chương 2: hệ thống thông tin

CHƯƠNG 2

Hệ Thống Thông Tin

Nội dung

• Hệ thống

• Hệ thống thông tin

• Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

• Hiệu quả kinh tế của Hệ thống thông

tin dùng trong quản lý

1. Hệ thống

HT là 1 nhóm các thành phần có liên quan

cùng làm việc với nhau hướng về mục tiêu

chung bằng cách tiếp nhận Input và sản xuất

Output trong 1 quá trình biến đổi có tổ chức

1. Hệ thống (tt)

Hệ thống thường có tính phân cấp: Hệ thống hợp thành từ

nhiều hệ thống con, và trong mỗi hệ thống con đó lại có các hệ

thống nhỏ hơn, …

Sự hoạt động của hệ thống: thể hiện 2 mặt

Sự tiến triển: tức là các thành phần của nó (các phần tử và các

quan hệ) có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có

mất đi.

Sự hoạt động: tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối

ràng buộc đã định, cùng cộng tác với nhau để thực hiện 1 mục

đích chung của hệ thống.

Mục đích của hệ thống: thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận

những cái vào để chế biến thành cái ra nhất định.


Các đặc trưng của hệ thống Mục tiêu: Lý do của sự tồn tại của nó và là cơ sở để

đánh giá / đo lường sự thành công của HT.

Ranh giới: Xác định cái gì nằm trong HT & cái gì nằm ngoài HT.

Môi trường: là mọi cái tác động vào HT hoặc bị tác động bởi HT, nhưng nằm ngoài ranh giới HT.

Đầu vào: Các đối tượng vật lý & thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới để vào HT.

Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin đi từ HT ra môi trường.


Các thành phần của hệ thống Phần tử: là chất liệu cơ bản của HT, được định tính bởi

các vật, các bộ phận, các đơn vị, các thành viên, các thành phần...

Thuộc tính của phần tử: là tính chất / đặc trưng của phần tử.

Quan hệ giữa các phần tử: có tầm quan trọng sống còn & tạo ra cho HT các đặc trưng & các điều kiện vận hành. Vị trí / chức năng của 1 phần tử trong HT phụ thuộc vào thuộc tính lẫn quan hệ của nó với các phần tử khác.

Thực thể: là những phần tử xác định có chứa thông tin.

Dữ liệu là tập hợp các dấu hiệu hay các quan sát

được ghi lại tại thời điểm không gây nên các tác

động đến hành vi, đến việc ra quyết định.

Thông tin: là sự hiểu biết có được từ số liệu, là

sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó

giúp cho một con người ra quyết định hoặc đưa ra

một cam kết.

2. Hệ thống thông tin

Đặc điểm của thông tin tốt:

• Thông tin phải thích hợp

• Thông tin phải kịp thời

• Thông tin phải chính xác

• Thông tin làm giảm điều chưa rõ

• Thông tin chứa yếu tố gây bất ngờ



Tiến trình biến đổi dữ liệu thành thông tin

2. Hệ thống thơng tin

• HTTT là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin.

• HTTT gồm: con người, quy trình và dữ liệu.

• Hệ thống thông tin - một hệ thống xử lý thông tin để hỗ trợ cho các hệ thống công việc

Thu thập thông tin

Truyền thông tin

Lưu trữ

Phục hồi

Xử lý

Hiển thị

2. Hệ thống thơng tin (tt)

Hệ thống tin học: là tập hợp các thiết bị xử lý

thông tin, các phần mềm cơ bản, tiện ích, mạng

truyền thông.

HTTT tin học hóa: là HT bao gồm con người, các

qui trình, dữ kiện chương trình và 1 hay nhiều máy

tính

Chương trình là các chỉ thị cho máy tính.

Các quy trình là các chỉ thị cho con người.

2. Hệ thống thơng tin (tt)

Vai trò của máy tính trong việc tạo ra

thông tin

• Máy tính phục vụ như 1 kho dữ liệu và công cụ truy

xuất

• Máy tính cung cấp các khả năng xử lý cho việc tạo

ra thông tin

• Máy tính phục vụ như 1 công cụ giao tiếp để thu

nhận dữ kiện hay thông tin từ các máy tính khác

• Máy tính trình bày thông tin (bằng bảng biểu, báo

cáo, biểu đồ, đồ thị, các tài liệu đã được định dạng)

Hệ thống tin

học

Hệ

thống

thông

tin

Hệ

thông

tin tin

học hóa

Quan hệ giữa 3 loại hệ thống trong một tổ chức


HTTT

Hệ điều

khiển

Hệ tác

nghiệp

Dữ liệu

vào

Mối quan hệ giữa 3 phân hệ trong một hệ tổ chức

Dữ liệu

vào

Dữ liệu ra

Dữ liệu ra


Hệ thống thông tin là một giao diện giữa hệ tác nghiệp và hệ

điều khiển giữa hệ thống và môi trường.


Hệ thống thông tin (HTTT): là một tập hợp và kết hợp của

các thành phần sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối

và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ

các mục tiêu của tổ chức.

Hệ thống tin học: là tập hợp các thiết bị xử lý thông tin, các

phần mềm cơ bản, tiện ích, mạng truyền thông.

Hệ thống thông tin tin học hóa: Một phần của hệ thống

thông tin sử dụng hệ tin học để vận hành gọi là hệ thông tin

tin học hóa. Hệ thông tin tin học hóa là hệ thống bao gồm

con người, các qui trình, dữ kiện chương trình và một hay

nhiều máy tính. Chương trình là các chỉ thị cho máy tính,

cũng như các qui trình là các chỉ thị cho con người.


Tổ chức Hệ

thông

tin

Yếu tố trung gian

Môi trường

Văn hóa

Cấu trúc

Thủ tục chuẩn

Tiến trình kinh doanh

Chính trị

Các quyết định quản lý

Cơ hội

Ảnh hưởng qua lại giữa tổ chức và Hệ thống thông tin

qua một số nhân tố trung gian

Quan hệ giữa thông tin và quản lý


Vai trò của HTTT trong tổ chức

Hỗ trợ quá trình kinh doanh và nghiệp vụ

Hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định

Hỗ trợ chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh


Phân loại hệ thống thông tin quản lý

Phân loại theo cấp sử dụng


Phân loại hệ thống thông tin quản lý

Phân loại theo chức năng nghiệp vụ


HTTT

Bán hàng & Tiếp thị

HTTT

Sản xuất

HTTT Tài chính HTTT Kế toán HTTT Qlý Nguốn nhân lực

Lập KH và phát triển sản phẩm

Lập KH tài nguyên sản xuất

Quản lý danh mục đầu tư

Phân tích tỷ số

Dự báo về nhân sự

Xúc tiến bán hàng

Hoạch định năng lực sản xuất

Quản lý vốn

Phân tích chi phí

Phân tích sự bồi hoànHướng dẫn hỏi đáp/khiếu nại Sử dụng tài nguyên sản xuất

Quản lý tiền mặt

Xử lý tiền lương

Đánh giá kỹ năng nhân viên

3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin

Khi ý niệm hóa HTTT, có nhiều vấn đề khác nhau cần giải

quyết. Ví dụ như:

Mô tả sự vận hành của hoạt động,

Định nghĩa các quy tắc quản lý,

Định nghĩa các thông tin,

Phân bố các xử lý giữa người và máy,

Tổ chức vật lý các tập tin,

Phân rã thành các giao dịch,

Chọn lựa kỹ thuật,

Phân công trách nhiệm trong tổ chức.


Những vấn đề này dẫn đến các lựa chọn với các đặc

tính khác nhau (quản lý, tổ chức, kỹ thuật, thiết bị, ...)

Do vậy, cần phải phân cấp hóa (hierachisation) tập

họp các mối quan tâm theo các mức “lợi ích” đồng

nhất.


Đầu vào (Input) Tiến trình xử lý (Process) Đầu ra (Output)

4. Hiệu quả kinh tế của Hệ thống thông

tin dùng trong quản lý

Phân tích chi phí-lợi ích (Cost-benefit

analysis): xác định tất cả các chi phí & lợi

nhuận liên quan đến dự án

• Lợi nhuận hữu hình & vô hình

• Chi phí hữu hình & vô hình

• Chi phí 1 lần và chi phí lặp lại

Lợi nhuận hữu hình (Tangible Benefits)

Lợi

nhuận có

thể đo

được

bằng tiền

& chắc

chắn

Lợi nhuận vô hình không thể đo được bằng tiền hay không chắc

chắn

Các loại chi phí

Hữu hình (Tangible): có thể đo được bằng tiền & chắc chắn

Vô hình (Intangible): không thể dễ dàng đo được bằng tiền hay không chắc chắn

1 lần (One-time): chi phí liên quan đền việc khởi động & phát triển dự án hay khởi động HT

Lặp lại (Recurring): chi phí liên quan đến việc đổi mới & sử dụng HT

Chi phí 1 lần (One-time Costs)

Chi phí lặp lại (Recurring Costs)

Đo lường tài chính cho tính khả thi

kinh tế

Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value-NPV)

• Dùng tỉ suất chiết khấu để xác định giá trị hiện hành của dòng tiền

Lãi trên vốn (Return on Investment-ROI)

• Tỉ lệ lợi nhuận trên tiền đầu tư

Phân tích điểm hòa vốn (Break-Even Analysis-BEA)

• Số thời gian cần để tích lũy đủ dòng tiền thu hồi vốn đã bỏ ra

Các thuật ngữ

Giá trị hiện tại (Present value): giá trị hiện thời của dòng tiền trong tương lai

Tỉ suất chiết khấu (Discount rate): tỉ suất sinh lợi được dùng để tính giá trị hiện tại của dòng tiền trong tương lai

Giá trị thời gian của tiền tệ (Time value of money - TVM): so sánh dòng tiền hiện thời với giá trị trả về tương lai

Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value)

PVn = Giá trị hiện tại của Y dollars trong năm n dựa

trên tỉ suất chiết khấu i.

NPV = Tổng của tất cả các PV qua các năm.

Phân tích Điểm hòa vốn

(Break-Even Analysis)

Nghề

nghiệp

trong

ngành

HTTT

chương 2: hệ thống thông tin

Education