RMKSISTEM PENGENDALIAN MANAJEMENBehavior in Organizations(Perilaku Organisasi)Dosen:Dr. Muthmainah, M.Si., Ak..Disusun Oleh:Diah Krismawati S431408002MAGISTER AKUNTANSIFAKULTAS EKONOMI DAN BISNISUNIVERSITAS SEBELAS MARET2015Chapter 3Perilaku OrganisasiKeselarasan TujuanTujuan utama dalam SPM adalah memastikan tingkat keselarasan tujuan yang tinggi, dimana manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sekaligus merupakan kepentingan organisasi.Faktor-faktor Informal yang MempegaruhiFaktor EksternalNorma mengenai perilaku yang diharapkan dalam masaryarakat dimana merupakan bagian dari organisasi. Mencakup sikap atau etos kerja yang diwujudkan dalam loyalitas, semangat kerja, keuletan, dan lain-lain.Faktor InternalTerdiri dari Budaya, Gaya Manajemen, Organisasi Informal, Persepsi dan KomunikasiSistem Pengendalian FormalAturan-aturanBeberapa jenis aturan antara lain :Pengendalian FisikManualPengamanan SistemSistem Pengendalian TugasProses Kendali Secara FormalPerencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi menggunakan seluruh informasi yang tersedia. Hasil aktual yang diperoleh selanjutnya akan dibandingkan dengan target untuk dapat menentukan kinerja memuaskan atau tidak.Jenis-Jenis OrganisasiOrganisasi dapat dikategorikan kedalam tiga kategori umum, yaitu :Struktur Fungsional, manajer bertanggung jawab atas fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.Struktur Unit Bisnis, para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit dan unit bisnis merupakan bagian semi independen dari perusahaan.Struktur Matriks, unit fungsional memiliki tanggung jawab gandaOrganisasi FungsionalKeuntungan terpenting dari organisai bentuk ini adalah efisiensi. Ada kelemahan bentuk ini antara lain :Terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah karena tiap fungsi sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhirMuncul perselisahan antarpara manajer dari fungsi berbedaTidak memadai untuk diterapkan pada perusahaan dengan produk dan pasar yang beragamCenderung mencipatakan sekat bagi tiap fungsi sehingga menghambat kemungkinan koordinasi lintas fungsi Unit-Unit BisnisKeuntungan dari bentuk ini struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum, lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya dibandingkan kantor pusat sehingga manajer dapat membuat keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik dibandingkan keputusan kantor pusat. KerugiannyaAdanya kemungkinan staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan dalam organisasi fungsional dikerjakan di kantor pusatPerselisihan yang tejadi diantara spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan diantara unit bisnis sehingga timbul pelanggaran unit bisnis terhadap piagam unit bsinis lain.Implikasi Terhadap Rancangan SistemMeskipun dampak pengendalian harus ditinjau oleh manajer senior tetapi bila pihak manajemen telah memutuskan bahwa sebuah struktur dinilai paling baik setalah melakukan pertimbangan maka perancang sistem harus menerima struktur apa adanya.Fungsi KontrolelOrang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan SPM disebut seorang kontroler (CFO). Fungsi-fungsi yang dijalankan antara lain :Merancang dan mengoperasikan informsi serta sistem pengendalianMenyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak eksternal lainnyaMenyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, mengiterpretasikan laporan itu untuk para manajer, emnganalisis program dan proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya dalam anggaran tahunan keselurahanMelakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamun validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasionalMengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitanny dengan fungsi pengendalian.Kasus 3-3 Rendell CompanyFilosofi organisasi apa yang digunakan Martex dalam fungsi pengendali? Bagaimana menurut anda? Haruskah Rendell menerapkan filosofi ini?Jawab :Metode filosofi adalah pengendali divisional melapor kepada pengendali korporat dengan tujuan transparansi dalam isu pengendalian anggaran. Laporan dari pengendali perusahaan umumnya dirasakan lebih valid, karena adanya informasi yang masih bias dari hasil audit atau pemeriksaan yang dilakukan oleh divisi kontroler.Keuntungan fisolofi Martex :Meminimalisir biaya-biaya tambahan di anggaran biayaLebih mudah untuk beradaptasi terhadap program kontrol yang baruKelemahan dari filosofi yang dijalankan Martex :Terjadinya keterlamabatan dalam proses pengambilan keputusanSulitnya melakukan perubahan sehingga berpotensi menimbulkan masalah antar anggota organisasi atau karyawan perusahaan sehingga bisa menyebabkan terjadinya disfungsi dan inesiensi dari proses kerjaDalam hal ini direkomendasikan agar Rendell tidak melakukan perubahan organisasi yang langsung radikal, tetapi lebih kepelaksanaan system atau aplikasi perangkat pengendali tambahan, mengingat keterbatasan budget yang ada.Perusahaan Rendell dapat mempertahankan struktur organisasi saat ini dengan menerapkan sistem kontrol tambahan untuk mengatasi permasalahan budget. Sistem kontrol tersebut adalah :Menerapkan sistem akuntansi terpusat.Kitatidak bisa memaksa departemen atau divisi untuk merubah sistem akuntansi mereka karena Ini akan memakan waktu banyak dan mungkin berbeda dengan kebutuhan divisi serta hal ini akan menyebabkan konflik dan tidak efisien. Akan lebih baikjika mengembangkan sistem akuntansi perusahaan dan membuat divisinya untuk menyerahkan data dan informasi mereka. Akan ada kesalahan, tetapi perusahaan tersebut akan hidup dengan itu.Tetapkan target atau standar.Membandingkan biaya saat ini dengan standar industri dan perusahaan untuk mengurangi kegemukan budget. Selain pembandingan ini, variabel kritis atau kunci dapat dicermati lebih sering untuk mencapai kontrol yang lebih baik dari sistem.Menetapkan sistem insentif seperti yang dilakukan Martex.Pengontrol Perusahaan seharusnya lebih terlibat secara aktif dalam anggaranSistem pengontrol anggaran diatas dapat ditingkatkan atau dibentuk lebih baik lagi.Kepada siapakah seharusnya pengendali divisi dalam Rendell Company melapor? Mengapa?Jawab :Pengendali divisi seharusnya tetap memberikan report pemeriksaan kepada pimpinan atau General Manager Divisi. Dilakukan analisis pada system control dan diharapkan hasil dansolusi yang lebih baik, mengingat hubungan pengendali dengan General Manager Divisitentunya lebih baik karena lebih dekat selama ini dibandingkan dengan pengendali korporat.Bentuk hubungan yang sekarang lebih efisien karena :Hubungan antara Controller dengan Manajer Divisi sudah lebih dekatLebih mudah komunikasi dalam mencari solusiNamun hubungan tersebut juga memiliki kelemahan :Adanya info yang masih biasa dari controller divisi kepada controller corporate, sehinggamempersulit implementasi program atau system pengendalian yang baruAdanya fakta tendensi beberapa penyimpangan tetap tersembunyi dalam anggaran biayaBagaimana seharusnya hubungan antara pengendali perusahaan dan pengendali divisi? Langkah konkret apa sajakah yang akan anda ambil untuk membangun hubungan ini?Jawab :Yang harus dilakukan :Menciptakan suatu sistem hubungan yang mendukung penerapansistem pengendalianyang baruMelakukan perubahan organisasi yang harus sesuai dengan pertimbangan sebagai berikut:Perubahan organisasi harus disesuaikan dengan jenis perusahaan yang memlikidiversifikasi produk/divisiManager divisi tidak mengisolasi staf pengendali divisi dari tim manajemenPerubahan organisasi tidak boleh mengakibatkan disfungsi dan inefisiensi organisasiPerubahan harus menjaga agar tidak terjadi konflik antara manajer divisi dan pengendali divisiLangkah-langkah yang dilakukan untuk membentuk hubungan tersebut, antara lain :Penyamaan persepsi dan penerapan atau pemahaman perangkat sistem pengendaliyang baruTidak menggunakan system Martex karena menghilangkan pengendali divisi, tapi pengendali divisi diwajibkan untuk memberikan laporan yang transparan dan standar sesuai dengan laporan pengendalikorporat.Evaluasi bersama antara pengendalidivisi maupun pengendali korporate untuk segerakoordinasi dan koreksi bila terjadi deviasiApakah anda akan merekomendasikan perubahan-perubahan besar dalam tanggung jawab dasar dari pengendali perusahaan atau pengendali divisi?Jawab :Perubahan lebih dari arah transparansi pelaporanPemahaman dan pelaksanaan yang seragam atau sama antara semua level pengendali,sehingga terjadi kesinambungan dan korelasi positif antara pengendaliKorporat dan pengendali Divisi, namun dibuat pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas, yakni sebagai contoh :Tugas Pengendali Korporat:Membuat system control manajemen, rencana strategis dan anggaranMenyiapkan laporan keuanganMengevaluasi kinerja per divisiMengembangkan SDM di organisasi pengendaliTugas Pengendali Divisi:Melaksanakan strategi yang telah dibentuk olehPengendaliKorporatMengevaluasi pelaksanaannya di departemen atau divisi tersebutRekomendasiRendell Company tetap menggunakan system pengendali yang lama namun melakukan beberapa perubahan sesuai kebutuhan dan target yang diinginkanRendell tidak perlu mengadopsi system Martex, karena dapat berpotensi perubahan organisasiyang radikal. Perusahaan saat ini baiknya mencari perangkat system control yang lebih baik dandilaksanakan dengan baik pula.