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CLASDA – Gestione dei Progetti
Gestione dei Progetti
1. Introduzionea. Evoluzione dell’organizzazione aziendale
b. L’area del “Fare” in azienda: le Operations
c. Il progetto: definizioni e caratteristiche
d. Il Project Management
e. Condizioni
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
“…I progetti intendono produrre determinati risultati entro un dato istante di tempo ed un dato budget. Essi tagliano le linee (funzionali) dell’organizzazione. Sono compiti unici e mai completamente uguali a progetti precedenti…Un progetto può essere visto come l’intero processo di creazione di un nuovo prodotto, una nuova industria o altri risultati specifici. Il risultato da ottenere, spesso, riceve molta più attenzione del processo con il quale è ottenuto. Di fatto entrambi, prodotto e processo, devono essere oggetto di una gestione efficace… ”
da R.D. Archibald, “Managing High-Technology Programs and Projects”, New York,Wiley, 1976.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Qualsiasi iniziativa non di routine
• Finalizzata al raggiungimento di precisi risultati operativi
• Con determinati limiti:– Di tempo
– Di costo
– Di qualità
• Che coinvolge più unità o ruoli organizzativi di funzioni diverse aggregate temporaneamente in un team interfunzionale
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Processo
Indice perf. 1
Indice perf. 2
Indice perf. 3KPI
INPUT OUTPUT
OBIETTIVI/CLIENTE
OWNER
Insieme organizzato di attività e decisioni, finalizzato alla creazione di un output effettivamente domandato da un cliente al quale attribuisce un valore ben definito
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Progetto come processo a impulso
Progetto
Unicità dell’outputObiettivi esplicitiTempo definitoInterdipendenze parallele
Processo a impulso
Processo
Ripetitivo standardizzatoObiettivi implicitiPermanenzaInterdipendenze sequenziali
Processo a flusso
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Progetti e processiProcesso a impulso
Processo a flusso
Cliente interno
Cliente esterno
RicercaInnovazione organizzativaInnovazione gestionale
Iniziative di marketingSviluppo prodotto
Produzione internaManutenzionePianificazioneAmministrazione e controllo
VenditaAssistenza cliente
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Progetti e processi
Filosofia di controllo
Attenzione su
Standardizzaz. report
Periodicità
Informazioni
Feed-fwd (previsioni)
Efficacia (le coe succedono)
Bassa
Basata sugli eventi
Tempestività
Feed-back (report)
Efficienza impiego risorse
Alta
Ad intervalli definiti
Accuratezza
Processi a impulso Processi a flusso
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Processi e progetti
Indice perf. 1
Indice perf. 2
Indice perf. 3KPI
INPUT OUTPUT
OBIETTIVI
OWNER
PROCESSOPROCESSO
PROGETTOPROGETTO
OBIETTIVIRISORSE
PIANOTEMPI
MIGLIORAMENTO EFFICENZAMIGLIORAMENTO EFFICACIA
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Tipici progetti aziendali sono:– Introduzione di una nuova procedura organizzativa;
– Implementazione di un diverso sistema di raccolta e analisi dei costi;
– Realizzazione di un nuovo sito produttivo;
– Trasferimento della produzione da un sito ad un altro;
– Penetrazione di un nuovo mercato;
– Lancio di un nuovo prodotto;
– Riorganizzazione di una data area o settore o servizio;
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
Quindi un progetto:• Ha un obiettivo definito
• Ha un inizio e una fine
• Viene realizzato da una specifica organizzazione
• Ha un Project Manager responsabile del suo sviluppo
• E’ definito identificando il punto di partenza, le attività intermedie e il
punto di arrivo
• E’ un impegno unico per realizzare un obiettivo esplicito in un tempo
determinato
• E’ unico anche se possono esistere progetti simili
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
Progetto = obiettivo / tempo / modalità di raggiungimento
/ risorse / controllo / aggiustamento
Risorse:
Uomini
Strumenti e mezzi
Risorse economiche
Tempo
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
Le persone: la risorsa più preziosa
• Il progetto è un luogo in cui le persone lavorano insieme
• Lo spirito con il quale le persone operano insieme con
efficacia è la collaborazione
• Lo “Spirito del progetto”: prendere parte all’impresa, dare
aiuto, raggiungere insieme e con uguale dignità il risultato.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
Tipologie di progetto:
• Interni – esterni (commessa)
• Monodisciplinari – Pluridisciplinari
• Monoaziendali – Pluriaziendali
• Progetti prodotti – Progetti processi
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Tipologie di progetto
Cliente esterno
Cliente interno
Progetti su commessa
Progetti di servizi interni
Sviluppo nuovi prodotti
Innovazioni diffuse (org)
Richieste note a priori (cliente committente)
Richieste non note a priori (cliente target)
CLASDA – Gestione dei Progetti
1. Introduzionea. Evoluzione dell’organizzazione aziendale
b. L’area del “Fare” in azienda: le Operations
c. Il progetto: definizioni e caratteristiche
d. Il Project Management
e. Condizioni
Gestione dei Progetti
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Project Management
• Evoluzione storica
“Chi di voi volendo costruire una torre, non si siede prima a calcolarne la spesa, e se ha i mezzi per portarla a compimento? Per evitare che, se getta le fondamenta e non può finire il lavoro, tutti quelli che vedono comincino a deriderlo dicendo: costui ha iniziato a costruire ma non è stato capace di finire il lavoro. Oppure quale re, partendo in guerra con un altro re, non siede prima a esaminare se può affrontare con diecimila uomini chi gli viene incontro con ventimila? Se no, mentre l’altro è ancora lontano, gli manda un’ambasceria di pace.” (Lc 14, 28-32)
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Project Management
• Evoluzione storica
• Il problema della gestione dei progetti si sviluppa fin dall’antichità in diversi ambiti (militare, costruzioni, ingegneria, ecc…)
• Assume valore di disciplina informale di studio a cominciare dalla fine dell’800 (Gantt)
• Subisce un notevole impulso durante la Seconda Guerra Mondiale sull’onda dello sviluppo dell’industria militare americana (Es: progetto Liberty)
• Verso la metà degli anni ’50 si sviluppano le prime tecniche formalizzate (Pert/CPM) per la gestione di progetti militari e aerospaziali
• A partire dagli anni ’60 entra come sistema di gestione nelle aziende più evolute (DuPont, Remington Rand, ecc…)
• Negli anni ’80 si diffonde a diverse tipologie di aziende• Negli anni ’90 si afferma come metodologia largamente diffusa e definita
non solo in ambito aziendale
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Project Management
• E’ un approccio organizzativo/metodologico che considera un “Progetto” come un obiettivo aziendale da raggiungere nel rispetto di tempi, costi e qualità prefissati.
• E’ l’applicazione sistematica di conoscenza, capacità, strumenti e tecniche alle attività di progetto al fine di conciliare i bisogni e le aspettative aziendali”.
Questo richiede il bilanciamento tra:
– scopo, tempo, costo e qualità– bisogni diversi dei vari attori coinvolti– fabbisogni definiti e quelli non definiti (aspettative).
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Project Management
Elementi di base:
• Definire gli obiettivi (Goal Setting)
• Definire i criteri di valutazione dei risultati
• Pianificare le attività per raggiungere i risultati
• Definire le risorse necessarie
• Controllare periodicamente l’avanzamento delle attività,
correggendo gli eventuali scostamenti
• Valutare i risultati raggiunti
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
L’obiettivo del progetto:• Non è sempre facilmente definibile
• Non è sempre facilmente comunicabile
• Quanto meglio è definito e condiviso, tante maggiori sono le
probabilità di raggiungerlo (importanza della chiarezza di obiettivo –
goal setting)
• Una volta definito è difficilmente modificabile
• Accanto all’obiettivo primario esistono obiettivi secondari che
determinano altrettanti filoni di progetto (da analizzare e sviluppare)
• Bilanciamento obiettivo-tempo Clip Coach Carter 103-104-105 – Goal setting
Obiettivi sfidanti, ma realistici e raggiungibili- Concordati- Eventuale assegnazione di prioprità- Misurabili secondo criteri specifici definiti a priori- Chiarezza delle condizioni operative necessarie per il conseguimento degli obiettivi- Gli obiettivi complessi: i progetti intersettoriali
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
L’obiettivo del progetto: S.M.A.R.T.
• Specific – l’obiettivo deve essere specifico e non generico
• Measurable – l’obiettivo deve essere quantificabile e misurabile
• Achievable – l’obiettivo deve essere raggiungibile enon impossibile
• Relevant – l’obiettivo deve essere significativo
• Timed – l’obiettivo deve essere riferito ad un limite di tempo
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Project Management
Valutazione dei risultati in termini di:
• Qualità dell’obiettivo raggiunto
• Rispetto dei tempi previsti
• Adeguato utilizzo delle risorse disponibili
• Soddisfazione dei partecipanti
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Project Management
La pianificazione:
• È la tecnica di base del PM
• Ha lo scopo di prevedere e anticipare gli eventi del progetto,
in modo da prepararsi ad affrontarli al meglio
• E’ lo strumento che permette, di fronte agli imprevisti, di
capirne gli impatti e di scegliere le opportune azioni correttive
• Lungi dall’essere portatore di rigidità, è invece un alleato per
l’esercizio della flessibilità…
CLASDA – Gestione dei Progetti
Gestione dei Progetti
1. Introduzionea. Evoluzione dell’organizzazione aziendale
b. L’area del “Fare” in azienda: le Operations
c. Il progetto: definizioni e caratteristiche
d. Il Project Management
e. Condizioni
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
Spesso i progetti aziendali falliscono. Perché?
• Perché muoiono per strada?
• Perché non rispettano i tempi?
• Perché costano più del previsto?
• Perché i risultati finali sono deludenti / inattuabili?
Cosa c’è di difficile nella gestione dei progetti???
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
• Se alcune condizioni di base vengono presidiate, si riducono
notevolmente i rischi di fallimento.
• Queste condizioni di base possono essere di tipo:
– RAZIONALERAZIONALE – attengono alle regole e metodologie della gestione per
progetti e riguardano il presidio delle variabili fondamentali degli
obiettivi, delle risorse, delle competenze, delle metodologie…
– RELAZIONALERELAZIONALE – il PM è una filosofia aziendale che esalta la
dinamica relazionale (lavorare con…), quindi gli aspetti legati al
gruppo, le relazioni tra i membri del gruppo e con attori esterni, nonché
le dinamiche di contesto ed organizzative dell’ambiente ove il gruppo
opera
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
Efficienza
Persone
Attività
Struttura organizzativa
Strumenti
Ambiente Organizzativo
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = definire:
• Obiettivi - Cosa si deve realizzare?
• Tempo - Quando si deve realizzare?
• Risorse finanziarie - Quanto verrà a costare?
• Risorse umane – Chi si occuperà delle diverse attività?
• Controllo – Come si misurerà l’avanzamento del progetto?
• Azioni correttive – Quali meccanismi per far fronte alle eccezioni?
• Prodotto finale – Quali prodotti/servizi devono nascere dal progetto?
• Fine – Quando si può considerare finito il progetto?
• Valutazione risultato – Chi valuterà i risultati del progetto?
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano
Mappa delle attività
• Il piano consente di elencare in forma organizzata le singole attività che
sono necessarie alla realizzazione del progetto. E’ un presidio del processo
che permette il controllo delle scadenze, delle responsabilità e del grado di
completamento (ritardi/anticipi). E’ la base per le decisioni di progetto.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano
Strumento di identificazione e soluzione dei problemi
• Il piano è lo strumento più efficace di identificazione delle criticità di
progetto e del loro impatto sul risultato finale. Si presta benissimo ad analisi
what-if per la scelta delle azioni correttive o alternative.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano
Strumento di comunicazione
• Il piano è un efficacissimo strumento di comunicazione sia per i partecipanti
al team di progetto (che attraverso esso saranno sempre aggiornati sullo stato
di avanzamento, sulle criticità, sulle responsabilità, sui costi), sia per il
management, ma anche per il resto dell’organizzazione che spesso è
coinvolto marginalmente in sporadiche attività, ma per il quale la
conoscenza del “disegno” complessivo può essere determinante nella
qualità e nei tempi di risposta. Caso Africa 1942
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano
La pianificazione come cultura
• Spesso il piano è solo un pezzo di carta. Un bellissimo quadro colorato.
Fatto una volta e poi dimenticato. Non serve a nulla.
• Il piano deve essere uno strumento vivo, continuamente aggiornato. E’
l’ambiente organizzativo del progetto, racchiude il cosa, il come, il quando,
il chi del progetto!
• Per la riuscita dei progetti è essenziale che la cultura di pianificazione
permei l’azienda a partire dal top management (che deve garantire il
commitment).
• La conoscenza delle tecniche di pianificazione è quindi un requisito di base
di tutti i livelli del management.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano
Le trappole della pianificazione
• Pianificatore innamorato (del piano!) – rischio che il piano sia l’obiettivo
del progetto e ad esso si pieghino tutte le conseguenti attività.
• Dio piano – il piano è intoccabile, dal top management al team tutti
considerano un fallimento ogni variazione o discussione del piano.
• Accanimento – il piano deve rappresentare sinteticamente una successione
di attività ed eventi… non deve avere la pretesa di simulare l’intera realtà.
• Quadro dimenticato – se il piano è troppo complesso, non sarà uno
strumento di lavoro, ma finirà attaccato ad un muro come un bel quadro…
d’avanguardia!