Rafa

Garc

ía.

Pro

ductivid

ad y

ento

rnos c

ola

bora

tivos p

ara

Tra

baja

dore

s d

el C

onocim

iento

ww

w.v

alo

r20.c

om

1

07/04/2015

07/04/2015

A mediados del siglo XX, Peter Peter F. Drucker predijo que

optimizados los procesos de productividad industrial, el siglo venidero

estaría liderado por los países e industrias que atendieran a la productividad del TRABAJADOR DEL CONOCIMIENTO.

Consultoras TIC, despachos de abogados, estudios de ingeniería, asesores fiscales, auditores, gestores públicos, empresarios,… utilizan

como materia prima el conocimiento. Sus integrantes están expuestos a una nueva realidad en la que los retos y la complejidad

son de una magnitud totalmente nueva.

Podemos llamarlo Entorno 2.0. Otros antes lo han llamado la Era del

Conocimiento, la Tercera Revolución Industrial (Jeremy Rifkin) o la Tercera Ola (Alfin Toffler).

Stephen Covey, en su famoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, nos dice…

“Ya no basta con trabajar duramente. Con la vertiginosa velocidad de los cambios tecnológicos y la creciente competencia impulsadas por la

globalización de los mercados y de la tecnología, tenemos que

educarnos y reeducarnos constantemente y reinventarnos a nosotros mismos. Tenemos que desarrollar nuestra mente, agudizar e invertir

continuamente en el desarrollo de nuestras capacidades para evitar perder el tren.”

Francesc Domínguez, autor del libro De despacho competente a despacho competitivo: cuéntame cómo conseguirlo nos advierte

en 2014…

Con independencia de su tamaño (unipersonal, microdespacho,

pequeño, mediano o grande) El despacho competente lo componen profesionales que conocen bien la disciplina económica (la técnica). El

despacho competitivo evita una vida profesional basada en apagar fuegos; es estratégico y organizado.

Este documento desvela algunas claves con la capacidad de revolucionar tu organización personal. Confío en que, para alguno de

sus lectores suponga la entrada una pequeña revolución en su forma

de trabajar y organizarse.

07/04/2015

Es sólo un apoyo a algunas de las charlas y trabajos que imparto personalmente. Por sí solo tiene, seguramente, poco valor. Es una

minúscula gota de información en medio del océano informativo que nos rodea.

Pero sí recopila un abanico de referencias que pueden resultar útiles. Y las aplica a tres casos prácticos concretos que reflejan situaciones

con las que muchos economistas seguramente se sentirán identificados.

Primero expone esos tres casos prácticos. En las jornadas, los asistentes debaten sobre ellos y deciden qué características los

definen mejor. Y de esa forma identificamos qué herramientas y

métodos ayudarán mejor a cada uno de sus protagonistas.

La herramienta que utilizo es una sencilla hoja Excel que acompaña a

este documento. Descárgatela también para sacar más rendimiento a tu ejercicio.

Después se recopilan una serie de referencias que dan las pistas para explorar por tu cuenta. Como una más de las cosas que suceden en

eso que yo llamo Entorno 2.0, toda la información está a tu alcance. “Sólo” necesitas tiempo y criterio para ir asumiéndola, filtrándola y

aplicándola a tu día a día.

Como alternativa, también puedes llamarme y pedirme ayuda.

Porque yo ya he recorrido ese camino y continúo ejercitándolo. Sé lo que funciona y lo que no funciona, sé aplicarlo a cada caso concreto y

además lo hago de una forma asequible y muy cuidadosa con la marcha de tu negocio, de tu día a día. Muchas veces, personas y

organizaciones que entienden la importancia de estas cosas no dan el

paso no ya por una cuestión económica, sino por temor a que resulte muy disruptivo en su ya ajetreado devenir. Luego descubren que,

precisamente, cuidar ese aspecto es importante para vencer la resistencia al cambio. Y yo lo cuido mucho.

07/04/2015

07/04/2015

Juan y Sonia se conocieron en la Universidad. Después de terminar Administración y Dirección de Empresas se encontraron de bruces con la

realidad económica de un país que no iba a darles oportunidad de desarrollarse profesionalmente. Juan intentó un estancia en el Reino Unido

que finalmente no sirvió para mucho más que afianzar su conocimento del inglés y trabajar muchas horas detrás de la barra de un bar. Sin embargo Juan tenía proyectos e ideas.

Mientras Juan servía pizzas en la City, Sonia reforzó su formación haciendo un master executive. Con un gran esfuerzo económico de sus padres y

algún trabajo esporádico dando clases particulares, había conseguido su objetivo. Ahora estaba más formada… pero con opciones no muy diferentes a las que tenía antes.

Unos días después de regresar de su aventura inglesa, Juan quiere quedar con Sonia. Tiene una idea. Confía en ella por su formación, iniciativa y

capacidad de trabajo. Juntos pueden sacar la aventura adelante.

Tras el fiasco de las preferentes, muchos pequeños ahorradores sin formación financiera quieren obtener rendimiento de sus modestos

capitales. Pero no saben cómo y han dejado de fiarse de las entidades bancarias. Buscan el equivalente al asesor de la banca privada. Pero a

microescala. Y ahí aparecen Juan y Sonia. Juntos diseñan un servicio de asesoramiento a particulares. Muy orientado a personas mayores y con un

mensaje en el que persiguen, por encima de todo, trasladar confianza y cercanía. Con cada nuevo cliente se inicia un protocolo que empieza por una reunión personalizada en la que se lleva a cabo una primera toma de

contacto. Juan y Sonia conocen a las personas mayores porque ambos gozan de la mayoría de sus abuelos en vida y conviven con ellos

habitualmente. Creen saber tratarles. Así que comienzan por hacer las cosas despacio. Poco a poco van ganándose la confianza a nivel personal y consiguen establecer la comunicación a través de Internet. Con una web

específicamente pensada con criterios de accesibilidad y debidamente posicionada y promocionada en circuitos y recursos para personas mayores.

Tras varios meses de larvado trabajo, las cosas empiezan a funcionar. El boca a boca consigue que los clientes de la nueva asesoría vayan difundiendo su satisfacción con el servicio realizado.

Como consecuencia, cada vez son más las personas interesadas en contactar con ellos. A pesar de su promoción del canal Internet, el cliente

tipo demanda el contacto personal. Como, además, tiene mucho tiempo disponible, es frecuente que se pase por la pequeña oficina de los emprendedores sin previo aviso.

07/04/2015

El trabajo de Juan y Sonia implica una permanente atención a diferentes

indicadores: fondos de inversión, cotización del mercado de futuros, prensa económica, subastas del Tesoro,… Sus intervenciones con el dinero de sus

clientes han de llevarse a cabo en momentos muy concretos. Una decisión tomada a destiempo puede implicar rentabilidades menores. O pérdidas.

Y, por supuesto, ha de compaginarse con la propia gestión del negocio

(fiscal, contable,…) que, de momento, han decidido llevar por sí mismos. Con el objetivo de entender de primera mano los mecanismos de la

empresa antes de delegarlos a un tercero. Estar al tanto de los aspectos legales, fiscales y societarios de la empresa implica también tiempo y gestiones.

Además son conscientes de la importancia de conocer y relacionarse bien con su target de mercado. Así que están suscritos a varias publicaciones

online y offline dirigidas a personas mayores.

La web es –o pretenden que sea-, su principal vehículo de expansión. Por lo que también es un terreno que han decidido acometer por sí mismos

formándose en Wordpress y en todo un abanico de tecnologías relacionadas como el posicionamiento en Internet, la publicación exitosa de contenidos o

el marketing de afiliación.

Juan y Sonia se encuentran cada día más limitados por las interminables interrupciones de sus clientes. No sólo aparecen por la oficina sin previo

aviso, sino que sus conversaciones se extienden sin aparente fin y acostumbran a traer todo tipo de documentos que ya han aprendido que

deben recoger como parte del proceso de confianza. Su pequeño despacho se llena de papeles. Sus jornadas empiezan a prolongarse más y más en horarios no lectivos.

Cada uno recibe del orden de 40 correos diarios. No es mucho. Sus clientes prefieren el teléfono para comunicar avisos o plantearles preguntas. Su

aparato no para. Y cuando no son capaces de contestar, su buzón de voz se ha convertido en una bolsa permanente de tareas pendientes.

La situación está ahogando la proyección del negocio. Ya no se trata del

nivel de saturación de sus socios, que llevan meses dedicados en exclusividad al proyecto, con jornadas semanales sostenidas de entre 50 y

60 horas. Sopesan contratar a alguien que les eche una mano. Pero temen lo que eso implicará a nivel de organización, coordinación y proceso de bienvenida. ¿Serán capaces de compaginar el ritmo y la calidad de servicio

con la incorporación de una persona a la que formar y dotar de equipamiento y herramientas?

Además, Juan y Sonia apenas encuentran tiempo para reunirse y pensar en el futuro. Si el mercado de los preferentistas se tranquiliza y la banca

empieza a recuperar credibilidad, ¿seguirán siendo demandados por sus clientes o preferirán regresar a los circuitos más tradicionales? Si el volumen de fondos gestionados aumenta, ¿no deberían establecer

elementos de control de cara a la cobertura de riesgos que asumen en sus operaciones? ¿Piensan limitar su mercado a Galicia o podrían plantearse

expandirse por otras zonas de España?

07/04/2015

Susana es la Directora Xeral de Asuntos de Mucha Índole de la

Consellería de Cosas Importantes. Es licenciada en Económicas y tiene mucha experiencia en contabilidad pública. Es miembro

destacado del Registro de Economistas Auditores (REA).

Su departamento maneja un importante presupuesto y su principal

cometido es fiscalizarlo en colaboración con Intervención y Tesorería. Sus competencias son también muy amplias y diversas como fruto de

la reunificación de Consellerías llevada a cabo. De esta forma se une una importante responsabilidad a la dificultad objetiva de entender de

tres áreas competenciales que no tienen nada que ver entre sí. Ella es experta en sólo una de las tres.

La incorporación de dos áreas tradicionalmente dependientes de otras Consellerías tiene implicaciones no sólo funcionales sino organizativas

y hasta personales. Entre otras cosas ha implicado una reubicación de espacios y la mudanza de algunos funcionarios que antes estaban en

otras dependencias diseminadas por Santiago y ahora han recabado

en las instalaciones de San Caetano.

Susana presume de ser una persona organizada y muy ordenada.

Aunque olvidadiza, por lo que acostumbra a apuntarlo todo en una libreta que siempre lleva consigo. Pero sus intenciones se están

viendo sometidas a tensión. Su política de despacho abierto invita a que muchos colaboradores pasen por allí y le dejen diferentes

asuntos en su mesa. En cuanto se despista, la mesa está impracticable y cubierta de papeles, carpetas, post its…

Y si está presente en el despacho, las interrupciones son continuas dejándole escaso margen para el estudio y la redacción de sus

propuestas, informes y documentos.

Aparte de sus despachos semanales con el Conselleiro, por su cargo

se ve obligada a una comparecencia frecuente con los medios de comunicación. Además, su pertenencia a diferentes convenios y

acuerdos con otras Consellerías y estamentos le reclaman un registro

puntual y completo de los logros y evolución de trabajos y proyectos bajo su mando. Esto le origina a Susana mucha tensión.

Principalmente en lo tocante a las dos áreas en las que se siente menos preparada.

07/04/2015

Susana es una trabajadora incansable. Sin obligaciones familiares, su

objetivo vital está en estos momentos centrado en el trabajo. La dinámica se retroalimenta: cuanto más trabaja menos tiempo dedica

a otras facetas de su vida y cuanto más va relegando éstas a un segundo término, más atención y energías le roba el trabajo.

Con el fin de completar su formación adquiere regularmente libros y publicaciones técnicas del sector. Libros y documentos que se van

amontonando en su despacho y en su iPad. Uno detrás de otro. Sin

encontrar forma de leer nada que le demande más allá de unos minutos.

Su bandeja de correo electrónico es la entrada de todo tipo de solicitudes, peticiones, denuncias, encargos, invitaciones a jornadas,

quejas y sugerencias de sus colaboradores, mensajes relacionados con los proyectos y convenios en marcha,… En total recibe una media

de 150 correos al día.

Susana es muy madrugadora. Ha descubierto que todo el tiempo que

dedica a trabajar antes de las 8:00 es un tiempo libre de interrupciones. Últimamente está entrando en su despacho a las 6:30

de la mañana. Y habitualmente no sale hasta más allá de las 7 de la tarde. Nada más empezar consulta compulsivamente el correo y

comienza su jornada subida en la ola de la atención a lo inmediato. Aunque tiene localizados los encargos más complejos y con plazo

programado, rara es la vez que llega a ellos con margen de tiempo y

desahogo.

Una de las cosas que más le preocupan a Susana es la falta de

coordinación con sus inmediatos colaboradores en lo relativo a la gestión documental. Todos los informes, presupuestos, acuerdos

marco, justificación de subvenciones, seguimiento de proveedores,… se manejan de manera individualizada. Cada cual los guarda donde y

como le parece. Y el correo electrónico es la vía habitual de intercambio y actualización de toda esta documentación. Ha intentado

establecer unos criterios mínimos que funcionaron bien durante algunas semanas. Pero ahora comprueba, desesperada, que vuelve a

imperar un cierto desorden. ¿Seguro que ésta es la última versión del documento de conclusiones que preparamos para la negociación con

los empresarios del sector?

07/04/2015

Alberto acostumbra a decir que su trabajo se parece al de un panadero. Los

dos madrugan mucho y los dos trabajan con barras. Uno barras de pan y otro barras de tendencias, resultados, balances, previsiones de ventas…

Como analista de inversiones convierte la información existente sobre un

mercado, una compañía o un activo concreto en conocimiento para asesorar a sus clientes acerca de dónde invertir, cuándo y con quién. En un mundo

globalizado, la información es como los aviones: siempre hay alguno en el aire. Y la rapidez a la hora de tomar una decisión puede suponer mucho dinero. Muchas ganancias o… muchas pérdidas. Hay que ser el primero en

enterarse y reaccionar a tiempo.

Sí. Alberto gana mucho dinero. A costa de soportar mucha tensión. Hace

poco ofreció una charla en la facultad de Económicas de la Universidad de A Coruña para explicar a sus estudiantes en qué consistía su trabajo. Les explicaba qué características importantes debe tener un analista de

inversiones:

“…aparte de lo que estáis aprendido aquí, debéis preocuparos por tener un

buen conocimiento informático. La tecnología es nuestra principal herramienta de trabajo y cuanto más familiarizados estéis con ella, mejor. El inglés es imprescindible. La mayoría de la información que analizamos

está en inglés y son frecuentes las reuniones y contactos en este idioma. Estudiad inglés. Pero todo esto seguro que ya lo sabíais y además es fácil

de encontrar. Ahora os voy a contar qué es lo más difícil de aprender en esta profesión: la resiliencia, la capacidad de soportar altas presiones.”

En ese momento el auditorio pareció concentrarse aún más en su exposición.

“Veréis. Cualquier noticia, cualquier rumor financiero, cualquier dato

extraño se traduce en una avalancha de llamadas de teléfono de inversores que está preocupados por cómo avanzan sus valores. Mientras hablas con

ellos no puedes quitar ojo de las pantallas. Estás analizando la situación en tiempo real. Una buena decisión es lo que todo el mundo espera… lo normal. Un mal paso te pone en la picota y te obliga a dar todo tipo de

explicaciones. El necesario control de los nervios se consigue de dos maneras: con práctica y con habilidades.

La práctica sólo se adquiere practicando. Obvio. Y sólo está a tu alcance cuando empiezas a trabajar.

07/04/2015

Pero las habilidades… se pueden aprender y ejercitar desde antes. Tenéis

que aprender a negociar, a comunicar eficientemente, a desplegar redes de contactos, a organizar vuestro día a día,…”.

En su interior Alberto sabe que esas cosas se pueden aprender, pero tardan en aprehenderse. Su organización cotidiana, por ejemplo, es muy

mejorable. Después el tiempo de primerísima hora de la mañana dedicado a ponerse al día, ver indicadores y repasar la prensa económica, comienza a

sonar el teléfono y las reuniones. Reuniones con clientes, con su red de contactos profesionales (abogados, asesores fiscales, colegas,…), con su equipo. Fácilmente una jornada entera puede transcurrir de reunión en

reunión. Reuniones a menudo largas, sin orden del día,… simple contacto. Alberto siempre lleva consigo su agenda. Un modelo Moleskine de exquisita

presentación exterior pero que siempre acaba garabateado y lleno de tachones.

Y mientras tanto, el correo electrónico se acumula esperando que a última

hora pueda conseguir un rato para atenderlo. Justo antes de poder trabajar sobre sus modelos. ¡Ufff! Sus modelos…

Últimamente está sufriendo en sus carnes el llamado Excel hell. En su anterior empleo contaba con herramientas tecnológicas muy avanzadas. Empezaban a trabajar con Big Data y manejaban conceptos como Data

Warehouse, OLAP o cubos. Esta entidad es más tradicional y centra su foco en la atención personalizada. Así que… el grueso de su análisis se apoya en

Excel. Algunos archivos tienen más de 20 pestañas y llegan a pesar hasta 50 MB. Es muy tedioso trabajar con ellos. Y gran parte de ese trabajo se va en buscar errores en la carga de datos, en las fórmulas o en los vlookups…

Además no acaba de conseguir que su equipo de tres colaboradores trabaje de forma homogénea. Cada cual utiliza su ordenador personal, la

información apenas se comparte y no existen criterios comunes de análisis técnico.

Alberto acaba su jornada con la sensación positiva del deber cumplido. Pero

exhausto. Y con nula capacidad de pensar en algo que no sea el día a día; con muy poca disponibilidad sobre su tiempo, que parece completamente

gobernado por factores externos. Siempre de urgencia en urgencia. Por ejemplo, tiene una certificación EFA (European Financial Advisor), pero quiere optar a la más valorada CFA (Chartered Financial Analyst). ¿Cómo va

a sacar tiempo para enfrentarse a una prueba tan compleja?

¿Y su vida privada? Alberto va a casarse este año y es consciente de que

sus jornadas maratonianas deberán empezar a dejar huecos para atender a su mujer, su nueva casa, su ocio, ¡su salud!

07/04/2015

Libros:

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (Stephen R. Covey). 1989

El 8º hábito. De la efectividad a la grandeza (Stephen R.

Covey). 2004

Ver..

http://www.valor20.com/stephen-covey/

Otros:

Los 7 hábitos (resumen extenso del libro):

http://www.rivassanti.net/7-habitos-gente-altamente-efectiva-curso-online/2/Como-

redactar-y-usar-un-enunciado-de-la-mision-personal.php

El 8º hábito. Resumen del libro:

http://www.diverrisa.es/uploads/documentos/LIDERAZGO-EMOCIONAL/ElOctavoHabito.pdf

En el libro se mencionan algunos vídeos y contenidos extra.

Están en www.stephencovey.com, en Resources Book

Tools.

07/04/2015

Ver:

http://www.valor20.com/portfolio-item/capsula-cuadro-de-perspectiva-personal-cpp/

07/04/2015

(Video auto explicativo):

http://www.youtube.com/watch?feature=player_detailpage&v=9KH084K8cfs

La semana laboral de 4 horas (Timothy Ferriss). 2007

Sitio web:

http://fourhourworkweek.com/

07/04/2015

Feedly

http://www.feedly.com

InoReader

http://www.inoreader.com

07/04/2015

Vídeo de Stephen Covey (3er hábito: First things First) sobre la planificación del tiempo:

https://www.youtube.com/watch?v=k5BOjV32_dY

Ver:

http://www.valor20.com/planificador-semanal/

07/04/2015

Libros

Organízate con eficacia (David Allen). Máxima productividad sin estrés. (Getting Things Done: The Art of Stress-Free

Productivity) Edición Empresa Activa. 2001

Sé más eficaz: 52 claves para mejorar tu productividad en la

vida y en el trabajo (David Allen). 2003

Haz que funcione: una hoja de ruta hacia el éxito a través de

la eficacia y la organización personal (David Allen). 2008

También…

http://www.valor20.com/gtd/

Libros

Personal Kanban | Mapping work, navigating life, de Jim

Benson y Tonniane DeMaria. 2011

Ver:

http://www.valor20.com/personal-kanban/

07/04/2015

Ver…

http://www.valor20.com/portfolio-item/plan-de-activacion-del-conocimiento-organizativo-paco/

07/04/2015

Ver:

http://www.valor20.com/entornos-colaborativos/

Ver:

http://www.valor20.com/definir-que-son-dropbox-o-drive-no-es-facil/