UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

CELOVIT INFORMACIJSKI SISTEM SAP R/3 IN MICROSOFT NAVISION

ENTERPRISE RESOURCE SYSTEM SAP R/3 AND MICROSOFT NAVISION

Kandidatka: Vanja Ošina Študentka rednega študija Številka indeksa: 81618031 Program: visokošolski strokovni Študijska smer: finance in bančništvo Mentor: dr. Samo Bobek

Poljčane, julij, 2008

2

KAZALO

1 UVOD 3 1.1 Opredelitev področja in opis problema 3 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve 3 1.3 Predpostavke in omejitve 4 1.4 Uporabljene raziskovalne metode 4

2 CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE 5 2.1 Kaj je ERP sistem? 5 2.2 Značilnosti celovitih ERP rešitev 5 2.3 Struktura celovitih ERP rešitev 6 2.4 Uvajanje sodobnih ERP rešitev 8 2.4.1 Izbira in nakup ERP rešitev 8 2.4.2 Uvedba ERP rešitve 10

3 INFORMACIJSKI SISTEM NAVISION 14 3.1 Kaj je Microsoft Navision? 14 3.2 Struktura rešitve Navision 14 3.3.Modul finančno poslovanje 16 3.3.1 Glavna knjiga 16 3.3.2 Kontni načrt 17 3.3.3 Transakcije 17 3.3.4 Vodenje bančnih računov 18 3.3.5 Prodaja in terjatve 18 3.3.6 Obračun DDV 19 3.4 Uvedba rešitve Navision 19 3.5 Prednosti in koristi rešitve Navision 20

4 INFORMACIJSKI SISTEM SAP R/3 22

4.1 Predstavitev podjetja SAP 22 4.2 Značilnosti sistema SAP R/3 22 4.3 Pregled modulov 24 4.3.1 Finance 25 4.3.2 Kadrovski sistemi 26 4.3.3 Logistika 27 4.4 Uvedba sistema SAP R/3 28

5 PRIMERJALNA ANALIZA OBEH SISTEMOV NA PODROČJU FINANC 30

6 SKLEP 32 POVZETEK 34 LITERATURA 35 VIRI 36

3

1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema Podjetja se v današnjem času vse več odločajo za nakup celovitih programskih rešitev, vendar se ne zavedajo kako pomembna je izbira in uvedba te rešitve. Pomembno je, kakšno poslovno rešitev si podjetje izbere, ker ni vsaka poslovna rešitev primerna za vsako podjetje. Sorazmerno malo projektov je uspešnih v celoti ali vsaj delno. Ker je uvedba celovitih programskih rešitev kompleksna in zapletena, morajo podjetja in druge organizacije upoštevati metodo uvajanja, ki jo priporoča ponudnik rešitve. Samo od 10 do 30 odstotkov ERP rešitev je uvedenih v predvidenem času, s predvidenimi stroški in v predvidenem obsegu. Predstavila bom dve celoviti rešitvi, SAP R/3 in Microsoft Navision, ki omogočata svojim uporabnikom hitro in učinkovito odzivnost na nove tržne priložnosti. Rešitev SAP R/3 je v večini primerov uvedena v večja podjetja oziroma organizacije proizvodnje dejavnosti. Medtem ko je rešitev Microsoft Navision uvedena predvsem v manjša in srednje velika podjetja. Slabost nakupa celovite programske rešitve je relativno visoka cena nakupa in uvajanja. Do tega pride predvsem, kadar podjetje oz. organizacija ne opredeli dovolj dobro svojih potreb ali kadar uvajalci rešitve ne poznajo dovolj dobro. Glavne ovire za uspešen projekt informatizacije s celovito programsko rešitvijo so: premajhna povezanost med organizacijskimi enotami, premajhna pripadnost zaposlenih projektu, neustrezno prilagajanje poslovnih procesov in posledično premajhno izkoriščanje prednosti, ki jih rešitev podjetju ponuja. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve V diplomski nalogi bom predstavila dva različna celovita informacijska sistema SAP R/3 in Microsoft Navision, ki sta odlični poslovni rešitvi za celotno podjetje. Uvedba celovite rešitve, kot sta SAP R/3 in Microsoft Navision, je obsežen projekt, ki zahteva veliko znanja, predanosti in potrpežljivosti. Predvsem me zanima, kakšen pomen imata ti dve rešitvi na področju financ. Cilj diplomske naloge je predstaviti kako pomembno je uvajanje celovitih rešitev, ki vodi k učinkovitejšemu obvladovanju poslovnih procesov in podatkov ter k natančnejšemu napovedovanju poslovnih dogodkov in odločanju. Moj cilj je prav tako dobljena primerjalna analiza obeh rešitev, ki jo bom opravila na področju financ. Uvedba celovite informacijske rešitve je ključnega pomena za podjetje, saj lahko s hitrimi informacijami zagotovi rast podjetja in zmanjša stroške. Uvedba in izbira ustrezne celovite rešitve je eden iz med temeljnih pogojev za doseganje konkurenčne prednosti podjetja.

4

1.3 Predpostavke in omejitve Microsoft Navision je povezana poslovna programska rešitev za majhna in srednje velika podjetja. Ponuja celotno aplikacijsko podporo za vse segmente poslovanja, vključno s financami, proizvodnjo, oskrbovalnimi verigami, elektronskim poslovanjem in trgovanjem, kadri ter vodenjem projektov in odnosov s strankami. Modul finančno poslovanje sestavljajo aplikacijska področja, kot so glavna knjiga, osnovna sredstva, nabava in obveznosti, prodaja in terjatve ter kadrovska evidenca. Za srednje velika in velika podjetja, ki potrebujejo integriran program z vso poslovno avtomatiko, pa je bolj primeren velik informacijski sistem SAP R/3. Modul finance sestavljajo različni podmoduli, kot so finančno računovodstvo, kontroling, investicijsko upravljanje, gotovinsko poslovanje zakladništva, kontroling podjetja in nepremičnine. 1.4 Predvidene metode raziskovanja Pri izdelavi diplomske naloge bom uporabila deskriptivni pristop k raziskovanju. V okviru deskriptivnega pristopa bom uporabila metodo deskripcije, zgodovinsko metodo in metodo kompilacije.

5

2 CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE 2.1 Kaj je ERP sistem? Celovite informacijske rešitve, bolj znane pod angleško kratico ERP (Enterprise Resource Planning), so se pojavile leta 1990. Integrirane informacijske rešitve tradicionalno povezujemo s podporo poslovnih procesov v podjetju. Podjetjem omogočajo integracijo njihovih poslovnih procesov ter povečujejo njihovo učinkovitost. Z ERP rešitvami postanejo poslovni procesi bolj inovativni in poslovanje podjetja bolj prilagodljivo, s čimer podjetjem odpremo nove možnosti pridobivanja boljše konkurenčne pozicije v njihovih poslovnih okoljih. Osrednji cilj ERP rešitev je povezati vse oddelke in enote podjetja z enim samim računalniškim sistemom, s centralno bazo podatkov. ERP sistem se je razvil iz prej nastalih sistemov. Najprej se je pojavil sistem usmerjen v načrtovanje materialov (MRP), leta 1965. Kasneje leta 1975 se je razvil sistem celovitega obvladovanja vseh virov procesa proizvajanja v podjetju (MRP II). ERP sistem je nadgradnja MRP II sistema in predstavlja celovito programsko rešitev informatizacije poslovanja podjetja. ERP rešitve pripomorejo pri planiranju, nabavi, proizvodnji, distribuciji, upravljanju z zalogami, vzdrževanju, financah, prodaji in upravljanju s kadri. Na rast in uspešnost poslovanja podjetij v veliki meri vpliva optimiziranje poslovnih procesov. Ključ uspeha so celovite rešitve, ki pri prenovi poslovnih procesov zasedajo pomembno mesto, s ciljem - učinkovitejše poslovanje in večja produktivnost. Sodobni ERP sistemi so rešitve, ki podjetjem zagotovijo hitro odzivnost, delo s kupci, dobavitelji ter poslovnimi partnerji na globalnem trgu, preko spleta, kjer koli in kadar koli. Vključuje koncept upravljanje odnosov s strankami (CRM) in upravljanje oskrbovalne verige (SCM). (Kovačič, Bosilj-Vukšić 2005, 277) ERP sistem na tehnološkem nivoju spremlja vire, procese in kapital ter nudi vse elemente za njihovo upravljanje. ERP sistemi dosegajo od 10 do 30 odstotkov uspešnosti instalacij. (Sternad, Deželak, Špička 2007, 37) Danes najbolj poznane ERP rešitve so Sap, Baan, Oracle Financials, Navision, Great plains itd. (Pronet d.o.o. 2007) 2.2 Značilnosti celovitih ERP rešitev Značilnosti ERP rešitev:

- so gotove programske rešitve; - izdelane skladno s konceptom odjemalec/strežnik; - obdelajo večino transakcij v podjetju; - uporabljajo podatkovno bazo na ravni podjetja, v kateri je vsak podatek zapisan

samo enkrat;

6

- omogočajo dostop do podatkov v krajšem času; - povezujejo večino poslovnih procesov v podjetju; - omogočajo dostop do podatkov večini zaposlenih v podjetju; - ponujajo rešitve, ki povezujejo podjetje z okoljem.

ERP rešitve ne podpirajo informacijskih sistemov za management in ne vključujejo podpore za neposredno vodenje proizvodnih procesov. Poleg tega se od ERP sistemov pričakuje, da podpirajo več valut in jezikov, imajo podporo za podjetja v različnih panogah ter možnost prilagoditve rešitev brez programiranja. Ekonomski učinki ERP rešitev:

- zmanjšujejo agencijske stroške z zmanjševanjem stroškov nadzorovanja zaradi avtomatizacije poslovnih postopkov;

- zmanjšujejo stroške sprejemanja odločitev, ker zagotavljajo bolj točne informacije; - zmanjšujejo tudi transakcijske stroške, saj so manjši stroški iskanja, prenosa in

hranjenja podatkov. (Bobek, Sternad 2007, 4) Razen klasične osnovne rešitve za finančno poslovanje, mora programska rešitev ERP zadovoljevati še potrebe spremljanja za naslednje podsisteme:

- upravljanje z zalogami, - upravljanje proizvodnje, - upravljanje kapacitet, - upravljanje projektov, - upravljanje virov (človeških in strojnih), - upravljanje poslovnih odnosov (CRM), - delo v večjezičnem okolju, - delo v sestavu več podjetij hkrati, - on-line konsolidacija podatkov več podjetij, - e-commerce poslovanje (poslovanje lahko v celoti naslonite na internet), - delo preko portala (formiranje namenskega uporabniškega dostopa do podatkov) in - vgrajen lasten programski jezik za potrebe dodelav in lastnega razvoja.

Zelo pomemben element je njegova modularnost, tako da se lahko podjetje odloči o nakupu posameznih modulov v skladu s potrebami. Ti moduli morajo biti popolnoma integrirani v ERP sistem. Znotraj modulov mora biti še dodatno vejanje funkcionalnosti, da se omogoči popolna prilagodljivost ERP sistema glede na poslovne zahteve uporabnika. (Pronet d.o.o. 2007) 2.3 Struktura celovitih ERP rešitev Celovite informacijske rešitve pokrivajo temeljne poslovne funkcije podjetja. Zato se uporabljajo programske rešitve, moduli oz. paketi sestavljeni iz aplikacij. Podjetje ima možnost implementirati vse programske pakete, to je odvisno od potreb podjetja, glede na področje delovanja in njegovo velikost. Ne glede na vrsto organizacije so nekateri moduli nujno potrebni za delovanje sistema. Potrebno je imeti najmanj tri module.

7

ERP rešitve so sestavljene iz naslednjih programskih modulov: - marketing in prodaja, - načrtovanje proizvodnje in razvoj, - proizvodnja in kontrola inventarja, - nabava, - distribucija, - kakovost, - človeški viri, - finance in računovodstvo ter - informacijske storitve. (Bobek, Sternad 2007, 3)

SLIKA 1: PROGRAMSKI MODULI REŠITEV ERP

Vir: Bobek, Sternad 2007, 3. Zaradi nesposobnosti prilagajanja ni uvedena vsa funkcionalnost posameznih modulov. Podjetja menijo, da je izkoriščenost modulov naslednja:

- Finance 92% - Logistika 42 % - Proizvodnja 38% - Kadri 36% - Prodaja 26% - Raziskave in razvoj 8% - Drugo 2% (Bobek, Sternad 2007, 5)

8

2.4 Uvajanje sodobnih ERP rešitev Uvajanje ERP rešitev delimo na dva sklopa: izbiro in uvedbo rešitve. Preden se vodstvo organizacije odloči o razvoju ali nakupu celovite programske rešitve in njenem uvajanju, mora najprej ugotoviti svojo obstoječo in bodočo poslovno strategijo ter izvajanje poslovnih procesov. Odločitev o nakupu posameznih modulov celovite programske rešitve ali o njihovem lastnem razvoju se lahko izvede le na osnovi podrobno opredeljenih ter z modelom procesov in podatkov formaliziranih in prikazanih informacijskih potreb izvajanja postopkov znotraj poslovnega procesa. Razen tega je pomembno, da je izbrani ponudnik sodeluje pri uvedbi in prilagajanju rešitve, vendar mu po drugi strani organizacija ne sme slepo verjeti. Če podjetje nima že uveljavljenega lastnega strateškega načrta informatizacije, mora najprej izdelati strategijo uvajanja rešitve. Ta ponavadi zajema postopke priprave za uvajanje in odločitvena merila izbire. Raziskave na področju uvajanja celovitih rešitev so pokazale, da tudi najboljše celovite rešitve v praksi pokrivajo samo do največ 70% potreb organizacije. (Kovačič, Bosilj-Vukšić 2005, 280) Podjetje ima več možnosti pri uvedbi ERP rešitve. Lahko se odloči za:

- dograditev obstoječih rešitev, - lasten razvoj rešitev, - nakup rešitve ali - najem rešitve. (Kovačič, Bosilj-Vukšić 2005, 273)

2.4.1 Izbira in nakup ERP rešitve Podjetja so postavljena pred veliko dilemo, ko se morajo odločiti ali naj prilagodijo poslovne procese programski rešitvi ali pa naj rešitev prilagodijo potrebam svojega poslovanja. Najpogostejša in optimalna izbira podjetij je prilagoditev procesov programski rešitvi. Če pa se podjetje odloči za prilagajanje programske rešitve pa ima s tem večje stroške in predvsem večje probleme pri samem delovanju rešitve. Uvajanje rešitev ERP podjetju ne zagotavlja konkurenčne prednosti na dolgi rok. (Kovačič, Bosilj-Vukšić 2005, 283) Pri izbiri so pomembne naslednje značilnosti ERP rešitev:

- prilagajanje organizaciji; - fleksibilnost rešitve; - enostavno povezovanje z drugimi informacijskimi sistemi v organizaciji; - ponudnik programske storitve; - pomoč pri uvajanju; - ERP rešitev mora pokrivati vsa področja poslovanja in imeti dobro podporo.

(Bobek, Sternad 2007, 4)

9

Pri analizi programske rešitve je potrebno upoštevati naslednje značilnosti: - izdelana mora biti s sodobnim informacijskim orodjem, ki omogoča objektni

pristop k razvoju rešitve; - programska rešitev je razvita za uporabo na razširjenem oziroma de facto

standardnem operacijskem sistemu; - dokumentirana in vzdrževana je z ustreznim orodjem; - programska rešitev je na voljo kupcu v izvorni kodi; - programska rešitev uporablja skupno in celovito podatkovno bazo podjetja; - predstavlja enovito rešitev za obravnavo sorodnih opravil; - proizvajalec oziroma ponudnik rešitve sodeluje pri ugotavljanju informacijskih

potreb in uvedb programske rešitve; - proizvajalec oziroma ponudnik rešitve zagotavlja zadostno število izvajalcev ter

vnaprej opredeljene pogoje za vzdrževanje rešitve. (Kovačič, Bosilj-Vukšić 2005, 284)

Merila za analizo kakovosti so:

- funkcionalnost, učinkovitost in odzivnost, - prijaznost do uporabnikov, - kakovost dokumentacije, sistemske in uporabniške, - način in kakovost vzdrževanja, - celovitost in združljivost oziroma povezljivost v enoten sistem, - razširljivost, prožnost in prilagodljivost glede obsega in funkcionalnosti, - varnost in zaščita, - zanesljivost, razpoložljivost, stabilnost in perspektivnost tehnološke platforme.

(Kovačič, Bosilj-Vukšić 2005, 285) TABELA 1: RAZLOGI ZA NAKUP ERP REŠITVE SSttrraatteešškkii TTaakkttiiččnnii OOppeerraattiivvnnii Udejanjanje nove poslovne strategije, dvig uspešnosti poslovanja.

Znižati stroške in izboljšati učinkovitost poslovnih procesov.

Standardizirati in avtomatizirati delovne procese in postopke.

Omogočiti globalizacijo poslovanja in povezljivosti z okoljem.

Povečati prilagodljivost poslovnih procesov.

Izboljšati kakovost informacij in izvajanja procesnih aktivnosti.

Omogočanje strategije managementa odnosov s strankami (CRM) in management oskrbovalne verige (SCM).

Integrirati poslovne procese znotraj podjetja ter s svojimi kupci in dobavitelji.

Izboljšati uporabnost rešitev, informacijsko (tehnološko) infrastrukturo, znanja in motiviranost kadrov…

Vir: Kovačič, Bosilj-Vukšić 2005, 282. Rešitev kupimo v primeru, ko v veliki meri ustreza potrebam organizacije. Z nakupom močno skrajšamo čas razvoja in znižamo raven tveganja o ustreznosti rešitve, ki smo mu priča pri lastnem razvoju. Pridobimo tudi morebitna tuja poslovna in tehnološka znanja, ki

10

jih vsebujejo kakovostne celovite uporabniške programske rešitve. Slabosti nakupa se kažejo v relativno visoki ceni nakupa in stroški osnovnega prilagajanja rešitev. Še bolj se ti izpostavijo v primeru, ko organizacija ni sposobna v zadostni meri opredeliti svojih potreb, ali v primeru, da uvajalec premalo pozna možnosti rešitev, kar je žal običajen pojav na takšnih projektih. Ob problemih, povezanih časovno in stroških uvajanja ter neprilagojenosti rešitev informacijskim potrebam uporabnikov, pa se izpostavlja še problematika prenosa znanj informatikom organizacije, ki jih bodo potrebovali za vzdrževanje in nadaljnji razvoj rešitve. (Kovačič, Bosilj-Vukšić 2005, 280) 2.4.2 Uvedba ERP rešitve Licenca za ERP sistem se lahko konfigurira tako, da se starta z uvajanjem najosnovnejših in najbolj potrebnih modulov in z minimalnim številom delovnih postaj. Uvedejo in izšolajo se samo osnovne poslovne funkcionalnosti. Vsak ERP sistem je nastavljiv, to pa pomeni, da se popolnoma prilagaja potrebam in poslovnim procesom uporabnika. Nastavljivost ERP sistema je lastnost, ki omogoča uporabniku, da ERP sistem raste z njim, tako kot rastejo njegove potrebe. Implementiranje ERP rešitve običajno ni »notranja« veščina, zato so tudi manjši projekti velik strošek, če zaposlimo specialiste za svetovanje pri ERP implementaciji. Poraba časa za implementacijo ERP sistema je odvisna od velikosti posla, razsežnosti spremembe in pripravljenosti kupca da prevzame lastništvo nad projektom. Manjši projekt (npr. podjetje s 100 ali manj zaposlenimi) se lahko planira in je dokončan v 3 mesecih; večja implementacija lahko traja več let. Pri uvedbi ERP sistema je zelo pomembno, da podjetje, ki je pridobilo ERP proizvod, prevzame lastništvo nad projektom. Za implementacijo ERP sistemov, podjetja pogosto iščejo pomoč pri ERP prodajalcu ali pri ostalih svetovalnih podjetjih. Ta podjetja pogosto ponujajo tri področja profesionalnih storitev: svetovanje, posodabljanje in podporo. Svetovalni tim je odgovoren za začetno ERP implementacijo in poznejša dela oskrbovanja sistema. Prav tako je svetovalni tim odgovoren za planiranje in testiranje implementacije. Za večino srednje velikih podjetij, bo strošek implementacije segal od priporočene cene ERP licence, do dvakrat toliko. Posodabljanje je proces razširjanja ali spreminjanja delovanja sistema. Posodabljanje ERP paketa je lahko zelo drago in komplicirano, saj mnogo ERP paketov ne podpira posodabljanj, zato mnogo podjetij implementira rešitve, zajete v pridobljenem ERP sistemu. Nekateri ERP paketi so zelo generični, kar se tiče poročil in povpraševanj, tako da je posodobitev pričakovana v vsaki implementaciji. Pomembno je, da takšne pakete prepoznamo, da dokupimo potrebne dodatke, ki se dobro usklajujejo z ERP programskim orodjem. Izbrano podjetje za posodabljanje bo pomagalo vašim zaposlenim pri optimalnem delovanju ERP programskega orodja. Za zmanjšanje dodatnih stroškov in zagotovitev več realizma v potrebe oddelkov, ki jih bo zadeval ERP, je opcija ustanovitev komiteja, vodenega s strani svetovalca, med oblikovalsko fazo, s pomočjo vodilnih oddelkov, katere bodo zadevale spremembe v ERP-jih, da zagotovi sprotno kontrolo planiranja zahtev. (Wikipedia 2007)

11

Uvedba ERP rešitve se lahko bistveno razlikuje glede na to ali gre za majhno ali veliko podjetje, saj imajo velika podjetja precej bolj razvejano hierarhično strukturo in zahtevnejše opredeljene poslovne procese in funkcije. Rešitve se ponavadi že v osnovi razlikujejo glede na panogo podjetja, optimalno prilagajanje pa ponudniki navadno dosežejo z implementacijo izbranih modulov. Hitra uvedba rešitve vsebuje majhno število faz, ki jih ponavadi uvedemo po pristopu velikega poka, faznem pristopu ali kombinaciji teh dveh. Metodologija uvajanja ERP rešitev vključuje vsa potrebna orodja za uvajanje, predloge za modeliranje in vmesnike. Vsem metodologijam je skupna osnovna razdelitev na več faz, ki se odvijajo pred, med in po uvedbi ERP rešitve. Metodologije so računalniško podprte, kar omogoča lažje delo projektni skupini. (Sternad, Deželak, Špička 2007, 38) SLIKA 2: UVAJANJE CELOVITIH PROGRAMSKIH REŠITEV: TEHNOLOŠKI IN PROCESNI PRISTOP

ugotavljanje stanja (as-is)

opredeljevanje potreb (to-be)

Tehnološki pristop Procesni pristop

izbira rešitve ERP

“omejena”prenova procesov

prenova poslovnih procesov

izbira primernih prog. rešitev

uvedba celovite programske rešitve

FAZA 1

FAZA 2

FAZA 3

Vir: Kovačič, Indihar-Štemberger 2008, 11. Cilj uvedbe ERP rešitve je prenova in informatizacija poslovnih procesov. Poznamo dva pristopa uvedbe: tehnološkega in procesnega.

12

Tehnološki pristop temelji na izbiri najustreznejše rešitve ERP in prilagajanju poslovnih procesov organizacije izbrani rešitvi. Izhaja iz metodoloških pristopov večine ponudnikov rešitev ERP in njihovega videnja uspešnosti projekta ter podmene, da naročnik lahko vnaprej oceni svoje potrebe in koristi z rešitvijo uvedene najboljše prakse. Rezultat tehnološkega pristopa je s stališča prenove poslovnih procesov omejen z možnostmi prilagajanja programske rešitve potrebam podjetja. Kljub deklarirani prilagodljivosti rešitev ERP gre pri tem za zamenjavo tehnologije in uvedbo manjših sprememb poslovanja. Procesni pristop zahteva večjo potrebo in pripravljenost organizacije na spremembe ter predhodno delno ali celovito prenovo njenih poslovnih procesov. Je zahtevnejši, dolgoročnejši in pogojen z večjo stopnjo tveganja za uspešnost. Prinaša novo kakovost v poslovanje in ustrezneje opredeljuje procesna in vsebinska merila izbire programskih rešitev. Ta so najprej usmerjena in odvisna od vrste in vplivnosti poslovnega procesa na konkurenčnost in poslovno uspešnost. Organizacije, ki se nahajajo v izrazito konkurenčnem okolju, se praviloma odločajo za lasten razvoj ali nakup osnovne rešitve ERP ter nakup rešitve, namenjene ključnim poslovnim procesom. Na področju podpornih procesov je prevladujoča in racionalna uporaba standardnih uporabniških programskih rešitev. (Kovačič, Indihar-Štemberger 2008, 12) Šest smrtnih grehov pri uvajanju ERP rešitve:

1. Nerazumevanje pomena in resnosti tega v kar ste se spustili. Ključnega pomena je izbrati pravi ERP sistem. Projekti uvajanja ERP sistemov so v glavnem kompleksni in zagotovo bodo imeli vpliv na vsako osebo v podjetju in na vsako področje delovanja podjetja. Pri uvajanju ERP sistemov gre za poslovni projekt in ne za informacijski projekt, zato zahtevajo močno podporo vodstva. Nikoli ne podcenjujte velikosti ERP projekta in mu posvetite polno pozornost. 2. Projektu niso dodeljeni kvalitetni in pravi ljudje. Projektna ekipa mora imeti ustrezno znanje o poslovanju podjetja, hkrati pa morajo biti vsi člani ekipe kreativni in pripravljeni na sprejemanje izzivov. Vodstvo podjetja mora zaupati projektni ekipi in vodji projekta. Potrebna je uporaba raznih strategij za motivacijo ekipe.

3. Neučinkovito obvladovanje sprememb. Veliko podjetij podcenjuje posledice sprememb, ki jih bo povzročila uvedba ERP sistema na zaposlene, na njihove vloge v podjetju, na potrebna znanja in na celotno organizacijsko strukturo. Upravljanje s spremembami zagotavlja, da so zaposleni v podjetju in podjetje samo sposobni sprejeti nove poslovne procese in sisteme. Ponavadi se zaposleni upirajo spremembam. Vodje, ki upravljajo s spremembami v podjetju morajo biti kvalitetni posamezniki, ki imajo v podjetju osebno integriteto in spoštovanje podrejenih kadrov. Zelo pomemben del upravljanja s spremembami je šolanje uporabnikov po vnaprej sprejetem programu dela.

13

4. Neprepoznavanje koristi in pozitivnih učinkov implementacije ERP. Projekt lahko izpeljemo v predvidenih rokih in v predvidenem proračunu, vendar če niso ob tem pripravljeni in znani pozitivni učinki implementacije, ki jih nato uporablja vodstvo za nadaljnje odločitve, potem je vse skupaj zaman. Priporočeno je, da se študija poslovnega primera uporabi kot aktiven dokument, ki služi kot orodje za upravljanje projekta. Študija poslovnega procesa mora biti ovrednotena po posameznih kritičnih točkah projekta, tako da je možno opredeliti pričakovane stroške in pričakovane koristi. 5. Nesprejemanje integracij. Veliko podjetij se upira in ne želi sprejeti nivoja integracije poslovnega sistema, ki ga omogoča uvedba ERP sistema in želijo obdržati obstoječo organizacijsko strukturo. 6. Konec projekta mora biti načrtovan še pred začetkom projekta. V podjetju mora biti jasno, kakšno strategijo dolgoročne podpore bodo dali novemu poslovnemu sistemu. Če so določena dejstva znana že v samem začetku, bo to projektni ekipi pomagalo razčistiti mnoge dvome in s tem vplivalo na boljši končni učinek celega projekta. (Pronet d.o.o. 2007)

14

3 INFORMACIJSKI SISTEM NAVISION 3.1 Kaj je Microsoft Navision? Microsoft Navision je celovita poslovna rešitev za rastoča, srednje velika in velika podjetja. Pokriva različna področja v podjetju, od proizvodnje in upravljanja z oskrbovalno verigo do računovodstva, upravljanja finančnih tokov in vodenja odnosov s strankami. Neposredna vrednost informacijske podpore poslovnim procesom je učinkovitejše poslovanje podjetja, boljša obveščenost vodstva, ki pridobi neposreden vpogled v podjetje, ter višja storilnost zaposlenih z odpravo zamudnega večkratnega vnašanja in preverjanja podatkov. (Microsoft 2007) Navision je mednarodno preizkušena poslovno-informacijska rešitev, ki jo po svetu uporablja več kot 45.000 podjetij v 130 državah, v Sloveniji pa več kot 500 podjetij. (Kosi 2005, 1) Trenutno sta na voljo dve različici rešitve, to sta Microsoft Navision Professional in Microsoft Navision Standard. Microsoft Navision Professional združuje ključne podatke za vodenje finančnega poslovanja, proizvodnje, distribucije, vodenje odnosov s strankami in e-poslovanje v pregledno poslovno rešitev za rastoča srednje velika podjetja. Popolnoma prilagodljiva rešitev pripomore k večji produktivnosti in se hitro odziva na tržne spremembe, ne da bi motila tekoče delo. To vam omogoči, da se lahko osredotočite samo na poslovanje. Namenjena je srednje velikim podjetjem in je idealna za podjetja s kompleksnejšimi poslovnimi procesi in močno potrebo po vertikalnih rešitvah. Microsoft Navision Standard integrira ključne podatke o finančnem poslovanju, kupcih in distribuciji v enotno poslovno logiko za majhna in hitro rastoča podjetja. Preprosta implementacija, prilagoditev in vzdrževanje so dejavniki, ki so bistvenega pomena za osnovne poslovne procese. Ko podjetje raste se mu spreminjajo tudi poslovne potrebe. Z dodajanjem novih funkcionalnosti se zagotavlja prilagodljivost na spremenjene potrebe uporabnika. Poslovni procesi niso tako kompleksni kot v večjih podjetjih. Microsoft Navision Standard je cenovno ugodnejša rešitev, saj je 30% cenejša od Microsoft Navision Professional ponudbe. (Krajnik računalništvo d.o.o. 2008) 3.2 Struktura rešitve Navision Microsoft Dynamics NAV je celovita in integrirana poslovna rešitev, ki podjetju omogoča:

o upravljanje financ, o kontroling in izdelovanje poslovnih analiz, o upravljanje sodelovanja vzdolž nabavne in prodajne verige, o upravljanje skladišča in materialnih tokov, o upravljanje proizvodnje, o upravljanje odnosov s strankami (CRM),

15

o upravljanje kadrov ter o podpira e-poslovanje. (Adacta 2008)

SLIKA 3: INTEGRIRANA POSLOVNA REŠITEV

Vir: Bobek, Sternad, Kosi 2007, 1. Microsoft Navision sestavljajo naslednji moduli:

1. Finančno poslovanje, ki ga sestavljajo naslednja aplikacijska področja: glavna knjiga, osnovna sredstva, obveznosti in nabava, terjatve in prodaja ter kadrovska evidenca.

2. Proizvodnja in distribucija (SCM), ki je sestavljena iz naslednjih aplikacijskih

področij: projekti, osnove proizvodnje, načrtovanje materialnih potreb, načrtovanje kapacitet, zamenjava artiklov, navzkrižno sklicevanje, neskladiščeni artikli, več lokacij, skladiščno poslovanje, materialno poslovanje in skladiščni sistemi.

3. Upravljanje odnosov (CRM) sestavljajo ga aplikacijska področja, kot so stiki,

kampanje, zadolžitve, dnevnik interakcij in dokumentov, integracija z MS Outlook, servisni artikli, razdelitev artiklov na komponente, servisni nalogi, servisne pogodbe, servisne cene, serviserji in njihova znanja, načrtovanje in razporejanje opravil in resursov.

4. E-poslovanje (Commerce Getaway, Commerce Portal, User Portal).

5. Vertikalne rešitve so namenjene poslovnim procesom, ki jih standardna rešitev ne pokriva. Splošne rešitve: plače, potni stroški, poštna knjiga, razširjena kadrovska evidenca in elektronski plačilni promet. Specializirane rešitve: publishing, NaviMeat in Shipping. (Kosi 2005, 1-2)

16

3.3 Modul finančno poslovanje Glede na vse pritiske na poslovanje, ki mora biti prilagodljivo in spremenljivo, je pomembno, da je finančno poslovanje močna in zanesljiva opora podjetju, ki pa mora biti nevsiljiva, zagotavljati mora dovolj podatkov, ki omogočajo poslovanju, da se sooči s pravimi informacijami in natančnimi zneski o aktivnostih in možnostih podjetja. Danes je zvišan tempo še povečal potrebo po učinkovitem vodenju financ. Torej je zadnja stvar, ki jo podjetje potrebuje, poslovna rešitev, ki upočasni operacije s tem, da postavi nove zahteve za poslovanje. SLIKA 4: MODUL FINANČNO POSLOVANJE

Vir: Kosi 2005, 1. V Navision-u je možno avtomatizirati veliko finančnih opravil, glede na svoje potrebe. Navision omogoča enostaven dostop do podatkov, ki jih podjetje potrebuje za opazovanje trendov in pregled poslovnih aktivnosti. Nudi več kot samo orodje za računovodstvo, ker vam pomaga razumeti kaj predstavljajo številke in videti aktivnosti iz katerih izvirajo. 3.3.1 Glavna knjiga Glavna knjiga je središče finančnih podatkov podjetja, v njej vidite pregled finančnega stanja. V njej so podatki o prihodkih in stroških, ki jih lahko primerjate s podatki predhodnih let in z računovodskimi predračuni. To vam omogoča identifikacijo področij, ki ustvarjajo prihodek ali ustvarjajo izgubo ali popraviti nerealne predračune. Glavna knjiga vsebuje osnovne pripomočke potrebne za nastavitve in knjiženje v glavno knjigo: kontni načrt, splošne temeljnice, DDV pripomočke, ponavljajoče temeljnice in šifre izvora. Prav tako vsebuje pripomočke za interno in eksterno poročanje. (Kosi 2006, 1) Konti podjetja so različni zapisi v različnih tabelah in so povezani z različnimi aktivnostmi podjetja. Pogosto je potrebno ustvariti izkaze, statistike in analize, ki so izvleček celotnega finančnega izkaza. Te izvlečke lahko ustvarite s pomočjo posameznih dimenzij ali kombinacije več dimenzij. Dimenzija je podatek, ki ga lahko dodate postavki kot vrsto označevalca, kar omogoča programu, da zbere postavke s podobnimi značilnostmi v skupine in enostavno pristopi do teh skupin za potrebe analize. Dimenzije lahko uporabljate povsod v programu, v vnosnih vrsticah temeljnic, listin in predračunov. Termin dimenzija uporablja Microsoft Navision

17

za opis poteka analize. Dvo-dimenzijska analiza je na primer prodaja po območjih. V aplikaciji Navision se uporablja tabela konto glavne knjige za nastavitev vseh kontov kontnega načrta in vodenje financ. Glavna knjiga vam omogoča še nastavitev knjigovodskih obdobij poslovnega leta, z obdelavo Zapri izkaz uspeha ob koncu leta prenesemo letne rezultate v saldo in postavimo vse konte izkazov uspeha na nič. Uporabljate lahko neomejeno število tujih valut, vodite glavno knjigo še v dodatni valuti, enostavno vodite tečaje tujih valut, poslujete s kupci in dobavitelji v katerikoli tuji valuti. (Pauman 2007) 3.3.2 Kontni načrt Kontni načrt daje jasen in obsežen pregled prometa na posameznih kontih. Ko nastavljate konto, vnesete osnovne podatke, kot je ime konta in vrsta konta. Vsak konto ima številko za identifikacijo. Ko vnesete to številko v katero koli polje v programu, na primer v temeljnico, program samodejno uporabi osnovne podatke konta. Za vse konte glavne knjige lahko pregledate stanje in promet, filtrirate jih po datumu dimenzijah stroškovnega mesta in nosilca. Definirate lahko neomejeno število kontov in jih uredite po hierarhični strukturi glede na knjižne in seštevalne konte. Poenostavite lahko filtriranje in poročanje tako, da definirate formule za seštevanje zneskov iz več kontov hkrati. Nove konte lahko dodate kadarkoli in spremenite obstoječe konte. Program bo samodejno posodobil vse podatke, ki so vezani na spremembe. Konte lahko enostavno zbrišete ali jih blokirate. Dodate lahko značilnosti, kriterije za knjiženje in poslovna pravila vsakemu kontu posebej. (Kosi 2006, 2) 3.3.3 Transakcije Izvajanje transakcij oz. knjiženje je v Microsoft Navision-u močno olajšano. Na voljo so splošne temeljnice, ki omogočajo prilagodljivo funkcionalnost. Ustvarite lahko neomejeno število temeljnic, zaposleni, ki delajo v tem sistemu lahko vsi hkrati vnašajo in knjižijo. Knjižite lahko v stolpce za breme ali v dobro. Vsako knjižbo lahko pred knjiženjem preverite. Temeljnica mora zaključiti saldo pred knjiženjem in sistem mora zaključiti saldo po datumu. Saldo vnesenih zneskov se prenaša naprej iz vrstice v vrstico in neskladja se takoj opazijo. Preden knjižite lahko vidite kako bodo postavke vplivale na račune. Pred knjiženjem lahko tiskate testno poročilo splošne temeljnice. Omejite lahko dneve, ko je knjiženje dovoljeno, določite te dneve tudi posameznim zaposlenim. Več polj ima na desni strani gumb s puščico gor ali dol. Tem gumbom se reče Assist Buttons. Gumb s puščico dol se imenuje flowfields in nam omogoča dostop do najbolj svežih podatkov. Vsebina teh polj se nenehno posodablja in preračunava, s pogledom v globino lahko vidimo katere postavke so vključene v izračunavanje zneska. Gumb lookup vam omogoča vpogled v naprej pripravljene tabele in možnost hitre izbire ter izključevanje napak. S temi gumbi so povezani tudi filtri s katerimi lahko določite kateri podatki naj bodo prikazani na ekranu. Transakcije, ki se pogosto ponavljajo lahko učinkovito knjižite s ponavljajočo temeljnico. To je posebno okno v katerem lahko določite način ponavljanja, pogostost uporabe in

18

alocirate zneske s pomočjo tabele alokacija. Podatke za knjiženje vnesete samo enkrat v ponavljajoče temeljnice. Stalen znesek določite v vrstici ali izberete kako pogosto bi se naj vrstica s takimi podatki knjižila. S prerazporejanjem stalnih zneskov, ki so knjiženi v ponavljajoči temeljnici, med različne konte, oddelke ali projekte, lahko privarčujete čas. Posebne prerazporeditve lahko določite s številom, odstotki ali vrednostjo. Ustvarite transakcije med katerimikoli dvemi podjetji v skupini, ki jo nadzoruje skupna pravna oseba. Naredite lahko prave »due to/due from« postavke v več kot enem podjetju z uporabo ustreznega vmesnega konta. Izvedite transakcije kot so: nalogi, računi, dobropisi, nalogi vračil in postavke splošne temeljnice. Knjiženje med podjetji lahko obravnava podjetja, ki uporabljajo različne baze podatkov. Za prenos podatkov se uporabljajo datoteke, ki se nahajajo v posebni mapi na mreži ali pa so poslane na želeni e-poštni naslov z uporabo e-poštnega klienta pošiljatelja. Poročilo transakcij med podjetji beleži vse vaše transakcije med podjetji in olajša proces usklajevanja med podjetji ter omogoča sledljivost. Uporabite različne valute in kontne načrte za pospešitev interakcij z mednarodnimi podjetji oz. partnerji. (Pauman 2007) 3.3.4 Vodenje bančnih računov Ustvarite neomejeno število bančnih računov, spreminjajte in brišite bančne račune, naredite prenose med bančnimi računi in nastavite kartice bančnih računov kupcev oz. dobaviteljev. Konto glavne knjige se posodobi avtomatično, ko knjižite bančno transakcijo. Pri izpisovanju čekov avtomatizirajte in spremljajte cel proces pisanja čekov, generirajte tiskane čeke z unikatno številčno serijo za vsak bančni račun, sledite številkam čekov in razveljavite ček, če je potrebno ter pišite čeke v več valutah. Določite, če se plačilo izvede z ročno ali računalniško napisanim čekom. Čeke si lahko predogledate ali jih tiskate direktno. Uskladite vse vaše bančne račune z izkazi, ki vam jih pošljejo vaše banke. Vnesite transakcije iz bančnih izkazov v postavke bančnih računov. Knjižite dodatne transakcije izvedene samo na banki in še ne v programu. Uredite napake na vašem bančnem izkazu. (Pauman 2007) 3.3.5 Prodaja in terjatve Določite spremenljive plačilne pogoje, obdobja popustov in načine plačil. Določite spremenljiva pravila zapiranja plačil vključno z zneskom plačilne tolerance obdobja za kasaskonte in omejitve zaokroževanja pri medvalutnih zapiranjih. Določite neomejeno število pogojev bremepisa. Stornirajte nepravilna zapiranja. Stornirajte kupčeve in dobaviteljeve transakcije, knjižene ročno preko temeljnic, vključno s povezanimi postavkami glavne knjige, DDV-ja in bančnih računov. Določite privzete valute kupcev in dobaviteljev in fakturirajte ter prejemajte plačila v neomejenem številu valut. Preglejte kupčevo oz. dobaviteljevo statistiko po valutah, podrobno zgodovino transakcij in poročila zapadlosti ter bruto bilanc. Avtomatsko predlaga plačila dobaviteljem glede na datume zapadlosti, vrednosti dimenzij, prioritete dobaviteljev in možnost pridobitve popustov. Sprejmite sporočila, če kupec presega kreditni limit, če je bil blokiran ali ima zapadli saldo. Pošiljajte opomine kupcem z zapadlimi postavkami. (Pauman 2007)

19

3.3.6 Obračun DDV Sistem samodejno upravlja z vsemi vidiki davkov in poročili. Program omogoča, da enostavno izvedete obračun mesečnega davka na dodano vrednost. S to obdelavo lahko odprete ali zaprete postavke DDV in prenesete zneske vstopnega in izstopnega DDV na konto za obračun DDV. (Kosi 2006, 4) 3.4 Uvedba rešitve Navision Uvedba sistema Microsoft Navision v podjetje ni enostaven proces. Modularnost, splošnost in prilagodljivost sistema še pred uvedbo zahtevajo natančno poznavanje potreb in želja naročnika. Za uvedbo rešitve, prilagojene za delovanje na slovenskem tržišču, je v Sloveniji usposobljeno večje število podjetij, kar vam dolgoročno zagotavlja varnost in možnost izbire ustreznega partnerja za pomoč pri uvajanju in uporabi ponujenih rešitev. Kratek čas uvedbe, ki traja dva do tri mesece, zagotavlja nizke skupne stroške lastništva ter hitrejšo povrnitev naložbe. Velik izkoristek in varnost naložbe dodatno zagotavlja članstvo v programu nadgradnje. Z njim uporabnik pridobi vzvod za posodobitev svoje rešitve na najnovejšo različico. Tako so mu vedno na voljo najnovejši tehnološki dosežki, podpora novim zakonskim zahtevam in standardom na področju poslovnih procesov. Navision za uvedbo svojih ERP rešitev uporablja posebno metodologijo, imenovano 'On Target'. Razvoj metodologije je temeljil na osnovi poslovnih izkušenj držav iz celega sveta. Metodološko delo poteka po jasno strukturiranih korakih. Naročnik ima preko spremljanja korakov sprotno kontrolo in nadzor nad projektom. Metodologijo On Target sestavljajo naslednje faze:

1. Faza: Analiza V tej fazi mora Microsoftov partner narediti podrobnejšo analizo procesov. Na osnovi te analize mora predlagati izboljšanje poslovnih procesov v organizaciji ali vpeljavo novih poslovnih procesov ter tako narediti poslovanje učinkovitejše in rentabilnejše. Microsoftov partner mora dopolniti že narejeno analizo in določiti stopnjo potrebnega prilagajanja rešitve Microsoft Navision, da bo uresničena vizija podjetja in obseg uvajanja rešitve Microsoft Navision. Faza analize se zaključi z dokumentom funkcijskih zahtev, ki vključuje: opis organizacijske strukture, obstoječo tehnološko arhitekturo, cilje projekta, vizijo, obseg uvajanja, opis trenutnih in bodočih poslovnih procesov ter opis vseh potrebnih prilagoditev. 2. Faza: Oblikovanje Microsoftov partner skupaj s projektnim timom določi, kako bo delovalo posamezno poročilo, obrazec, polje in funkcija. V tej fazi se izdela: podroben opis sistemskih prilagoditev, podroben opis bodočih poslovnih procesov, podroben opis vmesnikov, ki bodo povezovali obstoječe informacijske sisteme in rešitev ter podroben opis podatkov, ki jih je treba prenesti v rešitev.

20

3. Faza: Razvoj in testiranja V tej fazi morajo razvijalci prilagoditi rešitev in po potrebi doprogramirati manjkajočo funkcionalnost rešitve. Pripraviti morajo tudi testno in produkcijsko okolje ter zbrati podatke. Pri prilagajanju modulov ta metodologija določa štiri vrste testov: teste posameznih enot, razvojni test, sistemski test in končni test. Pri testiranju si pomagajo s sistemskim tesnim načrtom in testnimi primeri. 4. Faza: Namestitev S pomočjo kontrolnega seznama se izvede končni test, s katerim se preverijo in potrdijo spremembe prvotne funkcionalnosti rešitve Microsoft Navision in vmesniki, ki jih potrebujemo za prenos podatkov iz drugih informacijskih sistemov. Potrebno je pripraviti varnostne kopije obstoječega sistema, zaključiti računovodsko obdobje, prenesti produkcijske podatke v rešitev, preveriti stanje odprtih transakcij in namestiti sprejeto podatkovno strukturo. V tej fazi je potrebno izvesti izobraževanje končnih uporabnikov. Microsoftov partner pripravi sestanek za upravo organizacije, na katerem se izvede še končni test in se preveri, ali so vsi cilji projekta uvedbe rešitve uresničeni. 5. Faza: Aktivnosti po zagonu Ta faza vsebuje aktivnosti, ki se nanašajo na vzdrževanje in podporo rešitve ter nadziranju bodočih potreb v organizaciji. Microsoftov partner mora ponuditi pomoč in dodatno izobraževanje uporabnikov, priskočiti na pomoč v primeru nesreč, nadzirati zmogljivost sistema, vrednotiti uporabo sistema in uporabniško zadovoljstvo itd. Po nekaj mesecih uporabe rešitve, se Microsoftov partner sestane z organizacijo, da se preveri delovanje rešitve. (Sternad, Deželak, Špička 2007, 39)

3.5 Prednosti in koristi rešitve Navision

Povečanje učinkovitosti S to rešitvijo si lahko povečate učinkovitost na vseh področjih poslovanja z avtomatizacijo in integracijo kritičnih operacij v zmogljivo delovno okolje. Finančni, proizvodni in distribucijski podatki se stalno dodajajo ali posodabljajo v varni, vgrajeni zbirki podatkov. Uslužbenci lahko na enostaven način poiščejo izvor podatkov. Več uporabnikov lahko istočasno vzpostavi povezavo do najnovejših poslovnih informacij, kar odpravi zakasnitve zaradi podatkov, ki niso na voljo. Avtomatizirani postopki pomagajo zmanjševati količino ročnega vnašanja podatkov. Zato bistveno prednost predstavlja dejstvo, da se podatki vnašajo samo enkrat, na osnovi obstoječih dokumentov se avtomatsko pripravijo podatki za naslednji nivo obdelave. Na ta način je zagotovljena racionalizacija vnosa podatkov in kvaliteta ter ažurnost podatkov. Notranje transakcije podjetja se lahko ustvarijo in se porazdeljujejo po več podjetjih z vključeno popolno podporo za revizije.

Povečanje konkurenčnosti

Microsoft Navision omogoča dostop do najnovejših informacij, s katerimi lahko razumete vaše poslovanje. Čarovniki omogočajo nestrokovnemu osebju, da ustvarijo nova poročila, razvojno okolje pa omogoča hitro in učinkovito prilagajanje za poročanje in analizo. Podatkovni pogledi, grafični indikatorji ključne učinkovitosti in zmožnosti raziskovanja omogočajo enostavno razvrščanje, filtriranje in analizo

21

prodajnih in dobičkonosnih trendov, gibanja inventarja, naročil in izvršitev tržnih kampanj in še več. Uporabniki lahko neposredno iz namizja delajo z intuitivnimi orodji za elektronsko analitično obdelavo (OLAP), s katerimi lahko analizirajo podatke iz praktično vseh zornih kotov v oblikah, ki so namenjene določenim potrebam strank. Stranke, prodajalci in drugi partnerji lahko iščejo informacije, naročajo in kupujejo nove zaloge s samopostrežno spletno aplikacijo. Vse številke in izračuni se stalno posodabljajo, od inventarja do prodajnih računov, od terjatev in plačil do fakturiranja. Celotni seznami prejšnjih nakupov vam pomagajo pri bolj osebnih odnosih s strankami. Dostop do informacij o predmetih, ki so na voljo, nadomestnih delih, cenah in popustih je mogoč v enem pogledu. Jezik, v katerem pošiljate naročila, potrdila in fakture, lahko hitro in enostavno spremenite v jezik stranke, prav tako lahko sprejemate ali oddajate plačila v katerikoli valuti. Sistem pomaga pri hitri obdelavi naročil. Navzkrižno sklicevanje predmetov omogoča, da z enim klikom najdete artikle, ki jih kupec želi, tako da na zalogi poiščete izdelke s podobnim slogom, znamko ali ceno. V proizvodnem postopku lahko naredite izjemne spremembe v zadnjem hipu.

Povezovanje uslužbencev

V podjetju lahko uslužbenci istočasno in takoj vzpostavijo povezavo do podatkov v realnem času, od proizvodnih naročil in ravni inventarja do stanja stranke in tržne kampanje. Zunanjim uporabnikom lahko omogočite ustrezne in natančne poglede z informacijami o celotnem poslovanju. Poslovni partnerji, stranke in prodajalci lahko imajo dostop do informacij, ki jih potrebujejo za naročanje ali sodelovanje v dobavni verigi. Enostavno povezujte finančne transakcije in informacije med podružnicami in različnimi mesti. Poenostavite zapletene finančne postopke z zmožnostjo ustvarjanja transakcij med podjetji, vključno z dokumenti o prodaji in nabavi ter vnosi v glavno knjigo. Partnerji in stranke se povežejo s sistemom za upravljanje poslovanja. Spletni portali, ki delujejo na osnovi vlog, definirajo stranko, poslovnega partnerja, prodajalca, zunanjega prodajnega agenta in druge vloge. Fakture in potrdila naročil lahko pošljete v jeziku stranke. Tudi komunikacija s partnerji po svetu je učinkovitejša. Finančne informacije so predstavljene v več valutah. Partnerji in delničarji si lahko v spletu ogledajo bilanco in finančna sporočila ter istočasno natisnejo v dveh izbranih valutah. (Microsoft Dynamics 2004)

22

4 INFORMACIJSKI SISTEM SAP R/3 4.1 Predstavitev podjetja SAP Podjetje SAP AG iz Nemčije je bilo ustanovljeno leta 1972. Je vodilno podjetje na področju razvoja programskih rešitev za vključevanje procesov znotraj in med podjetji in delovnimi skupnostmi ter tretji proizvajalec programske opreme na svetu. Podjetje danes zaposluje skoraj 36.600 ljudi v več kot 50 državah. Z več kot 33.200 strankami, 88.000 namestitvami in 1.500 partnerji je SAP največja svetovna korporacija, ki ponuja poslovne rešitve. (SAP 2002) Leta 1988 se je podjetje pojavilo na nemški borzi, leta 1992 pa je izdalo rešitev R/3. Pred kratkim je podjetje SAP AG združilo svoje bogato znanje in predstavilo novo “e-business” rešitev oz. iniciativo – mySAP.com. MySAP.com združuje standardne rešitve, katerim so dodani novi produkti, kot so: “Customer Relationship Management”, “E-Commerce”, “Supply Chain Management”, “Product Lifecycle Management”, “Knowledge Management”, “Business Intelligence”, “Strategic Enterprise Management”, itd. (Bakija 2001, 2) Podjetje SAP AG je razvilo dva informacijska sistema SAP R/2 in SAP R/3. Starejši sistem SAP R/2 je bil razvit kot sistem za velike omrežne računalnike in se počasi opušča. Novejši sistem SAP R/3, ki deluje v okolju odjemalec/strežnik, pa sledi intenzivnemu razvoju strojne opreme, komunikacij in poslovnim usmeritvam. (SAP 2002) 4.2 Značilnosti sistema SAP R/3 Sistem SAP R/3 je naslednik sistema SAP R/2 in se je prvič pojavil leta 1992. SAP R/3 je celotna integrirana programska rešitev, ki temelji na tehnologiji odjemalec/strežnik. SAP R/3 ponuja komplet poslovno-aplikacijskih modulov, ki so integrirani in obsegajo večino funkcij, ki jih zahtevajo večja podjetja. Ta rešitev je primerna za majhna, srednja in velika podjetja. SAP R/3 ponuja obsežen spekter aplikacij in celovitih rešitev, ki omogočajo popolno izvajanje poslovnih procesov. Pomagajo najti kritične točke in ozka grla procesov in njihovo rešitev, ki bo na trgu omogočila bistveno konkurenčno prednost. Prav tako lahko predvidite poslovne priložnosti in njihovo udejanjanje. Funkcionalnost teh rešitev omogoča optimizacijo poslovnih procesov in virov. Osnovni namen SAP R/3 sistema je ena podatkovna baza za celotno podjetje. Podatke je potrebno vnesti samo enkrat, sistem pa avtomatično posodablja druge logično povezane podatke. Tako so vsi poslovni procesi podjetja med seboj povezani in razporejeni tako, da se sprememba na enem področju izraža na drugem področju. Vsi programi uporabljajo isto podatkovno bazo, kjer je le malo odvečnih podatkov. (Bancroft in drugi 2001, 17-18)

23

Koncept odjemalec/strežnik je tisto okolje, kjer odjemalec zahteva informacije od strežnika. Zahteva odjemalca potuje po omrežju proti strežniku. Naloga strežnika je, da določi, kako posamezni uporabniki gledajo in ažurirajo isti dokument, datoteko ali tabelo. Pomembno je, katere podatke lahko uporabnik obdeluje in vnaša. Vsak ima svoje uporabniško ime in geslo, s tem je omogočeno da ima dostop samo do podatkov, ki jih potrebuje za opravljanje svojega dela. Do ostalih podatkov mu je dostop onemogočen. Odjemalci so večinoma terminali na namizju, s katerimi upravljajo končni uporabniki. (Larocca 2002, 6) SAP R/3 temelji na bazi podatkov s tabelarno strukturo. Tabele vsebujejo različne tipe informacij, vzdržujejo podatke in izvršujejo kontrolne funkcije. Obstajajo trije tipi tabel: tabele za konfiguracijo sistema, kontrolne tabele in tabele aplikacijskih podatkov. SLIKA 5: PREGLED STRUKTURE TABEL R/3

Vir: Bancroft in drugi 2001, 28. Tabele za konfiguracijo sistema definirajo strukturo sistema, vzdržuje pa jih podjetje SAP AG. Kontrolne tabele določajo funkcije, ki vodijo uporabnika skozi njegove dejavnosti. Te tabele vsebujejo strukturo podjetja, vključno s podatki, kot so kode podjetja, kateri obrati so sorodni katerim podjetjem znotraj skupne strukture in katera prodajna organizacija je sorodna kateremu izdelku. S kontrolnimi tabelami se prilagaja sistem poslovnim potrebam določenega podjetja. Aplikacijske tabele se delijo na dva tipa: tabele z matičnimi zapisi in tabele s transakcijskimi podatki. Transakcijske tabele so najobsežnejše, ker vsebujejo dnevne operativne podatke. (Bancroft in drugi 2001, 28-29)

24

Arhitektura sistema SAP R/3 omogoča porazdelitev delovnega bremena na številne osebne računalnike, ki so medsebojno povezani z omrežjem. Zgrajena je kot trinivojska hierarhija:

1. Predstavitveni strežnik – poteka na osebnih računalnikih na oddelkih uporabnikov in predstavlja uporabniku vse podatke sistema. Povezan je s SAP-ovo aplikacijo po celotnem omrežju in prenaša vse zahteve uporabnika.

2. Aplikacijski strežnik – vsebuje vso procesno logiko za obdelavo poslovnih podatkov. Aplikacija na zahtevo uporabniškega vmesnika v vlogi odjemalca zahteva podatke od podatkovnega strežnika. Aplikacijski strežnik je odgovoren za administrativne funkcije sistema.

3. Strežnik podatkovne baze - je program, ki se povezuje z drugimi sistemi za upravljanje podatkovnih baz, kot sto Oracle in Informix. Podatki so shranjeni v eni podatkovni bazi za celoten informacijski sistem. (Bancroft in drugi 2001, 24)

4.3 Pregled modulov SAP-ovi moduli so organizirani na zelo različne načine. SAP R/3 zajema različne module, to so: finance, kadrovski sistemi in logistika. Sistem SAP ni obsežen, je le kompleksno sestavljen iz modularnih rešitev, ki jih gradimo kot kocke. Ker se je v poslovnem svetu uveljavil kot zelo zanesljiv, si tudi manjša podjetja želijo najboljših rešitev, ki bi jim omogočile rast poslovanja. SAP je zato skupaj s partnerji (gre za podjetja z do sto zaposlenimi) pripravil paketne rešitve SAP All-in-One. Te vključujejo temeljne operacije, ki jih podjetja potrebujejo za učinkovito poslovanje, rešitve pa so prilagojene potrebam različnih panog. (Murko 2007, 20) SLIKA 6: SISTEM SAP R/3

Vir: Podlogar, Gričar 2003, 22.

25

4.3.1 Finance Modul finance je resnično velik modul, ki je bistvo podjetja. Vsebuje več podmodulov:

- Finančno računovodstvo - Kontroling - Investicijsko upravljanje - Zakladništvo - Kontroling podjetja - Nepremičnine

Finančno računovodstvo (Financial Accounting) omogoča izboljšanje procesov sprejemanja strateških odločitev glede finančnih potreb podjetja. Podmodul finančno računovodstvo je skladen z mednarodnimi računovodskimi standardi in zapolnjuje zakonske predpise številnih držav. Podjetju omogoča centralno nadzorovanje podatkov finančnega knjigovodstva. Omogoča ročno ali avtomatsko knjiženje na osnovi dokumentov in enostaven prehod na podrobne podatke. Zraven tega omogoča tudi dosledno dokumentirano povezavo od bilance do posameznega dokumenta poslovnega dogodka in vsebuje orodja za načrtovanje in nadzor celotnega poslovanja podjetja. Podatki poslovnih dogodkov se knjižijo takoj in se integrirajo na vseh področjih. Zato sta materialni in finančni tok podjetja usklajena ob vsakem trenutku. Finančno računovodstvo vsebuje več komponent:

1. Knjigovodstvo glavne knjige 2. Obveznosti 3. Terjatve 4. Knjigovodstvo osnovnih sredstev 5. Upravljanje kapitala 6. Knjiga za posebne namene 7. Poslovna potovanja

1. Knjigovodstvo glavne knjige Predstavlja celoten zapis vseh poslovnih transakcij, njena osrednja funkcija je zagotoviti obsežen, integriran prikaz, kako se upravlja s konti podjetja. Ta del modula je integriran z vsemi ustreznimi finančnimi operacijami podjetja. Možnosti, ki jih zagotavlja glavna knjiga so: prosta izbira nivoja, vse postavke podknjige se knjižijo avtomatično in sočasno na ustrezne konte glavne knjige, sočasno se posodablja glavna knjiga in področja stroškovnih knjigovodstev, dostop v realnem času, ter ocenjevanje in poročanje o tekočih računovodskih podatkih. 2. Obveznosti V tej aplikaciji se beležijo in upravljajo vsi knjigovodski podatki od vseh dobaviteljev v SAP R/3 sistemu. Njene funkcije so sledeče: internetna integracija, elektronska izmenjava podatkov, integracija z gotovinskim poslovanjem, upravljanje dokumentov, ter obsežno in prilagodljivo poročanje. 3. Terjatve Komponenta terjatve beleži in upravlja knjigovodske podatke kupcev. Upravlja najbolj integralne dele prodajnih aktivnosti podjetja. Vsebuje paleto orodij za spremljanje odprtih

26

postavk, vključno z analizo kontov, alarmom, poročili, seznami zapadlih rokov in prilagodljivimi programi za opominjanje. 4. Knjigovodstvo osnovnih sredstev Ta komponenta je namenjena upravljanju in nadzorovanju osnovnih sredstev znotraj sistema SAP R/3. Služi tudi kot pomožna knjiga, saj zagotavlja podrobne informacije o transakcijah, ki zajemajo opredmetena osnovna sredstva. (Larocca 2002, 125-129) Kontroling zagotavlja funkcije, ki so potrebne za učinkovito in natančno obračunavanje internih stroškov. Služi za usklajevanje, nadzor in optimiziranje poslovnih procesov, pri čemer upošteva porabo produkcijskih faktorjev in rezultate poslovanja. Vsebuje naslednje komponente: kontroling splošnih stroškov, kodiranje po dejavnostih, kontrolnih cen izdelkov in analize donosnosti. (Larocca 2002, 133) Investicijsko upravljanje zagotavlja funkcije za podporo procesov planiranja, investicij in financ za investicijske naložbe podjetja. Komponente tega podmodula zagotavljajo pomoč pri izdelavi proračuna celotnega podjetja, razporejanju sredstev, investicijskih delov, avtomatični poravnavi osnovnih sredstev ter amortizacijskih projekcijah. (Larocca 2002, 135) Zakladništvo predstavlja celovito rešitev za upravljanje s finančnimi sredstvi ter omogoča optimalno zagotavljanje likvidnosti podjetja, pregled nad donosnostjo finančnih sredstev in zmanjševanjem tveganj. (Larocca 2002, 136) Kontroling podjetja nudi stalen nadzor nad nekaterimi deli poslovanja in indikatorji uspešnosti, na osnovi posebej pripravljenih informacij. Ta podmodul je razdeljen na štiri komponente: izvršilni informacijski sistem, poslovno planiranje in izdelava proračuna, konsolidacija ter knjigovodstvo dohodkovnih enot. (Larocca 2002, 139) Nepremičnine je podmodul, ki integrira procese nepremičnin v celotno organizacijsko strukturo podjetja. Sestavljata ga dve komponenti: zakupninska administracija in poravnava, ter kontroling, ocenjevanje položaja in upravljanje informacij. (Larocca 2002, 141) 4.3.2 Kadrovski sistemi Modul kadri ponuja globalno rešitev za upravljanje s človeškimi viri, vključuje tudi standardni jezik, valuto in zakonske zahteva za več kot 30 držav. Ta modul je razdeljen na dva podmodula, kadrovsko administracijo in planiranje ter razvoj sodelavcev.

Kadrovska administracija se uporablja za obvladovanje postopkov podjetja, vključno z obračunom plač, vpisovanjem podatkov o zaposlenih in nadomestilih. Vsebuje naslednje komponente: administracijo dodatkov, izplačila, zaposlovanje, upravljanje delovnega časa, službena potovanja in obračun plač.

Planiranje in razvoj kadrov je podmodul, katerega funkcije niso nujno potrebne v

vsakem podjetju. Služi pa kot dobro orodje za boljše obvladovanje funkcij

27

celotnega modula kadrov. Planiranje in razvoj zaposlenih vsebuje dve komponenti: organizacijsko vodenje in upravljanje usposabljanja in dogodkov.

Najbolj zanimiv koncept v komponenti kadrov je uporaba infotipov. To je zaslon, ki hrani določene informacije o zaposlenih, kot so podatki o obračunu plač ali kadrovski podatki. (Larocca 2002, 147) 4.3.3 Logistika Logistika je največji in najbolj zapleten modul. Vsebuje naslednje podmodule: prodaja in distribucija, planiranje proizvodnje, materialno poslovanje, obvladovanje kakovosti, vzdrževanje, informacijski sistem logistike, projektni sistem in upravljanje podatkov izdelka.

Prodaja in distribucija sta namenjeni zagotavljanju potrebnih instrumentov, ki jih potrebujemo za odločitve o prodaji in marketingu. Vsebuje naslednje komponente: matični zapis, osnovne funkcije, prodaja, odprema, fakturiranje, podpora prodaje, transport, zunanja trgovina, informacijski sistem prodaje in elektronska izmenjava podatkov. Ta modul omogoča avtomatičen vnos naročil, avtomatično izračunavanje vrednosti prodajnih naročil po ceniku, pogodbah s kupci ali po izdelkih. Prav tako omogoča tudi različne načine prodaje in spremljanje zalog. (Larocca 2002, 174)

Planiranje proizvodnje se ukvarja s tremi področji, o planiranju proizvodnje, o

proizvodnji in kontroliranju proizvodnje. Vsebuje naslednje komponente: matični zapisi, planiranje prodaje in operacij, splošno planiranje, planiranje potrebnih kapacitet, planiranje potreb po materialu, itd. (Larocca 2002, 178)

Materialno poslovanje je zelo pomemben središčni modul in je prav tako vezni člen

s prodajnimi aplikacijami. Komponente, ki jih vključuje so upravljanje premoženja, skladiščno poslovanje, nabava, potrjevanje računov, planiranje porabe materiala in informacijski sistem nabave. (Larocca 2002, 181)

Obvladovanje kakovosti je namenjeno izboljšanju kakovosti izdelkov. Za

proizvodnjo izdelkov visoke kvalitete je potreben dobro voden sistem za obvladovanje kakovosti, saj le ta pripomore k dobrim odnosom s kupci in s tem tudi izboljšanje dobrega imena izdelka ter podjetja samega. Komponente tega podmodula so: planiranje kakovosti, pregledi kakovosti, kontrola kakovosti, obvestila o kakovosti, certifikati o kakovosti, upravljanje opreme za testiranje in informacijski sistem obvladovanja kakovosti. (Larocca 2002, 184)

Vzdrževanje podpira različne strategije upravljanja, vključno z vzdrževanjem na

osnovi tveganja in popolnim proizvodnim vzdrževanjem. Podjetje pridobi kar nekaj prednosti s tem podmodulom, skrajšajo se časi zastojev, optimizacija dela in virov ter zmanjšanje stroškov pregledov in popravil. Komponente podmodula so: preventivno vzdrževanje, upravljanje servisiranja, upravljanje nalogov vzdrževanja, projekti vzdrževanja, oprema in tehnični predmeti ter informacijski sistem vzdrževanja. (Larocca 2002, 186)

28

Projektni sistem omogoča celovito spremljanje projektov. Ta podmodul podpira

celotni življenjski cikel projektov od priprave, spremljanja in obračuna. Komponente projektnega sistema so: planiranje projektov, operacijske strukture, potrjevanje, izvedba in integracija projekta, nadzor nad stroški in povezava s kontroling-om. (Larocca 2002, 190)

Upravljanje podatkov izdelka je podmodul, ki omogoča dostop in kontrolo

podatkov o izdelku iz vseh področij podjetja. Prav tako omogoča upravljanje izdaje izdelka in procesov sprememb, strukture in konfiguracije izdelka ter projekte razvoja izdelka. (Larocca 2002, 191)

4.4 Uvedba sistema SAP R/3 V podjetju SAP so leta 1996 razvili metodologijo, ki so jo poimenovali pospešeni SAP oz. ASAP metodologija. Metodologija vpeljave sistema SAP R/3 je zgrajena tako, da nas pelje skozi proces vpeljave sistema v vsa funkcionalna področja organizacije. ASAP optimizira čas, kakovost in učinkovitost porabe vseh virov pri vpeljavi. Poleg hitre in kakovostne vpeljave R/3 sistema, nam ASAP predstavlja dobro in zdravo osnovo za spremembe in nadaljnje izboljšave sistema v prihodnosti. Metodologija se torej ne ozira le po goli vpeljavi sistema, ampak podpira aktivnosti znotraj celotnega življenjskega cikla sistema. ASAP se je prvič pojavil na tržišču leta 1996 in so ga od takrat uporabili pri več kot 1000 vpeljavah SAP sistema po vsem svetu. ASAP metodologija je zasnovana na principu zemljevida; faze, aktivnosti in naloge si sledijo po točno določenem zaporedju, katerih izvajanje nas pripelje na cilj – delujoči SAP R/3 sistem. Zemljevid vpeljave je torej metodologija in projektni plan s podrobnim opisom o tem kaj, kdaj in kako izvedemo določeno aktivnost in kdo jo izvede. (Sternad, Deželak, Špička 2007, 38) Uvedba metodologije ASAP poteka v petih fazah.

1. Faza: Priprava projekta Prva faza se začne, ko se organizacija odloči da bo uvedla rešitev. Dobra priprava projekta je ključnega pomena za uspešno vpeljavo sistema SAP R/3. Vsak projekt vpeljave je edinstven glede na obseg vpeljave, cilje in prioritete. V tej fazi projektna skupina pripravi dokumentacijo, ki nedvoumno kaže na namen vpeljave sistema v podjetje. Med to dokumentacijo spada projektna organizacija, listina projekta, standardi in postopki na projektu in projektni plan. Najprej se izvede začetno izobraževanje za člane projektnega tima, da spoznajo arhitekturo, glavne mejnike uvajanja in terminologijo rešitve.

2. Faza: Poslovni načrt Ta faza je z vidika vpeljave sistema SAP R/3 najpomembnejša, saj se s projektno skupino opredeli obseg poslovanja do najnižjega nivoja – procesa. Projektna skupina na delovnih sestankih opravi vrsto intervjujev, s katerimi svetovalci zbirajo informacije o poslovanju podjetja. Nato se s pomočjo tabelaričnega prikaza SAP R/3 referenčnega modela določi obseg vpeljave sistema z vključevanjem posameznih procesov v obseg vpeljave. Na ta način določamo vsebino poslovno informacijskega sistema, ki ga bomo vpeljali v podjetje.

29

3. Faza: Realizacija Realizacija predstavlja najobsežnejši del vpeljave SAP R/3 sistema. Namen je vpeljava vseh potreb, zahtev in želja (tako s procesnega kot ekonomskega vidika), ki smo jih zapisali in določili v načrtu poslovanja. Cilji so dokončana vpeljava sistema, izvedba potrebnega testiranja sistema in priprava sistema za produkcijsko delovanje. V tej fazi projektna skupina pridobi ključna znanja za upravljanje sistema. Faza realizacije vključuje konfiguriranje, testiranje in analiziranje. V prvem koraku svetovalci prilagodijo osnovni poslovni model, ki se zaključi s prvim integracijskim testom. V drugem koraku se dokonča prilagajanje celotnega poslovnega modela. Najprej se prilagodijo izjemne in nepokrite zahteve, ki jih testiramo in analiziramo. Nato sledi testiranje enot, ki jih združimo v celote in potem celoto testiramo s pomočjo poslovnih scenarijev. V tej fazi se prenašajo tudi statični podatki, to so podatki o kupcih, dobaviteljih itd.

4. Faza: Končne priprave V tej fazi se izvedejo končne priprave pred delovanjem v živo. Glavne naloge znotraj te faze so izobraževanje končnih uporabnikov, priprave na upravljanje s sistemom in aktivnosti za prehod na produkcijo. Na tem mestu je potrebno odpraviti vsa odprta vprašanja in nejasnosti glede sistema. Hkrati s pripravo sistema za delovanje v živo, je potrebno za “prehod” pripraviti in izobraziti tudi končne uporabnike. Podjetje SAP priporoča metodo izobraževanja s katero dobijo končni uporabniki pregled nad celotno strukturo sistema in so sposobni prepoznati in spoznati procese, za katere bodo v produkciji zadolženi.

5. Faza: Preklop v živo Preden preklopimo na nov sistem je treba še zadnjič preveriti zadolžitve: ali so vsi procesi podprti, je prenos podatkov končan, so vsi vmesniki narejeni, so preneseni podatki ovrednoteni, je bil celoten test uspešno izveden, so kritična poslovna poročila in obrazci pripravljeni itd. Prav tako je potrebno zagotoviti operativno pomoč in podporo uporabnikom, ki pa mora biti dobro organizirana na dan zagona v živo. Po zagonu v živo je potrebno načrtno izboljševati sistem. (Sternad 2003, 225) SLIKA 7: Zemljevid vpeljave po ASAP metodologiji

Vir: Larocca 2002, 94.

30

5 PRIMERJALNA ANALIZA OBEH SISTEMOV NA PODROČJU FINANC TABELA 2: PRIMERJAVA OBEH FINANČNIH MODULOV Modul finančno poslovanje v Microsoft Navision sistemu sestavljajo:

Modul finančno računovodstvo v SAP R/3 sistemu sestavljajo:

Glavna knjiga Glavna knjiga Osnovna sredstva Osnovna sredstva Obveznosti Obveznosti Terjatve Terjatve Kadrovska evidenca Kapitalska vlaganja Knjiga za posebne namene Poslovna potovanja

Modul finance v SAP R/3 sistemu sestavljajo: finančno računovodstvo, kontroling, investicijsko upravljanje, zakladništvo, kontroling podjetja in nepremičnine. Finančno računovodstvo pa vključuje glavno knjigo, obveznosti, terjatve, osnovna sredstva in kapitalska vlaganja. Kot lahko vidimo, je ta modul veliko bolj obsežen od finančnega modula v Navision-u. Glavna knjiga je pri Microsoft Navision-u središče finančnih podatkov podjetja, v njej lahko vidimo finančno stanje podjetja. Glavna knjiga vsebuje osnovne pripomočke potrebne za nastavitve podjetja in knjiženje v glavno knjigo: kontni načrt, splošne temeljnice, DDV pripomočke, ponavljajoče temeljnice in šifre izvora. Glavna knjiga beleži dnevnik vsake postavke, od kod in od kdaj izvira. V SAP-u predstavlja glavna knjiga celoten zapis vseh poslovnih transakcij podjetja. Ta celosten del modula finance je integriran z vsemi ustreznimi finančnimi operacijami podjetja. Osrednja funkcija glavne knjige je zagotoviti obsežen, integriran prikaz, kako upravljati konte podjetja. Glavna knjiga ima v obeh sistemih najpomembnejšo funkcijo v finančnem modulu. Vsebuje vse informacije o podjetju, vse nastavitve, potrebne za knjiženje in pripomočke za razne finančne analize. Z aplikacijo osnovna sredstva prihranimo čas, denar in trud za organiziranje, vodenje in računanje osnovnih sredstev. Osnovna sredstva so povezana z vsemi drugimi aplikacijskimi področji v finančnem modulu. Ob nakupu, amortizaciji in prodaji osnovnih sredstev nam oba sistema, tako Navision, kot SAP, samodejno posodobita ustrezna aplikacijska področja. Spremljamo lahko vsako osnovno sredstvo posebej in imamo dostop do podatkov, ki so potrebni za analizo in sprejemanje odločitev v zvezi z osnovnimi sredstvi, kot so stroški vzdrževanja, pridobitve in zavarovanja osnovnih sredstev. Aplikacija obveznosti vsebuje postopke za vodenje knjigovodstva dobaviteljev, tako v Navision-u, kot v SAP-u. Tukaj se zabeležijo vse podrobnosti o nabavi. Ta aplikacija je v celoti integrirana z glavno knjigo in zalogami.

31

Terjatve v Navision-u vsebujejo postopke za vodenje knjigovodstva kupcev. Tudi terjatve so popolnoma integrirane z glavno knjigo in zalogami. Prav tako tudi SAP-ova komponenta terjatve beleži in upravlja knjigovodske podatke kupcev. Kadrovska evidenca vsebuje vse osnovne podatke o zaposlenih, od številke pogodbe, šifre delovnega mesta, do višine plače, itd. SAP ne vsebuje te komponente, pač pa ima celoten poseben modul kadrovski sistemi, ki sem ga predstavila v prejšnjem poglavju. Pri tej primerjavi sem ugotovila, da ima SAP R/3 sistem veliko bolj obsežen modul finance, kot pa je modul finančno poslovanje v Microsoft Navision-u. Vsebuje veliko različnih podmodulov, ki jih Microsoft Navision nima. Jaz sem lahko opravila primerjavo samo med temi komponentami, ki jih imata oba sistema. V tej primerjalni analizi sem navedla samo nekaj, ključnih stvari, ki sem jih ugotovila. Podrobneje pa sem opisala oba finančna modula v prejšnjih poglavjih. Po teh ugotovljenih podatkih, bi lahko rekla, da so te komponente v obeh sistemih podobne in da so vse integrirane z glavno knjigo. Vse poteka preko glavne knjige, ki je središče vseh finančnih podatkov.

32

6 SKLEP V današnjem času je za podjetje odločilnega pomena, da se zna prilagajati spremembam in svojemu okolju. To prilagajanje pa mora biti hitro in učinkovito, če želi podjetje uspešno poslovati in konkurirati drugim podjetjem. V preteklosti so podjetja razvijala svoje programske rešitve in s tem ni bilo potrebe po prilagajanju poslovnih procesov k rešitvi. Ker pa je to bil dolgotrajni projekt, ki je trajal tudi več let, je tako razvita programska rešitev večkrat izgubila svojo funkcionalnost. Danes pa imamo na trgu celovite rešitve, ki v veliki meri ustrezajo poslovanju podjetij, zato se vse več podjetji odloča za nakup tovrstnih programskih rešitev. Pri izbiri in uvedbi programske rešitve je zelo pomemben čas in stroški uvedbe oziroma nakupa ERP rešitve. Z uvedbo ERP rešitve pridobi podjetje pomembne konkurenčne prednosti v svojem poslovnem okolju. Podjetju se zmanjšajo razni ekonomski stroški, kot so agencijski, transakcijski in stroški sprejemanja odločitev. Danes ima podjetje na izbiro veliko ponudnikov ERP rešitev, ki so že izdelane in pripravljene na uvedbo. ERP sistemi integrirajo vse poslovne funkcije in poslovne procese preko celotne organizacije. V diplomski nalogi sem predstavila dve različni rešitvi, Microsoft Navision in SAP R/3. Bolj podrobno pa sem se usmerila na finančna modula, ker je bil moj cilj in namen ugotoviti kako nam lahko ta informacijska sistema pomagata pri vodenju financ podjetja. Ugotovila sem, da je sistem SAP R/3 v celoti veliko bolj obsežen od Microsoft Navision-a. Za manjša in srednje velika podjetja je bolj primeren Microsoft Navision, za velika podjetja pa SAP R/3. Microsoft Navision je celovita poslovna rešitev, ki pokriva vsa področja poslovanja, večjo pozornost posveča finančnemu modulu, katerega osrednje aplikacijsko področje je glavna knjiga, ki je središče finančnih podatkov podjetja in v njej vidite pregled finančnega stanja podjetja. V glavno knjigo je integrirana večina aplikacijskih področij. Bistveno prednost predstavlja dejstvo, da se podatki vnašajo samo enkrat in se avtomatsko posodabljajo. Več uporabnikov lahko istočasno vzpostavi povezavo do najnovejših poslovnih informacij. SAP R/3 je celotna integrirana programska rešitev, ki temelji na tehnologiji odjemalec/strežnik. Prav tako pokriva vsa področja poslovanja, njegov osnovni namen pa je ena podatkovna baza za celotno podjetje. Tudi v SAP-u se podatki vnašajo samo enkrat, sistem pa avtomatično posodablja druge povezane podatke. Kot sem že prej omenila, je modul finance zelo obsežen in bistveno večji od finančnega modula v Navision-u. Vsebuje več podmodulov, med katerimi je finančno računovodstvo, ki pa je sestavljeno iz več komponent. Osrednja med njimi je glavna knjiga, ki predstavlja celoten zapis vseh poslovnih transakcij in je integrirana z vsemi ustreznimi finančnimi operacijami podjetja. Microsoft Navision se uvaja s pomočjo »On Target« metodologije, ki poteka skozi pet faz. Naročnik ima sprotno kontrolo in nadzor nad projektom. Kratek čas uvedbe, ki traja dva do tri mesece, zagotavlja nizke skupne stroške ter hitrejšo povrnitev naložbe.

33

SAP R/3 sistem pa se uvaja po ASAP-ovi metodologiji, ki prav tako poteka skozi pet faz. ASAP metodologija je zasnovana na principu zemljevida, kjer si faze, aktivnosti in naloge sledijo po točno določenem zaporedju. Čas uvedbe Navision-a je krajši in tudi stroški uvedbe so cenejši, kot pa pri SAP R/3 sistemu.

34

POVZETEK Informacijski sistem podjetja ima zelo pomembno vlogo pri zagotavljanju konkurenčnih prednosti, ker lahko podjetje le s stalnim prilagajanjem in hitrimi informacijami sledi vsakodnevnim spremembam. To pa je eden izmed glavnih razlogov, da se vse več podjetij odloča za nakup ERP rešitev, ki pokrivajo celotno poslovanje podjetja. Microsoft Navision in SAP R/3 sta celoviti poslovni rešitvi, ki zagotavljata hiter dostop do informacij, preglednost in enostavno uporabo. Zelo pomembna lastnost je njihova modularnost, saj se lahko podjetje odloči za nakup le tistih modulov, ki jih resnično potrebujejo za svoje poslovanje. V današnjem času so vse večji pritiski na poslovanje, ki mora biti prilagodljivo in spremenljivo, zato se je tudi povečala potreba po učinkovitem vodenju financ. Finančno poslovanje mora biti zanesljiva opora podjetju, zagotavljati mora dovolj podatkov, ki omogočajo poslovanju, da se sooči s pravimi informacijami in natančnimi zneski. Ključne besede: informacija, informacijski sistem, ERP, Navision, SAP. ABSTRACT The information system of a company has very important role at assuring competitve advantages, because a company can go by daily changes only with permanent adapting and quick information. This is one of the main reasons, that more and more companies decide to purchase the ERP solution, which cover overall business of the company. Microsoft Navision and SAP R/3 are complete business solutions, that assure quick access to informations, transparency and simple use. Very important characteristic is their modular composition that enables the company to purchase only those moduls which the company needs. In today's time the pressure on business is growing, so it must to be adjustable and changeable, that is why the need for round efficient direction of finances also increased. Financial business must be a reliable support to the company and has to have enough data that are making possible for business that it confronts with right information and accurate amounts. Key words: information, information system, ERP, Navision, SAP.

35

LITERATURA

1. Bancroft Nancy, in Henning Seip, in Andrea Sprengel. 2001. Implementacija SAP R/3. Greenwich: Manning publications Co.

2. Kovačič Andrej, in Mojca Indihar-Štemberger. 2008. Zakaj modelirati poslovne procese pri informatizaciji poslovanja s celovitimi programskimi rešitvami. Ekonomska fakulteta Ljubljana. URL: [http://miha.ef.uni-lj.si/_dokumenti3plus2/192008/UI-modeliranjePPpriERP-1.doc]

3. Larocca Daniele. 2002. Naučite se sami SAP R/3 v 24. urah. Indianapolis: Sams Publishing.

4. Kovačič Andrej, Vesna Bosilj-Vukšić. 2005. Management poslovnih procesov. Prenova in informatizacija poslovanja. Ljubljana. GV založba.

5. Sternad Simona. 2003. Kritični dejavniki uvajanja celovite informacijske rešitve SAP po metodi ASAP. Naše gospodarstvo, 5/6.

6. Sternad Simona, in Zdenko Deželak, in Heri Špička. 2007. Model kritičnih dejavnikov uspeha uvajanja rešitev SAP in Navision. Naše gospodarstvo, 1/2.

36

VIRI

1. Adacta. Microsoft Dynamics NAV. URL:[http://www.adacta.si/index.asp?lang=SI&content=Resitve&submenu=MicrosoftNavisionAttain] 15.1.2008

2. Bakija Andrej. 2001. ARIS+ASAP procesno orientirana vpeljava poslovno informacijskega sistema SAP R/3. Ljubljana. URL:[http://www.drustvo-informatika.si/dogodki/arhiv/dsi2001/sekcija_a/bakija] 22.12.2007

3. Bobek Samo in Simona Sternad. 2007. Celovite informacijske rešitve (Rešitve ERP). Ekonomsko-poslovna fakulteta Maribor. URL:[http://virtualna.ucilnica.net/cir/predavanja/03_Rešitve%20ERP/03_resitve_ERP_ERP.pdf] 15.1.2008

4. Bobek Samo, in Simona Sternad. 2007. Uvajanje celovitih informacijskih rešitev. URL:[http://virtualna.ucilnica.net/cir/predavanja/08_Uvajanje%20rešitev%20ERP/08_Uvajanje%20resitve_ERP_ERP.pdf] 20.12.2007

5. Bobek Samo, Simona Sternad, in Milan Kosi. 2007. Microsoft Dynamics NAV. URL:[http://virtualna.ucilnica.net/cir/predavanja/02_MS%20Dynamics%20NAV/02_MS%20Dynamics%20NAV_ERP.pdf] 15.1.2008

6. Business Solutions. Microsoft Navision. URL:[http://www.b-s.si/navision] 7. Kosi Milan. Eurocom d.o.o. Microsoft dynamics NAV ERP sistem za majhna in

srednje velika podjetja. URL:[http://epf-oi.uni-mb.si:8000/clani/bobek/Informatika/01_Uvodna%20predstavitev] 18.12.2007

8. Kosi Milan. Navision moduli. URL: [http://epf-oi.uni-mb.si:8000/Navision/02_Navision%20moduli_Pronet.pdf] 07.01.2008

9. Krajnik računalništvo d.o.o. Microsoft Navision poslovna rešitev. URL:[http://www.maloprodaja.net/index.php?option=com_content&task=view&id=12&Itemid=28] 28.12.2007

10. Microsoft. Celovite poslovne rešitve Microsoft Business Solutions-Navision. URL:[http://www.microsoft.com/ ] 27.12.2007

11. Microsoft Dynamics. 2004. 7 značilnosti, ki jih Microsoft Dynamics NAV 4.0 uporablja za olajšanje vsakodnevnih delovnih postopkov. URL:[http://www.microsoft.com/slovenija/dynamics/navision/znacilnosti.mspx]

12. Microsoft Dynamics. Kako Microsoft Dynamics NAV 4.0 pomaga pri povečanju obsega poslovnih dejavnosti. URL: [http://www.microsoft.com/slovenija/dynamics/navision/povecanje_obsega.mspx] 19.1.2008

13. Murko Davorin. Sistem SAP. 2007. URL:[ http://epf-oi.uni-mb.si:8000/miro/RPMN/Predstavitve%202007/Davorin%20MURKO/Podjetje%20SAP.ppt] 29.1.2008

14. Podlogar Mateja in Primož Gričar. 2003. Celovite programske rešitve in MySAP ERP. Fakulteta za organizacijske vede Maribor. URL:[http://ecom.fov.uni-mb.si/Studenti/Predmeti/Prezentacije/Celovite_resitve_SAP_1del.pdf] 15.1.2008

15. Pronet d.o.o. Najpogosteje zastavljena vprašanja. URL:[http://www.pronet.si/wps/portal/!ut/p/.cmd/cs/.ce/7_0_A/.s/7_0_MH/_th/J_0_CJ/_s.7_0_A/7_0_CU/_s.7_0_A/7_0_MH] 20.12.2007

37

16. Pronet d.o.o. Šest smrtnih grehov pri uvajanju ERP sistemov. URL:[ http://www.pronet.si/wps/portal/!ut/p/.cmd/cs/.ce/7_0_A/.s/7_0_M9/_th/J_0_CJ/_s.7_0_A/7_0_M5/_s.7_0_A/7_0_M9] 20.12.2007

17. Pauman Damjan Franc s.p. 2007. MBS Navision - Finančno poslovanje. Maribor. URL:[http://www.eterios.com/financnoposlovanje.aspx] 28.12.2007

18. SAP. URL:[http://www.sap.com/] 15.1.2008 19. Wikipedia. Enterprise resource planning.

URL:[http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning] 27.12.2007