Rethinking Client Onboarding

January 2014

Stephanie Baruk sbaruk@chappuishalder.com

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– OTC clearing will call for an update of legal documentation (ISDA, give‐up agreements…)

– Reporting to trade repositories with time constraints will imply a more efficient onboarding

Dodd Frank Act –Title VII

U.S.

– More robust identification and more extensive classification schemes will need to be applied

– More detailed relationships (e.g. agent, principal) may need to be stored for more granular credit risk calculation and disclosure

Dodd Frank Act –Volcker Rule

U.S.

Legal Entity Identifier

Global

– Initiative currently incorporated into Dodd Frank and expected to be adopted by European regulators

– New identifier field to be captured and existing client data will need to be cleansed to incorporate the LEI

– Liaison to be built with Third Party Swap Data Repository

EMIR Europe – Similar requirements as DFA with regards to clearing documentation and reporting rules (see Appendix for the table of fields to be reported)

FATCA Global– AML: Stricter CDD and Client Acceptance procedures– KYC: Additional Client Profile requirements– Tax Identification Number (TIN or GIIN) needs to be collected for US persons

Basel III Global – Will require centralized data to support risk management calculation and a re‐evaluation of the types of customers and Due Diligence ahead of client onboarding

MIFID II and Market Abuse

Europe – Increased focus on client categorization and eligibility– New KYC checks and approvals

– Beneficial owner identification and disclosure– Enhanced Due Diligence in certain situations of high risk4th AML Directive Europe

Rethinking Client OnboardingKey Regulatory impacts on Client Onboarding

Regulation Jurisdiction Impacts on Client Onboarding People Process SystemsData

Resolution Planning

Global – SIFIs must provide detailed recovery and resolution plans for unwinding in case of default, including relationships with key counterparts and clients

Systems Multiple regional and/or product systems 

Current IT architecture does not support necessary changes to client portals, workflows and compliance/ops systems

Major roadblock leading to operational breaks 

Lack of synchronization among multiple systems

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Need to transform the onboarding function to allow timely response to 

regulatory changes

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Data Lack of defined Golden source with 

incorrect mapping between sources and downstream systems

Operated across siloed data sources Lack of unique client identifiers Non‐homogeneous client account 

hierarchy used especially with funds 

Process Fragmented process that prevents seamless 

onboarding function and no centralized view of a client

High operational risk linked to manual processes

Difficulties reporting status of approval, documentation and client requests

Standard Operating Procedures (SOP) are often poorly defined and shared globally

People Increasing workload putting resources under 

pressure

Client onboarding viewed as routine process

Overall ownership of end‐to‐end process rarely exists; roles and responsibilities are often unclear

Lack of information sharing between front and back office generating no revenue‐sharing model

Rethinking Client OnboardingChallenges faced by Corporate and Investment Banks

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Rethinking Client OnboardingKey success factors and benefits (1/2)

Key Success Factors Benefits

Single Point of Contact

Give ownership to a dedicated Onboarding team across the various business lines and divisions

Identify dedicated contacts across the business for internal requests

Establish a governance body to provide leadership and oversight

Draft SLAs to make all the stakeholders in the onboarding process accountable

Improve client satisfaction by avoiding multiple requests

Move from a traditional siloed approach to a functionally unified client‐centric governance model

Ease the access to information

Create synergies between business lines

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Global Organization

Deploy the organization globally across the different territories

Rationalize organizational structures to avoid delays in understanding needs

Base the global onboarding policy around the most stringent regulations and accommodate the different jurisdictions

Adopt a horizontal approach to managing compliance with existing and new regulations 

Set up global standards to serve clients and provide consistent information whatever the location

Create synergies and leverage best practices of each territory

Smooth out the communication

Create flexibility to quickly adapt the organization to regulatory changes

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Process Standardization

Define a master list of client document requirements before contacting clients

Ensure that the COB team controls the master document and prevent from other groups to ask additional documentation

Set up similar processes for all the business lines

Set up a global document management solution 

Study the opportunity to offshore some functions related to client onboarding (static data input and maintenance for instance)

Avoid back and forth with the client to ask additional documents

Homogenize the processes across business lines

Create synergies between business lines and territories

Improve the efficiency of the process, reduce overall onboarding time and associated costs and lower operational risk

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Key Success Factors Benefits

Data Centralization and Quality

Define a golden source of client data with a client data repository acting as a client onboarding master database with: A client identifier as a primary key  A cross reference with alternative identifiers within the COB framework A standard client hierarchy Ability to support different statuses of client activity lifecycle

Define your own set of key client data attributes then focus on the client’s risk profile, trading preferences etc. at a granular level

Set up a single cross reference to link clients, accounts and documents Automate wherever possible – onboarding of low‐profile risk, referential 

controls…Focus on the LEI Make sure that there are no multiple entry points for keying the LEI and 

cross‐reference between multiple identification schemes and taxonomies The LEI field within the KYC database should feed into legal, credit, collateral 

and operations systems for the purposes of consistency and transparency LEIs should connect to each other and properly reflect their hierarchies 

throughout the system Enhance entity databases to include hierarchies, management profiles and 

linkages to underlying asset classes, link entity level corporate actions data

Get a holistic view of client’s activities

Promote a single view of the client

Avoid repeatedly asking clients for the same information

Attributes and hierarchies consistency

Correct mapping between sources and downstream systems

Ability to support the lifecycle of an entity on an ongoing basis

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Rethinking Client OnboardingKey success factors and benefits (2/2)

Monitoring

Establish a governance body to provide leadership and oversight

Define KPIs to measure the performance of client onboarding operations end‐to‐end and monitor the business (segmentation, cross‐selling…)

Leverage client profiles for credit risk management and capital requirements

Build a monitoring process which takes into account potential changes of client and counterparty classification throughout their lifecycle

Get a clear view of responsibilities

React more quickly to potential changes in due diligence requirements 

Enhance risk management, cross‐selling analysis, client segmentation and profitability reporting

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