
efectuate
La data
încasării
sumei
Administrator
Financiar
La depunător,
Contabilitate
1 ex.
Depunător
1 ex. La cotor
Comp.
contabilitate
1 ex. Anexa la
registrul de
casa
14. Chitanţă pentru
operaţiuni în
valută
3 Serveşte ca:
- document justificativ
pentru încasările şi plăţile în
valută efectuate în numerar;
Casier La data încasării
sumei, în funcţie de
operaţiunile
efectuate
La data
încasării
sumei
Administrator
Financiar
Circulă la
depunător/plătitor,
exemplarul 1, cu
stampila unităţii;
1 ex.
Depunător
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
202
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
- document justificativ de
înregistrare în registrul de
casă în valută şi în
contabilitate.
Exemplarul 2 este
folosit ca document de
verificare a
operaţiunilor
înregistrate în registrul
de casa în valută.
1 ex. La cotor
Comp.
contabilitate
1 ex. Anexa la
registrul de
casa
15. Condică de
prezenţă
1 Document pentru evidenţa
zilnică a personalului prezent
în unitate.
Secretariat Zilnic Zilnic Director Direcţiune Comp.
secretariat
16. Contract de
concesionare,
închiriere
3 Document privind închirierea
de spaţii.
Comp.
Contabilitate
În momentul
concesionării,
închirierii
În
momentul
concesionări
i închirierii
Ordonatorul
principal de
credite
Director
Administrator
Financiar
Comp. Contabilitate
Beneficiar
1 ex. Comp.
Contabilitate
1 ex. la
Concesionar,
chiriaş
1 ex. la
ordonatorul
principal de
credite
17. Contract/
comandă de
achiziţii publice
2 Document privind achiziţiile
publice.
Comp.
contabilitate
În momentul
contractării/
comandării de
achiziţii publice
În
momentul
contractării/
comandării
de achiziţii
publice
Director
Administrator
Financiar
Beneficiar 1 ex. Comp.
Contabilitate
1 ex.
Beneficiar
18. Decizia de
angajare sau
avansare a
personalului
inclusiv pentru
cumulul de funcţii
3 Document privind angajarea
personalului didactic auxiliar
şi nedidactic
Direcţiune
În momentul
angajării/avansării
Director
Administrator
Financiar
Secretariat
1 ex.
Secretariat
1 ex.
Direcţiune
1 ex.
Beneficiar
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
203
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
19. Decizie de :
- numire cu
caracter temporar
a personalului de
execuţie pe
funcţii de
conducere
Alte drepturi
salariale
2 Document privind angajarea
personalului didactic şi
drepturi salariale
I.S.J.
Direcţiune
În momentul
acordării/ numirii
În
momentul
acordării/
numirii
Director
Administrator
Financiar
Comp. resurse umane
Secretariat
1 ex.
Secretariat
1 ex. I.S.J.
20. Decizie de
imputare
2 Serveşte ca:
- document de imputare a
valorii pagubelor produse;
- titlu executoriu din
momentul comunicării;
- document de înregistrare
în contabilitate.
Direcţiune
Comp.
contabilitate
În momentul
constatării pagubei
Director
Administrator
Financiar
Circulă:
- la persoana
desemnată pentru
acordarea vizei
CFPP(ambele
exemplare);
- la conducătorul
unităţii, pentru semnare
(ambele exemplare);
- la persoana (sau
persoanele)
răspunzătoare de
paguba adusă unităţii
(ambele exemplare).
Comp.
Contabilitate
(exemplarul 1)
Persoana care
a produs
paguba
(exemplarul 2)
21. Declaraţie privind
obligaţiile de plată
la bugetul de stat
2 Document privind
contributiile angajatorului şi
asiguratului.
Comp.
contabilitate/
Secretariat
Pana la data de 25 a
lunii curente pentru
luna precedentă
În data de
25 a lunii
curente
pentru luna
precedentă
Director
Administrator
Financiar
ANAF 1 ex. Comp.
Contabilitate
1 ex. ANAF
22. Decont de
cheltuieli pentru
deplasări externe
1 Serveşte ca:
- document pentru
decontarea de către titularul
Titularul
deplasării
La întoarcerea din
deplasare
3 zile de la
întoarcerea
Director
Administrator
Financiar
Circulă:
- la persoanele
autorizate să verifice
1 ex. Comp.
Contabilitate
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
204
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
de avans a cheltuielilor
efectuate (în valută şi în lei),
cu ocazia deplasării în
străinătate;
- document pentru
stabilirea diferenţelor de
primit sau de restituit de
titularul de avans;
- document justificativ de
înregistrare în registrul de
casă (în valută) şi în
contabilitate.
din
deplasare
legalitatea actelor
justificative de
cheltuieli, exactitatea
calculelor privind
sumele decontate la
întoarcerea din
deplasare şi calculul
eventualelor penalizări
de întârziere, care
semnează de verificare;
- la persoanele
autorizate să exercite
CFPP;
- la casieria unităţii .
23. Dispoziţie de
plată către casierie
1 Dispoziţie pentru casierie, în
vederea achitării în numerar a
unor sume, potrivit
dispoziţiilor legale, inclusiv a
avansurilor aprobate pentru
cheltuieli de deplasare,
precum şi a diferenţei de
încasat de către titularul de
avans în cazul justificării
unor sume mai mari decât
avansul primit, pentru
procurare de materiale etc.;
Document justificativ de
înregistrare în registrul de
casa şi în contabilitate, în
cazul plăţilor în numerar
Comp.
contabilitate
În momentul plăţii În
momentul
plăţii
Director
Administrator
Financiar
Circulă:
- la persoana
autorizată să exercite
CFPP;
- la persoanele
autorizate să aprobe
plata sumelor
respective;
- la casierie;
- la compartimentul
financiar-contabil.
1 ex. Comp.
contabilitate
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
205
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
efectuate fără alt document
justificativ.
24. Dispoziţia de
încasare către
casierie
1 Dispoziţie pentru casierie, în
vederea încasării în numerar
a unor sume care nu
reprezintă venituri din
activitatea de exploatare,
potrivit dispoziţiilor legale;
Document justificativ de
înregistrare în registrul de
casa şi contabilitate.
Comp.
contabilitate
În momentul
încasării
În
momentul
încasării
Director
Administrator
Financiar
Circulă:
- la persoana
autorizată să exercite
CFPP;
- la persoanele
autorizate să aprobe
încasarea sumelor
respective;
- la casierie;
- la compartimentul
financiar-contabil.
1 ex. Comp.
contabilitate
25. Document pentru
efectuarea,
începând cu
trimestrul al III-
lea, a virărilor de
credite bugetare
de la un capitol la
alt capitol sau
între subdiviziuni
2 Virarea între capitole cu
respectarea Legii Finanţelor
Publice sau a Legii Finanţelor
Publice Locale a creditelor pe
baza unor justificări, detalieri
şi necesităţi privind execuţia
bugetară până la finele anului.
Comp.
contabilitate
La solicitarea
ordonatorului de
credite, când este
cazul
Director Administrator Financiar
pentru viza CFPP ;
Aprobarea
ordonatorului de
credite.
1 ex. la
ordonatorul
principal de
credite
1 ex.
Comp.
contabilitate
26. Extras de cont
nebancar
3 Serveşte la comunicarea şi
solicitarea de la debitor a
sumelor pretinse, rămase
neachitate, provenite din
relaţii economico-financiare
şi ca instrument de conciliere
prearbitrală.
Comp.
contabilitate
Circulă:
- la conducătorul
compartimentului
financiar-contabil şi
conducătorul unităţii
emitente, pentru
semnare (toate
exemplarele);
Comp.
Contabilitate
al unităţii
emitente
(exemplarul 3,
exemplarul 2);
Comp.
Contabilitate
al unităţii
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
206
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
- la unitatea debitoare
(exemplarele 1 şi 2).
debitoare
(exemplarul
1).
27. Factură 3 Document pentru decontarea
serviciilor prestate (închirieri
de spaţii)
Comp.
contabilitate
Operativ Director
Administrator
Financiar
Semnătură şi ştampilă
furnizor;
Semnături de primire de
la beneficiar.
1 ex furnizor
1 ex beneficiar
1 ex Comp.
Contabilitate
28. Fişa de evidenţă a
obiectelor de
inventar în
folosinţă
1 Serveşte ca document de
evidenţă a materialelor de
natura obiectelor de inventar,
a echipamentului şi
materialelor de protecţie date
în folosinţa personalului,
până la scoaterea lor din uz.
Administrator La darea în folosinţă
a obiectelor de
inventar
Nu circulă, este
document de
înregistrare.
1 ex. Comp.
Contabilitate
29. Fişa mijlocului fix 1 Serveşte ca document pentru
evidenţă analitică a
mijloacelor fixe.
Administrator La darea în folosinţă
a mijlocului fix
Nu circulă, este
document de
înregistrare contabilă.
1 ex. Comp.
Contabilitate
30. Fişă de magazie 1 Serveşte ca:
- document de evidenţă la
locul de depozitare a
intrărilor, ieşirilor şi
stocurilor bunurilor, cu una
sau cu două unităţi de
măsură, după caz;
- document de contabilitate
analitică în cadrul metodei
operativ-contabile (pe
solduri);
- sursă de informaţii pentru
controlul operativ curent şi
Administrator La achiziţionarea
bunurilor
Nu circulă, este
document de
înregistrare.
1 ex. Comp.
Contabilitate
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
207
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
contabil al stocurilor de
valori materiale.
31. Listă de avans
pentru concediul
de odihnă
2 Document justificativ de
înregistrare în contabilitate;
Document pentru stabilirea
drepturilor băneşti privind
indemnizaţiile curente ale
salariaţilor pe timpul
efectuării concediului de
odihnă.
Secretariat Cu 5 zile înainte de
plecarea salariatului
în concediu
Cu 5 zile
înainte de
plecarea
salariatului
în concediu
Director
Administrator
Financiar
La persoana
împuternicită să
exercite viza de CFPP;
La casieria unităţii
pentru efectuarea
plăţilor sumelor
cuvenite.
1 ex. Comp.
contabilitate
1 ex.
Secretariat
32. Listă de
inventariere
2 Serveşte ca:
- document pentru
inventarierea bunurilor aflate
în gestiunile unităţii;
- document pentru
stabilirea lipsurilor şi
plusurilor de bunuri
(imobilizări, stocuri
materiale) şi a altor valori
(elemente de trezorerie etc.);
- document justificativ de
înregistrare în evidenţa
magaziilor (depozitelor) şi în
contabilitate a plusurilor şi
minusurilor constatate;
- document pentru
întocmirea registrului-
inventar;
- document pentru
stabilirea provizioanelor
pentru deprecieri;
Comisia de
inventariere
Anual sau în
situaţiile prevăzute
de lege
Circulă:
- la comisia de
inventariere;
- la gestionar;
- la compartimentul
financiar-contabil;
- la conducătorul
unităţii;
- la unitatea căreia îi
aparţin valorile
materiale primite în
custodie (exemplarul
2).
Comp.
Contabilitate
(exemplarul 1)
Compartiment
ul de verificări
gestionare
(exemplarul 2)
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
208
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
- document centralizator al
operaţiunilor de inventariere.
33. Notă de
contabilitate
1 Document de înregistrare a
tuturor operaţiunilor financiar
contabile (analitic şi sintetic).
Comp.
contabilitate
La fiecare
operaţiune
În
momentul
întocmirii
Administrator
Financiar
Circulă:
- la persoana
autorizată să verifice şi
să semneze
documentul;
- la persoana care
asigură contabilitatea
sintetică şi analitică în
cadrul compartimen-
tului financiar-contabil.
1 ex. Comp.
Contabilitate
34. Notă de recepţie şi
constatare
diferenţe
2 Document pentru recepţia
bunurilor aprovizionate;
Document pentru încărcarea
în gestiune;
Act de probă în litigii cu
furnizorii;
Document justificativ de
înregistrare în contabilitate.
Comisia de
recepţie şi
administrator
La achiziţionarea
bunurilor
24 ore de la
întocmirea
notei de
recepţie
La gestionar pentru
încărcarea cu bunurile
materiale recepţionate;
La Comp. financiar
pentru înregistrarea în
contabilitatea sintetică
şi analitică.
1 ex. la factura
1 ex. la cotor
Comp.
contabilitate
35. Ordin de
deplasare
1 Dispoziţie către persoana
delegată să efectueze
deplasarea;
Document pentru decontarea
de către titularul de avans a
cheltuielilor efectuate;
Document justificativ de
înregistrare în contabilitate.
De persoana
care urmează
să efectueze
deplasarea.
Secretariat
Înainte cu o zi de
data deplasării
Înainte cu o
zi de data
deplasării
Director
Administrator
Financiar
La persoana
împuternicită să
dispună deplasarea;
La persoana care
efectuează deplasarea;
La persoanele
autorizate de la unitatea
unde s-a efectuat
deplasarea sa confirme
sosirea şi plecarea
1 ex. Comp.
contabilitate
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
209
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
persoanelor în
delegaţie;
Verificarea decontului
la financiar-
contabilitate .
36. Proces verbal de
predare-
primire(transferar
ea bunului fără
plată)
3 Document de transfer bunuri;
Document justificativ de
înregistrare în contabilitate.
Comp.
contabilitate
În momentul
predării-primirii
Director
Administrator
Financiar
Comp. Contabilitate 1 ex. Comp.
Contabilitate
1 ex. Gestionar
1 ex.
beneficiar
37. Proces verbal de
recepţie, proces
verbal de recepţie
provizorie, proces
verbal de punere
în funcţiune
3 Serveşte ca:
- document de înregistrare
în evidenţa operativă şi în
contabilitate;
- document de consemnare
a stadiului în care se află
obiectivul de investiţii;
- document de apreciere a
calităţii lucrărilor privind
obiectivul de investiţii;
- document de aprobare a
recepţiei (cod 14-2-5);
- document de constatare a
îndeplinirii condiţiilor de
recepţie provizorie a
obiectivului de investiţii (cod
14-2-5/a);
- document de aprobare a
recepţiei provizorii a
obiectivului de investiţii (cod
14-2-5/a);
Comp.
contabilitate
Director
Administrator
Financiar
Circulă:
- la persoanele care
fac parte din comisie
(exemplarele 1, 2 şi 3);
- la compartimentul
care efectuează
operaţiunea de CFPP
(exemplarul 2);
- la compartimentul
financiar-contabil
pentru verificarea şi
înregistrarea
procesului-verbal de
recepţie (exemplarele 2
şi 3).
La furnizor
(antreprenor):
- la comparti-
mentul
financiar-
contabil
(exemplarele 2
şi 3).
La beneficiar:
- la
comparti-
mentul
financiar-
contabil
(exemplarul
1).
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
210
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
- document de punere în
funcţiune a obiectivului de
investiţii (cod 14-2-5/b).
38. Proces verbal de
scoatere din
funcţiune a
mijlocului fix/de
declasare a
bunurilor
materiale
2 Serveşte ca:
- document de constatare a
îndeplinirii condiţiilor
scoaterii din funcţiune a
mijloacelor fixe, de scoatere
din uz a materialelor de
natura obiectelor de inventar
în folosinţă şi de declasare a
altor bunuri materiale decât
mijloacele fixe, potrivit
dispoziţiilor legale;
- document de consemnare
a scoaterii efective din
funcţiune a mijloacelor fixe,
de scoatere din uz a
materialelor de natura
obiectelor de inventar în
folosinţă sau de declasare a
bunurilor materiale;
- document de predare la
magazie a ansamblelor,
subansamblelor, pieselor
componente şi materialelor
rezultate din scoaterea
efectivă din funcţiune a
mijloacelor fixe, precum şi
din scoaterea din uz a
Comp.
contabilitate
În momentul
scoaterii din
funcţiune
Director
Administrator
Financiar
Circulă :
- la persoana autorizată
să aprobe scoaterea din
funcţiune a mijloacelor
fixe, scoaterea din uz a
materialelor de natura
obiectelor de inventar
sau declasarea bunurilor
materiale (ambele
exemplare);
- la secţie (serviciu,
subunitate (ambele
exemplare);
- la magazie (depozitul
de materiale), pentru
descărcarea gestiunii,
respectiv înregistrarea
în evidenţă a bunurilor
materiale declasate
(ambele exemplare);
- la magazia primitoare,
pentru semnare de
(ambele exemplare);
- la compartimentul
financiar-contabil,
(exemplarul 1);
- la compartimentul
care a făcut propunerile
Comp.
Contabilitate
(exemplarul
1);
La comparti-
mentul care
ţine evidenţa
mijloacelor
fixe
(exemplarul
2).
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
211
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
bunurilor materiale propuse
pentru declasare;
- document justificativ de
înregistrare în evidenţa
magaziilor (depozitelor) şi în
contabilitate.
de scoatere din
funcţiune, din uz sau de
declasare, pentru
înregistrare (exemplarul
2).
39. Raport privind
activitatea de
C.F.P.P. pe
trimestru
2 Se evaluează activitatea de
control financiar preventiv,
responsabilităţile manageriale
prin dezvoltarea unui sistem
de control intern eficient, se
identifică şi se evaluează
riscurile privind patrimoniul
şi fondurile publice, se
formulează opinii cu privire la
acţiunile ce trebuie întreprinse
în plan legislativ şi
administrativ pentru
utilizarea cât mai corectă şi
eficientă a fondurilor publice;
Documentul prezintă totalul
operaţiunilor supuse vizei de
CFPP, număr operaţiuni şi
valoare, din care refuzate la
viză
Responsabil
C.F.P.P.
Trimestrial Data de 22 a
lunii
următoare
trimestrului
raportat
Ordonator principal de
credite (Primăria, I.S.J.
Director, Administrator
Financiar)
1 ex. Comp.
Contabilitate
1 ex.
Ordonatorul
principal de
credite
40. Registrul cartea
mare
1 Serveşte:
- la stabilirea rulajelor
lunare şi a soldurilor pe
conturi sintetice, la unităţile
care aplică forma de
înregistrare "pe jurnale";
Comp.
contabilitate
La sfârşitul lunii
(perioadei)
Administrator
Financiar
Nu circulă, este
document de
înregistrare contabilă.
1 ex. Comp.
Contabilitate
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
212
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
- la verificarea
înregistrărilor contabile
efectuate;
- la întocmirea balanţei de
verificare.
41. Registrul de casă
în lei
2 Document de înregistrare a
încasărilor şi plăţilor în
numerar efectuate prin
casieria unităţii;
Document de stabilire la
sfârşitul fiecărei zile a
soldului de casă;
Document de înregistrare
zilnică în contabilitate a
operaţiunilor de casă.
Casier Zilnic Zilnic Administrator
Financiar
La Comp. contabilitate
(un exemplar) cu
documente de încasare
sau de plată;
Casier.
Casierie
(exemplarul 1)
Comp.
Contabilitate
(exemplarul 2)
42. Registrul inventar 1 Serveşte ca document
contabil obligatoriu de
înregistrare a rezultatelor
inventarierii elementelor de
activ şi de pasiv;
Probă în litigii.
Comp.
contabilitate
Se întocmeşte la
începutul activităţii,
la sfârşitul
exerciţiului
financiar sau cu
ocazia încetării
activităţii
31
decembrie
sau după
caz
Administrator
Financiar
Nu circulă, este
document de
înregistrare contabilă.
1 ex. la Comp.
Contabilitate
împreună cu
documentele
justificative
care au stat la
baza întocmirii
lui
43. Registrul jurnal
1 Serveşte ca document
contabil obligatoriu de
înregistrare cronologică şi
sistematică a modificării
elementelor de activ şi de
pasiv ale unităţii;
Probă în litigii.
Comp.
contabilitate
Zilnic sau lunar Administrator
Financiar
Nu circulă, este
document de
înregistrare contabilă.
1 ex. la Comp.
Contabilitate
împreună cu
documentele
justificative
care au stat la
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
213
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
baza întocmirii
lui
44. Registrul
numerelor de
inventar la
mijloace fixe
1 Serveşte ca document de
atribuire a numerelor de
inventar mijloacelor fixe
existente în unitate, în
vederea identificării lor.
Administraţie În momentul dării în
folosinţă
Nu circulă, este
document de
înregistrare contabilă.
1 ex. Comp.
Contabilitate
45. Situaţii financiare
trimestriale şi
anuale (bilanţ
contabil şi anexele
prevăzute de lege)
2 Document contabil de sinteză
prin care se prezintă
elementele de activ, datorii şi
capital proprii ale instituţiei
la sfârşitul perioadei de
raportare, precum şi în alte
situaţii prevăzute de lege.
Comp.
contabilitate
Trimestrial şi anual Data de 15 a
lunii pentru
trimestrul
anterior
Trezorerie, pentru
confirmare solduri,
conturi de disponibil,
ordonator principal de
credite, Administrator
Financiar.
1 ex. Comp.
Contabilitate
1 ex.
Ordonatorul
principal de
credite
46. Situaţia privind
monitorizarea
cheltuielilor de
personal pe lună
2 Centralizarea plăţilor la
cheltuielile de personal pe
luna în curs şi pentru lunile
anterioare.
Comp.
contabilitate
Data de 30 a lunii în
curs
Data de 5 a
lunii
următoare
Administrator Financiar
şi director
1 ex. Comp.
Contabilitate
1 ex.
Ordonatorul
principal de
credite
47. Stat de plată burse
şi ajutoare sociale
2 Document pentru calculul
drepturilor băneşti pentru
plata burselor şi a ajutoarelor
sociale către elevii care
îndeplinesc condiţiile legale
de acordare a acestor drepturi
băneşti cuvenite.
Secretariat Data de 30 a lunii în
curs, iar plata la
începutul lunii
următoare
Data de 2 a
lunii
următoare
Administrator Financiar
şi la casierie pentru
plată
1 ex. Comp.
contabilitate
1 ex.
Secretariat
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
214
Nr
.
crt.
Denumirea
documentului
Nr.
exe
mpl
are
Se utilizează la Compartimen
tul/persoana
care
îl întocmeşte
Data/
perioada
întocmirii
Termen de
predare
Persoanele
care vizează
documentul
Circula la: Locul de
Arhivare/
destinatar
48. Stat de salarii 2 Document pentru calculul
drepturilor băneşti cuvenite
salariaţilor precum şi al
contribuţiilor aferente;
Document justificativ de
înregistrare în contabilitate.
Secretariat Lunar Data de 2 a
lunii
următoare
Director
Administrator
Financiar
Circulă:
- la persoanele
autorizate sa exercite
CFPP şi să aprobe plata
(exemplarul 1);
Comp.
contabilitate
(exemplarul 1)
Secretariat,
(exemplarul 2)
Intocmit,
Administrator Financiar,
Ec. Grădinariu Sebastian
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
215
ANEXA 3
APROBAT,
DIRECTOR
Prof. Antip Crina Ramona
CIRCUIT Propunere-Angajament-Odonanţare
- Documente
Conform “Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu”
Comp. Contabilitate Comp. Administrativ Comp. Contabiliate
Comp. Secretariat
SEMNĂTURI
Contabil___________
Administrator______
Secretar___________
Administrator Financiar________
Întocmit,
Administrator Financiar,
Ec. Grădinariu Sebastian
Emitere PAO în
Contabilitate
Contabil
_____________
Viza compartimentului de
specialitate pentru cheltuielile cu
bunurile şi serviciile achiziţionate
Adminisrtator
___________________
pentru chelt. bunuri şi servicii pentru
chelt. bunuri şi servicii aferente
activităţii unitatii
Viza compartimentului de
specialitate pentru
cheltuielile de personal
Secretar ____________ conform Deciziei nr.
_________________
Acordare viza CFP
Îndosariere în dosar
____împreună cu OP şi
extras
Administrator
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
216
ANEXA 4
APROBAT,
DIRECTOR
Prof. Antip Crina Ramona
CIRCUIT REFERAT DE NECESITATE / COMANDA
Persoana care Comp. Contabilitate Director Comp. Administrativ
solicită
Comp. Contabilitate
SEMNĂTURI
Administrator Financiar ____________
Administrator ____________
Întocmit,
Administrator Financiar,
Ec. Grădinariu Sebastian
Emiterea
referatului /
comenzii
Vizat privind existenţa
creditelor şi încadrarea
în articolul bugetar
Administrator
Financiar
____________
Aprobare
achiziţionare
Se îndosariază în dosar_______
Administrator Financiar
___________________
Aprovizionare
Administrator
_____________
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
217
ANEXA 5
APROBAT,
DIRECTOR
Prof. Antip Crina Ramona
CIRCUIT FACTURĂ
Documentele care stau la baza întocmirii Facturii :
- Referat / Comandă vizat de ADMINISTRATOR FINANCIAR privind existenţa creditelor, încadrarea în articolul bugetar
şi aprobat de DIRECTOR pentru achiziţionare
- Alte documente specifice achiziţiei (oferte sau direct de pe raft)
Comp. Contabilitate Comp. Administrativ Comp. Contabilitate
SEMNĂTURI Comisia de recepţie
Administrator Financiar ____________
Administrator ____________
Întocmit,
Administrator Financiar,
Ec. Grădinariu Sebastian
Operare intrare în Program
Gestiunea Materialelor
Listare NIR
Administrator Financiar
___________________
Verificarea cantitativă, calitativă a produselor din
Factură şi NIR
Vizat pentru BUN DE PLATĂ
Comisia de recepţie
Administrator __________________
Îndosariere în
dosar _______
Administrator
Financiar
________________
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
218
ANEXA 6
APROBAT,
DIRECTOR
CIRCUIT NIR MATERIALE Prof. Antip Crina Ramona
Documentele care stau la baza întocmirii NIR-ului :
- Referat / Comandă vizat de ADMINISTRATOR FINANCIAR privind existenţa creditelor, încadrarea în articolul bugetar
şi aprobat de DIRECTOR
Factură însoţită de viză privind denumire produse pentru înregistrarea corectă în evidenţele contabilităţii de gestiune
(administrator+magaziner)
Comp. Administrativ Comp. Administrativ Comp. Contabilitate
SEMNĂTURI
Contabil ____________
Administrator ____________
Comisia de recepţie - _______________
- ______________
Întocmit,
Administrator Financiar,
Ec. Grădinariu Sebastian
Emitere NIR
Administator
____________________
Recepţia cantitativă şi
calitativă a produselor din
factură şi NIR
Comisia de recepţie
NIR original + Factură + Referat îndosariat
________Contabil ___________________
NIR + Factură copie = întocmire Fişă de
magazie îndosariat în dosar copii / an
Administrator
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
219
ANEXA 7
APROBAT,
DIRECTOR
CIRCUIT NIR OBIECTE DE INVENTAR Prof. Antip Crina Ramona
Documentele care stau la baza întocmirii NIR-ului :
- Referat / Comandă vizat de ADMINISTRATOR FINANCIAR privind existenţa creditelor, încadrarea în articolul bugetar
şi aprobat de DIRECTOR pentru achiziţionare
- Stabilire modalitate de achizionare
Cazul I – cerere de ofertă – documente specifice (caiet de sarcini, oferte, contract, factură)
Cazul II – achiziţie directe de pe raft
Factură însoţită de viză privind denumire produse pentru înregistrarea corectă în evidenţele contabilităţii de gestiune
(administrator+magaziner), BUN DE PLATĂ şi subgestiune
Comp. Administrativ Comp. Administrativ Comp. Contabilitate Comp. Administrativ
Comp. Contabilitate SEMNĂTURI
Administrator Financiar _________________
Administrator ____________
Comisia de recepţie
Întocmit,
Administrator Financiar,
Ec. Grădinariu Sebastian
Emitere NIR
Administrator
__________________
Recepţia cantitativă şi
calitativă a produselor
din factură şi NIR
Stabilirea bunurilor care
trec în subgestiune
Comisia de recepţie
Operarea dării în
folosinţă pe subgestiune
în programul Obiecte de
inventar
Listare fişă de gestiune
Contabil
Fişa de gestiune pentru
întocmire proces-verbal de
predare-primire în
subgestiuni
Îndosariere în dosar
subgestiuni
Administrator
NIR + Factură/Referat/
comandă îndosariat în
dosar ___
Operare în evidenţa
sintetică a subgestiunilor
Contabil
PROCEDURĂ OPERATIONALA
Ediţia I
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
FINANCIAR CONTABILE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Ctb. 11
220
ANEXA 8
APROBAT,
DIRECTOR
CIRCUIT BON CONSUM Prof. Antip Crina Ramona
Documentele care stau la baza întocmirii BC-ului :
- Normative de consum vizate de conducătorul unităţii conform Bugetului de venituri şi cheltuieli aprobat pentru anul curent
Comp. Administrativ Comp. Contabilitate Comp. Administrativ
SEMNĂTURI
Administrator Financiar_________________
Administrator____________
Întocmit,
Administrator Financiar,
Ec. Grădinariu Sebastian
Emitere BC
Administrator
_______________________
Operare BC în Programul
Gestiunea Materialelor
Administrator Financiar
_________________________
Operarea consumuri/ ieşiri
materiale în fişa de magazie
Administrator
_____________