changemanagement als erfolgsfaktor - ein...

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Changemanagement als Erfolgsfaktor gravierender Veränderungen - ein Praxisbeispiel -

Stephan Reichenbach

Bereich Personal

Changemanagement

Wir wissen, dass Veränderungen Widerstände sowohl bei Personen als auch bei Organisationen erzeugen. Diesen Widerständen möchten wir als Changemanager begegnen durch...Aktive Teilnahme der Mitarbeiter am Veränderungsgeschehen, frühzeitige Information und Partizipation an VeränderungsentscheidungenFörderung des Veränderungsprozesses in den Teams und Abteilungen (Wandelprozesse in Gruppen sind weniger beängstigend und meist schneller vollzogen)Beachtung der Phasen einer Veränderung (missglückte Veränderungen haben häufig ihren Grund darin, dass man zu rasch zum Ziel kommen wollte)Es besteht Einigkeit darüber, dass ein Fusionsprozess tief greifende Veränderungen für nahezu alle Beteiligten bedeutet. Deswegen wurde ein Projekt begleitendes Change Management aus der Taufe gehoben. Hauptziel des Change Management war es, das Entstehen einer gemeinsamen Unternehmenskultur zu fördern.

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Ziele im Changemanagement

Warum ist die Begleitung durch Change Management so wichtig oder : was passiert, wenn wir die Mitarbeiter nicht mitnehmen?In jedem zweiten Fall werden die Ziele, die mit dem Change-Prozess erreicht werden sollen, verfehlt. (Mercuri International/Institute for Mergers & Acquisitions, 2000)

Hauptfehler, die zu Vertrauensverlust führen: (Emnid, 2000)

Zu späte Integration der Mitarbeiter/ zu wenig Transparenz/fehlerhafte, unvollständige Informationsvermittlung/ Inkongruenz von Unternehmenskommunikation und Unternehmenskultur.89% der Führungskräfte sprechen Change Management auch in der Zukunft eine (sehr) wichtige Rolle zu. (Cap Gemini Ernst &Young: Change Management 2003/2008)

Verdeckte Kosten beim Personalabbau entstehen primär durch Demotivation der verbleibenden Mitarbeiter, ein Sinken der Produktivität und der Qualität gefährden langfristig den Erfolg von Change-Prozessen.(SKP-Studie 2004 „Wie trennen sich deutsche Unternehmen?")

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Hauptziel des Changemanagements in der Fusion ist es, eine gemeinsame Unternehmenskultur zu schaffen

Unter Change Management versteht man das Bündel systematischer Maßnahmen, um Unternehmen und Organisationen ständig oder in Intervallen wichtigen Veränderungen in deren Ausrichtungen, Strukturen und Technologien anzupassen oder diese Veränderungen selbst herbei zu führen-W. Siegert/Praxislexikon Management Training –

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Der Eisberg besteht nicht nur aus dem sichtbaren Teil

Umgang mit MA und Kunden

Entscheidungen

FluktuationKnow how

Organisation

Finanzen

Gerüchte

UnsicherheitEinstellungen

Ängste

Was macht uns aus?

Widerstände/KulturkämpfeMißtrauen

Feindbilder

Kommunikation

Jede Veränderung hat nur dann Aussicht auf Erfolg, wenn alle Mitarbeiter die Neuausrichtung rational und emotional mittragen.Nur dann kann eine neue, gemeinsame Unternehmenskultur mit einem wertschätzenden, vertrauensvollen, partnerschaftlichen und offenen Umgang miteinander entstehen. Die Fusion, die Umsetzung der Gesamthausstrategie und weitere mögliche Reorganisationen bis hin zum Outsourcing ganzer Bereiche sind Herausforderungen, die oft mit Personalabbau oder -umbau einhergehen. Solche Entscheidungen lösen häufig Verunsicherung aus: diffuse Angst vor dem Neuen und vor Veränderungen im Team bis hin zu individuellen Existenzängsten. Auf der Strecke bleiben Motivation, Produktivität und Effizienz Die Frage ist also: Welche Unternehmenskultur wollen Sie schaffen, und wodurch wird sie geprägt?

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Changemanagement

Impulse im Fusionsprozess

Der Wandel in den Köpfen und Herzen der Mitarbeiter wird zielführend mit einem nachhaltigen Changemanagement gestaltet. Hiermit werden Angebote, Leistungen und Service der Sparkasse Holstein über alle Veränderungsprozesse hinweg aufrecht erhalten und Produktivität, Effizienz und Kreativität der gesamten Organisation schnellstmöglich wieder hergestellt - im Sinne der Mitarbeiter und der Ergebnisse.

Eine professionelle Kommunikation und flankierende, emotionalisierende Maßnahmen sind somit wichtige Bestandteile des Veränderungsmanagements der Sparkasse Holstein:Verunsicherte Mitarbeiter werden rechtzeitig aufgefangen, eingebunden und auf die Neuausrichtung eingeschworen. Ihr hohes Informations- und Kommunikationsbedürfnis wird befriedigt und der erfolgreiche Umgang mit Widerstand im Gesamtprozess durch ein professionelles und kontinuierliches Changemanagement sichergestellt.

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Zu Beginn des Fusionsprozesses wurden zahlreiche Impulse durch das Changemanagement gegeben

Direkte Kontakte in Führungskräfteveranstaltungen

Direkte Kontakte in zahlreichen Mitarbeiterveranstaltungen

Gemeinsame Personalversammlung

Regelmäßige Mitarbeiterzeitung

Für eine gute Kommunikation

Der Fusionsprozess der zukünftigen Sparkasse zeichnete sich durch eine vorgeschaltete Kooperationsphase aus, die etwas über ein Jahr dauerte und mit dem Zusammenzug der Stabsbereiche begann. Mit dem Start dieser Kooperations-phase standen alle Bereiche bereits unter neuer Leitung. Die Kommunikation zwischen der Führungsmannschaft und den einzelnen Teams und Gruppen war ein wichtiger Schritt aufeinander zu und wurde durch zahlreiche Veranstaltungen unterstützt.

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Als besonders wertvoll erwies sich die Informationsdatenbank im Intranet

Dass bei jeder Veränderung schnell die Gerüchteküche kocht, ist nichts Neues. Und dass Gerüchte oftmals mehr zu erraten versuchen als tatsächlich der Fall ist und dadurch erhebliche Lähmungen im laufenden Betrieb verursachen, ist bekannt. Alle Beteiligten am Fusionsprozess waren sich deshalb darin einig, dass am Besten erst gar keine Gerüchte entstehen sollten.

Die Fusionsdatenbank wurde allen Mitarbeitern beider Sparkassen kurzfristig zugänglich gemacht. Informationen konnten so schnell, gezielt und zeitgleich verbreitet werden. Wie sehr sich dieser Schritt lohnt, können wir regelmäßig an den Rückmeldungen aus unserer Mitarbeiterbefragung sehen. Nahezu 90 % aller Mitarbeiter fühlen sich über den Fusionsprozess sehr gut bis gut informiert.

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Seit Beginn des Fusionsprozesses wurden zahlreiche Impulse durch das Changemanagement gegeben

Rechtzeitige Benennung der Führungskräfte

Überleitungsszenario vor der Kooperationsphase

Aufgabenlisten für alle Stabsbereiche

Nutzung der Kooperationsphase zur Gewinnung von Know-How über Projektgruppen

Bildung von neuen Netzwerken in Workshops und Veranstaltungen

Gegen Know-How-Verluste und Fluktuation

Schon 3 Monate nach Bekanntgabe der Fusionsverhandlungen „stand“ die neue Aufbauorganisation, die im wesentlichen bis heute so geblieben ist. Es hat sich gezeigt, dass die Benennung der Führungskräfte eine neue Dynamik im Fusionsprozess erzeugte. Die Mitarbeiter erhielten zeitgleich die Nachricht, dass jeder Mitarbeiter mit seinen Aufgaben geht. Dadurch wusste jeder Mitarbeiter schnell, wo er hingehört und welche Aufgaben er auch in Zukunft hat. Die Aufgaben wurden in Aufgabenlisten erfasst. Ein terminiertes Überleitungsszenario pro Mitarbeiter stellte sicher, dass keine Aufgabe ohne „Abnehmer“ blieb. Auch hier fand „zwangsweise“ schon eine übergreifende Kommunikation der Bereiche beider Häuser statt.

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Seit Beginn des Fusionsprozesses wurden zahlreiche Impulse durch das Changemanagement gegeben

Erarbeitung eines Leitbildes

Erarbeitung einer gemeinsamen BSC

Kennenlern-Treffen der Bereiche

Strategietag für alle Führungskräfte

Unternehmenstheater

Fusionsfrühstück zum Start der Kooperationsphase

Für eine kulturelle Integration

Als Basis für die neue Unternehmenskultur wurde nicht nur ein Leitbild der „Sparkasse Holstein“ erarbeitet, sondern durch die Führungskräfte beider Sparkassen und den beiden Personal-räten auch die neue TOP-Balanced Scorecard. In dieser TOP-BSC sind die wesentlichen Ziele der neuen Sparkasse Holstein klar und prägnant definiert und formuliert. Hiermit haben wir alle eine gemeinsame Stoßrichtung für unsere Zukunft. Der Strategietag für alle Führungskräfte diente dazu, die Unternehmensziele zu diskutieren und Maßnahmen zur Umsetzung festzulegen. Als besonderes Erlebnis an diesem Strategietag wurde das Unternehmenstheater empfunden; dabei wurde durch Mitarbeiter beider Häuser das bisherige Erleben der Fusion in „Sketchform“ mit einem Augenzwinkern gespiegelt.Als Abschiedsritual inszeniert wurde zu Beginn der Kooperationsphase ein „Fusionsfrühstück“ aller alten Teams, in dem es möglich war, das bisher Gewesene zu würdigen, Fragen zu stellen und auch Abschied zu nehmen, damit der Weg frei wurde für einen Neubeginn in anderer Umgebung.

Die Führungskräfte wurden mit einem speziell konzipierten Workshop „Führen im Fusionsprozeß“ auf die neue Situation vorbereitet

VorstellungsrundePräsentation der

nächsten Schritte

Die Führungskräfte sind und bleiben der Motor des gesamten Fusionsprozesses. Um sie in dieser wichtigen Aufgabe zuunterstützen, wurde ein spezieller Workshop „Die Führungskraftals Motor im Fusionsprozess“ angeboten. An diesem Tagbeschäftigten sich die aus Führungskräften beider Häusergemischten Gruppen mit wichtigen Themen wie Zusammenarbeit,weitere Vorgehensweise im Rahmen der Aufgaben imFusionsprozess und gemeinsame Zielausrichtung.Dabei ging es um Fragen wie z.B.:Welche konkreten Ziele gibt es für die nächste Zeit?Wo müssen wir uns abstimmen ?Wie wollen wir bereichsübergreifend in Zukunft kommunizieren?Wie wollen wir unsere Zusammenarbeit in diesem Kreisgestalten, welche Erwartungen haben wir?Wie minimieren wir Konkurrenz und schaffen eine Atmosphäreder Kooperation und Zusammenarbeit (in unserem Team und imGesamthaus)?Was ist uns in Bezug auf die Mitarbeiter wichtig?

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Zum Start der Kooperation wurde mit nahezu allen Mitarbeitern die „Nacht der Nächte“ in einem Freizeitpark gefeiert

Schon Monate im voraus wurde das erste gemeinsameBetriebsfest, die „Nacht der Nächte“ groß angekündigt und beworben. Die erste Gelegenheit, „die Anderen“ zubeschnuppern. Nachdem circa 1.000 Mitarbeiter aus beiden Häusern den ersten Begrüßungsdrink zu sich genommen hatten, ging es in die Arena, wo die Vorstände beider Häuser nach einer Begrüßungsrede dann den neuen Namen der gemeinsamen Sparkasse erstmals vorstellten. Mit einem Feuerwerk auf der Bühne sahen alle dann den Namen „Sparkasse Holstein“aufflammen.Und stimmungsvoll wie bei einem Feuerwerk ging der Abend weiter. Das leibliche Wohl sowie Unterhaltung und Vergnügen standen in dieser Nacht im Mittelpunkt und alle waren sich einig: Dies war ein gelungener Auftakt.

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Mit großem Interesse werden die „Filialpatenschaften“genutzt

Meistens sind die Vertriebseinheiten von einer Fusion nicht sostark betroffen wie die Stabsbereiche. Dies war auch bei unsder Fall. Um die Integration der beiden Häuser auch imVertrieb zu fördern, wurden Vertreter der Filialen beider Häuserzu einem Workshop eingeladen. Neben dem gemeinsamenKennen lernen wurde an diesem Tag auch das Konzept der„Filialpartnerschaften“ aus der Taufe gehoben. Erwartungenund Angebote der Filialen wurden formuliert.Wenig später wurden im Rahmen eines Start Up`s, an dem alleFilialleiter teilnahmen, die ersten hausübergreifendenFilialpatenschaften gebildet, Absprachen über gemeinsameAktivitäten getroffen und Termine für Filialtreffen vereinbart.Mittlerweile haben alle Filialen ihren „Partner“ gefunden. Mantrifft sich auf Leiterebene oder mit den gesamten Teams oderhospitiert sogar für einen Tag in der Partnerfiliale. Es bestehenauch lebhafte Telefonkontakte bei Problemen mit Systemen,die aus dem jeweils anderen Haus kommen.

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Veranstaltungen zum

Changemanagement

Der Wandel in den Köpfen und Herzen der Mitarbeiter wird zielführend mit einem nachhaltigen Change-management gestaltet. Hiermit werden Angebote, Leistungen und Service der Sparkasse Holstein über alle Veränderungsprozesse hinweg aufrecht erhalten und Produktivität, Effizienz und Kreativität der gesamten Organisation schnellstmöglich wieder hergestellt - im Sinne der Mitarbeiter und der Ergebnisse. Eine professionelle Kommunikation und flankierende,emotionalisierende Maßnahmen sind somit wichtige Bestandteile des Veränderungsmanagements der Sparkasse Holstein: Dadurch werden verunsicherte Mitarbeiter rechtzeitig aufgefangen, eingebunden und auf die Neuausrichtung eingeschworen. Ihr hohes Informations- und Kommunikationsbedürfnis wird befriedigt und der erfolgreiche Umgang mit Widerstand im Gesamtprozess durch ein professionelles und kontinuierliches Changemanagement sichergestellt.Anbei finden Sie einige detailliert beschriebene Workshop-Designs.

Weitere Veranstaltungen zum Changemanagement

Integrationsworkshops

Ziel :- Entwicklung einer gemeinsamen Unternehmenskultur- gute Zusammenarbeit und gemeinsame Zielausrichtung in den Teams

Inhalte :- Kultur: Was wollen wir bewahren, wovon wollen wir Abschied nehmen?- Aufarbeiten der ersten gemachten Erfahrungen- Gegenseitige Erwartungen/Spielregeln im Team- Wie bringen wir unsere BSC zum leben?- Welche konkreten Ziele gibt es für die nächste Zeit?

Zielgruppe:- alle Bereiche

Moderatoren:- Interne und externe Trainer

In der Literatur heißt es, 40 % aller Fusionen scheitern an der Unvereinbarkeit der verschiedenen Kulturen. Damit unser Zusammenwachsen erfolgreich verläuft und wir gemeinsam die Fahrt aufnehmen können, ist jeder Mitarbeiter genauso wichtig wie gelungene Teamarbeit.Integrationsworkshops, die wir in allen neuen Bereichen ca. 4-8 Wochen nach ihrer räumlichen Zusammenlegung anbieten, sollen das Zusammenwachsen und das Miteinander fördern. Die speziellen Kernthemen und Wünsche an den Workshop werden im Vorfeld mit der jeweiligen Führungskraft abgestimmt. Der Themenkatalog ist genauso vielfältig wie individuell, denn: Wir bieten keine Teamworkshop „von der Stange“, sondern Workshops, die auf die individuellen Fragen und Bedürfnissen jedes Teams angepasst sind.

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Ziel:- Informationen über das Fusionsprojekt aus “erster Hand”- Mitarbeiter “mitnehmen” in der Fusion- Gerüchten vorbeugen

Inhalte:- gezielte Information aus dem Fusionsprojekt mit “persönlicher” Wirkung- Aufnehmen von Stimmungen- Stolpersteine zu Themen der Fusion erkennen- Vorteile und Positives der Fusion deutlich machen

Zielgruppe:- Alle Mitarbeiter/-innen bei Regelbesprechungen auf Bereichsebene

Moderatoren:- Mitglieder des Arbeitsteams „Fusion“

Begleitung von Besprechungen durch „Change Agents“


Bereichsbesprechungen sind eine hervorragende Gelegenheit zur Verzahnung des laufenden Projektes mit den Mitarbeitern. Hier kann nicht nur aktuell und umfassend informiert werden, sondern auch noch Hinweise, Sorgen und Anregungen der Mitarbeiter mit ins Projekt genommen werden. Während ihrer circa einstündigen Anwesenheit stellen Mitglieder des Projektteams Projektneuigkeiten vor, diskutierten mit den Kolleginnen und Kollegen über Vor- und Nachteile der Fusion und beantworteten Fragen zum Projekt. „Die Fusion findet im Kopf statt“, ist die feste Überzeugung, die dahinter steht. Dies verstehen wir als Auftrag, nicht nur miteinander zu sprechen, sondern auch darauf zu achten, wie wir miteinander sprechen. Die Idee, Projektvertreter in die Bereichsbesprechungen einzuladen, wird von den Kolleginnen und Kollegen bisher sehr begrüßt und nach Ende der Veranstaltungen durchgängig positiv beurteilt. Denn regelmäßige und vor allem offene Kommunikation ist die wichtigste Voraussetzung, um Spekulationen sowie Sorgen und Ängsten entgegen zu wirken.

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Erfahrungsaustausch der Leiter auf Augenhöhe

Ziel :-gute Zusammenarbeit und gemeinsame Zielausrichtung

Inhalte :- Wie gestalten wir unsere Informationspolitik zum Fusionsprozeß im Bereich?- Welche konkreten Ziele gibt es für die nächste Zeit?- Wie gehen wir gemeinsam mit den anstehenden Veränderungen um?- Wie wollen wir unsere Zusammenarbeit gestalten?

Zielgruppe:-Leitergruppen der ersten und zweiten Ebene

Moderatoren:- Interne und externe Trainer

Was haben Staubwischen, Duschen und Feedback gemeinsam?Bei all diesen Aktivitäten dreht es sich um Hygiene, und es ist wichtig,dass dies regelmäßig geschieht. Deswegen planen wir für dieverschiedenen Leitergruppen regelmäßige Austauschrunden als Hilfe zurSelbsthilfe.Die Teilnehmer können sich dabei nicht nur fachlich, sondern auchemotional unterstützen. Darüber hinaus werden auch unsere weiterenZiele wie Netzwerkbildung, Kooperationen und Integration gefördert.

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Schnittstellenworkshops

Ziel :- Zusammenarbeit kooperativ gestalten- Gemeinsame Zielorientierung herstellen

Inhalte :- Wie wollen wir unsere Zusammenarbeit in diesem Kreis gestalten?- Wie minimieren wir Distanz und Widerstände und schaffen eine

Atmosphäre der Kooperation und Zusammenarbeit?- Welche konkreten Ziele gibt es für die nächste Zeit?- Wie gehen wir gemeinsam mit den anstehenden Veränderungen um?

Zielgruppe:-Bereiche und Teams mit gravierenden Schnittstellen

Moderatoren:- Interne Trainer

Viele Trainings und Seminare haben das Ziel, Verbesserungen und Weiterentwicklung innerhalb eines Teams zu erreichen. Im Rahmen einer Fusion und Integration ist aber ein wesentlicher Schritt, Zusammenarbeit und daraus entstehende Probleme auch bereichsübergreifend zu sehen. Dies ist die Basis für unsere „Schnittstellenworkshops“.Sobald die Teams „Betriebstemperatur“ erreicht haben und ihre Produktion aufgenommen haben, bringen wir die Gruppen zusammen, die in der täglichen Arbeit gravierende Schnittstellen zueinander haben . Grundsätzlich nehmen dabei alle Mitarbeiter teil, in großen Bereichen auch autorisierte Delegationen. Ziel dieser Workshops ist es, die Zusammenarbeit kooperativ zu gestalten und eine gemeinsame Zielorientierung herzustellen.

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Unterstützung der Führungskräfte bei der Umsetzung der Führungsaufgaben

Die Führungskräfte der neuen Sparkasse Holstein werden durch das Changemanagement in der Fusion und über die Fusion hinaus begleitet.Es werden Workshopreihen für bereits „gestandene“Führungskräfte angeboten, aber auch eine gesonderte Trainingsreihe für Nachwuchsführungskräfte. Dadurch erwarten wir einen hohen Nutzen für die neue Sparkasse:Der gesamte Integrations- und Veränderungsprozess wird signifikant verkürztDie Amplituden der Veränderungskurve werden in diesem und den zukünftigen Prozessen reduziertDie Sparkasse Holstein wird fit für den permanenten Wandel Durch professionelle Integrations-Begleitung wird das Risiko des Verlustes von Leistungsträgern und Kunden minimiertVeränderungskosten (wie z.B. Fluktuationskosten, sinkende Produktivität, Abfindungen, Gerichtsprozesskosten) werden eingespart

Präsentation durch Herrn Dr. Lukas

Workshopreihe zum Thema Führung

Kommunikation des gemeinsamen Führungs-rahmens in Bereichsbesprechungen/Workshops

Seminar „Kommunikationskunst in der Zielfindungund –vereinbarung“

Einzelcoaching der Führungskräfte bei Bedarf

Führungsrahmen gesamt

Jährliche Zielgespräche

Zielerreichungs-gespräche

Seminar „Schwierige Situationen imZielerreichungsgespräch“

Halbtagesworkshop „Erfahrungsaustausch“


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Seminar „Kommunikationskunst im Coaching“


Schulung des gemeinsamen Beurteilungssystemsbei den Führungskräften (incl. Potenzialerkennung)


Mitarbeiter-

gespräche

Beurteilungs-gespräche

Team-gespräche

Workshops zur Teamentwicklung

Teamberatung/Klärung von Teamkonflikten

Führungsstilanalysen

Workshops zur internen Kundenzufriedenheit


Workshopreihe zum Thema Führung

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Basisangebot für Nachwuchs-Führungskräfte

Praktische Organisation des Führungsalltags

Schlüsselkompetenzen für den Start

Modul 1:

Die ersten 100 Tage

Mein Bild einer „guten“ Führungskraft

Erwartungen der anderen an mich

Konsequenzen aus dem Rollenwechsel

Modul 2:

Vom Kollegen zum Vorgesetzten

Moderierte „kollegiale Beratung“ zur Problemlösungaus dem Führungsalltag

Modul 3:

Erfahrungsaustausch

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Möglichkeiten der Mitarbeitermotivation

Umgang mit Angst und Widerständen

Reaktionen auf Zielverfehlungen

Modul 4: Mitarbeitermotivation und Zielerreichung

Phasen der Teamentwicklung

Rollen der Teammitglieder

Moderieren und Leiten von Besprechungen

Modul 5:

Führungskraft und Team

Konflikte im Führungsalltag erkennen

Konflikte analysieren und lösen

Konfliktstile und Konfliktstrategien

Modul 6:

Konflikte konstruktiv lösen

Das eigene Selbstverständnis als Coach

Gestaltung wirksamer Coachinggespräche

Modul 7: Die Führungskraft als Coach

Basisangebot für Nachwuchs-Führungskräfte

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Change Management

Die nächsten

Schritte

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Regelmäßige jährliche Mitarbeiterbefragung

Laufende Veranstaltungen im Change Management

Marktplatzveranstaltungen für alle Mitarbeiter

Einführung der kollegialen Beratung in Besprechungen

Coaching-Tage für Führungskräfte

Neues Projekt Kultur- und Gesundheitsmanagement

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changemanagement als erfolgsfaktor - ein...

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