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CÓMO ORGANIZARUN WORKSHOP
exitoso
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INTRODUCCIÓN
CÓMO ORGANIZAR UN WORKSHOP EXITOSO
La creatividad es un poderoso motivador para los individuos y los equipos. Y no es algo nato o artístico sino que con la ayuda de técnicas específicas, puede ser enseñada, entrenada y mejorada. Un “workshop” ¹ es un formato popular para las reuniones creativas que suscitan la motivación y el impulso de los participantes.
¹ Workshop: Talleres educacionales intensivos de corta duración.
Las actividades del workshop puede integrarse como una actividad complementaria dentro de un evento empresarial, ya sea un congreso, la presentación de un producto o cualquier otro tipo de celebración corporativa.
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La educación continua y la capacitación del equipo a través de programas de desarrollo profesional muestran el apoyo de la compañía por ver a los empleados crecer profesionalmente y convertirse en un miembro aún más valorado del equipo.
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POR QUÉ LOS EMPLEADOSDEBERÍAN ASISTIR A LOS WORKSHOPS
Cuando los empleados son capaces de participar regularmente en la formación profesional, están siendo preparados para escalar posiciones dentro de la empresa en caso de que se presenten oportunidades de crecimiento profesional.
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La alta competitividad y desafíos que hoy enfrentamos, deben ser resueltos por un grupo de personas, altamente capacitadas y enfocadas a un objetivo en común: el desarrollo. Un individual no puede, aunque tenga la capacidad de resolver todos los inconvenientes.
Un workshop bien ejecutado es superior a una reunión tradicional de varias maneras. Éste cambia el enfoque del facilitador hacia el grupo, siendo un proceso democrático donde todos contribuyen para lograr un gran resultado. Los participantes están más motivados y activos, y si lo hacen bien, incluso gestionarán mejor el tiempo que en una reunión. ¡Y los participantes se divierten!
Otra buena razón para reunirse en grupo es la planificación operativa, en la que el grupo necesita presentar nuevas ideas y, colectivamente, tomar decisiones sobre las mismas basándose en el consenso y la viabilidad.
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¿POR QUÉ UN WORKSHOP?
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En general, a los empleados no les gusta ir a capacitación, ya que es una interrupción en su rutina diaria. Para la mayoría, hay un cierto nivel de comodidad en una rutina que desarrollan en el desempeño de sus funciones regulares.
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¿POR QUÉ LOS EMPLEADOSLE HUYEN A LA CAPACITACIÓN?
Los empleados, por lo tanto, se resisten a tener que detener su trabajo para ir a una sesión de formación obligatoria. La palabra “obligatorio” lo hace aún menos atractivo porque significa que los empleados no tienen control sobre si quieren asistir o no.
Los temas obligatorios de la capacitación son generalmente aquellos que los empleadores requieren que los subordinados tomen.
Por lo tanto, es importante informarles con anticipación la importancia de estos temas en la vida profesional de cada uno. De esta manera encontrarán motivacion para asistir.
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Una empresa exitosa es aquella que innova y se adapta contantemente a las condiciones del mercado, algo que se solo se puede lograr a través de la capacitación constante.
Un workshop consigue innovación al juntar miembros con diferentes conocimientos, al cambiar los roles de cada día, pero lo más importante es que los equipos consiguen nuevas ideas y soluciones juntos.
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BENEFICIOS DE ASISTIR AUN WORKSHOP
UN WORKSHOP OFRECE LOS SIGUIENTES BENEFICIOS:
CONSEGUIR LAS HERRAMIENTAS PARA HACER MEJOR SU TRABAJOLos empleados que tienen la oportunidad de asistir a las sesiones de formación tendrán una mejor disposición para realizar su trabajo. Los gerentes reconocen el valor de los empleados que hacen su trabajo de manera más eficaz y eficiente.
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CERTIFICACIONESLos empleados que asisten a sesiones de capacitación casi siempre reciben algún tipo de certificado de asistencia o participación. Los gerentes deben documentar la capacitación colocando una copia del reconocimiento en el archivo de personal.
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MEJORA EL CURRÍCULUMLos empleados suelen optar por incluir detalles sobre su currículum vitae sobre los cursos de capacitación que han tomado en el lugar de trabajo. Áreas como el servicio al cliente, trato con personas difíciles y acoso laboral son temas de capacitación que pueden agregar a la profundidad de la formación y la educación de un individuo.
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PREPARACIÓN PARA ASCENSOLos empleados que tienen la oportunidad de participar en un workshop pueden tener mayores oportunidades de promoción dentro de la organización. Los empleados que toman clases en habilidades de supervisión o en áreas de trato con personas difíciles, por ejemplo, se están preparando para futuras oportunidades de liderazgo.
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Los empleados que asisten a workshops reciben capacitación sobre temas variados. Dependiendo del tipo de trabajo que desempeñen, siempre hay una necesidad de estar al día sobre los cambios en las áreas de especialización.
Algunas certifcaciones profesionales requieren un trabajo de re-certificación que se obtiene a través de la capacitación continua a la que asisten los empleados. Además de las áreas de especialización, existen problemas comunes en el lugar de trabajo que hacen que los empleadores envíen regularmente a subordinados a ciertos seminarios y / o talleres de capacitación.
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TEMAS COMUNES DE CAPACITACIÓNPARA LOS EMPLEADOS
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LOS TEMAS COMUNES DECAPACITACIÓN SON:
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ACOSO EN EL TRABAJO:Los empleadores deben capacitar a los trabajadores y supervisores para prevenir el acoso y las prácticas discriminatorias que se produzcan.Por lo tanto, incumbe a los patrones ofrecer formación anual a los empleados sobre cómo mantener esas prácticas fuera del lugar de trabajo.
SERVICIO AL CLIENTE:El servicio al cliente siempre tiene un lugar importante en el lugar de trabajo. Dado que los empleados están interactuando con los clientes internos y externos, es importante entender cómo proporcionar un excelente servicio a todos ellos.
TRATO CON PERSONAS DIFÍCILES:Al estar en una situación difícil con un cliente o un choque con un compañero de trabajo, los empleados serán capaces de afrontar mejor las diferencias en el lugar de trabajo cuando han pasado algún tiempo formándose en cuanto al tema.
COMUNICACIÓN:Los empleados pasan gran parte de su día con los compañeros de trabajo con el fin de lograr las metas y objetivos de la organización. Saber cómo comunicarse eficazmente y apropiadamente entre sí, tanto verbalmente como por escrito, es fundamental para tener un lugar de trabajo productivo. Una atmósfera de trabajo agradable sólo es posible cuando los empleados se comunican e interactúan entre sí con respeto y profesionalismo.
DIVERSIDAD:El aprecio por la diversidad dentro del equipo de trabajo y con los clientes es importante. Los empleadores reconocen la importancia de entender la diversidad, y tendrán empleados que participen en un programa de capacitación sobre este tema.
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Muchas partes tienen que unirse para que un taller tenga éxito:
¿QUÉ HACE QUE UNWORKSHOP SEA EXITOSO?
CONCEPTOS BÁSICOS PRÁCTICOS:Ubicación correcta, tiempo y longitud.
CREATIVIDAD:La capacidad del facilitador para hacer fluir la creatividad de los participantes, para que generen tantas ideas como sea posible durante el workshop.
DINÁMICA DE GRUPO:La capacidad del instructor para manejar el grupo, por ejemplo, los participantes más silenciosos tienen voz y ningún participante “toma el relevo” y domina la discusión a expensas de otros.
HABILIDADES:Interés de los participantes en el tema y experiencia en áreas relevantes.
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Rompen el hielo para que los participantes tomen una mentalidad de colaboración y establezcan más rápidamente un grupo energético.
Resuelven los conflictos y otros problemas que puedan surgir en cualquier grupo.
Se aseguran de que ningún participante individual o el grupo asuma el control y alientan a los participantes más silenciosos a involucrarse.
Se aseguran de que cada participante tenga su palabra y muestren el mismo respeto por todas las opiniones presentadas.
LOS FACILITADORES DE TALLERES EFICACES:
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LA GENTE DEBE TENERCONFIANZA PARA SER CREATIVA
Los instructores experimentados hacen un esfuerzo consciente para ayudar a los participantes a sentirse seguros, y establecer el tono que maximiza la motivación y la creatividad en el grupo.
Cuando los participantes se sienten cómodos, pueden dejar al lado sus miedos y concentrarse en sus habilidades creativas.
Con estos principios, pueden comenzar a cuestionar suposiciones, abrir sus mentes a nuevas perspectivas sobre problemas y aprender nuevas técnicas para aprovechar la creatividad ilimitada del cerebro humano.
Para ser creativos, los participantes tienen que sentirse cómodos tanto con ellos mismos como con el grupo. Necesitan saber que sus ideas serán aceptadas en el grupo, y que las opiniones de todos cuentan por igual. Necesitan sentirse bienvenidos en el grupo y cómodos con el facilitador.
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Para establecer el compromiso y el interés en el grupo, el instructor del workshop necesita ejercicios con un elemento innovador, lo que se conoce como “impulsor de la creatividad”.
Cada ejercicio requiere un grado diferente de preparación de antemano:La forma más sencilla de mejorar la creatividad es simplemente abrir una ventana para dejar entrar aire fresco - literalmente - mientras que los ejercicios más complejos incluyen guiones, construcción y juegos de rol que ayudan a los participantes a resolver un problema. Desde una nueva perspectiva (o muchas nuevas perspectivas).
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PRACTICANDO LA CREATIVIDAD
13CÓMO ORGANIZAR UN WORKSHOP EXITOSO
El éxito de un evento depende de infinidad de factores, pero uno de los más importante es el lugar donde se celebre.
Realizar un workshop en un hotel es más práctico porque cuenta con todo lo necesario para acoger celebraciones de todo tipo, tanto pequeñas conferencias como grandes convenciones de empresa, todo con la mejor organización y en un entorno único.
Por ejemplo, algunos hoteles cuentan con salas modulables y equipadas con la última tecnología, con una capacidad que oscila entre las 9 y las 700 personas, además de equipo humano altamente calificado y con experiencia en la organización de eventos, lo que permitirá que el workshop se convierta en algo memorable tanto para usted como para el resto de los asistentes.
Hay muchos hoteles, por no decir la mayoría, que están preparados para acoger eventos de empresa. Así que, dentro de la gran oferta disponible, no nos deberá costar encontrar el que mejor se adapte a las necesidades y particularidades del evento a celebrar.
VENTAJAS DE REALIZAR UNWORKSHOP EN UN HOTEL
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Estos espacios suelen estar equipados con el material y la tecnología necesarios así que ya no tendremos que preocuparnos en preparar y dotar el espacio con todo lo necesario.
Otra ventaja de celebrar un evento en un hotel es la posibilidad de alojamiento. Este punto es muy importante si, entre los asistentes al evento, hay personas que viven fuera de la ciudad o del país y si, además, el evento dura más de una jornada como puede ser el caso de convenciones o ferias. Y, se alojen o no en el hotel, los asistentes al evento pueden combinar trabajo y placer en un mismo lugar. Al terminar la jornada, pueden relajarse en el spa o tomando una copa en el mismo hotel.
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Los hoteles disponen de muchos servicios incluidos en el pack para eventos. Disponen de espacios adaptables en función del tipo de evento: una sala para reuniones, un espacio multifuncional para presentaciones de productos.
15CÓMO ORGANIZAR UN WORKSHOP EXITOSO
Cada vez son más los hoteles que ofrecen servicios enfocados especialmente para el cliente de empresa. Al momento de decidirnos por un hotel en concreto debemos tener en cuenta algunos factores para que durante el evento todo salga como se tiene planificado. Las instalaciones en las que se va a celebrar al evento deben adecuarse a cada una de las necesidades, teniendo especialmente en cuenta que la capacidad del espacio se corresponda con el número de asistentes previsto y que el espacio sea el adecuado para el evento a celebrar: una sala de reuniones, sala de conferencias o una terraza.
También es muy importante la ubicación del hotel y sobretodo que esté bien comunicado para facilitar la llegada y el transporte de los invitados. Fundamental que tenga estacionamiento propio o, en el caso contrario, que disponga de un aparcamiento muy cerca de su ubicación para los que vengan con transporte privado.
Hay muchos otros servicios que la mayoría de hoteles para eventos ofrecen que pueden ser el punto determinante a la hora de elegir uno u otro. La decoración, el mobiliario y el equipamiento del espacio en el que se realizará el evento o el servicios de banquetes, camareros y azafatas son factores que también se deben tener en cuenta cuando se busca un hotel para un evento.
Seguramente, la elección final dependerá de una combinación, lo más equilibrada posible, de muchos de estos factores para que todo se ajuste a los gustos y necesidades de cada caso.
También debe tener la opción de llegar con transporte público y debe estar bien comunicado con las principales estaciones de autobuses o aeropuertos.
Otro factor importante es que el hotel disponga de un espacio para la recepción de los invitados y con el personal adecuado para realizar la bienvenida y dirigir a los asistentes hacia el lugar del evento.
Si el hotel cuenta con personal formado para organización y la celebración de eventos de empresa todo será mucho más fácil.
CÓMO ELEGIR
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CONCLUSIÓN
En la situación correcta, los workshops pueden ser mucho más eficaces que las reuniones tradicionales. Un facilitador eficaz cambia el enfoque de los participantes de él a los otros participantes, ayudándolos a sentirse más cómodos e integrados como un grupo.
La responsabilidad del facilitador es crear este sentido de confianza en otros miembros del equipo, de modo que la participación y el compromiso entre sí crece. Los facilitadores pueden aumentar la capacidad de resolución de problemas del grupo a través de ejercicios creativos que son sencillos de implementar y producir resultados rápidamente.
Asimismo, los patrones sabios reconocen el valor de ofrecer regularmente oportunidades de entrenamiento a los empleados. Invertir en su formación y educación es una inversión en su éxito. Al darles las herramientas para hacer frente a los problemas del lugar de trabajo y realizar el trabajo de una manera eficaz y eficiente, los empleadores están mostrando su fe y apoyo a sus empleados.
Los empleados que tienen la suerte de trabajar para un empleador que valora la formación deben participar de una manera positiva que les permita tener éxito y prepararse para futuras oportunidades de ascenso.
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